56
BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN
4.1. Sistem Pengadaan Bahan Baku PT Inalum 4.1.1. Perencanaan Produksi PT Inalum Produksi dapat diartikan sebagai kegiatan yang dapat menimbulkan tambahan manfaat atau penciptaan faedah baru. Perencanaan produksi merupakan perencanaan tentang produk yang akan diproduksi serta jumlah yang akan diproduksi pada periode yang akan datang. Produk yang akan segera diproduksikan ini belum tentu merupakan jumlah total dari semua spesifikasi produk yang dapat diproduksikan. Tabel 3. Tingkat Produksi Aluminium Ingot Tahunan (MT) PT Inalum Tahun Fiskal 2007 ~ 2012 Tahun 2007 2008 2009 2010 2011 2012
Kapasitas Produksi /tahun 250,000 250,000 250,000 250,000 250,000 250,000
Penggunanan Bahan Baku Utama & Pendukung Alumina CPC CTP Alf3 465,363 94,152 23,303 3,824 480,284 101,364 24,350 4,002 493,685 105,102 24,616 4,462 483,876 96,048 23,874 3,696 472,046 106,923 25,934 4,677 487,272 103,699 25,546 4,956
Produksi Aluminium
Pot Operasi
241,451 245,526 255,995 253,803 246,086 254,150
475 504 504 498 496 503
Pada tabel diatas tampak jumlah bahan baku utama yang digunakan untuk menghasilkan Aluminium Batangan (Ingot) oleh PT Inalum. Dari perencanaan kapasitas produksi yang ditetapkan setiap tahunnya oleh perusahaan sebesar 250,000 MT dan dengan penggunaan bahan baku utama seperti dalam tabel terlihat jumlah produksi yang dihasilkan selama 6 tahun terakhir. Dari tabel tersebut juga diperlihatkan bahwa perusahaan sebenarnya dapat melebihi dari kapasitas
57
perencanaan produksi yang telah ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan pasar yang cenderung makin lama setiap tahunnya semakin meningkat. Dengan melihat besarnya rencana produksi yang dibuat perusahaan dibandingkan dengan semakin meningkatnya permintaan pasar, maka dapat disimpulkan bahwa dalam merencanakan besarnya jumlah produksi yang dihasilkan perusahaan tidak menggunakan suatu alat analisa. Akibatnya jumlah produksi yang akan dihasilkan perusahaan tidak dapat diramalkan dengan tepat. Oleh karena jumlah produksi yang akan dihasilkan tidak dapat diramalkan dengan tepat, akibatnya kebutuhan akan persediaan bahan baku utama juga tidak dapat diramalkan dengan tepat. Tetapi dengan diketahuinya jumlah produksi yang akan dihasilkan, maka sekaligus juga jumlah persediaan bahan baku utama yang akan menunjang produksi akan dapat diramalkan sesuai dengan rencana perusahaan sebelumnya. 4.1.2. Pengadaan Bahan Baku Utama Alumina PT Inalum Permintaan barang jadi yang digambarkan melalui peramalan penjualan sangat berpengaruh terhadap permintaan bahan baku utama yang digambarkan melalui rencana produksi. Rencana produksi yang telah dibuat akan dijabarkan menjadi komponen bahan baku utama yang dibutuhkan menurut formula yang ada. Penjabaran tersebut menghasilkan rencana kebutuhan bahan baku utama dengan lebih terperinci. Rencana order dibuat dari rencana kebutuhan bahan baku utama setelah mempertimbangkan minimum order dan leadtime dari pemasok. Minimum order adalah jumlah minimal untuk memesan bahan baku utama tertentu. Leadtime
58
adalah waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan barang sejak purchase order diterima oleh pemasok sampai barang itu datang ke gudang pemesan. Setiap awal tahun SMB Section dalam hal ini inventory controller membuat perhitungan kebutuhan bahan baku utama untuk periode satu tahun. Perhitungan kebutuhan bahan baku utama dibuat berdasarkan rencana produksi tahunan yang telah dibuat oleh production planner berdasarkan kapasitas produksi, formula terbaru dan kondisi stok awal tahun. Selain itu Perhitungan kebutuhan bahan baku utama juga mempertimbangkan informasi mengenai parameter order tiap-tiap bahan baku utama seperti minimum order, safety time, leadtime dan safety stock. Perhitungan kebutuhan bahan baku utama ini kemudian dikirim ke departemen purchasing dilengkapi dengan jadwal estimasi kedatangan yang diharapkan. Dengan demikian didapatkan rencana pembelian bahan baku utama yang seterusnya dikirim ke departemen finance untuk perencanaan keuangan perusahaan. Pada proses ini kebutuhan aktual akan bahan baku utama di update setiap bulan bersamaan dengan perencanaan produksi bulanan. Bahan baku utama yang sudah dipesan kemudian disimpan dalam gudang bahan baku utama dengan kondisi yang disesuaikan dengan karakteristik bahan baku utama, sebelum akhirnya dapat digunakan untuk produksi. Sistem pembelian bahan baku dilakukan perusahaan berdasarkan jumlah kebutuhan bahan baku utama dan leadtime pemasok. Perubahan yang cepat dalam perencanaan produksi mengakibatkan perusahaan harus memperbaharui peramalan yang telah dilakukan. Perubahan ini otomatis akan mengubah jumlah penggunaan bahan baku utama dalam setiap periode peramalan. Permasalahan yang timbul kemudian adalah lamanya leadtime kedatangan bahan baku utama yang berbeda-
59
beda. Jumlah bahan baku yang dipesan disesuaikan dengan jumlah pemesanan ekonomis yang telah diperhitungkan sebelumnya. Frekuensi pemesanan didasarkan pada tingkat kebutuhan yang akan digunakan. Jika kemudian kebutuhan perusahaan yang telah diperhitungkan sebelumnya tidak mencukupi maka perusahaan akan kembali melakukan pemesanan kembali sebanyak tingkat pemesanan ekonomis yang telah diperbaharui. Hal ini menyebabkan jumlah pemesanan perusahaan menjadi sangat banyak karena dalam 1(satu) periode perusahaan dapat memesan lebih dari yang diperhitungkan sebelumnya. 4.1.3. Decoupling Point Keputusan sampai dimana suatu aktivitas produksi bisa dilakukan tanpa menunggu permintaan definitif dari pelanggan merupakan keputusan yang sangat penting bagi suatu sistem rantai supplai. Hal ini akan secara langsung mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk menciptakan efisiensi fisik maupun kecepatannya dalam merespon pasar. Produk-produk yang dijadikan bahan baku pembuat produk lainnya bisa dibuat oleh pabrik hanya dengan dasar peramalan permintaan tanpa menunggu permintaan definitif dari pelanggan. Hal ini berbeda dengan perusahaan manufaktur, produksi biasanya dilakukan ketika datang pesanan dari konsumen. Namun tidak berarti bahan baku yang dibutuhkan harus didatangkan hanya ketika ada pesanan. Bahan baku tersebut dapat dibeli terlebih dahulu oleh perusahaan tanpa menunggu pesanan dari konsumen. Titik temu dimana aktivitas produksi dapat dilakukan tanpa menunggu permintaan definitif dari pelanggan dinamakan decoupling point. Proses produksi yang dilakukan oleh PT Inalum merupakan suatu proses pemberian nilai tambah dari bahan baku menjadi suatu produk dengan karakteristik
60
fungsional tertentu. Secara garis besar proses pemberian nilai tambah ini terdiri atas 2 proses utama yaitu pengadaan input dan produksi. Proses pengadaan input dilakukan perusahaan tanpa harus menunggu permintaan spesifik dari konsumen. Hal ini dilakukan perusahann untuk mendukung kelancaran proses produksi karena produksi tidak mungkin berjalan tanpa ada salah satu input produksi. Pada aktivitas ini, pengadaan input bisa dilakukan dengan menggunakan strategi make to stock yang didasarkan pada kebutuhan bahan baku yang diturunkan melalui forecast penjualan tahunan yang telah dilakukan oleh seksi penjualan. Sementara untuk waktu pemesanannya dapat disesuaikan dengan tingkat pemesanan paling ekonomis yang dapat dilakukan perusahaan dan dengan memperhatikan kondisi perusahaan pada tahun berjalan. Aktivitas produksi dilakukan ketika perusahaan memperoleh pesanan dari konsumen melalui seksi penjualan. Hal ini dilakukan karena variasi dari produk yang dihasilkan perusahaan sangat tinggi dan masing- masing variasi memiliki tingkat permintaan yang berbeda. Jika perusahaan melakukan produksi tanpa melihat permintaan aktual konsumen maka perusahaan akan menyimpan persediaan dalam bentuk produk jadi dalam jumlah dan jenis yang banyak. Gambaran ini memperlihatkan bahwa decoupling point atau titik temu dimana suatu aktivitas dapat dijalankan tanpa harus menunggu proses berikutnya terletak pada proses pengadaan input. Untuk itu sebaiknya persediaan disimpan dalam bentuk input dibandingkan dalam bentuk produk jadi karena perusahaan memiliki produk dengan spesifikasi yang berbeda. Jika persediaan dalam bentuk produk jadi, maka keuntungan yang hilang akibat barang tidak terjual menjadi lebih besar dibanding kehilangan input yang tidak terpakai, karena dalam produk
61
jadi sudah mencakup biaya produksi didalamnya. Selain itu persediaan dalam bentuk input memiliki tingkat ketidakpastian yang relatif rendah karena input bahan baku dapat digunakan tidak hanya untuk satu macam spesifikasi dari produk tetapi juga dapat digunakan untuk membuat spesifikasi produk lain. Input yang digunakan perusahaan terdiri atas input bahan baku dan tenaga kerja. Untuk tenaga kerja, perusahaan menggunakan sistem lembur dan memperkerjakan karyawan kontrak untuk mengatasi permintaan yang fluktuatif. Hingga saat ini sistem ini masih berjalan dengan baik dan tidak ada masalah yang berarti. Untuk bahan baku utama terutama alumina, perusahaan perlu untuk menyiapkan persediaan karena saat ini perusahaan masih mengalami kesulitan karena bahan baku bisa mengalami stock out karena kedatangannya terlambat. Hal ini tentu saja dapat menghambat produksi yang sudah direncanakan dan pada akhirnya perusahaan akan mengalami kerugian. Untuk itu keberadaan persediaan pengaman sangat diperlukan. Persediaan pengaman adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan baku (out of stock) di saat perusahaan mengalami lonjakan permintaan yang tinggi dan leadtime yang tidak pasti. Secara teoritis, jumlah barang yang disediakan untuk keperluan persediaan pengaman ini haruslah ditentukan berdasarkan pertimbanganpertimbangan bahwa biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menahan sejumlah barang tertentu akan sesuai dengan kerugian yang ditimbulkan akibat stock out ini.
62
4.1.4. Management Pergudangan Untuk mengatur arus bahan secara sistematis sehingga tidak ada keterlambatan dibutuhkan suatu sistem penggudangan yang baik. Penggudangan di PT Inalum bertanggung jawab dalam menjamin kualitas dan kuantitas dari bahan baku dan produk jadi. Penggudangan di PT Inalum terbagi atas tiga bagian yang mempunyai fungsi masing-masing yang khas, yaitu gudang bahan baku, gudang barang jadi dan gudang suku cadang pabrik. Dalam hal ini yang akan dijabarkan lebih lanjut adalah gudang bahan baku. Gudang bahan baku mempunyai tiga fungsi utama yaitu penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku dan persiapan produksi. Masing-masing fungsi tersebut dilaksanakan pada kawasan atau area tertentu. Area di gudang bahan baku ini terbagi menjadi tiga bagian yaitu area umum dan area persiapan. Area umum adalah daerah tempat menyimpan barang-barang secara umum sudah diperiksa oleh seksi Quality Control (QC). Area persiapan adalah daerah khusus untuk menyimpan barang yang akan dipakai untuk suatu order tertentu. Pada saat bahan baku datang, pengendali persediaan menerima surat jalan dari pemasok untuk kemudian diperiksa kesesuaian jenis dan jumlah barang yang dikirim dengan yang dipesan. Jika barang ditolak karena tidak sesuai dengan spesifikasi atau jumlahnya, pengendali persediaan memberikan informasi pada penyelia logistik untuk segera dikembalikan ke pemasok. Jika barang diterima, pengendali persediaan akan menandatangani surat jalan sebagai tanda barang diterima. Bahan baku yang telah diterima dari pemasok disimpan di dalam area umum sesuai dengan karakteristik bahan baku tersebut.
63
PT Inalum memerlukan beberapa jenis bahan baku utama dalam jumlah kuantitas yang sangat banyak untuk menghasilkan produknya. Untuk itu perlu kapasitas gudang yang besar sehingga dapat menampung dalam jumlah besar bahan baku yang tiba dari pemasok. Gudang untuk setiap bahan baku dipisahkan satu sama lainnya untuk menghindari kontaminasi antar bahan baku. Bahan baku ini diperiksa secara berkala untuk menjamin kondisi barang dan umur penyimpanan tetap dalam keadaan yang diinginkan. Dalam inventory flow proses, sistem yang digunakan adalah first in first out (FIFO). Bahan yang masuk terlebih dahulu akan digunakan untuk kebutuhan produksi. Dengan menggunakan sistem ini proses kerusakan bahan dapat diminimalisasi karena bahan baku tidak sempat tersimpan lama dalam gudang ditambah dengan asumsi barang yang terakhir datang merupakan produksi terbaru dari pemasok. Namun penggunaan sistem ini membutuhkan layout gudang yang baik yang dapat memudahkan bahan baku keluar masuk.
4.1.5. Distribusi Produk Jumlah Permintaan dan Penawaran aluminium hampir sama. Itu artinya pemakaian aluminium di dunia sangatlah banyak, sedangkan produsen aluminium sedikit. PT Inalum hanya memproduksi aluminium batangan (ingot). PT Inalum memiliki lebih dari 50 perusahaan pelanggan di seluruh Indonesia dan beberapa negara. Kualitas aluminium yang dihasilkan PT Inalum adalah 99.90%, dan 99.70%. 60% produk tersebut di ekspor sedangkan sisanya, 40% di pasarkan di dalam negeri.
64
PT Inalum sebagai penyedia produk secara langsung menjual produknya ke konsumen melalui seksi penjualan produk (Sales Section). Perusahaan tidak memakai distributor untuk mendistribusikan produk jadi yang diproduksi ke konsumen. 4.2. Optimalisasi Persediaan Bahan Baku Alumina 4.2.1. Peramalan Kebutuhan Bahan Baku Utama Alumina FY 2013 Peramalan kebutuhan bahan baku ini diturunkan dari peramalan produk jadi yang dilihat melalui data penjualan dan penggunaan bahan baku utama selama periode 6 (enam) tahun sebelumnya. Setiap spesifikasi produk yang dihasilkan mengakibatkan perusahaan harus melakukan peramalan untuk masingmasing item bahan baku alumina dan produk jadi. Hal ini disebabkan karena permintaan antara satu produk dengan produk yang lain tidak sama. Mengapa data yang digunakan untuk peramalan hanyalah data 6 (enam) tahun sebelumnya? Hal ini disebabkan karena sifat permintaan produk yang tidak tetap dan cenderung berfluktuatif. Spesifikasi produk dapat dijadikan salah satu penyebab berfluktuatif tingkat permintaan konsumen. Pengambilan data satu tahun diharapkan tidak mengakibatkan tingkat kesalahan peramalan yang besar dalam merencanakan kebutuhan bahan baku utama. Untuk melakukan proyeksi ke depan digunakan beberapa metode untuk meramalkan permintaan dari produk PT Inalum. Pemilihan teknik peramalan ini didasarkan pada pemilihan teknik yang lebih sederhana, cepat dan tidak membutuhkan banyak biaya dan waktu. Peramalan yang dilakukan oleh perusahaan adalah metode moving average. Selain praktis, penggunaan model ini juga hanya didasarkan pada nilai permintaan 6 tahun terakhir sehingga dianggap
65
datanya lebih terbaru dan akan lebih mendekati kenyataan. Peramalan ini mampu mengatasi perubahan informasi yang cepat karena setiap ada informasi terbaru, nilai ramalan terbaru akan diperoleh dengan menghilangkan informasi terlama dan memasukkan informasi terbaru. Tabel 4. Proyeksi Produksi dan Penjualan Aluminium Ingot PT Inalum FY 2013 Kapasitas Produksi No Tahun /tahun MT 1 2007 250,000 2 2008 250,000 3 2009 250,000 4 2010 250,000 5 2011 250,000 6 2012 250,000 7 2013 250,000
Penggunanan Bahan Baku Produksi Utama & Pendukung Sales Aluminium Alumina CPC CTP Alf3 MT MT MT MT MT MT 465,363 94,152 23,303 3,824 241,451 247,681 480,284 101,364 24,350 4,002 245,526 249,119 493,685 105,102 24,616 4,462 255,995 254,740 483,876 96,048 23,874 3,696 253,803 254,007 472,046 106,923 25,934 4,677 246,086 247,947 487,272 103,699 25,546 4,956 254,150 250,954 480,421 101,215 24,604 4,270 249,502 250,741
Jika perusahaan melakukan peramalan dengan menggunakan Moving Average 6 (enam) tahun terakhir untuk memprediksi penggunaan bahan baku Utama tahun 2013 adalah : n
yt
yt+1 = y
t=1 =
n 6
y6+1 =
1
6
y7 (2013)
=
y7 (2013)
=
t=1
yt
2,882,526 6 1,497,011 6
= 480,421
Alumina
= 249,502
Produksi
66
y7 (2013)
=
1,504,448 6
= 250,741
Penjualan
Dari Tabel diatas diketahui bahwa proyeksi penjualan tahun 2013 untuk produk Aluminium Ingot PT Inalum adalah sebanyak 249,502 MT dengan tingkat penggunaan bahan baku utama seperti Alumina sebesar 480,421 MT, CPC sebesar 101,2175 MT, CTP sebesar 24,604 dan ALF3 sebesar 4,270 MT. Dengan demikian maka untuk periode Fisikal Year 2013 perusahaan menghasilkan produk Aluminium ingot minimal sebanyak 249,502 MT untuk memenuhi penjualan yang ditargetkan. 4.2.2. Biaya Persediaan Bahan Baku Alumina FY 2013 Total Biaya pembelian bahan baku utama yang diperhitungkan dalam biaya persediaan terdiri dari biaya pemesanan dan biaya penyimpanan. Biaya pemesanan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan dari mulai perusahaan memesan barang hingga barang sampai di gudang perusahaan. Biaya penyimpanan adalah biaya-biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menyimpan bahan baku dari mulai datang hingga bahan baku digunakan untuk produksi. 4.2.2.1. Biaya Pemesanan Bahan Baku Alumina Bahan baku utama merupakan bahan baku yang didatangkan langsung dari luar negeri dan ada yang berasal dari lokal. Pemilihan bahan baku ini didasarkan pada kualitas bahan baku yang jauh lebih baik dari pemasok-pemasok yang ada. Penggunaan bahan baku impor tentu saja akan meningkatkan harga bahan baku yang dipesan. Hal ini terjadi karena tingginya biaya transportasi yang dibutuhkan untuk mengantar bahan baku sampai ke gudang manufaktur terutama jika jarak antar negara berbeda jauh.
67
Namun perusahaan tetap mempertahankan pemasok yang ada mengingat sumber daya yang terbatas dan menjaga konsistensi dari kualitas produk ini tetap terjaga. Biaya pemesanan untuk bahan baku utama ini terdiri dari biaya administrasi dan biaya clearence. Biaya administrasi pesan timbul karena perusahaan mengeluarkan dana untuk pembuatan dokumen-dokumen pesanan termasuk didalamnya biaya telpon dan biaya upah. Biaya clearence adalah biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk menyelesaikan semua permasalahan administrasi di pelabuhan Indonesia tanpa melibatkan perusahaan. Hal ini dilakukan dengan asumsi jika perusahaan mengurus sendiri administrasi di pelabuhan, perusahaan harus mengeluarkan biaya yang lebih besar untuk merekrut sumber daya manusia di bidang itu. Biaya clearence dikeluarkan setiap kali perusahaan melakukan pemesanan. Biaya administrasi dan clearence merupakan biaya tetap yang nilainya tidak bergantung pada jumlah bahan baku yang dipesan. Semakin banyak jumlah yang dipesan maka biaya yang dikeluarkan akan semakin ekonomis. Namun nilai dari biaya ini akan sejalan dengan jumlah kali pemesanan yang dilakukan. Semakin sering memesan maka biaya yang dikeluarkan akan semakin besar. Disini, PT Inalum tidak dikenakan biaya clearence dalam menyelesaikan permasalahan administrasi di pelabuhan untuk pemesanan bahan baku utama alumina. Data-data untuk biaya pemesanan dapat dilihat pada tabel 5.
68
Tabel 5. Komponen Biaya Pemesanan Bahan Baku Alumina PT Inalum Tahun Fiskal 2013 Komponen Biaya Pemesanan
Nilai per 1 x pesan (US$)
1. Biaya Administrasi
47.50
2. Biaya Clearence
526.32
Total Biaya Pemesanan
573.82
Berdasarkan perhitungan diperoleh hasil biaya administrasi yang harus dikeluarkan oleh PT Inalum setiap kali melakukan pemesanan adalah sebesar US$ 47.50. Biaya Clearence yang dikenakan perusahaan setiap kali memesan bahan baku adalah US$ 526.32. Biaya total yang dikeluarkan perusahaan setiap kali memesan bahan baku adalah sebesar US$ 573.82. 4.2.2.2. Biaya Penyimpanan Bahan Baku Alumina Perusahaan juga mengeluarkan biaya untuk menyimpan bahan baku selain biaya pemesanan. Biaya penyimpanan ini terdiri dari biaya utilitas, biaya modal, dan biaya upah. Biaya utilitas terdiri atas biaya penyusutan gedung, biaya listrik untuk pencahayaan maupun pendingin dan biaya maintenance gudang. Biaya upah merupakan biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk mempekerjakan karyawan dalam mengelola bahan baku di gudang. Sedangkan biaya modal adalah biaya opportunity cost yang dikeluarkan perusahaan yang dihitung sebagai alternatif pendapatan atas dana yang diinvestasikan dalam persediaan. Data-data untuk biaya penyimpanan dapat dilihat pada tabel 6.
69
Tabel 6. Komponen Biaya Penyimpanan Bahan Baku Alumina PT Inalum Tahun Fiskal 2013 Komponen Biaya Penyimpanan
Nilai per 1 x pesan (US$MT)
A. Biaya Utilitas 1. Biaya Gudang
: 0.35
2. Biaya Listrik
: 0.15
3. Biaya Maintenance : 0.85 Total Biaya Utilitas B. Biaya Upah
1.35 1.55
C. Biaya Modal 1. Harga Alumina
360.18
2. Suku Bunga Bank
0.12
Total Biaya Modal
43.22
Total Biaya Penyimpanan
46.12
Berdasarkan perhitungan diperoleh total biaya penyimpanan yang dibebankan pada bahan baku setiap MT-nya adalah sebesar US$ 46.12. Nilai ini akan meningkat linier sesuai dengan banyaknya bahan baku yang disimpan. Semakin banyak bahan baku yang dipesan maka tingkat biaya yang dikeluarkan pun akan semakin besar. 4.2.3. Sistem Pembelian Bahan Baku Alumina yang dilakukan Perusahaan Dalam sistem yang dilakukan pada tahun 2012, perusahaan telah menghitung jumlah pesanan ekonomis dengan menggunakan EOQ. Hal ini bertujuan untuk meminimumkan biaya persediaan. Asumsi perusahaan saat itu adalah pemasok masih mampu memberikan performance terbaiknya dengan
70
mengirimkan bahan baku utama tepat waktu dan tepat jumlah. Namun sepanjang tahun 2012, perusahaan mengalami sedikit peningkatan penjualan dan tentu saja membutuhkan bahan baku yang lebih untuk menghindari bahan baku utama dalam kondisi shortage. Hal ini terutama dikarenakan pemasok tidak mampu untuk menjamin memberikan bahan baku sesuai dengan leadtime yang ditetapkan sebelumnya selama yaitu 9 hari. Penggunaan EOQ dalam perhitungan ini dengan asumsi bahwa permintaan terhadap bahan baku bersifat kontinyu dengan tingkat yang seragam. Dengan kata lain item tersebut dibutuhkan dengan jumlah yang relatif sama dari tahun ke tahun. Dalam hal ini perusahaan beranggapan bahwa kebutuhan bahan baku utama selama ini di perusahaan relatif stabil dan berkelanjutan. Tabel 7. Jumlah Pemesanan Ekonomis Bahan Baku Alumina Tahun Fiskal 2013 Data
Satuan
Nilai
Biaya Penyimpanan
US$/MT
46.12
Biaya Pemesanan
US$/MT
573.82
EOQ
MT
3,457.56
Jumlah Pesanan
MT
480,421
Frekuensi Pesan
Kali
139
Waktu
Hari
264
Selang Waktu Pemesanan
Hari
2
Perhitungan EOQ dengan Rumus : EOQ Alumina
EOQ =
2.S .D H
: √ (2 x 573.82 x 480,421) = 3,457.56 MT 46.12
71
Berdasarkan pada perhitungan biaya penyimpanan dan biaya pesan diperoleh hasil nilai EOQ untuk Alumina yaitu sebesar 3,457.56 MT seperti terlihat pada tabel diatas dalam setahun (Tabel 7). Namun, karena pembelian bahan baku alumina berasal dari luar negeri maka pengiriman harus dilakukan dengan menggunakan kapal laut. Sedangkan pengiriman dengan menggunakan kapal, kuantitas pengiriman menjadi lebih banyak yaitu minimal sebanyak 22,000 MT. Asumsi yang digunakan untuk jumlah hari kerja dalam satu bulan adalah 22 hari. Tetapi untuk pengiriman tetap dilakukan sebanyak 9 hari kalender dengan asumsi bahwa pada hari sabtu dan minggu distribusi bahan baku dari pemasok ke gudang manufaktur tidak berhenti (Tabel 8). Tabel 8. Jumlah Pemesanan Yang Dilakukan Perusahaan berdasarkan Minimal Pengiriman Bahan Baku Alumina Tahun Fiskal 2013 Data
Satuan
Nilai
Biaya Penyimpanan
US$/MT
46.12
Biaya Pemesanan
US$/MT
573.82
EOQ Modifikasi
MT
22,000
Jumlah Pesanan
MT
480,421
Frekuensi Pesan
Kali
22
Waktu
Hari kerja
264
Selang Waktu Pemesanan
Hari kerja
12
Pada perencanaan ini perusahaan berasumsi bahwa leadtime pemasok dan permintaan konsumen akan produk jadi adalah stabil sehingga perusahaan tidak membutuhkan adanya pemesanan bahan baku secara tiba-tiba karena adanya keterlambatan pengiriman. Namun perkembangan perusahaan yang meningkat pesat mau tidak mau harus didukung oleh sistem yang juga berkembang.
72
Penggunaan sistem ini menjadi tidak sesuai dengan kondisi di lapangan yang mengakibatkan perusahaan sering mengalami stock out bahan baku utama. Untuk itu perusahaan saat ini perlu memiliki sejumlah bahan baku utama untuk ditempatkan sebagai safety stock. 4.2.4. Simulasi 1: Penggunaan Sistem Safety Stock dalam Pengendalian Persediaan Penggunaan sistem safety stock dalam perusahaan akan berimplikasi besar terhadap komponen biaya terutama biaya yang terkait dengan persediaan. Untuk itu diperlukan perhitungan yang cermat tentang jumlah safety stock yang optimal dan waktu pemesanan serta jumlah bahan baku yang dipesan sehingga biaya dapat dikeluarkan seefisien mungkin. Pada simulasi ini langkah yang dilakukan adalah penentuan safety stock, penentuan reorder point, dan jumlah yang dipesan.
4.2.4.1. Penentuan Safety Stock Leadtime merupakan salah satu penghambat arus produk sehingga menghambat produktivitas. Fokus terpenting manajemen adalah menjaga tingkat pelayanan terhadap konsumen sekalipun terkendala oleh datangnya bahan baku yang tidak pasti. Waktu tunggu datangnya pesanan bahan baku akan meningkatkan kemungkinan kosongnya persediaan. Hal ini yang kemudian akan menurunkan tingkat pelayanan terhadap konsumen karena ada permintaan konsumen yang tidak terpenuhi. Kondisi ini dapat ditanggulangi dengan menyediakan safety stock. Safety stock adalah sejumlah barang yang disimpan perusahaan untuk dikeluarkan sewaktuwaktu dalam mengatasi permasalahan kekurangan pasokan barang.
73
Safety stock ini dapat dihitung berdasarkan pada data peramalan perusahaan tahun 2013, yaitu dari data bahan baku yang dibutuhkan untuk memenuhi produksi tahun 2013. Besarnya safety stock ini tergantung pada ketidakpastian pasokan (leadtime) maupun permintaan yang selama ini dialami perusahaan. Pada situasi normal, ketidakpastian pasokan bisa diwakili dengan standar deviasi leadtime dari pemasok yaitu waktu antara perusahaan memesan sampai material atau barang diterima. Sedangkan ketidakpastian permintaan diwakili dengan standar deviasi besarnya permintaan per periode. Untuk itu pada perhitungan ini perusahaan juga membutuhkan data-data pemakaian bahan baku tahun sebelumnya untuk menentukan standar deviasi leadtime dan standar deviasi pemakaian bahan baku. Besarnya safety stock dihitung dengan mengalikan standar deviasi permintaan selama leadtime dengan nilai korelasi dari probabilitas tertentu. Probabilitas yang diambil adalah 95 persen yang berarti hanya 5 persen dari 100 persen kemungkinan perusahaan mengalami stock out yang dapat ditoleransi oleh perusahaan. Standar deviasi permintaan diturunkan berdasarkan pada data kebutuhan bahan baku alumina tahun 2012 (lihat tabel 9). Dengan menggunakan Microsoft Excel, diperoleh hasil standar deviasi kebutuhan bahan baku aktual per hari adalah sebesar 42.74 MT dengan rata-rata permintaan hasil forecast tahun 2012 sebesar 1,347.33 MT per hari (lihat lampiran 2).
74
Tabel 9. Jumlah Kebutuhan Bahan Baku Alumina Tahun Fiskal 2012 No
Bulan
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
April 2012 May 2012 June 2012 July 2012 Agustus 2012 September 2012 Oktober 2012 Nopember 2012 Desember 2012 Januari 2013 Februari 2013 Maret 2013
Penerimaan (MT) 44,880 44,880 22,440 44,880 22,440 44,880 44,880 44,880 44,880 44,880 22,440 44,880
Pemakaian (MT) 38,875 40,551 41,787 39,085 42,615 39,236 41,181 40,105 41,453 40,023 38,713 41,416
Pemakaian / hari (MT) 1,295.83 1,351.70 1,392.90 1,302.83 1,420.50 1,307.87 1,372.70 1,336.83 1,381.77 1,334.10 1,290.43 1,380.53
Dari hasil perhitungan diperoleh standar deviasi leadtime sebesar 3 dengan rata-rata leadtime sebesar 10 hari (lihat lampiran 3). Namun leadtime yang digunakan dalam perhitungan safety stock adalah 11 hari (batas atas leadtime) dengan pertimbangan bahwa angka ini cukup aman dalam menanggulangi tingkat ketidakpastian leadtime suplier yang tinggi. Berdasarkan data diatas diperoleh safety stock Alumina sebesar 6,653.16 MT. Dapat dilihat pada tabel 10.
SS = Z√ L (σd)² + d² (σL)² = 1.645 √ 11 (42.74)2 + (1,347.33) 2 (3) 2 = 1.645 √ 20,093.78 + 16,337,683.16 = 1.645 √ 16,357,776.94 = 6,653.16 MT
75
Tabel 10. Tingkat Safety Stock Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Alumina PT Inalum Periode Tahun Fiskal 2013 Data
Satuan
Nilai
Demand per hari
MT
1,347.33
Std Deviasi Leadtime
Hari
3
Std Deviasi Demand
MT
42.74
Leadtime
Hari
11
Z-Score 95%
-
1.645
Safety Stock
MT
6,653.16
4.2.4.2. Penentuan Kebutuhan selama Leadtime Penentuan
kebutuhan
selama
leadtime
dilakukan
dengan
mengalikan kebutuhan perbulan dengan leadtime yang telah ditetapkan. Leadtime yang digunakan dalam perhitungan ini adalah batas atas dari perhitungan standar deviasi variasi leadtime aktual kedatangan bahan baku selama tahun 2012 untuk Alumina sebanyak 11 hari. Hal ini dikarenakan rentang leadtime pemasok adalah 11 hari untuk bahan baku alumina sedangkan kesepakatan yang dibuat oleh perusahaan dengan pemasok rata-rata adalah 9.6 hari. Jika waktu kedatangan bahan baku mundur dari jadwal yang sudah ditetapkan, jumlah yang dipesan dapat sedikit menutupi kebutuhan selama kemunduran leadtime. Sedangkan jika kedatangan bahan baku lebih cepat dari yang sudah dijadwalkan maka jumlah yang dipesan masih mampu ditampung oleh kapasitas gudang.
76
Tabel 11. Kebutuhan Selama Leadtime Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Utama Alumina Tahun Fiskal 2013 No
Data
Satuan
Alumina
1
Pemakaian per hari
MT
1,347.33
2
Leadtime
hari
11
3
Kebutuhan Selama Leadtime
MT
14,820.63
Berdasarkan perhitungan, kebutuhan perusahaan selama leadtime akan bahan baku utama (Tabel 11). Dengan jumlah ini perusahaan masih mampu mengatasi kemunduran leadtime antara 2 hari dari leadtime yang disepakati yaitu 9 hari. Jika bahan baku datang lebih cepat dari yang direncanakan maka perusahaan akan memiliki stok bahan baku lebih banyak sehingga waktu pemesanan kembali yang dihitung kemudian bisa lebih lama dibandingkan perencanaan sebelumnya. 4.2.4.3. Penentuan Reorder Point Reorder point merupakan titik dimana perusahaan harus melakukan pemesanan bahan baku lagi sehingga bahan baku yang dipesan tersebut datang tepat pada saat safety stock sama dengan nol. Penentuan reorder point ini diperoleh dengan menjumlahkan kebutuhan selama leadtime dengan safety stock perusahaan. Berdasarkan perhitungan diperoleh hasil reorder point berada pada saat stok di gudang sejumlah stok pada saat Alumina sebanyak pada saat Reorder Point yang berarti pemesanan dilakukan setiap kali stok bahan baku berada pada titik Reorder Point (Tabel 12).
77
Tabel 12. Reorder Point Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Alumina Periode Tahun Fiskal 2013 No 1 2 3 4
Data Leadtime Kebutuhan selama Leadtime Safety Stock Reorder Point
Satuan Hari MT MT
Nilai 11 14,820.63 6,653.16
MT
21,473.79
4.2.5. Simulasi 2 : Pemesanan dengan Meningkatkan Jumlah Pengiriman Penentuan jumlah pemesanan pada simulasi kedua dilakukan dengan meningkatkan jumlah pembelian atau pengiriman menjadi 25,000 MT karena adanya batas pembelian menggunakan kapal dan lebih memudahkan dalam proses pembelian. Hasil perhitungan simulasi dengan menggunakan cara kedua dapat dilihat pada Tabel 13. Tabel 13. Sistem Pengadaan Bahan Baku dengan Efisiensi Pengiriman Untuk Perencanaan Pengadaan Bahan Baku Alumina Tahun Fiskal 2013 No
Data
Satuan US$/MT US$/MT MT
Nilai 46.12 573.82
1 2
Biaya Penyimpanan Biaya Pemesanan
3
Jumlah Sekali Pesan
4
Jumlah Pesanan
MT
480,421
5
Frekuensi Pesan
Kali
19
6
Waktu
Hari
264
7
Selang Waktu Pemesanan
Hari
14
25,000
Berdasarkan perhitungan dengan menggunakan jumlah pemesanan sebesar 25,000 MT diperoleh frekuensi pemesanan dalam 264 hari adalah sebanyak 19 kali. Selang waktu pemesanan berdasarkan perhitungan ini adalah setiap 14 hari
78
sekali. Penggunaan sistem ini mampu menekan jumlah frekuensi pesan sebanyak 86.33 persen dari pemesanan dengan sistem EOQ. 4.2.6. Analisa Biaya Persediaan Berdasarkan hasil perhitungan pada simulasi 1 dan 2, maka biaya yang harus dikeluarkan perusahaan dapat dianalisis dengan menjumlahkan biaya pemesanan dan biaya penyimpanan dari tiap simulasi. Hasil perhitungan ini kemudian dibandingkan dengan biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan tanpa menggunakan safety stock. Hasil perhitungan ini dapat dilihat pada tabel 14 dan lampiran 4. Tabel 14. Perbandingan Biaya Persediaan Bahan Baku Alumina Antara Sistem Perusahaan dengan Simulasi Penelitian di PT Inalum Tahun 2013. Q Max (MT)
Demand Rata-Rata (MT)
480,421
1,347.33
480,421
1,347.33
480,421
1,347.33
480,421
1,347.33
Biaya Biaya Penyimpanan Pesan (US$/MT) (US$/MT) Perusahaan (EOQ) 0 46.12 573.82 Perusahaan (Modifikasi EOQ) 0 46.12 573.82 Simulasi 1 6,653.16 46.12 573.82 Simulasi 2 6,653.16 46.12 573.82
Safety Stock (MT)
Jml Biaya Pemesanan Persediaan (MT) Total (US$) 3,458
159,462.47
22,000
519,850.69
22,000
670,362.98
25,000
738,631.12
Jumlah pemesanan yang dilakukan merupakan hasil pembulatan karena pembelian dilakukan dalam satuan MT. Berdasarkan perhitungan diatas terlihat jika pemesanan dilakukan dengan menggunakan EOQ (tidak sekaligus), hasilnya diperoleh biaya jauh lebih kecil dari simulasi pertama yaitu sebesar US$ 159,462.47. Namun disini menyebabkan makin membesarnya frekuensi pemesanan dan biaya modal yang akan dikeluarkan untuk bahan baku tersebut.
79
Jika pemesanan dilakukan tanpa menggunakan safety stock, namun dengan EOQ yang dimodifikasi, perusahaan mengeluarkan biaya sejumlah US$ 519,850.69. Biaya ini jauh lebih murah dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan ketika perusahaan menggunakan sistem safety stock yang dipesan sekaligus yaitu sebesar US$ 670,362,98. Besarnya biaya ini disebabkan dengan meningkatnya biaya modal yang dikeluarkan seiring bertambahnya jumlah bahan baku yang dibeli perusahaan. Selanjutnya simulasi berdasarkan pemesanan ekonomis, namun kali ini mempertimbangkan dengan menggunakan kapal yang dapat memuat bahan baku lebih besar lagi untuk menggurangi frekuensi pengiriman yaitu sebesar 25,000 MT. Penggunaan simulasi ini adanya peningkatan biaya persediaan menjadi sebesar US$ 738,631.12. Namun, mampu menurunkan frekuensi pengiriman sebesar 13.6 persen. 4.2.7. Perbandingan Biaya Persediaan dengan Tingkat Penjualan yang Hilang. Variabel yang digunakan dalam analisis biaya persediaan mencakup biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Namun selain itu analisis mengenai keuntungan yang hilang akibat kurangnya persediaan juga perlu untuk diperhitungkan. Hal ini dilakukan untuk menilai tingkat imbangan antara biaya yang dikeluarkan perusahaan dengan keuntungan yang mungkin diperoleh. Metode perusahaan yang dilakukan selama ini tidak mampu mengatasi adanya variasi leadtime yang diberikan oleh pemasok karena perusahaan tidak menghitung kemungkinan habisnya persediaan bahan baku karena mundurnya leadtime pemasok. Kurangnya pasokan bahan baku mengakibatkan perusahaan
80
tidak bisa berproduksi sehingga perusahaan mengalami kerugian. Kerugian ini disebabkan karena perusahaan kehilangan penjualan dan kemungkinan beralihnya konsumen ke produk kompetitor. Pada akhirnya konsep persediaan dengan menggunakan sistem safety stock akan mampu mengurangi kerugian perusahaan sekalipun biaya yang dikeluarkan lebih besar. Berdasarkan hasil perhitungan sebelumnya terlihat bahwa sistem pembelian yang dilakukan oleh perusahaan jauh lebih efisien dibandingkan dengan sistem pembelian yang dilakukan oleh peneliti. Namun biaya tersebut belum termasuk dengan tingkat kerugian perusahaan jika perusahaan mengalami kehilangan penjualan karena stock out bahan baku. Untuk itu perlu dihitung kembali mengenai kemungkinan keuntungan yang hilang karena perusahaan tidak mampu berproduksi akibat kurangnya pasokan bahan baku. Perhitungan dari kemungkinan kehilangan keuntungan karena kurangnya pasokan dapat dilihat pada Tabel 15. Tabel 15. Tingkat Kehilangan Penjualan Tidak Menggunakan Safety Stock Jumlah Pemesanan (MT) 0 22,000 6,653.16 25,000 Selisih
Safety Stock (MT)
Biaya Persediaan (US$) 519,850.69 738,631.12 218,780.43
Produksi Aluminium Ingot (MT) 10,000 15,827 5,827
Sales (US$ 2,027.56/MT) 20,275,600.00 32,090,192.12 11,814,592.12
Hasil perhitungan di atas memperkuat hipotesis peneliti yang pertama yang mengatakan bahwa sistem safety stock mampu mengatasi permasalahan ketidakpastian permintaan akan produk jadi dan leadtime perusahaan yang bervariasi. Adanya persediaan ini tentu saja akan meningkatkan biaya terutama
81
biaya persediaan karena adanya persediaan mengakibatkan perusahaan harus mengeluarkan biaya penyimpanan. Namun setelah diperhitungkan biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan ini lebih kecil dibandingkan dengan kemungkinan adanya keuntungan yang hilang karena perusahaan kekurangan pasokan. Penggunaan safety stock meningkatkan biaya persediaan menjadi dua kali lebih besar dibandingkan dengan sistem yang dilakukan perusahaan yaitu sebesar US$ 738,631.12. Tetapi sistem safety stock dapat menekan kemungkinan perusahaan kehilangan keuntungan penjualan sebesar US$ 11,814,592.12 jika supplier terlambat mengirimkan bahan baku. Jika keuntungan yang hilang kemudian ditambahkan dengan biaya persediaan yang dikeluarkan perusahaan maka nilainya akan lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan jika perusahaan melakukan safety stock . Hal ini menjawab hipotesis peneliti kedua yang mengatakan bahwa persediaan akan meningkatkan biaya terutama biaya persediaan tetapi nilainya lebih kecil dibandingkan dengan total biaya yang dihasilkan perusahaan jika perusahaan mengalami kerugian akibat adanya penjualan yang hilang karena kurangnya pasokan. 4.2.8. Analisis Kebijakan Sistem Persediaan Bahan Baku Alumina Sistem persediaan yang digunakan perusahaan saat ini dengan tidak menggunakan safety stock bahan baku menyebabkan pasokan bahan baku menjadi rentan untuk stok out. Hal ini karena leadtime dari pemasok yang digunakan sering tidak sesuai dengan kesepakatan. Kondisi ini menjadi lebih kritis mengingat permintaan konsumen akan produk akhir juga fluktuatif dan cenderung meningkat.
82
PT Inalum bukan merupakan konsumen utama dari pemasok sehingga PT Inalum tidak memiliki bargaining power yang cukup kuat dalam pengadaan bahan baku ini. Pada awal perjanjian perusahaan dan pemasok telah sepakat untuk melakukan hubungan kerja sama dalam pengadaan bahan baku alumina. Dalam perjanjian ini, pemasok telah menyepakati leadtime kedatangan bahan baku yang dijanjikan yaitu selama 9 hari. Jika dalam jangka waktu 9 hari pemasok tidak mampu memenuhi pesanan dari PT Inalum maka pemasok harus bersedia untuk membayar biaya pinalti sebesar 20 persen dari tingkat kerugian yang dialami perusahaan. Biaya pinalti yaitu biaya penggantian kerugian dari kemungkinan penjualan yang bisa diperoleh. Namun karena PT Inalum bukan merupakan konsumen utama dari pemasok ini, biaya pinalti yang diberikan perusahaan dianggap tidak sebanding dengan kerugian jika pemasok tidak memasok ke pihak lain. Dalam kondisi ini perusahaan bisa saja mencari pemasok lain untuk mensupplai bahan baku alumina yang dibutuhkan perusahaan. Namun bahan baku alumina yang dijual oleh pemasok ini memiliki kualitas yang baik dan tingkat harga yang relatif stabil dan kompetitif. Untuk itu salah satu cara yang dapat digunakan perusahaan untuk mengatasi permasalahan ini adalah menyediakan safety stock dalam bentuk persediaan bahan baku alumina. Berdasarkan perhitungan yang telah dilakukan sebelumnya, simulasi 1 yaitu memesan barang dan menyediakan safety stock sekaligus menghasilkan biaya total persediaan sebesar US$ 670,362.98. Sedangkan Simulasi 2 dengan menggunakan EOQ modifikasi untuk menghitung jumlah pesanan paling ekonomis menghasilkan biaya persediaan sebanyak US$ 738,631.12. Perbedaan
83
tingkat biaya ini disebabkan karena besarnya biaya simpan yang dikeluarkan bergantung pada jumlah bahan baku yang akan disimpan. Tingkat biaya yang dihasilkan dari ketiga simulasi ini jauh lebih besar dibandingkan dengan tingkat biaya yang dikeluarkan perusahaan dengan metode yang digunakan saat ini. Namun jika dibandingkan dengan kemungkinan kehilangan penjualan akibat kurangnya pasokan bahan baku, biaya simulasi ini jauh lebih kecil. Penggunaan simulasi ini mampu menjawab permasalahan yang saat ini dihadapi oleh perusahaan mengenai turunnya service level perusahaan akibat kurangnya pasokan bahan baku. Penggunaan sistem ini akan berimplikasi pada jumlah penyimpanan barang sebagai harta perusahaan yang perlu dijaga. Namun dari historis perusahaan, faktor eksternal yang dapat membahayakan bahan seperti kebakaran, bencana alam, pencurian dan huru-hara tidak pernah terjadi sampai saat ini. Perusahaan berada di daerah pemukiman yang tidak cukup padat dengan layout gedung yang tidak saling berdekatan satu sama lain. Selain itu dalam sistem penggudangan, perusahaan tidak menggunakan bahan-bahan yang mudah terbakar. Hal ini memperkecil kemungkinan terjadinya kebakaran, baik yang terjadi di lingkungan perusahaan maupun yang terjadi di luar lingkungan perusahaan. Lingkungan perusahaan yang bukan merupakan pusat pemerintahan juga memperkecil adanya kemungkinan terjadinya kerusuhan. Perusahaan saat ini tidak melakukan asuransi pada bahan baku karena tingkat turn over bahan baku yang sangat cepat dan kemungkinan kerusakan bahan akibat faktor eksternal kecil. Namun perusahaan tetap mengasuransikan bangunan gudang baku untuk resiko tersebut. Perhitungan biaya asuransi tersebut
84
sudah masuk ke dalam perhitungan biaya maintenance. Konsekuensi lain dari penerapan kebijakan ini adalah perusahaan perlu membuat kebijakan manajerial baru yaitu membuat sistem pengadaan bahan baku yang baru, tata cara pembelian bahan baku serta pembuatan perjanjian pembelian yang baru dengan supplier baik prosedur maupun intruksi kerja termasuk form-form yang dibutuhkan dalam sistem tersebut. Penggunaan simulasi ini dapat menghindarkan perusahaan dari kerugian karena kekurangan bahan baku alumina yang akan diproduksi. Produk yang dihasilkan PT Inalum merupakan produk yang dapat disubstitusi oleh produk kompetitor yang memiliki fungsi yang sama. Keunggulan yang ditonjolkan tidak dapat membuat konsumen tetap loyal jika produk tidak tersedia karena fungsi tetap menjadi faktor utama terjadinya keputusan pembelian oleh konsumen.
.
