BAB IV ANALISIS DAN PERENCANAAN
4.1 Analisis Proses Bisnis Lama PTGI adalah sebuah divisi yang mempunyai otoritas penuh dalam mengelola usahanya di PGN yang mempunyai bisnis inti membuat jaringan pipa transmisi untuk menyalurkan gas bumi. Melihat dari bisnis inti dari divisi ini diperlukan banyak sekali faktor-faktor pendukung dari kegiatan membuat jaringan transmisi pipa, antara lain adalah dalam pengadaan barang guna memperlancar pekerjaan.
Dalam
hal
ini
kegiatan
pengadaan barang dilakukan oleh Staf Administrasi dan Keuangan PTGI (KDA) setelah mendapat pesanan dari masing-masing bagian yang terdapat di PTGI berupa surat permintaan. Proses pengadaan barang tersebut dalam pelaksanaannya mendapat pengaruh
yang
besar
dari
bagian-bagian
yang
membutuhkannya
dalam
pelaksanaannya. Setelah surat permintaan dibuat oleh bagian yang membutuhkan, lalu dilanjutkan dengan proses pengadaan barang. Pesanan dilakukan oleh bagian yang membutuhkan biasanya sangatlah diperlukan dalam waktu dekat, sehingga pihak staf KDA harus cepat tanggap untuk memenuhinya karena akan berpengaruh pada kegiatan-kegiatan di bagian tersebut, oleh karena itu proses pengadaan barang harus dilaksanakan dengan cepat.
29
Dapat dilihat pada gambar 4.1 dibawah ini adalah proses umum pengadaan barang di PTGI yang menjadi fokus rekayasa ulang.
Perumusan kebutuhan
Surat permintaan
Pemesanan barang
Pengiriman barang oleh vendor
Pengecekan barang
Penerimaan barang
Proses Rekayasa Ulang
Penagihan pembayaran
Pendistribusian barang
Gambar 4.1 Proses Pengadaan Barang
Dalam proses pengadaan barang terdapat sub proses yang meliputi proses pemesanan barang, proses penerimaan barang dan proses pendistribusian yang dapat dikontrol secara penuh oleh pihak manajemen PTGI dalam hal ini bagian administrasi dan proses pengiriman barang dari vendor yang sudah merupakan faktor eksternal yang tidak dapat dikendalikan sepenuhnya oleh KDA PTGI. Dengan mengoptimalkan kinerja proses-proses tersebut, secara langsung akan mengurangi waktu yang diperlukan untuk pengadaan barang. Di halaman berikut pada gambar 4.2. dapat dilihat model proses pemesanan barang lama berdasarkan per dokumen.
30
Staff
Isi formulir permintaan barang
Start
Penegecekan barang persediaan
Surat permintaan
Ya End
Tersedia Tdk
Sekretariat
Buat surat pemesanan barang/PO
Yes Persetujuan
Ass. Manajer Bagian
No Persetujuan
Manajer Bagian
Yes
Manajer Keuangan
Persetujuan
No
Manajer Proyek
Disetujui
Yes
Staff KDA PTGI
Pengecekan
yes No
Manajer Keuangan KDA PTGI
Disetujui Yes ya
Staf KDA PTGI
Vendor
Pengiriman PO
End
PO
Gambar. 4.2 Model Proses Pemesanan Barang Lama
31
Dan untuk Model Proses Penerimaan dan Pendistribusian barang Lama, dapat dilihat pada gambar 4.3. berikut ini
Start Sesuai spek
Tanda terima barang Barang datang
Pengecekan barang
Yes
Tidak Cek sesuai pesanan PO
Kondisi bagus
End
Peny impanan
Ya
Memasukan data penerimaan barang
Tolak barang
No
Barang diterima
Perintah pendistribusian
Otorisasi/ Persetujuan dari bagian peny impanan
Tdk Sesuai
Staf KDA PTGI
Buat tanda terima & kirim ke peny impanan
Pendistribusian barang
Ya
Laporan penerimaan barang
Yes Lengkap
Pembuatan surat pendistribusian barang
No Sekretariat
Cek perlengkapan barang
End
Gambar 4.3. Model Proses Penerimaan dan Pendistribusian barang lama
32
Dari kedua model proses bisnis lama tersebut dapat dibagi menjadi rincian sub proses seperti tampak pada tabel 4.1. berdasarkan waktu proses per dokumen sebagai berikut: Tabel 4.1. Rincian Sub Proses Lama Proses Pengadaan Barang Sub Proses Pemesanan Barang Pembuatan Surat Permintaan
1 2
Pengecekan Persediaan Barang & pembuatan surat pemesanan barang /purchase order (PO) oleh sekretariat Persetujuan Pertama Purchase Order (PO) oleh ass.manajer bagian
4 5 6 7 8 9 10 1 2 3 4 1 2 3 4 5
Persetujuan Kedua PO oleh manajer bagian Persetujuan ketiga PO oleh bagian keuangan Persetujuan keempat oleh manajer proyek Pengecekan oleh staf KDA PTGI Persetujuan kelima oleh manajer KDA PTGI Pengiriman ke vendor oleh staf KDA Sub Proses Penerimaan Barang Pengecekan barang oleh staf KDA PTGI Penerimaan Barang Pengecekan barang Barang di terima Sub Proses Pendistribusian Barang Pemasukan data Pengecekan perlengkapan Pembuatan surat pendistribusian barang Otorisasi/ Persetujuan dari bagian penyimpanan Pendistribusian ke bagian yang memesan
Waktu rata-rata 145,39 menit
SDM 10
7,15 menit
1
11,58 menit
1
17,50 menit
1
19,55 menit 15,03 menit 29,30 menit 14,29 menit 24,59 menit 6,59 menit 46,52 menit 10,12 menit 10,11 menit 15,10 menit 11,19 menit 54,34 menit 15,11 menit 10,30 menit 10,01 menit 9,55 menit 9,37 menit
1 1 1 2 1 1 6 1 2 1 2 8 2 2 1 1 2
Data-data mengenai proses apa saja dan waktu proses yang terjadi didapatkan dari adanya pengamatan langsung di lapangan yang dilakukan dari tanggal 5 Januari – 10 Februari 2003 untuk waktu pengumpulan data kemudian
33
dari hasil pengamatan ini kemudian diambil waktu rata-rata per tiap-tiap kegiatan berdasarkan per dokumen permintaan.
4.2. Pembahasan Proses Bisnis Lama 4.2.1. Rincian Proses Bisnis Lama Sub proses pemesanan barang terdiri dari: 1. Pembuatan Surat Permintaan barang yang dilakukan oleh Staf yang memakan waktu rata-rata 7,15 menit per dokumen. 2. Pengecekan persediaan barang di gudang dan Pembuatan PO Setelah menerima Surat permintaan dari staf kemudian sekretariat melakukan pengecekan ketersediaan barang sesuai pesanan di tempat penyimpanan dan selanjutnya pembuatan PO, proses kedua kegiatan tersebut memakan waktu rata-rata 11,58 menit per dokumen. 3. Persetujuan pertama atas PO Dokumen PO ini kemudian dimintakan persetujuan kepada asisten Manajer Bagian kemudian diduplikasi. Persetujuan dan penduplikasian ini memakan waktu rata-rata 17,50 menit per dokumen. Setelah disetujui, dokumen asli dikirim Manajer Bagian. 4. Persetujuan kedua atas PO Persetujuan
kedua
dilakukan
oleh
Manajer
Bagian
dan
diduplikasikan dengan waktu rata-rata 19,55 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Manajer keuangan.
34
hasilnya
5. Persetujuan ketiga atas PO Persetujuan ketiga dilakukan oleh Manajer Keuangan dan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 15,03 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke ManajerProyek. 6. Persetujuan ke empat atas PO Persetujuan keempat dilakukan oleh Manajer Proyek dan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 29,30 menit perdokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Staf KDA PTGI. 7. Pengecekan atas PO Pengecekan kelima dilakukan oleh Staf KDA PTGI terhadap surat pemesanan dan ditempat penyimpanan hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 14,29 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Manajer KDA PTGI. 8.
Persetujuan kelima atas PO Persetujuan/ pengecekan kelima dilakukan oleh Manajer KDA PTGI hasilnya diduplikasikan dengan waktu rata-rata 24,59 menit per dokumen. Dokumen yang sudah disetujui tadi dikirim ke Manajer KDA PTGI.
9. Pengiriman ke PO ke Vendor Setelah mendapat PO yang memiliki lima persetujuan, staf KDA PTGI mengirimkan PO tersebut kepada vendor melalui fax ataupun melalui telepon dan aslinya melalui kurir. Waktu pengiriman PO ini memakan waktu rata-rata 6,59 menit per dokumen.
35
Sub Proses Penerimaan Barang 1. Pengecekan barang oleh staf KDA PTGI Pihak staf KDA PTGI yang mengurusi bagian penyimpanan barang, saat menerima barang menghubungi staf KDA yang memesan barang untuk memastikan barang yang dikirim sesuai dengan permintaan, proses ini memakan waktu 10,12 menit per dokumen. 2. Penerimaan barang Staf KDA PTGI melakukan pengecekan sesuai dengan nomor PO. Proses pengecekan dilakukan melalui telepon atau melihat langsung ini, memakan waktu rata-rata 10,11 menit per dokumen. 3. Pengecekan barang Staf KDA PTGI kemudian mengecek barang sesuai PO yang terdokumentasi atau sesuai dengan spesifikasinya atau tidak. Proses ini memakan waktu rata-rata 15,10 menit per dokumen. 3. Barang diterima Staf KDA PTGI setelah mengecek barang lalu membuat tanda Terima dan dikirim ke penyimpanan. Proses ini memakan waktu 11,39 menit per dokumen.
36
Sub proses pendistribusian barang 1. Pemasukan data ke daftar barang-barang dan pengiriman laporan ke Sekretariat yang memesan. Setelah menerima barang, dilakukan update data ke daftar barang-barang di tempat penyimpanan yang memakan waktu rata-rata 15,11 menit per dokumen. Selanjutnya mengirim laporan penerimaan barang pada Sekretariat yang memesan. 2. Pengecekan kelengkapan barang Kemudian
sekretariat
yang
memesan
melakukan
pengecekan
terhadap
kelengkapan barang sesuai dengan surat pemesanan. Pengecekan barang ini memakan waktu rata-rata 10,30 menit per dokumen. 3. Pembuatan dan Pendistribusian barang Setelah barang lengkap, Sekretariat surat pendistribusian barang pesanan yang berfungsi sebagai alat bukti untuk mengeluarkan barang dan melakukan pendistribusian. Pembuatan surat pendistribusian ini memakan waktu rata-rata 10,01 menit per dokumen. 4. Otorisasi/ Persetujuan dari bagian penyimpanan Surat pendistribusian ini harus diotorisasi oleh staf KDA PTGI di bagian penyimpanan sebelum barang dapat didistribusikan. Hal ini dimaksudkan juga sebagai kontrol. Otorisasi ini memakan waktu rata-rata 9,55 menit per dokumen. 5. Pendistribusian barang Kemudian barang disiapkan untuk didistribusikan oleh staff KDA yang memesan dan memakan waktu rata-rata 9,37 menit per dokumen.
37
4.2.2. Permasalahan yang dihadapi Pada sub proses pemesanan, Dokumen yang mengalir, seperti surat pemesanan barang dan purchase order berbentuk kertas (paper base document) sehingga dokumen tersebut harus dicetak terlebih dahulu, dan sampai dimana dokumen tersebut sudah berada tidak dapat dilacak, sehingga ada resiko kehilangan dokumen. Untuk proses persetujuan (approval), dilakukan pada dokumen yang berbasis kertas (paper base document), sehingga seringkali proses persetujuan jauh lebih singkat dibanding waktu yang diperlukan untuk membawa dokumen tersebut dikarenakan dokumen yang masuk ketiap-tiap bagian dalam proses tidak langsung di tindak lanjuti oleh yang berwenang karena tidak dipisahkan dengan dokumendokumen yang lain sehingga banyak waktu yang terbuang hanya karena yang tidak mengetahui dokumen tersebut dibutuhkan persetujuannya segera. Terdapat penduplikasian yang berganda yang tidak perlu, seperti pada proses persetujuan pertama sampai dengan ke lima, dan banyak proses penduplikasian. Pada sub proses penerimaan barang masalah yang timbul adalah penerimaan barang, sering terjadi barang yang dikirim tidak sesuai spesifikasinya karena adanya perubahan spesifikasi pesanan, dan perubahan spesifikasi tersebut tidak ada pemberitahuan dari KDA yang memesan barang atas permintaan pemesan, kebagian penyimpanan dan tidak merevisi surat tanda terima. Hal tersebut mengakibatkan
38
barang tidak dapat langsung diinspeksi karena harus menunggu datangnya surat tanda terima yang baru
4.3. Usulan Proses Bisnis Dari hasil pengamatan serta interview dengan pihak terkait, maka didapatkan diagram proses dari kegiatan-kegiatan yang sedang berjalan dengan menggunakan software Micrografx Process 2000 disusunlah skenario, sumber daya, sehingga dapat dimingkinkan dilakukan simulasi. Simulasi ini tidak hanya dilakukan untuk proses yang sedang berjalan saja tetapi juga untuk proses yang sudah direkayasa ulang. Dengan adanya simulasi ini diharapkan sedikit banyak membantu untuk mengetahui sejauh mana dampak dari rekayasa ulang proses terhadap proses yang sedang berjalan. Dengan memperhatikan bahwa pada PTGI telah memiliki infrastruktur jaringan komputer dan memiliki sistem data base, pendekatan usulan proses baru ini pada pemanfaatan teknologi jaringan untuk melakukan work flow. Ada banyak perangkat lunak yang menyediakan fasilitas-fasiltas untuk mendukung kegiatan tersebut ataupun membuat program sendiri menggunakan Visual Basic. Pada sub proses pemesanan barang, pengisian formulir pemesanan yang dibuat oleh Staff memakan waktu rata-rata 5,01 menit per dokumen yang kemudian diberikan kepada Sekretariat selanjutnya Sekretariat melakukan pengecekan terhadap ketersediaan barang di tempat penyimpanan barang, bisa dilakukan melalui database.
39
Bila barang tidak tersedia, selanjutnya Sekretariat membuat Surat pemesanan barang /Purchase Order lalu mengirimkannya secara elektronik dengan attachment dokumen yang diperlukan kepada Proyek Manajer kegiatan ini kira-kira memakan waktu ratarata 5,05 per dokumen dan disimpan dalam database. Persetujuan dari Manajer Proyek memakan waktu 5,10 menit per dokumen dan kemudian dikirim ke Manajer KDA PTGI dilakukan berurutan secara elektronik yang memakan waktu rata-rata 5,07 menit per dokumen. Dan secara otomatis setelah persetujuan kedua diberikan oleh Manajer KDA kepada staf KDA PTGI surat pemesanan/Puchase Order dan didokumentasikan pada database. Staf KDA PTGI lalu mengirimkan surat pemesanan/ Purchase Order tersebut setelah mendapat persetujuan dari Manajer KDA PTGI melalui internet kepada vendor yang memiliki fasilitas tersebut ataupun mencetak surat pemesanan/ Purchase Order terlebih dahulu untuk kemudian mengirimkan kepada vendor melalui fax, atau melalui sistem pemesanan secara online yang dimiliki vendor tertentu. Berdasarkan surat pemesanan/ Purchase order tersebut, dibuat Tanda terima barang
dan dikirimkan ke tempat penyimpanan. Waktu pengiriman pemesanan
barang/ Purchase Order dan tanda terima barang ini dilakukan secara bersamaan dan memakan waktu rata-rata 10,11 menit per dokumen. Pada Sub Proses Penerimaan Barang tanda terima barang secara otomatis telah tersimpan pada komputer yang berada di tempat penyimpanan barang, dan waktu vendor mengirim barang staf yang bertugas tinggal mengecek di komputer dan langsung melakukan inspeksi dalam hal kecocokan spesifikasi dan kondisi barang, setelah itu barang diterima dan disimpan.
40
Pada sub proses pendistribusian barang, setelah menerima barang, dilakukan pendataan ulang barang ke daftar barang-barang di tempat penyimpanan dan pembuatan laporan penerimaan barang. Selanjutnya laporan penerimaan barang dikirim pada Sekretariat secara elektronik. Kemudian Sekretariat melakukan pengecekan terhadap kelengkapan barang sesuai dengan Surat pemesanan barang. Setelah barang lengkap, Sekretariat membuat surat pendistribusian yang kemudian dikirim secara elektronik untuk dicetak di tempat penyimpanan. Hasil cetakan surat pendistribusian ini harus diotorisasi oleh staf KDA dibagian penyimpanan sebelum barang dapat dikeluarkan. Hal ini dimaksudkan juga sebagai kontrol. Setelah mendapat otorisasi barang disiapkan untuk dikirim. Sekretariat membuat surat pendistribusian yang berfungsi sebagai alat bukti mengeluarkan barang. Pembuatan surat pendistribusian memakan waktu rata-rata 5,10 menit per dokumen yang kemudian didistribusikan/ kirim ke pemesan oleh Staf KDA yang memesan. Waktu rata-rata untuk proses per dokumen yang diusulkan ini didapat dari hasil perkiraan simulasi. Hal yang penting adalah setiap adanya perubahan spesifikasi harus ditindak lanjuti oleh staf peminta barang dengan meminta sekretariat memperbaharui data yang secara otomatis juga memperbaharui tanda terima barang yang ada di komputer tempat penyimpanan.
41
4.4. Rincian Proses Bisnis yang Diusulkan Model Proses yang diusulkan adalah sebagaimana tampak pada gambar 4.4 Model Proses Pemesanan Barang yang Diusulkan dan gambar 4.5. Model Proses Penerimaan
Is i form ulir Barang danS t ar Persiapan Barang yang Diusulkan berikut ini Staf t rm intaan pePengiriman
barang
S urat perm intaan
Ya
P engec ek an barang pers ediaan
ters edia Tidak
Sekr etar iat
Buat sur at pemesanan barang /PO
M anajer Pr oyek
No Per setujuan
Yes
M anajer KD A PTGI
Per setujuan
Staff KD A PT GI
Peng ecekan dan pemesanan PO
PO
Vendor
End
Gambar 4.4 Model proses pemesanan yang diusulkan
42
E nd
Gambar 4.4 Model Proses Pemesanan Barang yang Diusulkan Start
Ya
Ya Sesaui spek
Pengecekan barang
Ada
Kondisi bagus
Tdk Tdk
Barang datang
Ya
Tolak barang Penyimpanan
Cek tanda terima barang
end
Laporan penerimaan barang
Perintah pendistribusian
Staf KDA PTGI
Barang Diterima
Memasukan data penerimaan barang
Otorisasi/ Persetujuan dari bagian penyimpanan
Pendistribusian
Yes Cek perlengkapan barang
Lengkap
Sekretariat
Pembuatan surat pendistribusian barang
No End
Gambar 4.5 Model proses penerimaan barang dan pendistribusian barang yang diusulkan
43
Perubahan waktu proses per dokumen yang terjadi dapat dilihat pada tabel 4.2 Rangkuman Proses Bisnis yang Diusulkan berikut ini: Tabel 4.2. Rangkuman Proses Bisnis yang Diusulkan PORSES PENGADAAN BARANG Sub Proses Pemesanan Barang 1 Pembuatan permintaan barang 2 Pengecekan Persediaan Barang dan pembuatan surat pemesanan barang 3 Persetujuan pertama PO 4 Persetujuan kedua PO 5 Pengecekan PO dan pengiriman pemesanan PO ke vendor Sub Proses Penerimaan Barang 1 Pengecekan GRO 2 Pengecekan barang 3 Penerimaan Barang Sub Proses Pendistribusian Barang 1 Pemasukan data daftar barang-barang dan laporan ke Sekretariat 2 Pengecekan kelengkapan barang 3 Pembuatan surat pendistribusian barang 4 Otorisasi surat pendistribusian barang 5 Pendistribusian Barang
44
Waktu rata-rata 30,34 menit 5,01 menit 5,05 menit
SDM 5 1 1
5,10 menit 5,07 menit 10,11 menit
1 1 1
26,11 menit 5,30 menit 10,30 menit 10,11 menit 30,52 menit 7,08 menit
3 1 1 1 5 1
5,10 menit 5,10 menit 3,15 menit 10,09 menit
1 1 1 1
4.5. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan Hasil simulasi yang dilakukan pada proses bisnis lama dan proses bisnis yang diusulkan berdasarkan proses per dokumen dapat dilihat pada tabel 4.3. berikut ini: Tabel 4.3. Perbandingan Proses Bisnis Lama dengan Proses Bisnis yang Diusulkan Proses Binis Lama Waktu SDM rata-rata 145,39 10 46,52 6
Sub Proses Pemesanan Barang Sub Proses Penerimaan Barang Sub Proses Persiapan Pengiriman Barang Total
45
Proses Bisnis Baru Waktu SDM rata-rata 30,34 5 26,11 3
54,34
8
30,52
5
246,25
26
86,97
13
Dan penghematan yang dicapai dapat dilihat pada gambar 4.6 berikut ini Perbandingan sistem lama dan usulan 100% 90% 80%
79%
70% 65%
Pemesanan barang
60% 50% 40%
50% 50% 50%
Penerimaan barang
44% 44% Persiapan/pengiriman
37%
barang Total
30% 20% 10% 0% Waktu
SDM
Gambar 4.6 Penghematan proses bisnis yang diusulkan Penghematan yang didapat dari segi waktu menunjukkan hasil yang sangat berarti, dimana waktu siklus per dokumen proses baru mengalami penghematan lebih dari 50%, yaitu 65%. Hal ini diikuti pula oleh penghematan sumber daya manusia sebesar 50%.
46
