BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK. sitematis. Dapat diartikan juga sebagai wadah dalam kegiatan sekelompok

Bab III Sistem Organisasi dan Manajemen Proyek KP. Apartemen Magna Residence – Meruya Ilir

BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK

3.1 Organisasi Proyek Secara umum organisasi dapat diartikan sebagai sebuah system yang terdiri dari sekelompok individu yang melalui suatu hierarki sistematis dalam pembagian kerja, dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara struktural dan sitematis. Dapat diartikan juga sebagai wadah dalam kegiatan sekelompok manusia yang mempunyai fungsi tertentu dalam mencapai tujuan bersama dengan memanfaatkan sumber daya yang dimiliki semaksimal mungkin. Kegiatan tersebut berupa jasa maupun fisik atau barang yang disesuaikan dengan tujuan yang ingin dicapai yang ditentukan oleh banyak dan sedikitnya kegiatan tersebut yang berpengaruh pada jumlah sumber daya yang dibutuhkan. Proyek merupakan aktifitas yang menjalankan fungsi perubahan bentuk yang dapat dilihat dengan jelas saat kapan proyek tersebut diakhiri, sehingga dapat diartikan bahwa proyek merupakan rangkaian kegiatan yang banyak sekali melibatkan faktor spesifikasi teknis yang ditentukan, waktu yang ditetapkan, biaya yang disetujui, standar kualitas yang telah ditentukan dan keuntungan yang diharapkan oleh semua unsur-unsur yang terkait. Dari beberapa pengertian di atas penulis yang melaksanakan Kerja Praktek di PT. Graha Meruya. menarik kesimpulan bahwa proyek membutuhkan kelancaran pelaksanaan pekerjaan dalam suatu sistematika kerja yang dapat diterapkan. Dengan demikian dapat dilakukan pembagian kerja yang jelas dan terkoordinasi sehingga akan mewujudkan kerjasama yang baik antara unsur-unsur III -1 http://digilib.mercubuana.ac.id/


didalamnya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, untuk itu mutlak diperlukan pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, serta wewenang yang sesuai dengan fungsi masing-masing unsur pelaksana proyek.

3.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah suatu kerangka kerja yang mengatur pola hubungan kerja antar orang atau badan yang berada di dalamnya, dimana masingmasing mempunyai peran, tugas, kewajiban serta tanggung jawab tertentu dalam suatu kesatuan utuh.

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Proyek

Tugas dan wewenang serta tanggung jawab masing-masing struktur organisasi Owner adalah sebagai berikut : 3.2.1 C E O / Pejabat Eksekutif tertinggi C E O adalah jenjang tertinggi dalam perusahaan (eksekutif) atau administrator yang diberi tanggung jawab untuk mengatur keseluruhan suatu

III -2 http://digilib.mercubuana.ac.id/


organisasi. CEO/MD bertugas sebagai seorang komunikator, pengambil keputusan, pemimpin, pengelola (manajer), dan eksekutor. Peran komunikator melibatkan pers dan seisi dunia luar, serta manajemen dan karyawan organisasi; peran pengambil keputusan mencakup keputusan tingkat tinggi tserkait kebijakan dan strategi. Sebagai pemimpin, CEO/MD memberi saran kepada dewan direktur, memotivasi karyawan, dan menggerakkan perubahan dalam organisasi. Sebagai manajer, CEO/MD mengawasi operasi organisasi setiap hari, bulan, dan tahun. 3.2.2 Project Manager (PM) Project Manager dibagian pihak owner pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences mempunyai wewenang dan tanggung jawab terhadap segala hal yang berhubungan dengan pelaksanaan dan kegiatan pengkoordinasian yang melibatkan seluruh staf dibawahnya. Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Membuat sistem yang baik dan benar b) Menciptakan hubungan kerja yang baik antara pihak management owner, consultan maupun pihak kontraktor c) Mengecheck design yang di buat oleh Consultan. d) Mengecheck pekerjaan atau time schedulle yang dibuat oleh kontraktor. e) Menyusun laporan kemajuan proyek untuk dilaporkan kepada management diatasnya ( Direktur ). 3.2.3 Coordinator Coordinator pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences mempunyai wewenang dan tanggung jawab mengenai masalah teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan mengkoordinir para petugas kontraktor di lapangan. III -3 http://digilib.mercubuana.ac.id/


Tugas dan tanggung jawabnya antara lain : a) Memberi pengarahan pada kontraktor masalah-masalah teknis di lapangan. b) Mengatur sistem kerja dilapangan agar dapat mencapai target yang telah ditetapkan. c) Mengecheck perencanaan pekerjaan harian dan mingguan. d) Menghitung volume pekerjaan yang telah dilaksanakan kontraktor. e) Mengecheck hasil pekerjaan sesuai dengan gambar shop drawing. f) Memeriksa progress report g) Mengontrol pelaksanaan Kontraktor. h) Mengarahkan teknis pelaksanaan pekerjaan di lapangan. 3.2.4 Tenaga Administrasi dan Keuangan Tenaga administrasi dan keuangan pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences bertugas mengurusi pelaksanaan pekerjaan dalam bidang administrasi dan keuangan. Tugas tenaga administrasi dan keuangan adalah sebagai berikut : a) Mengatur surat menyurat, baik surat masuk atau surat keluar b) Melakukan pembukuan yang berhubungan dengan administrasi biaya. c) Mengontrol pemasukan dan pengeluaran uang supaya biaya bisa terkendali.

3.3 Uraian Tugas Unsur – Unsur Pelaksanaan Unsur-unsur pelaksana suatu proyek adalah orang atau badan yang terkait untuk menciptakan suatu bangunan jadi, yang sesuai dengan rencana awal. Untuk mencapai hal tersebut, maka tuntutan akan tanggung jawab, tugas, wewenang dan disiplin kerja yang termuat dalam Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS) dan III -4 http://digilib.mercubuana.ac.id/


dokumen kontrak sangat diperlukan, sehingga dapat tercapai suatu rangakain dan hubungan kerja yang diharapkan. Unsur-unsur yang terlibat dalam Proyek Pembangunan Maqna Residence terdiri dari: a)

Pemilik Proyek

:

PT. Graha Meruya

b)

Konsultan Perencana

:

-

Megatika International

-

PT. Perkasa Carista Estetika

-

PT. Adhicipta Prawidjaya

c)

Manajemen Konstruksi

:

PT. Graha Meruya

d)

Kontraktor Utama

:

PT. Pulau Intan

Keempat unsur tersebut dapat melakukan tugas dan kerjasama sesuai dengan wewenang dan tanggung jawab yang telah ditetapkan. Wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur dapat diuraikan sebagai berikut : 3.3.1 Pemilik Proyek ( Owner / Bouwheer / Employer) Pemilik atau pemberi tugas adalah orang atau badan usaha yang memberikan pekerjaan bangunan dan membayar biaya pekerjaan bangunan. Pemberi tugas dapat berupa perorangan, badan atau instansi baik pemerintah maupun swasta. Pada Pembangunan Apartemen Maqna Residence pemberi tugas adalah PT. Graha Meruya, yang mempunyai tugas dan kewajiban sebagai berikut : a) Menyediakan sejumlah dana yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan struktur. b) Menyiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan pembangunan proyek, agar kontraktor dapat menyelesaikan pekerjaan tepat pada waktunya, antara III -5 http://digilib.mercubuana.ac.id/


lain lokasi/ lahan, surat izin yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan, dan keterangan lain yang diperlukan. c) Melakukan dan menyelenggarakan pelelangan (tender) . d) Menentukan

pilihan

dan

mengambil

keputusan

atas

rencana

yang

dikemukakan oleh perencana. e) Mengambil keputusan atas permasalahan-permasalahan yang terjadi selama proses konstruksi dengan bantuan pertimbangan dari konsultan perencana & konsultan pengawas. f) Menerima pekerjaan apabila telah selesai dan menyetujuinya. 3.3.2 Konsultan Perencana (Consultan Engineering) Konsultan perencana adalah orang / badan hukum yang membuat perencanaan lengkap dari suatu pekerjaan bangunan. Konsultan perencana dapat berupa perseorangan atau perseorangan yang berbadan hukum, atau badan hukum yang bergerak dalam bidang perencanaan pekerjaan bangunan. Yang

dimaksud

dengan

badan

hukum

yaitu

badan

yang

mempunyai/memperoleh akte dari seorang notaris atau dapat juga disebut badan hukum yang mempunyai akte notaris. Tugas dan tanggung jawab konsultan perencana pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences adalah : a) Merealisasikan gagasan/ kebutuhan owner berkaitan dengan pembangunan suatu proyek konstruksi (Pembangunan Apartemen Maqna Residence – Meruya Ilir, Jakarta Barat). b) Membuat sketsa gagasan / pemikiran pertama yang akan didiskusikan bersama dengan pemilik proyek untuk mendapatkan masukan-masukan. III -6 http://digilib.mercubuana.ac.id/


c) Melakukan perencanaan dan perancangan proyek sesuai dengan keinginan pemilik proyek (owner), baik untuk perencanaan struktur, arsitektur, mekanikal, elektrikal dan lain sebagainya yang meliputi gambar bestek, Rencana Kerja dan Syarat-syarat, hitungan struktur serta hitungan anggaran dan biaya berdasarkan peraturan-peraturan dan syarat yang ada. d) Merencanakan spesifikasi bahan dan alat yang digunakan sesuai dengan peraturan dan syarat yang ada serta memberikan metode yang harus diterapkan dalam pelaksanaan. e) Memberikan saran, usulan dan pertimbangan kepada pengawas dan pelaksana apabila terjadi permasalahan di lapangan selama proses konstruksi. f) Memberikan jawaban dan penjelasan kepada kontraktor mengenai hal-hal yang kurang jelas dari gambar-gambar bestek serta Rencana Kerja dan syaratsyarat (RKS). g) Membuat dokumen lelang yang terdiri dari : 

Perjanjian Pemborongan



Gambar-gambar bestek dan gambar-gambar detail



Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS)



Daftar uraian singkat dan tafsiran atau hitungan volume untuk setiap jenis pekerjaan.

h) Membantu dalam pelelangan proyek seperti memberikan penjelasan dalam rapat Penjelasan pekerjaan (Aanwijzing) dan membuat berita acara penjelasannya. i) Menghadiri rapat koordinasi pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Mempertanggung jawabkan hasil perencanaan kepada pemberi tugas atau III -7 http://digilib.mercubuana.ac.id/


pemilik proyek (owner). Yang bertindak selaku konsultan perencana dalam Proyek Pembangunan Apartemen Maqna Residence adalah sebagaimana yang telah ditulis dalam data administratif proyek. 3.3.3 Manajemen Konstruksi (MK) Manajemen Konstruksi adalah suatu Team yang ditunjuk oleh Pemberi Tugas untuk bertindak sebagai Koordinator dari Team-team Konsultan Perencana yang terlibat dan menjalankan pengawasan terhadap proses konstruksi, spesifikasi teknis, dan dimensi (ukuran) untuk setiap item pekerjaan selama pelaksanaan pekerjaan, agar Proyek dapat berjalan dengan baik sesuai dengan persyaratan yang tercantum dalam spesifikasi dan persyaratan dalam dokumen kontrak antara pemilik proyek dengan kontraktor. Team Manajemen Konstruksi harus selalu hadir (melakukan pengawasan) di setiap akan dimulainya dan dilaksanakannya suatu item pekerjaan, misalnya proses pembesian, pemasangan begesting, dan proses pengecoran. Tugas dan tanggung jawab konsultan pengawas pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences adalah : a) Mengadakan pengawasan langsung di lapangan selama pelaksanaan pekerjaan konstruksi yang dilakukan oleh pelaksana. b) Memberikan petunjuk-petunjuk teknis pada kontraktor guna menjaga hasil pelaksanaan proyek sesuai dengan spesifikasi yang telah ditentukan. c) Memberikan instruksi dan koreksi pada kontraktor bila ada penyimpangan pelaksanaan pekerjaan, baik secara spesifikasi maupun secara teknis pekerjaan. III -8 http://digilib.mercubuana.ac.id/


d) Memberikan saran serta turut memecahkan kesulitan teknis yang mungkin terjadi selama pelaksanaan pekerjaan. e) Menyetujui atau menolak perubahan pekerjaan dan pemakaian bahan bangunan yang tidak sesuai dengan pelaksanaan teknis yang tercantum dalam RKS proyek. f) Menyerahkan berita acara realisasi kemajuan fisik proyek kepada pemilik proyek. g) Membuat laporan teknis mengenai kemajuan fisik dan hambatan yang terjadi di lapangan, berupa laporan harian, mingguan dan bulanan kepada pemilik proyek. Yang bertindak selaku Manajemen Konstruksi pada Proyek Pembangunan Apartemen Maqna Residence adalah PT. Graha Meruya sendiri sehingga dalam pengerjaan dapt langsung terkontrol oleh owner sendiri. 3.3.4 Pelaksana / Kontraktor Kontraktor adalah orang/ badan hukum yang menerima dan melaksanakan pekerjaan bangunan menurut biaya yang telah tersedia dan melaksanakan sesuai dengan peraturan dan syarat-syarat serta gambar-gambar rencana yang telah ditetapkan. Untuk mendapatkan pekerjaan kontraktor harus menjadi pemenang lelang atau ditunjuk langsung oleh pemberi tugas/pemilik proyek. Dalam pelaksanaannya

kontraktor

dapat

menunjuk

sub-sub

kontraktor

untuk

membantunya dalam pekerjaan tertentu dengan sepengetahuan pemberi tugas. Pada pelaksanaan proyek Pembangunan Apartemen Maqna Residence, main kontraktor ditunjuk melalui proses pelelangan (tender) yang dilaksankan langsung oleh pemilik pekerjaan/ owner. III -9 http://digilib.mercubuana.ac.id/


Tugas dan tanggung jawab main kontraktor pada proyek konstruksi secara umum adalah : a) Melaksanakan pekerjaan yang diberikan dengan mematuhi peraturan dalam dokumen kontrak yang berkaitan dengan penyelenggaraan bangunan berupa gambar-gambar kerja, Rencana Kerja dan Syarat-syarat (RKS). b) Mengkoordinasi secara langsung dan melakukan pengawasan kepada sub kontraktor. c) Mengadakan perhitungan kembali ukuran-ukuran yang dianggap meragukan dalam membuat gambar detail pelaksanaan (shop drawing), serta perbaikan gambar kerja dan gambar akhir pekerjaan (as built drawing) yang disetujui oleh konsultan pengawas sesuai dengan pelaksanaan di lapangan, sehingga akan mempermudah dalam pelaksanaan dan pengawasan di lapangan. d) Menyediakan tenaga kerja, peralatan kerja dan bahan-bahan sesuai dengan yang disyaratkan. e) Membayar semua biaya pelaksanaan, misalnya upah buruh, sewa alat dan peralatan kerja lainnya. f) Membuat laporan kemajuan pekerjaan yang harus disetujui dan diserahkan kepada konsultan pengawas disertai keterangan mutu bahan, alat dan hasil test laboratorium. g) Selalu berkonsultasi dan memberitahukan masalah yang timbul di lapangan kepada perencana dan pengawas. h) Menerima sejumlah biaya pelaksanaan proyek seperti yang telah ditetapkan dalam dokumen kontrak. i) Mengikuti atau menghadiri rapat-rapat koordinasi yang diselenggarakan oleh III -10 http://digilib.mercubuana.ac.id/


pengelola / pelaksana proyek secara berkala. j) Memilih serta mengawasi sub kontraktor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dengan persetujuan konsultan pengawas. k) Melakukan perbaikan atas kerusakan atau tidak sempurnanya pekerjaan akibat kelalaian selama pelaksanaan dan semua biaya ditanggung oleh kontraktor. l) Menyelesaikan dan menyerahkan hasil pekerjaan. m) Menjamin dan menjaga keamanan, ketertiban selama pelaksanaan proyek. Yang bertindak selaku kontraktor utama (main kontraktor) pada Proyek Pembangunan Apartemen Maqna Residence adalah PT. Pulau Intan General Contractor. Fungsi

kontraktor dalam pekerjaan ini

adalah sebagai

pelaksana

pembangunan. Di dalam menjalankan fungsi tersebut, maka kontraktor harus selalu berpegang pada prinsip waktu, yaitu pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat waktu atau lebih cepat dengan pemakaian material yang seefisien mungkin tetapi kualitas atau mutu harus tetap memenuhi syarat serta dapat dipertanggung jawabkan kekuatan dan keamanannya. Untuk mencapai hal tersebut diatas, kontraktor memerlukan suatu pengaturan dan manajemen agar rencana kerja dapat dipenuhi, yang dituangkan dalam bentuk organisasi proyek. Dengan adanya organisasi proyek, tugas dan wewenang masing-masing pihak yang terlibat dan kepada siapa mereka bertanggung jawab dapat diketahui dengan jelas.



Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kontraktor

3.4 Hubungan Kerja Antar Unsur –Unsur Pelaksanaan Proyek Hubungan kerja antar unsur-unsur pelaksana proyek adalah hubungan dalam pelaksanaan pekerjaan pembangunan. Hal ini merupakan suatu bentuk manajemen proyek yang diperlukan dalam setiap pelaksanaan proyek, baik proyek dengan skala besar maupun kecil. Dengan adanya hubungan kerja ini, diharapkan adanya kerja sama yang baik antara pihak-pihak yang terkait, agar pekerjaan yang dilaksanakan tidak saling tumpang tindih antara pihak yang satu dengan pihak yang lainnya, sehingga terwujud hasil pelaksanaan sesuai dengan tujuan, tepat mutu dan tepat waktu. Semua unsur arus berpedoman pada peraturan-peraturan yang telah ditetapkan III -12 http://digilib.mercubuana.ac.id/


sebelumnya, baik secara teknis maupun administratif.

Gambar 3.3 (Bagan Hubungan Organisasi Proyek)

Hubungan kerja tersebut secara umum dapat dilihat dibawah ini : 3.4.1 Hubungan antara Pemberi Tugas dengan Kontraktor Bentuk

ikatan

antara

pemberi tugas dan kontraktor pada Proyek

Pembangunan Apartment Maqna Residences berupa kontrak kerja. Pemberi tugas kepada kontraktor pelaksana memberikan biaya pelaksanaan pekerjaan, sedangkan kontraktor pelaksana kepada pemberi tugas memberikan hasil/ produksi pekerjaan. Sesuai dengan peraturan atau ketentuan yang berlaku, hubungan kerja antar pemberi tugas dan kontraktor pelaksana pada umumnya dituangkan dalam suatu kontrak atau surat Perjanjian Pekerjaan Pemborongan. Hubungan kerja ini baru timbul setelah melalui proses pelelangan atau juga melalui penunjukan langsung.



3.4.2 Hubungan antara Pemberi Tugas dengan Konsultan Supervisi Bentuk ikatan antara keduanya pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences adalah kontrak. Pemberi tugas kepada konsultan supervisi memberikan wewenang penuh untuk mengawasi jalannya proyek dan memberikan imbalan jasa berupa pembayaran jasa pengawasan, sedangkan konsultan supervisi kepada pemberi tugas melakukan pengawasan dan melaporkan jasa pengawasan terhadap pelaksanaan pekerjaan menyangkut mutu dan waktu pelaksanaan. Seperti halnya hubungan antara pemberi tugas dan konsultan perencana, maka hubungan kerja antara pemberi tugas dengan pengawas sebaiknya juga dituangkan dalam suatu kontrak atau surat perjanjian pekerjaan pengawasan. 3.4.3 Hubungan antara Konsultan Supervisi dengan Kontraktor Ikatan antara keduanya pada Proyek Pembangunan Apartment Maqna Residences berupa aturan pelaksanaan pekerjaan. Konsultan pengawas kepada kontraktor pelaksana menuntut pelaksanaan sesuai dengan persyaratan, sedangkan kontraktor pelaksana terhadap konsultan pengawas melakukan konsultasi pelaksanaan pekerjaan. 3.4.4 Sistem Kontrak Kontrak merupakan suatu bentuk perjanjian antara pemberi tugas (owner) dengan penerima tugas (kontraktor). Pada proyek konstruksi dikenal beberapa jenis kontrak, diantaranya adalah kontrak sementara (Re-measurement Contract), kontrak harga pasti (Lump Sump Contract), kontrak harga satuan (Unit Price Contract). Dari ketiga jenis kontrak tersebut, yang paling sering digunakan pada proyek konstruksi di Indonesia adalah jenis kontrak harga pasti (lump sump III -14 http://digilib.mercubuana.ac.id/


Contract). Pada Pembangunan Apartemen Maqna Residence, digunakan Lump Sump Fixed Price yaitu suatu kontrak di mana volume pekerjaan yang tercantum dalam kontrak tidak boleh diukur ulang atau dalam bahasa Inggris: "A Fixed Lump Sum Price Contract is a contract where the Bill of Quantity is not subject to remeasurement".


BAB III SISTEM ORGANISASI DAN MANAJEMEN PROYEK. sitematis. Dapat diartikan juga sebagai wadah dalam kegiatan sekelompok

Recommend Documents