BAB III SISTEM AKUNTANSI PROYEK KONTRAKTOR KECIL
Sistem akuntansi untuk kontraktor sangat tergantung dari kondisi dari setiap kontraktor dan karakterisktik proyek yang ditangani (Coombs dan Palmer, 1989). Dari pengamatan awal penelitian kontraktor kecil menggunakan metode cash dalam sistem akuntasi dimana sistem akuntansi mengenal transaksi ketika terjadi aliran uang (cash in-cash out). Sistem akuntansi kontraktor kecil menggunakan sistem sentralisasi dimana semua proses akuntansi terpusat di kantor. Untuk mengetahui secara detail mengenai karakteristik sistem akuntansi yang dipraktekkan kontraktor kecil diperlukan suatu pengambilan data secara langsung dengan responden kontraktor kecil. Data yang diperoleh dari hasil survey juga dipergunakan sebagai input data primer dalam penilaian potensi pengembangan aplikasi EVMS pada sistem akuntansi proyek.
III.1. Kualifikasi Kontraktor Kecil
Menurut keputusan Lembaga Pengembangan Jasa Konstruksi (LPJK) nomor: 75 / KPTS / LPJK / D / X / 2002 tentang pedoman sertifikasi dan regristrasi badan usaha jasa pelaksana konstruksi nasional, kualifikasi adalah penggolongan usaha di bidang jasa pelaksanaan pekerjaan konstruksi Nasional menurut tingkat / kedalaman kompetensi dan kemampuan usaha pada sub-bidang pekerjaan konstruksi, yang terdiri atas Kualifikasi Besar, Kualifikasi Menengah dan Kualifikasi Kecil.
Kualifikasi Usaha Jasa Pelaksanaan Konstruksi Nasional didasarkan pada tingkat / kedalaman kompetensi dan potensi kemampuan usahanya yang ditinjau dari aspek Penanggung Jawab Badan Usaha atau Prinsipal (PJBUP), pemilikan Tenaga Ahli Inti sebagai Penanggung Jawab Teknik Badan Usaha (PJTBU) dan Penanggung Jawab Bidang/Subbidang (PJB/PJSB), serta Tenaga Teknik pendukung.
44
45
Kualifikasi Kecil, yang memenuhi persyaratan memiliki seorang PJTBU yang dapat merangkap sebagai PJB atau merangkap sebagai Tenaga Teknik Pendukung, mempunyai kompetensi: a. Kualifikasi K3, bagi yang mempunyai kompetensi melaksanakan pekerjaan konstruksi sampai nilai Rp.100 juta. b. Kualifikasi K2, bagi mempunyai kompetensi melaksanakan pekerjaan konstruksi lebih dari Rp.100 juta sampai dengan nilai Rp.400 juta. c. Kualifikas K1, bagi mempunyai kompetensi melaksanakan pekerjaan konstruksi lebih dari nilai Rp.400 juta sampai dengan nilai Rp.1 milyar.
III.2. Rancangan Survey dan Analisa Data
Tujuan dilaksanakannya survey adalah untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem pencatatan transaksi dan penilaian kinerja yang diterapkan untuk pengelolaan proyek terutama kaitannya dalam pengendalian biaya dan untuk mendapatkan data input primer dalam penilaian potensi pengembangan aplikasi EVMS pada sistem akuntansi proyek.
Pengambilan data dilakukan dengan cara wawancara yang terstruktur. Metode wawancara digunakan dengan tujuan agar gambaran sistem akuntansi proyek dapat diperoleh lebih jelas. Struktur pertanyaan wawancara berupa pertanyaan terbuka, namun juga diberi beberapa pilihan jawaban yang sudah ditentukan dan jawaban terbuka bila tidak terdapat dalam pilihan yang diberikan. Pilihan jawaban yang diberikan bertujuan agar responden mengerti arah dari pertanyaan sehingga jawaban yang diberikan tidak melenceng dari tujuan pertanyaan. Struktur pertanyaan wawancara lebih lengkap dapat dilihat dalam Lampiran 1.
Responden dari penelitian ini adalah kontraktor kecil yang berada di Kota Bandung. Pemilihan kontraktor kecil karena mengacu pada penelitian sebelumnya dimana praktek pengelolaan proyek konstruksi dan penggunaan aplikasi perangkat lunak masih kurang. Sedangkan kota Bandung yang dipilih karena keterbatasan mobilisasi dari peneliti.
46
Data yang dikumpulkan dalam survey terbatas untuk transaksi cash out saja yaitu pengeluaran biaya pelaksanaan proyek. Sedangkan transaksi cash in tidak dapat diperoleh secara detail untuk berbagai macam sistem pembayaran pemilik proyek. Untuk mendapatkan informasi mengenai karakteristik dari sistem pencatatan transaksi proyek dan laporan yang dihasilkan, maka pertanyaan wawancara dikelompokkan dalam : a. Dokumen transaksi dan sistem pencatatan transaksi, bertujuan untuk mengidentifikasi
dokumen-dokumen
transaksi
yang
ada
dalam
pelaksanaan proyek dan sistem pencatatan yang diterapkan termasuk alat bantu perangkat lunak yang digunakan. b. Transaksi biaya tenaga kerja langsung, bertujuan untuk mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya tenaga kerja langsung dan sistem pencatatannya. c. Transaksi
biaya
material,
bertujuan
untuk
mengidentifikasi
mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya material dan sistem pencatatannya. d. Transaksi peralatan, bertujuan untuk mengidentifikasi mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya peralatan dan sistem pencatatannya. e. Transaksi biaya tidak langsung, bertujuan untuk mengidentifikasi mengidentifikasi jenis transaksi yang terjadi untuk item biaya tidak langsung dan sistem pencatatannya.
Berdasarkan hasil survey dilakukan analisa data berupa gambaran sistem akuntansi proyek kontraktor kecil dan kajian terhadap pengembangan potensi EVMS pada sistem akuntansi biaya kontraktor kecil. Gambaran sistem akuntansi proyek kontraktor kecil dilakukan dengan tujuan untuk melihat bagaimana praktek yang dilakukan kontraktor kecil dalam menangani transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek. Kajian potensi dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap fungsi sitem akuntansi dan prioritas upaya yang harus dilakukan oleh kontraktor kecil .
47
Penilaian fungsi sistem akuntansi dilakukan terhadap 4 komponen utama yang harus diikuti agar sistem akuntansi mempunyai fungsi tidak hanya sebagai pelaporan biaya namun juga sebagai pengendali biaya. Komponen ini dijabarkan dalam 21 kriteria dan masing-masing kriteria memiliki skala yang merupakan jawaban dari materi pertanyaaan. Skala penilaian mempunyai nilai satu bila terjawab dan nol bila tidak terjawab. Penilaian fungsi disajikan dalam bentuk prosentase terhadap terjawabnya seluruh skala penilaian.
Nilai dari setiap kriteria merupakan jumlah dari hubungan antar kriteria dan penerapan kriteria EVMS untuk kontraktor kecil. Penilaian hubungan antar kriteria menggunakan skala 0 hingga 3. Nilai nol bila kriteria tidak memiliki hubungan sama sekali, nilai 1 bila mempunyai hubungan tidak langsung yang bersifat rendah, nilai 2 bila mempunyai hubungan secara tidak langsung yang bersifat moderat dan nilai 3 bila mempunyai hubungan langsung. Rekomendasi penerapan kriteria EVMS untuk kontraktor kecil terbagi atas harus diterapkan, sangat dianjurkan dan dianjurkan diterapkan. Nilai masing-masing rekomendasi secara berurutan adalah 3, 2 dan 1. Urutan diberikan berdasarkan urutan nilai yang merupakan hasil perkalian prosentase upaya perbaikan dengan total nilai dari setiap kriteria. Skema analisa data disajikan dalam Gambar 3.1 di bawah ini Materi wawancara
Gambaran sistem akuntasi proyek Skala Kriteria • 1 materi pertanyaan terjawab • 0 materi pertanyaan tidak terjawab
Nilai hubungan antar kriteria • 3 hubungan langsung • 2 hubungan moderat • 1 hubungan rendah : Hasil Kajian
Usulan penerpan kriteria EVMS • 3 harus diterapkan • 2 sangat dianjurkan • 1 dianjurkan Nilai masing-masing kriteria
Gambar 3.1. Skema Analisa Data
Kriteria penilaian fungsi sistem akuntansi (21 kriteria)
Fungsi sistem akuntansi proyek
Upaya peningkatan sistem akuntansi
Skor dan Urutan Prioritas Peningkatan Setiap Kriteria
48
III.3. Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
III.3.1. Profil Responden
Berdasarkan survei konstruksi yang dilakukan oleh BPS tahun 2003, kontraktor di di Kota Bandung jumlahnya didominasi oleh kontraktor dengan kualifikasi kecil sebanyak 94,3% dari 6.268 jumlah total kontraktor di Kota Bandung. Sedangkan untuk kontraktor menengah berjumlah 5,5 % dan kontraktor besar berjumlah 0,2%. Jumlah kontraktor yang terlibat dalam penelitian ini ada 9 kontraktor dengan kualifikasi sebagai kontraktor kecil. Perbandingan jumlah sampel yang diambil dengan jumlah populasi dari kontraktor kecil di Kota Bandung adalah 0,0015.
Dengan perbandingan sampel dengan populasi yang sangat kecil hasil penelitian ini tidak mempunyai nilai keyakinan statistik yang dapat dijadikan wakil dari gambaran sistem akuntanis proyek kontraktor kecil di Kota Bandung ataupun untuk Indonesia. Namun hasil survey dari penelitian ini dapat dijadikan indikasi awal mengenai sistem akuntansi proyek kontraktor kecil yang nantinya menjadi dasar acuan dari penelitian-penelitian lebih lanjut berkaitan dengan sistem akuntansi proyek kontraktor kecil.
Jenis proyek yang ditangani oleh kontraktor yang terlibat dalam penelitian ini adalah 78% bergerak dalam proyek bangunan gedung, 11% bergerak di bidang arsitektur dan interior dan 11% lainnya bergerak di bidang pertamanan. Responden yang diwawancarai dalam survey merupakan staf kontraktor yang mengerti bagaimana sistem akuntansi diterapkan dalam pengelolaan proyek yang dilaksanakan kontraktor. Sebanyak 55,6% responden mempunyai jabatan level manajer perusahaan dan 44,4% lainnya mempunyai jabatan sebagai pelaksana lapangan.
49
III.3.2. Dokumen Transaksi dan Sistem Pencatatan Transaksi
Setiap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek harus memiliki dokumen sebagai terjadinya transaksi dan nilai dari transaksi. Dokumen transaksi merupakan sumber dokumen utama dalam pencatatan transaksi. Semua kontraktor kecil telah melakukan pencatatan transaksi yang terjadi sesuai dengan pengelompokkannya dan urut sesuai dengan tanggal kejadian. Sistem pencatatan transaksi yang dilakukan kontraktor adalah dengan cara batch system dimana dokumen transaksi dikumpulkan terlebih dahulu kemudian dilakukan pencatatan dan diproses sehingga menghasilkan laporan. Belum ada kontraktor kecil yang menggunakan sistem real on time dimana setiap transaksi yang terjadi, dokumen langsung dicatat dan dilakukan proses akuntansi.
Kontraktor kecil belum memiliki prosedur tetap yang menjadi standard operational procedure (SOP) dalam sistem akuntansi yang sesuai dengan
karakteristik dari operasi perusahaan dalam pelaksanaan proyek. Sistem akuntansi hanya dijalankan sesuai dengan prisnsip dasar akuntansi.
Model pembayaran dari pemilik proyek yang dikenal kontraktor kecil adalah berdasarkan kemajuan pekerjaan disertai retensi. Model pembayaran kontraktor kepada supplier berupa pelunasan saat penerimaan material ataupun pelunasan beberapa minggu setelah penerimaan material. Sedangkan pembayaran kepada subkonraktor berdasarkan kemajuan pekerjaan dengan retensi. Dengan kata lain transaksi yang terjadi berupa tunai (cash), hutang (account payable) dan piutang (account
receivable). Namun terdapat 67% kontraktor yang menggunakan
metode cash dalam pembuatan laporan keuangan perusahaan dimana account payable dan account receivable tidak dikenal dalam metode cash. Hutang dan
piutang untuk kontraktor yang menggunakan metode cash dicatat dalam pembukuan tersendiri. Sebanyak 33% kontraktor menggunakan metode accrual dimana pendapatan yang diperoleh dari pemilik proyek ataupun pengeluaran untuk item biaya subkontraktor dikenal bila tagihan sudah dikeluarkan bukan berdasarkan kemajuan pekerjaan (metode percentage of completion).
50
Sistem akuntansi membutuhkan struktur akun (chart of account) yang dilengkapi dengan kode untuk mengelompokkan transaksi yang dicatat dalam sistem. Terdapat 56% kontraktor kecil yang sudah memiliki struktur akun. Kontraktor kecil yang tidak menggunakan struktur akun dalam pencatatan transaksi memilah dan mengelompokkan transaksi secara manual. Hal tersebut masih dapat dilakukan karena jumlah transaksi yang terjadi tidak terlalu banyak. Namun penggunaan sistem kode sangat diperlukan dalam penggunaan software sebagai alat bantu dalam sistem akuntansi.
Tabel 3.1. Dokumen dan Sistem Pencatatan Transaksi Proyek Kontraktor Kecil 1.
2.
3.
4.
5. 6. 7. 8.
Materi Pertanyaan Dokumen transaksi
Praktek yang Dilakukan Semua kontraktor kecil mengumpulkan dokumen transaksi dan dicatat dalam pengelompokkan tertentu sesuai urutan waktu Prosedur standar dalam Semua kontraktor kecil belum menetapkan sistem akuntansi prosedur standar dalam sistem akuntansi. Namun sistem akuntansi dijalankan sesuai dengan prinsip dasar akuntansi Jenis transaksi pembayaran Semua kontraktor kecil mempunyai jenis transaksi berupa tunai, hutang dan piutang baik dengan supplier, subkontraktor dan pemilik proyek Metode akuntansi a. Metode cash 67% b. Metode accrual 33% c. Metode percentage of completion 0% 0% d. Metode completed contract Struktur akun a. Ada 56% b. Tidak ada 44% Kode biaya a. Ada 78% b. Tidak ada 22% a. MS Excel 89% Software b. Software akuntansi 11% Profit dalam laporan a. Ditampilkan 56% pelaksanaan proyek b. Tidak ditampilkan 44%
Hanya terdapat 11% kontraktor kecil yang sudah menggunakan software khusus untuk akuntansi dalam sistem pengelolaan proyek. 89% kontraktor kecil lainnya menggunakan MS-Excel sebagai alat bantu dalam pencatatan transaksi. Dari kontraktor kecil yang menggunakan MS-Excel dapat dipastikan bahwa kontraktor
51
kecil tidak memiliki struktur akun, penggunaan MS-Excel masih sangat sederhana dimana transaksi dipilah dan dikelompokkan secara manual.
Dalam laporan keuangan pelaksanaan proyek yang dibuat, terdapat 56% yang menampilkan profit sementara yang diperoleh selama pelaksanaan proyek. Bila dilihat metode akuntansi yang digunakan, profit yang diperoleh kontraktor tidak menunjukkan kinerja selama pelaksanaan proyek karena pendapatan proyek tidak dihitung berdasarkan prosentase penyelesaian pekerjaan.
III.3.3. Transaksi Biaya Tenaga Kerja Langsung
Dalam pencatatan penggunaan tenaga kerja hanya terdapat 44% kontraktor kecil yang melakukan pencatatan penggunaan berserta penempatan pekerja dalam setiap paket pekerjaan dalam proyek. Dengan tidak ada catatan jumlah pekerja yang digunakan dalam setiap paket pekerjaan tidak dapat diketahui jumlah biaya tenaga kerja yang sudah dikeluarkan sehingga penilaian kinerja untuk setiap item pekerjaan tidak dapat dilakukan.
Tabel 3.2. Transaksi Biaya Tenaga Kerja Langsung Proyek dan Sistem Pencatatannya
2.
Materi Pertanyaan Sistem pencatatan penggunaan tenaga kerja untuk setiap paket pekerjaan Sistem pembayaran tenaga kerja
3.
Periode pembayaran
1.
Praktek yang Dilakukan
a. Dicatat
44%
b. Tidak dicatat
56%
33,3% a. Timesheet 33,3% b. Lump sum 33,4% c. Timesheet & lump sum Semua kontraktor memiliki periode setiap minggu dalam melakukan pembayaran upah tenaga kerja
Penggunaan pekerja dalam pelaksanaan proyek selalu dicatat dalam laporan harian. Tenaga kerja yang terlibat dalam proyek memiliki dua tipe pembayaran yaitu sistem pembayaran harian dimana upah diberikan setiap akhir minggu dan sistem pembayaran lump sum kepada mandor. Cara pembayaran upah tenaga
52
kerja dengan sistem lump sum biasanya setiap akhir minggu dilakukan pembayaran untuk konsumsi selama satu minggu dan di akhir pekerjaan dilakukan pelunasan sesuai dengan nilai pekerjaan yang disepakati.
terhadap tenaga
kerjasetiap hari. Cara lain dalam pembayaran upah tenaga kerja dengan cara lump sum adalah berdasarkan kemajuan pekerjaan dengan tau tanpa retensi. Dengan
adanya perbedaan cara pembayaran ini maka kontraktor kecil menetapkan sistem akuntansi yang berbeda bagi masing-masing tipe pembayaran. Untuk tenaga kerja yang menggunakan pembayaran upah harian maka digunakan timesheet sebagai dasar pembayara di akhir minggu dan sebagai dokumen transaksi penggunaan tenaga kerja. Sedangkan tenaga kerja yang menggunkaan sistem pembayaran lump sum sistem pencatatan dilakukan ketika saat pembayaran upah kepada tenaga kerja karena metode akuntansi yang digunakan adalah metode accrual.
III.3.4. Transaksi Biaya Material
Penanganan material dimualai dari kedatangan material, penyimpanan material hingga penggunaan material dalam pekerjaan sebagai komponen utama untuk penyelesaian proyek secara keseluruhan. Material yang datang ke lokasi proyek langsung seharusnya dilakukan pencatatan sebagai invetaris material yang akan digunakan dalam pelaksanaan proyek agar jumlah material yang berada di lokasi proyek dapat diketahui dan kehilangan material dapat dicegah. Namun hanya terdapat 56% kontraktor kecil yang melakukan inventaris terhadap material yang berada di lokasi proyek. Tidak dilakukannya inventarisasi material bagi 44% kontraktor kecil lainnya dengan alasan jumlah material yang berada di lokasi proyek sedikit dan inventarsisasi material tidak perlu dilakukan.
Semua kontraktor kecil melakukan pencatatan penggunaan material dalam laporan harian. Namun hanya terdapat 44% kontraktor kecil yang mencatat penggunaan material dalam setiap item pekerjaan. 56% kontraktor kecil lainnya mencatat penggunaan material tanpa dapat ditelusuri jumlah setiap material yang digunakan dalam setiap item pekerjaan.
53
Model pemabayaran material dari kontraktor kepada supplier ada dua jenis. Model pembayaran yang pertama adalah pemabayaran secara lunas saat material sudah berada di lokasi proyek. Model pembayaran yang kedua adalah dengan cara pembayaran mundur ke belakang dimana pelunasan dilakukan beberapa minggu setelah pengiriman material ke lokasi proyek. Cara pembayaran yang kedua dilakukan bila sudah ada kesepakatan dengan supplier dan dilakukan dengan supplier rekanan dari kontraktor. Tipe pembayaran ini dapat menggunakan
pembayaran dengan uang muka ataupun tidak menggunakan uang muka.
Tabel 3.3. Transaksi Biaya Material Proyek dan Sistem Pencatatannya Materi Pertanyaan
1.
Sistem inventaris material
2.
Pencatatan penggunaan material untuk setiap item pekerjaan
3.
Cara pembayaran material
Praktek yang Dilakukan a. Ada 56% b. Tidak 44% a. Dilakukan 44% b. Tidak dilakukan 56% a. Pelunaasan saat 100% material diterima b. Pelunasan beberapa minggu setelah 100% material diterima
III.3.5. Transaksi Biaya Peralatan
Terdapat dua macam pengadaan peralatan yang digunakan dalam pelaksanaan konstruksi yaitu menyewa peralatan dan menggunaakan peralatan yang dimiliki sendiri oleh kontraktor kecil. Terdapat 56% dari kontraktor memiliki peralatan berat sendiri. Namun tidak semua kontraktor yang memiliki peralatan sendiri dalam pelaksanaan konstruksi menggunakan peralatan sendiri karena keterbatasan jumlah yang dimiliki.
Dengan perbedaan pengadaan peralatan maka perhitungan biaya peralatan untuk kedua macam pengadaan tersebut berbeda. Komponen biaya peralatan sewa adalah biaya sewa peralatan dan biaya operasional peralatan seperti biaya bahan bakar. Sedangkan komponen biaya peralatan yang dimiliki sendiri adalah biaya kepemilikan dengan mempertimbangkan depresiasi peralatan, biaya perawatan,
54
biaya operasional serta pajak dan perijinan bila peralatan dikenakan pajak dan biaya perijinan seperti kendaraan bermotor.
Seperti halnya pencatatan biaya tenaga kerja dan biaya material, pencatatan biaya peralatan untuk setiap item pekerjaan hanya dilakukan oleh 44% kontraktor kecil. Berkaitan dengan biaya peralatan, kontraktor kecil telah melakukan pencatatan penggunaan waktu peralatan setiap harinya, biaya bahan bakar, biaya perbaikan dan perawatan dan pembayaran pajak untuk peralatan yang dimiliki sendiri.
Tabel 3.4. Transaksi Biaya Peralatan Proyek dan Sistem Pencatatannya Materi Wawancara
1.
Pengadaan peralatan
2.
Pencatatan biaya peralatan
Praktek yang Dilakukan a. Milik sendiri 56% b. Sewa 100% a. Jumlah jam penggunaan 100% b. Biaya bahan bakar 100% c. Biaya peralatan untuk setiap 44% item pekerjaan
III.3.6. Transaksi Biaya Tidak Langsung
Biaya tidak langsung yang muncul dalam proyek yang dilaksanakan kontraktor kecil antara lain biaya persiapan, biaya staf proyek, biaya operasional kantor proyek dan biaya lain-lain (Tabel 3.5). Biaya sewa kantor jarang ditemui oleeh kontraktor kecil karena kantor proyek menggunakan bangunan sementara di dalam lokasi proyek dan pembuatan kantor proyek masuk dalam biaya persiapan. Biaya lain-lain merupakan biaya yang tidak ada kaitannya dengan proyek seperti sumbangan kepada masyarakat sekitar proyek.
Time sheet tidak digunakan sebagai acuan perhitungan gaji staf kontraktor kecil
yang terlibat dalam pelaksanaan proyek. Staf proyek memperoleh gaji tetap dari perusahaan dan time sheet hanya digunakan untuk pengecekan jumlah kedatangan staf di lokasi proyek.
55
Dalam laporan biaya pelaksanaan proyek, semua kontraktor kecil tidak mendistribusikan biaya tidak langsung dalam item pekerjaan. Biaya yang muncul dalam laporan setiap item pekerjaan hanya berupa biaya langsung saja. Namun dalam estimasi biaya penawaran proyek kontraktor kecil mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam item pekerjaan dengan perbandingan biaya langsung.
Tabel 3.5. Transaksi Biaya Tidak Langsung dan Sistem Pencatatannya Materi Wawancara
1.
Biaya tidak langsung yang muncul di proyek
2.
Penggunaan timesheet
3.
Distribusi biaya langsung
Praktek yang Dilakukan a. Pekerjaan persiapan b. Biaya staf proyek - Gaji - Upah lembur & bonus - Asuransi c. Biaya operasional kantor proyek - listrik - telpon d. lain-lain a. Ada b. Tidak ada a. Ada b. Tidak ada
100% 100% 100% 100% 100% 100% 100% 0% 100% 0% 100%
III.4. Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
Sistem akuntansi mempunyai dua fungsi utama yaitu untuk melaporkan transaksi biaya yang terjadi dan sebagai pengendali biaya. Pelaporan biaya adalah dimana sistem akuntasi dapat menyediakan data bagi manajemen agar dapat diketahui masalah yang muncul dan dapat melakukan tindakan. Ketika perusahaan melakukan pemesanan material, biaya aktual tidak dapat diketahui hingga tagihan dari supplier diterima dan saat yang bersamaan dimungkinkan material telah digunakan.
Contoh kasus sistem akuntansi hanya berfungsi sebagai pelaporan biaya ditunjukkan saat sistem akuntansi hanya dapat melaporkan keuntungan ketika proyek selesai. Ketika proyek sudah selesai sudah tidak terdapat tindakan yang dapat dilakukan manajemen untuk mengatasi permasalahan bila biaya aktual melebihi dari anggaran yang telah ditetapkan.
56
Fungsi akuntansi sebagai pengendali biaya bila sistem akuntansi mampu meyediakan data dari waktu kewaktu selama pelaksanaan proyek sehingga pihak manajemen dapat mengalisa dan dapat mengambil tindakan perbaikan. Sistem akuntansi dapat menelusuri biaya yang melebihi anggaran secara cepat dan pemborosan dapat dihindari.
Hasil wawancara yang merupakan gambaran praktek sistem akuntansi dalam pelaksanaan proyek dinilai apakah sistem yang diterapkan hanya berfungsi sebagai pelaporan biaya atau mempunyai fungsi lebih lanjut yaitu untuk pengendalian biaya. Peterson (2005) telah memberikan 4 komponen utama yang harus diikuti agar sistem akuntansi mempunyai fungsi tidak hanya sebagai pelaporan biaya namun juga sebagai pengendali biaya. Komponen ini dijabarkan dalam 21 kriteria seperti terlihat dalam Tabel 3.6.
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan Pengendalian Biaya Komponen Utama
Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah
1.
2.
3.
Kriteria
Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat
Kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan.
Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam dan kewajiban kontraktor dalam tunai
Keterangan
Pemilahan dan pengelompokan transaksi merupakan fungsi dasar dari sistem akuntansi sebagai pelaporan biaya. Metode percentage of completion dapat melakukan penelusuran dengan akurat terhadap transaksi yang terjadi selama pelaksanaan proyek karena pendapatan dinilai dari seberapa besar penyelesaian pekerjaan. Pencatatan dan pemilahan hak dan kewajiban kontraktor perlu dilakukan agar diketahui kapan dan jumlah pembayaran yang harus dan sudah dilakukan selama pelaksanaan proyek.
57
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan Pengendalian Biaya (lanjutan 1) Komponen Utama
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Kriteria
Keterangan
Dengan invetaris sumberdaya dapat diketahui jumlah Menginventaris sumberdaya yang didatangkan sumberdaya yang dan yang digunakan dalam digunakan dalam pelaksanaan proyek. Inventaris pelaksanaan proyek termasuk dari pencatatan penerimaan material hingga penggunaan material. Setiap biaya perlu Mencatat biaya aktual dikelompokkan sehingga dapat dalam setiap item diketahui kinerja kontraktor pekerjaan untuk setiap item pekerjaan. Struktur akun digunakan sebagai kode pengelompokkan Mempunyai struktur akun transaksi dalam software Sistem akuntansi dan membantu akuntansi harus dalam penelusuran transaksi. memiliki Struktur akun digunakan sistem sebagai kode dalam penelusuran pengelompokkan biaya dalam Mempunyai kode biaya yang kuat software akuntansi dan membantu dalam penelusuran biaya. Digunakan sebagai kode pengelompokkan pekerjaan Mempunyai kode untuk dalam software dan membantu setiap pekerjaan dalam penelusuran item pekerjaan Dengan mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan dapat Mendistribusikan biaya diketahui porsi dari biaya tidak tidak langsung ke dalam langsung terhadap setiap item setiap item pekerjaan pekerjaan dan dapat dilakukan analisa untuk setiap item pekerjaan.
58
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan Pengendalian Biaya (lanjutan 2) Komponen Utama
Kriteria
Keterangan
Ada perbandingan antara Prinsip management by biaya aktual dengan biaya exception adalah manajemen bertindak ketika permasalahan yang dianggarkan muncul. Pelaksanaan proyek sesuai dengan jadwal dan Ada perbandingan antara peggunaan biaya sesuai dengan anggaran harus memenuhi 11. kemajuan aktual dengan kualitas proyek yang penjadwalan Sistem disyaratkan. Permasalahan akuntansi harus yang terjadi dalam pelaksanaan menggunakan Menyajikan estimasi proyek konstruksi dapat 12. prinsip profit dalam setiap diketahui dengan management laporan keuangan membandingkan biaya aktual by exception dengan biaya yang dianggarkan dan kemajuan Membuat analisa untuk aktual proyek dengan jadwal 13. setiap item pekerjaan yang telah disusun serta dengan konsep earned value dapat mengestimasi profit Mengidentifikasi yang diperoleh. transaksi yang melebihi 14. batas dari yang telah ditetapkan perusahaan Memiliki prosedur Prosedur yang jelas dan akuntansi yang tetap standarisasi dokumen dalam dalam mencatat dan sistem akuntansi agar semua 15. Sistem memproses transaksi akuntansi dapat dipastikan kejelasan hingga menghasilkan memerlukan pemprosesan setiap informasi prosedur yang laporan keuangan proyek dari transaksi yang terjadi dan jelas agar menjamin konsistensi, Memiliki dokumen keakuratan dan sahnya setiap 16. laporan yang standar untuk setiap dihasilkan laporan yang dihasilkan. transaksi konsisten, Dalam prosedur setiap Ada seseorang yang akurat dan penerbitan dokumen transaksi bertanggung jawab otentik harus jelas siapa yang terhadap setiap 17. bertanggung jawab atas penerbitan dokumen transaksi transaksi 10.
59
Tabel 3.6. Kriteria Sistem Akuntansi Berfungsi sebagai Pelaporan Biaya dan Pengendalian Biaya (lanjutan 3) Komponen Utama
Kriteria
Keterangan
Dengan mengumpulkan dokumen transakasi dan Data harus memproses secara harian, data 18. dapat dapat disajikan secara cepat disediakan terutama bila dibutuhkan untuk dengan mudah pengendalian proyek. dan cepat Dengan melaporkan biaya ketika secara berkala minimal setiap Proses akuntansi diperlukan oleh minggu sangat diperlukan agar 19. dilakukan secara manajemen biaya dapat dikendalikan dan automatis masalah teridentifikasi lebih cepat. Untuk mempecepat proses akuntansi sangat terbantu dengan adanya software Melakukan pembaruan akuntansi karena setelah 20. Data harus dan pelaporan biaya melakukan pencatatan dapat dalam mingguan transaksi, data diproses secara disediakan automatis oleh software dengan mudah akuntansi. dan cepat Staf kontraktor yang ketika Pelaksana lapangan dapat bertanggung jawab atas diperlukan oleh melihat laporan keuangan pelaksanaan proyek manajemen seharusnya dengan cepat dapat 21. untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung mengakses data biaya aktual jawabnya sehingga secara aktif mengendalikan biaya aktual Mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara harian
Kriteria dalam ANSI/EIA 748 tidak mendetailkan proses akuntansi dalam penerapan EVMS. Kriteria penilaian fungsi sistem akuntansi yang tercantum dalam Tabel 3.6 merupakan pendetailan aspek utama pertimbangan akuntansi dari kriteria ANSI/EIA 748. Kriteria ANSI/EIA 748 dalam aspek pertimbangan akuntansi merupakan kriteria untuk mendapatkan nilai BCWP dan ACWP. Melalui sistem akuntansi nilai ini tercatat dan dapat ditelusuri sehingga data kinerja proyek dapat dirangkum baik untuk keseluruhan proyek maupun setiap item pekerjaan. Melalui sistem akuntansi yang mampu berfungsi sebagai pengendali biaya, idenifikasi dan penelusuran permasalahan dari penilaian kinerja dengan dapat dilakukan.
60
Setiap kriteria mempunyai skala penilaian yang berasal dari materi dari pertanyaan survey. Skala penilaian mempunyai nilai satu bila terjawab dan nol bila tidak terjawab. Setiap kriteria dihitung prosentase berdasarkan terjawab atau tidaknya skala penilaian. Prosentase penilaian dari setiap kriteria menunjukkan potensi dan kemampuan kontraktor kecil dalam menerapkan sistem akuntansi yang berfungsi sebagai pengendali biaya. Skala dari masing-masing kriteria disajikan dalam Tabel 3.7 di bawah ini.
Tabel 3.7. Metoda Penilaian Kriteria Melalui Pertanyaan Wawancara Item Materi Pertanyaan (Skala Pertanyaan Penilaian) Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat Mencatat dan memilah III.1 memasukkan transaksi dalam jurnal biaya dalam kelompok akun melakukan pemilahan transaksi dalam III.2 yang terpisah kategori tertentu Kemajuan pekerjaan yang II.2 mencatat kemajuan proyek sudah dicapai dimasukkan metode akuntansi yang digunakan, dalam pendapatan III.8 untuk mengetahui apakah kemajuan walaupun tagihan belum proyek dimasukkan dalam pendapatan dikeluarkan. Memiliki dan mengumpulkan Mencatat dan memilah hak II.2 dokumen yang berkaitan dengan hak kontraktor dalam dan dan kewajiban kontraktor kewajiban kontraktor dalam melakukan pencatatan & pemilahan tunai III.8 hak & kewajiban kontraktor pencatatan terhadap material yang V.4 terbuang Menginventaris sumberdaya pencatatan terhadap material yang yang digunakan dalam V.12 diterima dari supplier pelaksanaan proyek pencatatan material yang digunakan V.14 dalam proyek IV.1 pencatatan biaya tenaga kerja aktual V.3 pencatatan biaya material aktual VI.1 pencatatan biaya peralatan aktual pencatatan biaya tenaga kerja dalam Mencatat biaya aktual IV.1 item pekerjaan dalam setiap item pekerjaan pencatatan biaya material dalam item V.3 pekerjaan pencatatan biaya peralatan dalam item VI.1 pekerjaan Kriteria
A.
1
2
3
4
5
61
Tabel 3.7. Metoda Penilaian Kriteria Melalui Pertanyaan Wawancara (lanjutan 1) Materi Pertanyaan (Skala Penilaian) memiliki kode akun Mempunyai struktur akun melakukan pemilahan transaksi dalam III.2 kategori tertentu memilah biaya dalam kategori biaya III.17 langsung dan tidak langsung memilah biaya langsung dalam biaya Mempunyai kode biaya III.12 setiap item biaya langsung menggunakan kode biaya dalam III.13 pemilahan biaya memilah proyek dalam beberapa item II.5 Mempunyai kode untuk pekerjaan setiap pekerjaan mempunyai kode untuk setiap II.6 pekerjaan melakukan pencatatan biaya tidak II.2 langsung Mendistribusikan biaya IV.1,V.3,VI.1 mencatat biaya langsung aktual tidak langsung ke dalam pencatatan biaya langsung aktual IV.1,V.3,VI.1 setiap item pekerjaan dalam setiap item pekerjaan mendistribusikan biaya tidak langsung VII.5 dalam setiap item pekerjaan Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception membandingkan biaya tenaga kerja IV.4 aktual dengan rencana membandingkan biaya material aktual Ada perbandingan antara V.16 dengan rencana biaya aktual dengan biaya membandingkan biaya peralatan yang dianggarkan VI.9 aktual dengan rencana membandingkan biaya tidak langsung VII.8 aktual dengan rencana Ada perbandingan antara membandingkan kemajuan proyek kemajuan aktual dengan III.11 aktual dengan rencana penjadwalan mencatatat biaya aktual langsung & IV.1,V.3,VI.1 tidak langsung Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan II.2 mencatat kemajuan proyek keuangan menghitung estimasi profit dengan III.10 formula earned value Kriteria
6
7
8
9
B.
10
11
12
Item Pertanyaan II.3
62
Tabel 3.7. Metoda Penilaian Kriteria Melalui Pertanyaan Wawancara (lanjutan 2) Kriteria
13
14 C.
15
16
17 D.
18
19
20
21
Membuat analisa untuk setiap item pekerjaan
Item Materi Pertanyaan (Skala Pertanyaan Penilaian) IV.1,V.3,VI.1 mencatat biaya aktual mencatat biaya aktual dalam item IV.1,V.3,VI.1 pekerjaan II.2 mencatat biaya tidak langsung mendistribusikan biaya tidak langsung VII.5 dalam setiap item pekerjaan III.13 melakukan analisa biaya pekerjaan
Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari melakukan identifikasi transaksi yang III.14 yang telah ditetapkan melebihi batas perusahaan Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses memiliki prosedur tetap dalam sistem III.15 transaksi hingga akuntansi menghasilkan laporan keuangan proyek Memiliki dokumen standar II.1 memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi Ada yang bertanggung jawab terhadap setiap penandatangan setiap dokumen oleh II.11 penerbitan dokumen staf yg bertanggung jawab transaksi Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen II.2 mempunyai laporan harian proyek Mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan mengumpulkan dokumen transaksi II.12 proses akuntansi secara secara harian harian III.1 mencatat transaksi dalam jurnal harian menggunakan komputer dalam III.5 pencatatan transaksi Proses akuntansi dilakukan menggunakan software akuntansi secara automatis III.6 ataupun program lain yg digunakan untuk automasi proses akuntansi Melakukan pembaruan dan pembuatan laporan keuangan proyek pelaporan biaya dalam III.4 periodik dalam mingguan mingguan Pelaksana lapangan dapat pelaksana lapangan memiliki akses melihat laporan keuangan terhadap laporan keuangan item III.16 untuk item pekerjaan yang pekerjaan yang menjadi tanggung menjadi tanggung jawabnya jawabnya
63
Dari hasil penilaian, ternyata sistem akuntansi proyek kontraktor kecil belum berfungsi sepenuhnya sebagai pengendali biaya. Rata-rata penilaian fungsi sistem akuntansi proyek dari kontraktor kecil adalah 71,6% dengan nilai terendah adalah 62% dan nilai tertinggi adalah 80%. Dari hasil penilaian ini dapat dikatakan bahwa sistem akuntansi proyek kontraktor kecil masih berfungsi hanya sebagai pelaporan biaya. Hasil penilaian fungsi sistem akuntansi proyek kontraktor kecil disajikan dalam Tabel 3.8.
Tabel 3.8. Penilaian Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil Materi Kontraktor Kecil Pertanyaan Kriteria (Skala 1 2 3 4 5 6 7 Penilaian) A. Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat 1 2 3
4
5
6
7
8
9
8
9
Nilai Skala
III.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
II.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.8
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
II.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.8
0
0
1
0
0
0
1
0
1
3
V.4
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
V.12
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
V.14
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
IV.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
V.3
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
VI.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
IV.1
1
0
1
0
1
0
0
0
1
4
V.3
1
0
1
0
1
0
0
0
1
4
VI.1
1
0
1
0
1
0
0
0
1
4
II.3
1
0
1
1
0
0
0
1
1
5
III.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.11
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.12
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.13
1
0
1
1
1
1
0
1
1
7
II.5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
II.6
1
0
1
0
1
0
0
0
1
4
II.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
IV.1,V.3,VI.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
IV.1,V.3,VI.1
1
0
1
0
1
0
0
0
1
4
VII.5
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Nilai Kriteria
100% 50% 67%
67%
72%
78%
93%
72%
61%
64
Tabel 3.8. Penilaian Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil (lanjutan 1) Materi Pertanyaan Kontraktor Kecil Kriteria (Skala Penilaian) B. Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
10
11 12
13
Nilai Skala
IV.4
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
V.16
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
VI.9
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
VII.8
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
III.11
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
IV.1,V.3,VI.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
II.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.10
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
IV.1,V.3,VI.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
IV.1,V.3,VI.1
1
0
1
0
1
0
0
0
1
4
II.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
VII.5
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
III.13
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Nilai Kriteria
75%
100% 67%
41%
III.14 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 14 100% C. Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik III.15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 15 0% 16
II.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
100%
17
II.11
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
100%
D. Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen 18
II.2
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
II.12
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
100%
III.5
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
III.6
0
0
0
0
0
0
1
0
0
1
20
III.4
1
1
1
1
1
1
1
1
1
9
100%
21
III.16
33%
19
0
0
0
0
1
0
1
1
0
3
Total Nilai
39
31
40
33
39
32
34
34
39
322
Prosentase
78%
62%
80%
66%
78%
64%
68%
68%
78%
71,6%
56%
Dari empat komponen utama yang menjadi kunci sistem akuntansi agar befungsi sebagai pengendali biaya, hanya komponen D yaitu data harus dapatdisediakan dengan meudah dan cepat yang mempunyai nilai 78% dari kriteria yang ada. Penilaian kriteria untuk setiap komponen disajikan dalam Tabel 3.9.
65
Tabel 3.9. Penilaian Fungsi Sistem Akuntansi Proyek Konstraktor Kecil untuk Setiap Komponen Utama
A B C D
Komponen Utama Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat terhadap biaya Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen
Prosentase
76% 67% 67% 78%
Nilai untuk komponen utama Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat terhadap biaya sebesar 76%. Sistem akuntansi proyek kontraktor kecil belum memiliki sistem penelusuran yang kuat karena beberapa faktor yaitu: a. Walaupun semua kontraktor sudah melakukan pencatatan dan pemilahan transaksi, namun sebagian besar kontraktor kecil masih menggunakan metode cash dalam sistem akuntansinya (67%) dan sebagian kecil sudah menggunakan metode accrual (33%). Kontraktor kecil sama sekali belum menggunakan metode percentage of completion. Metode cash merupakan metode sistem akuntansi yang paling sederhana, namun metode ini kurang dapat memberikan penulusuran yang kuat karena transaksi yang diproses hanya ketika ada pemasukan atau pengeluaran uang tunai. Dengan tidak digunakannya metode percentage of completion dalam sistem akuntansi proyek berakibat tidak dapat diprediksi profit yang akan diperoleh kontraktor kecil ketika berakhirnya proyek. Profit baru dapat diketahui ketika proyek selesai dan pada saat tersebut sudah tidak dapat dilakukan pengendalian biaya. b. Sistem inventarisasi yang dilakukan kontraktor kecil belum maksimal dimana kontraktor kecil belum sama sekali melakukan pencatatan material yang terbuang. Inventarisasi yang sudah dilakukan kontraktor hanya sebatas pada penerimaan material dan pengeluaran material yang digunakan untuk pelaksanaan proyek. c. Sebagian besar kontraktor kecil (56%) belum melakukan pencatatan biaya dalam setiap item pekerjaan dan belum ada kontraktor kecil belum
66
mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Pencatatan biaya langsung ini digunakan untuk dibandingkan biaya yang dianggarkan. Bila ada ketidaksesuaian antara biaya aktual dengan rencana berate ada permasalahan dalam penggunaan biaya. Namun hal ini tidak dapat ditelusuri bagian pekerjaan mana yang menjadi permasalahan karena pencatatan adalah keseluruhan biaya pelakasanaan tanpa dikelompokkan dalam setiap item pekerjaan. selain hal tersebut, kontraktor kecil belum ada yang mendistribusikan biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Dengan praktek seperti ini analisa kinerja kontraktor untuk setiap item pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan akurat karena hanya mempertimbangkan biaya langsung saja. d. Masih banyak kontraktor yang belum mempunyai struktur akun, kode biaya dank kode pekerjaan. Walaupun kontraktor kecil sudah melakukan pemilahan dan pengelompokkan transaksi dan biaya pelaksanaan proyek namun hanya terdapat 44% yang memiliki struktur akun, 78% memiliki kode biaya dan 44% memiliki kode pekerjaan. Sistem pemilahan dan pengelompokkan dokumen transaksi dan biaya dilakukan secara manual dengan mencatat dalam kelompok-kelompok tertentu. Sistem kode baik untuk kode akun, biaya dan pekerjaan sangat berguna dalam penelusuran transaksi dan digunakan sebagai kode yang dikenali dalam software akuntansi. Cara yang dilakukan kontraktor kecil mungkin dapat dilakukan bila jumlah dokumen yang ada tidak terlalu banyak. Namun jika jumlah sangat banyak maka akan menjadi masalah tersendiri dalam penelusuran setiap tranksaksi yang terjadi.
Sistem akuntansi proyek kontraktor kecil baru 67% saja menggunakan prinsip management by exception. Faktor penyebabnya adalah:
a. Kontraktor kecil sudah melakukan perbandingan biaya aktual dengan biaya rencana namun sebatas biaya langsung saja. Untuk biaya tidak langsung belum dilakukan oleh kontraktor. Perbandingan biaya tidak langsung belum dapat dilakukan kontraktor kecil karena dalam fase perencanaan proyek, biaya tidak langsung belum didetailkan. Estimasi
67
biaya langsung dilakukan dengan menggunakan prosentase terhadap biaya langsung penyelesaian proyek secara keseluruhan. b. Kontraktor kecil belum menerapkan konsep earned value dalam sistem pengelolaan proyek. Dari penelitian sebelumnya diketahui bahwa pengelolaan proyek yang dilakukan kontraktor kecil memiliki nilai keseuaian 48,93% terhadap kriteria earned value (Soemardi et al, 2006). Kontrakor kecil sudah melakukan perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarakan dan perbandingan antara kemajuan pekerjaan dengan jadwal yang disepakati dengan pemilik proyek. Namun kontraktor belum mengestimasi profit dalam setiap laporan selama pelaksnaan
proyek.
Hal
tersebut
belum
cukup
karena
hanya
mempertimbangkan satu aspek saja yaitu aspek biaya saja dan aspek waktu
saja.
Dengan
melihat
aspek
biaya
dan
waktu
serta
mengintegrasikannya dengan formula earned value, profit yang akan diperoleh di akhir proyek dapat diestimasi. Mengestimasi profit yang diperoleh dapat dilakukan bila kontraktor menggunakan
metode
percentage of completion dalam sistem akuntansi proyek. Walapun belum
ada yang menggunakan metode percentage of completion namun kontraktor kecil mampu menerapkan metode tersebut karenakemajuan proyek sudah dicatat secara periodik. Kontraktor kecil sudah melakukan identifikasi terhadap
transaksi yang melebihi batas yang ditetapkan
perusahaan. Proses identifikasi salah satunya dilakukan terhadap aliran uang selama pelaksanaan proyek agar uang jumlah uang tunai yang diperlukan perusahaan untuk melaksanakan proyek tetap terjaga. c. Belum adanya sistem yang menilai kinerja setiap item pekerjaan. Penilaian kinerja setiap item pekerjaan hanya berdasarkan biaya langsung dan hanya dilakukan 44% kontraktor saja. Untuk menilai kinerja setiap item pekerjaan selain biaya langsung juga diperhitungkan porsi biaya tidak langsung terhadap masing-masing item pekerjaan. Walaupun biaya tidak langsung tidak terkait dengan item peekerjaan, dengan menentukan porsi biaya tidak langsung terhadap item pekerjaan maka untuk pengelolaan proyek dapat dilakukan penilaian kinerja setiap item pekerjaan.
68
Laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi proyek kontraktor kecil memiliki nilai konsistensi, akurasi dan otentik sebesar 67%. Kriteria yang belum dipenuhi dakam komponen utama prosedur yang jelas dalam sistem akuntansi adalah belum ada kontraktor kecil yang sudah menetapkan prosedur standar dalam sistem akuntansi proyek. Penetapan prosedur standar dalam sistem akuntansi agar semua semua transaksi tercatat dan tak ada yang terlewat satupun. Selain itu prosedur stadar dalam sistem akuntansi akan memberikan konsistensi dalam setiap data dalam setiap laporan proyek. Dengan data yang konsisten ini kontraktor akan lebih percaya dengan informasi yang disajikan dalam setiap laporan proyek.
Walaupun belum memiliki prosedur tetap dokumen proses akuntansi terhadap data dari dokumen transaksi sudah menggunakan prinsip dasar akuntansi sesuai dengan metode akuntanasi yang digunakan. Masing-masing transaksi sudah menggunakan dokumen standar untuk masing-masing kontraktor. Dengan adanya dokumen standar ini membantu kemudahan dalam pembacaan data, konsistensi, konsistensi, akurasi dan keaslian data dari laporan yang dihasilkan dari sistem akuntansi proyek.
Penilain kriteria untuk komponen utama yang terakhir yaitu data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen dan staf yang bertanggung jawab langsung terhadap biaya, sistem akuntansi proyek kontraktor kecil memiliki nilai 78%. Kontraktor kecil belum dapat menyediakan data yang dibutuhkan untuk pengelolaan proyek dengan cepat. Hal ini disebabkan karena hampir semua kontraktor kecil (89%) belum menggunakan software akuntansi diamana proses akuntansi dilakukan secara automatis ketika data dari dokumen transaksi. Agar data dapat disediakan dengan cepat, kontraktor kecil telah mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara harian dan laporan yang dihasilkan berkala dalam setiap minggu. dengan praktek tersebut paling tidak kinerja proyek terpantau dalam mingguan. Hal tersebut sudah mencukupi sesuai dengan kebutuhan dalam pengendalian proyek.
69
Hal yang belum dilakukan kontraktor kecil dalam komponen utama yang terakhir adalah belum dilibatkan secara aktif pelaksana lapangan dalam pengendalian proyek. Pelaksana lapangan belum mendapatkan akses laporan biaya untuk pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Akses laporan biaya dibatasi hanya untuk pimpinan proyek dan bila terjadi permasalahan seperti melenceng dari anggaran, pimpinan proyek baru mengambil tindakan dengan melibatkan pelaksana lapangan. Bila pelaksana lapangan diberi akses mengenai laporan biaya untuk pekerjaan yang dilakasanakannya maka tindakan perbaikan dapat dilakukan lebih cepat atau dengan kata lain pelaksana lapangan dilibatkan secara aktif dalam pengendalian biaya.
III.5. Upaya Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek Kontraktor Kecil
Dari hasil analisa sebelumnya diketahui bahwa sistem akuntansi proyek kontraktor kecil belum berfungsi secara penuh sebagai pengendali biaya. Kriteria yang digunakan untuk penilaian sistem akuntansi proyek adalah kriteria yang harus dilakukan agar sistem akuntansi berfungsi sebagai penegndali biaya. Untuk melakukan upaya perbaikan kontraktor kecil harus menerapkan kriteria penilaian tersebut. Upaya perbaikan dilakukan dalam sekala proritas. Untuk menetapkan prioritas perbaikan selain berdasarkan nilai terendah dari penilaian juga melibatkan hubungan antar kriteria. Analisa hubungan antar kriteria disajikan dalam Tabel 3.9.
Penilaian hubungan antar kriteria menggunakan skala 0 hingga 3. Nilai nol bila kriteria tidak memiliki hubungan sama sekali, nilai 1 bila mempunyai hubungan tidak langsung yang bersifat rendah, nilai 2 bila mempunyai hubungan secara tidak langsung yang bersifat moderat dan nilai 3 bila mempunyai hubungan langsung. Ranking upaya peningkatan diurutkan berdasarkan nilai dari prosentase peningkatan dikalikan dengan nilai hubungan antar kriteria serta nilai rekomendasi penerapan kriteria earned value dari penelitian Soemardi et al (2006). Penelitian ini merekomendasikan penerapan kriteria earned value dari ANSI/EIA 748. Rekomendasi terbagi atas harus diterapkan, sangat dianjurkan dan
70
dianjurkan diterapkan. Nilai masing-masing rekomendasi secara berurutan adalah 3, 2 dan 1. Prosentase peningkatan adalah usaha yang harus dilakukan oleh kontraktor kecil untuk meningkatkan sistem akuntansi proyek agar berfungsi sebagai pengendali biaya.yang didapat dari nilai seberapa besar kriteria penilaian fungsi sistem akuntansi belum terpenuhi oleh kontraktor kecil. Urutan upaya peningkatan sistem akuntansi diperlihatkan dalam Tabel 3.10.
Tabel 3.10. Analisa Hubungan Antar Kriteria No 1.
Setiap biaya mempunyai kode tersendiri
Agar diketahui kinerja setiap pekerjaan dan dianalisa permasalahannya
8.
Untuk mengalisa transaksi yang melebihi batasan kontraktor
7.
Kemajuan aktual dibandingkan dengan rencana agar diketahui kinerja proyek
6.
Setiap pekerjaan mempunyai kode tersendiri
5.
Pencatatan dan pemilahan biaya digunakan untuk membandingkan biaya aktual dan biaya anggaran
4.
Pengelompokkan biaya dibuat pengkodean agar mudah dalam pemlilahan
3.
Analisa Hubungan Antar Kriteria
Pengelompokkan akun dibuat pengkodean agar mudah dalam pemlilahan
2.
Kriteria Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah Mencatat kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai & dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan. Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam tunai (sudah terbayar) dan piutang, kewajiban kontraktor dalam tunai (sudah membayar) dan hutang hutang. Menginventaris sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek Mencatat biaya aktual dalam setiap item pekerjaan Mempunyai struktur akun Mempunyai kode biaya Mempunyai kode untuk setiap pekerjaan
Dari inventaris dapat diketahui jumlah sumberdaya yang digunakan dan harga persatuan unit dari masing-masing sumberdaya
1
Tabel 3.10. Analisa Hubungan Antar Kriteria (lanjutan 1) No
2
Digunakan kode pemilahan dalam software baik biaya, transaksi dan pekerjaan
15.
Prosedur akuntansi ditetapkan agar setiap jenis transasksi yang sama dilakukan dengan proses yang sama sehingga data yang dihasilkan akurat dan kosnsisten. Kriteria ini berhubungan langsung dengan kriteria 1, 2, 3, 4 dan 5
Dicantumkan dalam setiap dokumen transakasi agar mudah dalam input data & pemilahan
14.
Digunakan menganalisa biaya per item pekerjaan
13.
Digunakan menganalisa biaya per item pekerjaan
12.
Pencatatan biaya dan kemajuan proyek merupakan data awal untuk mengestimasi
11.
Untuk mengalisa transaksi yang melebihi batasan kontraktor
10.
Analisa Hubungan Antar Kriteria Untuk mengalisa transaksi yang melebihi batasan kontraktor
9.
Kriteria Mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam setiap item pekerjaan Ada perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan Ada perbandingan antara kemajuan aktual dengan penjadwalan Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan keuangan Membuat analisa untuk setiap item pekerjaan Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari yang telah ditetapkan perusahaan Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
Dari perbandingan biaya dan kemajuan aktual dengan rencana dapat diestimasi profit proyek
Tabel 3.10. Analisa Hubungan Antar Kriteria (lanjutan 2) No 16.
17.
18.
19.
20.
21.
Keterangan :
Kriteria Memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi Ada seseorang yang bertanggung jawab terhadap setiap penerbitan dokumen transaksi Mengumpulkan dokumen transaksi dan melakukan proses akuntansi secara harian Proses akuntansi dilakukan secara automatis Melakukan pembaruan dan pelaporan biaya dalam mingguan Pelaksana lapangan dapat melihat laporan keuangan untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
Analisa Hubungan Antar Kriteria
Hasil analisa dilaporkan secara berkala minimal dalam mingguan dan digunakan sebagai indikaor permasalahan dalam proyek
Proses akuntansi yg dilakukan harian & dengan alat bantu software , data dapat diberikan dengan mudah dan cepat
Hubungan langsung Hubungan tidak langsung moderat Hubungan tidak langsung rendah
3
Tabel 3.11. Urutan Upaya Peningkatan Prosentase Upaya Peningkatan (1)
Hubungan antar Kriteria (2)
Mencatat dan memilah biaya dalam kelompok akun yang terpisah
0%
18
Kemajuan pekerjaan yang sudah dicapai dimasukkan dalam pendapatan walaupun tagihan belum dikeluarkan.
50%
15
Mencatat dan memilah hak kontraktor dalam tunai (sudah terbayar) dan piutang, kewajiban kontraktor dalam tunai (sudah membayar) dan hutang.
33%
3
Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat
Upaya peningkatan
Penerapan Kriteria Earned Value ANSI EIA 748 Nilai No Kriteria Rekomendasi (3) 16 Mencatat biaya langsung 3
19
21
Menginventaris sumberdaya yang digunakan dalam pelaksanaan proyek
33%
6
21
Mencatat biaya aktual dalam setiap item pekerjaan
28%
6
17
Mencatat biaya tidak langsung Mencermati biaya material melaui cost account, pencatatan earned value yang akurat dan pencatatan yang akurat penggunaan material termasuk material sisa
Mencermati biaya material melaui cost account, pencatatan earned value yang akurat dan pencatatan yang akurat penggunaan material termasuk material sisa Membuat ringkasan dan pendetailan biaya aktual dalam WBS
4
Nilai Kriteria
Skor
(4)=(2)+(3)
(5)=(1)x(4)
24
0
-
3
18
9
2
0
3
0,99
12
3
6
1,98
8
3
9
2,52
5
3
Urutan
Tabel 3.11. Urutan Upaya Peningkatan (lanjutan1)
Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
Penerapan Kriteria Earned Value ANSI EIA 748 Nilai No Kriteria Rekomendasi (3) Mencermati biaya material melaui cost account, pencatatan earned value 3 21 yang akurat dan pencatatan yang akurat penggunaan material termasuk material sisa 3 16 Mencatat biaya langsung Membuat ringkasan dan 3 17 pendetailan biaya aktual dalam WBS Membuat ringkasan dan 3 17 pendetailan biaya aktual dalam WBS
Prosentase Upaya Peningkatan (1)
Hubungan antar Kriteria (2)
Mempunyai struktur akun
25%
6
Mempunyai kode biaya
7%
6
Mempunyai kode untuk setiap pekerjaan
28%
6
39%
3
255%
3
22
Identifikasi CV, SV, SPI & CPI secara periodik
0%
5
22
33%
2
27
Upaya peningkatan
Mendistribusikan biaya tidak langsung ke dalam setiap item pekerjaan Ada perbandingan antara biaya aktual dengan biaya yang dianggarkan Ada perbandingan antara kemajuan aktual dengan penjadwalan Menyajikan estimasi profit dalam setiap laporan keuangan
Nilai Kriteria
Skor
(4)=(2)+(3)
(5)=(1)x(4)
9
2,25
7
9
0,63
12
9
1,68
7
6
2,34
6
3
6
1,5
11
Identifikasi CV, SV, SPI & CPI secara periodik
3
8
0
Merevisi EAC dan menghitung VAC
3
5
1,65
5
Urutan
10
Tabel 3.11. Urutan Upaya Peningkatan (lanjutan2)
Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik
Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
Upaya peningkatan
Membuat analisa untuk setiap item pekerjaan Mengidentifikasi transaksi yang melebihi batas dari yang telah ditetapkan perusahaan Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek Memiliki dokumen standar untuk setiap transaksi Ada seseorang yang bertanggung jawab terhadap setiap penerbitan dokumen transaksi
Prosentase Upaya Peningkatan (1)
Hubungan antar Kriteria (2)
51%
2
0%
2
100%
Penerapan Kriteria Earned Value ANSI EIA 748 Nilai No Kriteria Rekomendasi (3) Identifikasi biaya aktual per 20 satuan unit 1 Merangkum hasil analisa 2 25 dalam WBS & OBS
Nilai Kriteria
Skor
(4)=(2)+(3)
(5)=(1)x(4)
5
2,55
3
5
0
15
0
15
15
0%
0
0
0
0
0%
0
0
0
0
23
Penjelasan terhadap varian yang signifikan
6
Urutan
4
1
Tabel 3.12. Usulan Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek (lanjutan1) Komponen Utama Sistem akuntansi harus memiliki sistem penelusuran yang kuat
Skor
Usulan Perbaikan
21,39
Membuat kode biaya
Menciptakan kode setiap item pekerjaan
Menetapkan metode distribusi biaya tidak langsung dalam setiap item pekerjaan. Metode distribusi paling sederhana adalah perbandingan biaya aktual setiap item pekerjaan
84
Upaya yang Dilakukan - Identifikasi semua biaya yang muncul sesuai jenis proyek yang ditangani kontraktor dan - dikelompokkan berdasarkan jenis biaya. Mengintegrasikan kode biaya dari proses estimasi hingga pelaksanaan proyek - Agar dapat dibandingkan kinerja setiap item pekerjaan dengan proyek lain perlu menyamakan kode untuk item pekerjaan yang sama. Bila tidak dapat dilakukan minimal kode biaya berdasarkan WBS proyek, namun perbandingan antar proyek dilakukan secara manual. - Integrasi antara pencatatan biaya tidak langsung dengan dengan pencatatan biaya aktual setiap item pekerjaan sehingga diketahui porsi biaya tidak langsung untuk setiap item pekerjaan.
Prioritas
Pertama
Tabel 3.12. Usulan Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek (lanjutan 2) Komponen Utama Sistem akuntansi memerlukan prosedur yang jelas agar laporan yang dihasilkan konsisten, akurat dan otentik Sistem akuntansi harus menggunakan prinsip management by exception
Skor
Usulan Perbaikan
15
Memiliki prosedur akuntansi yang tetap dalam mencatat dan memproses transaksi hingga menghasilkan laporan keuangan proyek
-
Setelah dilakukan perbaikan sistem akuntansi prosedur harus ditetapkan dan dijalankan secara konsisten
Kedua
5,7
Menggunakan formula earned value untuk mengestimasi profit
-
Kedua
Melakukan analisa untuk setiap item pekerjaan
-
Mengumpulkan data kemajuan proyek (BCWS), biaya aktual (ACWP) dan biaya rencana (BCWP) selama pelaksanaan proyek yang digunakan untuk mengestimasi biaya penyelesaian proyek berdasarkan kinerja pelakasanaan proyek. Kinerja kontraktor untuk setiap item pekerjaan dapat dihitung bila terdapat pencatatan biaya aktual untuk setiap item pekerjaan dan dibandingkan dengan biaya yang dianggarkan untuk pelaksanaan setiap item pekerjaan.
85
Upaya yang Dilakukan
Prioritas
Tabel 3.12. Usulan Perbaikan Sistem Akuntansi Proyek (lanjutan 3) Komponen Utama Data harus dapat disediakan dengan mudah dan cepat ketika diperlukan oleh manajemen
Skor
Usulan Perbaikan
Upaya yang Dilakukan
Prioritas
2,64
Penggunaan software akuntansi
-
Keempat
Pelaksana lapangan dapat melihat laporan keuangan untuk item pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya
-
Memanfatkan program bantu dalam MS-Excel agar proses akuntansi dapat dilakukan secara automatis Bila pelaksana lapangan sudah mendapatkan akses laporan untuk pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya diharapkan melakukan pengendalian biaya secara aktif.
III.6. Ringkasan Bab
Bab ini berisi kajian terhadap potensi sistem akuntansi dan usulan upaya pengembangannya berkaitan dengan penerapan EVMS untuk pengelolaan proyek kontarktor kecil. Sebelum dilakukan kajian dan usulan, terlebih dahulu dilakukan pengambilan data primer melalui survey terhadap kontraktor kecil. Kajian dilakukan dengan melakukan penilaian terhadap fungsi sistem akuntansi proyek kontraktor kecil. Kriteria dibuat berdasarkan komponen kunci yang dikemukakan Peterson (2005) yang harus diterapkan agar sistem akuntansi berfungsi sebagai pelaporan biaya dan pengendali biaya dan kaitannya penerapan konsep earned value dalam sistem akuntansi proyek.
Dari hasil analisa diperoleh bahwa sistem akuntansi belum berfungsi sepenuhnya sebagai pengendali biaya dimana hasil penilaian potensi terhadap sistem akuntansi proyek kontraktor kecil menghasilkan nilai sebesar 71,6%. Dari penilaian ini juga dapat disimpulkan bahwa kontraktor kecil memiliki potensi untuk menerapkan EVMS dalam sistem akuntansi proyek.
86
Namun untuk menerapkan EMVS dalam sistem akuntansi proyek, kontraktor kecil memerlukan upaya perbaikan dalam sistem akuntansi proyek. Upaya perbaikan dilakukan berdasarkan kekurangan dari sistem akuntansi proyek yang diperoleh dari hasil penilaian dari masing-masing kriteria fungsi sistem akuntansi dan prioritas upaya perbaikan diurutkan berdasarkan nilai upaya yang harus dicapai oleh kontraktor kecil, nilai hubungan antar kriteria dan nilai penerapan kriteria EVMS yang tercantum dalam ANSI/EIA 748 untuk kontrakator kecil.
Dari hasil penilaian prioritas upaya peningkatan sistem akuntansi proyek kontraktor kecil diperoleh bahwa perbaikan terhadap sistem penelusuran biaya menempati prioritas utama. Prioritas kedua adalah penetapan prosedur dalam sistem akuntansi. Prioritas pertama dan kedua memberikan arti bahwa perlu suatu perbaikan dari proses akuntansi proyek kontraktor kecil dan. Prioritas yang ketiga adalah kontraktor kecil memerlukan penerapan EVMS dalam pengelolaan proyek. prioritas yang terakhir adalah mengembangkan suatu alat bantu perangkat lunak yang membantu dalam automatisasi proses akuntansi dan penerapan EVMS dalam pengelolaan proyek. Skor untuk masing-masing komponen utama dan ringkasan upaya perbaikan disajikan dalam Tabel 3.13. Tabel 3.13. Prioritas Perbaikan Komponen Utama Prioritas
1
Komponen Utama
Sistem penelusuran biaya
Skor
21,39
Upaya yang dilakukan Mendetailkan dalam pencatatan transaksi Pemanfaatan kode Perubahan metode akuntansi menjadi percentage of completion Mendistribusikan biaya tidaklangsung
• • • •
2
Penetapan prosedur
15
3
Prinsip management by exception
5,7
4
Penyediaan data yang cepat dan mudah
2,64
•
Menetapkan prosedur penanganan setiap transaksi dalam sistem akuntansi
•
Menggunakan konsep earned value dalam mengevaluasi kinerja proyek
•
Memanfaatkan software dalam sistem akuntansi Mendistribusikan laporan kinerja proyek kepada staf pelakasana
•
Hasil kajian prioritas upaya merupakan dasar dalam pengembangan sistem akuntansi proyek yang disajikan dalam Bab IV.
87
