BABIII PERMASALAHAN 3.1
LatarBelakangMasalah Sebagai sebuah lembaga konsultan yang memberikan pelayanan kepada
masyarakat, maka BPIP harus dapat mempertahankan eksistensinya dan mampu menjadi contoh bagi lembagaͲlembaga sejenis yang saat ini mulai bermunculan. Apalagi dengan perannya sebagai wadah penunjang kegiatan akademis dari Fakultas Psikologi Universitas Padjadjaran berupa pendidikan praktek profesi, membuat BPIP harus berbenah diri agar para calon psikolog memperoleh kesempatan untuk mempraktekkanilmusemaksimalmungkin. Berbagai masalah yang muncul dalam kegiatan operasional sehariͲhari BPIP harus pula diatasi, mengingat Universitas Padjadjaran akan memulai persiapannya dalam rangka perubahan status menjadi BHPMN, sehingga BPIP pun harus menyesuaikan diri dengan perubahan status tersebut. Saat ini, BPIP mampu berdiri sendiri dan dapat mencari profit yang akan digunakan untuk mendukung kegiatanͲ kegiatanpelayananterhadapmasyarakatsertakegiatanͲkegiatanBPIPsendiri.Namun, dengan perubahan status yang akan terjadi nanti, diharapkan BPIP menjadi aset Fakultas Psikologi yang menjadi sumber pencari dana untuk menunjang seluruh kegiatan pendidikan Fakultas Psikologi Unpad, mengingat Pemerintah tidak lagi memberikansubsidi. Beberapa masalah yang harus dibenahi adalah masalah yang berkaitan dengan operasionalisasi lembaga dan pemenuhan permintaan pelayanan dari klien/user. 3.1.1
OperasionalisasiBPIPSaatIni SistemoperasionalisasidiBPIPsaatinibelumtertatadenganbaik.Pembagian
kerja yang dilakukan belum terbagi dengan jelas, dan kadangͲkadang didasari oleh semangat saling membantu, terutama di tingkat staf pimpinan seperti antara Ketua, Sekretaris dan Kepala Kantor. Cara kerja yang seperti ini tentu saja menyulitkan
13
pengontrolan atas kemajuan suatu kegiatan, mengingat dapat saja terjadi ketidakjelasan akan siapa penanggungjawab suatu kegiatan. Pembagian kerja yang kurang jelas ini mungkin bermula dari ketidakjelasan deskripsi pekerjaan secara spesifikdarimasingͲmasingposisi. 3.1.1.1 OperasionalisasiDivisiKlinikBPIP Saat ini, Divisi Klinik memiliki satu orang staf administrasi, 3 staf (psikolog) tetapdan2rekanan(psikolog)lepas,yangbekerja5haridalamseminggu.Setiapstaf, baik psikolog tetap ataupun psikolog lepas, memiliki jadwal piket di mana mereka harusberadadiBPIPuntukmelayaniklienͲklienyangdatanguntukberkonsultasi.RataͲ rata setiaphari akan ada 1Ͳ2 psikolog yang piket. Tugas dari para psikolog ini adalah memberikan pelayanan yang sesuai dengan kebutuhan klien yang datang ke BPIP, sepertiuntukkonselingmasalahrumahtangga,minatbakatataupununtukkonsultasi anak. Masalah biasanya akan timbul jika jumlah klien yang datang cukup banyak, sementara psikolog yang seharusnya piket tidak hadir karena sedang memiliki pekerjaanlain(mengajar),sehinggahanyaada1psikologyangada.Halinicukupsering terjadi mengingat sebagian Staf BPIP juga berprofesi sebagai dosen di Fakultas Psikologi yang harus mengutamakan tugasnya sebagai pengajar. Tentu saja ketidakhadiran seorang psikolog piket akan membawa dampak terhadap pelayanan kepada klien. Klien harus menunggu untuk memperoleh pelayanan. Selain itu, terkadang receptionist juga disibukkan oleh pekerjaan lain, mengingat ia terkadang diperbantukan untuk menyelesaikan laporan pekerjaanͲpekerjaan dari Divisi PIO. Hal ini mengindikasikan bahwa terdapat ketidakjelasan pembagian tugas antara Divisi Klinik dengan Divisi PIO berkaitan dengan tugas seorang staf administrasi. Apalagi untukDivisiKlinik,seorangreceptionistjugamerangkapsebagaistafadministrasiuntuk DivisiKliniksendiri,sehinggatugasnyatidakhanyamengurusparaklienyangdatang, melainkanjugaharusmenguruspermohonanmahasiswa,baikS1PsikologiataupunS2 Psikologi, yang hendak melakukan peminjaman ruangan, alat tes ataupun klienͲklien yang mereka miliki. Banyaknya pekerjaan yang harus dilakukan oleh seorang
14
receptionist/staf administrasi dapat menyebabkan klien merasa terabaikan jikalau receptionist tersebut sedang mengerjakan hal lain. Selain itu, klien juga sering mengalamikebingunganmengenaialurprosesyangharusdiikutiuntukmendapatkan pelayanan,darimulaimendaftarsampaidenganmemperolehhasil. Tidakadanyapembagiantugasyangjelasdanmendetil,banyaknyapekerjaan yang harus dilakukan akibat meningkatnya permintaan yang tidak terkelola dengan baiksementarasumberdayaterbatasmenyebabkanpelayanankepadaklienmenjadi kurang maksimal. Apalagi, jika klien terpaksa harus meluangkan waktunya satu hari penuhtanpamendapatkanpelayananyangmemuaskan.Selainitu,tidakmustahilpula akanterjadiketerlambatanpenangananklien.Olehkarenaitu,perludilakukanupayaͲ upayaperbaikangunamengatasihaltersebut. Berikut adalah pemaparan masalah yang terjadi dalam Divisi Klinik yang dituangkandalambentukbagan.
Gambar8BaganPermasalahanDivisiKlinik
15
3.1.1.2 OperasionalisasiDivisiPIOBPIP MasalahtidakhanyadihadapiolehDivisiKlinik.DivisiPIOjugatidakluputdari permasalahan.Saatinijumlahusersemakinmeningkat,seiringdenganmeningkatnya kebutuhan perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang memenuhi kriteria dan dapat menampilkan performa yang optimal bagi perusahaan tersebut. Peningkatan jumlahuserinitidakdiimbangidenganadanyapeningkatanjumlahpekerjayangharus melayani proses pelaksanaan rekrutmen. Banyaknya perusahaan yang menggunakan jasa BPIP untuk melakukan psikotes membuat staf administrasi PIO mengalami kewalahan dalam menangani tugasͲtugas administrasinya. Apalagi, ia tidak hanya melakukan tugas administrasi seperti surat menyurat, melainkan juga turut mempersiapkan pelaksanaan psikotes jika jumlah pesertanya kurang dari 20 orang. Tugastersebutmasihditambahdengankewajibanuntukmenyelesaikanlaporanyang akandikirimkeuser. Jumlah pekerjaan yang harus dikerjakan akan sedikit berbeda jika jumlah peserta yang akan mengikuti proses psikotes lebih dari 20 orang. Biasanya, Kepala Divisi PIO akan menunjuk salah satu stafnya untuk bertanggungjawab atas pekerjaan tersebut, sehingga biasanya staf administrasi PIO hanya melakukan surat menyurat danmenguruspengadaanmaterial(pemesanandanpembelian),sedangkanpersiapan lainnya akan dilakukan oleh penanggungjawab kegiatan, demikian juga proses penyelesaianlaporan. Saat ini, hanya terdapat 3 orang staf yang merupakan psikolog tetap dan 1 orangrekananlepasdiDivisiPIO,sehinggajikaBPIPmenerimabanyakuseryangingin melaksanakan psikotes, maka akan terjadi penumpukan tugas pada masingͲmasing orang di Divisi PIO. Bahkan tidak jarang, Divisi PIO harus ‘membajak’ staf dari Divisi Klinik untuk membantu pelaksanaan kegiatan psikotes. Proses ini kerap terjadi jika BPIPsedangmenerimabanyakpekerjaandiwaktuyanghampirberdekatan,biasanya padaakhirtahunataupunawaltahun.Sampaisaatini,langkahyangditempuhuntuk menanganipenumpukantanggungjawabpadastafDivisiPIOadalahdenganmerekrut rekanan lepas sebagai penanggungjawab. Namun, sayangnya tidak banyak rekanan lepasyangdapatdirekrutuntukmenjadipenanggungjawabmengingatwaktukerjanya
16
yangrelatifpanjang,berkisarantarasatubulansampaidengan3bulantergantungdari proses rekrutmen dari perusahaan. Sehingga, langkah ini dirasa kurang dapat menyelesaikanmasalah. Meningkatnya demand akan rekrutmen, baik dari user lama ataupun user baru,kurangdiimbangidenganupayauntukmengaturdemandtersebut.Tidakjarang terjadi beberapa permintaan rekrutmen yang berlangsung dalam jarak yang berdekatan, apalagi jika jumlah peserta juga cukup banyak. Hal ini mengakibatkan Divisi PIO harus bekerja cukup keras untuk dapat menyelesaikan permintaanͲ permintaantersebut,apalagidenganjumlahSDMyangterbatas,sehinggacukupsering terjadistafDivisiPIOmenanganibeberapapermintaansekaligus.SelainstafDivisiPIO, staf administrasi PIO pun akan mengalami peningkatan pekerjaan yang cukup signifikan, mengingat semakin banyak user maka semakin banyak pula laporan yang harus ia buat ditambah dengan tugas utamanya sehariͲhari. Tidak jarang, staf administrasi harus melakukan lembur untuk menyelesaikan semua tugasnya, bahkan jikasudahterdesak,stafDivisijugaturuntanganuntukmelakukanpembuatanlaporan hasil. Lemahnya pengelolaan demand dapat memberikan dampak yang tidak menyenangkan. Meningkatnya volume pekerjaan yang cukup signifikan dapat berpengaruhpadakualitaskerjadarisetiapstafDivisidanadministrasikarenamerasa dikejarͲkejar target selesai. Kemungkinan terburuk yang dapat terjadi adalah laporan hasil rekrutmen tidak selesai tepat pada waktunya, karena banyaknya demand yang harus dipenuhi. Hal ini dapat berakibat pada kecewanya user akan kinerja BPIP dan bukannya tidak mungkin user tidak akan menggunakan jasa BPIP lagi. Tentunya kejadian seperti ini sangat tidak diharapkan untuk terjadi, karenanya perlu dilakukan upayaperbaikanproseskerjadiBPIP. Secarasingkat,paparandiatasdapatdigambarkansebagaiberikut.
17
Gambar9BaganPermasalahandiDivisiPIO
3.2
ProblemStatement Permasalahan yang akan diteliti adalah evaluasi process flow BPIP yang
nantinya akan menghasilkan masukan yang dapat digunakan untuk memperbaiki prosesoperasionalBPIP. 3.3
PosisiMasalahYangDipecahkan Permasalahan yang diteliti terletak pada tingkat operasional BPIP yang
merupakantanggungjawabdariKetua/SekretarisBPIP.
18
