BAB III ANALISIS SISTEM
Dalam bab ini dilakukan penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan yang ada sehingga ditemukan kelemahan-kelemahannya, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi
dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan
perbaikannya.
3.1Analisis prosedur yang sedang berjalan
Analisis prosedur sistem yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan akan data dari suatu sistem yang sedang berjalan disuatu perusahaan atau instansi. Analisis prosedur sistem yang sedang berjalan berikut ini merupakan prosedur penjualan dan pembelian obat di Apotek Kimia Farma, adalah sebagai berikut : 3.1.1 Analisis prosedur penjualan obat resep Prosedur penjualan obat resep yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Konsumen menyerahkan resep kepada kasir. 2.Kasir menerima resep, kemudian dihitung harga resep untuk mengetahui total bayar untuk diinformasikan kepada konsumen, jika
konsumen
setuju dengan harga maka dibuat faktur jual kemudian resep diserahkan ke pada Asisten Apoteker. 3. Asisten Apoteker menyediakan atau meracik obat sesuai dengan resep kemudian obat disiapkan dan diserahkan ke juru resep. 23
24
4.Juru resepmenyerahkan obat dan faktur jual kepada konsumen. 5.Kasir membuat laporan penjualan dan diserahkan kepada Apoteker atau Pimpinan Apotek. Flowmap Penjualan Obat Resep Yang Sedang Berjalan Konsumen
Juru Resep
Resep
Kasir
Asisten Apoteker
Apoteker/ Pimpinan Apotek
Resep
Hitung harga resep
Resep
Tidak
Setuju dengan harga
Resep
Ya Buat Faktur Jual & resep Resep
Faktur Jual
Faktur Jual
Menyediakan Obat
Faktur jual Resep
Buat Laporan Penjualan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
Gambar 3.1 Flowmap prosedur penjualan obatresep yang berjalan
25
3.1.2Analisis prosedur penjualan obat bebas (non resep ) Prosedur penjualan obat bebas(non resep)yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1.Konsumen membeli obat bebas (non resep). 2.Kasir menerima data obat bebas (non resep), kemudian mengecek ketersediaan obat, jika obat ada lalu dihitung harga obat kemudian diinformasikan ke konsumen. Jika setuju dengan harga
maka
kasir
membuat faktur jual dan diserahkan kepada juru resep. 3. Juru resep menyediakan obat berdasarkan faktur jual, kemudian obat dan faktur jual diserahkan kepada konsumen. 4. Kasir membuat laporan penjualan kemudian diserahkan kepada Apoteker atau Pimpinan apotek. Flowmap Penjualan Obat Bebas / Non Resep yang sedang berjalan Konsumen
Juru Resep
Data obat bebas
Apoteker/ Pimpinan Apotek
Kasir Data obat bebas
Cek Ketersediaan Obat
Data obat bebas
Tidak
Cek ketersediaan obat Ya
Hitung harga obat
Harga obat
Data Obat bebas
Tidak
Setuju dengan harga Ya
Buat Faktur Jual
Faktur jual Faktur jual
Faktur jual
Buat laporan penjualan
Laporan penjualan
Laporan penjualan
Gambar 3.2 Flowmap prosedur penjualan obat bebas( non resep)yang berjalan
26
3.1.3 Analisis prosedur pemesanan obat Prosedur pemesanan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Supplier menyerahkan data supplier kepada bagian pembelian apotek. 2. Bagian pembelian mencatat datasupplier
kemudian mengecek dan
mencatat obat yang stoknya di bawah 3. 3. Bagian pembelian membuat surat pesanan untuk dikirimkan ke supplier. 4. Bagian pembelian membuat laporan pemesanan kemudian diserahkan kepadaApoteker atau Pimpinan Apotek. Flowmap Pemesanan Obat yang sedang berjalan Apoteker/Pimpinan Apotek
Bag. Pembelian
Supplier
Data Obat
Data Obat
Catat data obat
Surat pemesanan Data obat
Cek stok obat Tidak
Stok < 3
Ya
Buat surat pesanan
Surat Faktur pemesanan pemesanan
Buat laporan pemesanan
Laporan Faktur pemesanan pemesanan
Faktur pemesanan
Laporan pemesanan
Gambar 3.3Flowmap prosedur pemesanan yang berjalan
27
3.1.4 Analisis prosedur pembelian obat Prosedur pembelian obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Supplier memnyerahkan faktur pembelian dan obatke bagian pembelian apotek. 2. Bagian pembelian menerima faktur pembelian beserta obat kemudian mencatat faktur pembelian. 3. Bagian pembelian membuat laporan pembelian kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan Apotek. Flowmap Pembelian yang Berjalan Bag. Pembelian
Apoteker/ Pimpinan Apotek
Faktur pembelian
Supplier
Faktur pembelian
Catat pembelian obat Dan Buat laporan pembelian
Laporan pembelian
Laporan Pembelian
Gambar 3.4 Flowmap prosedur pembelian yang berjalan
28
3.1.5 Analisis prosedur retur penjualan obat yang berjalan Prosedur retur penjualan obat yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Konsumen memberikan faktur jual dan obat ke Asisten Apoteker kemudian dicek obat apakah obat tersebut sesuai dengan data yang ada di apotek atau tidak kemudian obat yang di beli melebihi satu hari atau tidak, jika data benar
dan tidak melebihi satu hari, retur jual dapat
diproses. 2. Kasir mencatat data retur jual kemudian uang dikembalikan kepada konsumen. 3. Kasir membuatkan laporan retur jual dan diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan Apotek. Flowmap Prosedur Penjualan Retur obat yang sedang berjalan Konsumen
Asisten Apoteker
Obat dan faktur
Apoteker/ Pimpinan Apotek
Kasir
Obat dan faktur
Mengecek Obat injeksi
Obat injeksi dan faktur
Obat injeksi dan nota
Tidak
Obat sesuai dengan yg di Apotek dan Tidak ≥ 1 hari
Ya
Mencatat retur jual
Data retur
Membuat Laporan retur
Laporan retur penjualan Laporan retur obat obat injeksi
Laporan retur penjualan obat
Gambar 3.5 Flowmapprosedur penjualan retur obat yang berjalan
29
3.1.6 Analisis prosedur retur beli yang berjalan Prosedur retur beli yang sedang berjalan adalah sebagai berikut : 1. Supplier mengirim obatdan faktur pembelian yang telah dipesan ke gudang apotek. 2. Gudang mengecek jumlah obat dan keadaan obat, jika keadaan obat tidak rusak dan jumlah obat benar maka gudang segera mencatat data obat jika obat rusak atau jumlah obat tidak benar makadibuat nota retur beli. 3. Gudang menyerahkan nota retur beli ke bagian pembelian 4. Bagian pembelian mengirimkan nota retur beli ke supplier dan membuat laporan retur beli kemudian diserahkan ke Apoteker atau Pimpinan Apotek. Flowmap Prosedur Retur Beli Yang Berjalan Supplier
Bag. Pembelian
Apoteker/ Pimpinan Apotek
Gudang
Obat dan Faktur
Obat dan Faktur
Mengecek Jumlah & Keadaan Obat
Jika sesuai Tidak
Ya
Membuat laporan retur pembelian obat
Mencatat Data obat
Data obat
Laporan retur pembelian obat
Laporan retur pembelian obat
Laporan retur pembelian obat
Gambar 3.6 Flowmap retur pembelian obat yang berjalan
30
3.2
Analisis dokumen
Analisis
dokumen dilakukan untuk mengetahui
sistem informasi,
apakah data yang didapat sekarang sudah cukup menghasilkan informasi yang dibutuhkan. Adapun dokumen yang digunakan oleh Apotek Kimia Farma yang berkaitan dengan kegiatan penjualan dan pembelian dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu dokumen masukan dan dokumen keluaran. Dokumen
masukan
merupakan dokumen yang dipakai sebagai sumber data ataupun dokumen yang
digunakan
sebagai
masukan
dalam
sistem. Sedangkan
dokumen
keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Dokumen–dokumen tersebut mempunyai bentuk seperti: Nama
: Untuk menjelaskan nama dokumen tersebut
Fungsi
: Untuk menjelaskan kegiatan informasi yang digunakan
Sumber
: Asal dokumen
Rangkap
: Jumlah salinan dokumen
Distribusi : Menjelaskan ke proses apa saja dan ke bagian mana saja data itu mengalir Atribut
: Semua yang ada dalam dokumen
3.2.1Analisis Dokumen Masukan
Dokumen
masukan merupakan dokumen yang dipakai sebagai
sumber data ataupun dokumen yang digunakan sebagai masukan dalam sistem.
31
Yang termasuk kedalam dokumen masukan adalah sebagai berikut: 1. Nama
: Resep
Fungsi
: catatan obat dari hasil pemeriksaan dokter.
Sumber
: Dokter
Rangkap : 1 (satu) Distribusi : Konsumen ke apotek Atribut
: no_resep, tgl, nama_pasien, umur, alamat, nama _ dokter, nama_obat, jumlah_obat, dosis.
2. Nama Fungsi
: Kartu stok : untuk menginputkan data stok obat baru pada database apotek.
Sumber
: Bagian Pembelian
Rangkap : 1(satu) Distribusi : Atribut
: identitas_apotek, kode_obat, nama_obat, harga_obat, keluar _obat, masuk_obat.
3. Nama
: Faktur pembelian
Fungsi
: catatan pembelian obat
Sumber
: Supplier
Rangkap : 1(satu) Distribusi : Bagian Pembelian Atribut
: identitas_apotek,kode_obat,nama_obat, harga_obat.
32
3.2.2 Analisis dokumen keluaran
Dokumen keluaran adalah dokumen yang dihasilkan oleh sistem. Yang termasuk kedalam dokumen keluaran dalah sebagai berikut: 1. Nama
: Faktur penjualan
Fungsi
: Untuk menuliskan bukti transaksi penjualan.
Sumber
: Apotek
Rangkap : 2 (dua) Distribusi :Kasir ke konsumen Atribut 2. Nama
: no_nota,tgl_penjualan, nama_pasien, alamat, total. : Surat pemesanan
Fungsi
: Dokumen sebagai data-data Pemesanan kepada supplier.
Sumber
: Apoteker
Rangkap : 2 (dua) Distribusi : Apoteker ke supplier Atribut
: no_pemesanan, identitas_apotek, nama_obat, qty_obat, identitas_supplier .
3.3 Analisis Kebutuhan
Analisis kebutuhan merupakan analisis yang berhubungan dengan segala kebutuhan yang dibutuhkan oleh sistem seperti analisis kebutuhan perangkat lunak, analisis kebutuhan perangkat keras, analisis kebutuhan pengguna.
33
3.3.1 Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Dari kesimpulan analisis kelemahan prosedur yang berjalan maka penulis mengusulkan kebutuhan perangkat lunak untuk membantu dalam pengolahan data apotek. Selain itu juga perangkat lunak yang dapat memberikan keamanan data dari gangguan internal maupun eksternal.Aplikasi penjualan dan pembelian obat ini dikembangkan dan diimplementasikan dengan bahasa pemrograman Delphi 7.0 dengan menggunakan database Ms. Accessdan sistem operasi Microsoft Windows 7.
3.3.2 Analisis Kebutuhan Perangkat Keras
Demi menunjang kelancaran perangkat lunak yang akan digunakan pada aplikasi penjualan dan pembelian obat ini diperlukan juga perangkat keras yang menunjang sistem kerja dari perangkat lunak. Perangkat keras yang diperlukan untuk keperluan membangun Aplikasi penjualan dan pembelian obat PT. Kimia Farma Apotek sesuai dengan rekomendasi yang diberikan sebagai berikut : 1. Processor yang digunakan Intel® CellTM
2 Duo Processor T6400
(2.0GHz, 800MHz FSB, 2MB L2 cache). 2. Harddisk terpasang 40GB. 3. Memori terpasang 1GB 4. VGA Card terpasang 128MB, rekomendasi minimum adalah 64MB 5. Mouse dan Keyboard 6. Layar Monitor SVGA 7. Printer
34
3.3.3 Analisis Kebutuhan Pengguna
Bagian yang dapat menggunakan aplikasi penjualan dan pembelian obatPT. Kimia Farma Apotek yang akan dibangun adalah bagian yang mencatat semua data obat, data supplier, data pembelian dan data penjualan obat. Pada analisis prosedur yang telah dijelaskan sebelumnya bagian yang memenuhi kriteria adalah bagian administrasi.
3.4. Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan Berdasarkan hasil penelitian, penyususn dapat mengevaluasi sistem berdasarkan sistem penjualan, pembelian dan pemesanan yang sedang berjalan di Apotek Kimia Farma yang masih terdapat masalah-masalah, yaitu: Tabel 3.1 Evaluasi Sistem yang berjalan
No. 1
Permasalahan
Pemecahan
Proses pencarian dan penyajian disaat Membangun sebuah aplikasi yang menangani penjualan baik obat resep
dapat mempermudah pencarian
maupun penjualan obat bebas terlalu
obat, mengetahui harga dan
lama dikarenakan dilakukan secara
langsung mengetahui jumlah stok
manual yaitu dengan melihat daftar
obat tersebut dari sistem yang
harga manual dan melihat stok
dibuat sehingga tidak terjadi
barang pada kartu obat.
keterlambatan dalam penyajian obat-obat yang dibutuhkan pelanggan.
35
2
Proses pencatatan waktu pembayaran
Membangun sebuah aplikasi yang
atas pembelian obat secara kredit
dapat mempermudah
yang manual, fakturnya sering kali
menginformasikan waktu
terjadi kerusakan ataupun kehilangan
pembayaran pembelian yang di
arsip sehingga membingungkan saat
lakukan secara tunai atau kredit,
pembayaran.
sehingga pembayaran dapat di lakukan tepat waktu.
3
Kesulitan dalam menyajikan
Dengan penggunaan sistem yang
informasi tentang pencatatan
baru maka kesulitan dalam
penjualan maupun pembelian.
menyajikan informasi tentang pencatatan pembelian maupun penjualan terhadap apotek dapat teratasi.
4
Sering terjadi data yang sama atau
Membuat aplikasi yang tidak bisa
ganda.
menerima data yang sama atau ganda.
5
Pembuatan laporan yang disiapkan
Membangun sebuah aplikasi yang
oleh staf menjadi lambat dan kurang
dapat meminimalisir kesalahan
akurat.pegawai lambat karena
akibat adanya proses penyesuaian
adanya penyesuaian antara laporan
antara laporan yang sudah
dari sistem yang
terkomputerisasi dan rekapitulasi .
sudahterkomputerisasi dan manual.
