BAB III OBYEK PENELITIAN
III.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. IndomarcoAdi Prima adalah salah satu unit usaha yang berada di bawah Indomarco Group. Sebelum bernama PT. Indomarco Adi Prima, perusahaan ini bernama PT. PEBAPAN yang mengawali usaha di bidang apotek pada tahun 1952. Pada tahun 1954 perusahaan ini mulai mendistribusikan produk-produk farmasi kemudian pada tahun 1970 mulai mendistribusikan consumer products. Tahun 1983 Salim Group masuk dan memegang saham terbesar. Pada tahun 1988 distribusi produk-produk farmasi dihentikan dan mulai mengkhususkan diri menjadi distributor consumer products khususnya mendistribusikan produk dari Group Indofood. Sejak tanggal 20 Februari 1995 nama perusahaan menjadi PT. Indomarco Adi Prima sampai dengan saat ini dan merupakan bagian dari grup Indofood. PT. Indomarco Adi Prima sampai dengan saat ini (per 20 November 2006) telah memiliki 23 cabang dan lebih dari 1000 stockpoint yang tersebar di seluruh Indonesia yang dibagi menjadi 3 wilayah regional, antara lain : 1. Wilayah Regional I, meliputi : a) Medan (MDN) b) Pekan Baru (PKU) c) Padang (PDG) d) Palembang (PLG) e) Bengkulu (BKL) f) Bandar Lampung (BDL) 27
g) Pontianak (PTK) 2. Wilayah Regional II, meliputi : a) Jakarta I (JKT I) b) Jakarta II (JKT II) c) Bekasi (BKS) d) Tangerang (TGR) e) Bogor (BGR) f) Bandung (BDG) g) Semarang (SMG) h) Yogyakarta (YOG) 3. Wilayah Regional III, meliputi : a) Surabaya (SBY) b) Jember (JBR) c) Malang (MLG) d) Denpasar (DPS) e) Samarinda (SMD) f) Banjarmasin (BMS) g) Makasar (MKS) h) Manado (MDO) Sampai dengan saat ini PT. Indomarco Adi Prima khusus daerah Jabotabek bekerjasama dengan 13 principal , yaitu : 1. Inti Boga Sejahtera (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa minyak goreng seperti Bimoli, Sunrise, Delima.
28
2. Nestle Indofood Citra rasa Indonesia (Cibitung) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa kecap, saus, sambal, dan bumbu kaldu 3. Total Chemindo Loka (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa produk detergent seperti Total Harum, Bu Krim, dan Obat Nyamuk Garuda. 4. Indofood Fritolay Makmur (Tangerang dan Semarang) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa snack seperti Chiki, Chitato dan Cheetos. 5. PT. Indolakto (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang mensupply barang berupa susu cair, susu kental manis dan susu bubuk. 6. Gizindo Prima Nusantara (Bandung) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa bubur bayi seperti Promina. 7. Quacker (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang seperti Quacker Oatmeal 8. Satelit Sriti Indonesia (Surabaya) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa agar-agar. 9. Indofood Sukses Makmur (Tangerang) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa mie instan seperti Indomie, Supermi, Sarimi, Sakura, Pop Mie, Pop Bihun, dan Mi Telur Cap 3 Ayam. 10. PT. Pepsi Cola Indo Beverages (Cikampek) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa minuman seperti Pepsi, Gatorade, Frutamin dan Tehkita
29
11. PT. Nissin Mas (Cikarang) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa mi instan seperti Mie Nissin. 12. PT. Bogasari (Jakarta) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang mensupply barang berupa tepung terigu seperti Segitiga Biru, Kunci Biru dan Cakra Kembar. 13. PT. Indofood Sentral Pelangi (Cibitung) adalah principal PT. Indomarco Adi Prima yang men-supply barang berupa sirup. NB : Principal adalah supplier yang mempercayakan distribusi produk-produknya kepada Indomarco. Visi dan misi perusahaan adalah menjadi perusahaan distribusi nasional untuk barang konsumsi yang memiliki jaringan terluas (dari Sabang-Merauke), dan terdalam (dari propinsi s/d kecamatan / desa-desa), apat memberikan pelayanan yang paling responsif dan reliabel dengan biaya yang kompetitif.
III.2. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas Perusahaan III.2.1. Struktur Organisasi Perusahaan Adanya struktur organisasi yang baik memungkinkan penetapan serta pemisahan wewenang dan tanggung jawab setiap individu dalam seluruh jenjang organisasi sehingga tugas-tugasnya dapat dilaksanakan secara efektif, terarah serta penuh tanggung jawab. Hal ini tentu akan menimbulkan suasana lingkungan kerja yang mendukung, nyaman dan terjalinnya kerjasama yang baik antara setiap karyawan perusahaan. Struktur organisasi pada setiap perusahaan berbeda satu sama lainnya sebab tergantung juga pada jenis usaha perusahaan, luas usaha, besarnya tujuan yang ingin dicapai dan masalah yang dihadapi perusahaan tersebut, sehingga dengan demikian 30
struktur organisasi harus sesuai dengan kondisi dan situasi yang sedang dihadapi perusahaan yang bersangkutan. Berikut merupakan struktur organisasi PT Indomarco Adi Prima :
Gambar III.2.1.1 Struktur Organisasi PT. Indomarco Adi Prima
31
III.2.2. Uraian Tugas Berdasarkan struktur organisasi yang ada pada PT Indomarco Adi Prima, akan diuraikan tugas dan tanggung jawab yang ditinjau dari bagian masing-masing yang terkait, sebagai berikut : CEO 1. Memiliki kekuasaan tertinggi dalam perusahaan dan berhak dalam menetapkan tujuan dan kebijaksanaan perusahaan secara keseluruhan 2. Mengawasi pelaksanaan operasi perusahaan secara umum 3. Bertanggung jawab untuk kestabilan perusahaan tersebut 4. Memberikan masukan dan saran kepada COO apabila diperlukan mengenai operasi perusahaan 5. Berkewajiban mengawasi pekerjaan dan berhak meminta pertanggungjawaban kepada COO atas semua kebijaksanaan yang telah dijalankan 6. Menciptakan masa depan melalui keputusan-keputusan yang diambilnya
COO 1. Memimpin dan mengendalikan operasi perusahaan 2. Melakukan perencanaan untuk seluruh kegiatan perusahaan secara umum 3. Mengawasi pelaksanaan operasi melalui laporan-laporan yang diterima maupun pengawasan langsung di lapangan 4. Mengkoordinasi dan bertanggung jawab terhadap aktivitas dan kelangsungan hidup perusahaan 5. Mengevaluasi hasil kerja manajemen yang dibawahinya dalam mengelola operasi perusahaan 32
GIJ (Gudang Induk Jakarta) 1. Menjadi mediator antara gudang cabang dengan principal atau supplier 2. Mendistribusikan barang-barang sesuai dengan SP (Surat Pesanan) kepada masing-masing cabang 3. Menanggapi keluhan-keluhan dari masing-masing cabang dan principal
HRD 1. Bertanggung jawab atas hal-hal yang berhubungan dengan pengembangan sumber daya manusia 2.
Mengkoordinir kegiatan kepersoaliaan
3. Menyusun dan mengumumkan peraturan-peraturan perusahaan 4. Mengadakan catatan jam kerja pegawai dan penggajian 5. Melakukan perekrutan yang dimulai pengiklanan lowongan kerja, proses seleksi, hingga memutuskan diterima atau tidaknya para pelamar sesuai dengan syarat yang telah ditentukan
General Manager Regional I,II,III 1. Merencanakan dan mengkoordinasikan kegiatan manajerial perusahaan 2. Mencegah terjadinya penyimpangan kegiatan dari tiap-tiap bagian dalam menjalankan fungsinya 3. Memimpin unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai beberapa atau seluruh manajer fungsional 4. Mengatur rencana kerja para manajer sesuai dengan kebijakan perusahaan 33
5. Memberikan laporan pertanggungjawaban atas hasil kerja para manajer kepada COO
Product Group Manager 1. Menjadi mediator antara cabang PT Indomarco Adi Prima dengan principal 2. Menyelesaikan masalah-masalah yang berhubungan dengan produk yang bersangkutan kepada principal 3. Menerima keluhan-keluhan dari masing-masing cabang yang berhubungan dengan produk
FAD 1. Memimpin kegiatan dan mengelola dana perusahaan secara keseluruhan dengan merencanakan, menganalisa dan mengawasi arus kas perusahaan 2. Bertanggung jawab terhadap anggaran keuangan, realisasi dan pengawasannya 3. Menyimpan, mengeluarkan, menerima uang, cek atau bilyet giro, surat berharga lainnya sesuai dengan kebijakan perusahaan 4. Mengarahkan kegiatan pembelanjaan dan pengeluaran lain yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan 5. Bertanggung jawab atas pengembangan dan pelaksanaan kegiatan akuntansi serta kegiatan pengelolaan keuangan yang telah ditetapkan
Information and Technology (IT) 1. Melakukan pemeliharaan dan perbaikan pada setiap unit alat kerja (komputer) sesuai dengan waktu yang diberikan 34
2. Mampu menyelesaikan pekerjaan administrasi dengan baik 3. Menjalin kerjasama yang baik dengan rekan-rekan sekerja 4. Mendukung, membantu, dan memantau sistem komputer dan jaringan serta seluruh perangkat dan pemakai komputer yang terhubung ke jaringan 5. Menjaga kerahasiaan sistem dan melindungi data user dari virus maupun gangguan sistem aplikasi yang digunakan
Secretary 1. Sebagai asisten / tangan kanan pimpinan dalam mengatur aktivitas perusahaan 2. Sumber informasi bagi pimpinan, dalam memenuhi fungsi, tugas dan tanggung jawab 3. Perantara bagi pimpinan dan pihak-pihak yang ingin berhubungan dengan pimpinan 4. Mediator antara pimpinan dengan bawahan atau karyawan 5. Membantu bawahan atau karyawan ketika hendak bertemu dengan pimpinan 6. Menyusun dan mempersiapkan jadwal perjalanan dinas pimpinan, pengaturan keuangan, persiapan dan penyelenggaraan rapat, pidato, presentasi,
Stock Point Officer / Clerk 1. Menjadi mediator antara cabang dengan para bawahannya 2. Melakukan briefing pada para bawahannya apabila diperlukan 3. Mencari penyebab dan solusi apabila terdapat selisih stock dari hasil stock opname
35
Branch Manager 1. Mengkoordinasikan semua manager yang ada di bawahnya 2. Mengawasi, menegur dan memperbaiki kinerja cabang perusahaan 3. Membuat laporan analisa kinerja penjualan setiap awal bulan 4. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan organisasi di cabang 5. Bertanggung jawab menjaga nama baik perusahaan di wilayah koordinasinya 6. Mengelola operasional cabang secara efisien
Office Manager 1. Mengkoordinasikan staf-staf yang berada di bawahnya 2. Mengatur cashflow 3. Mengontrol masalah administrasi, surat menyurat, kontrak dan aspek legal 4. Membuat perencanaan, laporan dan bertanggung jawab mengenai masalah keuangan 5. Mampu memimpin dan bekerja sama dengan anak buah
Office Supervisor 1. Mengkoordinasikan staf-staf yang berada di bawahnya 2. Menginformasikan karyawan yang tidak hadir kepada manajer atasannya 3. Memeriksa dan melengkapi permohonan cuti karyawan 4. Memeriksa penugasan dan perhitungan jam lembur
36
Kasir 1. Mengfile dokumen kasir dengan rapi dan benar 2. Melaksanakan tugas yang diberikan atasan dengan penuh tanggung jawab 3. Apabila terjadi adanya kesalahan pembukuan di stock point, depo, HCO, dan kasir harap informasikan ke OM 4. Menerima setoran dan setor ke Bank 5. Bertanggung jawab atas pengeluaran biaya via Petty Cash
Collection 1. Memonitor penyelesaian giro, janji langganan dan kasus-kasus lainnya 2. Mengevaluasi secara periodik atas prestasi collection cabang bersama OM 3. Melengkapkan dokumen-dokumen atas kasus bad-debts 4. Memfile dokumen-dokumen penagihan collection 5. Menjalankan semua instruksi dari atasan
Claim 1. Membuat Stock Point Clerk Principle 2. Membuat kartu claim 3. Membuat trade promo 4. Membuat surat-surat tagihan atau pajak dari principle untuk di claim 5. Membuat surat-surat / proposal untuk di claim 6. Menjalankan semua instruksi dari atasan
37
Sales Service 1. Menginput order manual dan fakturisasi 2. Mengoreksi surat pesanan langganan dari piutang yang over credit limit dan over due 3. Mengerjakan faktur-faktur pengganti dari faktur yang batal 4. Mengerjakan nota kredit retur 5. Menjalankan semua instruksi dari atasan
General Ledger 1. Membuat Bukti Bank Terima 2. Membuat Laporan Rugi / Laba cabang dan stock point 3. Bertanggung jawab atas keakuratan pembuatan data di General Ledger 4. Mengecek biaya yang berkaitan dengan pajak yaitu biaya per pegawai, uang makan, pengobatan, insentif, tunjangan bensin dan biaya jamuan tamu 5. Pengecekan dan penyetoran pajak (Pph 21, 23, 23 ayat 4) 6. Betanggung jawab closing laporan keuangan 7. Pembuatan laporan dan sejenisnya sampai terkirim ke tujuan / penerima 8. Bertanggung jawab atas selisih biaya-biaya atas kesalahan pembuatan akun bank harus segera direalisasikan 9. Menjalankan semua instruksi dari atasan dengan penuh tanggung jawab
EDP 1. Memelihara / maintenance peralatan komputer baik hardware / software 2. Mengirim data harian, mingguan dan bulanan ke kantor pusat 38
3. Melakukan backup data harian, mingguan dan bulanan 4. Melakukan closing 2 mingguan dan bulanan 5. Memonitoring perkembangan ketentuan dari cabang / kantor pusat atas struktur harga jual, potongan harga, program promosi dan sebagainya 6. Menginput program-program promosi di komputer 7. Menginput perubahan harga barang dagangan 8. Menerima dan memproses data dari depo 9. Melakukan rekonsiliasi data cabang depo 10. Mencetak dan mengirim laporan-laporan yang diminta principle atas persetujuan OM 11. Menjalankan semua instruksi dari atasan
Logistic Manager 1. Mengkoordinasikan staf-staf yang berada di bawahnya 2. Bertanggung jawab menjaga keseimbangan stock (over stock dan under stock) 3. Bertanggung jawab memantau keseluruhan kegiatan logistic di setiap harinya dengan bekerja sama dengan berbagai departemen 4. Bertanggung jawab untuk pengefektifan biaya-biaya pengeluaran logistic 5. Menangani dokumentasi dan memonitor semua keluar masuknya barang
Godown Supervisor 1. Membina hubungan kerja yang harmonis di lingkungan logistic departemen sehingga menghasilkan proses kerja yang baik, efektif dan efisien
39
2. Memberikan informasi data yang benar dan akurat pada pimpinan sesuai prosedur yang berlaku 3. Bertanggung jawab menjaga dan memelihara keberadaan barang untuk memperlancar
proses
penjualan
yang
menyangkut
proses
penerimaan,
pengeluaran dan pemesanan barang
Godown Master 1. Menyusun layout gudang 2. Memonitor aktivitas gudang 3. Memonitor stock gudang 4. Memastikan FIFO berjalan dengan baik 5. Memonitor pengiriman dan penerimaan barang 6. Memastikan pengadaan kartu bin berjalan dengan baik 7. Memonitor kebersihan kerapian gudang 8. Melaporkan produk yang mendekati over date pada atasan 9. Menjalankan prosedur yang berlaku
Godown Clerk 1. Mencatat P2R ke buku register 2. Membuat SJI untuk depo 3. Membuat surat ke HO 4. Memberi laporan ke LM, barang-barang yang datang dari HO dan GIJ 5. Menginput dan mengupdate BPB 6. Menyiapkan dokumen BPB, SJ retur yang akan dikirim ke HO 40
7. Membuat PPBR dan mengirimkan ke HO 8. Membuat CMO per principal dan surat pesanan ke logistic
Godown Keeper 1. Mengecek barang yang akan di loading 2. Mengecek barang yang rusak 3. Menjaga dan memelihara kebersihan gudang 4. Mengatur pembagian tugas pick-packer 5. Memonitor pembagian tugas pick-packer 6. Memeriksa hasil kerja pick-packer
Chief Delivery 1. Menerima faktur dari sales service 2. Merekap faktur yang akan dikirim delivery 3. Menyerahkan faktur ke delivery 4. Menerima faktur yang kembali dari delivery 5. Menyetor faktur yang sudah terkirim ke collection 6. Menarik dan menukar barang rusak 7. Membuat rekap insentif delivery
Driver Delivery 1. Memeriksa kendaraan sebelum berangkat kirim barang 2. Menghidupkan atau memanaskan mobil 3. Memeriksa kelengkapan kendaraan 41
4. Menjaga kebersihan kendaraan 5. Mematuhi peraturan lalu lintas di jalan raya 6. Mengantar barang sampai ke tempat tujuan dengan selamat 7. Menjaga keamanan dan keutuhan produk yang dikirim 8. Membantu deliveryman menaikkan dan menurunkan barang 9. Menjalankan prosedur yang berlaku
Deliveryman 1. Menghitung jumlah faktur dan jumlah barang yang akan dikirim 2. Mencocokkan jumlah barang dengan jumlah barang di faktur yang akan dikirim 3. Mengatur rute pengiriman barang bersama driver 4. Mengantar barang sampai ke tempat tujuan sesuai dengan faktur 5. Menarik dan menukar barang yang rusak dengan barang penggantinya 6. Memastikan faktur sudah ditandatangani penerima barang
Pick-packer 1. Menyiapkan barang untuk di loading 2. Mengecek barang masuk dan keluar 3. Memposting kartu bin 4. Menjalankan FIFO 5. Menjaga kebersihan gudang 6. Melakukan stock opname 7. Mengatur posisi stock 8. Memeriksa expired date produk 42
9. Memasang label used by dan jumlah produk per palet
Sales Manager 1. Mengkoordinasikan tugas staf-staf yang berada di bawahnya 2. Mengecek pekerjaan sales supervisor 3. Mengusahakan penjualan semaksimal mungkin 4. Memimpin dan mengawasi salesman di areanya 5. Mengajukan usulan program promo aktivitas sales
Sales Supervisor 1. Menyusun rencana dan dan menentukan sasaran rencana penjualan salesman 2. Menentukan target penjualan 3. Menyusun rencana kerja dan melaporkan kegiatan salesman di lapangan 4. Mengoptimalkan kemampuan salesman dalam pemberian kredit limit terhadap customer 5. Mencegah terjadinya piutang bad debt 6. Mencegah terjadinya barang rusak di toko 7. Meningkatkan sumber daya manusia di bidang penjualan guna membentuk opini salesman yang baik 8. Menjalin hubungan baik dengan pelanggan 9. Menentukan langganan yang akan dikunjungi
43
Salesman 1. Menawarkan barang dagang kepada agen atau outlet yang menjadi pelanggan tetap dan konsumen lain yang tertarik 2. Memenuhi target penjualan yang ditentukan Sales Supervisor 3. Mencari agen atau outlet agar dapat mencapai target penjualan yang telah ditentukan 4. Memperkenalkan produk-produk baru kepada pelanggan
III.3. Prosedur Operasional Pengelolaan Persediaan Barang PT. Indomarco Adi Prima PT. Indomarco Adi Prima memiliki kebijakan dalam mengelola persediaannya sebagai berikut : •
Untuk metode pencatatan atas persediaan barang, perusahaan menggunakan metode persediaan perpetual (Perpetual Inventory Method).
•
Untuk metode penilaian atas persediaan barang, perusahaan menggunakan metode FIFO (First In First Out).
III.3.1. Prosedur Pemesanan Persediaan Dalam prosedur pemesanan dan penerimaan terdapat 2 sistem atau metode yang digunakan
yaitu
sistem
sentralisasi
dan
desentralisasi.
Nantinya,
keputusan
menggunakan sistem sentralisasi atau desentralisasi untuk masing-masing produk akan ditentukan oleh kantor pusat Indomarco (Head Office) berdasarkan pertimbangan dari segi hubungan bisnis antara Indomarco Adi Prima dengan beberapa principal yang bersangkutan.
44
Berikut merupakan prosedur untuk 2 sistem tersebut untuk pemesanan barang dagang : 1. Sistem Sentralisasi •
Bagian Logistic melakukan pemesanan berdasarkan saldo akhir bulan lalu, buffer stock, dan rata-rata penjualan 3 bulan terakhir untuk mengukur estimasi penjualan (didapat dari bagian Sales).
•
Dari dasar pertimbangan tersebut maka nantinya pihak Logistic akan membuat suatu kertas kerja yang dinamakan RPB (Rencana Pemesanan Barang) dan dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama nantinya akan di breakdown atau disortir berdasarkan principal untuk menghasilkan SP (Surat Pesanan) dan lembar kedua diberikan ke GIJ Indomarco (Gudang Induk Jakarta) untuk disimpan sebagai arsip.
•
Surat Pesanan yang dihasilkan juga dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama disimpan oleh gudang cabang sebagai arsip dan lembar kedua dikirim ke GIJ Indomarco melalui fax.
•
GIJ Indomarco membuat PO (Purchase Order) rangkap 3 berdasarkan SP dari gudang cabang yang nantinya PO lembar pertama akan dikirim ke principal, lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) dan lembar ketiga disimpan oleh GIJ sebagai arsip.
45
2. Sistem Desentralisasi •
Bagian Logistic melakukan pemesanan berdasarkan saldo akhir bulan lalu, rata-rata penjualan 3 bulan terakhir untuk mengukur estimasi penjualan (didapat dari bagian Sales), dan buffer stock.
•
Dari dasar pertimbangan tersebut maka nantinya pihak Logistic akan membuat CWO (Confirm Weekly Order) atau CMO (Confirm Monthly Order) yang juga ditentukan berdasarkan pengelompokan produk fast moving atau slow moving.
•
Nantinya CWO atau CMO tersebut dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama dikirim ke principal dan lembar kedua disimpan oleh gudang cabang sebagai arsip.
III.3.2. Prosedur Penerimaan Persediaan Berikut merupakan prosedur untuk penerimaan barang dagang : 1. Sistem Sentralisasi •
Setelah principal menerima PO dari GIJ Indomarco, maka principal membuat SJ (Surat Jalan) rangkap 2 berdasarkan PO dimana lembar pertama untuk diserahkan ke GIJ Indomarco bersamaan dengan pengiriman barang ke GIJ Indomarco dan lembar kedua disimpan sebagai arsip oleh principal.
•
Barang yang diterima GIJ Indomarco dari principal nantinya akan dikirim ke gudang cabang Indomarco disertai dengan Surat Jalan dan dibuat rangkap 3 dimana lembar pertama diberikan ke gudang cabang,
46
lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) dan lembar ketiga disimpan sebagai arsip oleh GIJ Indomarco. •
Gudang cabang Indomarco menerima barang dan Surat Jalan dari GIJ Indomarco, Surat Jalan tersebut diberikan ke bagian administrasi gudang untuk dicek kesesuaiannya dengan SP.
•
Setelah itu bagian administrasi gudang membuat BPB (Bukti Penerimaan Barang) berdasarkan Surat Jalan dan dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk nantinya disesuaikan dengan surat jalan dari GIJ Indomarco oleh pihak FAD.
•
BPB lembar kedua yang dilampirkan dengan Surat Jalan dari GIJ Indomarco diberikan ke gudang fisik, lalu barang baru bisa dimasukkan ke dalam gudang dengan terlebih dahulu diperiksa kuantitas, jenis, dan masa kadaluarsa untuk setiap produknya (per karton) dan di cross-check antara barang yang masuk ke gudang dengan BPB yang ada oleh pickpacker. Apabila ada produk yang sudah mendekati masa kadaluarsanya, maka bagian administrasi gudang membuat surat jalan retur rangkap 2 dimana lembar pertama
untuk dikirim ke GIJ Indomarco beserta
produknya dan lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk digunakan sebagai potongan tagihan. •
Kemudian barang yang sudah masuk ke gudang fisik dicatat ke kartu bin (kartu stock) oleh pick-packer. Setiap pick-packer menangani beberapa kartu bin, dimana setiap kartu bin mewakili 1 jenis item atau produk.
47
•
BPB dan Surat Jalan yang diterima oleh pihak gudang fisik nantinya dikembalikan lagi ke bagian administrasi gudang untuk di-update ke komputer lalu dicetak menjadi kartu gudang untuk nantinya digunakan sebagai pencocokan antara kartu bin dengan kartu gudang pada saat stock opname.
2. Sistem Desentralisasi •
Setelah principal menerima CWO atau CMO dari gudang cabang Indomarco, maka principal membuat SPB (Surat Pengiriman Barang) berdasarkan CWO atau CMO, dimana lembar pertama untuk diserahkan ke gudang cabang Indomarco bersamaan dengan pengiriman barang dan lembar kedua disimpan sebagai arsip oleh principal.
•
Gudang cabang Indomarco menerima barang dan SPB dari principal, SPB tersebut dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama diberikan ke bagian accounting (FAD) dan lembar kedua diberikan ke bagian administrasi gudang untuk dicek kesesuaiannya dengan CWO atau CMO.
•
Setelah itu bagian administrasi gudang membuat BPB (Bukti Penerimaan Barang) berdasarkan SPB dan dibuat rangkap 2 dimana lembar pertama diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk nantinya disesuaikan dengan SPB oleh pihak FAD.
•
BPB lembar kedua yang dilampirkan dengan SPB dari principal diberikan ke gudang fisik, lalu barang baru bisa dimasukkan ke dalam gudang dengan terlebih dahulu diperiksa kuantitas, jenis, dan masa
48
kadaluarsa untuk setiap produknya (per karton) dan di cross-check antara barang yang masuk ke gudang dengan BPB yang ada oleh pick-packer. Apabila ada produk yang sudah mendekati masa kadaluarsanya, maka bagian administrasi gudang membuat surat jalan retur rangkap 2 yang nantinya lembar pertama akan dikirim ke principal beserta produknya dan lembar kedua diberikan ke bagian accounting (FAD) untuk digunakan sebagai potongan tagihan. •
Kemudian barang yang sudah masuk ke gudang fisik dicatat ke kartu bin (kartu stock) oleh pick-packer. Setiap pick-packer menangani beberapa kartu bin, dimana setiap kartu bin mewakili 1 jenis item atau produk.
•
BPB dan SPB yang diterima oleh pihak gudang fisik nantinya dikembalikan lagi ke bagian administrasi gudang untuk di-update ke komputer lalu dicetak menjadi kartu gudang untuk nantinya digunakan sebagai pencocokan antara kartu bin dengan kartu gudang pada saat stock opname.
III.3.3. Prosedur Penyimpanan dan Tata Letak Persediaan Berikut merupakan prosedur untuk penyimpanan dan tata letak barang dagang : •
Penyimpanan dilakukan setelah barang-barang yang masuk ke gudang sudah dicek terhadap BPB yang ada dan sudah dicatat ke dalam kartu bin.
•
Penyimpanan dilakukan mengikuti denah / layout gudang yang sebelumnya sudah dibuat dan ditentukan oleh para godown master,
49
dimana masing-masing godown master bertanggungjawab terhadap produk yang berbeda. •
Lalu dengan mengikuti layout gudang yang ada, barang disimpan atau ditempatkan sesuai dengan pengelompokan yang ada. Pertama, barang ditempatkan sesuai dengan kelompok principal, misalnya barang dari principal Inti Boga Sejahtera diletakkan di kelompok barang atau produk Inti Boga Sejahtera, begitu juga dengan principal yang lain.
•
Kedua, barang ditempatkan sesuai dengan kategorinya yang dibedakan mulai dari segi rasa (Indomilk rasa cokelat, dll), ukuran atau berat (Indomilk 500ml, dll), dan jenis (susu bubuk, cair, dan kental manis, dll)
•
Ketiga, barang ditempatkan berdasarkan pengelompokan produk fast moving dan slow moving.
•
Penempatan barang harus diletakkan di atas pallet agar pemindahan barang bisa dilakukan lebih mudah, menjaga kelembapan dari lantai dan menghindari banjir.
•
Barang yang non-food (detergent dan obat nyamuk) disimpan atau diletakkan berjauhan dengan produk atau barang lain yang sifatnya dikonsumsi dan diberi sekat.
•
Produk apapun tidak boleh ditempatkan menempel pada dinding dengan tujuan untuk menjaga kelembapan.
•
Tinggi susunan produk tidak boleh melebihi standar maksimum dari yang sudah ditentukan (tertera di karton produk) untuk menghindari kerusakan produk terutama produk yang berada paling bawah.
50
III.3.4. Prosedur Pengeluaran Persediaan Barang dari gudang di cabang akan dikirimkan ke depo dan dari depo dikirim ke stock point lalu terakhir dikirim ke outlet. Istilah outlet di Indomarco dibagi menjadi 2 macam, yaitu wholesaler dan retailer. Berikut merupakan prosedur untuk pengeluaran barang dagang : •
Pengeluaran barang dari gudang harus disertai dengan dokumen yang sah yaitu faktur penjualan dan SJI (Surat Jalan Intern) dan nantinya langsung dicatat ke kartu bin sesuai dengan jumlah barang yang keluar. Faktur penjualan tersebut dibuat oleh bagian Office berdasarkan SPL (Surat Pesanan Langganan) yang dibuat dari bagian Sales. SPL tersebut merupakan hasil permintaan atau order dari wholesaler. Faktur penjualan tersebut dibuat 3 rangkap dimana lembar pertama disimpan sebagai arsip untuk bagian Office, lembar kedua diberikan ke gudang fisik dan lembar ketiga diberikan ke bagian accounting (FAD). Sedangkan SJI dibuat oleh bagian administrasi gudang cabang berdasarkan Permohonan Pengiriman Barang (PPB) yang dikirim oleh stock point (SP). PPB tersebut juga dibuat rangkap 2 oleh stock point dimana lembar pertama diberikan ke bagian administrasi gudang cabang seperti yang disebutkan sebelumnya dan lembar kedua disimpan sendiri oleh stock point sebagai arsip. SJI yang tadi dibuat oleh bagian admin gudang cabang juga dibuat 2 rangkap dimana lembar pertama disimpan sebagai arsip gudang cabang dan lembar kedua diberikan ke gudang fisik. Faktur penjualan digunakan untuk pengiriman barang langsung ke wholesaler. Sedangkan SJI digunakan untuk pengiriman barang ke stock point. 51
•
Dari beberapa faktur penjualan dan SJI, chief delivery membuat RKB (Rekap Keluaran Barang) lalu diberikan ke godown keeper untuk keperluan proses loading. Pembuatan RKB dimaksudkan untuk mempermudah dan mempercepat proses pengambilan barang di gudang (loading) oleh pick-packer. Apabila proses loading sudah selesai maka RKB dikembalikan lagi ke chief delivery untuk disimpan sebagai arsip.
•
Pengeluaran barang berdasarkan metode FIFO (First In First Out).
•
Pada saat mengeluarkan barang waktu loading, barang tidak boleh dilempar, diinjak, dibanting ke dalam mobil.
•
Pengeluaran barang dikontrol atau diawasi oleh godown keeper dengan persiapan terlebih dahulu oleh pick-packer.
•
Pada saat barang akan dimuat atau dimasukkan ke mobil-mobil pengangkut, chief delivery memilah-milah atau mengatur barang yang akan dimasukkan ke mobil-mobil pengangkut berdasarkan faktur penjualan dan SJI.
•
Nantinya yang mengangkut barang untuk dimasukkan ke dalam mobil pengangkut (loading) dilakukan oleh kuli dari pihak luar (bukan pihak dari Indomarco Adi Prima).
•
Setelah proses loading selesai, delivery driver dan delivery man (di dalam satu mobil pengangkut yang sama) langsung mengirimkan barang ke depo lalu ke stock point sesuai dengan SJI dan ke wholesaler sesuai dengan faktur penjualan. Nantinya faktur penjualan tersebut juga diserahkan ke wholesaler.
52
•
Dari depo barang dikirim ke stock point disertai dengan SJI dari gudang cabang, dan dari SJI tersebut pihak stock point membuat BPBI (Bukti Penerimaan Barang Intern). Apabila ada permintaan atau pesanan dari outlet (retailer) ke stock point maka salesman dari pihak stock point membuat SPL (Surat Pesanan Langganan) lalu berdasarkan SPL tersebut SPO membuat faktur penjualan rangkap 3 dimana lembar pertama disimpan sebagai arsip stock point, lembar kedua diberikan ke outlet bersamaan dengan pengiriman barang dan lembar ketiga diberikan ke bagian accounting (FAD). Setelah itu barang langsung dikirim ke outlet (retailer) berdasarkan faktur penjualan yang ada.
III.3.5. Prosedur Pengawasan Fisik Persediaan Berikut merupakan prosedur untuk pengawasan fisik barang dagang : •
Stock opname harian wajib dilaksanakan oleh Godown Keeper / Pickpacker.
•
Buat jadwal stock opname harian sehingga pelaksanaan random stock dapat berjalan dengan tertib, misalnya per-principal / per-group product.
•
Catat dan laporkan hasil stock opname harian kepada Stock Point Officer, bila terjadi selisih / penyimpangan untuk dicari penyebab dan solusinya (Deadline 2 x 24 jam).
•
Setiap hari Jumat Godown Keeper / Pick-packer wajib menjalankan stock opname mingguan.
53
•
Laporkan hasil stock kepada SPO (Stock Point Officer) untuk dicari selisih stock dan diselesaikan hasilnya (Deadline 2 x 24 jam).
•
Lakukan MPP Plus (SAI) apabila terjadi selisih lebih pada stock, MPP tertukar (ESA) untuk produk dengan standard cost dan group product yang sama, fakturkan beban driver / salesman yang bersangkutan untuk selisih kurang pada stock (apabila barang tersebut berada di luar gudang, yaitu pada saat barang dikirim ke stock point atau ke outlet).
•
Stock opname bulanan wajib dilaksanakan oleh Godown Keeper / Pickpacker bersama SPO setiap akhir cycle / bulan.
•
Hasil stock opname dibuat berita acara stock opname dan dikirim ke cabang / depo sebagai laporan rutin bulanan.
•
Lakukan MPP Plus (SAI) apabila terjadi selisih lebih pada stock, MPP tertukar (ESA) untuk produk dengan standard cost dan group product yang sama, fakturkan beban driver / salesman yang bersangkutan untuk selisih kurang pada stock (apabila barang tersebut berada di luar gudang, yaitu pada saat barang dikirim ke stock point atau ke outlet).
•
Apabila ditemukan barang rusak (bad stock) di stock point, maka dibuatkan dokumen PBR (Pengiriman Barang Rusak) oleh pihak SP (Stock Point) kemudian barang rusak tersebut langsung dikirim ke depo disertai dengan PBR oleh pihak depo yang datang mengirim barang ke SP (nantinya di depo dilakukan cek terlebih dulu apakah barang rusak yang dikirim sudah sesuai dengan dokumen PBR).
54
•
Begitu juga dengan barang rusak yang diretur oleh outlet, dimana mulamula outlet tersebut membuat P2R (Permohonan Persetujuan Retur) untuk diberikan kepada petugas stock point, lalu oleh petugas SP dicek dulu antara kondisi dan jumlah fisik barang yang ingin diretur dengan P2R dari pihak outlet untuk memisahkan barang yang benar-benar rusak atau tidak layak jual dan barang yang masih baik. Nantinya dari SP barang retur atau barang rusak tersebut dikirim ke depo oleh pihak depo.
•
Lalu dari depo barang rusak tersebut langsung dikirim ke gudang cabang untuk ditampung di gudang khusus barang rusak.
•
Sebelum pemusnahan barang rusak dilakukan, harus terlebih dulu mengikuti prosedur yang ada.
•
Dimulai dari pembuatan PPBR (Permohonan Persetujuan Barang Rusak) oleh pihak cabang perusahaan yang nantinya dikirim ke kantor pusat Indomarco Adi Prima untuk dicek dan disetujui.
•
PPBR yang sudah disetujui oleh kantor pusat dikirim ke principal untuk disetujui juga oleh pihak principal yang nantinya dikirim kembali ke kantor pusat disertai dengan surat persetujuan dari principal.
•
Kemudian PPBR dan surat persetujuan dari principal tersebut dikirim ke kantor cabang untuk dilanjutkan ke tahap atau proses pemusnahan barang rusak.
55
III.4 Teknik Pengumpulan Data Dalam usaha pengumpulan data yang dibutuhkan untuk penyusunan skripsi ini, maka penulis menggunakan metode observation dimana teknik pengumpulan data dengan cara mengadakan pengamatan langsung di lapangan. Selain itu metode yang digunakan penulis dalam mengumpulkan data adalah dengan menggunakan Inquires of the client dimana teknik pengumpulan data dengan cara wawancara yaitu tanya jawab secara langsung dengan pihak PT. Indomarco Adi Prima dan penulis juga membagikan kuesioner kepada pihak-pihak yang berhubungan langsung dengan fungsi pengelolaan persediaan sehingga mempermudah untuk memperoleh data yang dibutuhkan. Data yang diperoleh penulis adalah seperti yang tersaji pada halaman berikut ini :
Kuesioner Aktivitas Operasional Pengelolaan Persediaan Barang Pada PT Indomarco Adi Prima
A. Pemesanan dan Penerimaan Persediaan No.
1
Pertanyaan
Apakah
pemesanan
persediaan
dilakukan
Y
dengan
otorisasi
manajemen ? 2
T
√
Apakah ada perhitungan atau pencatatan yang dijadikan dasar untuk melakukan pemesanan persediaan ?
√
3
Apakah fungsi penerimaan terpisah dari fungsi gudang ?
√
4
Apakah perusahaan memiliki petunjuk atau pedoman tertulis tentang
56
uraian tugas masing-masing yang terdapat dalam pengelolaan persediaan ? 5
√
Apakah terdapat suatu pemisahan tugas dalam pelaksanaan fungsi penerimaan, pemesanan, penyimpanan, pengeluaran dan pencatatan atas transaksi persediaan ?
6
√
Apakah terdapat pencocokan atau penyesuaian terlebih dahulu terhadap barang yang datang (diterima) dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu ?
7
√
Jika ya, apakah pencocokan atau penyesuaian tersebut dilakukan oleh pihak di luar (selain) pihak gudang fisik ?
8
√
Apakah setiap penerimaan barang dilakukan pemeriksaan terlebih dahulu terhadap isi, kuantitas dan masa kadaluarsa barang sebelum masuk dan disimpan ke gudang ?
9
10
√
Apakah setiap penerimaan barang disertai dengan pembuatan laporan penerimaan secara tertulis ?
√
Apakah penerimaan barang dilakukan oleh pihak yang berwenang ?
√
B. Penyimpanan dan Tata Letak Persediaan No.
Pertanyaan
1
Apakah persediaan barang ditempatkan secara teratur dan rapi?
2
Apakah terdapat pengelompokan dalam melakukan penempatan barang di gudang?
Y
T
√
√
57
3
Apakah ada dokumen yang dijadikan pedoman atau dasar untuk menentukan penempatan atau tata letak barang di gudang?
4
√
Apakah penempatan dan tata letak persediaan sudah diatur sedemikian rupa sehingga tidak mengganggu proses pengambilan dan pengeluaran barang ?
5
√
Apakah persediaan barang disimpan dengan baik dan efisien untuk menjaga tingkat minimum dari :
6
¾ Kebakaran dan kebanjiran?
√
¾ Kerusakan?
√
¾ Pencurian?
√
Apakah terdapat pemeriksaan secara berkala terhadap kemungkinan adanya barang yang melewati atau mendekati masa kadaluarsa dan kondisinya tidak layak jual serta kesesuaian jumlah barang dengan yang tercatat di kartu persediaan (stock) atau semacamnya?
7
Apakah lokasi gudang penyimpanan memiliki fasilitas : ¾ Alat pemadam kebakaran?
√
¾ Penerangan?
√
¾ Ventilasi udara?
√
8
Apakah terdapat jadwal teratur untuk membersihkan gudang ?
9
Apakah terdapat gudang khusus untuk menyimpan barang-barang yang non-food (seperti produk detergent dan obat nyamuk) ?
10
√
√
√
Jika tidak, apakah tempat penyimpanan barang non-food tersebut diletakkan berjauhan dengan barang lain (food) dan diberikan
58
penutup ?
√
C. Pengeluaran dan Pengawasan Fisik Persediaan No.
Pertanyaan
1
Apakah fungsi pengiriman terpisah dari fungsi gudang ?
2
Apakah setiap pengeluaran persediaan selalu berdasarkan dokumen resmi yang diotorisasi oleh pihak yang berwenang ?
3
√
√
√
Apakah selain petugas gudang, pihak lain dilarang masuk gudang jika tidak disertai dengan otorisasi oleh pihak yang berwenang ?
6
√
Apakah ada petugas atau staf yang menjaga dan mengawasi keluar masuknya barang dengan efektif ?
5
T
Apakah fungsi depo selalu sebagai perantara antara gudang cabang dengan stock point ?
4
Y
√
Apakah pada saat stock opname masih sering ditemukan selisih kuantitas antara pencatatan stock barang di kartu persediaan (stock) dengan jumlah fisik yang ada di gudang ?
√
7
Apakah stock opname dilakukan secara rutin setiap hari ?
√
8
Apakah stock opname dilakukan secara rutin setiap minggu ?
√
9
Apakah stock opname dilakukan secara rutin setiap bulan ?
√
10
Apakah hasil stock opname dilaporkan kepada pihak manajemen ?
√
11
Apakah penemuan terhadap barang yang rusak langsung diproses ke pihak manajemen ?
√
59
Apakah terdapat jadwal yang teratur untuk pengiriman barang rusak
12
dari stock point ke depo ?
√
Apakah pengiriman barang rusak dari stock point ke depo hanya
13
dilakukan sewaktu depo mengirim barang ke stock point ?
√
Apakah dalam kurun waktu 1 minggu selalu ada pengiriman barang
14
dari depo ke stock point ?
√
Apakah terdapat pengecekan kembali oleh pihak gudang cabang
15
terhadap barang rusak yang datang dari depo ?
√
Dari hasil kuesioner secara umum perusahaan telah mempunyai prosedur dan kebijakan yang cukup memadai. Hal tersebut dapat terlihat dari :
Pemesanan persediaan yang dilakukan berdasarkan perhitungan dan pencatatan
Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi penerimaan
Pemisahan
tugas
dalam
pelaksanaan
fungsi
penerimaan,
pemesanan,
penyimpanan, pengeluaran dan pencatatan atas transaksi persediaan
Adanya pencocokan atau penyesuaian terlebih dahulu terhadap barang yang datang (diterima) dengan surat jalan atau dokumen resmi tertentu yang dilakukan oleh pihak di luar pihak gudang fisik dan adanya pemeriksaan terlebih dahulu terhadap isi, kuantitas, dan masa kadaluarsa barang sebelum disimpan ke gudang
Adanya dokumen yang dijadikan pedoman atau dasar dalam melakukan penempatan persediaan barang di gudang sehingga tersusun secara teratur dan rapi
60
Adanya pengecekan secara berkala terhadap masa kadaluarsa dan kondisi barang serta kesesuaian jumlah barang dengan yang tercatat di kartu stock
Adanya fasilitas yang memadai di dalam gudang yang mendukung terciptanya keamanan di gudang dan jadwal teratur untuk membersihkan gudang
Pemisahan antara fungsi gudang dengan fungsi pengiriman
Pengeluaran persediaan yang dilakukan berdasarkan dokumen resmi yang sudah diotorisasi oleh pihak yang berwenang
Adanya petugas atau staf yang melakukan pengawasan terhadap siapa saja yang masuk ke gudang dan keluar masuknya barang dengan efektif
Adanya rutinitas stock opname yang dilakukan secara teratur dan berkala
Penemuan terhadap barang rusak atau tidak layak jual langsung diproses ke pihak manajemen
Meskipun jawaban-jawaban dari kuisioner secara umum mengindikasikan adanya sistem pengelolaan persediaan yang baik, bukan berarti sistem pengelolaan persediaan yang dimiliki perusahaan menutup kemungkinan adanya kelemahankelemahan dalam sistem tersebut. Dengan kata lain bahwa sebaik atau sebagus apapun sistem yang sudah diterapkan oleh suatu perusahaan belum tentu tidak ada celah yang dapat menyebabkan terjadinya penyimpangan atau masalah. Oleh karena itu penulis mencoba mencari celah-celah atau kelemahan-kelemahan yang dapat terjadi untuk ditelaah dan dicari jalan keluar atau solusinya yang diharapkan nantinya dapat mengatasi atau menjawab permasalahan yang dihadapi perusahaan. Dari hasil kuisioner di atas, penulis menemukan kelemahan-kelemahan yaitu seperti ketidaksesuaian antara pencatatan jumlah stock di kartu stock dengan jumlah fisik 61
barang di gudang, tidak ada jadwal yang teratur untuk pengiriman barang rusak dari stock point ke depo, dan tidak ada pengecekan kembali terhadap barang rusak yang datang dari depo. Beberapa kelemahan yang ditemukan ini akan penulis bahas lebih terperinci di bab selanjutnya. Untuk memudahkan pengujian dan analisa sistem dan prosedur, penulis mencoba menggambarkan arus dokumen yang diperoleh dari hasil penelitian dan wawancara melalui flowchart yang dilampirkan pada halaman L2, L3, L4, dan L5 karena penulis tidak memperoleh flowchart dari perusahaan.
62
