BAB III OBJEK PENELITIAN
III.1 Sejarah Perusahaan PT.Keystone Indonesia adalah sebuah perusahaan swasta nasional yang bergerakdi bidang pendistribusian produk valves and control. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Calvin Suwandi Lukmantara sebagai Direktur Utama PT.Keystone Indonesia. PT. Keystone Indonesia, yang berkantor pusat di Wisma 77, lantai 15, Jl. Letnan
Jendral S. Parman Kav. 77 Jakarta, merupakan
perusahaan distribusi yang menjual barang yang di buat oleh Tyco Flow Control yang bertempat di Singapura untuk didistribusikan kepada pelanggan yang memesan di wilayah Indonesia dan kemudian perusahaan (PT Keystone Indonesia) mengirimkan barang kepada pelanggan. Sejak 20 tahun yang lalu, katup Keystone telah di distribusikan di seluruh Indonesia melalui sebuah jaringan distribusi dan agen. Pada saat itu perusahaan belum berbentuk PT. Sesuai dengan tingginya permintaan dari pelanggan pada produk Keystone, maka pada tanggal 1 May 1995, PT. Keystone Indonesia resmi di dirikan. Pada tahun 2001, Keystone dibeli oleh Tyco Flow Control, dan Keystone Indonesia merupakan agen satu-satunya yang menjual produk Tyco Flow Control. Pada bulan Juni 2008, PT Keystone membuktikan komitmen perusahaan dalam memberikan produk dan jasa yang berkualitas kepada 31
pelanggan.
PT.
Keystone
Indonesia
berhasil
mendapatkan
dan
mengimplementasikan ISO Standar 9001; 2000 pada proses bisnis PT. Keystone Indonesia. III.2
Bidang Usaha PT Keystone Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak di bidang distribusi yang mendistribusikan alat-alat katup (valves) untuk keperluan kontraktor maupun pabrikan. Barang yang dijual oleh Keystone sendiri adalah barang yang berasal dari Tyco Flow Control. Tyco Flow Control merupakan pabrik atau tempat yang membuat katupkatup tersebut yang kemudian di distribusikan ke Indonesia yang di jual kembali melalui PT Keystone ini kepada pelanggan. Katup atau valves yang di distribusikan oleh Tyco Flow Control merupakan katup-katup yang dijual secara eceran (tergantung pesanan). PT Keystone mendistribusikan barangnya kepada seluruh pelanggan di Indonesia yang membutuhkan katup tersebut. Penjualan katup-katup ini hanya di distribusikan ke negara Indonesia saja, karena di luar negeri sudah memiliki distributor tersendiri disetiap Negara.
III.3
Visi dan Misi Untuk menunjukkan integritas PT Keystone Indonesia sebagai pemimpin pasar dalam industri ini. PT Keystone Indonesia memiliki visi sebagai berikut: “Menjadi distributor “Valves and Control" dengan standar Internasional dan untuk mencapai reputasi yang dapat dipercaya di lini bisnis kami di Indonesia”
32
Untuk mencapai visi tersebut, PT Keystone Indonesia memiliki misi sebagai berikut: a. Untuk menjadi pemimpin pasar dengan menyediakan kualitas produk dan jasa. b. Untuk menerapkan ISO 9001; 2000 dalam proses bisnis perusahaan. c. Untuk menciptakan hubungan jangka panjang dengan prinsip kami dan pelanggan. d. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan memberikan nilai tambah bagi produk dan layanan kami dibandingkan dengan pesaing. e. Untuk menciptakan sumber daya manusia yang kompeten.
III.4 Produk-produk Yang Tersedia 1. General Service Valve Dengan merek terkemuka: Richards, fasani, vanessa, Winn, Kitamura (KTM), Neotecha, Gachot, Rovalve, L & M, Promet, Raimondi, Sapag, Raphael, Hancock, Flocheck, Vonk, Winn, Hindle, Belgicast, FCT, Clarkson, Hindle, Klein, Gulf, Hovap. a. Resilient Seated Butterfly Valves b. Teflon Lined Butterfly Valve c. Hygienic Valves d. Ball Valves e. Knifegate Valves f. Resilient Gate Valves g. Gate/ Globe/ Check Valves
33
h. Diaphragm Valves i. Sight Glass 2.
Critical Service Valve Dengan merek terkemuka: Vanessa, Vavtron, KTM, Richards, Yarway, Sampell, Sapag, Dewrance. a. Metal Seated, Rotary Valves – Vanessa b. Quarter Turn Gate Valves – Vanessa c. Metal Seated Ball Valves – KTM, MCF d. Cryogenic Ball Valves – Richards, KTM
3.
Actuators and Controls Dengan merek terkemuka : Biffi, Morin, Keystone, Westlock, Tyco AVID a. Electric Actuators b. Pneumatic Actuators c. Hydraulic Actuators d. Sub-sea Actuators e. Stainless Steel Actuators
4.
Engineering Products Dengan merek ternama: Varec, Kunkle, Anderson Greenwood, Crosby, Yarway, Sapag, Narvik, Penberthy a. Pressure Relief Valve b. Level Gauge c. Steam Traps d. Expansion Joint e. Desuperheater
34
III.5 Struktur Organisasi Struktur organisasi merupakan hal yang penting dalam sebuah organisasi dan merupakan salah satu elemen organisasi. Dengan struktur organisasi dapat diketahui dengan jelas fungsi, tugas dan tanggung jawab masing-masing dari setiap bagian. Sebuah organisasi atau perusahaan yang tidak memiliki struktur organisasi hanya akan dapat menyulitkan perusahaan tersebut dalam menjalankan prosedur yang sudah ditetapkan, sehingga tujuan perusahaan pun tidak akan tercapai karena struktur organisasi
merupakan
cara
aktifitas
organisasi
dibagi,
diorganisasikan
dan
dikoordinasikan. Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukkan segenap pekerjaan yang dilaksanakan oleh masing-masing bagian yang akhirnya akan dapat direalisasikan melalui tugas dan tanggung jawab pada masing-masing karyawan yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini menggambarkan bahwa telah ada spesialisasi didalam beberapa fungsi penting sesuai dengan bidang-bidang yang diperlukan oleh perusahaan. Struktur organisasi pada PT Keystone Indonesia disusun berdasarkan ruang lingkup, tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam menjalankan tugasnya masing-masing. Dengan adanya spesialisasi yang diberikan oleh perusahaan pada karyawan maka tujuan dan sasaran perusahaan akan tercapai secara efektif dan efisien khususnya dalam pengambilan keputusan. Adapun struktur organisasi pada PT Keystone Indonesia adalah terlampir. Berikut rincian ruang lingkup, tugas dan tanggung jawab serta wewenang dalam struktur organisasi PT Keystone Indonesia.
35
Direktur 1. Ruang Lingkup Pengawasan terhadap seluruh karyawan maupun manajer perusahaan dan sebagai sarana pengambilan keputusan secara bersama. 2. Tugas dan Tanggung Jawab a. Sebagai pemimpin perusahaan dengan kebijakan-kebijakan yang ditetapkan perusahaan b. Sebagai sarana pengambilan keputusan akhir c. Mengawasi para karyawan dan bawahannya d. Menyampaikan laporan kepada pemegang saham atas kinerja perusahaan e. Menjalankan tanggung jawab dari direktur perusahaan sesuai dengan standar etika dan hukum 3. Wewenang a. Berhak memecat karyawan jika karyawan melakukan kesalahan b. Menandatangani segala hal yang berurusan dengan perusahaan
Assistant to Director 1. Ruang Lingkup Membantu direktur secara langsung. 2. Tugas dan Tanggung Jawab
a.
Sebagai back-up dari direktur
b.
Membantu direktur dalam mengerjakan pekerjaannya
c.
Dapat menggantikan posisi direktur jika diperlukan
d.
Memberikan masukan kepada direktur 36
3. Wewenang a.
Ikut mengawasi para karyawan
b.
Membuat schedule direktur
Senior Sales Manager 1.
Ruang lingkup Pengawasan dan perencanaan terhadap seluruh kegiatan penjualan mulai dari proses pengolahan inquiry, penawaran, negosiasi, order processing dan lainnya.
2.
Tugas dan tanggung jawab a.
Mengatur dan mengawasi kegiatan kunjungan sales
b.
Mengatur dan mengawasi pembuatan penawaran / quotation
c.
Mengatur dan mengawasi proses negosiasi dan order processing
d.
Merencanakan dan menyusun target penjualan tahunan dan jangka pendek
3.
e.
Merencanakan dan menyusun stok barang
f.
Mengawasi komunikasi dan negosiasi terhadap principal
g.
Merencanakan dan menyusun program reward
Wewenang a.
Menyusun tim penjualan dan budget masing-masing tim
b.
Menentukan margin penjualan minimum
c.
Mengatur account / customer untuk masing-masing tim
d.
Menentukan volume/quantity dan jenis barang stok 37
Operational Manager 1.
Ruang lingkup Pengawasan dan pengaturan terhadap seluruh kegiatan operasional perusahaan dimulai dari bagian accounting, finance, export import, general affair dan warehouse.
2.
Tugas dan tanggung jawab a.
Mengawasi dan mengatur kegiatan operasional perusahaan terutama dibidang administasi yang mencakup finance, accounting, export import dan general affair serta warehouse.
3.
b.
Mengawasi penggunaan dan pemeliharaan inventaris kantor.
c.
Membuat laporan kegiatan operasional secara lisan kepada atasan.
Wewenang a.
Berwenang untuk menandatangani purchase order, invoice dan faktur pajak.
b.
Berwenang untuk menyetujui biaya pengeluaran operasional perusahaan.
c.
Berwenang untuk melakukan performance appraisal terhadap bawahan.
Area Sales Manager 1.
Ruang lingkup a.
Mencari order/ informasi project dari customer, info media dan Sales Engineer
b.
Memantau kinerja kerja Sales Engineer
c.
Mengevaluasi kinerja kerja Sales Engineer 38
d.
Melakukan dan menindaklanjuti informasi yang diberikan oleh Sales Engineer
e.
Mengadakan jadwal presentasi produk oleh principal ke customer di Jakarta maupun di luar kota
f.
Mengadakan training produk kepada bawahan
g.
Melakukan negosiasi harga sesuai limit yang diberikan oleh Sales Manager
h. 2.
Mengadakan kunjungan ke customer yang ada diluar kota
Tugas dan tanggung jawab a. Bertanggung jawab untuk mencari order dan informasi project b. Bertanggung jawab untuk membuat penawaran dan follow up sampai PO c. Bertanggung jawab untuk melakukan dan menindaklanjuti informasi yang diberikan bawahan d. Bertanggung jawab untuk membantu bawahan untuk klarifikasi spesifikasinya sesuai yang diminta. e. Memantau dan membantu kinerja kerja bawahan f. Mengadakan training produk ke bawahan g. Mengevaluasi kinerja kerja bawahan h. Bertanggung jawab untuk menangani complain produk dari pelanggan i. Bertanggung jawab menjaga harmonisasi dan kepuasan pelanggan j. Bertanggung jawab dalam memenuhi target penjualan tahunan k. Bertanggungjawab dalam hubungan kerja yang sehat dengan atasan maupun bawahan
39
3.
Wewenang a. Membuat penawaran ke customer b. Negosiasi harga sesuai limit yang diberikan atasan c. Entertain customer dengan batasan limit tertentu d. Menegur bawahan jika kurang aktif dalam pekerjaan e. Meminta laporan kerja dan informasi project dari bawahan f. Meningkatkan kinerja kerja bawahan
Sales Chief 1. Ruang lingkup a. Pencarian informasi Project List di daerah ruang lingkup kantor cabang dan afiliasi. b. Penanganan semua permintaan penawaran dari perusahaan afiliasi dan kantor cabang c. Pengenalan produk kepada kantor cabang dan afiliasi serta bawahan 2. Tugas dan tanggung jawab a. Bertanggung jawab untuk mencari informasi project b. Bertanggung jawab untuk membuat penawaran dan follow up sampai PO c. Bertanggung jawab untuk membantu bawahan untuk klarifikasi spesifikasi sesuai yang diminta. d. Memantau dan membantu kinerja kerja bawahan e. Mengadakan training produk ke kantor cabang dan afiliasi serta bawahan f. Mengevaluasi kinerja kerja bawahan
40
g. Bertanggung jawab untuk menangani complain produk dari customer h. Bertanggung jawab dalam memenuhi target penjualan tahunan i. Bertanggungjawab dalam hubungan kerja yang sehat dengan atasan maupun bawahan 3. Wewenang a. Membuat penawaran ke kantor cabang dan afiliasi b. Negosiasi harga sesuai limit yang diberikan atasan c. Menegur bawahan jika kurang aktif dalam pekerjaan d. Meminta laporan progress dari penawaran yang telah diberikan. e. Meningkatkan kinerja kerja bawahan
Chief of Warehouse 1. Ruang lingkup Mendata keluar masuk material, mengatur pengiriman ke pelanggan, mengatur biaya operasional gudang dan memberikan laporan stok . 2. Tugas dan tanggung jawab a. Mengatur pengiriman b. Mengoreksi Surat Jalan c. Membuat laporan stok minimal per bulan d. Mengatur keuangan untuk biaya operasional e. Memberikan informasi expedisi yang akan digunakan f. Bertanggung jawab terhadap semua kegiatan yang ada digudang g. Memberikan perintah tugas kepada bawahan
41
3. Wewenang Memberikan keputusan yang sifatnya umum (Jika material tidak siap dikirim semuanya, kendaraan yang rusak, pengeluaran biaya)
Chief of Export – Import (Exim) 1. Ruang lingkup Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari pabrik hingga ke warehouse 2. Tugas dan tanggung jawab a. Mengatur proses import produk dari pabrik hingga ke Indonesia b. Memilih dan berkoordinasi dengan forwarder untuk mengirimkan produk ke Indonesia c. Mengeluarkan produk dari bea cukai hingga masuk ke warehouse. d. Memasukkan data Matrans, Stomars dan Bukti pengiriman (Delivery Slip) ke dalam Program computer accounting e. Mengirimkan Delivery Order (DO) melalui fax ke bagian Warehouse sebagai instruksi pengiriman barang ke customer. f. Membuat Commercial Invoice dan Packing List 3. Wewenang a. Berwenang untuk mengevaluasi dan menentukan forwarder.
42
b. Berwenang untuk menandatangani Delivery Order dan menentukan apakah barang dapat dikirimkan ke customer atau tidak.
Chief Purchasing 1. Ruang lingkup Seluruh pekerjaan yang berhubungan dengan pembuatan Purchase Order (PO) ke Principal. 2. Tugas dan tanggung jawab a. Membuat Purchase Order (PO) ke Principal b. Membuat costing / perhitungan yang menunjukkan perbandingan nilai beli dan jual serta biaya impor terhadap sebuah PO c. Membuat laporan booking / penjualan setiap bulan d. Bertanggung jawab terhadap semua PO ke principal yang telah dibuat 3. Wewenang a. Berwenang untuk menanda tangani semua PO ke Principal b. Berwenang untuk memutuskan apakah Sales Order (SO) dari sales dapat diproses atau tidak. c. Berwenang untuk negosiasi harga barang yang dibeli dengan principal.
Chief of Finance 1. Ruang lingkup
43
Seluruh kegiatan kerja yang berhubungan dengan proses keuangan, Penagihan ke customer serta laporan – laporan keuangan. 2. Tugas dan tanggung jawab a. Membuat laporan Account Receivable dan Account Payable, membooking nomor invoice dan membuat laporan overdue Account Receivable. b. Melakukan pembayaran kepada principal. c. Menginput atau memasukkan data transaksi bank ke General Ledger. d. Mengecek kelengkapan surat jalan dan mencocokkan dengan Sales Order (SO) dan Purchase Order (PO) dari customer / pelanggan. e. Mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas kecil dalam mata uang asing. 3. Wewenang a. Berwenang untuk membuka giro dan cek untuk keperluan operasional kantor. b. Berwenang untuk mengakses ke bank untuk melakukan pengecekan saldo bank. c. Berwenang menyimpan kas kecil dalm bentuk mata uang asing.
Sales Engineer 1. Ruang lingkup a. Pengenalan produk dan penjualan produk b. Pemeliharaan hubungan baik dengan customer
44
c. Filing dokumen 2. Tugas dan tanggung jawab a. Membuat penawaran untuk permintaan harga dan delivery dari customer. b. Menindaklanjuti penawaran yang telah diberikan ke customer c. Mengunjungi customer secara rutin dan menjalin hubungan baik . d. Mengelola semua dokumen penawaran, order, dan lain-lain secara sistematis e. Mengevaluasi kepuasan customer 3. Wewenang a. Dapat menentukan nilai margin atas penawaran sesuai ketentuan yang berlaku. b. Dapat menentukan nilai discount atas penawaran sesuai kondisi customer.
Technical Advisor Warehouse 1. Ruang lingkup Membantu Chief of Warehouse dalam hal teknis untuk produk masuk dan keluar warehouse. 2. Tugas dan tanggung jawab a. Mengidentifikasi kesesuaian produk yang masuk ke dalam warehouse b. Bersama dengan Technical Support memberikan saran kepada sales mengenai hal-hal teknis c. Bersama dengan Technical Support membantu menyelesaikan masalah/ keluhan customer
45
d. Memantau dan memeriksa kesesuaian produk sebelum dikirimkan kepada customer sesuai dengan order customer e. Memberikan saran kepada Technical Support mengenai stok barangbarang penunjang. 3. Wewenang Menerima atau menolak produk yang masuk ke warehouse berdasarkan pertimbangan teknis dan kesesuaian dengan Purchase Order ke principal.
Export – Import Supervisor 1. Ruang lingkup Seluruh kegiatan yang berhubungan dengan proses pengiriman barang dari pabrik hingga ke warehouse 2. Tugas dan tanggung jawab a. Mengeluarkan produk dari bea cukai hingga masuk ke warehouse. b. Memasukkan data Matrans, Stomars dan Bukti pengiriman (Delivery
Slip) ke dalam program computer accounting – Peachtree c. Mengirimkan Delivery Order (DO) melalui fax ke bagian warehouse
sebagai instruksi pengiriman barang ke customer. 3. Wewenang a. Menggantikan pekerjaan Chief of Exim apabila berhalangan.
46
b. Memerintahkan warehouse untuk segera mengirimkan produk kepada
customer.
Collector & Messenger 1. Ruang lingkup a. Penagihan b. Pengantaran dokumen 2. Tugas dan tanggung jawab a. Membantu proses penagihan kepada customer didaerah Jakarta dan sekitarnya. b. Mengantarkan dokumen antar perusahaan afiliasi. c. Membantu proses perbankan yang meliputi setoran, kliring dan penarikan. 3. Wewenang a. Berwenang untuk melakukan penagihan kepada customer. b. Berwenang untuk melakukan penarikan dana tunai di bank berdasarkan surat kuasa.
Driver Warehouse 1. Ruang lingkup
47
Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan, mengetahui tujuan kiriman, bertanggung jawab dengan material yang akan dikirim sampai ke tujuan, bertanggung jawab dan dapat memelihara kendaraan yang dikemudikan. 2. Tugas dan tanggung jawab a. Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan b. Mengetahui tujuan pelanggan c. Menjaga dan memelihara kendaraan yang dikemudikan d. Memberikan laporan masa periode habisnya untuk STNK mobil e. Bertanggung jawab terhadap material yang akan dikirim sampai ke tujuan f. Meminimalkan biaya pengeluaran dilapangan g. Menggunakan sarana yang diberikan oleh perusahaan (Pakaian seragam, sepatu safety) 3. Wewenang a. Mengatur penempatan produk di kendaraan untuk keperluan pengiriman b. Mengatur jadwal pengiriman sesuai dengan daerah tujuan pengiriman.
Assistant Driver Warehouse 1. Ruang lingkup Mencocokkan material yang akan dikirim dengan surat jalan, mengetahui tujuan kiriman, bertanggung jawab dengan material yang akan dikirim sampai ke tujuan , dapat berkomunikasi dengan baik kepada pelanggan, dapat menjaga dan memelihara keadaan kendaraan
48
2. Tugas dan tanggung jawab a. Mendampingi dan membantu driver menuju ke pelanggan. b. Mengawasi keadaan barang di kendaraan selama dalam perjalanan menuju pelanggan. c. Membantu koreksi material yang akan dikirim disesuaikan dengan surat jalan. 3. Wewenang Menggantikan tugas driver warehouse apabila berhalangan.
Material Handling Supervisor 1. Ruang lingkup Mengecek material yg akan dikirim & diterima, membantu packing barang, menyiapkan material yg akan dikirim, Repair Material, distribusikan ke kendaraan. 2. Tugas dan tanggung jawab a. Mengecek material yg akan dikirim setelah disiapkan oleh Material Handling staff b. Mencocokkan surat jalan dg material yang sdh disiapkan untuk dikirim c. Memberikan laporan jika terdapat material rusak/kurang baik d. Membantu stockman dalam kesulitan menyiapkan material e. Bertanggung jawab keberadaan material di gudang (penempatan,packing)
49
f. Mengecek material yg datang ke gudang dan langsung melaporkan ke kepala gudang 3. Wewenang Berwenang untuk memberikan perintah kepada Material Handling Staff dan menegurnya apabila terjadi kesalahan yang disebabkan oleh kelalaiannya.
Administrasi Gudang 1. Ruang lingkup Melaksanakan semua Administrasi Gudang yang meliputi, pembuatan surat jalan, laporan penerimaan dan pengembalian material, serta mencocokan stok dengan keadaan fisik. 2. Tugas dan tanggung jawab a. Membuat surat jalan disesuaikan dengan DO dan kondisi kendaraan b. Membuat laporan penerimaan dan pengembalian Barang c. Mengatur jadwal pengiriman kepada driver 3. Wewenang Membantu Chief Warehouse dalam menangani administrasi gudang.
Struktur organisasi PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.1 berikut :
50
51
III.6 Prosedur-Prosedur Yang Terdapat Pada PT Keystone Indonesia III.6.1 Prosedur Penjualan Terdapat prosedur penjualan yang terdapat pada PT Keystone Indonesia. Prosedur ini menerangkan mekanisme proses penerimaan inquery dari pelanggan, penawaran harga, pembuatan sales order, proses pembelian hingga proses input delivery order oleh bagian pembelian. Kegiatan dalam prosedur penjualan ini dimulai dengan melakukan pengecekan apakah produk yang diminta oleh pelanggan dapat dipenuhi (merupakan salah satu produk principal). Kemudian bagian penjualan tersebut mengklarifikasi teknis dengan cara melakukan pengecekan terhadap kelengkapan inquery, menghubungi pelanggan agar melengkapi form data sheet apabila diperlukan, menentukan produk yang sesuai dan bila diperlukan dapat berkonsultasi dengan bagian technical support serta memberikan bantuan dan masukan kepada bagian penjualan dalam hal penentuan produk. Tahap berikutnya adalah pengecekan barang ke principal, yaitu dengan memeriksa ketersediaan barang yang diminta oleh pelanggan kepada principal dan melakukan permintaan penawaran ke principal. Kemudian melakukan quotation yaitu memberikan penawaran yang dilengkapi dengan data-data spesifikasi produk dan ketentuan yang berlaku pada pelanggan. Langkah selanjutnya adalah follow up yaitu menindaklanjuti dan memastikan penawaran yang telah diberikan sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Setelah proses selesai, bagian penjualan baru menerima purchase order dari pelanggan dan melakukan
52
pengecekan terhadap kesesuaian terhadap penawaran dan syarat-syarat yang telah diajukan serta memberikan konfirmasi kepada pelanggan bahwa purchase order telah diterima dan diproses. Kemudian manajer penjualan membuat dan mengajukan sales order kepada manajer operasional. Manajer operasional dalam hal ini bertugas memeriksa apakah bagian penjualan sudah melakukan perhitungan harga pokok penjualan yang sesuai untuk proses pembelian barang ke principal serta melakukan pengecekan stock, apabila ada maka dilanjutkan langsung ke proses input delivery order yang memberikan instruksi ke gudang untuk mengirim barang ke pelanggan, namun jika stock tidak ada maka dilanjutkan ke proses selanjutnya. Bagan alir dari prosedur penjualan PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.2 berikut :
53
Gambar 3.2 Bagan Alir Prosedur Penjualan
54
III.6.2 Prosedur Warehouse Prosedur warehouse yang terdapat pada PT Kaeystone Indonesia bertujuan untuk menerangkan mekanisme proses penerimaan barang dari principal di warehouse, penyimpanan hingga pengiriman barang ke pelanggan. Kegiatan dalam prosedur ini dimulai dengan penerimaan barang dari principal. Bagian administrasi gudang dan technical advisor yang melakukan kegiatan ini. Kegiatan tersebut meliputi menerima packing list dan purchase order untuk barang yang akan diterima, memeriksa kesesuaian antara packing list dengan barang yang diterima, memeriksa kualitas dan kelengkapan barang diterima, serta membuat laporan pemeriksaan penerimaan barang. Kemudian proses dilanjutkan dengan penyimpanan barang digudang. Dalam proses ini bagian administrasi gudang membuat dokumen penerimaan barang, menginstruksikan material handling staf untuk melakukan penyimpanan barang dan melakukan pencatatan terhadap barang yang akan disimpan pada stock card. Setelah proses tersebut selesai, barulah bagian administrasi gudang yang dibantu oleh technical advisor dan bagian eksport import mempersiapkan pengiriman barang ke pelanggan, pengiriman tersebut meliputi beberapa hal, yaitu menerima delivery order dan melakukan persiapan barang yang akan dikirim, melakukan pemeriksaan fisik, kualitas dan kelengkapan barang (apabila barang sesuai maka barang akan di packing) dan melakukan pengurangan stock barang yang akan dikirim pada stock card. Kemudian pengiriman barang pun terjadi, sebelumnya bagian administrasi gudang
membuat delivery slip dan
55
barangnya ke pelanggan. Bagan alir dari prosedur warehouse PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.3 berikut: Gambar 3.3 Bagan Alir Prosedur Warehouse
56
III.6.3 Prosedur Penagihan Prosedur penagihan diadakan dengan tujuan untuk menerangkan proses dari penerimaan delivery slip menjadi invoice sampai dengan penerimaan pembayaran dari pelanggan. Kegiatan pertama yaitu dilakukan oleh bagian keuangan. Bagian keuangan menerima purchase order customer kemudian melakukan pengecekan cara pembayaran, apakah secara kredit atau tunai. Jika kredit, barang dapat langsung dikirim ke pelanggan, namun jika tunai barang dapat dikirim jika pembayaran telah dilunaskan oleh pelanggan. Kegiatan selanjutnya dilakukan oleh bagian akuntansi, bagian ini membuat invoice, faktur pajak dan tanda terima/ kwitansi setelah memastikan kesesuaian antara delivery slip dan purchase order pelanggan, kemudian mencantumkan nomor rekening perusahaan dalam kwitansi. Setelah itu direktur mengotorisasi invoice yang telah disetujui. Setelah invoice disetujui, bagian akuntansi melakukan pengiriman invoice yang telah di tandatangani dan di stempel perusahaan beserta tanda terima yang harus ditandatangani oleh penerima sebagai bukti bahwa invoice telah diterima dalam keadaan lengkap, kemudian pengiriman invoice dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu diantar langsung oleh kolektor atau dikirim melalui pos/ kurir. Setelah bagian akuntansi selesai, dilanjutkan dengan kegiatan penagihan yang dilakukan oleh bagian keuangan dengan cara, melakukan pengecekan pelanggan yang masa pembayarannya telah jatuh tempo, melakukan penagihan melalui telepon atau surat. Tahap terakhir yaitu bagian keuangan akan mencatat pembayaran yang telah diterima dengan memperbaharui laporan umur piutang.
57
Bagan alir dari prosedur penagihan PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.4 berikut : Gambar 3.4 Bagan Alir Prosedur Penagihan
58
III.6.4 Prosedur Pembayaran Principal Pada prosedur pembayaran principal pada PT Keystone Indonesia bertujuan untuk menerangkan mekanisme proses pelunasan tagihan principal. Dalam prosedur ini sebagian besar dilakukan oleh bagian keuangan. Pada kegiatan awal bagian keuangan menerima invoice dari principal, kemudian memeriksa kesesuaian invoice principal dengan purchase order, serta menghubungi principal untuk koreksi apabila terdapat ketidaksesuain. Kemudian juga membuat laporan umur hutang untuk memonitor invoice, menyiapkan tagihan yang telah jatuh tempo (untuk barang indent melampirkan tagihan yang akan dilunasi beserta purchase order), setelah itu direktur menyetujui rencana pembayaran. Kegiatan terakhir dalam prosedur ini adalah pembayaran tagihan, yaitu dengan cara membuka cek dan giro serta menginformasikan kepada pihak principal bahwa telah dilakukan pembayaran. Bagan alir dari prosedur pembayaran principle PT Keystone Indonesia dapat dilihat pada Gambar 3.5 berikut :
59
Gambar 3.5 Bagan Alir Prosedur Pembayaran Principal
60
