BAB III OBJEK PEN ELITIAN
III.1. Objek penelitian III.1.1. Sejarah Singkat Berikut ini adalah sejarah berdirinya PT Tirta Varia Intipratama secara garis besar : Pada tahun 1995, Anton Purnomo dan M agdalena M artin mendirikan sebuah Usaha dagang dengan nama UD. Gunung M as dengan alamat yang sama yaitu JL. Radio Dalam Ujung – Jakarta Selatan. Pada tahun 2001, nama UD. Gunung M as berubah menjadi PT. Tirta Varia Intipratama dengan alamat Jl. Regalia No. 9 Jakarta Timur. III.1.2. Bidang Usaha Perusahaan yang menjadi objek penelitian dalam penyusunan skripsi ini adalah PT. Tirta Varia Intipratama, yaitu perusahaan distributor yang bergerak di bidang pendistribusian produk air minum mineral merek AQUA. Perusahaan yang berdiri pada tanggal 20 M ei 2001 ini memiliki kurang lebih 1.800 karyawan dan berlokasi di 11 cabang dengan kantor pusat di JL. Regalia No.9, Jakarta timur. III.1.3. Produk-produk Perusahaan ini mendistribusikan air minum mineral dengan berbagai macam ukuran diantaranya Aqua 5 Gallon, Aqua 240 M l, Aqua 330 M l, Aqua 380 M l, Aqua 600 M l, Aqua 1500 M l dengan pelanggan utamanya agen besar (Star Outlet) III.1.4. Visi, M isi, dan Nilai-nilai Perusahaan Visi PT Tirta Varia Intipratama adalah M enjangkau luas melalui sistem distribusi kelas dunia. 31
M isi PT Tirta Varia Intipratama adalah sebagai berikut: 1.Kedekatan Kami akan menjadi lebih dekat dengan pasar, dan pelanggan dalam artian keberadaan, aksesibilitas, dan komunikasi, dengan berinvestasi dalam infrastruktur dan sumber daya, dan memposisikannya dengan strategis. 2. M emberi yang terbaik Kami akan berjuang memberikan yang terbaik dengan memberikan Penjualan yang terbaik, Operasional yang terbaik, dan Layanan yang terbaik, untuk bertahan dan memimpin di situasi pasar yang kompetitif. 3. Efektifitas & Efisiensi Kami akan bekerja keras, dan bekerja dengan pintar, untuk menggapai hasil yang maksimal dengan efisiensi usaha, melalui sistim. 4. Kepercayaan Kami akan membentuk, dan memelihara kepercayaan di dalam hubungan dan kemitraan dengan pelanggan, penyedia, dan di dalam perusahaan kami sendiri melalui integritas kami dalam berhubungan dan bermitra. 5. Sumber Daya M anusia Kami percaya bahwa setiap orang memiliki potensi, dan kami akan membawa potensi yang ada di dalam perusahaan ini untuk menjadi suatu penggenapan melalui penciptaan suasana kerja yang membangun, dan pembinaan dalam setiap pekerjaan.
32
Nilai-Nilai Perusahaan dari PT Tirta Varia Intipratama adalah sebagai berikut: 1. Komitmen Saya berkomitmen kepada visi, misi, nilai-nilai, peraturan dan kesuksesan Adi Sukses Abadi (ASA), dan saya akan memberikan 100% dari diri saya untuk tercapainya visi perusahaan 2. Kepemilikan Saya sepenuhnya bertanggung jawab atas semua tindakan saya berikut dengan hasilnya, dan saya memiliki segala sesuatu yang terjadi didalam pekerjaan saya, dan kehidupan saya, saya sepenuhnya berakuntabilitas untuk setiap hasil yang saya kerjakan, dan saya mengerti bahwa untuk suatu perubahan, saya adalah orang yang pertama yang harus berubah. 3. Integritas Saya selalu mengatakan kebenaran, dan apa yang saya janjikan akan saya berikan. Saya hanya akan membuat suatu kesepakatan dengan diri saya dan orang lain apabila saya ingin dan memiliki niat untuk menepatinya. Saya mengkomunikasikan kemungkinan adanya kesepakatan yang batal pada kesempatan pertama, dan saya menyelesaikan kesepakatan yang batal dengan segera. 4. Yang terbaik Saya bukan orang rata-rata, Saya selalu diatas dan melampaui, Saya selalu memberikan produk dan jasa dengan kualitas yang luar biasa, yang menambahkan nilai kepada semua pihak yang terkait di jangka panjangnya. Saya mencari cara untuk mengerjakan sesuatu secara efektif dan efisien, dan selalu berada di dalam jalur perbaikan yang konstan dan tanpa henti. 33
5. Hubungan Saya berbicara dengan positif kepada pemimpin saya, rekan sekerja saya, anak buah saya, dan kepada pelanggan saya, secara publik maupun privat, Saya tidak akan pernah menggunakan bahasa sindiran dan gosip maupun mendengarkannya, dan saya mau untuk mendengar secara proaktif dengan menghormati orang yang berbicara pada saat itu, dan saya mengambil tanggung jawab sepenuhnya untuk setiap respon dari semua komunikasi saya. Saya berakuntabilitas dengan pemimpin saya dan rekan sekerja saya, Saya menghargai orang lain, dan saya memperlakukan orang lain, sama seperti saya mau diperlakukan, Saya meminta maaf apabila ada yang tidak berkenan, dan segera mencari solusi. Saya hanya akan mendiskusikan perihal-perihal secara pribadi dengan orang-orang yang terkait. 6. Sukses Saya tahu, bahwa keberadaan saya disini adalah untuk kesuksesan, Saya memfokuskan energi, pikiran, dan perhatian saya untuk menghasilkan kesuksesan dalam segala hal yang saya kerjakan. Saya selalu mencari solusi “sama-sama menang”, dan saya akan menunjukkan, pengharapan, kepercayaan diri, dan kompetensi. Saya dilahirkan untuk sukses didalam setiap pekerjaan saya. Saya percaya pada saat saya memberikan yang terbaik, maka saya akan mendapatkan yang terbaik. 7. Pendidikan Saya mau diajar, dan saya mau belajar dari sesama, dan dari kesalahankesalahan. Saya dengan konsisten belajar, bertumbuh dan menguasai, dan saya juga akan membantu sesama untuk belajar, bertumbuh, dan menguasai. Saya 34
termotivasi untuk melihat perumbuhan dari dalam diri saya dan sesama, dan saya akan mengimpartasikan pengetahuan praktis yang berguna bagi sesama saya pada setiap kesempatan yang memungkinkan. 8. Kerja Sama Saya adalah pemain tim, dan pemimpin tim. Saya melakukan segala sesuatu yang dibutuhkan untuk kebersamaan dan pencapaian gol bersama. Saya fokus dengan ko-operasi dan selalu berketetapan dan tidak berkompromi. Saya fleksibel dalam pekerjaan saya, dan saya mau dan bisa berubah apabila yang saya kerjakan tidak memberikan suatu hasil kepada tim secara keseluruhan. Saya meminta pertolongan apabila saya membutuhkan dan saya berbelas kasih untuk membantu sesama saya yang meminta bantuan kepada saya. 9. Bersyukur Saya adalah seseorang yang mengucap syukur. Saya mengucapkan terima kasih, dan menunjukkan apresiasi, dengan sering dan dengan banyak cara, Sehingga semua yang disekitar saya mengerti bagaimana saya menghargai segala sesuatu dan semua orang yang berada di kehidupan saya. Saya merayakan kemenangan saya, kemenangan pelanggan saya, dan kemenangan tim saya. Saya secara konsisten menemukan diri saya dan orang lain, melakukan sesuatu dengan benar. 10. M enyenangkan Saya melihat kehidupan saya sebagai suatu perjalanan untuk dinikmati dan dihargai, dan saya membuat suatu atmosfir yang menyenangkan dan membahagiakan, supaya orang-orang disekitar saya menikmatinya juga.
35
11. Sistim Saya selalu mencari sistim sebagi suatu solusi. Apabila ada tantangan yang datang saya selalu mengkoreksi sistim sebelum saya mengoreksi seseorang. Saya menggunakan solusi sistim di dalam setiap inovasi saya ketimbang solusi sumber daya manusia. Saya mengikuti sistim dengan benar sampai sistim baru diperkenalkan 12. Konsisten Saya konsisten dalam semua tindakan dan pekerjaan saya, sehingga pelanggan saya dan rekan sekerja saya bisa merasa nyaman apabila berurusan dengan saya. Saya disiplin dalam pekerjaan saya, supaya hasil, pertumbuhan dan kesuksesan saya juga konsisten III.1.5. Struktur Organisasi dan Prosedur Struktur organisasi adalah skema atau bagan mengenai system organisasi suatu usaha, lembaga atau organisasi lainnya. Struktur organisasi ini menggambarkan tata hubungan kerja dalam organisasi, baik tata hubungan kerja wewenang (hirarki) ataupun tata hubungan kerja tiap-tiap fungsi yang ada dan yang tercakup dalam seluruh operasi (kegiatan) badan usaha, lembaga, atau organisasi tersebut. Suatu organisasi akan menjadi alat yang efektif bagi manajemen dalam mencapai tujuannya apabila dalam organisasi tersebut terdapat kesatuan tujuan, pembagian wewenang dan tanggung jawab yang tegas serta hubungan-hubungan kerjasama yang terkoodinir. Terkoordinir dalam arti setiap tindakan yang dikelola oleh masing-masing komponen organisasi haru sesuai dengan yang lainnya. Struktur organisasi ini penting bagi perusahaan, terutama membantu dalam hal sebagai berikut : 36
1. M emperlancar kerjasama antar bagian 2. M enjelaskan wewenang dan tanggung jawab antara antasan dan bawahan. 3. M enjelaskan hubungan kerja antara bagian yang satu dengan bagian yang lainnya. 4. M emudahkan control efesiensi setiap bagian 5. Sebagai pedoman dalam penyusunan prosedur-prosedur tertulis tentang aktivitas usaha. 6. M enjelaskan bagian-bagian yang ada daripada suatu perusahaan 7. M enjelaskan tingkatan-tingkatan manajemen, derajat posisi daripada bagian – bagian (fungsionaris) Jadi batas-batas atas tugas dan tanggung jawab setiap bagian juga harus ditentukan dan suatu perusahan harus jelas mengetahui kepada siapa saja harus bertanggung jawab, dan apa yang harus dilakukan atau komunikasi dan pengawasan. Untuk mengetahui syarat bagi adanya suatu pengendalian intern yang baik, hendaknya organisasi dapat
memperlihatkan
adanya pemisahan
fungsi-fungsi
operasional, pertimbangan dan pencatatan dengan maksud agar dapat mencegah kecurangan-kecurangan dalam perusahaan. Struktur organisasi yang ada diperusahaan ini adalah menurut garis wewenang dari atas ke bawah.Tanggung jawab karyawan adalah langsung kepada atasannya atau kepala bagian yang mengkoordinir bagian yang bersangkutan. Jadi masing-masing karyawan bertanggung jawab kepada yang memberi tugas atau pekerjaan. III.1.5.1. Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. Tirta Varia Intipratama dapat dilihat pada halaman berikut :
37
Gambar 3.1 : S TRUKTUR ORGANIS AS I PUS AT PT TIRTA VARIA INTIPRATAMA Dewan Direksi
General Manager
Bussiness Development S ales & Operational
Logistic
Finnance & Accounting
Internal Audit
Purchasing & General affair
Human Resource
Depo
S ales Analyze
Supply Chain
Account Receviable
Payroll
S pare Part
Area S ales Manager
Collecting Order & Analyze
Account Payable
Human Development
License & Legal
Inventory
General Affair
38
III.1.5.2. Uraian Tugas dan Tanggung Jawab 1. Dewan Direksi Sebagai pimpinan atas jalannya perusahaan, secara keseluruhan memiliki tugas dan tanggung jawab sebagai berikut : a. M empunyai tugas, mengambil kebijakan dan keputusan yang sejalan dengan tujuan perusahaan, memajukan dan mengembangkan perusahaan. b. M emimpin, mengawasi dan meningkatkan kerja para bawahan sesuai dengan rencana yang telah digariskan serta mengusahakan suasana kerja yang maksimal, baik dan nyaman. c. Bertanggung jawab dan mempunyai wewenang kepada karyawan secara keseluruhan baik menerima, memberhentikan, memberi saran, memperingati dan menyelesaikan permasalahan. 2. General Manager Dalam divisi ini, jabatan tertinggi dijabat oleh General Manager yang bertanggung jawab kepada Dewan direksi, yang mengatur dan mengkoordinasikan aktivitas dari setiap department manager. Adapun fungsi detail dari general manager yaitu : a. M eninjau ulang dan menyetujui penjualan serta rencana pemasaran yang telah disiapkan oleh respective department. Rencana penjualan bisa meliputi: penjualan berdasarkan produk, penjualan berdasarkan pelanggan, penjualan berdasarkan wilayah dan berdasarkan keadaan yang menguntungkan. b. Disisi lain, rencana pemasaran bisa meliputi: target pelanggan baru, metode atau teknik baru dalam pemasaran, perencanaan promosi. c. Secara teratur menginformasikan kepada dewan direksi mengenai hasil dari aktivitas dalam divisi tersebut. Jika perlu, membuat presentasi mengenai : presentasi 39
penjualan, penjualan tambahan dan pemasaran yang dilakukan selama satu tahun, revisi atau rencana asli dan membandingkan atara profitabilitas actual dengan rencana d. Secara periodik, melakukan pertemuan dengan manajer penjualan dan manajer pemasaran dalam hal untuk menginformasikan apa yang sedang terjadi dalam setiap departemen dan memberikan nasehat mengenai cara yang lebih efektif dalam melakukan sesuatu. e. Bertemu dengan pelanggan dan yang akan menjadi pelanggan f. M endapatkan dan menjaga informasi mengenai produk baru dan kecenderungan pasar. g. M engevaluasi setiap manajer departemen dan semua staff lainnya. Rekomendasi promosi, pemberhentian, perpindahan dan kompensasi khusus menurut perform nya serta kebijakan dan prosedur perusahaan. h. M elakukan tugas, fungsi dan pekerjaan lainnya yang diberikan oleh dewan direksi. 3. Bussines Development dan Internal Audit Di bawah general manager ada bussines development dan internal audit sebagai tangan kanannya untuk menjaga perusahaan yang mempunyai tugas : a. M embuat peraturan atau standar operasional perusahaan (SOP) agar peraturan dapat dijalankan dan meningkatkan kinerja karyawan b. M embantu memecahkan masalah yang terjadi di cabang c. M engaudit semua hasil kerja setiap bagian agar tidak terjadi penyelewengan. 4. Sales dan Operational Sales dan operational bertanggung jawab kepada general manager untuk mempertanggungjawabkan tugasnya sebagai berikut: 40
a. M enjaga wilayah penjualan agar tidak dikuasai oleh produk lain sehingga penjualan meningkat. b. M eningkatkan penjualan untuk mencapai target yang telah disepakati c. M enganalisa penjualan dan melaporkan kepada general manajer terhadap hasil penjualan dan target yang telah dicapai. 5. Logistic Devisi logistic ini bertanggung jawab langsung kepada general manager atas pengambilan produk untuk memenuhi pasar dan tugasnya sebagai berikut: a. M embuat target pengambilan produk disetiap harinya agar tidak terjadi kekurangan produk. b. Bertanggung jawab atas supply produk untuk memenuhi penjualan di cabang 6. Finance and Accounting General manager untuk divisi ini juga bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dan berkoordinasi dengan finance and accounting Manager tugasnya yaitu : a. Bertanggung jawab terhadap seluruh aspek, yakni terhadap persiapan laporan secara periodik yang berisi informasi posisi keuangan, hasil operasi, dan status dari seluruh kegiatan b. Bernegosiasi dengan bank dan lembaga keuangan lainnya untuk memutuskan kebutuhan keuangan eksternal c. M erekomendasikan seluruh kepentingan divisi yang membutuhkan persetujuan dewan direksi seperti biaya tambahan d. M emberikan arahan, bimbingan dan nasihat kepada para supervisor dalam devisi tersebut.
41
e. Bertanggung jawab untuk semua persiapan dan presentasi atas rencana keuangan jangka panjang perusahaan. f. M emastikan setiap laporan yang dibutuhkan telah disetorkan ke pemerintah dan kepada semua pihak ketiga telah dipersiapkan dan disetorkan tiap waktu g. M enganalisa piutang yang ada sehingga semua dipastikan sudah tertagih dan masuk ke kas perusahan yang dibantu oleh devisi piutang. h. M enganalisa biaya yang telah dikeluarkan untuk membiayai operasional perusahaan yang dibantu oleh devisi biaya. i. M engawasi penerimaan dan pengeluaran persediaan yang ada di cabang sehingga barang sudah dibeli dari supplier dipastikan terjual dan tidak terjadi kehilangan stock yang dibantu oleh devisi inventory. j. M engevaluasi secara periodic performance karyawan di bawah pengawasannya, rekomendasi promosi, perpindahan dan kompensasi khusus yang didasarkan pada prestasi kerjanya. k. M elakukan tugas, fungsi dan pekerjaan lainnya yang diberikan oleh dewan direksi. finance and accounting manager dibantu oleh beberapa bagian di antaranya : 1) Account payable: 2) M enerima konfirmasi surat perjanjian kredit pelanggan, melakukan cek silang DO (Delivery order) dan Invoice tentang jenis barang, harga dan jumlah yang dijual serta jumlah nominal yang harus diterima, apabila sudah ada penagihan maka harus cek silang antara invoice dengan uang yang diterima kasir. Apakah sesuai dengan yang ditagih dan memastikan uang sudah masuk ke kas perusahaan, kemudian menganalisa umur piutang sehingga tidak terjadi piutang tertagih. 42
3) Inventory 4) M engontrol pengeluaran barang apakah sesuai dengan DO (Delevery order) dengan melakukan cross check bukti keluar barang dengan kartu stok. 5) Account payable 6) M embuat voucher pengeluaran kas/ bank, memeriksa kelengkapan bukti keluar uang apakah sudah sesuai dengan dokumen yang terlampir dan sudah dipertanggungjawabkan oleh pejabat terkait 7. Human Resources Division General Manager untuk divisi ini juga bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dengan berkoodinasi dengaan HR Manager, tugasnya yaitu : a. M ewawancara pegawai baru, menyiapkan dan merekomendasikan pelatihan bagi karyawan baru. b. M ewakili perusahaan dalam pertemuan-pertemuan dengan perusahaan lain atau dengan perwakilan dari pemerintah mengenai masalah umum perusahaan c. M engevaluasi secara periodik performa karyawan di bawah pengawasannya, rekomendasi promosi, perpindahan dan kompensasi khusus yang didasarkan pada prestasi kerjanya. d. M elakukan tugas, fungsi dan pekerjaan lainnya yang diberikan oleh dewan direksi. 8. Purchasing & General Affair General manager untuk divisi ini juga bertanggung jawab langsung kepada dewan direksi dan berkoordinasi dengan GA M anager. Tugasnya yaitu : a. M embuat dan merekomendasikan anggaran selama lima tahun atau tahunan kepada dewan direksi, menginformasikan biaya yang dikeluarkan dan mengawasi perbedaan anggaran dan mengambil langkah korektif bila diperlukan 43
b. M eninjau ulang dan membuat kebijakan dan prosedur baru GA Division untuk tujuan efesiensi dan efektivitas c. M emastikan pemakaian kendaraan dan kekayaan milik perusahaan digunakan secara efisien. d. M enjual hasil limbah yang dihasilkan. 9. Sales Supervisor a. M elakukan penjualan dibantu oleh salesman b. M emonitor pelanggan atas pencapaian target. c. M enerima pesanan dari pelanggan d. M embuat DO (Delivery Order) e. M embuat Invoice f. M elakukan penagihan 10. Warehouse supervisor a. M embuat dan mencetak Bukti Terima Baran (BTB) dan Bukti Keluar Barang (BKB). b. M engawasi barang yang ada di gudang 11. Cashier supervisor a. M enerima uang hasil penjualan salesman dan membuat Bukti Terima Uang (BTU) b. M embuat laporan penerimaan uang c. M embuat voucher terima dan voucher keluar
44
III.1.6. Kegiatan usaha perusahaan PT Tirta Varia intipratama adalah perusahaan distributor yang bergerak dibidang distribusi air minum mineral yang bekedudukan di Jakarta barat. Proses kerja atas terjadinya piutang dimana pengakuan piutang berkaitan dengan pengakuan pendapatan PT Tirta Varia Intipratama yang sedang berjalan saat ini adalah: Atas dasar pesananan pembelian (purchase order) dari customer yang telah selesai dikirimkan maka dibuat atau dicetak invoice atau faktur penjualan, dimana dengan dibuatkan invoice tersebut perusahaan melakukan pencatatan dengan mendebit rekening piutang dan mengkredit rekening penjualan. Invoice tersebut dibuat oleh bagian administrasi selanjutnya untuk diproses penagihan adalah sebagai berikut: 1. Tukar tanda terima faktur penjualan atau invoice Tanda terima merupakan bukti penerimaan faktur penjualan atau invoice yang diserahkan oleh perusahaan kepada customer yang bersangkutan. Tanda terima ini telah diberi nomor urut. Tanda terima yang telah diberi nomor urut berfungsi untuk mempermudah pengawasan jika ada yang hilang atau melakukan kecurangan. 2. Daftar penagihan Daftar penagihan dibuat dimana fungsinya adalah untuk mengkontrol dan mencatat nomor faktur penjualan atau invoice yaitu customer mana yang akan ditagih dan berapa banyak faktur tagihan yang dibawa oleh collector dalam menagih. Selain itu dapat memantau rute agar tidak terjadi 2 (dua) kali penagihan pada tempat dan waktu yang sama, sehingga dapat meningkatkan efisiensi waktu. 45
3. Pembayaran pembayaran dapat dilakukan secara tunai atau transfer via bank, jika pembayaran dilakukan secara tunai maka bagian finance mencatat dibuku penerimaan kas dan membuat bukti penerimaan kas dengan melampirkan bukti pendukung seperti foto copy faktur penjualan. Sedangkan jika pelunasan melalui bank maka bagian finance mencatat di dalam buku penerimaan bank dan membuat bukti penerimaan bank dengan melampirkan bukti-bukti pendukung seperti faktur penjualan. 4. Pencatatan Pencatatan dilakukan dengan sisterm komputerisasi, dimana bukti penerimaan bank dan bukti penerimaan kas yang dibuat oleh bagian finance diserahkan ke bagian akuntansi untuk diproses dalam entry data ke computer. Bagian akuntansi memasukan data tersebut ke masing-masing rekening, dimana dalam system ini setelah diinput maka secara otomatis akan mendebet perkiraan kas/bank dan akan mengkredit perkiraan piutang, sehingga setelah dilakukan posting pada akhir bulan akan terlihat rekapan total piutang dari masing-masing pelanggan. 5. Internal control atas piutang Dengan adanya pemisahan dan tanggung jawab antara bagian administrasi faktur penjualan dengan bagian finance serta bagian akuntansi akan memudahkan dalam pengawasan
secara internal.
Faktur-faktur
tagihan
oleh
bagian
administrasi diserahkan kepada bagian collector dengan mencatatnya dibuku penerimaan faktur penjualan, hal ini dimaksudkan agar tercipta internal chek. Pengendalian intern atas perusahaan terhadap prosedur piurang ini meliputi:
46
a) Validitas Dengan adanya penomoran baik pada faktur penjualan maupun pada tanda terima faktur penjualan yang telah dilakukan tukar tanda terima pelanggan, sehingga memudahkan pengawasan jika ada faktur penjualan dan tanda terima tagihan yang hilang atau melakukan kecurangan. b) Kelengkapan Faktur penjualan sebelum dikirim kepada pelanggan
harus dilihat
kelengkapan dan kebenarannya, dimana hal ini harus dilakukan supaya perusahaan maupun pelanggan sama-sama tidak dirugikan dalam hal penagihan tentang jumlah uang yang harus dibayar oleh pelanggan. c) Ketepatan waktu Prosedur penagihan (billing) dilakukan sedekat mungkin dari tanggal pengiriman barang yang telah selesai dilakukan. Hal ini dimaksudkan agar taihan yang masuk supaya cepat terealisasikan atau tertagih sehingga hal tersebut tidak menghambat kegiatan operasional perusahan.
47
