BAB III OBJEK PENELITIAN
III.1. Sejarah Singkat Perusahaan PT. BESS Finance berada di Komplek Puri Mutiara Blok D 123 – 125, Jl. Griya Utama Sunter Jakarta Utara 14350, Telp : (021) 65314241-46. PT. BESS Finance adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang multi finance yang berkantor pusat di Jakarta dengan konsentrasi penjualan motor dan mobil di seluruh Indonesia. PT. BESS Finance didirikan pada tanggal 14 Juli 2005 dengan nama PT. ADRINDO EXECUTIVE FINANCE yang beropersi dalam bidang Sewa Guna Usaha. Pada tanggal 14 Januari 2008, anggaran dasar PT. ADRINDO EXECUTIVE FINANCE mengalami perubahan, perusahaan efektif melakukan penambahan modal dan dimana dalam perubahan tersebut ditetapkan perubahan nama perusahaan menjadi PT. Bentara Sinergis Multifinance atau yang lebih dikenal dengan PT. BESS Finance. Setelah melakukan perubahan nama perusahaan, bidang usaha yang dijalankan PT. BESS Finance adalah Pembiayaan Konsumen. Sebagai langkah awal dalam menjalankan usahanya PT. BESS Finance membuka beberapa jaringan kantor yang terletak di Jakarta, Tangerang, Pondok Pinang, Depok, Bekasi, Cikarang dan Serang. Hingga saat ini PT. BESS Finance telah memperluas jaringan usaha hingga wilayah Jawa Barat, Jawa Tengah, Jawa Timur, Sulawesi dan Sumatera. Visi dari PT. BESS Finance, perusahaan pembiayaan konsumen ini adalah “Menjadi Perusahaan multi finance pilihan konsumen yang terbaik “.
32
Misi PT. BESS Finance adalah : 1. Menempatkan konsumen sebagai asset utama dengan standarisasi mutu pelayanan yang baik. 2. Kebersamaan dalam peningkatan karir serta pengembangan diri menuju kesejahteraan karyawan. 3. Membangun komunikasi dan hubungan yang baik serta mengedepankan komitmen dengan para mitra kerja.
III.2. Bidang Usaha Bidang usaha PT. BESS Finance adalah pembiayaan konsumen. Pembiayaan konsumen merupakan kegiatan pembiayaan untuk pengadaan barang berdasarkan kebutuhan konsumen dengan pembayaran secara angsuran, dengan menyediakan dana pinjaman atau fasilitas kredit kepada konsumen untuk pembelian barang atau jasa sesuai kebutuhan konsumen.
III.3. Produk Produk yang disediakan PT. BESS Finance adalah berbentuk penyediaan dana, dengan menyediakan pinjam kepada konsumen untuk mendapatkan kebutuhan yang konsumen inginkan. Produk pembiayaan dana PT. BESS Finance terbagi menjadi dua, yaitu kredit motor roda dua dan roda empat. Namun, dalam pembahasan penelitian ini penulis mengfokuskan pada penjualan kredit kendaraan motor roda dua.
33
III.4. Struktur Organisasi dan Tugas Wewenang III.4.1. Struktur organisasi PT. BESS Finance Struktur organisasi merupakan pekerjaan dibagi, dikelompokan, dan dikoordinasikan secara formal. Secara umum setiap perusahaan mempunyai struktur organiasi masing-masing yang berbeda dengan perusahaan lain, tergantung dari tujuan organisasi, sumber daya yang dimiliknya dan lingkungan organisasi. Namun, pada hakekatnya sturktur organisasi mempunyai prinsip yang sama yaitu untuk mencapai tujuan perusahaan. Struktur organisasi suatu perusahaan memberikan gambaran tentang posisi, tugas dan hubungan antar sesama divisi yang ada pada perusahaan sehingga memungkinkan tercapainya komunikasi dan koordinasi yang terkendali. Dalam penyusunan struktur organisasi yang tepat akan terciptanya pengendalian internal yang baik dan suasana kerja yang terorganisir. Pengendalian internal inilah yang meminimalkan terjadinya konflik antar rekan kerja dan penyalahgunaan jabatan dan wewenang. Bentuk struktur organisasi yang PT. BESS Finance adalah berbentuk garis dan manajemen puncak telah melakukan penataan bentuk struktur organisasi, fungsi dan peranan masing-masing divisi. Struktur organisasi Kantor Pusat pada PT. BESS Finance dapat dilihat di halaman berikutnya :
34
1.1 Gambar Struktur Organisasi Kantor Pusat PT. BESS Finance ( Sumber : Pak Ari, Staff PT. BESS Finance ) 35
1.2 Gambar Struktur Organisasi Kantor Cabang PT. BESS Finance ( Sumber : Pak Ari, Staff PT. BESS Finance )
36
III..4.2. Tugas dan Wewenang Uraian tugas dan wewenang masing-masing jabatan pada struktur organisasi kantor pusat adalah : -
Board of Commissioners Board of commissioners (Dewan Komisaris) adalah orang yang bertanggung jawab atas pengawasan dan pengarahan direksi dalam mengelola perusahaan.
-
President Director President Director (Direktur Utama) adalah orang yang bertanggung jawab memimpin seluruh direksi dalam masing-masing divisi.
-
Evaluation and Improvement adalah orang yang bertanggung jawab atas evaluasi kinerja perusahaan dan sebagai internal auditor perusahaan.
-
Legal
adalah orang yang bertanggung jawab atas perjanjian kredit atau
sebagai konsultan hukum dalam perusahaan. -
Director Marketing Director marketing ( direktur pemasaran ) adalah orang yang bertanggung jawab untuk kegiatan operasi pemasaran perusahaan secara keseluruhan organisasi dan bisnis.
-
Director Collection ( direktur penagihan ) adalah orang yang bertanggung jawab atas pengawasan atas kegiatan penagihan.
-
Director Operation ( direktur operasional ) adalah orang yang bertanggung jawab atas kegiatan operasional perusahaan.
-
Director Treasury and Accounting 1. Menjamin dana perusahaan tersedia untuk memberikan pembiayaan kepada konsumen. 37
2. Identifikasi resiko dan mencari solusi penyelesaian. 3. Menyusun dan melaporkan laporan keuangan kepada President Director. 4. Melakukan cek dan pengendalian dari data-data transaksi perkreditan. -
GM Marketing 1. Menjalankan kebijakan pemasaran yang di buat oleh direktur pemasaran. 2. Memantau dan membuat laporan pemantauan pasar kendaraan kepada direktur pemasaran. 3. Membuat strategi pengembangan dan segmentasi pasar yang tepat untuk perusahaan.
-
GM Risk Management 1. Kebijakan untuk divisi dan mengendalikan resiko. 2. Membuat standar atau aturan dalam meminimalkan resiko kecurangan proses kredit.
-
GM Collection 1. Menyediakan dokumen-dokumen atas penjualan kredit dan penerimaan kas. 2. Membuat laporan penerimaan kas kepada direktur penerimaan.
-
GM Operational 1. Menjalankan kebijakan operasional. 2. Membuat laporanan kegiatan operasional perusahaan.
-
GM Finance 1. Memastikan cash flow berjalan sesuai dengan operasional. 2. Merencanakan strategi jangka pendek ataupun jangka panjang.
38
3. Merencanakan, mengembangkan dan mengontrol fungsi keuangan perusahaan. 4. Mengkoordinasikan pengendalian keuangan perusahaan. -
GM IT 1. Mendukung program atau software yang di gunakan perusahaan 2. Sarana pendukung teknologi informasi dalam perusahaan. 3. Mengembangkan program atau software yang dapat mendukung operasional perusahaan.
-
GM Treasury and Accounting 1. Melakukan analisis terhadap laporan keuangan. 2. Mengendalikan dana yang di gunakan untuk pembiayaan.
-
GM HRD and General Affair 1. Membuat kebijakan HRD. 2. Pengembangan Sumber Daya Manusia. 3. Mengadakan training untuk karyawan baru maupun lama. 4. Merencanakan prasarana cabang dan agen-agen. 5. Penerapan sistem reward dan punishment untuk karyawan yang mampu mencapai target perusahaan. 6. Merencanakan dan mengevaluasi gaji karyawan.
Uraian tugas dan wewenang masing-masing jabatan pada struktur organisasi kantor pusat adalah : -
Branch Manager (manajer cabang) adalah orang yang bertanggung jawab mengawasi suatu kantor cabang. 39
-
Credit Analyst (analisis kredit)
adalah orang yang bertanggung jawab
menganalisis dokumen-dokumen dari konsumen yang akan melakukan permohonan kredit. 1. Memeriksa dan melakukan analisa dokumen-dokumen konsumen. 2. Membuat laporan dari hasil analisa data konsumen. -
Head Marketing adalah orang yang bertanggung jawab mengawasi Account Officer Plus
dan membuat laporan penjualan bulanan kepada GM
pemasaran. -
Head Collector dan Assistent Head Collector
adalah orang yang
bertanggung jawab mengawasi collector dan mensupervisi assistent head collector di kantor cabang. -
Head Operation adalah orang yang bertanggung jawab mengawasi kegiatan operasional di dalam kantor cabang, sebagai kasir di kantor cabang dan membuat laporan operasional kepada GM operasi.
-
-
Account Officer Plus 1.
Menerima orderan konsumen.
2.
Melakukan survei ke konsumen.
3.
Memastikan data konsumen telah sesuia dengan persyaratan kredit
Administration Collection Administration Collection adalah orang bertanggung jawab melakukan pencatatan penerimaan kas dari collector.
-
Collector
adalah orang yang bertanggung jawab melakukan penagihan
angsuran yang telah jatuh tempo dengan datang langsung kerumah konsumen. 40
-
Administrasi 1. Mengawasi jumlah piutang masing-masing konsumen. 2. Mengawasi kegiatan operasional perusahaan.
-
Teller adalah orang yang bertanggung jawab menerima pembayaran angsuran konsumen di loket.
-
Customer Service adalah orang yang bertanggung jawab memberikan layanan kepada pelanggan.
-
Umum ( Satpam, Messenger dan office boy ).
III.5. Prosedur Penjualan Kredit pada PT. BESS Finance III.5.1. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Penjualan Kredit Dalam sistem penjualan kredit pada PT. BESS Finance terdapat beberapa prosedur, yaitu : 1. Prosedur Order Penjualan a. Tahap Pemesanan Motor. Tahap ini dimulai dengan pengajuan permohonan kredit motor oleh calon pelanggan kepada dealer. Dengan memilih motor yang diinginkan, memberikan data orderan dan dokumen-dokumen yang diperlukan. b. Tahap Pengajuan Kredit. Tahap ini Staff Account Officer menerima order dan data-data konsumen dari Dealer. Data-data konsumen untuk pemohonan kredit : - Copy KTP calon peminjam - Kartu Keluarga / Surat Nikah bagi konsumen yang telah menikah - Slip gaji atau surat keterangan Gaji (jika calon peminjam bekerja) 41
- Rekening Listirk / Rekening Telepon / Rekening Air (PDAM) - Rekening tabungan c. Tahap Pengecekan dan Pemeriksaan Lapangan. Tahap ini bagian Account Officer akan melakukan survey ke konsumen dengan
membawa
map
Aplikasi
dan
meminta
dokumen-dokumen
persyaratan kredit konsumen. Contoh verifikasi alamat, collecting data, memberikan lembaran Permohonan Pinjaman (PP) dan Pemohonan Kredit (PK) kepada konsumen. 2. Prosedur Persetujuan kredit a. Tahap Pembuatan Customer Profile Berdasarkan data yang diserahkan oleh Account Officer, Credit Analyst akan membuat customer profile yang isinya : - Nama calon pemohon - Alamat dan nomor telepon - Nomor KTP - Tanggal lahir - Nama ibu kandung - Barang pesanan pelanggan, serta OTR, DP, Tenor dan Angsuran b. Tahap Credit Analyst Pada tahap ini staff Credit Analyst akan mencatat kriteria pencarian konsumen ke data blacklist di program komputer, jika konsumen blacklist maka Credit Analyst akan memberikan informasi kepada Account Officer pengajuan kredit konsumen di tolak. Jika konsumen cleanlist maka Credit Analyst
akan melakukan proses screening dan analisa kelayakan data, 42
memeriksa persyaratan dokumen terpenuhi atau palsu, dan
mencetak
Laporan Analisa Konsumen (LAK) serta menandatangain LAK, PPSA dan Hasil Survey Lingkungan pada kolom Credit Analyst. Setelah itu staff Credit Analyst
akan menyerahkan Map aplikasi, LAK dan dokumen-dokumen
persyaratan kredit ke Adm Kredit. c. Tahap Pencatatan Data Konsumen. Tahap ini Administrasi Kredit menerima dan memeriksa dokumen dari Credit Analyst berupa Map Aplikasi, Laporan Analisa Konsumen (LAK), dan dokumen-dokumen persyaratan kredit. Administrasi Kredit entry data konsumen dan aplikasi order di menu : Definisi - Customer and Sales Aplikasi. Entry data penilaian di menu : Sales – Penilaian. Setelah itu Administrasi kredit menyerahkan Map Aplikasi, Laporan Analisa Konsumen dan dokumen-dokumen persyaratan kredit ke Committee Credit. d. Tahap Keputusan Kredit Komite Keputusan kredit komite merupakan dasar bagi perusahaan untuk dapat memberikan pembiayaan atau tidak. Kredit komite menerima data-data dari Administrasi kredit, lalu memeriksa dan melakukan analisa domisili konsumen merupakan daerah blacklist, konsumen tidak tersangkut MLM, arisan, koperasi dan mafia, serta pengecekan overdue piutang dari dealer. Jika di setujui maka kredit komite akan menandatangani LAK, Hasil Survey Lingkungan dan menyerahkan ke Administrasi Kredit. e. Tahap Persetujuan Pada tahap ini administrasi kredit menerima Map aplikasi, LAK dan dokumen-dokumen persyaratan kredit, entry Analisa Kunjungan Konsumen 43
(AKK) ke komputer untuk memeriksa status kredit. Jika konsumen tidak disetujui, maka administrasi kredit akan menginformasikan ke Account Officer bahwa aplikasi konsumen di tolak, dan akan mengarsip data-data konsumen. Jika disetujui, maka Adm kredit akan mencetak Purchase Order (PO) rangkap 2, untuk diserahkan ke Dealer melalui Account Officer dan lembar 1 akan di arsip bersamaan dengan Map aplikasi, LAK, dan dokumendokumen persyaratan kredit. f. Tahap Kontrak Tahap ini kredit komite akan menyiapkan surat perjanjian kredit konsumen dan lampiran-lampirannya. 3. Prosedur Pencatatan Piutang a. Tahap Pembayaran ke Dealer Setelah dealer menyerahkan barang ke konsumen, dealer akan mengirimkan Tanda Terima, Kwitansi Asli Bermaterai, Purhcase Order(asli), Surat Jalan Asli(yang telah ditanda tangani oleh konsumen), esek-esek no.rangka dan no.mesin, serta surat pernyataan BPKB. Administrasi kredit menerima data-data dari dealer dan memeriksa dokumen-dokumen tagihan dari dealer, mencari data arsip lalu mencocokan dengan tagihan dari dealer. Administrasi kredit mencatat no.rangka dan no.motor dan atas nama konsumen ke dalam komputer. Administrasi mencetak Laporan Penjualan per dealer untuk penjualan pada hari itu. Menyerahkan tagihan ke bagian Finance berupa Kwitansi Asli bermaterai, Purchase Order Asli, dan surat jalan. Setelah itu bagian Finance akan membayar tagihan ke dealer bersangkutan. 44
III.5.2. Fungsi-fungsi yang Terkait dengan Sistem Penjualan Kredit Fungsi terkait dengan sistem penjualan kredit PT. BESS Finance : 1. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab dalam menerima order dari dealer, menerima dan memeriksa map aplikasi serta dokumen konsumen. 2. Fungsi Kredit Fungsi kredit bertanggung jawab dalam memeriksa kelayakan pemberian kredit kepada konsumen, mencatat data konsumen,
dan membuat surat
kontrak. 3. Fungsi Keuangan Fungsi akuntansi bertanggung jawab membayar tagihan ke dealer.
III.5.3. Unsur Pengendalian Internal Penjualan Kredit Dalam setiap transaksi penjualan diperlukan pengendalian yang dapat mengurangi resiko-resiko yang akan terjadi. Unsur-unsur pokok sistem pengendalian internal : A. Organisasi 1. Fungsi penjualan terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi terpisah dari fungsi penerimaan kas, namum atas pembayaran kredit dan laporan penjualan kredit, fungsi penerimaan kas yang mencatat.
45
B. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 4. Penerimaan order dari konsumen diotorisasi oleh fungsi penjualan. 5. Persetujuan pemberian kredit diberikan kepada fungsi kredit. 6. Piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan.
III.6. Prosedur Penyelesaian Piutang Usaha pada PT. BESS Finance Saat pengajuan kredit, konsumen akan diberikan dua pilihan cara pembayaran. Cara pembayaran sebagai berikut : 1. Pembayaran melalui teller. Konsumen secara rutin sebelum tanggal jatuh tempo datang ke loket / kantor untuk membayar angsuran. 2. Pembayaran melalui Collector. Collector akan melakukan penagih langsung ke rumah konsumen dengan membawa Kwitansi Tagihan. Dalam prosedur pembayaran piutang pada PT. BESS Finance dibagi menjadi 2, yaitu : 1. Konsumen datang langsung ke loket melakukan pembayaran angsuran dengan membawa kartu angsuran. Menunjukan kartu angsuran dan memberikan uang angsuran kepada teller. Setelah itu teller akan menanda tangani kartu angsuran dan memberikan kwitansi kepada konsumen sebagai tanda pelunasan angsuran bulan tersebut. 2. Collector datang langsung ke rumah konsumen dengan mambawa kwitansi penagihan, jika konsumen bersangkutan belum bisa bayar, maka collector akan datang pada besoknya. Jika konsumen membayar angsuran, maka Collector akan menanda tangani kartu angsuran dan memberikan kwitansi kepada konsumen, sebagai tanda pelunasan angsuran bulan tersebut. 46
Setelah teller dan Collector menerima uang angsuran dari konsumen, teller dan collector menyerahkan uang kepada bagian Head Operation atau kasir. Fungsi-fungsi terkait dalam penyelesaian piutang usaha pada PT. BESS Finance, sebagai berikut : 1. Fungsi Penagihan Fungsi penagihan bertanggung jawab untuk menagih tagihan konsumen yang sudah jatuh tempo. 2. Fungsi Penerimaan Kas Fungsi ini bertanggung jawab membuat kwitansi tagihan yang akan jatuh tempo.
III.7. Prosedur Penyitaan Motor pada PT. BESS Finance Prosedur pembayaran angsuran dan penyitaan motor sebagai berikut : 1. Sebelum tanggal jatuh tempo. Sebelum tangggal jatuh tempo, Administrasi PT. BESS Finance akan mengingatkan konsumen melalui sms interaktif pada nomor handphone masingmasing konsumen yang berisi jumlah angsuran yang harus di bayar dan tanggal jatuh tempo angsuran. 2. Tanggal jatuh tempo ( 1 – 3 hari ). Konsumen yang membayar angsuran pada saat setelah tanggal jatuh tempo akan di denda sesuai hari keterlambatan. 3. Customer Over Due ( 15 hari ). Konsumen yang terlambat pembayaran melakukan pembayaran untuk kategori ini, Administrasi akan melakukan konfirmasi melalui telepon mengenai jatuh
47
tempo pembayaran serta mengingatkan konsumen untuk segera melakukan pembayaran angsuran. 4. Customer Over Due ( 30 hari ). Konsumen yang terlambat pembayaran melakukan pembayaran untuk kategori ini, akan mendapatkan kunjungan Collector dengan membawa kwitansi tagihan konsumen. 5. Customer Over Due ( 150 hari ). Dalam Customer Over Due tahap ini, apabila konsumen belum melakukan pembayaran angsuran maka Collector akan melakukan penarikan / penyitaan terhapad objek pembiayaan ( kendaraan bermotor ) dengan membawa surat pernyataan penyitaan. Proses penyitaan ini akan dilakukan kepada konsumen secara baik-baik. 6. Penetapan objek sitaan. Kendaraan bermotor yang disita akan di letakkan di gudang kantor cabang, serta surat-surat kendaraaan akan di serahkan ke kebagian staff kasir dan disimpan di brankas kantor. motor sitaan ini akan di jual dengan cara lelang yang dilakukan oleh Branch Manager. 7. Penerimaan uang penjualan objek sitaan. Kendaraan bermotor yang terjual akan dilaporkan ke bagian akuntansi untuk dilakukan penghapusan piutang tak tertagih, dan uang akan di transfer ke rekening kantor pusat.
III.8. Prosedur Penerimaan Kas pada PT. BESS Finance Prosedur penerimaan kas secara umum terbagi menjadi dua : 48
1. Sistem penerimaan kas secara langsung melalui teller di loket / kantor. 2. Sistem penerimaan kas melalui penagih / Collector. Kasir akan memberikan daftar piutang yang sudah saatnya di tagih kepada Collector. collector akan mengunjungi rumah konsumen dengan membawa Kwitansi tagihan untuk menagih kepada konsumen. berdasarkan Kwitansi tagihan konsumen dapat melakukan pembayaran langsung ke Collector. Setelah teller dan Collector menerima uang pembayaran angsuran konsumen, teller dan Collector akan menyerahkan uang ke bagian kasir, dan bagian kasir akan membuat Laporan Harian Penerimaan kas (LHPK) yang akan dikirim ke bagian pada kantor pusat dan menyimpan uang di besi brankas kantor cabang. Uang tersebut akan di setor ke bank paling telah H+1 setelah kasir membuat LHPK. Setelah kasir menyetor uangnya ke bank dan menerima bukti setoran. Bagian kasir akan mengirimkan bukti setoran bank kepada bagian Accounting berguna untuk mencocokan LHPK dari bagian Finance dengan bukti setoran dari kasir. Fungsi-fungsi terkait dalam penerimaan kas pada PT. BESS Finance, sebagai berikut : 1. Fungsi Penerimaan Kas Fungsi kas bertanggung jawab atas penerimaan kas dari teller dan Collector. 2. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas mengecek laporan penerimaan kas dari kasir, serta membuat laporan penjualan.
49
III.9. Pelaksanaan Pengendalian Internal pada PT. BESS Finance Penulis menguraikan pelaksanaan pengendalian internal pada PT. BESS Finance berdasarkan 5 komponen pengendalian internal menurut COSO : III.9.1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan
pengendalian
merupakan
komponen
utama
dalam
pengendalian internal, karena di dalam lingkungan pengendalian tercermin sikap dan tindakan manajemen dalam mengendalikan
perusahaan.
Selain itu,
lingkungan pengendalian menjadi pedoman bagi karyawan melaksanakan kegiatan perusahaan. Faktor-faktor yang membentuk lingkungan pengendalian internal : a. Integritas dan nilai etika. Integritas
ditunjukan
dengan
bagaimana
seorang
manajer
puncak
mempraktikan standar etika perusahaan, mengkomunikasikan kebijakan perusahaan dan memberikan bimbingan moral kepada karyawan. PT. BESS Finance telah berusaha menjaga intergritas dan nilai etika dengan mempunyai kebijakan dan prosedur tertulis mengenai aktivitas penjualan. b. Komitmen terhadap kompetensi. Komitmen terhadap kompetensi mencakup pertimbangan
manajemen
mengenai pengetahuan dan keahlian yang diperlukan. Karyawan dalam PT. BESS Finance memiliki kompetensi dalam melaksanaan pekerjaan secara efektif.
50
c. Filosofi dan gaya operasi manajemen. Tindakan, sikap dan pendekatan dalam pengambilan keputusan oleh manajemen sangat mempengaruhi mutu pengendalian internal. PT. BESS Finance telah mempunyai filosofi dan gaya operasi manajemen yang baik. d. Struktur organisasi. Struktur organisasi menggambarkan tentang posisi, tugas dan hubungan antar sesama divisi yang ada pada perusahaan. Sturktur organisasi dalam perusahaan PT. BESS Finance telah merancang sesuai dengan praktik bisnis, dan menggambarkan garis wewenang dan tanggung jawab masing-masing devisi dengan jelas. e. Penetapan wewenang dan tanggung jawab. Penetapan wewenang dan tanggung jawab adalah pengembangan dari suatu sturktur organisasi. Wewenang dan tanggung jawab mencakup penjelasan mengenai tugas masing-masing divisi. Setiap individu harus mengetahui tugas apa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan entitas. Dalam perusahaan PT. BESS Finance, setiap individu telah mengetahui tanggung jawab apa yang harus dilakukan, namun masih ada beberapa permasalahan dalam
pencatatan
akuntansi
yang
kurang
efektif,
sehingga
akan
mengakibatkan terjadinya kecurangan. f. Kebijakan dan praktek sumber daya manusia. Agar pengendalian internal dilaksanakan secara efektif, perusahaan perlu mengembangkan kebijakan dan prosedur sumber daya manusia yang memiliki tingkat integritas, nilai etika dan kompetensi yang diharapkan. Kebijakan dan praktek sumberdaya manusia pada PT. BESS Finance sudah 51
berlangsung dengan cukup baik. Dalam penerimaan karyawan, bagian HRD melakukan selelsi dengan wawancara pada calon karyawan. Selain itu karyawan juag diberikan gaji yang cukup memadai, memberikian tunjangantunjangan bagi karyawan yang menduduki jabatan-jabatan tertentu, dan pemberian tunjangan hari raya. Namun masih ada beberapa manajemen dan karyawan yang belum mematuhi peraturan-peraturan yang ada di perusahaan, masih terdapat beberapa manajemen dan karyawan yang melanggarnya seperti terlambat masuk kerja dan karyawan tidak memanfaatkan jam kerja dengan maksimal seperti ngobrol satu sama lain dan chatting.
III.9.2. Penilaian Resiko Penilaian resiko bertujuan mengidentifikasi, menganalisis dan mengelola resiko yang berhubungan dengan pengendalian internal di dalam perusahaan. Dalam hal penilaian resiko perusahaan telah melakukan dengan cukup baik, seperti kenaikan jabatan secara reguler dan manajemen berusaha mencegah resiko yang timbul dari penerimaan kas dengan cara melakukan review secara berkala terhadap prosedur dan sistem yang berjalan. Para manajemen juga menyediakan waktu khusus bersama untuk mengidentifikasi resiko yang dapat timbul dalam penjualan, piutang dan penerimaan kas, serta mencari solusi yang tepat untuk mengatasi/mengurangi resiko tersebut.
52
III.9.3. Sistem Informasi dan Komunikasi Sistem informasi dan komunikasi yang relevan dengan tujuan pelaporan keuangan, untuk mencegah salah saji dalam asersi manajemen di laporan keuangan. Sistem informasi dan komunikasi pada PT. BESS Finance telah berlangsung dengan baik. Setiap karyawan telah memperoleh pemahaman yang cukup mengenai peran dan tanggung jawab pekerjaannya. Perusahaan juga memiliki tingkat keamanan yang cukup dalam segi penyimpanan data. Komunikasi
di dalam perusahaan baik lisan maupun tulisan telah
berlangsung baik. Kebijakan dan prosedur yang ada, khususnya pada penjualan dan penerimaan kas telah dilaksanaan sesuai dengan yang semestinya.
III.9.4. Aktivitas Pengendalian Aktifitas pengendalian internal berisi kebijakan dan prosedur yang dirasakan bahwa diperlukan tindakan untuk menghilangkan resiko dalam upaya pencapaian keseluruhan tujuan secara umum. Aktivitas pengendalian internal terdiri dari : a. Pemisahan tugas Tujuan utama pemisahan tugas adalah untuk menghindari timbulnya kesalahan-kesalahan baik yang disengajakan maupun tidak di sengaja dalam mengotorisasi transaksi, mencatat transaksi, dan pemeliharaan aset. Dari prosedur penjualan, piutang dan penerimaan kas pada PT. BESS Finance dapat diketahui perusahaan telah memiliki fungsi dan pemisahan tugas dengan baik.
53
b. Otorisasi dan prosedur Otorisasi perlu dilakukan karena setiap transaksi harus disahkan dengan benar untuk mewujudkan pengendalian internal yang memadai. Setiap transaksi harus di otorisasi oleh pejabat yang memiliki wewenang sebagai tanda persetujuan transaksi. Perusahaan telah melakukan kegiatan otorisasi dengan baik, setiap transaksi harus di otorisasi oleh pejabat berwewenang.
III.9.5. Pemantauan Pemantauan merupakan suatu proses dan aktivitas yang berhubungan dengan penilaian terhadap kualitas pengendalian internal yang sedang berjalan oleh manajemen untuk menentukan apakah pengendalian internal sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan dan berkembang sesuai dengan perubahaan keadaan dan tindakan perbaikan. PT. BESS Finance telah melakukan kegiatan pemantauan dengan cukup baik. Perusahaan selalu melakukan pemeriksaan kelengkapan dokumen, melakukan evaluasi atas fungsi penjualan, penagihan dan penerimaan kas serta melakukan pemeriksaan prosedur dan kebijakan yang sudah ada secara berkala.
54
