BAB III OBJEK PENELITIAN
III.1
Sejarah Singkat Perusahaan
III.1.1 Pendirian dan Informasi Umum PT. X berdiri pada tahun 2008, selaku perusahaan yang bergerak dibidang penyediaan jasa pelayanan kebersihan (cleaning service) yang dipimpin oleh Bapak Imran Noor sebagai Komisaris Utama serta Bapak Riska Ilmi Imran dan Ibu Winarti yang menjabat sebagai direktur utama dan direktur dan telah memperoleh persetujuan pendirian izin usaha dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia bertanggal 26 November 2008. Perusahaan ini resmi didirikan pada tanggal 11 Juni 2008. Dengan modal awal sebesar Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) yang terbagi menajdi 2000 lembar saham. Kepemilikan saham tersebut memiliki rincian detail sebagai berikut: 1. Bapak Haji Imran Noor sejumlah 1.200 lembar saham dengan nominal Rp 120.000.000,- (seratus dua puluh juta rupiah). 2. Ibu Lia Herliana sejumlah 600 lembar saham dengan nominal Rp 60.000.000,- (enam puluh juta rupiah). 3. Ibu Winarti sejumlah 200 lembar saham dengan nominal Rp 20.000.000,(dua puluh juta rupiah). Hingga saat ini perusahaan telah menjalani bisnisnya selama empat tahun dan terus mengembangkannya. Perusahaan lebih memilih mengembangkan bisnisnya dengan mengikuti proyek-proyek yang diusung oleh Badan Usaha Milik Negara
30
(BUMN) dan Institusi Negara lainnya serta memperluas usahanya disektor swasta (private)
III.1.2 Bidang Usaha PT. X merupakan perusahaan yang bergerak di bidang pengadaan pelayanan jasa kebersihan (cleaning service). Pelayanan kebersihan yang disediakan oleh perusahaan untuk Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Institusi Negara, dan juga sektor swasta.
III.1.3 Visi dan Misi III.1.3.1 Visi Perusahaan Menjadi perusahaan pengadaan pelayanan jasa kebersihan (cleaning service) yang kompeten dan menjadi pilihan utama khususnya dalam proyek-proyek yang diusung Badan Usaha Milik Negara (BUMN), Institusi Negara dan sektor swasta.
III.1.3.2 Misi Perusahaan 1. Menjadi perusahaan yang mampu tumbuh secara berkesinambungan 2. Menjadi salah satu penyedia jasa pelayanan kebersihan yang mampu bersaing dengan perusahaan sejenis lainnya. 3. Memberikan pengalaman baru terhadap klien mengenai kebersihan.
31
III.2
Struktur Organisasi PT. X
III.2.1 Struktur Organisasi Struktur organisasi PT. X siklus penggajian :
Komisaris
Direktur Utama
Direktur
Manajer Akuntansi
Manajer HRD
Manajer lapangan
Site Manajer Team Leader
Cleaner
Cleaner
Cleaner
Gambar 3.1 Struktur organisasi PT. X Sumber : HRD PT. X
32
III.2.2 Uraian Tugas Struktur organisasi PT. X yang berkaitan dengan prosedur penggajian adalah sebagai berikut : a. Jabatan Bertanggung jawab pada
: Bagian Akuntansi : Direktur Utama & Direktur
Tugas dan fungsi jabatan : 1. 2. 3. 4.
Menghitung arus kas (cash flow) Sebagai kasir, memonitor dan mengatur pengeluaran Menyiapkan pendanaan yang berkaitan dengan penggajian Menyiapkan dana yang berkaitan dengan investasi
b. Jabatan Bertanggung jawab pada
: Bagian HRD : Bagian Akuntansi
Tugas dan fungsi jabatan : 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Menyiapkan proses penghitungan gaji Menyiapkan daftar nama karyawan Memproses absensi karyawan Menyiapkan JAMSOSTEK pekerja Memproses kontrak pekerja Menyiapkan dan menjelaskan hak & kewajiban pekerja
c. Jabatan Bertanggung jawab pada
: Manajer Lapangan : Bagian HRD
Tugas dan fungsi jabatan : 1. Mengatur lokasi untuk setiap pekerja 2. Memonitor kehadiran karyawan dilapangan 3. Menerima hasil laporan kinerja karyawan dari site manajer 4. Memonitor keadaan lapangan 5. Menjadi penghubung antara klien dan perusahaan
33
d. Jabatan Bertanggung jawab pada
: Manajer Lapangan
Tugas dan fungsi jabatan
:
1. 2.
III.3
: Site Manajer
Menyampaikan complain dari klien Memonitor kinerja cleaner
Prosedur Akuntansi Penggajian PT. X
III.3.1 Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Pencatatan waktu hadir karyawan pada PT. X menggunakan mesin absensi Amano yaitu mesin absen yang masih menggunakan sistem kartu berdasarkan waktu hadir (jam, bulan dan tanggal). Karyawan melakukan absen dengan memasukkan kartu absen hingga menghasilkan bunyi pada mesin. Mesin tersebut akan mencatat waktu kehadiran yang mencakupi jam kehadiran karyawan. Absensi pada perusahaan dilakukan pada pukul 07.00, yang merupakan waktu masuk kantor. Dan melakukan absen kembali pada pukul 16.00 waktu pulang kantor.
III.3.2 Perhitungan Waktu Kerja dan Lembur Bagian manajer lapangan akan memberikan hasil kehadiran karyawan yang tercatat pada mesin absensi Amano. Hasil tersebut diberikan kepada pihak HRD, oleh HRD akan di proses mengikuti absensi kehadiran. Pada pencatatan kehadiran di mesin Amano keterlambatan karyawan berpengaruh pada jumlah gaji yang diterima. Perhitungan gaji karyawan (cleaner) melalui beberapa level jabatan, yaitu : a. Bagian Manajer Lapangan & Site Manajer b. Bagian HRD 34
Bagian HRD juga akan menghitung gaji pokok, upah lembur, pph 21 serta JAMSOSTEK. Perhitungan gaji cleaner pada PT. X dibagi menjadi dua bagian, yaitu : 1. Tetap, sebesar Rp. 1.105.000,2. Harian, sebesar Rp. 42.500.,- per hari (dengan waktu kerja 26 hari) Untuk mendapatkan gaji tetap, cleaner harus memiliki kualitas dan kinerja yang baik sebagai bahan pertimbangan bagi perusahaan. Perhitungan gaji komisaris, direktur utama, direktur, manajer akuntansi, manajer HRD, manajer lapangan dan site manajer adalah tetap. Jam kerja lembur karyawan akan dicatat oleh mesin amano jika karyawan sudah bekerja diatas batas waktu 9 jam. Pencatatan dilakukan pada saat absensi terakhir yang merupakan waktu pulang kerja. Jika sudah melebihi waktu normal pukul 16.00 karyawan dapat dinyatakan lembur.
III.3.3 Prosedur Pencairan Dana Proses permintaaan dana PT. X berawal dari bagian akuntansi yang menerima data-data karyawan yang berhak menerima gaji dari bagian HRD, selanjutnya bagian akuntasi akan memeriksa saldo keuangan perusahaan di bank dan meminta persetujuan direktur utama melalui pengecekan oleh direktur untuk pencairan dana di bank.
35
III.3.4 Prosedur Pembayaran Gaji Kartu absensi yang dibawa oleh manajer lapangan akan diberikan kepada manajer HRD dan dihitung jumlah kehadirannya. Manajer HRD akan membuat 2 lembar lapiran yang juga merupakan lampiran untuk pencairan dana. Perhitungan gaji karyawan akan bersifat bersih/nett setelah manajer HRD menghitung berdasarkan 4 point perhitungan, gaji pokok, upah lembur, premi JAMSOSTEK, PPh 21. Perhitungan tersebut diberikan kepada manajer akuntansi untuk kegiatan pencairan dana. Pencairan dana akan dilakukan manajer akuntansi dengan melawati pemeriksaan dari direktur dan tanda tangan dari direktur utama. Setelah pencairan direktur utama melakukan tanda tangan, maka manajer akutansi akan menerima kembali lampiran perhitungan gaji karyawan, dan memberikannya kepada Bank Mandiri, untuk dilakukan sistem payroll. Untuk karyawan yang tidak memiliki akun di Bank Mandiri, maka manajer akuntansi akan mencairkan dana dan melakukan pembayaran gaji melalui sistem tunai. Karyawan disarankan untuk memeriksa akun Bank Mandiri yang digunakan sebagai penerimaan gaji karyawan tersebut, untuk melihat telah diterimanya besaran gaji dari perusahaan. Jika proses pembayaran gaji telah dilaksanakan, maka karyawan dapat meminta slip gaji kepada manajer HRD, untuk melihat rincian gaji yang diterima secara detail.
36
III.4
Flowchart Siklus Penggajian
Flowchart yang penulis sajikan berdasarkan dari gambaran atas kegiatan proses penggajian: Karyawan
Manajer Lapangan
HRD
Direktur
Akunting
Bank
Mulai
Absensi
Kartu Jam Hadir
Mengumpulkan Kartu Absen
Membuat Rekap Jam Kerja
3 Total Gaji dan Pencairan Dana 2 TG & PD
Rekapan Jam Kerja
Pembayaran Gaji melalui Tunai
1 TG & PD Memeriksa dan Otorisasi Pembayaran
2 TG & PD
Transfer Gaji ke Karyawan
Posting Buku Besar
3 Total Gaji dan Pencairan Dana
Selesai 2 TG & PD
1
3 Total Gaji dan Pencairan Dana
Selesai
3 Total Gaji dan Pencairan Dana
37
III.5
Metodelogi Penelitian
III.5.1 Teknik Pengumpulan Data Metode yang digunakan dalam proses pengumpulan data perusahaan dilakukan dengan observasi langsung ke perusahaan pada bulan Maret sampai dengan bulan Juni 2012, serta mengajukan daftar pertanyaan yang berkaitan dengan pengendalian internal pada perusahaan, khususnya pada fungsi yang berkaitan dengan siklus penggajian. Pada observasi yang dilakukan, penulis mendapatkan gambaran dan keterangan dari pemilik perusahaan, manajer HRD dan manajer akuntansi. Pengumpulan bukti dilakukan dengan cara : a. Wawancara Pelaksanaan wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan pada pihak perusahaan, yaitu manajer akuntansi dan manajer HRD serta direktur utama. Pertanyaan yang diajukan seputar pelaksaan pengendalian internal, prosedur dan aktivitas penggajian serta bukti-bukti yang mendukung proses penggajian. b. Studi Dokumentasi Pengumpulan bukti dilakukan dengan mempelajari dan mengevaluasi dokumendokumen sumber yang diberikan oleh pihak perusahaan seperti perhitungan jumlah kehadiran karyawan, dan kartu absen. Untuk dokumen seperti perhitungan gaji karyawan beserta pencairan dana dan slip gaji, penulis tidak dapat mempelajari dokumen tersebut disebabkan karena sifatnya rahasia. c. Observasi Setelah melakukan wawancara dengan bagian yang berkaitan dengan proses penggajian dan memperoleh pemahaman dari prosedur serta dokumen yang
38
diberikan, penulis juga melakukan observasi ke proses penggajian di perusahaan tersebut untuk melihat langsung ada atau tidaknya pengendalian internal dan bagaimana pelaksanaanya oleh karyawan. d. Menilai Risiko Pengendalian Untuk mendukung proses observasi, dokumen-dokumen dan bukti audit yang didapatkan, penulis melakukan penelitian terhadap risiko pengendalian, yaitu melakukan pengujian pengendalian langsung ke perusahaan dengan mengidentifikasi dan mengevaluasi : 1. Salah saji potensial yang mungkin terjadi atas setiap transaksi / aktivitas penggajian 2. Pengendalian internal kunci yang ada 3. Prosedur audit yang dilakukan penulis dan tanggal pelaksanaanya 4. Tujuan audit 5. Hasil temuan
III.5.2 Prosedur Evaluasi Pengendalian Internal Bentuk prosedur evaluasi pengendalian internal yang penulis lakukan, yaitu : 1. Mempertimbangkan pengetahuan yang diperoleh dari prosedur untuk memperoleh suatu pemahaman pengendalian internal dengan kesesuaian pada lima komponen pengendalian internal menurut COSO. 2. Mengidentifikasi salah saji potensial 3. Mengidentifikasi pengendalian-pengendalian yang di perlukan 4. Mengevaluasi bukti dan penilaian.
39
