BAB III METODOLOGI
3.1
Metode Pengumpulan Data Metode merupakan suatu cara atau jalan pengaturan atau pemeriksaan sesuatu
secara benar. Data berarti suatu pernyataan yang diterima secara apa adanya. Pernyataan ini adalah hasil pengukuran atau pengamatan suatu variabel yang bentuknya dapat berupa angka, kata-kata, atau citra. Metode pengumpulan data adalah teknik atau cara – cara yang dapat digunakan oleh peneliti untuk mengumpulkan data. Penelitian ini menggunakan metode deskriptif analitik dengan menyajikan rangkuman hasil survey dalam bentuk tabulasi dan transkrip. Dalam menentukan data – data yang dibutuhkan pada analisis ini, digunakan beberapa teknik pengumpulan data sebagai berikut: 3.1.1
Angket (kuesioner) Merupakan suatu pengumpulan data dengan memberikan atau menyebarkan
daftar pertanyaan atau pernyataan kepada responden dengan harapan memberikan respon atas daftar pertanyaan tersebut. Pengambilan sampel dibagikan secara acak
28
29
(simple random sampling) kepada pegawai yang ada di dalam divisi HR & Services, mulai dari tingkat staf sampai pimpinan. Alasan kami memilih kuesioner adalah lebih mudah dilakukan, bisa mengumpulkan data dalam jumlah banyak dengan proses cepat, dan biaya yang tidak mahal. Berdasarkan topik dalam penulisan thesis ini, Perancangan Sistem Knowledge Management di divisi HR & Services International Oil Company, maka populasi dan sampling yang kami buat sebagai kriteria penelitian adalah sebagai berikut: •
Populasi yang kami tuju adalah pegawai International Oil Company di Jakarta. Sebagaimana kita ketahui pegawai adalah bagian terbesar dari populasi yang akan menjadi end user dan faktor penentu berhasilnya sistem knowledge management diterapkan pada perusahaan
•
Sampel yang digunakan adalah pegawai divisi HR & Services Jakarta. Hal ini kami lakukan untuk memperkecil scope penelitian yang kami lakukan, dimana di divisi tersebut yang akan di terapkan cetak biru (prototype) sistem knowledge management .
3.1.1.1 Teknik Sampling dan Statistik Sampel merupakan bagian kecil dari suatu populasi, sedangkan populasi diartikan sebagai wilayah generalisasi yang terdiri atas obyek / subyek yang mempunyai karakteristik tertentu dan mempunyai kesempatan yang sama untuk dipilih menjadi anggota sampel. Pengambilan sampel dilakukan sedemikian rupa
30
sehingga diperoleh sampel yang benar – benar bisa mewakili dan menggambarkan keadaan populasi yang sebenarnya. Ada dua cara untuk pengambilan sampel, yaitu: 1. Pengambilan Sampel Probabilitas (acak). Adalah suatu metode pemilihan sampel dimana setiap anggota populasi mempunyai peluang yang sama untuk dipilih menjadi anggota sampel. Ada tiga cara pengambilan sampel dengan metode ini, yaitu: simple random sampling, stratified random sampling, dan cluster sampling. 2. Pengambilan Sampel Non – Probalilitas (non acak) Adalah metode pemilihan sampel dimana semua elemen belum tentu memiliki peluang yang sama untuk dipilih menjadi anggota sampel karena misalnya ada bagian tertentu secara sengaja tidak dimasukkan ke dalam pemilihan untuk mewakili populasi. Ada empat cara pengambilan sampel dengan cara ini, yaitu: judgement sampling, quota sampling, convenience sampling, dan snowball sampling. 3.1.1.2 Ukuran Sampel Ukuran sampel ditentukan sebelum melakukan penelitian karena sampel yang akan diteliti dan diperhitungkan harus mewakili seluruh populasi yang menjadi pusat penelitian. Menurut pendapat Slovin1 untuk menentukan ukuran sampel dari suatu populasi adalah:
1
Drs. Hussein Umar SE, MM, MBA, Metodologi Penelitian untuk Skripsi dan Thesis Bisnis; Rajawali Pers, 2007, p.78
31
Dimana: n = ukuran sampel N = ukuran populasi e = persen
penyimpangan
atau
ketidaktelitian
karena
kesalahan
pengambilan sampel yang masih dapat ditolerir atau diinginkan. Obyek penelitian dalam tulisan ini adalah pegawai divisi HR & Services International Oil Company di Jakarta. Hal ini kami lakukan adalah untuk memperkecil scope penelitian yang kami lakukan untuk mengambil sampel. Berdasarkan data jumlah pegawai pada bulan April 2007, dapat diketahui bahwa divisi HR & Services Jakarta memiliki jumlah keseluruhan pegawai sebanyak 39 orang (staf regular dan kontrak kategori II). Dengan persen penyimpangan sampel sebesar 10% (menurut pendapat Gay), maka dengan menggunakan rumus ukuran sampel diatas, jumlah sampel minimum yang mencukupi adalah:
Dari hasil perhitungan di atas, jumlah sampel minimum yang dapat diterima adalah sebanyak 28 orang. Untuk membulatkan jumlah total sampel, kami mengharapkan jumlah responden sejumlah n = 30 orang.
32
3.1.1.3 Jenis Data Statistik Aplikasi ilmu statistik dalam bisnis dapat dibagi dalam dua bagian, yaitu: 1. Statistik Deskriptif Statistik deskriptif berusaha menjelaskan atau menggambarkan berbagai karakteristik data, seperti berapa rata – ratanya seberapa jauh data – data bervariasi dan sebagainya. 2. Statistik Induktif (Inferensi) Statistik induktif berusaha membuat berbagai inferensi terhadap sekumpulan data yang berasal dari suatu sampel. Tindakan inferensi tersebut seperti melakukan perkiraan, peramalan, pengambilan keputusan dan sebagainya. Pengertian data dalam statistic agak berbeda dengan pengertian data pada umumnya, yang membagi data menjadi data numeric dan non numeric (string). Walaupun data tersebut adalah string (bukan angka), namun dapat dijadikan numeric. Tipe data yang berbeda pada banyak kasus mensyaratkan penggunaan metode statistic yang berbeda pula. Data dalam statistic berdasarkan tingkat pengukurannya (level of measurement) dapat dibedakan dalam empat jenis, yaitu data nominal, ordinal, interval dan rasio. Penelitian dalam thesis ini bersifat deskriptif yang menggunakan data kualitatif (non metric) dan jenis desain pengukuran menggunakan skala Guttman serta skala ordinal.
33
• Data Kualitatif (Non Metrik) Data kualitatif secara sederhana dapat disebut data hasil kategorisasi (pemberian kode) untuk isi data yang berupa kata, seperti Jenis Kelamin, Usia dan sebagainya. Data kualitatif mempunyai ciri tidak dapat dilakukan operasi matematika, seperti penambahan, pengurangan, perkalian dan pembagian. Data kualitatif dapat dibagi menjadi dua: a. Data Nominal Data bertipe nominal adalah data yang paling “rendah” dalam level pengukuran data. Jika suatu pengukuran data hanya menghasilkan satu dan hanya satu – satunya kategori, data tersebut adalah data nominal (data kategori). Data nominal dalam praktek statistik biasanya akan dijadikan “angka”, yaitu proses yang disebut kategorisasi. b. Data Ordinal Pada data nominal semua data kategori dianggap setara, maka pada data ordinal, ada tingkatan (preferensi) data. Pada data ordinal, ada data dengan urutan lebih tinggi dan urutan lebih rendah. Dalam riset, data ordinal berperan penting, khususnya dalam mengidentifikasi perilaku seseorang, bagaimana ia mempunyai persepsi dan bagaimana ia bersikap terhadap suatu hal tertentu.
34
3.1.2 Studi Pustaka Data dan informasi yang diperoleh melalui studi pustaka bersifat sekunder, yaitu data yang diperoleh melalui berbagai sumber studi literature dan tulisan ilmiah tentang knowledge management dan knowledge organization yang ada.
3.1.3
Studi Lapangan Dilakukan untuk mendapatkan informasi berupa data primer. Data primer
adalah data yang diperoleh langsung dari sumber pertama, yaitu dari dalam organisasi mengenai kegiatan organisasi dan untuk kepentingan organisasi itu sendiri. Data data tersebut diperoleh dari pengisian form pertanyaan, dokumen – dokumen informasi mengenai profil organisasi, visi dan misi, struktur organisasi, kebijakan dan strategi perusahaan, serta pengamatan langsung terhadap objek penelitian untuk mendapatkan informasi mengenai permasalahan yang terjadi, melihat lebih jelas bagaimana kegiatan sehari – hari dan proses bisnis yang berlangsung di divisi HR & Services Jakarta.
3.2
Analisa SWOT Analisa SWOT adalah teknik yang digunakan para manajer untuk membuat
analisa secara cepat yang bertujuan untuk membantu perencanaan strategi bisnis jangka panjang dalam menghadapi persaingan bisnis yang ketat. SWOT adalah
35
singkatan dari kekuatan (Strengths) dan kelemahan (Weaknesses) intern perusahaan serta peluang (Opportunities) serta ancaman (Threats) dalam lingkungan yang dihadapi perusahaan. Analisis SWOT didasarkan pada asumsi bahwa suatu strategi yang efektif akan memaksimalkan kekuatan dan peluang serta meminimalkan kelemahan dan ancaman (Pear, 1997). •
Kekuatan Adalah kelebihan - kelebihan sumber daya yang dimiliki oleh suatu organisasi seperti keahlian dan keterampilan sumber daya manusia, lokasi perusahaan, atau keunggulan lain relatif terhadap pesaing dan kebutuhan pasar yang dilayani atau ingin dilayani oleh perusahaan.
•
Kelemahan Adalah keterbatasan atau kekurangan satu atau lebih sumber daya atau kompetensi dibandingkan dengan pesaing yang mengurangi performa dari suatu perusahaan.
•
Peluang Adalah kondisi yang baik dimana perusahaan dapat menemukan atau menciptakan suatu keunggulan yang lain dari pesaing, seperti perubahan situasi persaingan, identifikasi segmen pasar yang sebelumnya terabaikan, perubahan teknologi, serta membaiknya hubungan dengan pihak luar dapat memberikan peluang bagi pihak perusahaan.
36
•
Hambatan Adalah kondisi yang tidak diinginkan atau kurang baik yang dialami oleh suatu perusahaan. Munculnya pesaing baru, kehilangan pelangga n, kehilangan pangsa pasar, regulasi yang diberlakukan dapat merupakan suatu ancaman bagi perusahaan. Berdasarkan asumsi bahwa strategi yang efektif dihasilkan melalui kesesuaian
antara sumber daya internal (kekuatan dan kelemahan) dan situasi eksternal (peluang dan ancaman). Analisa SWOT membantu manajer didalam pengambilan keputusan dengan membuat 4 tipe strategi, yaitu: 1. Strategi SO (Strengths – Opportunities) Strategi yang menggunakan kekuatan internal perusahaan untuk meraih keuntungan dari peluang eksternal. 2. Strategi WO (Weaknesses – Opportunities) Strategi yang berfokus pada perbaikan kelema han internal untuk mengambil keuntungan dari peluang eksternal. 3. Strategi ST (Strengths – Threats) Strategi yang digunakan untuk meniadakan atau menurunkan dampak dari hambatan eksternal. 4. Strategi WT (Weaknesses – Threats) Strategi untuk menurunkan kelemahan internal dan meniadakan hambatan eksternal.
37
3.3. Kerangka Kerja Pada umumnya individu memiliki sikap yang sangat protektif terhadap pengetahuan yang dimilikinya. Sikap ini merupakan gejala dari pola pikir lama yang dapat mengurangi kemampuan perusahaan untuk bergerak lebih cepat masuk ke dalam pangsa pasar yang baru atau untuk berkompetisi dengan lebih efektif. Individu, yang fokus pada tugas tidak akan menganggap waktu lebihnya berharga jika itu dipergunakan untuk membagikan pengetahuan yang dimilikinya. Solusi untuk masalah ini adalah dengan cara mengembangkan budaya dimana pekerja pengetahuan diberikan waktu dan ruang yang dibutuhkan untuk pembagian, pertumbuhan, dan interaksi pengetahuan yang menyertainya (Tiwana A., 2000).
3.3.1. 10 Tahap dalam Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan. Tahapan yang harus dilalui dalam mengembangkan sistem manajemen pengetahuan terdiri dari 10 tahap yang terbagi dalam empat fase (Tiwana A., 2000). Fase – fase tersebut adalah fase evaluasi infrastruktur; fase analisa, desain, dan pengembangan; fase penerapan; dan fase evaluasi.
38
1
Analisa Infrastruktur yang ada PHASE 1 Evaluasi Infrastruktur
2
3
4
Selaraskan antara manajemen pengetahuan dan strategi bisnis
Desain infrastruktur manajemen pengetahuan
Audit asset dan sistem pengetahuan yang ada PHASE 2
5
Desain tim manajemen pengetahuan
6Buat cetak biru manajemen
7
8
Analisa, desain, dan pengembangan sistem
pengetahuan
Kembangkan sistem manajemen pengetahuan
Terapkan, menggunakan metodologi berkala berdasarkan hasil
PHASE 3 Penerapan
9
10
Kelola perubahan, budaya dan struktur penghargaan
Evaluasi unjuk kerja, ukur ROI, dan perbaiki sistem manajemen pengetahuan secara berkala
PHASE 4 Evaluasi
Gambar 3.1 Langkah dalam Mengembangkan Sistem Manajemen Pengetahuan
39
Dikarenakan ruang lingkup dari perancangan sistem knowledge management hanya mencakup analisa, desain, dan pengembangan cetak biru saja, maka pembahasan pengembangan sistem manajemen pengetahuan pada penulisan the sis ini hanya mencakup fase I dan fase II.
3.3.2. Evaluasi Infrastruktur. Fase pertama dari sepuluh langkah dalam mengembangkan sistem manajemen pengetahuan terdiri dari dua langkah. Langkah pertama, analisa infrastruktur yang telah ada yang kemudian dilanjutkan pada identifikasi langkah- langkah yang dapat diambil untuk meningkatkan dan membangun sistem manajemen pengetahuan. Langkah kedua adalah lakukan analisa kesenjangan pengetahuan yang terjadi dengan menciptakan peta pengetahuan untuk organisasi. Peta pengetahuan tersebut digunakan untuk menciptakan hubungan strategi tingkat tinggi antara strategi bisnis dan manajemen pengetahuan. Kemudian, hubungan tersebut akan dipakai sebagai acuan dalam mengembangkan strategi manajemen pengetahuan dan sistem yang nantinya akan diseleraskan dengan tujuan dan kinerja bisnis. Langkah 1 : Analisa Infrastruktur yang Ada Dengan melakukan analisa terhadap kondisi di dalam perusahaan, kita dapat mengidentifikasi kesenjangan pada infrastruktur yang digunakan sehingga peluang untuk membangun suatu sistem di atasnya menjadi terbuka. Kuncinya terletak pada
40
identifikasi yang akurat dan perbaikan terhadap apa yang dapat dan tidak dapat dipergunakan sebagai bagian dari sistem manajemen pengetahuan. Fokus langkah pertama ini adalah pada hal- hal berikut : a. Pemahaman terhadap peran jaringan dan manajemen pengetahuan yang telah ada di dalam perusahaan. b. Pemahaman terhadap keterbatasan alat-alat yang ada dan identifikasi terhadap kesenjangan yang ada di dalam infrastruktur teknologi yang ada. c. Mengambil langkah nyata untuk meningkatkan dan membangun di atas infrastruktur yang sudah ada. Langkah 2 :
Menyelaraskan antara Manajemen Pengetahuan dan Strategi Bisnis
Strategi merupakan tindakan – tindakan yang terencana dalam rangka mencapai sesuatu. Strategi perusahaan merupakan salah satu fo ndasi yang harus tetap diacu dalam implementasi setiap inisiatif – inisiatif suatu organisasi, termasuk di dalamnya inisiatif implementasi knowledge management. Dalam strategi tercakup visi, misi, objektif dan program – program serta langkah – langkah yang akan dilakukan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Strategi knowledge management merupakan formulasi visi, misi, dan objektif strategis dari pengelolaan knowledge yang dijabarkan dari strategi perusahaan. Oleh karenanya knowledge management diimplementasikan untuk mendukung keberhasilan strategi perusahaan, sehingga
41
sukses implementasi knowledge management dapat dilihat dari sejauh mana kontribusinya dalam mendukung pencapaian target – target perusahaan, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Hal – hal yang perlu dilakukan agar terjadi keselarasan antara keduanya adalah dengan cara: a. Melakukan analisa SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threat) dan melakukan pemetaan pengetahuan yang dimiliki perusahaan, kompetitor dan industri secara keseluruhan. b. Analisa kesenjangan pengetahuan dan identifikasi bagaimana knowledge management dapat mengisi kesenjangan tersebut. c. Memeriksa dan validasi hubungan antara strategi knowledge management dan gunakan hal itu untuk mengarahkan proses desain berikutnya.
3.3.3. Analisa Sistem, Desain dan Pengembangan Manajemen Pengetahuan. Langkah 3 : Arsitektur dan Desain Manajemen Pengetahuan Sistem manajemen pengetahuan menggunakan arsitektur 7 lapisan, dan teknologi
yang
dibutuhkan
untuk
masing- masing
lapisan
sudah
tersedia.
Mengintegrasikan komponen-komponen ini untuk menciptakan sistem manajemen pengetahuan menuntut pemikiran di dalam kerangka struktur informasi.
42
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam langkah ketiga ini, yaitu : a. Memperhatikan semua komponen dari struktur informasi pengetahuan. b. Mengidentifikasikan sumber internal dan eksternal untuk pengetahuan yang harus diintegrasikan. c. Memilih teknologi informasi untuk melakukan pencarian, penciptaan, penggabungan dan penggunaan pengetahuan. d. Menentukan alat untuk melakukan kolaborasi. e. Mengidentifikasikan dan memahami komponen lapisan untuk melakukan kolaborasi. f. Menyeimbangkan antara beban dan nilai tambah untuk masing- masing komponen. g. Menyeimbangkan antara tarik (pull) dan dorong (push) untuk mekanisme pengiriman pengetahuan. Langkah 4 : Audit dan Analisa Pengetahuan Proyek manajemen pengetahuan harus dimulai dari apa yang diketahui dan dimiliki oleh organisasi. Prosedur yang harus dilakukan antara lain : a. Mengukur proses pengetahuan. Hal ini berguna untuk menunjukkan peran pengetahuan yang dimiliki suatu organisasi dalam menyelesaikan suatu proses.
43
b. Melakukan audit dan analisa pengetahuan yang sudah ada di dalam organisasi c. Pemetaan pengetahuan akan berguna dalam mengelola dan menyelaraskan pengetahuan dengan strategi bisnis. Pengetahuan ini dapat menolong dalam menentukan posisi strategis dan keuntungan kompetisi yang dimiliki perusahaan. Dalam artian pengetahuan tacit dan eksplisit yang terdapat di dalam kepala karyawan suatu perusahaan, basis data, pengalaman-pengalaman dan dalam sistem manajemen pengetahuan. d. Menentukan posisi strategis terhadap sistem manajemen pengetahuan yang selaras dengan kesenjangan strategi yang telah diidentifikasikan pada langkah ke - 2. Langkah 5 : Desain Tim Manajemen Pengetahuan Tim
akan
berperan
dalam
melakukan
desain,
mengembangkan,
mengimplementasikan dan menerapkan sistem manajemen informasi. Untuk menghasilkan
tim
yang
efektif,
pihak-pihak
yang
berkepentingan
harus
diidentifiksikan terlebih dahulu baik yang ada di dalam maupun di luar organisasi dan mengidentifikasikan ahli-ahli yang dibutuhkan dalam mensukseskan proses desain, pengembangan dan penerapan sistem sambil menyeimbangkan persyaratan teknis dan manajemen. Langkah 6 : Membuat Cetak Biru Sistem Manajemen Pengetahuan Isu – isu yang akan dihadapi pada langkah ini adalah :
44
a. Memahami dan memilih komponen yang diperlukan oleh organisasi: integrasi, pusat data, agregasi pengetahuan dan alat pencari, direktori pengetahuan, pilihan antarmuka, mekanisme pengiriman keluar dan elemen integrasi. b. Desain sistem untuk menghasilkan tingkat operasional yang tinggi jika digabungkan dengan investasi IT yang lama, optimasisasi kinerja dan pengembangan. c. Pemahaman dan pelaksanaan daur repository manajemen. d. Memahami dan menerapkan tujuh pertimbangan dalam penge mbangan antarmuka, antara lain : konteks, isi, komunitas, kustomisasi, komunikasi, koneksi dan transaksi (Rayport dan Jaworski, 2003). e. Membuat
keputusan
make-or-build
dan
memahami
kelebihan
serta
kekurangannya. Komponen sistem manajemen pengetahuan, dalam tahap awal, dapat dipecah ke dalam beberapa subkomponen : •
Repository : menampung pengetahuan formal dan informal, dan aturanaturan yang dihubungkan dengannya untuk keperluan penyempurnaan, akumulasi, pengelolaan, validasi, pemberian konteks dan distribusi;
45
•
Media kolaborasi : mendukung penugasan yang terdistribusi dan menyertakan petunjuk, basis data keahlian, penempatan pakar dan media komunikasi informal;
•
Jaringan : Jaringan mend ukung komunikasi dan percakapan.
•
Budaya : Budaya memungkinkan terjadinya kondisi saling berbagi dan keinginan
serta
kepercayaan
untuk
mempergunakannya
serta
meningkatkan kualitasnya. Langkah 7 : Mengembangkan Sistem Manajemen Pengetahuan Jika cetak biru sudah dihasilkan, maka langkah selanj utnya adalah pengembangan sistem manajemen pengetahuan yang bertujuan untuk memastikan bahwa operasi dan akifitas knowledge management berlangsung pada jalur yang tepat dan menuju pencapaian objektif yang tekah ditentukan.
