BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Obyek Group Field Project Group field project kami melakukan riset di International SOS. Di sini kami berperan sebagai konsultan luar bagi Human Resource Department AEA. Saat ini, di AEA tidak ada suatu model kompetensi yang dapat dijadikan sebagai dasar untuk proses pengembangan kinerja dari karyawan AEA. Karena itu AEA merasakan bahwa perlu adanya suatu model kompetensi yang nantinya akan menjadi dasar untuk: •
Selection & placement process
•
Performance management/evaluation
•
Training & development program
•
Promotion & succession planning
•
Compensation & benefit
3.2 Sumber Kontribusi Dengan menggunakan pendekatan yang dilakukan oleh SRW & Co. maka kami melihat bahwa untuk AEA ada beberapa sumber yang dapat memberikan kontribusi untuk pembuatan suatu model kompetensi di AEA.
24
25 Discussion
AEA Vision, Mission, Core Values, We Value
Discussion
Organization Structure
Discussion
Job/Role Description
Company Competency Model
Personal Competency
Job/Role Competency
Gambar 3.1 Sumber kontribusi
3.2.1 AEA Vision, Mission, Core Values, We Value AEA sebagai perusahaan jasa mempunyai visi, misi, core values, dan pandangan seperti berikut ini: Visi: Aims to be the pre-eminent provider for delivery of efficient and cost effective Medical solutions, Assistance & remote site medical services. Misi: Committed to excellence in the delivery of international healthcare standards and outstanding customer service. Core Values: •
PROFESSIONALISM
•
INTEGRITY
•
SPECIALIST EXPERTISE
•
CARING
•
PASSION
•
PREPAREDNESS
26
•
CULTURAL DIVERSITY
We Value: Our clients who are the most important people in the medical service. Staff who demonstrate caring and respect, highly developed expertise, commitment to continuous improvement, enthusiasm, pride in achievement, honestly, loyalty and integrity. Strong leadership which provides direction
and
encourages
innovation.
Teamwork
based
on
open
communication and feedback. Visi, misi, core value, dan pandangan tersebut kemudian kami analisa dan kami dapatkan potential core competency yaitu:
27 Visi
Potential Core Competency
Aims to be the pre-eminent provider for delivery of efficient and cost effective Medical solutions, Assistance & remote site medical services.
! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! ! !
Misi Committed to excellence in the delivery of international healthcare standards and outstanding customer service.
Core Values • • • • • • •
Professionalism Integrity Specialist expertise Caring Passion Preparedness Cultural diversity
We Values
Hospitality Ability Adaptability Communication Continuous improvement Management Leadership Professionalism Teamwork Self improvement English language Commitment Fast learner Customer orientation Integrity Expertise Caring Passion Preparedness Flexibility Respect Enthusiasm Pride in achievement Honestly Loyalty Innovation
Our clients who are the most important people in the medical service. Staff who demonstrate caring and respect, highly developed expertise, commitment to continuous improvement, enthusiasm, pride in achievement, honestly, loyalty and integrity. Strong leadership which provides direction and encourages innovation. Teamwork based on open communication and feedback.
Gambar 3.2 Potential Core Competency
28
Jika dibuat dalam bentuk table maka relasi antara visi, misi, core values, dan pandangan tersebut adalah:
Tabel 3.1 Potential Core Competency Vision
Mission
Core Values
We Value
Hospitality
Self improvement
Integrity
Commitment
Ability
English language
Expertise
Integrity
Adaptability
Commitment
Caring
Expertise
Communication
Fast learner
Passion
Caring
Communication
Preparedness
Respect
Flexibility
Enthusiasm
Continuous improvement Management
Leadership
Customer orientation Leadership
Professionalism
Pride in achievement
Professionalism
Honestly
Teamwork
Loyalty Innovation Communicati on Continuous improvement Leadership Teamwork
Dalam visi dan misi AEA didapatkan begitu banyak aspek kompetensi. Hasil dari analisa di atas kemudian diajukan ke dosen pembimbing dan mulai menentukan Core Competency dengan pihak AEA.
29
3.2.2 Struktur Organisasi Setelah melihat dari visi, misi, core value, pandangan kemudian masuk ke struktur organisasi AEA. Dari struktur organisasi ini, dapat dilihat relasi antara masing-masing departemen, masing-masing jabatan dan hierarki perusahaan.
Gambar 3.3 Struktur Organisasi AEA
Dengan adanya struktur ini sangat membantu untuk menentukan skala profisiensi dari masing-masing jabatan atas kompetensi yang telah kami
30
simpulkan. Hasil diskusi dengan pihak AEA ini menghasilkan 22 kompetensi yang dianggap sebagai core oleh AEA. Namun, jumlah ini dirasakan masih terlalu banyak, dan diminta oleh dosen pembimbing untuk mengurangi sampai di bawah angka 2 digit. Kemudian dilakukan pendefinisian 22 Core Competency tadi untuk diajukan kepada pihak AEA yang akhirnya disepakati 9 Core Competency sebagai berikut: !
Pemecahan Masalah
!
Membina Kerjasama
!
Perencanaan & Pengorganisasian
!
Pengembangan Diri
!
Komunikasi
!
Fokus Terhadap Pelanggan
!
Kepemimpinan
!
Inisiatif
!
Pengetahuan tentang Bisnis & Organisasi
Ke-9 kompetensi tersebut di atas akan menjadi Personal Competency dari masing-masing individu.
3.2.3 Job/Role Description Setelah didapatkan Personal Competency atau lebih sebagai General Competency kemudian mulai dilakukan analisa atas kompetensi yang diperlukan untuk masing-masing jabatan berdasarkan job/role masing-masing.
31
Menganalisa kompetensi dengan melihat job/role dari masing-masing jabatan yang ada di AEA ditambah dengan kemampuan berbahasa Inggris dan kemampuan pengoperasian komputer. Hasil analisa kami atas job/role description ini menghasilkan 9 Core Competency yang nantinya menjadi job/role competency, yaitu: !
Bahasa Inggris
!
Pengoperasian Komputer
!
Sistem Informasi Manajemen
!
Manajemen Perawatan Kesehatan
!
Hukum dan Peraturan
!
Marketing dan Promosi
!
Pengetahuan Sumber Daya Manusia
!
Ilmu Kedokteran
!
Keuangan dan Akuntansi
Setelah
menentukan
kompetensi-kompetensi
tersebut
di
atas,
kemudian ditentukan skala atas masing-masing kompetensi yang dipadukan dengan job/role description, dilanjutkan dengan memetakan level kompetensi yang diperlukan untuk suatu job/role. Setelah melalui proses tersebut di atas, maka didapatkan suatu kompetensi model untuk AEA yang terdiri dari personal competency dan job/role competency.
32
3.3 Alur Kerja 1. Penyampaian proposal group field project kepada dosen pembimbing yang kami pilih sesuai dengan topik GFP. Karena topik GFP kami adalah Human Resource Development, maka kami meminta kesediaan Pak Irham Dilmy untuk menjadi dosen pembimbing. 2. Hasil bimbingan dari dosen pembimbing kemudian kami sampaikan kepada pihak AEA, dan pihak AEA mengutarakan kebutuhannya akan suatu pemetaan kompetensi yang akan menjadi model kompetensi dari struktur organisasi di AEA. 3. Tim dengan dosen pembimbing sepakat untuk mengadakan riset mengenai pemetaan kompetensi yang ada di AEA. 4. Tim bertemu dengan pihak HRD AEA dan mendapatkan visi, misi, core value dari AEA. Visi, misi, core value ini kemudian kami konklusikan ke dalam beberapa kompetensi yang menjadi general competency di AEA. Pada awalnya kami mendapatkan 22 kompetensi yang ada di AEA. 5. Ke 22 kompetensi ini kemudian kami ajukan ke dosen pembimbing dan diminta untuk mengurangi jumlahnya sampai di bawah 2 digit. 6. Tim dan pihak AEA melakukan penyeleksian atas hasil kompetensi ini yang akhirnya
didapat
9
kompetensi
Competency/General Competency.
dan
disepakati
sebagai Personal
33
7. Kemudian kami mulai melakukan analisa job/role description dari jabatan yang ada di struktur organisasi. Di sini kami mendapatkan 9 Job/role Competency. 8. Maka jumlah kompetensi yang dihasilkan adalah 18 kompetensi. Ke 18 kompetensi ini kemudian kami ajukan ke dosen pembimbing dan pihak AEA untuk disetujui. 9. Tim mulai melakukan pendefinisian setiap kompetensi yang telah disepakati dan mulai membagi setiap kompetensi tersebut menjadi 5 skala dengan level tertinggi adalah 5 dan level terendah adalah 1. 10. Definisi kompetensi ini juga kami bawa kepada pihak AEA untuk disetujui, sekaligus dengan skala yang kami berikan dan menjadi bahan diskusi antara kami dengan AEA atas penentuan skala ini. Penentuan skala ini kami buat berdasarkan hubungan antara masing-masing jabatan dengan kompetensi yang terkandung di dalam jabatan tersebut. 11. Hasil dari tahap ini kemudian menjadi suatu model kompetensi yang kami serahkan kepada pihak AEA. Model kompetensi ini terdiri dari profil kompetensi dan katalog kompetensi. 12. Model kompetensi ini kemudian kami sarankan untuk diterapkan di AEA sebagai sarana untuk selection and placement process, performance management/evaluation, promotion and succession planning, training and development program, dan compensation and benefit.
34
AEA
TIM
DOSEN
Penyampaian proposal GFP
Proposal GFP
Hasil diskusi dan bimbingan
Diskusi dengan dosen pembimbing
Mengutarakan kebutuhan akan kompetensi mapping
Pendiskusian core competency berdasarkan visi, misi, & core value
Menyeleksi hasil kompetensi Mendapatkan rincian Job Description
Hasil model kompetensi: Profil & Katalog kompetensi
Penskalaan dan pendefinisian kompetensi
Gambar 3.4 Alur kerja
Menghasilkan 22 General Competency
Menghasilkan 9 General Competency 9 Job/Role Competency
Penyetujuan Kompetensi
35
3.4 Hasil Analisa Hasil dari analisa ini menghasilkan 2 macam tabel yaitu Profil Kompetensi dan Katalog Kompetensi: o Profil kompetensi adalah definisi dari kompetensi itu yang nantinya kemudian dibagi ke dalam beberapa tingkatan. Tingkatan ini dimulai dari yang paling rendah yaitu 1 sampai dengan tingkat paling tinggi yaitu 5.
Kompetensi: __________ Definisi: __________ Rank
Penjelasan
1
__________
2
__________
3
__________
4
__________
5
__________ Gambar 3.5 Profil Kompetensi
36
o Katalog kompetensi adalah semua kompetensi yang diperlukan untuk suatu jabatan tertentu.
Position : _____ Rank Personal Competencies Pemecahan Masalah Membina Kerjasama Perencanaan & Pengorganisasian Pengembangan Diri Komunikasi Fokus terhadap Pelanggan Kepemimpinan Inisiatif Pengetahuan tentang Bisnis & Organisasi
1
2
3
4
5
Job/Role Competencies Bahasa Inggris Pengoperasian Komputer Sistem Informasi Manajemen Manajemen Perawatan Kesehatan Hukum & Peraturan Marketing & Promosi Pengetahuan Sumber Daya Manusia Ilmu Kedokteran Keuangan & Akuntansi
1
2
3
4
5
Gambar 3.6 Katalog Kompetensi
3.5 Kondisi AEA Saat Ini •
Selection & placement process Proses seleksi dan penempatan di AEA menggunakan suatu form khusus seperti gambar berikut:
37
Gambar 3.7 Selection Test Result Form
Di atas dapat kita lihat bahwa proses seleksi di AEA terdiri beberapa tahap yaitu administrative test, psychological test, technical test, dan medical test. Hasil ini kemudian dievaluasi oleh suatu komite seleksi untuk kemudian diputuskan berhasil tidaknya kandidat tersebut untuk suatu lowongan. •
Performance management/evaluation Sistem penilaian performance di AEA dapat dilihat secara garis besar dalam gambar struktur di bawah ini.
38
Gambar 3.8 Struktur Sistem Penilaian Kinerja
Di atas dapat kita lihat bahwa hasil review atas performance akan menjadi dasar pertimbangan untuk training, succession planning dan juga career planning, yang tentunya ini juga dipengaruhi oleh objektif management untuk AEA. AEA saat ini sudah menggunakan suatu sistem penilaian kinerja yang di dalamnya ada terkandung aspek-aspek kompetensi, seperti tabel di bawah ini.
39
Gambar 3.9 Personal Qualities Review Form
Di atas kita bisa melihat bahwa ada Management style, Decisiveness, Flexibility,
Forsight,
Resourceful,
Thoroughness,
Expression,
yang
kesemuanya ini juga merupakan bagian dari kompetensi. Selain aspek tersebut juga dapat dilihat bagaimana pencapaian seseorang tersebut selama ini atau suatu review atas hasil pekerjaan individu tersebut (Gambar 3.9). Dari form di atas manajemen juga dapat melihat keperluan individu tersebut untuk dikembangkan lebih lanjut lagi dengan program training atau development yang nantinya akan meningkatkan kinerja individu tersebut
40
yang tentunya nanti akan dikembalikan ke perusahaan untuk meningkatkan daya saing perusahaan.
Gambar 3.10 Job Achievement Review Form
Hasil dari review tersebut kemudian dituangkan ke dalam suatu laporan yang berjudul Employee Appraisal Report seperti gambar di bawah ini. Hasil report ini akan diolah manajemen untuk menentukan hasil kerja individu bersangkutan selama ini di AEA.
41
Gambar 3.11 Employee Appraisal Report
Karena itu dapat dikatakan bahwa performance evaluation ini merupakan landasan untuk langkah-langkah pengembangan lebih lanjut, sehingga dengan memasukkan aspek kompetensi dalam performance evaluation ini akan juga membangun dasar untuk langkah-langkah selanjutnya tersebut.
42
•
Training & Development Program Training and development program ini adalah sebagai pendukung untuk perencanaan succession yang ada di AEA, seperti dapat kita lihat di form berikut: MANAGEMENT SUCCESSION PLAN SUMMARY OF PERSONAL EMPLOYMENT RECORD DATE OF ISSUED :
1
NAME
2
DATE OF BIRTH
3
DATE OF HIRE
4
STARTING POSITION
5
PRESENT POSITION
6
SINCE W HEN
7
COURCES ATTENDED
DURATION
TRAINING
DURING ISOS EMPLOYMENT
FROM - TO
INSTITUTIONS
EMPLOYMENT HYSTORY IN ISOS INDONESIA ASSIGNMENT PERIOD FROM - TO
JOB POSITIONS
AVERAGE
REMARKS
PERFORMANCE
1
2
3
4
5
6
7
Gambar 3.12 Management Succession Plan Form
43
EMPL.NO .
RANK
ASSESSMENTRESULT 2000 2001 2002
POSSIBLYFUTURE ASSIGNMENT
WHEN DD/MM/YY
POSSIBLESUCCESSOR NAMES POSITION
WHENREADY DD/MM/YY
Gambar 3.13 Management Succession Plan_2 Form
Hasil dari form di atas kemudian akan mempengaruhi untuk perencanaan promotion dan succession di AEA. •
Promotion & Succession Planning Di atas kita dapat lihat bahwa untuk mencapai posisi tertentu AEA telah menyiapkan orang-orang yang akan siap pada saatnya nanti. Di form tersebut tercatat program training yang telah diikuti oleh seseorang dan
44
histori karier orang tersebut di AEA. Dari hasil form tersebut kemudian dapat dilihat ke arah mana nantinya orang tersebut akan menjabat di AEA dan siapakah nantinya orang yang dapat dipersiapkan oleh AEA untuk menggantikan orang tersebut di posisi saat ini. •
Compensation & Benefit AEA saat ini belum mempergunakan kompetensi sebagai faktor penunjang ke dalam compensation & benefit. Perhitungan yang saat ini digunakan memperhitungkan dari job value dari masing-masing jabatan.