33
BAB III METODE PENELITIAN
3.1
Profil Perusahaan PT Guna Elektro (GAE) didirikan pada tanggal 30 Januari 1962 berdasarkan
akte notaris Sie Kwan Djoe no. 68 dan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) no. 3816/2300-P/09-03/PB/X/94 tanggal 21 Oktober 1994. Saat ini kantor pusat PT Guna Elektro berkedudukan diJakarta, dengan alamat Jl. Arjuna Utara 50, Jakarta Barat 11510. Sebelum berkedudukan ditempatnya yang sekarang, PT Guna Elektro menempati kantornya di Jl. Hayam Wuruk 3, Jakarta Pusat. PT Guna Elektro membuka kantor cabang pertamanya di Surabaya pada tahun 1964. PT Guna Elektro juga mendirikan beberapa anak perusahaan yaitu PT Guna Era Manufaktura (GEM) pada 6 Juni 1996, PT Duta Laserindo Metal (DLM) pada 14 Mei 1997, dan PT Guna Era Distribusi (GED) pada 8 Oktober 1998. PT Guna Elektro juga mempunyai anak-anak perusahaan yang merupakan usaha patungan dengan perusahaan asing lainnya. Diantaranya adalah : PT Torishima Guna Indonesia (TGI), didirikan pada tahun 1984 yang merupakan usaha patungan dengan Torishima Pump. Mfg. Co. Ltd. Japan; PT Geteka Founindo (GTK), didirikan pada tahun 1991 yang merupakan usaha patungan dengan Torishima Mfg. Co. Ltd. dan Kobayashi Shoji Co. Ltd. Japan; dan PT Torishima Guna Engineering (TGE),
34
didirikan pada tahun 1998 yang juga merupakan usaha patungan dengan Torishima Pump. Mfg. Co. Ltd. Japan. Pada mulanya karyawan PT Guna Elektro hanya berjumlah + 15 orang. Seiring berjalannya waktu perusahaan semakin berkembang dengan mempunyai 8 anak perusahaan dan 2 kantor cabang, Surabaya dan Medan, perusahaan kini mempekerjakan + 800 orang karyawan. Setiap perusahaan didirikan dengan mempunyai misi masing-masing. Misi perusahaan PT Guna Elektro adalah : 1. Berpartisipasi aktif dalam pembangunan nasional dengan bisnis yang bersifat global. 2. Berjuang keras untuk membangun bisnis secara profesional dengan menyediakan jasa bernilai tambah kepada stakeholders. 3. Tujuan utama perusahaan adalah untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia. Dengan adanya misi tersebut, perusahaan dapat termotivasi dalam menjalankan usahanya untuk terus membangun budaya dan cara kerja karyawannya, sehingga para karyawan mempunyai pegangan yang menuntun mereka dalam melakukan pekerjaannya, yang pada akhirnya bersama-sama mencapai tujuan perusahaan. 3.1.1 Aktivitas Pokok Perusahaan Kegiatan usaha pokok dari PT Guna Elektro adalah infrastruktur dalam bidang komunikasi, industri dan otomatisasi transportasi; sistem elektrik; sistem
35
mekanik; dan sistem manajemen kantor. Diversifikasi usaha tersebut membuat PT Guna Elektro mampu menjalankan usahanya dalam skala global. Anak-anak perusahaan PT Guna Elektro adalah sebagai berikut : 1. PT Guna Era Manufaktura (GEM) GEM berlokasi di Cikarang dan merupakan pabrik dari alat-alat seperti komponen elektrik, papan panel, sistem pengolahan air, dan sistem pengolahan limbah. PT Guna Era Manufaktura ini dibagi menjadi 2 divisi : a. Mechanical Division Pembuatan, pemasangan dan jasa pembangunan dari konstruksi baja untuk lingkungan pabrik; pembuatan pompa centrifugal bertingkat; pembuatan dan jasa engineering dari fasilitas peralatan industri. b. Electrical Division Pembuatan dan jasa pembangunan untuk papan panel elektrik; produksi dari komponen distribusi elektrik; perakitan dan jasa perbaikan untuk industri elektrik dan telekomunikasi. 2. PT Duta Laserindo Metal (DLM) Merupakan pabrik pembuatan lempengan metal yang berlokasi di Cikarang. 3. PT Guna Era Distribusi (GED) Melakukan penjualan atau pendistribusian terhadap produk-produk seperti berikut : alarm kebakaran, voltage dan KW meter, kapasitor, dan colokan listrik untuk industri. GED berlokasi di Pulogadung. 4. PT Krida Hasta Tama (KHT) Merupakan pemasok untuk jaringan telepon yang berlokasi di Jakarta Barat.
36
5. PT Torishima Guna Indonesia (TGI) Berlokasi di Pulogadung dan merupakan pabrik dari peralatan-peralatan pompa industri. 6. PT Geteka Founindo (GTK) Merupakan anak perusahaan yang melakukan pencetakan besi dan perunggu untuk pabrik-pabrik seperti Daihatsu, Daimler-Chrysler, dll. Berlokasi di Pulogadung. 7. PT Hoppecke Indonesia (HIN) Berlokasi di Cikarang. Merupakan anak perusahaan yang melakukan pembuatan baterai industri untuk pembangkit listrik darurat. 8. PT Torishima Guna Engineering (TGE) Bergerak dalam bidang pembuatan pompa untuk pembanggkit tenaga listrik dan utilitas industri seperti pompa untuk pengairan dan kontrol atas banjir. Pabriknya terletak di Pulogadung. 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi yang ada pada PT Guna Elektro dapat dilihat pada Gambar 3.1, dimana struktur tersebut termasuk dalam bentuk struktur organisasi fungsional.
37
38
3.2
Model Bisnis Perusahaan
3.2.1 Situasi Kompetisi Berdasarkan
Industry
and
Competitive
Analysis(ICA)
atau
Porter’s
Competitive Forces dari Michael Porter (Applegate, et al, 1999) untuk melihat posisi perusahaan dalam situasi kompetisi bisnis sekarang ini. Terlihat bahwa adanya lima faktor persaingan yang mendasari kemampuan perusahaan dalam berkompetisi guna mendapatkan keuntungan dalam berbisnis. Analisis ini juga dapat dijadikan faktor pemikiran bagi manajemen dalam penerapan strateginya dalam menghadapi persaingan bisnis yang ada. 3.2.1.1
Pendatang Baru
Dalam era globalisasi serta dibukanya pasar bebas untuk kawasan asia memungkinkan timbulnya pesaing-pesaing baru baik yang berasal dari perusahaan lokal maupun perusahaan luar negeri yang memasuki pasar Indonesia. Salah satu contoh yang paling terasa efeknya adalah adanya produk-produk dari Cina yang memasuki pasar lokal dengan harga dibawah produk yang dibuat atau dipasarkan oleh Guna Elektro. Banyak perusahaan lokal yang menjalin kerjasama dengan perusahaan asing untuk menjalankan bisnisnya dipasar lokal, sehingga mengakibatkan tingginya tingkat persaingan di dalam pasar lokal. Dengan pengalaman yang sudah lebih dari 40 tahun dalam menangani pasar lokal. Guna Elektro dan dengan diversifikasi bisnisnya diharap dapat menggunakan
39
pengalamannya dalam menghadapi adanya persaingan bisnis oleh para pendatang baru. 3.2.1.2
Pemasok
Pemasok bagi Guna Elektro adalah perusahaan lokal atau international yang menyediakan bahan baku dasar bagi proses produksinya.
Dengan adanya era
globalisasi dan perdagangan bebas maka membuat Guna Elektro lebih mudah mendapatkan bahan bakunya dibandingkan sebelum hal itu terjadi, tetapi hal ini juga dapat menjadi bumerang bagi perusahaan karena dengan adanya kemudahan ini dapat memungkinkan pelanggan dapat mencari produk atau bahan baku mereka ke perusahaan lainnya. Untuk menjaga kekuatan Guna Elektro terhadap pemasok, diperlukan adanya kerjasama yang baik dengan pemasok itu sendiri serta pembelian barang secara kapasitas besar ataupun dengan jumlah tertentu, sehingga dengan adanya kepastian pembelian dapat meningkatkan kepercayaan pemasok terhadap Guna Elektro, sehingga mutu dari produk yang dihasilkan atau dijual dapat selalu dijaga, demikian pula dengan hubungan baik kepada para pelanggan harus dibina dengan baik, sehingga dapat mempertahankan bisnisnya ditengah persaingan dengan pemasok lainnya yang ada. 3.2.1.3
Pelanggan
Pelanggan bagi Guna Elektro adalah perorangan, perusahaan lokal baik swasta maupun pemerintah serta perusahaan asing yang membeli barang atau menggunakan jasa untuk menjalankan proses bisnis mereka.
40
Pelanggan perorangan biasanya pelanggan yang membeli produk untuk dipakai guna memenuhi kebutuhan mereka, sedang perusahaan lokal biasanya membeli produk dan jasanya untuk menjalankan proses produksi mereka ataupun dipakai untuk menjalankan bisnis mereka. Sedangkan perusahaan asing disini biasanya membeli barang jadi yang diproduksi oleh Guna Elektro ataupun anak perusahaan/patungannya untuk dijual kembali dinegara mereka masing-masing. Kepuasan akan barang dan jasa yang dihasilkan oleh Guna Elektro menjadi tolok ukur atas kesuksesan bersaing perusahaan, oleh karena itu diperlukan adanya suatu mekanisme yang mendukung dalam proses produksi atau pemanfaatan pengetahuan yang ada, sehingga barang dan jasa yang dihasilkan bisa memenuhi kebutuhan pelanggan dan dapat ditingkatkan dari waktu ke waktu. 3.2.1.4
Produk Pengganti
Perkembangan pesat TI serta telekomunikasi memungkinkan banyaknya pesaing baru yang menyediakan produk pengganti apalagi ditunjang dengan mudahnya memasuki pasar indonesia setelah dibukanya pasar bebas. Mereka dapat dengan cepat mengetahui bagaimana mencari pengganti produk yang ada dengan melalui internet atau telekomunikasi yang ada. Produk-produk yang berasal dari negara asia lainnya yang cenderung relatif lebih murah, meskipun dengan kualitas yang berbeda. Banyaknya perusahaan yang memproduksi atau memberikan jasa sejenis dapat menjadi faktor yang mempengaruhi bisnis Guna Elektro. Hal itu semua menjadi salah satu faktor berkurangnya segmen pasar bagi Guna Elektro dalam memasarkan barang dan jasanya, oleh karena itu meskipun banyak barang dan jasa pengganti di pasaran, Guna Elektro harus tetap dapat
41
mempertahankan bisnisnya dengan berkomitmen atas kualitas barang dan jasanya terhadap para pelanggannya. 3.2.1.5
Pesaing
Pesaing yang ada sekarang ini adalah perusahaan lokal ataupun perusahaan asing. Beberapa perusahaan mempunyai proses bisnis serta barang dan jasa yang sama dalam menawarkan kepada para pelanggan. Tidak jarang terjadi pembajakan terhadap orang ahli yang ada di Guna Elektro untuk dijadikan sebagai tenaga ahli diperusahaan mereka dengan harapan adanya transfer pengetahuan baik itu mengenai produk, pelanggan maupun jasanya untuk dapat bersaing dengan Guna Elektro. Tekanan dari segi harga, kualitas baik dipelayanan dan fasilitas sangat dirasakan bagi Guna Elektro dalam menjalankan bisnisnya. Dengan adanya diversifikasi serta perbaikan dari segi peningkatan kualitasnya dan pentingnya sumber daya manusia dalam
proses itu semua diharapkan mampu untuk menjawab
keunggulan kompetisi yang ada. 3.2.2 Analisis Terhadap Faktor Sukses Perusahaan Berdasarkan visi dan misi dari Guna Elektro maka dapat diambil kesimpulan dalam memenuhi tujuan perusahaan yaitu dengan peningkatan sumber daya manusia dalam meningkatkan daya saing perusahaan untuk menghadapi persaingan bisnis, perusahaan harus mendukung adanya sistem untuk mengatur atau meningkatkan sumber daya manusia yang ada di dalam perusahaan. Oleh karena itu tesis ini menitik beratkan pada pembuatan prototipe dari sistem manajemen pengetahuan guna mencapai tujuan tersebut, sehingga sumber daya manusia yang ada dapat ditingkatkan
42
dengan fasilitas ini, dan perusahaan akan mencapai keunggulan dalam persaingan bisnisnya.
3.3
Analisis Pengetahuan dalam Perusahaan Berdasarkan alat penilaian pengetahuan pada lampiran A yang disebut KMAT
(Probst, et al, 2000), penulis dapat mengetahui kondisi pengetahuan serta menilai seberapa baik perusahaan dalam menerapkan pengetahuannya saat ini. Dari hasil kuesioner pada lampiran A dengan alat penilaian pengetahuan diatas seperti terlihat pada Gambar 3.2, dari berbagai segi penulis mendapati bahwa: 1. Proses dalam Manajemen Pengetahuan Dari sisi proses manajemen pengetahuan didapati skor 17 dari 25, disini menandakan sudah adanya proses untuk mengatur pengetahuan di dalam perusahaan meskipun belum dimanfaatkan secara maksimal dimana pengetahuan yang belum ada sudah mulai dicari atau dipelajari, mekanisme untuk mendapatkan pengetahuan sudah ada meskipun belum sempurna atau terintegrasi, perusahaan menyokong adanya perpindahan pengetahuan khususnya pengetahuan dari seorang yang ahli kepada yang lain. 2. Kepemimpinan dalam Manajemen Pengetahuan Dari sisi kepemimpinan di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen pengetahuan didapati skor 10 dari 20, disini menandakan bahwa faktor kepemimpinan belum terlalu berperan penting terhadap penerapan manajemen pengetahuan di dalam perusahaan.
43
Gambar 3.2 Analisis Pengetahuan PT Guna Elektro Pengaturan pengetahuan di dalam perusahaan belum merupakan strategi bagi perusahaan meskipun diketahui dengan adanya pemanfaatan pengetahuan yang ada dapat meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan. Setiap individu di dalam perusahaan belum merasakan adanya kompensasi terhadap kontribusi mereka dalam membagikan pengetahuan serta belum adanya evaluasi terhadap kontribusi mereka. 3. Budaya dalam Manajemen Pengetahuan Dari sisi budaya di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen pengetahuan didapati skor 13 dari 25, disini menandakan bahwa budaya di dalam lingkungan kerja belum mendorong terjadinya perpindahan ataupun pembagian pengetahuan diantara sesama karyawan oleh karena dirasakan bahwa pengetahuan yang mereka miliki akan memberikan nilai lebih pada diri karyawan tersebut terhadap perusahaan. Perusahaan kurang mendorong serta mamfasilitasi terhadap terjadinya pembagian pengetahuan antar sesama karyawan, iklim yang terbuka serta adanya
44
kepercayaan terhadap pengetahuan yang ada belum dirasakan di dalam perusahaan. Meskipun kebiasaan karyawan untuk proses pembelajaran sendiri sudah menjadi budaya di dalam perusahaan. 4. Teknologi dalam Manajemen Pengetahuan Dari sisi teknologi di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen pengetahuan didapati skor 16 dari 30, disini menandakan bahwa teknologi yang ada belum dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh perusahaan dikarenakan belum adanya kesadaran dalam berbagi pengetahuan diantara sesama karyawan. Teknologi di dalam perusahaan belum semuanya dapat menghubungkan antara sesama karyawan, data dan pengetahuan yang ada belum dapat diakses secara mudah oleh setiap orang. 5. Pengukuran dalam Manajemen Pengetahuan Dari sisi pengukuran di dalam perusahaan untuk penerapan manajemen pengetahuan didapati skor 9 dari 20, disini menandakan bahwa pengukuran terhadap pengetahuan yang ada belum dirasakan di dalam perusahaan karena belum adanya indikator yang sesuai untuk mengukur pengetahuan di dalam perusahaan yang dapat dihubungkan dengan hasil secara keuangan. Dari hasil analisis pengetahuan di dalam Guna Elektro, maka fokus pengembangan manajemen pengetahuan guna menunjang suksesnya dalam mencapai keunggulan bersaing adalah pada pemanfaatan TI secara maksimal untuk mencapai tujuan strategisnya yaitu pengetahuan mengenai pelanggannya, pengetahuan di dalam produk dan jasa, pengetahuan di dalam orang, pengetahuan di dalam proses yang ada, memori organisasi, pengetahuan di dalam hubungan antar sesama serta pengetahuan
45
mengenai aset yang ada, sehingga dapat meningkatkan sisi lainnya dari sistem manajemen pengetahuan untuk menuju kepada sistem manajemen pengetahuan yang ideal.
3.4
Analisis Infrastruktur
3.4.1 Arsitektur Jaringan Saat ini Guna Elektro telah memiliki suatu jaringan yang dapat dilihat pada Gambar 3.3 yang menghubungkan berbagai bagian/komputer pengguna dari masingmasing lantai di dalam perusahaan. Jaringan ini dimanfaatkan untuk keperluan intranet maupun internet, sehingga memungkinkan terjadi pertukaran informasi secara cepat dan tepat. 3.4.2 Arsitektur Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Dari segi perangkat keras yang ada, dirasakan Guna Elektro tidak memerlukan investasi baru terhadap yang sudah ada oleh karena perangkat keras yang ada maupun sarana pendukungnya sudah cukup memadai untuk prototipe ini. Perangkat keras yang saat ini ada di Guna Elektro adalah: 1. 5(lima) buah server dengan spesifikasi pentium IV 2.4 GHz dengan Memori 512MB 2. 1(satu) buah switch sebagai pendistribusian jaringan utama 3. 5(lima) buah hub/concentrator untuk menghubungkan komputer pengguna dengan server. 4. 1(satu) buah ADSL modem untuk menhubungkan jaringan ke internet. 5. 100(seratus) komputer pengguna
46
Gambar 3.3 Skema Jaringan PT Guna Elektro Dari segi perangkat lunak yang ada, digunakan Share Point Portal Server 2003 yang dibuat oleh Microsoft untuk menunjang suksesnya penerapan manajemen pengetahuan di dalam perusahaan. Sedangkan aplikasi yang sudah ada sekarang ini adalah: 1. Komputer Server menggunakan perangkat lunak Microsoft Windows NT4, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows 2003 dengan di dalamnya berisi perangkat lunak lainnya seperti Microsoft SQL Server 2000 sebagai server basis
47
data, Microsoft ISA server sebagai server internet, Microsoft IIS 4/5/6 yang digunakan untuk server internet. 2. Komputer pengguna dengan perangkat lunak Microsoft Windows XP, Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows 98. Dengan ditunjang Microsoft Office 2000/XP/2003 sebagai sarana untuk bekerja. Alasan digunakannya SharePoint Portal Server sebagai alat prototipe manajemen pengetahuan di Guna Elektro adalah sebagai berikut: 1. Sebagai Gerbang Utama dalam Pengaksesan Informasi Dapat digunakan untuk mendapatkan segala data, informasi ataupun pengetahuan baik yang berbentuk dokumentasi maupun aplikasi. Mencari dan menggunakan kembali informasi yang sudah ada dari laporan, secara cepat mencari dan membaca dokumen, proyek atau kisah sukses perusahaan hanya dengan melalui satu gerbang utama. Dengan teknologi yang ada memungkinkan untuk menggabungkan dengan aplikasi lainnya, seperti aplikasi keuangan, aplikasi sumber daya manusia, Microsoft Outlook, ataupun informasi dari internet di dalam satu layar. 2. Informasi dapat Disajikan Secara Pribadi Untuk lebih produktif diperlukan informasi yang sesuai dengan kebutuhan yang ada dan data yang disediakan merupakan data terakhir serta dapat diakses secara cepat. 3. Sarana untuk Membagi dan Penyebaran Pengetahuan di dalam Perusahaan Membuat semua karyawan dalam perusahaan dapat membagi pengetahuannya kepada karyawan lain yang berada pada bagian lainnya ataupun dilokasi yang lain
48
secara mudah.
Memungkinkan satu bagian dapat saling membagi informasi
kepada bagian lainnya, sehingga semua dokumentasi atau langkah sukses masingmasing bagian dapat dicari dan diakses oleh bagian lainnya dengan mudah dengan fasilitas pencarian yang ada, tentunya setelah dokumentasi atau informasi tersebut sudah dipublikasikan oleh bagian tersebut. 4. Mencari dan Menemukan Sumber Daya yang Tepat untuk Suatu Keahlian Tertentu Dengan adanya tempat pribadi di dalam Share Point Portal memungkinkan pencarian sumber daya yang tepat dengan kemampuan atau keahlian yang tepat yang diperlukan untuk menjawab kebutuhan bisnis sesuai dengan kontribusi yang telah diberikan orang tersebut dalam terciptanya pengetahuan bagi organisasi. 5. Mengotomatisasi Proses Bisnis Dengan adanya fasilitas sinyal dalam program ini, sehingga bila ada perubahan atau penambahan data atau informasi dari anggota kelompok atau bagian akan memberikan tanda bagi setiap anggota kelompok lainnya, sehingga dapat memastikan tidak ada data atau informasi yang tidak dibaca. 6. Kecepatan dalam Pengembangan Oleh karena sebagian besar orang sudah kenal dengan aplikasi Microsoft Office, dan Internet Explorer, sehingga pengembangan akan menjadi lebih mudah dan cepat dengan adanya kecocokan antara sistem arsitektur sebagai prototipe dengan sistem arsitektur yang sudah ada.
49
3.5
Analisis Konversi Pengetahuan Dari proses pengkonversian pengetahuan menurut Nonaka dan Takeuchi,
konversi pengetahuan yang dilakukan di dalam perusahaan PT. Guna Elektro seperti terlihat pada Gambar 3.4 adalah: 1. Sosialisasi (tasit ke tasit) Proses sosialisasi yang terjadi di dalam perusahaan adalah adanya rapat dimana budaya saling bertatap muka satu sama lain masih menjadi sarana untuk saling bertukar pikiran, mengingat lokasi yang hanya disatu gedung memungkinkan hal tersebut terjadi. Akan tetapi dari rapat tersebut dapat dibuat notulen rapatnya, sehingga dapat didokumentasikan untuk digunakan sebagai data atau informasi bagi perusahaan. 2. Eksternalisasi (tasit ke eksplisit) Untuk proses eksternalisasi, dengan adanya sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan sangat membantu di dalam proses eksternalisasi yaitu proses mengkonversi pengetahuan tasit ke eksplisit, yaitu melalui pendokumentasian risalah rapat, diskusi secara elektronik dengan bantuan moderator, karyawan dapat berperan aktif dalam berkontribusi terhadap basis pengetahuan yang ada dengan membagikan pengetahuan yang ada ke dalam basis pengetahuan tersebut. 3. Internalisasi (eksplisit ke tasit) Terjadinya proses pembelajaran di dalam perusahaan dimana semua dokumen yang sudah dipublikasikan dapat dibaca oleh pengguna lainnya sebagai dasar untuk menambah pengetahuan, misal melalui pembacaan dokumen pada basis
50
pengetahuan, pencarian dengan kata tertentu kedalam suatu dokumen, dengan berlangganan untuk dokumen tertentu, sehingga bila ada perubahan terhadap dokumen tersebut, pengguna dapat segera mengetahuinya melalui fasilitas yang ada. 4. Kombinasi (eksplisit ke eksplisit) Pengetahuan yang sudah ada dapat dimanfaatkan untuk menimbulkan pengetahuan yang baru, misal melalui diskusi elektronik atau surat elektronik, sehingga pengetahuan yang belum ada dapat ditambahkan ke dalam basis pengetahuan yang ada, atau dapat digunakan sebagai sumber informasi bagi karyawan lainnya.
Gambar 3.4 Penerapan Model Spiral Penciptaan Pengetahuan oleh Nonaka
51
3.6
Skenario Penerapan Manajemen Pengetahuan Berdasar
Proses Utama Manajemen Pengetahuan Skenario penerapan manajemen pengetahuan mengikuti proses utama dari manajemen pengetahuan menurut Probst, et al (2000) guna meningkatkan daya saing perusahaan dalam menghadapi kompetisi bisnis yang ada dengan pemanfaatan TI dengan mengadakan manajemen pengetahuan yang ada di dalam perusahaan. 3.6.1 Identifikasi Pengetahuan Seringkali perusahaan tidak mengetahui bahwa salah satu karyawannya mempunyai pengetahuan atau keahlian yang benar-benar dibutuhkan pada saat itu, hal ini sering terjadi bila tidak adanya komunikasi antar bagian di dalam perusahaan. Hal ini mengakibatkan keahlian atau pengetahuan karyawan yang seharusnya sangat berharga tidak diketahui atau tidak dipakai, sehingga dilakukan pemetaan pengetahuan dan menentukan celah pengetahuan untuk mengetahui apakah pengetahuan itu harus diambil dari luar atau dikembangkan dari dalam perusahaan. 1. Pemetaan Pengetahuan Pemetaan pengetahuan ini digunakan untuk melihat dimana pengetahuan atau keahlian itu ada di Guna Elektro. Dalam hal ini biasanya berupa gambaran mengenai tingkatan keahlian/pengetahuan seseorang dibidangnya seperti terlihat pada tabel 3.1. Dalam menentukan hal ini penulis bekerja sama dengan direktur HRGA(Human Resource & General Affair) PT. Guna Elektro untuk menilai keahlian mereka.
52
Tabel 3.1 Pemetaan Pengetahuan Berdasarkan Keahlian Pemetaan lainnya adalah dengan menentukan lokasi dimana pengetahuan itu berada seperti terlihat pada tabel 3.2
Tabel 3.2 Pemetaan Pengetahuan Berdasarkan Sumber Informasinya
53
2. Celah Pengetahuan Dari 24 instrumen pada lampiran B untuk mengidentifikasi pengetahuan serta menentukan adanya celah pengetahuan di Guna Elektro, sehingga dapat ditentukan bagian mana yang harus dikembangkan dan bagian mana yang harus didapat serta mana yang harus dipertahankan. Hasil yang didapat adalah 14 instrumen yang ditemukan dalam praktek kerja sehari-hari dimana pengetahuan ini yang dapat diidentifikasi serta yang dapat dikembangkan. Penilaian terhadap kinerja karyawan belum mempunyai aturan yang jelas, sehingga seringkali masih terkesan salah dalam penafsiran, berkas yang berisikan data penting khususnya mengenai sumber daya manusia sudah disimpan meskipun berada dilokasi yang berbeda atau belum terstruktur. Penggunaan surat elektronik sebagai sarana untuk pembagian pengetahuan maupun untuk menimbulkan pengetahuan sebagai sarana untuk menimbulkan ide, mengadakan wawancara dengan pelanggan ataupun pesaing untuk melihat bahwa pengetahuan yang ada benar berguna bagi suksesnya perusahaan dalam bersaing. Dari hasil identifikasi pengetahuan dan adanya celah pengetahuan di dalam Guna Elektro dalam praktek sehari-hari dapat dijadikan pedoman bagi Guna Elektro untuk mendapatkan pengetahuan maupun mengembangkan pengetahuan yang sudah ada. Untuk mendapatkannya adalah dengan mendokumentasikan semuanya secara elektronik, sehingga pengetahuan yang bersifat tasit dapat dengan mudah dicari dan dipelajari oleh karyawan lainnya. Sementara itu untuk pengetahuan yang tidak dapat dikembangkan dari dalam perusahaan harus diusahakan mendapatkannya dengan
54
melakukan pelatihan dengan instruktur dari luar, membuat bagian riset dan pengembangan tersendiri, membayar informasi berharga dari perusahaan penyedia informasi, atau bahkan merekrut orang dengan kompetensi yang sesuai dengan yang dibutuhkan. 3.6.2 Perolehan Pengetahuan Proses perolehan pengetahuan ini dilakukan bila pengetahuan yang ada di dalam Guna Elektro tidak ada atau tidak memungkinkan untuk dikembangkan. Dari hasil instrumen yang dapat dilihat dilampiran C, ada beberapa faktor yang diperlukan Guna Elektro untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Antara lain dengan melakukan aliansi strategis dengan perusahaan lain untuk menciptakan suatu bisnis yang baru, merekrut orang ahli ataupun pengajar sebagai sarana untuk transfer pengetahuan, membeli pengetahuan dari perusahaan penyedia jasa informasi, atau dengan mengadakan interaksi dengan para pelanggan, pemegang saham, pemasok, masyarakat luas, sehingga pengetahuan yang mereka punya dapat diambil sebagai pengalaman baru di dalam perusahaan. Bila dirasakan dalam pengadaan pengetahuan dari luar tidak memungkinkan oleh karena adanya kesulitan dalam mencari sumber daya yang sesuai dengan kebutuhan, maka outsourcing merupakan salah satu cara untuk memecahkan masalah tersebut. 3.6.3 Pengembangan Pengetahuan Proses pengembangan pengetahuan ini dilakukan bila pengetahuan yang ada di dalam Guna Elektro sudah ada dan memungkinkan untuk dikembangkan. Dari hasil instrumen yang dapat dilihat dilampiran C, ada beberapa hal yang perlu
55
dikembangkan untuk meningkatkan daya saing Guna Elektro melalui peningkatan pengetahuan yang ada di dalamnya. Langkah yang dilakukan adalah: 1. Mengadakan pelatihan dengan menyewa tenaga dari luar. 2. Terus melakukan inovasi terhadap produk yang dihasilkan berdasarkan riset yang dikembangkan di dalam perusahaan. 3. Memberikan kebebasan kepada karyawan untuk berinovasi serta mentolerir atas kesalahan karyawannya. 4. Menerima sumbang saran dari karyawan. 5. Mengadakan interaksi dan komunikasi di dalam perusahaan baik itu perorangan, kelompok maupun bagian, sehingga pengetahuan dapat saling bertukar. 6. Melakukan sistem belajar sambil bekerja di dalam perusahaan. 7. Menyediakan tempat belajar bagi karyawan guna saling berinteraksi atau bertukar pikiran. 8. Pelajaran yang diperoleh dari suatu kasus dipelihara dan dibagikan kepada rekan lainnya, sehingga bila menemui hal serupa tidak akan mengalami kesalahan yang serupa. 9. Belajar dari pengetahuan masa lalu membuat perusahaan dapat bersaing karena sudah lebih mengenal akan strategi maupun kondisi dalam menjalankan bisnisnya. 3.6.4 Distribusi dan Pembagian Pengetahuan Dari lampiran D yang berisi mengenai instrumen dalam distribusi serta penyebarang pengetahuan di dalam perusahaan didapatkan dari 31 instrumen dari
56
literatur, 19 ada di dalam perusahaan. Dari penemuan ini dapat menjadi dasar bagi pengembangan manajemen pengetahuan di dalam perusahaan. Diperlukan adanya sarana TI yang memungkinkan terjadinya penyebaran dan pembagian pengetahuan dalam perusahaan oleh karena itu dikembangkan share point portal server sebagai jaringan pengetahuan di dalam perusahaan. Faktor yang didapati dalam studi kasus ini adalah budaya di dalam perusahaan yang belum mendorong terjadinya pembagian pengetahuan meskipun ada beberapa bagian yang sudah mulai menerapkannya seperti karyawan yang lama mengarahkan karyawan yang masih baru. Oleh karena itu perubahan budaya dalam perusahaan merupakan faktor penting dalam terjadinya proses penyebaran dan pembagian pengetahuan dengan menggunakan saran yang sudah ada. Pendekatan “Push” dan “Pull” diperlukan agar informasi dapat sampai kepada orang yang membutuhkan, sehingga tidak terjadi kesalahan dalam proses pengambilan keputusan di dalam perusahaan. 3.6.5 Pemanfaatan Pengetahuan Dengan pemanfaatan share point portal server sebagai sarana pendukung dalam proses pemanfaatan pengetahuan diharapkan karyawan di dalam Guna Elektro dapat memanfaatkan data, informasi yang ada di dalamnya untuk mendukung proses bisnis mereka. Karena dengan dimanfaatkan atau tidaknya pengetahuan di dalam perusahaan akan menjadi tolok ukur bagi suksesnya proses manajemen pengetahuan. Bila secara tradisional akan membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian informasi atau pengetahuan yang dibutuhkan, dengan pemanfaatan sistem manajemen
57
pengetahuan dan sarana pendukungnya akan membuat pencarian akan menjadi lebih tepat dan cepat serta dengan bentuk sesuai dengan yang dibutuhkan. Oleh karena itu dalam pengembangannya prototipe ini diusahakan dapat diakses oleh pengguna dengan mudah dan gampang penggunaannya, bersifat terintegrasi, sehingga semua informasi yang dibutuhkan terdapat dalam suatu wadah tanpa harus mencarinya disemua bagian di dalam perusahaan, informasi selalu disesuaikan dengan perkembangan, dan digunakan sebagai proses pembelajaran karyawan baru. 3.6.5 Pemeliharaan Pengetahuan Hilangnya pengetahuan di dalam perusahaan akan berpengaruh bagi tingkat kompetensi perusahaan itu sendiri karena akan mengakibatkan tidak konsistennya dalam memberikan barang atau jasa kepada para pelanggannya, respon yang lama dalam memecahkan suatu masalah yang sudah pernah terjadi, proses bantuan terhadap pelanggan menjadi terganggu. Oleh
karena
itu
diperlukan
adanya
kerja
yang
konsisten
untuk
selalu
mendokumentasikan pengetahuannya kedalam sistem manajemen pengetahuan yang dikembangkan. Mekanisme yang dikembangkan untuk penyimpanan pengetahuan adalah dengan menseleksi pengetahuan yang ada, dan menyimpannya ke dalam media (Share Point Portal Service) lalu senantiasa melakukan pembaruan bila telah terjadi perubahan. Disamping itu juga dikembangkan adanya sistem penyimpanan data untuk menghindari terjadi kehilangan data yang dikarenakan oleh keluarnya karyawan dari
58
perusahaan, virus, sistem komputer yang rusak, penyimpanan data yang gagal, adanya tindakan para penyusup ke dalam sistem komputer perusahaan. Data yang penting untuk disimpan dalam perusahaan adalah: 1. Dokumentasi dari peristiwa penting, misal proyek atau perolehan penghargaan. 2. Risalah rapat. 3. Pengetahuan karyawan yang sudah didokumentasikan dan dibagikan ke sesama. 4. Data yang berhubungan dengan pelanggan, pemasok ataupun dengan publik.
