BAB III KAJIAN PUSTAKA
3.1
Manajemen Dan Struktur Organisasi
3.1.1 Pengertian Manajemen Menurut Hasibuan (2004:2) manajemen adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM dan sumber-sumber lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan tertentu. Menurut Robbins dan Coulter (2004 :6) menyatakan manajemen adalah sebuah proses mengkoordinasikan kegiatan kerja sedemikian rupa sehingga dapat diselesaikan secara efektif dan efisien dengan dan melalui orang lain. Manajemen berkaitan erat dengan teknik kepemimpinan, dan pengertian Kepemimpinan itu sendiri adalah kemampuan seorang pemimpin memberikan pengaruh pribadinya kepada orang lain, dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Sedangkan pengertian manajer adalah orang yang bertanggung
jawab untuk mengarahkan usaha yang
bertujuan membantu organisasi dalam mencapai sasarannya. Seorang manajer yang baik pasti merupakan seorang pemimpin yang efektif, tetapi pemimpin yang baik belum tentu seorang manajer yang baik juga. 3.1.2 Fungsi – Fungsi Manajemen Menurut Robbins dan Coulter (2005:9), fungsi-fungsi manajemen dibagi menjadi 4 (empat) bagian utama, yaitu : a) Planning Merencanakan mengandung arti bahwa manajer memikirkan dengan matang terlebih dahulu sasaran dan tindakan serta tindakan mereka
33
34 berdasarkan pada beberapa metode, rencana, atau logika dan bukan berdasarkan perasaan. Rencana mengarahkan tujuan organisasi dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapainya. b) Organizing Mengorganisasikan adalah
proses
mengatur
dan mengalokasikan
pekerjaan, wewenang, dan sumber daya di antara anggota organisasi, sehingga mereka dapat mencapai sasaran organisasi. c) Leading Seorang manajer dalam memimpin harus mengkoordinasikan kerja dalam hal mendukung atau menyeimbangkan hal yang lain dan mengatur setiap kegiatan dengan jadwal yang berbeda-beda agar dapat diselesaikan sesuai waktu yang telah direncanakan dan kegiatan tersebut dapat saling mendukung satu sama lain serta mengacu kepada penyatuan dari semua bidang yang tidak berhubungan yang harus dilaksanakan bersama-sama jika pekerjaan ingin diselesaikan secara efektif. Dalam manajemen
harus
mempunyai
motivasi
untuk
menghasilkan
produktifitas yang tinggi dari orang-orang yang bekerja di dalamnya. Seseorang dengan motivasi yang tinggi dapat membuat organisasi yang buruk beroperasi dengan sukses, sedangkan orang tidak dapat memiliki motivasi dapat mematikan organisasi yang baik. Dalam memotivasi kerja manajer harus memilih orang-orang yang sesuai dalam timnya, dia juga harus mengetahui orang macam apa yang diperlukan untuk mengisi posisi tersebut, sehingga sesuai dengan diri dan pekerjaannya.
35 d) Controlling Kontrol berarti untuk mengarahkan sesuatu pada tujuan yang diinginkan. Hal ini tidak sama dengan perintah sederhana. Kontrol berhubungan dengan kemana anda ingin pergi, meneliti bahwa anda berada pada jalur dan jadwal, dan memberi perintah suatu diperlukan untuk mengkoreksi berbagai keadaan. Dapat disimpulkan manajemen adalah suatu ilmu yang digunakan untuk mengatur dan mengawasi suatu proses dalam usaha mencapai sebuah tujuan yang diinginkan dan disepakati bersama. 3.1.3 Tingkatan Manajemen Menurut Raymond (2000:20), Manajer Puncak adalah manajer yang bertanggung jawab atas seluruh manajemen dari, mereka menetapkan kebijakan
operasional
dan
pedoman
interaksi
organisasi
dengan
lingkungannya. Biasanya nama jabatan manajer puncak adalah “Chief Executive Officer ”, “ Presiden ”dan ” Wakil Presiden ”. Menurut Raymond (2000:20), Manajer Menengah adalah manajer yang berada di tengah-tengah dalam hirarki organisasi mereka bertanggung jawab atas manajer lain dan kadang-kadang terhadap beberapa karyawan operasional, mereka juga bertanggung jawab kepada manajer yang lebih senior. Prinsip tanggung jawab manajer menengah adalah mengarahkan aktifitas
yang
mengimplementasikan
kebijakan
organisasi
dan
menyeimbangkan permintaan dari manajer mereka dengan kapasitas karyawan. Manajer Lini Pertama adalah manajer yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan karyawan operasional saja dan tidak membawahi manajer
36 lain menurut Raymond (2000:20), mereka merupakan tingkat pertama atau terendah dari manajer dari hirarki organisasi. Contoh dari manajer ini adalah Foremen atau Supervisor. Dapat disimpulkan tingkatan manajemen adalah struktur manajemen dalam sebuah perusahaan atau organisasi yang berperan dalam hal pengawasan dan penentuan kebijakan dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditentukan. 3.1.4 Bentuk-Bentuk Dasar Organisasi Menurut Harun (2008:5), organisasi dalam bidang manajemen umum terdapat 4 (empat) bentuk dasar organisasi yaitu: a)
Organisasi Garis Organissai ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
b)
i)
Penugasan langsung dari atas ke bawah
ii)
Bertanggung jawab langsung ke level atas
iii)
Langsung terawasi dant tidak menghabiskan waktu lama
iv)
Karyawan sulit melepaskan tanggung jawab
Organisasi Lini Staf Organisasi ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut: i)
Terdapat kelompok spesialis yang menjadi pendukung organisasi lini.
ii)
Tidak ada wewenang staf memerintah lini
iii)
Pimpinan terbebas dari pekerjaan detail dan kurang strategis
iv)
Staf lebih berkonsentrasi pada keahlian tertentu
37 c)
Organisasi Fungsional Organisasi ini memiliki ciri-ciri sebagai berikut: i)
Satu orang dapat menerima instruksi dari berbagai atasan
ii)
Koordinasi dari atas
iii)
Pekerjaan lebih terinci dan sesuai dengan keahlian masing-masing
iv)
Instruksi dan koordinasi dapat dilakukan tanpa didahului izin semua atasan.
d)
Organisasi Komite Organisasi ini memiliki ciri – ciri sebagai berikut: i)
Tidak memiliki struktur yang tetap.
ii)
Organisasi berdasarkan proyek yang dikerjakan.
iii)
Pengelompokkan kerja ditentukan pada orang dan keahlian yang ada pada saat terbentuknya proyek.
iv)
Komunikasi informal lebih sering dilakukan
v)
Perencanaan harus jelas karena proyek dibuat bukan untuk pekerjaan yang rutin.
Dapat disimpulkan bentuk dasar organisasi adalah susunan organisasi yang dibuat untuk membagi ruang lingkup pekerjaan dan bentuk tanggung jawab akan pencapaian pekerjaan yang dilakukan oleh setiap bagian di dalam tubuh organisasi.
3.2
Manajemen SDM
3.2.1 Pengertian Manajemen SDM Menurut Simamora (2006:5), suatu ilmu atau cara bagaimana mengatur hubungan dan peranan sumber daya (tenaga kerja) yang dimiliki
38 oleh individu secara efisien dan efektif serta dapat digunakan secara maksimal sehingga tercapai tujuan (goal) bersama perusahaan, karyawan dan masyarakat menjadi maksimal. Berdasarkan pengertian diatas maka dapat diartikan salah satu faktor keberhasilan suatu organisasi atau perusahaan adalah adanya manajemen SDM yang baik. Dimana manajemen SDM dapat menjalin hubungan antara anggota organisasi yang dapat ikut mempengaruhi tercapainnya tujuan organisasi. 3.2.2 Kegiatan Manajemen SDM Menurut Noe (2000:4) kegiatan yang dilakukan oleh manajemen SDM meliputi : a) HR Planning, mendefinisikan kebutuhan SDM. b) Recruiting, penarikan tenaga kerja yang berpotensial c) Selection, memilih tenaga kerja yang tepat untuk ditempatkan pada lingkungan yang sesuai dengan kemampuannya. d) Training and Development, memberikan pengajaran kepada tenaga kerja tentang bagimana menunjukkan pekerjaan mereka dan mempersiapkan mereka pada masa yang akan datang. e) Compensation, memberikan penghargaan serta pembayaran hak yang berupa gaji kepada pekerja. f) Performance Management, mengevaluasi penampilan kerja mereka. g) Employee Relations, membuat suatu suasana lingkungan kerja yang positif.
39 3.2.3 Pengangkatan Dan Penempatan SDM Menurut Alwi (2001:34) penempatan SDM adalah proses kegiatan yang dilaksanakan Manajer SDM dalam suatu perusahaan untuk menentukan lokasi dan posisi seorang karyawan dalam melakukan pekerjaan. Dalam pengangkatan SDM ini sering kita mendengar istilah “SDM yang tepat pada tempat yang tepat” (The Right man in The Right Place). Istilah ini dimaksudkan bahwa dalam menempatkan atau memberi pekerjaan seseorang perlu dipertimbangkan banyak hal yang melekat pada diri SDM yang bersangkutan sehingga penempatan tersebut akan memberi nilai tambah baik bagi SDM yang bersangkutan maupun bagi perusahaan. Keuntungan yang diperoleh bila The Right Man in The Right Place benar-benar diterapkan menurut Alwi (2001:34-35).adalah: a) Karyawan akan bekerja sesuai dengan kemampuan dan keterampilannya b) Karyawan akan selalu merasa termotivasi untuk bekerja dengan baik c) Karyawan mempunyai gairah kerja yang tinggi d) Karyawan akan bersedia memberikan waktunya, tenaganya, dan pikirannya untuk perusahaan e) Akan terdapat suasana kerja yang harmonis karena orang bekerja sesuai dengan bidang yang diminatinya. Untuk memperoleh efisiensi, efektivitas dan produktifitas yang tinggi maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh Manajer SDM dalam penempatan umber daya manusia yang baru lulus menurut Alwi (2001:35). Hal tersebut antara lain:
40 a) Latar belakang pendidikan SDM b) Kesehatan jasmani dan rohani c) Pengalaman Kerja d) Umur SDM yang bersangkutan e) Jenis kelamin f) Status Perkawinan g) Minat dan Hobi Dapat disimpulkan manajemen SDM adalah suatu ilmu yang digunakan untuk mengatur peranan dari SDM secara efektif dan efisien sehingga diperoleh hasil yang maksimal dalam usaha untuk mencapai tujuan perusahaan.
3.3
Model Perencanaan Dan Pengembangan SDM
3.3.1 Pengertian Model Perencanaan dan Pengembangan SDM Menurut Mangkunegara (2008:6) dengan menggabungkan dua pendapat diatas perencanaan SDM atau perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis. 3.3.2 Tujuan Perencanaan SDM Menurut Kudsyah (2008:60), perencanaan SDM dapat memenuhi banyak tujuan organisasi. Terdapat beberapa tujuan pokok yaitu:
41 Membantu menentukan tujuan organisasi, termasuk perencanaan pencatatan ksempatan kerja yang sama pada karyawan dan tujuan tindakan alternatif. Melihat pengaruh program dan kebijakan alternative SDM dan menyarankan pelaksanaan alternative yang paling menunjang kepada keefektifan organisasi. Kebutuhan akan perencanaan SDM mungkin tidak segera tampak. Sebenarnya, kebutuhan akan SDM dari suatu organisasi hampir tidak pernah dapat dipenuhi dengan cepat atau mudah. Suatu organisasi yang tidak merencanakan SDM akan melihat bahwa kebutuhan karyawannya tidak akan terpenuhi dan tujuan keseluruhan organisasi tidak dapat tercapai secara efektif. 3.3.3 Manfaat Perencanaan SDM Menurut Kudsyah (2008:61), manfaat perencanaan akan memberikan nilai-nilai positif bagi kepentingan organisasi. Fokus pada perencanaan saja akan merugikan organisasi karena mengabaikan fungsi-fungsi yang lain. Dengan
demikian
manajemen
perlu
menyeimbangkan
antara
fungsi
perencanaan SDM dengan fungsi-fungsi yang lain agar sasaran organisasi tercapai kseseluruhan. Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh keuntungan-keuntungan sebagai berikut: a)
Manajemen puncak memiliki versi yang lebih baik terhadap aspek-aspek SDM atau terhadap keputusan bisnis.
b)
Manajemen
dapat
memprediksi
adanya
ketidakseimbangan
yang
mempengaruhi biaya SDM menjadi tidak terkontrol. c)
Manajemen dapat menempatkan”right man on the right place” dengan tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi.
d)
Menambah sistem informasi menjadi lebih baik untuk mengetahui pengetahuan tantang profil karyawan, pekerjaan, keahlian, kemampuan,
42 kompensasi yang adil dan layak, serta dapat memproduksi kebutuhan jumlah tenaga kerja saat ini dan yang akan datang. 3.3.4 Kepentingan Perencanaan SDM Menurut Mangkunegara (2008:6) ada 3 (tiga) kepentingan dalam perencanaan SDM (pegawai) yaitu kepentingan individu, kepentingan organisasi dan kepentingan nasional. Berikut penjelasannya : a) Kepentingan Individu Perencanaan SDM sangat penting bagi setiap individu pegawai, karena dapat membantu meningkatkan potensinya, begitu pula keputusan pegawai dapat dicapai melalui perencanaan karir. b)
Kepentingan Organisasi Perencanaan SDM sangat bermanfaat bagi organisasi (perusahaan) dalam mendapatkan calon pegawai yang memenuhi kualifikasi. Dengan adanya perencanaan SDM, dapat dipersiapkan calon-calon pegawai yang berpotensi untuk menduduki posisi manajer dan pimpinan puncak untuk masa yang akan datang.
c)
Kepentingan Nasional Perencanaan SDM sangat bermanfaat bagi kepentingan nasional. Hal ini karena pegawai-pegawai yang berpotensi tinggi dapat dimanfaatkan pula oleh pemerintah dalam rangka meningkatkan produktivitas nsional. Mereka dapat dijadikan tenaga-tenaga ahli dalam bidang tertentu untuk membantu program pemerintah.
43 3.3.5 Komponen-Komponen Perencanaan SDM Menurut Mangkunegara (2008:7), terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM yaitu tujuan, perencanaan organisasi, pengauditan SDM dan peramalan SDM. Berikut penjelasannya: a)
Tujuan Perencanaan
SDM
harus
mempunyai
tujuan
yang
berdasarkan
kepentingan individu organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa datang. b) Perencanaan Organisasi Perencanaan organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan organisasi. Perencanaan organisasi merupakan hal yang organic, pendekatan proses yang berorientasi pada perubahan organisasi dan efektivitas manajemen. Pengaruh perubahan dan peningkatannya melibatkan semua anggota organisasi-organisasi
berdasarkan
pada
perencanaan
dan
analisis
masalahnya. Beberapa variabel yang sangat penting dan berpengaruh dalam aktivitas perencanaan organisasi adalah sebagai berikut: i)
Peramalan Bisnis Peramalan bisnis sangat berpengaruh dalam proses perencanaan organisasi. Peramalan bisnis ini menyangkut masalah keadaan ekonomi secara umum, inflasi, tingkat upah, harga dan biaya yang diperlukan organisasi untuk masa yang akan datang.
44 ii)
Peluasan dan Pengembangan Usaha Peluasan dan Pengembangan usaha harus dipertimbangkan dalam perencanaan organisasi. Perusahaan yang akan memperluas dan mengembangkan kegiatan usaha perlu mempersiapkannya sedini mungkin dan menjadi input untuk perencanaan organisasi.
iii)
Rancangan dan Perubahan Struktur Rancangan dan Perubahan Struktur harus menjadi pemikiran dalam perencaan
organisasi.
Dengan
adanya
perkembangan
ilmu
pengetahuan dan teknologi modern, banyak perusahaan perlu mengadakan
perubahan
struktur
organisasi
agar
aktifitas
organisasinya tidak mengalami hambatan. iv)
Falsafah Manajemen Penggunaan falsafah manajemen dapat mempengaruhi perencanaan organisasi. Begitu pula perencanaan organisasi harus sesuai dengan falsafah manajemen.
v)
Peranan Pemerintah Peranan pemerintah perlu menjadi pertimbangan dalam perencanaan organisasi. Perubahan kebijakan pemerintah dalam menentukan harga dasar, pajak ekspor dapat mempengaruhi perencanaan organisasi.
vi)
Produksi dan Kemampuan Manusia Pengembangan produk baru dengan menggunakan teknologi modern
memerlukan
kemampuan
pegawai
yang
memadai.
Pendayagunaan pegawai untuk pengembangan produk baru tersebut perlu menjadi bahan pertimbangan dalam perencanaan organisasi.
45 c)
Pengauditan SDM Pengauditan adala suatu proses intensif, penyelidikan, penganalisisan dan perbandingan informasi yang ada dengan norma standar yang berlaku. Pengauditan SDM meliputi penelusuran secara normal dan sistematis mengenai efektif program kepegawaian, program analisis jabatan, penarikan pegawai, testing, pelatihan dan pegembangan manajemen. Dalam pengauditan SDM, perlu diperhatikan aspek-aspek berikut penjelasanya: i)
Kualitas Kekuatan Kerja Pengauditan SDM harus melinatkan pengujian kualitas kekuatan kerja. Peningkatan kualitas dapat dicapai melalui pengalaman, pendidikan, pelatihan dan pengembangan.
ii)
Penentuan Kualitas Penentuan kualitas kekuatan kerja dapat melalui analisis jabatan. Analisis jabatan ini digunakan untuk menentukan tugas-tugas, tanggung jawab, kondisi kerja dan interelasi antar jabatan.
iii)
Daftar Kemampuan (Skill) Pengauditan SDM perlu pola memperhatikan daftar kemampuan (skill) pegawai. Daftar skill sangat bermanfaat bagi perusahaan dalam mendayagunakan pegawainya.
iv)
Turnover Kerja (Perputaran Tenaga Kerja) Prosedur pengauditan SDM harus melibatkan persediaan untuk menaksir turnover kerja. Hal ini disebabkan terjadinya kekosongan pegawai karena pegawai pensiun, berhenti, cuti, izin, absen, dan meninggal. Penaksiran turnover dapat memeprhatikan angka rata-
46 rata turnover pada tahun sebelumnya. Pengauditan SDM bertujuan, antara lain agar jangan sampai terjadi turnover kerja tinggi dan perlu adanya pengisian formasi jabatan dengan segera. v)
Perubahan Secara Intern Pengauditan SDM dapat juga mempertimbangkan perubahan secara intern, seperti promosi jabatan, penurunan jabatan (demosi) dan transfer jabatan.
d)
Peramalan SDM Peramalan SDM sangat mirip dengan pengauditan SDM, Perbedaanya, peramalan SDM untuk masa yang akan datang, sedangkan pengauditan lebih mengutamakan hal yang berhubungan dengan keadaan sekarang ini. Di samping itu pula, peramalan lebih menitikberatkan pada penyesuaian terhadap perubahan eksternal organisasi, sedangkan pengauditan lebih menitikberatkan pada penyesuaian internal organisasi. Peramalan SDM dipengaruhi secara drastic oleh tingkat produksi. Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (supplier) maupun pesaing dapat pula terpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan teknologi, kondisi dan penawaran dan perencanaan karir.
3.3.6 Sistem Perencanaan SDM Menurut Mangkunegara (2008:10), ada dua kegiatan dalam sistem perencanaan SDM, yaitu penyusunan anggaran tenaga kerja (manpower budgeting) dan penyusunan program tenaga kerja (manpower programming). Berikut penjelasannya:
47 a) Penyusunan Anggaran SDM Merupakan kegiatan memadukan jumlah tenaga kerja yang tersedia dengan jumlah tenaga kerja yang diperlukan. Tujuannya, untuk mendapat gambaran mengenai kebutuhan tenaga kerja. Penyusunan anggaran tenaga kerja ini disebut pula pentyusunan formasi. Dalam penyusunan formasi perlu diperhatikan dasar penyusuanan , sistem penyusunan, analisis kebutuhan
tenaga
kerja
dan
anggaran
yang
tersedia.
Berikut
penjelasannya: i)
Dasar Penyusunan Formal Penyusunan formasi harus didasarkan pada jenis pekerjaan, sifat pekerjaan, perkiraan beban kerja, perkiraan kapasitas pegawai, jenjang dan jumlah jabatan yang tersedia, dan alat yang diperlukan dalam pelaksanaannya.
ii)
Sistem Penyusunan Formal Sistem penyusunan formasi dapat digunakan sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat, dan beban kerja yang dibebankan pada suatu organisasi.
iii)
Analisis Kebutuhan Tenaga Kerja Analisis kebutuhan pegawai merupakan suatu proses analisis yang logis dan teratur untuk mematuhi jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan dalam satu unit organisasi. Tujuannya agar setiap
48 pegawai pada semua unit organisasi mendapatkan pekerjaan yang sesuai dengan tugas dan wewenang tanggung jawabnya. iv)
Anggaran Belanja Pegawai Anggaran belanja pegawai harus disusun disesuaikan dengan kemampuan perusahaan. Maka dari itu, dalam menentukan anggaran belanja pegawai ini perlu didasarkan dengan skala prioritas bagian-bagian yang sangat penting untuk terlebih dahulu dilaksankan oleh perusahaan.
b) Penyusunan Program Tenaga Kerja Merupakan kegiatan-kegiatan untuk mengisi formasi yang meliputi program pengadaan tenaga kerja, promosi jabatan pegwai, pelatihan dan pengembangan pegawai, pengembangan karir, program pemeliharaan pegawai dan program pemberhentian pegawai. 3.3.7 Model Perencanaan dan Pengembangan SDM Dari Andrew E.Sikula Bagan model perencanaan dan pengembangan SDM dari sikula adalah model yang terdiri dari lima komponen, yaitu tujuan sumber daya manusia, perencanaan organisasi, pengauditan sumber daya manusia, dan pelaksanaan program sumber daya manusia sebagai berikut: Gambar 3.1 Model Perencanaan Dan Pengembangan SDM Dari Sikula
Sumber : Andrew E. Sikula (1981)
49 3.3.8 Keterkaitan Perencanaan Bisnis Pada Perencanaan Dan Pengembangan SDM Menurut Mangkunegara (2008:18), perencanaan SDM merupakan suatu upaya untuk mengatasi bisnis ke depan dan permintaan lingkungan pada organisasi dan untuk memenuhi kebutuhan atas tenaga kerja yang ditentukan oleh kondisi-kondisi tersebut. Pandangan ini menyimpulkan bahwa beberapa aktivitas yang saling berhubungan, secara keseluruhan membentuk suatu sistem perencanaan SDM yang terpadu. Termasuk di dalamnya adalah: a) Inventoris SDM untuk menganalisis SDM yang ada (keahlian dan kemampuan) dan bagaimana SDM tersebut telah digunakan. b) Prakiraan suplai dan kebutuhan SDM pada waktu mendatang c) Rencana – rencana kerja (seperti rekrutmen, training, promosi, ataupun rotasi kerja) untuk memenuhi prakiraan kebutuhan SDM. d) Prosedur control dan evaluasi untuk menilai efektifsistem perencanaan SDM dengan memonitor tingkat pencapaian tujuan atau target SDM. Perencanaan dan pengembangan SDM harus dihubungkan dengan semua tingkat / level dari perencanaan bisnis dan menjadi alat untuk mencapai sebuah organisasi yang lebih kompetitif. Keseluruhan proses diawasi oleh seluruh manajer lini dimana keputusan anggaran tahunan mencakup waktu perencanaan, alokasi sumber daya, dan standar implementasi. Semakin dekat waktu perencanaanya, harus semakin terperinci perencanaan tersebut. Tiaptiap perencanaan ini akan berdampak pada perencanaan SDM sebagaimana yang digambarkan pada pola berikut ini:
50 Bagan 3.1 Pola Perencanaan Bisnis Dan Pengembangan SDM
Sumber : Mangkunegara (2010) 3.3.9 Pasar SDM Sebagai Penetapan Tujuan Perencanaan Dan Pengembangan SDM Menurut Mangkunegara (2008:19), pasar SDM (SDM) merupakan suatu area di mana para pencari kerja berinteraksi dengan penyedia lapangan kerja dan interaksi ini menentukan harga (gaji) tenaga kerja. Pada pasar SDM yang ketat, kebutuhan tenaga kerja melebihi dari suplai tenaga kerja sehingga harga (gaji) akan naik seiring dengan peningkatan kebutuhan tenaga kerja. Ada beberapa faktor penting dalam menentukan cakupan pasar SDM, yaitu daerah geografi, pendidikan atau pengalaman / keahlian yang dipersyaratkan suatu pekerjaan, jenis usaha, persyaratan izin/sertifikat dan keanggotaan serikat kerja. Perusahaan dapat menentukan pasar SDM masing-masing
51 dengan memperhatikan faktor-faktor tersebut. Pasar SDM internal juga berdampak pada perencanaan karena banyak perusahaan memberikan keistimewaan pada pegawai internal dalam hal promosi, rotasi kerja, maupun peluang pengembangan lainnya. Ada beberapa elemen dari pasar SDM internal, yaitu : a)
Kebiasaan informal maupun formal dalam menentukan penataan pegawai dan tanggung jawab.
b)
Metode dalam menentukan kandidat.
c)
Prosedur dan otoritas dalam penentuan kandidat potensial.
Dalam menganalisis pasar SDM internal untuk tujuan perencanaan SDM sangat penting untuk mengantisipasi penuaan usia para pegawai, pergantian pegawai dan rotasi kerja. Dengan dilakukannya hal tersebut, maka akan lebih berguna analisis suplai SDM di masa mendatang. 3.3.10 Sistem Informasi Pada Perencanaan SDM Menurut Mangkunegara (2008:21), sistem informasi perencanaan SDM
merupakan
sebuah
metode
organisasi
untuk
mengumpulkan,
memelihara, menganalisa, dan melaporkan informasi tenaga kerja dan pekerjaannya. Manajer perusahaan membutuhkan data yang akurat, relevan, dan terkini dalam membuat suatu keputusan strategis maupun operasional. Sistem
informasi
perencanaan
SDM
dapat
dikembangkan
pada
mikrokomputer sehingga staff personalia dapat mengakses dengan mudah data pegawai yang sangat membantu dalam mengatasi permasalahan personalia. Salah satu kegunaan sistem informasi perencanaan SDM adalah untuk pengembangan inventaris SDM untuk perencanaan SDM.
52 Sistem SDM terpadu mensyaratkan 2 (dua) jenis informasi sebelum rencanarencana kerja dilaksanakan, yaitu: a)
Penilaian atas pengetahuan, keahlian, kemampuan, pengalaman dan aspirasi karir atas pegawai yang ada.
b)
Perkiraan atas kebutuhan SDM.
Informasi tersebut harus saling melengkapi satu sama lain, inventaris dari tenaga ahli yang tersedia saat ini tidak berfungsi untuk tujuan perencanaan, kecuali informasi tersebut dianalisis untuk kebutuhan mendatang. Sebaliknya, prakiraan sumber daya tidak berguna kecuali informasi tersebut dapat dievaluasi berdasarkan suplai tenaga kerja secara internal dalam saat ini maupun saat mendatang. Hanya pada keadaan tersebut dapat dimulai rencanarencana
kerja
untuk menyelesaikan
permasalahan-permasalahan yang
diperkirakan akan muncul. Kegunaan utama inventaris SDM harus ditetapkan diawal pengembangan konsep perencanaan SDM. Beberapa tujuan yang lazim atas inventaris SDM adalah mengidentifikasi kandidat untuk promosi, rencana suksesi manajemen, penugasan khusus, rotasi kerja, training, rencana kompensasi, perencanaan karir, maupun analisis organisasi. Laporan SDM harus menyajikan informasi yang dianggap perlu saja dalam membuat suatu keputusan manajemen. Laporan ini terbagi atas 3 (tiga) yaitu: a)
Laporan Operasional yang digunakan dalam manejemen harian
b)
Laporan Peraturan yang disyaratkan oleh Pemerintah
c)
Laporan Analisis yang digunakan untuk analisis riset/penelitian.
Dapat disimpulkan model perencanaan dan pengembangan SDM adalah suatu bentuk perencanaan dan pengembangan SDM dalam sebuah perusahaan atau
53 organisasi yang digunakan untuk membentuk pola kinerja perusahaan atau organisasi dalam memenuhi visi dan misi perusahaan, kebutuhan dan kebijaksanaan perusahaan atau organisasi terhadap SDM yang dimilikinya.
3.4
Manajemen Kinerja Dalam SDM
3.4.1 Pengertian Manajemen Kinerja Menurut Villere (2002:17) kinerja pada dasarnya merupakan hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Dalam hal ini, pegawai bisa belajar seberapa besar kinerja mereka melalui sarana informasi seperti komentar baik dari mitra kerja. Namun demikian penilaian kinerja yang mengacu kepada suatu sistem formal dan terstruktur yang mengukur, menilai dan mempengaruhi sifat-sifat yang berkaitan dengan pekerjaan perilaku dan hasil termasuk tingkat ketidakhadiran. Fokus penilaian kinerja adalah untuk mengetahui seberapa produktif seorang karyawan dan apakah ia bisa berkinerja sama atau lebih efektif di masa yang akan datang. Begitu pentingnya masalah kinerja pegawai ini, sehingga tidak salah bila inti pengelolaan SDM adalah bagaimana mengelola kinerja SDM. Mengelola manusia dalam konteks organisasi berarti mengelola manusia agar dapat menghasilkan kinerja yang optimal bagi organisasi. Oleh karenanya kinerja pegawai ini perlu dikelola secara baik untuk mencapai tujuan organisasi, sehingga menjadi suatu konsep manajemen kinerja (performance management). Menurut definisinya, manajemen kinerja adalah suatu proses strategis dan terpadu yang menunjang keberhasilan organisasi melalui pengembangan performansi SDM. Dalam manajemen kinerja kemampuan
54 SDM sebagai kontributor individu dan bagian dari kelompok dikembangkan melalui proses bersama antara manajer dan individu yang lebih berdasarkan kesepakatan daripada instruksi. Kesepakatan ini meliputi tujuan (objectives), persyaratan pengetahuan, keterampilan dan kemampuan, serta pengembangan kinerja dan perencanaan pengembangan pribadi. Manajemen kinerja bertujuan untuk dapat memperkuat budaya yang berorientasi pada kinerja melalui pengembangan keterampilan, kemampuan dan potensi-potensi yang dimiliki oleh SDM. Sifatnya yang interaktif ini akan meningkatkan motivasi dan memberdayakan SDM dan membentuk suatu kerangka kerja dalam pengembangan kinerja. Manajemen kinerja juga dapat menggalang partisipasi aktif setiap anggota organisasi untuk mencapai sasaran organisasi melalui penjabaran sasaran individu maupun kelompok sekaligus mengembangkan
protensinya
agar
dapat
mencapai
sasarannya
itu.
Berdasarkan tugasnya ini, manajemen kinerja dapat dijadikan landasan bagi promosi, mutasi dan evaluasi, sekaligus penentuan kompensasi dan penyusunan program pelatihan. Manajemen kinerja juga dapat dijadikan umpan balik untuk pengembangan karier dan pengembangan pribadi SDM. Keunggulan manajemen kinerja adalah penentuan sasaran yang jelas dan terarah. Di dalamnya terdapat dukungan, bimbingan, dan umpan balik agar tercipta peluang terbaik untuk meraih sasaran yang menyertai peningkatan komunikasi antara atasan dan bawahan. Hal ini karena pada dasarnya manajemen kinerja merupakan proses komunikasi berkelanjutan antara atasan dan bawahan dengan tujuan untuk memperjelas dan menyepakati hal-hal:
55 a)
Fungsi pokok pekerjaan bawahan.
b)
Bagaimana pekerjaan bawahan berkontribusi pada pencapaian tujuan organisasi.
c)
Pengertian “efektif” dan “berhasil” dalam pelaksanaan pekerjaan bawahan.
d)
Bagaimana bawahan dapat bekerja sama dengan atasan dalam rangka efektivitas pelaksanaan pekerjaan bawahan.
e)
Bagaimana mengukur efektivitas pelaksanaan pekerjaan bawahan.
f)
Berbagai hambatan efektivitas dan alternatif cara untuk menyingkirkan hambatan-hambatan tersebut.
Manajemen kinerja sangat bermanfaat bagi pihak atasan, bawahan dan organisasi. Bagi atasan, manajemen kinerja mempermudah penyelesaian pekerjaan bawahan sehingga atasan tidak perlu lagi repot mengarahkan dalam kegiatan sehari-hari karena bawahan sudah tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang harus dicapai serta mengantisipasi kemungkinan hambatan yang muncul. Bagi bawahan, manajemen kinerja membuka kesempatan diskusi dan dialog dengan atasan berkaitan dengan kemajuan pekerjaannya. Adanya diskusi dan dialog memberikan umpan balik untuk memperbaiki kinerja sekaligus meningkatkan keahliannya dalam menyelesaikan pekerjaan. Selain itu manajemen kinerja juga memberdayakan bawahan karena ia tidak perlu sedikit-sedikit “mohon petunjuk” kepada atasan karena telah diberikan arahan yang jelas sejak awal. Bagi organisasi, manajemen kinerja memungkinkan keterkaitan antara tujuan organisasi dan tujuan pekerjaan masing-masing bawahan. Selain itu, manajemen kinerja mampu untuk memberikan argumentasi yang relatif kuat untuk setiap keputusan yang menyangkut SDM.
56 Dapat
disimpulkan
manajemen
kinerja
dalam
SDM
adalah
proses
perencanaan, evaluasi, pelatihan, komunikasi dua arah antara pihak manajemen dan karyawan serta penilaian kinerja karyawan untuk mewujudkan objektif organisasi sekaligus mengoptimalkan potensi diri karyawan.
3.5
Proses Perencanaan Fungsional SDM
3.5.1 Pelatihan dan Pengembangan SDM Menurut
Kusdyah
(2008:110),
pelatihan
dan
pengembangan
ditunjukan untuk meningkatkan prestasi kerja karyawan. Pelatihan ditujukan untuk meningkatkan prestasi kerja saat ini, sedangkan pengembangan ditujukan untuk meningkatkan prestasi saat ini dan masa datang. Pelatihan diarahkan untuk membantu karyawan melaksanakan pekerjaan saat ini secara lebih
baik.
Pengembangan
mewakili
investasi
pengembangan
yang
berorientasi masa depan pada diri karyawan. Baik karyawan manajerial maupun nonmanajerial barangkali akan lebih banyak menerima pelatihan yang bersifat teknis dibandingkan dengan manajer yang lebih banyak menerima pengembangan dalam bentuk keterampilan konseptual atau analitis dan keterampilan hubungan manusiawi untuk memperdalam wawasan mereka guna membawa rekrutmen pada tujuan yang strategis dan spesifik. Organisasi memandang pentingnya diadakan suatu perencanaan fungsional dalam tubuh organisasi, karena pada saat ini karyawan merupakan asset yang sangat penting dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Oleh karena itu, bagian Human Resources Department sebuah perusahaan harus berperan aktif sebagai pendukung dalam pelaksanaan aktifitas pelatihan dan pengembangan SDM. Dalam hal ini aktifitas yang
57 dilakukan berhubungan dengan peningkatan keterampilan dan pengetahuan teknis dari setiap unit kerja, dimana divisi Human Resources Management dapat melakukan pelatihan dan pengembangan SDM agar orgnisasi senantiasa memiliki pegawai yang siap pakai pada saat dibutuhkan untuk posisi dan jabatan baru. Pelatihan dan pengembangan merupakan wadaj lingkungan bagi karyawan, di mana mereka memperoleh atau mempelajari sikap, kemampuan, keahlian, pengetahuan atau mempelajari sikap yang berkaitan dengan pekerjaan. Dapat disimpulkan proses perencanaan fungsional SDM adalah suatu proses pemberdayaan SDM secara maksimal dengan mengacu pada tujuan pencapaian perusahaan dimana perusahaan dituntut untuk berperan aktif dalam usaha meningkatkan kinerja perusahaan terhadap aset utama perusahaan yaitu karyawan. 3.5.2 Langkah – Langkah Pelatihan SDM Pelatihan SDM adalah satu hal yang tidak terpisah dari suatu model perencanaan dan pengembangan SDM dalam sebuah perusahaan. Hal ini dikarenakan perusahaan harus senantiasa melihat potensi bisnis yang ada dan kualitas SDM-nya yang harus selalu belajar kan akan hal-hal baru. Jika sebuah perusahaan melakukan diverssifikasi bisnis, maka SDM perusahaan tersebut harus mengetahui hal-hal baru untuk mekanismer bisni tersebut. Oleh karena itu diperlukan pelatihan baik untuk menjalankan bisnis yang sudah ada atau peluang bisnis baru yang akan dijalankan. Menurut Kusdyah (2008:110), Langkah-langkah pelatihan dan pengembangan yang dapat dilakukan oleh sebuah
perusahaan
ketika
ingin
membuat
pengembangan SDM adalah sebagai berikut:
model
perencanaan
dan
58 Bagan 3.2 Langkah – Langkah Pelatihan dan Pengembangan SDM
Sumber : Kusdyah (2008)
3.6
Budaya Organisasi Dalam Perencanaan SDM
3.6.1 Pengertian Budaya Organisasi Dalam kehidupan masyarakat sehari-hari tidak terlepas dari ikatan budaya yang diciptakan. Ikatan budaya tercipta oleh masyarakat yang bersangkutan, baik dalam keluarga, organisasi, bisnis maupun bangsa. Budaya membedakan masyarakat satu dengan yang lain dalam cara berinteraksi dan bertindak menyelesaikan suatu pekerjaan. Budaya mengikat anggota kelompok masyarakat menjadi satu kesatuan pandangan yang menciptakan
59 keseragaman berperilaku atau bertindak. Seiring dengan bergulirnya waktu, budaya pasti terbentuk dalam organisasi dan dapat pula dirasakan manfaatnya dalam memberi kontribusi bagi efektivitas organisasi secara keseluruhan. Berikut ini dikemukakan beberapa pengertian budaya organisasi menurut beberapa ahli: a) Menurut Wood, Wallace, Zeffane, Schermerhorn, Hunt, Osborn (2001: 391) yang dikutip oleh Ansoff (2001:391), budaya organisasi adalah sistem yang dipercayai dan nilai yang dikembangkan oleh organisasi dimana hal itu menuntun perilaku dari anggota organisasi itu sendiri. b) Menurut Munandar (2001:263), budaya organisasi adalah cara-cara berpikir, berperasaan dan bereaksi berdasarkan pola-pola tertentu yang ada dalam organisasi atau yang ada pada bagian-bagian organisasi. c) Menurut Cushway (2002:283), budaya organisasi merupakan sistem nilai organisasi dan akan mempengaruhi cara pekerjaan dilakukan dan cara para karyawan berperilaku. Dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan budaya organisasi dalam penelitian ini adalah sistem nilai organisasi yang dianut oleh anggota organisasi, yang kemudian mempengaruhi cara bekerja dan berperilaku dari para anggota organisasi. 3.6.2 Sumber – Sumber Budaya Organisasi Menurut Munandar (2001:264), budaya organisasi dipengaruhi oleh beberapa faktor, yaitu: a) Pengaruh umum dari luar yang luas Mencakup faktor-faktor yang tidak dapat dikendalikan atau hanya sedikit dapat dikendalikan oleh organisasi.
60 b) Pengaruh dari nilai-nilai yang ada di masyarakat Keyakinan-keyakinan dan nilai-nilai yang dominan dari masyarakat luas misalnya kesopan santunan dan kebersihan. c) Faktor-faktor yang spesifik dari organisasi Organisasi selalu berinteraksi dengan lingkungannya. Dalam mengatasi baik masalah eksternal maupun internal organisasi akan mendapatkan penyelesaian-penyelesaian yang berhasil. Keberhasilan mengatasi berbagai masalah tersebut merupakan dasar bagi tumbuhnya budaya organisasi. Dapat disimpulkan budaya organisasi dalam perencanaan SDM adalah suatu sistem suatu organisasi yang mempengaruhi mekanisme kerja dan perilaku karyawan mengikuti nilai-nilai budaya yang dianut oleh organisasi tersebut
3.7
Konseptual Efektif Dan Efisien Sebuah Organisasi
3.7.1 Pengertian Pada dasarnya pengertian efektif yang umum menunjukkan pada taraf tercapainya hasil, sering atau senantiasa dikaitkan dengan pengertian efisien, meskipun sebenarnya ada perbedaan diantara keduanya. Efektif menekankan pada hasil yang dicapai, sedangkan efisiensi lebih melihat pada bagaimana cara mencapai hasil yang dicapai itu dengan membandingkan antara input dan outputnya. Istilah efektif dan efisien merupakan dua istilah yang saling berkaitan dan patut dihayati dalam upaya untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Tentang arti dari efektif maupun efisien terdapat beberapa pendapat. Menurut Suwandi (2008:13) menjelaskan bahwa arti efektif dan efisien adalah sebagai
61 berikut : Bila suatu tujuan tertentu akhirnya dapat dicapai, kita boleh mengatakan bahwa kegiatan tersebut adalah efektif. Tetapi bila akibat-akibat yang tidak dicari dari kegiatan mempunyai nilai yang lebih penting dibandingkan
dengan
hasil
yang
dicapai,
sehingga
mengakibatkan
ketidakpuasan walaupun efektif, hal ini disebut tidak efisien. Sebaliknya bila akibat yang tidak dicari-cari, tidak penting atau remeh, maka kegiatan tersebut efisien. Sehubungan dengan itu, kita dapat mengataka sesuatu efektif bila mencapai tujuan tertentu. Dikatakan efisien bila hal itumemuaskan sebagai pendorong mencapai tujuan, terlepas apakah efektif atau tidak Menurut Suwandi (2008:14) pengertian efektif dan efisien dikaitkan dengan system kerjasama seperti dalam organisasi perusahaan adalah efektifitas dari usaha kerjasama antar individu berhubungan dengan pelaksanaan yang dapat mencapai suatu tujuan dalam suatu system, dan hal itu ditentukan dengan suatu pandangan dapat memenuhi kebutuhan system itu sendiri. Sedangkan efisiensi dari suatu kerjasama dalam suatu system (antar individu) adalah hasil gabungan efisiensi dari upaya yang dipilih masingmasing individu. Dalam bahasa dan kalimat yang mudah hal tersebut dapat dijelaskan bahwa : efektifitas dari kelompok (organisasi perusahaan) adalah bila tujuan kelompok tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Sedangkan efisien berkaitan dengan jumlah pengorbanan yang dikeluarkan dalam upaya mencapai tujuan. Bila pengorbanannya dianggap terlalu besar, maka dapat dikatakan tidak efisien.
62 Menurut
Suwandi
(2008:15),
menyatakan
efektifitas
adalah
melakukan hal yang benar, sedangkan efisiensi adalah melakukan hal secara benar). Atau juga efektifitas berarti sejauh mana kita mencapai sasaran dan efisiensi berarti bagaimana kita mencampur sumber daya secara cermat. Efisien tetapi tidak efektif berarti baik dalam memanfaatkan sumber daya (input), tetapi tidak mencapai sasaran. Sebaliknya, efektif tetapi tidak efisien berarti dalam mencapai sasaran menggunakan sumber daya berlebihan atau lajim dikatakan ekonomi biaya tinggi. Tetapi yang paling parah adalah tidak efisien dan juga tidak efektif, artinya ada pemborosan sumber daya tanpa mencapai sasaran atau penghambur-hamburan sumber daya. Efisien harus selalu bersifat kuantitatif dan dapat diukur (mearsurable), sedangkan efektif mengandung pula pengertian kualitatif. Efektif lebih mengarah ke pencapaian sasaran. Efisien dalam menggunakan masukan (input) akan menghasilkan produktifitas yang tinggi, yang merupakan tujuan dari setiap organisasi apapun bidang kegiatannya. Hal yang paling rawan adalah apabila efisiensi selalu diartikan sebagai penghematan, karena bisa mengganggu operasi, sehingga pada gilirannya akan mempengaruhi hasil akhir, karena sasarannya tidak tercapai dan produktifitasnya akan juga tidak setinggi yang diharapkan. Menurut Suwandi (2008:16) penghematan sebenarnya hanya sebagian dari efisiensi. Persepsi yang tidak tepat mengenai efisiensi dengan menganggap semata-mata sebagai penghematan sama halnya dengan penghayatan yang tidak tepat mengenai Cost Reduction Program (Program Pengurangan Biaya), yang sebaliknya dipandang sebagai Cost Improvement Program (Program Perbaikan Biaya) yang berarti mengefektifkan biaya. Efektif dikaitkan dengan kepemimpinan yang menentukan hal-hal apa yang
63 harus dilakukan ,sedangkan efisien dikaitkan dengan manajemen, yang mengukur bagaimana sesuatu dapat dilakukan sebaik-baiknya. Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa efektifitas kerja berarti penyelesaian pekerjaan tepat pada waktu yang telah ditetapkan. Artinya apakah pelaksanaan sesuatu tugas dinilai baik atau tidak sangat tergantung pada bilamana tugas itu diselesaikan dan tidak, terutama menjawab pertanyaan bagaimana cara melaksanakannya dan berapa biaya yang dikeluarkan untuk itu. 3.7.2 Ciri – Ciri Pemimpin Efektif Menurut Suwandi (2008:20) Pemimpin-pemimpin yang efektif merupakan orang-orang yang bermotivasi tinggi. Mereka dengan sukarela berusaha mencapai sasaransasaran tinggi dan menetapkan standar-standar prestasi tinggi bagi mereka sendiri. Mereka mempunyai sifat yang energik, selalu ditantang dengan problem-problem yang tidak terpecahkan di sekitar mereka. Seorang pemimpin berusaha mengubah keinginan seseorang untuk melaksanakan sesuatu hal, ia akan menunjukkan arah yang harus ditempuh dan membina anggota kelompok kearah penyelesaian hasil pekerjaan kelompok. Perubahan-perubahan organisasi, sejarah dan masyarakat dari usaha usaha sejumlah individu-individu yang superior. Individu-individu tersebut mendedikasikan diri mereka terhadap misi-misi tertentu. Mereka menginginkan kekuasaan dan pengaruh atas pihak lain. Di dalam kelompok ada dua pengaruh yang timbul dari hubungan antara pimpinan dan anggota kelompok, maksudnya terdapat interaksi atau reaksi orang-orang secara timbal balik di dalam sebuah kelompok. Seorang pemimpin mempunyai sebuah misi atau tujuan yang ingin dicapainya, ia akan berusaha menarik para pengikutnya hingga mencapai tingkat prestasi yang cukup memuaskan. Memang sebagai
64 seorang pemimpin harus mempunyai sifat seperti di atas, agar ia dapat menjalankan kelompoknya. Menurut Suwandi (2008:21-23) Bagaimana seseorang agar dapat menjadi seorang pemimpin yang berkualitas sangat perlu untuk diketahui, agar calon pemimpin tersebut dapat berbuat sesuai dengan apa yang telah direncanakan dan menjadi seorang pemimpin yang betul-betul dapat memimpin anak buahnya untuk mengarahkan mereka pada tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu. Untuk menjadi pemimpin yang baik sesuai dengan apa yang akan dibahas yaitu bagaimana seseorang dapat menjadi pemimpin yang dapat mempengaruhi pihak lain untuk bekerjasama secara sukarela dalam usaha mengerjakan tugas-tugas yang berhubungan untuk mencapai apa yang diharapkan dan dapat mengembangkan kelompok yang dipimpinnya, maka pemimpin harus memenuhi ciri-ciri sebagai berikut : a) Realistis, seorang pemimpin harus dapat merencanakan sesuatu yang nyata, bukannya yang muluk-muluk, di mana rencana dilihat dari situasi dan kondisi organisasi. b) Banyak akal, di dalam organisasi seseorang pemimpin harus mempunyai banyak akal untuk dapat mengatasi masalah-masalah yang akan dihadapi atau sedang dihadapi. Seorang pemimpin juga dituntut untuk mempunyai pengetahuan dan pengalaman yang luas, sehingga akan dapat mendukung pemimpin dalam pengambilan keputusan dan pemecahan suatu masalah. c) Merupakan seseorang komunikator yang terampil, pemimpin suatu kelompok atau organisasi harus dapat berkomunikasi, baik dengan bawahan atau dengan pihak luar, agar dapat menyampaikan suatu informasi atau suatu perintah. Dalam persiapan komunikasi, yang
65 bersangkutan harus pula mencakup usaha agar pihak penerima dapat menerima
secara
efektif.
Dalam
berkomunikasi,
komunikator
menggunakan symbol-simbol dalam penyampaian berita, oleh karena itu seorang komunikator harus banyak mempunyai ide dalam penyampaian berita, agar si penerima mudah menerima apa yang disampaikan oleh komunikator. d) Percaya pada diri sendiri, seorang pemimpin dalam mengambil keputusan harus mempunyai keyakinan pada diri sendiri bahwa keputusan yang diambil sudah benar, bahkan pada masalah pentingpun ia harus percaya pada diri sendiri. Artinya, bahwa seorang pemimpin tidak akan mudah terpengaruh oleh orang lain di dalam melakukan tindakan atau dalam pengambilan keputusan. Oleh sebab itu, apabila seorang pemimpin tidak mempunyai rasa percaya diri, maka kelompok yang dipimpinnya akan terancam bubar atau mengalami hambatan untuk berkembang. e) Emosional stabil, maksudnya yaitu bahwa seorang pemimpin harus dapat menguasai emosinya dalam segala tindakannya, baik yang berhubungan dengan kelompoknya maupun dengan lingkungan di luar kelompoknya. Sehingga tindakannya tidak akan merugikan kelompoknya sendiri atau orang lain di luar kelompoknya. Seorang pemimpin dalam tindakannya harus berdasarkan pada pertimbangan rasio, sehingga apa yang dilakukan akan bersifat rasional bukannya emosional. f) Dapat mengambil inisiatif, seorang pemimpin adalah seorang yang memimpin dengan jalan memprakarsai tingkah laku social dengan mengatur, menunjukkan, mengorganisir, atau mengontrol usaha dan upaya orang lain. Jadi seorang pemimpin harus mempunyai inisiatif, agar dapat
66 menjalankan semua tugas-tugasnya. Inisiatif ini juga diperlukan demi kemajuan kelompok yang dipimpinnya, maksudnya agar kelompoknya tidak tertinggal dengan kelompok lain. g) Partisipasi dalam bidang sosial, seorang pemimpin selain harus memperhatikan kelompoknya, juga harus memperhatikan lingkungan di luar kelompoknya. Jadi tidak hanya mementingkan kelompoknya, tetapi dalam bidang sosial (lingkungan di luar kelompoknya). 3.7.3 Kriteria Efektifitas Organisasi Menurut Suwandi (2008:23-24) efektifitas organisasi pada dasarnya adalah efektifitas individu para anggotanya di dalam melaksanakan tugas sesuai dengan kedudukan dan peran mereka masing-masing dalam organisasi tersebut. Untuk mengukur efektifitas dan efisien organisasi administratif seperti halnya organisasi pemerintah (birokrasi), bukanlah hal yang mudah. Mungkin jauh lebih mudah untuk mengukur efektifitas dan efisiensi dari organisasi bisnis, yang tujuan utamanya adalah mencari profit, dimana input maupun output yang berupa profit atau keuntungan usahanya dapat dinilai dengan uang atau materi. Tujuan organisasi adminsitratif pemerintahan adalah sangat luas dan abstrak, yang biasanya dinyatakan secara implisit untuk melayani kepentingan umum. Ini merupakan suatu pernyataan yang sangat luas, abstrak dan sangat sukar untuk mengukur seberapajauhkah sebenarnya pelayanan yang telah dilakukan, siapa yang melayani, merupakan sederet pertanyaan yang harus merinci jenis-jenis organisasi yang bagaimanakah yang dimaksud. Dimana dapat disimpulkan kriteria efektifitas suatu organisasi kedalam tiga indikator yang didasarkan pada jangka waktu, yaitu :
67 a)
Efektifitas jangka pendek, meliputi produksi, efesiensi dan kepuasan.
b)
Efektifitas jangka menengah, meliputi kemampuan menyesuaikan diri dan mengembangkan diri.
c)
Efektifitas jangka panjang : keberlangsungan / hidup terus.
Selain itu, disimpulkan pula bahwa produktifitas mempunyai tingkatan yang lebih dari empat indikator efektifitas yang lain. Jika suatu organisasi mempunyai productivity yang tinggi, meskipun rendah dalam moral dianggap bahwa organisasi tersebut mempunyai efektifitas yang tinggi. 3.7.4 Penilaian Terhadap Efektifitas Organisasi Menurut Suwandi (2008:25-29) telah dikemukakan bahwa penilaian prestasi perseorangan merupakan dasar penilaian efektifitas suatu organisasi. Walaupun demikian, seperti telah dikemukakan semuanya itu harus dapat dikoordinasikan dengan baik. Hal ini penting, sebab prestasi seseorang yang dikatakanlah baik belum berarti efektif bagi organisasi secara keseluruhan. Untuk menilai apakah suatu organisasi efektif atau tidak, secara keseluruhan ditentukan oleh apakah tujuan organisasi itu tercapai dengan baik atau sebaliknya. Beberapa aspek penilaian efektifitas organisasi, terutama yang berkaitan dengan model-model yang dapat dipergunakan. Bila dikaji kembali terhadap perkembangan teori dan ukuran yang dapat digunakan untuk menilai efektifitas organisasi, sesungguhnya sudah cukup banyak teori dan ukuran yang telah diketengahkan, mulai teori yang sederhana sampai yang cukup kompleks. Teori yang paling sederhana ialah teori yang berpendapat bahwa efektifitas organisasi sama dengan prestasi organisasi secara keseluruhan. Menurut pandangan ini, efektifitas organisasi dapat diukur berdasarkan
68 seberapa besar keuntungan yang diperolehnya. Dalam hal ini keuntungannya lebih besar, maka berarti organisasi makin efektif. Dari sisi lain, organisasi dapat dikatakan efektif, bila jumlah pengeluaran makin lama makin menurun. Pandangan yang juga penting untuk diperhatikan ialah teori yang menghubungkan pengertian efektifitas organisasi dengan tingkat kepuasan para anggotanya. Menurut pandangan teori ini, suatu organisasi dikatakan efektif, bila para anggotanya merasa puas. Pandangan ini merupakan kelanjutan pandangan penganut paham hubungan antar – manusia, yang menempatkan kepuasan anggota sebagai inti persoalan organisasi dan manajemen. Akhir-akhir ini perkembangan suatu teori atau pandangan yang lebih komprehensif, dalam arti membahas persoalan efektifitas organisasi berdasarkan berbagai macam ukuran. Pandangan ini berpendapat, bahwa susunan organisasi memang merupakan suatu hal yang penting, tetapi dalam susunan tersebut perlu diberi kebebasan bertindak. Adanya kebebasan bertindak ini sangat penting untuk memungkinkan para anggota dan organisasi secara keseluruhan dapat lebih menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan, Berdasarkan pembahasan mengenai perkembangan teori, pandangan, dan konsepsi penilaian efektifitas organisasi tersebut di atas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : a) Menentukan efektifitas organisasi hanya menurut tingkat prestasi suatu organisasi adalah suatu pandangan yang terlalu menyederhanakan hakekat penilaian efektifitas organisasi. Diketahui bahwa setiap organisasi mempunyai beberapa sasaran dan diantaranya sering terdapat persaingan. Persoalannya ialah bagaimana caranya mengembangkan suatu rangkaian
69 atau kumpulan sasaran yang dapat dicapai dengan batasan sarana, sumberdaya, dan dana yang tersedia. b) Tidak semua kriteria sekaligus dapat digunakan untuk mengukur efektifitas
organisasi.
Keinginan
untuk
meningkatkan keuntungan
umpamanya, dapat menyebabkan seseorang terlalu optimis dalam hal potensi pemasaran. Ini sering menyebabkan timbulnya efek sampingan, yaitu kurangnya perhatian terhadap usaha mempertahankan kelangsungan hidup organisasi. c) Pengukuran efektifitas organisasi sesungguhnya harus mencakup berbagai kriteria, seperti : efisiensi, kemampuan menyesuaikan diri dengan tuntutan perubahan adaptasi, integrasi, motivasi, produksi, dan sebagainya. Cara pengukuran ini sering disebut “Multiple Factor Model” penilaian efektifitas organisasi.
3.8
Konseptual Strategi Bisnis Perancangan model perencanaan dan pengembangan SDM pada sebuah perusahaan merupakan bentuk salah satu bentuk strategi bisnis yang diajukan oleh penulis. Dengan adanya perubahan yang cukup mendasar dari pola divisi bisnis ada membawa banyak perubahan dalam mekanisme manajemen SDM di dalamnya. Indonesia sebagai negara berkembang masih menjadi pasar yang cukup baik bagi perusahaan yang ingin berkembang. Melalui perancangan model perencanaa SDM ini diharapkan proses bisnis perusahaan makin kuat untuk menghadapi tantangan bisnis di masa depan. Oleh karena itu, model perencanaan dan pengembangan SDM yang handal
70 diharapkan dapat memaksimalkan peran dan kinerja karyawan-karyawan lokal untuk bisa maju bersama dengan perusahaan mereka.
3.9
Kerangka Berpikir Kerangka berpikir yang menjadi pedoman untuk perancangan model perencanaan dan pengembangan SDM pada sebuah perusahaan adalah sebagai berikut: Bagan 3.3 Kerangka Pikir Model Perencanaan Dan Pengembangan SDM
Sumber : Penulis (2010)
