BAB III
SISTEM INFORMASI 3.1 DATA DAN INFORMASI 3.1.1. Definisi Dasar Istilah „data“ dan „informasi“ sering digunakan secara bergantian dan saling tertukar, meskipun keduanya memiliki konsep yang berbeda. Data Æ merupakan bahasa, matematis, dan simbol-simbol pengganti lain yang disepakati oleh umum dalam menggambarkan objek, manusia, peristiwa, aktivitas, konsep dan objekobjek penting lainnya. Data merupakan suatu kenyataan apa adanya (raw facts). Informasi Æ adalah data yang ditempatkan pada konteks yang penuh arti oleh penerimanya. Contoh ilustrasi penggunaan data dan informasi: Perusahaan. • Kunci transaksi dalam setiap perusahaan adalah secaraik kertas bon pesanan dari pelanggan. • Nilai informasi pesanan ini masih bergantung pada karyawan yang menanganinya. • Sebagian dari mereka yang langsung bertanggung jawab dalam menangani bon-bon tersebut (petugas kredit, pengiriman, dsb) akan melihat isi bon tersebut sebagai informasi. • Sedangkan sebagian lain (misalnya seorang akuntan) memandang bon-bon pesanan tersebut sebagai data hingga diproses dan dijadikan dalam bentuk masukan bulanan, dll. Hubungan antara data dan informasi: Data
Pengolahan, pemrosesan, konversi, dll
Informasi
Fig. 3.1 Hubungan antara data dan informasi 3.1.2. Informasi Formal dan Non-Formal Sistem informasi formal - didasarkan pada asumsi-asumsi bahwa kita dapat mengidentifikasi kebutuhan informasi individu dan dapat menentukan metode untuk menghasilkan informasi dari data dalam memenuhi kebutuhan. Contoh : aturan pemerintah, surat perjanjian, prosedur akutansi, dll Informasi non-formal - antara lain mencakup pendapat, pengesahan, intuisi, firasat, prasangka, dugaan, kabar, dll. Bentuk informasi non-formal bersifat subyektif dan tidak terstruktur, dan proses konversi dari data hingga informasi tidak dapat dipisahkan dengan penerimanya. Dengan informasi formal kita dapat mengekstrak pemrosesan dalam Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
1/8
menghasilkan informasi. Sedangkan nilai informasi non-formal sangat bergantung dan dapat diinterpretasikan semaunya oleh penerima. 3.1.3. Atribut Informasi Atribut membantu kita dalam mengidentifikasi dan mendeskripsikan kebutuhan informasi yang spesifik. Gb. 3.2. mengilustrasikan beberapa atribut informasi.
quantifiable Akurat verifiable presisi
accessible
Informas i
Tepat waktu
Non-bias jelas dibutuhkan
Comprehensive
Gb. 3.2 Atribut informasi (a). Akurat: derajat kebebasan informasi dari kesalahan (b). Presisi: ukuran detil yang digunakan di dalam penyediaan informasi (c). Tepat waktu: penerimaan informasi masih dalam jangkauan waktu yang diperlukan oleh sipenerima (d). Jelas: derajat kebebasan informasi dari keraguan (e). Dibutuhkan: tingkat relevansi informasi yang bersangkutan dengan kebutuhan pengguna (f). Quantifiable: tingkat atau kemampuan dalam menyatakan informasi dalam bentuk numerik (g). Verifiable: tingkat kesepakatan atau kesamaan nilai sebagai hasil pengujian informasi yang sama oleh berbagai pengguna (laik uji) (h). Accesible: tingkat kemudahan dan kecepatan dalam memperoleh informasi ybs. (i). Non-bias: derajat perubahan yang sengaja dibuat untuk merubah atau modifikasi informasi dengan tujuan mempengaruhi para penerimanya. (j). Comprehensive: tingkat kelengkapan informasi 3.1.4. Membuat Informasi dari Data Pada dasarnya, data harus diproses terlebih dahulu sebelum dianggap sebagai informasi oleh penerimanya. Jika prosesnya komplek, dapat direduksi dengan memecahkan prosesnya menjadi bbrp sub-proses yang lebih kecil. Tanpa memperhatkan mekanisme bagaimana Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
2/8
datanya diproses, kita dapat mengidentifikasi paling tidak 10 langkah pemrosesan yang dilakukan untuk mengkonversi data menjadi informasi. Operasi tersebut adalah: (a) Capturing – perekaman data dari suatu kejadian (b) Verifying – pemeriksaan atau validasi untuk memastikan bahwa yang direkam itu benar (c) Classifying – menempatkan elemen-elemen data ke dalam kategori tertentu yang memberikan pengertian pada penggunanya (d) Sorting – menempatkan elemen data sesuai dengan urutan tertentu. (e) Summarizing – mengkombinasikan beberapa elemen dengan cara matematis atau logis (f) Calculating – pemanipulasian data secara aritmetik dan logic. (g) Storing – menempatkan data pada media penyimpanan (h) Retrieving – menentukan akses ke elemen data dari media penyimpanan. (i) Reproducing – menduplikasikan data dari suatu media ke media lainnya. (j) Communcating – mentransfer data dari suatu tempat ke tempat lain
3.1 KONSEP SISTEM Sistem dapat didefinisikan sebagai sekumpulan objek, ide, berikut saling keterhubungannya (inter-relasi) dalam mencapai tujuan atau sasarn bersama. Gb. 3.3 mengilustrasikan model konseptual dari sistem.
D A E
H
B F C
I
G Gb. 3.3 model konseptual dari sistem Pada ilustrasi ini komponen sistem disimbolkan sebagai karakter A, B, C hingga I. Hubungan yang terjadi diantara masing-masing komponen direpresentasikan oleh garis yng bersangkutan. Simbol yang sama menggambarkan sub-sistem, yakni ABC, DEFG, dan HI. Setiap organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem yang terdiri atas 3 (tiga) subsistem: subsistem operasi, subsistem manajemen, dan subsistem informasi. Relasi antar subsistem dalam suatu organisasi digambarkan pada Gb. 3.4.
Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
3/8
Subsistem manajemen
Input keputusan
Subsistem Operasi
Output
Subsistem Informasi
Aliran kerja, material, tenaga kerja, dll Aliran data dan informasi Gb 3.4. Relasi antar subsistem di dalam organisasi •
• •
Subsistem manajemen – mencakup baik personel maupun aktifitas-aktifitas yang secara langsung direlasikan untuk menentukan perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Contoh: menentukan pelayanan apa yang harus diberikan, memutuskan sesuatu...., dll Subsistem operasi - mencakup semua aktifitas, aliran material, dan tenaga kerja yang secara langsung menjalankan fungsi utama organsasi. Contoh: penjualan produk dan jasa, inventarisasi pergudangan, dll. Subsistem informasi – merupakan sekumpulan tenaga kerja (manusia), mesin, ide, dan aktifitas-aktifitas yang bertujuan untuk mengumpulkan dan memproses data hingga dapat memenuhi kebutuhan organisasi akan informasi formal.
3.2 KONSEP SISTEM INFORMASI 3.2.1 Pengertian dan Definisi Semua organisasi pasti memiliki sistem informasi. Sistem informasi adalah suatu kesatuan (entity) formal yang terdiri atas berbagai sumber daya fisik maupun logika. Struktur logika untuk system informasi terlihat pa Gb. 3.5. Gmbar ini memperlihatkan struktur logika untuk sistem informasi dalam bentuk blok-blok. Terdiri atas 12 blok yang dikelompokan ke dalam 2 kolom: perancangan dan permintaan. Blok perancangan Æ mempresentasikan sumberdaya fisik dan logika yang harus disusun atau diolah untuk menghasilkan informasi dari data. Sedangkan, blok permintaan mewakili alasan-alasan atau sebab-sebab yang harus dipertimbangkan pada saat penyusunan rancangan blok-blok sistem informasi tersebut. Sebelum sistem informasi dirancang, kebutuhan organisasi harus terlebih dahulu ditentukan dan dipastikan. Gb. 3.6 merupakan peluasan dari konsep blok rancangan dengan contoh entity yang lebih detil. • Masukan – mengilustrasikan berbagai data yang merupakan masukan sistem informasi • Pengolahan – merupakan terminologi pengolahan data atau turunan dari kebutuhan informasi • Basis data – tempat penyimpanan data yang diperlukan bagi pengguna sistem informasi. Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
4/8
• • •
Pengendalian – merepresentasikan konsep-konsep teknik yang digunakan untuk memastikan integritas operasi sistem informasi. Blok ini dgunakan juga sebagai penyaring yang mencegah kesalahan masukan yang akan diproses. Keluaran – mengacu pada bentuk dan isi informasi aktual yang diberikan kepada pengguna sistem informasi. Sumber daya pengolahan data – merupakan blok rancangan akhir. Implementasinya dinyatakan oleh pengusunan data, perangkat keras, perangkat lunak, dan manusia.
• SISTEM INFORMASI Masukan
Pengolahan
Atribut Informasi
Kebutuhan pengolahan data
Basisdata
Penegndalian
Kebutuhan sistem
Faktor organisasi
Keluaran
Sumberdaya pengolahan data
Efisiensi biaya
Kebutuhan kelayakan Permintaan
Perancangan Gb. 3.5. Struktur logika sistem informasi
Masukan
Pengolahan
Basisdata
•Transaksi •Harapan •permintaan
•Intruksi prosedural •Model logika matematis •Kriteria keputusan
•File logika •File fisik
Pengendalian
Keluaran Memerlukan bentuk dan isi yang disusun berdasarkan:
•Masukan •Pengolahan •Basisdata •Prosedural •Keluaran •Dokumentasi •Pengamanan
•Penyaringan •Variable kunci •Pemantauan •Model •Pusat strategi keputusan
Sumberdaya Pengolahan Data
•Data •Hardware •Software •manusia
Gb. 3.6. Komponen detil dari blok diagram rancangan Gb. 3.7 memperjelas konsep-konsep yang terdapat dalam blok permintaan. Blok permintaan menentukan bentuk dan substansi blok rancangan. Ringkasnya, ketika kita membuat suatu penilaian bahwa suatu sistem itu baik atau buruk, efektif atau tidak, berarti kita Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
5/8
membandingkan nilai-nilai yang terdapat di blok rancangan dengan nilai-nilai yang terdapat di blok permintaan. • • • • • •
Atribut informasi – permintaan yang paling penting dalam sistem infomasi, diturunkan dari kebutuhan informasi pengguna. Kebutuhan pengolahan datai – merangkum pengaruh kuat dari enyediaan kebutuhan informasi untuk satu atau lebih pengguna suatu sistem Kebutuhan sistem- mengenali sifat dinamis yang dimiliki oleh organisasi beserta sistem informasinya. Faktor organisasi- setiap organisasi mengembangkan sistem informasi untuk memenuhi kebutuhan informasinya. Efisiensi biaya- informasi dan sistem informasi merupakan sumberdaya. Sangat pelu untuk mengidentifikasi ppotensi biaya dan keuntungan yang akan diturunkan sebelum melakukan pengeluaran untuk pengembangan sistem informasi. Kebutuhan kelayakan-blok rancangan harus dicapai dari berbagai sudut pandang sebelum dirancang dan diimplementasikan. Atribut Informasi
•Tepat waktu •Presisi •Akurat, dll Faktor Organisasi
•Alami •Ukuran •Struktur •Gaya
Kebutuhan Pengolahan Data
•Volume •Kompleksitas
Kebutuhan Sistem
•Kepercayaan •Biaya •Fleksibilitas, dll
Efisiensi Biaya
•Biaya langsung •Biaya tak langsung •Keuntungan langsung •Keuntungan tak langsung
Manajemen, dll
Kebutuhan Kelayakan
•Teknis •Ekonomis •Legal •Operasional, dll
Gb. 3.7. Komponen detil dari blok permintaan
3.2.2 Kriteria Sistem Informasi Kriteria sistem informasi merupakan variable keluaran sistem yang dianggap sebagai ukuran kinerja. Kriteria tersebut meliputi: (a) Debit – jumlah data dan informasi yang mengalir per satuan waktu. (b) Response time- waktu antara event, dan reaksi terhadap event (c) Cost- biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi dari data (d) Pemenuhan fungsi- fungsi yang didefinisikan harus dapat dijalankan sebagaimana direncanakan.
3.3 SISTEM INFORMASI BERBASIS KOMPUTER 3.1 SI Tanpa Dukungan Komputer Konsep sistem informasi (SI) sudah ada sebelum teknologi komputer berkebnag pesat spt saat ini. SI ini tidak berbasis komputer, dan jumlahnya pun secara alamiah sangat meningkat dan Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
6/8
tak terkendali. Tidak semua SI tsb dapat diadaptasikan dengan sistem komputer, hal ini disebabkan oleh faktor-faktor sbb: • Jumlah sistem informasi yang cukup banyak • dana yang terbatas • karakteristik system informasi yang sederhana • potensi pengguna SI relatif tidak tinggi • kebutuhan akses data tidak terlalu dipentingkan. • kompleksitas organisasi relative rendah • sistem informasi bersifat manual Ciri-ciri sistem informasi ini : 1. data yang tersimpan pada media harus dibaca oleh manusia 2. penelusuran data dilakukan oleh manusia, kecepatan penelusuran relative rendah 3. makin besar dan komplek organisasinya, makin sulit memperoleh gambaran yang lengkap dengan cepat. 4. kecepatan pengolahan data ditentukan oleh petugas dalam menghitung, menyusun table dan laporan, dan menggandaan laporan. 5. transmisi data dan informasi, sebagian besar, memerlukan transportasi fisik dari media yang digunakan. 6. pengguna sarana telekomunikasi sangat terbatas 7. secara keseluruhan, terdapat delay informasi yang cukup besar sebagai akibat dari keterbatasan penelusuran, pemrosesan, dan transmisi data. 3.2 SI Dengan Dukungan Komputer SI ini dikenal sebagai sistem informasi berbasis komputer (Computer Based-Information System, CBIS). Subjek ini selalu mengalami kemajuan yang pesat. CBIS memiliki ciri-ciri sbb: 1. data tersimpan di dalam media yang dapat dibaca oleh mesin, bersifat padat, dan lebih mudah dan cepat untuk ditelusuri 2. sebagai konsequensi butir 1, kumpulan data yang besar ini dapat disimpan di dalam suatu lokasi, dan sintesa dari berbagai himpunan data untuk memperoleh gambaran yang lngkap, dan lebih mudah dilakukan. 3. kecepatan pengelolahan data sangat tinggi dan sangat dipentingkan 4. transmisi data sebagian besar data dapat dilakukan melalui sarana telekomunikasi 5. secara keseluruhan, delay yang terdapat di dalam aliran data dan informasi relatif kecil, kerena penelusuran, pemrosesan, dan transmisi data dilakukan dengan cepat. 6. lokasi-lokasi pengembangan dan pengoperasian sistem yang tersebar tidak menghalangi kemudahan dalam memonitor dan mengkoordinasikan segala aktifitasnya. Sesuai dengan trend teknologi tipe dari CBIS meliputi: a.
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
SIM lebih terfokus pada fungsi-fungsi manajemen, seperti perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan. Tujuan akhir dari SI ini adalah untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen. Pada dasarnya SI merupakan gabungan dari unsur-unsur pokok sistem, informasi, dan manajemen. DifinisiÆ SIM adalah suatu perangkat proses teroganisasi yang menyediakan informasi bagi manajer untuk mendukung operasi dan pembuatan keputusan dalam suatu organisasi. Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
7/8
b.
Sistem Pendukung Keputusan (SPK)
SPK merupakan pengembangan SIM lebih lanjut yang dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat interaktif terhadap penggunanya. Sifat interaktif ini dimaksudkan untuk memudahkan integrasi antar berbagai komponen dalam proses pengambilan keputusan, prosedur, kebijakan, analisa teknis, serta pengalaman dan wawasan manajerial untuk membentuk suatu kerangka keputusan yang fleksibel. Adapun ciri-ciri SPK, adalah sbb: 1. SPK ditujukan untuk menbantu pengambilan keputusan yang kurang terstruktur dan umumnya dihadapi oleh para manajer yang berada ditingkat atas, 2. Merupakan gabungan antara kumpulan model kualitatif dan kumpulan data 3. Memiliki fasilitas interaktif yang dapat mempermudah hubungan antar manusia dan mesin 4. Bersifat fleksibel dan dapat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan yang terjadi c.
Sistem Informasi Geograpi (SIG)
Pada dasarnya istilah SIG merupakan gabungan dari 3 unsur pokok.sistem, informasi, dan geografis. Dengan demikian pengertian terhadap ketiga unsur ini sangat membantu dalam memahami SIG. Dengan melihat unsur pokoknya, SIG merupakan sistem informasi dengan tambahan unsur ”geografis”. Istilah geografis, merupakan bagian dari spasial (keruangan). Penggunaan kata ”geografis” mengandung pengertian suatu persoalan mengenai bumi. Istilah ”informasi geografis” mengandung pengertian informasi mengenai tempat-tempat yang terletak di permukaan bumi, pengetahuan mengenai posisi dimana suatu objek terletak di permukaan bumi, dan informasi mengenai keterangan (atribut) yang terdapat di permukaan bumi yang posisinya diketahui.
Bab III – Sistem Informasi
-SIG-
8/8
