59 BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
III.1 Latar Belakang Perusahaan III..1.1 Sejarah Perusahaan PT. Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA) didirikan pada tahun 2000, sebagai perusahaan importir, distributor dan perakit motor nasional. Saat ini NASHA berkantor pusat di Jalan Tanah Abang II No. 55 Jakarta dan pabrik perakitannya terletak di Magelang, Jawa Tengah. NASHA mempunyai misi yang kuat untuk menghadirkan sepeda motor yang berkualitas tinggi dengan harga terjangkau. Untuk meningkatkan mutu sepeda motor Nasha, perusahaan telah melakukan perakitan mesin dan unit sepeda motor. Perusahaan juga mengkombinasikan komponen impor dan lokal yang telah teruji kualitasnya. Selain itu, perusahaan melakukan proses kontrol kualitas yang ketat mulai dari penerimaan barang, proses produksi, hingga inspeksi sebelum sepeda motor dikirim ke konsumen. NASHA juga telah mengembangkan dan mendukung layanan purna jual melalui program Nasha Authorized Service Station (NASS), sebagai jaringan servis resmi sepeda motor Nasha, dan program Suku Cadang Asli Nasha (SCAN). Dengan demikian, konsumen mudah mendapatkan layanan purna jual dengan tepat dan usia kendaraan akan lebih terjamin. Mulai tahun 2005, PT. Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA) memperluas jaringan pemasarannya dengan membuka 3 cabang sebagai bagian dari profit center, yaitu Bitung, Bekasi dan Depok. Dalam rangka menciptakan penjualan, setiap cabang
60 harus memiliki 3 S, yaitu Sales, Sparepart, dan Service. Hal ini sangat diutamakan perusahaan guna konsumen mendapatkan pelayanan yang baik dari tiap-tiap cabang. Dengan kerja keras serta tim yang kompak dan berpengalaman di bidang otomotif, NASHA berkomitmen untuk menjadi salah satu perusahaan sepeda motor yang terkemuka di Indonesia, untuk mendukung visi dari NASHA.
III.1.2 Struktur Organisasi, Tugas dan Tanggung Jawab III.1.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan bagan yang memberikan gambaran mengenai kegiatan dalam suatu perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi, kita bisa mengetahui departemen-departemen yang ada dalam perusahaan, pembagian tugas dan tanggung
jawab
pada
masing-masing
departemen,
koordinasi
antara
setiap
bagian/departemen. Tujuan dari disusunnya struktur organisasi dalam perusahaan adalah agar tidak terjadi kekacauan dalam pelaksanaan tugas setiap bagian fungsional dalam perusahaan dan setiap tugas dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. Bagan struktur organisasi PT. Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA) dapat dilihat pada gambar 3.1 berikut.
61
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA)
Kepala Cabang
Bagian Penjualan Operasional
Divisi Promosi
Divisi Distribusi (Pengiriman)
Administrasi
Divisi Penjualan
Divisi Pembelian
Divisi Keuangan
Divisi Akuntansi
Divisi Umum
Divisi Gudang
Gambar 3.2 Struktur Organisasi Kantor Cabang PT. Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA)
62
63 III.1.2.2 Tugas dan Tanggung Jawab
Melalui wawancara dengan pihak perusahaan, diperoleh informasi mengenai tugas dan tanggung jawab setiap bagian yang terdapat pada struktur organisasi kantor cabang PT. Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA). Secara garis besar, tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian diuraikan sebagai berikut:
A. Komisaris Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: -
Mewakili pemegang saham untuk mengawasi Dewan Direksi dalam mengelola perusahaan.
-
Mengangkat dan memberhentikan anggota Dewan Direksi.
-
Mengesahkan laporan pertanggungjawaban Dewan Direksi dalam Rapat Umum Pemengang Saham (RUPS).
-
Menyetujui rencana kerja tahunan Dewan Direksi.
B. Direksi Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: -
Merumuskan tujuan dan kebijakan perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang.
-
Menyetujui rencana kerja dan anggaran masing-masing departemen didalam perusahaan yang dituangkan dalam Annual Plan.
-
Mengawasi dan mengendalikan operasi perusahaan.
-
Mempertanggungjawabkan hasil operasi perusahaan kepada Dewan Komisaris dalam RUPS.
64
C. Kepala Cabang Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: -
Mencapai target yang dibebankan dalam Annual Plan.
-
Mengawasi dan mengendalikan operasi cabang.
-
Mempertanggungjawabkan prestasi kantor cabang secara periodik ke kantor pusat.
D. Sales Executive Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: -
Mencapai sales target yang ditetapkan oleh perusahaan.
-
Membangun “good company image” di mata konsumen.
-
Menjual produk perusahaan sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
-
Memperluas pasar produk dan melakukan kegiatan-kegiatan promosi.
-
Mengatur pengiriman barang.
E. Administrasi Tugas dan tanggung jawabnya adalah sebagai berikut: -
Mencatat dan membukukan transaksi-transaksi yang terjadi dalam kegiatan operasional cabang.
-
Membuat laporan hasil operasional cabang untuk keperluan kantor pusat.
-
Menjaga aset perusahaan di kantor cabang.
-
Membuat Purchase Order (PO), Surat Jalan (SJ), Sales Invoice (SI) dan mengurus STNK dan BPKB konsumen.
-
Menangani penyimpanan dan pengiriman barang.
65 -
Menerima barang serta menyimpannya secara baik dan mengeluarkan barang berdasarkan Surat Jalan (SJ).
-
Membuat laporan penerimaan dan pengeluaran barang.
III.2 Prosedur dan Metode Akuntansi yang Sedang Berjalan III.2.1 Prosedur-Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur adalah urutan kerja klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. Berikut ini akan diuraikan prosedur pencatatan transaksi akuntansi yang sedang berjalan di kantor cabang PT. Nusapersada Abadi Sejahtera (NASHA).
III.2.1.1 Prosedur Penjualan Prosedur penjualan secara rinci dibagi menjadi dua bagian, penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai akan digambarkan dalam gambar 3.3, 3.4 dan sedangkan penjualan kredit akan digambarkan dalam gambar 3.5, 3.6, penjelasan prosedur penjualan tunai sebagai berikut:
1.
Bagian penjualan (sales) menerima order dari konsumen, kemudian memeriksa ketersediaan barang. Jika barang tidak tersedia di cabang, sales kemudian menghubungi kantor pusat untuk menanyakan ketersediaan stock yang diminta konsumen. Jika tidak tersedia maka sales memberikan konfirmasi kepada konsumen bahwa barang tidak tersedia dan menanyakan apakah konsumen ingin memesan dalam jangka waktu tertentu. Jika barang tersedia di kantor pusat, sales
66 meminta transfer gudang atas barang yang diminta konsumen untuk dijual. Selanjutnya salesman mengeluarkan SPK (Surat Pesanan Kendaraan) yang akan diberikan ke konsumen untuk disetujui dan ditandatangani atas harga yang disepakati (sistem memproteksi harga batas minimal yang dapat disetujui oleh salesman, supervisor dan kepala cabang) untuk pembelian unit motor. Lalu konsumen membayar uang muka (down payment) sebesar jumlah yang disepakati. Kemudian administrasi cabang terbitkan Sales Order (SO) yang terdiri dari 2 rangkap, lembar pertama untuk diberikan ke konsumen dan lembar ke dua untuk arsip cabang. 2.
SO dikonfirmasi oleh Konsumen.
3.
Lalu bagian administrasi cabang terbitkan Sales Invoice (dicatat harga jual, diskon, komisi-komisi, Biaya Balik Nama (BBN), dll) yang terdiri 3 rangkap, lembar pertama untuk konsumen, lembar kedua untuk arsip cabang dan lembar ketiga sebagai Surat Jalan yang nantinya digunakan juga untuk mengupdate stock cabang.
4.
Bagian Delivery mengirim barang dengan persetujuan dari kepala gudang dan bagian administrasi. •
Pengiriman: dasar pengiriman adalah Surat Jalan (rangkap ketiga Sales Invoice) yang telah di tanda tangani oleh bagian administrasi dan kepala cabang.
•
Berita Acara Serah Terima (BAST) dengan Konsumen serta pelunasan dengan kwitansi pembayaran sebagai tanda bukti pembayaran.
67 •
Penyelesaian administrasi dengan bagian administrasi dan penyerahan pelunasan.
•
Bagian administrasi membuat Permohonan Biaya Balik Nama (BBN).
•
Setelah STNK selesai maka dilakukan penyerahan STNK kepada konsumen.
•
Setelah BPKB selesai, BPKB diserahkan kepada Konsumen.
Sedangkan untuk penjelasan prosedur penjualan kredit sebagai berikut: 1.
Jika pembelian melalui cicilan / angsuran untuk point pertama sama halnya dengan penjualan tunai hanya saja saat konsumen mengkonfirmasi SPK, konsumen juga mengisi aplikasi permohonan kredit. •
Menyerahkan aplikasi ke Perusahaan Leasing dan membayar Tanda Jadi.
•
Perusahaan Leasing memberikan konfirmasi: ditolak atau diterima
•
Jika ditolak maka dilakukan pemberitahuan penolakan kepada konsumen dan
tanda jadi dikembalikan. • 2.
Jika diterima maka dilakukan pemberitahuan persetujuan kepada konsumen.
Jika diterima aplikasi kredit, maka Perusahaan Leasing menandatangani akad kredit dan membuat Purchase Order (PO) ke cabang yang terdiri dari 2 rangkap.
3.
Selanjutnya Kepala Cabang akan menandatangi PO Leasing dan menyimpan rangkap kedua sebagai arsip cabang, lalu menyerahkan kembali PO rangkap pertama ke Perusahaan Leasing.
4.
Kemudian bagian administrasi cabang terbitkan Sales Order (SO) yang terdiri dari 2 rangkap, lembar pertama akan diberikan ke konsumen dan lembar ke dua untuk arsip cabang.
68 5.
Lalu bagian administrasi cabang terbitkan Sales Invoice (dicatat harga jual, diskon, komisi-komisi, Biaya Balik Nama (BBN), dll) yang terdiri dari 3 rangkap, lembar pertama untuk konsumen, lembar kedua untuk arsip cabang dan lembar ketiga sebagai Surat Jalan yang nantinya digunakan juga untuk mengupdate stock cabang.
6.
Bagian Delivery mengirim barang dengan ACC dari kepala gudang dan bagian administrasi. •
Pengiriman: dasar pengiriman adalah Surat Jalan (rangkap ketiga Sales
Invoice) syang telah di tanda tangani oleh bagian administrasi dan Kepala Cabang. •
Berita Acara Serah Terima (BAST) dengan Konsumen.
•
Penyelesaian bagian pengiriman dengan bagian administrasi.
•
Bagian administrasi membuat Permohonan Biaya Balik Nama (BBN).
•
Setelah selesai BBN dilakukan penagihan kepada Leasing dengan melampirkan Copy Purchase Order (PO) Leasing, BAST Asli, Copy STNK, Kwitansi Uang Muka & Kwitansi Pelunasan, Gesekan Nomor Rangka & Nomor Mesin, Kunci Cadangan, Surat Pernyataan Penyerahan BPKB oleh Dealer dan penyerahan STNK kepada konsumen
•
Setelah BPKB selesai selanjutnya BPKB diserahkan kepada Leasing.
III.2.1.2 Prosedur Pembelian Unit ke Kantor Pusat Prosedur pembelian unit ke kantor pusat akan digambarkan dalam gambar 3.7, sedangkan penjelasan prosedur pembelian unit ke kantor pusat sebagai berikut:
69
1.
Sebelumnya Kepala Cabang dengan Salesman membuat Proyeksi Penjualan.
2.
Stok barang cabang dianalisa, bila dinilai kurang stoknya untuk memenuhi Proyeksi Penjualan maka cabang mengajukan form pembelian ke pusat.
3.
Bila tidak disetujui oleh pusat maka form pembelian cabang diserahkan kembali ke cabang, sama halnya bila diperlukan revisi untuk form pembelian tersebut.
4.
Bila disetujui, maka kantor pusat membuat Sales Order (SO) dua rangkap, rangkap pertama akan di fax ke cabang untuk ditanda tangani sedangkan rangkap kedua untuk di simpan sebgai arsip kantor pusat.
5.
Bila cabang sudah menyetujui SO yang dibuat kantor pusat, maka SO tersebut akan ditanda tangani dan kembali di fax ke kantor pusat.
6.
Selanjutnya bagian administrasi kantor pusat akan menerbitkan Sales Invoice (SI) yang terdiri dari 4 rangkap, rangkap pertama untuk diberikan ke bagian pengiriman guna ditujukan ke cabang, rangkap dua dan empat untuk disimpan sebagai arsip kantor pusat. Rangkap ketiga akan ditujukan ke bagian pengiriman untuk dijadikan surat jalan.
7.
Saat penerimaan, barang di cek kondisinya dan quantity barang yang diterima.
8.
Berdasar Sales Invoice yang diterima, bagian administrasi cabang mencatat pada kartu hutang, mencatat penerimaan barang dan menjurnal transaksi tersebut secara manual.
III.2.1.3 Prosedur Pembelian Barang Ke Supplier Prosedur pembelian barang ke supplier secara rinci dibagi menjadi dua bagian, prosedur pembelian barang yang bernilai kurang dari Rp 500.000 dan prosedur
70 pembelian barang yang bernilai lebih dari Rp 500.000. Prosedur pembelian barang yang bernilai kurang dari Rp 500.000 akan digambarkan dalam gambar 3.8, dan sedangkan prosedur pembelian barang yang bernilai lebih dari Rp 500.000 akan digambarkan dalam gambar 3.9, penjelasan Prosedur pembelian barang yang bernilai kurang dari Rp 500.000 sebagai berikut: 1.
Cabang membuat form permintaan pembelian lalu memberikannya ke kantor pusat untuk mendapatkan ijin pembelian.
2.
Bila tidak disetujui, maka form permintaan pembelian dikembalikan ke kantor cabang, sama halnya bila membutuhkan revisi yang dikehendaki kantor pusat.
3.
Bila disetujui, maka cabang langsung dapat order by phone ke supplier barang yang diminta.
4.
Supplier pun segera membuat PO dan Sales Invoice 2 rangkap, lembar pertama untuk dikirimkan ke cabang melalui fax, dan lembar kedua akan disimpan sebagai arsip supplier.
5.
Supplier membuat surat jalan untuk pengiriman barang dan form penagihan atas barang yang dibeli.
6.
Cabang membuat laporan penerimaan barang yang terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama untuk diberikan ke kantor pusat dan rangkap kedua untuk disimpan sebagai arsip.
7.
Berdasar laporan penerimaan barang yang diterima dari cabang, kantor pusat melakukan pembayaran melalui transfer ke supplier. Lalu bukti pembayaran di fax ke supplier.
71 Sedangkan untuk penjelasan prosedur pembelian barang yang bernilai lebih dari Rp 500.000 sebagai berikut: 1. Prosedur pembelian barang yang bernilai lebih dari Rp 500.000 untuk point pertama sama halnya dengan pembelian barang yang bernilai kurang dari Rp 500.000 hanya saja bila form permintaan pembelian cabang disetujui maka yang melakukan pemesanan barang dan pembeliannya adalah kantor pusat. 2. Kantor pusat membuat PO 2 rangkap, rangkap pertama untuk diberikan ke supplier, dan rangkap kedua untuk disimpan sebagai arsip. 3. Supplier membuat Sales Invoice 2 rangkap, lembar pertama serta form tagihan untuk dikirimkan ke kantor pusat melalui fax sedangkan lembar kedua akan disimpan sebagai arsip supplier. 4. Supplier membuat surat jalan untuk pengiriman barang langsung ke cabang. 5. Selebihnya sama dengan prosedur pembelian barang yang bernilai kurang dari Rp 200.000, cabang membuat laporan penerimaan barang yang terdiri dari 2 rangkap, rangkap pertama untuk diberikan ke kantor pusat dan rangkap kedua untuk disimpan sebagai arsip. 6. Berdasar laporan penerimaan barang yang diterima dari cabang, kantor pusat melakukan pembayaran melalui transfer ke supplier. Lalu bukti pembayaran di fax ke supplier. 7. Cabang wajib untuk mencatat penerimaan tersebut ke dalam daftar assets.
72 III.2.1.4 Prosedur Permohonan Kupon Servis Gratis (KSG) Prosedur permohonan kupon servis gratis (KSG) akan digambarkan dalam gambar 3.10, 3.11 sedangkan penjelasan prosedur pembelian unit ke kantor pusat sebagai berikut: 1.
Konsumen datang ke dealer/bengkel maupun cabang untuk meminta servis KSG
atas unit yang dibelinya. 2.
Lalu dealer/bengkel/cabang mengeluarkan dokumen permohonan penguangan
KSG yang terdiri dari 3 rangkap dengan melampirkan KSG asli untuk ditujukan ke maindealer. 3.
Maindealer melakukan pemeriksaan atas dokumen permohonan penguangan
KSG yang diterima. Apabila ditolak maka dokumen tersebut akan dikembalikan ke dealer/bengkel/cabang yang bersangkutan. Namun apabila diterima, dibuat rekap permohonan penguangan KSG serta kwitansi dan lampiran KSG asli. 4.
Rekap permohonan penguangan KSG serta kwitansi dan lampiran KSG asli
diberikan ke departemen servis NASHA dan dilakukan pemeriksaan persyaratan penguangan KSG. Apabila ditolak, maka dikembalikan ke Maindealer untuk diperiksa kembali. Apabila diterima, dikeluarkannya memo permohonan penguangan KSG yang terdiri dari 3 lembar, lembar ketiga untuk simpan sebagai arsip sedangkan lembar 1 & 2 diberikan ke bagian keuangan untuk diproses. 5.
Bagian keuangan memproses memo tersebut dan melakukan pembayaran KSG.
6.
Pembayaran
KSG
diterima
Maindealer
dan
memberikannya
ke
dealer/bengkel/cabang yang bersangkutan sehingga konsumen mendapatkan jasa servis gratis.
73 III.2.1.5 Prosedur Pencatatan dan Pembayaran Biaya-Biaya Penjualan 1. Pada saat pembuatan Sales Invoice maka alokasi biaya-biaya penjualan harus dibuat. 2. Pada saat Permohonan Pembayaran Biaya-Biaya Penjualan maka bagian administrasi harus melakukan pemeriksaan sbb: •
Jumlah yang harus dibayar.
•
Untuk Refund Penjualan harus sudah terbit PO dari Leasing.
•
Periksa apakah komisi sudah pernah dibayar atau belum.
3. Pembayaran Refund Penjualan harus meminta fotocopy KTP dari pihak mediator (perusahaan distribusi yang bekerja sama dengan perusahaan) dan harus diterima langsung oleh pihak mediator yang bersangkutan. 4. Setelah dibayar, maka FA/Adm memberikan tanda “telah dibayar” terhadap komisikomisi yang telah dibayar / diajukan permohonannya.
III.2.1.6 Prosedur Pencatatan Akuntansi Prosedur pencatatan akuntansi secara rinci digambarkan dalam gambar 3.16 dan 3.15 , dengan penjelasan sebagai berikut: 1. Dokumen-dokumen yang diterima dicatat dalam jurnal umum atau jurnal khusus dan buku besar pembantu yang diperlukan. 2. Posting ke buku besar. 3. Dari buku besar yang telah diposting kemudian menghasilkan neraca saldo. 4. Pada akhir periode membuat jurnal penyesuaian berdasarkan jurnal voucher yang telah dibuat sebelumnya. Selanjutnya memposting jurnla penyesuaian tersebut ke buku besar dan membuat neraca saldo yang disesuaikan.
74 5. Membuat laporan keuangan yaitu laporan laba rugi, neraca, dan laporan laba ditahan yang akan diserahkan ke manajemen. 6. Membuat jurnal penutup dan di-posting ke buku besar serta membuat neraca saldo setelah penutupan. Selanjutnya neraca saldo dan dokumen-dokumen lainnya diarsip secara permanen urut tanggal.
III.2.2 Metode Pencatatan Akuntansi III.2.2.1 Kas Metode pencatatan dana kas kecil yang digunakan dalam kantor cabang perusahaan ini adalah sistem dana berubah (fluctuation system). Dalam sistem ini jumlah dana kas kecil selalu berubah sesuai dengan jumlah pengisian kembali dan jumlah pengeluaran dari kas kecil. Bila terjadi pengeluaran kas kecil, kasir mencatat transaksi tersebut dalam buku kas kecil dan bagian akuntansi mencatat dalam jurnal pengeluaran kas. Dan jika terjadi pengisian kembali kas kecil dari dana bank, jumlah yang diisi boleh berubah dan tidak harus seperti awal pembentukan kas kecil. Kasir kemudian mencatat penerimaan tersebut pada buku kas kecil, dan bagian akuntansi mencatat transaksi penerimaan kas kecil pada jurnal penerimaan kas dan transaksi pengeluaran dana bank pada jurnla pengeluaran Bank. Sedangkan untuk pengeluaran kas yang jumlahnya besar, perusahaan ini menggunakan dana bank. Kasir akan mencatat transaksi tersebut pada buku bank, dan bagian akuntansi akan mencatat pada jurnal pengeluaran bank.
75 III.2.2.2 Piutang Dagang Piutang dagang kantor cabang dicatat pada saat barang diserahkan kepada pembeli (FOB destination point). Khusus piutang tak tertagih, perusahaan ini menggunakan metode penghapusan langsung (direct write-off method). Metode ini mengakui beban piutang tak tertagih pada saat piutang dianggap benar-benar tidak dapat ditagih lagi.
III.2.2.3 Persediaan Perusahaan ini menggunakan sistem persediaan perpetual (perpetual inventory system) dalam mencatat persediaan barang dagangan. Sedangkan metode penetapan harga pokok persediaan yang digunakan adalah metode biaya rata-rata (average cost method).
III.2.2.4 Aktiva Lainnya -
Beban dibayar di muka dicatat berdasrkan metode pencatatan pengangguhan (defferal), yaitu suatu pengangguhan pengakuan beban yang telah dibayar.
-
Metode penyusutan aktiva tetap dan aktivaa tak berwujud yang digunakan dalam perusahaan ini adalah metode garis lurus (straight line method).
III.2.2.5 Kewajiban Lancar Kewajiban lancar yang dicatat oleh perusahaan ini antara lain berupa hutang dagang. Saat pengakuan dan metode pencatatan hutang lancar adalah sebagai berikut: -
Pengakuan hutang dagang perusahaan ini hanya ada pengakuan hutang dagang terhadap kantor pusat dan terjadi pada saat unit motor diterima.
76
III.2.2.6 Ekuitas Pemegang Saham Ekuitas pemegang saham terdiri dari: -
Modal disetor (paid in capital), yaitu modal yang disetorkan kepada perusahaan oleh pemegang saham.
-
Laba ditahan (retained earnings), yaitu laba bersih yang ditahan dalam perusahaan. Laba bersih meningkatkan laba ditahan sementara dividen mengurangi laba ditahan. Jadi, laba ditahan mencerminkan laba bersih kumulatif perusahaan yang belum didistribusikan kepada pemegang saham sebagai dividen.
III.2.2.7 Pendapatan dan Beban Pendapatan dan beban dicatat berdasarkan basis akrual (accrual basis), yaitu pendapatan yang diakui dalam periode dimana pendapatan itu dihasilkan dan beban diakui dalam periode yang terjadinya selama dalam proses menghasilkan pendapatan.
77
III.3 Diagram Alir Dokumen Sistem Berjalan III.3.1 Prosedur Penjualan III.3.1.1 Prosedur Penjualan Tunai
K o ns um 1
SPK
Gambar 3.3 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penjualan Tunai
78
Gambar 3.4 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penjualan Tunai (Lanjutan)
79 III.3.1.2 Prosedur Penjualan Kredit
START Gambar 3.5 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penjualan Kredit
80
Leasing
1
Gambar 3.6 Bagan Alir Dokumen Prosedur Penjualan Kredit (Lanjutan)
81
III.3.2 Prosedur Pembelian III.3.2.1 Prosedur Pembelian Unit ke Kantor Pusat
START Gambar 3.7 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pembelian unit Ke Kantor Pusat
82 III.3.2.2 Prosedur Pembelian Barang Ke Supplier III.3.2.2.1 Prosedur Pembelian Barang Yang Bernilai Kurang Dari Rp 500.000
START
Pe P
Y Gambar 3.8 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pembelian Barang Kurang Rp500.000
83 III.3.2.2.2 Prosedur Pembelian Barang Yang Bernilai Lebih Dari Rp 500.000
START Gambar 3.9 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pembelian Barang Lebih Dari Rp 500.000
84 III.3.3 Prosedur Permohonan Kupon Servis Gratis (KSG) Konsumen
Dealer/Bengkel/Cabang
Maindealer
1
Servis KSG?
START
2
KSG
Tidak
2
Pemeriksaan & Rekap KSG? Ditolak
END
Diterima
Membuat Permohonan Penguangan KSG
2
3 3
2 Rekap 1 permohonan penguangan KSG + Kwitansi & lampiran KSG asli
2 Permohonan 1 Penguangan KSG dengan melampirkan KSG asli
1 1 Arsip permohonan
Arsip permohonan
3
5
Pembayaran KSG
5
Gambar 3.10 Bagan Alir Dokumen Prosedur Permohonan Kupon Servis Gratis (KSG)
85
SERV. DEPT. NASHA
FINANCE DEPT. NASHA
3
1
Diproses Ditolak
Pemeriksaan Persyaratan Penguangan KSG Pembayaran KSG
2 Diterima 4 Memo permohonan penguangan KSG 3 Arsip
Copy Pembayaran
4
3
Gambar 3.11 Bagan Alir Dokumen Prosedur Permohonan Kupon Servis Gratis (Lanjutan)
86 III.3.4 Prosedur Pencatatan Akuntansi
B
Gambar 3.12 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Akuntansi
87 Bagian Akuntansi
2
Neraca Saldo Yang Disesuaikan
Periksa
Laporan Keuangan
Membuat Jurnal Penutup
Jurnal Penutup
Posting
Direksi
Buku Besar Umum
Membuat Neraca Saldo Pasca Penutupan T Neraca Saldo Yang Disesuaikan
Selesai
Gambar 3.13 Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Akuntansi (Lanjutan)
88 III.4 Context Problem Domain RichPicturePenjualanCash 1) .Karenadatatidakterintegrasi makapenyiapanbarangyang dipesansulit untukdisiapkan.
2. TerbitkanSurat Permintaan Kendaraan(SPK)
1. Memilih&Membeli 3. Menyetujui_Harga_Batas_Minimal_Penjualan
14.STNK&BPKP
Supervisor 7. PenyelesaianAdministrasi
Motor
9.Byr Komisi
Salesman
2). Stocktidakuptodatekarenadatatidak terintegrasi,Quantityonhanddanbarang ynagdireservetidakdapat diketahui secara langsung.
Customer 4. Konfirmasi sepakat dgnSPK
3. Menyetujui_Harga_Batas_Minimal_Penjualan
6. MelakukanPelunasan 5. Membayar TandaJadi
Kacab 8. If StockAvailable: MenerbitkanSalesInvoice&SJ (mencatat hargajual, diskon, komisi, BBN)
AdmCabang
14. MenerbitkanSurat Instruksi PembuatanBBN
11. MengirimBarang Kasir
3). Monitor order penjualansulit karenadata tidakterintegrasi, dapat menimbulkan penyelewenggandlmpelaporan penjualan.(brpmotor yangsebenarnyasudah dikirim/dibayar?)
13. PenyerahanBAST
12. BASTDittd
9. PerintahPengirimanBarangYgSdhDi ACC+Memberi SJ
EXCEL
15. STNK&BPKBSelesai 10.Setor Penjualan
BagianDelivery
BagBBN(KP)
BankIn
Gambar 3.14 Rich picture penjualan cash yang sedang berjalan
89
RichPicturePenjualanKredit 1) .Karenadatatidakterintegrasi makapenyiapanbarangyang dipesansulituntukdisiapkan.
1. Memilih& Membeli
2. TerbitkanSurat Permintaan Kendaraan(SPK)
3. Menyetujui_Harga_Batas_Minimal_Penjuala n Supervisor
2). Stocktidakuptodatekarenadatatidak terintegrasi,Quantityonhanddanbarang ynagdireservetidakdapatdiketahuisecara langsung.
Salesman Customer 12. MembayarSisa DP
4. KonfirmasisepakaM tdo gnto SrPK
3. Menyetujui_Harga_Batas_Minimal_Penjuala n
5. MembayarTanda Jadi
9. IfDitolak:PemberitahuanPenolakan& 21.BPKP DPdikembalikan 11. IfDiterima: PemberitahuanPersetujuan 18. Kredit PenyelesaianAdministrasi(melengkapidokumenutkpenagihan) 6. MengisiAplikasi Kredit
7. PengajuanAplikasiKredit
21. STNK
8. KonfirmasiTolak/Terima 10. IfDiterima: MembuatPO
Kasir AdmCabang 19. MenerbitkanSuratInstruksiPembuatan BBN
16. Mengirim Barang BagBBN(KP)
LeasingCo
4). Karenadatatidakterintegrasi,perhitunganbrpbanyakpiutangkeleasingsulitditentukansecara langsung,tepat&nilaisebenarnyatidaklangsungupdatesehinggamenjadikanperhitungan accountingsulit.
13. IfCustomerCancel: TandaJadiDibayar 14. IfStockAvailable:MenerbitkanSalesInvoice&SJ (mencatathargajual,diskon,komisi,BBN)
20. STNK&BPKB Selesai
17. BAST Dittd
Kacab
15. PerintahPengirimanBarangYgSdhDiACC+Memberi SJ (dasardari POLeasing)
3). Monitororderpenjualansulitkarenadata tidakterintegrasi,dapatmenimbulkan penyelewenggandlmpelaporan penjualan.(brpmotoryangsebenarnyasudah dikirim/dibayar?)
14.IfStockNotAvailable: KonfirmasikeKP(Transfer)
BagianDelivery EXCEL
KP
Gambar 3.15 Rich picture penjualan kredit yang sedang berjalan
90
RichPicturePembelianUnit 1). Karenadatatidakterintegrasi,datastocktidak akurat (tidakuptodate), Quantityonhand sebenarnyasertajmlbrgyangsudahdi reserve tidakdapat diketahui secaralangsung&cepat.
2). Pencatatanpenjualan, pembelian, transfer gudangdi kartustockdapat dimungkinkan terjadi salahpencatatan(humanerror).
11. If sesuai : Input Penerimaan BrgYgDiterima+Ket 1. MemeriksaStockBarang
EXCEL 12. Membuat AdmCabang RecevingReport &A/PTerbentuk 5. MenerbitkanTT(Transfer) 6. TTDittd
Kacab
2.Membuat_Proyeksi __Penjualan
10. If TidakSesuai: MenyiapkanClaim 4. MemesanBarang 7. MenerimaSJ 6. TTDittd
3.Hasil Proyeksi Penjualan 8. Instruksi U/Memeriksa Kondisi&Kuantitas BrgYgDiterima
9. Paraf SJ,Serahkan&Lapor Salesman
3). Sulit memonitorkarenatidak terdapat datayang terintegrasi,bagaimanakualitasyangdiinginkan sebenarnya,kpnjadwal kirimbrgyang seharusnya,bagaimanamenyikapi jikaterjadi retur. BagGudang
Gambar 3.16 Rich picture pembelian unit yang sedang berjalan
MarketingSupport KP
91 RichPicturePembelianKpdPihakKetiga 8. Membuat RecevingReport (MembandingkanQtyHargaDgn PO) 12. MembukukanPembelian EXCEL SbgBiaya(jk<200rb) /Asset (jk>200rb)
1. Cabangtidakdapat memlilihsendiri supplier karenadatasupplier hanyadimiliki di sistem informasi KP&tidakdapat mengeceksecara langsungdancepat , supplier manayang memiliki kualitasyangbagus, tepat waktu,&bilaterjadi retur&complain.
2. Tidakdapat mengecekkualitassebenarnyayangdijanjikan supplier karenadatatidakterintegrasi,tidaktahutepatnya kapanbarangdikirm(tepat waktu/tidak).
AdmCabang
3. Koordinasi transaksi pembeliansulit karena datatidakterintegrasi, sehinggadapat menghambat pencatatanakuntansi.
Kacab
5. Instruksi U/ Memeriksa Kondisi&Kuantitas BrgYgDiterima 6. Lapor Pemeriksaan Kondisi&Kuantitas BrgYgDiterima
10. Rekonsiliasi A/P&A/ R9. Byr Pembelian&Membuat Daftar Invoice Yg TLhDibayarkan
2. Disetujui/Ditolak
9. Penagihan
BagGudang
4. Barang 1. Permintaan Pembelian Barang/Asset (utk>Rp500)
10. Pembayaranviabank
2. MenerbitkankanPO
KP3. MenerbitkanSO
(1). Permintaan Pembelian Barang/Asset (utk
Supplier Menggunakan_Bank_Out Utk_Pengeluaran_ Biaya_Sehari-hari
7. If TidakSesuai, MenyiapkanClaim
11. PengecekanPembayaran Bank
Gambar 3.17 Rich picture pembelian kepada pihak ketiga yang sedang berjalan
92
Pembayaran Ke Kantor Pusat
Kasir
1. Setor Setiap Hasil Penjualan Ke Bank IN Rek Cabang
2. Banyak data invetory yang tidak bisa dimonitor, apakah yang terjual benar-benar sudah disetor atau belum? (Dapat menimbulkan faktor kecurangan manusia).
5.Kontrol Bank IN
FA (KP)
EXCEL
2. Mengambil Kelipatan Rp500rb Utk Membayar A/P Cabang Ke KP
Bank 3. Kontrol Bank IN
4. Membuat Daftar Invoice Yg Tlh Dibyrkan Ke KP
3. Kontrol Bank IN 6. Rekonsiliasi A/P & A/R FA (KP)
AdmCabang
1). Tidak ketahuan motor yang sudah dibayar atau belumkarena data tidak terintegrasi secara langsung.
KACAB
Gambar 3.18 Rich picture pembayaran ke kantor pusat yang sedang berjalan
93 III.5 Pokok Permasalahan Dari uraian di atas, penulis menyimpulkan bahwa sistem berjalan masih memiliki beberapa kelemahan, diantaranya: a.
Penyiapan barang yang dipesan sulit untuk dilakukan. Quantity on hand
sebenarnya serta jumlah barang yang sudah dipesan (reserved) juga tidak dapat diketahui secara langsung karena data tidak terintegrasi, data stok barang pun tidak akurat (tidak up-to-date). b.
Dapat dimungkinkan terjadi salah pencatatan penjualan, pembelian, transfer
gudang di kartu stok (human error). Koordinasi tiap-tiap transaksi sulit dan dapat menghambat pencatatan akuntansi hal ini dikarenakan data tidak terintegrasi. c.
Monitor order penjualan kurang memadai sehingga dapat menimbulkan
penyelewenggan dalam pelaporan penjualan. Status motor yang sudah dikirim dan yang sudah di setor tidak dapat diketahui langsung sehingga dapat menimbulkan faktor kecurangan manusia. Begitu pula halnya dengan monitoring penagihan ke perusahaan leasing. Semua ini karena data tidak terintegrasi.
94 III.6 Alternatif Pemecahan Masalah Berdasarkan permasalahan-permasalahan di atas, penulis kemudian berusaha memberikan alternatif solusi sebagai berikut: a.
Merancang suatu sistem informasi akuntansi umum untuk cabang guna
menjadikan data terintegrasi secara keseluruhan sehingga setiap bagian atau divisi di cabang dapat memperoleh data yang saling terintegrasi secara cepat, akurat dan mudah. b.
Merancang suatu sistem informasi akuntasi umum untuk cabang guna dapat
mengetahui data stok barang yang akurat (up-to-date), quantity on hand sebenarnya serta jumlah barang yang sudah dipesan (reserved) dapat diketahui secara langsung dan cepat. c.
Merancang suatu sistem informasi akuntasi umum untuk cabang guna dapat
memonitor order penjualan, data inventory, dan penagihan ke perusahaan leasing sehingga dapat mencegah kesalahan pencatatan maupun dalam pengecekannya baik human error maupun penyelewenggan dalam menyajikan pelaporan keuangan. (Berapa motor yang sebenarnya sudah dikirim dan dibayar dapat diketahui secara langsung). d.
Merancang suatu sistem informasi akuntasi umum untuk cabang guna dapat
mengkoordinasi tiap-tiap transaksi yang terjadi (penjualan, pembelian, pindah gudang, persediaan dan servis) sehingga dapat dilakukan pencatatan akuntansi dan pembuatan laporan keuangan secara langsung, akurat, cepat, tidak terlambat dan efisien.
