64 BAB III ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1 Gambaran Umum Sekolah
3.1.1 Rasional SMA Negeri 82 Jakarta telah melaksanakan ujicoba “Kurikulum 2004” atau Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) secara bertahap mulai tahun pelajaran 2003/2004, sehingga pada tahun pelajaran 2006/2007 KBK akan dilaksanakan secara menyeluruh di kelas X, XI dan XII. Merespon Permendiknas Nomor 24 tahun 2006 pasal 2 (3), tim Pengembang Kurikulum SMA Negeri 82 Jakarta mengembangkan Kurikulum SMA Negeri 82 Jakarta yang mengacu pada Standar Isi dan Standar Kompetensi Lulusan, serta berpedoman pada Panduan Penyusunan Kurikulum Satuan Pendidikan yang dikeluarkan oleh BSNP. Kurikulum ini mulai dilaksanakan tahun pelajaran 2006/2007 di SMA Negeri 82 Jakarta secara menyeluruh untuk kelas X, XI dan XII. Sekolah Menengah Atas (SMA) Negeri 82 Jakarta berlokasi di lingkungan yang aman, nyaman, kondusif serta strategis sebagai wiyata mandala walaupun berada di lingkungan bisnis sera perkantoran yang tepatnya di Jl. Daha II/15 A Kebayoran Baru Jakarta Selatan. Kondisi tersebut merupakan potensi sekolah unggul yang mengedepankan prestasi akademis, sosial, dan spiritual. Keberhasilan penyelenggaraan pendidikan di SMA Negeri 82 Jakarta dapat tercapai melalui proses pembelajaran yang mampu membentuk pola perilaku peserta
65 didik sesuai dengan tujuan pendidikan, serta dapat dievaluasi melalui pengukuran dengan menggunakan tes dan non tes. Proses Pembelajaran yang efektif dilakukan melalui persiapan yang matang dan terencana dengan baik supaya dapat memenuhi : 1. Kesiapan peserta didik untuk melanjutkan ke jenjang pendidikan yang lebih tinggi 2. Kesiapan peserta didik dalam menghadapi perkembangan dunia global 3. Kebutuhan lingkungan, dunia usaha dan dunia industri
3.2 Struktur Organisasi 3.2.1
Struktur Organisasi SMU 82
KETUAKOMITE Drs. May a H, Sp., Ojt
KEPALASEKOLAH Drs. Utar Muchtar
KAUR. TATA USAHA Drs. Watono
WAKAKURIKULUM Iwan Warina, Spd
STAFF KURIKULUM Sunarti, BA Sasmiarti
WAKA. KESISWAAN Drs, Yosep Hermanuadi
STAFF KESISWAAN Drs. Abdul Latief Dra. Hendra Martono, MM Dra. Sumiy ati Johanes, S.Pd., M.Ed Qomariy ah, Spd
WAKA. SARANA PRASARANA Dra. Aisy ahRamlah
STAFF SARANA PRASARANA Sri Purrwaningsih
Gambar 3.1 Struktur Organisasi SMU 82
66 3.2.2
Tugas Dan Wewenang •
Kepala Sekolah
Kepala Sekolah berfungsi dan bertugas sebagai edukator, manajer, administrator, dan supervisor. a. Kepala Sekolah selaku Manajer mempunyai tugas : menyusun perencanaan, mengorganisasikan kegiatan, mengarahkan kegiatan, mengkoordinasikan kegiatan, melaksanakan pengawasan, melakukan evakuasi terhadap kegiatan, menentukan kebijaksanaan, mengadakan rapat, mengambil keputusan, mengatur proses belajar mengajar, mengatur administrasi, mengatur OSIS, mengatur hubungan sekolah dengan masyarakat dan instansi terkait. b. Kepala Sekolah selaku administrator bertugas menyelenggarakan administrasi
:
perencanaan,
pengorganisasian,
pengarahan,
pengkoordinasian, pengawasan, kurikulum, kesiswaan, ketatausahaan, ketenagaan, kantor, keuangan, perpustakaan, laboratorium, ruang keterampilan/kesenian, bimbingan konseling, UKS, OSIS, serbaguna, media, gudang, 6 K. c. Kepala Sekolah selaku supervisor bertugas menyelenggarakan supervisi mengenai : proses belajar mengajar, kegiatan bimbingan dan konseling, kegiatan ekstrakurikuler, kegiatan ketatausahaan, kegiatan kerjasama dengan masyarakat dan Instansi terkait, kegiatan OSIS, kegiatan 6K. Dalam melaksanakan tugasnya, Kepala Sekolah dapat mendelegasikan kepada Wakil Kepala Sekolah.
67 •
Kepala Tata Usaha
Kepala Tata Usaha Sekolah bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan sekolah meliputi kegiatan – kegiatan sebagai berikut : menyusun program tata usaha sekolah, mengelola keuangan sekolah, mengurus administrasi ketenagaan dan siswa, membina dan pengembangan karir pegawai tata usaha sekolah, menyusun administrasi perlengkapan sekolah, menyusun dan penyajian data/statistik sekolah, mengkoordinasikan dan melaksanakan 6K, menyusun laporan pelaksanaan kegiatan pengurusan ketatausahaan secara berkala. •
Wakil Kepala Sekolah Kurikulum
Wakil Kepala Sekolah Kurikulum bertugas : menyusun program pengajaran, menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran, menyusun jadwal dan pelaksanaan ulangan umum serta ujian akhir, menerapkan kriteria persyaratan naik/tidak naik dan kriteria kelulusan, mengatur jadwal penerimaan buku Laporan Penilaian Hasil Belajar dan STTB,
menkoordinasikan
dan
mengarahkan
penyusunan
satuan
pelajaran, menyusun laporan pelaksanaan pelajaran, membina kegiatan MGMP, membuna kegiatan sanggar PKG/MGMP/Media, melaksanakan pemilihan guru teladan, membina kegiatan lomba – lomba bidang akademis seperti : LPIR,LKIR, IMO, IPHO/TOFI, mengarang dan lain – lain.
68 •
Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan
Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan bertugas : menyusun program pembinaan kesiswaan/OSIS, melaksanakan bimbingan, pengarahan dan pengendalian kegiatan siswa/OSIS dalam rangka menegakan disiplin dan tata tertib sekolah serta pemilihan pengurus OSIS, membina pengurus OSIS dalam berorganisasi, menyusun program dan jadwal pembinaan siswa secara berkala dan insidental, membina dan melaksanakan koordinasi keamanan, kebersihan, ketertiban, kerindangan, keindahan dan kekeluargaan (6K), melaksanakan pemilihan siswa untuk mewakili sekolah dalam kegiatan di luar sekolah, mengatur mutasi siswa, menyusun
program
kegiatan
ekstrakulikuler,
menyusun
laporan
pelaksanaan kegiatan kesiswaan secara berkala. •
Wakil Kepala Sekolah Sarana dan Prasarana
Wakil Kepala Sekolah Sarana dan Prasarana bertugas : Menyusun rencana
kebutuhan
sarana
dan
prasarana,
mengkoordinasikan
pendayagunaan sarana dan prasarana, pengelola pembiayaan alat – alat pengajaran, menyusun laporan pelaksanaan urusan sarana dan prasarana secara berkala. •
Guru
Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien. Tugas dan tanggung jawab seorang guru meliputi : Membuat program pengajaran, melaksanakan kegiatan pembelajaran, melaksanakan kegiatan
69 penilaian belajar, ulangan harian, catur wulan/tahunan, melaksanakan analisis hasil ulangan harian, menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan, mengisi daftar nilai siswa, melaksanakan kegiatan membimbing guru dalam kegiatan proses belajar mengajar, membuat alat pelajaran/alat peraga, menciptakan karya seni, mengikuti kegiatan pengembangan dan pemsyarakatan kurikulum, melaksanakan tugas tertentu di sekolah, mengadakan pengembangan bidang pengajaran yang menjadi tanggung jawabnya, membuat catatan tentang kemajuan hasil belajar masing – masing siswa, meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran, mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum, mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya.
3.2.3
Tujuan Pendidikan SMA Negeri 82
Tujuan pendidikan menengah adalah meningkatkan kecerdasan, pengetahuan, kepribadian, akhlak mulia, serta keterampilan, untuk hidup mandiri dan mengikuti pendidikan lebih lanjut. Tujuan pendidikan SMA Negeri 82 Jakarta : 1. Meningkatkan dan mewujudkan akhlak mulia serta berbudi pekerti luhur. 2. Mewujudkan SMA Negeri 82 Jakarta manjadi sekolah plus / unggulan. 3. Meningkatkan kualitas dan kuantitas lulusan ujian nasional serta diterima di perguruan tinggi 4. Meningkatkan kemampuan berbahasa asing dan Teknologi Informatika 5. Meningkatkan prestasi ekstrakurikuler sesuai dengan bakat dan kreatifitas siswa
70 6. Mewujudkan lingkungan sekolah yang aman, tertib dan nyaman sebagai wiyata mandala 7. Pengembangan profesi melalui peningkatan jenjang pendidikan
3.2.4
Visi, Misi dan Tujuan Kurikulum SMA Negeri 82 Jakarta
Visi Unggul Dalam Prestasi Berdasarkan Iman dan Taqwa Misi 1. Meningkatkan keimanan dan ketaqwaan kepada Tuhan Yang Maha Esa. 2. Menyelenggarakan proses pendidikan yang efektif, inovatif melalui kegiatan pembelajaran, klinik mata pelajaran dan pengembangan sains untuk meningkatkan kualitas akademis agar dapat bersaing di tingkat daerah, nasional dan global. 3. Mengembangkan
minat
bakat
dan
kreativitas
melalui
kegiatan
ekstrakulikuler dan life skill. 4. Meningkatkan profesionalisme guru dan pegawai melalui semangat kekeluargaan, kebersamaan dan pelayanan prima. 5. Mewujudkan lingkungan sekolah yang aman, tertib, dan nyaman sebagai wiyata mandala Tujuan Kurikulum SMA Negeri 82 Jakarta 1. Membentuk peserta didik yang memiliki kepribadian, tanggung jawab, disiplin, kemandirian serta kemampuan bersaing dalam era globalisasi 2. Meningkatkan prestasi melalui : a. Target pencapaian nilai rata – rata Ujian Nasional pada kategori A
71 b. Jumlah siswa yang diterima di PTN lewat jalur PMDK, SPMB, Ujian Mandiri.
3.3 Sistem Yang Berjalan 3.3.1 Analisis Sistem Yang Berjalan Pada SMU 82 Pada saat ini, sistem yang berjalan pada SMU 82 masih dilakukan secara semi komputerisasi. Untuk pengolahan nilai siswa dan data – data sekolah sudah dilakukan dengan menggunakan Sistem Administrasi Sekolah yang merupakan aplikasi pemberian pemertintah. Sistem Administrasi Sekolah ini menggunakan asrsitektur database yang centralized dimana semua data disimpan pada satu database pusat. Sistem Adminstrasi Sekolah ini juga digunakan oleh sekolah – sekolah negri yang lain (setiap sekolah diberikan satu user dan password). Hal ini menyebabkan beban bandwidht yang sangat besar. Hal ini sudah coba ditanggulangi oleh pemerintah dengan cara membagikan jadwal penggunaan Sistem ini. Namun masih ditemui beberapa kendala yang akan dijelaskan kemudian. Dalam melayani orang tua siswa untuk mendapatkan informasi mengenai kegiatan belajar mengajar anak-anaknya di sekolah, seperti informasi nilai, informasi absensi, informasi jadwal ujian, dan pengumuman mengenai kegiatan-kegiatan yang diadakan oleh sekolah masih dilakukan secara manual. Pada proses pendaftaran, SMU 82 menggunakan sistem grade yang diurutkan dengan NEM(Nilai Ebtanas Murni) calon siswa. SMU 82 tidak menggunakan USM (Ujian Saringan Masuk) dalam proses pendaftaran peserta didik baru.
72 3.3.2 Proses yang berjalan Dari hasil analisis kegiatan pengamatan lapangan yang dilakukan, tabel berikut merupakan ruang lingkup dari proses-proses yang dijadikan fokus pengamatan identifikasi masalah pada SMU 82 :
73
Tabel 3.1 Daftar Transaksi yang terjadi No
Nama Proses Bisnis
1.
Membawa
Berkas
Pelaku Tanda Calon siswa/orang tua
Kelulusan 2.
Dokumen Berkas Tanda Kelulusan
Bagian Tata usaha
Menyeleksi
Calon
Siswa Bagian Tata Usaha
Berkas Tanda Kelulusan
siswa Bagian Tata Usaha
Kertas Pengumuman Siswa yang Diterima
Berdasarkan NEM 3.
4.
Melihat
Pengumuman
yang diterima
Orang tua / Calon siswa
Mendaftar Ulang
Bagian Tata Usaha
Formulir Pendaftaran
Calon Siswa / Orang tua 5.
Melihat Jadwal Pembelajaran
Bagian Tata Usaha
Kertas Pengumuman Jadwal
Siswa Guru 6.
Melihat Jadwal Ujian Umum
Tata Usaha
Kertas Jadwal Ujian Umum
Siswa 7
Menerima Hasil Ujian / Nilai
Siswa
Kertas Ujian yang telah dinilai
Guru 8
Melihat Pemngumuman
Tata Usaha Siswa / Orang Tua Siswa
Kertas Pengumuman
74 3.4 Diagram Aliran Dokumen Berikut merupakan proses aliran dokumen yang terjadi pada SMU 82 saat ini :
Gambar 3.2 Membawa Berkas Tanda Kelulusan
Pertama – tama calon siswa / orang tua datang ke sekolah untuk membawa berkas tanda kelulusan. Setelah sampai di sekolah, calon siswa / orang menyerahkan berkas yang dibawa kepada bagian tata usaha. Di bagian tata usaha, calon siswa / orang tua diberikan informasi mengenai sekolah dan tanggal – tanggal pengumuman penerimaan. Bagian tata usaha lalu menyimpan berkas tersebut, dan dengan demikian, proses membawa berkas tanda kelulusan selesai.
75
Gambar 3.3 Melihat Pengumuman Siswa Yang Diterima Pada proses ini, calon siswa / orang tua datang ke sekolah untuk melihat pengumuman calon siswa yang diterima untuk tahun ajaran baru. Pengumuman akan dimuat di kertas pengumuman. Siswa yang diterima kemudian menjalankan tahap selanjutnya, yaitu mendaftar ulang dan negosiasi biaya sekolah dengan pihak sekolah.
76
Gambar 3.4 DAD Mendaftar Ulang Proses yang terjadi yaitu, calon siswa / orang tua datang ke sekolah untuk mendaftar ulang. Kemudian, bagian tata usaha memeriksa kelengkapan formulir. Jika formulir itu sudah diisi dengan benar, maka berkas tersebut lalu disimpan. Bagian tata usaha lalu memberikan informasi kapan pengumuman jadwal pembelajaran akan dimuat. Dengan demikian, proses mendaftar ulangpun selesai.
77
Gambar 3.5 DAD Melihat Jadwal Pembelajaran
Setelah menjadi siswa, jadwal pembelajaran dapat dilihat di papan pengumuman. Siswa datang dan mencatat jadwal pembelajaran tersebut. Dengan demikian, proses melihat jadwal pembelajaran selesai.
78 Siswa Mulai
Ke papan pengumuman
Kertas jadwal pembelajaran
Melihat jadwal
Mencatat jadwal
Selesai
Gambar 3.6 DAD Melihat Jadwal Ujian Umum
Setelah menjadi siswa dan mengikuti proses belajar – mengajar, seorang siswa akan mengkikuti ujian umum. Untuk mengetahui Jadwal Ujian Umum ini, siswa perlu membacanya di papan pengumuman. Siswa datang dan mencatat jadwal Ujian Umum tersebut. Dengan demikian, proses Melihat Jadwal Ujian Umum selesai.
79
Gambar 3.7 DAD Menerima Hasil Ujian / Nilai Pada proses ini guru masuk ke kelas untuk membagikan kertas ulangan yang telah dinilai. Kertas ulangan yang telah dinilai itu kemudian diberikan kepada siswa dan dari kertas ulangan ini didapatkan informasi mengenai nilai siswa.
80
Gambar 3.8 DAD Melihat Pengumuman Pengumuman yang ada di sekolah, bisa ditempelkan di papan pengumuman atau dibagikan kepada siswa atau orang tua. Pertama-tama bagian tata usaha membuat pengumuman, pengumuan ini lalu dicetak, jika akan ditampilkan di papan pengumuman maka, langsung saja ditempelkan di papan pengumuman, selain itu jika pengumuman ini akan dibagikan ke siswa / orang tua, maka bagian tata usaha membagikan kertas pengumuman kepada seluruh siswa ditiap-tiap kelas. Dan kemudian kertas pengumuman ini akan dibaca oleh orang tua / siswa.
81 3.5. Data Flow Diagram Diagram berikut menggambarkan proses yang sedang berjalan pada Sekolah SMU 82 sekarang.
Admin
Membuat Pengumuman
Siswa
Mendapatkan Pengumuman Melihat Jadwa; Mendaftarkan Diri
Membuat Jadwal
Mendatakan Siswa
Melihat Pengumuman
Proses Administrasi
Mendaftarkan Siswa
Orang Tua
Mendatakan Melihat Jadwal Nilai Siswa
Guru
Gambar 3.9 Diagram Konteks Sistem yang Berjalan Pada gambar di atas terlihat keseluruhan objek atau pihak yang berhubungan langsung dengan proses bisnis yang berjalan pada SMU 82 Jakarta. Semua Proses digabungkan dalam satu proses utama yakni Proses Administrasi.
82
Gambar 3.10 DFD Level 1 Sistem yang Berjalan Pada gambar diagram di atas, dapat dilihat model level 1 dari proses bisnis yang berjalan di SMU 82, dimana proses secara umum terbagi menjadi 3 proses yakni : Proses Pendaftaran Siswa, Proses Pengumuman, Proses Penjadwalan
3. 6 Permasalahan Yang Dihadapi Beberapa masalah umum yang ditemui pada sistem yang berjalan adalah : SAS : 1. Siswa tidak bisa mengubah data pribadinya secara langsung melalui SAS. 2. Karena Akses yang lambat, staff sekolah harus rela bekerja di luar jam kerjanya untuk mendownload atau mencetak raport. 3. Untuk perubahan nilai, tidak bisa dilakukan dengan cepat karena data berada di database pusat.
83 4. Modul – modul yang ada pada SAS belum lengkap seperti : jadwal pembelajaran per kelas, per siswa, dan pengumuman – pengumuman intern sekolah DLL. 5. SAS belum menggunakan sistem grade, sementara pihak sekolah menginginkan untuk penilaian dapat menggunakan sistem grade.
Sistem SAS yang ada sekarang marupakan sistem yang dimiliki oleh pemerintah dan dapat dijalankan di SMA – SMA negeri di Jakarta dalam menunjang pembelajaran, sistem SAS yang terdapat di SMA Negeri 82 Jakarta diatur oleh seorang staf admin dari bidang tata usaha yang mempunyai tanggung jawab dalam pemenuhan kebutuhan SAS ini bagi sekolah 82, staf admin mempunyai username untuk mengtaur dan mengedit sistem sas ini yang berhubungan dengan sekolah. Setelah login ke dalam sistem SAS ini, admin dapat memilih beberapa pilihan, diantaranya data siswa, guru, kelas, nilai siswa per kelas, standar kurikulum belajar, dan pencetakan rapor. Dalam pilihan tersebut admin dapat memilih yang sesuai dengan kebutuhan. Data dapat digunakan untuk merubah an menyimpan data siswa dan siswi yang bersekolah begitu juga dengan bapak atau inu guru. Menu kelas untuk melihat data siswa per kelas dan ketercapaian akan standar nilai kelas secara simpulan. Setiap guru akan memesukkan nilai dari siswa-siswi yang diajarkannya kedalam sistem ini tapi tidak dapat merubahnya, yang dapat merubahnya hanya admin. Nilai yang sudah dimasukkan dapat dikembangkan ke penilaian rapor namun hanya bisa dicetak ketika masa pembagian rapor. Sistem SAS ini merupakan sistem yang dipakai secara serentak oleh pihak sekolah negeri di Jakarta sehingga memungkinkan pengaksesan data akan rapor seara bersama-sama ayng menyebabkan kelambatan tranfer data
84 untuk rapor dan sistem SAS ini hanya boleh diakses dan dirubah oleh pihak admin saja yang diijinkan. Manual : 1. Orang tua atau siswa harus datang ke sekolah untuk melihat pengumuman yang dimuat di papan pengumuman sekolah 2. Guru dan Siswa harus melihat jadwal pembelajaran di papan pengumuman. 3. Orang tua yang ingin mengetahui nilai atau prestasi anaknya harus datang ke sekolah atau menunggu keluarnya rapot. 4. Siswa terbatas dengan pembelajaran di kelas saja. 5. Siswa tidak bisa melihat nilai – nilai yang sudah didapatinya secara langsung. 6. Pihak Sekolah sulit untuk mengeluarkan pengumuman yang menjangkau semua pihak secara cepat. 7. Terciptanya transparansi pembelajran di sekolah
3.7 Alternatif Pemecahan Masalah Dilihat dari masalah yang ditemukan pada sistem yang sedang berjalan di SMU 82, dibutuhkan sebuah sistem yang dapat diandalkan dalam proses bisnis yang ada pada SMU 82, misalnya saja untuk membantu staf tata usaha dalam hal pencetakan rapor atau leger. Sebelumnya, untuk menginput data rapor dilakukan dalam dua tahap, yaitu pengisian awal oleh guru matapelajaran pada komputer clientuser dengan Microsoft Excel, yang lalu disimpan di server. Setelah itu, bagian tata usaha akan membuka data tersebut dan diinput satu per satu ke dalam aplikasi SAS kemudian baru dicetak dalam leger dan rapor. Dengan sistem yang dibangun ini, staf tata usaha hanya menggunakan
85 satu aplikasi saja untuk menginput ataupun melihat nilai untuk pencetakan leger atau rapor. Aplikasi yang dibangun akan dibuat sedemikian rupa sehingga dapat memenuhi semua fitur yang diinginkan user namun tidak terdapat pada SAS, misalnya saja untuk menghitung nilai siswa melalui sistem. Aplikasi yang dibangun akan memiliki fitur – fitur seperti : Penjadwalan, Pendaftaran, Perkuliahan, Pengumuman, Data Siswa, Guru, Mata Pelajaran dan sebagainya. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan, ditemukan bahwa kebanyakan user pada SMU 82 belum terlalu mahir dalam menggunakan web atau internet, oleh karena itu diusulkan untuk membuat Sistem Administrasi Sekolah yang lebih user friendly, yang bisa membantu semua user dalam mengakses informasi ataupun melakukan tugasnya, dan dapat digunakan oleh sekolah untuk mencapai misinya dan untuk peningkatan mutu pendidikan secara keseluruhan.
