BAB III ANALISIS DAN PENGEMBANGAN MODEL Pada bab ini dijelaskan mengenai analisis penerapan sistem pengukuran kinerja menggunakan Metode Prism dan pengembangan model pengukuran kinerja tersebut pada unit pertokoan koperasi sebagai bidang usaha berorientasi profit yang akan dijadikan sebagai kasus uji.
III.1 Kerangka Kerja Metode Prism Tahapan pengukuran kinerja perusahaan menggunakan Metode Prism dapat dijabarkan sebagai berikut [AZM05]: 1.
Identifikasi perspektif pada Metode Prism a. Identifikasi stakeholder dari perusahaan serta tuntutan dari masing masing stakeholder Pada tahapan ini, dilakukan identifikasi terhadap stakeholder umum dari unit usaha koperasi. Sebelum dilakukan identifikasi terhadap stakeholder, diperlukan suatu pemahaman mengenai lingkungan unit usaha koperasi itu sendiri dan sistem kerja yang terdapat di unit tersebut. Hal ini dilakukan untuk dapat mendalami bagaimana peran stakeholder di lingkungan usaha. Setelah
identifikasi
pihak-pihak
yang menjadi
stakeholder,
identifikasi
selanjutnya dilakukan pada tuntutan dari stakeholder yang terkait dengan unit pertokoan koperasi. Dengan memahami tuntutan stakeholder terhadap unit pertokoan koperasi, penilaian kinerja dapat dilakukan dengan mengukur sejauh mana unit pertokoan koperasi dapat memenuhi tuntutan stakeholder-nya. b. Identifikasi kontribusi dari stakeholder yang diharapkan oleh perusahaan Kontribusi
stakeholder
pada unit
usaha pertokoan
di
koperasi
akan
dikelompokkan berdasarkan stakeholder terkait. Kontribusi ini merupakan salah satu tolak ukur pengukuran performansi yang berkaitan dengan tingkat kebutuhan unit pertokoan koperasi terhadap stakeholder-nya. III-1
III-2
c. Identifikasi strategi yang dibutuhkan guna memenuhi tuntutan dan mendapatkan kontribusi dari stakeholder. Strategi merupakan perspektif ketiga dari Metode Prism yang dianalisis setelah tuntutan dan kontribusi stakeholder diketahui. Strategi pada Metode Prism mengacu pada strategi yang diterapkan unit pertokoan koperasi untuk memenuhi tuntutan stakeholder dengan mempertimbangkan kontribusi stakeholder tersebut pada unit pertokoan koperasi itu sendiri. d. Identifikasi proses-proses yang dibutuhkan untuk dalam pelaksanaan strategi yang telah diidentifikasi Proses-proses yang diidentifikasi berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang dilakukan unit pertokoan koperasi untuk mengaplikasikan strategi yang telah disusun. e. Identifikasi kapabilitas-kapabilitas yang dibutuhkan untuk menjalankan proses yang telah diidentifikasi Kapabilitas dapat diartikan sebagai kemampuan atau kapasitas yang dimiliki oleh unit pertokoan koperasi untuk menggunakan sumber daya dalam menjalankan proses. Komponen kapabilitas yang terlibat dalam identifikasi ini meliputi sumber daya manusia, teknologi, praktek, dan infrastruktur. 2.
Tetapkan tujuan (objective) dari hasil identifikasi perspektif Metode Prism. Penetapan objektif ditujukan untuk mempermudah penentuan indikator kinerja terutama untuk perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder.
3.
Definisikan key performance indicator (KPI) akan digunakan untuk mengukur pencapaian objective Pada tahapan ini, dilakukan pendefinisian ukuran kesuksesan kegiatan yang berkaitan dengan kinerja organisasi yang memfokuskan pada aspek-aspek yang berpengaruh pada kelangsungan unit pertokoan koperasi.
III-3
4.
Validasi key performance indicator yang konflik Pada tahapan ini dilakukan validasi terhadap KPI yang ditujukan untuk mengenali KPI yang konflik antar stakeholder dan selanjutnya dilakukan kompromi antara KPI yang konflik tersebut.
5.
Pembobotan key performance indicator. Pembobotan KPI dilakukan untuk menentukan besar pengaruh masing-masing KPI dalam performansi perusahaan.
6.
Penyusunan alat pengukuran kinerja organisasi Di dalam tahapan ini diperoleh hasil perhitungan kinerja organisasi secara keseluruhan.
Secara umum, tahapan pengukuran kinerja dengan Metode Prism dapat dilihat pada Gambar III-1 Tahapan Perancangan Sistem Pengukuran Kinerja Organisasi dengan Metode Prism Identifikasi tuntutan stakeholder, kontribusi stakeholder, strategi, proses, serta kapabilitas dari organisasi
Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja Organisasi
Tetapkan objektif dari hasil identifikasi
Pendefinisian Key Performance Indicator
Validasi Key Performance indicator
Pembobotan Key Performance Indicator
Gambar III-1 Tahapan perancangan sistem pengukuran kinerja (Metode Prism)
Secara lebih rinci, tahapan Metode Prism dijabarkan pada Gambar III-2.
III.2 Identifikasi Lingkungan Perusahaan dan Stakeholder-nya Dalam suatu perusahaan berorientasi profit, terdapat hubungan antar berbagai pihak yang berkepentingan
terhadap
perusahaan
(stakeholder)
seperti
investor,
karyawan,
pelanggan, pemasok (supplier), pemerintah dan sebagainya. Untuk dapat berhasil secara jangka panjang, perusahaan perlu membina hubungan yang baik dengan para
III-4
Gambar III-2 Tahapan Detail Metode Prism
stakeholder-nya dengan mengetahui keinginan dan kebutuhan setiap stakeholder dan berusaha memenuhi hal tersebut. Koperasi merupakan badan usaha yang beranggotakan orang-orang atau badan hukum koperasi dengan melandaskan kegiatannya berdasarkan prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan asas kekeluargaan[WIK07]. Unit usaha koperasi sendiri dapat meliputi unit usaha simpan pinjam dan unit usaha pertokoan
III-5
(koperasi pemasaran). Walaupun pada dasarnya pendirian koperasi bukanlah sebagai usaha yang murni berorientasi profit, namun unit usaha pertokoan pada koperasi tetap berupaya mencari keuntungan agar dapat digunakan untuk mengembangkan koperasi itu sendiri dan untuk dibagi kepada anggota. Dengan demikian, koperasi unit usaha pertokoan diasumsikan sebagai usaha berorientasi profit yang dapat dijadikan objek kajian pada tugas akhir ini. Unit usaha pertokoan pada koperasi memiliki stakeholder umum sebagai berikut: 1. Investor Investor atau penanam modal merupakan pihak di luar koperasi yang bekerja sama dengan koperasi. Seperti investor pada umumnya, investor pada koperasi berperan sebagai shareholder yang menanamkan modalnya pada koperasi unit usaha pertokoan. Menurut Peraturan Pemerintah No. 33 Tahun 1998 tentang Modal penyertaan koperasi, yang dikategorikan sebagai investor (penanam modal) pada koperasi adalah: pemerintah, anggota masyarakat, badan usaha dan badan lain. Selain itu, anggota juga dapat berperan langsung sebagai investor melalui simpanan yang diberikan pada koperasi. 2. Pemasok (supplier) Supplier merupakan pemasok segala kebutuhan barang yang akan dijual oleh koperasi. 3. Pelanggan Pelanggan dalam hal ini merupakan anggota koperasi atau masyarakat umum yang melakukan pembelian di unit pertokoan koperasi. 4. Anggota Anggota pada koperasi memiliki banyak peran yang dapat dijabarkan sebagai berikut: a.
Anggota sebagai penanam modal (investor) Anggota koperasi dikenai kewajiban untuk membayar simpanan wajib tiap bulan. Simpanan wajib tersebut dijadikan sebagai salah satu modal untuk koperasi. Keuntungan yang diperoleh koperasi akan dikembalikan lagi pada anggota dalam bentuk sisa hasil usaha. Besarnya sisa hasil usaha yang diterima anggota dapat dihitung dari besarnya peran anggota tersebut pada koperasi baik ditinjau dari perannya sebagai investor maupun perannya sebagai pelanggan.
III-6
b.
Anggota sebagai pelanggan Pada umumnya, suatu unit koperasi pertokoan melayani anggota yang akan melakukan pembelian barang.
5. Karyawan Seperti halnya karyawan pada pertokoan biasa, karyawan pada unit pertokoan koperasi merupakan orang yang ditunjuk untuk mengelola kegiatan operasional harian koperasi seperti melayani pelanggan, kasir, pengelolaan distribusi dan sebagainya. 6. Regulator Peran pemerintah pada koperasi secara umum berkaitan erat dengan fungsi pembinaan. Sedangkan secara lebih mendetail, peran pemerintah ini dijabarkan dalam Undang-undang No. 25 Tahun 1992 tentang perkoperasian. Sedangkan peran pemerintah untuk unit pertokoan sendiri, cenderung hampir sama dengan peran pemerintah pada koperasi secara umum.
III.3 Identifikasi Perspektif Metode Prism III.3.1 Perspektif Tuntutan Stakeholder Di dalam perspektif ini tuntutan stakeholder, dilakukan identifikasi terhadap tuntutan stakeholder yang terkait dengan unit pertokoan koperasi. Hasil identifikasi ini dapat dilihat pada Tabel III-1 Tabel III-1 Identifikasi Perspektif Tuntutan Stakeholder
No
Stakeholder
1.
Investor
2.
Pemasok (supplier)
3.
Pelanggan
4.
Anggota
Tuntutan Target pendapatan yang dibebankan investor tercapai Kelancaran informasi yang berkaitan dengan kegiatan dan kinerja unit pertokoan koperasi baik secara lisan maupun tulisan. Kelancaran proses pembayaran. Kelancaran informasi mengenai kebutuhan pasokan barang terhadap unit pertokoan koperasi. Umpan balik mengenai kinerja supplier terkait dengan proses pasokan barang. Pelayanan yang baik. Ketersediaan barang yang dibutuhkan pelanggan. Penataan barang yang teratur di toko/waserba unit pertokoan koperasi (penempatan barang) Pembagian sisa hasil usaha (SHU)
III-7
No
Stakeholder
5.
Karyawan
6.
Pemerintah (regulator)
Tuntutan Tersedianya fasilitas pembelian bersifat kredit Suasana kerja yang kondusif Manajemen kerja yang jelas Gaji/honor yang sesuai Koperasi dapat mematuhi segala aturan yang ditetapkan pemerintah (kepatuhan terhadap aturan)
Dalam menentukan tuntutan stakeholder yang memiliki kriteria penting dan benar-benar terkait dengan unit usaha pertokoan koperasi, dilakukan penyaringan dengan metode cutoff point. Hal ini dilakukan agar tuntutan-tuntutan yang dihasilkan benar-benar dapat mewakili keinginan dari semua responden pada masing-masing stakeholder. Proses cut off point dengan menggunakan 3 skala yaitu penting, cukup penting, dan kurang penting. Skala penting bernilai 3, skala cukup penting bernilai 2 dan skala kurang penting bernilai satu. Dalam proses pengumpulan data yang dapat dilakukan melalui penyebaran kuesioner, masing-masing tuntutan akan memiliki score yang nilainya dapat ditentukan melaui persamaan berikut [AZM05] : Score = (3 x N1) + (2 x N2) + (1 x N3)
(III-1)
N1 = jumlah responden yang memilih skala penting N2 = jumlah responden yang memilih skala cukup penting N3 = jumlah responden yang memilih skala kurang penting Selanjutnya, dilakukan perhitungan untuk memperoleh nilai cut-off (cut-off point) sebagai berikut: cut-off point = ( Max Score + Min Score) / 2
(III-2)
Tuntutan-tuntutan yang memiliki nilai di bawah cut-off point dapat dikategorikan sebagai tuntutan yang tidak cukup mewakili keinginan stakeholder sehingga dapat dihilangkan.
III-8
III.3.2 Perspektif Kontribusi Stakeholder Kontribusi stakeholder yang diharapkan dapat diberikan kepada unit pertokoan koperasi dapat dilihat pada Tabel III-2 Tabel III-2 Identifikasi Perpsektif Kontribusi Stakeholder
No
Stakeholder
1.
Investor
2.
Pemasok (supplier)
3.
Pelanggan
4.
Anggota
5.
Karyawan
6.
Pemerintah (regulator)
Kontribusi Penanaman modal penyertaan di dalam unit usaha pertokoan koperasi Pertumbuhan modal Dukungan jangka panjang Ketersediaan dan kelengkapan barang yang dipesan Waktu pengiriman barang sesuai dengan kesepakatan (tepat waktu) Keakuratan pemenuhan permintaan Penambahan keuntungan Kesetiaan/loyalitas Feedback terhadap pelayanan Pembayaran Simpanan Wajib dan Simpanan Pokok Sumbangan saran untuk kemajuan koperasi Pengerjaan tugas secara optimal Sumbangan saran untuk kemajuan koperasi terutama unit pertokoan Kedisiplinan kerja Pembinaan dan pengawasan terhadap koperasi Pemberdayaan lembaga koperasi untuk mendorong penguatan peran koperasi dalam kegiatan ekonomi nasional
Pada perspektif ini, juga dilakukan proses cut-off point untuk memperoleh data kontribusi stakeholder yang benar-benar mempengaruhi kinerja perusahaan. III.3.3 Perspektif Strategi Dalam penentuan perspektif strategi, tuntutan dan kontribusi masing-masing stakeholder dapat dijadikan sebagai acuan. Strategi yang dikembangkan ditujukan untuk memenuhi tuntutan stakeholder dan merancang suatu cara medapatkan kontribusi stakeholder. Oleh karena itu, perlu diidentifikasi juga keterkaitan antara perspektif strategi dengan perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder. Penjabaran strategi untuk masing-masing stakeholder dapat dilihat pada Tabel III-3. Tabel III-3 Identifikasi Perspektif Strategi
No 1.
Stakeholder Investor
Strategi Profitabilitas yang berkelanjutan Pengelolaan penyaluran informasi
III-9
No 2.
Stakeholder
3.
Pemasok (supplier) Pelanggan
4.
Anggota
5.
Karyawan
6.
Pemerintah (regulator)
Strategi Evaluasi kinerja supplier Manajemen supplier Pemberlakuan aturan pelayanan konsumen bagi karyawan Pengadaan diskon di waktu-waktu tertentu Penyediaan sarana komunikasi antara unit pertokoan koperasi dengan pelanggan Pengelolaan keuntungan usaha dengan baik Menyediakan catatan yang jelas dan akurat mengenai penggunaan simpanan anggota Penyediaan sarana penyaluran saran dan aspirasi anggota Penyediaan kebutuhan anggota dalam bentuk kredit barang tertentu. Penggunaan sistem reward and punishment Penyediaan fasilitas-fasilitas pendukung kerja karyawan Pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pegawai Menjalankan aktivitas usaha berdasarkan regulasi yang telah ditetapkan pemerintah/dinas koperasi Mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan aturan pemerintah
III.3.4 Perspektif Proses Perspektif ini menekankan pada proses yang dilakukan sebagai pengimplementasian dari strategi yang telah disusun. Penjelasan mengenai proses yang mengacu pada strategi dapat dilihat pada Tabel III-4. Tabel III-4 Identifikasi Perspektif Proses
No
Stakeholder
1.
Investor
2.
3.
Pemasok (supplier)
Pelanggan
Strategi Profitabilitas yang berkelanjutan Pengelolaan penyaluran informasi Evaluasi kinerja supplier Manajemen supplier
Pemberlakuan aturan pelayanan konsumen bagi karyawan
Proses Melakukan evaluasi berjangka terhadap kinerja perusahaan terutama di bidang financial Membuat suatu sistem pengelolaan transfer informasi Melakukan evaluasi berjangka terhadap kinerja supplier Menjalin komunikasi yang baik dengan supplier Melakukan pengelolaan data supplier termasuk hasil evaluasi terhadap kinerja supplier Melakukan pengontrolan terhadap keakuratan pemenuhan pesanan yang dipasok supplier. Membuat ketentuan tata cara pelayanan konsumen termasuk kewajiban karyawan terhadap
III-10
No
4.
Stakeholder
Anggota
Strategi Pengadaan diskon di waktu-waktu tertentu Penyediaan sarana komunikasi antara unit pertokoan koperasi dengan pelanggan Pengelolaan keuntungan usaha dengan baik
Menyediakan catatan yang jelas dan akurat mengenai penggunaan simpanan anggota Penyediaan sarana penyaluran saran dan aspirasi anggota
5.
Karyawan
Pemerintah (regulator)
konsumen Mengadakan diskon barang pada even-even tertentu Menyediakan kotak saran atau sarana penyampaian saran lain yang diperuntukkan bagi pelanggan Melakukan pencatatan harian secara teratur Evaluasi penjualan termasuk perhitungan selalu dilakukan pada akhir hari kerja Melakukan pencatatan terhadap pemasukan dan penggunaan simpanan anggota. Menyediakan fasilitas penyampaian saran untuk peningkatan kinerja dalam bentuk kotak saran atau media lain.
Penyediaan kebutuhan anggota dalam bentuk kredit barang tertentu.
Memfasilitasi anggota untuk melakukan pembelian barang yang harganya relatif mahal dengan kredit yang ringan.
Penggunaan sistem reward and punishment
Memberikan penghargaan kepada karyawan dengan kinerja terbaik setiap bulannya Menegur karyawan yang tidak disiplin/tidak melakukan pekerjaan dengan benar langsung pada saat melakukan kesalahan Menyediakan seragam kerja khusus dan memberikannya secara gratis untuk karyawan Memberikan paket bonus untuk even tertentu Mengadakan training/pelatihan yang berkaitan dengan aktivitas proses bisnis perusahaan Mematuhi ketentuan pelaksanaan usaha dan perkoperasian yang telah ditetapkan di berbagai peraturan kenegaraan Mengimplementasikan kebijakan regulator Mengevaluasi dampak implementasi
Penyediaan fasilitasfasilitas pendukung kerja karyawan
6.
Proses
Pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pegawai Menjalankan aktivitas usaha berdasarkan regulasi yang telah ditetapkan pemerintah/dinas koperasi Mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan aturan pemerintah
III-11
No
Stakeholder
Strategi
Proses kebijakan regulator Melakukan koordinasi dengan pemerintah dalam rangka pembinaan koperasi.
III.3.5 Perspektif Kapabilitas Kapabilitas yag dimiliki unit usaha pertokoan koperasi untuk menjalankan proses yang telah identifikasi pada perpektif proses antara lain dapat dilihat pada Tabel III-5. Tabel III-5 Identifikasi Perspektif Kapabilitas
No 1.
Stakeholder Investor
Kapabilitas Manajemen keuangan
Manajemen relationship 2.
Pemasok (supplier)
Manajemen Informasi Supplier Sistem informasi
3.
Pelanggan
Manajemen Customer Relationship
4.
Anggota
Manajemen/pengelolaan simpanan anggota Manajemen informasi
Sistem informasi
Deskripsi Kapabilitas Kemampuan mengelola dana yang diinvestasikan oleh penanam modal agar dapat memberikan keuntungan maksimal Kemampuan mengelola hubungan yang baik dengan investor Kemampuan pengelolaan data dan informasi supplier termasuk evaluasi kinerja supplier Kapabilitas berbentuk infrastruktur yang digunakan dalam pengelolaan data dan informasi terkait supplier Kapabilitas untuk mengelola hubungan baik dengan customer dan sehingga pelanggan menjadi loyal pada perusahaan. Kapabilitas untuk mengelola simpanan anggota sebagai salah satu sumber modal koperasi Kapabilitas pengelolaan informasi terkait anggota, simpanan anggota dan penyaluran informasi yang dibutuhkan oleh anggota. Kapabilitas berbentuk infrastruktur yang digunakan dalam pengelolaan data dan informasi terkait anggota termasuk pemanfaatan simpanan anggota
III-12
Stakeholder
No 5.
Karyawan
Kapabilitas
Deskripsi Kapabilitas
Manajemen positioning karyawan
Kapabilitas untuk mengelola karyawan termasuk pengaturan tanggung jawab, waktu kerja dan sebagainya. Kapabilitas pengelolaan terkait informasi kinerja dan tindak lanjut dari peningkatan/ penurunan kinerja karyawan Kapabilitas berbentuk infrastruktur tempat menjalankan usaha Kapabilitas untuk melakukan pengembangan dan pengimplementasian kebijakan yang ditetapkan pemerintah Kemampuan untuk menjalin hubungan yang harmonis dengan pemerintah termasuk mengelolan penyaluran informasi dan memperoleh pembinaan dari pemerintah.
Manajemen Kinerja
Tempat usaha dan perlengkapannya 6.
Pemerintah (regulator)
Manajemen kebijakan
Manajemen relationship dengan regulator
III.4 Analisis Objektif Hasil Identifikasi Perspektif Metode Prism Pada tahapan ini dilakukan identifikasi objektif (tujuan) dari hasil identifikasi perspektif Metode Prism. Objektif ini akan digunakan dalam penentuan Key Performance Indicator (KPI). Penetapan tujuan ini dilakukan untuk perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder yang menjadi acuan untuk menentukan perspektif lainnya. Sedangkan untuk perspektif strategi, proses, dan kapabilitas, identifikasi KPI dapat dilakukan langsung berdasarkan penjabaran masing-masing perspektif. Objektif tersebut dijabarkan sebagai berikut: 1. Perspektif Tuntutan Stakeholder Objektif perspektif tuntutan stakeholder dapat dilihat padaTabel III-6 Tabel III-6 Objektif Perspektif Tuntutan Stakeholder
No
Stakeholder
1.
Investor
Tuntutan Target pendapatan tercapai Kelancaran informasi
Tujuan (Objective) Mengembalikan modal/pinjaman yang diberikan investor secara tepat waktu. Memberikan informasi kinerja unit usaha pertokoan koperasi kepada investor secara akurat secara berkala.
III-13
No
Stakeholder
2.
Pemasok (supplier)
Tuntutan Kelancaran pembayaran Kelancaran informasi Umpan balik
3.
Pelanggan
Pelayanan yang baik
Ketersediaan barang Penempatan barang dengan baik 4.
Anggota
Pembagian SHU Fasilitas pembelian kredit
5.
Karyawan
Suasana kerja yang kondusif
Manajemen kerja yang jelas Gaji/honor yang sesuai 6.
Pemerintah (regulator)
Kepatuhan terhadap aturan
Tujuan (Objective) Melakukan pembayaran barang yang di-supply sesuai dengan kesepakatan Informasi kebutuhan supply barang dalam pemesanan barang dapat berjalan lancar Memberikan feedback atas kinerja supplier sehingga kinerja supplier tetap terjaga dengan baik. Memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan sehingga pelanggan dapat merasa nyaman untuk berbelanja di unit pertokoan koperasi. Mencukupi kebutuhan pelanggan sesuai core business dari unit pertokoan koperasi. Mengatur posisi penempatan barang sebaik mungkin untuk memudahkan pelanggan dalam berbelanja. Membagikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota. Melayani kebutuhan anggota dalam pemenuhan kebutuhan barang yang dapat dibeli dengan fasilitas kredit. Mencipatakan suasana kerja yang menyenangkan untuk karyawan sehingga produktivitasnya dapat meningkat Melakukan pembagian kerja yang jelas dan sesuai dengan kemampuan masing-masing karyawan. Memberikan gaji/honor yang sesuai Menjalankan peraturanperaturan yang telah ditetapkan pemerintah.
2. Perspektif Kontribusi Stakeholder Perspektif kontribusi stakeholder dijabarkan pada Tabel III-7.
III-14
Tabel III-7 Objektif Perspektif Kontribusi Stakeholder
No
Stakeholder
1.
Investor
Kontribusi Penanaman modal
Pertumbuhan modal Dukungan jangka panjang 2.
Pemasok (supplier)
Ketersediaan dan kelengkapan barang Ketepatan waktu Keakuratan pemenuhan permintaan
3.
Pelanggan
Penambahan keuntungan Kesetiaan/loyalitas Feedback terhadap pelayanan
4.
Anggota
Pembayaran simpanan wajib dan pokok Saran Pengembangan
5.
Karyawan
Pengerjaan tugas optimal Saran pengembangan Kedisiplinan kerja
6.
Pemerintah (regulator)
Pembinaan dan pengawasan
Tujuan (Objective) Mendapatkan anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan unit usaha pertokoan koperasi. Meningkatkan alokasi anggaran untuk memacu pengembangan unit pertokoan koperasi Menjamin keberlangsungan operasional unit pertokoan koperasi Memenuhi kebutuhan pasokan barang Memperoleh barang yang dibutuhkan sesuai waktu yang disepakati Memperoleh barang yang diminta sesuai dengan permintaan yang diajukan Memperoleh keuntungan dari penjulan di unit pertokoan Memiliki pelanggan setia yang senantiasa membeli barang dari unit pertokoan koperasi Menerima masukan dari pelanggan tentang layanan yang diberikan Menerima masukan anggaran sebagai salah satu modal usaha koperasi. Menerima masukan dari anggota untuk pengembangan unit pertokoan koperasi Semua aktivitas dalam unit pertokoan koperasi dikerjakan seoptimal mungkin. Menerima masukan dari karyawan untuk pengembangan unit pertokoan koperasi Menegakkan kedisiplinan dan keseriusan dalam bekerja bagi karyawan Menerima arahan dan masukan dari pemerintah serta memastikan agar operasional koperasi tidak bertentangan dengan aturan yang ada.
III-15
No
Stakeholder
Kontribusi Pemberdayaan lembaga
Tujuan (Objective) Meningkatkan peran serta koperasi dalam perekonomian
III.5 Key Performance Indicator III.5.1 Pendefinisian Key Performance Indicator Pada dasarnya untuk kebutuhan pengukuran kinerja, identifikasi KPI hanya perlu dilakukan untuk perspektif utama. Namun demikian, pada sub bab ini, tetap dilakukan pendefinisian KPI untuk semua perspektif untuk memperoleh gambaran semua KPI yang diperoleh dari penjabaran perspektif. Di dalam pendefinisian Key Performance Indicator (KPI) untuk perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder yang dalam hal ini dapat dikategorikan sebagai perspektif utama, dapat mengacu pada objektif hasil identifikasi. Sedangkan identifikasi KPI untuk perspektif strategi, proses dan kapabilitas dapat langsung mengacu pada penjabaran masing-masing perspektif tersebut. 1. Perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder KPI untuk perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder dapat dilihat pada Tabel III-8 Tabel III-8 KPI Perspektif Tuntutan dan Kontribusi Stakeholder
No
Stakeholder
1.
Investor
Tujuan (Objective) Mencapai target pendapat yang dibebankan investor Memberikan informasi kinerja unit usaha pertokoan koperasi kepada investor secara akurat secara berkala. Mendapatkan anggaran yang cukup untuk melaksanakan kegiatan unit usaha pertokoan koperasi. Meningkatkan alokasi anggaran untuk memacu pengembangan unit pertokoan koperasi
Key Performance Indicator KPI-TK1 Hasil Perhitungan Pendapatan total KPI-TK2 Keakuratan dan ketepatan waktu penyerahan laporan KPI-TK3 Tingkat pemenuhan kebutuhan anggaran KPI-TK4 Rasio pertumbuhan anggaran dengan peningkatan keuntungan
III-16
No
Stakeholder
2.
Pemasok (supplier)
3.
Pelanggan
Tujuan (Objective) Menjamin keberlangsungan operasional unit pertokoan koperasi Melakukan pembayaran barang yang di-supply sesuai dengan kesepakatan Informasi kebutuhan supply barang dalam pemesanan barang dapat berjalan lancar Memberikan feedback atas kinerja supplier sehingga kinerja supplier tetap terjaga dengan baik.
Key Performance Indicator KPI-TK5 Total pemasukan harian
KPI-TK6 Persentase keterlambatan pembayaran KPI-TK7 Persentase kesalahan informasi kebutuhan barang KPI-TK8 Jumlah feedback yang dikirimkan setiap jangka waktu Memenuhi kebutuhan pasokan KPI-TK9 barang Persentase jumlah supply barang yang tidak dipenuhi Memperoleh barang yang KPI-TK10 dibutuhkan sesuai waktu yang Persentase keterlambatan disepakati pengiriman barang Memperoleh barang yang diminta KPI-TK11 sesuai dengan permintaan yang Persentase kesalahan diajukan pengiriman barang Memberikan pelayanan terbaik KPI-TK12 kepada pelanggan sehingga Jumlah pelanggan yang pelanggan dapat merasa nyaman berkunjung dan komplain untuk berbelanja di unit pertokoan yang masuk koperasi. Mencukupi kebutuhan pelanggan KPI-TK13 sesuai core business dari unit Persentase pelanggan yang pertokoan koperasi. menanyakan barang yang tidak tersedia Mengatur posisi penempatan KPI-TK14 barang sebaik mungkin untuk Persentase pelanggan yang memudahkan pelanggan dalam menanyakan posisi barang berbelanja. dari pelanggan yang berbelanja setiap hari Memperoleh keuntungan dari KPI-TK15 penjulan di unit pertokoan Jumlah keuntungan bersih yang diterima dalam jangka waktu tertentu Memiliki pelanggan setia yang KPI-TK16 senantiasa membeli barang dari Tingkat kedatangan unit pertokoan koperasi pelanggan ke toko dalam jangka waktu tertentu Menerima masukan dari KPI-TK17 pelanggan tentang layanan yang Jumlah kritik/saran yang diberikan diterima
III-17
No
Stakeholder
4.
Anggota
5.
Karyawan
6.
Pemerintah (regulator)
Tujuan (Objective) Membagikan keuntungan usaha dalam bentuk sisa hasil usaha (SHU) kepada anggota. Melayani kebutuhan anggota dalam pemenuhan kebutuhan barang yang dapat dibeli dengan fasilitas kredit. Menerima masukan anggaran sebagai salah satu modal usaha koperasi. Menerima masukan dari anggota untuk pengembangan unit pertokoan koperasi Menciptakan suasana kerja yang menyenangkan
Key Performance Indicator KPI-TK18 Jumlah penerimaan SHU untuk tiap anggota KPI-TK19 Persentase jumlah anggota yang memanfaatkan layanan pembelian kredit KPI-TK20 Persentase pemenuhan kebutuhan anggaran dari simpanan anggota KPI-TK21 Jumlah saran yang diterima
KPI-TK22 Jumlah komplain karyawan terkait suasana kerja Melakukan pembagian kerja yang KPI-TK23 jelas dan sesuai Persentase ketumpangtindihan pekerjaan Memberikan gaji/honor yang KPI-TK24 sesuai Persentase komplain terkait gaji Semua aktivitas dalam unit KPI-TK25 pertokoan koperasi dikerjakan Persentase kesalahan seoptimal mungkin. pelaksanaan tugas/kerja Menerima masukan dari karyawan KPI-TK26 untuk pengembangan unit Jumlah masukan yang pertokoan koperasi diterima Menegakkan kedisiplinan dan KPI-TK27 keseriusan dalam bekerja bagi Persentase keterlambatan karyawan pegawai Menjalankan peraturan-peraturan KPI-TK29 yang telah ditetapkan pemerintah. Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan PP Menerima arahan dan masukan KPI-TK30 dari pemerintah serta memastikan Frekuensi pengawasan agar operasional koperasi tidak operasional koperasi oleh bertentangan dengan aturan yang pemerintah ada. Meningkatkan peran serta KPI-TK31 koperasi dalam perekonomian Volume kegiatan usaha koperasi
III-18
2. Perspektif Strategi KPI untuk perspektif strategi dapat dilihat pada Tabel III-9 Tabel III-9 KPI Perspektif Strategi
No
Stakeholder
1.
Investor
Strategi Profitabilitas yang berkelanjutan
Pengelolaan penyaluran informasi 2.
Pemasok (supplier)
Evaluasi kinerja supplier Manajemen relationship dengan supplier
3.
Pelanggan
Pemberlakuan aturan pelayanan konsumen bagi karyawan Pengadaan diskon di waktu-waktu tertentu
4.
Anggota
Penyediaan sarana komunikasi antara unit pertokoan koperasi dengan pelanggan Pengelolaan keuntungan usaha dengan baik Menyediakan catatan yang jelas dan akurat mengenai penggunaan simpanan anggota Penyediaan sarana penyaluran saran dan aspirasi anggota Penyediaan kebutuhan anggota dalam bentuk kredit barang tertentu.
5.
Karyawan
Penggunaan sistem reward and punishment
Penyediaan fasilitas-fasilitas pendukung kerja karyawan
Key Performance Indicator KPI-S1 Rasio hasil penjualan terhadap hasil perkiraan keuntungan KPI-S2 Persentase kesalahan penyaluran informasi KPI-S3 Hasil evaluasi kinerja supplier KPI-S4 Persentase kesalahan informasi yang terjadi KPI-S5 Jumlah komplain konsumen terkait pelayanan KPI-S6 Jumlah diskon yang feasible diadakan KPI-S7 Jumlah masukan yang diterima KPI-S8 Jumlah SHU yang diterima anggota KPI-S9 Ketersediaan catatan penggunaan simpanan anggota KPI-S10 Tingkat pemanfaatan sarana oleh anggota KPI-S11 Persentase anggota yang memanfaatkan jasa kredit barang KPI-S12 Jumlah karyawan yang menerima reward dan punishment dalam jangka waktu tertentu KPI-S13 Persentase peningkatan
III-19
No
Stakeholder
Strategi
Pelaksanaan kegiatan peningkatan kualitas pegawai 6.
Pemerintah (regulator)
Menjalankan aktivitas usaha berdasarkan regulasi yang telah ditetapkan pemerintah/dinas koperasi Mengembangkan kebijakan yang sesuai dengan aturan pemerintah
Key Performance Indicator kinerja karyawan dengan fasilitas pendukung KPI-S14 Persentase pegawai yang mencapai target kinerja KPI-S15 Persentase aktivitas yang tidak sesuai dengan aturan pemerintah KPI-S16 Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan peraturan pemerintah
3. Perspektif Proses KPI untuk perspektif proses dapat dilihat pada Tabel III-10 Tabel III-10 KPI Perspektif Proses
No
Stakeholder
1.
Investor
2.
Pemasok (supplier)
Proses Evaluasi berjangka terhadap kinerja perusahaan terutama di bidang finansial Membuat suatu sistem pengelolaan transfer informasi Evaluasi berjangka terhadap kinerja supplier Menjalin komunikasi yang baik dengan supplier
3.
Pelanggan
Melakukan pengelolaan data supplier termasuk hasil evaluasi terhadap kinerja supplier Melakukan pengontrolan terhadap keakuratan pemenuhan pesanan yang dipasok supplier. Membuat ketentuan tata cara pelayanan konsumen termasuk kewajiban karyawan terhadap konsumen Mengadakan diskon barang pada even-even tertentu Menyediakan kotak saran atau sarana penyampaian saran lain yang diperuntukkan bagi
Key Performance Indicator KPI-P1 Peningkatan kinerja finansial KPI-P2 Tingkat penggunaan sistem KPI-P3 Persentase perbaikan kinerja supplier KPI-P4 Persentase kesalahan informasi yang terjadi KPI-P5 Tingkat ketersediaan data KPI-P6 Tingkat kesalahan kontrol barang masuk KPI-P7 Persentase pelanggan yang komplain terhadap layanan KPI-P8 Persentase peningkatan jumlah pembelian KPI-P9 Jumlah masukan dari pelanggan yang diterima
III-20
No
Stakeholder
4.
Anggota
Proses pelanggan Melakukan pencatatan harian secara teratur Evaluasi penjualan termasuk perhitungan selalu dilakukan pada akhir hari kerja Melakukan pencatatan terhadap pemasukan dan penggunaan simpanan anggota.
5.
Karyawan
Menyediakan fasilitas penyampaian saran untuk peningkatan kinerja dalam bentuk kotak saran atau media lain. Memfasilitasi anggota untuk melakukan pembelian barang yang harganya relatif mahal dengan kredit yang ringan. Memberikan penghargaan kepada karyawan dengan kinerja terbaik setiap bulannya Menegur karyawan yang tidak disiplin/tidak melakukan pekerjaan dengan benar langsung pada saat melakukan kesalahan Menyediakan seragam kerja khusus dan memberikannya secara gratis untuk karyawan Memberikan paket sembako/parsel kecil pada saat lebaran Mengadakan training/pelatihan yang berkaitan dengan aktivitas proses bisnis perusahaan
6.
Pemerintah (regulator)
Mematuhi ketentuan pelaksanaan usaha dan perkoperasian yang telah ditetapkan di berbagai peraturan kenegaraan Mengimplementasikan kebijakan regulator Mengevaluasi dampak implementasi kebijakan regulator
Key Performance Indicator KPI-P10 Tingkat kesalahan pencatatan harian KPI-P11 Tingkat kesalahan pencatatan penjualan KPI-P12 Persentase ketidakjelasan penggunaan simpanan anggota KPI-P13 Jumlah masukan yang diterima dari anggota KPI-P14 Persentase anggota yang memanfaatkan pembelian barang secara kredit KPI-P15 Persentase peningkatan jumlah karyawan yang layak menerima penghargaan KPI-P16 Rata-rata jumlah kesalahan karyawan yang timbul setiap hari KPI-P17 Persentase peningkatan kinerja karyawan KPI-P18 Persentase peningkatan kinerja karyawan KPI-P19 Persentase peningkatan kinerja dan keahlian karyawan. KPI-P20 Persentase aturan pemerintah yang tidak terlaksana KPI-P21 Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan kebijakan regulator KPI-P22 Persentase komplain
III-21
No
Stakeholder
Proses
Melakukan koordinasi dengan pemerintah dalam rangka pembinaan koperasi.
Key Performance Indicator konsumen dan karyawan mengenai regulasi KPI-P23 Jumlah pembinaan yang dilakukan pemerintah setiap jangka waktu tertentu
4. Perspektif Kapabilitas KPI untuk perspektif kapabilitas dapat dilihat pada Tabel III-11 Tabel III-11 KPI Perspektif Kapabilitas
No
Stakeholder
1.
Investor
Kapabilitas Manajemen pengelolaan dana Manajemen relationship
2.
Pemasok (supplier)
Manajemen Informasi Supplier
Sistem informasi 3.
Pelanggan
Manajemen Customer Relationship
4.
Anggota
Manajemen pengelolaan simpanan anggota Manajemen informasi Sistem informasi
5.
Karyawan
Manajemen positioning karyawan Manajemen Kinerja Tempat usaha dan perlengkapannya
Key Performance Indicator KPI-K1 Rasio pengeluaran terhadap rencana pengeluaran KPI-K2 Persentase kesalahan komunikasi yang terjadi KPI-K3 Tingkat kesalahan pengiriman barang akibat kesalahan informasi KPI-K4 Tingkat kecepatan dan keakuratan pengolahan data KPI-K5 Persentase komplain pelanggan yang diperbaiki KPI-K6 Tingkat keakuratan alokasi dana KPI-K7 Tingkat kesalahan penyaluran informasi KPI-K8 Tingkat kemampuan pengolahan data. KPI-K9 Tingkat kesalahan penempatan karyawan KPI-K10 Persentase peningkatan kinerja pegawai KPI-K11 Tingkat keluhan yang muncul akibat kekurangan fasilitas
III-22
No
Stakeholder
6.
Pemerintah (regulator)
Kapabilitas Manajemen kebijakan Manajemen relationship dengan regulator
Key Performance Indicator KPI-K12 Persentase kebijakan yang diaplikasikan KPI-K13 Jumlah komunikasi dengan pemerintah dalam jangka waktu tertentu
III.5.2 Validasi Key Performance Indicator Proses validasi key performance indicator dilakukan oleh pihak yang berwenang di dalam unit usaha pertokoan koperasi. Dalam hal ini pihak tersebut dapat diwakili oleh pengurus koperasi yang menjadi wakil dari anggota. Pengurus koperasi ini akan menentukan apakah KPI yang telah didefinisikan cocok untuk dijadikan indikator kinerja atau tidak. Proses validasi dilakukan oleh responden dengan memberikan persetujuan terhadap masing-masing KPI yang telah diidentifikasi yang meliputi KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder, KPI strategi, KPI proses, serta KPI kapabilitas. Apabila ada KPI yang tidak disetujui, responden akan memberikan KPI usulan sebagai pengganti dari KPI tersebut. Selain persetujuan, validasi juga ditujukan untuk melakukan evaluasi dan pengecekan apakah ada KPI yang konflik atau tidak.
III.5.3 Pembobotan Key Performance Indicator Tahapan selanjutnya dari perancangan sistem ini adalah pembobotan Key Performance Indicator (KPI) yang telah disusun. Pembobotan ini dilakukan agar unit pertokoan koperasi dapat menentukan prioritas-prioritas terhadap aspek-aspek kinerja yang dianggap penting untuk dicapai targetnya. Pembobotan KPI ini dilakukan dengan menggunakan Metode Borda. Untuk tahap awal, penerapan Metode Borda dimulai dengan pembuatan kuesioner pembobotan yang kemudian diisi oleh tiga responden yang merupakan pihak top management atau pihak pengambil keputusan pada unit pertokoan koperasi. Hasil pengisian dari kuesioner
III-23
tersebut kemudian diolah untuk menghasilkan bobot tiap KPI dengan tahapan sebagai berikut: 1. Hasil pengisian kuesioner Borda mengurutkan stakeholder unit pertokoan koperasi berdasarkan tingkat kepentingannya bagi unit pertokoan tersebut diolah hingga didapatkan bobot dari tiap stakeholder. 2. Bobot dari kriteria stakeholder kemudian diturunkan menjadi bobot KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder. Dalam kuesioner Borda ini, KPI tuntutan & kontribusi stakeholder dikelompokkan dan di-ranking berdasarkan kriteria stakeholder yang menjadi asalnya. Kemudian hasil pengisian kuesioner diolah hingga didapatkan bobot dari KPI tuntutan dan kontribusi stakeholder. 3. Bobot ini diturunkan menjadi bobot KPI strategi, proses dan kapabilitas. Masingmasing bobot dikelompokkan berdasarkan kriteria KPI yang menjadi acuan sebelumnya.
III.6 Penyusunan Alat Pengukuran Kinerja Setelah dilakukan pembobotan untuk masing-masing KPI, dilakukan perhitungan nilai kinerja dengan menggunakan metode OMAX. Untuk mendapatkan nilai indeks kinerja, pada dasarnya hanya diperlukan KPI perspektif tuntutan dan kontribusi stakeholder. Perspektif lain tidak menentukan indeks kinerja secara langsung dari unit pertokoan koperasi. Namun demikian, indeks kinerja untuk KPI perspektif strategi, proses dan kapabilitas dimanfaatkan dalam evaluasi kinerja untuk menelusuri kelemahan dari usaha pertokoan koperasi. Mekanisme kerja metode OMAX dijabarkan sebagai berikut: 1. Penentuan nilai parameter untuk skala 0 (nilai terendah), 3(nilai inisiasi/nilai standar) dan 10 (nilai tertinggi). 2. Penentuan nilai parameter untuk skala 1,2,4,5,6,7,8,9 dengan melakukan interpolasi antara nilai skala yang sudah ditentukan (0,3,10). 3. Pengukuran indeks kinerja masing-masing KPI. 4. Penentuan nilai skala KPI 5. Penentuan nilai dikali bobot untuk masing-masing KPI 6. Perhitungan indeks kinerja
III-24
Pengisian formulir OMAX dapat dilihat pada Tabel III-12. Tabel III-12 Formulir OMAX
No
KPI
Skala OMAX 0 3 10
1 2
Hasil perhitungan pendapatan total Keakuratan dan ketepatan waktu penyerahan laporan
3
Tingkat pemenuhan kebutuhan anggaran Rasio pertumbuhan anggaran dengan peningkatan keuntungan
4 5 6 7
Total pemasukan harian Persentase keterlambatan pembayaran Persentase kesalahan informasi kebutuhan barang
8
Jumlah feedback yang dikirimkan setiap jangka waktu
9
Persentase jumlah supply barang yang tidak dipenuhi
10
Persentase keterlambatan pengiriman barang
11
Persentase kesalahan pengiriman barang Jumlah pelanggan yang berkunjung dan komplain yang masuk Persentase pelanggan yang menanyakan barang yang tidak tersedia Persentase pelanggan yang menanyakan posisi barang dari pelanggan yang berbelanja setiap hari Jumlah keuntungan bersih yang diterima dalam jangka waktu tertentu Tingkat kedatangan pelanggan ke toko dalam jangka waktu tertentu Jumlah kritik/saran yang diterima dari pelanggan Jumlah penerimaan SHU untuk tiap anggota
12 13 14
15 16 17 18
Kinerja
Nilai Bobot Score OMAX
III-25
No
KPI
Skala OMAX 0 3 10
19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
Persentase jumlah anggota yang memanfaatkan layanan pembelian kredit Persentase pemenuhan kebutuhan anggaran dari simpanan anggota Jumlah saran yang diterima dari karyawan Jumlah komplain karyawan terkait suasana kerja Persentase ketumpangtindihan pekerjaan Persentase komplain terkait gaji Persentase kesalahan pelaksanaan tugas/kerja Jumlah masukan yang diterima dari pegawai Persentase keterlambatan pegawai Persentase ketepatan waktu penyerahan laporan
29
Persentase kebijakan yang tidak sesuai dengan PP
30
Frekuensi pengawasan operasional koperasi oleh pemerintah
31 Volume kegiatan usaha koperasi Total
Kinerja
Nilai Bobot Score OMAX
