BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Sejarah Perusahaan PT. Irma Graha Pratama adalah perusahaan yang bergerak di bidang
perdagangan dan pengadaan Alat Pemadam Kebakaran. PT. Irma Graha Pratama didirikan oleh Bpk. Hanafi Hamid dan beberapa rekan-rekannya pada tanggal 27 September 2002 di Jakarta. Kantor pusat PT. Irma Graha Pratama terdapat di RMG Cempaka Mas Blok B.23 Jl. Letjend. Soeprapto, Jakarta Pusat. PT. Irma Graha Pratama juga bergerak bidang perdagangan ekspor impor alat pemadam kebakaran baik didalam maupun diluar pulau Jawa. Seiring dengan pertumbuhan
dunia usaha, maka dibentuklah bidang usaha pengadaan alat
pemadam kebakaran. Perusahaan ini didirikan dengan nomor akta tertanggal 06 Februari 2006 Nomor 70,
yang dibuat dihadapan Bpk. Dradjat Darmadji, Sarjana Hukum,
Notaris di Jakarta dan telah mendapat dari Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia dengan Surat Keputusannya tertanggal 12 Mei 2006 Nomor : C2-14072 HT.01.04 Tahun 2006.
3.1.1 Visi dan Misi Perusahaan A. Visi PT. Irma Graha Pratama yaitu : a)
Sebagai perusahaan yang kompetitif, bersinergi, serta siap menjadi suatu perusahaan dagang global.
b) Memiliki karyawan yang sejahtera, berdedikasi daan berintegrasi tinggi, professional serta akrab dengan teknologi. c)
Memiliki iklim dan suasana kerja yang harmonis, transparan serta kondusif untuk mengembangkan kreatifitas dan pemberdayaan.
B. Misi PT. Irma Graha Pratama yaitu : Menyediakan jasa perdagangan dan teknik secara professional untuk kepuasan pelanggan di dalam dan diluar negeri serta untuk kemakmuran stakeholder.
22
23
3.1.2 Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan adalah suatu bentuk gambaran yang memberikan informasi tentang hubungan kerja, fungsi, tugas, tanggung jawab dan hak antar bagian dalam suatu organisasi, serta dapat memperjelas jabatan dan posisi seseorang dalam organisasi tersebut. Struktur organisasi digambarkan secara grafik. Adapun tujuan dari struktur organisasi dalam suatu perusahaan adalah untuk menghindari penyalahgunaan hak dan tanggung jawab antar bagian dalam suatu organisasi tersebut. DIREKTUR
Manajer Logistik
Gudang
Manajer Komersial
Pengiriman
Pembelian
Marketing
Manajer Keuangan
Keuangan
Akuntansi
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
Adapun berikut tugas dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada PT. IRMA GRAHA PRATAMA sesuai dengan Stuktur Organisasi diatas : 1.
Direktur - Menentukan visi dan misi perusahaan baik jangka pendek maupun jangka panjang. - Mengangkat, meminta pertanggungjawaban dan memberhentikan manajer. - Memutuskan kebijakan dan mengesahkan laporan. - Mengevaluasi hasil kerja perusahaan secara menyeluruh. - Mengusahakan pengembangan perusahaan.
2.
Manajer Logistik - Mengatur serta mengawasi kegiatan bagian gudang serta pengiriman barang dagang.
24
- Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian gudang dan pengiriman. 3.
Bagian Gudang - Mengawasi dan mencatat setiap barang yang kaan masuk atau keluar dari gudang. - Melakukan quality control untuk setiap barang yang masuk. - Menjamin keamanan, kebersihan penyimpanan barang agar keberadaan barang terhindar dari kerusakan, kehilangan, atau kebakaran. - Memberi laporan kepada manajer logistik atas hasil kerja serta kejadiankejadian di bagian gudang.
4.
Bagian Pengiriman - Mengirimkan produk yang dipesan oleh pelanggan agar tiba tepat waktu dalam kondisi yang baik. - Bertanggung jawab atas setiap dokumen yang dikirimkan ke konsumen yang bersamaan dengan dikirimnya barang. - Memberi laporan kepada manajer logistik atas hasil kerja serta kejadiankejadian dibagian pengiriman.
5.
Manajer Komersial - Mengatur serta mengawasi kegiatan transaksi bagian penjualan serta pembelian barang dagang. - Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja serta kejadian-kejadian di bagian pembelian dan penjualan.
6.
Bagian Pembelian - Menghubungi produsen barang dagang dan memesan barang dagang yang dibutuhkan. - Memberi laporan ke manajer komersial atas transaksi pembelian yang terjadi serta laporan perbandingan pemasok barang yang dipesan.
7.
Bagian Penjualan - Mencatat pesanan yang dipesan oleh pelanggan, jumlah barang yang dipesan, jenis barang, jenis pengiriman. - Memberitahukan ke pelanggan batas waktu pembayaran secara kredit. - Membuat Purchase order berdasarkan hasil pesanan pelanggan.
25
- Membuat daftar pelanggan. - Memberi laporan kepada manajer komersial atas transaksi penjualan yang terjadi. 8.
Manajer Keuangan -
Menyusun dan mengembangkan rencana-rencana keuangan jangka pendek dan jangka panjang untuk perusahaan demi memperoleh sumber dana untuk penggunaan dana operasi perusahaan.
- Mengawasi jalannya sistem prosedur yang berlaku dan mengevaluasi sistem tersebut - Memberikan
persetujuan
pengeluaran
uang
tapi,
dalam
batas
wewenangnya. - Memberi laporan kepada direktur atas hasil kerja kejadian-kejadian di bagian keuangan dan akuntansi. 9.
Bagian Keuangan - Mengawasi arus masuk dan keluar kas perusahaan. - Membuat surat tagihan kepada piutang jatuh tempo. - Menerima pembayaran dan membuat surat tanda terima. - Menyiapkan dana untuk keperluan perusahaan sehari-hari. - Membuat laporan ke manajer keuangan atas hasil kerja dan kejadiankejadian di bagian keuangan.
10. Bagian Akuntansi - Menyusun laporan keuangan serta laporan perpajakan. - Memeriksa kebenaran bukti transaksi keuangan. - Mencatat transaksi keuangan yang terjadi. - Menyusun arus kas secara periodik. - Memberikan laporan keuangan ke manajer keuangan.
26
3.2
Analisa Sistem Berjalan Adapun analisis sistem akan dilakukan pada bagian pemesanan,
pembayaran dan database pelanggan, barang, dan petugas. Analisa sistem adalah proses mempelajari sistem dengan cara menguraikan sistem kedalam elemen yang membentuknya sehingga diperoleh identifikasi dan dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.
3.2.1 Use Case Berjalan
Gambar 3.2 Use Case Berjalan
27
Tabel 3.1 Skenario Use Case Memesan Barang Nama Use Case
Pemesanan
Aktor
Pelanggan
Deskripsi
Pelanggan melakukan pemesanan
Tindakan
Pelanggan datang untuk melakukan pemesanan secara manual pada admin.
Tabel 3.2 Skenario Use Case Pembayaran Nama Use Case
Pembayaran
Aktor
Pelanggan
Deskripsi
Pelanggan melakukan pembayaran
Tindakan
Setelah pelanggan melakukan pemesanan, dan dilanjuti oleh persetujuan manajer, maka pelanggan harus melakukan pembayaran
Tabel 3.3 Skenario Use Case Menyetujui Pemesanan Nama Use Case
Menyetujui Pemesanan
Aktor
Manajer
Deskripsi
Manajer menyetujui pemesanan yang dilakukan pelanggan
Tindakan
Admin menyerahkan data pemesanan pada manajer untuk disetujui atau tidak.
28
Tabel 3.4 Skenario Use Case Penandatangan Kontrak Nama Use Case
Penandatangan Kontrak
Aktor
Manajer dan Pelanggan
Deskripsi
Manajer dan Pelanggan menandatangani kontrak
Tindakan
Setelah pemesanan disetujui maka Pelanggan bersamasama dengan Manajer menandatangani kontrak.
Tabel 3.5 Skenario Use Case Penerbitan SPK (Surat Perintah Kerja) Nama Use Case
Penerbitan SPK
Aktor
Manajer
Deskripsi
Manajer mengeluarkan Surat Perintah Kerja
Tindakan
Setelah kontrak ditandatangani, maka Manajer mengeluarkan Surat Perintah Kerja.
Tabel 3.6 Skenario Use Case Terima Laporan Nama Use Case
Terima Laporan
Aktor
Manajer
Deskripsi
Manajer menerima laporan
Tindakan
Setelah proyek selesai, Manajer menerima laporan
Tabel 3.7 Skenario Use Case Mencatat Pemesanan Nama Use Case
Mencatat Pemesanan
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin mencatat pemesanan
Tindakan
Admin mencatat pemesanan yang dilakukan oleh Pelanggan secara manual
29
Tabel 3.8 Skenario Use Case Pembuatan Laporan Nama Use Case
Pembuatan Laporan
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin membuat laporan
Tindakan
Setelah proyek selesai, admin membuat laporan untuk diserahkan kepada Manajer.
3.3
Perancangan Sistem Usulan
3.3.1 Use Case Usulan
Gambar 3.3 Use Case Usulan
30
Tabel 3.9 Skenario Use Case Mengisi Form Pemesanan Nama Use Case
Mengisi Form Pemesanan
Aktor
Pelanggan
Deskripsi
Pelanggan melakukan pemesanan
Tindakan
Pelanggan melakukan pemesanan pengadaan alat pemadam kebakaran secara manual kepada Admin
Tabel 3.10 Skenario Use Case Pembayaran Nama Use Case
Pembayaran
Aktor
Pelanggan
Deskripsi
Pelanggan melakukan pembayaran
Tindakan
Setelah pelanggan melakukan pemesanan, dan dilanjuti oleh persetujuan manajer, maka pelanggan harus melakukan pembayaran
Tabel 3.11 Skenario Use Case Olah Data Master Nama Use Case
Olah Data Master
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin mengelola data Master
Tindakan
Setelah melakukan login, admin dapat menambahkan, mengubah, atau menghapus data Pelanggan dan Barang
Tabel 3.12 Skenario Use Case Olah Data Pemesanan Nama Use Case
Olah Data Pemesanan
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin mengelola pemesanan
Tindakan
Admin menerima data pemesanan
31
Tabel 3.13 Skenario Use Case Cetak Laporan Nama Use Case
Cetak Laporan
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin mengelola laporan
Tindakan
Setelah proyek selesai, Manajer menerima laporan
Tabel 3.14 Skenario Use Case Cetak Bukti Bayar Nama Use Case
Cetak Bukti Bayar
Aktor
Admin
Deskripsi
Admin mengeluarkan bukti pembayaran setelah pelanggan melakukan pembayaran
Tindakan
Setelah proyek selesai, Manajer menerima laporan
Tabel 3.15 Skenario Use Case Menyetujui Pemesanan dan Penandatanganan SPK Nama Use Case
Menyetujui Pemesanan dan Penandatanganan Surat Perintah Kerja
Aktor
Manajer
Deskripsi
Manajer menyetujui pemesanan dan penandatanganan SPK
Tindakan
Manajer menyetujui pemesanan dan penandatanganan SPK setelah mendapat data pemesanan dari admin
32
3.3.2 Activity Diagram Activity Diagram Kelola Data Pelanggan
Gambar 3.4 Activity Diagram Kelola Data Pelanggan
Tabel 3.16 Keterangan Activity Diagram Kelola Data Pelanggan Nama Activity Diagram
Kelola Data Pelanggan
Deskripsi
Admin menampilkan data pelanggan kemudian lakukan input data pelanggan, seperti kode pelanggan dan nama pelanggan dan sistem akan mengolahnya kemudian menyimpannya.
33
Activity Diagram Kelola Data Barang
Gambar 3.5 Activity Diagram Kelola Data Barang
Tabel 3.17 Keterangan Activity Diagram Kelola Data Barang Nama Activity Diagram
Kelola Data Pelanggan
Deskripsi
Admin menampilkan data barang kemudian lakukan input data barang, seperti kode barang dan nama barang dan sistem akan mengolahnya kemudian menyimpannya.
34
Activity Diagram Kelola Data Barang
Gambar 3.6 Activity Diagram Kelola Data Admin
Tabel 3.18 Keterangan Activity Diagram Kelola Data Admin Nama Activity Diagram
Kelola Data Pelanggan
Deskripsi
Admin menampilkan data admin kemudian lakukan input data admin, seperti kode admin dan nama admin dan sistem akan mengolahnya kemudian menyimpannya.
35
Activity Diagram Pembayaran
Gambar 3.7 Activity Diagram Pembayaran
Tabel 3.19 Keterangan Activity Diagram Pembayaran Nama Activity Diagram
Pembayaran
Deskripsi
Admin menerima pembayaran kemudian masuk kedalam menu Transaksi yang menampilkan form pembayaran untuk mengecek kembali pesanan kemudian petugas meng-input data pembayaran lalu cetak pembayaran untuk pelanggan sebagai bukti pembayaran.
36
Activity Diagram Laporan
Gambar 3.8 Activity Diagram Laporan
Tabel 3.20 Keterangan Activity Diagram Laporan Nama Activity Diagram
Pembayaran
Deskripsi
Admin masuk ke menu laporan, kemudian pilih laporan yang ingin dicetak, seperti laporan penjualan, laporan pelanggan, atau laporan pendapatan, kemudian admin mencetak laporan dan menyerahkan laporan ke manajer.
37
3.3.3 Sequence Diagram Sequence Diagram Data Pelanggan
Gambar 3.9 Sequence Diagram Data Pelanggan
Tabel 3.21 Keterangan Sequence Diagram Data Pelanggan Nama Sequence
Data Pelanggan
Deskripsi Singkat Aktor
Admin
Pra-Kondisi Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi
Meng-input data pelanggan kedalam database
38
Sequence Diagram Data Barang
Gambar 3.10 Sequence Diagram Data Barang Tabel 3.22 Keterangan Sequence Diagram Data Barang Nama Sequence
Data Barang
Deskripsi Singkat Aktor
Admin
Pra-Kondisi Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi
Meng-input data barang kedalam database
39
Sequence Diagram Transaksi Pesan
Gambar 3.11 Sequence Diagram Transaksi Pesan
Tabel 3.23 Keterangan Sequence Diagram Transaksi Pesan Nama Sequence
Transaksi Pesan
Deskripsi Singkat Aktor
Admin
Pra-Kondisi Tindakan Utama
Meng-input data pesanan yang dilakukan oleh pelanggan, kemudian data akan disimpan kedalam database
Tindakan Alternatif Pasca Kondisi
40
Sequence Diagram Laporan Penjualan
Gambar 3.12 Sequence Diagram Laporan Penjualan Tabel 3.24 Keterangan Sequence Diagram Laporan Penjualan Nama Sequence
Laporan Penjualan
Deskripsi Singkat Aktor
Admin
Pra-Kondisi Tindakan Utama
Setelah login petugas dapat mengakses laporan penjualan dan mencetaknya untuk diserahkan ke Manajer
Tindakan Alternatif Pasca Kondisi
41
Sequence Diagram Laporan Pendapatan
Gambar 3.13 Sequence Diagram Laporan Pendapatan
Tabel 3.25 Keterangan Sequence Diagram Laporan Pendapatan Nama Sequence
Laporan Pendapatan
Deskripsi Singkat Aktor
Admin
Pra-Kondisi Tindakan Utama
Setelah login admin dapat mengakses laporan pendapatan dan mencetaknya untuk diserahkan ke Manajer
Tindakan Alternatif Pasca Kondisi
42
3.3.4 Class Diagram
Gambar 3.14 Class Diagram
Spesifikasi Basis Data 1.
Nama Tabel
: pelanggan
Primary Key : kd_pelanggan Tabel 3.26 Spesifikasi Basis Data Pelanggan No Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
kd_pelanggan
varchar
5
kode pelanggan
2
nm_pelanggan
varchar
30
nama pelanggan
3
alamat_pelanggan
varchar
200
alamat pelanggan
4
telp_pelanggan
varchar
15
no telepon pelanggan
43
2.
Nama Tabel
: pemesanan
Primary Key : no_pesan Tabel 3.27 Spesifikasi Basis Data Pemesanan No Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
no_pesan
varchar
5
nomor kode pesanan
2
kd_pelanggan
varchar
5
kode pelanggan
3
tgl_pesan
date
3.
Nama Tabel
tanggal pemesanan
: detail_pemesanan
Primary Key : no_pesan, kd_barang Tabel 3.28 Spesifikasi Basis Data Detail_Pemesanan No Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
no_ pesan
varchar
5
nomor kode pesanan
2
kd_barang
varchar
5
kode barang
3
jml_pesan
int
3
jumlah pesanan
4
tot_harga
int
11
harga total
4.
Nama Tabel
: barang
Primary Key : kd_barang Tabel 3.29 Spesifikasi Basis Data Barang No Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
kd_barang
varchar
5
kode barang
2
nm_barang
varchar
30
nama barang
3
jenis_barang
varchar
20
jenis barang
4
hrg_barang
varchar
15
harga barang
44
6.
Nama Tabel
: pembayaran
Primary Key : no_pembayaran, no_pesan Tabel 3.30 Spesifikasi Basis Data Kuitansi No Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
no_pembayaran
varchar
5
nomor pembayaran
2
tgl_pembayaran
date
3
no_pesan
varchar
7.
Nama Tabel
tanggal pembayaran 5
nomor pemesanan
: admin
Primary Key : kd_admin Tabel 3.31 Spesifikasi Basis Data Admin No Nama Field
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1
kd_admin
varchar
5
kode admin
2
nm_admin
varchar
30
nama admin
3
pass_admin
varchar
10
password admin
45
3.3.5 Struktur Tampilan
Gambar 3.15 Struktur Tampilan
3.3.6 Rancangan Layar 1.
Tampilan Layar Login
Gambar 3.16 Tampilan Layar Login
46
2.
Tampilan Layar Halaman Utama
Gambar 3.17 Tampilan Layar Halaman Utama
3.
Tampilan Layar Pelanggan
Gambar 3.18 Tampilan Layar Pelanggan
47
4.
Tampilan Layar Barang
Gambar 3.19 Tampilan Layar Barang
5.
Tampilan Layar Form Pemesanan
48
Gambar 3.20 Tampilan Layar Form Pemesanan 6.
Tampilan Layar Laporan Penjualan
Gambar 3.21 Tampilan Layar Laporan Penjualan
