BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

26

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Profil Perusahaan PT. J.CO Donuts and Coffee didirikan oleh Johnny Andrean yang sebelumnya terkenal sebagai pengusaha salon yang sukses. Tidak kurang dari 168 jaringan salon dan 41 sekolah salon yang dimilikinya, namun insting sang penata rambut kemudian membawanya terjun ke bisnis makanan. Sejak tahun 2003 ia aktif mengembangkan J.CO. J.CO adalah produk dalam negeri dengan menggunakan konsep luar negeri dan disempurnakan dengan modernisasi dan kualitas terbaik J.CO ditujukan untuk menyerbu pasar asing. Persiapan J.CO membutuhkan waktu yang lama, selama 3 tahun Johnny Andrean dan timnya mempelajari bisnis donat dan mengekploritasi resepnya, serta melakukan riset pasar dan sampling. Johnny meluncurkan J.CO dengan konsep “apa yang disukainya dan hal ini bisa diterima masyarakat”. Pada 26 Juni 2005, J.CO mulai beroperasi pertama kali di Supermal Karawaci, Tangerang dan kemudian langsung membuka outlet sebanyak-banyaknya. Dalam waktu setahun, J.CO telah punya 16 buah gerai dengan 450-an orang karyawan untuk gerai saja. Tujuh gerai terdapat di Jakarta dan sisanya di Bandung, Surabaya, Makassar, Pekanbaru, Bogor Palembang, Medan, dan Jogjakarta. Dalam waktu dekat mereka akan buka di Batam, Manado, dan Bali, dan ada keinginan juga untuk go international pada tahun 2007 dengan pilihan lokasi di beberapa negara-negara seperti Malaysia, Singapura, Thailand, Philipina, Dhubai dan China.

3.2 Struktur Organisasi

Struktur organisasi PT. J.CO Donuts & Coffee berbentuk organisasi garis (line organization),

yaitu

pelaksanaan

instruksi / perintah

berjalan

secara

vertikal

mengikuti garis instruksi dari atas ke bawah. Secara umum, organisasi garis dapat diartikan sebagai suatu bentuk organisasi dimana wewenang dan perintah dari atasan langsung ke bawahan dan sebaliknya tanggung jawab bawahan langsung kepada atasan hingga ke puncak pimpinan PT. J.CO Donuts & Coffee.

27

Struktur organisasi perusahaan ini termasuk sederhana karena perusahaan ini bergerak di bidang jasa.

Direktur

Operasional Manager

Project Manager

HRD Manager

Staf

Finance & Accounting Manager

Promotion Manager

Staf

Staf

Store Manager

Staf

Area Manager

Staf

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. J.CO Donuts & Coffee 3.2.1 Fungsi dan Job description Berikut fungsi dan job description dari masing-masing jabatan dari struktur organisasi PT. J.CO Donuts & Coffee. a. Direktur 1. Melakukan koordinasi atas perencanaan strategis. 2. Memimpin

rapat

tinjauan

manajemen

secara berkala

tentang

sistem

manajemen mutu, sehingga dapat memastikan tercapainya kesesuaian dan efektifitas secara berkesinambungan. 3. Bertanggung jawab penuh terhadap pelaksanaan semua keadaan dan maju mundurnya perusahaan. 4. Memelihara hubungan baik dengan pihak eksternal seperti pemerintah, perusahaan lain dan masyarakat. 5. Melakukan validasi produk baru yang didesain internal perusahaan.

28

b. Operasional Manager 1. Mengontrol pelaksanaan, efektifitas dan efisiensi sistem perusahaan. 2. Menyusun agenda tinjauan manajemen. 3. Melaporkan tindakan koreksi dan pencegahan, sasaran mutu dan masalah internal pada tinjauan manajemen kepada Direktur. 4. Mengesahkan daftar induk dokumen.

c. Project Manager 1. Mengatur penanganan proyek yang sedang berjalan maupun yang direncanakan 2. Menganalisa lapangan usaha yang bagus untuk tempat pemasaran 3. Melaporkan hasil proyek yang sedang berjalan setiap bulannya.

d. HRD Manager 1. Melakukan recek absensi karyawan. 2.

Mengetahui permohonan gaji karyawan secara bulanan.

3. Meningkatkan kualitas SDM bagi karyawan baru dan lama. 4. Menerima atau menampung usulan dari karyawan dan mendiskusikan dengan Direktur. 5.

Memilih dan menyeleksi karyawan sesuai dengan standar dan kebutuhan perusahaan.

e. Promotion Manager 1. Mengkoordinir semua pekerjaan yang ada di bagian Pemasaran dan promosi. 2. Melakukan promosi penjualan produk ke pasar. 3. Membuat jaringan distribusi dan Menentukan target penjualan. 4. Menyusun prediksi kebutuhan barang jadi selama 3 bulan ke depan. 5. Merencanakan, melaksanakan dan memantau tindak lanjut atas program peningkatan berkesinambungan.

f.

Finance & Accounting Manager 1. Mengkoordinasi tugas dan wewenang staf keuangan dan akuntansi. 2.

Menentukan dan menghitung jumlah anggaran yang telah atau akan digunakan perusahaan.

3. Memeriksa ulang laporan keuangan tiap bulan. 4. Menyerahkan laporan keuangan kepada Direktur.

29

5. Memonitor pengeluaran-pengeluaran kas perusahaan.

g. Store Manager 1. Merencanakan kapasitas persediaan yang dibutuhkan untuk 3 bulan ke depan. 2. Membuat jadwal prediksi mingguan. 3. Memastikan bahwa produksi donat sesuai dengan rencana yang penggunaan banyaknya bahan baku. 4. Mengoreksi laporan staf perencanaan persediaan bahan penolong dan bahan baku. 5. Menyediakan bahan yang akan digunakan untuk produksi.

h.

Area Manager 1. Bertanggung jawab atas daerah yang sedang ditangani. 2. Mengatur kegiatan operasional dari masing-masing daerah, dan 3. melaporkan masalah-masalah yang ada kepada operasional manager.

i.

Staf 1. Membantu masing-masing bagian departemen yang ada dalam mengerjakan laporan-laporan setiap departemen. 2. Melaporkan setiap permasalahan yang ada kepada manajer

3.3 Analisa Sistem Berjalan (Use case) Jika terjadi kerusakan maka store manager akan mengisi request form (RF). Setelah mengisi dan menyertakan bukti-bukti (foto) maka form tersebut dikirimkan ke bagian fit out dapat untuk memilih kontraktor. Kemudian kontraktor akan mengirimkan penawaran kepada fit out

dan fit out akan meminta persetujuan penawaran dari

operasional manager. Jika penawaran kontraktor tidak disetujui maka fit out berhak memilih kembali kontraktornya. Jika proses penawaran telah di setujui maka admin akan membuat surat perjanjian kontrak dan menghubungi kontraktor untuk segera menyerahkan tagihan dan melakukan perkerjaannya. Dan store manager akan membuat berita acara jika pekerjaan kontraktor sudah selesai.

30

3.3.1 Use Case Sistem Berjalan Sistem berjalan yang dimaksud adalah keseluruhan sistem yang ada dalam organisasi yang mana sistem tersebut adalah suatu hal yang menunjang kelancaran dalam lembaga untuk mencapai suatu tujuan yang direncanakan. Berikut ini adalah sistem berjalan Administrasi maintenance project yang terdapat pada PT. Jco Donuts & Coffee Use Case Administrasi Maintenance Project Berjalan pada PT. Jco Donuts & Coffee

Mengisi RF

Membuat BA

Melakukan perbaikan

Store Manager Menerima RF

Membuat penawaran

Memilih kontraktor Menerima spk Kontraktor

Menerima penawaran

Mengirimkan tagihan

Fitout Menerima BA Membuat SPK

Melakukan persetujuan penawaran

Operasional Manager

Membuat Laporan

Admin

Menerima tagihan Menerima Laporan

Gambar 3.2 Use Case Sistem Berjalan Tabel 3.1 Skenario Use Case Mengisi Request Form (RF) Nama Use Case Actor Skenario

Mengisi RF Store Manager Store manager yang ingin mengajukan perbaikan, harus mengisi request form terlebih dahulu yang sudah ada formatnya di dalam komputer setelah mengisinya maka store manager akan mengirimnya ke bagian fit out melalui email.

31

Tabel 3.2 Skenario Use case Menerima Request Form Nama Use Case Actor Skenario

Menerima Request Form Fit out Fit out akan menerima request form yang dikirimkan kepada store manager melalui email

Tabel 3.3 Skenario Use case Memilih Kontraktor Nama Use Case Actor Skenario

Memilih kontraktor Fit out Fit out akan memilih kontraktor dan menghubungi kontraktor untuk menginformasikan kerusakan yang ada di store.

Tabel 3.4 Skenario Use case Membuat Penawaran Nama Use Case Actor Skenario

Membuat Penawaran Kontraktor Setelah menerima konfirmasi kerusakan dari fit out maka kontraktor segera membuat dan mengirimkan penawaran tersebut kepada fit out.

Tabel 3.5 Skenario Use case Menerima Penawaran Nama Use Case Actor Skenario

Menerima Penawaran Fit out Fit out menerima penawaran sesuai dengan kerusakan yang ada di store.

Tabel 3.6 Skenario Use case Melakukan Persetujuan Penawaran Nama Use Case Actor Skenario

Melakukan Persetujuan Penawaran Operasional Manager Operasional Manager akan melakukan persetujuan penawaran, jika disetujui maka admin akan membuat surat perjanjian kontrak dan mengirimkannya ke kontraktor jika tidak disetujui maka fit out akan memilih kontraktor lain.

Tabel 3.7 Skenario Use case Membuat Surat Perjanjian Kontrak Nama Use Case Actor Skenario

Membuat Surat Perjanjian Kontrak Admin Admin akan membuat surat perjanjian kontrak, jika penawaran tersebut sudah disetujui oleh Operasional Manager.

32

Tabel 3.8 Skenario Use case Menerima Surat Perjanjian Kontrak (SPK) Nama Use Case Actor Skenario

Menerima SPK Kontraktor Kontraktor akan menerima SPK dari Admin jika penawaran telah disetujui.

Tabel 3.9 Skenario Use case Mengirimkan Tagihan Nama Use Case Actor Skenario

Mengirimkan Tagihan Kontraktor Kontraktor akan mengirimkan penagihan DP senilai 50% dari nilai penawaran.

Tabel 3.10 Skenario Use case Menerima tagihan Nama Use Case Actor Skenario

Menerima tagihan Admin Admin akan menerima tagihan untuk pembayaran DP dari kontraktor senilai 50% dari penawaran & menerima tagihan pelunasan jika pekerjaan sudah selesai (BA sudah diterima oleh fit out)

Tabel 3.11 Skenario Use case Melakukan Perbaikan Nama Use Case Actor Skenario

Melakukan perbaikan Kontraktor Kontraktor akan melakukan perbaikan setelah DP keluar, dan dengan waktu yang ditentukan dalam SPK

Tabel 3.12 Skenario Use case Membuat Berita Acara (BA) Nama Use Case Actor Skenario

Membuat Berita Acara Store Manager Store Manager akan membuat berita acara setelah kontraktor menyelesaikan perbaikan.

Tabel 3.13 Skenario Use case Menerima Berita Acara (BA) Nama Use Case Actor Skenario

Menerima BA Fit out Fit out akan menerima BA jika pekerjaan telah selesai diperbaiki.

33

Tabel 3.14 Skenario Use case Membuat Laporan Nama Use Case Actor Skenario

Membuat laporan Admin Admin akan membuat laporan perbaikan yang sudah dikerjakan maupun yang belum dikerjakan.

Tabel 3.15 Skenario Use case Menerima Laporan Nama Use Case Actor Skenario

Menerima laporan Operasional Manager Operasional Manager akan menerima semua laporan perbaikan yang sudah dibuat oleh admin.

3.4 Activity Diagram Sistem Berjalan 3.4.1 Activity Diagram Mengisi Request Form Store Manager

Fit Out

Mengisi Request Form

Mengirimkan Request Form

Menerima Request Form

Mencatat perbaikan

Gambar 3.3 Diagram Activity Berjalan Mengisi Request Form Tabel 3.16 Keterangan Activity Diagram Mengisi Request Form Nama Activity Diagram Deskripsi

Mengisi Request Form Store manager yang ingin mengajukan perbaikan mengisi request form terlebih dahulu dan mengirimkan form tersebut lewat email ke fit out, bagian fit out menerima form tersebut dan mencatatnya.

34

3.4.2 Activity Diagram Memilih Kontraktor Fit Out

Kontraktor

Memilih kontraktor

Menghubungi kontraktor

Membuat Penawaran

Menerima Penawaran

Mengirimkan Penawaran

Gambar 3.4 Diagram Activity Berjalan Memilih Kontraktor Tabel 3.17 Keterangan Activity Diagram Memilih Kontraktor Nama Activity Diagram Deskripsi

Memilih Kontraktor Fit out memilih kontraktor dan menghubungi kontraktor untuk menginformasikan kerusakan yang ada di store, jika kontraktor sudah mengetahui kerusakan tersebut maka kontraktor membuat penawaran dan mengirimkannya kepada fit out.

3.4.3 Activity Diagram Membuat Penawaran

Kontraktor

Fit out

Operasional Manager

Membuat Penawaran

Mengirimkan Penawaran

Menerima Penawaran

Menyerahkan Persetujuan

Melakukan Persetujuan

Gambar 3.5 Diagram Activity Berjalan Membuat Penawaran

35

Tabel 3.18 Keterangan Activity Diagram Membuat Penawaran Nama Activity Diagram Deskripsi

Membuat penawaran Kontraktor membuat penawaran sesuai kerusakan yang ada di store, penawaran tersebut dikirim oleh kontraktor ke bagian Fit out. Jika Fit out sudah menerima penawaran dari kontraktor, maka penawaran tersebut diserahkan kepada operasional manager agar dapat disetujui.

3.4.4 Activity Diagram Melakukan Persetujuan Penawaran Fit out

Kontraktor

Memilih kontraktor

Membuat penawaran

Menerima penawaran

Mengirimkan penawaran

Tdk Disetujui

Disetujui

Operasional Manager

Melakukan persetujuan

Admin

Membuat SPK

Gambar 3.6 Diagram Activity Berjalan Melakukan Persetujuan Penawaran Tabel 3.19 Keterangan Activity Diagram Melakukan Persetujuan Penawaran Nama Activity Diagram Deskripsi

Melakukan Persetujuan Penawaran Bagian Fit out akan memilih kontraktor dan kontraktor akan mengirimkan penawaran sesuai kerusakan store, penawaran akan di ajukan oleh fit out kepada operasional manager, jika penawaran tidak disetujui maka fit out akan memilih kontraktor lain dan jika disetujui maka admin akan membuat SPK.

36

3.4.5 Activity Diagram Membuat Surat Perjanjian Kontrak Kontraktor

Admin

Membuat SPK

menyerahkan spk

menerima spk

Menerima tagihan

menyerahkan tagihan

Gambar 3.7 Diagram activity Berjalan Membuat Surat Perjanjian Kontrak Tabel 3.20 Keterangan Activity Diagram Membuat Surat Perjanjian Kontrak Nama Activity Diagram Deskripsi

Membuat Surat Perjanjian Kontrak Setelah penawaran disetujui oleh operasional manager, admin akan membuat spk dan menyerahkan spk tersebut kepada kontraktor. dan kontraktor akan menerima dan akan mengrimkan tagihan DP kepada pihak admin.

3.4.6 Activity Diagram Melakukan Pekerjaan & Membuat BA Kontraktor

Melakukan pekerjaan

Store Manager

Fit out

Membuat berita acara

Mengirimkan Berita Acara

Menerima Berita Acara

Gambar 3.8 Diagram Activity Berjalan Melakukan Pekerjaan & Membuat BA

37

Tabel 3.21 Keterangan Activity Diagram Melakukan Pekerjaan dan Membuat BA Nama Activity Diagram Deskripsi

Melakukan Pekerjaan dan Membuat Berita acara Kontraktor akan melakukan pekerjaan setelah Dp diterima, dan store manager akan membuatkan Berita Acara setelah pekerjaan selesai dilakukan dan Berita Acara tersebut yang selanjutnya akan dikirimkan kepada fit out.

3.4.7 Activity Diagram Membuat Laporan Admin

Operasional Manager

Membuat Laporan

Menyerahkan Laporan

Menerima Laporan

Gambar 3.9 Diagram Activity Berjalan Membuat Laporan Tabel 3.22 Keterangan Activity Diagram Membuat Laporan Nama Activity Diagram Deskripsi

Membuat Laporan Setiap bulan bagian admin akan membuat laporan yang akan diserahkan kepada operasional manager

3.5 Perancangan Sistem Usulan 3.5.1 Use Case Diagram Usulan Use case adalah abstraksi dari sebuah interaksi antara sistem dan actor. Berikut ini adalah gambar use case sistem usulan untuk sistem informasi administrasi maintenance project pada PT. J.CO Donuts & Coffee.

38

Use Case Administrasi Maintenance Project Usulan pada PT. Jco Donuts & Coffee

Mengolah Master Mengisi RF

<>

Mengolah penawaran

<> Mengisi BA

<<Extend>> <> Mencetak penawaran

<> Store Manager Login

<>

<>

Mengolah SPK Admin

Mengolah Persetujuan

<>

<<Extend>> <>

Mencetak SPK Melihat Laporan Membuat laporan Operasional Manager

Gambar 3.10 Use Case Diagram Usulan Tabel 3.23 Skenario Use Case Mengisi Request Form Nama Use Case

Tindakan Alternatif

Mengisi RF (Request Form) Store manager mengisi RF sesuai dengan kerusakan di store. Store Manager Sebelum masuk ke halaman utama store manager terlebih dahulu melakukan login, lalu pilih request form untuk melakukan inputan data pengajuan perbaikan. Store Manager mengisi data pengajuan perbaikan sesuai kerusakan di store. -

Pasca Kondisi

Jika berhasil maka data tersimpan di database.

Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi Tindakan Utama

39

Tabel 3.24 Skenario Use Case Mengolah Penawaran Nama Use Case Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi

Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi

Mengolah Penawaran Admin mengolah data penawaran dari kontraktor sesuai dengan kerusakan yang terdapat pada RF Admin Sebelum masuk ke halaman utama, admin terlebih dahulu melakukan login, Kemudian masuk ke menu penawaran untuk Mengolah data Penawaran, yg dikirimkan kontraktor Admin akan mengisi data penawaran yang telah disetujui kontraktor, kemudian penawaran tersebut dicetak. Jika berhasil maka data tersimpan di database dan bisa langsung di cetak.

Tabel 3.25 Skenario Use Case Mengolah Persetujuan Pengajuan (Approval) Nama Use Case Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi

Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi

Mengolah Persetujuan (Approval) Operasional Manager melakukan persetujuan. Operasional Manager Sebelum masuk ke halaman utama operasional manager terlebih dahulu melakukan login lalu pilih menu penawaran dan klik approval untuk melakukan persetujuan. Operasional Manager akan melakukan persetujuan sesuai dengan penawaran yang diajukan. Jika penawaran di setujui maka selanjutnya akan dibuatkan SPK

Tabel 3.26 Skenario Use Case Mengolah Data SPK (Surat Perjanjian Kontrak) Nama Use Case Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi Tindakan Utama Tindakan Alternatif

Mengolah SPK Admin mengolah data SPK sesuai dengan penawaran. Admin Sebelum masuk ke halaman utama, Admin terlebih dahulu melakukan login, lalu pilih menu SPK untuk melakukan inputan data sesuai penawaran. Admin akan mengisi data SPK, kemudian SPK tersebut dicetak. -

40

Pasca Kondisi

Jika berhasil maka data tersimpan di database dan bisa langsung di cetak.

Tabel 3.27 Skenario Use Case Membuat BA (Berita Acara) Nama Use Case Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi Tindakan Utama Tindakan Alternatif Pasca Kondisi

Membuat BA Store Manager membuat BA sesuai dengan pekerjaan yang dilakukan Store Manager Sebelum masuk ke halaman utama, Store manager terlebih dahulu melakukan login, lalu pilih menu BA untuk melakukan inputan data sesuai pekerjaan yang dikerjakan. Store manager membuat BA Jika berhasil maka data tersimpan di database dan bisa langsung di cetak.

Tabel 3.28 Skenario Use Case Mengolah Data Master Nama Use Case

Tindakan Umum Tindakan Alternatif

Mengolah Data Master Admin mengolah data master, yang isinya data user, data jabatan, data store, dan data kontraktor Admin Sebelum masuk ke halaman utama Admin terlebih dahulu melakukan login, lalu pilih menu master untuk melakukan inputan data master. Admin mengisi, mengubah dan menghapus data master -

Pasca Kondisi

Jika berhasil maka data tersimpan di database

Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi

Tabel 3.29 Skenario Use Case Membuat Laporan Nama Use Case Deskripsi Singkat Actor Pra Kondisi Tindakan Utama

Membuat Laporan Admin membuat semua laporan Admin Sebelum masuk ke halaman utama Admin terlebih dahulu melakukan login, lalu pilih laporan untuk melakukan pengecekan dan pencetakan laporan. Admin mencetak data laporan mulai dari data RF, data penawaran, data SPK, dan data BA

41

Tindakan Alternatif

-

Pasca Kondisi

Jika berhasil maka laporan dapat di cetak.

3.6 Activity Diagram Sistem Usulan 3.6.1

Activity Diagram Usulan Mengolah Data Master Admin

Sistem

Memilih Menu Login

Menampilkan Halaman Login

Masukkan Username dan Password

Cek Username & Password

Gagal Berhasil Pilih Menu Master

User

Jabatan

Store

Menu utama

Kontraktor

Menampilkan Data Master yang dipilih

Add

Edit

Delete

Save

Logout


Gambar 3.11 Diagram Activity Usulan Mengolah Data Master

42

Tabel 3.30 Keterangan Activity Diagram Mengolah Data Master Nama Activity Diagram Deskripsi

3.6.2

Mengolah Data Master Admin melakukan login, jika login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu master terdapat pilihan menu data master seperti data user, data jabatan, data store, dan data kontraktor. Apabila salah satu master dipilih maka akan tampil menu data master dalam sistem sesuai dengan kebutuhan admin, didalam menu master admin dapat melakukan pengolahan data master seperti tambah, ubah, hapus. Apabila dalam pengolahan data master telah selesai dilakukan maka akan disimpan kedalam database.

Activity Diagram Usulan Mengisi Request Form Sistem

Store Manager

Memilih Menu Login




Gagal Berhasil Pilih Menu Request Form

Menu utama

Input Data Request Form

Menampilkan Data Request Form

Add

Edit

Delete

Save

Logout


Gambar 3.12 Diagram Activity Usulan Mengisi Request Form

43

Tabel 3.31 Keterangan Activity Diagram Mengisi Request Form Nama Activity Diagram Deskripsi

3.6.3

Mengisi Request Form Store manager melakukan login, jika login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu request form setelah itu store manager mengisi request form datanya sesuai dengan kerusakan di store, didalam menu request form store manager dapat melakukan pengolahan data seperti (tambah dan hapus). Apabila dalam pengolahan data request form telah selesai dilakukan maka akan disimpan ke dalam database.

Activity Diagram Usulan Mengolah Penawaran Sistem

Admin

Memilih Menu Login




Gagal Berhasil Pilih Menu Penawaran

Menu utama

Input Data Penawaran

Menampilkan Data Penawaran

Add

Print

Delete

Save

Logout


Gambar 3.13 Diagram Activity Mengolah Penawaran

44

Tabel 3.32 Keterangan Activity Diagram Mengolah Penawaran Nama Activity Diagram Deskripsi

3.6.4

Mengolah Penawaran Admin melakukan login, jika login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu penawaran dan memilih RF yang dikirim dari Store Manager untuk dilakukan inputan data penawaran dari kontraktor, didalam menu penawaran admin dapat melakukan pengolahan data seperti (tambah, cetak, hapus). Apabila dalam pengolahan data penawaran telah selesai dilakukan maka akan disimpan ke dalam database dan bisa langsung di cetak.

Activity Diagram Usulan Mengolah Persetujuan Penawaran (Approval) Operasional Manager

Memilih Menu Login


Sistem



Gagal Berhasil Pilih Menu Penawaran

Menu utama

Mengolah Approval

Validasi Approval

Tidak Disetujui Disetujui Menampilkan Data Approval

Logout


Gambar 3.14 Diagram Activity Mengolah Persetujuan Penawaran (Approval)

45

Tabel 3.33 Keterangan Activity Diagram Mengolah Persetujuan Penawaran Nama Activity Diagram Deskripsi

3.6.5

Mengolah Persetujuan Penawaran (Approval) Operasional Manager melakukan login, jika login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu penawaran untuk melakukan persetujuan sesuai dengan penawaran yang di ajukan. Jika disetujui maka admin akan membuat SPK, sedangkan jika ditolak maka fit out akan melakukan penawaran ulang. Apabila dalam pengolahan persetujuan telah selesai dilakukan maka akan disimpan ke dalam database.

Activity Diagram Usulan Mengolah Data Surat Perjanjian Kontrak Sistem

Admin

Memilih Menu Login




Gagal Berhasil

Add

Pilih Menu SPK

Menu utama

Olah Data SPK

Menampilkan Data SPK

Print

Delete

Save

Logout


Gambar 3.15 Diagram Activity Mengolah Data SPK

46

Tabel 3.34 Keterangan Activity Diagram Mengolah Data SPK Nama Activity Diagram Deskripsi

3.6.6

Mengolah SPK Admin melakukan login, jika login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu SPK untuk melakukan pengolahan data SPK sesuai penawaran yang di ajukan. Apabila dalam pengolahan SPK telah selesai dilakukan maka akan disimpan ke dalam database dan bisa langsung dicetak.

Activity Diagram Usulan Membuat BA Sistem

Store Manager

Memilih Menu Login




Gagal Berhasil

Add

Pilih Menu BA

Menu utama

Input data BA

Menampilkan data BA

Print

Delete

Save

Logout


Gambar 3.16 Diagram Activity Membuat Berita Acara

47

Tabel 3.35 Keterangan Activity Diagram Membuat BA (Berita Acara) Nama Activity Diagram Deskripsi

3.6.7

Membuat BA Store manager melakukan login, jika login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu BA untuk melakukan pengolahan data BA sesuai pekerjaan yang sudah selesai dikerjakan, Apabila dalam pengolahan BA telah selesai dilakukan maka akan disimpan ke dalam database dan bisa langsung dicetak.

Activity Diagram Usulan Membuat Laporan Sistem

Admin

Memilih Menu Login




Gagal Berhasil Pilih Menu Laporan

RF

Penawaran

SPK

Menu utama

BA

Menampilkan Data Laporan

Pilih Laporan Per Periode

Print Data Laporan

Logout

Gambar 3.17 Diagram Activity Membuat Laporan

48

Tabel 3.36 Keterangan Activity Diagram Membuat Laporan Nama Activity Diagram Deskripsi

Mambuat Laporan Sebelum admin mengolah data laporan terlebih dahulu admin login apabila login gagal maka sistem akan kembali ke awal untuk login kembali, jika login berhasil maka langsung masuk ke menu utama, lalu pilih menu laporan. Didalam laporan terdapat, data RF, data penawaran, data SPK, dan data BA. Apabila salah satu data laporan dipilih maka akan tampil data laporan dan pilih laporan per periode, cetak data laporan dan laporan siap diberikan pada Manager Project.

3.7 Sequence Diagram Usulan 3.7.1

Sequence Diagram Login

Tampilan Login

Proses Login

Database

Menu Utama

Admin Tampilan Login

Masukan username dan password Validasi

Login

Gambar 3.18 Diagram Sequence Login

49

Tabel 3.37 Keterangan Sequence Diagram Login Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

3.7.2

Login Admin Pada sequence ini admin harus melakukan login yaitu menginput username dan password sebelum masuk ke sistem, kemudian sistem memvalidasi jika berhasil admin masuk ke menu utama jika gagal kembali ke login awal.

Sequence Diagram User

Menu Master

Tampilan Login

User

Database

Admin Login Login gagal

Validasi pilih Buka

Tambah Nama User, No Telp

Input data user

Email, Jabatan Store, Username, Password Simpan data

Simpan Display Update

Ubah data Display Delete Hapus data

Batal Keluar

Gambar 3.19 Diagram Sequence user

Display

50

Tabel 3.38 Keterangan Sequence Diagram User Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

3.7.3

Tambah data user Admin Admin dalam posisi login lalu pilih “Menu Master” pilih data user, di dalam data user admin dapat melihat semua data user, admin menginput data user ke dalam database, kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data dan data user baru akan terlihat, klik “Ubah” untuk mengubah data user, klik “Batal” untuk membatalkan dan klik “Keluar” untuk kembali ke menu awal

Sequence Diagram Jabatan

Menu Master

Tampilan Login

Jabatan

Database


Validasi pilih Buka

Tambah

Input data jabatan

NamaJabatan

Simpan Data


Ubah Data Display Delete Hapus data

Batal Keluar

Gambar 3.20 Diagram Sequence Jabatan

Display

51

Tabel 3.39 Keterangan Sequence Diagram Jabatan Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

3.7.4

Tambah data jabatan Admin Admin dalam posisi login lalu pilih “Menu Master” pilih data jabatan, di dalam data jabatan admin dapat melihat semua data jabatan, admin menginput data jabatan ke dalam database, kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data dan data jabatan baru akan terlihat, klik “Ubah” untuk mengubah data jabatan, klik “Batal” untuk membatalkan dan klik “Keluar” untuk kembali ke menu awal

Sequence Diagram Store

Menu Master

Tampilan Login

Store

Database


Validasi pilih Buka

Tambah Nama Store

Input data store

Alamat Store No Telp, Email Simpan data



Batal Keluar

Gambar 3.21 Diagram Sequence Store

Display

52

Tabel 3.40 Keterangan Sequence Diagram Store Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

3.7.5

Tambah data store Admin Admin dalam posisi login lalu pilih “Menu Master” pilih data store, di dalam data store admin dapat melihat semua data store, admin menginput data store ke dalam database, kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data dan data store baru akan terlihat, klik “Ubah” untuk mengubah data store, klik “Batal” untuk membatalkan dan klik “Keluar” untuk kembali ke menu awal

Sequence Diagram Kontraktor

Menu Master

Tampilan Login

Kontraktor

Database


Validasi pilih Buka

Tambah Nama Kontraktor

Input data kontraktor

Alamat Kontraktor, No Telp Email, Nama Pemilik Simpan data



Batal Keluar

Gambar 3.22 Diagram Sequence Kontraktor

Display

53

Tabel 3.41 Keterangan Sequence Diagram Kontraktor Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

3.7.6

Tambah data kontraktor Admin Admin dalam posisi login lalu pilih “Menu Master” pilih data kontraktor, di dalam data kontraktor admin dapat melihat semua data kontraktor, admin menginput data kontraktor ke dalam database, kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data dan data kontraktor baru akan terlihat, klik “Ubah” untuk mengubah data kontraktor, klik “Batal” untuk membatalkan dan klik “Keluar” untuk kembali ke menu awal

Sequence Diagram Request Form

Menu Transaksi

Tampilan Login

Request Form

Database

Store Manager Login Login gagal

Validasi pilih Buka

Tambah No Request, Tgl Request

Input data request form

Store, Description Qty, Requisition Reason Simpan

Batal

Keluar

Gambar 3.23 Diagram Sequence Request Form

54

Tabel 3.42 Keterangan Sequence Diagram Request Form Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

3.7.7

Request Form Manager Store Manager Store dalam posisi login, lalu pilih “Menu Transaksi” pilih data request form, manager store dapat menginput data request ke dalam database.

Sequence Diagram Cetak Penawaran

Menu Transaksi

Tampilan Login

Penawaran

Database

Top Package::Admin Login Login gagal

Validasi pilih Buka

Tambah No Surat Penawaran, Tanggal

Input data penawaran

Store, Nama Kontraktor

Description, Qty, Harga Satuan

Simpan data

Simpan

Batal Cetak Keluar

Gambar 3.24 Diagram Sequence Cetak Penawaran

55

Tabel 3.43 Keterangan Sequence Diagram Cetak Penawaran Nama Sequence Diagram Actor

Deskripsi

3.7.8

Cetak Penawaran Admin Admin telah dalam posisi login, lalu pilih “Menu Transaksi” pilih data penawaran, di dalam data penawaran admin dapat melihat semua data penawaran yang ada di dalam database. admin dapat menginput data penawaran ke dalam database, kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data, klik “Batal” untuk mengosongkan data, lalu klik “Cetak” untuk mencetak penawaran, setelah mencetak klik keluar.

Sequence Diagram Cetak SPK

Menu Transaksi

Tampilan Login

SPK

Database


Validasi pilih Buka

Tambah No Spk,Tanggal

Input data Spk

Store, Nama Kontraktor TanggalPekerjaan, Jumlah Pembayaran

Simpan data

Simpan

Batal

Cetak Keluar

Gambar 3.25 Diagram Sequence Cetak SPK

56

Tabel 3.44 Keterangan Sequence Diagram Cetak SPK Nama Sequence Diagram Actor

Cetak SPK Admin Admin telah dalam posisi login, lalu pilih “Menu Transaksi” pilih data SPK, di dalam data SPK Admin dapat melihat semua data penawaran yang ada di dalam database. Admin dapat menginput data SPK ke dalam database, kemudian klik “Simpan” untuk menyimpan data, klik “Batal” untuk mengosongkan data, lalu klik “Cetak” untuk mencetak SPK, setelah mencetak klik keluar.

Deskripsi

3.7.9

Sequence Diagram Berita Acara

Menu Transaksi

Tampilan Login

Berita Acara

Database

Store Manager Login Login gagal

Validasi pilih Buka

Tambah No Berita Acara, Tanggal

Input data request form

Store Subject, Description

Simpan

Batal

Keluar

Gambar 3.26 Diagram Sequence Berita Acara

57

Tabel 3.45 Keterangan Sequence Diagram Berita Acara Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

Berita Acara Manager Store Manager Store dalam posisi login, lalu pilih “Menu Transaksi” pilih data Berita Acara, manager store dapat menginput data Berita Acara ke dalam database.

3.7.10 Sequence Diagram Laporan

Laporan

menu Utama

Database

Admin Login Validasi Buka

Login gagal

Pilih jenis laporan

Pilih periode laporan Cek laporan per periode

Display data Laporan Cetak Laporan Batal

Keluar

Gambar 3.27 Diagram Sequence Laporan

58

Tabel 3.46 Keterangan Sequence Diagram Laporan Nama Sequence Diagram Actor Deskripsi

Laporan Admin Admin dalam posisi login, klik “Menu Laporan” pilih jenis laporan dan periode di dalam data laporan admin menginput data laporan yang akan dicetak dan diserahkannya kepada Pimpinan

3.8 Perancangan Database Nama Tabel

: User

Primary Kunci

: Pk_User_Id

Jumlah field

:8

Tabel 3.47 Spesifikasi Tabel User No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_User_Id

Int

9

Identitas User

2

Fk_Store_Id

Int

9

Identitas Store

3

Fk_Jabatan_Id

Int

9

Identitas Jabatan

4

NamaUser

Varchar

50

Nama User

5

TelpUser

Varchar

15

Telepon User

6

EmailUser

Varchar

30

Email User

7

Username

Varchar

30

Username User

8

Password

Varchar

8

Password User

Nama Tabel

: Jabatan

Primary Key

: Pk_Jabatan_Id

Jumlah field

:2

Tabel 3.48 Spesifikasi Tabel Jabatan No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_Jabatan_Id

Int

9

Identitas Jabatan

2

NamaJabatan

Varchar

30

Nama Jabatan

59

Nama Tabel

: Store

Primary Key

: Pk_Store_Id

Jumlah field

:5

Tabel 3.49 Spesifikasi Tabel Store No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_Store_Id

Int

9

Identitas Store

2

NamaStore

Varchar

30

Nama Store

3

AlamatStore

Varchar

150

Alamat Store

4

TelpStore

Varchar

15

Telp Store

5

EmailStore

Varchar

20

Email Store

Nama Tabel

: Kontraktor

Primary Key

: Pk_Kontraktor_Id

Jumlah field

:6

Tabel 3.50 Spesifikasi Tabel Kontraktor No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_Kontraktor_Id

Int

9

Kontraktor Id

2

NamaKontraktor

Varchar

30

Nama Kontraktor

3

AlamatKontraktor

Varchar

150

Alamat Kontraktor

4

TelpKontraktor

Varchar

15

Telp Kontraktor

5

EmailKontraktor

Varchar

30

Email Kontraktor

6

NamaPemilik

Varchar

30

Nama Pemilik

Nama Tabel

: Detail Request Form

Primary Key

: Pk_DetailRequestForm_Id

Jumlah field

:5

Tabel 3.51 Spesifikasi Tabel Detail Request Form

60

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_DetailRequestForm_Id

Int

9

Nomor Rincian Permintaan

2

NoRequest

Varchar

10

Nomor Permintaan

3

Description

Varchar

50

Deskripsi Pekerjaan

4

Qty

Int

9

Kuantiti

5

RequisitionReason

Varchar

50

Penyebab Kerusakan

Nama Tabel

: Request

Primary Key

: NoRequest

Jumlah field

:4

Tabel 3.52 Spesifikasi Tabel Request

No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

NoRequest

Varchar

100

No Permintaan

2

Fk_Store_Id

Int

9

Identitas Store

3

Fk_User_Id

Int

9

Identitas User

4

RequestDate

Date

-

Tanggal Permintaan

Nama Tabel

: DetailPenawaran

Primary Key

: Pk_DetailPenawaran_Id

Jumlah field

:5

Tabel 3.53 Spesifikasi Tabel Detail Penawaran No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_DetailPenawaran_Id

Int

9

No Rincian Penawaran

2

NoPenawaran

Varchar

8

Nomor Penawaran

3

Description

Varchar

50

Deskripsi Pekerjaan

4

Qty

Int

9

Kuantiti

5

HargaSatuan

Double

-

Harga Satuan

61

Nama Tabel

: Penawaran

Primary Key

: NoPenawaran

Jumlah field

:5

Tabel 3.54 Spesifikasi Tabel Penawaran No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

NoPenawaran

Varchar

8

Nomor Penawaran

2

Fk_Store_Id

Int

9

Identitas Kontraktor

3

Fk_Kontraktor_Id

Int

9

Identitas Store

4

TanggalPenawaran

Date

-

Tanggal Penawaran

5

StatusApproval

Varchar

2

Status Persetujuan

5

Status_Lihat

Varchar

2

Lihat Status

Nama Tabel

: SPK

Primary Key

: NoSPK

Jumlah field

:6

Tabel 3.55 Spesifikasi Tabel SPK No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

NoSPK

Varchar

10

Nomor SPK

2

Fk_Store_Id

Int

9


3

Fk_Kontraktor_Id

Int

9

Identitas Store

4

TanggalSPK

Date

-

Tanggal SPK

5

TanggalPekerjaan

Date

-

Tanggal Pekerjaan

6

TotalPembayaran

Double

-

Total Pembayaran

Nama Tabel

: Berita Acara

Primary Key

: Pk_BA_Id

Jumlah field

:5

62

Tabel 3.56 Spesifikasi Tabel BA No

Nama Field

Type

Size

Keterangan

1

Pk_BA_Id

Varchar

8

Nomor BA

2

Fk_Store_Id

Int

9


3

Subject

Varchar

50

Subject

4

DescriptionBA

Text

50

Deskripsi

5

TanggalBA

Date

-

Tangga Berita Acara

3.9 Class Diagram

DetailRequestForm -Pk_DetailRequestForm_Id 1 +NoRequest +Description +Qty +RequisitionReason +tambah() +ubah() +hapus()

1

1 1..*

Store -Pk_Store_Id +NamaStore +AlamatStore +TelpStore +EmailStore +tambah() +ubah() +hapus()

1

1

BeritaAcara -Pk_BA_Id +Fk_Store_Id +Subject +DescriptionBA +TanggalBA +tambah() +ubah() +hapus() +cetak()

1..* 1 1

User

1 Request

SPK

-NoRequest +Fk_Store_Id +Fk_User_Id -RequestDate +tambah() +ubah() +hapus()

1..*

-NoSpk +Fk_Store_Id +Fk_KontraktorId +TanggalSpk +TanggalPekerjaan +TotalPembayaran +tambah() +ubah() +hapus()

DetailPenawaran Penawaran -NoPenawaran +Fk_Store_Id +Fk_Kontraktor_Id +TanggalPenawaran +StatusApproval +Status_Lihat +tambah() +ubah() +hapus()

1..*

-Pk_DetailPenawaran_Id +NoPenawaran +Description +Qty +HargaSatuan +tambah() +ubah() +hapus()

Kontraktor

1..*

1..*

-Pk_User_Id +Fk_Store_Id +Fk_Jabatan_Id +NamaUser +TelpUser +EmailUser +Username +Password +tambah() +ubah() +hapus()

-Pk_Kontraktor_Id +NamaKontraktor +AlamatKontraktor +TelpKontraktor +EmailKontraktor +NamaPemilik 1..* +tambah() +ubah() +hapus()

1

Gambar 3.28 Class Diagram

Jabatan

1..* 1

-Pk_Jabatan_Id +NamaJabatan +tambah() +ubah() +hapus()

63

3.10 Rancangan Layar 3.10.1 Struktur Menu Utama

Login

Menu Utama

Logout Master

Transaksi

User

Request Form

Jabatan

Penawaran

Store

SPK

Kontraktor

Berita Acara

Laporan

Request Form

Penawaran

SPK

Berita Acara

Gambar 3.29 Struktur Menu Utama

3.10.2 Rancangan Layar Menu Login

Username Password

Login

Gambar 3.30 Rancangan Layar Menu Login

64

3.10.3 Rancangan Layar Menu Utama Logout LOGO

Home Master User Jabatan Store Kontraktor Transaksi Request Form Penawaran SPK Berita Acara Laporan Request Form Penawaran SPK Berita Acara

Footer

Gambar 3.31 Rancangan Layar Menu Utama

3.10.4 Rancangan Layar View Master

Logout LOGO


Add User No

Nama User

No Telp

Email

Jabatan

Store

Search Add User Footer

Gambar 3.32 Rancangan Layar View Master

Edit

Delete

65

3.10.5 Rancangan Layar Data User Logout LOGO Home Master User Jabatan Store Kontraktor Transaksi Request Form Penawaran SPK Berita Acara Laporan Request Form Penawaran SPK Berita Acara

Nama User No Telp Email Jabatan Store Username Password Save

Cancel Footer

Gambar 3.33 Rancangan Layar Data User

3.10.6 Rancangan Layar Data Jabatan Logout LOGO


Nama Jabatan

Save

Cancel

Footer

Gambar 3.34 Rancangan Layar Data Jabatan

66

3.10.7 Rancangan Layar Data Store Logout LOGO


Nama Store Alamat Store No Telp Email Save

Cancel

Footer

Gambar 3.35 Rancangan Layar Data Store

3.10.8 Rancangan Layar Data Kontraktor Logout LOGO


Nama Kontraktor Alamat Kontraktor No Telp Email Nama Pemilik Save

Cancel

Footer

Gambar 3.36 Rancangan Layar Data Kontraktor

67

3.10.9 Rancangan Layar Data Request Form Logout LOGO


No Request Tanggal

dd/mm/yyyy

Store No

Description

Unit

Qty

Picture

1

Select File

2

Select File

3

Select File

4

Select File

5

Select File

Save

Requisition Reason

Cancel Footer

Gambar 3.37 Rancangan Layar Data Request Form

3.10.10 Rancangan Layar Data Penawaran Logout LOGO


No Surat Penawaran Tanggal

dd/mm/yyyy

Store Nama Kontraktor No

Description

Qty

Harga Satuan

1 2 3 4 5 Save

Cancel Footer

Gambar 3.38 Rancangan Layar Data Penawaran

68

3.10.11 Rancangan Layar Data SPK Logout LOGO


No SPK Tanggal Store Nama Kontraktor

dd/mm/yyyy

Tanggal Pekerjaan

dd/mm/yyyy

Jumlah Pembayaran Save

Cancel

Footer

Gambar 3.39 Rancangan Layar Data SPK

3.10.12 Rancangan Layar Berita Acara Logout LOGO


No Berita Acara Store Tanggal Subject Description

Save

Cancel

Footer

Gambar 3.40 Rancangan Layar Data Berita Acara

69

3.10.13 Rancangan Layar Data Laporan Logout LOGO


Print

Dari :

dd/mm/yy

Sampai

dd/mm/yy

Tampilkan

Footer

Gambar 3.41 Rancangan Layar Data Laporan

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents