BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini membahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam membangun aplikasi manajemen surat berbasis web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya. Adapun teknik dalam pengumpulan data yaitu dengan cara wawancara dan observasi yang dilakukan di kantor pusat PD. Pasar Surya yang dapat dilihat pada lampiran 1. Dari proses pengumpulan data ini akan didapatkan proses identifikasi dan analisis permasalahan.

3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan Identifikasi permasalahan dilakukan setelah proses wawancara dan observasi. Dari proses mengumpulkan data tersebut maka didapatkan suatu titik temu dari permasalahan yang ada. Proses identifikasi dilakukan dengan cara menganalisis setiap proses bisnis dari sub bagian tata usaha dan mengacu pada standar operasional prosedur yang telah ada. Melalui proses analisis yang dilakukan mulai dari proses awal surat dibentuk hingga surat dikirimkan ke penerima. Diperoleh suatu kesimpulan bahwa sub bagian tata usaha mengalami kesulitan dalam melakukan pengelolaan surat pada dokumen arsip seperti pencarian dan penyusutan, pendataan surat untuk menghasilkan suatu laporan dan pemberian kode nomor pada surat, serta pendistibusian surat.

34

35

Dari proses pengumpulan data juga didapatkan beberapa dokumen mengenai aturan (rule) dan kebijakan (policy) stakeholder yang bersangkutan dengan sistem yang sudah ada saat ini. Adapun stakeholder yang bersangkutan yaitu pihak eksternal, internal (meliputi direksi, sekretaris, unit pasar, cabang, dan lain-lain), serta bagian tata usaha. Berikut merupakan aturan yang sudah ditetapkan didalam Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 tentang tata naskah dapat dilihat pada Tabel 3.1. Tabel 3.1 Aturan (Rule) Tata Naskah Naskah Perusahaan A. Eksternal 1. Surat Umum

2. Surat Perikatan

3. Surat Kuasa

4. Surat Keterangan

Pihak Yang Bertanda Tangan

Direktur Utama : Surat-surat keluar perusahaan yang berada dalam lingkup kerjanya Paraf direktur bidang, sekper. Direktur Bidang : Surat-surat keluar perusahaan yang berada dalam lingkup kerjanya, paraf sekprer. Sekretaris Perusahaan : Surat-surat keluar perusahaan yang berada dalam lingkup di bawah kewenangan direksi, paraf kasubag. Kepala Cabang : Surat ke pedagang yang berada di lingkup kerjanya. Kepala Unit : Surat ke pedagang yang berada di lingkup kerjanya. Direktur Utama : semua perikatan yang menjadi kewenangannya. Direktur Pembinaan Pedagang : kewenangannya. (*) perikatan karena proses pengadaan diatur sendiri dalam Peraturan Direksi tentang Pedoman Pengadaan Barang/jasa dan penghapusan. Direktur Utama , paraf direktur bidang, sekper , kasubag hukum. Direktur Bidang , paraf direktur bidang, sekper , Kasubag bidang (untuk kuasa yang berkaitan dengan wilayah kerja bidang), kasubag hukum. Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper.

36

Naskah Perusahaan

Pihak Yang Bertanda Tangan Sekper, kasubag kepegawaian.

5. Surat referensi B. Internal 1. Keputusan Direksi 2. Surat Tugas

Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper.

3. Disposisi

Direktur Utama, paraf direktur bidang, sekper Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper. Direktur bidang paraf sekper. Direksi/pejabat minimal kasubag.

4. Memo Internal

Pejabat bidang minimal kasubag

5. Surat Perintah Perjalanan Dinas

Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper.

6. Surat Keterangan Perjalanan Dinas 7. Nota Dinas

Direktur bidang, sekper.

C. Umum 1. Peraturan Direksi

Pejabat bidang minimal kasubag

3. Surat Pengantar

Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum. Direktur Utama paraf direktur bidang, sekper, kasubag hukum. Direktur bidang paraf, sekper, kasubag hukum. Pejabat bidang minimal kasubag

4. Notulen Rapat

Paraf :Pihak yang Hadir dalam Rapat

2. Pengumuman

3.1.1. Adminitrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal Dari rule diatas maka selanjutnya menggambarkan proses bisnis ini diharapkan desain yang dirancang sesuai dengan kebutuhan permasalahan yang dialami oleh sub bagian tata usaha. Berikut proses bisnis yang dijalankan sesuai SOP/TTU/01 saat ini dapat dilihat pada Gambar 3.1.

ADMINISTRASI SURAT MASUK DARI ITERNAL DAN EKTERNAL INTERNAL / EKTERNAL

BAG ADM MASUK

KEPALA TATA USAHA

SEKPER

DIREKSI

UNIT KERJA

B

D

F

Surat masuk + baju surat

Surat masuk + baju surat + paraf


Memeriksa dan memparaf surat


A

Start

Menerima surat masuk

S. Perm dana keu S. lap hasil rapat S. perm non keu S. lap pendp S. lainnya

Internal?

ya

mencatat di agenda ekternal

Agenda internal

Agenda eksternal


Memberikan baju surat keterangan tujuan surat

Setuju ?

N

B


Mengecek tujuan surat

F

ya

Direksi?

C End

Y

Surat masuk + baju surat + paraf N

C

Setuju ? Y


A Surat masuk + baju surat

End

Setuju ?

Y

E

1. Surat masuk + paraf

tidak

mencatat di agenda internal

Memberikan kepada administrasi

H

Surat masuk + baju surat + paraf N

E

End

G

End

Memberikan kepada SEKPER

G

tidak

Memberikan kepada UNIT KERJA bersangkutan

D

H

1

2. Surat masuk + baju surat + paraf

1

Gambar 3.1 Administrasi Surat Masuk Internal dan Eksternal

37

38

Gambar 3.1 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi adminitrasi surat masuk internal dan eksternal secara keseluruhan. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem diatas dapat dilihat pada Tabel 3.2. Tabel 3.2 Penjelasan Aliran Sistem No phase 1.

2.

3.

Sim bol A

Input S.permohonan keuangan S. Lap Hasil Rapat S.Permohonan Non Keuangan S.Laporan Pendapatan S. Lainnya

Nama Proses Pencatatan surat

B

Surat masuk dan baju surat

C

Surat masuk Otorisasi terotorisasi dan kepada baju surat kepala bagian tata usaha Surat acc Otorisasi Kepala tata sekper usaha + baju surat

D

Pemberian tujuan surat

E

Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju surat

Mengecek tujuan surat

F

Surat acc kepala tata

Otorisasi surat oleh

Kegiatan

Output

Menerima dan mencatat surat masuk dalam agenda surat masuk internal dan agenda surat masuk eksternal

Buku agenda surat masuk internal / eksternal dan Suratsurat masuk Surat masuk dan baju surat Surat acc kepala tata usaha + baju surat Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju surat Surat acc kepala tata usaha + sekper + baju surat Surat acc kepala

Memberi baju surat dan melengkapi keterangan pada baju surat Menyerahkan surat kepada atasan untuk diperiksa dan diparaf

Meneruskan surat yang telah diparaf atasan kepada sekper untuk diperiksa dam diparaf Mengambil surat yang telah diparaf untuk diteruskan sesuai tujuan surat (Sekper/Direksi/ Dirut) Mengambil surat yang telah diparaf

39

No phase

Sim bol

Input usaha + sekper + baju surat

G

4 .

H

Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju surat Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju surat (salinan / tembusan)

Nama Proses direksi

Penyampai an surat ke unit kerja

Mengarsip kan surat

Kegiatan dari sekper / direksi

Menyampaikan surat kepada unit kerja sesuai dengan disposisi yang ada Petugas TU mengarsip surat masuk dengan metode yaitu Surat masuk diarsip dalam 3 folder diantaranya 1. Folder surat masuk dari eksternal 2. Folder surat masuk dari cabang 3. Folder surat masuk dari unit pasar Dalam tiap folder diarsip urut sesuai bulan dan tanggal surat

Output tata usaha + sekper + direksi + baju surat Surat acc kepala tata usaha + sekper + Direksi Surat acc kepala tata usaha + sekper + direksi + baju surat (salinan / tembu san)

Administrasi konsep naskah dinas merupakan proses kegiatan yang dilakukan oleh sub bagian tata usaha dalam mengelola konsep naskah dinas baik berupa surat umum eksternal, surat peringatan, surat penyegelan, surat pencabutan, surat umum internal, dan lain-lain. Untuk dapat mengetahui aliran sistem administrasi konsep naskah dinas dapat dilihat pada Gambar 3.2.

ADMINISTRASI SURAT KONSEP DARI INTERNAL DAN EKTERNAL INTERNAL / EKTERNAL

BAG ADM MASUK A

Start

Menerima dan mencatat naskah konsep

S. eksternal S. peringatan S. penyegelan

Buku naskah konsep

S. pencabutan S. umum Surat Lainnya internal

KEPALA TATA USAHA

SEKPER

DIREKSI / DIRUT

UNIT KERJ

B

D

F

H

Surat konsep

Surat konsep + paraf







Surat konsep masuk

B

Setuju ? Setuju ?

Memberikan ke adm surat masuk

A

G

C


Meneruskan otorisasi surat ke SEKPER

Y

Y



Surat konsep + paraf N

N

Memantau surat dan mengecek target waktu surat

Y

Y


N

Setuju ?

Setuju ?


C

N

E

G

I

End Melebihi??

Y

N

D Melapor

Meminta otorisasi ke pembuat konsep Surat konsep + paraf H

L

Surat konsep

J

J

L

K


F

Surat konsep acc

J Membuat surat balasan

Surat konsep

End

Surat balasan Surat konsep + paraf > batas

Meneruskan otorisasi surat ke Direksi

Meneruskan naskah konsep yang telah jadi/ diperbaiki unit kerja Menyerahkan naskah konsep ke bag adm keluar

Mengembalikan ke bag tata usaha

E

Surat konsep + paraf > batas I

Mengembalikan ke bag tata usaha

Bag adm keluar

End

Surat balasan

K

Gambar 3.2 Administrasi Konsep Naskah Dinas

40

41

Adapun penjelasan mengenai aliran sistem administrasi konsep naskah dinas pada Gambar 3.2 dapat dilihat pada Tabel 3.3. Tabel 3.3 Penjelasan aliran sistem No Simbol Input phase 1. A S.eksternal S.penyegelan S.pencabutan S.peringatan S. Lainnya

2.

3.

Nama Proses Pencatatan surat

Kegiatan

Output

Menerima dan mencatat konsep naskah dinas yang masuk dalam buku konsep naskah dinas

Buku naskah konsep dan Surat konsep masuk

B

Surat konsep Pemberian masuk otorisasi naskah konsep

Menyerahkan surat Surat konsep kepada atasan acc kepala (kepala tata usaha) TU untuk diperiksa dan diparaf

C

Surat konsep Menerima acc kepala surat naskah TU konsep dari kepala TU

Meneruskan surat Surat konsep yang telah diparaf acc kepala atasan kepada TU sekper

D

Surat konsep Otorisasi acc kepala sekper TU

E

Surat acc Menerima kepala tata surat naskah usaha + konsep dari sekper sekper Surat acc Otorisasi kepala TU+ surat oleh sekper direksi

Memeriksa dan Surat acc memparaf surat kepala tata naskah konsep usaha + sekper Meneruskan surat Surat acc naskah konsep kepala tata kepada direksi usaha + sekper Memeriksa dan Surat acc memparaf surat kepala tata naskah konsep usaha + yang telah sekper + diotorisasi sekper direksi Memantau surat Surat acc ka. dan mengecek tata usaha + target waktu surat. sekper + direksi

F

G

Surat acc ka tata usaha + sekper + direksi

Menerima surat yang terotorisasi dari direksi

42

No Simbol Input phase 4 L Surat acc . kepala tata usaha + sekper + Direksi melebihi waktu J Surat Konsep tidak disetujui

5

Nama Proses Memberikan surat naskah konsep jika melebihi waktu kepada kepala TU Membuat surat balasan untuk unit kerja bersangkutan

Kegiatan

Output

Menerima surat Kebijakannaskah konsep kebijakan yang telah melebihi target waktu

Membuat dan Menyerahkan surat balasan kepada unit kerja sebagai informasi bahwa surat naskah konsep tidak disetujui oleh sekper/direksi Menyerahkan Bag TU surat balasan menyerahkan surat balasan dari surat yang ditolak.

K

Surat balasan

Surat balasan kepada unit kerja yang bersangkutan acc Menyerahkan Unit kerja yang Surat acc tata kepada unit bersangkutan kepala TU+ + kerja memeriksa / sekper + + memperbaiki surat direksi + yang bersangkutan unit kerja

H

Surat kepala usaha sekper direksi

I

Surat acc Penyampaian kepala TU+ surat sekper + direksi + unit kerja

Meneruskan surat naskah konsep kepada bagian administrasi keluar

Surat acc kepala TU+ sekper + direksi + unit kerja

3.1.2 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Setelah melakukan pengelolaan dari surat masuk internal maupun eksternal dan mengelola konsep naskah dinas. Surat yang telah disetujui oleh stakeholder bersangkutan, maka surat tersebut diberikan nomor dan dicatat dalam agenda keluar.

43

Tujuan dari administrasi surat keluar ini untuk mencatat dan menyimpan surat yang telah siap didistribusikan atau dikirim kepada penerima. Aliran sistem dari administrasi surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Gambar 3.3. ADMINISTRASI SURAT KELUAR DARI BAG ADM SURAT MASUK BAG ADM MASUK

BAG ADM KELUAR

Start

A

Bag adm masuk

Surat konsep acc

Surat konsep acc

Surat konsep acc + Nomer & tgl Memperbanyak surat sesuai tembusan kearah tujuan surat

Memberi nomor dan tanggal surat

1 2

Menyerahkan kepada bagian surat keluar

Surat konsep acc

Surat konsep acc + Nomer & tgl 3

Surat konsep acc

Memberi stempel, alamat surat, dan kode surat

Mengecek termasuk dalam agenda keluar internal / eksternal

1 2

Internal?

A

Mencatat kedalam agenda keluar Internal

Mencatat kedalam agenda keluar eksternal

Agenda Keluar Internal

Agenda Keluar Eksternal

Surat konsep acc + 3 Nomer & tgl

Bag TTU pengirim

end

Gambar 3.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

44

Gambar 3.3 merupakan lanjutan dari proses pengelolaan administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas yang dilakukan oleh bagian surat masuk. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pada Gambar 3.3 dapat dilihat pada Tabel 3.4. Tabel 3.4 Penjelasan aliran sistem No Simbol Input phase 1. Kotak Surat Kuning konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja

2

Kotak Merah

Nama Proses Pemberian kode penomoran dan pencatatan pada buku agenda

Kegiatan

Menerima surat, memberi nomor, tanggal & catat dalam buku agenda keluar internal atau buku agenda surat keluar eksternal. Contoh kode penomoran : XX / YY / Bulan / Tahun Keterangan : XX : No urut surat dalam 1 tahun YY : 01 => Eksternal 02 => Internal K.Pusat 03 => K.Cabang 04 => Unit Pasar Bulan : I, II, III, IV, dst Tahun : 2012, 2013, dst Surat Pemberian Membubuhkan konsep tujuan surat, stempel, menulis acc kepala stempel, dan alamat tujuan surat TU+ kode surat pada amplop dan sekper+ kode nomor surat direksi + unit kerja Surat Menerima Memperbanyak surat konsep surat naskah sesuai tembusan dan acc kepala konsep dari menunjuk kearah TU+ kepala TU mana surat ditujukan

Output Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja

Salinan surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+

45

No Simbol phase

3.

Kotak Biru

Input

Nama Proses

sekper + direksi + unit kerja Salinan Pengarsipan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja

Penyerahan surat kepada petugas pengiriman

Kegiatan

Output direksi + unit kerja

Petugas TU mengarsip surat keluar dengan metode sbb: - Surat keluar diarsip sesuai kode surat (4 folder surat) - Dalam tiap folder diarsip sesuai bulan dan ni urut surat

Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja

Menyerahkan surat internal kantor surat kepada petugas TU pengirim surat

Surat Konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja

3.1.3 Pengiriman Surat Keluar Surat keluar yang telah diberi kode nomor, dicatat dalam buku agenda keluar internal maupun eksternal, dan diperbanyak salinannya untuk diarsipkan maka kegiatan selanjutnya yaitu melakukan pengiriman surat. Proses pengiriman ini dilakukan oleh kurir yang terdiri dari empat orang. Adapun pembagian tugasnya yaitu dua orang bertugas mendistribusikan surat internal dan dua orang bertugas mendistribusikan surat keluar eksternal. Didalam proses pengiriman surat ini, petugas pengiriman harus memastikan bahwa surat yang disampaikan kepada penerima benar-benar sesuai dengan alamat yang dituju. Sebagai pertanggung jawaban, petugas diberikan buku ekspedisi yang bertujuan

46

untuk mencatat surat yang telah dikirim. Dari data-data tersebut akan digunakan untuk membuat laporan kepada atasan mengenai hasil pengiriman khusus surat penting. Untuk lebih jelasnya aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.4. PENGIRIMAN SURAT BAG ADM KELUAR

BAG ADM KELUAR & PENGIRIM SURAT

Start

A

Bag adm keluar

Surat konsep acc + Nomer & tgl


Memasukkan surat dalam amplop

Menyerahkan kepada bagian pengiriman

Mencatat dalam buku expedisi

Kepala tata usaha

A.1

A.2

Laporan pengiriman srt penting

Memastikan surat terkirim dengan benar

end Melakukan cek ulang kepada penerima

Srt penting

Melaporkan hasil pengiriman kepada atasan khusu surat penting

Buku expedisi Surat konsep acc + Nomer & tgl Menyusun daftar prioritas tujuan surat

Laporan pengiriman srt penting

A

Memeriksa kendaraan dinas

Mengantar surat ke tujuan


Tujuan surat

A.2

end

A.1

Gambar 3.4 Pengiriman Surat Keluar

47

Gambar 3.4 merupakan gambar aliran sistem pada fungsi pengiriman surat keluar. Adapun penjelasan mengenai aliran sistem pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.5. Tabel 3.5 Penjelasan aliran sistem No Simbol Input Nama phase Proses 1. Kotak Surat Menerima Merah Konsep surat acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Identifikasi surat

Mencatat surat Mengelom pokkan surat berdasarkan tujuan surat Pengiriman surat

2

Kotak Biru

Surat Surat Konsep terkirim acc dalam amplop

Kegiatan

Output

Menerima surat, memeriksa kesesuaian alamat surat dengan amplop surat

Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Salinan Surat konsep acc kepala TU+ sekper+ direksi + unit kerja Buku ekspedisi Surat konsep acc dalam amplop Surat konsep acc dalam amplop

Memasukkan surat dalam amplop surat

Mencatat dalam buku ekspedisi Menyusun daftar prioritas tujuan pengiriman surat Mengantar dan menyampaikan surat kepada alamat yang dituju sesuai prioritas surat Memastikan surat terkirim dengan benar sesuai alamat Memeriksa kondisi kendaraan dinas setiap hari dan sebelum berangkat mengirim surat

-

48

No Simbol Input Nama phase Proses 3. Kotak Surat Pengecekan Kuning Konsep jenis surat acc dalam amplop

Penyerahan laporan

Kegiatan

Output

melakukan cek ulang kepada penerima apakah surat tersebut penting apa tidak dan melaporkan hasil pengiriman khusus surat penting kepada bag pengelola Menyerahkan laporan pengiriman kepada kepada atasan

Laporan pengiriman surat penting

Laporan pengiriman surat penting

Dari aliran sistem yang berjalan saat ini dapat diketahui kebutuhan dari masingmasing fungsi yang dijalankan. Disamping mengetahui kebutuhan pada sistem, hasil dari analisis juga dapat mengetahui proses-proses yang dieliminasi, proses yang diintegrasikan menjadi satu fungsi, dan proses yang membutuhkan otomasi.

3.2 Permasalahan Setelah mengetahui proses bisnis yang telah dijalankan maka langkah selanjutnya yaitu melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Fungsi dari melakukan proses analisis kebutuhan digunakan merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan dari masing-masing pengguna aplikasi. Berikut merupakan hasil analisis dari aliran sistem saat ini berdasarkan fungsi yang dijalankan.

49

3.2.1 Analisa Pada Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal Proses analisa ini bertujuan untuk mengetahui proses-proses mana saja yang seharusnya diperbaiki atau proses yang membutuhkan adanya sistem baru. Jika dilihat pada document flow diatas, sebagian besar proses yang ada membutuhkan penanganan sistem baru mulai dari surat masuk, pendataan, penyimpanan, pendistribusian, dan pengiriman. Dari beberapa analisa proses diatas, maka dapat ditarik suatu kesimpulan maka dalam melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dan eksternal dibutuhkan suatu sistem terkomputerisasi yang dapat membantu bagian tata usaha dalam administrasi surat menyurat.

3.2.2 Analisis Fungsi Admininitrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Proses administrasi surat keluar untuk internal dan eksternal rata-rata perhari mencapai 150 surat keluar yang harus dikirim. Hasil analisa proses ini menyimpulkan bahwa pada proses pemberian kode penomoran surat masih sulit dilakukan, mengingat terdapat lima kombinasi kode penomoran surat. Petugas juga harus memperbanyak surat sesuai dengan tembusan untuk diarsipkan, sehingga akan membutuhkan hardcopy surat yang cukup banyak untuk disimpan. Maka dari hasil analisa diatas dibutuhkan penyederhanaan proses pada pemberian kode dengan cara otomasi. Terkait dengan proses pengarsipan akan menggunakan teknologi komputerisasi sebagai tempat untuk penyimpanan surat

50

sehingga surat yang akan disimpan dalam bentuk softcopy dan tidak membutuhkan tempat penyimpanan surat (gudang).

3.2.4 Analisis Pada Fungsi Pengiriman Surat Keluar Proses pencatatan pada buku ekspedisi dan proses pelaporan yang dilakukan masih bersifat manual. Untuk pembuatan laporan pengiriman surat penting kepada atasan, petugas harus memilah terlebih dahulu dan menggolongkan surat berdasar jenis surat penting. Hasil analisa proses diatas didapatkan suatu solusi dengan cara membuat proses

pencatatan

dan

pembuatan

laporan

dapat

dilakukan

pada

teknologi

komputerisasi. Sehingga proses pencatatan akan langsung tersimpan didalam database, begitu pula untuk proses pembuatan laporan secara otomasi akan mudah dilakukan berdasarkan dari data-data surat yang telah tercatat dalam database.

3.3 Solusi Permasalahan Setelah melakukan pengumpulan data dengan cara wawancara dan observasi, pengolahan data, dan analisa permasalahan maka didapatkan suatu solusi untuk mengatasi permsalahan yang terjadi pada sub bagian tata usaha PDPS. Sesuai dengan permasalahan yang ada, solusi yang tepat untuk menangani masalah tersebut yaitu dengan mambangun aplikasi manajemen surat berbasis web. Untuk dapat membangun aplikasi manajemen surat berbasis web, terdapat beberapa tahap pengembangan diantaranya:

51

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement) Agar aplikasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan pengguna, maka identifikasi kebutuhan perangkat lunak merupakan tahap awal dalam membangun suatu aplikasi. Untuk dapat mengidentifikasi kebutuhan perangkat lunak terdapat tahapan yaitu:

A. Elitasi Kebutuhan (requirement elicitation) Proses elitasi kebutuhan merupakan suatu rancangan proses awal sistem yang akan dibangun, proses ini berupa pendefinisian dan penyeleksian macam-macam kebutuhan data yang dapat mendukung sistem. Mengenai kegiatan yang dilakukan yaitu dengan cara mengumpulkan informasi kepada stakeholder yang bersangkutan dengan cara wawancara dan observasi. Adapun proses pengumpulan data berupa wawancara ditujukan kepada stakeholder yang memiliki pengaruh dalam alur proses bisnis yang dilakukan. Dalam kasus ini responden yang diacu sebagai narasumber utama yaitu kepala sub bagian tata usaha. Alasannya, karena kepala sub bagian tata usaha merupakan stakeholder yang mengetahui secara keseluruhan proses bisnis surat menyurat yang telah dijalankan. Pengumpulan data dengan cara observasi yaitu melakukan pengamatan secara langsung dan ikut terlibat dalam proses bisnis yang dijalankan. Berikut hasil dari elisitasi kebutuhan data yang telah didapat dari proses pengumpulan berupa wawancara dan observasi:

52

a. Data Standar Operasional Prosedur (SOP) Administrasi Surat Menyurat Data SOP Administrasi Surat Menyurat merupakan data yang memiliki peranan penting dalam membangun sistem ini. Hal ini disebabkan karena proses sistem yang akan digunakan mengacu dari proses yang telah terdapat pada SOP. Dengan mengetahui SOP administrasi surat menyurat dapat dijelaskan proses yang dijalankan mulai penerimaan surat masuk dari internal maupun ekternal, mendata, mendistribusikan, sampai dengan mengarsipkan dan mengirimkan surat keluar. b. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Tata Naskah Perusahaan Data peraturan direksi tentang tata naskah ini merupakan petunjuk atau pedoman yang digunakan dalam melakukan tata naskah perusahaan. Berikut petunjuk tersebut mulai dari definisi istilah, jenis-jenis surat, otoritas penandatangan surat, aturan pengkodean nomor surat, aturan naskah, dan bentuk format lampiran naskah. c. Data Peraturan Direksi PDPS Nomor 15 Tahun 2013 Tentang Pengarsipan Data Peraturan Direksi tentang pengarsipan merupakan data yang digunakan sebagai acuan dan pedoman untuk

penyelamatan arsip dan penyusutan arsip.

Adapun yang dibahas dalam peraturan ini mengenai definisi istilah arsip, tata cara arsip, aturan-aturan dalam pengarsipan/penyusutan, dan format tata cara lalu lintas pengarsipan. d. Data Buku Agenda Surat Masuk dan Surat Keluar dari Internal maupun Eketrnal Data buku agenda ini digunakan sebagai pencatatan data-data surat dalam sehari baik itu surat masuk maupun surat keluar. Dengan mengetahui format yang telah

53

dituliskan dalam buku agenda, maka hal ini akan dapat digunakan sebagai acuan pencatatan surat didalam sistem. e. Data Buku Ekspedisi Data buku ekspedisi ini digunakan untuk mencatat surat yang telah jadi dan siap dikirimkan ke tujuan surat. Format data yang ada pada buku ekspedisi akan menjadi acuan bentuk yang ada pada sistem.

B. Analisa Kebutuhan (Requirement Analysis) Proses analisa kebutuhan merupakan lanjutan dari proses elisitasi kebutuhan yaitu pengidentifikasian terhadap kebutuhan apa saja yang menjadi menjadi masalah dan apa saja yang seharusnya dibutuhkan untuk menghadapi masalah tersebut. Setelah menentukan elisitasi data yang dibutuhkan, maka tahap ini merupakan tahap pengidentifikasian kebutuhan sistem secara terhubung dengan stakeholder lainnya seperti pihak internal (meliputi: direksi, sekretaris, kepala bagian), dan pihak eksternal. Berikut analisa kebutuhan dari kedua pihak tersebut :

B.1 Analisis Kebutuhan Internal Analisa kebutuhan internal yang dimaksud dalam proses administrasi suratmenyurat ini meliputi stakeholder yang berada didalam struktur organisasi. Setelah beberapa tahapan telah dilakukan maka dapat dianalisa bahwa pihak eksternal saat ini membutuhkan suatu tools atau alat yang dapat membantu proses bisnisnya berkaitan dengan manajemen surat dengan memanfaatkan teknologi informasi sebagai solusi pemecahan masalah yang ada. Adapun pemanfaatan teknologi informasi dalam

54

manajemen surat dilakukan berdasarkan pada aturan SOP/TTU/01, berikut penjelasan proses dari masing-masing stakeholder: a. Pada bagian tata usaha sistem dapat membantu mulai dari proses penerimaan surat masuk dari internal maupun eksternal, mendata, mendistribusikan sampai dengan mengarsipkan dan mengirim surat keluar. Selain itu juga dapat membantu dalam proses pencarian surat maupun proses penyusutan surat. b. Pada stakeholder internal sistem dapat melakukan otorisasi terhadap persetujuan surat secara komputerisasi, menuliskan surat untuk dikirimkan ke bagian tata usaha, pemberian disposisi, dan dapat melihat surat yang telah masuk maupun surat yang telah diotorisasi berdasarkan hak akses masing-masing. Namun untuk user internal kepala bagian TU terdapat penambahan fasilitas untuk dapat melihat laporan surat berdasarkan kategori tertentu. c. Proses pendistribusian yang seharusnya dilakukan oleh kurir dengan cara membagikan secara langsung (datang ke stakeholder). Dengan sistem ini akan dibantu dengan pendistribusian surat secara melalui jaringan komputer (web). Pemanfaatan

teknologi

informasi

diatas

diharapkan

dapat

membantu

menjalankan proses administrasi manajemen surat dengan tetap mengacu pada SOP yang telah ada, sehingga permasalahan dari proses-proses yang cukup sulit dapat teratasi.

B.2 Analisis Kebutuhan Pihak Eksternal Analisa kebutuhan pihak eksternal merupakan proses identifikasi kebutuhan yang dihadapi pihak luar atau eksternal. Adapun pihak eksternal ini meliputi pihak yang

55

berada diluar PDPS (diluar kendali PDPS). Dengan analisis kebutuhan pada pihak eksternal, maka didapatkan bahwa pihak eksternal membutuhkan tools yang berguna sebagai wadah atau tempat pengiriman surat. Pemanfaatan teknologi informasi berbasis web akan membantu pihak eksternal dalam mengirimkan surat. Jadi, pihak eksternal dapat mengirimkan surat dengan cara mengakses web yang telah disediakan PDPS tanpa datang langsung ke kantor PDPS.

B.3 Analisis Konsep Yang Digunakan Dari data-data yang didapat dan beberapa tahapan dari proses wawancara, studi literatur, identifikasi permasalahan maupun analisa kebutuhan yang telah dilakukan. Maka, untuk dapat menghadapi permasalahan yang ada yaitu dengan pemanfaatan teknologi informasi berbasis web menggunakan konsep manajemen surat dan tetap mengacu pada proses-proses yang ada pada SOP/TTU/01.

C. Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Dalam membangun aplikasi dibutuhkan suatu spesifikasi perangkat lunak. Tujuan dari spesifikasi kebutuhan perangkat lunak agar perangkat lunak yang akan dikembangkan memiliki deskripsi fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan nonfungsional. Berikut deskripsi dari kebutuhan tersebut.

C.1 Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang utama dalam menyusun suatu fungsi-fungsi dalam aplikasi. Fungsi-fungsi aplikasi yang digunakan dengan

56

berdasarkan SOP/TTU/01 yang telah digunakan oleh sub bagian tata usaha. Adapun kebutuhan fungsional tersebut adalah :

C.1.1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal Kebutuhan fungsional pada adminitrasi surat masuk internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.6. Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Masuk Nama Fungsi Stakeholder

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal Bagian Tata Usaha, Kepala Tata Usaha User Internal, User Eksternal

Deskripsi

Fungsi administrasi surat masuk dari internal maupun eksternal ini merupakan fungsi yang mengatur dari awal surat itu masuk hingga surat dapat distribusikan dan disimpan.

Kondisi Masing-masing stakeholder telah masuk kedalam web sesuai dengan Awal hak akses masing-masing Alur Normal Pengirim/Tulis Surat ‘User Internal dan Eksternal’ No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Membuka halaman Sistem akan menampilkan URL web halaman form otentifkasi 2 Memasukkan Mengecek akses user login username dan a. jika internal maka menu password ‘download’ dan unggah akan tersedia, b. jika eksternal hanya menu unggah 3 Pengirim surat internal Sistem membuka halaman unggah maupun ekternal beserta form memilih menu unggah 4 Unggah file atau surat Mengecek tipe file. a. jika sesuai maka file akan disimpan. b. jika tidak sesuai maka akan tampil kesalahan salah dan kembali ke halaman semula.

57

Nama Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal 5 Pengirim memilih Menampilkan daftar template surat menu tulis surat yang telah dipilih 6 Pengirim menekan Mengirim surat ke bagian admin tombol kirim Pendataan ‘User Bag TU’ No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bagian tata usaha Sistem akan menampilkan informasi membuka halaman pemberitahuan surat masuk utama berdasarkan jenis surat, daftar acara, daftar tugas, pesan, dan laporan. 2 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan informasi pemberitahuan surat yang masuk berdasarkan asal surat masuk pengirim internal dan eksternal. Daftar surat yang ditampilkan akan ditandai dengan warna sesuai dengan kategori surat (penting, rahasia, umum, biasa). 3 Bag TU memilih Sistem akan halaman menampilkan opsi ‘lihat’ pada informasi mengenai isi surat yang tabel daftar surat telah dipilih beberapa form yang masuk harus diisi untuk dapat dibagikan kepada tujuan surat 4 Memilih disposisi Menyimpan surat, pendisposisian, dan otorisasi otorisasi, dan buku agenda atau buku konsep naskah dinas 5 Mengisi baju surat Menyimpan disposisi atau otorisasi dari baju surat 6 Bag TU memilih Maka sistem akan membawa daftar acara, daftar kedalam proses fitur tambahan tugas,pesan, dan laporan 7 Bag TU memilih daftar acara 8 Bag TU memilih Menampilkan form laporan surat laporan masuk 9 Menentukan laporan 10 Memilih cetak Mencetak laporan surat masuk Pendistribusian ‘User Bag TU’ No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih Sistem akan menampikan halaman sub menu dengan 2 layout samping kiri dan

58

Nama Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal pendistribusian konten. Adapun menu samping kiri berupa : surat jadi, surat ditolak, surat tunggu, surat penting, surat deadline, monitoring surat dan beberapa pendisposisian. Layout konten berisikan informasi dari surat yang telah dikirim oleh Bag TU dan mendapatkan otorisasi oleh stakeholder yang bersangkutan. Tampilan pemberitahuan surat ini berdasarkan asal surat dan jenis surat. 2

3

4

5

6

7 8

Bag TU memilih icon jenis pemberitahuan dari salah satu jenis surat yang berada pada layout konten

Sistem akan menampilkan status daftar informasi surat yang telah diotorisasi, dan membutuhkan otorisasi ke stakeholder lainnya. Selain itu terdapat opsi untuk menyaring data yang akan ditampilkan. Memilih data surat Sistem menampilkan isi surat, dari ikon disposisi, dan otorisasi pemberitahuan Memilih menu Sistem akan menampilkan daftar surat jadi pada surat yang telah jadi. Surat yang telah layout kiri jadi ini akan tampil arsipkan dan mendapatkan kode nomor secara otomatis Memilih menu Sistem akan menampilkan halaman surat ditolak pada surat ditolak. Tampilan informasi layout kiri yang ditampilkan berupa list data surat-surat yang tidak mendapatkan otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan dan tampil tombol kirim pesan / unduh surat balasan. Pada tabel surat Menampilkan form pesan yang ditolak memilih ditujukan ke pengirim surat pesan Mengisi form pesan Menyimpan surat pesan balasan dan balasan mengirim ke stakeholder Memilih menu Tampilan pada halaman surat tunggu surat tunggu berisikan informasi mengenai status surat yang masih belum mendapatkan

59

Nama Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal persertujuan kepada pihak stakeholder yang bersangkutan. Serta tampil menu kirim surat kepada pihak yang mengotorisasi 9 Memilih surat Surat penting merupakan surat yang penting diprioritaskan, adapun halaman yang akan di tampilkan sama halnya dengan menu surat tunggu. Namun tampilan ini lebih dispesifikasikan untuk surat-surat yang dikategorikan dalam surat pentng atau rahasia. 10 Memilih menu Deadline surat bertujuan untuk deadline surat menginformasikan kepada Bag TU mengenai surat-surat yang memasuki masa deadline. Pada halaman ini informasi yang disajikan berupa daftar surat yang mendekati deadline dua hari sebelum surat dikirim 11 Memilih menu Sistem akan menampilkan halaman pendisposisian lembar disposisi 12 Memilih jenis surat Menampilkan data surat otorisasi pada layout konten belum lengkap sesuai jenis yang dipilih 13 Memilih data surat Menampilkan isi surat dan otorisasi. Pengarsipan ‘User Bag TU’ No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan dua layout sub menu arsip / yaitu layout sebelah kiri berupa jenispenyimpanan jenis surat dan layout konten berupa informasi mengenai isi surat yang telah dikategorikan berdasarkan folder-folder. Serta tab menu yang dapat melihat semua surat dan tambah folder. 2 Bag TU mengklik Sistem akan menginformasikan datasalah satu jenis data surat kedalam tabel list. Field surat maupun daftar Aksi memiliki lihat. surat yang telah dikategorikan. 3

klik opsi lihat pada Maka sistem akan tampil file yang tabel list surat berisikan isi informasi surat tersebut

60

Nama Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal terdapat download dan cetak surat 4 Memilih cetak a. Menampilkan surat cetak b. Mencetak surat 5 Memilih unduh Menugunduh / download surat surat 6 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan beberapa menu pencarian textbox untuk menyaring surat yang akan dicari diantaranya: asal surat, jenis surat, macam surat, periode surat, dan kategori surat. Penyusutan ‘User Bag TU’ No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih Maka sistem akan menampilkan dua sub menu layout disebalah kiri dan konten. penyusutan Layout sebalah kiri berisikan menu link penyusutan otomatis dan penyusutan manual. Sedangkan layout konten berisikan home penyusutan dengan informasi ketentuan/aturan penyusutan. 2 Bag TU memilih Ada dua tab yang ditampilkan yaitu menu link daftar penyusutan yang berisi list penyusutan data-data surat yang siap dihapus dari otomatis pada proses setting sebelumnya dan tab layout sebelah kiri setting yang berguna untuk mengatur surat-surat yang nantinya secara otomatis akan masuk kedalam daftar list tabel penyusutan. 3 Memilih setting Menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat 4 Mengisi form Menyimpan daftar jadwal setting setting surat 5 Memilih tab daftar Menampilkan daftar data-data surat yang telah disetting sebelumnya. 6 Memilih tombol Menghapus surat hapus 7 Bag TU memilih Pada tampilan layout konten akan menu link menampilkan semua data-data surat penyusutan manual dan diatasnya terdapat beberapa field pada layout sebelah textbox yang dapat diisi untuk kiri menyaring surat yang seharusnya

61

Nama Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal dilakukan penyusutan 8 Mengsisi textbox Menampilkan data-data yang telah filter disaring 9 Menandai / Menampilkan pesan konfirmasi menghapus surat pengahapusan jika ‘ok’ maka data akan dihapus. Jika batal maka akan kembali ke halaman sebelumnya.

No 1

2

3 4

5 6

7

8

Fitur Tambahan ‘User Bag TU’ Aksi Pengguna Respon Sistem Bag TU memilih Menu ini digunakan untuk menu rencana acara menginformasikan kepada stakeholder adminisitrasi surat menyurat berkaitan dengan acara yang diadakan oleh Bag TU. Bag TU memilih Sistem akan menampilkan form tambah data acara tambah data acara baru Mengisi form menyimpan data baru ke dalam tabel daftar acara Bag TU Memilih Sistem akan menampilkan daftar mengubah data acara yang telah dipilih untuk diubah. acara Mengubah data sistem akan mengubah data yang teah acara ada pada tabel daftar acara Bag TU menghapus Sistem akan menampilkan pesan data acara konfirmasi pengahpusan data. Jika ‘ok’ maka data akan dihapus. Jika ‘batal’ akan kembali ke halaman daftar acara. Bag TU memiih Tampilan berupa layout kiri dengan menu header daftar menu link home tugas, mengelola tugas tugas, dan memo. Sedangkan layout konten berisikan informasi tugas-tugas yang telah direncanakan diurutkan berdasarkan tanggal dan deadline tugas. Bah TU memilih Sistem akan menampilkan informasi menu tambah tugas pada layout konten berupa pencatatan tugas dengan cara menyediakan fieldfield textbox dan menampilkan daftar tugas yang telah dibuat (dapat

62

Nama Fungsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal melakukan edit/hapus), 9 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan form tugas tambah tugas 10 Mengisi form menyimpan tugas baru kedalam tabel tambah tugas daftar tugas 11 Bag TU memilih Menampilkan form beserta data-data edit tugas tugas 12 Bag TU mengubah mengubah data tugas pada tabel data tugas daftar tugas 13 Bag TU menghapus Sistem akan menghapus data tugas data tugas yang telah dipilih. 14 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan field-field menu link memo textbox dengan tujuan memo itu diberikan. 15 Memilih data Menampilkan data pesan/memo pesan/memo masuk masuk 16 Memilih opsi balas Menampilkan form tulis memo dan menyimpan memo 17 Menulis memo Menampilkan form tulis memo dan menyimpan memo Otorisasi ‘Kepala TU dan User Internal’ No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Stakeholder Sistem akan menampilkan tampilan (pemberi otorisasi) utama dua layout yaitu layout kiri membuka halaman menu link surat berupa rekaman web otorisasi, surat terkitrim. a. Jika login sebagai kepala TU maka tampil menu laporan.. Layout konten berupa list data surat yang masuk (disposisi) dan belum mendapat aksi. Dalam tabel akan diberikan tanda berdasarkan kriteria surat (surat penting/rahasia). 2 Pimpinan memilih Sistem akan membawa ke halaman surat yang telah berupa lihat surat dan dibawahnya masuk (‘lihat’) terdapat tombol ‘setuju’ atau ‘tolak’. 3 Mengotorisasi surat a. Jika setuju maka surat akan menjadi status terotorisasi dan masuk kedalam link surat otorisasi. b. Jika surat ditolak maka status

63

Nama Fungsi

Alur Alternatif

Alur Eksepsi

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal surat menjadi surat tolak masuk menu link surat ditolak. 4 Pimpinan memilih Sistem akan menampilkan halaman tulis surat web yang sama dengan form yang ada pada bag TU. 5 Mengirim surat Menyimpan surat baru baru 6 Pimpinan memilih Sistem akan menampilkan list datamenu link rekaman data surat yang tidak disetujui dan otorisasi surat yang disetujui oleh pimpinan yang bersangkutan. 7 Kepala Bag TU Sistem akan menampilkan field-field memilih menu link berupa filter untuk memperlihatkan laporan data-data surat yang selama ini dijalankan berupa grafik maupun list data dan total surat. 8 Menentukan Menampilkan laporan laporan Pengarsipan No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Memilih tab Sistem akan menampilkan form pencarian pencarian berdasarkan tanggal berdasarkan tanggal 2 Menekan tombol Sistem akan menampilkan data cari berdasarkan periode tanggal. Penyusutan No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Memilih tab daftar Menampilkan data-data jadwal jadwal penyusutan penyusutan yang telah disetting 2 Memilih tab setting Sistem menampilkan form setting Memilih simpan Sistem menyimpan data jadwal susut 2. 3 Pengiriman Surat / Tulis Surat No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Memilih unggah a. Jika file tipe tidak sesuai maka surat akan tampil pesan gagal upload. b. Jika file sesuai dengan ketetapan sistem maka akan disimpan Otorisasi No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Kepala TU masuk Pada halaman utama layout kiri ke halaman utama terdapat menu link laporan yang dikhususkan untuk kepala TU.

64

Nama Fungsi Kondisi Akhir Kebutuhan NonFungsional

Administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas dari internal maupun ekternal Sistem dapat mengatur dari awal surat itu masuk hingga surat dapat distribusikan dan disimpan. Security Berdasarkan pada Sistem akan memberikan keamanan kategori surat bahwasanya surat tidak dapat dilihat / dibaca (penting / rahasia) oleh Bag TU Correctness Surat yang masuk Sistem akan menyimpan surat yang masuk akan secara kedalam agenda surat masuk database. otomatis tersipan kedalam database Interface Pihak eksternal dan Interface halaman yang dimiliki masingpihak internal masing pihak berbeda sesuai dengan kebutuhan (role & responsibility) Tanda surat masuk Surat yang akan diberikan tanda sesuai dengan jenis kepentingan surat tersebut (penting, rahasia, umum, biasa) Lembar Masing-masing stakeholder tujuan surat Pendisposisian dibedakan warna sesuai dengan ketentuan yang berlaku Performance Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan Operability Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server.

C.1.3 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Kebutuhan fungsional pada adminitrasi surat keluar internal dan eksternal dapat dilihat pada Tabel 3.7.

65

Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsional Adm Surat Keluar Nama Fungsi Stakeholder Deskripsi

Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

Kondisi awal Alur Normal

Bag TU telah login pada web. Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih sub Sistem akan menampilkan dua layout menu yaitu layout kiri berisikan folderpengiriman/surat folder dan buku ekspedisi. Sedangkan keluar pada layout konten berisikan pemberitahuan informasi mengenai surat yang telah jadi terbaru. 2 Bag TU mengklik Sistem akan menampilkan halaman salah satu jenis surat berupa informasi surat jadi terbaru. pada pemberitahuan Maka tampil form untuk mengisi ke surat jadi yang ada di agenda keluar layout konten 3 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan form yang menu data surat keluar surat keluar disimpan. Kemudian akan tampil halaman surat yang siap dicetak. 4 Bag TU memilih Sistem akan menampilkan data-data folder pada layout surat yang ada telah jadi sesuai sebelah kiri dengan kategori folder yang dipilih. 5 Menentukan data Menampilkan laporan surat keluar laporan surat keluar 6 Memilih menu cetak Mencetak laporan surat keluar dan memberikan kepada kepala TU Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Pilih tab eksternal Sistem akan menampilkan data surat keluar berdasarkan kategori surat eksternal 2 Pilih tab umum Sistem akan menampilkan data surat keluar berdasarkan kategori surat umum 3 Untuk dapat melihat Sistem akan menampilkan infromasi

Alur Alternatif

Bag TU Fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal merupakan fungsi yang bertujuan untuk menyiapkan surat sebelum dikirim oleh bag pengiriman / kurir

66

Alur Eksepsi

Kondisi Akhir Kebutuhan NonFungsional

daftar surat yang telah disebelah layout sebelah kiri terdapat jadi, Bag TU dapat menu link surat jadi. melihat pada menu pendistribusian. 4 Pencatatan surat Pada daftar surat jadi yang telah keluar pada agenda mendapat kode penomoran surat keluar yang dapat maka secara otomasi akan tercatat dilihat dengan cara dalam agenda keluar klik menu agenda. Adm Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Jika terdapat kebijakan Sistem akan menambahkan folder baru, Bag TU dapat penyimpanan baru. membuat folder penyimpanan baru Data surat keluar dapat disimpan pada folder-folder penyimpan yang berlaku pada SOP dan mencetak surat untuk dikirimkan kepada pihak eksternal. Security Surat yang belum jadi tidak akan terdapat pada menu link surat jadi Correctness Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu link Interface Interface yang akan ditampilkan dengan kombinasi warna tetap yaitu biru dan putih. Bentuk layout dari Interface akan disamakan dengan Interface fungsi lainnya dengan tujuan agar Interface yang ditampilkan tetap konsisten. Performance Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan Operability Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server.

C.1.4 Pengiriman Surat Keluar Berikut kebutuhan fungsional pada pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.8.

67

Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsional Pengirim Surat Keluar Nama Fungsi Stakeholder Deskripsi

Pengiriman Surat Keluar Bag TU, Kepala TU Pada fungsi ini merupakan fungsi yang bertujuan untuk mencatat kedalam buku ekspedisi mengenai surat yang siap dikirim. Kondisi Awal Bag Tu telah login pada halaman web Alur Normal Pengiriman Surat Keluar No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih menu Sistem akan menampilkan dua pengiriman / surat keluar layout kiri dan konten. Layout kiri terdapat menu link buku ekspedisi berisi dua opsi link yaitu surat keluar dan pendisposisian. 2 Bag TU memilih opsi Pada layout konten terdapat list surat keluar data surat keluar tidak field tabel aksi (berupa list data surat keluar) 3 Bag TU memilih buku Sistem akan menampilkan dua tab ekspedisi dengan sub dilayout konten yaitu tambah menu link pendisposisian daftar disposisi dan daftar disposisi pada buku ekspedisi 4 Bag TU memilih Tab Maka sistem akan menampilkan tambah daftar beberapa field yang harus diisi oleh petugas. 5 Mengisi form tambah Menyimpan data yang telah data ditulis kedalam tabel buku ekspedisi. 6 Bag TU memilih edit Sistem akan menampilkan form data data dan mengubah data. 7 Mengedit data yang telah Sistem akan mengubah data yang dipilih pada form telah ditulis. 8 Menentukan laporan Menampilkan laporan sesuai keinginan atau kebutuhan 9 Memilih cetak Mencetak laporan ekspedisi Alur Pengiriman Surat Keluar Alternatif No Aksi Pengguna Respon Sistem 1 Bag TU memilih tab Sistem akan menampilkan daftar daftar surat disposisi buku ekspedisi disposisi 2 Bag TU memilih tab Sistem akan menampilkan daftar daftar s.keluar buku ekspedisi surat keluar Alur Eksepsi Kondisi Akhir Sistem dapat mengelola buku ekspedisi yaitu (insert,update,delete)

68

Nama Fungsi Kebutuhan NonFungsional

Pengiriman Surat Keluar Security Data-data yang ada pada agenda surat keluar tidak dapat diedit oleh bag pengiriman. Hanya sebatas melihat data-data surat keluar untuk membantu mengecek surat keluar yang dikirim. Correctness Ketepatan informasi yang disampaikan ketika user memilih menu link Interface Interface yang ditampilkan pada fungsi ini cukup sederhana mengenai menu link yang disediakan. Namun mengenai warna dan bentuk layout tetap konsisten seperti dengan Interface fungsi lainnya. Performance Performa dari aplikasi yang diusulkan untuk dijadikan solusi dengan menggunakan teknologi dengan based web. Maka diharapkan dapat diakses dimana-mana oleh stakeholder yang bersangkutan Operability Untuk operasional dari pemanfaatan teknologi web ini menjalin kerjasama dengan pihak pihak pendukung yaitu penyedia layanan internet, penyedia layanan hosting dan server.

C.2 Kebutuhan Non-fungsional Dalam tahap pengembangan ini, selain kebutuhan fungsional terdapat kebutuhan non-fungsional yang berguna untuk mendukung aplikasi yang akan dibuat. Berikut kebutuhan non-fungsional dapat dilihat pada Tabel 3.9. Tabel 3.9 Kebutuhan Non-Fungsional No 1

Stakeholder Pengirim

Fungsi Administrasi Surat Masuk dan

Fungsional Sistem Pengiriman Surat

Non-Fungsional Sistem a. Security b. Correctness

69

No

Stakeholder

Fungsi

Fungsional Sistem

Bag TU

Konsep Naskah Dinas Internal maupun Eksternal

a. Pendataan b. Tulis/unggah Surat c. Pendistribusian d. Pengarsipan e. Penyusutan f. Fitur tambahan g. Otorisasi

2.

Bag TU

Administrasi Surat Keluar

Penyimpanan ke agenda keluar

3.

Bag TU

Pengiriman Surat

Pengelolaan data ekspedisi

Non-Fungsional Sistem c. Interface d. Performance e. Operability

a. b. c. d. e. a. b. c. d. e.

Security Correctness Interface Performance Operability Security Correctness Interface Performance Operability

3.3.2 Desain Sistem (Software Desain) Langkah berikutnya yaitu mendesain aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat. Adapun model desain yang digunakan yaitu : 1. Aliran Sistem (system flow) 2. Data Flow Diagram 3. Entity Relational Diagram 4. Tampilan Antar Muka (Interface)

A. Aliran Sistem (System Flow) Dengan berdasarkan hasil analisa kebutuhan yang telah dilakukan, maka aplikasi yang akan digunakan tetap mengacu pada SOP/TTU/01. Didalam aturan prosedur

70

tersebut terdapat empat fungsi diantaranya 1). Administrasi Surat Masuk dan Naskah Konsep Dinas Internal maupun Eksternal, 2). Administrasi Surat Keluar Internal maupun Eksternal, 3). Pengiriman Surat. Adanya sistem yang baru maka memungkinkan juga untuk aturan yang baru. Adapun aturan baru berkaitan dengan aplikasi yang dibuat dapat dilihat pada Tabel 3.10. Tabel 3.10 Aturan (rule) Baru dari Aplikasi No

Stakeholder

1

Pengirim Internal

2.

Pengirim Eksternal

3.

Bag TU (Surat Masuk)

4.

Bag TU (Surat Keluar)

5.

Bag TU (kurir)

6.

kepala TU

7

Sekper (internal)

8

Direksi / Direktur (internal)

Proses

Rule

Mengirimkan Surat / Proses pengiriman surat dapat konsep naskah dinas dilakukan dengan cara unggah Masuk dan mengunduh lewat template format surat Mengirimkan Surat / Proses pengiriman hanya bisa konsep naskah dinas dilakukan dengan cara Masuk melakukan unggah surat Melakukan Dapat mengelola surat mulai pengelolaan terhadap dari surat masuk, pendataan, surat masuk pendistribusian, pengarsipan, dan pengiriman. Pengelolaan surat Bag TU staff pengelolaan keluar (surat jadi) surat keluar dapat melakukan penyimpan maupun pendataan surat dan mencetak surat yang jadi (siap untuk dikirimkan) Pengelolaan data Kurir hanya bisa mengakses pada buku ekspedisi surat keluar (read only) dan mengelola data buku ekspedisi. Namun Mengotorisasi dan Kepala TU bisa melakukan melihat laporan otorisasi dan melihat laporan berdasarkan parameter tertentu Mengotorisasi surat Sekper dapat melihat isi surat dan mengotorisasi surat tersebut Mengotorisasi surat Direksi / Direktur dapat melihat isi surat dan mengotorisasi surat tersebut

Policy -

-

-

-

-

71

Aturan aplikasi diatas merupakan suatu aturan manajemen user yang berkaitan dengan apliksi manajemen surat berbasis web ini. Dengan aturan yang dibuat tersebut diharapkan dapat memperjelas pemakaian aplikasi ini berdasarkan pengguna yang menjalankannya. Setelah aturan pengguna ini dibuat, maka selanjutnya adalah perancangan aliran sistem baru (system flow). Adapun aliran sistem yang dibuat yaitu:

A.1 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi surat masuk internal dan eksternal. Aliran sistem ini dibagi beberapa proses diantaranya:

A.1.1 Aliran Sistem Pengiriman Surat Aliran sistem pengiriman surat ini ditujukan untuk pengirim baik itu berasal dari internal maupun eksternal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.5.

72

Surat Dikirim Dari INTERNAL / EKSTERNAL / Bag TU

Mengecek Akses user login

Start

Internal

Membuka alamat URL web page

T. User

1

T

Menampilkan halaman sesuai hak akses

Y

Menampilkan form otentifikasi

Tampilan kirim surat Memasukkan username dan password

Y T.User

Memilih menu unggah Menampilkan halaman sesuai hak akses A

3 Tampilan kirim surat

T.jenis

Menampilkan page unggah beserta field-field form

T.Kategori T.Agenda Masuk

T.User T.template

Tampilan halaman unggah

T.Konsep Naskah Dinas T.Kriteria

T.jenis

Memilih menu tulis surat

T.Kategori

Menampilkan page tulis surat

Tampilan template surat

Unggah surat

T.Tipe

T.surat

Mengecek file type surat yang diunggah

Doc, pdf, excell, jpg, png,

Mengunduh surat

Menampilkan pesan salah

T

Tampilan pesan salah

Y

Mengecek file type surat yang diunggah

Mengembalikan ke page unggah

Mengunduh format surat

A Konsep naskah dinas?

End

Ya Tidak

T.Surat

Menyimpan surat masuk

Menyimpan surat Konsep

T.Agenda Masuk

T.Konsep Naskah Dinas

Gambar 3.5 Aliran sistem pengiriman surat

Adapun penjelasan mengenai Gambar 3.5 aliran sistem pengiriman surat dapat dilihat pada Tabel 3.11.

2

73

Tabel 3.11 Penjelasan aliran sistem pengiriman surat Phase

No. 1

Cek akses user

Unggah surat

Unduh surat

2

3

Nama Input Proses Mengecek Membuka akses user alamat URL login halaman web

Pengirim internal ataupun eksternal memilih unggah Mengecek Unggah kesesuain tipe surat file

Menyimpan file kedalam tabel Menampilkan Pengirim halaman surat internal baru memilih menu tulis surat

Uraian Proses Mengecek akses user login jika internal maka menu tulis dan unggah akan tersedia, jika eksternal hanya menu unggah Menampilkan menu unggah beserta form

Mengecek tipe file jika sesuai maka akan proses selanjutnya, jika tidak sesuai maka akan kembali ke halaman semula Menyimpan file kedalam tabel. Menampilkan halaman surat sesuai dengan template surat dan mengunduh surat

Output Interface halaman kirim surat

Interface unggah surat

Data surat baru tersimpan Interface template surat data surat didownload

A.1.2 Aliran Sistem Pendataan Aliran sistem pendataan ini bertujuan untuk mencatat data surat masuk kedalam agenda dan meneruskan pendisposisian surat. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.6.

74

Bag TU

Kepala TU

1

A Start

T.Daftar Tugas

T.acara T.Tipe

T.jenis

T.Agenda Masuk

T.SUrat

B

Membuka alamat URL web page

Menampilkan utama admin TU

Menampilkan form laporan

Laporan surat masuk

Tampil form laporan

End

T.Konsep Naskah Dinas Menentukan laporan

Tampilan halaman utama web

Menampilkan List data surat masuk berdasarka jenis digolongkan asal pengirim

Menampilkan form laporan surat masuk

Tampil list data

Memilih menu link

Tampil form laporan Memilih opsi isi ootrisasi

Memilih pemberitahuan s.masuk

T.Otorisasi

Memilih menu cetak

Memilih data T.DetilOtorisasi

Menampilkan isi surat Memilih menu laporan surat masuk

A Tampil surat

Memilih daftar tugas

T.Surat

Mencetak laporan surat masuk

Menampilkan form otorisasi

Laporan surat masuk

Tampil Baju Surat

B

Mengisi baju surat

3 Menyimpan baju surat Memilih agenda pertemuan T.BajuSUrat Mengelola opsi pendukung Memilih Laporan

End

2

Gambar 3.6 Aliran Sistem Pendataan

Adapun penjelasan dari Gambar 3.6 aliran sistem pendataan dapat dilihat pada Tabel 3.12.

75

Tabel 3.12 Penjelasan Aliran Sistem Pendataan Phase

No.

Buka utama

1

Pemberi tahuan surat masuk

2

Nama Proses Menampilkan halaman utama admin Menampilkan list data surat masuk berdasarkan jenis surat Menampilkan isi surat

Menampilkan baju surat

Input

3

Output

Bag TU membuka URL utama Memilih pemberitah uan surat masuk

Menampilkan halaman utama admin Menampilkan list data surat masuk berdasarkan jenis surat da nasal surat

Interface halaman web utama Tampil list data

Memilih lihat data

Menampilkan isi surat sesuai dengan yang telah dipilih

Interface surat

Memilih menu otorisisai

Menampilkan baju surat sesuai dengan masing-masing stakeholder Menyimpan baju surat kedalam tabel surat dan tabel baju surat Menampilakn form laporan Mencetak laporan

Interface baju surat

Menyimpan Mengisi baju surat yang baju surat telah diisi Laporan

Uraian Proses

memilih laporan Memilih menu cetak

Data baju surat telah tersimpan Interface form laporan

A.1.3 Aliran Sistem Pendistribusian Aliran sistem pendistribusian ini bertujuan mendistribusikan surat untuk diberikan otorisasi kepada stakeholder yang berwewenang. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.7.

76

Bag TU

1

Start

A

T.Otorisasi

T.detil otorisasi

Memilih menu distribusi

B

Memilih link surat jadi

Memilih link surat ditolak

Tampil layout kiri

Memilih balas pada aksi table T.Jenis

Memberi kode penomoran secara oromasi

Menulis balasan surat

Menyimpan surat balasan dan mengirim ke asal surat

Memilih link surat tunggu

Menampilkan list datadata surat masih belum lengkap otorisasinya

Menampilkan list surat jadi dan mengubah status surat

T.Kategori T.User

End End

2

Tampil list surat jadi

B

Memilih jenis surat

Memilih data surat

Memilih link surat penting

End

Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai jenis yang dipilh

Tampil Data surat otorisasi

Tampil list data belum lengkap otorisasi

T.balasan

T.Surat

T. Otorisasi

Menampilkan list data-data surat penting

T.Kriteria

Tampil list data surat penting

T.Jenis

T.Otorisasi T.detil otorisasi

Menampilkan isi surat beserta otorisasi

T.User

T.SUrat

Tampil layout konten pemberitahuan surat otorisasi

Tampil Data surat otorisasi

Menampilkan form surat balasan Tampil form balasan

T.SUrat Memilih Data surat jadi

T.SUrat Tampil list data tidak disetujui

Menampilkan di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link dilayout kiri

A

Tampil list data-data surat yang tidak disetujui

T.SUrat

End

Memilih link surat deadline End

Memilih link pendisposisian

Menampilkan list data-data surat yang hampir deadline

T.Surat

Tampil list data surat deadline

Menampilkan lembar disposisi sesuai dg warna lembar

T.Disposisi

Tampil lembar disposisi

3

2

Gambar 3.7 Aliran Sistem Pendistribusian

Dari aliran sistem pendistribusian pada Gambar 3.7 dapat dijelaskan pada Tabel 3.13.

77

Tabel 3.13 Penjelasan Aliran Sistem Pendistribusian Phase

No.

Menu distribusi

1

Menu link layout kiri

2

Nama Proses Menampilkan halaman pendistribusian

Input

Uraian Proses

Memilih menu distribusi

Menampilkan di konten, pemberitahuan telah otorisasi bertahap dan menu link dilayout kiri Memberi kode penomoran secara otomatis dan menampilkan list surat dan mengubah surat jadi Menampilkan list data surat yang tidak disetujui Menampilkan form surat balasan

Interface layout kiri

Menyimpan surat balasan dan mengirim surat balasan ke asal surat

Surat balasan disimpan pada tabel surat balasan dan dikirim ke asal pengirim surat Interface data data surat tunggu

Mengubah status surat dan memberi kode penomoran

Memilih menu link surat jadi

Menampilkan list data surat

Memilih menu link surat ditolak Memilih balas pada aksi tabel Menulis surat balasan

Menampilkan form balasan

Menyimpan surat balasan dan mengirim surat balasan ke asal surat

Menampilkan list surat yang belum lengkap otorisasinya

Memilih link surat tunggu

Menampilkan list surat yang belum lengkap otorisasinya

Menampilkan daftar surat penting

Memilih surat penting

Menampilkan list data-data surat penting

Output

Interface surat jadi

Interface list data yang tidak disetujui Interface form balasan

Interface data-data surat penting

78

Phase

Menu link konten

No.

3

Nama Proses Menampilkan daftar surat yang hampir deadline

Input

Uraian Proses

Output

Memilih surat deadline

Menampilkan list data-data surat yang hamper memasuki masa deadline pada surat Menampilkan lembar disposisi sesuai dengan aturan warna pada lembaran Menyimpan data pendisposisian pada tabel disposisi Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap sesuai dengan jenis yang dipilih Menampilkan isi surat beserta otorisasi

Interface data-data surat deadline

Menampilkan lembar disposisi

Memilih link pendispo sisian

Menyimpan data pendisposisian

Mengisi lembar pendispo sisian

Menampilkan data surat otorisasi belum lengkap

Memilih jenis surat

Menampilkan data sisi surat

Memilih data surat

Interface lembar pendisposi sian Data disposisi disimpan dalam tabel disposisi Interface data otorisasi surat

Interface data surat otorisasi

A.1.4 Aliran Sistem Otorisasi Surat Aliran sistem otorisasi ini merupakan respon dari aliran sistem pendistribusian. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.8.

79

PENDISTRIBUSIAN KEPALA TATA USAHA

INTERNAL (SEKPER, DIREKSI, DLL) T.jenis

Start

Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi

T.Kategori T.Kriteria

Masuk halaman utama

T.jenis Start

Menampilkan 2 layout, kiri menu link dan konten list data surat butuh otorisasi Halaman utama

T.Tipe

1 T.surat

Menampilkan isi surat Memilih baca surat

T.Kriteria

Masuk halaman utama

Halaman utama

Menampilkan isi surat

Tampil isi surat

Mengecek otorisasi

T Mengubah data suratditolak

ok

Y

T

Mengubah data surat disetujui

ok

Mengubah data suratditolak

T.surat T.jenis

1

Memilih tulis surat

Tampil form unggah

T.surat

Mengirim surat baru

T.jenis

Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat

T.template T.Kategori

Tampil template surat

1

Y

Mengubah data surat disetujui

T.surat Memilih tulis surat Menampilkan 2 tab, unggah atau tulis surat

O

Mengecek otorisasi

mengotorisasi

T.template

1 Tampil template surat

Tampil form unggah

T.Kategori T.surat

Mengirim surat baru Menyimpan surat

Menyimpan surat

Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan

Tampil list data surat tolak

Memilih surat tolak

Menampilkan list data surat yang telah ditolak oleh bersangkutan

Tampil list data surat tolak

T.User

Menampilkan surat yang tlh diotorisasi Tampil surat otorisasi

Memilih laporan

T.surat

Memilih baca surat

mengotorisasi

Memilih surat otorisasi

T.Tipe

1

O

Tampil isi surat

Memilih surat tolak

T.Kategori

Memilih surat otorisasi

T.User

Menampilkan surat yang tlh diotorisasi

End

Tampil surat otorisasi

End

Menampilkan form field penentuan laporan yang diinginkan

O Tampil form Menentukan laporan

end

Menampilkan laporan Tampil laporan

3 Gambar 3.8 Aliran Sistem Otorisasi

Berikut penjelasan dari aliran sistem otorisasi dapat dilihat pada Tabel 3.14.

2

80

Tabel 3.14 Penjelasan Aliran Sistem Otorisasi Phase No. Nama Proses Input Uraian Proses Output Adapun proses otorisasi pada masing-masing stakeholder merupakan sama pada setiap prosesnya. Namun yang membedakan pada kepala bag TU terdapat menu laporan. 1 Menampilkan Masuk Menampilkan 2 Interface Menu layout utama halaman layout, kiri menu halaman otorisasi masing -masing utama link dan konten utama stakeholder list data surat butuh otorisasi Menampilkan Memilih Menampilkan isi surat baca surat halaman isi surat Mengecek Mengotori Mengecek Data dan sasi otorisasi jika otorisasi mengubah ‘tidak’ mengubah surat diubah data surat data surat ditolak, jika ‘ya’ mengubah data surat disetujui 2 Menampilkan Memilih Menampilkan dua Interface Menu dua tab menu tulis surat tab unggah atau form unggah link tulis surat Tampil layout template kiri surat Menyimpan Mengirim Menyimpan surat Data surat surat surat baru disimpan

Mem buat laporan

3

Menampilkan list data surat yang ditolak

Memilih surat ditolak

Menampilkan list Interface data surat yang data-data ditolak surat ditolak

Menampilkan data surat otorisasi

Memilih surat terotori sasi Memilih laporan

Menampilkan Interface data surat yang data-data telah diotorisasi surat terotorisasi Menampilkan Interface form penentuan form textbox laporan yang laporan diinginkan Menampilkan Interface laporan sesuai laporan dengan yang diisi dari form tersebut

Menampilkan form laporan

Menampilkan laporan

Menentu kan laporan

81

A.1.5 Aliran Sistem Arsip Aliran sistem arsip merupakan proses penyimpanan data surat kedalam database. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.9. Bag TU

Start

T.Folder

Menampilkan layout kiri jenis surat dan konten

T.Jenis Memilih arsip Tampil layout konten (tab folder & lihat semua) pencarian

Tampil layout kiri jenis surat

Mengklik jenis surat pd layout kiri

T.Kategori

D

T.Surat

Menampilkan surat berdasarkan jenis

1 Tampil surat berdasar jenis Memilih lihat

Menampilkan halaman untuk melihat isi surat

Tampil isi surat end Memilih cetak

Menampilkan halaman cetak

Tampil surat cetak Memilih unduh surat

Mencetak surat

2

D

Mengunduh surat

Memilih pencarian

Menampilkan beberapa textbox dan hasil pencarian

Tampil surat yg dicari

T.Surat

end

3 Gambar 3.9 Aliran Sistem Arsip

Berikut penjelasan dari aliran sistem arsip diatas dapat dilihat pada Tabel 3.15.

82

Tabel 3.15 Penjelasan Aliran Sistem Arsip Phase

No.

Menu arsip

1

Menu link layout kiri

2

Nama Input Proses Menampilkan Memilih sub layout menu halaman arsip pengarsipan

Uraian Proses

Output

Sistem menampilkan 2 layout yaitu layout kiri dan layout konten

Layout kiri dan layout konten

Menampilkan surat berdasarkan jenis surat yang telah dipilih

Interface surat berdasar jenis

Menampilkan Memilih halaman isi opsi ‘lihat’ surat

Menampilkan halaman untuk melihat isi surat

Interface surat

Mencetak surat

Menampilkan cetak surat

Data surat akan dicetak

Mengunduh surat

unduh surat

Menampilkan beberapa textbox untuk menyaring file yang akan dicari, dan menampilkan hasil pencarian

Interface Data-data surat yang dicari

Menampilkan surat berdasarkan jenis surat.

Mengunduh surat Menu pencari an layout konten

3

Memilih jenis surat pada layout kiri

Memilih tombol cetak Memilih opsi ‘unduh’

Menampilkan Memilih form dan hasil pencarian data pencarian

A.1.6 Aliran Sistem Penyusutan Aliran sistem penyusutan merupakan proses penghapusan data surat dari dalam database. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.10

isi

83

Bag TU

1

Start

Menampilkann pada layout kiri 2 menu otomatis dan manual

Memilih penyusutan T.Surat

Tampil halaman penyusutan

Memilih penyusutan otomatis

Menampilkan 2 tab, setting dan daftar data yang siap dihapus

T.Surat keluar

Tampil 2 tab pada layout konten

2

Memilih setting tab

menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat

Mengisi form

Tampil form set penyusutan

Menyimpan daftar jadwal setting surat T.jadwalsusut

Memilih tab daftar

Menampilkan daftar surat yang telah disetting sebelumnya

Memilih tombol hapus

Tampil daftar surat siap dihapus

Menghapus surat yang telah terdaftar pada setting sebelumnya Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus

Penyusutan manual

Tampil form dan data surat Mengisi data rincian surat

Menampilkan data surat yang telah diisi dari textbox filter

Menandai / mengahapus surat

Tampil data-data surat yang difilter Tidak

Pesan setuju hapus surat

ok

Ya

Menghapus surat

3

Gambar 3.10 Aliran Sistem Penyusutan

Adapun penjelasan dari aliran sistem penyusutan dapat dilihat pada Tabel 3.16.

84

Tabel 3.16 Penjelasan Aliran Sistem Penyusutan Phase

No.

Menu penyusutan

1

Penyututan otomatis

2

Penyusutan manual

3

Nama Proses Menampilkan halaman penyusutan

Input

Uraian Proses

Output

Memilih menu penyusu tan

Menampilkan layout kiri berupa penyusutan otomatis dan penyusutan manual

Interface halaman penyusutan

Menampilkan dua tab menu pada layout konten

Memilih penyusu tan otomatis

Menampilkan form untuk penyusutan

Memilih setting tab

Menampilkan 2 tab yaitu setting dan data-data surat yang siap dihapus Menampilkan form untuk mensetting waktu dan jenis penyusutan surat

Interface dengan dua tab menu pada layout konten Interface form setting penyusutan surat

Menyimpan daftar jadwal penyusutan

Mengisi form setting

Menyimpan daftar jadwal setting surat

Data jadwal penyusutan disimpan

Menampilkan data-data surat penyusutan

Memilih tab daftar

Menampilkan daftar data-data surat yang telah disetting sebelumnya

Interface data-data surat susut

Menghapus surat

Memilih tombol hapus

Menghapus surat (penyusutan surat)

Menghapus Data-data surat

Menampilkan form dan data-data surat yang siap susut

Memilih penyusu tan manual

Menampilkan textbox untuk menyaring surat yang akan dihapus

Interface form dan data surat

Menampilkan

Mengisi

Menampilkan data

Interface

85

Phase

No.

Nama Proses data-data surat susut

Menampilkan konfirmasi dan menghapus surat

Input

Uraian Proses

Output

textbox filter

surat yang telah diisi dari textbox filter

data-data surat yang difilter

Menandai dan menghapus surat

Menampilkan konfirmasi hapus. Jika ‘ok’ maka menghapus surat. jika ‘batal’ akan kembali ke halaman sebelumnya

Menghapus data-data surat

A.1.7 Aliran Sistem Fitur Tambahan Aliran sistem fitur tambahan merupakan tools pendukung yang dapat digunakan oleh stakeholder. Fitur ini berupa pengelolaan rencana acara, pengelolaan daftar tugas sebagai pengingat, dan pengelolaan memo internal yang dapat dibagikan ke beberapa penerima internal. Berikut aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.11

86

Bag TU Halaman Utama

Menampilkan list dan textbox untuk mengelola data rencana acara

T.Acara

Halaman Utama

Menampilkan list data tugas

Memilih daftar tugas Tampil list data rencana & form

Memilih rencana acara

Tampil list data tugas & memo

A

Menampilkan form tambah rencana acara

Menampilkan data tugas

Memilih kelola tugas

Tampilan data-data tugas

Memilih tambah baru Tampilan form tambah acara

Menampilkan form tambah tugas

Memilih tambah tugas

Mengisi form acara

Menyimpan acara baru

T.dftr Tugas

Tampil form

Mengisi form

Menyimpan tugas

T.Acara Memilih ubah data

Menampilkan form beserta data acara yang dipilih

Menampilkan form beserta data tugas

Memlih edit tugas

Tampil form Tampilan form data acara

Mengubah data

Mengubah tugas

Mengubah tugas

Memperbarui data acara Menghapus tugas

Menghapus tugas

2

T.Acara

Menampilkan 2 tab yaitu data memo masuk dan tambah memo

Memilih memo

Memilih hapus

Pesan konfirmasi hapus Tampil memo masuk & tmbh A

Tidak

T.Memo

ok Ya

Memilih data memo masuk

Menampilkan data memo masuk, ‘balas’ & ‘hapus’

E

Menghapus acara

1

Tampil data memo Membalas memo

Menampilkan form tulis memo

Fom memo

Menulis memo

T.User

Konfirmasi hapus memo

E

ok

Ya

Memilih ‘hapus’ Tidak end

Menghapus memo T.Memo

3 Gambar 3.11 Aliran Sistem Fitur Tambahan

87

Berikut penjelasan dari aliran sistem fitur dapat dilihat pada Tabel 3.17. Tabel 3.17 Penjelasan Aliran Sistem Fitur Phase

No.

Rencana acara

1

Daftar tugas

2

Nama Input Uraian Proses Output Proses Menampilkan Memilih Menampilkan Interface form list dan rencana acara list dan textbox dan list data textbox acara untuk mengelola rencana data rencana acara Menampilkan Memilih Menampilkan form tambah tambah baru form rencana rencana acara (rencana tambah acara acara) Menyimpan Mengisi form Menyimpan acara baru (rencana acara baru acara) Menampilkan Memilih Menampilkan data rencana ubah data form beserta data dalam form (rencana acara acara) Mengubah Mengubah Memperbarui data acara data (rencana atau mengubah acara) data acara pada tabel acara

Interface form tambah baru

Menghapus data acara

Memilih hapus (rencana acara)

Data acara akan dihapus dari tabel acara

Menampilkan list data tugas Menampilkan data tugas

Memilih daftar tugas Memilih kelola tugas

Menampilkan pesan konfirmasi jika ‘ok’ maka akan menghapus data Menampilkan list data tugas Menampilkan data tugas

Menampilkan Memilih Menampilkan form tambah tambah tugas form tambah tugas tugas Menyimpan Mengisi form Menyimpan tugas baru tugas baru

Interface form tambah tugas

Data rencana acara baru tersimpan Interface form data rencana acara Data diubah

acara

Interface list data tugas dan memo Interface datadata tugas

Data tugas barfu disimpan

88

Phase

Memo

No.

3

Nama Proses

Input

Uraian Proses

Output

menampilkan form beserta data tugas Mengubah tugas Menghapus tugas

Memilih edit Menampilkan tugas data kedalam form tugas Mengubah Mengubah tugas tugas Menghapus Menghapus tugas tugas sesuai dengan yang dipilih

Interface data tugas

form

Menampilkan halaman memo

Memilih memo

Menampilkan Interface dua tab daftar memo memo dan tambah memo

data

Menampilkan data-data memo

Memilih data Menampilkan Interface memo masuk data memo memo didalam tabel balas & hapus

data

Menampilkan form tulis memo Menampilkan form tulis memo Menghapus memo yang ada ditabel memo

Membalas memo


Interface memo

form

Menulis memo


Interface memo

form

Menghapus memo

Menampilkan konfirmasi pesan hapus jika ‘ya’ maka memo akan dihapus. Jika tidak maka akan selesai

Data memo terhapus dari database tabel memo.

Data tugas diubah Data tugas yang dipilih dihapus

A.2 Aliran Sistem Fungsi Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi administrasi surat keluar internal dan eksternal. Berikut gambaran aliran sistem dapat dilihat pada Gambar 3.12.

89

ADMINISTRASI SURAT KELUAR INTERNAL DAN EKSTERNAL BAG TU

1

Start

Memilih menu surat keluar

T.Folder

T.Kriteria

T.Tipe

Kepala TU T.Surat

T.jenis

Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data berdasar folder, buku surat keluar (laporan), dan buku ekspedisi. Layout konten pemberitahuan surat jadi terupdate

Tampil data berupa folderfolder

Memilih pemberitahuan surat jadi pada konten

T.Surat Keluar

T.Kategori

A

B

D

Surat keluar

Laporan surat keluar

End

End

C

Menampilkan list data surat yang telah dipilih dan didalam field tabel aksi terdapat link cetak T.Folder Tampil list data surat yang dipilih

2 Memilih link cetak

T.Surat Keluar

Menampilkan form untuk meletakkan kedalam folder file tersebut akan disimpan

Tampil form T.Agenda Surat keluar

Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user Data surat di folder Menampilkan halaman cetak dari isi surat

A

Tampil halaman cetak Menekan tombol cetak Mencetak surat keluar

3

C Surat keluar

Mennetukan data laporan

Menampilkan laporan surat keluar


Memilih menu cetak

B


D

Mencetak laporan surat keluar sesuai kebutuhan

Gambar 3.12 Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar

Berikut penjelasan dari aliran sistem administrasi surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.18.

90

Tabel 3.18 Penjelasan Aliran Sistem Administrasi Surat Keluar Phase

No.

Halaman Surat keluar

1

Form simpan

2

laporan

3

Nama Proses Menampilkan halaman surat keluar

Input

Uraian Proses

Output

Memilih menu surat keluar

Tampil layout konten berupa pemberitahuan surat jadi terbaru, layout kiri menu link folder-folder buku surat keluar dan buku ekspedisi

Interface halaman data-data surat jadi (surat keluar) kedalam masingmasing folder.

Menampilkan list data surat yang telah dipilih

Memilih pemberitahuan surat jadi pada layout konten

Menampilkan list data surat jadi yang telah dipilih dan didalamnya terdapat menu link cetak

Interface tabel datadata surat jadi

Menampilkan form untuk penempatan surat kedalam folder

Memilih folder

Menampilkan form untuk penempatan surat jadi kedalam folder

Menyimpan surat kedalam agenda surat keluar

Menekan tombol simpan

Interface form, berupa penempatan penyimpanan surat jadi folder Surat keluar tersimpan kedalam agenda keluar Interface halaman cetak

link

Menampilkan halaman cetak

Mencetak surat

Menyimpan surat keluar kedalam folder pilihan user Menampilkan halaman cetak dari surat yang telah disimpan

tombol cetak

Mencetak surat

Surat keluar

91

A.4 Aliran Sistem Fungsi Pengiriman Surat Berikut merupakan aliran sistem dari fungsi pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.13: ADMINISTRASI PENGIRIMAN SURAT BAG TU

1

Start T.Folder Surat Keluar

T.Kriteria

T.Tipe

T.jenis

T.Surat Keluar

T.Kategori

T.SUrat

Kepala TU

Eksternal

B

C

Laporan ekspedisi/ pengiriman

Surat Keluar

End

End

C Menampilkan layout, kiri berupa tampil list data surat keluar dan buku ekspedisi. Konten berupa form tambah data kedalam buku ekspedisi

A

Memilih menu pengiriman surat keluar Tampil list data surat keluar

Menampilkan list data surat keluar Memilih opsi surat keluar Tampil list data surat keluar

Memilih buku ekspedisi

End

Menampilkan list data-data yang terseimpan kedalam buku ekspedisi T.Ekspedisi Tampil list data buku ekspedisi

Memilih opsi tambah

Menampilkan form untuk menambah data kedalam buku ekspedisi

Tampil form

Menyimpan data kedalam buku ekspedisi Mengisi form tambah

Menampilkan form beserta isis data yang telah dipilih

A

Memilih ubah data

Tampil form ubah data

2

Menulis / memperbarui data

Memilih tab daftar pendisposisian

Menentukan laporan

Mengubah data pada buku ekspedisi

Menampilkan data-data pendisposisian pada buku ekspedisi

T.Ekspedisi

T.disposisi

Tampil data-data buku ekspedisi pendisposisian

Menampilkan laporan sesuia yang diinginkan

A

Tampil laporan ekspedisi Memilih cetak

Mencetak laporan ekspedisi

3

Laporan ekspedisi/ pengiriman

B

Gambar 3.13 Aliran Sistem Pengiriman Surat

92

Adapun penjelasan dari aliran sistem pengiriman surat dapat dilihat pada Tabel 3.19 sebagai berikut: Tabel 3.19 Penjelasan Aliran Sistem Pengiriman Surat Phase Page surat keluar

Kelola data

No. 1

2

Nama Proses Menampilkan list data surat keluar

Input Memilih menu pengiriman surat

Menampilkan list data surat keluar

Memilih opsi menu link surat keluar

Menampilkan daftar data buku ekspedisi

Memilih menu link buku ekspedisi

Menampilkan form tambah data ekspedisi

Memilih menu opsi tambah

Menyimpan data baru

Mengisi form tambah data baru

Menampilkan data kedalam

Memilih menu link

Uraian Proses Tampil layout konten berupa form tambah buku ekspedisi, layout kiri berupa menu link surat keluar dan ekspedisi Menampilkan data list surat keluat, namun hanya bisa melihat saja. Tanpa melakukan edit Menampilkan list data yang telah tersimpan kedalam tabel ekspedisi Sistem menampilkan form untuk menambah data surat yang dikirim kedalam tabel ekspedisi Menyimpan data baru yang telah diisi oleh bagian pengiriman Menampilkan data yang telah

Output Interface halaman surat keluar dan form tambah ekspedisi

Interface datadata surat keluar

Interface list data-data ekspedisi

Interface form berupa fieldfield kosong identitas surat

Data baru tersimpan didalam tabel ekspedisi Tampil form ubah data

93

Phase

laporan

No.

3

Nama Proses form yang tersedia

Input ubah pada tabel list ekspedisi

Mengubah data yang telah diperbarui

Menulis / memperbarui data

Menampilkan list data pendisposisian

Memilih tab daftar pendisposisian

Mencetak laporan ekspedisi

Memilih menu cetak

Uraian Proses dipilih untuk ditampilkan kedalam form yang tersedia Mengubah data yang telah diperbarui

Menampilkan data-data pendisposisian pada tabel ekspedisi Menampilkan form laporan

Output

Data diperbarui kedalam tabel ekspedisi Interface datadata pendisposisian yang telah dilakukan. Interface laporan ekspedisi

3.3.3 Context Diagram Context diagram yang dirancang untuk membangun aplikasi manajemen surat ini terdiri dari beberapa stakeholder diantaranya Bagian TU, Kepala TU, internal, eksternal. Context diagram dapat dirancang dengan mengacu pada aliran data yang terdapat didalam system flow yang telah dibuat. Dengan adanya context diagram ini memberikan gambaran mengenai kebutuhan aliran data aplikasi manajemen surat. Adapun data yang mengalir dari context diagram ini bermula dari surat yang yang telah dikirim oleh pihak internal maupun eksternal, lalu melakukan pendataan, pendistribusian (pendisposisian), diarsipkan, melakukan penyusutan surat/penghapusan surat, hingga pengiriman surat keluar. Untuk lebih jelasnya mengenai gambaran aliran data dapat dilihat pada Gambar 3.14.

data s urat data s urat keluar

data s urat masuk int data hasil otoris asi int

data s urat otorisas i

data pesan memo int

data pesan memo laporan eks pedis i

data penc arian surat

Bag TU

laporan surat keluar

Internal

laporan konsep naskah dinas laporan surat masuk 0 data s urat keluar data pesan memo

data pesan memo int

data ekspedisi

data s urat otorisas i int

data agenda keluar

data dis pos is i

data penyusutan data c ari s urat data acara data agenda masuk laporan eks pedis i Kp

data konsep nas kah dinas

laporan surat keluar Kp

Aplikasi M anajemen Surat Berbas is Web

laporan surat masuk Kp

data tug as data s urat permohonan otorisasi

laporan naskah konsep dinas Kp

data s urat disposisi

data s urat otorisas i Kp

data arsip

laporan surat data pesan memo

data laporan data s urat masuk

data s urat disposisi Kp data s urat masuk eks

+

Kepala TU

data pesan memo Kp data s urat masuk Kp

data s urat terkirim Eks

Eksternal

data laporan Kp data penc arian surat data hasil otoris asi Kp

Gambar 3.14 Context Diagram

94

95

3.3.4 Data Flow Diagram Proses yang ada pada Data Flow Diagram ini merupakan proses yang diambil dari system flow berdasarkan masing-masing fungsi dimana didalam fungsi tersebut terdapat beberapa proses. Data Flow Diagram ini akan menjelaskan secara detil dari proses-proses tersebut. Data Flow Diagram yang telah dirancang ini merupakan hasil dari decomposed pada context diagram membentuk sub sistem level 0. Pada level 0 Data Flow Diagram memiliki 3 fungsi yang didapatkan dari analisa dan berpedoman pada aturan SOP yang telah berlaku. Adapun fungsi yang ada pada Data Flow Diagram ini berupa administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal, administrasi surat keluar internal maupun eksternal, dan pengiriman surat keluar. Data Flow Diagram level 0 ini terdapat suatu susunan tabel dari database yang nantinya akan digunakan sebagai media penyimpanan data-data yang bersangkutan. Penjelasan singkat mengenai Data Flow Diagram level 0 ini adalah sistem akan dimulai dari pengirim surat baik itu berasal dari internal maupun pihak eksternal. Surat yang masuk akan disimpan kedalam database untuk dilakukan pengelolaan surat. Kemudian pencatatan kedalam buku agenda masuk dan mengisi disposisi untuk dibagikan ke tujuan surat. Ketika surat telah didistribusi dan mendapatkan otorisasi maka surat yang telah jadi akan disimpan kedalam database kemudian diberikan kode nomor pada surat. Selain itu terdapat menu penyusutan dan pengelolaan surat keluar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.15.

96

[data surat keluar] 2 [data ag enda keluar] [laporan surat keluar Kp]

[laporan surat keluar]

Kepala TU [data surat keluar] administrasi surat keluar internal dan eksternal

+ [data pencarian surat]

Internal

[data hasil otorisasi int] [data surat otorisasi]

[data pesan memo int]

[data pesan memo]

[data surat masuk int]

[laporan surat masuk] [data surat] [laporan konsep naskah dinas]

Bag TU

1

[data disposisi] [data pesan memo int] [data surat otorisasi int]

[data surat disposisi] [data surat terkirim Eks]

Eksternal

[data acara]

[data surat masuk eks]

[data surat permohonan otorisasi]

Administrasi Surat M asuk dan Konsep Naskah Dinas dari Internal maupun Eksternal

[data surat otorisasi Kp] [laporan surat]

[data tug as] [data pesan memo] [data konsep naskah dinas] [data ag enda masuk]

[data surat disposisi Kp]

[data arsip]

[laporan naskah konsep dinas Kp]

[data penyusutan]

[laporan surat masuk Kp]

[data surat masuk]

[data pesan memo]

+

[data cari surat] [data laporan]

3 [data ekspedisi] Kepala TU

[data laporan Kp]

[laporan ekspedisi]

[data pesan memo Kp] [data pencarian surat] [data hasil otorisasi Kp]

peng iriman surat

[data surat masuk Kp]

[laporan ekspedisi Kp]

+

Gambar 3.15 Data Flow Diagram Level 0

97

a) Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas Internal dan Eksternal Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0, dari level 1 akan diketahui secara detail dari proses-proses besar yang terdapat didalam fungsi administrasi surat masuk internal maupun eksternal. Terdapat 6 proses besar dari fungsi ini diantaranya yaitu menulis surat, mendata surat, mendistribusikan surat, mengarsipkan surat, melakukan penyusutan surat, dan mengelola data. Adapun gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat Gambar 3.16. Bag TU

[dt tipe]

4

tipe

[data surat masuk] 1.1 Internal [data surat masuk int]

konsep naskah

3

kriteria

6

template

7

ungg ah

8

surat

16

ag enda mas uk

2

kateg ori

[dt kriteria]

dt template

Kepala TU

17 dt kons ep

[data surat masuk Kp] dt surat

Menulis Surat [data surat masuk eks ]

Eksternal Eksternal

dt surat [data surat terkirim Eks] dt ag enda masuk

5

jenis

+

dt jenis

dt kateg ori

1.2 [data ag enda masuk] Bag Bag TU TU Bag Bag TU Bag TU TU

dt surat

7

ungg ah

dt ag enda masuk

16

ag enda masuk

[data surat permohonan otorisasi] [data surat disposisi] [data konsep naskah dinas]

dt otorisasi

[data laporan] [data surat otorisasi]

1212

otorisasi otorisasi

13

detil otorisasi

dt otorisasi dt detil oto

[laporan konsep naskah dinas] dt detil oto

[laporan surat masuk]

Mendata Surat dt baju surat

19

baju baju surat surat

dt baju surat Kepala TU [dt surat]

[laporan surat]

888

surat surat surat

[dt surat(baju)] 17 17

14

konsep naskah disposisi

dt konsep

4

tipe

dt tipe dt konsep dt disposisi

+

[dt jenis] dt disposisi

5

jenis

14

disposisi

Gambar 3.16 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal dan Eksternal

98

dt surat ds t 1.3 [laporan surat mas uk Kp]

[dt s urat]

[data surat dis pos is i Kp]

dt surat ds t

surat surat surat

dt surat oto

[laporan nas kah konsep dinas Kp] Kepala Kepala Kepala TU TU TU

8888

[data surat otoris asi Kp]

6

template

2

kateg ori

dt template [data laporan Kp] [data pencarian surat]

[dt kategori]

Mendistribus ikan Surat

[data hasil otorisasi Kp]

dt user

[data surat otoris asi int] [data pencarian surat]

Internal Internal Internal Internal

dt disposisi

[data disposisi]

+

kriteria

2

kateg ori

dt kateg ori

5

jenis

dt jenis

dt surat

dt kriteria

dt user

disposisi disposisi

7

ungg ah

7

ungg ah

1

user

4

tipe

8

surat

20

folder

dt tipe

Meng arsipkan Surat

[data arsip] Bag Bag TU TU Bag TU

14

1.4 dt surat

[data surat]

us user er

dt disposisi

[data hasil otorisasi int]

3

11

dt user

dt surat

data cari surat

dt surat

+

[dt folder]

[data cari surat] 1.5

data cari surat

dt surat 8

surat surat

23 23

jadwalsusut susut jadwal

Bag TU [data penyusutan]

15 15

surat surat keluar keluar

dt surat dt jadwal susut

[dt surat keluar] [dt surat keluar]

Menyusutkan Surat

dt jadwal susut 7

4

dt surat

dt tipe 3

ungg ah

tipe

kriteria

dt kriteria

+

2

kateg ori

5

jenis

dt kateg ori dt jenis

1.6 Internal Internal

dt acara

[data pesan memo int] [data pesan memo int]

dt tugas [data pesan memo] Bag TU TU Bag

10 10

ac acara ara

dt acara 11 11

daftar daftartugas tugas

dt tugas

[data tugas] Mengelola Fitur [data pesan memo]

dt balas an

21

balasan

9

memo

[data ac ara] Kepala Kepala TU TU

dt memo

[data pesan memo] [data pesan memo Kp]

+

dt memo

Gambar 3.17 DFD Level 1 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas Internal dan Eksternal

99

b) Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Pada level 1 ini merupakan decomposed dari level 0 administrasi surat keluar internal dan eksternal, dari level 1 berikut ini terdapat 4 proses diantaranya yaitu menyimpan surat, mencetak surat keluar, menampilkan form laporan surat keluar, mencetak laporan surat keluar. Adapun gambar data flow diagram level 1 dari fungsi ini dapat dilihat pada Gambar 3.18. 2.1

[dt agenda keluar]

1818

agagenda endakeluar keluar

15

surat keluar

Bag TU [data ag enda keluar]

Menyimpan Surat Keluar

[dt agenda keluar]

[dt surat keluar]

data surat keluar 2.2

Bag TU [data surat keluar]

data surat keluar

Mencetak Surat Keluar

Bag TU [data surat keluar]

2.3

5

jenis

2

kateg ori

[dt surat]

8

surat

[dt folder]

20

folder

[dt surat keluar]

15

surat keluar

[dt jenis] data surat keluar 3

[dt kategori]

kriteria [dt kriteria]

4

Menampilkan Laporan Surat Keluar

tipe [dt tipe]

Bag TU

[laporan surat keluar]

data laporan surat keluar 2.4

Kepala TU [laporan surat keluar Kp]

Mencetak Laporan Surat Keluar

Gambar 3.18 DFD Level 1 Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal

100

c) Level 1 Pengiriman Surat Keluar Level 1 pengiriman surat keluar merupakan proses yang berkaitan dengan data yang ada didalam buku ekspedisi. Data-data yang ada pada buku ekspedisi ini nantinya akan dibuatkan laporan kepada atasan. Adapun proses yang terdapat pada level 1 pengiriman surat keluar ini berupa proses menyimpan data ekspedisi, mengubah data ekspedisi, menampilkan form laporan dan mencetak laporan ekspedisi. Berikut gambar dari level 1 pengiriman surat keluar dapat dilihat pada Gambar 3.19. 3.1

Menyimpan Data Ekspedisi data ekspedisi

dt ekspedisi

[dt ekspedisi] 3.2 dt ekspedisi data ekspedisi [data ekspedisi]

22

ekspedisi

Meng ubah Data Ekspedisi

[dt ekspedisi]

Bag TU 3.3

22

ekspedisi

2

kateg ori

8

surat

15

surat keluar

20

folder

3

kriteria

4

tipe

[dt kategori] data ekspedisi [dt surat] [laporan ekspedisi]

Menampilkan Laporan EKspedisi

[dt surat keluar] [dt folder]

5

jenis

[dt kriteria] [dt jenis]

[dt tipe] data laporan ekspedisi

3.4 Kepala TU

[laporan ekspedisi Kp]

Mencetak Laporan Ekspedisi

Gambar 3.19 DFD level 1 Pengiriman Surat Keluar

101

d) Level 2 Administrasi Surat Masuk dan Konsep Naskah Dinas (Menulis Surat) Level 2 dari proses menulis surat level 1 memiliki proses detail seperti pada Gambar 3.20. [data surat masuk eks]

Eksternal

[data surat terkirim Eks]

Bag TU

1.1.1

[data surat masuk]

3

kriteria

6

template

[dt kriteria]

[dt template] Internal

[data surat masuk int]

Menampilkan Form Ung g ah

[dt tipe] [dt kategori]

Kepala TU

4

tipe

2

kateg ori

5

jenis

16

ag enda masuk

[data surat masuk Kp] [dt jenis] data surat masuk data surat tdk setuju

1.1.3

1.1.2

Meng ecek File Type Surat

data surat masuk

mengecek data surat atau konsep dinas

data surat masuk [dt agenda masuk] 1.1.4 17

konsep naskah

8

surat

7

ungg ah

[dt konsep] menyimpan surat [dt surat] [dt surat]

Gambar 3.20 DFD Level 2 Menulis Surat

e) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mendata Surat) Level 2 dari proses mendata surat level 1 memiliki proses detail seperti pada Gambar 3.21.

102

[dt surat]

[dt baju surat]

7

ungg ah

19

baju surat

17

konsep naskah

12

otorisasi

13

detil otorisasi

14

disposisi

1.2.1 [dt konsep]

[data konsep naskah dinas] [data ag enda masuk] Bag Bag TU BagTU TU

[data surat permohonan otorisasi]

[dt otorisasi] Menampilkan Form Teruskan

[dt detil oto]

[data surat disposisi]

[dt disposisi]

[data surat otorisasi]

dt ag enda masuk data diteruskan

12

otorisasi

13

detil otorisasi

19

baju surat

[dt baju surat]

14

disposisi

[dt disposisi]

8

surat

[dt surat(baju)]

[dt otorisasi] 1.2.2 [dt detil oto] dt surat [dt surat] Menyimpan Baju Surat dt surat

8

surat

[dt agenda masuk]

dt surat(baju) 17

konsep naskah

16

ag enda masuk

[dt konsep] [dt agenda masuk] 1.2.3 dt ag enda masuk [data laporan]

Bag Bag TUTU Bag TU

[laporan konsep naskah dinas]

Menampilkan Laporan

[laporan surat masuk]

16

ag enda masuk

5

jenis

4

tipe

[dt jenis]

data laporan surat

[dt tipe]

1.2.4 Kepala TU [laporan surat] menampilkan Laporan Surat M asuk

Gambar 3.21 DFD Level 2 Mendata Surat

f) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mendistribusikan Surat) Berikut level 2 dari mendistribusikan surat dapat dilihat pada Gambar 3.22.

103

1.3.1 Internal [data hasil otorisasi int] memberi kode nomor surat

dt surat Dst

Kepala TU [data hasil otorisasi Kp]

dt surat jadi

[dt surat dst]

1.3.2 8

dt surat

surat

menampilkan dan mengubah status surat dt surat Dst 8

[dt surat]

surat

data status surat 1.3.3 [dt surat dst] menyimpan surat balasan dan mengirim surat ke asal surat

dt surat 7

ungg ah

dt surat Dst

6

template [dt template]

1.3.4 Internal Internal

[data disposisi]

8

surat

14

disposisi

[dt surat oto] [data surat otorisasi int] Kepala Kepala TU TU

mengecek otorisasi dan disposisi

[data surat otorisasi Kp] [data surat disposisi Kp]

[dt disposisi]

data surat 1.3.5

mengubah data surat

[dt disposisi]

14

disposisi

8

surat

[dt surat] 1.3.6 data surat Dst

[data laporan Kp] Kepala Kepala TU Kepala TU TU

[laporan surat masuk Kp]

menampilkan laporan

[dt kategori]

2

kateg ori

[laporan naskah konsep dinas Kp] 1.3.7 Internal

[data pencarian surat]

menampilkan pencarian surat

dt surat Dst

[dt user]

11

[dt user]

Kepala TU [data pencarian surat]

Gambar 3.22 DFD Level 2 Mendistribusikan Surat

user user

104

g) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Mengarsipkan Surat) Berikut level 2 dari mengarsipkan surat yang memiliki proses detail diantaranya menampilkan data surat, menghapus surat, menyimpan surat (teruskan), melakukan pencarian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.23. 1.4.4

[dt surat]

Menyimpan surat (arsip)

Bag TU

surat

dt folder Ars

data arsip 1.4.1 [data arsip]

8

[dt folder] dt folder Ars

data arsip 20

folder

Menampilkan Isi Surat

dt surat

[dt user]

[dt surat]

7

dt surat

1

user

2

kateg ori

4

tipe

3

kriteria

5

jenis

form cari 1.4.2

ungg ah

[dt kategori] [dt tipe]

[data cari surat] Bag TU

menampilkan form cari

[dt kriteria]

[dt jenis] data cari surat 8

surat

1.4.3 Bag TU

[dt surat]

[data surat] menampilkan surat yang telah dicari

dt surat

dt surat

Gambar 3.23 DFD Level 2 Mengarsipkan Surat

h) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Penyusutan Surat) Berikut level 2 dari penyusutan surat dapat dilihat pada Gambar 3.24.

105

Bag TU

1.5.1 [data penyusutan]

2

[dt kategori]

4

tipe

5

[dt tipe]

[dt jadwal susut] Menyimpan daftar jadwal penyusutan

23

jadwal susut

[dt jadwal susut]

jenis [dt jenis]

kateg ori

3

[dt kriteria]

kriteria

data jadwal susut 8

surat

dt surat 1.5.2

dt surat peny

dt surat keluar Peny menghapus surat pada daftar setiing

[dt surat]

[dt surat keluar]

dt surat peny

dt surat keluar peny 1.5.3

15

[data cari surat]

surat keluar

[dt surat]

menampilkan daftar surat (filter) Bag TU 8 [dt surat keluar] dt surat keluar peny

15

surat

data surat susut 1.5.4

dt surat peny dt surat keluar Peny

surat keluar menghapus surat

dt surat

dt surat peny 7

ungg ah [dt surat]

Gambar 3.24 DFD Level 2 Penyusutan Surat

i) Level 2 Adminitrasi Surat Masuk dan Konsep Dinas (Pengelolaan data acara, tugas, memo) Berikut level 2 dari pengelolaan data acara, tugas, memo dapat dilihat pada Gambar 3.25.

106

1.6.1 10

data acara

ac ara

Menyimpan Data Acara [dt acara]

dt acara Ftr 1.6.2 dt acara Ftr data acara Meng ubah Data Acara

dt acara Ftr

[dt acara] [data ac ara] 1.6.3 dt acara Ftr

Bag TU

Meng hapus Data Acara

10

ac ara dt acara Ftr

data acara 1.6.4 11

daftar tug as

data tug as menyimpan data tug as

[dt tug as ] data tug as

1.6.5

[data tug as]

data tug as

dt Tugas Ftr

data tug as

[dt tug as ]

mengubah data tug as

Bag TU

1.6.6

11

daftar tug as

dt tugas Ftr menghapus data tug as data tug as Internal

data tug as [data pesan memo int] 1.6.7

Kepala TU

21

[data pesan memo Kp] Menyimpan Pes an Memo

balasan

[dt balasan] [dt memo]

Bag Bag TU TU

[data pesan memo]

[data pesan memo]

Internal [data pesan memo int]

Kepala TU

1.6.8

Menampilkan Pesan Memo

[data pesan memo]

Gambar 3.25 DFD Level 2 Pengelolaan data

99

memo

[dt memo]

107

3.3.5 Entity Relationship Diagram Setelah membuat Data Flow Diagram dimana didalamnya terdapat tabeltabel yang saling terhubung maka langkah selanjutnya yaitu merancang desain database atau disebut dengan Entity Relationship Diagram. Entity Relationship Diagram

(ERD)

merupakan

suatu

sistem

yang

digunakan

untuk

mempresentasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan sistem kedalam suatu bentuk dengan tujuan untuk menunjukkan struktur keseluruhan dari data pemakai. a) Conceptual Data Model (CDM) Conceptual Data Model (CDM) merupakan rancangan awal konsep desain database yang nantinya akan di generate kedalam bentuk Physical Data Model. Dari rancangan CDM ini akan menggambarkan keseluruhan relasi antar tabel. Berikut CDM yang dirancang dalam membangun aplikasi manajemen surat berbasis web dapat dilihat pada Gambar 3.27. b) Physical Data Model (PDM) Physical Data Model (PDM) merupakan hasil dari generate CDM. Dari hasil generate ini menghasilkan tabel baru jika relasi yang dimiliki yaitu many-tomany. Secara keseluruhan Physical Data Model (PDM) menggambarkan basis data yang telah jadi dan dapat di generate script kedalam database server. Adapun hasil dari Physical Data Model (PDM) yang digunakan sebagai database aplikasi manajemen surat berbasis web pada Perusahaan Daerah Pasar Surya dapat dilihat pada Gambar 3.28.

jadwal susut agenda masuk id jdwl susut Integer id msk Integer tgl akhir susut Date & T ime template no urut msk Integer tgl mulai susut Date & T ime Date & T ime id template Integer tgl terima msk ket susut Variable characters (250) macam msk Variable characters (50) Variable characters (50) kategori Variable characters (25)nama template tgl kirim msk Date & T ime Variable characters (50) kriteria Variable characters (25)File template nomor msk Variable characters (50) Long variable characters tipe Variable characters (25)Keterangan template pengirim Variable characters (75) jenis Variable characters (25)id template asal pengirim Variable characters (15) tgl susut Date & T ime pokok surat msk Variable characters (200) id jdwl susut ket msk Long variable characters dibaca msk Variable characters (1) ekspedisi mengisi mengelola id agenda id eks Integer memiliki tgl eks Date & T ime dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks id ekspedisi ...

Variable characters (75) Variable characters (75) Date & T ime mengelola Variable characters (50) Variable characters (15)

daftar tugas

id tgs Integer judul tgs Variable characters (100) isi tgs Long variable characters status tgs Variable characters (15) tgl mulai tgs Date & T ime tgl akhir tgs Date & T ime

mengelola

id tugas acara id acara Integer judul acara Variable characters (100) isi acara Long variable characters status acara Characters (2) tgl mulai acr Date & T ime tgl akhir acr Date & T ime

username mengelola

id acara

menulis

mencatat

mempunyai surat

mengirim

no surat

id kriteria memiliki

jenis

tipe

id jenis Integer nama jenis Variable characters (75)

id tipe Integer nama tipe Variable characters (50)

memiliki

id jenis

id tipe

no otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi

Integer <M> Variable characters (75) Variable characters (75) Variable characters (15) Date & T ime

jabatan baju kode id baju

Variable Variable

otorisasi

mempunyai id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi id otorisasi

Integer Date & T ime Variable characters (20)

Identifier_1 folder id folder Integer nama folder Variable characters (50) jenis folder Variable characters (50) id folder

memiliki surat keluar tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar

menyimpan

Date & T ime Variable characters (30) Variable characters (1) Integer mencatat naskah konsep

id konsep Integer no konsep Integer tgl terima konsep Date & T ime id keluar Integer macam konsep Variable characters (50) no urut keluar Integer tgl kirim konsep Date & T ime disposisi tgl terima keluar Date & T ime nomor konsep Integer macam keluar Variable characters (50) pengirim konsep Variable characters (75) tgl terima disp Date & T ime tgl kirim keluar Date & T ime asal_konsep Variable characters (15) no agenda Integer nomor keluar Variable characters (50) pokok konsep Variable characters (200) asal Variable characters (75) pengirim keluar Variable characters (75) keterangan konsep Long variable characters tgl disp Date & T ime Variable characters (15) hal Long variable characterskepada dibaca_konsep Variable characters (1) characters (100) Variable characters (200) ket disp Long variable characterspokok surat keluar id konsep characters (50) keterangan keluar Long variable characters sifat disp Variable characters (20) characters (3) Variable characters (75) instruksi Variable characters (75) penerima mencatat

balasan memiliki memliki id balasan Integer judul balasan Variable characters (100) baju surat isi balasan Long variable characters tgl balasan Date & T ime id baju Integer status balasan Characters (2) nama baju Variable id balasan

id kriteria Integer nama kriteria Variable characters (75)

no surat Integer kode surat Variable characters (50) status surat Variable characters (30) tgl jadi Date & T ime dibaca Variable characters (1) draft surat Variable characters (1) menyimpan tgl masuk Date & T ime tgl selesai Date & T ime pengirim surat Variable characters (50) asal surat Variable characters (30) no urut Integer ket surat Long variable characters idfdkeluar Integer

memo

id_memo

memiliki

detail otorisasi

menulis

id_memo Integer judul memo Variable characters (100) isi memo Long variable characters tgl memo Date & T ime status memo Characters (2) memiliki tujuan memo Variable characters (75) draft memo Variable characters (1)

id kategori

Integer Variable characters (75)

user username nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user email nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user

kriteria

kategori id kategori nama kategori

status disp

agenda keluar

Variable characters (1) id keluar

Gambar 3.26 Conceptual Data Model (CDM)

108

jadwal susut id jdwl susut username tgl akhir susut tgl mulai susut ket susut kategori kriteria tipe jenis tgl susut

int varchar(50) datetime datetime varchar(250) varchar(25) varchar(25) varchar(25) varchar(25) datetime

ekspedisi id eks username tgl eks dikirim kepada nama penerima tgl eks diterima kode surat jenis eks

int varchar(50) datetime varchar(75) varchar(75) datetime varchar(50) varchar(15)

daftar tugas id tgs username judul tgs isi tgs status tgs tgl mulai tgs tgl akhir tgs

int varchar(50) varchar(100) longtext varchar(15) datetime datetime

agenda masuk

template id template username nama template File template Keterangan template

FK_MENGELOLA4 FK_MENGISI user username FK_MENGELOLA nik password nama dpn nama blkg status user jabatan user FK_MENGELOLA1 email nama perusahaan alamat telp fax oto user asal user

int varchar(50) varchar(100) longtext char(2) datetime datetime

FK_MENGELOLA2

FK_MENULIS2

kriteria

int int datetime varchar(50) datetime varchar(50) varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(1)

varchar(50) varchar(20) varchar(30) varchar(75) varchar(75) varchar(50) varchar(75) varchar(75) varchar(75) varchar(150) varchar(15) varchar(15) varchar(1) varchar(12)

acara id acara username judul acara isi acara status acara tgl mulai acr tgl akhir acr

id msk no urut msk tgl terima msk macam msk tgl kirim msk nomor msk pengirim asal pengirim pokok surat msk ket msk dibaca msk

int varchar(50) varchar(50) varchar(50) longtext

id kategori nama kategori FK_MEMILIKI6

tipe

FK_MEMILIKI7

FK_MEMILIKI8

int varchar(50) int int int int int varchar(30) datetime varchar(1) varchar(1) datetime datetime varchar(50) varchar(30) int longtext int

FK_MEMPUNYAI

no otorisasi no surat id otorisasi nama otorisasi jabatan otorisasi status otorisasi tgl dtl otorisasi

int int int varchar(75) varchar(75) varchar(15) datetime

FK_MEMPUNYAI1

otorisasi id otorisasi tgl otorisasi sifat otorisasi

int datetime varchar(20)

folder FK_MENYIMPAN2

id folder int nama folder varchar(50) jenis folder varchar(50)

FK_MEMILIKI9 surat keluar no surat id folder tgl keluar status keluar dibaca keluar id fdkeluar

FK_MENYIMPAN

int int datetime varchar(30) varchar(1) int

FK_MENCATAT2 naskah konsep agenda keluar

FK_MENULIS int varchar(50) varchar(100) longtext datetime char(2) varchar(75) varchar(1)

id tipe int id kriteria int nama tipe varchar(50)

detail otorisasi

surat

memo id_memo username judul memo isi memo tgl memo status memo tujuan memo draft memo

int varchar(75)

jenis id jenis int id tipe int nama jenis varchar(75)

FK_MENCATAT3

no surat kode surat id folder id keluar id jenis id msk id konsep status surat tgl jadi dibaca draft surat tgl masuk FK_MENGIRIM FK_MENGIRIM2 tgl selesai pengirim surat unggah asal surat username varchar(50) no urut no surat int ket surat file unggah varchar(100) idfdkeluar

kategori

FK_MEMILIKI5

id kriteria int id kategori int nama kriteria varchar(75)

FK_MENCATAT

FK_MEMILIKI3 balasan FK_MEMILIKI

id balasan id_memo username judul balasan isi balasan tgl balasan status balasan

disposisi

int int varchar(50) varchar(100) longtext datetime char(2)

FK_MEMLIKI8

baju surat id baju nama baju jabatan baju kode

int varchar(100) varchar(50) varchar(3)

id baju no surat tgl terima disp no agenda asal tgl disp hal ket disp sifat disp instruksi status disp

int int datetime int varchar(75) datetime longtext longtext varchar(20) varchar(75) varchar(1)

id keluar no urut keluar tgl terima keluar macam keluar tgl kirim keluar nomor keluar pengirim keluar kepada pokok surat keluar keterangan keluar penerima

int int datetime varchar(50) datetime varchar(50) varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(75)

id konsep no konsep tgl terima konsep macam konsep tgl kirim konsep nomor konsep pengirim konsep asal_konsep pokok konsep keterangan konsep dibaca_konsep

int int datetime varchar(50) datetime int varchar(75) varchar(15) varchar(200) longtext varchar(1)

Gambar 3.27 Physical Data Model (PDM)

109

110

3.3.6 Struktur Basis Data Sesuai dengan Physical Data Model (PDM) yang telah dirancang, dapat dibentuk suatu struktur basis data yang digunakan sebagai penyimpanan data. 1. Nama Tabel

: jadwal_susut

Primary key

: id_jdwl_susut

Foreign key

: username (Tabel User)

Fungsi

: menyimpan data jadwal penyusutan surat Tabel 3.20 Struktur tabel jadwal susut

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7 8. 9. 10.

Field Id_jdwl_susut Username Tgl_akhir_susut Tgl_mulai_susut Ket_susut Kategori Kriteria Tipe Jenis Tgl susut

2. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Datetime Datetime Varchar(250) Varchar(25) Varchar(25) Varchar(25) Varchar(25) Datetime

Contraint Primary key Foreign Key -

: ekspedisi

Primary key

: id_ekspedisi

Foreign key


Fungsi

: menyimpan data surat yang telah dikirimkan Tabel 3.21 Struktur tabel ekspedisi

No 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Field Id_ekspedisi Username Tgl_eks Dikirim_kepada Nama_penerima Tgl_eks_diterima

Tipe Data Int Varchar(50) Datetime Datetime Varchar(250) Varchar(25)


111

No 7. 8.

Field Kode Surat Jenis Eks

3. Nama Tabel

Tipe Data Varchar(50) Varchar(15)

Contraint -

: daftar_tugas

Primary key

: id_tugas

Foreign key


Fungsi

: menyimpan data tugas Tabel 3.22 Struktur tabel tugas

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7

Field Id_tugas Username Judul_tgs Isi_tgs Status_tgs Tgl_mulai_tgs Tgl_akhir_tgs

4. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Varchar (100) Longtext Varchar(12) Datetime Datetime


: acara

Primary key

: id_acara

Foreign key


Fungsi

: menyimpan data jadwal acara / event Tabel 3.23 Struktur tabel acara

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7

Field Id_acara Username Judul_acara Tgl_acara Status_acara Tgl_mulai_acr Tgl_akhir_acr

Tipe Data Int Varchar(50) Varchar(100) Datetime Char(2) Datetime Datetime


112

5. Nama Tabel

: memo

Primary key

: id_memo

Foreign key


Fungsi

: menyimpan data pesan atau memo sesama internal Tabel 3.24 Struktur tabel memo

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7 8.

Field Id_memo Username Judul_memo Isi_memo Tgl_memo Status_memo Tujuan_memo Draft_memo

6. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Varchar (100) longtext Datetime char(2) Varchar(75) Varchar(1)


: balasan

Primary key

: id_balas

Foreign key

: id_memo (Tabel Memo), username (Tabel User)

Fungsi

: menyimpan data balasan pesan / memo Tabel 3.25 Struktur tabel balasan

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7

Field Id_balasan Username Id_memo Judul_balasan Isi_balasan Tgl_balasan Status balasan

7. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Int Varchar(100) Longtext Datetime Char(2)

: user

Primary key

: username

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data user

Contraint Primary key Foreign Key Foreign_key -

113

Tabel 3.26 Struktur tabel user No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14

Field Username NIK Password Nama_dpn Nama_blkg Status_user Jabatan_user Email Nama_perusahaan Alamat Telp Fax Oto_user Asal_user

8. Nama Tabel

Tipe Data Varchar(50) Varchar(20) Varchar(30) Varchar(75) Varchar(75) Varchar(50) Varchar(75) Varchar(75) Varchar(75) Varchar(150) Varchar(15) Varchar(15) Varchar(1) Varchar(12)

Contraint Primary key -

: template

Primary key

: id_template

Foreign key


Fungsi

: menyimpan data template format surat Tabel 3.27 Struktur tabel template

No 1. 2. 3. 4. 5.

Field Id_template Username Nama_template File_template Keterangan_template

9. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Varchar(50) Varchar(50) Longtext


: unggah

Primary key

:-

Foreign key

: no_surat (Tabel Surat), username (Tabel User)

Fungsi

: menyimpan data detail file surat

114

Tabel 3.28 Struktur tabel unggah No 1. 2. 3.

Field No_surat Username File_unggah

10. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Varchar(100)

Contraint Foreign key Foreign Key -

: surat

Primary key

: no_surat

Foreign key

: id_folder (Tabel Folder), id_keluar (Tabel Agenda Keluar), id_jenis (Tabel Jenis), id_msk (Tabel Agenda Masuk), id_konsep (Tabel Naskah Konsep).

Fungsi

: menyimpan data surat Tabel 3.29 Struktur tabel surat

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.

Field No_surat Kode_surat Id_folder Id_keluar Id_jenis Id_msk Id_konsep Status_surat Tgl_jadi Dibaca Draft_surat Tgl masuk Tgl selesai Pengirim surat Asal surat Ket surat Idfdkeluar No_urut

Tipe Data Int Varchar(50) Int Varchar(100) Longtext Datetime Char(2) Varchar(30) Datetime Varchar(1) Varchar(1) Datetime Datetime Varchar(50) Varchar(30) Longtext Int Int

Contraint Primary key Foreign Key Foreign_key -

115

11. Nama Tabel

: agenda_masuk

Primary key

: id_msk

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data surat kedalam buku agenda masuk Tabel 3.30 Struktur tabel agenda masuk

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Field Id_msk No_urut_surat Tgl_terima_msk Macam_msk Tgl_kirim_msk Nomor_msk Pengirim Pokok_surat_msk Ket_msk Dibaca_msk

12. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Int Varchar(50) Datetime Varchar(75) Varchar(15) Varchar(100) Longtext Varchar(1)


: baju_surat

Primary key

: id_baju

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan daftar jabatan pegawai Tabel 3.31 Struktur tabel baju surat

No 1. 2. 3. 4.

Field Id_baju Nama_baju Jabatan_baju Kode

13. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Int Varchar(3)


: disposisi

Primary key

:-

Foreign key

: id_baju (Tabel Baju Surat), no_surat (Tabel Surat)

Fungsi

: menyimpan data disposisi surat

116

Tabel 3.32 Struktur tabel disposisi No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Field Id_baju No_surat Tgl_terima_disp No_agenda Asal Tgl_disp Hal Ket_disp Sifat_disp Instruksi Status disp

14. Nama Tabel

Tipe Data Int Int Datetime Int Varchar(75) Datetime Longtext Longtext Varchar(20) Varchar(75) Varchar(1)

Contraint Foreign Key Foreign Key -

: Jenis

Primary key

: id_jenis

Foreign key

: id_tipe (Tabel Tipe)

Fungsi

: menyimpan data jenis surat Tabel 3.33 Struktur tabel jenis

No 1. 2. 3.

Field Id_jenis Id_tipe Nama_jenis

15. Nama Tabel

Tipe Data Int Int Varchar(75)

Contraint Primary Key Foreign Key -

: tipe

Primary key

: id_tipe

Foreign key

: id_kriteria (Tabel Kriteria)

Fungsi

: menyimpan data tipe surat Tabel 3.34 Struktur tabel tipe

No 1. 2. 3.

Field Id_tipe Id_kriteria Nama_tipe


Contraint PrimaryKey Foreign Key -

117

16. Nama Tabel

: kriteria

Primary key

: id_kriteria

Foreign key

: id_kategori (Tabel Kategori)

Fungsi

: menyimpan data kriteria surat Tabel 3.35 Struktur tabel kriteria

No 1. 2. 3.

Field Id_kriteria Id_kategori Nama_kriteria

17. Nama Tabel


Contraint PrimaryKey Foreign Key -

: kategori

Primary key

: id_kategori

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data kategori surat Tabel 3.36 Struktur tabel kategori

No 1. 2.

Field Id_kriteria Nama_kategori

18. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(75)

Contraint PrimaryKey -

: detail_otorisasi

Primary key

: no_otorisasi

Foreign key

: id_otorisasi (Tabel Otorisasi), no_surat (Tabel Surat)

Fungsi

: menyimpan data detail otorisasi Tabel 3.37 Struktur tabel detail otorisasi

No 1. 2. 3. 4.

Field No_otorisasi No_surat Id_otorisasi Nama_otorisasi

Tipe Data Int Int Int Varchar(75)

Contraint PrimaryKey Foreign Key Foreign Key -

118

No 5. 6. 7.

Field Jabatan_otorisasi Status_otorisasi Tgl_dtl_otorisasi

19. Nama Tabel

Tipe Data Varchar(75) Varchar(15) Datetime

Contraint -

: otorisasi

Primary key

: id_otorisasi

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data detail otorisasi Tabel 3.38 Struktur tabel detail otorisasi

No 1. 2. 3.

Field No_otorisasi Tgl_otorisasi sifat_otorisasi

20. Nama Tabel

Tipe Data Int Datetime Varchar(20)


: folder

Primary key

: id_folder

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data kedalam folder Tabel 3.39 Struktur tabel folder

No 1. 2. 3.

Field Id_folder Nama_folder Jenis_folder

21. Nama Tabel

Tipe Data Int Varchar(50) Varchar(50)


: surat_keluar

Primary key

:-

Foreign key

: id_folder (Tabel Folder), no_surat (Tabel Surat)

Fungsi

: menyimpan data kedalam surat keluar

119

Tabel 3.40 Struktur tabel surat keluar No 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Field No_surat Id_folder Tgl_keluar Status_keluar Dibaca_keluar Id_fdkeluar

22. Nama Tabel

Tipe Data Int Datetime Varchar(20) Varchar(30) Varchar(1) Int

Contraint Foreign Key Foreign Key -

: Naskah_konsep

Primary key

: id_konsep

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data surat kedalam konsep naskah dinas Tabel 3.41 Struktur tabel naskah konsep

No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11

Field Id_konsep No_konsep Tgl_terima_konsep Macam_konsep Tgl_kirim_konsep Nomor konsep Pengirim konsep Pokok konsep Keterangan konsep Asal_konsep Dibaca_konsep

23. Nama Tabel

Tipe Data Int Int Datetime Varchar(50) Datetime Int Varchar(75) Varchar(200) Longtext Varchar(150 Varchar(1)

Contraint Primary Key -

: agenda_keluar

Primary key

: id_keluar

Foreign key

:-

Fungsi

: menyimpan data surat kedalam buku agenda keluar

120

Tabel 3.42 Struktur tabel agenda keluar No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.

Field Id_keluar No_urut_keluar Tgl_terima_keluar Macam_keluar Tgl_kirim_keluar nomor_keluar Pengirim_keluar Kepada Pokok_surat_keluar Keterangan_keluar Penerima

Tipe Data Int Int Datetime Varchar(50) Datetime Varchar(50) Varchar(75) Varchar(15) Varchar(200) Longtext Varchar(75)

Contraint Primary Key -

3.3.7 Perancangan Prosedur dan Program Unit Detail perancangan aplikasi manajemen surat berbasis web akan memberikan gambaran konstruksi pemrogaman dari setiap fungsi hingga kedalam rancangan desain antarmuka aplikasi. adapun fungsi yang diterapkan dalam aplikasi terdapat tiga macam fungsi. Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal. Berikut adalah rancangan yang disesuaikan dengan fungsional aplikasi:

a. Fungsi administrasi surat masuk dan konsep naskah dinas internal maupun eksternal Berikut menampilkan menu untuk melakukan pengelolaan surat masuk dari internal dapat dilihat pada Tabel 3.43.

121

Tabel 3.43 Detail Form Pengelolan Surat Masuk Internal Dan Eksternal Proses Interface User login

Pengiriman / Tulis Surat Masuk PD. Pasar Surya Sign In

Username Password

Sign In

Deskrispsi Fungsi dari form login yaitu sebagai pintu masuk jika ingin memasuki halaman atau akun yang telah terdaftar Interface user internal

PD. Pasar Surya

Setting

Nama User

Home

Kirim surat Rekaman otorisasi Data surat terkirim pesan Jadwal acara Laporan masuk Laporan s keluar Laporan naskah konsep Help info

Deskripsi

Tampilan halaman disposisi dan otorisasi merupakan tampilan utama ketika telah melakukan login, pada halaman ini terdapat perbedaan antar user kepala TU dengan user internal lainnya. Perbedaan terletak pada menu layout kiri. Jika login sebagai kepala TU maka terdapat menu laporan. Namun jika login sebagai user internal lain maka menu laporan tidak tampil.

122

Interface user internal unggah surat

PD. Pasar Surya

Settin g

Nama User

Home

Kirim surat Rekaman otorisasi Data surat terkirim pesan Jadwal acara Help info

Deskripsi

Interface user Internal

Form input surat akan tampil jika user memilih menu ‘kirim surat’ pada layout kiri. Selain dapat mengirimkan surat, user juga dapat mengunduh template format surat dengan cara klik download pada tab surat. Selanjutnya template surat akan diunduh. Adapun menu-menu pada layout kiri adalah sebagai penunjang seperti pesan dan jadwal acara.

PD. Pasar Surya

Setting

Nama User

Profil Kontak Data surat terkirim Help

Deskripsi

User eksternal hanya memiliki satu kewenangan yaitu mengirimkan surat dan melihat data surat yang telah terkirim. Selanjutnya proses mengecek tipe file yang dikirimkan dan jika sesuai akan disimpan kedalam tabel surat. Tapi jika tidak sesuai tampil pesan gagal.

123

Proses Interface list data pemberita huan surat masuk

Deskripsi

Pendataan Surat Masuk

PD. Pasar Surya Agenda

||

Konsep dinas

||

user

Naskah Konsep Dinas Help

Setting ||

Daftar tugas|| Daftar acara ||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User

Tanggal / Bulan / Tahun

Notifikasi surat masuk, pesan, user baru Pemberitahuan

Faq

Form pemberitahuan surat masuk baru merupakan tampilan form yang berisi data-data surat masuk dari user internal atau user eksternal.

Interface isi surat


|| Konsep dinas ||

Naskah Konsep Dinas Help

user

Setting || Daftar tugas|| Daftar acara ||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Notifikasi surat masuk, pesan, user baru Pemberitahuan

Faq

Deskripsi

Setelah admin memilih data pada interface list data pemberitahuan, maka akan tampil form pendataan. Form ini berfungsi untuk mencatat kedalam buku agenda masuk, mendistribusikan surat(disposisi), dan mengirimkan tujuan surat untuk permohonan otorisasi.

124

Interface form laporan

Deskripsi form laporan

Form tampilan laporan dari periode akan ditampilkan dalam bentuk grafik dengan tujuan agar kepala TU dapat mengetahui arus jumlah surat masuk dan surat keluar dalam satu periode tertentu.

Hasil cetak data laporan

Deskripsi

Selain sistem menghasilkan laporan dalam bentuk grafik, sistem juga dapat menampilkan laporan berbentuk tabel data yang dapat dicetak dan diberikan kepada kepala tata usaha.

Berikut tambahan penjelasan dari fasilitas pendataan surat

125

Interface input surat kedalam agenda masuk


||

Konsep Dinas

|| Mengelola Surat

Setting || Kalender Janji

|| Daftar tugas

|| Laporan

Agenda Surat Masuk

* * *

Data Surat Masuk Hari Ini

Nama User Tanggal / Bulan / Tahun

Total Surat Masuk Surat Masuk Hari Ini

Data Surat Masuk Unggah Surat Masuk

Agenda Surat Keluar

Descripsi input surat kedalam agenda masuk Interface data buku agenda

* *

Data Surat Keluar Hari Ini

*

----------------------------

Data Surat Keluar

Fungsi dari form input surat adalah untuk memasukkan data surat yang telah diterima berupa ‘hardcopy’ kedalam aplikasi. Didalam form tersebut juga dapat mendisposisikan dan mengirimkan surat untuk permohonan otorisasi. Sehingga surat yang dimasukkan langsung terkirim ke akun user yang bersangkutan.


||

Konsep Dinas

|| Mengelola Surat


|| Daftar tugas

Agenda Surat Masuk

* * *

Data Surat Masuk Hari Ini Data Surat Masuk Unggah Surat Masuk

|| Laporan

Nama User Tanggal / Bulan / Tahun

Total Surat Masuk Surat Masuk Hari Ini Ekternal

Internal

cari

umum

Aksi

Agenda Surat Keluar

* * *

Deskripsi

Data Surat Masuk Hari Ini Data Surat Masuk Unggah Surat Masuk

Fungsi dari form daftar data surat di agenda masuk ini yaitu untuk melihat dan mengetahui surat yang telah masuk masuk hari ini dan data surat yang tersimpan di agenda masuk secara keseluruhan. Didalam tabel form terdapat field aksi yang berfungsi untuk meluhat data secara detail dan melakuan pengubahan data. Selain itu, pada form ini juga tersedia menu ‘cari’ yang digunakan untuk melakukan penelusuran data secara cepat.

126

Interface ‘cari agenda masuk


||

Konsep Dinas

|| Mengelola Surat


|| Daftar tugas

Nama User

|| Laporan

Konsep Naskah Dinas

Tanggal / Bulan / Tahun Total Surat Masuk

Surat Masuk Hari Ini

* Data Konsep Naskah Hari Ini * Data Konsep Naskah * Tambah Konsep Naskah Help Faq

Dekripsi cari agenda Proses Interface menu distribusi

Fungsi form pencarian yaitu untuk menelusuri data surat yang telah tercatat kedalam buku agenda masuk, agenda keluar, maupun konsep naskah dinas. Dengan pancarian data ini dapat menelusuri surat secara cepat. Pendistribusian Surat


|| Konsep dinas || Status Surat

* *

Surat Jadi

user


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Distribusi Pemberitahuan

Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *

Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat

* *

Total Surat Pending Total Surat Pendisposisian

Deskripsi menu distribusi

Pada fungsi form pendistribusian ini berfungsi untuk mengetahui dan memonitor status surat yang membutuhkan tidak lanjut (otorisasi). Data yang ditampilkan diberikan warna yang berbeda dari setiap field tabel jika surat tersebut termasuk surat penting/rahasia. Untuk mengontrol surat pada layout kiri terdapat beberapa menu yang digunakan untuk menampilkan data surat otorisasi sesuai status surat tersebut.

127

Interface memilih jenis surat dan data surat


||

Konsep dinas

||

user

Status Surat

* *

Surat Jadi

Setting ||


Pesan

Laporan

Nama User


Mengelola Surat


Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi memilih jenis surat dan data surat

Dari tampilan halaman pada proses distribusi jika data dilihat maka akan tampil form lihat surat. data yang ditampilkan berupa isi surat, detail surat, disposisi, dan otorisasi. Jika status surat ‘jadi’ maka admin dapat mengarsipkan surat dengan cara klik tombol arsipkan. Namun jika surat dalam status tunggu atau tolak admin dapat mengirimkan pesan kepada user yang bersangkutan untuk menanggapi surat.

Interface surat jadi


|| Konsep dinas || Status Surat

* *

Surat Jadi

user


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi Surat Jadi

Adapun form surat jadi merupakan suatu fitur yang berfungsi untuk menandai surat yang tekah jadi (terotoisasi). Perdedaan warna pada tabel menandakan kriteria surat (penting / rahasia).

128

Interface memilih data surat jadi


||

Konsep dinas

Status Surat

* *

Surat Jadi

||

user

Setting ||


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi Surat yang jadi akan tampil form arsipkan jika memilih data surat. fungsi Surat jadi dari form ini untuk mengarsipkan surat kedalam folder surat masuk. Interface Setting Nama User PD. Pasar Surya surat tolak Agenda || Konsep dinas || Tanggal / Bulan / Tahun Laporan Mengelola Surat user || Daftar tugas|| Daftar acara || Pesan Status Surat

* *

Surat Jadi


Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi Form deksipsi surat tolak ditandai warna merah menampilkan data surat surat tolak yang tidak mendapatkan otorisasi oleh stakeholder yang bersangkutan.

129

Interface pilih data surat tolak


||

||

Konsep dinas


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Jadi

* *

||

user

Status Surat

Setting

Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi data surat tolak Interface surat tunggu

Form data surat yang ditolak memiliki aksi proses yaitu ambil surat balasan atau bag tata usaha dapat langsung mengirimkan pesan kepada pembuat surat.


||

Konsep dinas

Status Surat

* *

Surat Jadi

||

user

Setting ||


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi S.tunggu

Form surat tunggu menampilkan data-data surat yang masih dalam status tunggu otorisasi dari stakeholder yang bersangkutan.

130

Interface pilih data surat tunggu


||

Konsep dinas

||

Status Surat

* *

user

Setting ||


Pesan

Laporan

Nama User


Mengelola Surat


Surat Jadi Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deskripsi pilih data S.tunggu Interface Surat penting

Form tampilan surat tunggu memiliki aksi proses kirim surat yang ditujukan kepada stakeholder bersangkutan PD. Pasar Surya Agenda

||

Konsep dinas

Status Surat

* * * * *

Surat Jadi

||

user

Setting ||

Daftar tugas|| Daftar acara

||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Ditolak Surat Tunggu Surat Penting Deadline Surat Monitoring Surat

* *


Deskripsi S.penting

Fungsi dari form ini yaitu menampilkan data-data surat yang penting dengan status surat masih dalam keadaan belum terotorisasi / tunggu.

131

Interface surat deadline


||

Konsep dinas

||

Status Surat


||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Jadi

* *

Setting ||

user

Surat Ditolak Surat Tunggu

*

Surat Penting

* *

Deadline Surat Monitoring Surat

Total Surat Pending

* *

Total Surat Pendisposisian

Deskripsi Form surat deadline ini berfungsi untuk menampilkan surat yang S.deadline membutuhkan otorisasi namun dalam status tunggu dan memasuki masa deadline untuk pengiriman. Interface Setting Nama User PD. Pasar Surya disposisi Agenda

||

Konsep dinas

Status Surat

* *

Surat Jadi

||

user

||


||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat



Surat Ditolak

*

Surat Tunggu

* *


* *


Deksripsi disposisi Interface disposisi Proses

Form disposisi ini berfungsi menampilkan data surat yang telah didisposisikan sebelumnya. Lihat pada interface unggah surat pada proses pendataan surat. Otorisasi oleh Kepala TU dan User Internal

132

Interface halaman utama

PD. Pasar Surya

Setting

Nama User

Home


Deskripsi

Interface otorisasi

Interface dari user internal jika user login adalah user internal selain kepala TU. Maka menu layout kiri laporan tidak tampil pada akun tersebut. Namun jika login sebagai kepala TU maka terdapat menu laporan.

PD. Pasar Surya

Setting

Nama User

Home


ISI SURAT

Deskripsi Interface surat baru

Form otorisasi menampilkan isi surat dan data detil surat beserta stekaholder yang berhak otorisasi Lihat pada interface user internal unggah surat

133

Interface surat tolak

PD. Pasar Surya Home

Settin g

Nama User

Settin g

Nama User

Daftar acara


Interface surat otorisasi

PD. Pasar Surya Home

Daftar acara


Deskrispi data surat tolak dan otorisasi Interface laporan

Form rekaman otorisasi merupakan hasil rekaman otorisasi yang telah dimiliki oleh masing-masing stakeholder berdasarkan permohonan otorisasi yang diajukan oleh pengirim surat. Lihat pada interface form laporan pada proses pendataan.

134

Proses Interface menu arsip

Pengarsipan Surat PD. Pasar Surya Agenda

||

Konsep dinas

||

||

user

Pencarian


Folder

Surat Umum Surat Perserikatan

Laporan

Mengelola Surat

Lihat Semua

Tambah Folder Jenis

Berdasarkan Jenis Surat

Surat Kuasa Surat Keterangan Surat Referensi Ikon

Ikon

Ikon

Ikon

Keputusan Direksi

* * * * * * *

Surat Tugas Disposisi Memo Internal Surat Perintah Perjalanan DInas

Berdasarkan Pengirim

Tambah Folder Pengirim

Surat Keterangan Perjalanan Dinas Nota Dinas Cabang

Naskah Perusahaan

Unit Pasar

Direktur

Pimpinan

Pimpinan

Peraturan Direksi

* * * *

Interface pencarian arsip

Pesan

Surat Ekternal

Surat Internal

Deskripsi arsip

||

Nama User


Arsip Surat Distribusi

Surat Eksternal

* * * * *

Setting

Pengumuman Surat Pengantar Notulen Rapat

Tampilan arsip berfungsi untuk menyimpan surat yang dalam status ‘jadi’ maupun surat yang tidak membutuhkan otorisasi. Halaman utama dari fungsi ini berupa layout kiri dapat melihat surat berdasarkan jenis dan layout konten berupa folder-folder tempat penyimpanan surat. Proses pengarsipan ini akan memberikan kode nomor surat secara otomatis sesuai dengan aturan yang berlaku PD. Pasar Surya Agenda

||

Konsep dinas

||

Surat Eksternal

* * * * *

Surat Umum

user

Setting ||


||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Arsip Surat Surat Ekternal

Surat Perserikatan Surat Kuasa Surat Keterangan Surat Referensi Surat Internal

* * * * * * *

Keputusan Direksi Surat Tugas Disposisi Memo Internal Surat Perintah Perjalanan DInas Surat Keterangan Perjalanan Dinas Nota Dinas Naskah Perusahaan

* * * *

Deskripsi pencarian

Peraturan Direksi Pengumuman Surat Pengantar Notulen Rapat

Form pencarian arsip surat ini berfungsi untuk penelusuran surat yang telah jadi berdasarkan kategori tertentu.

135

Interface lihat arsip


||

Konsep dinas

||

Surat Eksternal


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Umum

* * * * *

Setting ||

user

Surat Perserikatan

Folder

Lihat Semua

No No Urut Urut

Surat Kuasa Surat Keterangan Surat Referensi Surat Internal

Keputusan Direksi

* * * * * * *

Surat Tugas Disposisi Memo Internal Surat Perintah Perjalanan DInas Surat Keterangan Perjalanan Dinas Nota Dinas Naskah Perusahaan

Peraturan Direksi

* * * *

Deskripsi

Interface cetak surat

Pengumuman :. Aksi Terdiri Dari Baca, Hapus

Surat Pengantar Notulen Rapat

Tampilan lihat arsip merupakan tampilan setelah user klik pada layout kiri. Data yang ditampilkan berupa data-data surat berdasarkan jenis surat. dan jika di klik lihat pada field tabel aksi maka akan tampil isi surat beserta detail surat. PD. Pasar Surya Agenda

||

Konsep dinas

||

Surat Eksternal

* * * * *

Surat Umum

user

Setting ||


||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Surat Perserikatan Surat Kuasa Surat Keterangan Surat Referensi Surat Internal

* * * * * * *

Keputusan Direksi Surat Tugas Disposisi Memo Internal Surat Perintah Perjalanan DInas

Cetak surat

Surat Keterangan Perjalanan Dinas Nota Dinas Naskah Perusahaan

* * * *

Peraturan Direksi Pengumuman Surat Pengantar Notulen Rapat

Deskripsi Form cetak surat berfungsi untuk proses mencetak surat yang telah dipilih cetak surat pada interface data surat.

136

Proses Interface penyusu tan manual

Penyusutan PD. Pasar Surya Agenda

||

Konsep dinas

||

Home Penyusutan

Setting ||

user


Pesan

||

Nama User


Mengelola Surat

Penyusutan Manual

Penyusutan Otomatis Penyusutan Manual Asal Surat

Periode Mulai

Ekternal / internal /

22

01

2012

Cabang / unit pasar / direktur

Status Surat

Tolak Tolak // jadi jadi

Pilih Surat

S.umum, S.umum, S.perserikatan, S.perserikatan, dll dll

Kriteria surat

Penting Penting // biasa/ biasa/ rahasia rahasia

Jenis Surat

S. S. undangan, undangan, S. S. ucapan ucapan

Bagian

Hapus Semua

Deskripsi susut manual Interface penyusu tan otomatis

Laporan

Sampai

22

02

2012

Hapus Tandai

Proses penyusutan merupakan proses penghapusan surat. Untuk melakukan penyusutan manual maka pencarian data akan tampil secara langsung.


||

Konsep dinas

Home Penyusutan

||

user

Setting ||


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Penyusutan Manual

Penyusutan Otomatis Penyusutan Manual

Deskripsi susut otomatis

penyusutan secara otomatis data jadwal penyusutan yang telah disetting secara otomatis akan menghapus surat jika tanggal jadwal dengan hari ini sama.

137

Interface tab daftar setting


|| Konsep dinas || Home Penyusutan


user

Pesan

Laporan

Nama User


Mengelola Surat

Penyusutan Manual

Penyusutan Otomatis Penyusutan Manual

Deskripsi Tab daftar

Form tab daftar setting penyusutan otomatis merupakan hasil penjadwalan penyusutan yang akan melakukan aksi penyustan secara otomatis sesuai dengan jadwal yang ditentukan.

Fitur Tambahan (kelola tugas, kelola acara, Proses kelola pesan) Proses Pada proses fitur tambahan merupakan fitur yang digunakan untuk penunjang pekerjaan. Sehingga dalam perancangan prosedur dan program unit interface tidak dapat dibahas secara detail. Namun untuk dapat mengetahui operasi yang ada pada masing-masing fitur dapat dilihat pada aliran sistem fitur tambahan. Interface data acara


||

Konsep dinas

Daftr acara

||

user

Setting ||


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Daftar acara

Tambah acara Help

Deksripsi

Tampilan daftar acara merupakan fitur tambahan yang berfungsi sebagai catatan rencana acara yang akan diadakan. Pada layout kiri terdapat menu yang berfungsi sebagai pengingat tentang acara yang akan berlangsung. Aksi proses pada tampilan ini berupa insert, update, dan delete data acara.

138

Interface tugas


|| Konsep dinas || Daftar tugas

user


Pesan

Laporan

Nama User


Mengelola Surat

Daftar acara

Kelola tugas Help

Deskripsi

Tampilan daftar tugas berfungsi untuk catatan tugas yang akan dikerjakan. fitur tambahan ini digunakan untuk user admin TU. Adapun proses kelola diantaranya insert, update, dan delete data tugas.

Interface pesan


|| Konsep dinas || Pesan

user


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Daftar acara

Tulis pesan Help

Deksripsi pesan

Fungsi dari fitur tambahan pesan yaitu untuk mengirim dan membalas pesan antar sesama user aplikasi. Adapun tujuan utama dari adanya fitur pesan ini untuk mengingatkan user yang berwewenang memberikan otorisasi agar segera memberikan respon dari surat yang membutuhkan otorisasi.

Tabel input

Tabel jadwal_susut, agenda_masuk, surat, user, unggah, jenis, disposisi, baju_surat, detail_otorisasi, otorisasi, folder, kategori, tipe kriteria

Tabel output Non – function nal

Surat, agenda masuk, naskah_konsep, otorisasi, disposisi, Security Correctness Interface Performance operability

139

query

select

Surat masuk hari ini : SELECT * FROM surat S JOIN jenis J ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN tipe T ON J.ID_TIPE = T.ID_TIPE JOIN kriteria KR ON T.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN kategori KT ON KR.ID_KATEGORI = KT.ID_KATEGORI WHERE S.ID_MSK IS NULL AND S.TGL_MASUK > CURDATE( ) AND S.TGL_MASUK <= NOW( ) AND S.ID_KONSEP IS NULL ORDER BY S.TGL_MASUK DESC LIMIT 5 Pencarian agenda : SELECT * FROM `agenda_masuk` WHERE ASAL_PENGIRIM LIKE’%@asal%’ AND NOMOR_MSK LIKE’%@kode%’ AND MACAM_MSK LIKE’%@macam%’ Data surat distribusi : SELECT DISTINCT US.NAMA_DPN, US.JABATAN_USER,US.ASAL_USER,S.ASAL_SURAT, S.NO_SURAT, S.TGL_MASUK, S.TGL_SELESAI, S.STATUS_SURAT, S.PENGIRIM_SURAT, KR.NAMA_KRITERIA, TP.NAMA_TIPE FROM user US JOIN unggah U ON US.USERNAME= U.USERNAME JOIN surat S ON U.NO_SURAT = S.NO_SURAT JOIN Jenis J ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN TIPE TP ON J.ID_TIPE = TP.ID_TIPE JOIN KRITERIA KR ON TP.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN KATEGORI KT ON KR.ID_KATEGORI = KT.ID_KATEGORI WHERE S.ASAL_SURAT = @asal’ AND S.DRAFT_SURAT IS NULL AND S.STATUS_SURAT IS NOT NULL ORDER BY S.TGL_MASUK DESC Data arsip : SELECT DISTINCT US.NAMA_DPN, US.JABATAN_USER,US.ASAL_USER,S.ASAL_SURAT, S.NO_SURAT, S.TGL_MASUK, S.TGL_SELESAI, S.STATUS_SURAT, S.PENGIRIM_SURAT, F.ID_FOLDER, KR.NAMA_KRITERIA, TP.NAMA_TIPE FROM user US JOIN unggah U ON US.USERNAME= U.USERNAME JOIN surat S ON U.NO_SURAT = S.NO_SURAT JOIN folder F ON S.ID_FOLDER = F.ID_FOLDER JOIN Jenis J ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN TIPE TP ON J.ID_TIPE = TP.ID_TIPE JOIN KRITERIA KR ON TP.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN KATEGORI KT ON KR.ID_KATEGORI = KR.ID_KATEGORI WHERE J.ID_JENIS =’@[id]’ AND S.DRAFT_SURAT=’@y’ ORDER BY S.TGL_MASUK DESC

140

Insert

Prosedur

Insert agenda: INSERT INTO agenda_masuk (TGL_TERIMA_MSK, MACAM_MSK, TGL_KIRIM_MSK, PENGIRIM, ASAL_PENGIRIM,POKOK_SURAT_MSK,KET_MSK,DIBACA_ MSK) VALUES (@tgl,’@sifat’,’@tgl’,’@nama’,’@asal’,’@pokok’,’@ket,’Y’) Insert surat ; INSERT INTO surat (ID_JENIS,ID_KONSEP, STATUS_SURAT,DIBACA, TGL_MASUK, TGL_SELESAI, PENGIRIM_SURAT, ASAL_SURAT, NO_URUT) VALUES (‘@jens’, @id’,’tunggu’,’Y’, NOW(), ‘@kirim, ‘@pengirim’,’@asal’,’@urut’) Insert disposisi : INSERT INTO disposisi (ID_BAJU, NO_SURAT, TGL_TERIMA_DISP, NO_AGENDA, ASAL, TGL_DISP, HAL, KET_DISP, SIFAT_DISP, INSTRUKSI) VALUES (‘@cek’,’@dtmaxsurat’,NOW(),’@dtmax’,’@asal’,NOW(),’@h al’,’@ket’,’@sifat’,’@instruksi’) Insert detail otorisasi INSERT INTO detail_otorisasi (NO_SURAT, ID_OTORISASI, JABATAN_OTORISASI) VALUES (‘@dtmaxsurat’,’@dtot’,’@ce’ ) Update Update surat: UPDATE surat SET STATUS_SURAT=@sts’, ID_MSK=’@id’,DIBACA=’@rds’ where NO_SURAT=’@td’ Proses Pengiriman surat 1. Otentifikasi :Call pLogin; 2. Unggah surat baru : Call Case ‘default’: Proses Pendataan Surat 1. Tampil pemberitahuan surat masuk : Call Case ‘naskahbaru’ : 2. Input disposisi pada baju surat: Call Case ‘editsmasuk’: 3. Laporan : Call Module ‘laporan’ & Case ‘laporan’: 4. Lihat agenda masuk : Call Module ‘agenda’ & Case ‘dtmasuk’ : 5. Pencarian agenda masuk : Call Module ‘agenda’& Case ‘carimsk’: 6. Tambah agenda masuk / unggah : Call Module ‘agenda’ & Case ‘tbsmasuk’ : Proses Pendistribusian Surat 1. Halaman Utama Distribusi : Call Module ‘distribusi’; 2. Surat jadi : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘sjadi’: 3. Surat tolak : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘stolak’: 4. Surat tunggu : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘stunggu’: 5. Surat penting : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘spenting’: 6. Surat deadline : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘sdeadline’: 7. Lihat data surat : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘lihatdetail’: 8. Surat disposisi : Call Module ‘distribusi’ & Case ‘disposisi’:

141

Proses Pengarsipan 1. Halaman utama arsip : Call Module ‘arsip’: 2. Jenis surat : Call Module ‘distribusi’& Case ‘dttipe’ : 3. Lihat data arsip : Call Module ‘distribusi’& Case ‘lihatarsip’ : Proses Otorisasi 1. Halaman utama otorisasi : Call Module ‘default’: 2. Otorisasi surat : Call Module ‘homemj’ & Case ‘otorisasi’ : 3. Rekaman otorisasi : Call Module ‘homemj’& Case ‘rekaman’ : 4. Kirim / unggah surat : Call Module ‘tulismj’ Proses penyusutan 1. Penyusutan manual : Call Module ‘susut’ & Case ‘manual’ : 2. Penyusutan otomatis : Call Module ‘susut’ & Case ‘otomasi’ : Proses Fitur Tambahan 1. Acara : Call Module ‘acara’: 2. Daftar Tugas: Call Module ‘tugas’: 3. Daftar pesan / memo : Call Module ‘memo’:

b. Fungsi administrasi surat keluar internal maupun eksternal Fungsi ini merupakan lanjutan dari proses surat yang telah jadi dan siap untuk dicatat kedalam agenda keluar. Berikut tampilan antarmuka surat keluar dapat dilihat pada Tabel 3.44.

142

Tabel 3.44 Detil Tampilan Proses Surat Keluar Proses Administrasi Surat Keluar Internal dan Eksternal Interface PD. Pasar Surya Hakaman Utama surat keluar * Agenda

Konsep dinas

Daftar tugas Daftar acara

user

Home S.Keluar

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Setting

Nama User


Buku Ekspedisi

Surat Keluar

Surat Keluar

Folder 1

* * *

Folder 2 Folder 3 Folder 4

Buku Ekspedisi

*

Surat Keluar

*

Disposisi

Deskripsi Form halaman utama surat keluar dikategorikan menjadi 3 yaitu berdasarkan internal, eksternal dan umum. Interface pilih jenis surat keluar


||

Konsep dinas

Home S.Keluar Surat Keluar

* * * *

Folder 1 Folder 2

||

user

Setting

||


||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Home Surat Keluar Pemberitahuan

Surat Umum

No Urut

Folder 3 Folder 4

Buku Ekspedisi

*

Surat Keluar

*

Disposisi

Deksripsi Tampilan surat keluar merupakan hasil dari surat yang telah jadi dan telah surat disimpan kedalam masing-masing folder. Untuk dapat menyimpan kedalam keluar agenda keluar klik lihat pada field aksi.

143

Interface agenda keluar


||

Konsep dinas

Home S.Keluar Surat Keluar

* * * *

Folder 1

||

user

||

Setting Daftar tugas|| Daftar acara ||

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Home Surat Keluar Pemberitahuan

Surat Umum


Buku Ekspedisi

*

Surat Keluar

*

Disposisi

Deskripsi Tampilan berikut merupakan form isi data ke agenda surat keluar. Jika data telah masuk kedalam agenda keluar maka surat tersebut dapat di unduh atau dicetak. T.input Surat, unggah, jenis, tipe ,kriteria, kategori, disposisi, otorisasi Tabel Surat, agenda_keluar output query Select Select data surat keluar : SELECT DISTINCT US.NAMA_DPN, US.JABATAN_USER,US.ASAL_USER,S.ASAL_SURAT, S.NO_SURAT, S.TGL_MASUK, S.TGL_SELESAI, S.STATUS_SURAT, S.PENGIRIM_SURAT, F.ID_FOLDER, KR.NAMA_KRITERIA, TP.NAMA_TIPE FROM user US JOIN unggah U ON US.USERNAME= U.USERNAME JOIN surat S ON U.NO_SURAT = S.NO_SURAT JOIN folder F ON S.ID_FOLDER = F.ID_FOLDER JOIN surat_keluar SK ON S.ID_FOLDER = SK.ID_FOLDER JOIN Jenis J ON S.ID_JENIS = J.ID_JENIS JOIN TIPE TP ON J.ID_TIPE = TP.ID_TIPE JOIN KRITERIA KR ON TP.ID_KRITERIA = KR.ID_KRITERIA JOIN KATEGORI KT ON KR.ID_KATEGORI = KR.ID_KATEGORI WHERE S.ASAL_SURAT = 'Internal' AND S.STATUS_SURAT = '@sts' AND S.DRAFT_SURAT ='@srft' AND S.ID_KELUAR is not null ORDER BY S.TGL_MASUK DES Insert Insert agenda keluar INSERT INTO agenda_keluar (TGL_TERIMA_KELUAR, MACAM_KELUAR, TGL_KIRIM_KELUAR, NOMOR_KELUAR, PENGIRIM_KELUAR, KEPADA, POKOK_SURAT_KELUAR,

144

Prosedur

KETERANGAN_KELUAR, PENERIMA) values (NOW(),'@kriteria','@tgl','$kode', '@pengirim','@asal','@pokok','@ket','@pm') Update Update agenda keluar : UPDATE agenda_keluar SET POKOK_SURAT_KELUAR ='@pokok', MACAM_KELUAR = '@macam', KETERANGAN_KELUAR='@ket' WHERE ID_KELUAR = '@id' Halaman utama surat keluar : Call Module ‘default’: Data surat jadi terbaru : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘sks’: Lihat data berdasarkan folder : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘dtskeluar’: Lihat isi data surat keluar : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘lht’: Pencarian surat keluar : Call Module ‘skeluar’ & Case ‘cari’:

c. Fungsi Pengiriman surat pengguna admin Fungsi pengiriman surat merupakan fungsi yang bertujuan untuk mencatat surat kedalam ekspedisi. Surat yang telah dicatat kedalam buku ekspedisi merupakan surat yang telah dikirim. Berikut detail tampilan dari buku ekspedisi. Tabel 3.45 Tampilan proses pengiriman surat (ekspedisi) Proses

pengelolaan surat pada buku ekspedisi

Interface


input

Konsep dinas Home S.Keluar Surat Keluar

buku ekspedisi surat

* * * *

Folder 1

Setting Daftar tugas Daftar acara

Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User


Buku Ekspedisi Surat Keluar

Tambah Daftar

Daftar Surat Keluar

Folder 2 Text Folder 3 Text Folder 4 Text Buku Ekspedisi

keluar

user

*

Surat Keluar

*

Disposisi

Text Text Text Text Text

Simpan

Batal

Deksripsi Tampilan berikut merupakan interface dari pengelolaan data ekspedisi. buku

Aksi yang dapat dilakukan dari form ekspedisi yaitu operasi insert dan

ekspedisi

update data.

145

Interface data


keluar

Surat Keluar

* * * *


user

Home S.Keluar

ekspedisi surat

Konsep dinas

Pesan

Laporan

Nama User


Mengelola Surat


Tambah Daftar

Folder 1

Daftar Surat Keluar


Buku Ekspedisi

*

Surat Keluar

*

Disposisi

Deskripsi Jika klik data ekspedisi pada tab tampilan ekspedisi maka akan tampil data-data ekspedisi yang telah diinputkan. Didalam field aksi pada tabel terdapat link ubah yang berfungsi mengubah data ekspedisi. Interface edit


Konsep dinas Home S.Keluar

S.keluar ekspedisi

Surat Keluar

* * * *

user


Pesan

Laporan

Mengelola Surat

Nama User



Folder 1 Folder 2 Folder 3 Folder 4

Buku Ekspedisi

*

Surat Keluar

*

Disposisi

Interface

Tampilan form pada buku ekspedisi disposisi dapat dilihat Lihat pada

buku

interface input buku ekspedisi surat keluar, Interface data ekspedisi surat

ekspedisi

keluar, dan edit S.keluar ekspedisi.

disposisi T. input

Surat, jenis, tipe ,kriteria, kategori, disposisi, otorisasi

Tabel output

Surat, ekspedisi

146

query

Select

Select data ekspedisi:

Prosedur

SELECT * FROM `ekspedisi` WHERE JENIS_EKS = 'Surat Keluar' limit Insert Insert agenda keluar INSERT INTO ekspedisi (USERNAME, TGL_EKS, DIKIRIM_KEPADA, NAMA_PENERIMA, TGL_EKS_DITERIMA, KODE_SURAT, JENIS_EKS) values ('@user', NOW(),'@penerima','@nama', NOW(),'@kode','@SK') Update Update agenda keluar : UPDATE ekspedisi SET USERNAME ='@user', TGL_EKS =NOW(), DIKIRIM_KEPADA ='@penerima', NAMA_PENERIMA =@nama', TGL_EKS_DITERIMA =NOW(), KODE_SURAT ='@kode', JENIS_EKS ='@SK' WHERE ID_EKS = '@id' Halaman utama ekspedisi : Call module ‘skeluar’: Data surat keluar ekspedisi : Call module ‘skeluar’ & Case ‘skeluareks’: Edit surat keluar ekspedisi : Call module ‘skeluar’ & Case ‘editekskeluar’: Data ekspedisi disposisi : Call module ‘skeluar’ & Case ‘diseks’: Edit surat keluar ekspedisi : Call module ‘skeluar’ & Case ‘editekskeluar’:

3.3.8 Desain Arsitektur Pengembangan perangkat lunak membutuhkan suatu komponen yang mendukung konfigurasi sistem yang tepat. Konfigurasi sistem yang tepat akan mempengaruhi kinerja dari sistem. Sesuai dengan analisa kebutuhan, dapat diberikan solusi spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak serta konfigurasi jaringan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3.29.

147

Prosedur pengelolaan Surat Menggunakan Aplikasi Eksternal

Direksi

Internal Perusahaan

otorisasi

Surat masuk Surat masuk

cabang Dialog Title

Aplikasi Aplikasi

Surat Masuk

Aplikasi

Unggah Unggah // tulis tulis surat surat

mengelola

Unit pasar

Surat masuk

Tata Tata Usaha Usaha

Otorisasi Otorisasi // persetujuan persetujuan surat surat

Pengelolaan surat - penerimaan surat - pengarahan surat - penilaian surat - pencatatan surat - penyimpanan surat - pendistribusian surat / otorisasi - penyampaian surat sesuai tujuan - pencarian surat - penyusutan surat

Otorisasi surat

Sekretaris Sekretaris

Aplikasi Penyampaian Penyampaian surat surat

Surat dikirimkan

Departement/unit kerja

Gambar 3.28 Arsitektur Aplikasi

Dengan memanfaatkan teknologi berbasis web, maka aliran data surat akan dibanu dengan adanya jaringan online. Dimana pengirim baik dari internal dan eksternal dapat mengirimkan surat secara langsung dengan cara mengakses (login) ke halaman web yang telah disediakan. Surat yang terkirim akan diterima oleh admin bagian TU dan ditampilkan kedalam web admin. Dari sini admin dapat melakukan pengelolaan surat dari penerimaan, pendataan berupa pencatatan dan pendisposisian. Surat yang didistribusikan akan tampil dihalaman user yang bersangkutan untuk melakukan otorisasi ataupun penerimaan surat jadi. Surat yang telah jadi akan diberikan kode nomor untuk pengidentifikasian penyimpanan surat, dan juga dapat mencetak surat untuk dikirimkan kepada pihak eksternal. Adapun konfigurasi sistem ini akan dicoba dengan menggunakan komputer portable (laptop). Berikut spesifikasi dari komputer yang digunakan terdiri dari processor dualcore, RAM 2Gb, HDD 320gb, VGA 520mb, monitor, keyboard, dan server diskspace 500mb, nama domain, dan browser.

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents