BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Kajian Organisasi Dalam sub bab ini akan dijelaskan mengenai profil perusahaan dimana penulis melakukan analisa dan perancangan sistem untuk Tugas Akhir ini.

3.1.1 Profil PT Visionet Internasional PT Visionet Internasional ( VisioNet ) adalah anak perusahaan dari PT Multipolar Technology dan bagian dari Grup Lippo yang didirikan pada tahun 2007. Pada tahun 2009, VisioNet telah menjadi perusahaan Total IT Outsourcing pertama di Indonesia. VisioNet memberikan layanan oursourcing service yang terintegrasi dengan cakupan 125 service point yang tersebar dari Banda Aceh hingga Jayapura.VisioNet juga telah memiliki sertifikasi ISO 9001:2011 dalam tiga bidang utama (Electronic Draft Tangkap Operasional dan Pemeliharaan , Desktop Server Network Operation dan Maintenance Services , Teknologi Informasi Operasi dan Pemeliharaan ) . Visi PT Visionet Internasional adalah mendukung pelanggan untuk memaksimalkan teknologi dalam rangka meningkatkan daya saing di pangsa pasar mereka. Sedangkan misi PT Visionet Internasional adalah mengembangkan portofolio bisnis yang bernilai tinggi melalui ekspansi yang berkesinambungan dalam bisnis outsourcing dengan memberikan kualitas layanan yang konsisten, memberikan tingkat pengembalian yang optimal atas biaya yang dikeluarkan dan pendayagunaan teknologi yang fleksibel. PT Visionet Internasional menyediakan produk-produk IT dengan harga yang kompetitif, dan dapat membantu pelanggan dimana saja karena memiliki cakupan pelayanan nasional dan didukung oleh contact center yang siap melayani 24 jam. Dengan pengetahuan mendalam tentang pasar Indonesia dan dukungan infrastruktur teknologi informasi, VisioNet sekarang telah menawarkan layanan end-to-end outsourcing.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi PT Visionet Internasional adalah suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian serta posisi yang ada dalam menjalankan kegiatan operasional untuk mencapai tujuan yang diharapkan dan diinginkan. Penulis hanya menggambarkan struktur organisasi sesuai dengan lembar keputusan yang ditandatangani oleh Presiden Direktur PT Visionet Internasional yang efektif diguakan pada Januari 2015 yaitu sebagai berikut :

21

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Visionet Internasional

3.1.3 Proses Bisnis Expense Claim Pada sistem yang berjalan untuk uraian prosedur dalam proses claim adalah sebagai berikut : 1) Pengisian formulir expense Pengisian formulir expense dilakukan oleh karyawan. Karyawan mengisi data expense pada formulir yang tersedia, kemudian mencetak formulir tersebut. Ada 2 macam tipe yaitu reimbure dan advance. Jika tipe form reimburse maka karyawan harus melampirkan bukti transaksi. 2) Persetujuan formulir expense Formulir expense yang telah dibuat oleh karyawan kemudian diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk dilakukan persetujuan. Pihak yang melakukan persetujuan adalah manager, accounting dan finance. Setiap manager memiliki batas otoritas biaya sesuai dengan kedudukannya. Jika total expense melebihi batas kewenangan manager, maka approval akan dilanjutkan ke manager di atasnya lagi. accounting akan melakukan pengecekan terakhir kemudian diberikan ke finance untuk dilakukan pembayaran. 3) Pengisian formulir settlement Pengisian formulir settlement dilakukan oleh karyawan. Karyawan mengisi data settlement pada formulir yang tersedia, kemudian mencetak formulir tersebut dan melampirkan form advance dan bukti transaksi yang dilakukan. 4) Persetujuan formulir settlement Formulir settlement yang telah dibuat oleh karyawan kemudian diberikan kepada pihak yang bersangkutan untuk dilakukan persetujuan. Pihak yang melakukan persetujuan adalah manager, accounting dan finance. Setiap manager memiliki batas otoritas biaya sesuai dengan kedudukannya. Jika total expense melebihi batas kewenangan manager, maka approval akan dilanjutkan ke manager di atasnya lagi. accounting akan melakukan pengecekan terakhir. Jika total advance lebih banyak dari dana yang digunakan di form settlement, maka karyawan harus mengembalikan dananya ke perusahaan. Jika dana 22


advance kurang dari total di form settlement, maka finance akan membayar kekurangannya. Jika dana di form settlement sama dengan di form advance, maka proses selesai.

Karyawan mencetak form klaim kemudian mengisi data diri dan detail klaim yang diajukan

Dokumen yang telah diisi kemudian diberikan kepada atasan untuk meminta persetujuan

Jika karyawan berada di kantor cabang, maka karyawan perlu mengirimkan form yang telah dia isi ke kantor pusat

Setelah sampai di kantor pusat, form tersebut akan diperiksa oleh accounting

Jika form telah disetujui accounting, maka akan diteruskan ke bagian finance untuk diproses pembayarannya

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Berjalan

3.1.3.1 Activity Diagram Sistem Berjalan Untuk saat ini activity diagram pada system berjalan pada PT. Visionet Internasional adalah sebagai berikut. a) Activity Diagram Persetujuan form klaim Expense Request

23


Persetujuan formulir klaim dan advance

Karyawan

Manager

Accounting

Finance

Isi formulir klaim dan melampirkan bukti transaksi

Submit formulir klaim beserta lampiran ke Manager

Perbaiki formulir klaim

Verifikasi formulir klaim dan lampiran

[Tidak Valid]

[Valid]

Tanda tangan formulir

Submit formulir klaim beserta lampiran ke Accounting

Mengembalikan formulir ke karyawan Melakukan pengecekan tagihan sesuai anggaran

[Tidak Valid] [Valid] Tanda tangan formulir

Menyerahkan formulir ke finance Melakukan transfer ke rekening karyawan sesuai nominal klaim

Menginformasikan kepada karyawan bahwa dana sudah ditransfer

Gambar 3.3 Activity Diagram Persetujuan Form Expense pada Sistem Berjalan

24


b) Activity Diagram Persetujuan Form Settlement Request Persetujuan formulir settlement

Karyawan

Manager

Accounting

Finance

Isi formulir settlement dan melampirkan formulir advance

Submit formulir settlement beserta lampiran ke Manager

Verifikasi formulir settlement dan lampiran

[Tidak Valid] [Valid]

Perbaiki formulir settlement

Melakukan transfer ke karyawan sesuai kekurangan dana


Submit formulir klaim beserta lampiran ke Accounting

Mengembalikan formulir ke requestor

[advance kurang]

Melakukan pengecekan tagihan sesuai anggaran

Menginformasikan kepada requestor bahwa dana sudah ditransfer

[Tidak Valid]

[Valid] [dana diterima]


Melakukan transfer ke finance sesuai kelebihan dana advance

[kelebihan advance]

[advance = settlement]

Menyerahkan bukti transfer pengembalian dana ke finance

Cek pengembalian dana dari karyawan

[dana belum diterima]

Gambar 3.4 Activity Diagram Persetujuan Form Settlement pada Sistem Berjalan

3.2 Use Case Diagram Jika pada sistem berjalan seluruh dokumen permintaan akan dikirim dari kantor cabang ke kantor pusat, maka pada sistem usulan masing-masing user pemohon akan dapat langsung melakukan input form permintaan serta kelengkapan informasi yang dibutuhkan dengan bantuan validasi pada sistem usulan. Use Case diagram di bawah ini menampilkan tentang notasi UML yang dilihat dari sudut pandang pengguna sistem informasi expense claim :

25


Mengajukan Permintaan Expense

Mengajukan Settlement

Menerima laporan terhutang karyawan

Karyawan

Menerima laporan terhutang perusahaan

Accounting

Melakukan Konfirmasi Transfer

Finance

Laporan Expense by Project Melakukan Konfirmasi Penerimaan Dana

Laporan Expense by Category Memasukan Data Karyawan

Memasukan Data Category Melakukan Approval

Memasukan Data Department Manager

Admin

Memasukan Data Project

Gambar 3.5 Use Case Diagram

3.2.1 Deskripsi Use Case Use Case Actor Deskripsi

: Memasukan Data Karyawan : Accounting : Accounting mencatat setiap karyawan yang terdaftar di data HRD. Tujuannya agar setiap setiap pengeluaran atas karyawan tersebut bisa dilacak.

Use Case Actor Deskripsi

: Memasukan Data Category : Accounting : Accounting mengkategorikan setiap pengeluaran perusahaan.


: Memasukan Data Department : Accounting : Accounting mencatat setiap department yang ada di perusahaan. Data department ini berguna untuk mengelompokan pengeluaran berdasarkan

26


department. Data department akan berubah jika ada perubahan struktur organisasi Use Case Actor Deskripsi

: Memasukan Data Project : Accounting : Accounting mencatat setiap project yang dikerjakan perusahaan. Tujuannya agar bisa melacak pengeluaran dari setiap project. Data project akan ditambahkan setiap ada project baru yang diterima perusahaan.


: Mengajukan Permintaan Expense : Karyawan : Karyawan mengisi form expense claim dengan memilih tipe reimburse atau advance. Karyawan juga bisa memilih project mana yang dia gunakan. Karyawan juga harus mendetailkan setiap item pengeluaran yang dilakukan beserta kategorinya.


: Mengajukan Settlement : Karyawan : Karyawan mengisi form settlement dengan nomor advance yang sebelumnya pernah diajukan. Karyawan juga bisa memilih project mana yang dia gunakan. Karyawan juga harus mendetailkan setiap item pengeluaran yang dilakukan beserta kategorinya.


: Melakukan Approval : Manager, Accounting : Manager, Accounting membuka form approval expense dan melakukan pengecekan terhadap isi form dan kesesuaiannya dengan lampiran yang diberikan..


: Melakukan Konfirmasi Transfer : Karyawan, Finance : Finance mendapatkan form yang sudah disetujui oleh Accounting kemudian melakukan transfer dana kepada karyawan yang mengajukan klaim. Karyawan melakukan konfirmasi transfer jika memiliki kelebihan advance.


: Melakukan Konfirmasi Penerimaan Dana :,Finance : Setelah mendapatkan informasi dari karyawan atas pengembalian dana kelebihan advance, finance akan mengecek rekening perusahaan dan mengkonfirmasi apakah dana sudah diterima atau belum.

Use Case Actor

: Menerima Laporan Terhutang Karyawan : Karyawan,Accounting

27


Deskripsi

: Karyawan membuka laporan terhutang karyawan dan sistem akan menampilkan dana yang harus dikembalikan ke perusahaan. Accounting juga dapat melihat laporan ini dengan memilih member dan klik submit untuk generate laporan.


: Menerima Laporan Terhutang Perusahaan : Accounting : Accounting membuka laporan terhutang perusahaan dan laporan langsung ter-generate.


: Menerima Laporan Expense by Project : Accounting : Accounting membuka laporan expense by project , kemudian memilih parameter project dan range tanggal.setelah itu klik submit untuk menampilkan laporan.


: Menerima Laporan Expense by Category : Manager, Accounting, Finance, Karwayan : Accounting membuka laporan expense by category, kemudian memilih parameter category dan range tanggal.setelah itu klik submit untuk menampilkan laporan.

3.3 Rancangan Activity Diagram Berdasarkan analisa dan use case di atas, maka berikut adalah activity diagram pada sistem usulan.

3.3.1 Acticity Diagram Pengisian Form Expense Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pengisian formulir pengajuan klaim dan advance yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan sistem. Pengisian formulir klaim dan advance Karyawan

Sistem

Mengajukan permintaan Expense

Menampilkan form Expense

Mengisi form Expense

Melakukan validasi

[tidak valid} [valid]

Simpan data dan melanjutkan ke proses approval

Gambar 3.6 Activity Diagram Pengisian form Expense

28


3.3.2 Acitivy Diagram Pengisian Form Settlement Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses pengisian formulir pengajuan settlement yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan sistem. Pengisian formulir settlement Karyawan

Sistem

Mengajukan permintaan Settlement

Menampilkan form Settlement dan data Advance

Mengisi form Settlement

Melakukan validasi

[tidak valid}

[valid]

Simpan data dan melanjutkan ke proses approval manager

Gambar 3.7 Activity Diagram Pengisian Form Settlement

3.3.3 Activity Diagram Proses Persetujuan Manager Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan klaim maupun settlement yang melibatkan manager dan sistem. Proses Approval Manager Manager

Sistem

Menampilkan form Approval

Melakukan Approval

Melakukan pengecekan isi form Update status permintaan ditolak

[ditolak]

[disetujui]

[otorisasi biaya cukup]

Melanjutkan ke proses approval accounting

[otorisasi biaya tidak cukup]

Melanjutkan ke proses approval manager selanjutnya

Gambar 3.8 Activity Diagram Persetujuan Manager

29


3.3.4 Acitvity Diagram Proses Persetujuan Accounting Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses persetujuan klaim maupun settlement yang melibatkan bagian accounting dan sistem. Proses approval Accounting Accounting

Sistem

Melakukan Approval

Menampilkan form Approval

Melakukan pengecekan isi form Update status permintaan ditolak

[ditolak]

[disetujui] [expense]

Melanjutkan ke proses pembayaran finance

[settlement]

[kelebihan advance]

[kelebihan advance]

[settlement = advance]

Melanjutkan ke proses pembayaran Karyawan

Update status permintaan selesai disetujui

Melanjutkan ke proses pembayaran Finance

Gambar 3.9 Acitivy Diagram Persetujuan Accounting

3.3.5 Activity Diagram Proses Pembayaran oleh Finance Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses konfirmasi pembayaran klaim maupun kekurangan settlement yang melibatkan bagian finance dan sistem. Proses pembayaran Finance Finance

Sistem

Melakukan transfer ke rekening karyawan

Melakukan konfimasi transfer


Gambar 3.10 Activity Diagram pembayaran oleh Finance

30


3.3.6 Activity Diagram Proses Pembayaran oleh Karyawan Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses konfirmasi pengembalian dana kelebihan advance yang melibatkan karyawan yang mengajukan dan sistem. Proses pembayaran Karyawan Manager

Sistem

Melakukan transfer ke rekening perusahaan Melanjutkan ke proses konfirmasi penerimaan oleh finance

Melakukan konfimasi transfer

Gambar 3.11 Activity Diagram pembayaran oleh Karyawan

3.3.7 Activity Diagram Konfirmasi Penerimaan Dana Activity Diagram ini menjelaskan alur kerja dari proses konfirmasi penerimaan dana pengembalian kelebihan advance yang melibatkan bagian finance dan sistem. Proses konfirmasi penerimaan dana oleh Finance Manager

Sistem

Melakukan konfimasi penerimaan dana

Menampilkan form konfirmasi

Melakukan pengecekan ke rekening perusahaan

[belum diterima]

[sudah diterima]

Kembali ke proses pembayaran karyawan


Gambar 3.12 Activity Diagram konfirmasi penerimaan dana oleh Finance

31


3.4 Rancangan Sequence Diagram Diagram yang menjelaskan interaksi antar obyek yang disusun berdasarkan urutan waktu serta menampilkan pesan yang disampaikan antar obyek tersebut

3.4.1 Sequence Diagram Data Department Admin melakukan pendaftaran data department. Untuk itu admin akan melakukan input dari list department yang ada di perusahaan dengan memasukan kode department, nama serta level department.

Admin

form List Department

form Department

:Department

1: Open () 2:GetListDepartment()

3:List Department

4:Create() 5: Redirect()

6: Insert() 7: Insert()

8:Back() 9:Redirect()

10:Edit() 10:Redirect()

11: Update() 12: Update()

Gambar 3.13 Sequence Diagram Master Department

32


3.4.2 Sequence Diagram Data Karyawan Admin melakukan pendaftaran data karyawan. Untuk itu admin akan melakukan input dari list karyawan yang didapat dari HRD dengan memasukan beberapa informasi yang terkait dengan pengajuan klaim seperti NIP, nama, normor rekening, dll.

Admin

form List Karyawan

form Karyawan

:Karyawan

:Department

1: Open () 2:GetListKaryawan()

3:ListKaryawan

4:Create() 5: Redirect() 6:GetListManager() 7:ListManager 8:GetListDepartment() 9:ListDepartment 10: Insert() 11: Insert() 12:Back() 13:Redirect()



Gambar 3.14 Sequence Diagram Master Karyawan

33


3.4.3 Sequence Diagram Data Project Admin melakukan pendaftaran data project. Untuk itu admin akan melakukan input dari list department yang ada di perusahaan dengan memasukan kode project, nama projek, nama customer.

Admin

form List Project

form Project

:Project

1: Open () 2:GetListProject()

3:ListProject


6: Insert() 7: Insert() 8:Back()

9:Redirect()



Gambar 3.15 Sequence Diagram Master Project

34


3.4.4 Sequence Diagram Data Category Admin melakukan pendaftaran data kategory. Untuk itu admin akan melakukan input dari list kategory yang ada di perusahaan dengan memasukan COA, deskripsi dari karegori tersebut.

Admin

form List Category

form Category

:Category

1: Open () 2:GetListCategory()

3:List Category


6: Insert() 7: Insert() 8:Back()

9:Redirect()



Gambar 3.16 Sequence Diagram Master Category

35


3.4.5 Sequence Diagram Form Expense Dalam proses ini karyawan melakukan proses pengajuan form expense. Saat membuka form, beberapa kolom akan otomatis terisi dengan informasi berdasarkan user yang login. Selain itu form juga akan mengambil data project dan category yang harus dipilih user. Setelah user mengisi dan menekan tombol submit, data yang diisi user akan tersimpan ke dalam tabel expense, expense item dan approval log.

Karyawan

form Expense

:Expense

:Expense Item

:Karyawan

:Project

:Category

:Aproval Log

1: Open() 2: OpenForm()

3: GetKaryawan() 4: DataKaryawan 5: GetListProject() 6: ListProject

7: GetListCategory() 8: ListCategory

9: Submit() 10: Insert() 11: ExpenseID

12: Insert()

13: Insert()

Gambar 3.17 Sequence Diagram Form Expense

36


3.4.6 Sequence Diagram Form Settlement Dalam proses ini karyawan melakukan proses pengajuan form expense. Saat membuka form, beberapa kolom akan otomatis terisi dengan informasi berdasarkan user yang login. Form juga akan mengambil data dari tabel expense untuk menampilkan nomor advance yang pernah diajukan user. Selain itu form juga akan mengambil data project dan category yang harus dipilih user. Setelah user mengisi dan menekan tombol submit, data yang diisi user akan tersimpan ke dalam tabel expense, expense item dan approval log.

Karyawan

form Settlement

:Expense

:Expense Item

:Karyawan

:Project

:Category

:Aproval Log

1: Open()

2: OpenForm()

3: GetListAdvance()

4: ListAdvance 5: GetKaryawan() 6: DataKaryawan)

7: GetListProject() 8: ListProject 9: GetListCategory() 10: ListCategory

11: Submit() 12: Insert() 13: ExpenseID

14: Insert()

15: Insert()

Gambar 3.18 Sequence Diagram Form Settlement

37


3.4.7 Sequence Diagram Form Approval Pada saat membuka form ini form akan mengambil data dari tabel expense dan expense item berdasarkan nomor expense yang akan di-approve oleh karyawan.Dan setelah form disubmit form akan mengupdate dan menambahkan data pada tabel approval log.

Karyawan

form Approval

:Expense

:Expense Item

:Approval Log

1: Open() 2: OpenForm()

3:GetExpense()

4:ExpenseData

5: GetExpenseItem() 6: ExpenseItemData

7: GetApprovalLog() 8: ApprovalLog()

9: Submit()

10: Submit()

11: Update(),Insert()

Gambar 3.19 Sequence Diagram Form Approval

38


3.4.8 Sequence Diagram Laporan Terhutang Karyawan Saat user membuka form ini, data akan otomatis muncul berdasarkan data advance yang belum diselesaikan oleh user. Data advance tersebut diambil dari tabel Expense.

Karyawan

form Terhutang Karyawan

:Expense

1: Open()

2: OpenForm()

GetTerhutangKaryawan()

ExpenseData

Gambar 3.20 Sequence Diagram Laporan Terhutang Karyawan

39


3.4.9 Sequence Diagram Laporan Terhutang Perusahaan Pada saat user membuka form ini, data akan otomatis muncul. Data tersebut diambil dari tabel expense dan menampilkan data expense yang berstatus sedang menunggu pembayaran oleh finance.

form Terhutang Perusahaan

:Accounting

:Expense

1: Open()

2: OpenForm()

GetTerhutangPerusahaan()

ExpenseData

Gambar 3.21 Sequence Diagram Laporan Terhutang Perusahaan

40


3.4.10 Sequence Diagram Laporan Expense by Project Pada saat membuka form ini, form akan mengambil data list project dari tabel project yang kemudian harus dipilih oleh user. Pada saat men-generate data, form akan mengambil data dari tabel expense berdasarkan project yang dipilih oleh user.

Accounting

form Exp Project

:Project

:Expense

1: Open()

2: OpenForm()

3: GetListProject()

4. ProjectList

5: ViewData() 6: GetExpenseByProject()

ExpenseData

Gambar 3.22 Sequence Diagram Laporan Expense by Project

41


3.4.11 Sequence Diagram Laporan Expense by Category Pada saat membuka form ini, form akan mengambil data list category dari tabel category yang kemudian harus dipilih oleh user. Pada saat men-generate data, form akan mengambil data dari tabel expense berdasarkan category yang dipilih oleh user.

:Expense

:Category

form Exp Category

Accounting

:Expense Item

1: Open()

2: OpenForm()

3: GetListCategory()

4. CategoryList

5: ViewData() GetExpensebyCategory()

ExpenseData GetExpensebyCategory()

ExpenseItemData

Gambar 3.23 Sequence Diagram Laporan Expense by Category

42


3.5 Rancangan Class Diagram Expense Item Category

Department

1

COA Description

DeptCode DeptName DeptType

GetListCategory() Insert() Update()

GetListDepartment() Insert() Update()

1..*

ExpenseItemID Description Amount ExpenseCode COA GetExpenseItem() GetExpenseByCategory() Insert()

1

1..*

1..*

1

Karyawan

Expense

EmpNo FullName AccountNo Telephone UserName Password ManagerEmpNo EmpLevel DeptCode

1

1..*

GetListKaryawan() GetKaryawan() GetListManager() Insert() Update() 1

1..*

GetListAdvance() GetExpense() GetTerhutangKaryawan() GetTerhutangPerusahaan() GetExpenseByProject() GetExpenseByCategory() Insert()

1..*

ApprovalLog LogID Action Date Comment EmpNo ExpenseCode

ExpenseCode Type Date Purpose DueDate Total Status EmpNo ProjectCode AdvanceCode AdvanceExcess

1

1

Project ProjectCode ProjectName Customer Status GetListProject() Insert() Update()

1..*

GetApprovalLog() Insert() Update()

Gambar 3.24 Class Diagram

3.6 Rancangan Basis Data 3.6.1 Perancangan Struktur Tabel Data yang digunakan untuk menampilkan infomasi yang sesuai kebutuhan disimpan dalam sebuah basis data yang terdiri dari beberapa tabel yang saling berelasi. Berikut adalah gambaran struktur tabel pada pengembangan aplikasi ini :

43


ExpenseItem

COA Description

ExpenseItemID Description Amount ExpenseCode COA

Department

Expense

Category


Project ProjectCode ProjectName Customer Status

ExpenseCode Type Date Purpose DueDate Total Status EmpNo ProjectCode AdvanceCode AdvanceExcess

Employee EmpNo FullName AccountNo Telephone UserName Password ManagerEmpNo EmpLevel DeptCode

ApprovalLog ExpenseCode EmpNo Action Date Comment

Gambar 3.25 Rancangan Struktur Tabel

3.6.2 Spesifikasi Basis Data Berikut ini merupakan uraian rinci spesifikasi dari tiap-tiap tabel yang jumlah record masing-masing tabel merupakan perkiraan perhitungan dari umur sistem selama tiga tahun. Terdiri dari tujuh tabel yang digunakan yaitu tabel Department, Karyawan, Project, Category, Expense, ExpenseItem, ApprovalLog. Nama Tabel Media Isi Organisasi Primary Key Panjang Record Jumlah Record

: : : : : : :

Department Hardisk Daftar Department Index Sequential DeptCode 163 Karakter 300 Record

Tabel 3.1 Struktur Tabel Department

No 1 2 3

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan


Nvarchar Nvarchar Int

12 150 1

Berisi kode department Berisi nama deparment 1 : Directorate 2 : Division 3 : Group 4 : Department 5 : Section 6 : Unit

44


Nama Tabel Media Isi Organisasi Primary Key Panjang Record Jumlah Record

: : : : : : :

Karyawan Hardisk Daftar Karyawan Index Sequential EmpNo 264 Karakter 2500 Record

Tabel 3.2 Struktur Tabel Karyawan

No 1 2 3 4 5 6 7 8

9

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

EmpNo FullName AccountNo Telephone UserName Password ManagerEmpNo EmpLevel

Nvarchar Nvarchar Nvarchar Nvarchar Nvarchar Nvarchar Nvarchar Int

10 150 15 15 25 25 10 2

DeptCode

Nvarchar

12

Berisi NIP karyawan Berisi nama lengkap karyawan Nomor rekening karyawan Berisi nomor telepon karyawan Berisi user id karyawan Berisi password login karyawan Berisi NIP atasan karyawan 10 : Presiden Direktur 20 : Director 30 : Division Head 32 : Deputy DivHead 40 : Group Head 50 : Department Head 55 : Deputy DeptHead 60 : Section Head 70 : Service Point Leader 80 : Staff Berisi kode department karyawan


: : : : : : :

Project Hardisk Daftar Project Index Sequential ProjectCode 316 Karakter 300 Record

Tabel 3.3 Struktur Tabel Project

No 1 2 3 4

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

ProjectCode ProjectName Customer Status

Nvarchar Nvarchar Nvarchar Int

15 150 150 1

Berisi kode project Berisi nama deparment Berisi nama customer project 1 : Aktif 2 : Inactive

Nama Tabel Media Isi Organisasi

: : : :

Category Hardisk Daftar Kategory Index Sequential 45


Primary Key Panjang Record Jumlah Record

: COA : 160 Karakter : 25 Record

Tabel 3.4 Struktur Tabel Category

No 1 2

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

COA Description

Nvarchar Nvarchar

10 150

Berisi kode COA Berisi deskripsi COA


: : : : : : :

Expense Hardisk Daftar Department Index Sequential ExpenseCode 298 Karakter 7.200 Record

Tabel 3.5 Struktur Tabel Expense

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

ExpenseCode Type

Nvarchar Int

12 1

3 4

Date Purpose

Date Nvarchar

8 200

5

DueDate

Date

8

6 7

Total Status

Decimal Int

18,2 1

8

EmpNo

Nvarchar

10

9

ProjectCode

Nvarchar

15

10

AdvanceCode

Nvarchar

12

11

AdvanceExcess

Decimal

18,2

Berisi kode expense 1 : PB/reimburse 2 : PA/advance 3 : ST/settlement Berisi tanggal expense dibuat Berisi keterangan aktifitas karyawan Berisi tanggal kapan dana ingin diberikan Berisi total expense 1 : menunggu approval manager 2 : menunggu approval accounting 3 : menunggu approval finance 4 : selesai Berisi nip karyawan yang membuat expense Berisi kode project yang digunakan Berisi kode expense advance, terisi jika tipe settlement Berisi selisih total advance dengan settlement, terisi jika tipe settlement

No 1 2

Nama Tabel Media Isi Organisasi Primary Key

: : : : :

ExpenseItem Hardisk Daftar Department Index Sequential ExpenseItemID 46


Panjang Record Jumlah Record

: 192 Karakter : 36.000 Record

Tabel 3.6 Struktur Tabel ExpenseItem

No 1 2 3 4 5

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

ExpenseItemID Description Amount

Int Nvarchar Decimal

150 18,2

ExpenseCode COA

Nvarchar Nvarchar

12 10

Autonumber Berisi keterangan item expense Berisi total uang masing-masing item Berisi nomor expense Berisi kode kategory yang dipilih


: : : : : : :

ApprovalLog Hardisk Daftar Department Index Sequential LogID 190 Karakter 50.400 Record

Tabel 3.7 Struktur Tabel ApprovalLog

No 1 2 3 4 5 6

Nama Field

Jenis

Lebar

Keterangan

LogID Action Date Comment EmpNo

Int Nvarchar Datetime Nvarchar Nvarchar

10 8 150 10

ExpenseCode

Nvarchar

12

Autonumber Berisi status approval expense Berisi tanggal expense di-review Berisi komentar approval Berisi nip karyawan yang melakukan approval Berisi nomor expense yang direview

3.7 Rancangan Dialog Layar Berisi rancangan tampilan yang dibutuhkan oleh sistem informasi management, terdiri dari struktur tampilan dan rancangan layar

3.7.1 Struktur Tampilan Berikut struktur hierarki dari semua tampilan layar yang dirancang

47


Halaman Login

Halaman Utama

MASTER

TRANSAKSI

APPROVAL

LAPORAN

Data Karyawan

Expense

Task List

Terhutang Karyawan

Data Department

Settlement

Terhutang Perusahaan

Data Project

Expense per Period

Data Category

Expense per Category

Gambar 3.26 Struktur Tampilan

3.7.2 Rancangan Layar Berisi semua rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.

Gambar 3.27 Rancangan Layar Halaman Login

48


Gambar 3.28 Rancangan Layar Halaman Utama

Gambar 3.29 Rancangan Layar Form Karyawan

Gambar 3.30 Rancangan Layar Form Department

49


Gambar 3.31 Rancangan Layar Form Project

Gambar 3.32 Rancangan Layar Form Category

Gambar 3.33 Rancangan Layar Menu List Expense

50


Gambar 3.34 Rancangan Layar Form Expense

Gambar 3.35 Rancangan Layar Menu List Settlement

51


Gambar 3.36 Rancangan Layar Form Settlement

Gambar 3.37 Rancangan Layar Menu Laporan Terhutang Member

Gambar 3.38 Rancangan Layar Menu Laporan Terhutang Perusahaan

52


Gambar 3.39 Rancangan Layar Menu Laporan Expense by Project

Gambar 3.40 Rancangan Layar Menu Laporan Expense by Category

53


3.8 Rancangan Arsitektur Diagram

Internet

Karyawan

Server Web

Server Database

Jaringan Internal

Manager

Accounting

Finance

Gambar 3.41 Arsitektur Diagram pada Sistem Usulan

Pada sistem usulan, form akan dirubah menjadi bentuk digital. Data akan disimpan pada server database, dan aplikasi akan di-deploy pada server web. Kedua server ini harus selalu terhubung agar aplikasi sistem informasi Expense Claim dapat berjalan dengan baik. Aplikasi ini juga bisa diakses melalui internet, sehingga karyawan yang berada di daerah juga bisa mengakses aplikasi ini. Selain itu aplikasi ini juga bisa diakses melalui jaringan internal kantor pusat tanpa melalui internet. Dengan begitu proses pengajuan dan persetujuan klaim bisa dilakukan tanpa menunggu pengiriman dokumen.

54


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents