BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisa Sistem Berjalan Gudang Berikat merupakan kawasan terjadinya proses impor dan ekspor barang dan juga penimbunan barang yang merupakan hasil olahan barang impor atau merupakan sisa dari hasil pengolahan yang prosesnya terjadi setiap hari. Ada banyak perusahaan yang melakukan proses tersebut dan masing – masing memiliki gudang tersendiri yang masih terletak di dalam kawasan pabean yang di awasi langsung oleh instansi pemerintah yaitu Bea Cukai. Adapaun struktur yang mengawasi dan bertanggung jawab terhadap kegiatan di Gudang Berikat adalah sebagai berikut :

Gambar 3.1 Struktur Orgranisasi Pabean

27 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Di dalam Bea Cukai juga terdapat beberapa subdit yang menangani bagiannya masing – masing, Tetapi yang berkecimpung langsung dengan kegiatan Gudang berikat adalah subdit KITE dan TPB Direktorat Fasilitas kepabeanan. Untuk melakukan pelaporan terhadap subdit yang bertanggung jawab, pihak perusahaan yang melakukan kegiatan dalam gudang berikat perlu melewati beberapa kegiatan. Berikut gambarang dari kegiatan yang di lakukan :

Gambar 3.2 Diagram Alur Proses Barang Masuk & Keluar Gudang

Proses pendataan barang masuk dan barang keluar gudang yang berjalan digambarkan pada diagram alur diatas memliki kegiatan sebagai berikut :


a. Eksportir atau Importir melakukan entry / membuat Dokumen BC 2.3 (Pemberitahuan Impor barang tanpa dikenakan Bea Masuk) jika barang tersebut merupakan barang yang di impor dengan fasilitas tanpa di kenakan biaya Bea Masuk, atau membuat Dokumen BC 2.7 (Pemberitahuan Impor barang antar gudang dengan syarat barang tidak di kenakan Bea Masuk) jika barang tersebut merupakan barang yang di kirim oleh gudang lain dengan syarat barang tersebut tidak terkena biaya Bea Masuk. b. Staff gudang dan Staff Bea Cukai akan melakukan pemeriksaan kesesuaian antara fisik barang dengan informasi yang terdapat pada dokumen pabean. Dokumen pabean yang memungkinkan digunakan sebagai dokumen pemasukan barang ke Gudang Berikat adalah Dokumen BC 2.3 dan BC 2.7 c. Jika fisik barang sudah sesuai dengan informasi yang terdapat dalam dokumen pabean yang di ajukan maka staff gudang akan melakukan kegiatan proses sederhana seperti pengemasan, penyortiran, penggabungan, pengepakan, penyetelan, dan pemotongan. Barang yang akan diproses pada pengerjaan sederhana ini akan mengurangi stok barang yang ada di Gudang Berikat sesuai dengan kode barang yang di gunakan. d. Staff gudang akan melakukan pencatatan hasil dari proses kegiatan sederhana yang sudah di kerjakan, meliputi waktu, jumlah hasil pemrosesan dan sisa dari hasil proses sederhana yang nantinya akan di berikan kepada staff Exim(Ekspor/Impor). e. Staff Exim(Ekspor/Impor) akan melakukan pemeriksaan terhadap laporan tersebut dan akan membuat Dokumen BC 3.0 (Dokumen Pemberitahuan Ekspor Barang) jika barang hasil proses sederhana tersebut akan di ekspor kembali, atau membuat Dokumen BC 2.7 (Dokumen Pemberitahuan Impor barang antar gudang dengan syarat barang tanpa dikenakan biaya Bea Masuk) jika barang hasil proses sederhana tersebut akan di kirim ke gudang lain yang masih dalam wilayah pabean, atau membuat Dokumen BC 2.5 (Dokumen Pemberitahuan barang impor distribusikan dalam negeri) jika barang hasil proses sederhana akan di jual kembali dan di distribusikan dalam negeri. f.

Staff Exim(Ekspor/Impor) membuat dokumen / laporan yang akan di berikan ke Administrasi Bea Cukai yang digunakan untuk pertanggungjawaban atas barang impor yang keluar dan masuk gudang berikat selama periode tertentu.


Berdasarkan penjelasan proses pendataan barang impor yang masuk dan keluar gudang yang sedang berjalan terdapat permasalahan serta penyebab terjadinya permasalahan tersebut, yaitu : 1. Pelaporan yang di berikan sering tidak akurat sehingga merugikan pihak pabean, dan penyebabnya adalah : 1. Banyaknya barang yang di proses dan keluar masuk gudang berikat, sehingga pengecekan setiap barang akan lebih lama. 2. Staff yang membuat laporan sering melakukan kesalahan, dan kesalahan tidak dapat langsung di verifikasi kebenarannya karena pelaporan barang yang terjadi hanya di akhir periode. 2. Jika ada kesalahan pencatatan akan membutuhkan waktu lama untuk memperbaiki, yang di sebabkan oleh : 1. Dokumen yang dibuat tidak di arsipkan dengan baik 3. Pelaporan tidak dilakukan secara real time tetapi hanya di lakukan pada periode tertentu, misal pada akhir bulan. Sedangkan Bea Cukai menginginkan pelaporan di lakukan secara rinci dan sedetail mugkin dan tentunya secara real time, yang di sebabkan karena : 1. Pelaporan yang dilakukan secara manual dan aliran barang yang banyak, sehingga tidak memungkinkan melakukan pelaporan secara real time 4. Sering terjadi kesalahan saat perhitungan stok antara yang di proses dan sisa dari hasil pemrosesan, yang di sebabkan karena :

1. Banyaknya barang yang di proses dan keluar masuk gudang berikat sehingga adanya kemungkinan human error / salah pendataan stok yang di lakukan oleh staff gudang, karena tidak ada validasi saat pencatatan.

3.2. Analisa Kebutuhan Mengidentifikasi masalah yang terdapat pada pendataan proses keluar & masuknya barang dari gudang berikat yang sedang berjalan, dapat dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi dan efesiensi yang lebih dikenal dengan PIECES. Tahap analisa PIECES pada pendataan proses keluar & masuknya barang dari gudang berikat yang sedang berjalan adalah dengan membandingkan sistem berjalan dengan sistem yang di usulkan.


Table 3.1 Analisis PIECES

No 1

Aspek Performance

Kendala

Solusi

Banyak data barang yang di

Dibuatkan rekonsiliasi data

proses sehingga melakukan

barang

pengecekan membutuhkan waktu yang relative lama. 2

Information

Sering terjadi salah

Dibuatkan perhitungan

perhitungan stok sehingga

secara komputerisasi.

dapat merugikan atau menguntungkan pabean. 3

4

5

Economics

Control

Efficiency

Membutuhkan perkeja

Dibuatkan Proses

tambahan untuk melakukan

rekonsiliasi sudah

rekonsiliasi data barang

terotomatisasi

Dokumentasi dilakukan

Dibuatkan penyimpanan

tertulis dan backup data

data dan backup data yang

rentan hilang.

tidak rentan.

Penyimpanan arsip terlalu

Dibuatkan database

memakan tempat.

sebagai media penyimpanan.

6

Service

Pelaporan yang di lakukan

Dibuatkan service yang

secara periodic(satu kali di

digunakan untuk

akhir bulan) membuat

melakukan pelaporan

pabean tidak dapat

secara real time.

memantau barang keluar masuk dengan akurat.


3.3. Perancangan Sistem Berdasarkan analisa kebutuhan sistem yang telah di jelaskan pada point sebelumnya, perancangan sistem yang di usulkan adalah sebagai berikut : 3.3.1. Use Case Diagram

Gambar 3.3 Use Case usulan Table 3.2 Skenario Use Case Input Data Barang Impor

Nama Use Case

Input Data Barang Impor

Aktor

Importir

Deskripsi

Importir dapat menambahkan dan mengubah data barang impor

Pra-Kondisi

Importir sudah login dan masuk halaman data barang Importir mengisi form data barang saat ingin menambah data

Tindakan

barang. Importir memilih data barang yang akan diubah, jika data tersebut ingin diubah maka importir mengubah isi dari data barang.

Post Kondisi

Data barang bisa bertambah atau berkurang serta adanya perubahan pada data barang yang ada.


Table 3.3 Skenario Use Case Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang

Nama Use Case

Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang

Aktor

Importir / Eksportir

Deskripsi

Pra-Kondisi

Importir / Eksportir dapat memeriksa, dan memverifikasi laporan hasil olah barang Importir / Eksportir sudah login dan masuk halaman laporan hasil olah barang Importir / Eksportir melakukan verifikasi dengan menekan tombol

Tindakan

verify. Jika barang laporan tidak memliki kesalahan maka akan melakukan reject dengan menekan tombol reject

Post Kondisi

Laporan akan di arsipkan sehingga dapat di gunakan jika di butuhkan.

Table 3.4 Skenario Use Case Input Data Pemindahan Barang

Nama Use Case

Input Data Pemindahan Barang

Aktor

Eksportir

Deskripsi Pra-Kondisi

Eksportir dapat menentukan tujuan barang akan di eskpor, di kirim ke gudang lain, atau di distribusikan dalam negeri Eksportir sudah login dan masuk halaman pemindahan barang Eksportir mengisi form pemindahan barang, dengan tujuan akan

Tindakan

di eskpor, di kirim ke gudang lain, atau di distribusikan dalam negeri

Post Kondisi

Data pemindahan barang atas barang tertentu akan dikirim ke bagian pengiriman.

Table 3.5 Skenario Use Case Input Data Hasil Olah Barang

Nama Use Case

Input Data Hasil Olah Barang

Aktor

Staff Gudang

Deskripsi

Staff Gudang dapat manbahkan data olah barang seperti pengemasan, penyortiran, penggabungan, pengepakan, penyetelan


dan pemotongan. Pra-Kondisi

Staff Gudang sudah login dan masuk halaman pemindahan barang Staff

Tindakan

Gudang

mengisi

form

pengemasan,

penyortiran,

penggabungan, pengepakan, penyetelan dan pemotongan barang Barang yang akan diproses pada pengerjaan sederhana ini akan

Post Kondisi

mengurangi stok barang yang ada di Gudang Berikat sesuai dengan kode barang yang digunakan

Table 3.6 Skenario Use Case Verifikasi Laporan Kegiatan Gudang Berikat

Nama Use Case

Verifikasi Laporan Kegiatan Gudang Berikat

Aktor

Admin Bea Cukai

Deskripsi

Pra-Kondisi

Admin Bea Cukai dapat memeriksa, dan memverifikasi laporan kegiatan gudang berikat Admin Bea Cukai

sudah login dan masuk halaman laporan

kegiatan gudang berikat Admin Bea Cukai melakukan verifikasi dengan menekan tombol

Tindakan

verify. Jika barang laporan tidak memliki kesalahan maka akan melakukan reject dengan menekan tombol reject

Post Kondisi

Laporan akan di arsipkan sehingga dapat di gunakan jika di butuhkan.

3.3.2. Activity Diagram Activity Diagram dibuat untuk menggambarkan aliran kerja atau aktivitas dari sebuah aplikas atau proses bisnis yang harus dilakukan pada aplikasi oleh aktor. Berikut ini adalah activity diagrampada aplikasi yang dibangun:


Gambar 3.4 Activity Diagram Login

Table 3.7 Skenario Activity Diagram Login

Activity Diagram Name

Login

Actor

User

Description

User melakukan login ke Aplikasi untuk memulai pengolahan data


Gambar 3.5 Activity Diagram Input Data Barang Impor Table 3.8 Skenario Activity Diagram Input Data Barang Impor


Input Data Barang Impor

Actor

Importir

Description

Importir mengisi data barang impor yang tidak dikenakan Biaya Masuk


Gambar 3.6 Activity Diagram Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang Table 3.9 Skenario Activity Diagram Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang


Verifikasi Laporan Hasil Olah Barang

Actor

Importir/ Eksportir

Description

Importir/ Eksportir melihat laporan hasil pengolahan barang yang terdjadi di gudan untuk di verifikasi


Gambar 3.7 Activity Diagram Input Data Pemindahan Barang Table 3.10 Skenario Activity Diagram Input Data Pemindahan Barang


Input Data Pemindahan Barang

Actor

Eksportir

Description

Eksportir mengisi data pemindahan barang yang sudah di olah dalam gudang, untuk di ekspor, di distribusikan dalam negeri , atau di kirim ke


gudang lain

Gambar 3.8 Activity Diagram Input Data Hasil Olah Barang Table 3.11 Skenario Activity Diagram Input Data Hasil Olah Barang


Input Data Olah Barang

Actor

Staff Gudang

Description

Staff Gudang mengisi data barang yang sudah di olah dengan rincian stok yang abis terpakai dan stok sisa hasil pengolahan


Gambar 3.9 Activity Diagram Verifikasi Laporan Gudang Berikat

Table 3.12 Skenario Activity Diagram Verifikasi Laporan Gudang Berikat


Verifikasi Laporan Gudang Berikat

Actor

Admin Bea Cukai

Description

Admin Bea Cukai melihat laporan kegiatan gudang berikat untuk proses secara keseluruhan dari barang yang di impor, dan untuk memverifikasi laporan kegiatan gudang berikat


3.3.3. Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan tahapan-tahapan yang harus dilakukan oleh setiap aktor atau objek pada sistem aplikasi. Sequence diagram memperjelas bagaimana sebuah aplikasi berjalan hingga proses database. Pada pembangunan aplikasi ini terdapat beberapa sequence diagram yang dirancang, berikut ini adalah sequence diagram:

Gambar 3.10 Sequence Login


3.3.3.1. Sequence Input Data Barang Impor Importir bertugas mengisi data barang impor yang tidak dikenakan Biaya Masuk, importir masuk ke halaman data barang impor, kemudian mengisikan semua data barang. Saat menekan tombol simpan data akan disimpan kedalam table impor.

Gambar 3.11 Sequence Input Data Barang Impor


3.3.3.2. Sequence Laporan Hasil Olah Barang Importir/Ekspotir bertugas memeriksa laporan hasil pengolahan barang yang terjadi dalam gudang, Importir/Ekspotir masuk ke halaman Laporan Hasil Olah Barang, kemudian klik cari. Saat menekan tombol cari, maka data hasil olah barang akan disajikan dalam bentuk tabel. Kemudian Importir/Ekspotir melakukan verifikasi dengan menekan tombol verifikasi pada halaman.

Gambar 3.12 Sequence Laporan Olah Barang


3.3.3.3. Sequence Pemindahan Barang Ekspotir bertugas mengisi data pemindahan barang yang sudah di olah, Ekspotir masuk ke halaman pemindahan barang, kemudian mengisi data pemindahan barang. Saat menekan tombol simpan, data pemindahan barang akan disimpan ke dalam tabel ekspor.

Gambar 3.13 Sequence Pemindahan Barang


3.3.3.4. Sequence Input Olah Barang Staff Gudang bertugas mengisi data pengolahan barang yang terjadi dalam gudang, staff gudang masuk ke halaman input olah barang, kemudian mengisi data pengolahan barang. Saat menekan tombol simpan, data pemindahan barang akan disimpan ke dalam tabel barang dan table impor.

Gambar 3.14 Sequence Input Data Olah Barang


3.3.3.5. Sequence Laporan Kegiatan Gudang Admin Bea Cukai bertugas memeriksa laporan kegiatan gudang dalam pengolahan barang, Admin Bea Cukai masuk ke halaman Laporan kegiatan gudang, kemudian klik cari. Saat menekan tombol cari, maka data kegiatan olah barang akan disajikan dalam bentuk tabel. Kemudian Admin Bea Cukai melakukan verifikasi dengan menekan tombol verifikasi pada halaman.

Gambar 3.15 Sequence Laporan Kegiatan Gudang


3.3.4. Class Diagram

Gambar 3.16 Class Diagram Sistem Inventory


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents