BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Gambaran umum Sudin kominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat Suku dinas komunikasi informatika dan statistik adalah suku dinas beroperasi di pemerintahan Kota Adminsitrasi Jakarta Barat di bidang komunikasi informatika dan statisitik. Suku dinas komunikasi informatika dan statistik Kota Administrasi Jakarta Barat terletak di blok A lantai 9 di Kantor Walikota Jakarta Barat. Suku dinas komunikasi informatika dan statistik memiliki tugas pokok dalam pelayanan masyarakat di bidang komunikasi, informatika dan statistik di wilayah Jakarta Barat. Dalam mengimplementasikan tugas pokok tersebut, Suku dinas komunikasi informatika dan statistik Kota Administrasi Jakarta Barat memiliki fungsi-fungsi seperti perancangan dan pengimplementasian kebijakan teknis di bidang komunikasi, informatika dan statistik; pelaksanaan program yang telah

dirancang

di

bidang

komunikasi,

informatika

dan

statistik;

pengimplementasian koordinasi dan fasilitasi pemberdayaan komunikasi sosial dan pengembangan kemitraan media serta pelaksanaan diseminasi informasi Daerah. 3.2 Struktur organisasi Suku Dinas Komunikasi Informatika meliputi Kasudin Kominfotik (Kepala Suku Dinas Komunikasi Informatika dan Statistik) membawahi Kasubag Tata Usaha (Kepala Sub bagian Tata Usaha ), Kepala Seksi Infrastruktur dan Informatika, Kepala Seksi Komunikasi dan Publik, lalu yang urutan yang terakhir adalah staf dari masing masing seksi. Berikut struktur organisasi dari Sudin kominfotik

Kota

Administrasi

33 http://digilib.mercubuana.ac.id/z

Jakarta

Barat

:

34

Ka Sudinkominfotik

Kasie Infrastruktur dan Informatika

Kasubag Tata USaha

Kasie Komunikasi dan Publik

Staf

Staf

Staf

Gambar 3. 1 Struktur Organisasi Sudin Kominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat

http://digilib.mercubuana.ac.id/z

35

3.3 Analisa Sistem Berjalan 3.3.1 Analisa Alur Sistem Berjalan Data Peserta PKL di Disposisi ke Kasudinkominfotik

Mulai

Calon peserta PKL mendaftar ke Pengelola tata Usaha

Kasudinkominfotik menerima calon peserta PKL sebagai peserta PKL

Pengelola Tata Usaha melakukan cek periode magang yang dipilih peserta PKL

Kasubag Tata Usaha mengarahkan Peserta PKL ke seksi/instansi tempat peserta bekerja

Jika pilihan periode magang di bulan ini

Tidak

Dimasukkan Ke berkas calon peserta PKL di periode mendatang

Pengelola Tata Usaha mengatur jadwal kerja Peserta PKL

Ya

Arsip

Data Peserta PKL di Disposisi ke Kasubag Tata Usaha

Pengelola Tata Usaha membuat surat keterangan magang Peserta PKL

Kasubag Tata Usaha mengecek kelengkapan data calon peserta PKL

Memasukkan ke Arsip

Jika data calon peserta PKL sudah lengkap

Tidak

Pengelola Tata Usaha memasukkan nilai Peserta PKL(khusus Peserta PKL SMK)

Data calon peserta PKL di kembalikan ke Pengelola Tata Usaha

selesai

Gambar 3. 2 Analisa Alur Sistem Berjalan Penjelasan dari gambar analisa sistem berjalan tersebut dapat diuraikan menjadi sebagai berikut :


36

1. Calon Peserta PKL mengirimkan data lengkap seperti surat izin magang dari kampus/sekolah dan data pribadi, lalu diserahkan ke Pengelola Tata Usaha Sudin Kominfotik. 2. Pengelola Tata Usaha mengecek periode yang dilampirkan pada data calon peserta PKL, bila di periodenya tertulis bulan selanjutnya maka disimpan ke berkas pendaftar PKL di bulan selanjutnya; misalnya: periode tertulis bulan juli maka akan disimpan di berkas bulan juli namun bila di periodenya tertulis bulan ini, maka data calon peserta PKL langsung didisposisikan ke Kasubag Tata Usaha. 3. Kasubag Tata Usaha melakukan pengecekan kelengkapan data peserta PKL seperti surat izin magang dari kampus/sekolah dan dan data pribadi calon peserta PKL, bila data pribadi dan surat izin magangnya tidak lengkap maka akan dikembalikan pengelola tata usaha yang akan memasukkan ke arsip data calon peserta PKL yang belum lengkap, namun bila semua datanya sudah lengkap maka data calon peserta PKL langsung didisposisikan ke Kasudin Kominfotik. 4. Kasudin Kominfotik menerima data calon peserta PKL yang telah di disposisi Kasubag Tata Usaha. Lalu Kasudin Kominfotik menerim calon peserta PKL untuk magang di Sudin Komonfotik Kota Adminisitrasi Jakarta Barat. Setelah itu Kasudin Kominfotik mengarahkan data calon peserta PKL kepada Kasubag Tata Usaha yang akan mengarahkan peserta PKL ke seksi/instansi tempat peserta PKL bekerja. 5. Kasubag Tata Usaha mengarahkan tempat kerja peserta PKL ke seksi/instansi yang ada di Sudin Kominfotik. 6. Pengelola Tata Usaha membuat surat magang untuk calon peserta PKL. 7. Pengelola Tata Usaha membuat jadwal kerja untuk calon peserta PKL. 8. Pengelola Tata Usaha memasukkan nilai calon peserta PKL.


37

3.3.2 Analisa Masalah Berikut ini adalah analisis SWOT pada proses Proses Administrasi Peserta PKL yang berjalan : Tabel 3. 1 Analisis SWOT Proses Administrasi Peserta PKL Kekuatan (Strengths)

1. Kelengkapan dan kevalidan data calon peserta PKL terjamin. 1. Proses penerimaan calon peserta PKL

Kelemahan (Weaknesses)

menghabiskan waktu yang cukup lama. 2. Kesulitan dalam pengelolaan data calon peserta PKL.

Peluang (Opportunities)

Ancaman (Threats)

1. Memudahkan memperoleh

calon informasi

peserta

PKL

mengenai

dalam

penerimaan

peserta PKL. 1. Resiko akan kehilangan data calon peserta PKL lebih besar.


38

3.3.3 Analisa Strategi SWOT Berikut ini adalah analisis SWOT(Strength, Weakness, Opportunities,Threats) pada proses administrasi peserta PKL di SUDIN KOMINFOTIK Jakarta Barat : Tabel 3.2 Tabel Analisa SWOT Kekuatan (Strength)

Kelemahan (Weakness)

Memberikan sebuah

Memanfaatkan

aplikasi bagi calon

teknologi informasi

peserta PKL untuk

dalam pengelolaan data

mendaftarkan diri

calon peserta PKL.

Internal

Eksternal Peluang (Opportunities)

menjadi peserta PKL. Ancaman (Threats)

Meningkatkan kualitas

Aplikasi dapat membuat

dan keamanan data

pengelolaan data

peserta PKL.

menjadi lebih efektif dan efisien.

3.4 Perancangan Sistem Usulan Dalam hal ini, Penulis melakukan perancangan aplikasi informasi geografis penyebaran dan pencarian lokasi klinik BPJS dengan analisis menggunakan Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram dan Class Diagram. Yang mendukung perancangan dengan basis UML.


39

3.4.1. Use Case Sistem Usulan

Registrasi <>

Lihat pengumuman penerimaan

Disposisi data peserta PKL dari pengelola Tata Usaha ke Kasudin Kominfotik

Peserta PKL Kasubag Tata Usaha

Cetak Nilai, Surat Keterangan Magang dan Jadwal Kerja <>

Menempatkan peserta PKL di Instansi/Seksi sebagai tempat kerja

<> <>

Edit Biodata <>

Login

<>

Disposisi data peserta PKL ke Kasubag Tata Usaha

<>

<>

<>

Input jadwal kerja, nilai tugas, dan akun peserta PKL

Pengelola Tata Usaha

Mengubah status magang peserta PKL

Kasudin Kominfotik

Mengubah status akun peserta PKL

Gambar 3. 3 Use Case Usulan

Tabel 3.3 Skenario registrasi Use Case

Registrasi di Aplikasi administrasi PKL

Aktor

Peserta PKL

Deskripsi

Calon

peserta

mengirimkannya

mengisi ke

Sudin

aplikasi administrasi PKL


form

registrasi

kominfotik

lalu

melalui

40

Tabel 3.4 Skenario lihat pengumuman Use Case

Lihat pengumuman penerimaan peserta PKL

Aktor

Peserta PKL

Deskripsi

Melihat nama di tabel pengumuman penerimaan peserta PKL

Tabel 3.5 Skenario edit biodata Use Case

Edit Biodata

Aktor

Peserta PKL

Deskripsi

Mengedit data pribadi peserta PKL

Tabel 3.6 Skenario login pengguna aplikasi Use Case

Login

Aktor

Peserta PKL, Pengelola Tata Usaha, Kasubag Tata Usaha, Kasudin Kominfotik

Deskripsi

Menginput nama pengguna dan kata sandi

Tabel 3.7 Skenario cetak surat keterangan magang, jadwal kerja, nilai Use Case

Mencetak surat keterangan magang, jadwal kerja dan nilai peserta

Aktor

Peserta PKL

Deskripsi

Peserta PKL mencetak surat keterangan magang, nilai dan jadwal kerja

Tabel 3.8 Skenario mendisposisi surat magang ke Kasubag Tata Usaha Use Case

Mendisposisi surat magang, jadwal kerja dan nilai

Aktor


Deskripsi

Pengelola Tata Usaha mendisposisi surat magang ke kasubag tata usaha


41

Tabel 3.9 Skenario menginput jadwal, akun aplikasi dan nilai peserta PKL Use Case

Menginput jadwal, nilai, dan akun peserta PKL

Aktor


Deskripsi

Pengelola Tata Usaha menginput kode sub kegiatan yang mewakili kode masing-masing kegiatan karena masing-masing kegiatan memiliki kode kegiatan. Pengelola Tata Usaha menginpput kata sandi untuk akun peserta PKL. Pengelola Tata Usaha menginput angka sebagai nilai peserta PKL.

Tabel 3.10 Skenario mengubah status akun peserta PKL Use Case

Menginput akun peserta PKL

Aktor


Deskripsi

Pengelola Tata Usaha mengubah status akun aplikasi peserta PKL. Status yang dimaksud adalah aktif dan tidak aktif. Bila status akun peserta PKL adalah aktif makan peserta PKL dapat mengakses back-end aplikasi peserta PKL.

Tabel 3.11 Skenario mendisposisi surat magang peserta PKL ke Kasudin Kominfotik Use Case

Mendisposisi surat magang peserta PKL ke Kasudin Kominfotik

Aktor

Kasubag Tata Usaha

Deskripsi

Kasubag Tata Usaha meneruskan surat magang dari pengelola tata usaha ke Kasudin Kominfotik


42

Tabel 3.12 Skenario menempatkan peserta PKL ke seksi/instansi Use Case

Menempatkan peserta PKL ke seksi/instansi

Aktor

Kasubag Tata Usaha

Deskripsi

Kasubag Tata Usaha menempatkan peserta PKL ke seksi/instansi dengan menginput kode seksi/instansi sebagai parameter nama seksi/instansi tempat bekerja Peserta PKL.

Tabel 3.13 Skenario mengubah status peserta PKL Use Case

Mengubah status peserta PKL

Aktor

Kasudin Kominfotik

Deskripsi

Kasudin Kominfotik mengubah status menjadi peserta PKL. Status yang dimaksud adalah magang dan belum magang. Bila statusnya magang maka peserta PKL masih resmi magang di SUDIN KOMINFOTIK Jakarta Barat.


43

3.4.2 Activity Diagram Sistem Usulan

3.4.2.1 Activity Diagram Sistem Usulan Registrasi Calon Peserta PKL Calon Peserta PKL

Membuka tab menu pendaftaran

Sistem

Menampilkan halaman form pendaftaran

Input form pendaftaran

Melakukan cek nama calon peserta dan nim/ nisn

Tidak

Ya

Menyimpan data calon peserta PKL ke database

Gambar 3. 4 Activity Diagram Registrasi Calon Peserta PKL

Calon peserta yang ingin mendaftarkan diri sebagai peserta praktek kerja lapangan (PKL) di Sudinkominfotik Kota Administrasi Jakarta Barat harus mengisi form registrasi dengan lengkap terlebih dahulu, bila form tidak diisi dengan lengkap maka data yang telah diisi tidak akan terkirim ke database dan tetap berada di halaman form registrasi aplikasi administrasi PKL,


44

sebaliknya bila form sudah diisi dengan lengkap, akan tersimpan di database dan pendaftar/calon peserta PKL akan mendapatkan pesan data telah tersimpan.

3.4.2.2 Activity Diagram Sistem Usulan Lihat Pengumuman Penerimaan

Calon Peserta PKL

Melakukan klik pada menu pengumuman

Sistem

Menampilkan halaman pengumuman

Mendapat tampilan halaman pengumuman

Gambar 3. 5 Activity Diagram Lihat Pengumuman

Calon peserta PKL dapat melihat pengumuman dengan cara klik menu pengumuman, maka sistem akan menampilkan halaman pengumuman.


45

3.4.2.3 Activity Diagram Edit Biodata Peserta PKL Peserta PKL

Sistem

Login pengguna

Membuka menu profil

Menampilkan tampilan profil

Klik Edit biodata

Menampilkan form yang telah terisi biodata

Menginput biodata peserta PKL yang baru

Menyimpan data pribadi peserta PKL di table di database

Mendapat pesan bahwa biodata peserta PKL telah diubah

Gambar 3. 6 Activity Diagram Edit Biodata Peserta PKL


46

Peserta PKL dapat mengedit biodata dengan cara melakukan klik edit biodata pada tab menu profil peserta. Lalu akan muncul halaman edit biodata yang masing-masing text field-nya telah terisi data yang sebelumnya sudah ada. Peserta bisa mengedit semua text field atau beberapa saja,tergantung kebutuhan text field yang harus diedit. Bila data-data di text field telah diubah peserta harus menekan tombol submit maka data di text field yang telah diubah akan tersimpan di database. Setelah itu peserta PKL akan mendapat pesan bahwa biodata telah diubah.


47

3.4.2.4 Activity Diagram Cetak Dokumen Administrasi Peserta PKL Peserta PKL

Sistem

Login Pengguna

Masuk ke halaman utama

Memilih menu profil

Melakukan klik tombol cetak surat keterangan magang

Memilih menu lihat jadwal kerja

Memilih menu lihat nilai

Melakukan klik tombol cetak jadwal kerja

Melakukan klik tombol cetak nilai

Menampilkan dokumendokumen yang dicetak peserta

Gambar 3. 7 Activity Diagram Cetak Dokumen Administrasi

Dalam melakukan cetak dokumen administrasi Peserta PKL, Peserta PKL dapat mencetak surat keterangan magang, jadwal kerja, dan nilai. Bila Peserta PKL mencetak surat keterangan magang dilakukan


48

dengan melakukan klik cetak surat keterangan magang pada tab menu profil peserta, maka surat keterangan magang akan tercetak. Bila Peserta PKL mencetak jadwal kerja dilakukan dengan melakukan klik cetak jadwal kerja pada tab menu jadwal kerja, maka jadwal kerja akan tercetak. Dan bila Peserta PKL ingin mencetak nilai maka Peserta PKL harus melakukan klik cetak nilai pada tab menu Nilai, lalu nilai peserta PKL akan tercetak.

3.4.2.5 Activity Diagram Login

Pengguna

Sistem

Menampilkan halaman form login

Membuka tab menu login

Menginput nama pengguna dan kata sandi

Melakukan cek nama pengguna dan kata sandi

Tidak

Ya Menampilkan halaman dashboard

Gambar 3. 8 Activity Diagram Login


49

Untuk masuk ke dalam Aplikasi Administrasi PKL pengguna harus memasukkan nama pengguna/kode peserta (khusus peserta PKL). Bila nama pengguna/kode peserta sesuai dengan nama pengguna/kode peserta dan kata sandi yang ada di database aplikasi administrasi PKL maka pengguna dapat masuk ke dalam halaman dashboard aplikasi administrasi PKL, jika tidak sesuai maka tidak bisa masuk dan kembali ke halaman login.

3.4.2.6 Activity Diagram Disposisi data Calon Peserta PKL dari Pengelola Tata Usaha ke Kasubag TU


Sistem

Login Pengguna

Membuka halaman detail peserta PKL yang belum didisposisi

Melakukan klik disposisi ke Kasubag Tata Usaha

Menampikan halaman detail peserta PKL yang belum didisposisi

Merubah status menjadi sudah didisposisi ke Kasubag Tata Usaha

Mendapat pesan bahwa data calon peserta PKL Sudah Disposisi ke Kasubag Tata Usaha

Gambar 3. 9 Activity Diagram Disposisi ke Kasubag TU Pengelola tata usaha bertugas untuk mendisposisi surat izin magang yang masuk ke Aplikasi Administrasi PKL. Pengelola tata usaha mendisposisi


50

surat izin magang yang masuk bila data calon peserta PKL dan surat izin dari universitas dan sekolahnya dilampirkan. Bila sudah diklik disposisi ke kasubag tata usaha akan muncul notifikasi data calon peserta PKL telah didisposisi ke kasubag tata usaha.


51

3.4.2.7 Activity Diagram Input Data Administrasi untuk Peserta PKL


Sistem

Login pengguna

Masuk ke halaman dashboard

Memilih tab menu input akun

Memilih tab menu input jadwal

Memilih tab menu input nilai

Menginput kata sandi

Menginput kode sub kegiatan

Menginput angka sebagai nilai

Menyimpan katasandi/ kode sub kegiatan/ nilai di dalam masing-masing tabel di database

Mendapat pesan bahwa kata sandi/kode sub kegiatan/nilai telah diinput

Gambar 3. 10 Activity Diagram Input Data Administrasi Peserta PKL


52

Pengelola tata usaha dapat menginput data-data Aplikasi Administrasi Peserta PKL. Data-data tersebut berupa akun untuk dapat mengakses backend aplikasi, jadwal kerja, dan nilai selama bekerja. Penginputan data-data aplikasi itu dilakukan dengan melakukan klik pada simbol pesan yang berfungsi sebagai notifikasi yang berisi perintah yang harus dilakukan Pengelola Tata Usaha diantaranya input akun, jadwal dan nilai. Setelah simbol notifikasi tersebut diklik maka sistem akan mengarahkan ke halaman form inputan. Setelah melakukan inputan Pengelola Tata Usaha akan mendapatkan pesan bahwa data telah diinput.


53

3.4.2.8 Activity Diagram Nonaktifkan Akun Peserta PKL Pengelola Tata Usaha

Sistem

Login Pengguna

Melakukan klik notifikasi nonaktifkan akun peserta PKL

Menampilkan list jumlah akun peserta PKL yang harus dinonaktifkan

Melakukan klik pada list jumlah akun peserta PKL yang harus dinonaktifkan

Menampilkan halaman list peserta PKL yang harus dinonaktifkan akunnya

Melakukan klik di salah satu baris nama peserta PKL

Menampilkan halaman detail peserta PKL yang sudah diklik

Melakukan klik tidak aktif

Mengubah status menjadi tidak aktif

Mendapat pesan konfirmasi bahwa status telah berubah menjadi tidak aktif

Gambar 3. 11 Activity Diagram Menonaktifkan Akun Peserta PKL


54

Pengelola tata usaha dapat menonaktifkan akun peserta PKL. Untuk melakukan aktivitas nonaktifkan akun peserta PKL, admin pengelola tata usaha harus login terlebih dahulu, kemudian klik notifikasi nonaktifkan akun peserta PKL lalu akan tampak list data peserta PKL yang akun aplikasinya harus dinonaktifkan. Pengelola tata usaha harus memilih salah satu akun peserta PKL yang harus dinonaktifkan, bila sudah memilih salah satunya maka akan tampil halaman detail peserta PKL yang akunnya harus dinonaktifkan. Langkah terakhir adalah melakukan klik tidak aktif pada tombol status, maka status akun berubah menjadi tidak aktif dan aplikasi akan menampilkan pesan bahwa status akun telah diubah menajdi tidak aktif.


55

3.4.2.9 Activity Diagram Disposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik dari Kasubag Tata Usaha Kasubag Tata Usaha

Sistem

Login Penggguna

Membuka tab menu data calon peserta PKL

Menampilkan list data calon peserta PKL

Melakukan klik di salah satu data calon peserta PKL

Menampilkan halaman detail peserta PKL yang telah didisposisi Pengelola Tata Usaha

Melakukan klik disposisi ke Kasudin Kominfotik

Merubah status menjadi sudah didisposisi ke Kasudin Kominfotik

Mendapat pesan bahwa data calon peserta PKL Sudah Disposisi ke Kasudinkominfotik

Gambar 3. 12 Activity Diagram Disposisi ke Kasudin Kominfotik Bila pengelola tata usaha telah mendisposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha, selanjutnya kasubag tata usaha akan mendisposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik (kepala suku dinas komunikasi informasi dan statistik). Bila sudah diklik disposisi ke Kasudin Kominfotik


56

akan muncul pesan bahwa data calon peserta PKL telah didisposisi ke Kasudin Kominfotik. 3.4.2.10 Activity Diagram Penempatan Tempat Magang PKL Bekerja

Kasubag Tata Usaha

Sistem

Login Pengguna

Membuka tab menu peserta PKL yang belum punya tempat magang

Menampilkan halaman yang berisi list data peserta PKL yang belum punya tempat magang

Membuka halaman detail peserta PKL yang belum punya tempat magang

Melakukan klik tempatkan seksi/ instansi

Menampilkan halaman input tempatkan ke seksi/instansi

Menginput seksi/ instansi untuk tempat magag

Menyimpan data seksi/instansi di database

Mendapat pesan bahwa seksi/instansi telah diinput

Gambar 3. 13 Activity Diagram Penempatan Tempat magang


57

Setelah resmi menjadi peserta PKL, peserta PKL akan diarahkan tempat kerjanya oleh Kasubag Tata Usaha dengan cara memilih seksi/instansi di form arahkan seksi/instansi. Bila sudah memilih pilihan seksi/instansinya maka akan muncul pesan bahwa seksi/instansi telah ditambahkan. 3.4.2.11 Activity Diagram Penerimaan Peserta PKL Kasudinkominfotik

Sistem

Login Pengguna

Mebuka tab menu data calon peserta PKL

Menampilkan list data calon peserta PKL

Membuka halaman detail calon peserta PKL yang telah didisposisi kasubag tata usaha

Menampilkan halaman detail calon peserta PKL yang telah didisposisi kasubag tata usaha

Melakukan klik belum magang

Merubah status menjadi Sudah Magang

Mendapat pesan bahwa status calon peserta PKL menjadi magang

Gambar 3. 14 Activity Diagram Penerimaan Peserta PKL


58

Apabila data calon peserta PKL telah didisposisi pengelola tata usaha dan kasubag tata usaha maka Kasudin Kominfotik mengaktifkan status data calon peserta PKL menjadi aktif yang berarti calon peserta PKL resmi menjadi peserta PKL dan akan muncul pesan status berubah menjadi Peserta PKL aktif.


59

3.4.3 Sequence Diagram Sistem Usulan 3.4.3.1 Sequence Diagram Sistem Usulan Login

Login

Pengguna

Masuk ke Login

Data Pengguna

Proses Login

Halaman Pengguna

- Input nama pengguna/kode pengguna - Input kata Sandi Ambil kode_peserta/nama pengguna

Mengecek Gagal Login Masuk ke Halaman Dashboard

Gambar 3. 14 Sequence Diagram login

Peserta PKL masuk ke halaman login, lalu memasukkan nama pengguna/kode peserta dan kata sandi bila sudah diinput sistem akan mencocokkan nama pengguna/kode peserta dan kata sandi yang dimasukkan dengan yang ada di basis data bila benar maka akan masuk ke halaman pengguna.

3.4.3.2 Sequence Diagram Sistem Usulan Registrasi Calon Peserta PKL

Pengguna

Form Pendaftaran

Data Peserta

Halaman Beranda

Isi form pendaftaran Kirim isi form Menyimpan

Tampilkan notifikasi pendaftaran

Gambar 3. 15 Sequence Diagram Registrasi Calon Peserta PKL


60

Calon Peserta PKL masuk ke halaman form registrasi, lalu mengisi data di field form registrasi. Setelah itu data-data yang ada di field dan sudah terisi maka akan dikirimkan dan tersimpan ke database peserta PKL. Setelah itu akan kembali ke halaman beranda dan muncul notifikasi data telah tersimpan.

3.4.3.3 Sequence Diagram Sistem Usulan Proses disposisi calon peserta PKL ke kasubag tata usaha


Masuk

Menu Calon Peserta PKL

Detail Calon Peserta PKL

Peserta

Disposisi surat magang ke Kasubag Tata Usaha

Ambil kode peserta()

Ubah status Kembali ke menu calon peserta PKL

Gambar 3.16 Sequence Diagram disposisi ke kasubag TU

Pengelola tata usaha membuka menu calon peserta PKL, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk mengubah status belum disposisi menjadi sudah disposisi ke kasubag tata usaha. Proses pengubahan status mengambil kode peserta sebagai rujukan utamanya di basis data. Setelah merujuk kode peserta lalu status belum disposisi diupdate menjadi sudah disposisi, lalu kembali ke halaman detail peserta.


61

3.4.3.4 Sequence Diagram Sistem Usulan Proses disposisi surat magang calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik

Kasubag Tata Usaha

Masuk



Peserta

Disposisi surat magang ke Kasudinkominfotik


Ubah status Kembali ke menu calon peserta

Gambar 3.17 Sequence Diagram disposisi ke Kasudin Kominfotik

Kasubag tata usaha membuka menu calon peserta PKL, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk mengubah status belum disposisi menjadi sudah disposisi ke Kasudin Kominfotik. Proses pengubahan status mengambil kode peserta sebagai rujukan utamanya di basis data. Setelah merujuk kode peserta lalu status belum disposisi diupdate menjadi sudah disposisi, lalu kembali ke halaman detail peserta.


62

3.4.3.5 Sequence Diagram Sistem Usulan penerimaan Peserta PKL oleh Kasudin Kominfotik

Kasudinkominfotik


Masuk


Peserta

List peserta PKL

Mengubah status calon menjadi peserta PKL


Ubah status Mengarah ke halaman list peserta PKL

Gambar 3.18 Sequence Diagram Penerimaan Calon Peserta PKL

Kasudin Kominfotik membuka menu calon peserta PKL, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk mengubah status belum magang menjadi sudah magang. Proses pengubahan status mengambil kode peserta sebagai rujukan utamanya di basis data. Setelah merujuk kode peserta lalu status belum menajdi peserta diupdate menjadi maganglalu kembali ke halaman detail peserta.


63

3.4.3.6 Sequence Diagram Sistem Usulan pengarahan peserta PKL ke seksi/instansi

Kasubag Tata Usaha

Menu peserta yang belum punya tempat magang

Pilih seksi/instansi (sekti)

Data sekti

Data peserta

Detail Peserta

detail peserta PKL Pilih seksi/instansi (sekti) Ambil kode_sekti Kirim kode sekti

Kirim ke data peserta Mengarah ke halaman detail

Gambar 3.19 Sequence Diagram pengarahan tempat kerja

Kasubag tata usaha membuka menu peserta yang belum punya tempat magang, lalu masuk ke detail calon peserta PKL untuk menambahkan tempat magang (seksi/instansi). Proses peninputan seksi/instansi ini merujuk pada proses update kolom tabel kode_sekti yang masih kosong lalu diisi kode_sekti-nya sebagai rujukan utamanya di basis data. Bila kode sekti sudah dimasukkan/diubah berarti peserta PKL langsung mendapatkan seksi/instansi tempat magang di sudin kominfotik.


64

3.4.3.7 Sequence Diagram sistem usulan input akun peserta PKL

List peserta no akun

Pengelola TU

Detail Peserta

Form input akun

Data Pengguna

Buka menu data peserta yang belum punya akun Masuk ke detail peserta

Isi katasandi

Kirim data akun peserta Simpan akun Mengarahkan ke halaman detail peserta PKL

Gambar 3.20 Sequence Diagram input akun peserta PKL

Pengelola tata usaha menambahkan akun peserta PKL dengan cara masuk ke menu list peserta yang belum memiliki akun, lalu pilih peserta yang mana dulu yang akan diinputkan akunnya(bila pesertanya banyak/lebih dari 1) bila sudah dipilih secara otomatis akan masuk ke halaman detail peserta yang baru saja dipilih. Setelah itu akan muncul halaman form tambah akun yang berisi field kode peserta dan katasandi. Field kode peserta sudah terisi dan tidak bisa diubah karena bersifat disable field. Maka yang diisi hanya field katasandinya saja. Bila field katasandi sudah terisi lalu klik buat akun maka akun terkirim ke dan siap untuk digunakan.


65

3.4.3.8 Sequence Diagram Sistem Usulan input jadwal peserta PKL


Form input jadwal

Data kegiatan

Data Peserta

Detail Peserta

Masuk form input jadwal Get kode kegiatan ()

Pilih kode sub kegiatan () Ubah kode_sub_kegiatan

Gambar 3.21 Sequence Diagram input jadwal peserta PKL

Pengelola tata usaha menambahkan jadwal peserta PKL dengan cara masuk ke menu list peserta yang belum memiliki jadwal, lalu pilih peserta yang mana dulu yang akan diinputkan jadwalnya(bila pesertanya banyak/lebih dari 1) bila sudah dipilih secara otomatis akan masuk ke halaman detail peserta yang baru saja dipilih. Setelah itu akan muncul halaman form tambah jadwal yang berisi field kode peserta,nama peserta dan pilihan-pilihan kode sub kegiatan. Field kode peserta dan nama sudah terisi dan tidak bisa diubah karena bersifat disable field. Maka yang diisi hanya field katasandinya saja. Bila field kode sub kegiatan sudah terisi lalu klik buat akun maka akun terkirim ke dan siap untuk digunakan.


66

3.4.3.9 Sequence Diagram Sistem Usulan input nilai peserta PKL


List seksi

List Peserta

Detail peserta

Form nilai

Data Nilai peserta

Buka menu list seksi/instansi Masuk ke List peserta

Masuk ke detail peserta

Isi form nilai Kirim nilai dan kode peserta

Simpan Nilai dan kode peserta

Mengarah ke halaman detail peserta

Gambar 3.22 Sequence Diagram input nilai peserta PKL

Pengelola tata usaha menambahkan nilai peserta PKL(khusus SMK) dengan cara masuk ke menu list seksi/instansi, lalu akan muncul list seksi/instansi. Pilih salah satu seksi/instansi lalu akan muncul daftar peserta yang magang di seksi/instansi tersebut dalam bentuk tabel. Peserta yang diinput nilainya hanya peserta dari SMK sedangkan peserta dari perguruan tinggi tidak perlu diinput nilainya. Di tabel tersebut bila peserta dari SMK akan ada button input nilai, klik button input nilai. Setelah itu isi form nilai oleh pengelola tata usaha, bila sudah diisi maka klik tambah nilai maka akan mengarah ke detail nilai peserta PKL


67

3.4.3.10 Sequence Diagram Sistem Usulan cetak surat magang peserta PKL

Profil

Peserta

Data Peserta

Detail Surat

Masuk ke profil

Ambil kode peserta ()

Cetak surat magang

Gambar 3.23 Sequence Diagram cetak surat keterangan magang

Peserta PKL mencetak surat magang dengan cara buka menu profil. Di menu profil ada tombol cetak surat magang yang berfungsi untuk mencetak surat magang resmi dari sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat.

3.4.3.11 Sequence Diagram Sistem Usulan cetak jadwal peserta PKL

Peserta PKL

Lihat Jadwal Magang

Data Kegiatan

Detail Jadwal

Masuk ke lihat jadwal magang Ambil kode peserta() dan kode sub kegiatan()

Cetak Jadwal

Gambar 3.24 Sequence Diagram cetak jadwal kerja peserta PKL

Peserta PKL mencetak jadwal peserta PKL dengan cara buka lihat jadwal. Di menu lihat jadwal ada tombol cetak jadwal magang yang berfungsi untuk mencetak jadwal magang resmi dari sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat.


68

3.4.3.12 Sequence Diagram Sistem Usulan cetak nilai peserta PKL

Lihat Nilai

Peserta PKL(SMK)

Detail Nilai

Data Nilai

Masuk ke lihat nilai

Ambil kode peserta ()

Cetak Nilai

Gambar 3. 25 Sequence Diagram cetak nilai peserta PKL

Peserta PKL mencetak nilai peserta PKL(khusus SMK) dengan cara buka lihat nilai. Di menu lihat nilai ada tombol cetak nilai selama magang yang berfungsi untuk mencetak nilai selama magang di sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat.

3.4.3.13 Sequence Diagram Sistem Usulan edit biodata peserta PKL

Profil

Peserta PKL

Data Peserta PKL

Form Edit

Buka halaman profil Edit profil

Kirim data yang diedit

Ubah data Kembali ke halaman profil

Gambar 3.26 Sequence Diagram edit biodata peserta PKL


69

Peserta PKL mencetak nilai peserta PKL(khusus SMK) dengan cara buka lihat nilai. Di menu lihat nilai ada tombol cetak nilai selama magang yang berfungsi untuk mencetak nilai selama magang di sudin kominfotik kota administrasi jakarta barat.


70

3.5 Rancangan Basis Data Rancangan Basis Data merupakan susunan tabel-tabel dari sebuah basis data yang berfungsi untuk menyimpan data dari penggunaan sistem. Rancangan basis data yang :

3.5.1 Class Diagram Sistem Usulan

1

peserta kode_ peserta kode_ sekti( seksi/instansi) kode_ surat kode_sub_ kegiatan nimp nama_ peserta tempat_ lahir tanggal_ lahir jenis_ kelamin asal alamat_ rumah alamat_ email nomor_ telepon foto surat status tanggal_ masuk tanggal_ keluar tanggal_ daftar status_ akun jurusan periode status_ periode

1

id_ pengguna

1

kode_ peserta nama_ pengguna kata_ sandi status status_ pengguna

Menginput

+ Select () + Insert () + Update ()

Mendapat

*

1 id_nilai nama_ kriteria kode_ peserta nilai

1

+ Select () + Insert () + Delete ()

artikel id_artikel judul_artikel detail_artikel gambar tanggal

nilai

+ Select () + Update () + Insert () Mendapat

pengguna

1

Memiliki

+ Select() Meng-update

* menu

* 1

1

Mendapat

1

kegiatan kode_ kegiatan kode_sub_ kegiatan kode_ sekti nama_ sekti

sekti( seksi /instansi ) kode_ sekti

id_menu nama_menu status - update()

+ Select () + Insert() + Update () + Delete ()

nama_ sekti + Select ()

Gambar 3.27 Class Diagram 3.5.2 Struktur tabel Struktur pada sebuah aplikasi merupakan hal yang sangat penting, apalagi sistem tersebut memiliki database, berikut adalah tabel-tabel yang digunakan dalam perancangan sistem ini :


71

Tabel 3.13 Tabel Peserta Nama Tabel : Peserta Tipe Data Panjang varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar Date varchar varchar Text varchar varchar varchar varchar varchar Date Date Date varchar varchar varchar varchar

Kolom kode_peserta kode_sekti kode_surat kode_sub_kegiatan nimp nama_peserta tempat_lahir tanggal_lahir jenis_kelamin asal alamat_rumah alamat_email nomor_telepon foto surat status tanggal_masuk tanggal_keluar tanggal_daftar status_akun jurusan periode status_periode

10 3 10 7 11 50 25

Keterangan Primary Key Foreign Key Foreign Key Foreign Key

9 50 35 14 25 35 1

1 65 35 1

Tabel 3.14 Tabel Sekti (Seksi/Instansi) Nama Tabel : sekti Tipe Data Panjang Keterangan Varchar 3 Primary Key Varchar 50

Kolom kode_sekti nama_sekti

Tabel 3.15 Tabel Kegiatan Kolom kode_kegiatan kode_sub_kegiatan kode_sekti nama_kegiatan

Nama Tabel : kegiatan Tipe Data Panjang Varchar 7 Varchar 5 Varchar 3 Varchar 55


Keterangan Primary Key Foreign Key Foreign Key

72

Tabel 3.16 Tabel Pengguna Kolom id_pengguna kode_peserta nama_pengguna kata_sandi status status pengguna

Nama Tabel : pengguna Tipe Data Panjang Keterangan Varchar 10 Primary Key varchar 14 Foreign Key Varchar 55 Varchar 50 Varchar 1 varchar 35

Tabel 3.17 Tabel Nilai Kolom id_nilai kode_peserta nama_kriteria nilai

Nama Tabel : nilai Tipe Data Panjang Varchar varchar Varchar Varchar

Keterangan 7 Primary Key 10 Foreign Key 15 2

Tabel 3.18 Tabel Menu Kolom id_menu nama_menu status

Nama Tabel : menu Tipe Data Panjang integer varchar status

Keterangan 11 Primary Key 20 15

Tabel 3.19 Tabel Artikel Kolom id_artikel judul_artikel detail_artikel gambar tanggal

Nama Tabel : artikel Tipe Data Panjang Integer Varchar Text Varchar datetime


Keterangan 11 Primary Key 250 25

73

3.4 Rancangan Layar Rancangan layar adalah gambaran sederhana dari tampilan sistem yang akan dibuat sesuai dengan rencana yang ditentukan pada tahap analisa sistem yang sedang berjalan. Rancangan layar dari sistem yang akan dibuat, seperti ini : 1. Rancangan Layar Halaman Awal

Gambar 3.28 Rancangan Layar Form Registrasi Calon Peserta PKL

2. Rancangan Layar Form Registrasi

Gambar 3.29 Rancangan Layar Form Registrasi


74

3. Rancangan Layar Login

Gambar 3.30 Rancangan Layar Form Login

4. Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard

Aplikasi Administrasi PKL Sudin Kominfotik

Disposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha Nama calon peserta

<>

Asal institusi pendidikan

<>

Diposisi TU Belum Disposisi

Jurusan pendidikan

<<Jurusan pendidikan calon peserta>>

List Peserta PKL

Pilihan periode magang

<>

List seksi/instansi

Alamat rumah

<>

Tunda disposisi

Alamat email

<>

Selesai magang

Nomor telepon

<>

Tidak ada jadwal

Status

Foto calon peserta

Belum didisposisi ke kasubag tata usaha

Tidak ada akun Aktivasi pengumuman

Lihat surat izin

Hapus calon peserta

Simpan ke berkas calon peserta

Data peserta PKL di lain periode Master data kegiatan

Gambar 3.31 Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke kasubag tata usaha


75

5. Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard


Disposisi data calon peserta PKL ke kasudinkominfotik Nama calon peserta

<>


<>


Jurusan pendidikan


List Peserta PKL


<>

List seksi/instansi

Alamat rumah

<>

Tunda disposisi

Alamat email

<>

Selesai magang

Nomor telepon

<>

Tidak ada jadwal

Status

Foto calon peserta

Belum didisposisi ke kasudinkominfotik


Lihat surat izin

Hapus calon peserta



Gambar 3.32 Rancangan layar disposisi data calon peserta PKL ke Kasudin Kominfotik

6. Rancangan layar penerimaan calon peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard


Halaman penerimaan calon peserta PKL Nama calon peserta

<>


<>


Jurusan pendidikan


List Peserta PKL


<>

List seksi/instansi

Alamat rumah

<>

Tunda disposisi

Alamat email

<>

Selesai magang

Nomor telepon

<>

Tidak ada jadwal

Status

Belum magang


Lihat surat izin

Hapus calon peserta



Gambar 3.33 Rancangan layar penerimaan calon peserta PKL


Foto calon peserta

76

7. Rancangan layar form tambahkan seksi/instansi untuk peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard Diposisi TU


Form tambahkan seksi/instansi untuk tempat kerja peserta PKL Kode peserta

<>

Nama peserta

<>

Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi

Kode sub kegiatan

Pilihan seksi/instansi

Tunda disposisi

<> <> <> <> <>

Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun

Tambah jadwal

Aktivasi pengumuman

Batal


Gambar 3.34 Rancangan layar form tambahkan seksi/instansi

8. Rancangan Layar Form Pengaktifan akun peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <>


Dashboard

Form pengaktifan akun peserta PKL

Diposisi TU

Kode peserta

Belum Disposisi

Nama calon peserta

<>

List Peserta PKL


<>

List seksi/instansi Tunda disposisi

<>

Jurusan pendidikan



<>

Alamat rumah

<>

Alamat email

<>

Nomor telepon

<>

Selesai magang Tidak ada jadwal Tidak ada akun Aktivasi pengumuman

Status akun Lihat surat izin

Tidak aktif Hapus calon peserta



Gambar 3.35 Form Arahkan Peserta PKL Ke Seksi/Instansi


Foto calon peserta

77

9. Rancangan Layar Buat Akun Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <>


Form buat akun untuk peserta PKL

Dashboard Diposisi TU

Kode peserta

<>

Nama peserta

<>

Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi

Katasandi

<<masukkan katasandi>>

Tunda disposisi Selesai magang Buat akun

Tidak ada jadwal

Batal

Tidak ada akun Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Master data kegiatan

Gambar 3.36 Rancangan Layar Buat Akun

10. Rancangan Layar Input Jadwal Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard Diposisi TU


Form tambah jadwal magang untuk peserta PKL Kode peserta

<>

Nama peserta

<>

Belum Disposisi List Peserta PKL List seksi/instansi Tunda disposisi Selesai magang Tidak ada jadwal

Kode sub kegiatan

Pilihan kode sub kegiatan <> <> <> <> <>


Tambah jadwal

Batal


Gambar 3.37 Rancangan Layar Input Jadwal


78

11. Rancangan Layar Form Input Nilai Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <>


Form tambah nilai untuk peserta PKL

Dashboard Diposisi TU Belum Disposisi List Peserta PKL

Asal institusi pendidikan <>

Kode peserta

<>

Nama peserta

<> Instansi magang

<>

Penilaian peserta PKL

List seksi/instansi

Kerapihan

<>

Kejujuran

<>

Selesai magang

Kedisiplinan

<>

Tidak ada jadwal

Kerja sama

<>

Keterampilan

<>

Input nilai

Batal

Tunda disposisi

Tidak ada akun

`

Aktivasi pengumuman Data peserta PKL di lain periode Master data kegiatan

Gambar 3.38 Rancangan Layar Form Input Nilai Peserta PKL

12. Rancangan Lyar Tampilan Jadwal Magang Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard


Jadwal magang di Sudin Kominfotik

Profil Kode Peserta

<>


<>

Nama Peserta

<>

Institusi magang

<>

Lihat jadwal Lihat nilai No

Nama kegiatan

Cetak jadwal

Gambar 3.39 Rancangan Layar Tampilan Jadwal


79

13. Rancangan Layar Tampilan Nilai Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <> Dashboard Profil Lihat jadwal Lihat nilai


Penilaian peserta PKL selama magang di Sudin Kominfotik Kode Peserta

<>


<>

Nama Peserta

<>

Institusi magang

<>

No

Nama kriteria

1 2 3 4 5 Cetak nilai

Gambar 3.40 Rancangan Layar Tampilan Nilai

14. Rancangan Layar Cetak Surat Magang PKL


Nilai

80

Gambar 3.41 Rancangan Cetak Surat Magang Peserta PKL 15. Rancangan Layar Edit Biodata Peserta PKL Anda masuk sebagai <<status pengguna>> Selamat datang, <>


Edit Biodata Peserta PKL Dashboard Profil Peserta

Kode Peserta

<>

Nama Peserta

<>

Lihat Jadwal


Lihat Nilai

Jurusan pendidikan

<> <<Jurusan Pendidikan>>

Jenis Kelamin

<<Jenis Kelamin>>

Tempat Lahir

<>

Tanggal Lahir

<>

Alamat rumah

<> <>

Alamat email Pilihan periode magang

<>

Foto

Nama file foto

Browse

Foto sebelumnya Edit

Gambar 3.42 Rancangan Layar Edit Biodata Peserta PKL


81


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents