BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1 Gambaran Umum Berikut ini gambaran beberapa sejarah, visi, misi dan dan struktur organisasi dari PT.Graha Kerindo Utama :

3.1.1 Sejarah PT.Graha Kerindo Utama PT Graha Kerindo Utama, salah satu anak perusahaan grup Kompas Gramedia, adalah salah satu perusahaan converting tisu di Indonesia. Memasarkan produk tisu dengan merek dagang Tessa, Multi dan Dynasty, dan dari berbagai jenis tisu Facial, Toilet, Napkin, dan Towel, diproduksi bermacam-macam produk yaitu Facial Box, Softpack, Refill, Travel Pack, Pop-Up, Handkerchief, Compact, Pocket/Wallet, Toilet, Napkin, Cocktail, Dinner Napkin, Kitchen Towel, Hand Towel dan JRT (Jumbo Roll Tissue). Dua puluh delapan tahun yang lalu tepatnya pada tanggal 9 September

1986,

layanan pemotongan

berawal kertas.

dari

usaha

Berdirilah

yang

bergerak

PT.Graha Kerindo

pada Utama

yang lahir dan bertumbuh sebagai perusahaan yang berfokus pada produksi kertas tisu potong (Converting Tissue). Dan kini PT.Graha Kerindo Utama

juga mengembangkan

usahanya pada produksi Jumbo Roll guna memenuhi kebutuhan lokal maupun permintaan pasar ekspor sebaik mungkin, sehingga pada tahun 2005 di dirikanlah Site Cikampek, sebagai cikal bakal

berdirinya

PT.Graha Cemerlang Paper Utama. PT.Graha Kerindo Utama & PT.Graha Cemerlang Paper Utama sangat menjaga kualitas bahan dasar kertas tisu yang dihasilkan, yaitu selalu menyesuaikan kebutuhan konsumen saat ini. Dengan demikian

52 http://digilib.mercubuana.ac.id/

53

pencapaian kualitas produk yang baik serta ketepatan waktu produksi adalah menjadi prioritas bagi perusahaan. Produk dengan merek Tessa merupakan produk unggulan GKU yang mempunyai standar kualitas yang selalu dijaga. Tessa, merupakan merek tisu yang kuat, memperoleh penghargaan Top Brand sejak 2007, memberikan banyak pilihan produk baik berdasarkan fungsi pemakaian maupun desain kemasan. Selain penghargaan Top Brand sejak tahun 2007 (sejak kategori tisu masuk dalam survey Top Brand), merek Tessa juga memperoleh penghargaan Original Brand tahun 2010, 2011, 2014, 2015 dan penghargaan Social Media 2011, 2013, 2014. Penghargaan yang baru-baru ini diterima (tanggal 16 Mei 2015) adalah penghargaan dari Kementerian Lingkungan Hidup. Ini adalah bentuk dukungan pemerintah kepada PT Graha Kerindo Utama yang telah mengeluarkan produk menggunakan kemasan yang bisa terurai dengan cepat dan tidak merusak lingkungan. Pemerintah berharap GKU kedepannya akan menambah pemakaian plastic degrideble pada semua kemasan Tissue TESSA.

3.1.2 Visi dan Misi Menjadi perusahaan paper base consumer product terkemuka di ASIA TENGGARA dengan memproduksi produk yang unggul dan inovatif yang menjadi pilihan yang utama bagi pelanggan.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

54

3.1.3 Kantor Cabang PT.Graha Kerindo Utama KANTOR CABANG

PT.GKU Pusat Gd.Kompas Jkt

Pabrik Cibitung

Region 1

 Jakarta MT  Jakarta GT

Region 2

Pabrik Cikampek

Kantor Cabang

Region 3

 SUMATRA - Medan - Pekanbaru - Palembang - Lampung

 JATENG - Purwakarta - Semarang - Yogyakarta - Solo

 JABAR - Bogor - Bandung - Tasik - Cirebon

 JATIM-BALI - Surabaya - Kediri - Malang - Jember - Denpasar

Tissue

Non Tissue

DISTRIBUTOR  Kalimantan - Banjarmasin - Samarinda

Gambar 3. 1 Kantor Cabang PT.GKU Dibawah ini adalah keterangan kantor dan cabang pada PT.Graha Kerindo Utama : a. Kantor Pusat PT.Graha Kerindo Utama, Gedung Kompas Jakarta Kantor pusat ini adalah sebagai tempat berkumpulnya para salesmarketing dan finance, dimana semua activity berjalan dari mulai


55

membuat perencanaan, report order, pembayaran dan semua yang berhubungan dengan management approval. b. Pabrik Cibitubg – Bekasi Tempat ini adalah tempat terjadinya produksi Tissue Tessa untuk semua varian dari travel pack, soft pack, toilet dan napkin. Dan disini juga letak ekspedisi pusat dari PT.Graha Kerindo Utama, dimana activity mulai dari menerima surat jalan daru pusat. Menyiapkan barang dan mengantarnya serta mengetahui stock yang tersedia untuk di distribusikan. c. Pabrik Cikampek Pada pabrik ini khusus memproduksi item-item yang fast moving, salah satunya adalah produk TESSA ramah lingkungan (GO GREEN). Dimana banyak sekali permintaan akan produk ini dari customer, maka PT.Graha Kerindo mendirikan pabrik ke-2 yang terletak di daerah cikampek. Produksi untuk beberapa item fast moving ini mencapai 20.000 pcs/ harinya. d. Kantor Cabang PT.Graha Kerindo Utama mempunya 19 kantor cabang selain Jakarta untuk memasarkan hasil produksinya keseluruh daerah yang ada di Indonesia. Selain kantor cabang kita juga mempunyai distributor yang ada dikota-kota yang jauh terjangkau. Kantor cabang terbagi 3 region masing-masing, yaitu : 

Region 1 terdiri dari : Modern Trade Jakarta dan Traditional Trade.



Region 2 terdiri dari : Medan, Pekanbaru, Palembang, Lampung, Bogor, Bandung, Tasik dan Cirebon.



Region 3 terdiri dari :

Purwakarta,

Semarang,

Yogyakarta,

Surabaya, Solo, Kediri, Malang, Jember, Bali, Banjarmasin dan Samarinda.


56

3.1.4 Struktur Organisasi STRUKTUR ORGANISASI Komisaris

Direktur

DIREKSI

Operational Head General Manager

Factory General Manager

Human Resource

Administration General Manager

Production Manager

Purchasing Manager

PPIC Manager

Chief Logistic

Cost Control

Staff Production

Staff Purchasing

Staf PPIC

Staff Logistic

Staff Pajak

Accounting

Sales&Marketing General Manager

Finance

Marketing Manager

Sales Manager

Promotion Activity

Staff Sales

Product Category

Gambar 3. 2 Struktur Organisasi PT.GKU Dibawah ini adalah tugas, wewenang dan tanggung jawab masing – masing divisi di PT.Graha Kerindo Utama : a. Komisaris Melakukan pengawasan terhadap perusahaan dan memberikan nasihat kepada direksi dalam melakukan kebijakan – kebijakan dan

melakukan

pengurusan

kepada

perusahaan

serta

bertanggung jawab terhadap report untuk corporate ( CEO / Owner ). b. Direktur Memimpin perusahaan dengan mengeluarkan kebijakan – kebijakan perusahaan dan memilih, menetapkan, mengawasi para jajaran direksi. Serta menyetujui anggaran tahunan perusahaan.


IT Manager

57

c. Operational Head General Manager Mengawasi budgeting pada divisi Factory, Sales – Marketing dan menyetujui

perencanaan

dari

masing-masing

divisi

serta

memonitor seluruh cabang yang ada. d. Factory General Manager Mengendalikan seluruh kegiatan – kegiatan yang berlangsung di pabrik mulai dari pembelian bahan baku sampai produksi dan bertanggung jawab terhadap para manager yang terkait mengenai kelancaran aktifitas yang ada di pabrik. e. Administration General Manager Mengkontrol cost pengeluaran pada perusahaan dan menekan biaya pada semua divisi agar lebih save budget. f. Sales & Marketing General Manager Monitoring

perencanaan activity dan budgeting pada divisi

sales-marketing serta menyetujui strategi yang dibuat oleh masing – masing divisi. Sales & Marketing General Manager juga bertanggung jawab terhadap semua cabang yang ada dari mulai pertumbuhan cabang sampai apa yang harus dilakukan agar cabang menghasilkan profit yang baik. g. Human Resource Bertugas untuk recruitment dan seleksi calon tenaga kerja serta pengembangan – evaluasi tenaga kerja yang ada. Memberikan proteksi dan kompensasi pada seluruh pegawai. h. Production Manager Membuat laporan pemakaian barang baku, tujuannya agar jumlah stock bahan baku dapat diketahui dan dikontrol oleh PPIC serta membuat laporan produksi. i. Purchasing Manager


58

Membuat perencanaan pembelian barang dan membandingkan dengan beberapa supplier agar mendapatkan harga dan kualitas yang lebih baik. j. PPIC Manager Melakukan pengecekkan bahan baku dan membuat rencana produksi sesuai dengan rencana penjualan serta melakukan update stock bahan baku. k. Chief Logistic Mengawasi jalannya pengiriman barang dan mengecek terlebih dahulu barang yang akan dikirim serta membuat report untuk barang yang berhasil dikirim atau ditolak. l. Cost Control Monitoring audit internal, mengawasi proses pelaksanaan akuntansi keuangan dan pelaksanaan akuntansi management serta mengawasi proses perpajakan perusahaan. m. Accounting Membukukan semua kejadian transaksi yang berpengaruh terhadap keungan perusahaan dan mencatat biaya penngeluaran dan pemasukan serta membuat laporan keuangan yang disusun pada akhir periode. n. Finance Bertanggung jawab atas kegiatan uang, memonitor dan mengontrolnya serta meerangkum laporan-laporan keuangan yang diperlukan untuk management. o. Marketing Manager Membuat strategy dan activity promosi, mengorganisir semua aktifitas marketing serta mendevelop produk untuk di pasarkan. p. Sales Manager


59

Mencari customer baru dan melaporkan kondisi perkembangan pasar kepada atasannya serta membuat perencanaan promosi setiap bulan. q. Sales Mencari orderan barang ke customer dan memantau omset perbulan.

3.2 Proses Bisnis Berjalan Tissue sudah menjadi kebutuhan sehari-hari masyarakat sekarang, dengan tissue kita tidak akan susah lagi untuk menghapus keringat menggunakan sapu tangan. Dengan pesatnya pertumbuhan akan permintaan produk tersebut banyak store – store yang meminta cepat orderannya untuk di datangkan. Sedangkan pada perusahaan PT.Graha Kerindo

Utama

itu

merupakan

suatu

kendala

untuk

bisa

mendatangkannya setelah di order. Karena proses yang ada pada perusahaan ini sangat lamban untuk mengeksekusinya. Pertama Sales mendatangi toko untuk menerima orderan para customer dengan menggunakan form order yang sudah dicetak berupa kertas, setelah sales selesai mengorder pada toko tersebut sales harus mendatangi 4 toko berikutnya untuk melakukan hal yang sama. Setelah selesai menerima orderan dari toko tersebut kemudian sales kembali ke kantor untuk memberikan kertas order kepada supervisor untuk di tanda tangani sebagai persetujuan order. Setelah itu kertas order diberikan kepada admin pusat untuk di input dan dicetak lalu diberikan kepada bagian staff expedisi yang ada di pabrik pada esok harinya karena sales kembali kekantor pada sore hari dan itu tidak memungkinkan admin pusat untuk menginput pada saat itu juga. Proses orderan sampai pada staff expedisi memakan waktu 2 hari dan staff expedisi menyiapkan pesanan barang di hari ketiga, sedangkan masa expired PO itu adalah 3 hari. Jadi dari


60

masalah ini perusahaan sering kehilangan omset karena keterlambatan datang barang kepada customer dan ini sangat membuang-buang waktu. Belum lagi karena masalah ini, perusahaan sering membuang budget khusus untuk para admin karena lembur yang berkepanjangan hampir setiap hari dan ini sangat tidak efektif untuk dilakukan. Perusahaan sudah kehilangan omset akibat pengiriman telat karena PO Berikut adalah Proses Bisnis Berjalan yang ada pada PT.Graha Kerindo Utama :

Order from customer

Form Form order order

Surat Jalan

Input order

Cibitung Warehouse

Deliver to Customer

CUstomer

Surat Jalan

Packaging

Mencatat&Fi ling SJ

Receipt Receipt

Shipping

Shipping

Receipt Receipt

Collector

Invoice

Gambar 3. 3 Proses bisnis berjalan pada PT.GKU

Urutan proses bisnis yang sudah berjalan pada saat ini adalah : a. Sales mengorder ketoko lalu kembali kekantor dan menyerahkan form order kepada admin untuk diinput.


61

b. Admin menginput orderan yang telah diterima dari sales, kemudian dibuatlah surat jalan dan langsung dicetak. c. Setelah surat jalan dicetak kemudian kolektor datang mengambil surat jalan tersebut pada sore hari dan mengantarnya ke admin expedisi yang ada di cibitung. d. Admin expedisi kemudian mencatat dan memfiling surat jalan tersebut, setelah itu admin expedisi menyiapkan barang yang akan dikirimkan ke customers/toko dengan dibantu oleh staff expedisi. e. Sopir mengirim barang ke customer setelah itu meminta paraf kepada customer bahwa barang yang dipesan sudah sampai dengan sesuai pesanan. f. Kemudian sopir kembali ke pabrik cibitung dengan membawa surat jalan yang sudah di paraf oleh si penerima barang dan langsung dikasihkan kepada admin expedisi. g. Setelah surat jalan sampai ke admin expedisi kemudian kolektor mengambil surat jalan itu kembali dan membawanya ke kantor pusat yang ada di Jakarta untuk diberikan kepada finance. h. Finance membuat invoice berdsarkan surat jalan yang sudah di paraf dan mencetaknya, kemudian diberikan kepada kolektor kembali untuk menagihkan. i. Kolektor menagih kepada customer. Pada proses berjalan diatas, maka ditemukan permasalahan yang ada pada PT.Graha Kerindo Utama sebagai berikut : 1. Keterlambatan datang barang mengakibatkan kekosongan akan ketersediaan barang di pasaran. 2. Terjadinya Expired PO yang mengakibatkan perusahaan kehilangan omset yang besar karena kedatangan barang melewati tanggal dari batas waktu PO sehingga barang tersebut di tolak.


62

3. Belum adanya system yang mempermudah mengakses order secara real time tanpa menunggu team sales kembali ke kantor untuk menyerahkan form order. 4. Meningkatnya budget perusahaan karena harus membayar upah lembur karyawan dan pembelian form order yang berlebih. Dari masalah yang ada diatas, maka solusi yang dibuat adalah membuat Aplikasi PO Online yang mampu mempermudah akses order melalui web sehingga tidak perlu lagi menunggu laporan PO dari lapangan dan tidak terjadi keterlambatan datang barang yang menyebabkan perusahaan kehilangan omset yang besar akibat di tolaknya barang.

3.3 Diagram Konseptual Berikut ini adalah Diagram Konseptual yang menggambarkan system yang akan di bangun :

Order from customer

Input order Via web browser

Spv sales Pilih PO

Approval order

Cibitung Warehouse

Deliver to Customer

CUstomer

Pilih PO yang Sudah di Approval & buat SJ

SJ

Packaging

Receipt

Collector

Verifikasi

Invoice

Pilih PO yang Sudah diverifikasi & buat invoice

Gambar 3. 4 Diagram Konseptual yang akan dibangun


63

Berdasarkan gambar 3.4 alur atau proses yang akan dibangun atau dirancang adalah : a. Sales menginput orderan dengan online tanpa harus balik kekantor untuk memberikan form order. b. Supervisor sales login dengan memilih orderan dan memberikan approval. c. Admin expedisi login dan memilih orderan yang sudah di approval kemudian langsung membuat surat jalan serta mencetaknya untuk diberikan kepada supir untuk pengiriman barang. d. Sopir mengirim barang dan meminta paraf kepada penerima barang kemudian balik ke pabrik untuk memberikan surat jalan yang sudah di ttd oleh si penerima barang atau customers. e. Admin expedisi melakukan verifikasi pada form surat jalan bahwa barang tersebut sudah sampai ke tangan customer. f. Finance memilih PO yang sudah diverifikasi kemudian langsung dibuatkan form invoice dan mencetaknya untuk diberikan kebagian kolektor/penagihan untuk ditagihkan kepada customer yang memesan.

3.4 Rancangan Unified Modelling Language Pada perancangan sistem ini akan menggunakan Unified Modelling Languange (UML) untuk untuk memenuhi semua kebutuhan sistem dan akan menjelaskan proses-proses yang akan terjadi pada aplikasi. Pada rancangan ini akan menggunakan beberapa diagram yaitu use case diagram, activity diagram, sequence diagram, dan class diagram.


64

3.4.1 Use Case Diagram

Input PO Online

Use Case PO Online Mencetak SJ

Login

<>

Sales

Verifikasi barang yg telah diterima

Approval PO Order

Admin Expedisi

Mencetak Invoice

Spv Sales Finance

Gambar 3. 5 Use Case Diagram yang akan dibangun Use Case diatas menggambarkan system yang akan dibangun mulai dari login yang berfungsi untuk verifikasi data yang akan mengakses aplikasi PO Online ini. Lalu pada team sales yang sudah login ini dapat menginput orderan langsung pada aplikasi ini tanpa memakai form orderan seperti sebelumnya. Kemudian Supervisor Sales login untuk mengecheck orderan yang telah selesai diinput oleh sales dan memilih PO untuk di approval langsung dan terkoneksi kepada staff expedisi. Staff expedisi login dan mengecheck PO yang sudah di approval kemudian langsung mencetak surat jalan untuk diproses dalam mengirim barang dan sesudah itu dilakukannya verifikasi barang yang sudah terkirim. Setelah itu baru finance login dengan mengecheck surat jalan yang sudah di verifikasi untuk dibuatkan sebuah invoice yang akan ditagihkan kepada customer oleh kolektor.


65

3.4.2 Deskripsi Use Case Tabel 3. 1 Deskripsi Use Case Login Nama Use Case

Login

Aktor

User

Deskripsi

Untuk masuk ke aplikasi dan menggunakan semua fitur di aplikasi

harus

menjadi

karyawan PT.Graha Kerindo Utama terlebih dahulu. Pra Kondisi

User yang belum memiliki akun akan diarahkan untuk mendaftar terlebih dahulu agar bisa login ke aplikasi.

Skenario

User melakukan login dengan syarat sudah mempunyai akun sebelumnya.

Jika

mempunyai

akun

belum akan

diarahkan untuk daftar baru. Post Kondisi

User bisa mengakses menumenu atau fitur yang ada di dalam aplikasi PO Online ini.

Tabel 3. 2 Deskripsi Use Case Input PO Online Nama Use Case

Input PO Online

Aktor

Sales

Deskripsi

Untuk menginput orderan pada aplikasi PO Online ini agar menghasilkan suatu PO untuk


66

diterbitkan

pada

form

PO

dibutuhkan sales. Pra Kondisi

Setelah sales login maka akan muncul halaman utama lalu open menu PO dan creat orderan.

Sebelum

sales

membuat

orderan

sales

diharuskan mengetahui tentang client yang akan mengorder barang. Skenario

Sales login akan muncul menu halaman

utama

kemudian

sales memilih menu PO dan akan langsung menampilkan menu order. Setelah itu sales mengisi

orderan

dengan

kode

barang,

menginput

quantity dan nama customer yang memesan barang untuk langsung dibuatkan PO. Post Kondisi

PO baru telah terbuat dan siap untuk di approval selanjutnya.

Tabel 3. 3 Deskripsi Use Case Approval PO Nama Use Case

Approval PO

Aktor

Supervisor Sales

Deskripsi

Proses dimana supervisor sales memilih PO yang telah masuk untuk dilihat dan memberikan approval pada orderan tersebut


67

untuk diproses lebih lanjut oleh team admin expedisi. Pra Kondisi

Supervisor sales yang sudah login akan melihat orderan untuk di approval.

Skenario

Supervisor sales yang telah login

langsung

halaman

membuka

approval

lalu

menampilkan

orderan

kemudian memilih PO untuk dilihat

kembali

orderanya.

Setelah itu baru memberikan approval dengan menchecklist PO tersebut dan itu tandanya PO

sudah

disetujui

untuk

ke

proses

dilanjutkan berikutnya. Post Kondisi

Sales

dan

admin

expedisi

menunggu konfirmasi PO yang akan

di

approval

oleh

supervisor sales. Tabel 3. 4 Deskripsi Use Case Management Data SJ Nama Use Case

Management Data SJ

Aktor

Admin Expedisi

Deskripsi

Proses ini berfungsi untuk membuat SJ yang telah di approval oleh supervisor sales.

Pra Kondisi

Admin

expedisi

membuka

halaman SJ lalu memilih SJ


68

yang

telah

di

approval

kemudian langsung membuat SJ. Skenario

Admin Expedisi login lalu membuka

halaman

SJ

kemudian menampilkan form SJ

yang

Sebelum

harus

di

mengentri

entri. admin

expedisi harus memilih PO yang telah di approval dan memilihnya

kemudian

langsung mengcreate SJ yang telah

dipilih.

Selesai

mengcreate SJ admin expedisi langsung mencetak SJ nya. Post Kondisi

Admin

Expedisi

menunggu

receipt SJ dari sopir yang sudah di tandatangani oleh customer yang telah menerima barang tersebut. Tabel 3. 5 Verifikasi Pengiriman Barang Nama Use Case

Verifikasi Pengiriman Barang

Aktor

Admin Expedisi

Deskripsi

Proses ini bertujuan untuk memberikan verifikasi kepada finance agar invoice dapat segera dibuat.

Pra Kondisi

Admin

Expedisi

membuka

halaman verifikasi kemudian


69

memilih

SJ

yang

telah

diverifikasi setelah itu admin expedisi melakukan checklist approval SJ yang telah di verifikasi. Skenario

Admin Expedisi login lalu membuka halaman verifikasi kemudian menampilkan form verifikasi. Setelah itu lihat dan pilih

SJ

yang

sudah

ditandatangani oleh customer yang telah menerima barang kemudian checklist approval SJ yang telah di verifikasi. Post Kondisi

Finance menunggu verifikasi SJ dari admin expedisi agar bisa membuat invoice.

Tabel 3. 6 Deskripsi Use Case Membuat Invoice Nama Use Case

Membuat Invoice

Aktor

Finance

Deskripsi

Proses ini bertujuan untuk membuat

invoice

yang

kemudian

langsung

dicetak

untuk

diberikan

kolektor jumlah

untuk

kepada menagih

pembayaran

dari

customer yang memesan. Pra Kondisi

Finance membuka halaman invoice lalu memilih SJ yang


70

sudah diverifikasi kemudian langsung membuat invoice dan mencetaknya untuk diarsip dan diberikan kepada kolektor. Skenario

Finance login dan membuka halaman

invoice,

menampilkan

form

lalu invoice

kemudian memilih dokumen SJ yang sudah di verifikasi oleh admin expedisi. Setelah itu membuat invoice dengan menginput tanggal penagihan dan mencetaknya kemudian diberikan untuk

kepada

kolektor

ditagihkan

kepada

customer

yang

memesan

barang tersebut. Post Kondisi

Kolektor dari

menerima

finance

lalu

Invoice kolektor

menagihnya kepada customer yang memesan barang sesuai dengan tanggal penagihannya.


71

3.4.3 Activity Diagram USER

SISTEM

Start

LOGIN

username password

Input username password

Menampilkan Form Halaman Utama

Form Order

Form Approval

Form Verifikasi

Form SJ

Form Input Customer

Finish

Gambar 3. 6 Activity Diagram Login

Activity Diagram Login, dalam activity ini digambarkan proses untuk dapat menggunakan fitur yang ada pada aplikasi ini. Dimana setiap user yang akan masuk dan menggunakan aplikasi ini diharuskan login terlebih dahulu untuk masuk ke halaman utama aplikasi. User yang masuk pada aplikasi ini adalah user yang sudah terdaftar sebagai karyawan dari divisi yang terkait pada perusahaan PT.Graha Kerindo Utama. Selanjutnya jika user sudah terdaftar maka user mengisi field username dan password, jika berhasil akan lanjut ke proses berikutnya jika tidak user akan kembali pada field username awal.


72

SALES

SISTEM

Start

LOGIN

Klik Form Order

Menampilkan Halaman Utama

Menampilkan Form Order

Input Order

Save Data Order

Input Detail Order

Save Detail Order

Finish

Gambar 3. 7 Activity Diagram Input PO Online Activity Diagram Input PO Online, merupakan proses untuk membuat orderan secara online dimana sales tidak perlu menggunakan form order lagi dan membuang-buang waktu untuk dapat orderan sampai ke admin. Sales hanya mendatangi customer dan langsung menginput tanggal order, pilih customer, mengambil foto customer yang memesan agar ada bukti pengorderan pada saat itu dan setalah itu baru melakukan order barang. Jika input order selesai, PO sudah ready untuk di proses ketahap berikutmya.


73

SPV SALES

SISTEM

Start

LOGIN

Menampilkan form Approval

Klik & Checking Detail PO

Approval PO

Finish

Gambar 3. 8 Activity Diagram Approval PO Activity Diagram Approval PO, merupakan proses untuk melakukan approval PO yang sudah dibuat oleh sales. Pada proses ini supervisor sales melihat semua orderan dan mengecheck detail PO, selanjutnya supervisor sales memberikan approval PO yang sudah disetujuinya untuk di proses ke tahap selanjutnya.


74

STAFF EXPEDISI

SISTEM

Start

LOGIN

Menampilkan Form SJ

Klik PO

Cetak & Print SJ

Mencocokan SJ yang telah di tanda tangani oleh customer

Verifikasi Tidak Ya Finish

Gambar 3. 9 Activity Diagram SJ Activity Diagram Management Data SJ, Pada proses ini admin expedisi memilih PO yang telah di approval oleh supervisor sales untuk diproses menjadi surat jalan. Setelah itu Staff Expedisi langsung mencetak surat jalan untuk diberikan kepada sopir sebagai bukti untuk bahwa barang sudah diterima kepada customer dengan meminta paraf customer setelah itu diberikan lagi kepada staff expedisi guna mencocokan bukti fisik sesuai dengan system untuk dilakukan verifikasi dan dilanjutkan ke tahapan berikutnya.


75

FINANCE

SISTEM

Start

LOGIN

Menampilkan form invoice

Klik SJ yang sudah diverifikasi

Cetak & Print Invoice

Finish

Gambar 3. 10 Activity Diagram Mencetak Invoice Activity Diagram Mencetak Invoice, tahap ini merupakan proses untuk mencetak invoice dimana finance akan memilih SJ yang sudah diverifikasi terlebih dahulu oleh staff expedisi khusus finance. Kemudian setelah verifikasi dilakukan, finance bisa langsung mencetak invoice untuk diberikan kepada kolektor yang nantinya akan ditagihkan kepada customer yang sudah memesan barang dengan system pembayaran transfer atau konsinyasi.

3.4.4 Sequance Diagram Sequence Diagram menjelaskan interaksi object yang di susun dalam suatu urutan waktu. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan Use Case. Sequence Diagram memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam Use Case.


76

Berikut Rancangan Sequence diagram PO Online pada PT.Graha Kerindo Utama :

Sales

:Halaman Utama

:Halaman Form Order

:Order

1: Open Halaman Utama

3: Menampilkan Menu Order 5: Buat PO (kode barang,qty, Harga,customers)

4: Mengisi Orderan

6: Creat PO 7: Menampilkan Halaman Login

Gambar 3. 11 Sequence Diagram Input PO Online Sequence Diagram Input PO Online, pertama sales harus melakukan login untuk dapat masuk ke halaman utama kemudian memilih menu order lalu menampilkan form orderannya. Selanjutnya sales mengisi orderan berdasarkan yang dipesan oleh customer dan membuatnya mulai dari input kode barang sampai customer yang memesan. Setelah sudah dibuat orderanya lalu di save dan kembali ke halaman utama.


77

:Halaman Utama

Spv Sales

:Approval

:Halaman Approval

1: Include Login

3: Menampilkan Orderan

4: Pilih PO

5: Lihat PO (NO.PO,tanggal) 6: Checklist Approval 7: Menampilkan Halaman Login

Gambar 3. 12 Sequence Diagram Approval PO Sequence Diagram Approval PO, untuk melakukan approval PO langkah pertama setelah login adalah masuk ke halaman approval lalu tampilkan orderan yang sudah masuk, kemudian supervisor sales memilih PO yang akan di approval. Sebelum memilih supervisor sales harus melihat kembali orderan yang akan dipilih, setelah sudah dipilih kemudian checklist PO pada kolom approval untuk di proses selanjutnya. Dan kembali ke halaman utama.


78

:Halaman Utama

Staff Expedisi

:SJ

:Form SJ

1: Include Login

3: Menampilkan Form SJ 4: Entri SJ 5: Creat SJ (No.PO,kode sopir,) 6: Creat SJ selesai (done) 7: Cetak SJ

:8 Printout Cetak SJ

Gambar 3. 13 Sequence Diagram Mencetak SJ Sequence Diagram Management Data SJ, langkah pertama adalah setelah melakukan login dan memasuki halaman utama, admin expedisi langsung memasuki halaman SJ kemudian menampilkan form SJ untuk mengentri surat jalannya. Setelah itu membuat surat jalan berdasarkan orderan yang sudah di approval sebelumnya oleh supervisor sales, admin expedisi menginput nomor surat jalan, nomor PO sampai sopir yang akan mengirimkan barang. Setelah semua proses selesai lalu surat jalan dicetak untuk diberikan kepada sopir yang akan mengirimkan barang untuk diminta verifikasinya dari customer bahwa barang sudah sampai ditempat tujuan dengan sesuai pesanan yang ada.


79

Staff Expedisi

:Halaman Utama

:Verifikasi

:Halaman Verifikasi

1: Include Login

2: Open Halaman Verifikasi 3: Menampilkan form verifikasi 4: Pilih SJ

5: Lihat SJ Verifikasi (ttd penerima barang) 6: Checklist Approval SJ yg sudah diverifikasi 7: Menampilkan Halaman Utama

Gambar 3. 14 Sequence Diagram Verifikasi Pengiriman Barang Sequence Diagram Verifikasi Pengiriman Barang, langkah pertama adalah memasuki halaman utama lalu membuka halaman verifikasi dan menampilkan form verifikasi selanjutnya memilih surat jalan serta mengechecknya terlebih dahulu apakah barang sudah diterima oleh customer dengan baik ( melihat tanda tangan dari customer yang memesan ). Apabila di surat jalan tersebut sudah lengkap tanda tangan dari customer yang memesan baru admin expedisi bisa melakukan verfikasi dengan menchecklist form surat jalan tersebut untuk diproses selanjutnya pada bagian finance.


80

:Halaman Utama

Finance

:Form Invoice

:Invoice

1: Include Login

2: Open Halaman Invoice 3: Menampilkan Form Invoice 4: Pilih dokumen SJ yang sudah di verifikasi

5: Buat Invoice (tanggal penagihan) 6: Buat Invoice selesai (done) 7: Cetak Invoice :8 Printout Cetak Invoice

Gambar 3. 15 Sequence Diagram Mencentak Invoice Sequence Diagram Membuat Invoice, untuk membuat invoice langkah pertama yang dilakukan adalah login dan masuk kehalaman utama dan membuka halaman invoice. Setelah itu tampilkan form invoice, sebelumnya pilih dokumen surat jalan yang sudah di verifikasi kemudian baru membuat invoicenya dan jangan lupa menginput tanggal jatuh temponya tagihan ke customer. Selanjutnya finance mencetak invoice yang sudah dibuat untuk diberikan kepada kolektor yang akan ditagihkan kepada customers yang dituju.

3.4.5 Class Diagram Class diagram membantu kita dalam visualisasi struktur kelaskelas dari suatu sistem dan merupakan tipe diagram yang paling banyak dipakai. Class diagram memperlihatkan hubungan antar kelas dan


81

penjelasan detail tiap-tiap kelas didalam model desain ( dalam logical view ) dari suatu sistem. Selama proses analisa, class diagram memperlihatkan aturan-aturan dan tanggung jawab entitas yang menentukan perilaku sistem. Selama tahap desain, class diagram berperan dalam menangkap struktur dari semua kelas yang membentuk arsitektur yang dibuat. Berikut First class diagram dari proses sistem Aplikasi PO Online adalah sebagai berikut : Customer - ID (KEY) - ID_REFERENSI_USER (KEY) - KODE_CUSTOMER - NAMA - ALAMAT - TLP - JENIS_KELAMIN - TEMPAT - TANGGAL_LAHIR - PHOTO

PO_Header - ID (KEY) - NO_PO - TANGGAL - ID_CUSTOMER (KEY)

Surat_Jalan - ID (KEY) - NO_SJ - ID_PO (KEY) - TANGGAL - DRIVER - STATUS_PENGIRIMAN

User - ID (KEY) - USERNAME - PASSWORD - NAMA - JENIS_KELAMIN - TEMPAT - TANGGAL_LAHIR - ALAMAT - PHOTO - JABATAN

PO_Detail - ID (KEY) - ID_PO_HEADER (KEY) - ID_BARANG (KEY) - QTY

Tbl_Barang - ID (KEY) - KODE_BARANG - NAMA_BARANG - DESKRIPSI - HARGA - IS_ACTIVE

Invoice - ID (KEY) - NO_INVOICE - ID_SJ - TAGIHAN - STATUS PENAGIHAN

Gambar 3. 16 First Cut Class Diagram pada aplikasi


82

Customer - ID (KEY) - ID_REFERENSI_USER (KEY) - KODE_CUSTOMER - NAMA - ALAMAT - TLP - JENIS_KELAMIN - TEMPAT - TANGGAL_LAHIR - PHOTO

+ Search ()

PO_Header

1..*

- ID (KEY) - NO_PO - TANGGAL 1 - ID_CUSTOMER (KEY)

PO_Detail

1..*

+ Add () + Edit () + Delete () + Save () + Search ()

- ID (KEY) - ID_PO_HEADER (KEY) - ID_BARANG (KEY) 1 - QTY + Add () + Edit () + Delete () + Save () + Search ()

1

1

1

1 Surat_Jalan - ID (KEY) - NO_SJ - ID_PO (KEY) - TANGGAL - DRIVER - STATUS_PENGIRIMAN

1..* User - ID (KEY) - USERNAME - PASSWORD - NAMA - JENIS_KELAMIN - TEMPAT - TANGGAL_LAHIR - ALAMAT - PHOTO - JABATAN



1

1..* Tbl_Barang - ID (KEY) - KODE_BARANG - NAMA_BARANG - DESKRIPSI - HARGA - IS_ACTIVE + Add () + Edit () + Delete () + Save () + Search ()

1 Invoice - ID (KEY) - NO_INVOICE - ID_SJ - TAGIHAN - STATUS PENAGIHAN + Add () + Edit () + Delete () + Save () + Search ()

Gambar 3. 17 Domain Class Diagram Gambar diatas merupakan rancangan Class Diagram yang akan dibangun. Terdiri dari tujuh class yang akan bertransformasi menjadi tabel dalam aplikasi PO Online adapun class tersebut adalah: User, customer, po header, po detail, table barang, surat jalan, invoice. Dan telah ditentukan juga multiplicity (relasi) dari setiap class.


83

3.4.6 Perancangan User Interface Pada bagian ini akan dijelaskan mengenai tampilan user interface (antar muka) aplikasi PO Online.

Form Order

LOGO

Form Approval

Form SJ

Form Verifikasi

Form Customer

Username │ Nama User │ Jabatan │ Logout

Data Input Customer Nama Alamat

Tlp Jenis Kelamin Tempat Tanggal Lahir Save

Batal

Gambar 3. 18 Rancangan User Interface Input Customer Rancangan ini adalah halaman untuk menginput data customer yang sudah ada dan customer yang baru bergabung. Dalam halaman ini berisikan biodata customer seperti : nama, alamat, tlp, jenis kelamin dan tempat tanggal lahir. Form data customer ini hanya bisa diakses oleh staff marketing yang menangani customer baru dan customer yang sudah ada. Setelah sudah menginput biodata customer staff marketing langsung mensave data tersebut, dengan demikian biodata customer sudah langsung masuk pada database yang sudah ada.


84

LOGO

Username Password Login

Forgot?

Gambar 3. 19 Rancangan User Interface Login Rancangan ini adalah halaman yang akan dilewati pengguna sebelum masuk ke halaman utama. Halaman ini berisi Username dan Password yang hanya di ketahui oleh pengguna. Pada saat Pengguna memasukkan Username dan password yang sesuai, maka akan masuk pada Form Halaman Utama seperti pada Gambar 3.20 :

LOGO

Form Order

Form Approval

Form SJ

Form Verifikasi

Form Invoice


IMAGE PRODUCT

Gambar 3. 20 Rancangan User Interface Halaman Utama Pada tampilan halaman utama terdapat menu pilihan yang akan diakses oleh para user yang berkepentingan pada divisi nya tersebut. Tombol menu yang terdapat di halaman utama antara lain : menu order, menu approval, menu surat jalan, menu verifikasi dan menu invoice. Dan ketika user masuk ke halaman utama setelah login, id, nama user dan jabatannya sudah tertera pada halaman utama tersebut. Setelah itu user


85

langsung melakukan activity di dalam system ini sesuai kepentingannya dengan tanggung jawab yang mereka miliki. Activity pada system ini dimulai dengan sales menginput orderan dengan online melalui web browser. Tampilan form order sales seperti pada Gambar 3.21 dibawah ini.

LOGO

Form Order

Form Approval

Form SJ

Data Input Order

Form Verifikasi

Form Invoice


No.PO Tanggal Kode Customer Nama Customer Alamat Pengiriman Photo Save

Batal

Gambar 3. 21 Rancangan User Interface Data Input Order

Pada tampilan halaman sales order ini id, nama dan jabatan sebagai sales dengan otomatis sudah terdaftar. Dan dengan form sales order ini, sales bisa langsung membuat orderan secara online dan real time yang dapat diapproved dan dbuatkan surat jalan oleh supervisor dan staff expedisi tanpa harus kembali kekantor sore hari. Pada form input data order ini berisikan biodata customer dan didalamnya juga terdapat menu photo untuk memastikan biodata si pembeli serta agar bisa terecord transaksi yang sudah si pembeli lakukan dalam memesan barang pada perusahaan ini. Ketika selesai tahap input order ini lalu di save maka akan muncul halaman Data Input Order Detail seperti gambar dibawah ini.


86

LOGO

Form Order

Form Approval

Form SJ

Form Verifikasi

Form Invoice


Data Input Order Detail No.PO Kode Barang Nama Barang Deskripsi Barang Harga Qty Diskon Total Save

Batal

Gambar 3. 22 Rancangan User Interface Data Input Order Detail Pada tampilan halaman Data Input Order Deatil ini, sales menginput item yang dipesan secara detail mulai dari kode barang sampai total pembayaran yang ada. Setelah proses orderan tersebut selesai, supervisor bisa langsung memberikan approval seperti Gambar 3.23 dibawah ini : LOGO

Form Order

Form SJ

Form Verifikasi

Form Invoice

ID User │ Nama User │ Jabatan │ Logout

Kriteria pencarian

No.

Form Approval

Text pencarian

Cari

No. PO

Nama Sales

Nama Customer

……….

…...

……….

……….

…...

……….

Keluar

Alamat

………. ……….

Approval Approved

View

Approved

View

Submit

Gambar 3. 23 Rancangan User Interface Approval PO


87

Pada tampilan halaman Approval PO ini supervisor sales bisa langsung melihat orderan si sales berdasarkan kriteria pencarian yang didalamnya terdapat no.PO, nama sales dan nama customer yang memesan po tersebut. Jika supervisor ingin langsung approval orderan bisa langsung menceklist orderan pada halaman approval tersebut kemudian submit yang sudah di ceklist, dengan itu orderan yang sudah di approval tidak akan terlihat lagi pada form approval ini. Dan pada aplikasi ini supervisor sales bisa mengapproval orderan dimana saja berada secara online. Jika supervisor ingin melihat terlebih dahulu orderan yang ada, maka akan tampil form detail seperti Gambar 3.23 dibawah ini : Detail Order

No.PO

……………….

Tanggal

……………….

Kode Barang

……………….

Deskripsi

……………….

Qty

……………….

Harga

……………….

Diskon

………………. ……………….

Total Customer

……………….

Alamat Pengiriman ………………. Photo Photo Customer

Gambar 3. 24 Rancangan User Interface review detail order


x

88

Ini adalah tampilan form detail order yang dilihat oleh supervisor sales ketika ingin memberikan approval PO pada form approval. Jika tidak ingin mengecheck terlebih dahulu, supervisor sales bisa langsung mencheklist orderan tersebut lalu submit dan dengan otomatis PO yang sudah di approval tidak akan muncul kembali. Setelah PO sudah di approval oleh supervisor sales, kemudian staff expedisi bisa langsung memproses PO tersebut dengan mencetak surat jalan seperti Gambar 3.24 dibawah ini : LOGO

Form Order

Form Approval

Form SJ

Form Verifikasi

Form Invoice


Kriteria pencarian

Text pencarian

Cari

Keluar

No.

No. PO

Nama Sales

Nama Customer

Alamat

….

……….

……….

……….

……….

Cetak

….

……….

……….

……….

……….

Cetak

Gambar 3. 25 Rancangan User Interface Surat Jalan Pada tampilan halaman surat jalan PO yang sudah di approval oleh supervisor sales akan muncul disini dan staff expedisi harus mencetak semua PO yang sudah di approval tadi untuk pesanan hari tersebut. Staff expedisi bisa langsung mencetak semua PO yang masuk atau bisa juga dicari terlebih dahulu berdasarkan kriteria pencarian yang ada ( no.po, nama sales ataupun nama customer yang memesan ). Setelah dicetak munculah tampilan surat jalan seperti Gambar 3.25 sebagai berikut :


89

PT. GRAHA KERINDO UTAMA LOGO

Kelompok KOMPAS – GRAMEDIA Jl.Kerajinan No.3 – 7 Kel. Krukut Kec. Tamansari Jakarta Barat 11140 (021) 2601616

NO.SJ : NO.PO : Sales :

Jakarta, Kepada YTH.

SURAT JALAN

Harap diterima barang-barang seperti perincian dibawah ini :

KB

Nama Barang

Quantity

Harga

Disc (%)

Jumlah

TOTAL QTY : Keterangan : Kami tidak bertanggung jawab lagi setelah barang-barang tsb telah diterima

Yang Menerima,

( ……………………….. )

Sopir

( ……………………….. )

TOTAL :

Kepala Gudang

( ……………………….. ) Barang Telah Terkirim

Gambar 3. 26 Rancangan User Interface Form Surat Jalan Ini adalah tampilan form surat jalan setelah dicetak, form ini harus dicetak karena form ini adalah bukti untuk pengiriman barang kepada customer yang memesan orderan. Dan pada form surat jalan ini terdapat detail barang yang dipesan serta total yang harus dibayar oleh customer yang sudah memesan barang. Jadi ketika sudah selesai untuk mengantar barangnya, customer wajib menandatangani surat ini karena ini adalah bukti bahwa barang sudah diterima dengan baik dan benar. Setelah proses antar barang selesai kemudian supir kembali untuk memberikan surat jalan kepada staff expedisi untuk dilakukannya verifikasi barang selesai dikirim


90

dan setelah itu finance mengecheck verifikasi surat jalan yang sudah ada untuk dicetak menjadi invoice seperti Gambar 3.26 dibawah ini :

LOGO

Form Order

Form Approval

Form SJ

Form Verifikasi

Form Invoice


Kriteria pencarian

Text pencarian

Cari

Keluar

Approval

No.

No. SJ

Nama Sales

Nama Customer

Alamat

….

……….

……….

……….

……….

Verifikasi

Cetak

….

……….

……….

……….

……….

Verifikasi

Cetak

Gambar 3. 27 Rancangan User Interface Verifikasi Surat Jalan

Pada tampilan halaman Verifikasi surat jalan ini, ketika user login sudah otomatis terdaftar id user, nama user dan jabatannya. Selain itu pada form ini juga terdapat kolom kriteria pencarian berdasarkan no surat jalan yang ada ataupun nama sales dan customer yang sudah memesan barang, Jika finance tidak ingin mencetak bisa langsung klik tombol keluar dan kembali pada halaman utama. Finance juga bisa langsung mencetak invoice dari surat jalan yang sudah diverifikasi oleh staff expedisi. Finance bisa mencari berdasarkan nomor surat jalan yang sudah siap untuk dicetak menjadi sebuah invoice yang nantinya diteruskan kepada kolektor untuk ditagihkan kepada customer yang memesan. Tampilan invoice yang sudah dicetak seperti pada Gambar 3.27 :


91

PT. GRAHA KERINDO UTAMA LOGO

Kelompok KOMPAS – GRAMEDIA Jl.Kerajinan No.3 – 7 Kel. Krukut Kec. Tamansari Jakarta Barat 11140 (021) 2601616

INVOICE

Kepada Yth, Nama : ………….. Telp : ………….. Alamat : ……………………….

No. …. ….

Note :

Kode Barang ……….. ………..

Sales No.Invoice Tanggal Invoice Tanggal Jatuh Tempo

Description ……….. ………..

Qty …. ….

Harga/Q ……….. ………..

Barang yang sudah dibeli tidak dapat dikembalikan

Diskon ……….. ………..

Penerima/Pembeli

………….. ………….. ………….. …………..

Total ……….. ………..

Diskon

……….. ………..

Total

………..

Sub Total

Transfer Via: BCA 12345678 A/N : PT.Graha Kerindo Utama

: : : :

PT.Graha Kerindo Utama

Gambar 3. 28 Rancangan User Interface Form Invoice setelah dicetak Ini adalah tampilan form invoice setelah dicetak, Pada form ini berisi lengkap informasi mengenai customer yang memesan dan jumlah yang harus dibayarkan kepada perusahaan. Finance mencetak invoice ini untuk diberikan kepada kolektor untuk ditagihkan kepada customer. Tanggal jatuh tempo invoice ini ditentukan oleh perusahaan dan harus ditaati oleh customer yang memesan, jika customer tersebut melanggar kita tidak akan memberikan kesempatan kepada customer untuk memesan barang selanjutnya sebelum tagihan sebelumnya lunas. Dan invoice ini hanya dicetak satu kali saja, jika invoice ini hilang finance tidak bisa mencetak copy invoice sebelum dapat persetujuan dari jabatan yang paling tertinggi di finance.


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents