BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Tinjauan Organisasi Organisasi adalah wadah berkumpulnya sekelompok orang yang memiliki tujuan bersama ,kemudian mengorganisasikan diri dengan bekerja bersama - sama dan merealisasikan tujuannya.
3.1.1
Profile Organisasi Pejagalan merupakan nama salah satu kelurahan yang berada di Jakarta Utara, yang tepatnya di jalan Boncel, kecamatan Penjaringan Teluk Gong Kota administrasi Jakarta Utara. Kelurahan Pejagalan adalah kantor pemerintahan yang bertugas sebagai pelayan masyarakat. Kelurahan pejagalan dipimpin oleh seorang Lurah dan Wakil Lurah, di dalamnya terdapat pegawai yaitu kasie dan staf, yang menempati bidang masing-masing. Seperti bidang pemerintahan, pra sarana dan sarana, kesejahteraan masyarakat,
kebersihan
&
lingkungan
hidup
dan
perekonomian.kelurahan mempunyai tugas melayani masyarakat dengan sebaik-baiknnya, apa yang diperlukan oleh masyarakat, yaitu pembuatan surat-surat dan pelayanan lainnya.
3.1.2
Visi dan Misi Organisasi Kelurahan Pejagalan merupakan suatu kantor pemerintahan, yang memiliki visi dan misi, dan juga motto a. Visi Menjadikan masyarakat kelurahan pejagalan tentram, aman, sehat dan sejahtera. b. Misi •
Meningkatkan pelayanan masyarakat demi mewujudkan pelayanan yang lebih prima
29
30
•
Meningkatkan keamanan dan ketertiban agar masyarakat bisa hidup lebih tentram dan nyaman
•
Menjadikan lingkungan bisa lebih indah bersih dan berwibawa
•
Meningkatkan kualitas sumber daya manusia
c. Motto Kepuasan masyarakat dalam pelayanan di kelurahan adalah senyum kebahagian kami semua karyawan.
3.1.3
Struktur Organisasi Struktur organisasi adalah kerangka yang terdiri dari fungsi-fungsi dan hubungan yang menyatakan seluruh kegiatan untuk mencapai sasaran tujuan yang sama. Adapun struktur organisasi Kelurahan Pejagalan adalah sebagai berikut : Lurah
Wakil Lurah
Sekretaris Kelurahan
Kasie bagian pemerintahan & tramtib
Kasie bagian prasarana & sarana
Kasie bagian kesejahteraan masyarakatan
Kasie bagian kebersihan & lingkungan
Staf
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Kelurahan Pejagalan
Kasie bagian perekonomian
31
Berikut ini merupakan keterangan dari tugas dan fungsi dari bagian-bagian yang ada pada Kelurahan Pejagalan sesuai dengan struktur organisasi diatas, sebagai berikut : 1. Lurah a. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. b. Mengoordinasikan pelaksanaan tugas Sekretariat Kelurahan dan seksi. c. Melaksanakan koordinasi dengan Puskesmas. d. Melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) dan/atau instansi pemerintah pusat swasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. e. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kelurahan. f. Memimpin dan mengoordinasikan pelaksanaan musyawarah perencanaan pembangunan tingkat Kelurahan. g. Melaksanakan
koordinasi
dengan
unsur
musyawarah
pimpinan Kelurahan. h. Melaksanakan pembinaan organisasi kemayarakatan di wilayah Kelurahan. i. Melaporkan, dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan.
2. Wakil Lurah a. Membantu Lurah dalam memimpin, dan mengoordinasikan pelaksanaan tugas dan fungsi. b. membantu Lurah dalam mengoordinasikan pelaksanaan tugas seksi. c. Membantu Lurah dalam melaksanakan koordinasi dan kerja sama dengan Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD), Unit
32
Kerja
Perangkat
Daerah
(UKPD)
dan/atau
instansi
pemerintah pusaswasta terkait, dalam rangka pelaksanaan tugas dan fungsi Kelurahan. d. Membantu
Lurah
dalam
melaksanakan
pengendalian
pemeliharaan ketertiban, ketenteraman, penegakan Peraturan Daerah dan Peraturan Gubernur bersama dengan Satuan Tugas Satpol PP Kelurahan. e. Membantu Lurah dalam pembinaan masyarakat dan lembaga masyarakat Kelurahan. f. Membantu Lurah dalam pelaksanaan koordinasi dengan lembaga musyawarah Kelurahan. g. Menyelenggarakan
koordinasi
dan
pengendalian
atas
pelaksanaan kebijakan yang ditetapkan oleh Lurah mewakili Lurah apabila Lurah berhalangan dalam melaksanakan tugasnya. h. Melaporkan pelaksanaan tugasnya kepada Lurah; dan i. Membantu Lurah dalam melaporkan pelaksanaan
3. Sekretaris Kelurahan a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. c. Mengoordinasikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA)
dan
Dokumen
Pelaksanaan
Anggaran
(DPA)
Kelurahan. d. Mengoordinasikan penyusunan rencana strategis Kelurahan. e. Melaksanakan
monitoring
dan
evaluasi
pelaksanaan
Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan. f. Menyelenggarakan musyawarah perencanaan pembangunan Kelurahan.
33
g. Melaksanakan pengelolaan kepegawaian. h. Melaksanakan pengelolaan keuangan. i. Melaksanakan pengelolaan barang. j. Melaksanakan surat-menyurat dan kearsipan. k. Memelihara dan merawat prasarana dan sarana kerja. l. Memelihara kebersihan, keindahan, keamanan dan ketertiban kantor. m. Melaksanakan pengelolaan ruang rapatpertemuan Kelurahan. n. Melaksanakan upacara dan pengaturan kegiatan acara Kelurahan. o. Menyiapkan, mengumpulkan dan menyusun bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Sekretariat. p. Mengoordinasikan
penyusunan
laporan
(keuangan,
kinerja,kegiatan dan akuntabilitas) Kelurahan. q. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Sekretariat.
4. Kasie Pemerintahan dan Tramtib a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. b. Melaksanakan
Dokumen
Pelaksanaan
Anggaran
(DPA)Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. c. Memfasilitasi kegiatan lembaga musyawarah Kelurahan. d. Memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan konsultasi teknis terhadap kegiatan Rukun Tetangga, Rukun warga dan Lembaga Masyarakat Kelurahan lainnya. e. Memfasilitasi dan memberikan bimbingan dan konsultasi kepada masyarakat Kelurahan. f. Mengoordinasikan pelayanan registrasi kependudukan. g. Memfasilitasi, memberikan bimbingan dan konsultasi, serta mengembangkan kegiatan persatuan dan kesatuan bangsa.
34
h. Melaksanakan pelayanan administrasi pertanahan. i. Memfasilitasi kegiatan pemeliharaan ketenteraman dan ketertiban serta penegakan peraturan Daerah dan peraturan Gubemur oleh Satgas Satpol PP Kelurahan. j. Memfasilitasi penyusunan rencana kegiatan Satgas Satpol PP Kelurahan. k. Melaksanakan, memberikan bimbingan dan konsultasi teknis, serta mengembangkan upaya perlindungan masyarakat. l. Ikut aktif dalam kegiatan penanggulangan bencana. m. Melaksanakan deteksi dini terhadap potensi dan penyelesaian gangguan sosial. n. Bersama dengan Satgas Satpol PP Kelurahan melaksanakan penertiban terhadap gangguan ketenteraman, ketertiban umum, serta pelanggaran peraturan Daerah dan peraturan Gubernur menyusun, memelihara dan menyajikan data dan informasi kondisi dan potensi gangguan ketentraman dan ketertiban umum wilayah Kelurahan, serta memberikan perhatian terhadap kondisi yang rentan gangguan
5. Kasie Prasarana dan Sarana a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA). c. Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. d. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana
umum,
seperti
jalan
lingkungan,
saluran
air
lingkungan, saluran tersier dan prasarana mandi cuci kakus. e. Melaksanakan
pemeliharaan
dan
perawatan
gedung
Kelurahan. f. Melaksanakan dan mengoordinasikan rapat musyawarah rencana pembangunan wilayah Kelurahan.
35
g. Melaksanakan monitoring berkala dan rutin terhadap kondisi dan kelaikan prasarana dan sarana umum dalam lingkungan wilayah Kelurahan, serta melaporkan hasil monitoring tersebut kepada Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) terkait yang apabila kewenangan pemeliharaan dan perawatannya bukan kewenangan Kelurahan. h. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan taman interaktif. i. Mengembangkan kegiatan penghijauan dalam permukiman warga Kelurahan secara swadaya masyarakat. j. Memantau dan melaporkan penggunaan rumah kost dan rumah kontrakan. k. Melaksanakan
penebangan
pohon
mati,
pohon
yang
mengganggu jaringan listrik dan jaringan telepon dan pohon tumbang. l. Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Prasarana dan Sarana. m. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
6. Kasie Kesejahteraan Masyarakat a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya c. Melaksanakan fasilitasi, bimbingan, dan konsultasi serta koordinasi
pelaksanaan
pengembangan
kesehatan
kegiatan masyarakat
peningkatan dan
dan
lingkungan
Kelurahan, seperti pos pelayanan terpadu, Rukun Warga siaga, pos kesehatan warga, gerakan kesehatan warga,
36
gerakan peduli lingkungan, gerakan sayang ibu dan balita, gerakan anti narkoba dan pengembangan tanaman obat. d. Melaksanakan pemberantasan sarang dan jentik nyamuk, antara lain melalui kegiatan pengasapan, pemberantasan sarang nyamuk dan pembasmian jentik nyamuk. e. Melakukan koordinasi dengan Puskesmas Kelurahan. f. Memberikan
fasilitasi,
pengembangan
kegiatan
bimbingan sosial
dan
konsultasi
kemasyarakatan,
kesetiakawanan sosial, peduli sesama, gotong royong dan mental spiritual.
7. Kasie Kebersihan dan Lingkungan Hidup a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kefurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. c. Memelihara, memonitor, mengawasi dan mengendalikan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan. d. Melaksanakan
kegiatan
pengembangan
partisipasi
masyarakat dalam memelihara dan meningkatkan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan. e. Melakukan
penanganan
pengangkutan
sampah
dari
lingkungan permukiman masyarakat ke tempat penampungan sementara. f. Mengambangkan potensi masyarakat dalam penanganan sampai termasuk pengangkutan sampah dari permukiman masyarakat ke tempat penampungan sementara. g. Melakukan pemantauan dan pelap-dran secara berkala dan rutin mengenai keadaan kebersihan permukiman dan kondisi lingkungan hidup Kelurahan.
37
h. Memfasilitasi kegiatan kebersihan lingkungan permukiman masyarakat secara swadaya oleh masyarakat. i. Menyediakan prasarana dan sarana kebersihan lingkungan permukiman masyarakat Kelurahan. j. Melakukan koordinasi dengan unit kerja/petugas Dinas Kebersihan serta Unit Kerja Dinas/Badan, dan/atau pihak terkait, dalam meningkatkan dan mengembangkan kebersihan permukiman masyarakat dan lingkungan hidup Kelurahan k. Melaporkan kerusakan dan pencemaran lingkungan yang sudah dan/atau berpotensi mengganggu kesehatan masyarakat dan lingkungan hidup bersama dengan tenaga kesehatan melakukan pemantauan secara berkala'dan rutin terhadap tempat yang berpotensi mengganggu. kesehatan lingkungan seperti kantin, rumah makan, usaha rumah tangga, industri rumah tangga, toko-toko, saluran air dan hydrant dan melaporkan hasilnya kepada Unit Kerja Dinas Kesehatan diwilayah Kelurahan atau Kecamatan. l. Memelihara dan merawat parasarana dan sarana kebersihan lingkungan Kelurahan. m. Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Kebersihan dan Lingkungan Hidup. n. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan Tugas Seksi Kebersihan dan Lingkungan Hidup.
8. Kasie Perekonomian a. Menyusun bahan Rencana Kerja dan Anggaran (RKA) dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya. b. Melaksanakan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) Kelurahan sesuai dengan lingkup tugasnya.
38
c. Melaksanakan pemeliharaan dan perawatan prasarana dan sarana
umum,
seperti
jalan
lingkungan,
saluran
air
lingkungan, saluran tersier dan prasarana mandi cuci kakus. d. Melaksanakan
pemeliharaan
dan
perawatan
gedung
Kelurahan. e. Melaksanakan dan mengoordinasikan rapat musyawarah rencana pembangunan wilayah Kelurahan. f. Melaksanakan monitoring berkala dan rutin terhadap kondisi dan kelaikan prasarana dan sarana umum dalam lingkungan wilayah Kelurahan, serta melaporkan hasil monitoring tersebut kepada Unit Kerja Perangkat Daerah (UKPD) terkait yang apabila kewenangan pemeliharaan dan perawatannya bukan kewenangan Kelurahan. g. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan pemeliharaan dan perawatan taman interaktif. h. Mengembangkan kegiatan penghijauan dalam permukiman warga Kelurahan secara swadaya masyarakat. i. Memantau dan melaporkan penggunaan rumah kost dan rumah kontrakan. j. Melaksanakan
penebangan
pohon
mati,
pohon
yang
mengganggu jaringan listrik dan jaringan telepon dan pohon tumbang. k. Menyiapkan bahan laporan Kelurahan yang terkait dengan tugas Seksi Prasarana dan Sarana. l. Melaporkan dan mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugas Seksi Prasarana dan Sarana.
3.2
Analisa Sistem 3.2.1
Analisa Sistem Berjalan Sistem administrasi pelayanan yang dilakukan oleh Kelurahan Pejagalan pada saat ini masih dilakukan secara manual. dimana pelayanan kepengurusan masih berupa manual pengetikan
39
dengan komputer dan mesin ketik bila ada kesalahan, satu persatu surat diketik dan tidak tersimpan dengan rapih. Proses pembuatan surat-surat masih dilakukan secara manual yaitu sebagai berikut : a. Warga dan suatu kantor yang ingin membuat suatu surat datang ke kelurahan. b. Warga membawa surat pengantar dari RT/RW terkait dengan maksud membuat surat. c. Apabila administrasi telah lengkap, petugas pelayanan umum mengetik di komputer secara manual, mengisi data-data yang sudah ada. d. Selanjutnya surat yang sudah diketik di cetak/diprint untuk di paraf ke kasie, dan setelah itu di tanda tangan oleh lurah/wakil lurah. e. Setelah di tandatangan surat di bawa ke kecamatan untuk ditindaklanjuti. f. Kemudian diambil, setelah sudah selesai semua, diberikan kepada yang membuat surat. g. Pembuatan laporan tidak ada, jadi administrasi persuratan hanya di catat di buku besar dengan no. Suratnya. Tidak ada otomatisasi dalam penomoran surat. Tidak ada laporan harian, mingguan dan tahunan. Hainya berkas-berkas surat saja yang disimpan di lemari.
40
3.2.2
Activity Diagram Informasi Sistem Berjalan
Gambar 3.2 Activity Diagram Sistem Berjalan
41
Tabel 3.1 Deskripsi Activity Diagram Penduduk Nama
Activity Diagram Penduduk
Deskripsi Singkat
Penduduk mengajukan permohonan untuk membuat suatu surat
Actor
Penduduk
Tindakan Utama
Penduduk yang ingin mengajukan pembuatan surat, langsung datang ke kelurahan, setelah itu dapat mengambil kembali apabila surat sudah jadi
Tabel 3.2 Deskripsi Activity Diagram Staf Nama
Activity Diagram Staf
Deskripsi Singkat
Staf memproses surat yang dimaksud oleh penduduk
Actor
Staf
Tindakan Utama
Staf
menerima
permohonan
pembuatan
surat
dan
melakukan pengecekan kelengkapan dokumen, apabila sudah lengkap, staf memasukan atau mengetik data-data , kemudian apabila tidak ada kesalahan, surat dapat diproses, dan apabila surat sudah selesai , maka menyerahkan ke penduduk yang mengajukan pembuatan surat.
Tabel 3.3 Deskripsi Activity Diagram Pimpinan Nama
Activity Diagram Pimpinan
Deskripsi Singkat
Pimpinan melakukan koreksi dan tanda tangan
Actor
Pimpinan
Tindakan Utama
Pimpinan melakukan tanda tangan setelah mengkoreksi apakah surat tersebut sudah benar atau tidak.
42
3.2.3 Use Case Sistem Yang Berjalan
Gambar 3.3 Use Case Sistem yang berjalan
Tabel 3.4 Deskripsi Use Case penduduk Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Berjalan
Deskripsi Singkat
Pengajuan permohonan pembuatan surat
Actor
Penduduk
Tindakan Utama
Penduduk datang untuk mengajukan pembuatan surat dan membawa berkas/pengantar surat yang dimaksud, bila sudah selesai, penduduk dapat mengambil surat yang sudah selesai dibuat
43
Tabel 3.5 Deskripsi Use Case staf Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Berjalan
Deskripsi Singkat
memeriksa data dan mencetak surat
Actor
Staf
Tindakan Utama
Staf memeriksa data penduduk apakah data yang penduduk serahkan sudah lengkap apa belum, kalau sudah lengkap dapat
diproses
dan
diajukan
ke
pimpinan
untuk
ditandatangani
Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Pimpinan Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Berjalan
Deskripsi Singkat
Mengecek dan tanda tangan
Actor
Pimpinan
Tindakan Utama
Pimpinan memeriksa kembali apakah surat yang sudah dicetak
sudah
benar,
apabila
sudah
benar
dapat
ditandatangani
3.3
Analisa Sistem Usulan Aplikasi
ini
dirancang
untuk
memudahkan
proses
pengadministrasian dan pembuatan surat menyurat yang selama ini dilakukan secara manual. Dengan adanya aplikasi ini, diharapkan dapat memudahkan staf dalam melakukan proses menginputan dan pembuatan surat-menyurat yang di minta penduduk. Selain itu penduduk juga dapat registrasi untuk mengajukan permohonan pembuatan surat secara online, jadi mereka bisa login dan memasukan data diri sesuai dengan KTP.
44
3.3.1
Use Case Sistem Usulan
Gambar 3.4 Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
45
Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Registrasi Online penduduk Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
Deskripsi Singkat
Registrasi online
Actor
Penduduk
Tindakan Utama
Penduduk melakukan login untuk melakukan registrasi didalam registrasi penduduk mengisi form yang berisi data-data yang berkaitan dengan surat yang dimaksud
Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Verifikasi data Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
Deskripsi Singkat
Verifikasi data
Actor
Staf
Tindakan Utama
Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan verifikasi data dan mengecek apakah warga sudah melakukan permohonan surat secara online apa tidak dan mengecek apakah data yang input sudah sesuai dengan kartu identitas
Tabel 3.9 Deskripsi Use Case mengelola data penduduk Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
Deskripsi Singkat
Mengelola data penduduk online
Actor
Staf
Tindakan Utama
Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan penginputan dan pengaturan jenis surat yang akan dibuat yang
datanya
dapat
diambil
dari
penduduk
melakukan registrasi online
Tabel 3.10 Deskripsi Use Case menginput surat masuk Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
Deskripsi Singkat
Menginput surat masuk
Actor
Staf
yang
46
Tindakan Utama
Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan penginputan surat masuk yang dapat berupa surat undangan, surat pemberitahuan maupun surat penting lainnya.
Tabel 3.11 Deskripsi Use Case mencetak surat keluar Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
Deskripsi Singkat
Mencetak Surat
Actor
Staf
Tindakan Utama
Staf login terlebih dahulu untuk dapat melakukan pencetakan surat yang dimaksud berdasarkan surat yang telah dibuat
Tabel 3.12 Deskripsi Use Case melihat data surat masuk dan surat keluar Nama Use Case
Use Case Diagram Sistem Informasi Usulan
Deskripsi Singkat
Melihat dan Cetak Laporan
Actor
Staf dan pimpinan
Tindakan Utama
Staf dan pimpinan harus login terlebih dahulu untuk dapat melakukan melihat data surat masuk dan surat keluar
3.3.2
Activity Diagram Sistem Usulan Activity diagram digunakan untuk menggambarkan workflow/ aliran kerja proses bisnis, berikut adalah activity diagran sistem usulan antara lain :
47
1. Activity Diagram Isi Form Registrasi Online
Gambar 3.5 Activity Diagram Isi Form Registrasi
Tabel 3.13 Deskripsi Activity Diagram Isi Form Registrasi Nama
Activity Diagram Isi Form Registrasi Online
Deskripsi
Penduduk melakukan input data Data diri di form
Singkat
permohonan pembuatan surat sesuai dengan KTP
Actor
Penduduk
Tindakan Utama Penduduk
melakukan
login,
kemudian
mengisi
form
permohonan pembuatan surat
2. Activity Diagram Mengecek Permohonan Surat
Gambar 3.6 Activity Diagram mengecek permohonan surat
48
Tabel 3.14 Deskripsi Activity Diagram Verifikasi masuk Nama
Activity Diagram Lihat Verifikasi masuk
Deskripsi Singkat
Penduduk melihat status daftar pengajuan
Actor
Penduduk
Tindakan Utama
Penduduk melakukan login, melihat status daftar pengajuan surat apakah di terima atau di tolak
3. Activity Diagram Verifikasi Data Penduduk Online
Gambar 3.7 Activity Diagram Verifikasi Data Penduduk
Tabel 3.15 Deskripsi Activity Diagram Verifikasi Data Penduduk Nama
Activity Diagram Olah Data Diri Penduduk
Deskripsi
Staf melakukan verifikasi data penduduk
Singkat Actor
Staf
Tindakan Utama melakukan input verifikasi data data diri yang sudah sudah sesuai dengan KTP
49
4. Activity Diagram Pengelolaan data pemohon online
Gambar 3.8 Activity Diagram Pengelolaan data pemohon online
Tabel 3.16 Deskripsi Activity Diagram Pengelolaan Surat Nama
Activity Diagram Olah Data Diri Penduduk dan Surat yang dimaksud
Deskripsi
Staf melakukan verifikasi data penduduk dan menginputan
Singkat
surat yang dimaksud
Actor
Staf
Tindakan
melakukan input surat yang dimaksud
Utama
5. Activity Diagram Cetak Surat
Gambar 3.9 Activity Diagram Cetak Surat
50
Tabel 3.17 Deskripsi Activity Diagram Cetak Surat Nama
Activity Diagram Cetak Surat
Deskripsi
Staf masuk ke form Surat untuk mencetak Surat yang
Singkat
dimaksud
Actor
Staf
Tindakan Utama Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian masuk ke form surat yang dimaksud dan mencetak
6. Activity Diagram input surat masuk
Gambar 3.10 Activity Diagram input surat masuk
Tabel 3.18 Deskripsi Activity Diagram input surat masuk Nama
Activity Diagram input surat masuk
Deskripsi
Staf masuk ke form Surat masuk dan dapat melihat daftar
Singkat
surat masuk
Actor
Staf
Tindakan Utama Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian masuk ke form surat masuk dan menginput data surat yang masuk
51
7. Activity Diagram Cetak Surat
Gambar 3.11 Activity Diagram Cetak Surat
Tabel 3.19 Deskripsi Activity Diagram Cetak Surat Nama
Activity Diagram Cetak Surat
Deskripsi
Staf mencetak surat
Singkat Actor
Staf
Tindakan
Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian memilih surat
Utama
apa yang ingin di cetak.
8. Activity Diagram Cetak Data Staf / Penduduk
Gambar 3.12 Activity Diagram Cetak Data/Penduduk
52
Tabel 3.20 Deskripsi Activity Diagram Cetak Data/Penduduk Nama
Activity Diagram Cetak Data/Penduduk
Deskripsi
Staf mencetak Data
Singkat Actor
Staf
Tindakan Utama
Staf melakukan login terlebih dahulu kemudian memilih cetak data/penduduk
3.3.3
Class Diagram Sistem Usulan Class diagram menjelaskan hubungan antar class dalam sebuah sistem yang sedang dibuat dan bagaimana caranya agar mereka saling berkolaborasi untuk mencapai sebuah tujuan, class diagram pada sistem usulan adalah sebagai berikut:
53
Gambar 3.13 Class Diagram Sistem Usulan
54
3.3.4 Sequence Diagram Sistem Usulan Sequence diagram adalah diagram yang menggambarkan interaksi antara objek dan disekitar sistem yang berupa pesan atau instruksi yang berurutan, berikut merupakan sequence diagram sistem usulan: 1.
Sequence diagram login
Gambar 3.14 Sequence Diagram Proses Login
2.
Sequence diagram Input Form Registrasi Penduduk
Gambar 3.15 Sequence Diagram Input Form Registrasi
55
3.
Sequence diagram Lihat Surat Registrasi
Gambar 3.16 Sequence Diagram Lihat Surat Registrasi
4.
Sequence diagram pengolahan data pembuatan surat
Gambar 3.17 Sequence Diagram pengolahan data pembuatan surat
56
5.
Sequence diagram Cetak Surat
Gambar 3.18 Sequence Diagram Cetak surat
6.
Sequence diagram Input Surat Masuk
Gambar 3.19 Sequence Diagram input surat masuk
57
3.4
Rancangan Struktur Basis Data (Database) Rancangan basis data (database) bertujuan untuk diperolehnya basis data yang efisien dalam penggunaan ruang penyimpanan, cepat dalam pengaksesan dan mudah untuk memanipulasi data serta bebas dari redudansi data, berikut ini adalah tabel-tabel dalam perancangan basis data antara lain : 1. Table Penduduk Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: penduduk
Field Kunci
: id_penduduk
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
id_Penduduk
INT
11
ID penduduk
2
NIK
VARCHAR
16
NIK
3
nama_lengkap
VARCHAR
30
Nama lengkap
4
tempat_lahir
VARCHAR
30
Tempat lahir
5
tgl_lahir
DATE
6
jenis_kelamin
VARCHAR
10
Jenis kelamin
7
alamat
VARCHAR
100
Alamat
8
Rt
9
Rw
10
Kelurahan
11
Kecamatan
12
kotamadya
13
agama
VARCHAR
15
Agama
14
Status_kawin
VARCHAR
15
Status kawin
15
pekerjaan
VARCHAR
30
Pekerjaan
16
kewarganegaraan
VARCHAR
3
Kewarganegaraan
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
VARCHAR
Tanggal lahir
3
3
40
40
20
Bagian dari alamat Bagian dari alamat Bagian dari alamat Bagian dari alamat Bagian dari alamat
58
17
masa_berlaku_KTP DATE
18
Telepon
Masa berlaku
VARCHAR
13
Nomor telepon
2. Table Surat_Keluar Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: surat_keluar
Field Kunci
: id_surat_keluar
No Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
Id_surat_keluar
INT
11
Id Nomor surat
2
No_surat
VARCHAR
20
Nomor surat
3
Perihal
VARCHAR
45
Perihal surat
4
Tgl_cetak
DATE
Tanggal cetak
5
Maksud
TEXT
Maksud surat
6
Id_penduduk
INT
11
Id penduduk
7
Id_staf
INT
11
Id staf
8
Id_jenis_surat
INT
11
Id jenis surat
9
No_pengajuan
VARCHAR
10
Nomor pengajuan
3. Table Staf Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: staf
Field Kunci
: id_staf
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
Id_staf
INT
11
Id staf
2
NIK
VARCHAR
16
Nomor Induk Keluarga
3
NIP
VARCHAR
20
Nomor Induk Pegawai
4
Nama_staf
VARCHAR
45
Nama staf
5
Tempat_lahir
VARCHAR
30
Tempat lahir
6
Tgl_lahir
DATE
7
Jenis_kelamin
VARCHAR
10
Jenis kelamin
8
Alamat
VARCHAR
100
Alamat
Tanggal lahir
59
9
Rt
VARCHAR
3
Bagian dari alamat
10
Rw
VARCHAR
3
Bagian dari alamat
11
kelurahan
VARCHAR
40
Bagian dari alamat
12
kecamatan
VARCHAR
40
Bagian dari alamat
13
kotamadya
VARCHAR
20
Bagian dari alamat
14
agama
VARCHAR
15
agama
15
Status_kawin
VARCHAR
15
Status kawin
16
Pekerjaan
VARCHAR
30
Pekerjaan
17
Kewarganegaraan
VARCHAR
3
Kewarganegaraan
18
Masa_berlaku
DATE
19
jabatan
VARCHAR
45
Jabatan
20
telepon
VARCHAR
13
telepon
Masa berlaku identitas
4. Tabel Jenis_Surat Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: jenis _surat
Field Kunci
: id_surat
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
Id_surat
INT
11
Id surat
2
kd_surat
VARCHAR 10
Kode surat
3
Nama_surat
VARCHAR 50
Nama surat
4
prasyarat
TEXT
Prasyarat surat
5. Table Surat_Masuk Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: surat_masuk
Field Kunci
: id_surat_masuk
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
Id_surat_masuk
INT
11
Id surat masuk
2
No_surat
VARCHAR
20
Nomor surat
3
Dari
VARCHAR
100
Dari siapa surat itu
60
4
perihal
VARCHAR
100
Perihal
5
Tgl_surat
DATE
Tanggal surat
6
Tgl_terima_surat
DATE
Tanggal terima surat
7
isi
TEXT
Isi dari surat
8
File
VARCHAR
50
File
9
Id_staf
INT
11
Id staf
10
Jenis_surat
VARCHAR
30
Jenis surat
6. Tabel surat_domisili Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: surat_domisili
Field Kunci
: id_surat_keluar
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
id_surat_keluar
INT
11
Id surat keluar
2
no_surat
VARCHAR 20
No.surat
3
perihal
VARCHAR 45
Perihal
4
tgl_cetak
Date
Tanggal cetak
5
maksud
Teks
Maksud
6
id_penduduk
Int
11
Id penduduk
7
id_staff
Int
11
Id staff
8
nama_perusahaan
VARCHAR 70
Nama perusahaan
9
alamat_perusahaan
Teks
Alamat perusahaan
10
jenis_usaha
VARCHAR 30
Jenis usaha
11
no_ipb
VARCHAR 20
No ipb
12
tgl_ipb
Date
Tanggal ipb
13
notaris
VARCHAR 50
Notaris
14
no_akta
VARCHAR 20
No.akta
15
tgl_akta
Date
Tgl akta
16
pimpinan
VARCHAR 50
Pimpinan
17
tgl_berlaku
Date
Tanggal berlaku
18
no_telepon
VARCHAR 13
No.telepon
61
19
status_bangunan
VARCHAR 20
20
peruntukan_bangunan VARCHAR 20
Status bangunan Peruntukan bangunan
21
jumlah_karyawan
int
6
Jumlah karyawan
7. Table Pengajuan Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: Pengajuan
Field Kunci
: id_surat
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
No_pengajuan
VARCHAR 10
No pengajuan
2
Tgl_pengajuan
DATE
Tanggal pengajuan
3
Id_surat
INT
11
Id surat
4
Id_penduduk
INT
11
Id penduduk
5
KTP
VARCHAR 50
Upload KTP
6
Status_pengajuan
VARCHAR 20
Status pengajuan
8. Table s_n Adapun perancangan tabelnya sebagai berikut: Nama Tabel
: s_n
Field Kunci
: id_surat_n1
No
Nama Field
Type
Size
Keterangan
1
Id_surat_n1
INT
11
Id surat n1
2
No_surat_n1
VARCHAR
20
No surat n1
3
perihal
VARCHAR
45
Perihal surat n1
4
Tgl_cetak
DATE
5
Keterangan_kawin VARCHAR
200
Status pernikahan
6
Pasangan
30
Pasangan terdahulu
_terdahulu
VARCHAR
Tanggal cetak
62
3.5
7
n_ayah
VARCHAR
40
Nama ayah
8
t_l_ayah
VARCHAR
20
Tempat lahir ayah
9
tgl_lahir_ayah
DATE
10
warganegara_ayah VARCHAR
20
Warnegara ayah
11
agama_ayah
VARCHAR
13
Agama ayah
12
pekerjaan_ayah
VARCHAR
30
Pekerjaan ayah
13
tt_ayah
TEXT
14
n_ibu
VARCHAR
40
Nama ibu
15
t_l_ibu
VARCHAR
30
Tempat lahir ibu
16
tgl_lahir_ibu
DATE
17
warganegara_ibu
VARCHAR
20
Warganegara ibu
18
agama_ibu
VARCHAR
13
Agama ibu
19
pekerjaan_ibu
VARCHAR
30
Pekerjaan ibu
20
tt_ibu
TEXT
21
id_surat
INT
11
Id surat
22
id_penduduk
INT
11
Id penduduk
23
staff_id_staff
INT
11
Id staff
Tanggal lahir ayah
Tempat tinggal ayah
Tanggal lahir ibu
Tempat tinggal ibu
Rancangan Layar Adapun rancangan tampilan layar atau user interface pada sistem usulan adalah sebagai berikut: 1. Tampilan Halaman Utama Sebelum Login untuk penduduk
Gambar 3.20 Tampilan Halam Utama Sebelum Login untuk penduduk
63
2. Tampilan Registrasi online penduduk
Gambar 3.21 Tampilan Form registrasi online penduduk
3. Tampilan home pada login penduduk
Gambar 3.22 Tampilan Form login penduduk
64
4. Tampilan pengajuan surat
Gambar 3.23 Tampilan Form pengajuan surat
5. Tampilan permohonan pengajuan surat
Gambar 3.24 Tampilan Form pengajuan surat
65
6. Tampilan beranda untuk user
Gambar 3.25 Tampilan beranda untuk user
8.
Tampilan master Data Staf
Gambar 3.26 Tampilan master data staf
66
9.
Tampilan Detail Data staf
Gambar 3.27 Tampilan Detail Data staf
10. Tampilan Master Data Penduduk
Gambar 3.28 Tampilan Master Data Penduduk
67
11. Tampilan Detail Data Penduduk
Gambar 3.29 Tampilan Detail Data Penduduk
12. Tampilan Master Data Jenis Surat
Gambar 3.30 Tampilan Master Data Jenis Surat Surat
68
13. Tampilan Detail Jenis Surat
Gambar 3.31 Tampilan Detail Jenis Surat
14. Tampilan Master Surat Masuk
Gambar 3.32 Tampilan Master Surat Masuk
69
15. Tampilan Detail Data Surat Masuk
Gambar 3.33 Tampilan Detail Data Surat Masuk
16. Tampilan Master Surat Keluar
Gambar 3.34 Tampilan Master Surat Keluar
70
17. Tampilan Detail Data Surat Keluar
Gambar 3.35 Tampilan Detail Data Surat Keluar
18. Tampilan Master Surat Keluar Jenis N
Gambar 3.36 Tampilan Master Surat Keluar Jenis N
71
19. Tampilan Detail Surat Keluar Jenis N
Gambar 3.37 Tampilan Detail Surat Keluar Jenis N
20.
Tampilan Master Surat Keluar Domisili
Gambar 3.38 Tampilan layar master surat keluar domisili
72
21. Tampilan Detail Surat Keluar Domisili
Gambar 3.39 Tampilan layar Detail surat keluar domisili
73
22. Tampilan Master pengajuan DAFTAR PENGAJUAN
Cari
Pengajuan Clear
Tanggal lahir Jenis kelamin alamat agama status Nomor Pengajuan Tanggal pengajuan No Jenis Surat No.KTP Pengaju
pekerjaan Nama Pengaju
Status Pengajuan
:
Tambah
Gambar 3.40 Tampilan Master Pengajuan
21. Tampilan Form Surat-Surat
Gambar 3.41 Tampilan Form Surat-Surat
74
22. Tampilan Form Domisili PM1
Gambar 3.42 Tampilan Form Domisili PM1
75
23. Tampilan Form Domisili Perusahaan
Gambar 3.43 Tampilan Form Domisili Perusahaan
76
24.
Tampilan Form Nikah
Gambar 3.44 Tampilan Form Nikah
77
25.
Tampilan Form N1
Gambar 3.45 Tampilan Form N1
78
26. Tampilan Form N2
Gambar 3.46 Tampilan Form N2
79
2.7 Tampilan Form N4
Gambar 3.47 Tampilan Form N4
