BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

1.1 Gambaran Umum PT. Garudafood Putra Putri Jaya 3.1.1 Sejarah Perusahaan Garudafood awalnya bernama PT Tudung yang didirikan tahun 1958 di Pati oleh Almarhum Bapak Darmo Putro dan Ibu Poesponingrum. Pada saat itu perusahaan ini bergerak di bidang bisnis tepung tapioka. Pada tahun 1979, perusahaan memproduksi kacang panggang tanpa merek dan mulai menggunakan merek “Garuda” pada tahun 1987. Tahun 1994 perusahaan berinisiatif mengembangkan jaringan distribusi sendiri. Kemudian pada tahun 1995 perusahaan mulai merambah bisnis coated peanut dengan produk kacang atom dan kacang telur. Lalu pada tahun 1997 memasuki bisnis biskuit dengan merek “Gery”. Pada tahun 1998 saat terjadi puncak krisis finansial Asia, perusahaan mulai mengembangkan bisnis jelly drink dan sukses dengan produk “Okky Jelly Drink” yang mulai dipasarkan pada tahun 2002. Tahun 2004 perusahaan mulai memasuki bisnis basic food (Enerfil) dan confectionary (Ting Ting). Pada tahun 2005 kemudian mengembangkan pasar teh dengan produk “Mountea” dan pasar snack (non-peanut) dengan produk “Leo”. Kemudian memasuki tahun 2006, berbgai lini perusahaan digabungkan dengan “Tudung” sebagai holding company dan mengenalkan logo baru Garudafood dan memasuki bisnis air minum dalam kemasan (Mayo) pada tahun 2007. Di tahun 2008 Garudafood meluncurkan produk coklat (Chocolatos) dan wafer cream(Wafelatos). Tahun 2009 Garudafood memasuki bisnis susu (Clevo) dan tahun 2010 meluncurkan produk biskuit donut (Gery O‟Donut) dan minuman sari buah (Space). Hingga saat ini perusahaan masih terus mengembangkan berbagai produk makanan dan minuman untuk dipasarkan. Perkembangan Garudafood hingga saat ini tidak lepas dari peran dewan direksi dan komisaris. Dewan direksi Garudafood dipimpin oleh empat orang yaitu Hartono Atmadja sebagai Vice President Operations, Sudhamek AWS sebagai Presiden Direktur, Hardianto Atmadja sebagai Vice President Commercials dan David Elsaputra sebagai Vice President Services. Dewan komisaris Garudafood dipimpin oleh dua orang yaitu Eka Soedjipto sebagai Komisaris dan Dorodjatun Kuntjoro Jakti sebagai Presiden Komisaris. Garudafood memiliki misi menjadi perusahaan pembawa perubahan yang menciptakan nilai bagi masyarakat berdasarkan prinsip saling menumbuhkembangkan melalui pribadi41 http://digilib.mercubuana.ac.id/

pribadi yang unggul, saleh dan kompeten dengan visi menjadi perusahaan makanan dan minuman dua terbaik di Indonesia pada tahun 2015. Garudafood memiliki lima filosofi yang dijunjung tinggi yaitu nilai-nilai kemanusiaan, etika bisnis, persatuan melalui keharmonisan, cepat dan unggul dalam inovasi dan bekerja secara cerdas dalam budaya pembelajaran. Nilainilai perusahaan tersebut adalah pegangan untuk menjalankan dan mengembangkan Garudafood ke depannya.

3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Garudafood Putra Putri Jaya

3.1.3 Struktur Organisasi IT Pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya

Gambar 3.2 Struktur Organisasi IT Pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya

42 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Tugas dan Tanggung jawab masing-masing bidang, yaitu : IT Division : 1.

Membuat strategi IT.

2.

Mendorong eksekusi strategi.

3.

Merancang dan menyediakan sistem dan aplikasi yang terintegrasi di semua business process sehingga output yang dihasilkan mampu mendukung proses analisa dan improvement.

4.

Sebagai pusat informasi / knowledge base untuk setiap proses (Integrated Executive Information System).

5.

Merancang teknologi infrastruktur yang mampu mendukung tercapainya business plan.

6.

Mengalokasikan dan mengembangkan sumber daya yang terampil dan kompeten.

7.

Sosialisasi kepada user dalam penggunaan aplkasi.

8.

Membantu user dalam menangani masalah yang berhubungan dengan Informasi Sistem dan penerapannya.

9.

Merancang dan memonitoring budget atau anggaran terkait dengan aktifitas yang akan dijalankan.

Business System Support Department : 1.

Melakukan Analisa Proses Bisnis, Quality Control dan Roll-out Implementasi dalam kaitan pembangunan dan penyediaan sistem atau aplikasi bisnis.

2.

Melakukan dukungan operasional terhadap sistem dan aplikasi yang dipergunakan dalam proses bisnis untuk memastikan tercapainya tujuan strategis penggunaan sistem atau aplikasi yang ditetapkan.

3.

Membangun dan menjaga standarisasi dan pedoman penggunaan sistem dan aplikasi bisnis.

4.

Mengalokasikan dan mengembangkan sumber daya yang terampil dan kompeten untuk menjadi COE (Center Of Excelences) dari setiap sistem dan aplikasi yang dipergunakan dalam proses bisnis.

5.

Sosialisasi kepada user secara berkesinambungan dalam penggunaan sistem dan paket aplikasi yang dipergunakan dalam proses bisnis.

6.

Membantu user dalam menangani masalah yang berhubungan dengan sistem dan paket aplikasi yang dipergunakan dalam proses bisnis.


7.

Bekerjasama dengan pihak-pihak terkait dalam standarisasi dan SOP Proses Bisnis khususnya yang berkaitan dengan sisten dan paket aplikasi yang dipergunakan dalam proses bisnis.

8.


General Application Support & System Development Department : 1.

Membangun, mengimplementasi dan menjaga standar dan pedoman pembangunan sistem (Standard untuk Implementasi Methodology & Development)

2.

Menyediakan dan mengimplementasikan paket aplikasi yang terintegrasi dan dibutuhkan untuk mendukung business proses sehingga output yang dihasilkan mampu mendukung proses analisa dan improvement.

3.


Infrastructure Management Department : 1.

Merancang, membangun dan mengembangkan network dan komunikasi untuk melancarkan bisnis proses.

2.

Merancang , membangun, menjaga dan mengembangkan keamanan infrastruktur IT.

3.

Merancang, membangun dan mengembangkan data center.

4.

Merancang, membangun dan mengembangkan operasional helpdesk IT.

5.

Memelihara operational infrastruktur IT sehingga dapat berjalan sesuai SLA.

6.


Information System Management Department : 1.

Merancang, membangun, mengimplementasikan dan mendukung operasi

sistem

informasi yang dibutuhkan dan mampu menintegrasikan data disemua business proses dan menghasilkan informasi akurat dan tersedia pada saat dibutuhkan, sehingga dapat digunakan didalam mendukung analisa bisnis dan pelaporan. 2.



Strategic Management Department : 1.

Membangun dan memelihara hubungan dengan patner strategic.

2.

Menyelaraskan atau menyesuaikan permintaan bisnis user dengan pengembangan aplikasi bisnis dan infrastruktur strategis, serta menjalankan metodologi proyek bersama-sama dengan project manager untuk setiap project IT.

3.

Membuat, mengkomunikasikan /mensosialisasikan dan mengawasi kebijakan dan standarisasi IT yang dijalankan dalam Tudung Group.

4.

Menyusun kontrak kerjasama dan SLA dengan vendor yang bekerjasama dengan IT. Serta memelihara hubungan baik dengan vendor termasuk pengawasan eksekusi SLA dan kontrak kerja sama di kedua belah pihak.

5.

Asistensi Perencanaan tahunan aktivitas IT dan anggaran.

6.


7.

Mengatur proses administrasi IT.

8.

Melalukan proses yang berkaitan dengan pengajuan budget/anggaran.

1.2 Analisa Sistem Berjalan 1.2.1. Uraian Prosedur Berdasarkan survey dan wawancara yang telah dilakukan ke PT. Garudafood Putra Putri Jaya, penulis memperoleh temuan rangkaian kegiatan proses bisnis yang ada di perusahaan. Pada saat ini prosedur yang sedang berjalan adalah prosedur dengan cara manual yaitu pada masing-masing departemen budget opex dan capex belum termonitor dan terkontrol (monitoring dilakukan sendiri dengan menggunakan excel), selain itu Form Pengajuan opex dan capex masih manual belum menggunakan inputan secara sistem. Adapun aktifitas dalam pengajuan budget capex dan opex dapat berupa pengajuan pengeluaran kas atau bank dan pengajuan purchase order (PO). Pada setiap pengajuan pengeluaran kas atau bank dan pengajuan purchase order (PO) harus dilampiri form atau dokumen kode budget capex atau opex yang akan dipakai yang di dapat dari Head of Strategic Managemen selaku pemegang budget semua departemen pada Divisi IT.


Gambar 3.3 Flow Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank


Gambar 3.4 Flow Pengajuan Pembuatan Purchase Order (PO)


Gambar 3.5 Use Case Sistem Berjalan

Tabel 3.1 Skenario Use Case Request Pengeluaran Budget Nama Use Case

:

Use Case Request Pengeluaran Budget.

Aktor

:

User Departemen IT.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh user departemen IT ketika ingin mengajukan permintaan pengeluaran budget

Pra Kondisi

:

Permintaan pengeluaran budget IT.

Alur Kegiatan

:

User departemen IT mengajuakan permintaan pengeluaran budget opex atau capex kepada admin.

Pasca Kondisi

:

Permintaan pengeluaran budget IT akan dip roses oleh admin.


Tabel 3.2 Skenario Use Case Konfirmasi Budget Nama Use Case

:

Use Case Konfirmasi Budget.

Aktor

:

Admin.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh admin dalam pengajuan pengeluaran kas atau bank atau pengajuan pembuatan purchase order (PO).

Pra Kondisi

:

Harus ada permintaan dari user departemen IT.

Alur Kegiatan

:

Admin akan mendapatkan dokumen atau form yang berisikan kode budget capex atau opex yang akan digunakan dalam pengajuan yang sudah disetujui oleh head of strategic managemenn selaku pemegang budget semua departemen pada Divisi IT.

Pasca Kondisi

:

Tersedia kode budget capex atau opex yang akan digunakan.

Tabel 3.3 Skenario Use Case Mengisi Form FPPKB Nama Use Case

:

Use Case Mengisi Form FPPKB.

Aktor

:

Admin

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh admin ketika sudah mendapatkan Form Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank (FPPKB) dari bagian Finance.

Pra Kondisi

:

Adanya permintaan pengeluaran Kas atau bank

Alur Kegiatan

:

Admin akan mengisi dokumen Form Pengajuan Pengeluaran Kas atau

bank (FPPKB) dari bagaian Finance

ketika sudah

mendapatkan form yang berisikan kode budget capex atau opex dari Head of Strategic Managemen. Pasca Kondisi

:

Form Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank (FPPKB) sudah diisi oleh admin sesuai dengan kebutuhan user.

Tabel 3.4 Skenario Use Case Mengisi Form FMPR Nama Use Case

:

Use Case Mengisi Form FMPR.

Aktor

:

Admin.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh admin ketika sudah mendapatkan Formulir

Manual Purchase

Request (FMPR)

dari bagian

Procurement. Pra Kondisi

:

Adanya permintaan pengajuan pembuatan purchase order (PO). 49 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Alur Kegiatan

:

Admin akan mengisi dokumen Formulir Manual Purchase Request (FMPR) dari bagaian Procurement ketika sudah mendapatkan form yang berisikan kode budget capex atau opex dari Head of Strategic Managemen.

Pasca Kondisi

:

Formulir Manual Purchase Request (FMPR) sudah diisi oleh admin sesuai dengan kebutuhan user.

Tabel 3.5 Skenario Use Case Mengeluarkan Kode Budget Nama Use Case

:

Use Case Mengeluarkan Kode Budget.

Aktor

:

Head of Strategic Managemen.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Head of Strategic Managemen ketika

melayani

permintaan

user

yang

berkaitan

dengan

pengeluaran budget atau anggaran. Pra Kondisi

:

Adanya permintaan pengeluaran budget atau anggaran.

Alur Kegiatan

:

Head of Strategic Managemen akan mengeluarkan form atau dukumen yang berisikan kode budget opex atau capex sesuai dengan permintaan kebutuhan atau aktifitas user, yang sebelumnya kode budget tersebut sudah disetujui oleh kepala departemen terkait.

Pasca Kondisi

:

Form atau dokumen kode budget opex atau capex yang yang akan digunakan.

Tabel 3.6 Skenario Use Case Approved Pengajuan FPPKB dan FMPR Nama Use Case

:

Use Case Approved Pengajuan FPPKB dan FMPR.

Aktor

:

Head of Division IT.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Head of Division IT ketika sudah menerima dokumen kode budget dan FPPKB atau FMPR yang sudah diisi sesuai dengan kebutuhan atau aktifitas user yang diminta.

Pra Kondisi

:

Adanya permintaan FPPKB atau FMPR yang akan di proses ke bagian Finance atau Procurement.

Alur Kegiatan

:

Head of Division IT akan menandatangani dokumen kode budget dan FPPKB atau FMPR yang sudah diisi oleh admin yang 50 http://digilib.mercubuana.ac.id/

selanjtnya akan di proses selanjutnya oleh bagian Finance atau Procurement. Pasca Kondisi

:

Dokumen kode budget dan FPPKB atau FMPR yang sudah di setujui oleh Head of Division IT.

Tabel 3.7 Skenario Use Case Mengeluarkan Form FPPKB Nama Use Case

:

Use Case Mengeluarkan Form FPPKB.

Aktor

:

Finance.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Finance ketika admin ingin mengajukan pengeluaran Kas atau bank.

Pra Kondisi

:

Harus melampirkan kode budget opex atau capex yang akan digunakan.

Alur Kegiatan

:

Finance akan memberikan form FPPKB kepada admin untuk diisi.

Pasca Kondisi

:

Menerima form FPPKB yang sudah diisi oleh Admin dimana form tersebut sudah di tandatangani oleh Head of Division IT.

Tabel 3.8 Skenario Use Case Memproses FPPKB Nama Use Case

:

Use Case Memproses FPPKB.

Aktor

:

Finance.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Finance ketika sudah Menerima form FPPKB dan dokumen kode budget yang sudah diisi oleh Admin dimana form tersebut sudah di tandatangani oleh Head of Division IT.

Pra Kondisi

:

Harus meyerahkan dokumen kode budget dan form FPPKB.

Alur Kegiatan

:

Finance akan memproses permintaan pengeluaran Kas atau bank.

Pasca Kondisi

:

Permintaan selesai.

Tabel 3.9 Skenario Use Case Mengeluarkan Form FMPR Nama Use Case

:

Use Case Mengeluarkan Form FMPR.

Aktor

:

Procurement.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Procurement ketika admin ingin mengajukan purchase order (PO).

Pra Kondisi

:

Harus melampirkan kode budget opex atau capex yang akan 51 http://digilib.mercubuana.ac.id/

digunakan. Alur Kegiatan

:

Procurement akan memberikan form FMPR kepada admin untuk diisi.

Pasca Kondisi

:

Menerima form FMPR yang sudah diisi oleh Admin dimana form tersebut sudah di tandatangani oleh Head of Division IT.

Tabel 3.10 Skenario Use Case Memproses FMPR Nama Use Case

:

Use Case Memproses FMPR.

Aktor

:

Procurement.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Procurement ketika sudah Menerima form FPPKB dan dokumen kode budget yang sudah diisi oleh Admin dimana form tersebut sudah di tandatangani oleh Head of Division IT.

Pra Kondisi

:

Harus meyerahkan dokumen kode budget dan form FMPR.

Alur Kegiatan

:

Procurement akan memproses permintaan pengajuan purchase order (PO).

Pasca Kondisi

:

Permintaan selesai.

1.3 Sistem Yang Diusulkan 1.3.1. Use Case Sistem Usulan Berdasarkan permasalah yang terjadi pada Division IT, maka diusulkan Sistem Aplikasi Budget controlling dengan use case sebagai berikut ini :


Gambar 3.6 Use Case Sistem Usulan

Tabel 3.11 Skenario Use Case Request Pengeluaran Budget Pada Sistem Usulan Nama Use Case

:

Use Case Request Pengeluaran Budget.

Aktor

:

User Departemen IT.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh user departemen IT ketika ingin mengajukan permintaan pengeluaran budget

Pra Kondisi

:

Permintaan pengeluaran budget IT.

Alur Kegiatan

:

User departemen IT mengajuakan permintaan pengeluaran budget opex atau capex kepada admin.

Pasca Kondisi

:

Permintaan pengeluaran budget IT akan dip roses oleh admin.

Tabel 3.12 Skenario Use Case Input Kode Budget Plan Nama Use Case

:

Use Case Input Kode Budget Plan.

Aktor

:

Head of Strategic Managemen.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan Head of Strategic Managemen untuk menginput semua kode budget opex dan capex yang sudah diajukan oleh semua departemen IT . Proses ini dilakukan pada 53 http://digilib.mercubuana.ac.id/

awal tahun setelah disetujui oleh Head of Division IT. Pra Kondisi

:

Budget telah disetujui oleh Head of Division IT.

Alur Kegiatan

:

Head of Strategic Managemen menginput semua kode budget opex dan capex sesuai dengan persetujuan Head of Division IT. Setelah dilakukan penginputan budget opex dan capex dilanjutkan dengan kegiatan pengeluaran budget beserta nominalnya.

Pasca Kondisi

:

Terdapat budget opex dan capex yang siap digunakan dan dapat diakses oleh admin..

Tabel 3.13 Skenario Use Case Input Kode Budget Opex (FPPO) Nama Use Case

:

Use Case Input Kode Budget Opex (FPPO).

Aktor

:

Admin.

Deskripsi Singkat

:

Admin akan menginput kode budget opex yang akan digunakan untuk permintaan kebutuhan operasional sesuai dengan aktifitas user. Proses ini dilakukan pada awal user mengajuan pengeluaran Kas atau bank atau pembuatan purchase order (PO).

Pra Kondisi

:

Budget yang telah disetujui oleh Head Departemen yang terkait dan Head of Division IT.

Alur Kegiatan

:

Admin menginput kode budget opex (FPPO) yang akan digunakan untuk permintaan kebutuhan operasional sesuai dengan aktifitas user yang telah disetujui oleh Head Departemen terkait dan Head of Division IT. Setelah dilakukan penginputan FPPO dilanjutkan menginput Form Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank (FPPKB) atau Formulir Manual Purchase Order (FMPR).

Pasca Kondisi

:

Terdapat pengajuan FPPO dan FPPKB atau FMPR yang siap digunakan untuk diproses lanjut oleh bagian Finance atau Procurement.

Tabel 3.14 Skenario Use Case Input Kode Budget Capex Nama Use Case

:

Use Case Input Kode Budget Capex.

Aktor

:

Admin.

Deskripsi Singkat

:

Admin akan menginput kode budget Capex yang akan digunakan untuk permintaan kebutuhan asset sesuai dengan aktifitas user. 54 http://digilib.mercubuana.ac.id/

Proses ini dilakukan pada awal user mengajuan pembuatan purchase order (PO) yang berhubungan dengan asset. Input kode budget capex ini hanya untuk pengajuan pembuatan purchase order (PO). Pra Kondisi

:

Budget yang telah disetujui oleh Head Departemen yang terkait dan Head of Division IT.

Alur Kegiatan

:

Admin menginput kode budget capex yang akan digunakan untuk permintaan kebutuhan asset sesuai dengan aktifitas user yang telah disetujui oleh Head Departemen terkait dan Head of Division IT. Setelah

dilakukan

penginputan

budget

capex

dilanjutkan

menginput Formulir Manual Purchase Order (FMPR). Pasca Kondisi

:

Terdapat pengajuan budget capex dan FPPKB atau FMPR yang siap digunakan dan diproses lanjut oleh bagian Finance atau Procurement.

Tabel 3.15 Skenario Use Case Input Realisasi Dinas Luar Kota / Dinas Luar Negeri Nama Use Case

:

Use Case Input Realisasi Dinas Luar Kota (DLK) / Dinas Luar Negeri (DLN).

Aktor

:

Admin.

Deskripsi Singkat

:

Admin akan menginput kode budget opex untuk klaim realisasi biaya Dinas Luar Kota (DLK) / Dinas Luar Negeri (DLN).

Pra Kondisi

:

Budget yang telah disetujui oleh Head Departemen terkait dan Head of Division IT. Kode budget sesuai dengan budget project yang di support oleh user tersebut.

Alur Kegiatan

:

Admin menginput kode budget opex untuk klaim realisasi biaya Dinas Luar Kota (DLK) / Dinas Luar Negeri (DLN). Setelah dilakukan penginputan budget opex dilanjutkan menginput Form Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank (FPPKB).

Pasca Kondisi

:

Terdapat pengajuan budget opex dan FPPKB yang siap digunakan dan diproses lanjut oleh bagian Finance.


Tabel 3.16 Skenario Use Case Input Kasbon Nama Use Case

:

Use Case Input Kasbon.

Aktor

:

Admin.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Admin ketika ada permintaan kasbon dari user departemen IT.

Pra Kondisi

:

Harus ada permintaan kasbon dari user departemen IT.

Alur Kegiatan

:

Admin menginput permintaan kasbon. Permintaan kasbon dapat diproses apabila ada budget atau anggaran yang tersedia.

Pasca Kondisi

:

Terdapat permintaan kasbon yang siap digunakan dan diproses lanjut oleh bagian Finance.

Tabel 3.17 Skenario Use Case Approved Pengajuan FPPKB dan FMPR Pada Sistem Usulan Nama Use Case

:

Use Case Approved Pengajuan FPPKB dan FMPR.

Aktor

:

Semua Head Departemen IT, dan Head of Division IT.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Semua Head Departemen IT, dan Head of Division IT untuk memberikan approval pada setiap pengajuan pengeluaran budget.

Pra Kondisi

:

Adanya permintaan FPPKB atau FMPR yang akan di proses ke bagian Finance atau Procurement.

Alur Kegiatan

:

Semua Head Departemen IT, dan Head of Division IT akan menandatangani dokumen pengajuan pengeluaran kode budget dan FPPKB atau FMPR yang sudah diisi sesuai dengan kebutuhan atau aktifitas user yang diminta. Semua Head Departemen IT hanya menyetujui (Approved) pengeluaran budget opex dan capex sesuai dengan kebutuhan departemen masing-masing.

Pasca Kondisi

:

Terdapat pengajuan budget capex dan FPPKB atau FMPR yang siap digunakan dan diproses lanjut oleh bagian Finance atau Procurement.

Tabel 3.18 Skenario Use Case Memproses FPPKB Pada Sistem Usulan Nama Use Case

:

Use Case Memproses FPPKB.

Aktor

:

Finance.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Finance ketika sudah Menerima 56 http://digilib.mercubuana.ac.id/

form FPPKB dan dokumen kode budget yang sudah diisi oleh Admin dimana form tersebut sudah di tandatangani oleh Head of Division IT. Pra Kondisi

:

Harus meyerahkan dokumen kode budget dan form FPPKB.

Alur Kegiatan

:

Finance akan memproses permintaan pengeluaran Kas atau bank.

Pasca Kondisi

:

Permintaan selesai.

Tabel 3.19 Skenario Use Case Memproses FMPR Pada Sistem Usulan Nama Use Case

:

Use Case Memproses FMPR.

Aktor

:

Procurement.

Deskripsi Singkat

:

Prosedur yang dilakukan oleh Procurement ketika sudah Menerima form FPPKB dan dokumen kode budget yang sudah diisi oleh Admin dimana form tersebut sudah di tandatangani oleh Head of Division IT.

Pra Kondisi

:

Harus meyerahkan dokumen kode budget dan form FMPR.

Alur Kegiatan

:

Procurement akan memproses permintaan pengajuan purchase order (PO).

Pasca Kondisi

:

Permintaan selesai.


1.3.2. Activity Diagram Sistem Usulan 1.3.2.1 Activity Diagram Sistem Usulan Request Pengeluaran Budget

Gambar 3.7 Activity Diagram Sistem Usulan Request Pengeluaran Budget


1.3.2.2 Activity Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Plan

Gambar 3.8 Activity Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Plan


1.3.2.3 Activity Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Opex (FPPO)

Gambar 3.9 Activity Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Opex


1.3.2.4

Activity Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Capex

Gambar 3.10 Activity Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Capex


1.3.2.5

Activity Diagram Sistem Usulan Realisasi Dinas Luar Kota (DLK) / Dinas Luar Negeri (DLN)

Gambar 3.11 Activity Diagram Sistem Usulan Realisasi Dinas Luar Kota (DLK) / Dinas Luar Negeri (DLN)


1.3.2.6

Activity Diagram Sistem Usulan Input Kasbon

Gambar 3.12 Activity Diagram Sistem Usulan Input Kasbon


1.3.2.7

Activity Diagram Sistem Usulan Approved Pengajuan FPPKB dan FMPR

Gambar 3.13 Activity Diagram Sistem Usulan Approved Pengajuan FPPKB dan FMPR

1.3.2.8

Activity Diagram Sistem Usulan Memproses FPPKB

Gambar 3.14 Activity Diagram Sistem Usulan Memproses FPPKB


1.3.2.9

Activity Diagram Sistem Usulan Memproses FMPR

Gambar 3.15 Activity Diagram Sistem Usulan Memproses FMPR

1.3.3. Sequence Diagram Sistem Usulan 1.3.3.1 Sequence Diagram Sistem Usulan Request Pengeluaran Budget

Gambar 3.16 Sequence Diagram Sistem Usulan Request Pengeluaran Budget


1.3.3.2 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Plan

Gambar 3.17 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Plan


1.3.3.3 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Opex (FPPO)

Gambar 3.18 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Opex (FPPO)


1.3.3.4 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kode Capex

Gambar 3.19 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kode Budget Capex


1.3.3.5 Sequence Diagram Sistem Usulan Realisasi Dinas Luar Kota / Dinas Luar Negeri

Gambar 3.20 Sequence Diagram Sistem Usulan Realisasi Dinas Luar Kota / Dinas Luar Negeri


1.3.3.6 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kasbon

Gambar 3.21 Sequence Diagram Sistem Usulan Input Kasbon

1.3.3.7 Sequence Diagram Sistem Usulan Melihat Laporan Budget

Gambar 3.22 Sequence Diagram Sistem Usulan Melihat Laporan Budget


1.3.3.8 Sequence Diagram Sistem Usulan Approval Pengajuan FPPKB dan FMPR

Gambar 3.23 Sequence Diagram Sistem Usulan Approval FPPKB dan FMPR

Catatan : Head Departemen IT hanya menanda tangani dokumen realisasi klaim, FPPO / Realisasi DLK atau DLN dan FPPKB/FMPR yang menggunakan budget departemen itu sendiri.

1.3.3.9 Sequence Diagram Sistem Usulan Memproses FPPKB

Gambar 3.24 Sequence Diagram Sistem Usulan Memproses FPPKB


1.3.3.10 Sequence Diagram Sistem Usulan Memproses FMPR

Gambar 3.25 Sequence Diagram Sistem Usulan Memproses FPPKB


1.3.4. Class Diagram Sistem Usulan

1…*

1

1

1 1

1

1

1

1

1


1.3.5. Rancangan Struktur Basis Data Berdasarkan class diagram, maka dapat dibuat struktur basis data sebagai berikut : Tabel 3.20 Tabel Keterangan Halaman Login Tabel Login (dbo.Pwd) Nama Field NickName Pwd FullName dept Jabatan divisi BU UserGroup NIK Email

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar

Panjang 15 15 50 50 50 50 50 50 50 50

Tabel 3.21 Tabel Keterangan Budget Opex Tabel Budget Opex Nama Field BU Div Dept [Kode Opex] Bulan [Jenis Opex] Activity [Detail Activity] Amount Year BUDG_CODE Budget_RP [NAME OF ASSETS] Month PT deleted

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar

Panjang 225 225 225 225 225 225 225 225

varchar

50


4

Tabel 3.22 Tabel Keterangan Detail FPPKB Tabel Detail FPPKB Nama Field No_FPPKB No_Referensi Rp_Pengajuan Rp_Realisasi Parsial [User] Keterangan Curr_realisasi MataUang KeteranganLainnya

Tipe Data nvarchar nvarchar float float nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar

Panjang 50 50

50 50 50 50 225


Tabel 3.23 Tabel Keterangan FPPKB Tabel FPPKB Nama Field No_FPPKB Tgl_Pengajuan Nama Jabatan Divisi Dept Jenis_FPPKB No_Referensi Jenis_Pembayaran No_Cek_Giro Nama_Bank_Transfer No_Rek_Transfer Nama_Rekening_Transfer No_Referensi_Transfer Jumlah terbilang Kadiv Direktur Finance_Controller Direktur_Keuangan Jenis_FPPKB_LAINNYA Tax AfterTax [print] BU Counter KasbonTemp No_Kasbon

Tipe Data nvarchar date nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar

Panjang 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50

nvarchar nvarchar

225 225

225 50 50 50 50 225 50 50 50

Tabel 3.24 Tabel Keterangan GroupOpex Tabel GroupOpex Nama Field GroupOpex Jenis Toleransi

Tipe Data varchar varchar float


Panjang 225 50 50

Tabel 3.25 Tabel Keterangan KASBON Tabel KASBON Nama Field Tgl_Pengajuan Nama Jabatan Divisi Dept Jenis_Pembayaran No_Cek_Giro Nama_Bank_Transfer No_Rek_Transfer Nama_Rekening_Transfer No_Referensi_Transfer Jumlah terbilang Kadiv Direktur Finance_controller Direktur_Keuangan No_Kasbon Counter [user] Keperluan [print] TotalRealisasi SisaKasbon Status BU MataUang Other_Curr Tahun Bulan

Tipe Data date nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar

Panjang

nvarchar nvarchar nvarchar float

50 225 50

nvarchar nvarchar nvarchar float

50 50 50


50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 225 50 50 50 50 50

Tabel 3.26 Tabel Keterangan Master_Budget_Capex Tabel Master_Budget_Capex Nama Field BU PLANT PT MONT YEAR Q CLASS TYPE BUDG_CODE PROPOSAL_NO DEPT [NAME OF ASSETS] [CLASS OF ASSETS] MONEY_TYPE [AMOUNT] PROPOSAL_RP REAL_RP SH_NO [1ST_PREPAID_AMOUNT] [2ND_PREPAID_AMOUNT] [3RD_PREPAID_AMOUNT] FINALPAYM_AMOUNT BANK_NAME BANK_MOUNT BANK_YEAR PPN PPH BRUTO_RP Delete Status EXCH_RATE BUDGET_RP KeyBudget Divisi Counter Prioritas Group_Lokasi Inactive JenisBudget GroupEntitas

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float float float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float float float nvarchar nvarchar float float

Panjang 225 225 225 225

nvarchar bigint nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar

50


225 225 225 225 225 225 225 225 225

225 225 225 225 225 225 225 225

50 50

50 50 50 50 50

Tabel 3.27 Tabel Keterangan MasterBU Tabel MasterBU Nama Field BU PT

Tipe Data nvarchar nvarchar

Panjang 225 50

Tabel 3.28 Tabel Keterangan MasterClassAsset Tabel MasterClassAsset Nama Field ClassAsset Kode GroupAsset

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar

Panjang 225 50 50

Tabel 3.29 Tabel Keterangan Penggunaan_Budget_Capex Tabel Penggunaan_Budget_Capex Nama Field Tipe Data BUDG_CODE nvarchar PROPOSAL_NO nvarchar PROPOSAL_RP float REALISASI_RP float REAL_REALISASI_RP Deleted nvarchar Proposal_OtherCurr float Curr nvarchar BU nvarchar Divisi nvarchar [User] nvarchar Tahun Quarter


Panjang 225 225

50 50 50 50 50

Tabel 3.30 Tabel Keterangan Penggunaan_Budget_Opex Tabel Penggunaan_Budget_Opex Nama Field Tipe Data BUDG_CODE nvarchar PROPOSAL_NO nvarchar PROPOSAL_RP float REALISASI_RP float Deleted nvarchar Curr nvarchar Real_Realisasi_RP BU nvarchar Divisi nvarchar [User] nvarchar Proposal_otherCurr decimal Nilai_Other_curr


Panjang 225 225

50 50 50 50 50 18, 2

Tabel 3.31 Tabel Keterangan Proposal_Capex Tabel Proposal_Capex Nama Field BU PLANT PT MONTH YEAR Q CLASS TYPE BUDG_CODE PROPOSAL_NO DEPT [NAME OF ASSETS] [CLASS OF ASSETS] MONEY_TYPE AMOUNT PROPOSAL_RP REAL_RP SH_NO [1ST_PREPAID_AMOUNT] [2ND_PREPAID_AMOUNT] [3RD_PREPAID_AMOUNT] FINALPAYM_AMOUNT BANK_NAME BANK_MONTH BANK_YEAR PPN PPH BRUTO_RP DELETED EXCH_RATE JUSTIFIKASI KEUNTUNGAN KERUGIAN TGLPENGAJUAN TGLDIBUTUHKAN STATUS_REALISASI JENISINVESTASI SLIPHUTANG KodeAssetLama Supplier

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float float float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float float float nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar date date nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar 81

http://digilib.mercubuana.ac.id/

Panjang 225 225 225 225 225 225 225 225 225 225 225 225 225

225 225 225 225 225 225 225 225

50 MAX MAX MAX

50 50 50 225 225

JenisAsset AssetIT MatriksKep_Justifikasi MatriksKep_Perhitungan MatriksKep_FS Approval_PM_RH Approval_KADEP Approval_HOM_COD Approval_KADIV Approval_DIR Approval_FAM Approval_Fin_Cont Approval_Dir_FA Approval_Pres_Dir Approval_BOC Alasan_Supplier JustifikasiRelokasi Counter DIVISI CostCenter [Print] FMPRNo HardCopyDate HardCopyNote ApprovalDate ApprovalNote TipePembelian releaseBy KodeIO FMPRDate GroupEntitas TglRevisi

nvarchar

50

nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar

50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 50 225 225

nvarchar nvarchar float nvarchar date nvarchar date nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar date nvarchar date

50 225


50 MAX MAX 50 50 225 225

Tabel 3.32 Tabel Keterangan Proposal_Item Tabel Proposal_Item Nama Field Proposal_NO ITEM Satuan Jumlah hargaSatuan TotalHarga Curr Total_Curr BU Divisi [User] KodeAssetSAP KodePOSAP Satuan_Curr

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar float float float nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar

Panjang 225 225 50

50 50 50 50 50 50 50

Tabel 3.33 Tabel Keterangan Proposal_Opex Tabel Proposal_Opex Nama Field BU PT PROPOSAL_NO DEPT [NAME OF OPEX] [CLASS OF OPEX] PROPOSAL_RP DELETED TGLPENGAJUAN Terbilang Nama Jabatan TypeBudget Keperluan Kepala_Dept Kepala_Div Direktur Direktur_Keu Pres_Dir BudgCondition Divisi [Print] TotalRealisasi

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar date nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nchar nchar nchar nchar nchar nvarchar float


Panjang 225 225 225 225 225 225 50 MAX 225 225 225 MAX 10 10 10 10 10 50

FixTerpakai Counter FMPRNo

nvarchar

225

Tabel 3.34 Tabel Keterangan RealisasiDLK Tabel RealisasiDLK Nama Field No_Proposal BU Divisi Keperluan Nominal terbilang StatusBayar [User] FPPKB_GA MataUang Nominal_otherCurr Keterangantemp Keterangan

Tipe Data nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar nvarchar float nvarchar nvarchar

Panjang 50 50 50 225 225 50 50 50 50 225 225

1.3.6. Rancangan Layar 1.3.6.1 Rancangan Halaman Login

Gambar 3.26 Rancangan Halaman Login

Tabel 3.35 Tabel Keterangan Rancangan Halaman Login Baris User Name

Deskripsi Diisi dengan User

Aktifitas - Harus diisi

name masing-masing - Masukkan nama User Name Password

Password user

- Diisi Password user


Keterangan Nama User yang mempunyai akses ke aplikasi. Password user

1.3.6.2 Rancangan Beranda Budget controlling

Gambar 3.27 Rancangan Beranda Budget Controlling Pada gamabar 3.27 merupakan rancangan beranda Budget Controlling pada aplikasi.

1.3.6.3 Rancangan Halaman CAPEX

Gambar 3.28 Rancangan Halaman CAPEX Pada gamabar 3.28 merupakan rancangan halaman capex pada aplikasi.


1.3.6.4 Rancangan Inputan Proposal Capex

Gambar 3.29 Rancangan inputan Proposal Capex Pada gamabar 3.29 merupakan rancangan inputan proposal capex pada aplikasi.

1.3.6.5 Rancangan Halaman OPEX

Gambar 3.30 Rancangan Halaman OPEX Pada gamabar 3.30 merupakan rancangan halaman opex pada aplikasi.


1.3.6.6 Rancangan Inputan Pengajuan Opex (selain DLK/DLN)

Gambar 3.31 Rancangan Inputan Opex (selain DLK/DLN) Pada gamabar 3.31 merupakan rancangan inputan opex pada aplikasi.

1.3.6.7 Rancangan Inputan Realisasi DLK atau DLN

Gambar 3.32 Rancangan Inputan Realisasi DLK atau DLN Pada gamabar 3.32 merupakan rancangan inputan realisasi DLK atau DLN pada aplikasi.


1.3.6.8 Rancangan Inputan Kasbon

Gambar 3.33 Rancangan Inputan Kasbon Pada gamabar 3.33 merupakan rancangan inputan kasbon pada aplikasi.

1.3.6.9 Rancangan FPPKB

Gambar 3.34 Rancangan Inputan FPPKB Pada gamabar 3.34 merupakan rancangan inputan FPPKB pada aplikasi.


1.3.6.10 Rancangan Halaman Detail Item

Gambar 3.35 Rancangan Halaman Detail Item Pada gamabar 3.35 merupakan rancangan halaman detail item pada aplikasi.


1.3.6.11 Rancangan Halaman MASTER DATA

Gambar 3.36 Rancangan Halaman MASTER DATA Pada gamabar 3.36 merupakan rancangan halaman master data pada aplikasi.

Gambar 3.37 Rancangan Halaman Input MASTER DATA (Hak Akses) Pada gamabar 3.37 merupakan rancangan halaman input master data (hak akses) pada aplikasi.


Gambar 3.38 Rancangan Halaman Input MASTER DATA (Master BU) Pada gamabar 3.38 merupakan rancangan halaman input master data (master BU) pada aplikasi.

Gambar 3.39 Rancangan Halaman Input MASTER DATA (Class Asset) Pada gamabar 3.39 merupakan rancangan halaman input master data (class asset) pada aplikasi.


Gambar 3.40 Rancangan Halaman Input MASTER DATA (Master Opex) Pada gamabar 3.40 merupakan rancangan halaman upload atau import master data (master opex) pada aplikasi.

Gambar 3.41 Rancangan Halaman Input MASTER DATA (Master Capex) Pada gamabar 3.41 merupakan rancangan halaman upload atau import master data (master capex) pada aplikasi.


1.3.7. Rancangan Hasil Output 1.3.7.1. Formulir Pengajuan Pengeluaran Opex (FPPO)

Gambar 3.42 Rancangan Output Formulir Pengajuan Pengeluaran Opex (FPPO) Pada gambar 3.42 ini merupakan rancangan output atau keluaran dari pengajuan pengeluaran opex yang disebut dengan formulir FPPO.


1.3.7.2. Rancangan Output Form Realisasi DLK / DLN

Gambar 3.43 Rancangan Output Form Realisasi DLK atau DLN Pada gambar 3.43 ini merupakan rancangan output atau keluaran dari pengajuan realisasi DLK atau DLN yang disebut dengan formulir laporan biaya perjalanan dinas.


1.3.7.3. Rancangan Output Formulir Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank (FPPKB)

Gambar 3.44 Rancangan Output Formulir Pengajuan Pengeluaran Kas atau bank Pada gambar 3.44 ini merupakan rancangan output atau keluaran dari pengajuan pengeluaran kas atau bank yang disebut dengan form FPPKB.


1.3.7.4. Rancangan Output Formulir Pengajuan Kasbon

Gambar 3.45 Rancangan Output Formulir Pengajuan Kasbon Pada gambar 3.45 ini merupakan rancangan output atau keluaran dari pengajuan kasbon yang disebut dengan form kasbon.


1.3.7.5. Rancangan Output Proposal Capex

Gambar 3.46 Rancangan Output Proposal Capex Pada gambar 3.46 ini merupakan rancangan output atau keluaran dari pengajuan capex disebut dengan form capex.


1.3.7.6. Rancangan Output Formulir Manual Purchase Request (FMPR)

Gambar 3.47 Rancangan Output Proposal Formulir Manual Purchase Request (FMPR) Pada gambar 3.47 ini merupakan rancangan output atau keluaran dari pengajuan opex untuk pembuatan PO (purchase order) yang disebut dengan form FMPR.


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents