BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1
Tinjauan Organisasi Organisasi adalah suatu sistem yang paling berpengaruh, mempengaruhi diantara
orang dalam kelompok kerjasama untuk mencapai suatu tujuan tertentu yang sama. Organisasi dapat diibaratkan sebagai salah satu keasatuan anggota tubuh manusia yang bekerjasama sehingga fungsi tubuh manusia dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan.
3.2
Sejarah Perusahaan DHL didirikan di San Francisco pada tahun 1969 oleh 3 pengusaha muda - Adrian
Dalsey, Larry Hillblom dan Robert Lynn (Dalsey – Hillblom – Lynn), DHL tetap berkembang dengan laju yang luar biasa. DHL saat ini sebagai pemimpin pasar global dalam industri pengiriman ekspres dan logistik internasional. Melihat ke belakang di tahun 1969, DHL mengambil langkah awalnya membangun masa depan dengan cara mengirimkan kertas secara pribadi dengan pesawat dari San Fransisco ke Honolulu. Tahun-tahun berlalu dan jaringan DHL tumbuh menjadi lebih besar, secara bertahap menjangkau setiap pelanggan yang berada di seluruh penjuru dunia. Pada saat yang sama, pasar berkembang menjadi lebih kompleks sehingga DHL beradaptasi untuk memenuhi kebutuhan pelanggannya baik dalam skala global maupun lokal. Saat ini, jaringan internasional DHL menghubungkan lebih dari 220 negara dan wilayah di seluruh dunia. DHL juga menawarkan keahliannya yang tak tertandingi di bidang ekspres, freight udara dan laut, transportasi antar wilayah, solusi kontrak logistik dan juga jasa surat internasional. Mulai dari tahun 1969 hingga saat ini pendekatan dan dedikasi perusahaan ini tidak berubah. Kesuksesannya selama ini berdasar dari memberikan pelayanan yang memuaskan pada para pelanggan. DHL saat ini telah menjadi sebuah merek yang diakui untuk komitmen pribadi, solusi proaktif dan keahlian lokalnya. Inti dari segala kesuksesan tersebut adalah para karyawannya yang berfokus pada kebutuhan pelanggan dan menyediakan solusi untuk setiap masalah mereka secara individual. DHL adalah sebuah merek dari Deutsche Post DHL. Sebuah grup yang menghasilkan keuntungan lebih dari 51 miliar Euro di tahun 2010. DHL Indonesia berdiri pada tahun 1980,saat ini memiliki 54 kantor cabang ( gateway dan juga service centre ) meliputi seluruh wilayah propinsi Indonesia dan juga negara Timor Leste dengan jumlah karyawan lebih dari 5000 orang.
3.3
Struktur Organisasi. Struktur organisasi adalah salah satu alat untuk mencapai tujuan organisasi serta
menjaga kelancaran aktivitas perusahaan. Dengan adanya struktur organisasi yang dimaksud agar tidak terjadinya tumpang tindih antar kewajiban dan hak karyawan, serta terdapat keputusan yang jelas mengenai pembagian kerja, tugas wewenang dan tanggung jawab dari masing – masing karyawan. Istilah struktur organisasi adalah untuk mengidentifikasi banyak aspek yang terdapat dalam penyusunan desain suatu organisasi. Identifikasi ini biasanya mencakup pola menyeluruh dari hubungan kerja formil, yang dalam istilah lain disebut sebagai anatomi dari organisasi. Komponen – komponen dari struktur mencakup pembagian pada level vertical juga horizontal serta penggunaan staff. Suatu ikhtisar atau gambar dari suatu struktur organisasi yang disebut sebagai bagan organisasi yang menggambarkan : 1. Pembagian Fungsi (tugas,wewenang, dan tanggung jawab) dalam bagian – bagian. Setiap kotak mencerminkan bagian dari suatu fungsi. 2. Hubungan atasan dan bawahan yang merupakan hubungan wewenang dan tanggung jawab (hubungan kerja). Jadi struktur organisasi merupakan suatu proses penerapan dan pembagian tugas yang dilakukan, pembatasan tanggung jawab serta wewenang dari masing – masing bagian dalam tugas. Untuk lebih jelasnya struktur organisasi DHL EXPRESS adalah sebagai berikut :
General Manager
Sales & Marketing Manager
Finance & Accounting Manager
Purchasing & Procurement Operations
Ground Operations Manager
Supplies & Packaging Dept.
Customer Service Manager
IT Manager
Human Resource Manager
Fleet
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
3.4 Tugas dan Fungsional. Tugas dan fungsi General Manager : •
Berkoordinasi dengan para manager agar semua departemen berjalan sesuai dg fungsi tugas dan juga dapat berkoordinasi antar departemen.
•
Pengawasan terhadap perusahaan secara keseluruhan.
Tugas dan fungsi Sales & Marketing Manager : •
Menaikan penapatan perusahaan dengan meningkatkan jumlah kiriman para pelanggan tetap perusahaan dengan berkoordinasi dengan para sales.
•
Bekerja sama dengan tim memasarkan produk perusahaan kepada para pelanggan dan para calon pelanggan.
Tugas dan fungsi Finance & Accounting Manager : •
Mengatur cash flow keuangan perusahaan secara keseluruhan.
•
Mengatur budget bagi tiap – tiap departemen dan mengalokasikan secara tepat.
•
Direct report keuangan kepada General Manager perusahaan secara berkala.
Tugas dan fungsi Ground Operations Manager : •
Bertanggung jawab terhadap proses operasional perusahaan dalam hal ini teknis pengiriman dari luar negeri maupun dalam negeri.
•
Memastikan proses operasional perusahaan hingga service center berjalan sesuai standart operational prosedure.
•
Mengontrol departemen yang berada dibawahnya antara lain : -
Supplies & Packaging Departemen.
-
Fleet (armada / kendaraan)
-
Purchasing & Procurement operations.
Tugas dan fungsi Customer Service Manager : •
Bertanggung jawab terhadap segala hal yang terkait layanan pelanggan baik langsung maupun via telephone dan sejenisnya.
•
Berkordinasi dengan para customer service guna memberikan layanan informasi kepada setiap pelanggan.
Tugas dan fungsi IT Manager : •
Mengakomodir kebutuhan informasi teknologi perusahaan baik kepada pelanggan maupun kepada seluruh staff karyawan.
•
Berkordinasi dengan para staff IT untuk dapat mensupport sistem & membantu proses kinerja karyawan.
Tugas dan fungsi Human Resource Manager : •
Bertanggung jawab dalam proses pengembangan dan perekrutan karyawan.
•
Mengurusi gaji dan asuransi kesehatan bagi seluruh karyawan.
3.5 Analisa Sistem Berjalan. Analisa terhadap sistem yang sedang berjalan merupakan analisa terhadap sistem inventory gudang supplies packaging yang sudah dipakai atau digunakan. Sistem ini digunakan untuk mencatat material packaging yang masuk ke dalam gudang dan juga yang di distribusikan kepada setiap pelanggan yang akan mengirimkan paket dengan menggunakan packaging. Analisa sistem yang sudah berjalan ini dilakukan terhadap prosedur yang sudah berjalan serta mengidentifikasi kekurangan dari sistem yang sedang berjalan.
3.5.1 Analisa Prosedur berjalan Berikut beberapa prosedur yang sedang berjalan di departemen supplies packaging DHL Express Indonesia : a. Pelanggan melakukan proses request order kepada customer service. b. Customer service akan menindak lanjuti request order pelanggan kepada supplies admin staff. c. Supplies admin staff membuat surat perintah pengeluaran barang kepada warehouse staff dan membuat airwaybill (surat jalan).
d. Warehouse staff akan mengeluarkan supplies packaging sesuai order yang diterima dari supplies admin dan akan disampaikan kepada bagian distribusi. e. Bagian distribusi akan memberikan supplies packaging sesuai dengan alamat dan route kurir yang bertugas di area tersebut. f.
Kurir akan menyampaikan request pelanggan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
3.5.2 Use Case dan Activity Diagram 3.5.2.1 Use Case Sistem berjalan
Gambar 3.2 Use case berjalan
Deskripsi Use Case berjalan 1. Nama use Case
: Pemesanan
Actor
Description
Pelanggan,Customer Service
Pelanggan pemesanan
menghubungi supplies
customer
packaging
service guna
untuk
keperluan
pengiriman paket yang akan dikirimkan.
2. Nama use Case Actor
: Request Order Description
Customer Service, Supplies Customer service akan meneruskan permintaan pelanggan Admin
3. Nama use Case Actor
kepada supplies admin.
: Request Order & Airwaybill Description
Supplies Admin, Warehouse Supplies admin menerbitkan request order dengan staff
airwaybill (surat jalan) kepada warehouse staff yang memiliki otorisasi dibagian gudang.
4. Nama Use Case
: Supplies Packaging
Actor
Description
Warehouse staff, Distribusi staff
Warehouse staff akan mengeluarkan barang kepada bagian distribusi.
5. Nama Use Case
: Pengiriman
Actor
Description
Distribusi Staff, Kurir, Pelanggan
Bagian distribusi akan memberikan supplies packaging kepada kurir yang bertugas pada alamat
tersebut,
selanjutnya
kurir
akan
menyampaikan kepada pelanggan.
3.5.2.2 Activity Diagram sistem berjalan
Gambar 3.3 Activity diagram sistem berjalan
3.5.2.3 Use Case Sistem Usulan
Gambar 3.4 Use case usulan 1. Nama use Case Actor Supplies admin
: Input Barang masuk Description Supplies admin mendata setiap barang yang dikirim vendor masuk ke dalam gudang supplies packaging.
2. Nama use Case
: Input Barang Keluar
Actor
Description
Supplies Admin, Supplies Supplies admin akan membuat surat perintah barang Supervisor
keluar
dengan
approval/persetujuan
dari
supplies
supervisor.
3. Nama use Case
: Approval ( Persetujuan )
Actor
Description
Supplies Admin, Supplies Supplies admin akan meminta approval dari supplies Suppervisor
supervisor
guna
verifikasi
dan
juga
menghindari
manipulasi.
4. Nama use Case
: Input data Vendor ( Pemasok )
Actor
Description
Supplies Admin
Supplies admin akan mendata setiap vendor / pemasok barang persediaan.
5. Nama Use Case
: Laporan Transaksi
Actor
Description
Supplies Admin, Supervisor Admin, Setiap proses barang masuk dan barang keluar Purchasing Manager
staff,
Ground
Ops. akan menghasilkan data laporan transaksi yang berguna bagi purchasing ( pembelian) dan juga
Ground Ops. Manager sebagai penanggung jawab
penuh
atas
departemen
supplies
packaging.
3.5.2.4 Activity Diagram sistem usulan
Gambar 3.5 Activity diagram sistem usulan
3.5.3 Class Diagram
Gambar 3.6 Class diagram 3.5.4 Sequence Diagram Sistem Usulan Diagram yang menggambarkan visual coding ( perancangan layar / form ) Biasanya digunakan untuk analisa dan desain yang memfokuskan identifikasi
metode
didalam sebuah sistem. Diagram ini secara khusus berasosiasi dengan use case diagram. Memperlihatkan tahap demi tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam use case.
3.5.4.1 Sequence Diagram Data Pelanggan
Gambar 3.7 Sequence diagram data pelanggan
1.5.1.1 Sequence Diagram Data Barang
Gambar 3.8 Sequence diagram data barang
1.5.1.2 Sequence Diagram Pemesanan
Gambar 3.9 Sequence diagram pemesanan
3.6 Spesifikasi Basis Data
Spesifikasi basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (table atau file). Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang di usulkan. 1. Klasifikasi Tabel Pelanggan Nama File
: Pelanggan
Type File
: File Master
Media File
: Hard Disk
Primary Key
: No Account
No
Field Name
Type
Width
1
No Account
Varchar
15
2
Nama Perusahaan
Varchar
100
3
Contact Person
Varchar
100
4
Alamat
Varchar
125
5
Telepon
Varchar
15
6
Email
Varchar
100
Gambar 3.10. Struktur Tabel Pelanggan
2. Klasifikasi tabel Pemesanan Nama File
: Pemesanan
Type File
: File Master
Media File
: Hard Disk
Primary Key
: No Account
No
Field Name
Type
Width
1
No Account
Varchar
15
2
Nama Perusahaan
Varchar
100
3
Contact Person
Varchar
100
4
Alamat
Varchar
125
5
Telepon
Varchar
15
6
Tanggal Transaksi
Varchar
8
7
Pemesanan 1
Varchar
100
8
Pemesanan 2
Varchar
100
9
Pemesanan 3
Varchar
100
Gambar 3.11.Struktur Tabel Pemesanan
3. Klasifikasi tabel barang keluar Nama File
: barang keluar
Type File
: File Master
Media File
: Hard Disk
Primary Key
: Nama Barang
No
Field Name
Type
Width
1
Nama Barang
Varchar
100
2
Jumlah Keluar
Varchar
15
3
No Account
Varchar
15
4
Nama Perusahaan
Varchar
100
5
Tanggal Transaksi
Varchar
8
Gambar 3.12.Struktur Tabel Barang Keluar
4. Klasifikasi tabel barang masuk Nama File
: barang keluar
Type File
: File Master
Media File
: Hard Disk
Primary Key
: Nama Barang
No
Field Name
Type
Width
1
Nama Barang
Varchar
100
2
Jumlah Barang Masuk
Varchar
15
3
Jumlah Total
Varchar
15
4
Tanggal Transaksi
Varchar
8
5
Nama Vendor Pemasok
Varchar
100
Gambar 3.13.Struktur Tabel Barang Masuk
3.7 Rancangan Tampilan Program Spesifikasi
basis data merupakan uraian rincian tentang tiap-tiap relasi (table
atau file). Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang di usulkan.
3.7.1 Rancangan Tampilan Loading
Gambar 3.14 Rancangan Tampilan Loading
3.7.2 Rancangan Tampilan Login
User ID Password
Logo perusahaan Gambar 3.15 Rancangan Tampilan Login
3.7.3 Rancangan Tampilan Data Barang
Data Barang Kode Barang add
No
edit
search delete
Kode barang
Nama barang
Gambar 3.16 Rancangan Tampilan Data Barang
3.7.4 Rancangan Tampilan Data Pelanggan
Data Pelanggan Kode Barang add
No
search
edit
delete
No account
Nama Pelanggan
Alamat
Kontak
Telp
Gambar 3.17 Rancangan Tampilan Data Pelanggan
3.7.5 Rancangan Tampilan Data Vendor
Data Vendor Kode Barang add
No
edit
search delete
Kode Vendor
Nama Vendor
Alamat
Kontak
Telp
Gambar 3.18 Rancangan Tampilan Data Vendor
3.7.6 Rancangan Transaksi Data Barang Masuk
Transaksi data barang masuk
No Transaksi
Kode Barang
Harga Satuan
Jumlah Barang
Total Harga
Kode Vendor
Tanggal Transaksi
save
reset
Gambar 3.19 Rancangan Transaksi Data Barang Masuk
3.7.7 Rancangan Transaksi Data Barang Keluar
Transaksi data barang keluar
Kode Barang
No Transaksi
Jumlah Barang
No Account
Tanggal Transaksi
save
reset
Gambar 3.20 Rancangan Transaksi Data Barang Keluar
3.7.8 Rancangan Transaksi Data Pemesanan
Transaksi data pemesanan
No Account
Alamat
Telepon
No Pemesanan
Tgl Pemesanan
Pemesanan 1
: Kode barang Jumlah barang
Pemesanan 1
: Kode barang Jumlah barang
save
reset
Gambar 3.21 Rancangan Transaksi Data Pemesanan
3.7.9 Rancangan Laporan Data Pelanggan
Laporan Data Pelanggan
No Account
Nama Pelanggan Alamat
Kontak
Email
save
Telepon
reset
Gambar 3.22 Rancangan Laporan Data Pelanggan
3.7.10 Rancangan Laporan Data Barang Masuk
Laporan Data Barang Masuk
NoTransaksi
Nama Barang
Jml brg
Vendor
Sisa brg Tgl Trans.
save
reset
Gambar 3.23 Rancangan Laporan Data Barang Masuk
3.7.10 Rancangan Laporan Data Barang Keluar
Laporan Data Barang Keluar
NoTransaksi
Nama Barang
Jml brg
Pelanggan Tgl Trans.
save
reset
Gambar 3.24 Rancangan Laporan Data Barang Keluar
3.7.11 Rancangan Laporan Data Pemesanan
Laporan Data Pemesanan
NoPemesanan Nama Pemesan Alamat
Jml brg
Tgl Pesan
save
reset
Gambar 3.25 Rancangan Laporan Data Pemesanan
