BAB III
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1
Latar Belakang Lahirnya Gramedia Non Books Tak bisa dipungkiri bahwa distribusi merupakan mata rantai yang lemah
dalam dunia bisnis di Indonesia. Penerbit dan percetakan saja tidaklah cukup untuk dapat mendistribusikan produk secara merata ke seluruh pelosok tanah air. Itulah sebabnya Kelompok Kompas – Gramedia (KKG) mendirikan jaringan toko buku, dengan maksud memperkuat penyebaran produk, tanpa berkeinginan untuk lepas dari jaringan distribusi yang ada. Kesuksesan toko buku Gramedia (atau Graha Media) tak terlepas dari cerita perjalanan pertama kali dibangun oleh dua sahabat yang memiliki visi yang sama untuk mengembangkan dunia pendidikan di Indonesia dan meningkatkan kesejahteraan demi masa depan masyarakat Indonesia secara keseluruhan. Kehadiran Gramedia ini tak terlepas dari kiprah kedua sosok yang banyak berkontribusi di bidang jurnalistik, yakni Jacob Oetama dan Petrus Kanisius Ojong. Kompas Gramedia berdiri sejak 2 Februari 1970 dan membuka gerainya yang pertama di sebuah toko berukuran 25 meter persegi di daerah Gajah Mada, Jakarta Pusat. Awalnya gerai ini di bawah tangung jawab Ojong, disamping kiprah keduanya dalam menangani majalah Intisari (1963) dan harian Kompas (1965). Seiring waktu, keseriusan keduanya pun berdampak besar bagi Gramedia. Hingga sepeninggal Petrus Kanisius Ojong pada tahun 1980, Jakob Oetama memang sempat mengalami kesulitan dalam penanganan PT. Gramedia. Sebab mantan wartawan ini mengaku tak tahu menahu soal bisnis dan managemen. Namun berkat keinginnya untuk terus membangun Gramedia, ia tetap berupaya untuk belajar menggali kemampuan wirausahanya, seperti yang telah dilakukan oleh Ojong. Kini, Gramedia terus mengembangkan sayapnya. Semula pada saat berdiri, Toko Buku Gramedia hanya menawarkan buku. Namun saat ini ragam produknya sudah semakin berkembang, antara lain :
31
32
stationery, fancy, peralatan kantor, peralatan olahraga, dan produk berteknologi tinggi seperti CD-ROM, audio-video book, dan berbagai produk lain yang berhubungan dengan dunia pendidikan. Pemasaran produk tersebut, didukung ratusan penerbit dan pemasok dalam dan luar negeri, termasuk didalamnya beberapa penerbit intern KKG, seperti : Gramedia Pustaka Utama, Elex Media Komputindo, Gramedia Widya Sarana, Bhuana Ilmu Populer, dan Penerbit Gramedia Majalah. Pada awal tahun 1990 , Gramedia mencoba peluang bisnis untuk merambah ke bidang Alat Tulis Kantor ( ATK ) dan Stationery. Unit kerja yang mengelola bisnis tersebut adalah PT.Global Lintas Media yang masih merupakan Gramedia Group dan sahamnya dimiliki oleh pihak eksternal Gramedia. Alasan didirikannya unit kerja tersebut adalah untuk pengelolaan yang lebih baik untuk produk-produk selain buku bacaan atau Non Books. Awalnya, Toko Buku Mall Kelapa Gading menjadi percontohan pengelolaan produk stationery dan mengalami kemajuan hingga mencoba untuk mengelola Toko Buku diluar Jabodetabek, yaitu Toko Buku Basuki Rahmat Malang. Pada tahun 2008, Gramedia
mengakuisisi semua saham PT.Global Lintas Media dan merubah
nama unit tersebut dengan Merchandising Non Books yang sudah bertransformasi menjadi pengelolaan dan pendistribusian produk-produk stationery secara terpusat di Jakarta tepatnya Cakung, Jakarta Utara.
3.1.2 Bidang Usaha Gramedia Non Books Toko
Buku
Gramedia
menggenjot
pemasukan
dari
penjualan stationery untuk menopang penjualan buku yang stagnan. Selain mendapat pasokan barang dari supplier, Gramedia juga memproduksinya sendiri. Ini hanyalah salah satu tampilan dari transformasi bisnis yang tengah dilakukan manajemen TB Gramedia. Toko buku yang berdiri sejak tahun 1970 dan awalnya hanya fokus pada penjualan buku, mulai membesarkan bisnis nonbuku. Maklum, bisnis penjualan buku mengalami perlambatan dalam beberapa tahun terakhir. Pangkal soalnya adalah perkembangan teknologi informasi, sehingga orang semakin mudah membaca buku melalui alat digital. Selain itu, bermunculannya toko buku baru turut memperketat persaingan dalam bisnis tersebut. Seperti yang
33
diketahui, bisnis penjualan buku dalam beberapa tahun terakhir memang mengalami perlambatan pertumbuhan. Jika sebelumnya pertumbuhan penjualan buku mencapai double digit per tahun, sejak 2009 pertumbuhannya hanya satu digit. Terakhir pertumbuhan penjualan buku tertinggi itu tahun 2008, sekitar 30%. Berangkat dari kondisi tersebut, TB Gramedia berupaya meningkatkan penjualan dari nonbuku untuk menjaga pertumbuhan pendapatannya. Bisnis nonbuku itu berupa barang-barang perlengkapan alias stationery, seperti audio video dan game, musik dan olahraga, alat tulis, serta barang-barang elektronik. Sebenarnya, sudah lama TB Gramedia punya gerai stationery tapi selama ini mereka hanya hadir sebagai pelengkap dari keberadaan toko buku itu. Kini, stationary itu lebih banyak item-nya dan komplet. Sejak digenjot tahun 2011, penjualan nonbuku lambat-laun mulai meningkat. Jika awalnya penjualan buku memberikan kontribusi terbesar, kini justru sebaliknya. Tahun lalu kontribusi penjualan nonbuku sudah sekitar 52% dari pendapatan. Berkat peningkatan kontribusi tersebut, pertumbuhan penjualan TB Gramedia bisa kembali tumbuh hingga double digit. Tahun lalu misalnya, penjualan TB Gramedia tumbuh 126% atau lebih tinggi dari yang ditargetkan sebesar 100%. Tahun ini, manajemen TB Gramedia akan terus berupaya meningkatkan kontribusi
penjualan
jumlah stationery.
nonbuku.
Terutama,
Salah mereka
satunya memilih
dengan
memperbanyak
produk stationery yang
perputarannya cepat sesuai permintaan pasar. Konsumen membutuhkan produk yang bersifat gaya hidup seperti mainan dan fancy (alat kelengkapan berkarakter). Meski produk lifestyle merupakan impuls buying atau produk yang pembeliannya tidak direncanakan, tetapi penjualannya cukup tinggi dan marginnya juga besar. Tahun lalu, penjualan stationery yang masuk kategori gaya hidup bisa tumbuh 150%. Maklum, jumlah itemnya masih sedikit sehingga potensi pertumbuhannya sangat tinggi. Meski begitu, dalam memperbanyak produk stationery, TB Gramedia tidak hanya mengandalkan pasokan dari pihak ketiga. Mereka juga turut memproduksi sendiri beberapa produk. Sebut saja beberapa produk alat tulis, keperluan kantor, hingga boneka.
34
TB Gramedia sudah mempunyai merek sendiri yaitu merek Vos. Namun, karena produksinya masih terbatas, jumlah produk private label itu cuma sekitar 7% dari total produk nonbuku. Ke depan, produksi stationery buatan sendiri tersebut akan diperbanyak. Bahkan, setelah bisa memenuhi kebutuhan internal toko buku, TB Gramedia berencana memasarkan produknya tersebut di geraigerai ritel pihak lain.
3.1.3
Slogan, Visi dan Misi Perusahaan
1.
Slogan Gramedia Non books Slogan Gramedia adalah “ Enlightening Mind, Expanding Horizons “ yang
dalam bahasa Indonesia-nya memiliki arti “ Mencerahkan pikiran, menambah wawasan pikiran ”. Makna dari slogan tersebut menggambarkan buku merupakan sebuah alat yang sangat penting bagi seseorang yang ingin belajar secara teratur dan sistematis, karena buku sendiri pada umumnya disusun secara sistematis dengan menggunakan metode yang baik. 2.
Visi dan Misi Gramedia Non Books “ Ikut serta dalam upaya mencerdaskan bangsa dengan menyebarluaskan
penegtahuan plus informasi melalui berbagai sarana usaha ritel dan distribusi buku , alat sekolah dan kantor serta produk multimedia, ditandai dengan pelayanan unggul, manajemen proaktif dan perilaku bisnis yang sehat “.
3.1.4
Budaya Perusahaan
1. CARING a.
Humanisme/ kemanusiaan (menghargai manusia sesuai harkat & martabatnya), yang transendental (berdasarkan keyakinan akan yang tertinggi, yang mengatasi segala sesuatu).
b.
Peduli pada sesama; compassion; membantu dengan tulus.
c.
Tanggungjawab sosial (CSR); cepat tanggap terhadap problem lingkungan kemasyarakatan.
d.
Memberikan kesempatan yang sama pada setiap orang tanpa membedakan golongan, ras, suku, gender, agama.
e.
Menghargai perbedaan budaya; adaptif; inkulturatif; cross-cultural.
35
f.
Management by walking around; saling menyapa; mengenal satu sama lain.
g.
Saling menghargai, saling memahami (toleransi).
h.
Peduli pada kesejahteraan karyawan; membina bawahan; delegasi, kaderisasi.
2. CREDIBLE a. Integritas tinggi; jujur; satu kata dengan perbuatan (konsisten) b. Dapat dipercaya (reliable); dapat diandalkan (capable) c. Bertanggungjawab; menepati janji (komitmen); disiplin d. Berwatak baik; berniat baik; berpikir positif. e. Ber-etika bisnis bersih; transparan (keterbukaan) f. Berjalan sesuai regulasi (pemerintah, stakeholders, shareholders) g. Loyal; setia pada lembaga & profesi; dedikatif h. Fair (tidak curang)
3. COMPETENT a. Profesional, menguasai bidang profesinya b. Berorientasi pada kinerja dan hasil terbaik; get things done; bekerja tuntas c. Menggunakan sumber daya secara optimal (efisien dan efektif: work smart) d. Berwawasan luas e. Senantiasa mengembangkan diri; continuous learning f. Proaktif g. Mengambil keputusan dengan arif; pertimbangan matang h. Bekerjasama demi hasil terbaik bersama tim (sinergi; aliansi strategik; involving; teamwork) i. Terampil teknologi
4. COMPETITIVE a. Bersemangat kompetisi / bersaing secara smart; mencapai yang terbaik b. Kreatif, inovatif
36
c. Percaya diri, berani memimpin/merintis/memulai d. Berani ambil risiko, speed, akseleratif e. Open minded, terbuka terhadap kritik, perbaikan dan perubahan. f. Tidak puas dengan kondisi saat ini, ingin berubah menjadi lebih baik g. Mengelola jejaring /networking yang semakin world wide
5. CUSTOMER DELIGHT a. Berorientasi pada penyediaan layanan & produk berkualitas sesuai kebutuhan pelanggan. b. Mempelajari kecenderungan dinamika kebutuhan pelanggan; fleksibilitas demi pelanggan c. Menangani keluhan dan problem pelanggan secara profesional d. Memahami/ mengantisipasi kebutuhan pelanggan (customer care) sebelum meminta e. Mengupayakan pelanggan semakin terdidik dan tercerahkan f. Menyenangkan pelanggan berdasarkan mentalitas berkelimpahan (aspek dua arah)
3.1.5
Struktur Gramedia Non Books Secara struktural, Gramedia unit Merchandising ( MDHO ) dibagi menjadi
2 unit kerja yaitu Merchandising Books dan Merchandising Non Books . Merchanding Books merupakan unit kerja yang bertugas mengelola dan mendistribusikan buku ke seluruh Toko Buku Gramedia yang berada di seluruh Indonesia. Sedangkan Merchandising Non Books merupakan unit kerja yang bertugas mengelola dan mendistribusikan alat stationery, alat tulis kantor, produk elektronik maupun produk lifestyle ke seluruh Toko Buku Gramedia yang berada di seluruh Indonesia. Masing-masing unit Merchandising dikepalai oleh Manager Books dan Non Books. Manager bertanggung jawab kepada General Manager. Manager
membawahi
bagian
Merchandising,
Merchandising
Officer,
Administrasi, EDP, dan Warehouse. Sedangkan General Manager bertanggung jawab atas kedua unit Merchanding tersebut kepada Direktur Bisnis.
37
Gramedia unit Mercandising terbagi menjadi 7 Regional, yaitu Regional I atau disebut dengan Regional Toko Buku untuk Wilayah Barat Jabodetabek . Regional 2 atau Regional Toko Buku untuk Wilayah Timur dan Selatan Jabodetabek. Regional 3 adalah Regional Toko Buku untuk Wilayah Utara dan Pusat Jabodetabek. Regional 4 atau disebut dengan Regional Toko Buku untuk Wilayah Jawa Barat, Jawa Tengah, DIY Jogjakarta. Regional 5 atau disebut dengan Regional Toko Buku untuk Wilayah Jawa Timur, Bali dan Lombok. Regional 6 atau disebut dengan Regional Toko Buku untuk Wilayah Sumatera. Terakhir yaitu Regional 7 atau disebut dengan Regional Toko Buku untuk Wilayah Indonesia Timur, seperti Sulawesi, Maluku, dan Irian. Untuk lebih jelasnya, struktural Gramedia unit Mercandising dapat dilihat dari gambar berikut:
CEO
BUSINESS DIRECTORATE
MERCHANDISING DIVISION
MERCHANDISING BOOKS
MERCHANDISING NON BOOKS
Gambar 3.1 Gambar Struktur Business Directorate – Merchandising Division
38
MANAGER
MERCHANDISING
MERCHANDISING OFFICER
EDP SUPPORT
WAREHOUSE
TRANSPORTATION
ADMINISTRASI
Gambar 3.2 Gambar Struktur Merchandising Non Books 1.1.6
Merchandising NonBooks
a.
Tanggung jawab utama
Tanggung jawab utama yang harus diemban oleh para staf di Mechandising NonBooks antara lain : 1.
Manager Merchandising NonBooks a.
Melakukan analisa persediaan untuk meminimalkan tingkat dead stock sehingga meningkatkan laba operasi
b.
Membuat keputusan strategis terhadap stock barang slow moving agar tidak membebani persediaan
c.
Membina hubungan baik dengan supplier
d.
Melakukan koordinasi dengan toko buku terkait dengan sistem atau program penjualan untuk meningkatkan sales, seperti display dan pemotretan best seller
e.
Mengkoordinasi persiapan pembukaan bookstore baru dan event khusus
(grand
opening) baik dalam pendelegasian, layout dan
39
pemenuhan produk f.
Membuat rencana dan anggaran tahunan (Master Plan & Budget)
g.
Membagi tugas, mengkoordinir, dan mengawasi pelaksanaan kerja karyawan binaaannya agar sesuai dengan rencana/ target yang telah disepakati.
h.
Membina semangat kerja dan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan binaaannya.
2.
Merchandiser NonBooks a.
Melakukan pemenuhan kebutuhan produk non book untuk bookstore department di wilayah yg menjadi tanggung jawabnya.
b.
Membuat program kerja bulanan untuk wilayah yg menjadi tanggung jawab nya.
c.
Membuat pembagian kerja dan koordinasi untuk MDO yang menjadi tanggung jawab nya.
d.
Memeriksa dan mengotorisasi PO.
e.
Memeriksa dan mengotorisasi permintaan retur.
f.
Memeriksa dan mengotorisasi permintaan stock movement.
g.
Menetapkan target setiap toko yang menjadi tanggung jawabnya, mengikuti target yg diberikan dari manajemen pusat.
h.
Memonitor dan memaintain stock dan penjualan produk-produk best seller di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.
i.
Mengkoordinasi MDO dalam melakukan stock movement store to store di wilayahnya,dengan MD lainnya untuk stock movement lintas wilayah.
j.
Memonitor proses kerja MDO dalam hal membuat retur dan stock movement, memastikan semua pekerjaan dilakukan dengan tuntas.
k.
Melakukan negosiasi dengan supplier baik item baru maupun repeat, terkait hal : -
Harga beli
-
Term of Payment
-
Discount tambahan/Rabat
-
Program promosi
40
l.
Sebaran produk
Mengajukan usulan produk baru kepada MD Manager disertai penjelasan atau alasan pembelian dan data yang mendukung.
m. Membuat mapping qty PO untuk item baru atau event khusus, sesuai wilayah yg menjadi tanggung jawabnya. n.
Membuat mapping alokasi stock yg ada di gudang dan mengkoordinasi MDO untuk pelaksanaan transfer ke store.
o.
Menginformasikan perubahan harga jual kepada MD Manager disertai dengan data yg mendukung. Dan melakukan perubahan harga jual di sistem setelah disetujui oleh MD Manager.
p.
Membuat program promosi, menegosiasikan nya dengan supplier, menginformasikan ke store, mengkoordinir pelaksanaannya.
q.
Melakukan komunikasi dengan pihak toko di wilayah yang menjadi tangung jawabnya, terutama perihal : produk baru, spesial order, pengiriman, retur dan program promosi.
r.
Mengadakan pertemuan rutin internal dgn MDO ataupun dengan store yang ada di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.
s.
Melakukan komunikasi dengan pihak toko untuk segala hal di wilayah yang menjadi tanggung jawabnya.
t.
Menghimpun data dan membuat analisa yg dibutuhkan untuk membuat keputusan perihal : produk baru, harga beli dan harga jual, promosi, repat order, spesial order serta data–data yang diperlukan untuk keperluan penilaian kerja bagian/unit. Misalnya : -
Data Best Seller by item
-
Data Best Seller by supplier
-
Sales Growth by Store
-
Sales Growth by supplier
-
ITO dan Sales Thru Rate by Store
-
ITO dan Sales Thru Rate by supplier
-
StoreTransfer Analisis
-
Stock Movement WH
41
3.
Merchandiser Officer NonBooks a. Melakukan pemenuhan pemesanan produk dari bookstore department berdasarkan wilayah tanggung jawabnya untuk diotorisasi oleh Merchandiser b. Melakukan
alokasi
produk
baru
maupun
lama
ke
bookstore
untuk diotorisasi oleh Merchandiser c. Membuat analisa stock gudang di Distribution Center (DC) dan bookstore d. Melakukan monitoring produk-produk best seller dari wilayah yang menjadi tanggungjawabnya e. Mencari informasi produk-produk baru baik dari usulan bookstore department maupun berdasarkan trend saat ini f. Menyedikan data-data informasi yang diperlukan oleh Merchandising Manager maupun Merchandiser untuk digunakan sebagai bahan pertimbangan dalam melakukan analisa maupun pengambilan keputusan g. Membuat Purchase Order (PO)dari analisa dan mengirimkannya ke supplier h. Memberikan informasi harga jual produk ke bookstore department. 4.
EDP Support a. Melakukan create item dan promo concession b. Melakukan penarikan dan merekap data penjualan dari bookstore department c. Mengkonversi dan mengolah data dari bookstore department d. Membuat faktur internal ke bookstore (untuk toko Non Go Live) e. Memperbaiki dan mengatasi permasalahan baik hardware/ software dilingkup local nonbooks merchandising department
5.
Warehouse a. Mengkoodinir dalam melakukan proses penerimaan, penyimpanan, pengecekan
serta pengiriman produk baik produk baru dan produk
reguler dari supplier maupun produk retur dari bookstore department b. Memeriksa kebenaran barang sesuai dengan surat pesanan c. Melakukan pengontrolan terhadap fisik produk di gudang d. Melakukan stock count secara periodik
42
e. Memastikan barang yang diterima dalam keadaan layak jual f. Mengatur jadwal pengiriman produk baik untuk dalam dan luar kota g. Menolak atau membatalkan produk yang tidak sesuai dengan surat pesanan 6.
Administrasi a. Mengagendakan dan mengarsip Surat Masuk dan Surat Keluar. b. Memeriksa rangkuman kas kecil untuk memastikan penggunaan dan ketersediaan kas kecil yang efektif c. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, laporan AP/AR untuk memastikan status hutang/piutang d. Membuat , mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu e. Menerima, memeriksa tagihan dari vendor dan membuat rekapnya untuk memastikan pembayaran terkirim tepat waktu f. Menginput penerimaan pembayaran dari pelanggan, dan pembayaran ke supplier dengan tepat waktu dan akurat untuk memastikan ketepatan waktu dan keakuratan penerimaan maupun pembayaran g. Mengarsip seluruh dokumen transaksi untuk menjaga ketertiban administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen
7.
Transportation a. Merencanakan dan menjalankan seluruh kegiatan pengiriman. b. Bertanggung jawab didalam kelengkapan administrasi pengiriman sampai dengan penerimaan barang oleh pembeli. c. Berkoordinasi dengan bagian pembelian dan warehouse mengenai masalah sebelum dan sesudah proses arus pengiriman barang. d. Melaporkan seluruh dokumen administrasi hasil pengiriman dan penerimaan barang dari toko kepada bagian pembelian. e. Membuat anggaran dan laporan pertanggung jawaban mengenai masalah transportasi.
43
b.
Output 1. Budget Control, pelaporan dan proposal anggaran untuk pengadaan dan pengembangan produk yang lebih inovatif di akhir tahun sebelum memasuki tahun berikutnya. 2. Total pendapatan yang dihasilkan dari hasil usaha existing maupun penetration 3. Kontribusi penjualan private label penjualan Stationery, di TB Gramedia yang dikelola sendiri. 4. Kecepatan pembuatan PO,sejak permintaan (PO), receiving, Mengelola Information System terkait kemitraan CTP yg terintegrasi. 5. Prosentase Gross Margin dibandingkan dgn Sales Netto 6. Prosentase ketersediaan laporan yg menunjang kinerja dari departemen. 7. Laporan kecepatan pengiriman sampai dengan tujuan toko. 8. Laporan Monitoring pengiriman ke toko. 9. Monitoring dan laporan status invoice. 10. Laporan Bulanan Divisi. 12. Ketepatan qty produk antara pengiriman dari warehouse dan penerimaan di toko.
3.2
Analisa Sistem Berjalan Setiap harinya unit Merchandising menganalisa tentang usulan /
recomendasi baik permintaan produk dari toko maupun sistem. Hal ini sangat penting karena keterkaitannya dengan pengadaan produk stationery untuk meningkatkan omzet penjualan di masing-masing toko. Produk yang telah dibuat PO oleh Merchandiser atau Merchandiser Officer akan diteruskan ke supplier melalui e-mail atau fax. Setelah supplier menerima PO maka produk akan dikirim oleh supplier ke Warehouse Merchandising NonBooks dan di cek dengan petugas warehouse. Barang yang diterima oleh petugas warehouse harus sesuai dengan PO yang dibuat oleh Merchandiser / Merchandiser Officer. Petugas Warehouse memberikan laporan barang yang diterima dan diteruskan kepada Merchandiser Officer. Merchandiser Officer akan membuat estimasi sesuai dengan toko yang dituju. Warehouse mencetak estimasi yang dibuat oleh Merchandiser Officer
44
kemudian menyiapkan produk lalu memberikannya kepada petugas Transportasi dan mengirim ke toko yang dituju.
1.2.1 Use Case Diagram Sistem Berjalan
System
*
Membuat Pesanan ke Supplier «include»
*
**
Mengirim Pesanan ke supplier Menerima Pesanan dari Merchandising
Staff Merchandising
Mengirim pesanan ke toko «extends»
*
Mengirim pesanan ke warehouse *
Menerima barang dari Supplier *
Membuat laporan data barang yang diterima dari supplier ke Staff Merchandising
* * **
*
* *
Menerima laporan data barang dari staff Warehouse
*
Supplier Staff Warehouse
*
Membuat estimasi sesuai kebutuhan toko via warehouse
Mencetak laporan estimasi dari Staff Merchandising
«include» Menyiapkan barang
*
Menerima barang dan laporan estimasi dari staff warehouse
* **
Mengirim barang ke toko yang dituju
*
Staff Transportasi
mengecek barang «include» Menerima barang dari staff transportasi
-End2 *
*
Menagih tagihan Faktur ke Administrasi
-End1 *
-End1
Mengecek antara faktur tagihan supplier dengan penerimaani warehouse
-End2 -End2
*
**
-End1
Staff Store
Melakukan Pembayaran
*
Gambar 3.3 Gambar Use Case Diagram Sistem Berjalan
Administrasi
45
Tabel 3.1 Deskripsi Use Case Membuat pesanan ke supplier Nama Use Case
Use Case Membuat pesanan ke supplier
Actor
Staff Merhandising
Deskripsi
Staff Mechandising membuat PO ke Supplier
Pra Kondisi
Login ke Aplikasi Staff Merchandising login ke aplikasi lalu menginput barang
Skenario
yang dibutuhkan kemudian menjadi PO
Post Kondisi
Staff Merchandising mengirim PO ke supplier
Tabel 3.2 Deskripsi Use Case membuat laporan data barang Nama Use Case
Use Case Membuat laporan data barang
Actor
Staff Merhandising Staff Mechandising membuat laporan data barang ke Staff
Deskripsi
Warehouse
Pra Kondisi
Login ke Aplikasi Staff Merchandising login ke aplikasi lalu membuat laporan
Skenario
data barang ke staff warehouse
Post Kondisi
Staff Merchandising memberikan ke Staff Warehouse
3.3
Analisa Sistem Usulan Aplikasi sistem informasi administrasi crossdock dirancang untuk dapat
menentukan biaya kirim supplier ke toko cabang Gramedia yang berada diluar Jabodetabek. Diharapkan dengan aplikasi sistem informasi ini, kerjasama dengan pihak supplier dalam hal pemasokkan barang di Toko Gramedia akan berjalan baik dan saling dapat kerja sama secara continue dengan lebih mudah, lebih cepat serta data yang dihasilkan lebih akurat.
46
3.3.1 Use Case Diagram Sistem Usulan
System Aplikasi Administrasi Crossdock
«Include» Membuat PO
Cetak PO
«Include» Membuka Aplikasi Administrasi Crossdock
Login * *
*
Staff Merchandising * **
View PO * *
*
Staff Warehouse Input Qty Koli dan Berat
*
«Include»
Cetak Delivery Order Input Qty terima barang «Include»
* * *
*
Cetak Penerimaan Barang **
Staff Store
*
Approve tagihan
«Include»
*
Cetak Tagihan
Staff Administrasi
Gambar 3.4 Gambar Use Case Diagram Sistem Usulan
Tabel 3.3 Deskripsi Use Case Membuat PO Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Membuat PO Staff Merhandising Staff Mechandising membuat PO ke Supplier Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Merchandising login ke aplikasi lalu menginput barang yang dibutuhkan kemudian menjadi PO Staff Merchandising mengirim PO ke supplier
47
Tabel 3.4 Deskripsi Use Case Cetak PO Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Cetak Po Staff Merhandising Staff Mechandising Cetak PO ke Supplier Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Merchandising login ke aplikasi lalu memilih Menu laporan lalu cetak PO Staff Merchandising mengirim PO ke supplier Tabel 3.5 Deskripsi Use Case View PO
Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Skenario Post Kondisi
Use Case View PO Staff Warehouse, Staff Store, Staff Administrasi Staff Warehouse, Staff Store, Staff Administrasi View PO Login ke Aplikasi Staff Warehouse, Staff Store, Staff Administrasi login ke aplikasi lalu masuk ke menu masing-masing bagian lalu view PO sebelum memproses transaksi Staff Warehouse, Staff Store, Staff Administrasi approve proses
Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Input qty koli dan berat Nama Use Case Actor
Use Case Input qty koli dan berat Staff Warehouse
Deskripsi Pra Kondisi
Staff Warehouse menentukan qty dan berat koli Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Warehouse menginput qty koli dan berat sesuai PO Staff Warehouse approve proses Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Cetak Delivery Order
Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Cetak Delivery Order Staff Warehouse Staff Warehouse Mencetak delivery Order yang nantinya akan diteruskan ke Staff Transportasi Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Warehouse, login ke aplikasi lalu mencetakkan Delivery Order untuk Staff Transportasi Staff Transportasi akan membawa sampai ke toko
48
Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Input Qty penerimaan barang Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Input Qty penerimaan barang Staff Store Staff Store input qty barang sesuai dengan fisik barang Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Store login ke aplikasi lalu menginput penerimaan barang sesuai dengan fisik yang diterima Staff Store Approve penerimaan
Tabel 3.9 Deskripsi Use Case Cetak Penerimaan barang Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Cetak Penerimaan barang Staff Store Staff Store mencetak penerimaan barang Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Store login ke aplikasi lalu memilih menu laporan untuk mencetak penerimaan toko Staff Store mencetak untuk dokumentasi Tabel 3.10 Deskripsi Use Case Approve Tagihan
Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Approve Tagihan Staff Administrasi Staff Administrasi Approve tagihan Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Administrasi login ke aplikasi lalu melalukan kroscek dengan faktur supplier dan biaya kirim kemudian approve Staff Administrasi Approve pembayaran Tabel 3.11 Deskripsi Use Case Cetak Tagihan
Nama Use Case Actor Deskripsi Pra Kondisi
Use Case Cetak tagihan Staff Administrasi Staff Administasi mencetak tagihan Login ke Aplikasi
Skenario Post Kondisi
Staff Administrasi login ke aplikasi lalu memilih menu laporan untuk mencetak tagihan supplier Staff Administrasi mencetak untuk dokumentasi
49
3.3.2 Activity Diagram Sistem Usulan 1.
Activity Diagram Pembuatan PO
Gambar 3.5 Gambar Activity Diagram Sistem Usulan Pembuatan PO
50
2. Activity Diagram Pengiriman Barang
Gambar 3.6 Gambar Activity Diagram Sistem Usulan Pengiriman Barang
51
3. Activity Diagram Penerimaan Barang Toko
Gambar 3.7 Gambar Activity Diagram Sistem Usulan Penerimaan Barang Toko
52
4. Activity Diagram Pembayaran PO
Gambar 3.8 Gambar Activity Diagram Sistem Usulan Pembayaran PO
53
5. Activity Diagram Laporan
Gambar 3.9 Gambar Activity Diagram Sistem Usulan Laporan
54
3.3.3 Sequence Diagram Sistem Usulan
1.
Pembuatan PO
Pembelian
Menu Pembelian
Supplier
Toko
Barang
Staff Merchandising Buka Pilih Supplier Get Kd_Supplier Kd_Supplier
Load
Pilih Toko Tujuan Get Kd_Toko Kd_Toko
Load
Pilih Kode Barang Get Kd_Barang Kd_Barang Input Quantity Save Proses simpan ( ) Simpan berhasil
Simpan
Gambar 3.10 Gambar Sequence Diagram Sistem Usulan Pembuatan PO
Load
55
2.
Pengiriman Barang
Menu Pengiriman
Pengiriman
Pembelian
Staff Warehouse Buka Search No. PO Search No_Pembelian No_Pembelian
Load
Input Jumlah Koli Input berat koli Approve Save Proses simpan ( ) Simpan berhasil
Gambar 3.11 Gambar Sequence Diagram Sistem Pengiriman Barang
Simpan
56
3.
Penerimaan Barang Toko
Menu Penerimaan
Penerimaan
Pengiriman
Staff Store Buka Search No. PO Search No_Pembelian No_Pembelian
Load
Input Qty fisik barang Approve Save
Proses simpan ( ) Simpan berhasil
Gambar 3.12 Gambar Sequence Diagram Sistem Penerimaan Barang Toko
Simpan
57
4.
Pembayaran PO
Menu Pembayaran
Pembayaran
Penerimaan
Staff Administrasi Buka Search No. PO Search No_Pembelian No_Pembelian
Load
Input No. Faktur Approve Save Proses simpan ( ) Simpan berhasil Cetak Pembayaran
Gambar 3.13 Gambar Sequence Diagram Sistem Pembayaran PO
Simpan
58
5.
Login
Menu Login
User
User
Masukkan Id dan Password Cek User dan Password Validasi
Login Berhasil
Gambar 3.14 Gambar Sequence Diagram Sistem Login
6.
Laporan
Staff Merchandising
Menu Laporan
Pembayaran
Buka Pilih Kategori Pilih Tanggal Submit Proses Menampilkan tabel
Load
Download Proses Download PDF
Load
Cetak Proses Cetak Laporan
Gambar 3.15 Gambar Sequence Diagram Sistem Laporan
Load
59
3.3.4 Class Diagram Sistem Usulan pengiriman -no_ pengiriman: char = Varchar -tgl_ pengiriman: date -kd_ ekspedisi: char= Varchar -kd_ kota : char= Varchar -no_ resi : char= Varchar - keterangan: char= Varchar -kd_ user : char= Varchar
1
user -kd_ user : char = Char -nm_ user : char = Varchar -no_ telepon : char = Varchar - username: char = Varchar - password: char = Varchar - level : enum
1..* 1..*
+add() +edit() + delete()
1..*
1..*
+add() +edit() + delete()
1..*
kategori -kd_ kategori: char = Varchar -nm_ kategori: char = Varcharr +add() +edit() + delete()
pengiriman_item -no_ pengiriman: char = Varchar -kd_ barang : char = Varchar - harga : int = SmallInt - jumlah : int = SmallInt
1..*
barang
+add() +edit() + delete()
1
-kd_ barang : char = Int -nm_ barang : char = Varchar - harga_ beli : int = Smallint - harga_ jual : int = Smallint - stock : int = Smallint -kd_ kategori: char = Varchar -kd_ supplier: char = Varchar
1..*
1
- password : char = Varchar
+add() +edit() + delete() tmp_ pengiriman
- alamat : char = Varchar
1
- level : enum +add() +edit() + delete()
1
- id : int = SmallInt -kd_ user : char = Varchar -kd_ barang : char = Varchar - harga : int = SmallInt - jumlah : int = SmallInt
toko -kd_ toko : char = Varchar -kd_ user : char = Varchar -nm_ toko : char = Varchar - alamat : char = Varchar
pembelian
1..*
-no_ pembelian: char = Varchar -tgl_ pembelian: date -kd_ supplier: char = Varchar - keterangan: char = Varchar -kd_ user : char = Varchar
+add() +edit() + delete()
+add() +edit() + delete()
1..*
1..*
1
Temp_ pembelian - id : int = SmallInt -kd_ user : char = Varchar -kd_ barang : char = Varchar - harga : char = Varchar - jumlah : char = Varchar
pembelian_ item 1
1
1
-kd_ supplier: char = Varchar -nm_ supplier: char = Varchar - alamat : char = Varchar -no_ telepon : char = Varchar
-no_ pembelian: char = Varchar -kd_ barang : char = Varchar - harga_ beli : char = Varchar - jumlah : char = Varchar
+add() +edit() + delete()
1..* +add() +edit() + delete()
+ upload() + download()
supplier
1
penerimaan
Penerimaan_ item -no_ penerimaan: char = Varchar -kd_ barang : char = Varchar - harga : char = Varchar - jumlah : char = Varchar
temp_ penerimaan
1
1 1..*
+add() +edit() + delete() +print()
-no_ penerimaan: char = Varchar -no_ pembelian: char = Varchar 1..* -kd_ barang : char = Varchar - harga : char = Varchar - jumlah : char = Varchar
- id : char = Varchar -kd_ user : char = Varchar -kd_ barang : char = Varchar - harga : char = Varchar - jumlah : char = Varchar
1
+add()
-no_ pembayaran: char = Varchar -no_ pembelian: char = Varchar - harga : int - jumlah : int +add() +edit() + delete() +print()
pembayaran
1..*
pembayaran_ item 1
+add() +edit() + delete() +print()
temp_ pembayaran
-no_ pembayaran: char = Varchar -tgl_ pembayaran: char = Varchar -kd_ supplier: char = Varchar - keterangan: char = Varchar -kd_ user : char = Varchar +add() +edit() + delete() +print()
1
Gambar 3.16 Gambar Class Diagram Sistem Usulan
- id : char = int -no_ pembelian: char = Varchar - harga : int - jumlah : int -kd_ user : char = Varchar +add()
60
PERANCANGAN DATABASE Struktur Tabel Perancangan struktur data pada aplikasi yang menggunakan database sangat penting karena struktur data merupakan tahap perancangan dari tabel-tabel yang ada pada database. Tabel-tabel yang digunakan dalam perancangan sistem ini adalah sebagai berikut: Tabel 3.12 Tabel user No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6
kd_user nm_user no_telepon username password level
char varchar varchar varchar varchar enum
5 100 20 100 200
PRIMARY Nama User No Tlp Username Password Level
Tabel 3.13 Tabel barang No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7
kd_barang nm_barang harga_beli harga_jual stock kd_barang kd_supplier
int varchar int int int char char
9 100 10 10 6 4 6
PRIMARY KEY Nama barang Harga Beli Barang Harga Jual Barang Stock Barang FOREIGN KEY FOREIGN KEY
Tabel 3.14 Tabel toko No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 2 3 4
Kd_user Kd_toko nm_toko username Password Level Alamat Harga
Char Char Varchar varchar Varchar Varchar Varchar Int
5 5 100 5 100 20 200 11
Kode user Kode toko Nama toko Username Password level alamat Harga
61
Tabel 3.15 Tabel Kategori No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2
kd_kategori nm_kategori
int varchar
4 100
PRIMARY KEY Nama Kategori
Tabel 3.16 Tabel Supplier No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4
kd_supplier nm_supplier alamat No_telepon
Int varchar Varchar Varchar
6 200 200 20
PRIMARY KEY Nama supplier alamat Nomor telepon
Tabel 3.17 Tabel pembelian No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8
no_pembelian tgl_pembelian kd_supplier Kd_toko keterangan total kd_user Status
char date int Char varchar Int char enum
7
PRIMARY KEY Tanggal Pembelian FOREIGN KEY Kode toko Keterangan total FOREIGN KEY level
6 5 200 11 3
Tabel 3.18 Tabel pembelian_item No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5
no_pembelian kd_barang harga jumlah Receive
char int varchar int Int
7 9 10 10 11
PRIMARY KEY FOREIGN KEY Harga Jumlah receive
Tabel 3.19 Tabel tmp_pembelian No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 3 4
Id kd_user kd_barang harga jumlah
int char int varchar int
4 3 9 10 3
PRIMARY KEY FOREIGN KEY FOREIGN KEY Harga Jumlah
62
Tabel 3.20 Tabel pengiriman No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7 8
no_pengiriman tgl_pengiriman kd_toko Nm_resi keterangan Kd_user Status Koli
char date char Varchar varchar Char Enum Int
7 5 20 200 3
PRIMARY KEY Tanggal Pengiriman FOREIGN KEY Nama resi Keterangan FOREIGN KEY
5
Jumlah koli
Tabel 3.21 Tabel tmp_pengiriman No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6
Id kd_user No_pembelian harga Jumlah koli
int char char int Int Int
4 3 7 12 3 5
PRIMARY KEY FOREIGN KEY FOREIGN KEY Harga No Resi koli
Tabel 3.22 Tabel pengiriman_item No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6
no_pengiriman kd_barang No_pembelian Harga Jumlah koli
char char Char Varchar Int Int
7 9 7 12 10 5
PRIMARY KEY FOREIGN KEY FOREIGN KEY harga jumlah Koli
Tabel 3.23 Tabel penerimaan No
Nama
Tipe Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5 6 7
no_penerimaan tgl_ penerimaan no_pembelian kd_toko keterangan Total kd_user
char date char char varchar Int char
7 NOT 7 5 200 11 3
PRIMARY KEY Tanggal Pengiriman FOREIGN KEY FOREIGN KEY Keterangan total FOREIGN KEY
63
Tabel 3.24 Tabel tmp_penerimaan Tipe No
Nama
Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5
Id kd_user kd_barang harga Jumlah
int char Int Varchar Int
4 6 9 10 3
PRIMARY KEY FOREIGN KEY FOREIGN KEY Harga No Resi
Tabel 3.25 Tabel penerimaan_item Tipe No
Nama
Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4
no_penerimaan kd_barang harga Jumlah
char Int Varchar int
7 9 10 10
PRIMARY KEY FOREIGN KEY Harga No Resi
Tabel 3.26 Tabel pembayaran Tipe No
Nama
Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5
no_pembayaran tgl_ pembayaran Kd_supplier keterangan kd_user
char date Int varchar char
7 NOT 6 200 5
PRIMARY KEY Tanggal Pengiriman FOREIGN KEY Keterangan FOREIGN KEY
Tabel 3.27 Tabel tmp_pembayaran Tipe No
Nama
Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5
Id kd_user No_pembelian harga Total
int char char int Int
4 3 7 11 11
PRIMARY KEY FOREIGN KEY FOREIGN KEY Harga total
64
Tabel 3.28 Tabel pembayaran_item Tipe No
Nama
Data
Panjang
Keterangan
1 2 3 4 5
no_pembayaran no_pembelian harga Total Receive
char char int int Int
7 7 11 11 11
PRIMARY KEY FOREIGN KEY Harga total receive
RANCANGAN LAYAR
HEADER LOGIN USER
LOGIN SYSTEM
Username
:
Password
:
Hak Akses
:
LOGIN
Gambar 3.17 Gambar Rancangan Layar Form Login
65
Gambar 3.18 Gambar Rancangan Layar Form Menu Utama
66
HEADER
Home
Transaksi
Manajemen Data
Laporan
Log Out
TAMBAH BARANG TAMBAH BARANG
KODE NAMA BARANG
:
HARGA BELI ( Rp ) HARGA JUAL ( Rp )
: : : : :
KATEGORI SUPPLIER STOK
:
SIMPAN
Gambar 3.19 Gambar Rancangan Layar Form Menu Tambah Barang
67
HEADER
Home
Manajemen Data
Transaksi
Log Out
Laporan
TRANSAKSI PEMBELIAN No.Pembelian
:
Tanggal Transaksi
:
Shipt To
:
Supplier
:
ITEM PEMBELIAN Kode Barang Qty
:
Nama Barang
:
APPLY
DAFTAR ITEM No Kode Nama Barang Harga (Rp) Barang
Jumlah SubTotal (Rp)
Grand Total Belanja Keterangan
:
Delete
0
: SAVE
Gambar 3.20 Gambar Rancangan Layar Form Transaksi Pembelian
X
68
HEADER
Home
Manajemen Data
Transaksi
Laporan
Log Out
:
No.Pengiriman
Tanggal Pengiriman : :
Toko Tujuan
Toko
Harga
ITEM PENGIRIMAN No.PO Jumlah Kg
: :
APPLY
DAFTAR PO yang dikirim No
No.PO
Harga (Rp)
Jumlah Kg
SubTotal (Rp)
Delete
0
X 0
Grand Total Jumlah Koli : : No. Resi
:
*Diisi Jumlah Koli *Diisi No. Resi Pengiriman
Keterangan :
*Diisi No. PO SAVE
Gambar 3.21 Gambar Rancangan Layar Form Transaksi Pengiriman
69
Gambar 3.22 Gambar Rancangan Layar Form Laporan Pembelian
70
Gambar 3.23 Gambar Rancangan Layar Form Laporan Pengiriman
