BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
3.1
Analisis Sistem Kondisi internal perusahaan akan dijelaskan pada tahap ini berdasarkan
hasil survey dilapangan dengan tujuan untuk mengevaluasi permasalahan yang terjadi saat ini, sehingga dapat diajukan suatu usulan perbaikan. Untuk mengetahui kondisi atau informasi tentang perusahaan dilakukan dengan cara pengumpulan data. Kegiatan pengumpulan data mengikuti: 1. Observasi Pada tahap ini melakukan proses pengamatan dan mengidentifikasi mengenai informasi dan kondisi pada MPC POS. Dari data yang terhimpun akan dijadikan pedoman untuk memperoleh gambaran umum tentang pengadaan suku cadang kendaraan. Berikut ini merupakan hasil observasi untuk mendapatkan data yang dibutuhkan. Tabel 3.1 Hasil Observasi No
Sumber
Data Yang Didapat
1.
Manajer Transport dan Sarana
1. 2. 3.
2.
Manajer Antaran
4. 1. 2.
Data kendaraan. Data suku cadang. Data penggunaan atau ikhtisar pemakaian kendaraan. Proses Pengadaan Data keterlambatan masuk barang. Surat jalan kendaraan.
28
29
2. Wawancara Wawancara dilakukan kepada manajer transport dan sarana serta manajer antaran MPC PT Pos Indonesia. Wawancara dilakukan pada penelitian ini dilaksanakan secara terencana dengan perpedoman daftar pertanyaan yang telah disiapkan, dalam istilahnya disebut wawancara terstruktur. Tujuan wawancara ini adalah memudahkan peneliti untuk menggali informasi mengenai kebutuhan sistem sehingga dapat memberikan solusi kepada perusahaan. Daftar pertanyaan wawancara tertera di lampiran. 3. Studi Pustaka Pada tahap ini peneliti mengumpulkan informasi dan literatur yang berkaitan dengan penelitian. Sumber informasi dapat berupa jurnal, karya ilmiah dan buku pendukung. Adapun karya ilmiah yang pernah di baca adalah karya ilmiah yang berupa tugas akhir yang mempunyai permasalahan yang hampir sama dengan yang akan dibahas. Studi pustaka tersebut antara lain: a. Tono Hartono, dalam tugas akhirnya dengan judul : “Sistem Informasi Pengadaan Suku Cadang Kereta Pada PT. Kereta Api Indonesia (PERSERO) Daerah Operasi II Bandung”. b. Mita Musoffa dan Yudha Prasetyawan dalam jurnal teknis dengan judul : “Penjadwalan Preventive Maintenance berdasarkan Prespektif Service Center dan Customer”.
3.1.1
Identifikasi Masalah PT Pos Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa
pengiriman surat dan barang. Dalam menjalankan fungsi pengendalian dan integrasi kiriman baik domestik dan internasional maka mail processing center atau
30
disingkat MPC adalah unit pelaksanaan teknis yang mengelola surat dan barang untuk mengantarkan kiriman pos ke wilayah kerjanya. Rata-rata total dalam sebulan surat dan barang yang diolah dan di distribusikan sebesar 30.000 ton. Sehingga di MPC sendiri dibuka hingga 24 jam untuk melayani pelanggan. Untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, MPC mengoprasionalkan 35 kendaraan. Fungsi kendaraan sendiri adalah mengantarkan paket ke kantor delivery center atau disingkat DC. DC yang tersebar di kota Surabaya terdapat empat wilayah yakni Surabaya Utara, Surabaya Timur, Surabaya Tengah dna Surabaya Barat. Berdasarkan wawancara dengan manajer transportasi dan sarana, selama ini dalam mengontrol operasional kendaraan baik dalam mencatat kerusakan, penggantian suku cadang dan biaya pemeliharaan kendaraan kedalam form ikhtisar pemakaian kendaraan. Untuk mengetahui kerusakan atau keluhan, manajer mendapatkan informasi dari driver. Setelah mengetahui kerusakan maka terdapat dua proses pengambilan keputusan yakni yang pertama jika biaya penggantian suku cadang dibawah satu juta rupiah maka akan segera bisa ditangani dengan membeli suku cadang yang dibutuhkan dan proses yang kedua adalah jika biaya penggantian diatas satu juta rupiah maka manajer terlebih dahulu membuat surat pengajuan kepada kepala regional POS VII Jatim. Menurut kewenangan unit pelaksana teknis hanya kategori servis ringan yang diperbolehkan karena anggaran yang dikeluarkan jika hanya terdapat penggantian suku cadang ringan saja. Hasil dari wawancara diatas maka mendapatkan fakta yakni pola pencatatan penggantian suku cadang dan penggunaan kendaraan masih menggunakan form excel. Manajer tidak dapat memantau penggantian suku cadang dan mengetahui kapan penggantian suku cadang berikutnya. Tidak terdapat
31
informasi stok suku cadang dan kapan melakukan pengadaan suku cadang karena waktu tunggu hingga pengeluaran dana membutuhkan waktu satu hingga dua bulan maka perencanaan pengadaan harus dilakukan. Jika menunggu dana hingga satu bulan maka kendaraan akan berhenti beroperasi dan mengakibatkan operasional perusahaan terganggu. Berdasarkan identifikasi masalah diatas maka dibutuhkan aplikasi yang dapat memberikan pemberitahuan kepada manajer mengenai status tiap kendaraan. Warning system sendiri akan berfungsi memberikan informasi mengenai stok suku cadang dan kendaraan yang akan mengalami kerusakan. Sehingga setiap kali kendaraan mengalami kerusakan akan selalu tercatat ke dalam log history kendaraan. Proses Pengadaan Suku Cadang Saat Ini Driver
Manajer sarana
Kepala Regional
Kerusakan dan Kebutuhan Suku Cadang
Start
Daftar Kerusakan dan Kebutuhan Suku Cadang
Ikhtisar Penggunaan Kendaraan
Mencatat kerusakan
Cek Kerusakan
Kerusakan dan Kebutuhan Suku Cadang
Biaya > 1 Juta
Ya
Membuat Permintaan Suku Cadang
Tidak Permintaan Suku Cadang
Cek Stok Fisik Gudang
Ya
Stok Fisik Ada?
Tidak
Melakukan Pengadaan Suku Cadang
Membuat Laporan Penerimaan Suku Cadang
Selesai
Laporan Penerimaan Suku Cadang
Phase
Melakukan penggantian suku cadang
Gambar 3.1 Alur Pengadaan Saat Ini
Mencairkan biaya kerusakan 1-2 bulan
Melakukan Pengadaan Secara Terpusat
32
Gambar 3.1 merupakan proses bisnis saat ini yang merupakan gambaran secara umum proses pengadaan dan pencatatan penggantian suku cadang pada perusahaan. Berikut penjelasan proses bisnis dapat dilihat pada tabel 3.2. Tabel 3.2 Penjelasan Alir Sistem Nama Proses Kegiatan Cek Kerusakan Driver melakukan cek fisik kendaraan dan mencatat kerusakan dan kebutuhan suku cadang. Mencatat Setelah menerima laporan kerusakan Kerusakan dari driver, manajer mencatat daftar kerusakan dan kebutuhan penggantian suku cadang. Cek Stok Fisik Setelah diketahui kerusakan dan Gudang kebutuhan suku cadang dibawah satu juta maka melakukan cek fisik apakah suku cadang yang dibutuhkan masi tersedia di gudang. Pengadaan Setelah diketahui kerusakan dan Suku Cadang kebutuhan suku cadang dibawah satu juta maka melakukan cek fisik apakah suku cadang yang dibutuhkan masi tersedia di gudang. Membuat Setelah melakukan pembelian suku Laporan cadang atau talah diberikan dari kepala Penerimaan regional, maka suku cadang yang telah Suku Cadang dibeli di catat terlebih dahulu sebagai bukti telah melakukan pengadaan. Membuat Jika biaya penggantian suku cadang permintaan lebih dari satu juta maka manajer Suku Cadang terlebih dahulu melakukan pengajuan kepda kepala regional dengan membuat permintaan pengadaan suku cadang. Memproses Pada proses ini menunggu persetujuan Permintaan hingga satu sampai dua bulan guna Kebutuhan terealisasikan kebutuhan suku cadang. Suku Cadang Melakukan Pada proses ini kepala regional Pengadaan melakukan pengadaan secara terpusat. Secara Terpusat Melakukan Setelah suku cadang diterima maka Penggantian melakukan pemasangan suku cadang. Suku Cadang
Output Laporan kerusakan dan kebutuhan suku cadang Laporan ikhtisar penggunaan kendaraan.
-
-
Laporan Penerimaan Cadang
Permintaan Cadang
-
-
-
Suku
Suku
33
3.1.2
Analisis Kebutuhan Sebelum memasuki tahapan perancangan sistem terlebih dahulu
menganalisis kebutuhan dari aplikasi yang dibuat. Kebutuhan dari hasil analisis ini harus dapat dilaksanakan, diukur, diuji terkait dengan kebutuhan bisnis yang teridentifikasi, serta mendefinisikan dengan detail sesuai dengan sistem. Kebutuhan informasi manajemen sebagai berikut: 1.
Informasi mengenai hasil dari warning system kebutuhan penggantian suku cadang.
2.
Informasi mengenai hasil dari perhitungan metode reorder point yang kemudian diimplementasikan menjadi warning system stok suku cadang.
3.
Informasi log activity penggunaan kendaraan mulai dari pemasangan hingga penggantian suku cadang tiap kendaraan.
3.1.3
User Requirement Kebutuhan pengguna (user requirement) pada tabel 3.3 di bawah adalah
kebutuhan yang telah disesuaikan dan menunjang tugas pengguna terkait dengan aplikasi pengadaan suku cadang kendaraan pada MPC PT POS Surabaya. Tugas pengguna yang dicantumkan pada tabel 3.3 Berasal dari hasil wawancara dan observasi dengan pihak perusahaan. Tabel 3.3 User Requirement No 1
Pengguna Staf Operasional
Tugas 1.1 Dapat melakukan pencatatan data kendaraan 1.2 Dapat melakukan pencatatan data suku cadang.
User Requirement 1.1 Mampu mencatat data kendaraan 1.2 Mampu mencatat data suku cadang 1.3 Dapat melihat hasil warning system penggantian suku cadang.
34
No
Pengguna
2
Manajer 1.1 Menandatangani hasil Transport dan setiap laporan Sarana perbaikan kendaraan dan pengadaan suku cadang.
3.2
Tugas 1.3 Membuat perencanaan penggantian suku cadang. 1.4 Membuat laporan pengadaan suku cadang 1.5 Membuat laporan log activity. 1.6 Membuat laporan penerimaan suku cadang.
User Requirement 1.4 Dapat melihat hasil warning system pengadaan suku cadang. 1.5 Mampu membuat laporan pengadaan kebutuhan suku cadang. 1.6 Mampu mencatatat data kerusakan kendaraan. 1.7 Mampu membuat laporan penerimaan suku cadang. 1.1 Dapat melihat stok suku cadang. 1.2 Dapat melihat kebutuhan suku cadang. 1.3 Dapat melihat hasil dari reorder point. 1.4 Dapat melihat laporan pengadaan. 1.5 Dapat melihat riwayat perbaikan kendaraan.
Perancangan Sistem Pada tahap ini menjelaskan tentang gambaran dari analisis sistem sebelum
pembuatan aplikasi tersebut dibuat. Hal ini bertujuan agar program aplikasi yang dibuat dapat berfungsi sesuai dengan yang diharapkan, yaitu dapat membantu manajer transport dan sarana untuk mengambil keputusan yang tepat. Dalam perancangan sistem ini terdapat beberapa tahapan-tahapan yang harus dilakukan. Adapun tahapan-tahapan dalam perancangan sistem yang dilakukan adalah merancang System Flow, Input-Proces-Output Diagram, Context Diagram, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan Struktur Database yang digunakan dalam program aplikasi ini.
35
Input Process Output Diagram (IPO Diagram)
3.2.1
IPO Pengadaan Suku Cadang Kendaraan Angkut Barang INPUT
PROSES
Dokumen Sumber Kendaraan Inventarisasi Aset Kendaraan dan Suku Cadang Daftar Suku Cadang Kendaraan
OUTPUT
Laporan Kendaraan Terinventarisasi
Laporan Suku Cadang Terinventarisasi
Ketentuan Penggantian Suku Cadang Log Activity Penggantian Suku Cadang Data Kerusakan Kendaraan
Log Activity Penggantian Suku Cadang Laporan Stok Suku Cadang
Kebutuhan Penggantian Suku Cadang
Laporan Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang
Pengadaan Suku Cadang Berdasarkan ROP
Laporan Pengadaan Suku Cadang
Safety Stock
Phase
Lead Time
Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang
Gambar 3.2 Input-Proces-Output (IPO) Diagram Pengadaan Suku Cadang Berikut ini merupakan penjelasan mengenai input, process, dan output yang terdapat pada gambar 3.2 di atas. 1.
Input Pada aplikasi pengadaan suku cadang kendaraan terdapat inputan
(masukan) yang dibutuhkan beberapa variabel yakni: a.
Dokumen Sumber Kendaraan Dokumen kendaraan berupa buku pemilik kendaraan bermotor (BPKB) dan surat tanda nomer kendaran. Dokumen tersebut berisi informasi detail dari tiap
36
kendaraan yang dimiliki perusahaan, mulai dari tahun pembelian, nomer rangka, merek dan sebagainya. b.
Daftar Suku Cadang Kendaraan Data ini berisi komponen suku cadang yang dimiliki tiap kendaraan angkut barang terdiri dari kode suku cadang, nama suku cadang, kategori dan merek.
c.
Ketentuan Penggantian Suku Cadang Inputan ini berisi parameter penggantian suku cadang yang didapat dari pabrik pembuat suku cadang bisa dengan kilometer kendaraan atau bulan penggunaan.
d.
Data Kerusakan Kendaraan Data kerusakaan kendaraan merupakan history penggantian suku cadang sebelumnya pada tiap kendaraan milik perusahaan.
e.
Safety Stock Safety Stock merupakan inputan bahan pengaman yang beefungsi menjaga agar suku cadang tidak kosong sebelum suku cadang yang dipesan tiba.
f.
Lead Time Data Lead Time merupakan inputan jangka waktu berapa lama barang sampai ditempat dari waktu pemesanan ke supplierbisa bisa berupa hari hingga bulan.
g.
Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang Inputan yang merupakan jumlah dari kebutuhan penggunaan suku cadang selama periode tertentu.
2.
Process Berdasarkan inputan yang ada, maka data tersebut diolah dan diproses
untuk menghasilkan output. Proses-proses yang terjadi adalah sebagai berikut: a.
Inventarisasi Aset Kendaraan dan Suku Cadang
37
Proses inventarisasi aset kendaraan adalah proses kegiatan untuk melakukan pendataan dan pencatatan kendaraan dan suku cadang yang telah dimiliki oleh perusahaan. Setelah mengumpulkan dokumen sumber kendaraan dan daftar suku cadang maka dilakukan pemberian kode registrasi seperti primary key kepada setiap kendaraan dan suku cadang. Pemberian kode registrasi akan secara otamatis lewat sistem. b.
Warning System Penggantian Suku cadang Proses ini terjadi pada saat penggantian suku cadang ketika pengguna memasukkan data kilometer kendaraan atau tanggal penggantian. Maka akan tampil warning suku cadang yang semestinya harus diganti.
c.
Log Activity Penggantian Suku Cadang Proses ini mencatat tiap penggantian suku cadang pada setiap kendaraan sehingga setiap kendaraan memiliki riwayat penggantian.
d.
Pengadaan Suku Cadang Berdasarkan Reorder Point Proses reorder point ini didapatkan dari perhitungan rumus yang memiliki variabel yakni kebutuhan suku cadang, lama waktu tenggang dan safety stock. Hasil dari perhitungan ROP menjadi acuan dilakukannya pengadaan.
3.
Output Output yang dihasilakan dari aplikasi pengadaan suku cadang adalah
sebagai berikut ini: 1.
Laporan Kendaraan Terinventarisasi Laporan aset kendaraan yang telah terinventarisasi berisi mengenai kendaraan yang dimiliki perusahaan. Laporan ini mempunyai variabel kode kendaraan, merek/type, jenis/model, tahun perolehan, nilai perolehan, nomer identitas
38
(mesin, rangka, polisi), tahun pembuatan, silinder, warna, jumlah sumbu/roda, bahan bakar, kilometer awal, dan keterangan. 2.
Laporan Suku Cadang Terinventarisasi Laporan suku cadang terinventarisasi adalah output dari proses inventarisasi kendaraan dan suku cadang. Laporan ini merupaka daftar suku cadang yang dimiliki oleh perusahaan.
3.
Laporan Rencana Kebutuhan Penggantian Suku Cadang Laporan ini didapatkan dari proses warning system, berisi informasi mengenai kebutuhan suku cadang pada tiap kendaraan sepert nama suku cadang dan jumlah suku cadang yang dibutuhkan.
4.
Log Activity Penggantian Suku Cadang Pada setiap kendaraan akan memiliki laporan data tanggal penggantian suku cadang, kode kendaraan, kode suku cadang, nama suku cadang, model, kategori, kilometer penggantian, kilometer pemasangan dan kilometer tempuh. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah agar setiap kendaraan memiliki rincian catatan tanggal penggantian dan nama suku cadang yang telah diganti. Segala aktifitas penggantian yang dilakukan terhadap kendaraan akan dicatat.
5.
Laporan Stok Suku Cadang Laporan ini berisi stok suku cadang yang dimiliki saat ini.
6.
Laporan Pengadaan Suku Cadang Laporan ini berguna sebagai pengajuan pengadaan suku cadang kepda kantor pusat. Hasil dari pengadaan ini berdasarkan perhitungan reorder point yang didapat dari kebutuhan, waktu tunggu dan safety stock.
39
3.2.2
System Flow System Flow menggambarkan tentang alur sistem pengadaan suku cadang
kendaraan pada MPC PT POS Surabaya yang dibuat sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini merupakan system flow pengadaan suku cadang kendaraan: a.
Sistem Flow Log Activity Penggantian Suku Cadang Log Activity Penggantian Suku Cadang Manajer Transport dan Sarana
Staf Operasional
Start 2
Laporan Log Activity Input Kerusakan Kendaraan End
YA
Data Kendaraan
Display Form Log Penggantian Suku Cadang
Data Log Activity
Mengganti Kerusakan Kendaraan dan Pemakaian Suku Cadang
Data Suku Cadang Tampil data warning penggantian suku cadang
Mengganti Suku Cadang
Tidak
Membuat Laporan Log Activity
Display Laporan Activity 1 2
Phase
Laporan Log Activity
Gambar 3.3 Log Activity Penggantian Suku Cadang Tabel 3.4 Penjelasan Log Activity Penggantian Suku Cadang Nama Proses Kegiatan Input Data Manajer menginputkan data kerusakan Kerusakan kendaraan kedalam database log activity. Kendaraan Display Menampilkan form log activity penggantian suku cadang. Mencatat Pada proeses ini mencatat setiap kebutuhan Pemakaian penggunaan suku cadang dan kerusakan Suku Cadang yang dialami. Data kemudian disimpan ke dan dalam database log activity. Kerusakan
Output -
-
40
Nama Proses Display
Kegiatan Output Menampilkan form warning penggantian suku cadang. Decission Jika ingin mengganti suku cadang maka melakukan proses pencatatan kembali jika tidak ingin mengganti maka melanjutkan ke proses selanjutnya. Membuat Manajer dapat membuat laparoan log Laporan Log Laporan Log activity sesuai dengan periode yang Activity Activity diinginkan. Laporan tersebut kemudian diserahkan kepada pusat. b.
Sistem Flow Kebutuhan Penggantian Suku Cadang
Kebutuhan Penggantian Suku Cadang Staf Operasional
Sistem
Manajer Transport dan Sarana
Laporan Kebutuhan Suku Cadang
Tampil Form Kebutuhan
Mulai
End Tampil Form Kebutuhan Detil Log Activity
Suku Cadang
Data Lead Time
Pilih Periode Kebutuhan
Perhitungan ROP
Data Kebutuhan Suku Cadang
Data Reorder Point
Data Safety Stock Data Kebutuhan Suku Cadang
Phase
Cetak Laporan Kebutuhan Suku Cadang
Gambar 3.4 Kebutuhan Penggantian Suku Cadang Tabel 3.5 Penjelasan Kebutuhan Penggantian Suku Cadang Nama Proses Tampil form kebutuhan Display
Kegiatan Output Pada proses pertama ini muncul form kebutuhan penggantian. Tampilan form kebutuhan memilih periode kebutuhan yang ingin ditampilkan kebutuhan penggantian suku cadangnya. Piih periode Pengguna memilih periode bulan awal dan kebutuhan bulan akhir. Data diperoleh dari tabel detil log activity dan suku cadang. Setelah -
41
Nama Proses
Kegiatan memilih periode kebutuhan maka akan menghasilkan data kebutuhan dan disimpan ke dalam tabel data kebutuhan suku cadang. Perhitungan Setelah mendapat data kebutuhan suku reorder point cadang proses selanjutnya adalah perhitungan reorder point. Proses ini mengambil pada tabel data lead time, safety stock dan kebutuhan suku cadang. Selanjutnya hasil dari perhitungan disimpan kedalam tabel reorder point. Cetak laporan Setalah mendapat hasil kebutuhan maka kebutuhan data dicetak dan di serahkan kepada suku cadang manajer.
c.
Output
-
Laporan kebutuhan suku cadang
Sistem Flow Pengadaan Suku Cadang Pengadaan Suku Cadang Manajer Transportasi dan Sarana
Staf Operasional
Start
1 Laporan Pengadaan Suku Cadang
Data Kebutuhan
Memilih Kebutuhan Periode
Data Reorder Point
Data Detil Pengadaan Suku Cadang
End
Supplier Membuat Pengajuan Pengadaan Data Pengadaan Suku Cadang Mencetak LaporanPengadaan Suku Cadang
1
Phase
2 Laporan Pengadaan Suku Cadang
Gambar 3.5 System Flow Pengadaan Suku Cadang Tabel 3.6 Penjelasan System Flow Pengadaan Suku Cadang Nama Proses Memilih Periode Kebutuhan
Kegiatan Pada pemilihan periode kebutuhan, pengguna memilih hasil dari proses kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya
Output
-
42
Nama Proses
Membuat Pengajuan Pengadaan
Mencetak Laporan Pengadaan Suku Cadang
Sistem Flow Safety Stock System Flow Safety Stock Staf Operasional
Mulai
Display Form Safety Stock
Cari data Suku Cadang
Data Suku Cadang
Input Data Stock Minimal
Data Safety Stock
Selesai
Phase
d.
Kegiatan Output yang berisi nama suku cadang dan jumlah kebutuhan. Jumlah kebutuhan merupakan hasil dari perihitungan reoder point. Setelah mendapatkan hasil kebutuhan dan perhitungan ROP maka pengguna dapat melanjutkan ke proses pengajuan pengadaan. Setiap suku cadang dapat memilih supplier. Setelah memilih supplier data akan disimpan kedalam data pengadaan suku cadang dan data detil pengadaan suku cadang. Setelah data siap maka melakukan proses Laporan mencetak laporan pengadaan suku cadang. pengadaan suku cadang
Gambar 3.6 Sistem Flow Safety Stock
43
Tabel 3.7 Penjelasan Sistem Flow Safety Stock Nama Proses Display Form Safety Stock Cari Data Suku Cadang Input data stock minimal
Kegiatan Output Menampilkan data safety stock per suku cadang. Memilih suku cadang yang akan diberi nilai Laporan Suku safety stock. Cadang Masuk Memberi nilai safety stock setiap suku cadang dan disimpan ke dalam data safety stock.
Sistem Flow Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang
e.
Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang Manajer Transport dan Sarana
Memasukkan Data Kendaraan
Dokumen Kendaraan
ID kendaraan Otomatis
Memasukkan Data Kendaraan
Data Stok Suku Cadang Menyimpan Data Kendaraan
Memasukkan Data Kendaraan
Data Kendaraan
Start
Staf Operasional
ID Suku Cadang Otomatis
Menyimpan Data Suku Cadang Otomatis
Phase
End
Gambar 3.7 Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang
Data Suku Cadang
Memasukkan Data Suku Cadang
44
Tabel 3.8 Penjelasan Inventaris Kendaraan dan Suku Cadang Nama Proses Pembuatan ID kendaraan otomatis Memasukkan data kendaraan Menyimpan data kendaraan ID Suku Cadang Otamatis Memasukkan Data Suku Cadang Menyimpan Data Suku Cadang Kendaraan
3.2.3
Kegiatan Output Pada proses ini system langusng memberikan ID otomatis kedalam kendaraan ketika diinputkan pertama kali. Manajer memasukkan data kendaraan sesuai dengan dokumen yang dimiliki kendaraan. System menyimpan data kendaraan Laporan kedalam database kendaraan. Inventaris Kendaraan. Pada proses ini system langusng memberikan ID otomatis ketika diinputkan pertama kali. Manajer memasukkan data suku cadang sesuai dengan data yang dimiliki kendaraan. System menyimpan data kendaraan Laporan kedalam database suku cadang. Inventaris cadang.
Suku
Context Diagram Berikut ini merupakan desain context diagram untuk aplikasi yang
dikembangkan. Didalam context diagram terdapat satu pengguna yang nantinya berinteraksi dengan sistem, hal ini akan disesuaikan dengan kebutuhan pihak perusahaan yang sudah diketahui pada tahap analisis. Untuk keterangan lebih jelas dapat dilihat pada gambar 3.8
45
Data Kendaraan
Staf Operasinal
Data Suku Cadang Data Penggantian Suku Cadang
Data Kilometer Kendaraan Data Pengadaan Suku Cadang
Data Kebutuhan Data Safety Stock Data Lead Time Data Supplier Data User
0
Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan
Laporan Inventaris Kendaraan Laporan Inventaris Suku Cadang Laporan Kebutuhan Suku Cadang
Manajer Transport dan Sarana
Laporan Log Activiy Penggantian Laporan Pengadaan Suku Cadang Laporan Stok
Gambar 3.8 Context Diagram Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan
3.2.4
Hierarchy Input-Process-Output (HIPO) Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan
Pemeliharaan File Master
Pemeliharaan Transaksi
Pemeliharaan Pemeliharaan Pemeliharaan Pemeliharaan Pemeliharaan Pemeliharaan Data Data Suku Data Safety Data Lead Data Supplier Data User Kendaraan Cadang Stock TIme
Log Activity Penggantian
Laporan Laporan Inventaris Suku Kebutuhan Suku Cadang Cadang
Pemeliharaan Laporan
Laporan Inventaris Kendaraan
Laporan Log Activity Penggantian
Penentuan Perhitungan Pengadaan Suku Kebutuhan Suku Reorder Point Cadang Cadang
Gambar 3.9 HIPO Aplikasi Pengadaan Suku Cadang
Laoran Laporan Stok Pengadaan Suku Cadang
46
HIPO atau yang biasa disebut dengan diagram jenjang merupakan diagram yang menggambarkan hierarki proses-proses yang ada dalam data flow diagram. Gambar 3.9 adalah HIPO dari rancang bangun aplikasi pengadaan suku cadang angkut barang pada MPC PT POS Surabaya.
3.2.5
Data Flow Diagram (DFD) Pada bagian data flow diagram dijelaskan detail mengenai proses
pengadaan suku cadang. Sub sistem level 0 dari data flow diagram (DFD) yang dirancang dan dibangun ini terdiri dari 3 fungsional yakni pemeliharaan file master, pemeliharaan transaksi, pembuatan laporan. Didalam level 0 akan digambarkan secara detail interaksi antara pengguna dengan sistem nantinya. Untuk keterangan lebih jelas dapat dilihat pada gambar 3.10 1
Data Kendaraan Staf Operasi nal
Data Kendaraan
Data Kendaraan Data Suku Cadang Data User
9
Data Suppl i er
1
Data User
Data Suppl i er 3
Data User
Data Suppl i er Pemel i haraan Fi l e Master Data Suku Cadang
2
Data Suku Cadang
6
Data Safety Stock Data Lead T i me
10
Data Detai l Log Acti vi ty Pengganti an
Detai l Log Acti vi ty Pengganti an
Data Log Acti vi ty Pengganti an
Log Acti vi ty Pengganti an
4
Safety Stock
7
Lead T i me
Data Kendaraan Data Suppl i er 2
Data User Data Suku Cadang
Data Detai l Kebutuhan 12
Detai l Kebutuhan Suku Cadang
Data Safety Stock Pemel i haraan T ransaksi
5
Kebutuhan Suku Cadang
Data Lead T i me
Data Kebutuhan Data Reorder Poi nt 8
Data Pengadaan Suku Cadang
Data Reorder Poi nt
11
Data Pengadaan Suku Cadang
Data Reorder Poi nt Data Pengadaan Suku Cadang
Data Kebutuhan 3 Data Detai l Kebutuhan
Laporan Inventari s Suku Cadang
Data Log Acti vi ty Pengganti an
Pembuatan Laporan Data Detai l Log Acti vi ty Pengganti an
13
14
Data Kendaraan2 Data Suku Cadang2
Manaj er T ransport dan Sarana
Laporan Kebutuhan Suku Cadang Laporan Inventari s Kendaraan Laporan Log Acti vi y Pengganti an
Data Kendaraan Laporan Stok Data Suku Cadang
Laporan Pengadaan Suku Cadang
Gambar 3.10 Data Flow Diagram Aplikasi Pengadaan Suku Cadang Kendaraan
47
a.
DFD Level 1 Pemeliharaan File Master Seperti pada gambar 3.11 merupakan proses yang terjadi pada proses
pemeliharaan file master. Proses yang terjadi adalah pemeliharaan data kendaraan, pemeliharaan data supplier, pemeliharaan data user, pemeliharaan data suku cadang, pemeliharaan data safety stock, pemeliharaan data lead time. 1.1 Staf Operasinal
Data Kendaraan
Pemeliharaan Data Kendaraan
Data Supplier
Pemeliharaan Data Supplier
Data Kendaraan 1
Data Kendaraan
9
Data Supplier
1.2
1.3 Data User
Pemeliharaan Data User
Data Suku Cadang
Pemeliharaan Data Suku Cadang
Data Safety Stock
Pemeliharaan Data Safety Stock
Data Supplier
Data Supplier 3
Data User
2
Data Suku Cadang
1.4 Data Suku Cadang
1.5 Data Safety Stock
6
Safety Stock
7
Lead Time
1.6 Data Lead Time
Pemeliharaan Data Lead Time
Data Lead Time
Gambar 3.11 DFD Level 1 Pemeliharaan File Master b. DFD Level 1 Sub-Proses Pemeliharaan Transaksi Pada gambar 3.12 akan menjelaskan mengenai sub-proses pemeliharaan transaksi. Proses pemeliharaan transaksi terdiri dari log activity penggantian, penentuan kebutuhan penggunaan suku cadang, perhitungan reorder point, pengadaan suku cadang.
48
Data Penggantian Suku Cadang
Staf Operasional
Data Penggantian Suku Cadang
2.1
Log Activity Penggantian
Data Kendaraan
1
Data Kendaraan
Data Suku Cadang
2
Data Suku Cadang
Data User 3 Data Penggantian Suku Cadang
Log Activity Penggantian
4
10
Data User
Detail Log Activity Penggantian
Data Kendaraan 2.2
Data Penggantian Suku Data Penggantian Suku Cadang Cadang
Penentuan Kebutuhan Penggunaan Suku Cadang
Data Suku Cadang Data User
Data Kebutuhan Kebutuhan Suku Cadang
5
Data Kebutuhan
Detail Kebutuhan Suku Cadang
12
Data Kebutuhan 6
Data Kendaraan 2.3
Data Safety Stock
Safety Stock 7
Data Kebutuhan
Data User
Data Suku Cadang
Perhitungan Reorder Point Data Reorder Point
Data Lead Time
Lead Time
8
Data Reorder Point
Data Suku Cadang
Data Reorder Point 9
Data Supplier
Data Supplier
2.4
Data Kendaraan
Pengadaan Suku Cadang 11
Data Pengadaan Suku Cadang
Data Pengadaan Suku Cadang Data User
Gambar 3.12 DFD Level 1 Sub-Proses Pemeliharaan Transaksi c. DFD Level 1 Sub-Proses Pembuatan Laporan Pada gambar 3.13 akan menjelaskan mengenai sub-proses pembuatan laporan. Pada proses pembuatan laporan terdiri dari pembuatan laporan inventaris kendaraan, laporan inventaris suku cadang, laporan log activity penggantian, laporan stok, laporan kebutuhan suku cadang, laporan pengadaan.
49
3.1 13
Data Kendaraan2 Data Kendaraan
Laporan Inventaris Kendaraan
3.2 14
Data Suku Cadang
Data Suku Cadang2
Laporan Inventaris Suku Cadang
Laporan Inventaris Kendaraan
Laporan Inventaris Suku Cadang
Data Penggantian Suku Cadang
Data Suku Cadang
Manajer Transport dan Sarana
Manajer Transport dan Sarana2
4
Log Activity Penggantian
10
Detail Log Activity Penggantian
3.3
Data Kendaraan Manajer Transport Laporan Log Activiy Penggantian dan Sarana3
Data Suku Cadang
Laporan Log Activity Penggantian
3.4 Laporan Stok
Data Penggantian Suku Cadang
Laporan Stok
Manajer Transport dan Sarana4
Data Suku Cadang Data Kebutuhan Data Kendaraan Manajer Transport dan Sarana5
Laporan Kebutuhan Suku Cadang
Laporan Kebutuhan Suku Cadang
Kebutuhan Suku Cadang
5
3.5 Data Kebutuhan
Detail Kebutuhan Suku Cadang
12
Data Suku Cadang 3.6 Data Kendaraan Manajer Transport Laporan Pengadaan Suku Cadang dan Sarana6
Data Reorder Point
8
Data Reorder Point
Laporan Pengadaan Data Pengadaan Suku Cadang 11
Data Pengadaan Suku Cadang
Gambar 3.13 DFD Level 1 Sub-Proses Pembuatan Laporan
50
3.2.6
Conceptual Data Model (CDM) PDM dari aplikasi pengadaan suku cadang kendaraan terdapat 14 tabel
yakni tabel user, kendaraan, suku cadang, lead time, safety stock, log activity, detil log activity, kebutuhan penggantian, detil kebutuhan penggantian, rop, detil rop, pengadaan dan detil pengadaan. Untuk penjelesalan lebih detail dapat dilihiat pada gambar 3.14 Relationship_23
Relationship_34
Users Relationship_37
Relationship_28
kode_user
Variable characters (10) <M> nama_user Variable characters (30) password Variable characters (10) level Integer
detail_kebutuhan_penggantian kode_detil_kebutuhan Integer <M> jumlah Integer
Identifier_1 Relationship_22
Identifier_1
Relationship_25 Relationship_32 detail_log_activity
Relationship_13 Data Kendaraan
Relationship_33
Relationship_21
kode_detail_log_activity Integer <M> Relationship_27 keterangan Variable characters (30) jumlah Integer kerusakan Variable characters (30) status Integer
kode_kendaraan Variable characters (15) <M> nomer_registrasi Variable characters (15) merek Variable characters (15) type Variable characters (15) jenis Variable characters (15) model Variable characters (15) tahun_pembuatan Date Relationship_31 silinder Characters (10) warna Variable characters (10) nomer_rangka Variable characters (15) nomer_mesin Variable characters (15) Bahan_bakar Variable characters (10) jumlah_sumbu Variable characters (10) jumlah_roda Variable characters (10) tahun_pembelian Date kilometer Integer keterangan Variable characters (30) Identifier_1
Supplier kode_supplier Integer <M> nama_supplier Variable characters (100) alamat Variable characters (100) kota Variable characters (50) nomer_telp Integer nomer_hp Integer keterangan Variable characters (30)
Identifier_1 Relationship_15 Log Activity kode_log_activity Variable characters (10) <M> kerusakan Variable characters (30) keterangan Variable characters (30)
kebutuhan_penggantian Relationship_38 kode_kebutuhan Variable characters (10) <M> Relationship_26 bulanawal Date bulanakhir Date jumlah Integer keterangan Variable characters (30) Relationship_29
Identifier_1
Identifier_1
Identifier_1 Relationship_35 Lead Time
Data Pengadaan Suku Cadang kode_pengadaan Variable characters (10) <M> tanggal_pengadaan Date keterangan Variable characters (30)
dt_suku_cadang
kode_lead_time Integer <M> lead_time Integer
Relationship_14 Relationship_30
Suku Cadang kode_suku_cadang Variable characters (15) <M> nama_suku_cadang Variable characters (30) kategori Variable characters (30) merek Variable characters (15) jumlah Integer tanggal_aus Date keterangan Variable characters (30) kilometer_aus Integer
Identifier_1
Identifier_1
Relationship_24 Relationship_20 Relationship_16
Detil Pengadaan IDDetilPengadaan Integer <M> rop Integer Identifier_1
Relationship_36 rop detil_rop kode_rop Variable characters (10) <M> kode_detil_rop Integer <M> kebutuhan Integer Integer Relationship_19 kebutuhan tanggal Date rop Integer Identifier_1 Identifier_1
Relationship_11 safety_stock kode_safety Variable characters (10) <M> stock_minimal Integer Identifier_1
Gambar 3.14 Conceptual Data Model
51
Physical Data Model (PDM)
3.2.7
PDM dari aplikasi pengadaan suku cadang merupakan hasil generate dari CDM pengadaan suku cadang kendaraan. Didalam PDM terdapat 14 tabel. Untuk penjelesalan lebih detail dapat dilihiat pada gambar 3.15 Users kode_user nama_user password level
varchar(10) varchar(30) varchar(10) int detail_kebutuhan_penggantian
kebutuhan_penggantian kode_kebutuhan kode_user bulanawal bulanakhir jumlah keterangan
detail_log_activity kode_detail_log_activity kode_kendaraan kode_suku_cadang kode_user kode_log_activity keterangan jumlah kerusakan status
Data Kendaraan kode_kendaraan kode_user nomer_registrasi merek type jenis model tahun_pembuatan silinder warna nomer_rangka nomer_mesin Bahan_bakar jumlah_sumbu jumlah_roda tahun_pembelian kilometer keterangan
varchar(15) varchar(10) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) varchar(15) datetime char(10) varchar(10) varchar(15) varchar(15) varchar(10) varchar(10) varchar(10) datetime int varchar(30)
int varchar(15) varchar(15) varchar(10) varchar(10) varchar(30) int varchar(30) int
varchar(10) varchar(10) datetime datetime int varchar(30)
kode_detil_kebutuhan kode_kebutuhan kode_user kode_suku_cadang jumlah
Data Pengadaan Suku Cadang kode_pengadaan kode_supplier kode_user kode_rop tanggal_pengadaan keterangan
varchar(10) int varchar(10) varchar(10) datetime varchar(30)
Log Activity kode_log_activity kode_user kode_suku_cadang kerusakan keterangan
kode_suku_cadang kode_user nama_suku_cadang kategori merek jumlah tanggal_aus keterangan kilometer_aus
varchar(15) varchar(10) varchar(30) varchar(30) varchar(15) int datetime varchar(30) int
varchar(10) varchar(10) varchar(15) varchar(30) varchar(30) detil_rop
int varchar(10) int varchar(10) int
rop kode_rop kode_user kebutuhan tanggal
varchar(10) varchar(10) int datetime
Supplier
Suku Cadang
Detil Pengadaan IDDetilPengadaan kode_pengadaan kode_supplier kode_user rop
int varchar(10) varchar(10) varchar(15) int
kode_detil_rop kode_rop kode_suku_cadang kebutuhan rop
int varchar(10) varchar(15) int int
Gambar 3.15 Physical Data Model
kode_supplier kode_user nama_supplier alamat kota nomer_telp nomer_hp keterangan
int varchar(10) varchar(100) varchar(100) varchar(50) int int varchar(30)
Lead Time kode_lead_time kode_user kode_suku_cadang lead_time
int varchar(10) varchar(15) int
safety_stock kode_safety kode_suku_cadang kode_user stock_minimal
varchar(10) varchar(15) varchar(10) int
52
3.2.8
Struktur Tabel
A. Tabel User Nama tabel
: User
Primary key
: kode_user
Foreign key
:-
Fungsi
: Menyimpan data user Tabel 3.9 Tabel User
No 1 2 3 4
Field Name Kode_user Nama_user Password Level
Data Type Varchar Varchar Varchar Int
Length 10 30 10
Constraint PK
B. Tabel Kendaraan Nama tabel
: kendaraan
Primary key
: kode_kendaraan
Foreign key
:-
Fungsi
: Menyimpan data kendaraan Tabel 3.10 Tabel Kendaraan
No 1 2 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Field Name kode_kendaraan Kode_user Nomer_registrasi Merek Type Jenis Model Tahun_pembuatan Silinder Warna Nomer_rangka Nomer_mesin Bahan_bakar Jumlah_sumbu Jumlah_roda Tahun_pembelian
Data Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Int Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Int Int Int
Length 15 10 15 15 15 15 15 10 10 15 15 10
Constraint PK FK
53
16 17
Kilometer Keterangan
Int Varchar
30
C. Tabel Suku Cadang Nama tabel
: Suku Cadang
Primary key
: kode_suku_cadang
Foreign key
: kode_user
Fungsi
: Menyimpan data suku cadang Tabel 3.11 Tabel Suku Cadang
No 1 2 3 4 5 6 7 8 9
Field Name Kode_suku_cadang Kode_user Nama_suku_cadang kategori merek jumlah Total_bulan Kilometer keterangan
Data Type Varchar Varchar Varchar Varchar Varchar Integer Int Int Varchar
Length 15 10 30 30 15
Constraint PK FK
30
D. Tabel Log Activity Nama tabel
: Tabel Log Activity
Primary key
: kode_log_activity
Foreign key
: kode_user, kode_kendaraan
Fungsi
: Menyimpan data log activity Tabel 3.12 Tabel Log Activity Penggantian
No 1 2 3 4 5 6
Field Name Kode_log_activity Kode_user Kode_kendaraan Kilometer keterangan Tanggal
Data Type Varchar Varchar Varchar Int Varchar Date
Length 10 10 15 30
Constraint PK FK FK
54
E. Tabel Detail Log Activity Nama tabel
: Tabel Detail Log Activity
Primary key
: Kode_detail_log_activity
Foreign key
: kode_suku_cadang, kode_log_activity, kode_user
Fungsi
: Menyimpan data detail log activity Tabel 3.13 Tabel Detail Log Activity Penggantian
No 1 2 3 4 5 6 7
Field Name Kode_detail_log_activity Kode_log_activity Kode_suku_cadang Kode_user Jumlah Kerusakan status
Data Type Int Varchar Varchar Varchar Int Varchar Int
Length 10 15 10
Constraint PK FK1 FK2 FK3
30
F. Tabel Safety Stock Nama tabel
: Tabel Safety Stock
Primary key
: kode_safety
Foreign key
: kode_suku_cadang, kode_user
Fungsi
: Menyimpan data safety stock Tabel 3.14 Tabel Safety Stock
No 1 2 3 4
Field Name Kode_safety Kode_suku_cadang Kode_user Stock_minimal
Data Type Varchar Varchar Varchar Int
Length 10 15 10
G. Tabel Lead Time Nama tabel
: Tabel Lead Time
Primary key
: kode_lead_time
Foreign key
: kode_suku_cadang, kode_user
Fungsi
: Menyimpan data lead time
Constraint PK FK1 FK2
55
Tabel 3.15 Tabel Lead Time No 1 2 3 4
Field Name Kode_lead_time Kode_suku_cadang Kode_user Lead_time
Data Type Int Varchar Varchar Int
Length 0 20 10
Constraint PK FK1 FK2
H. Tabel Supplier Nama tabel
: Tabel Supplier
Primary key
: kode_supplier
Foreign key
: kode_user
Fungsi
: Menyimpan data suplier Tabel 3.16 Tabel Supplier
No 1 2 3 4 5 6 7 8
I.
Field Name Kode_supplier Kode_user Nama_supplier Alamat Kota Nomer_telp Nomer_hp keterangan
Data Type Int Varchar Varchar Varchar Varchar Int Int Varchar
Length 10 100 100 50
Constraint PK FK1
100
Tabel Kebutuhan Penggantian Nama tabel
: Kebutuhan Penggantian
Primary key
: kode_kebutuhan
Foreign key
: kode_user
Fungsi
: Menyimpan data kebutuhan suku cadang Tabel 3.17 Tabel Kebutuhan Penggantian
No 1 2 3 4 5
Field Name Kode_kebutuhan Kode_user Jumlah Keterangan Bulanawal
Data Type Varchar Varchar Int Varchar Date
Length 10 10 30
Constraint PK FK1
56
No 6 J.
Field Name Bulanakhir
Data Type Date
Length
Constraint
Tabel Detail Kebutuhan Nama tabel
: Detail Kebutuhan
Primary key
: kode_detil_kebutuhan
Foreign key
: kode_kebutuhan, kode_user, kode_suku_cadang
Fungsi
: Menyimpan data detail kebutuhan suku cadang Tabel 3.18 Tabel Detail Kebutuhan
No 1 2 3 3 4
Field Name Kode_detil_kebutuhan Kode_kebutuhan Kode_User Kode_suku_cadang Jumlah
Data Type Int Varchar Varchar Varchar Int
Length 15 10 10 10
Constraint PK FK1 FK2 FK3
K. Tabel ROP Nama tabel
: ROP
Primary key
: kode_rop
Foreign key
: kode_kebutuhan, kode_user
Fungsi
: Menyimpan data ROP Tabel 3.19 Tabel Reorder Point
No 1 2 3 4
Field Name Kode_rop Kode_user Kode_Kebutuhan Tanggal
Data Type Varchar Varchar Varchar Date
Length 10 10 10
L. Tabel Pengadaan Suku Cadang Nama tabel
: Pengadaan Suku Cadang
Primary key
: kode_pengadaan
Foreign key
: kode_user, kode_rop
Fungsi
: Menyimpan data pengadaan suku cadang
Constraint PK FK2 FK3
57
Tabel 3.20 Tabel Pengadaan Suku Cadang No 1 2 3 4
Field Name Kode_pengadaan Kode_user Kode_rop Total_kebutuhan
Data Type Varchar Varchar Varchar Int
Length 10 10 10
Constraint PK FK2 FK1
M. Tabel Detil Pengadaan Suku Cadang Nama tabel
: Detil Pengadaan Suku Cadang
Primary key
: Id_detil_pengadaan
Foreign key
: kode_user, kode_pengadaan, ROP, kode_supplier
Fungsi
: Menyimpan data pengadaan suku cadang Tabel 3.21 Tabel Detil Pengadaan Suku Cadang
No 1 2 3 4 5
Field Name ID_detil_pengadaan Kode_user Kode_supplier Kode_pengadaan ROP
Data Type Int Varchar Int Varchar Int
Length 10 10 50
Constraint PK FK2 FK1 FK3
N. Tabel Detil ROP Nama tabel
: Detil ROP
Primary key
: kode_detil_rop
Foreign key
: kode_rop, kode_suku_cadang
Fungsi
: Menyimpan data detail reorder point Tabel 3.22 Tabel Detail Reorder Point
No 1 2 3 4 5 6
Field Name Kode_detil_rop Kode_rop Kode_suku_cadang kebutuhan Lead_time rop
Data Type Int Varchar Varchar Int Int Int
Length 50 10
Constraint PK FK2 FK1
58
3.3 Perancangan Desain Input/Output Desain input dan output merupakan acuan dalam menentukan desain komponen sistem informasi dan menggambarkan alur sistem yang akan dibuat. Desain input dan output ini berupa rancangan form-form yang digunakan untuk membantu dalam rancang bangun aplikasi pengadaan suku cadang ankgut barang. Berikut desain input dan output tersebut. 3.3.1 Desain Input a. Desain Form Log In Berikut ini merupakan desain form login, yang berfungsi sebagai validasi pengguna. Pengguna dapat mengakses sistem setelah melalui tahap login dan telah terdaftar pada sistem.
Login
Username
< Input >
Password
< Input >
Login
Cancel
Gambar 3.16 Form Log In b.
Desain Form Halaman Utama Desain form halaman utama yang berfungsi sebagai tampilan awal dari
pengguna yang log in dan memilih menu atau sub-menu apa yang akan dijalankan sesuai dengan sistem yang dibutuhkan. Desain form halaman utama dapat dilihat pada gambar 3.17.
59
Menu Utama Master
Transaksi
Laporan
User
Update Kilometer
Laporan Kendaraan
Kendaraan
Log Activity Penggantian
Laporan Suku Cadang
Suku Cadang
Pengadaan
Laporan Kebutuhan Suku Cadang History Penggantian Laporan Biaya Penggantian Laporan Stok Suku Cadang Laporan Reorder Suku Cadang
Gambar 3.17 Form Menu Utama c.
Desain Form User Desain form User berfungsi sebagai penyimpanan data pengguna seperti
username dan password. Masing-masing pengguna dapat dibedakan berdasarkan level jabatan. Form User
Kode User
Enter Text
Nama User
Enter Text
Password
Enter Text
Password Konfirmasi
Enter Text
Level
Enter Text
Kode User
Nama User
Password
Password Konfir
Level
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Gambar 3.18 Form User d.
Desain Form Kendaraan Fungsi dari form kendaraan adalah untuk pemberian kode kendaraan dan
memasukkan data kendaraan sesuai dengan dokumen kendaraan kedalam database. Desain form kendaraan dapat dilihat pada gambar 3.19.
60
Form Data Kendaraan
Kode Kendaraan
Enter Text
Nomer Registrasi
Enter Text
Merek
Enter Text
Type
Enter Text
Jenis
Enter Text
Model
Enter Text
Tahun Pembuatan
Enter Text
Silinder
Enter Text
Warna
Enter Text
Nomer Rangka
Enter Text
Nomer Mesin
Enter Text
Bahan Bakar
Enter Text
Jumlah Sumbu
Enter Text
Jumlah Roda
Enter Text
Tahun Pembelian
Enter Text
Kilometer
Enter Text
Keterangan
Enter Text
Kode Kendaraan Nomer Registrasi MerekType Jenis Model Tahun Pem Silinder Warna Text
Text
Text Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text Text
Text
Text
Text
Text
Text
Gambar 3.19 Form Kendaraan e.
Desain Form Suku Cadang Fungsi dari form suku cadang adalah untuk menambahkan jumlah stok,
pemberian kode kendaraan dan mentukan kilometer dan bulan penggantian suku cadang.
Form Suku Cadang
Kode Suku Cadang Nama Suku Cadang
Enter Text Enter Text
Kategori
Enter Text
Merek
Enter Text
Jumlah
Enter Text
Tanggal Aus
Enter Text
Kd Suku Cadang Nama Suku Cdng Kategori
Merek
Jumlah
Tanggal Aus
Kilometer
Keterangan
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Kilometer Ketentuan Enter Text Keterangan
Enter Text
Gambar 3.20 Form Suku Cadang
61
f.
Desain Form Supplier Fungsi dari form supplier adalah membahkan data supplier. Data supplier
merupakan data yang rinci dari mitra atau toko yang digunakan dalam proses transaksi pengadaan.
Form Supplier
Kode Supplier
Enter Text
Kode Supplier Kode User
Nama Supplier Alamat
Kota
Nomer Telp
Nomer Hp
Keterangan
Nama Supplier
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Alamat
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Kota
Enter Text
Nomer Telp
Enter Text
Nomer HP
Enter Text
Keterangan
Enter Text
Gambar 3.21 Form Supplier g.
Desain Form Lead Time Fungsi dari form lead time adalah untuk menambahkan keterangan waktu
tunggu kedatangan suku cadang dari supplier. Waktu tunggu kedatangan atau lead time berfunngsi sebagai variabel dalam perhitungan reorder point. Form Lead Time
Kode Lead Time
Enter Text
Kode Lead Time
Kd Suku Cadang
Kode User
Lead Time
Nm Suku Cadang
Kode Suku Cadang
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Lead Time
Enter Text
Gambar 3.22 Form Lead Time
62
h.
Desain Form Log Penggantian Fungsi dari form log perbaikan adalah mencatat dan menyimpan data
penggantian suku cadang tiap kendaraan. Terdapat juga warning system yang berfungsi pemberi informasi mengenai masa penggantian suku cadang.
Forn Log Perbaikan
Kode Log Penggantian
Enter Text
Kode Log Acticity
Kd Suku Cadang
NM Suku Cadang
Jumlah
Kerusakan
Kode Kendaraan
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Keterangan
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Kilometer
Enter Text
Taanggal
Enter Text
Kode Suku Cadang
Enter Text
Nama Suku Cadang
Enter Text
Jumlah
Enter Text
Kerusakan
Enter Text
Gambar 3.23 Form Log Penggantian i.
Desain Form Safety Stock Fungsi dari form safety stock adalah pemberian batas minimal suku cadang
yang dimiliki oleh perusahaan sehingga menjaga stok agar tidak kosong.
Forn Log Perbaikan
Kode Safety Stock
Enter Text
Kode Safety
Kd Suku Cadang
Kode User
Stock Minimal
Nm Suku Cadang
Kode Suku Cadang
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Nama Suku Cafang Stock Minimal
Enter Text Enter Text
Gambar3.24 Form Safety Stock
63
j.
Desain Form Kebutuhan Suku Cadang Fungsi dari form kebutuhan suku cadang adalah mengetahui penggunaan
suku cadang pada peridode tertentu. Hasil dari kebutuhan ini akan digunakan sebagai acuan dalam menentukan perhitungan reorder point. Form Kebutuhan Suku Cadang
Bulan Awal
Enter Text
Enter Text
KD Suku Total Nama Suku Jumlah Lead Time Stok Minimal Cadang Kebutuhan Cadang Kebutuhan
ROP
Bulan Akhir
Enter Text
Enter Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Keterangan
Enter Text
Gambar 3.25 Form Kebutuhan Suku Cadang k.
Desain Form pengadaan Fungsi dari form pengadaan adalah mengambil data reorder point suku
cadang yang telah ditentukan sebelumnya dan menampilkan total kebutuhan suku cadang yang akan dijadikan acuan dalam pengadaan.
Laporan Pengadaan Suku Cadang
Laporan Pengadaan Suku Cadang MPC POS
Tanggal No
NM SK CADANG
MEREK
REORDER POINT
SUPPLIER
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Keterangan
Total
xxx
Manajer Transport dan Sarana
Ttd
Gambar 3.26 Form Pengadaan
64
3.3.2 a.
Desain Output
Laporan Inventaris Kendaraan Fungsi dari laporan inventaris kendaraan adalah untuk menampilkan data
kepemilikian kendaraan perusahaan.
Laporan Inventaris Kendaraan
Laporan Inventaris Kendaraan MPC POS Tanggal NO
KD KENDARAAN
NO REGISTRASI
MEREK
TH PEMBUATAN
TH PEMBELIAAN
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Manajer Transport dan Sarana
Ttd
Gambar 3.27 Laporan Inventaris Kendaraan b.
Laporan Inventaris Suku Cadang Fungsi dari laporan inventaris suku cadang adalah dapat menyajikan data
mengenai kepemilikan suku cadang, bulan aus dan kilometer aus. Laporan Inventaris Suku Cadang
Laporan Inventaris Suku Cadang MPC POS
Tanggal NO
KD SK CADANG
NM SK CADANG
MEREK
JUMLAH
BULAN AUS
KM AUS
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Manajer Transport dan Sarana
Ttd
Gambar 3.28 Laporan Inventaris Suku Cadang
65
c.
Laporan Kebutuhan Suku Cadang Fungsi dari laporan kebutuhan suku cadang adalah menampilkan data
kebutuhan pada tiap suku cadang yang digunakan sebagai acuan untuk menghitung reorder point. Laporan Kebutuhan Suku Cadang
Laporan Kebutuhan Suku Cadang MPC POS Tanggal NO
NM Suku Cadang
JUMLAH
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Keterangan
Total
xxx
Manajer Transport dan Sarana Ttd
Gambar 3.29 Laporan Kebutuhan Suku Cadang d.
Laporan Log Activity Perbaikan Kendaraan Fungsi laporan log activity perbaikan kendaraan adalah menampilkan
riwayat penggantian suku cadang pada tiap kendaraan. Laporan Log Perbaikan Kendaraan
Laporan Log Perbaikan Kendaraan MPC POS
Tanggal Kode Log
NM KENDARAAN
NM SK CADANG
MEREK
KERUSAKAN
KILOMETER
KETERANGAN
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Manajer Transport dan Sarana
Ttd
Gambar 3.30 Laporan Log Activity Perbaikan Kendaraan
66
e.
Laporan Stock Suku Cadang Fungsi dari laporan stock suku cadang adalah menampilkan data jumlah
suku cadang yang terdapat pada gudang. Laporan Stock Suku Cadang
Laporan Stock Suku Cadang MPC POS Tanggal NO
NM Suku Cadang
JUMLAH
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Total
xxx
Manajer Transport dan Sarana Ttd
Gambar 3.31 Stock Suku Cadang f.
Laporan Pengadaan Fungsi dari laporan pengadaan adalah menyajikan daftar suku cadang yang
akan digunakan untuk melakukan pengadaan. Laporan Pengadaan Suku Cadang
Laporan Pengadaan Suku Cadang MPC POS
Tanggal No
NM SK CADANG
MEREK
REORDER POINT
JUMLAH
HARGA
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Text
Keterangan
Total
xxx
Manajer Transport dan Sarana
Ttd
Gambar 4.32 Laporan Pengadaan
67
3.4. Desain Uji Coba Tahapan selanjutnya setelah merancang desain user interface yaitu desain uhi coba. Desain uji coba dilakukan untuk dapat mengetahui apakah aplikasi pengadaan suku cadang telah sesuai dengan fungsi dan kebutuhan. Pengujuan aplikasi dapat dilakukan dengan metode black box setting. Berikut desaian uji coba yang akan dilakukan: a.
Desain Uji Coba Form Log In Tabel 3.23 Desain Uji Coba Form Log In Form Login Mengetahui tampilan dan fungsi form login dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.
Objek Pengujian Keterangan Test Case Tujuan ID 1. Menguji textbox username, textbox password, dan button log in 2.
b.
Validasi username dan password
Input Memasukkan karakter pada textbox username, textbox password, dan button log in Button login
Output yang Diharapkan Karakter password yang dimasukkan tampil dengan simbol.
Log in berhasil sesuai dengan hak akses masing-masing pengguna, jika username atau password salah, maka muncul peringatan. Menu utama sesuai dengan hak akses.
Desai Uji Coba Form Menu Utama 3.24 Desain Uji Coba Form Menu Utama Objek Pengujian Keterangan
Test Case ID 1
Tujuan
Form Menu Utama Mengetahui tampilan dan fungsi form Menu Utama dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Button log in
Output yang Diharapkan Menampilkan form login.
68
Objek Pengujian Keterangan
Test Case Tujuan ID . Menguji fungsi button pada menu utama
Form Menu Utama Mengetahui tampilan dan fungsi form Menu Utama dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Button log out Button master sparepart Button master kendaraan Button master users Button master lead time Button master suupplier Button transaksi penggantian suku cadang Button transaksi safety stock Button transaksi reorder point Button transaksi pengadaan Button transaksi kebutuhan Button laporan stock Button laporan inventaris kendaraan Button laporan inventaris suku cadang Button laporan kebutuhan Button laporan log activity penggantian Button laporan pengadaan
Output yang Diharapkan Menutup header button. Menampilkan form master suku cadang. Menampilkan form master kendaraan. Menampilkan form users. Menampilkan form lead time. Button master supplier. Menampilkan form transaksi penggantian suku cadang. Menampilkan form transaksi safety stock. Menampilkan form transaksi reorder point. Menampilkan form transaksi pengadaan. Menampilkan form transaksi kebutuhan. Menampilkan form laporan stock. Menampilkan form laporan inventaris kendaraan. Menampilkan form laporan inventaris suku cadang. Menampilkan form laporan kebutuhan. Menampilkan form laporan log activity penggantian. Menampilkan form laporan pengadaan.
69
c.
Desain Uji Coba Form User Gambar 3.25 Desain Uji Coba Form User Objek Pengujian Keterangan Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form users
Form Users Mengetahui tampilan dan fungsi form users dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagrid view Combobox pada form users Button Ubah
Button Simpan
Button Hapus
Button Cari Button Batal
d.
Output yang Diharapkan Menampilkan data users yang berhasil disimpan. Menampilkan tingkatan data hak akses users atau bagian users. Dapat mengubah data users sesuai yang diinginkan. Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”. 1. Dapat menyimpan data users sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. 1. Dapat menghapus data users sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil dihapus”. Menampilkan data users yang dicari. Membersihkan data pegawai yang tidak jadi diinputkan.
Desain Uji Coba Form Kendaraan Tabel 3.26 Desain Uji Coba Form Kendaraan Objek Pengujian Keterangan Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox,
Form Kendaraan Mengetahui tampilan dan fungsi form kendaraan dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagrid view
Output yang Diharapkan Menampilkan data pelanggan yang sudah disimpan.
70
Objek Pengujian Keterangan Test Case ID
Tujuan datagridview, combobox pada form kendaraan
Form Kendaraan Mengetahui tampilan dan fungsi form kendaraan dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Combobox pada form kendaraan Button Ubah
Button Simpan
Button Hapus
Button Cari Button Batal
e.
Output yang Diharapkan Menampilkan tahun pembuatan, jenis bahan bakar dan tahun pembelian kendaraan. Dapat mengubah data kendaraan sesuai yang diinginkan. Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”. 1. Dapat menyimpan data kendaraan sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. 1. Dapat menghapus data kendaraan sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil dihapus”. Menampilkan data kendaraan yang dicari. Membersihkan data kendaraan yang tidak jadi diinputkan.
Desain Uji Coba Form Suku Cadang Tabel 3.27 Desain Uji Coba Form Suku Cadang Objek Pengujian Keterangan
Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form suku cadang
Form Suku Cadang Mengetahui tampilan dan fungsi form suku cadang dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagridview Combobox pada form suku cadang Button Ubah
Output yang Diharapkan Menampilkan data suku cadang yang berhasil disimpan. Menampilkan data jumla suku cadang. Dapat mengubah data suku cadang sesuai yang diinginkan.
71
Objek Pengujian Keterangan
Test Case ID
Tujuan
Form Suku Cadang Mengetahui tampilan dan fungsi form suku cadang dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input
Button Simpan
Button Hapus
Button Cari Button Batal
f.
Output yang Diharapkan Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”. 1. Dapat menyimpan data suku cadang sesuai yang diinginkan 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. 1. Dapat menghapus data suku cadang sesuai yang diinginkan 2. Menampilkan pesan “Data berhasil dihapus” Menampilkan data suku cadang yang dicari. Membersihkan data suku cadang yang tidak jadi diinputkan.
Desain Uji Coba Form Lead Time Tabel 3.28 Desain Uji Coba Form Lead Time Objek Pengujian Keterangan Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form safety stock
Form Users Mengetahui tampilan dan fungsi form lead time dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagrid view Combobox pada form lead time Button Ubah
Button Simpan
Output yang Diharapkan Menampilkan data lead time yang berhasil disimpan. Menampilkan nama suku cadang yang ingin ditentukan nilai lead timenya. Dapat mengubah data lead time sesuai yang diinginkan. Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”. 1. Dapat menyimpan data lead time sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”.
72
Objek Pengujian Keterangan Test Case ID
Form Users Mengetahui tampilan dan fungsi form lead time dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.
Tujuan
Input Button Batal
g.
Output yang Diharapkan Membatalkan data lead time yang akan dimasukan.
Desain Uji Coba Form Supplier Tabel 3.29 Desain Uji Coba Form Supplier Objek Pengujian Keterangan Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, pada form suku cadang
Form Supplier Mengetahui tampilan dan fungsi form supplier dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagridview Button Ubah
Button Simpan
Button Cari Button Batal
Output yang Diharapkan Menampilkan data supplier yang berhasil disimpan. Dapat mengubah data supplier sesuai yang diinginkan. Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”. 1. Dapat menyimpan data supplier sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. Menampilkan data supplier yang dicari. Membersihkan data suku cadang yang tidak jadi diinputkan.
73
h.
Desain Uji Coba Form Log Penggantian Tabel 3.30 Desain Uji Coba Form Log Penggantian Objek Pengujian Keterangan
Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form log Penggantian
Form Log Penggantian Mengetahui tampilan dan fungsi form log penggantian dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagridview
Combobox pada form log penggantian Button Ubah
Button Simpan
Button Hapus
Button Cari Button Batal
Output yang Diharapkan Menampilkan data log penggantian yang berhasil disimpan. Menampilkan pencarian kode kendaraan, tanggal dan kode suku cadang. Dapat mengubah data log penggantian sesuai yang diinginkan. Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”. 1. Dapat menyimpan data log penggantian yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. 1. Dapat menghapus data log penggantian sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil dihapus”. Menampilkan data log penggantian yang dicari. Membatalkan data perbaikan kendaraan yang akan dimasukkan.
74
i.
Desain Uji Coba Form Kebutuhan Suku Cadang Tabel 3.31 Desain Uji Coba Form Kebutuhan Suku Cadang Objek Pengujian Keterangan
Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form kebutuhan suku cadang
Form Kebutuhan Suku Cadang Mengetahui tampilan dan fungsi form kebutuhan suku cadang dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagridview
Combobox pada form kebutuhan suku cadang Button Tampilkan
Button Simpan
Button Batal
j.
Output yang Diharapkan Menampilkan data kebutuhan suku cadang yang berhasil disimpan. Menampilkan bulan dan tahun periode yang inigin di tentukan. Menampilkan data kebutuhan sesuai periode awal dan akhir yang telah ditentukan. 1. Dapat menyimpan data kebutuhan suku cadang yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan” Membatalkan pengisian data kebutuhan ke dalam tabel.
Desain Uji Coba Form Safety Stock Tabel 3.32 Desain Uji Coba Form Safety Stock Objek Pengujian Keterangan
Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form safety stock
Form Users Mengetahui tampilan dan fungsi form Safety Stock dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagridview Combobox pada form Safety Stock Button Ubah
Output yang Diharapkan Menampilkan data Safety Stock yang berhasil disimpan. Menampilkan nilai stok minimal yang ingin ditentukan. Dapat mengubah data Safety Stock sesuai yang diinginkan
75
Objek Pengujian Keterangan
Test Case ID
Tujuan
Form Users Mengetahui tampilan dan fungsi form Safety Stock dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input
Output yang Diharapkan .Menampilkan pesan “Data berhasil diubah”.
Button Simpan
Button Batal
k.
1. Dapat menyimpan data Safety Stock sesuai yang diinginkan. 2. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. Membatalkan data Safety Stock yang akan dimasukan.
Desain Uji Coba Form Pengadaan Tabel 3.33 Desain Uji Coba Form Pengadaan Objek Pengujian Keterangan Test Case Tujuan ID 1. Menguji fungsi button, textbox, datagridview, combobox pada form pengadaan.
Form Pengadaan Mengetahui tampilan dan fungsi form pengadaan dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan. Input Datagridview Combobox pada form pengadaan Button Simpan
Button Batal
Output yang Diharapkan Menampilkan data pengadaan yang berhasil disimpan. Menampilkan data reorder point suku cadang. Dapat menyimpan data perhitungan pengadaan sesuai yang diinginkan. Menampilkan pesan “Data berhasil disimpan”. Membatalkan data pengadaan yang tidak jadi diinputkan.
