BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Gambaran Umum PT Sysmex Indonesia Gambaran umum perusahaan merupakan profile singkat dari perusahaan yang menjadi tujuan penelitian dari berdirinya perusahaan sampai dengan saat ini. 3.1.1 Sejarah Perusahaan PT Sysmex Indonesia merupakan sebuah perusahaan perwakilan di Indonesia dari sebuah perusahaan diagnostic yang terpusat di Kobe Jepang yaitu Sysmex Corporation. Sysmex Corporation sendiri berdiri pada 20 Februari 1968. Saat ini PT Sysmex Indonesia menjadi salah satu principal terbesar di Indonesia yang memasarkan bisnis diagnostic instrument, reagen dan software laboratorium. PT Sysmex Indonesia saat ini menjadi salah satu leading company untuk bisnis hematologi dan koagulasi. Yang menjadi pelanggan utama dari PT Sysmex Indonesia adalah rumah sakit nasional, rumah sakit swasta, perguruan tinggi, lembaga penelitian dan lembaga medis lainnya. Sysmex Corporation memiliki sebuah landasan untuk semua kegiatan yaitu "Sysmex Way”. Sysmex way mendefinisikan sikap, arah, nilai-nilai, dan perilaku perusahaan. Didalam Sysmex Way terdapat Mission “Ikut menetukan kemajuan bidang kesehatan, Value “Terus menciptakan nilai – nilai unik dan inovatif, sambil membangun kepercayaan dan Mind “Dengan semangat dan fleksibilitas, kita selalu menampilkan kemampuan individual dan keunggulan teamwork”. 3.1.2

Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi merupakan kerangka dasar dari pelaksanaan setiap

bentuk organisasi, oleh karena itu struktur organisasi disusun dan dibentuk sesederhana mungkin, jelas dan tegas. Sehingga dengan demikian akan terbuat jelas hubungan antara posisi yang satu dengan yang lain. Fungsi dari struktur

18 http://digilib.mercubuana.ac.id/

19

organisasi itu sendiri adalah mempertegas hirarki, tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam melaksanakan kegiatan perusahaan. President Director

Sales Director

Marketing Director

CCIT Director

Finance Director

Sales Manager

Product Manager

CCIT Manager

Finance Manager

HRD Manager

SCM Manager

GA Manager Ass Sls Manager

Ass CCIT Manager

Sales Executive

Staf

Staf

Staf

Staf

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Sysmex Indonesia 3.1.3

Tugas dan Tanggung Jawab Posisi terkait Dari

struktur

organisasi

diatas

menggambarkan

organisasi

pada

keseluruhan unit dalam perusahaan, yaitu terdiri dari : 1. President Director : a. Memiliki kewenangan tertinggi untuk memutuskan sebuah persetujuan yang menyangkut bisnis perusahaan. b. Menerapkan strategi usaha yang direkomendasikan oleh Sysmex Corporate. c. Melakukan pengawasan internal secara efektif dan efisien. d. Melaksanakan prinsip-prinsip bisnis yang baik dalam setiap kegiatan usaha, pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi. 2. Sales Director : a. Membuat rencana strategis untuk meningkatkan penjualan produk. b. Membuat kebijakan-kebijakan untuk meningkatkan penjualan seperti skema insentif, dll. c. Bertanggung jawab meningkatkan kompetensi tim, dengan tujuan peningkatan penjualan tercapai. d. Membuat perencanaan biaya promosi dalam meningkatkan penjualan. 3. Sales Manager a. Membuat rencana strategis terhadap pencapaian target yang diberikan oleh Sales Director. b. Mengatur biaya promosi yang telah ditetapkan oleh Sales Director. c. Melakukan evaluasi terhadap kinerja tim sales dibawahnya.

http://digilib.mercubuana.ac.id/

20

4. Assistant Sales Manager a. Membantu Sales Manager dalam melakukan rencana strategis dalam pencapaian target. b. Melakukan koordinasi secara langsung terhadap sales tim. c. Membantu staf sales dalam pencapaian target yang telah diberikan. 5. Sales Executive a. Melakukan aktivitas promosi produk. b. Mencari calon pelanggan baru. c. Mencapai target yang diberikan oleh pimpinan 6. Marketing Director a. Memimpin sebuah tim yang dimana terdiri dari beberapa product manager. b. Membuat rencana strategis untuk melakukan promosi rutin pada berbagai kegiatan seminar resmi. c. Bertanggung jawab meningkatkan kompetensi tim, dengan tujuan peningkatan penjualan tercapai. d. Membuat perencanaan biaya promosi dalam meningkatkan penjualan. 7. Product Manager a. Membuat rencana strategis terhadap pencapaian target sesuai dengan bisnis yang diberikan oleh perusahaan. b. Mengatur biaya promosi yang telah ditetapkan oleh Marketing Director. c. Melakukan kegiatan promosi rutin disetiap acara seminar resmi tahunan. 8. CCIT Director a. Memimpin sebuah tim customer care dan information technology b. Membuat plan dan bertanggung jawab terhadap target kepuasan customer. c. Bertanggung jawab meningkatkan kompetensi tim, dengan tujuan peningkatan kemampuan masing – masing personil. 9. CCIT Manager a. Melakukan koordinasi kepada personil mengenai timeline dari keluhan pelanggan yang diterima. b. Memberikan tugas dan tanggung jawab kepada para personel. c. Memberikan laporan secara langsung kepada CCIT Director terhadap target penyelesaian keluhan pelanggan yang telah dikerjakan.


21

10. Assistant CCIT Manager a. Membantu CCIT Manager dalam pencapaian target kepuasan pelanggan. b. Melakukan monitoring secara langsung kepada staf CCIT 11. Staf CCIT a. Melakukan perbaikan alat maupun software secara langsung ke customer b. Bertanggung jawab terhadap target kepuasan pelanggan 12. Finance Director a. Merencanakan dan meramalkan beberapa aspek dalam perusahaan termasuk perpencanaan umum keuangan perusahaan b. Bertanggung jawab dalam menjalankan dan mengoperasikan roda kehidupan perusahaan seefisien mungkin dengan menjalin kerja sama dengan manajer lainnya. c. Merencanakan, mengatur dan mengontrol perencaaan, laporan dan pembiayaan perusahaan. d. Merencanakan, mengatur dan mengontrol untuk memaksimalkan nilai perusahaan. 13. Finance Manager a. Menyusun, menyiapkan dan menafsirkan laporan anggaran dan laporan keuangan. b. Bertugas

sebagai

penghubung

dengan

auditor

untuk

memastikan

pengawasan tahunan telah dikerjakan. c. Meneliti dan melaporkan faktor yang mempengaruhi kinerja bisnis d. Menganalisis pesaing dan tren pasar 14. Staf Finance a. Membuat, memeriksa dan mengarsip faktur, nota supplier, untuk memastikan status hutang/piutang b. Membuat, mencetak tagihan dan surat tagihan untuk memastikan tagihan terkirim kepada pelanggan dengan benar dan tepat waktu c. Mengarsip

seluruh

dokumen

transaksi

untuk

menjaga

ketertiban

administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen. d. Bertugas untuk menyusun laporan keuangan yang ditujukan untuk finance manager.


22

15. HRD Manager a. Mengelola orang-orang yang ada di dalam perusahaan, yang disebut karyawan, hal – hal yang dikelolah diantaranya adalah data pribadi karyawan, kompetensi karyawan, KPI atau target, motivasi, dll. b. Membuat sistem HR yang efektif dan efisien ; misalnya membuat SOP, job description, sistem KPI, performance management sistem, recruitment & selection management sistem, training & development sistem, compensation & benefit management sistem, HR Planning, dsb. 16. GA Manager a. Sebagai perwakilan perusahaan untuk menjalin hubungan baik kepada pihak eksternal seperti pihak Pemda,Kecamatan,Kepolisan, dll. b. Mengelolah semua kebutuhan operasional pada internal perusahaan,seperti penyediaan ATK untuk karyawan, pengajuan perawatan kendaraan dll. 17. Staf HRD & GA Manager a. Melakukan pengelolaan terhadap seluruh aset perusahaan. b. Mengurusi semua kebutuhan operasional perusahaan 18. SCM Manager a. Mengelolah tim untuk dapat mencapai efisiensi aktivitas dan biaya seluruh sistem, total biaya sistem dari transportasi hingga distribusi persediaan, dan proses kerja. b. Mengatur segala proses dari seluruh supply chain untuk pencapaian target yang telah ditetapkan. 19. Staf SCM a. Melaksanakan kegiatan perencanaan dan distribusi b. Penyerahan / pengiriman produk secara tepat waktu demi memuaskan konsumen 3.2 Analisa Sistem Berjalan Pada tahap analisis system yang sedang berjalan dilakukan untuk menemukan, mempelajari sistem dan prosedur yang sedang dijalankan saat ini diperusahaan, untuk mengetahui aktor siapa saja yang terlibat dalam system


23

tersebut serta menentukan prosedur yang akan dirancang sebagai langkah perbaikan sistem atau pengembangan sistem. 3.2.1 Use Case Diagram Sistem berjalan Use Case diagram sistem berjalan ini menggambarkan siapa saja aktor yang terlibat dalam sistem dan menggambarkan proses dalam sistem..

Mengajukan dokumen order alat kesehatan

Menganalisa dan menyetujui dokumen order alat kesehatan

Ass Manager

Sales Executive Menganalisa dan menyetujui dokumen order alat kesehatan

Sales Manager Menganalisa dan menyetujui dokumen order alat kesehatan

Memverifikasi dokumen order alat kesehatan

Sales Director

Legal Memberikan persetujuan akhir untuk dokumen order alat kesehatan

Presiden Direktur

Gambar 3.2 Use Case Diagram Sistem Berjalan Persetujuan Order Alat Kesehatan


24

Tabel 3.1 Deskripsi Use Case berjalan Mengajukan dokumen order alat Nama Use

Mengajukan dokumen order alat kesehatan

Case Deskripsi

Sales Executive mengajukan form pengajuan order alat

singkat

kemudian diserahkan kepada Assistant Manager

Aktor

Sales Executive

Pra Kondisi

-

Tindakan

- Sales Executive membuat form instrument status.

utama

- Sales Executive membuat form project accomplishment - Sales Executive membuat form special discount. - Sales Executive memberikan form pengajuan kepada Assistant Manager

Tindakan

-

alternatif Pasca kondisi

Assistant Manager menerima form pengajuan

Tabel 3.2 Deskripsi Use Case berjalan Menganalisa dan menyetujui dokumen order alat kesehatan oleh Assistant Manager Nama Use

Menganalisa dan menyetujui dokumen order alat kesehatan

Case Deskripsi

Assistant Manager melakukan analisa dan persetujuan awal

singkat

untuk dokumen yang diajukan dari Sales Executive

Aktor

Assistant Manager, Sales Manager, Sales Director

Pra Kondisi

-

Tindakan

- Assistant Manager menerima form pengajuan dari Sales

utama

Executive - Assistant Manager melakukan analisa awal - Assistant Manager memberikan persetujuan - Assistant Manager menyerahkan form kepada Sales Manager


25

- Sales Manager menerima form pengajuan - Sales Manager melakukan analisa - Sales Manager memberikan persetujuan - Sales Manager menyerahkan form kepada Sales Director - Sales Director menerima form pengajuan - Sales Director melakukan analisa - Sales Director memberikan persetujuan - Sales Director memberikan form pengajuan kepada legal Tindakan

-


Legal melakukan verifikasi data

Tabel 3.3 Deskripsi Use Case berjalan Memverifikasi dokumen order alat kesehatan oleh Legal Nama Use

Memverifikasi dokumen order alat kesehatan

Case Deskripsi

Legal melakukan verifikasi data dan pengajuan akhir kepada

singkat

President Director

Aktor

Legal

Pra Kondisi

-

Tindakan

- Legal menerima form dari Sales Director untuk dilakukan

utama

verifikasi. - Legal melakukan verifikasi data terhadap form yang diterima - Legal memberikan form yang telah diverifikasi kepada President Director

Tindakan

-


President Director menerima form yang telah diverifikasi


26

Tabel 3.4 Deskripsi Use Case berjalan Memberikan persetujuan akhir untuk dokumen order alat kesehatan oleh President Director Nama Use

Memberikan persetujuan akhir untuk dokumen order alat

Case

kesehatan

Deskripsi

President Director memberikan persetujuan akhir untuk form

singkat

pengajuan

Aktor

President Director

Pra Kondisi

-

Tindakan

- President Director melakukan analisa terakhir

utama

- President Director memberikan persetujuan akhir

Tindakan

-


President Director mengirimkan form pengajuan yang telah disetujui kepada pihak SCM untuk dapat dilakukan pengiriman alat kesehatan yang diorder

3.3 Analisa Sistem Usulan Berdasarkan analisa sistem berjalan, maka dilakukan analisa sistem yang memberikan rekomendasi terhadap perbaikan atau pembuatan sistem yang dapat diimplementasikan dimasa yang akan datang, berikut analisa masalah berdasarkan permasalahan dan beberapa kendala yang terjadi saat ini dan analisa sistem ini menggunakan metode analisa PIECES dan SWOT. 3.3.1 Metode Analisa PIECES Dengan menggunakan analisa sistem PIECES diharapkan dapat ditemukan beberapa masalah utama yang diperlukan untuk perbaikan dan untuk mengidentifikasi masalah, maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan.


27

Tabel 3.5 Analisa sistem usulan metode PIECES Parameter Performance

Keterangan Desain sistem dirancang untuk dapat memberikan mamfaat dalam peningkatan kinerja bagi staf sales executive, maupun staf manajemen.

Information

Desain

sistem

dirancang

untuk

dapat

memberikan

kemudahan dalam mendapatkan informasi mengenai pengajuan alat yang telah diajukan oleh staf sales executive, maupun informasi mengenai pengajuan yang telah disetujui maupun ditunda. Economy

Setelah desain sistem diimplementasikan pada sebuah sistem perangkat lunak, maka penggunaan kertas dan tinta printer yang berlebih akan berkurang, karena semua proses pengajuan dan persetujuan order alat kesehatan akan dilakukan secara komputerisasi.

Control

Desain sistem dirancang untuk melakukan mengontrolan terhadap

pengajuan

yang

telah

diajukan,

sehingga

pengajuan yang sudah diproses dapat dengan cepat untuk diselesaikan oleh pihak manajemen. Efficiency

Desain sistem juga dirancang untuk dapat meningkatkan efisiensi tenaga dan waktu dalam proses pengerjaannya, sehingga staf dapat meningkatkan kinerjanya.

Services

Desain sistem dirancang untuk memberikan kemudahan bagi si pengguna dalam mengajukan order alat kesehatan, maupun analisa dan persetujuan order alat kesehatan.


28

3.3.2 Metode Analisa SWOT Analisis SWOT mengarahkan analisis strategi dengan cara memfokuskan perhatian

pada

kekuatan

(strengths),

kelemahan

(weaknesses),

peluang

(opportunities) dan ancaman (threats) yang merupakan hal yang kritis bagi keberhasilan perusahaan.

OPPORTUNITIES 1. Sebuah perancangan sistem yang nantinya dapat diimplementasikan pada sebuah sistem perangkat lunak

1. Sebuah perancangan sistem yang dibuat secara sistematis

2. Apabila perancangan sistem sudah diimplementasikan menjadi sebuah perangkat lunak, akan mempercepat dari proses persetujuan order alat kesehatan

2. Perancangan sistem dari sumber permasalahan yang terjadi

WEEKNESSES

STRENGHTS

1. Belum ada tim dalam perancangan sistem

1. Waktu yang terbatas dalam perancangan sistem

2. Belum adanya dukungan dari manajemen dalam melakukan perancangan sistem

2. Kebutuhan terhadap perancangan sistem yang beragam dari masing - masing staf

THREATS

Gambar 3.3 Analisa sistem usulan metode SWOT


29

3.3.3 Use Case Diagram Usulan

Mengajukan order alat kesehatan

Menganalisa dan menyetujui pengajuan order alat kesehatan

Ass Manager

Sales Executive Menganalisa dan menyetujui pengajuan order alat kesehatan

Sales Manager

Menganalisa dan menyetujui pengajuan order alat kesehatan

Menganalisa dan menyetujui tahap akhir dalam pengajuan order alat kesehatan

Memverifikasi akhir pengajuan order alat kesehatan

Sales Director

Presiden Direktur

Melegalitaskan pengajuan yang telah disetujui oleh semua manajemen

Legal

Gambar 3.4 Use Case Diagram Usulan Persetujuan Order Alat Kesehatan

Tabel 3.6 Deskripsi Use Case Mengajukan Order Alat Kesehatan Nama Use Case

Mengajukan Order Alat Kesehatan

Deskripsi

Sales melakukan pengajuan untuk order alat kesehatan

singkat Aktor

Sales Executive

Pra Kondisi

-


30

Tindakan utama

- Sales Executive mengisi form pengajuan untuk persetujuan order alat kesehatan. - Sales Executive melakukan submit untuk pengajuan persetujuan order alat kesehatan.

Tindakan

-


Apabila pengajuan di hold oleh level diatas, maka Sales Executive perlu untuk melakukan perbaikan.

Tabel 3.7 Deskripsi Use Case Usulan Menganalisa dan Menyetujui Pengajuan Order Alat Kesehatan di level Assistant Manager Nama Use Case

Menganalisa dan Menyetujui Pengajuan Order Alat Kesehatan

Deskripsi

Assistant Manager melakukan analisa dan persetujuan untuk

singkat

pengajuan order alat kesehatan.

Aktor

Assistant Manager

Pra Kondisi

Pengajuan sudah di submit oleh Sales Executive

Tindakan utama

- Assistant Manager menerima pengajuan order alat kesehatan dari Sales Executive. - Assistant Manager melakukan analisa dan persetujuan untuk pengajuan order alat kesehatan. - Assistant Manager melakukan submit untuk pengajuan persetujuan order alat kesehatan.

Tindakan

- Apabila analisa tidak diterima, Assistant Manager akan

alternatif

melakukan tindakan hold dan perlu ada tindakan perbaikan dari Sales Executive. - Apabila analisa diterima, maka pengajuan akan disetujui dan lanjut ke level Sales Manager.

Pasca kondisi

-


31

Tabel 3.8 Deskripsi Use Case Usulan Menganalisa dan Menyetujui Pengajuan Order Alat Kesehatan di level Sales Manager Nama Use Case


Deskripsi

Sales Manager melakukan analisa dan persetujuan untuk

singkat


Aktor

Sales Manager

Pra Kondisi

Persetujuan dari Assistant Manager sudah dilakukan.

Tindakan utama

- Sales Manager menerima pengajuan order alat kesehatan yang telah disetujui oleh Assistant Manager. - Sales Manager melakukan analisa dan persetujuan untuk pengajuan order alat kesehatan. - Sales Manager melakukan submit untuk pengajuan persetujuan order alat kesehatan.

Tindakan

- Apabila analisa tidak diterima, Sales Manager akan

alternatif

melakukan tindakan hold dan perlu ada tindakan perbaikan dari level dibawah. - Apabila analisa diterima, maka pengajuan akan disetujui dan lanjut ke level Sales Director.

Pasca kondisi

-

Tabel 3.9 Deskripsi Use Case Usulan Menganalisa dan Menyetujui Pengajuan Order Alat Kesehatan di level Sales Director Nama Use Case


Deskripsi

Sales Director melakukan analisa dan persetujuan untuk

singkat


Aktor

Sales Director

Pra Kondisi

Persetujuan dari Sales Manager sudah dilakukan.

Tindakan utama

- Sales Director menerima pengajuan order alat kesehatan


32

yang telah disetujui oleh Sales Manager. - Sales Director melakukan analisa dan persetujuan untuk pengajuan order alat kesehatan. - Sales director melakukan submit untuk pengajuan persetujuan order alat kesehatan. Tindakan

- Apabila analisa tidak diterima, Sales Director akan

alternatif

melakukan tindakan hold dan perlu ada tindakan perbaikan dari level dibawah. - Apabila analisa diterima, maka pengajuan akan disetujui dan lanjut ke level President Director.

Pasca kondisi

-

Tabel 3.10 Deskripsi Use Case Usulan Menganalisa dan Menyetujui Tahap Akhir Pengajuan Order Alat Kesehatan di level President Director Nama Use Case

Menganalisa dan Menyetujui Tahap Akhir Pengajuan Order Alat Kesehatan

Deskripsi

President Director melakukan analisa dan persetujuan untuk

singkat


Aktor

President Director

Pra Kondisi

Persetujuan dari Sales Director sudah dilakukan.

Tindakan utama

- President Director menerima pengajuan order alat kesehatan yang telah disetujui oleh Sales Director. - President Director melakukan analisa dan persetujuan untuk pengajuan order alat kesehatan.

Tindakan

- Apabila analisa tidak diterima, Sales Director akan

alternatif

melakukan tindakan hold dan perlu ada tindakan perbaikan dari level dibawah. - Apabila analisa diterima, maka pengajuan akan disetujui dan lanjut ke tahapan verifikasi akhir.

Pasca kondisi

-


33

Tabel 3.11 Deskripsi Use Case Usulan Memverifikasi Akhir Pengajuan Order Alat Kesehatan Nama Use Case

Memverifikasi Akhir Pengajuan Order Alat Kesehatan

Deskripsi

Staf Legal melakukan verifikasi akhir untuk pengajuan order

singkat

alat kesehatan.

Aktor

Legal

Pra Kondisi

Persetujuan akhir dari President Director sudah dilakukan.

Tindakan utama

Staf legal melakukan verifikasi akhir untuk pengajuan order alat kesehatan sebelum dilakukan legalitas.

Tindakan

Apabila verifikasi gagal, pengajuan akan dikembalikan

alternatif

kepada President Director untuk dianalisa ulang.

Pasca kondisi

Pengajuan akan masuk ke tahapan legalitas

Tabel 3.12 Deskripsi Use Case Usulan Melegalitaskan pengajuan yang telah disetujui oleh semua manajemen Nama Use Case

Melegalitaskan pengajuan yang telah disetujui oleh semua manajemen

Deskripsi

Staf Legal melakukan legalitas untuk pengajuan order alat

singkat

kesehatan.

Aktor

Legal

Pra Kondisi

Pengajuan sudah diverifikasi akhir

Tindakan utama

Staf legal melakukan legalitas terhadap pengajuan order alat kesehatan.

Tindakan alternatif Pasca kondisi

Pengajuan telah dilegalitaskan


34

3.3.4 Activity Diagram Sistem Usulan

Activity Login All User

Sistem

Masukan User ID & Password

Tidak

User ID atau Password Salah

Ya

Phase

Masuk Sistem

Gambar 3.5 Activity Diagram Usulan Login Persetujuan Order Alat Kesehatan

Activity diagram di atas menggambarkan bagaimana semua pengguna masuk kedalam sistem, langkah pertama yang dilakukan adalah dengan memasukan user id dan password terlebih dahulu, apabila user id dan password diterima maka pengguna dapat masuk kedalam sistem, dan apabila ada salah satu user id maupun password yang salah maka pengguna harus memasukan kembali user id dan password yang benar.


35

Activity Pengajuan Sales Executive

Sistem

Klik Menu Pengajuan Order Alat

Menampilkan form IS

Mengisi data Instrument Status

Klik tombol Next

Menampilkan form SD

Mengisi data Special Discount

Klik tombol Next

Menampilkan form PAF

Mengisi data Project Accomplishment

Notifikasi untuk satu level diatas

Phase

Klik tombol Submit

Gambar 3.6 Activity Diagram Usulan Pengajuan Persetujuan Order Alat Kesehatan

Activity diagram di atas menggambarkan bagaimana sales executive melakukan pengajuan untuk order alat kesehatan, ada beberapa form yang harus diisi yaitu form Instrument Status, pada form ini menunjukan detail mengenal tipe alat, masa kontrak, tipe kontrak maupun jumlah alat yang diajukan. Kemudian sales executive juga mengisi form Special Discount, form ini adalah form untuk pengajuan pemberian discount untuk reagen pada saat pertama kali dilakukan instalasi, dan yang terakhir form Project Accomplishment, form ini merupakan sebuah dokumen yang memberikan keterangan kapan rencana alat akan dilakukan instalasi ataupun uninstalasi.


36

Activity Status Pengajuan Sales Executive

Klik tombol Status Pengajuan

Pilih item pengajuan

Sistem

Menampilkan form IS

Tidak Edit form IS Ya

Klik tombol Next

Menampilkan form SD

Tidak

Edit form SD

Ya

Klik tombol Next


Tidak Edit form PAF Ya

Notifikasi untuk semua level di atas

Phase

Klik tombol Submit

Gambar 3.7 Activity Diagram Usulan Status Pengajuan Persetujuan Order Alat Kesehatan

Activity diagram di atas menggambarkan bagaimana sales executive melakukan edit terhadap pengajuan yang mendapatkan tidakan hold dari manajemen, setelah sales executive melakukan edit, tindakan selanjutnya adalah melakukan submit kembali, dan semua level diatas akan mendapatkan notifikasi.


37

Activity Analisa & Persetujuan Sistem

Assistant Manager, Sales Manager, Sales Director, President Diretor

Klik Menu Analisa & Persetujuan


Menampilkan form IS

Tidak Klik Tombol Hold Ya

Klik Tombol Approve

Notifikasi untuk semua level sebelumnya

Klik Tombol Next

Menampilkan form SD


Klik Tombol Approve


Klik Tombol Next



Klik Tombol Approve


Phase

Klik Tombol Submit

Gambar 3.8 Activity Diagram Usulan Analisa dan Persetujuan Order Alat Kesehatan

Activity diagram di atas menggambarkan bagaimana tiap – tiap level manajer maupun direktur melakukan analisa untuk pengajuan yang telah di ajukan oleh sales executive, pada tahapan analisa ini terdiri dari analisa tipe alat yang dikeluarkan apakah sudah sesuai dengan tipe atau kondisi pelanggan yang ingin membeli alat maupun kondisi diskon yang akan diberikan, apabila sudah sesuai analisa akan dilanjutkan pada tahapan persetujuan, tetapi apabila analisa belum sesuai, maka pengajuan akan dikembalikan kepada level sebelumnya dengan menggunakan notifikasi, untuk kemudian dilakukan koreksi pengajuan.


38

Activity Verifikasi Akhir Sistem

Legal

Klik Menu Verifikasi Akhir


Menampilkan pengajuan

Klik tombol Instrument Status

Tidak

Klik tombol Hold

Klik tombol Special Discount

Tidak

Klik tombol Hold

Ya Klik tombol Special Discount

Tidak

Klik tombol Hold

Ya Tidak

Klik tombol Cancel

Notifikasi untuk semua level

Ya

Phase

Klik tombol Submit

Gambar 3.9 Activity Diagram Usulan Verifikasi Akhir Persetujuan Order Alat Kesehatan

Activity diagram di atas menggambarkan bagian legal melakukan verifikasi akhir dari pengajuan yang telah disetujui oleh semua level manajer maupun direktur. Pada tahapan ini bagian legal melakukan verifikasi terhadap data – data yang ada dan apabila sudah lengkap dan benar semua maka pengajuan ini akan masuk ketahapan legalitas, tetapi apabila ada yang perlu dikoreksi maka bagian legal dapat melakukan tindakan hold untuk selanjutnya dilakukan tindakan koreksi dan apabila ada dokumen yang harus dibatalkan bagian legal juga memiliki kewenangan untuk membatalkan dokumen yang sudah diajukan.


39

Activity Legalitas Sistem

Legal

Klik Menu Legalitas


Notifikasi untuk semua level

Phase

Klik tombol Legalitas

Gambar 3.10 Activity Diagram Usulan Legalitas Persetujuan Order Alat Kesehatan

Activity diagram di atas menggambarkan bagian legal melakukan legalitas atas pengajuan yang telah diverifikasi secara keseluruhan, setelah bagian legal menekan tombol legalitas bearti pengajuan ini sudah dapat dilanjutkan kebagian supply chain. Legalitas ini merupakan tahapan terakhir dari seluruh proses pengajuan order alat kesehatan, dan pada tahapan ini sistem juga akan memberikan notifikasi kepada semua level yang menginformasikan bahwa pengajuan telah selesai.


40

3.3.5 Sequence Diagram Sistem Usulan Sequence diagram digunakan untuk mengambarkan perilaku pada sebuah skenario. Diagram ini menunjukan sejumlah contoh objek dan message (pesan) yang diletakan diantara obyek-obyek ini di dalam use case. Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa pesan yang digambarkan terhadap waktu. Berikut detailnya:

Semua User

Halaman Login

1. Masukan username dan password

tb_user

Layar Utama

2. Verifikasi username & password

3. Login sukses

4. Masuk Menu

Gambar 3.11 Sequence diagram usulan login persetujuan order alat kesehatan


41

Ass Manager

Sales Executive

Form IS

tb_is

Form SD

1. Klik Pengajuan

tb_sd

Form PAF

Simpan()

2. Klik Save

tb_paf

Simpan()

3. Klik Next

4. Klik Save

Simpan()

5. Klik Next

6. Klik Save

Submit()

7. Klik Submit

8. Notifikasi untuk satu level diatas, untuk pengajuan yang telah di submit

Gambar 3.12 Sequence diagram usulan pengajuan persetujuan order alat kesehatan

Manajemen

Sales Executive

H Status Pengajuan

1. Klik Status Pengajuan

Form IS

tb_is

Edit() 2. Pilih Pengajuan 3. Klik Save

Form SD

Simpan()

4. Klik Next

tb_sd

Form PAF

Edit()

5. Klik Save

Simpan()

6. Klik Next

tb_paf

Edit()

Simpan()

7. Klik Save

Submit()

8. Klik Submit

9. Notifikasi untuk semua level diatas yang telah melakukan analisa & persetujuan pengajuan

Gambar 3.13 Sequence diagram usulan status pengajuan persetujuan order alat kesehatan


42

Sales Executive

Manajemen

H Analisa & Persetujuan

Form IS

tb_is

Form SD

1. Klik Menu Analisa & Persetujuan

tb_sd

Form PAF

Simpan()

tb_paf

Simpan()

Simpan()

2. Pilih Pengajuan 3. Klik Save

4. Klik Next

5. Klik Save

6. Klik Next

7. Klik Save

Simpan()

Simpan() 8. Klik Approve / Hold

Simpan()

9. Klik Approve / Hold

10. Klik Approve / Hold

Submit() 11. Klik Submit

12. Notifikasi untuk semua levelkebawah dan atau satu level diatas

13. Notifikasi untuk semua levelkebawah dan atau satu level diatas

Gambar 3.14 Sequence diagram usulan analisa dan persetujuan order alat kesehatan

All Level

Legal

H. Verifikasi Akhir

Form IS

tb_is

1. Klik menu Verifikasi Akhir

Form SD

Hold ()

tb_sd

Form PAF

Hold ()

tb_paf

Hold ()

2. Pilih item pengajuan 7. Klik Hold

5. Klik Hold

3. Klik Hold 4. Klik Close

6. Klik Close

8. Notifikasi kepada semua level, untuk pengajuan yang di hold

9. Klik Save

11. Notifikasi kepada semua level, untuk pengajuan yang di cancel

Simpan ()

Simpan ()

Simpan ()

Delete ()

Delete ()

Delete ()

10. Klik Cancel

12. Klik Submit

Submit ()

Submit ()

Submit ()

13. Pengajuan masuk ketahapan legalitas

Gambar 3.15 Sequence diagram usulan verifikasi akhir persetujuan order alat kesehatan


43

All Level

Legal

H. Legalitas

Pengajuan

tb_sd

tb_is

tb_paf

1. Klik menu Legalitas 2. Pilih item pengajuan

2. Klik Legalitas

Simpan ()

Simpan ()

Simpan ()

3. Notifikasi kepada semua level, untuk pengajuan yang telah di legalitaskan

Gambar 3.16 Sequence diagram usulan legalitas persetujuan order alat kesehatan


44

3.3.6 Class Diagram Sistem Usulan

1..

tb_alat + kode_alat : char + nama_alat : enum + harga_alat : int + edit () + save () + delete ()

1 1

1..* 1..*

tb_reagen + kode_reagen : char + nama_reagen : enum +harga_reagen : int + edit () + save () + delete ()

1

tb_is + id_pelanggan : char + id_user : char - no_instrument_status : char + inisial_user : char + status_pengajuan : char + no_pengajuan : char - no_agreement : char + tgl_pengajuan : date + nama_pelanggan : char + alamat : char + kode_alat : char + nama_alat : enum + harga_alat : int + jumlah_alat : int + tgl_po : date - tipe_kontrak : enum - lama_cicilan : char + komentar : char + save () + hold () + cancel () + submit () tb_sd + id_pelanggan : char + id_user : char - no_special_discount : char + inisial_user : char + status_pengajuan : char + no_pengajuan : char + tgl_pengajuan : date + nama_pelanggan : char + kode_alat : char + nama_alat : enum + harga_alat : int + jumlah_alat: int - discount_alat : int + kode_reagent : char + nama_reagent : enum + harga_reagent : int - jumlah_reagent : int - discount_reagent : int + komentar : char + save () + hold () + cancel () + submit () tb_paf + id_pelanggan : char + status_pengajuan : char - no_project_accomp : char + no_pengajuan : char + nama_pelanggan : char + alamat_pelanggan : char + telepon : char + kontak_person : char - kode_alat : char + nama_alat : enum + kontak_person : char + tgl_po : date + tgl_instalasi : date + tgl_uninstalasi : date + komentar : char + save () + hold () + cancel () + submit ()

1..* 1..*

1 1 1

tb_pelanggan + id_ pelanggan : char + nama_pelanggan : char + alamat : char + telepon : int + kontak_person : char + edit () + save () + delete ()

1..*

1..* 1..*

1..* 1..*

tb_User + id_ user : char + nama_user : char + inisial_user : char + edit () + save () + delete ()

1..* 1..*

Gambar 3.17 Class diagram usulan persetujuan order alat kesehatan


45

3.3.6.1 Rancangan Basis Data Spesifikasi basis data merupakan uraian tentang tiap-tiap relasi tabel dan file. Berikut adalah spesifikasi basis data dari sistem yang diusulkan: Tabel 3.13 tb_pelanggan No

Nama Field

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1 2 3 4

id_pelanggan nama_pelanggan alamat telepon

varchar varchar varchar varchar

7 30 30 13

foreign key nama laboratorium alamat laboratorium telepon laboratorium

5

kontak_person

varchar

20

kontak person laboratorium

Struktur tabel di atas merupakan tabel pelanggan yaitu data pelanggan yang diinput sebelum dilakukan pengajuan. Dan data pelanggan sudah tersimpan dalam database perusahaan Tabel 3.14 tb_user No 1 2 3

Nama Field id_user nama_user inisial_user

Tipe Data

Panjang

varchar varchar varchar

7 30 3

Keterangan foreign key nama staff sysmex inisial staff sysmex

Struktur tabel di atas merupakan tabel user yaitu data user yang telah diinput berdasarkan nama dan levelnya masing – masing, data user ini hanya untuk level sales executive maupun level manajemen yang diberikan kewenangan untuk melakukan persetujuan pengajuan order alat kesehatan. Data user sudah tersimpan dalam database perusahaan. Tabel 3.15 tb_alat No 1 2 3

Nama Field kd_alat nama_alat harga_alat

Tipe Data

Panjang

varchar enum int

6 10


Keterangan kode alat kesehatan nama alat kesehatan harga alat kesehatan

46

Struktur tabel di atas merupakan tabel alat yaitu data alat yang diinput sebelum dilakukan pengajuan. Dan data alat sudah tersimpan dalam database perusahaan. Tabel 3.16 tb_reagen No 1 2 3

Nama Field kd_reagen nama_reagen harga_reagen

Tipe Data

Panjang

varchar enum int

5 7

Keterangan foreign key nama bahan baku harga bahan baku

Struktur tabel di atas merupakan tabel reagen yaitu data reagen yang diinput sebelum dilakukan pengajuan. Dan data reagen sudah tersimpan dalam database perusahaan. Tabel 3.17 tb_is No

Nama Field

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1

id_pelanggan

varchar

7

foreign key

2

no_pengajuan

varchar

8

foreign key

3

no_instrument_status

varchar

26

primary key

4

no_agreement

varchar

30

nomer perjanjian

5

tgl_pengajuan

date

6

status_pengajuan

varchar

6

status pengajuan alat

7

nama_pelanggan

varchar

30

nama laboratorium

8

alamat

varchar

30

alamat laboratorium

9

kd_alat

varchar

6

foreign key

10

nama_alat

enum

11

harga_alat

int

10

harga alat kesehatan

12

jumlah_alat

int

3

jumlah alat kesehatan

13

tgl_po

date

tanggal purchasing order

14

tipe_kontrak

enum

tipe kerjasama

15

lama_cicilan

int

2

16

komentar

varchar

100

tanggal pengajuan alat

nama alat kesehatan

lama pembayaran komentar pengajuan

Struktur tabel di atas merupakan tabel instrument status yaitu sebuah tabel untuk melakukan pengajuan order alat, pada tabel ini sales executive mengajukan


47

alat yang ingin dijual kepada pelanggan dan selanjutnya pengajuan ini akan mendapatkan tahapan analisa dari level manajer dan direktur dan apabila pengajuan ini disetujui maka pengajuan ini akan masuk ketahapan legalitas oleh bagian legal. Tabel 3.18 tb_sd No

Nama Field

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1

id_pelanggan

varchar

7

foreign key

2

no_pengajuan

varchar

8

foreign key

3

no_special_discount

varchar

25

primary key

4

tgl_pengajuan

5

status_pengajuan

varchar

6

status pengajuan order

6

nama_pelanggan

varchar

30

nama laboratorium

7

kd_alat

varchar

6

foreign key

8

nama_alat

enum

9

harga_alat

Int

10

harga alat kesehatan

10

jumlah_alat

Int

2

jumlah alat kesehatan

11

discount_alat

Int

2

diskon alat kesehatan

12

kd_reagen

varchar

5

foreign key

13

nama_reagen

enum

14

harga_reagen

int

7

harga bahan baku

15

jumlah_reagen

int

3

jumlah bahan baku

16

discount_reagen

int

2

diskon bahan baku

17

komentar

varchar

100

date

tanggal pengajuan order

nama alat kesehatan

nama bahan baku

komentar pengajuan

Struktur tabel di atas merupakan tabel special discount yaitu tabel yang menginformasikan mengenai harga yang sudah disepakati antara sales executive dengan pihak pelanggan, dari pengajuan special discount ini level manajemen dan direktur akan melakukan analisa apakah pengajuan ini diterima atau ditolak.


48

Tabel 3.19 tb_paf No

Nama Field

Tipe Data

Panjang

Keterangan

1

id_pelanggan

varchar

7

foreign key

2

no_pengajuan

varchar

8

foreign key

3

no_project_accomp

varchar

26

primary key

4

status_pengajuan

varchar

6

status pengajuan

5

nama_pelanggan

varchar

30

nama laboratorium

6

alamat

varchar

30

alamat laboratorium

7

telepon

varchar

13

telepon laboratorium

8

kontak_person

varchar

20

kontak person laboratorium

9

kd_alat

varchar

6

foreign key

10

nama_alat

enum

nama alat kesehatan

11

tgl_PO

date

tanggal purchasing order

12

tgl_instalasi

date

tanggal instalasi alat

13

tgl_uninstalasi

date

tanggal uninstalasi alat

14

komentar

varchar

100

komentar pengajuan

Struktur tabel di atas merupakan tabel project accomplishment yaitu sebuah tabel yang digunakan sebagai informasi kepada beberapa bagian, khususnya bagian tehnisi agar mendapatkan informasi mengenai perkiraan untuk melakukan instalasi alat, dan juga tabel ini sebagai informasi kepada bagian supply chain untuk dapat mempersiapkan pengiriman alat.


BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Recommend Documents