BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

BAB III ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Struktur Organisasi PT FIFGROUP

PT Federal International Finance (PT.FIFGROUP) merupakan anak perusahaan Group Astra yang bergerak di bidang usaha pembiayaan ritel khususnya sepeda motor Honda yang diproduksi oleh PT Astra Honda Motor, anak perusahaan PT Astra International Tbk. Sejalan dengan kemajuan usahanya, Perseroan mengembangkan usahanya di bisnis pembiayaan motor bekas Honda (FIF UMC) dan pembiayaan produk elektronik (SPEKTRA). (FIFCLUB, 2011) FIFGROUP memiliki 182 cabang yang tersebar diseluruh Indonesia. Untuk menjangkau daerah terpencil seperti di pedesaan, cabang membangun pos-pos untuk memudahkan konsumen melakukan pembayaran. Namun pos ini tetap dibawahi dan dikontrol oleh cabang tersebut. Setiap cabang dipimpin oleh seorang BM. Cabang dikelompokkan berdasarkan area marketing yang dipimpin oleh seorang MM dan dikelompokkan berdasarkan wilayah daerahnya yang dipimpin oleh seorang KAWIL. Misalnya cabang Jatibarang berada di area marketing Jabar 1_2 dan berada di wilayah Jawa Barat. Pembagian area marketing dan wilayah ini bertujuan agar memudahkan dalam mengatur dan mengontrol operasional cabang yang ada diseluruh Indonesia sehingga dapat meningkatkan keuntungan serta perkembangan bisnis perusahaan. Departemen BOM yang mengatur dan mengelola operasional semua cabang yang ada di FIFGROUP agar berjalan dengan baik. Departemen ini merupakan salah satu departemen yang ada di HO dan langsung dibawahi oleh divisi BM (Branch Management).

18

Berikut ini adalah sebagian struktur organisasi FIFGROUP yang ada di HO :

Direktur Operasional

BM Division

BOM Dept

AM Division

Credit Dept

Area Head Dept

CR Dept

L & R Dept

Gambar 3.1 Struktur organisasi HO

Berikut ini adalah struktur organisasi FIFGROUP yang ada di cabang :

Branch Head

Credit SH

CR SH 1

CR SH 2

CPC

CPC

CRC

Verifier

Field

Field

IGSH

GA

BSSH

RI

Finance

Pool

Gambar 3.2 Struktur organisasi cabang

19

HRD

Rep Head

LIRA SH

Operation

RPC

Field

Eksternal (PC)

Deskripsi Pekerjaan Departemen BOM : 1. Mengatur dan mengontrol operasional cabang agar kegiatan operasional berjalan lancar 2. Melakukan penjadwalan training cabang tentang perubahan proses bisnis perusahaan 3. Mengontrol performance setiap cabang 4. Mengontrol kebutuhan operasional cabang 5. Membuat laporan data operasional cabang 6. Mengontrol dan memeriksa laporan yang diberikan cabang

Deskripsi Pekerjaan BM : 1. Mengawasi pelaksanaan operasional cabang agar kegiatan operasional berjalan lancar, aman dan terkendali sesuai peraturan yang berlaku 2. Mengawasi dan memastikan pelayanan terhadap konsumen yang datang untuk kepentingan administratif 3. Mengawasi dan memastikan pelayanan terbaik terhadap permintaan informasi layanan dari konsumen yang datang 4. Mengawasi & memonitor proses aplikasi transaksi harian kredit 5. Mengawasi dan memeriksa laporan operasional kredit

20

3.2 Sistem Berjalan

Pengajuan dan persetujuan memo BOM pada PT FIFGROUP yang saat ini masih menggunakan kertas membuat proses pengajuan memo menjadi cukup lama. Memo yang diajukan tersebut berupa login aplikasi, reset password, instalasi software,

Akses

Folder,

Akses

Toad,

Akses

Internet,

Penambahan/Pemutusan/Pergantian jaringan, perbaikan/pengecekan hardware. Jika data pada memo kurang lengkap atau terdapat kesalahan, memo harus diperbaiki kembali. Selain itu, user harus menginput manual nomor memo dan harus mengetahui bagaimana format penulisan memo untuk setiap pengajuan. Memo ini diperiksa oleh seorang BM, namun jika BM tidak ada dapat diwakilkan oleh MM dan jika MM tidak ada, dapat diwakilkan oleh seorang Kawil. Setelah diperiksa dan mendapat tanda tangan persetujuan, memo dilampirkan saat membuat tiket helpdesk ITSM. Sebelum diterima oleh tim service desk, tiket harus diperiksa dan mendapat persetujuan dari departemen BOM. Jika data tidak sesuai atau kurang lengkap, tiket dikembalikan ke pembuat tiket ITSM untuk dilengkapi. Proses yang sedang berjalan saat ini membuat sistem berbasis web sangat dibutuhkan dan dapat membantu memudahkan proses pengajuan memo. Dengan adanya sistem ini, proses pengisian data pengajuan memo, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujuan dari departemen BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan dapat menerapkan paperless karena dapat menghemat penggunaan kertas.

21

Pengajuan dan Persetujuan MEMO BOM User

BM/MM/Kawil

BOM

Service Desk

Mulai

Input kelengkapan memo

Perbaiki kelengkapan memo

Memproses inputan

Tidak

Tidak Memo Pengajuan

Memo.doc

Mencetak memo

Disetujui ?

Ya

Memo Pengajuan

Tiket ITSM

Memo Pengajuan + TTD BM/MM/ Kawil

Memo Pengajuan + TTD BM/MM/ Kawil

Disetujui ?

Ya

Tiket dikirim ke service desk

Input Data di ITSM dan melampirkan memo

Tiket diterima

Selesai Memproses Inputan

ITSM.db

Tiket ITSM

Gambar 3.3 Flowmap sistem yang sedang berjalan

22

3.3 Rancangan Sistem Usulan Proses pengajuan dan persetujuan memo BOM yang masih menggunakan kertas membuat sistem ini dibutuhkan. Karena dengan adanya sistem ini, proses pengisian data, persetujuan dari BM/MM/Kawil, persetujun dari departemen BOM yang otomatis ter-generate menjadi tiket ITSM dapat dilakukan melalui sistem ini. Sehingga dapat membantu mempercepat proses pengajuan dan dapat menerapkan paperless karena menghemat penggunaan kertas. Pengajuan dan Persetujuan MEMO BOM User

BM/MM/Kawil

BOM

Service Desk

Mulai

Input kelengkapan memo

Tidak

Memproses Inputan Tidak Memo.db

Menampilkan data memo

Memo

Memo

Disetujui ?

Memo + approval BM/MM/ Kawil

Disetujui ? Ya

Ya

Memo + approval BM/MM/ Kawil

Otomatis tergenerate tiket ITSM

ITSM.db

Tiket ITSM

Tiket ITSM

Selesai

Gambar 3.4 Flowmap rancangan sistem usulan

23

3.4 ERD (Entity Relationship Diagram) Wilayah 1

Id_wilayah Wilayah kawil

Approve

Berada di

Id_approve Note Approve_date *

*

Cabang

Bekerja di

User

Id_Cabang Cabang Alamat Kota No_telp

*

* 1

*

1

*

Membuat

*

Memo *

NPK Nama Password

Berada di area

Memiliki

mempunyai 1

Marketing

1

Id_marketing Area_marketing mm

Status Memo 1

Mendapat

Akses 1

Id_akses Akses

Id_status status

Jabatan *

Id_jabatan Jabatan

Gambar 3.5 Entity Relationship Diagram

3.5 Normalisasi 3.5.1

Bentuk Tidak Normal

Tabel 3.1. Normalisasi bentuk tidak normal

3.5.2

Bentuk Normal Pertama (1NF)

Tabel 3.2. Normalisasi bentuk normal pertama (1NF)

24

*

Mengkategorikan Memo_no Created_date Current_position Ticket_no Note M_Nama M_NPK/NPO M_Jabatan M_Aplikasi M_IPAddress M_Cabang_pos M_TipeJaringan M_SerialNo M_AssetCode M_Keterangan

1

Jenis Memo

Id_Jmemo Jenis_memo Kolom_yang_diisi

3.5.3

Bentuk Normal Kedua (2NF)

Tabel 3.3. Normalisasi bentuk normal kedua (2NF)

3.5.4

Bentuk Normal Ketiga (3NF)

Tabel 3.4. Normalisasi bentuk normal ketiga (3NF)

3.5.5

Bentuk Normal Boyce-Codd (BCNF)

Tabel 3.5. Normalisasi bentuk normal Boyce-Codd (BCNF)

25

3.6 DFD (Data Flow Diagram) 3.6.1 Diagram Konteks

Data Memo User Requestor

Informasi Memo

Memo menunggu Approval

Sistem Informasi Pengajuan dan Persetujuan Memo BOM

Action Memo

User Approval

Laporan Memo

Revisi Memo

Gambar 3.6 Diagram Konteks

3.6.2 DFD Level 1 Data Memo

Memo Menunggu Approval Id_akses

1.0 Pengajuan Memo

Data Memo Id_Jabatan Id_Cabang

Memo Jabatan

Akses Memo_no Id_Jabatan Id_Cabang akses

Informasi Memo User Requestor Revisi Memo

Cabang

2.0 Persetujuan Memo

Action Memo

User Approval

Memo_no Id_Approve

Approval Data Approval

3.0 Laporan Memo Laporan Memo

Gambar 3.7 DFD Level 1

26

3.7 Struktur Basis Data 3.7.1 Struktur Basis Data User Tabel 3.6. Struktur basis data user NO NAMA FIELD

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

PRIMARY KEY

int

5

Nomor pegawai kantor

1

NPK

2

Nama

varchar

50

Nama karyawan

3

Password

varchar

50

Password karyawan

4

Cabang

FOREIGN KEY

char

4

Kode cabang karyawan

5

Jabatan

FOREIGN KEY

char

3

Kode jabatan karyawan

3.7.2

Struktur Basis Data Cabang

Tabel 3.7. Struktur basis data cabang NO

NAMA FIELD

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

PRIMARY KEY

char

4

Kode cabang

25

Nama cabang

1

Id_Cabang

2

Cabang

varchar

3

Alamat

Text

4

Kota

varchar

25

Kota cabang

5

No_Telp

varchar

50

No telepon cabang

6

Id_marketing

FOREIGN KEY

char

4

Kode area marketing

7

Id_wilayah

FOREIGN KEY

char

4

Kode wilayah

27

Alamat cabang

3.7.3

Struktur Basis Data Jabatan

Tabel 3.8. Struktur basis data jabatan NO

NAMA FIELD

1

Id_Jabatan

2

Jabatan

3

Akses

3.7.4

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

PRIMARY KEY

char

3

Kode jabatan karyawan

varchar

50

Jabatan karyawan

char

2

Akses jabatan

FOREIGN KEY

Struktur Basis Data Status

Tabel 3.9. Struktur basis data status NO

NAMA FIELD

1

Id_Status

2

Status

3.7.5

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

PRIMARY KEY

char

2

Kode status memo

varchar

50

Status memo

Struktur Basis Data Jenis Memo

Tabel 3.10. Struktur basis data jenis memo NO

NAMA FIELD

KEY

JENIS

LEBAR

PRIMARY KEY

char

3

KETERANGAN

1

Id_Jmemo

2

Jenis Memo

varchar

100

Jenis memo

3

Kolom_yang_diisi

varchar

100

Kolom yang harus diisi

3.7.6

Kode jenis memo

Struktur Basis Data Approve

Tabel 3.11. Struktur basis data approve NO

NAMA FIELD

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

1

Id_Approve

PRIMARY KEY

varchar

30

Kode History Approval memo

2

Memo_no

FOREIGN KEY

varchar

30

Nomor memo

3

Approve_by

FOREIGN KEY

char

5

Nomor pegawai kantor

4

Note

varchar

255

5

Approve_Date

date

28

Catatan approval Tanggal approve

3.7.7

Struktur Basis Data Memo

Tabel 3.12. Struktur basis data memo NO

NAMA FIELD

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

1

Memo_no

PRIMARY KEY

varchar

50

Nomor memo

2

NPK

FOREIGN KEY

char

5

Nomor pegawai kantor

3

Id_Status

FOREIGN KEY

char

2

Kode status memo

4

Id_Jmemo

FOREIGN KEY

char

3

Kode jenis memo

5

Id_cabang

FOREIGN KEY

char

4

Kode cabang memo

6

Create_date

Date

7

Current_Position

char

5

Pegawai yang melakukan approval

8

Ticket_no

varchar

25

No tiket itsm

9

Note

10

M_Nama

11

M_NPK/NPO

12

Tanggal pembutan memo

text

Catatan keseluruhan memo

varchar

50

Pengisian nama di form memo

char

5

Pengisian NPK/NPO diform memo

M_Jabatan

varchar

50

Pengisian jabatan diform memo

13

M_Aplikasi

varchar

50

Pengisian aplikasi diform memo

14

M_IPAddress

varchar

50

Pengisian IP address diform memo

15

M_Cabang/Pos

varchar

50

Pengisian nama cabang /POS diform memo

16

M_TipeJaringan

varchar

50

Pengisian jenis jaringan diform memo

17

M_SerialNo

varchar

50

Pengisian serial no Hardware diform memo

18

M_AssetCode

varchar

50

Pengisian Asset Code diform memo

19

M_Keterangan

Text

29

Pengisian keterangan diform memo

3.7.8

Struktur Basis Data Akses

Tabel 3.13. Struktur basis data akses NO

NAMA FIELD

1

Id_akses

2

Akses

3.7.9

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

PRIMARY KEY

char

2

Kode akses sistem

varchar

25

Akses sistem user

Struktur Basis Data Wilayah

Tabel 3.14. Struktur basis data wilayah NO

NAMA FIELD

1

Id_wilayah

2

Wilayah

3

Kawil

KEY

JENIS

LEBAR

KETERANGAN

PRIMARY KEY

char

4

Kode Wilayah Cabang

varchar

50

Nama wilayah cabang

char

5

NPK sebagai kepala wilayah

3.7.10 Struktur Basis Data Marketing Tabel 3.15. Struktur basis data akses NO

NAMA FIELD

1

Id_marketing

2

Area_marketing

3

MM

KEY

JENIS

LEBAR

PRIMARY KEY

char

4

Kode marketing cabang

varchar

50

Area marketing

Char

5

NPK sebagai marketing manager

30

KETERANGAN

3.8 Rancangan Layar 3.8.1

Rancangan Layar Halaman Utama Header

Login Gambar

Penjelasan fungsi web

Footer Gambar 3.8 Rancangan Layar Halaman Utama

3.8.2

Rancangan Layar Halaman Setelah Login

Gambar 3.9 Rancangan Layar Halaman Setelah login

31

3.8.3

Rancangan Layar Halaman Pengajuan Memo

Header Menu Form Pengajuan Memo Memo no

: generate otomatis

IP Address

Jenis Memo

:

Cabang/POS* :

Nama*

:

harus diisi Tipe/Jaringan

:

NPK/NPO*

:

harus diisi

Serial No

:

Jabatan *

:

harus diisi

Asset Code

:

Aplikasi

:

Note

:

Keterangan

:

--Pilih--

:

Simpan ::

harus diisi

Batal

*Keterangan Pengisian Memo

Footer

Gambar 3.10 Rancangan Layar Halaman Pengajuan Memo

32

3.8.4

Rancangan Layar Halaman Persetujuan Memo

Header Menu Memo Persetujuan

Approve Detail Memo

Deskripsi Memo Revise Reject

Note approve Footer

Gambar 3.11 Rancangan Layar Halaman Persetujuan Memo

Keterangan

:

Tombol Approve : berfungsi untuk menyetujui memo Tombol Revise

: berfungsi untuk mengembalikan memo untuk di perbaiki

Tombol Reject

: berfungsi untuk menolak menyetujui memo

Detail Memo

: sebagai informasi umum memo yang diajukan

Deskripsi Memo : sebagai informasi isi dari memo yang diajukan

33

3.9 Rancangan Menu Sistem

Hak akses pengguna sistem ini adalah Admin (karyawan departemen BOM), BM/MM/Kawil dan User (karyawan cabang).

1. Hak Akses Admin/BOM Tabel 3.16 Menu Akses Admin/BOM

No

Menu

Approve

Lihat

Input

Ubah

Hapus

Cari

1

Memo





-

-

-



2

User

-











3

Jenis Memo

-









-

4

Cabang

-











5

Jabatan

-











6

Akses

-









-

7

Status Memo

-









-

8

Laporan

-



-

-

-



9

Marketing

-











10

Wilayah

-











11

Ubah Password

-



-



-

-

34

2. Hak Akses BM/MM/Kawil Tabel 3.17 Menu Akses BM/MM/Kawil No

Menu

Approve

Lihat

Input

Ubah

Hapus

Cari

1

Persetujuan Memo





-

-

-

-

2

User

-



-

-

-



3

Jenis Memo

-



-

-

-

-

4

Cabang

-



-

-

-



5

Status Memo

-



-

-

-

-

6

Ubah Password

-



-



-

-

3. Hak Akses Requestor Tabel 3.18 Menu Akses Requestor No

Menu

Approve

Lihat

Input

Ubah

Hapus

Cari

1

Monitoring Memo

-



-



-

-

2

Pengajuan Memo

-





-

-

-

3

User

-



-

-

-



4

Jenis Memo

-



-

-

-

-

5

Cabang

-



-

-

-



6

Status Memo

-



-

-

-

-

7

Ubah Password

-



-



-

-

35