11
BAB II TINJUAN PUSTAKA 2.1. Pengertian Komunikasi Komunikasi merupakan landasan dari aliran infrormasi, karena aliran informasi terjadi karena adanya pertukaran pesan. Hakikat komunikasi adalah “Proses pernyataan antar manusia, dimana yang dinyatakan itu adalah pikiran, perasaan seseorang kepada orang lain, dengan menggunakan bahasa sebagai alat penyalurnya6. Dan Komunikasi merupakan proses yang dinamis dan secara konstan berubah dengan situasi yang berlaku.7 Adapun pengertian komunikasi secara terminologis komunikasi berarti proses penyampaian suatu pernyataan oleh seseorang kepada orang lain. Dari pengertian itu jelas bahwa komunikasi melibatkan sejumlah orang, dimana seseorang menyatakan sesuatu kepada orang lain.8 Dalam Pengertian Paradigmatis, komunikasi mengandung tujuan tertentu; ada yang dilakuakan secara lisan, secara tatap muka, atau melalui media, baik media massa seperti surat kabar, radio, televisi, atau film, maupun poster, spanduk dan sebagainya.
Definisi komunikasi secara paradigmatis adalah proses
penyampaian suatu pesan oleh seseorang kepada orang lain untuk memeberi tahu atau untuk mengubah sikap, pendapat atau perilaku baik langsung secara lisan, maupun tak langsung melalui media. 9
6
Rosmawaty . Mengenal Ilmu Komunikasi . Jakarta: Widya Padjajaran. 2010 hal 14 Sasa Djuaarsa Senjaya. Teori Komunikasi. Jakarta.: Universitas Terbuka, 2007 hal 1.22 8 Onong Uchajana Effendy. Dinamika Komunikasi. Bandung: PT Remaja Rosda Karya. 2008 hal 4 9 Ibid hal 5 77
12
Dari uraian diatas dapat dilihat bahwa ada berbagai macam definisi yang bereda mengenai komunikasi. Namun pada dasarnya kominikasi yang sering dilakukan individu-individu setiap harinya adalah proses penyampaian informasi dari komunikator atau orang yang menyampaikan pesan kepada komunikan yang menerima pesan. Para
ahli
komunikasi
melakukan
penelitian-penelitian
mengenai
komunikasi dan hal itu kemudian menjadi dasar dari maksud komunikasi. Hasil penelitian itu, seperti kata Barlo : in short, we communicate to influance, to effect with intent. Di sini berarti bahwa komunikasi itu diadakan, sadar atau tidak. Selalu ditujukan untuk mencapai maksud tertentu. Artinya
dalam komunikasi
itu
berusaha untuk mempengaruhi sasaran komunikasi, agar mau mengikuti kehendak si komunikator. 10 Dengan berkomunikasi manusia dapat menyampaikan pesannya, jika individu itu menghendaki sesuatu maka pertama-tama yang harus dilakukan adalah bekerjasama dengan orang lain. Jika mereka bekerjasama maka mereka saling menanamkan kepercayaan dan pengertian satu sama lain. Maka jika mereka ingin bekerjasana, mereka harus berkomunikasi . Oleh karena itu komunikasi erat kaitannya dengan manusia . Manusia sering berkomunikasi baik disengaja ataupun tidak disengaja. Semua komunikasi yang dilakukan oleh manusia mengandung maksud dan tujuan tertentu. Dengan komunikasi manusia dapat mencapai keinginannya.
10
Teguh Meinanda. Pengantar Ilmu Komunikasi dan Jurnalistik. Bandung : Armico . 1981 hal 7
13
2. 2. Pengertian Public Relations Komunikasi erat kaitannya dengan public relations dimana seorang public relations dapat mengkomunikasikan pesan dengan baik kepada khlayakkhalayakya. Definis dan pengertian mengenai public relations dikemukakan oleh para ahli public relations. Adapun definisi-definis public relations adalah sebagai berikut: Public relations atau dapat pula di sebut humas memiliki pengertian atau definisi tersendiri, menurut The British institute of Public Relations11 a. Public Relations activity is management of communications between an organizations and its public (Aktivitas Public Relations adalah mengelola komunikasi antara organisasi dan publiknya) b. Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort of establish and maintain mutual understanding between an organization and its public (Praktik Public Relations adalah memikirkan, merencanakan dan mencurahkan daya untuk membangun dan menjaga saling pengertian antara organisasi dan publiknya) Definisi lain dari public relations menurut Doug Newsom dan Alan Scott “ Public Relations adalah tanggung jawab sikap dalam kebijakan informasi demi kepentingan utama lembaga dan masyarakatnya” . 12 11
Ruslan Rosady . Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi. Jakarta: Rajawali Pers. 2005 hal 15-16 12 Dennis L.Wilcox, Philip H.Aultbdan Warren K . Agee. Public Relations Strategi dan Taktik. Tangerang: KARISMA Publishing Group. 2011 hal 20
14
Ada definisi lain mengenai public relations yang diungkapkan oleh Roberto Siomes bahwa public relations itu adalah : a. Public relations merupakan proses transaksi PR dapat menciptakan opini publik sebagai input yang menguntungkan kedua belah pihak. b. Public Relations adalah fungsi manejemen PR menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara organisasi baik internal maupun eksternal. Hal ini merupakan unsur yang penting dalam menejemen dalam pencapaian tugasnya. c. Public Relations merupakan aktifitas di berbagai ilmu PR menemukan pengertian, menumbuhkan motivasi dan partisipaso publik, bertujuan menanamkan good will, kepercayaan, saling adanya pengertian dan citra yang baik dari publiknya. d. Public Relations merupakan profesional dalam bidangnya PR merupakan faktor yang sangat penting dalam pencapaian tujuantujuan organisasi
dengan secara tepat dan dengan secara terus
menerus. PR merupakan kelangsungan hidup organisasi yang bersangkutan. e. Public Relations merupakan penggabungan berbagai ilmu PR merupakan penerapan kebijakan dan peleksanaan melalui interpasi yang peka atas berbagai peristiwa.
15
Banyak definisi –definisi ataupun pengertian dari public relations yang telah dikemukakan para ahli dari bidang public relations, tetapi pada dasarnya public relations merupakan kumpulan dari metode komunikasi untuk membina hubungan baik dan harmonis antara suatu organisasi dengan publiknya, baik internal ataupun publik eksternal dalam organisasi itu. Dengan demikian definisi – definisi public relations dapat membantu untuk mengerti apa itu pengertian public relations. Sehingga public relations tidak sama dengan pekerjaan lain, public relations bukan marketing ataupun business devolpment adalah pengelola komunikasi antara organisasi dan publik-publiknya.
2.2.1. Tujuan Public Relations Setiap pekerjaan memiliki tujuan yang baik untuk organisasinya. Keberhasilan suatu organisasi dapat dikatakan berhasil jika tujuan organisasi tersebut tercapai. Dalam Public Relations tujuan-tujuan yang dilakukan adalah upaya untuk menjembatani antara organisasi dan publik-publiknya. Tujuan-tujuan Public Relations menurut para ahli adalah: Menurut Edward, Gladys, Odegen Dimock dan Louis W. Koeing membagi tujuan Public Relations atas dua bagian13 1. Secara positif berusaha mendapatkan dan menambahkann penilaian serta jasa baik suatu organisasi dan perusahaan. 2. Secara defenisif berusaha untuk membela diri terhadap pendapat masyarakat yang bernada negatif, bilamana diserang dan serangan itu 13
Kustadi Suhadang . Studi Penerapan Public Relation Pedoman Kerja Perusahaan. Bandung: Nuansa Cendika. 2012 hal 53-54
16
kurang wajar, padahal organisasi atau perusahaan itu tidak salah (terjadi kesalah pahaman). Dengan demikian, tindakan ini merupakan salah satu aspek penjagaan atau pengetahuan. Adapun dengan demikian ruang lingkup pekerjaan humas dapat dibagi menjadi enam bidang pekerjaan, yaitu 14: 1. Publisitas; 2. Pemasaran; 3. Public Affairs; 4. Manajemen Isu; 5. Lobi; dan 6. Hubungan investor Dalam penelitian ini, peneliti meneliti lebih kepada internal organisasi dengan dinamika komunikasi yang ada dalam organisasi tersebut . Adapun tujuan public relations berdasarkan kegiatan internal relations mencakup kedalam beberapa hal yaitu:15 1. Mengadakan suatu penilaian terhadap sikap tingkah unjukan kepada kebijaksanaan dan opini public terhadap perusahaan, terutama sekali ditujukan kepada kebijaksanaan perusahaan yang sedang dijalankan. 2. Mengadakan suatu analisa dan perbaikan terhadap kebijaksanaan yang sedang dijalankan, guna mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dengan tidak melupakan kepentingan public
14 15
Morissan. Manejemen Public Relations. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. 2010 hal 14 Danandjaja. Peran Humas Dalam Perusahaan. Yogyakarta: Graha Ilmu . 2011 hal 22
17
3. Memberikan penerangan kepada public karyawan mengenai suatu kebijaksanaan perusahaan yang bersifat objektif
serta menyangkut
kepada berbagai aktifitas rutin perusahaan, juga menjelaskan mengenai perkembangan perusahaan tersebut. 4. Merencanakan bagi penyusun suatu staff yang efektif bagi penugasan yang bersifat internal public relations dalam perusahaan tersebut.
2.3. Komunikasi Organisasi Komunikasi sering dilakukan oleh siapapun. Baik itu komunikasi secara verbal maupun non verbal. Komunikasi juga sering terjadi di tinggkat yang lebih formal seperti di dalam suatu organisasi atau biasa disebut komunikasi organisasi. Terjadinya komunikasi organisasi bisa terjadi dimana saja
jika ada unit-unit
komunikasinya di dalam suatu organisasi. Dengan komunikasi organisasi, unitunit kerja dalam organisasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan informasi dalam masing-masing unit kerja. Karena fokus peneliti adalah komunikasi di antara unitunit kerja di suatu organisasi, analis organisasi menyangkut penelaahannya atas banyak transaksi Komunikasi Organisasi (Redding dan Sanborn) adalah pengiriman dan penerimaan informasi dalam organisasi yang kompleks. 16 Adapun
pengertian organisasi itu sendiri menurut
“Organisasi adalah
16
Schein (1982) :
suatu kordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk
Arni Muhamad.. Komunikasi Organisasi . Jakarta : PT Bumi Askara .2005 hal 65
18
mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagaian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab” 17 Pengertian lainnya mengenai komumikasi organisasi menurut R. Wayne Pace dan Don F. Faules
18
mengklasifikasikan definisi komunikasi menjadi dua,
yakni definisi fungsional dan definisi interpative. Definisi fungsional komunikasi organisasi adalah sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu.
Suatu
organisasi terdir dari unit-unit komunikasi dalam hubungan - hubungan hierarkis antara yang satu dengan yang lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan. Sedangkan definisi inter private komunikasi organisasi cendurung menekankan pada kegiatan penanganan pesan yang terkandung dalam suatu
“batas
organisasional (organization boundary)” Jadi dalam suatu organisasi selalu ada komunikasi dan aliran komunikasi yang berlangsung dalam setiap unit kerja dalam suatu organisasi. Komunikasi organisasi selalu terjadi dalam organisasi, baik dalam aliran atasan ke pada bawahan, bawahan pada atasan atau aliran komunikasi yang ada antara setiap unit-unit kerja dalam anggota organisasi tersbut. Dan komunikasi yang dilakukan dalam organisasi selalu dilakukan untuk memenuhi kebutuhan informasi untuk semua unit organisasi yang ada. Dengan selarasnya komunikasi yang ada dalam organisasi baik itu di dalam organisasi atau luar organisasi namun hal itu merupakan kesatuan yang selaras. Hal itu pun dapat membuat tujuan organisasi tercapai dengn baik 17
Arni Muhamad. Komunikasi Organisasi . Jakarta: PT Bumi Askara .2005 hal 23 Abdullah Masmuh. Komunikasi Organisasi Dalam Perspektif Teori dan Praktek. Malang : Universitas Muhammadiyah Malang.2010 hal 5 18
19
2. 3. 1. Komunikasi Eksternal dan Internal Dalam suatu organisasi akan selalu ada komunikasi, komunikasi tersebut dapat berupa komunikasi internal dan eksternal. Menurut Soemirat, Ardianto, dan Suminar bahwa komunikasi organisasi mempunyai dua bagian yang berdasarkan dimana khalayak sasaran berada yaitu komunikasi internal dan komunikasi eksternal. 19 a. Komunikasi internal adalah adalah komunikasi pertukaran gagasan antara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan tersebut lengkap dengan struktur yang khas dan pertukaran gagasan secara horisontal dab vertikal dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung. b. Komunikasi eksternal adalah antara komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Adanya komunikasi eksternal dan internal dalam suatu organissai merupakan aktivitas organisasi dalam membentuk pencitraan dan reputasi organisasi itu sendiri. Komunikasi internal sering dilakukan karena komunikasi internal merupakan aktifitas organisasi dalam mencapai tujuan organisasi tersebut. Proses komunikasi dalam suatu organisasi
baik komunikasi internal
ataupun eksternal organisasi dapat dilakukan oleh semua anggota organisasi. Dengan menyeleraskan komunikasi eksternal dan internal organisasi maka hal itu akan mendapatkan tanggapan atau balikan dari masyarakat. Dapat berupa negatif ataupun positif. 19
Soemirat, S., Ardianto , E . , & Suminar, Y.R . Komunikasi Organisasional. Jakarta: Universitas Terbuka, 1999, hal 4.2-4.12
20
2.4 Dinamika Komunikasi Atasan Bawahan Komuniksi selalu terjadi kapanpun dan dimanapun. Dalam sebuah hubungan dengan antar sesama manusia kadang-kadang dapat berubah-rubah. Manusia dapat merubah perasaannya dan hal itu dapat mempengaruhi hubungan antara sesama manusia itu. Terlebih lagi jika manusia itu bergabung dalam suatu organisasi, maka perasaan, tingkah laku serta emosi kadanga juga dapat merubah hubungan antara sesama anggota organisasi. Menurut David K. Berlo komunikasi memiliki dimensi-dimenisi dan ia membaginya menjadi dua yaitu : 20 1. The “who”of purpose 2. The “how”of purpose Maksud The who of purpose menurut Berlo ini, yaitu: -
Jika kita hendak mengadakan komunikasi, maka sudah tentu ada komunikan yang akan menerima komunikasi tersebut.
-
Jika kita berfikir, berarti kita mengadakan komunikasi dengan diri sendiri . Disini kita secara langsung telah menjadi komunikator dan komunikan sekaligus.
-
Jadi dengan demikian, setiap adanya komunikasi, sudah tentu ada pihak yang menerimanya.
20
Teguh Meinanda. Pengantar Ilmu Komunikasi dan Jurnalistik. Bandung : Armico . 1981 hal 7
21
Maksud The how of purpose mencakup dua katagori -
Consummatary purpose Apabila seorang komunikan menerima sesuatu pesan semata-mata hanya untuk konsumsi dirinya sendiri.
-
Instrumental purpose Apabila seorang komunikan menerima sesuatu pesan dan hendak menggunakannya sebagai alat untuk mencapai sesuatu maksud yang lain. Kajian ini erat kaitannya dengan dinamika komunikasi dimana, dinamika
komunikasi merupakan sebuah isi pesan dalam unsur-unsur komunikasi. Dengan mengerti akan dimensi-dimensi yang ada dalam komunikasi, maka hal itu dapat memudahkan kita untuk mengerti akan dinamika komunikasi. Mengerti akan tujuan dan bagaimana berkomunikasi akan membuat komunikasi berjalan dengan dinamis sehingga akan mencapai tujuan dari komunikasi. `Adapun unsur – unsur komunikasi adalah komunikator (communicator, source, sender), Pesan (message) , Media (channel, media) , Komunikan (communicant, communicatee, reciever, recipient), Efek (effect, impact, influeance) 21.
Dan proses komunikasi itu sendiri pada hakikatnya adalah proses
penyampaian pikiran atau perasaan oleh seseorang kepada orang lain . Pikiran bisa berupa gagasan , informasi, opini dan lain-lain yang muncul dari benaknya.22 Dinamika komunikasi sangat erat kaitannya dengan unsur-unsur komunikasi dan prosese komunikasi. Dalam penelitian ini, peneliti meneliti dinamika komunikasi yang tejadi antar manusia, khususnya atasan bawahan 21
Onong Uchajana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: Rosdakarya. 1990 hal 10 22 Ibid. Hal 11
22
dalam suatu organisasi. Dengan mengetahui unsur dan prose komunikasi kita dapat lebih memudah memahami apa dinamika komunikasi itu. Dalam buku dinamika komunikasi menjelasakan bahwa dinamika komunikasi adalah apa, seperti apa dan bagaimana komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih terjadi. Detail-detail penting baik verbal maupun non verbal, situasi, emosi, dan hal-hal lain yang memberikan pengaruh dalam terjadinya komunikasi. 23 Sedangkan Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung diantara orang-orang yang berada pada atasan menyampaikan pesan kepada bawahan24 Didalam organisasi akan ada banyak jenis aliran komunikasi namun dalam penelitian ini, peneliti hanya berfokus kepada komunikasi atasan bawahan saja. Dinamika komunikasi atasan bawahan yang terjadi dalam suatu organisasi dapat berupa perintah kerja dengan media-media komunikasi yang bermacam-maacam. Dengan penyesuaian karakter yang berbeda-berbeda dalam setiap individu organisasi tersebut maka akan menambah beragamnya dinamika komunikasi atasan dan bwahan. Maka secara tersirat dari beberapa definisi yang dikemukakan bahwa Dinamika komunikasi atasan bawahan adalah apa, seperti apa dan bagaimana komunikasi yang terjadi antara dua orang atau lebih terjadi. Detail-detail penting baik verbal maupun non verbal, situasi, emosi, dan hal-hal lain yang memberikan 23
Muhammad hykal kevinzky . Proses Dan Dinamika Komunikasi Dalam menghadapi Culture Shock Pada Mahasiswa Perantauan. Depok: Fisip UI . 2011 hal 12 24 Arifin, R., Amrullah & Fauziah, S. Perilaku organisasi . Malang: Bayu media. 2003 hal 150153
23
pengaruh dalam terjadinya komunikasi yang berlangsung diantara orang-orang yang berada pada atasan menyampaikan pesan kepada bawahan25 Dalam berkomunikasi, tidaklah hanya menyampaikan pesan tetapi bagaimana penyampaian pesan itu serta media apa dalam penyampaian pesan itu juga mempengaruhi komunikasi itu berlangsung. Dengan komunikasi semua unsur dalam komunikasi menjadi bagian dari komunikasi secara keselurahan dalam proses komunikasi.
2.5. Aliran Informasi Aliran informasi yang ada dalam organisasi dapat terjadi pada komunikasi internal. Pada komunikasi internal terdapat beberapa bagian berdasarkan arah komunikasi didalam suatu organisasi yaitu komunikasi kebawah, komunikasi keatas, komunikasi horisontal dan komunikasi diagonal.26 1. Komunikasi ke bawah adalah komunikasi yang berlangsung diantara orang-orang yang berada pada atasan menyampaikan pesan kepada bawahan 2. Komunikasi ke atas adalah komunikasi yang berlangsung dari bawahan kepada atasann untuk menyampaikan suatu pesan 3. Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang berlangsung diantara orang-orang yang sejajar atau mempunyai kedudukan yang sama.
25
Muhammad hykal kevinzky . Proses Dan Dinamika Komunikasi Dalam menghadapi Culture Shock Pada Mahasiswa Perantauan. Depok: Fisip UI . 2011 hal 12 dan Arifin, R., Amrullah & Fauziah, S. Perilaku organisasi . Malang: Bayu media. 2003 hal 150-153 26
Arifin, R., Amrullah & Fauziah, S. Perilaku organisasi . Malang: Bayu media. 2003 hal 150153
24
4. Komunikasi diagonal adalah komunikasi yang berlangsung didalam sebuah organisasi diantara seseorang dengan orang lain yang satu sama lain berbeda kedudukan dan bagian. Pada komunikasi horisontal tersebut, dipersempit lagi bentuk komunikasinya dari komunikasi internal berdasarkan jumlah orang yaitu komunikasi internal berdasarkan jumlah orang yaitu komunikasi interpersonal dan komunikasi kelompok.27 a. Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara dua orang dan dapat berlangsung dengan dua cara yaitu komunikasi tatap muka dan komunikasi
bermedia.
Komunikasi
interpersonal
tatap
muka
berlangsung secara dialogis saling menatap sehingga terjadi kontak pribadi dan komunikasi bermedia
adalah komunikasi dengan
menggunakan alat, umpamanya alat, umpanya telepon, memo dan lainlain b. Komunikasi kelompok adalah komunikasi antara seseorang dengan sekolompok orang lain dalam situasi tatap muka. Kelompok ini bisa kecil, dapat juga besar. Aliran informasi dalam suatu organisasi banyak macamnya, pola aliran informasi yang tepat dan terarah akan memudahkan semua anggota organisasi dalam menjalankan tugasnya. Penyebaran informasi secara terarah ke setiap anggota organisasi akan membuat informasi lebih cepat di dapat
27
Op cit hal 4.10-4.11
25
2.6. Komunikasi ke Bawah Dalam suaru organisasi akan selalu ada komunikasi antara atasan kepada bawahannya. Komunikasi ke bawah yang dilakukan baik dilakukan secara langsung ataupun menggunakan media komunikasi akan mempengaruhi jalannya organisasi tersebut. Downward Communication atau komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi memiliki pengertian yaitu informasi mengalir dari jabatan berotoritas lebih tinggi kepada mereka yang berotoritas lebih rendah. 28 Adapun definisi lain mengenai komunikasi kebawah menurut Lewis adalah untuk menyampaikan tujuan, merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalah pahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dari perubahan.29 Dengan komunikasi-komunikasi ke bawah, Top menegement atau atasan akan dapat mengendalikan atau mensupervisi apa yang dilakukan oleh bawahannya. Komunikasi kebawah juga dapat merupakan perintah-perintah dari atasan kepada bawahannya dengan maksud dan tujuan untuk kepentingan organisasi. Komunikasi ke bawah juga sering dilakukan untuk meninjau ulang kembali mengenai kegiatan yang dilakukan oleh bawahan .
28
R wayne Pace & Don F Paules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung: Remaja Rosdakarya . 1998 hal 184 29 Muhamad Arni. Komunikasi Organisasi . Jakarta: PT Bumi Aksara. 2007 hal 108
26
Secara umum Arni muhamad komunikasi kebawah dapat didefinisikan atas lima tipe 30 yaitu: a. Instruksi tugas: Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu mungkin berfariasi seperti perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. b. Rasional yaitu pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan oleh filosofi dan asumsi pemimpin mengenai bawahannya. c. Ideologi merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi, mencari sokongnan dan antusias dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi. d. Informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktikpraktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. e. Balikan ; pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini berupa pembayaran gaji, kritikan atau peringatan.
30
Muhanad, Arni.Ibid.
27
Dari tipe-tipe komunikasi kebawah yang ada maka suatu komunikasi kebawah dapat berisikan berbagai macam maksud dari atasan kepada bawahannya.
Setelah
atasan
menginformasikan
sesuatu
atau
mengkomunikasikan apapun kepada bawahan maka akan mendapatkan timbal balik dari bawahannya tersebut. Pada Downward Communication atau komunikasi kebawah akan memiliki fungsi 31 yaitu: 1. Pemberian atau instruksi kerja, bentuknya perintah, arahan, penerangan manual kerja, uraian tugas. 2. Penjalasan dari pimpinan mengenai mengapa suatu tugas perlu dilaksanakan . Dalam kerangka yang lebih luas, fungsi ini adalah untuk menolong pekerja menyadari bagaimana tugas mereka membantu organisasi dalam mencapai tujuan. 3. Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku . seperti bagaimana waktu kerja, cara pengaturan gaji yang diterima asuransi kesehatan, cuti, penghargaan dan hukuman. 4. Penyampaian informasi mengenai bagaimana penampilan pekerja, tetapi juga termasuk kemampuan menjalankan pekerjaan dan memperhatikan daya tahan dalam keberhasilan kerja. Dapat pula sebagai pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik.
31
Soleh Soemirat , Ardianto, Elvirno dan Suminar, Yenny Ratna. Buku Materi Pokok Komunikasi organisasional, Pusat penerbitan Universitas Terbuka. Jakarta: 2004, hal 4.3
28
5. Pemberian informasi bagaimana mengembangkan misi perusahaan. Hal ini mencakup loyalitas karyawan terhadap organisasi dan konstribusi terhadap masyarakat dan merupakan unsur penting dalam kekuatan organisasi. Dengan fungsi-fungsi komunikasi kebawah, atasan harus memiliki kemampuan untuk mengelola aliran komunikasi dengan baik untuk tercapainya maksud dan kelangsungan organisasi. Atasan harus dapat memberikan informasi dengan baik dan menjelaskan isi dari informasi kepada bawahannya. Komunikasi kebawah dalam suatu organisasi dilakukan oleh top menegement ataupun pimpinan dalam perusahann itu. Fungsi pimpinan dalam organisasi menurut Terry32 dapat dikelompokan menjadi empat, yaitu:
(1)
perencanaan, (2) pengorganisasian, (3) penggerakan, (4) pengendalian.
2.6.1. Faktor yang Mempengaruhi Komunikasi Kebawah Dalam melakukan komunikasi antara atasan dan bawahan, aliran komunikasi kadang-kadang akan menemukan masalah atau hambatan sehingga hal itu akan menyebabkan terhambatnya penyampaian informasi tersebut. Menurut Arni Muhamad33 ada beberapa faktor yang dapat mempengaruhi komunikasi kebawah: a. Keterbukaan; kurangnya sifat terbuka dianatara pemimpin dan karywan akan menyebabkan sifat pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pemimpin tidak begitu memperhatikan arus komunikasi kebawah. Pemimpin mau meberikan 32 33
Khomsahrial Romli . Komunikasi Organisasi Lengkap . Jakarta : Grasindo. 2011 Hal 97 Muhammad, Arni.op.cit hall 110-112
29
informasi kebawah bila mereka merasa bahwa pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. b. Kepercayaan pada pesan tulisan; kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan secara lesan dengan tatap muka. Hal ini menjadikan pimpinan lebih banyak menyampaikan pesan secara tertulis berupa buletin, manual yang mahal-mahal, buklet dan film sebagai penggantai kontak personal secara tatap muka antara atasan dengan bawahan c. Pesan yang berlebihan; karena banyaknya pesan-pesan yang dikirmkan secara tertulis maka karyawan dibebani memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah dan pernyataan kebijaksanaan, sehingga banyak sekali pesan-pesan yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya. Mereka hanya membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap penting. d. Timing
atau
ketepatan
waktu
pengiriman
pesan
mempengaruhi;
komunikasi kebawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. e. Penyaringan pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidak semuanya oleh karyawan tetapi disaring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor
30
diantaranya karyawan, jumlah mata rantai dalan jaringan komunkikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor.
2.6.2. Metode Komunikasi Kebawah Dalam mengkomunikasikan informasi dalam arus informasi atasan dan bawahan, ada berbagai metode yang dapat dilakukan. Untuk menentukan mana metode yang tepat digunakan oleh pimpinan ada kriteria yang dapat digunakan yaitu sebagai berikut34: a. Ketersediaan, metode-metode yang sudah tersedia dalam suatu organisasi lebih cenderung untuk digunakan. Bila diperlukan dapat ditambah dengan metode lain yang menjadikan lebih efektif b. Biaya, metode yang dinilai palih murah cenderung dipilih untuk penyebaran informasi rutin dan yang tidak mendesak. Bila diperlukan atau digunakan penyebaran informasi yang tidak rutin mendesak , metde yang lebih mahal dan lebih cepat dapat digunakan c. Pengaruh atau dampak, metode yang memberikabn dampak atau kesan yang lebih besar akan sering dipilih atau digunakan daripada metode yang sedang atau kurang dampaknya. d. Relevansi, metode yang paling relevan dengan tujuan yang akan dicapai sering dipilih e. Respons, pemilihan metode juga dipengaruhi oleh apakah respon terhadap informasi itu diinginkan atau diperlukan
34
Pace, R. Wayne; Faules, Don F; op.cit hal.186-188
31
f. Keahlian, metode yang paling cocok digunakan adalah metode yang paling sesuai dengan keahlian si penerima dan si pengirim. Dengan metode-metode yang dapat dilakukan oleh atasan maka akan Mempengaruhi hasil dari informasi yang disampaikan. Isi informasi yang berbeda dapat diinformasikan dengan metode yang berbeda pula agar informasi yang disampaikan di terima dengan baik
2. 7. Komunikasi ke atas Aliran komunikasi bukan hanya aliran komunikasi kebawah, ada pula aliran komunikasi keatas. Hal ini terjadi pula dalam sebuah aliran komunikasi pada organisasi. Adapun tujuan dari komunikasi ini adalah untuk memberikan balikan, memberikan saran dan pengajuan pertanyaan.35 Dengan tujuan tersebut maka fungsi komunikasi ke atas menurut Pace & Faules adalah sebagai berikut36: a. Dengan adanya komunikasi ke atas supervisor dapat mengetahui kapan bawahannya siap untuk diberi informasi dari mereka dan bagaimana baiknya mereka menerima apa yang disampaikan karyawan b. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyedia kepada bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan mereka.
35 36
Muhamad, Arni. “Komunikasi Organisasi”. Jakarta: PT. Bumi Aksara. 2007, hal. 116-117 Pace, R wayne; Faules, Don F Loc. cit
32
c. Komunikasi ke atas kemungkinan, bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul kepermukaan sehingga penyedia tahu apa yang menggangu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi organisasi. d. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi
dengan
memberi
kesempatan
kepada
pegawai
untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. e. Komunikasi ke atas mengizinkan penyedia untuk membutuhkan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari arus informasi ke bawah. f. Komunikasi ke atas membantu karyawan mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan dan dengan organisasi tersebut. Komunikasi dari bawahan ke atasan atau komunikasi ke atas memgkinkan untuk Karyawan atau low level menegement menyampaikan apa yang mereka rasakan dan menyarankan kepada atasan mereka mengenai keputasan yang atasan buat. Dengan komunikasi ke atas karyawn dapat pula menyampaikan kritik atau masuakan kepada atasan mereka agar organisasi berjalan dengan lancar.
33
2.7.1. Prinsip-prinsip Komunikasi ke Atas Planty dan Machaver yang dikutip oleh Pace& Faules mengemukakan tujuh prinsip sebagai pedoman program komunikasi ke atas. 37 a. Program komunikasi ke atas yang efektif harus direncanakan. Meskipun kerahasian dan keterusterangan memperkokoh semua program komunikasi efektif, penyedia dan menager harus merangsang, mendorong, dan mencari jalan untuk melambangkan komunikasi ke atas b. Program
komunikasi
ke
atas
yang
efektif
berlangsung
secara
berkesinambungan. Bawahan harus memberi dan meminta informasi dari tingkat yang lebih tinggi terlepas dari bagaimana segala sesuatu berjalan. Atasan harus mau menerima informasi dari bawahan dan menerima tanggapan atas yang mereka terima, terlepas dari apakah organisasi berfungsi lancar atau sedang mendapatkan gangguan. c. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan saluran rutin. Tanpa menghilangkan kesempatan bagi setiap pegawai untuk melakukan kontak dengan dan didengar oleh manager disetiap tingkat, informasi harus mengalir ke atas melalui organisasi mengikuti tahap-tahap yang biasa dan rutin. d. Program komunikasi ke atas yang efektif menitikberatkan kepekaan dan penerimaan dalam pemasukan gagasan daritingkat yang lebih rendah. Mendengarkan dengan tujuan memahami apa yang dimaksud oleh seseorang adalah dasar bagi komunikasi ke atas yang efektif.
37
ibid. Hal. 193-194
34
e. Program komunikasi ke atas yang mencakup mendengarkan secara objektif. Mendengarkan yang disampaikan bawahan, memudahkan dan mengurangi ketegangan bawahan, menunjukan maksud dan menerima dan kesedian tuntuk mendengarkan pendapat yang bertentangan, kritik-kritik dan cara pandang yang berlainan. f. Program komunikasi keatas yang efektif mencakup tindakan untuk menanggapi masalah. Mendengarkan aktif dapat memancing munculnya gagasan baru, tetapi kegagalan untuk melakukan tindakan hanya menciptakan kemarahan dan merusak ketulusan dalam komunikasi ke atas. g. Program komunikasi ke atas yang efektif menggunakan berbagai media dan metode untuk meningkatkan aliran informasi. .
2.8. Hambatan Komunikasi Suatu komunikasi tidak selalu berjalan tanpa hambatan. Banyak hambatanhambatan yang dapat mempengaruhi jalannya suatu komunikasi. Agar proses penyampaian pesan berlangsung dengan baik serta tercapainya tujuan komunikasi yang dilakukan, yaitu saling pengertian dan tercapainya kesepakatan bersaman. 38 Menurut May Rudi, hambatan komunikasi dapat dibagi menjadi beberapa penggolongan besar, yaitu hambatan antarpribadi, hambatan organisasional dan hambatan umum, yang masing-masingnya dapat diperinci sebagai berikut39 Hambatan Antarpribadi (Interpersonal Barriers) a. Hearing what we expect to hear 38
Rudy, T. May. Komunikasi & Hubungan Masyarakat Internasional . Bandung: PT. Refika Adiatama. 2005,. Hal 22-28 39 Rudy, T. May. Ibid, hal 23-28
35
(mendengarkan apa yang kita ingin dengar atau kita harapkan agar disampaikan pada orang lain kepada kita). Banyak orang cenderung untuk menyimak atau mendengarkan hanya jika isi pesan atau pembicaraan itu sesuai dengan minatnya atau menarik bagi dirinya. Umumnya mengharapkan bahwa komunikasi yang berlangsung berkaitan dengan hal-hal yang memang ingin didengarnya. b. Ignoring information that conflicts with what we “know” (mengabaikan atau mengesampaikan informasi yang bertentangan dengan “apa yang kita anggap sudah tahu”) Banyak orang cenderug mengabaikan informasi dari orang lain, jika menganggap dirinya sudah tau atau lebih banyak tahu. c. Evaluating the source (menilai atau mengevaluasi sumber) Kecenderungan orang untuk tidak memperhatikan atau menyimak serta mengabaikan informasi, jika informasi itu diperolehnya dari orang yang dinilai rendah (misal anak kecil, tukang becak dll) atau dinilai tidak punya kredibilitas. d. Differing Perceptions (persepsi atau pola pikir yang berbeda) Hambatan timbul karena ada perbedaan persepsi. Persepsi yang berbeda bisa timbul karena perbedaan latar belakang sosial budaya, pendidikan dan pengalaman, afliasi politik dan ideologi yang berbeda atau karena menganut pola pikir yang berbeda. e. Words have different meaning to different people (bahwa kata-kata dapat memiliki arti yang berbeda bagi orang-orang yang berbeda).
36
Jika terdapat perbedaan dalam menafsirkan atau memaknakan kata-kata atau konsep tertentu di antara komunikator dengan komunikan.(baik dalam bahasa daerah, bahasa nasionalm maupun bahasa asing) maka mungkin saja akan timbul kesalahpahaman yang menghambat pencapaian tujuan komunikasi. f. Conflicting non verbal communication (Komunikasi non verbal yang bertentangan atau berbeda dengan ucapan atau komunikasi verbal) g. Emotional Environment (lingkungan atau situasi emosi) Lingkungan emosional atau segi kejiwaan pada saat-saat tertentu dapat mempengaruhi lancar tidaknya komunikasi yang dilakukan. h. Noise (kebisingan dan kegaduhan) Jika orang sedang berkomunikasi, tetapi disekitarnya terdapat suara-suara gaduh, rebut, bising, maka jalannya komunikasi terganggu, antara lain pesan yang disampaikan atau diucapakan tidak bisa terdengar dengan jelas. Hambatan lain dalam komunikasi adalah hambatan organisasional, hambatan ini berkaitan dengan unsur-unsur yang ada dalam organisasi. Hambatan itu adalah: a. Management levels (tingkatan menejemen) Berlakunya tingkatan atau peringkat menejemen yang terkotak-kotak atau yang berlangsung secara kaku dalam suatu kegiatan, dapat membuat penyampaian pesan atau informasi itu tidak sepenuhnya
37
berjalan dengan lancar (baik dalam pola atau alur komunikasi topdown dari atas kebawah maupun sebaiknya bottom-up dari bawah ke atas) b. Number of people supervised (jumlah staf atau orang-orang yang berbeda dalam kendali atau dibawah pengawasannya). Jika orang-orang yang langsung berada dalam dibawah pengawasn seorang pemimpin tidak terlalu banyak (<12) , maka komunikasi mengenai bidang tugas atau pekerjaan biasanya dapat berjalan lebih lancar dan dengan diwarnai suasana keakraban. Sebaliknya, jika staff yang langsung diawasi atau berada dibawah komandonya terlalu banyak (>12) maka komunikasi bisa terhambat, kurang lancar dan kurang akrab (bahkan bisa lupa nama beberapa orang diantara staf atau bawahannya itu). c. The rank of position in the organization (jenjang kepangkatan, jabatan dan status atau kedudukan di dalam organisasi) Bahwa jika jengang kepangkatan/ jabatan/ status yang terlalu jauh bebrbeda, maka komunikasi biasanya berjalan kaku dan tidak lancar. d. Change in managers (pergantian manager) Pergantian
manager
atau
perubagan
sikap
manager
dapat
mengakibatkan perubahan pola komunikasi atasan kepada bawahan. e. Managers
interpertation
(penafsiran
manager)
masing-masing
manager memiliki pola pikir, cara menafsirkan, dan pola bergaul sendiri-sendiri, sehingga mungkin saja ada manager atau pimpinan
38
yang senang berkomunikasi dengan karyawannya yang sopan dan bersikap”asal bapak senang”, walau hasil pekerjaanya kurang baik. Ada manager yang cenderung menghargai karyawan yang sedikit cuek dan urukan , tetapi rajin dan hasil pekerjaannya bagus dan memuaskan. Dalam penelitian ini, teori tentang hambatan organisasional sangat erat kaitannya dengan aliran komunikasi yang ada di organisasi yang peneliti teliti. Hambatan-hambatan ini juga merupakan gejala-gejala terhambatnya aliran komunikasi di tempat penelitian. 2.9. Media Komunikasi Berkomunikasi dengan beberapa jenis khalayak dapat menggunakan media komunikasi. Media komunikasi yang baik dapat menghantarkan pesan dengan baik pula. Seorang Humas atau public relations officer harus dapat memilih media yang tepat sebagai alat penyalur aliran informasi. Dalam penyampaian kebutuhan informasi di suatu organisasi dikenal jurnal internal, jurnal internal
dibagi
menjadi beberapa bagian diantaranya40 1. Majalah yaitu jurnal internal dengan format majalah dan isinya kebanyakan adalah tulisan fitur dan ilustrasi. Jurnal ini bisa dicetak dengan menggunakan tekhnik lithografi dan photo gravure 2. Koran yaitu meskipun mirip dengan koran tabloid, tapi isinya terdiri dari berita yang disisipi dengan tulisan fitur dan ilustrasi. Proses percetakannya lebih canggih, yakni secara offset-litho
40
Frank Jefkins. Public Relations. Jakarta: PT. Erlangga (edisi kelima). 1998. hal 147
39
3. Newsletter yaitu sebagian besar isinya adalah tulisan-tulisan singkat tanpa gambar 4. Majalah dinding yaitu bentuknya seperti poster kecil yang ditempelkan pada dinding. Ini merupakan suatu medium yang biasa digunakan untuk keperluan internal maupun eksternal Dengan memiliki media internal dalam suatu organisasi, aliran komunikasi dari Atasan ke bawahan akan lebih bervariatif. Tidak hanya berkomunikasi secara lisan tetapi hal itu juga dapat dilakukan dengan printed media . Dalam hal ini peneliti, melihat bagaimana aliran komunikasi yang dilakukan atasan dan bawahan pada tempat yang peneliti teliti dengan menggunakan media. Adupun pengertian media public relations adalah berbagai macam sarana penghubung yang digunakan public relations dengan publiknya untuk membantu pencapaian tujuan. 41 Menurut42 Frazier Moore “Gabungan Komunikasi lisan dengan media cetak adalah efektif”. Adupun bentuk komunikasi cetak dan grafik dapat berupa, surat manejemen untuk karyawan, majalah karyawan, papan pengumuman, pameran produk, laporan keuangan sementara dan tahunan, iklan surat kabar perusahaan, buku penuntun dan pedoman karyawan, amplop daftar gaji, kaset, film, dan Slide dan rak baca.
41
Siregar Ashadi dan Rondang Pasaribu. Bagaimana Mengelola Media Komunikasi Organisasi. Yogyakarta: Kanisius. 2000, hal 1
42
H. Frazier Moore. Hubungan Masyarakat Prinsip, Kasus, dan Masalah. Bandung : Remaja Rosda Karya. 2000. hal 11-13
40
Dengan adanya berbagai media dalam suatu organisasi dapat membantu mempersaranai dalam suatu aliran informasi baik dalam aliran informasi dari atasan kepada bawahan ataupun sebaliknya dan aliran informasi horizontal ataupun semua kegiatan komunikasi yang ada dalam organisasi tersebut Printed Media dalam sebuah organisasi sering digunakan sebagai media penyampain tugas kerja. Di sekolah ada media tertulis yang serimg digunakan oleh kepala sekolah dan guru-gurunya sebagai alat komunikasi tertulis. Media tersebut adalah SKH atau satuan kegiatan harian. SKH merupakan penjabaran dari Satuan kegiatan mingguan. SKH Memuat kegiatan-kegiatan pembelajaran, baik yang dilaksanakan secara individual, kelompok, maupun klasikal dalam satu hari.43
43
Pusat Kurikulum Badan Penelitian dan Pengembangan Pendidikan Departemen Pendidikan Nasional “Konsep Pengembangan Kurikulum Pendidikan Anak Usia Dini Formal (kurikulum Tingkat Satuan Pendidikan) Taman Kanak-Kanak(TK) /Raudgatul Aftal” hal 159
41
