BAB II TINJAUAN TEORETIS 2.1 Tinjauan Teoretis 2.1.1 Sistem Menurut Jimmy L.Goal (2008) sistem adalah hubungan satu unit dengan unit-unit lainnya yang saling berhubungan satu sama lainnya dan yang tidak dapat dipisahkan serta menuju satu kesatuan dalam rangka mecapai tujuan yang telah ditetapkan. Apabila suatu unit macet atau terganggu, unit lainnya pun akan terganggu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan tersebut. Menurut James Hall (2008) Sistem adalah kelompok dari dua ataulebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sedangkan menurut Sutarman (2009) sistem adalah kumpulan elemen yang saling berhubugan dan saling berinteraksi dalam satu kesatuan untuk menjalankan suatu proses pencapaian suatu tujuan utama.Sedangkan menurut Churchman (2011) sistem adalah seperangkat bagian-bagian yang dikoordinasikan untuk melaksanakan seperangkat tujuan. 2.1.2 Akuntansi Menurut Horgren (2008) Akuntansi adalah system informasi yang mengukur
aktivitas
bisnis,
memproses
data
menjadi
laporan,
dan
mengkomunikasikan hasilnya kepada para pengambil keputusan. Sedangkan menurut Warren (2008) Akuntansi adalah system informasi yang menghasilkan
6
7
laporan kepada pihak-pihak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Pihak-pihak yang berkepentingan itu meliputi kreditor, pemasok, investor,karyawan, pemilik, dan lain-lain. 2.1.3 Informasi Pengertian informasi menurut Gordon B.Davis (2012) adalah data yang telah diproses kedalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi sipenerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang. Menurut Sutarman (2012) informasi merupakan sekumpulan fakta (data) yang diorganisasikan dengan cara tertentu sehingga mereka mempunyai asrti bagi si penerima.Sedangkan menurut Mc Leod (2012) informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih bergua bagi penerimanya. 2.1.4 Sistem Informasi Akuntansi Beberapa ahli memberikan definisi yang berbeda mengenai pengertian sistem informasi akuntansi, akan tetapi maksud dari beberapa definisi yang dikemukakan oleh beberapa ahli tersebut pada dasarnya adalah sama. Menurut Hall (2007) definisi sistem adalah serangkaian prosedur normal dimana data dikumpulkan, di proses menjadi informasi dan didistribusikan kepada para pengguna.
8
Menurut Bodnar dan Hopwood (2000) definisi sistem informasi akuntansi addalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Widjajanto (2001) definisi sistem informasi akuntansi adalah susunan
berbagai
formulir
catatan,
peralatan,
termasuk
komputer
dan
perlengkapannya serta alat komunikasi, tenaga pelaksanaannya, dan laporan yang terkoordinasikan secara erat yang didesain untuk mentransformasikan data keuangan menjadi informasi yang dibutuhkan manajemen. Menurut Krismiaji (2005) definisi sistem informasi akuntansi adalah sebuah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis. Menurut Mulyadi (2010) sistem informasi akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yag dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. 2.1.5 Komponen Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart (2004) sistem informasi akuntansi terdiri dari lima komponen , yaitu : 1.
Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi.
9
2.
Prosedur-prosedur, baik secara manual maupun terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi.
3.
Data tentang proses-proses bisnis organisasi.
4.
Software yang dipakai untuk memproses data.
5.
Infrastruktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung, dan peralatan untuk komunikasi jaringan.
Menurut Krismaji (2005) komponen Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari : 1.
Tujuan Setiap sistem informasi dirancang untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang memberikan arah bagi sistem tersebut secara keseluruhan.
2.
Input Data harus dikumpulkan dan dimasukkan sebagai input kedalam sistem.
3.
Output Informasi yang dihasilkan oleh sebuah sistem.
4.
Penyimpanan Data Data sering disimpan untuk dipakai lagi dimasa yang akan datang.
5.
Pemroses Data harus di proses untuk menghasilkan informasi dengan menggunakan komponen pemroses.
6.
Instruksi dan Prosedur Sistem informasi tidak dapat memproses data untuk menghasilkan informasi tanpa instruksi dan prosedur rinci.
10
Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi adalah satu kesatuan sistem yang mengolah data akuntansi menjadi sebuah data yang digunakan dalam pengambilan keputusan. Sehingga menjadi dasar Manajemen untuk mengambil keputusan dalam merencanakan pengendalian perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan dan memuaskan para pengguna informasi. 1.1.6 Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Menurut Krismiaji (2005) fungsi sistem informasi akuntansi adalah melakukan pengawasan yang memadai, yaitu : 1.
Menjamin bahwa informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya.
2.
Menjamin bahwa aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen serta sejalan dengan peraturan yang digariskan.
3.
Melindungi dan menjaga aktiva organisasi termasuk data lain yang dimiliki oleh perusahaan. Fungsi dari sebuah sistem informasi akuntansi yang dirancang dengan baik
adalah untuk memberikan pengawasan yang memadai untuk menjamin bahwa tujuan berikut ini tercapai, yaitu : 1.
Semua transaksi telah diotorisasi secara cepat.
2.
Semua transaksi yang dicatat adalah valid (benar-benar terjadi).
3.
Semua transaksi yang valid dan diotorisasi telah dicatat.
4.
Semua transaksi telah dicatat secara akurat.
11
5.
Semua aktiva (kas, persediaan, dan data) dilindungi dari kehilangan atau pencurian.
6.
Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
1.1.7
Model Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi meliputi beragam aktivitas yang berkaitan dengan siklus-siklus pemrosesan transaksi perusahaan. Kejadian-kejadian ekonomi yang dialami
oleh
perusahaan
menghasilkan
transaksi-transaksi
yang
dapat
dikelompokkan menjadi empat siklus aktivitas bisnis yang umum. Siklus aktivitas bisnis yang umum adalah sebagai berikut : 1.
Siklus Pendapatan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa ke entitas-entitas
lain
dan
pengumpulan
pembayaran-pembayaran
yang
berkaitan. 2.
Siklus Pengeluaran Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasaa dari entitas-entitas lain dan pelunasan kewajiban-kewajiban yang berkaitan.
3.
Siklus produksi Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perubahan sumber daya menjadi barang dan jasa.
12
4.
Siklus Keuangan Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen danadana modal, termasuk kas. Model Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi Kejadian-kejadian ekonomi
Siklus Pendapatan
Siklus Pengeluaran
Siklus Produksi
Siklus Keuangan
Siklus Pelaporan Keuangan
Laporan Keuangan
Gambar 1. Siklus Transaksi Sistem Informasi Akuntansi Sumber: Bodnar, George H. Da William S Hopwood 2000. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi keenam. Jakarta. Salemba Empat
13
1.1.8 Kriteria Sistem Informasi Akuntansi Yang Efektif Karakteristik informasi yang berguna adalah : 1. Relevan Informasi itu relevan jika mengurangi ketidakpastian, mempeerbaiki kemampuan
pengambilan
keputusan
untuk
membuat
prediksi,
mengkonfirmasikan atau memperbaiki ekspektasi mereka sebelumnya. 2. Andal Informasi itu andal jika bebas dari kesalahan atau penyimpangan, dan secara akurat mewakili kejadian atau aktivitas organisasi. 3. Lengkap Informasi itu lengkap jika tidak menghilangkan aspek-aspek penting dari kejadian yang merupakan dasar masalah atau aktivitas-aktivitas yang diukurnya. 4. Tepat waktu Informasi itu tepat waktu jika diberikan pada saat yang tepat untuk memungkinkan pengambil keputusan menggunakannya dalam membuat keputusan. 5. Dapat dipahami Informasi itu dapat dipahami jika disajikan dalam bentuk yang dapat dipakai dan jelas.
14
6. Dapat diverifikasi Informasi itudapat diverifikasi jika terdapat dua orang dengan pengetahuan yang baik, bekerja secara independen dan masing-masing akan menghasilkan informasi yang sama.
1.1.9 Penjualan Menurut Leny Sulistiyowati (2010) penjualan adalah pendapat yang berasal dari penjualan produk perusahaan, disajikan setelah dikurangi potongan penjualan dan retur penjualan.Sedangkan menurut Matz dan Usry (1988) yaitu pengalihan hak milik dari penjual ke pembeli. Dimana pemilik awal adalah sang penjual. Namun karena sebab lain mencari keuntungan, maka penjual akan mengalihkan hak miliknya pada orang lain yang membutuhkan barang tersebut. Dalam transaksi ini baik penjual dan pembeli memperoleh keuntungan masingmasing yang hanya dirinyalah yang mampu mengukur sebrapa besar keuntungan yang telah mereka peroleh. 1.1.10 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Sistem Informasi Akuntansi penjualan adalah sistem informasi akuntansi yang hanya mengolah data yang berasal dari transaksi-transaksi penjualan saja, sehingga informasi akuntansi yang dihasilkan hanya berhubungan dengan masalah penjualan. Sistem penjualan dapat dilakukan dengan dua cara yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit.
15
Menurut Mulyadi (2001), penjualan tunai dilakukan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang terlebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Penjualan kredit dilaksanakan perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tindak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit. Umumnya perusahaan manufaktur melakukan produknya dengan sistem penjualan kredit ini. a.
Pengertian Siklus Penjualan Siklus penjualan merupakan aktivitas sub sistem dalam perusahaan yang
membentuk urutan-urutan kegiatan siklus penjualan, sistem pengiriman dan pengankutan, serta sistem pemfakturan dan penagihan. Berikut ini pengertian siklus penjualan menurut Arens, dkk yang diterjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf (2002) : “Siklus penjualan meliputi keputusan dan proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan atass barang dan jasa yang telah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Siklus ini dimulai dengan permintaan oleh pelanggan dan
16
berakhir dengan perubahan barang atau jasa menjaddi piutang usaha dan akhirnya menjadi uang tunai.” Jadi, secara sederhana penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak milik atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pihak pembeli yang disertai dengan penyerahan imbalan dari pihak penerima barang atau jasa sebagai timbal balik atas penyerahan tersebut. Akun-akun utama yang terdapat pada siklus penjualan adalah sebagai berikut : a. Penjualan b. Retur dan pengurangan harga penjualan c. Beban piutang tak tertagih d. Potongan tunai yang diambil e. Piutang usaha dagang f. Penyisihan pitang tak tertagih g. Kas di bank (debit dan penerimaan kas).
b. Dokumen Pada Siklus Penjualan Fungsi-fungsi usaha suatu siklus merupakan kegiatan-kegiatan utama yang harus ada pada suatu organisasi untuk mencatat dan mencatat transaksi-transaksi usaha. Pemahaman atas fungsi yang terdapat pada organisasi klien atas siklus penjualan dan penerimaan kas adalah bermanfaat untuk memahami bagaimana pelaksanaan audit dalam siklus ini. Fungsi dalam siklus penjualan menurut Arens, dkk yang terjemahkan oleh Amir Abadi Yusuf (2002) adalah sebagai berikut :
17
1.
Pemrosesan order pelanggan Permintaan barang oleh pelanggan merupakan titik awal keseluruhan siklus. Biasanya ini merupakan penawaran untuk membeli barang dengan ketentuan tertentu. Penerimaan order pelanggan akan menghasilkan oder penjualan. Dokumen dan catatan terkait dalam fungsi ini adalah : a.
Order pelanggan (customer order) adalah permintaan barang dagang oleh pelanggan.
b.
Order penjualan (sales order) adalah dokumen untuk mencatat deskripsi, jumlah dan informasi terkait untuk barang yang dipesan oleh pelanggan.
2.
Persetujuan penjualan secara kredit Sebelum barang dikirimkan, seorang yang berwenang dalam perusahaan harus menyetujui penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit tersebut. Praktik yang lemah dalam persetujuan penjualan secara kredit dering kali menyebabkan besarnya piutang tak tertagih cukup besar dan piutang usaha menjadi tak tertagih.
3.
Pengiriman barang Fungsi kritis ini merupakan titik pertama dari siklus ini dimana terjadi penyerahan aktiva perusahaan. Nota pengiriman disiapkan pada saat pengiriman , dan secara otomatis dilakukan oleh komputer berdasarkan informassi order penjualan. Dokumen pengiriman diperlukan untuk ketepatan penagihan atas pengiriman ke pelanggan.
18
4.
Penagihan ke pelanggan dan pencatatan penjualan Penagihan kepelanggan merupakan alat pemberitahuan ke pelanggan mengenai jumlah yang ditagih atas barang tersebut dan penagihan ini harus dilaksanakan dengan benar dan tepat waktu. Pada kebanyakan sistem, penagihan ke pelanggan mencakup pembuatan faktur penjualan rangkap dan secara stimulan memutakhirkan bekas transaksi penjualan dan bersama-sama dengan penerimaan kas dan aneka kredit,memungkinkan penyiapan neraca saldo piutang usaha.
Dokumen dan catatan terkait dalam fungsi ini adalah : a.
Faktur penjualan (sales invoice) adalah dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kualitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan.
b.
Jurnal penjualan (sales journal) adalah jurnal untuk mencatat transaksi penjualan.
c.
Laporan ikhtisar penjualan (summary sales report) adalah dokuen yang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penjualan untuk satu periode.
d.
Berkass induk piutang usaha (account receivale master file) adalah berkas untuk mencatat setiap penjualan untuk masing-masing pelanggan dan mengelola saldo akun pelanggan.
e.
Neraca saldo piutang usaha (account receivable trial balance) adalah daftar jumlah yang terhutang oleh pelanggan dalam waktu tertentu.
19
f.
Laporan bulanan (mounthly statement) adalah dkumen yag dikirim kepada tiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usaha, jumlah dan tanggal setiap penjualan, penerimaan pembayaran tunai, nota kredit yang telah diterbitkan dan saldo akhir.
5.
Pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas Dalam pemrosesan dan pencatatan penerimaan kas, perhatian paling utama adalah kemungkinan dicuri. Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi ini adalah sebagai berikut:
a.
Nota pembayaran (remmitance advice) adalah dokumen yang menyertai faktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjualan dengan pembayaran tunai.
b.
Daftar penerimaan kas yang disiapkan sebelumnya (prelisting of receipt) adalah daftar yang dibuat orang yang independen pada saat kas diterima.
c.
Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) adalah jurmal untuk mencatat penerimaan kas hasil dari pelanggan, penjualan tunai, dan penerimaan kas yang lain.
6.
Pemrosesan dan pencatatan retur dan pengurangan harga penjualan. Retur dan pengurangan harga penjualan harus secara benar dan harus segera dicatat dalam berkas transaksi retur dan pengurangan harga penjualan dan berkas induk piutang usaha. Dokumen dan catatan terkait dalam fungsi ini adalah sebagai berikut :
20
a.
Nota kredit (credit notes) adalah dokumen yang berisi pengurangan jumlah yang ditagih dari pelanggan dengan adanya pengembalian barang atau pengurangan harga,
b.
Jurnal retur dan pengurangan harga penjualan (sales retyrns allowance journal) adalah jurnal untuk mencatat retur dan pengurangan harga penjualan.
7.
Penghapusan piutang tak tertagih Apabila suatu perusahaan terdapat suatu jumlah yang tidak dapat tertagih, jumlah tersebut harus dihapuskan. Dokumen dan catatan yang terkait dalam fungsi ini adalah nota persetujuan penghapusan piutang, yaitu dokumen yang digunakan dalam perusahaan yang menunjukkan kewenangan untuk menghapuskan piutang sah menjadi tak tertagih.
8.
Penyisihan piutang tak tertagih Penyisihan piutang tak tertagih harus cukup untuk mencerminkan bagian dari penjualan periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat ditagih dimasa depan. Pada kebanyakan perusahaan penyisihan menggambarkan nilai sisa, hasil dari penyesuaian akhir periode oleh manajemen atas perhitungan piutang tak tertagih.
21
c. Sistem Pemrosesan Transaksi Transaksi adalah suatu kejadian yang menghasilkan dan memodifikasi data yang pada akhirnya disimpan dalam sebuah sistem informasi. Sistem pemrosesan transaksi merupakan peranan penting dalam organisasi dengan cara pengumpulan data dari sumber-sumber baik dari dalam maupun dari luar lingkungan perusahaan, dan mengirimkan kedalam database software dari pengelolaan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan (pihak intern) dan untuk pihak luar perusahaan. Sumber dokumen tersebut seperti pesanan pelanggan, slip penjualan, faktur, pesanan pembelian, dan kartu waktu pegawai yang merupakan bukti fiskal dari sistem pemrosesan transaksi (McLeod dan Schell, 2004). Sedangkan menurut Turban (2006) system pemrosesan transaksi memonitor, mengumpulkan, menyimpan, memproses, serta menyebarkan informasi kesemua transaksi perusahaan inti yang rutin. Sistem pemrosesan transaksi menangkap dan memproses data transaksi bisnis. Kemudian memperbaiki file-file dan database organisasional, serta menghasilkan berbagai macam informasi untuk kebutuhan internal maupun eksternal. Aktivitas-aktivitas diatas disebut sebagai siklus pemrosesan transaksi dasar. Didalam siklus pemrosesan transaksi terdapat lima tahap, yaitu : 1. Aktivitas pemasukan data. 2. Aktivitas pemrosesan transaksi. 3. Aktivitas pemrosesan file dan database.
22
4. Menghasilkan dokumen dan laporan. 5. Aktivitas pertanyaan dan penyelidikan. Sistem pemrosesan transaksi berbasis komouter terdiri dari hardware, software, program, data, dan prosedur untuk pengolahan data yang dilakukan oleh komputer. Salah satu hal yang membedakan antara sistem pemrosesan transaksi manual dan komputer terletak pada sistem database yang merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan yang lain kemudian disimpan pada hardware komputer dan digunakan oleh software dengan jalan memanipulasi data yang ada sehingga menghasilkan suatu informasi. Tujuan utama dari sistem pemrosesan transaksi antara lain : Meningkatkan efisiensi dan efektifitas berbagai proses inti bisnis agar dapat mengurangi biaya operasional perusahaan, menyediakan dokumen dan laporan-laporan tepat waktu, meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan, menyediakan data penting sistem strategi dan taktis, meningkatkan ketelitian dan kejujuran data dan informasi, usaha perlindungan aset dan pengamanan informasi. Didalam sistem pemrosesan transaksi, terdapat lima jenis arsip. Sistem pemrosesan transsaksi menggunakannya untuk menyimpan dan mengatur data transaksi yang dimliki. Arsip-arsip tersebut adalah : 1. Arsip Master Berisi informasi mengenai situasi bisnis organisasi. Sebagaian besar transaksi dan database disimpan didalam arsip master.
23
2. Arsip Transaksi Merupakan kumpulan catatan transaksi. Arsip ini membantu dalam mengupdate arsip master dan juga membantu audit dalam melacak transaksi. 3. Arsip Laporan Berisi data yang telah diformat untuk selanjutnya dapat digunakan oleh user. 4. Arsip Kerja Arsip-arsip sementara pada sistem selama pemrosesan. 5. Arsip Program Berisi instruksi untuk pemprosesan data.
24
d. Flow Chart Flow chart menggambarkan arus dokumen dalam sistim dan prosedur dari suatu unit usaha, misalnya dalam flow chart untuk sistim dan prosedur penjualan, utang dan pengeluran kas. FLOW CHART PROSES TRANSAKSI PENJUALAN
Pembeli
Penawaran barang yang tersedia
Pemasukan
Database barang Pemilih stok barang Database barang
Barang tersedia
Barang dibeli oleh pembeli Transaksi pembayaran Database barang
Stok barang laku dijual
Gambar 2. Proses Transaksi Penjualan
25
e. Karakteristik Sistem Pemrosesan Transaksi Karakteristik utama sistem pemrosesan transaksi adalah : 1. Pemrosesan informasi dilakukan secara teratur : harian, mingguan, dan sebagainya. 2. Kapasitas penyimpanan (database) yang besar. 3. Input dan output data yang terstruktur. 4. Tingkat perincian yang tinggi (data mentah). 5. Tingkat ketelitian yang tinggi, integritas data, dan kebutuhan akan keamanan. 6. Jumlah data yang di proses sangat besar. 7. Jumlah data umumnya internal dan keluaran terutama dimaksudkan pihak internal (meskipun juga bisa diperuntukkan bagu mitra kerja). 8. Kecepatan pemrosesan yang diperlukan tinggi karena volume yang besar. 9. Umumnya memantau dan mengumpulkan data masa lalu. 10. Masukan dan keluaran terstruktur, mengingat data yang di proses cukup stabil, data di format dalam suatu standar. 11. Level kerincian yang tinggi mudah terlihat terutama pada masukan, tetapi sering kali juga pada keluaran. 12. Komputasi tidak rumit (menggunakan matematika sederhana atau operasi statistik). 13. Pemrosesan terhadap permintaan merupakan suatu keharusan. Pemakai dapat melakukan permintaan terhadap basis data.
26
1.1.11 Pengendalian Intern Definisi sistem pengendalian intern ini memiliki tujuan yang hendak dicapai bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Didalam pengendalian intern yang efektif, harus terdapat pengendalian preventif atau pengendalian akuntansi dan pengendalian umpan balik atau pengendalian administratif. Beberapa definisi pengendalian intern sebagai berikut : 1. Keandalan pelaporan keuangan. 2. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. 3. Efektifitas dan efisiensi operasi. Menurut Mulyadi (2001) menurut tujuannya, sistem pengendalian intern dapat dibagi menjadi dua macam:Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) dan pengendalian intern administratif (internal administrative control). Pengendalian intern akuntansi merupakan bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukurannya dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi.pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.
27
Menjaga kekayaan organisasi
Tujuan pokok sistem pengendalian intern
Mengecek ketelitian akun dan keandaan data akun Mendorong Efisiensi
Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
Gambar 3 Tujuan Pokok Sistem Pengendalian Intern Sumber : Mulyadi, Sistem Akuntansi (2008) Sedangkan menurut Krismiaji (2005) pengendalian administrasi (administrasi control) adalah pengendalian yang menjamin efisiensi operasional dan ketaatan kebijakan manajemen. Sedangkan pengendalian akuntansi (accounting control) adalah pengendalian yang beertujuan membantu menjaga aktiva dan menjamin akurassi dan daya andal catatan keuangan perusahaan. Pengendalian intern meliputi pengendalian akuntansi dan pengendalian administrasi. Pengendalian akuntansi adalah pengendalian meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan sehingga diperlukan catatan akuntansi. Meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasional, penyimpanan dan pencatatan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. Pengendalian administrasi adalah pengendalian yang meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah
28
ditetapkan.
Pengendlaian
administrasi
pada
umumnya
tidak
langsung
berhubungan dengan catatan akuntansi, misalnya: analisis statistik, program pelatihan karyawan, dan pengendalaian mutu. a.
Hubungan Pengendalian Intern dengan Sistem Informasi Akuntansi Suatu satuan usaha beroperasi didalam lingkungan dimana terdapat berbagai
aspek-aspek pengendalian. Aspek pengendalian mempunyai pengaturan dan ketentuan hukum yang harus ditaati oleh perusahaan, sistem pemantauan kegiatan manajemen oleh dewan komisaris, fungsi pengendalian intern dan prosedur pengendalian akuntansi. Pengendalian intern mempunyai peran yang sangat penting untuk mengendalikan semua aktivitas yang ada didalam perusahaan. b.
Tujuan Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern merangkum kebijakan, praktik dan prosedur
yang digunakan organisasi untuk 3 (tiga) tujuan utama, yaitu : 1.
Untuk menjaga aktiva perusahaan.
2.
Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi.
3. c.
Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan. Klasifikasi Pengendalian Intern Klasifikasi pengendalian intern menurut Krismiaji (2005) terbagi menjadi
empat kelompok yaitu :
29
1. Pengendalian menurut tujuannya Pengendalian menurut tujuannya dikelompokkan menjadi tiga, yaitu : a. Pengendalian preventif yang dimaksudkan untuk mencegah masalah sebelum masalah tersebut benar-benar terjadi. b. Penggendalian detektif yang ditujukan untuk mengungkap masalah sesegera mungkin setelah masalah tersebut terjadi. c. Pengendalian korektif yang dimaksudkan untuk memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian detektif. Dalam pengendalian ini meliputi prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab munculnya sebuah masalah, memperbaiki berbagai kesalahan atau kesulitan ang ditimbulkan, dan memodifikasi sistem sehingga masalah yang sama dimasa mendatang dapat diminimumkan. 2. Pengendalian menurut waktu pelaksanaannya Pengendalian berdasarkan waktu pelaksanaannya dibagi menjadi dua kelompok,
yaitu
pengendalian
umpan
balik
(feedback
control)
dan
pengendalian dini (feed forward control). 3. Pengendalian menurut obyek yang dikendalikan Pengendalian ini terbagi menjadi dua, yaitu pengawasan umum dan pengawasan aplikasi. Pengawasan umum dirancang untuk menjamin bahwa lingkungan pengawasan organisasi mantap dan dikelola dengan baik meningkatkan efektifitas pengawasan aplikasi.
30
4. Pengendalian
menurut
tempat
implementasi
siklus
pengolahan
data.
Pengendalian berdasarkan tempat implementasi siklus pengolahan data dikelompokkan menjadi tiga, yaitu: a. Pengendalian input. b. Pengendalian proses. c. Pengendalian output. Menurut Sunarto (2003) pengendalian intern hanya dapat memberikan keyakinan memadai bagi manajemen dan dewan omisaris sehubungan dengan pencapaian tujuan perusahaan. d.
Konsep Struktur Pengendalian Intern Menurut Jusuf dan Tambunan (1996), konsep terstruktur pengendalian
intern didasarkan pada dua premis utama, yaitu: 1. Tanggung jawab manajemen, manajemen sendiri bertanggung jawab untuk menetapkan
dan
menyelenggarakan
struktur
pengendalian
intern.
Meskipun tanggung jawab tertentu dapat didelegasikan kepada bawahan, tanggung jawab akhir tetaplah pada manajer. 2. Jaminan yang memadai, konsep jaminan yang memadai harus dikaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.
31
e.
Struktur Pengendalian Intern Menurut Ikatan Akuntansi Indonesia dalam standar professional akunatnsi
publik pada SA 319 paragraf 06 dikemukakan “Struktur pengendalian intern adalah kebijakan dan prosedur yang dapat diterapkan untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa tujuan tertentu suatu usaha dapat dicapai”. Jadi struktur pengendalian intern suatu perusahaan meliputi susunan organisasi dan semua cara dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan untuk menjaga dan mengamankan harta miliknya, memeriksa kecermatan dan kebenaran data akuntansi, memajukan efisiensi kerja dan mendorong dipatuhinya kebijaksanaan yang telah ditetapkan oleh manajemen. a. Tujuan Struktur Pengendalian Intern Tujuan pengendalian intern sesuai dengan Standard for The Professional Practice of Internal Auditing (standar 300) adalah untuk meyakinkan : 1.
Keandalan dan integritas informasi Berbagai informasi akuntansi digunakan oleh manajemen sebagai dasar pengambilan keputusan penting.
2.
Ketaatan dengan kebijakan, rencana, prosedur, dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen menetapkan kebijaksanaan dan prosedur
32
3.
Mengamankan aktiva Aktiva perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau hancur karena kecelakaan kecuali jika dilindungi dengan pengendalian yang memadai.
4.
Pemakaian sumber daya yang ekonomis dan efisien Pengendalian intern diajukan untuk mencegah pemborosan dalam segala kegiatan bisnis perusahaan dan untuk mencegah penggunaan sumber daya perusahaan.
5.
Pencapaian tujuan dan sasaran operasi atau program yang ditetapkan.
b. Elemen Struktur Pengendalian Intern Menurut Henry Simamora (2002), elemen struktur pengendalia intern meliputi 1. Lingkungan pengendalian a. Integritas dan nilai etis. b. Komitmen terhadap kompetensi. c. Falsafah manajemen dan gaya operasi. d. Struktur organisasional. e. Pelimpahan wewenang dan tanggung jawab. f. Praktik dan kebijakan sumber daya manusia. 2. Penafsiran resiko a. Aktifitas pengendalian b. Komunikasi dan pengolahan informasi c. Pemantauan.
33
Unsur-unsur pengendalian intern atas penjualan menurut Mulyadi (2008) terdiri atas: Organisasi : 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. 2. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. 3. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. 4. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penualan, fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan dan fungsi akuntansi. Tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan : 5. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman. 6. Persetujuan pemberian kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). 7. Pengiriman
barang
kepada
pelanggan
diotorisasi
oleh
fungsi
pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap “sudah dikirim” pada copy surat order pengiriman. 8. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada ditangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.
34
9. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengam membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. 10. Pencatatan kedalam kartu piutang dan kedalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi. 11. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. Praktik yang sehat 12. Surat order pengiriman bernomer urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggung jawabankan oleh fungsi penjualan. 13. Faktur
penjualan
bernomer urut
tercetak
dan pemakaiannya
dipertanggung jawabkan oleh fungsi penagihan. 14. Fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang. 15. Diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. f.
Keterbatasan stuktur pengendalian intern Struktur pengendalian intern terdiri atas sekumpulan kebijakan dan prosedur
yang ditetapkan manajemen yang memberi keyakinan bahwa tujuan perusahaan dapat tercapai.
35
Struktur pengendalian intern menurut Jusup (2001) terdiri atas : 1. Kesalahan dalam pertimbangan Sering kali terjadi, manajemen dan personilnya melakukan pertimbangan yang kurang matang dalam pengambilna keputusan bisnis, atau dalam melakukan tugas-tugas rutin karena kekurangan informasi, keterbatasan waktu, atau penyebab lainnya. 2. Kemacetan Kemacetan pada pengendalian yang telah berjalan bisa terjadi karena petugas salah mengerti dengan instruksi atau melakukan kesalahan karena kecerobohan, kebingungan, atau kelelahan. 3. Kolusi Kolusi atau persekongkolan yang dilakukan oleh seseorang pegawai dengan pegawai lainnya, atau dengan pelanggan, atau pegawai dengan pegawai lainnya, atau dengam pelanggan, atau pemasok, bisa tidak terdeteksi oleh struktur pengendalian intern. 4. Pelanggaran oleh manajemen Manajemen bisa melakukan pelanggaran atas kebijakan atau prosedur untuk tujuan-tujuan sah, seperti keuntungan pribadi, atau membuat laporan keuangan menjadi tampak baik.
36
5. Biaya dan manfaat Biaya penyelenggaraan suatu struktur-struktur pengendalian intern seharusnya tidak melebihi manfaat yang akan diperoleh dari penerapan pengendalian intern tersebut.
g.
Pengendalian Intern Penjualan Perolehan laba sebagai hasil aktivitas penjualan barang dan jasa haruslah
dijaga. Dalam hal ini dipandang perlu bagi manajemen untuk melaksanakan suatu pengendalian atas segala kegiatan yang terjadi. Oleh karena itu diperlukan suatu pengendalian intern yang memadai sehingga dapat: 1. Menjamin kelancaran penjualan yang memungkinkan segala sesuatu dapat diselesaikan dengan baik dan tepat waktu, sehingga dapat memberikan keputusan dan kepercayaan yang lebih besar kepada pelanggan. 2. Memberi jaminan terhadap kebenaran dan kelengkapan catatan keuangan dari penjualan dengan catatan keuangan yang lebih lengkap mengenai penjualan,
mungkin
penyalahgunaan
dari
hasil
penjualan
dapat
dihindarkan. 3. Mengurangi kemungkinan pelanggan untuk menunda ataupun menghindar dari kewajibannya. 4. Suatu pengendalian intern yang tidak serasi akan menimbulkan kesempatan terjadinya penyelewengan terhadap hasil penjualan, sehingga walaupun dibiarkan akan membahayakan kelangsungan hidup perusahaan.
37
h.
Tujuan Pengendalian Intern Perusahaan Tujuan pengendalian intern perusahaan adalah sebagai berikut:
1. Penjualan tercatat adalah untuk pengiriman aktual yang dilakukan kepada pelanggan non fiktif (keberadaan). 2. Penjualan yang ada telah dicatat (kelengkapan). 3. Penjualan yang tercatat adalah untuk jumlah barang yang dikirim dan ditagih serta dicatat dengan benar (akurasi). 4. Transaksi penjualan diklasifikasikan dengan pantas (klasifikasi). 5. Penjualan dicatat dalam waktu yang tepat (tepat waktu). 6. Transaksi penjualan dimasukkan dengan pantas dalam berkas infuk dan diikhtisarkan dengan benar (posting dan pengikhtisaran).
38
2.2 Rerangka Pemikiran Analisis Sistem Informasi Akuntansi Siklus Penjualan pada PT.Enseval Putera Megatrading Tbk Surabaya
Sistem Informasi Akuntansi
Sistem Informasi Penjualan
Dampak Sistem Informasi Penjualan
Pengendalian Intern Penjualan
Analisis Data
Hasil Kesimpulan
Gambar 4 Rerangka Pemikiran Sumber : Pengolahan Peneliti
