BAB II TINJAUAN PUSTAKA. pengawasan administratif dan pengawasan akuntansi. Pengawasan administrasi

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. SISTEM PENGAWASAN INTERN 1. Pengertian Pengawasan Intern Pengertian pengawasan internal dalam arti luas dapat dibagi dua yaitu pengawasan administratif dan pengawasan akuntansi. Pengawasan administrasi meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedur-prosedur yang berhubungan dengan efisiensi usaha dan ketaatan terhadap kebijakan pimpinan perusahaan. Pengawasan akuntansi meliputi rencana organisasi dan semua cara serta prosedur-prosedur yang berhubungan dengan pengamanan harta milik perusahaan serta dapat dipercayanya laporan keuangan. Pengawasan internal sangat penting dalam perkembangan operasi perusahaan, karena masalah-masalah yang timbul sangat kompleks. Dengan demikian, diperlukan suatu pengawasan internal yang baik dan memadai. sesuai dengan perkembangan zaman dan juga perkembangan dunia usaha, istilah pengawasan internal pun mengalami perkembangan tidak hanya untuk mengawasi kecermatan dari pembukuan, tetapi mempunyai arti luas yaitu meliputi seluruh organisasi perusahaan. Menurut Boynton dkk (2003 : 373) Pengawasan adalah suatu proses yang dilaksanakan oleh dewan direksi, manajemen dan personel lainnya dalam suatu entitas, yang dirancang untuk menyediakan keyakinan yang memadai berkenaan dengan pencapaian tujuan dalam kategori berikut : a. Keandalan pelaporan keuangan b. Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku c. Efektivitas dan efisiensi operasi

Universitas Sumatera Utara

Pengawasan intern merupakan suatu proses, ini berarti alat untuk mencapai suatu akhir, bukan akhir itu sendiri, pengawasan intern terdiri dari serangkaian tindakan yang meresap dan terintegrasi dengan tidak ditambahkan kedalam infrastruktur suatu entitas. Pengawasan intern dilaksanakan oleh orang bukan hanya suatu dewan direksi, manajemen dan personel lainnya. Pengawasan dapat diharapkan untuk menyediakan hanya keyakinan yang memadai bukan keyakinan yang mutlak kepada manajemen dan dewan direksi suatu entitas karena keterbatasan yang melekat dalam semua sistem pengawasan intern dan perlunya mempertimbangkan biaya dan manfaat relatif dari pengadaan pengawasan. Pengawasan intern diarahkan pada pencapaian tujuan dalam kategori-kategori yang saling tumpang tindih dari pelaporan keuangan kepatuhan dan operasi-operasi. Menurut Nugroho Widjajanto (2001 : 18) Sistem Pengawasan Intern adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk : a. Mengamankan aktiva perusahaan b. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi c. Meningkatkan efisiensi d. Mendorong agar kebijakan manajemen dipatuhi oleh segenap jajaran organisasi. Dari pengertian diatas dapat dipahami bahwa pengawasan intern bertujuan untuk menjaga integritas informasi akuntansi, melindungi aktiva perusahaan terhadap kecurangan, pemborosan dan pencurian yang dilakukan oleh pihak di dalam maupun diluar perusahaan, selain itu pengawasan intern


juga harus dapat memudahkan pelacakan kesalahan baik yang disengaja ataupun tidak, demikian rupa sehingga memperlancar prosedur audit. Agar dapat berjalan efektif pengawasan intern memerlukan adanya pembagian tanggung jawab secara khusus, tujuannya adalah agar setiap karyawan

dapat

mengkonsentrasikan

perhatian

kepada

lingkup

tanggungjawabnya masing-masing sehingga tidak ada suatu fungsi yang tidak tertangani.

2. Tujuan Sistem Pengawasan Intern Menurut Warren dkk (2005 : 236) Tujuan Pengendalian Intern : Pengendalian intern memberikan jaminan yang wajar bahwa : a. Aktiva dilindungi dan digunakan untuk pencapaian tujuan usaha. Pengendalian internal dapat dilindungi aktiva dari pencurian, pengelapan, penyalahgunaan, atau penempatan aktiva pada lokasi yang tidak tepat. Salah satu pelanggaran paling paling serius terhadap pengendalian internal adalah penggelapan oleh karyawan. b. Informasi bisnis akurat Informasi bisnis yang akurat dperlukan demi keberhasilan usaha. Penjagaan aktiva dan informasi yang akurat sering berjalan seiring. Sebabnya adalah karena karyawan yang ingin menggelapkan aktiva juga perlu menutupi penipuan tersebut dengan menyesuaikan catatan akuntansi. c. Karyawan mematuhi peraturan dan ketentuan Perusahaan harus mematuhi perundang-undangan dan peraturan yang berlaku serta standar pelaporan keuangan.

3. Komponen Sistem Pengawasan Intern Menurut Guy (2002 : 226) Mengidentifikasikan: Lima komponen pengawasan internal yang saling berhubungan sebagai berikut: a. Lingkungan pengendalian (Control Environment) b. Penilaian resiko (risk assessment) c. Aktivitas pengendalian (Control Activities) d. Informasi dan komunikasi (Information and Communication) e. Pemantauan (Monitoring)


a.

Lingkungan pengendalian (Control Environment), Menentukan kualitas

entitas

pengendalian

dengan

dari

mempengaruhi

orang-orang

kesadaran

disekitarnya.

akan

Lingkungan

pengendalian merefleksikan keseluruhan sikap, kesadaran, dan tindakan dewan direksi, manajemen, karyawan serta pihak-pihak lainnya mengenai pentingnya pengendalian tersebut dan penekanan yang diberikannya dalam sebuah entitas, b.

Penilaian resiko (Risk Assessment), Semua entitas besar atau kecil, berorientasi pada laba maupun nirlaba, jasa atau manufaktur akan menghadapi resiko. Banyak dari resiko-resiko tersebut, jika tidak diantisipasi, dapat menyebabkan salah saji dalam laporan keuangan entitas,

c.

Aktivitas pengendalian (Control Activities), Kebijakan dan prosedur

yang

dikembangkan

oleh

manajemen

untuk

mengantisipasi resiko yang dapat menghalangi entitas mencapai tujuannya, d.

Informasi dan komunikasi (Information and Communication), komponen ini terdiri dari sistem informasi yang digunakan untuk menghasilkan

informasi

mengkomunikasikan

keuangan

informasi

tersebut.

dan

bagaimana

Sistem

informasi

pelaporan keuangan yang mencakup sistem akuntansi, terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mengidentifikasi, menyatakan,

menganalisis,

mengklasifikasi,

mencatat

dan


melaporkan

transaksi

entitas

serta

untuk

mempertahankan

akuntabilitas aktiva dan kewajiban yang berkaitan, e.

Pemantauan (Monitoring), proses penilaian kualitas kinerja pengendalian internal dari waktu ke waktu.

4. Prinsip-Prinsip Pengendalian Internal Menurut Weygandt dkk (2007 : 455) “Prinsip-prinsip pengendalian internal meliputi pembentukan tanggung jawab, pemisahan tugas, prosedur dokumentasi, pengendalian fisik, mekanik dan elektronik, verifikasi internal independent dan pengendalian lainnya”. Penjelasan prinsip-prinsip tersebut diatas adalah sebagai berikut: a.

Pembentukan tanggung jawab : Karakteristik

penting

penyerahan

tanggung

dalam jawab

pengendalian kepada

internal

karyawan

adalah tertentu.

Pengendalian akan paling efektif jika hanya seseorang yang bertanggung jawab pada sebuah pekerjaan tertentu. b.

Pemisahan tugas merupakan hal yang tak terelakkan dalam sistem pengendalian internal. Ada dua penerapan yang umum dari prinsip ini : 1)

Aktivitas-aktivitas terkait seharusnya ditugaskan ke orang yang berbeda-beda

2)

Penciptaan akuntabilitas (dengan pencatatan) atas asset yang seharusnya terpisah dari penjagaan fisik asset tersebut.

c.

Prosedur dokumentasi


Dokumen memberikan bukti bahwa transaksi dan peristiwa sudah terjadi. Beberapa prosedur seharusnya ditetapkan untuk dokumen : dokumen seharusnya diberi nomor terlebih dahulu (prenumbered), seluruh

dokumen

dihitung

dan

penyerahan

dokumen

ke

departemen yang benar sehingga membantu penjaminan pencatatan transaksi tepat waktu. d.

Pengendalian fisik,mekanik dan elektronik Penggunaan pengendalan fisik, mekanik, dan elektronik adalah penting. Pengendalian fisik sangat terkait dengan perlindungan aset. Pengendalian mekanik dan elektronik juga melindungi aset; sebagian mempertinggi keakuratan dan kebenaran pencatatan akuntansi.

e.

Verifikasi internal independen Sebagian besar pengendalian internal memberikan verifikasi internal independen. Prinsip ini melibatkan tinjauan, perbandingan, dan rekonsiliasi data yang dibuat oleh karyawan lain. Untuk mendapatkan manfaat yang maksimal dari verifikasi internal independen : 1)

Verifikasi seharusnya dilaksanakan setiap periodik atau mendadak

2)

Verifikasi seharusnya dilaksanakan oleh seseorang yang independen atas karyawan yang bertanggungjawab atas informasi terkait.


3)

Perselisihan dan pengecualian seharusnya dilaporkan di tingkat manajemen yang dapat memberikan tindakan korektif.

Diperusahaan

besar,

verifikasi

internal

independen

sering

ditugaskan kepada auditor internal. Auditor internal adalah karyawan yang mengevaluasi secara berkesinambungan tingkat efektivitas sistem pengendalian internal perusahaan.

B. SIKLUS PENDAPATAN 1. Pengertian Siklus Pendapatan Siklus pendapatan mencakup fungsi-fungsi yang dibutuhkan untuk mengubah produk atau jasa menjadi pendaatan (dari pelanggan). Menurut Romney dan Steinbart (2003 : 359) ”The revenue cycle is a recuring set of business activity and related information processing operation associated with providing good and services to customer and collecting cash in payment for those sales”. Bodnar dan Hopwood (2003 : 265) menyatakan bahwa ”An organization’s revenue cycle include the functions required to exchange its product or servise with customer. Common fungtion include credit granting, order taking and processing, shipment of goods, billing and account receivable or cash receipt”. Dari dua pengertian di atas dapat diambil kesimpulan bahwa siklus pendapatan dari suatu organisasi adalah suatu kegiatan yang menyediakan


barang dan jasa kepada pelanggan dan menagih kas dari penjualan-penjualan tersebut. Siklus pendapatan dapat dibagi dalam dua subsistem yaitu: Subsistem penjualan dan subsistem penerimaan kas. Adapun bagian-bagian yang bertugas dalam siklus pendapatan adalah bagian pesanan penjualan, yang berfungsi untuk menerima pesanan penjualan, selanjutnya akan diproses bagian kredit. Apabila pesanan penjualan telah disetujui, maka pesanan penjualan akan diproses lebih lanjut pada bagian pemerosesan dan pencatatan. Pada bagian pemerosesan dan pencatatan akan dibuat faktur penjualan akan disiapkan oleh bagian gudang dan dikirim oleh bagian pengiriman. Penerimaan penjualan tunai akan dicatat oleh bagian bagian penerimaan kas sedangkan penjualan kredit akan dicatat sebagai piutang. Perusahaan dalam mencapai penerimaan kas secara makasimal melakukan kebijakan-kebijakan yang berbeda antara satu dengan yang lain. Ada perusahaan yang dalam mencapai efisiensi dengan melakukan penekanan pada biaya, ada yang secara terus menerus melakukan inovasi sehingga diperoleh produk yang berkualitas, ataupun dengan cara memasarkan produk dan jasa pada suatu pasar tertentu, misalnya pasar berdasarkan geografis dan lain sebagainya. Pengertian pendapatan secara umum adalah adanya kenaikan nilai ekonomis selama satu periode akuntansi dalam bentuk pemasukan, penambahan aktiva atau penurunan kewajiban-kewajiban selama satu periode melalui penyerahan barang atau jasa atau kegiatan lain yang merupakan usaha pokok perusahaan. Kenaikan nilai ekonomi ini melalui


adanya proses produksi bagi perusahaan industri, sedangkan bagi perusahaan jasa karena adanya proses pertukaran jasa. Pendapatan menurut Ikatan Akuntan Indonesia di dalam Standar Akuntansi Keuangan mendefenisikan ”Pendapatan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktifitas normal perusahaan selama satu periode, bila arus masuk itu mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal dari kontribusi penanaman modal.

2. Tujuan dan Fungsi Siklus Pendapatan a. Tujuan Siklus Pendapatan Seperti yang telah dijelaskan mengenai pengertian dan siklus pendapatan,

bahwa pada dasarnya siklus pendapatan merupakan suatu

kegiatan yang dilaksanakan oleh perusahaan dalam rangka merubah produk atau jasa kepada pelanggan dan akan memperoleh pendapatan dari kegiatan tersebut. Berdasarkan pengertian tersebut,

dapat diketahui bahwa tujuan

umum dari siklus pendapatan itu sendiri adalah menukar produk atau jasa tersebut menjadi kas. Secara rinci tujuan dari siklus pendapatan itu adalah sebagai berikut: i.

Menyelidiki bahwa pembeli mempunyai kemampuan yang cukup untuk membayar kredit, hal ini perlu dilakukan

ii.

Untuk menghindari terjadinya piutang tak tertagih


iii.

Mengirimkan barang atau mengerjakan jasa kepada konsumen kepada waktu yang telah disepakati

iv.

Menagih hasil penjualan dengan teliti dan tepat waktu

v.

Mencatat dan mengklasifikasi penerimaan kas dengan teliti dan secepatnya

vi.

Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke rekening pembeli

vii.

Melindungi barang dan kas sampai saat dikirim atau dideposit

viii.

Menyiapkan berbagai dokumen dan laporan yang berhubungan dengan penjualan barang dan jasa.

b. Fungsi Siklus Pendapatan i.

Mendapatkan pesanan dari pembeli

ii.

Memeriksa status kredit pembeli

iii.

Mencatat dan proses data penjualan

iv.

Menyiapkan barang yang yang akan dikirim yang kemudian akan mengirimkannya kepada pembeli.

v.

Menagih konsumen, menerima pembayaran dan menyimpannya dibank

vi.

Menyelenggarakan catatan piutang

vii.

Memindah bukukan transaksi ke buku besar

viii.

Menyusun laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan.


3. Penggolongan siklus pendapatan dari penjualan tunai dan kredit Mulyadi dan kanaka (1998 : 35) menggolongkan siklus pendapatan menjadi lima kelompok transaksi, yaitu: ”Penjualan kredit, Penjualan tunai, retur penjualan, pencadangan kerugian dan penghapusan piutang”. Dimana sesuai dengan perumusan masalah, penulis membatasi dan membahas masalah pada siklus penjualan tunai dan penjualan kredit. Menurut Hall (2001:182) langkah-langkah aktivitas dari sistem penjualan sebagai berikut: a. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Bentuk hubungan itu dapat melalui telepon, surat atau datang secara langsung. Departemen penjualan akan menangkap seluruh detail informasi dari kejadian tersebut dan mencatatnya pada pesanan penjualan.

Informasi ini akan menyebabkan

terjadinya beberapa kegiatan lainnya. b. Langkah pertama dari proses penjualan adalah melakukan pengesahan transaksi dengan melalui proses persetujuan kredit untuk pengiriman. c. Saat kredit tersebut sudah disetujui, informasi penjualan akan diteruskan ke departemen penagihan, pergudangan dan pengiriman. d. Langkah selanjutnya adalah mengirimkan barang dagangan, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh. Jika proses tersebut berjalan terlalu lama, pelanggan kemungkinan akan membatalkan pesanan dan mencari pemasok lain.

Proses


pengiriman akan merekonsiliasi barang yang diterima dari gudang dengan informasi penjualan yang sudah terlebih dahulu. Langkah ini digunakan untuk memastikn bahwa perusahaan mengirimkan barang yang tepat ke pelanggan. Apabila ditemukan kesalahan, seperti salah dalam pengambilan barang atau salam dalam kuantitas barang dari gudang, hal tersebut sudah seharusnya dapat didefenisikan pada langkah ini.

Apabila semua kondisi sudah

sesuai dengan pesanan, maka barang dagangan akan dikemas dan dikirimkan melalui perusahaan angkut angkutan umum ke pelanggan. Kemudian informasi pengiriman akan diteruskan ke proses penagihan. e. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen-dokumen yang relevan

dengan

transaksi

tersebut

(produk,

harga,

biaya

penguangan, angkutan, pajak dan syarat-syarat potongan harga) dan menagihkannya ke pelanggan. Informasi ini akan diteruskan ke proses piutang dan proses pengendalian persediaan. f. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam catatan atau laporan keungan. g. Secara berkala (setiap batch, harian, mingguan, bulanan dan seterusnya) proses penagihan, piutang dan pengendalian persediaan melakukan perhitungan rekapitulasi dan meneruskan informasi ini ke proses buku besar umum.

Rekapitulasi ini termasuk total

penjualan dari penagihan dan total kenaikan jumlah piutang dan


total penurunan persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar umum melakukan proses ke setiap rekening yang dipengaruhi oleh setiap transaksi penjualan selama periode berjalan. Bila saldo rekapitulasi cocok maka secara keseluruhan proses diasumsikan berjalan dengan benar.

C. SISTEM PENGOLAHAN DATA ELEKTRONIK 1. Pengertian Sistem Pengolahan Data Elektronik Menurut Skousen dan Stice (2002:59) ”sistem pemrosesan data elektronik adalah sistem-sistem akuntansi dengan menggunakan komputer dengan berkecepatan tinggi.

Sistem-sistem demikian memungkinkan

kecepatan dan keakuratan yang tinggi di dalam pemrosesan sejumah besar data akuntansi”. Jadi,

sistem

pengolahan

data

elektronik

ditandai

dengan

penggunaan perangkat komputer, hal ini dapat dipahami karena komputer merupakan peralatan elektronik yang mampu berperan sebagai alat yang bekerja secara elektronik dan otomatis. Dengan adanya sistem pengolahan data elektronik memungkinkan adanya sentralisasi proses pembukuan, transaksi keuangan, dan pembuatan laporan yang lebih teliti dan cepat.

2. Unsur-unsur Sistem Pengolahan Data Elektronik Dalam sistem informasi yang terkomputerisasi maka unsur-unsur sistem EDP terdiri dari:


a. Jaringan Komunikasi Jaringan komunikasi timbul jika suatu komputer berkomunikasi dengan komputer lain. Jaringan komunikasi itu terdiri dari Wide Area Network (WAN) biasanya mencakup lebih dari satu wilayah metropolitan dan Local Area Network (LAN) mencakup wilayah kecil seperti sebuah gedung atau kelompok yang berdekatan satu sama lain b. Hardware Hardware adalah seluruh komponen yang membentuk suatu sistem komputer

dan

peralatannya

melaksanakan tugasnya.

yang

memungkinkan

komputer

untuk

Hardware dapat dikelompokkan ke dalam dua

komponen utama, yaitu: i. Input unit (Input Device) berfungsi untuk membaca data input dari media input. ii. Central Processing Unit (CPU) merupakan otak komputer. CPU terdiri dari: •

Control unit, yang terdiri dari instruction interpenter (perintah menterjemah), location control (lokasi perhitungan) dan arithmetic register (salinan perintah yang dijalankan).

•

Arithmetic Logical Unit (ALU) yang berfungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan perhitungan dan logika seperti penambahan, pengurangan, perkalian dan pembagian.


•

Storage (memory) unit yang berfungsi untuk menyimpan data yang akan diproses dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain dari CPU.

•

Output unit (output device) yang berfungsi untuk mengeluarkan hasil pengelolaan CPU melalui main storage.

•

Computer

Communication

unit

yang

berfungsi

untuk

menghubungkan antara pemakai CPU atau dengan pemakai lainnya.

Untuk topologi network dalam LAN secara garis

besar terdiri dari star network (hubungan dalam jalur data/bis) dan ring network (hubungan berbentuk cincin atau alur data yang terjadi searah dari satu kode ke kode yang lain, dan seterusnya).

Secondary Data and Program

Send Data to CPU

CPU Executes Instruction

Communicater Data to User

Perform Processing Task to Assit CPU Gambar 2.2 Component of Computer Sumber : Bodnar dan Hopwood (2007:72)


c. Software Software adalah kumpulan dari program-program, prosedurprosedur dan peralatan untuk sistem-sistem dan mendesain program dan analisa. Secara umum software terdiri dari dua jenis, yaitu: i. Program sistem operasi, program ini merupakan susunan instruksi yang dibuat sehingga komputer sebagai mesin berada dalam kondisi siap kerja untuk menjalankan perintah lebih lanjut. ii. Program aplikasi, program ini merupakan susunan instruksi yang dibuat untuk suatu maksud atau proses perhitungan nota yaitu berupa perintah mengalikan produk dengan tarif.

d. Produser Produser sistem komputerisasi merupakan suatu urutan langkah operasi administrasi dalam siklus pendapatan data akuntasi perusahaan dengan maksud mencapai keseragaman penanganan atas transaksi usaha yang berulang.

e. Brainware Brainware adalah operator atau orang yang memerintahkan komputer untuk melakukan suatu operasi atau dapat disebut bahwa brainware adalah pengguna komputer. Tanpa keahlian seorang brainware, komputer hanyalah kumpulan benda mati yang tidak berarti apa-apa. Brainware terdiri dari:


i. Analis sistem (system analyst), yaitu personel yang bertugas untuk mengadakan studi kelayakan, survey dan mendesain yang akan diterapkan terhadap pemakaian komputer. ii. Programmer, yaitu personel yang bertugas untuk mengadakan perencanaan program, membuat program, menguji coba sistem dan mengadakan dokumentasi. iii. Operator, yaitu personel yang bertugas mengaktifkan mesin, mengoperasikan serta memberhentikan mesin komputer. iv. Data preparation (penyaji/penyedia data), yaitu personel yang bertugas untuk melakukan pemasukan bentuk kode (hasil program kode dari programmer) ke media input atau output, melakukan pemasukan dari sumber dokumen, serta melakukan verifikasi benar salahnya pemasukan tersebut. v. Schedule, yaitu personel yang bertugas untuk menerima dan membukukan job-job dari user yang telah siap dilaksanakan komputer, menyediakan job-job tersebut ke operator untuk diolah, untuk selanjutnya memeriksa dan membukukannya. vi. Librarian, yaitu personel yang bertugas untuk mengatur keluar masuknya tape-tape ke dalam library yag disebut dengan tape librarian.


3. Sistem Pengolahan Data Berbasis Komputer Menurut Hall (2001:137), Sistem Pengolahan Data Berbasis Komputer terdiri dari: a. Masukan (Input) Dokumen - dokumen sumber seperti order pelanggan, slip-slip penjualan, faktur, order pembelian dan kartu jam kerja karyawan adalah bukti fisik masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi. Tujuannya adalah sebagai berikut: i.

Menangkap Data

ii.

Membantu

operasi

pengkomunikasian

data

dan

menstandarkan operasi dengan menunjukkan data apa yang membutuhkan untuk pencatatan dan tindakan apa yang harus diambil. iii.

Menyediakan berkas permanen untuk analisis masa datang, jika dokumen-dokumen dipelihara.

b. Pemrosesan (Process) Pemrosesan meliputi penggunaan jurnal, register, dan berkas transaksi untuk menyediakan catatan masukan yang permanen dan kronologis. Jurnal digunakan untuk menyajikan catatan kronologis transaksi - transaksi keuangan. Register digunakan untuk mencatat jenis data lain yang tidak langsung berhubungan dengan akuntansi. Berkas transaksi adalah kumpulan data masukan transaksi yang terorganisasi. Sebagai contoh jurnal penjualan merupakan catatan kronologis transaksi penjualan kredit, maka itu disebut


berkas transaksi yang terdiri dari data mentah yang berkaitan dengan penjualan

kepada

pelanggan.

Seluruh

direfleksikan ke dalam buku besar. ikhtisar

transaksi-transaksi

transaksi

akuntansi

harus

Buku besar tersebut menyediakan

akuntansi

keuangan

perusahaan

dan

menghasilkan neraca saldo untuk menguji keakuratan dari catatan sebelumnya. c. Keluaran (Output) Terdapat beragam variasi keluaran dari sistem pemrosesan transaksi. Setiap dokumen yang dihasilkan dari sistem adalah keluaran. Beberapa dokumen dapat merupakan masukan sekaligus keluaran misalnya faktur pelanggan adalah keluaran dari sistem aplikasi, masukkan dan juga merupakan dokumen masukkan ke pelanggan.

order

Keluaran dari

sistem pemrosesan transaksi adalah dalam bentuk laporan keuangan. Laporan keuangan menghasilkan hasil-hasil pemrosesan transaksi dan menyajikan hasil-hasil tersebut sesuai dengan prinsip-prinsip pelaporan keuangan untuk memenuhi kebutuhan manajemen (pihak internal) dan juga pihak eksternal.

4. Sistem Pengolahan Data Pendapatan dengan EDP Sistem pengolahan data merupakan seluruh rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang secara keseluruhan membentuk kesatuan pola yang teratur di dalam melaksanakan kegiatan, yakni memproses data menjadi informasi.


a. Metode pemrosesan dan penyimpanan data. i.

On line atau Off line, dimana tipe ini membedakan cara memasukkan dan memproses data. Misalnya terminal dan disk adalah hardware yang selalu on line.

ii.

Penyimpanan data, dimana setiap CPU memiliki tempat untuk penyimpanan data yang disebut Main Memory. Penyimpanan data dalam Main Memory biasanya selalu on line dengan CPU.

iii.

Sequential dengan Direct Access, dimana sequential berarti bahwa data yang disimpan secara berurutan dan akses dengan komputer juga berurutan.

iv.

File yang terdiri dari: - Files adalah sekumpulan catatan yang mempunyai sifat yang seragam dan khusus - Transaction Files merupakan suatu paket transaksi yang memiliki ciri yang khusus selama satu periode tertentu. - Data field adalah data yang merupakan catatan individu dalam suatu file. - Sequential files adalah file yang disusun secara berurutan,

biasanya

disusun

menurut

nomor

langganan. - Direct files adalah file yang disusun secara berurutan


b. Metode pemasukan dan pemerosesan data i. Batch Input dan Processing, dalam metode ini dokumen dasar dikumpulkan untuk suatu periode terentu, selanjutnya diproses ke dalam media yang dapat dibaca komputer dan masih merupakan transaction file. ii. On line with batch processing, dalam metode ini transaksi langsung dimasukkan ke dalam terminal. Transaksi disimpan secara on line dan diproses dalam transfer file pada periode interval yang sudah ditentukan. iii. On line with areal time processing,

dalam metode ini transaksi

dimasukkan secara sendiri-sendiri ke terminal dan master file langsung pada saat transaksi itu dimasukkan.

5. Sistem Pengawasan Internal dalam Pengolahan Data Pendapatan Pengawasan internal atas pengolahan data elektronik harus dilaksanakan sehingga setidak-tidaknya dapat dicapai dengan empat sasaran sebagai berikut: a. Keefektifan dan efisiensi operasional perusahaan, b. Pelaporan keuangan yang handal, c. Kepatuhan terhadap prosedur dan peraturan yang diberlakukan Suatu pengendalian intern bisa dikatakan efektif apabila ketiga kategori tujuan perusahaan tersebut dapat dicapai, yaitu dengan kondisi:


Direksi dan manajemen mendapat pemahaman akan arah pencapaian tujuan perusahaan, dengan meliputi pencapaian tujuan atau target perusahaan, termasuk kinerja, tingkat profitabilitas dan keamanan sumberdaya (asset) perusahaan, Laporan keuangan yang dipublikasikam adalah handal dan dapat dipercaya, yang meliputi laporan segmen maupun intern, Prosedur dan peraturan yang telah ditetapkan oleh perusahaan sudah ditaati dan dipatuhi dengan semestinya. Ikatan

Akuntan

Indonesia

(2001:319)

menyatakan

bahwa

”pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manajemen, dan personil lain entintas proses yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan berikut ini: (a) keandalan pelampiran keuangan, (b) efektivitas dan efisiensi operasi, dan (c) keputusan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku. Disamping pembagian diatas, penerapan pengawasan dalam pengolahan data elektronik dapat juga dibagi menjadi: a. Input control (pegawasan masukan) pengawasan masukan adalah pengawasan yang dilakukan untuk menjamin bahwa data yang diterima untuk diproses dalam komputer telah disistemkan, dijumlahkan dan dicatat dengan benar. Pengawasan ini memberikan keyakinan bahwa: i.

Transaksi yang diproses hanya transaksi yang benar-benar disetujui.

ii. Transaksi dimasukkan ke mesin komputer dan dicatat file yang tepat.


iii. Transaksi tidak dikelipkan, ditambah, dicopy atau diubah secara salah iv. Transaksi yang salah ditolak, dikoreksi dan jika perlu dimasukkan lagi sesuai waktu yang tepat.

b. Processing Control (Pengawasan Proses) Pengawasan proses adalah pengawasan yang dilakukan untuk menjamin bahwa proses operasional pengolahan data elektronik telah dilaksanakan sebagaimana direncanakan, misalnya transaksi proses. c. Output control (Pengawasan Output) Pengawasan output adalah pengawasan yang dilakukan dengan teliti dan benar, serta menjamin bahwa hasilnya diberikan kepada pegawai yang berhak. Berikut ini diuraikan perbedaan karaketristik pengendalian intern akuntansi dalam sistem manual dengan pengendalian intern akuntansi dengan sistem komputer, perbedaannya adalah seagai berikut: Pengendalian internal dalam sistem manual: (1) pembagian tanggung jawab pelaksanaan suatu transaksi ke tangan beberapa orang atau departemen agar terciptanya adanya cek silang (cross check) dan spesialisasi pekerjaan klerikal, (2) dilakukan pemeriksaan secara visual

terhadap

transaksi penting dan dokumen yang diproses melalui sistem, (3)

manual

sistem menitik beratkan pengendalian ditangan manusia yang dicapai dengan pembagian tanggung jawab pelaksanaan transaksi untuk beberapa orang atau bagian.


Sedangkan pengendalian internal dalam sistem komputer, yaitu : (1) karena ketelitian dan kecepatan pengolahan data dengan komputer, lebih sedikit diperlukan cek silang dalam pengolahan data, terutama yang menyangkut perhitungan dalam pengolahan data akuntansi, (2) komputer dapat melakukan berbagai perbaikan atau editing yang semula dilakukan oleh manusia melalui program komputer, sehingga mengurangi pekerjaan

editing

menitikberatkan

dokumen

pengendalian

secara melalui

visual,

(3)

program

sistem komputer,

komputer sehigga

pembagian tanggung jawab fungsional dalam pelaksanaan transaksi dapat dikurangi. Adapun unsur-unsur pengendalian internal pada siklus pendapatan dikemukakan oleh William dkk (2005:15) a. Lingkungan pengendalian, hal ini terdiri dari beberapa faktor yang dapat mengurangi resiko inheren yang berkaitan dengan siklus pendapatan. Faktor-faktor ini juga dapat meningkatkan atau mengurangi keefektifan komponen pengendalian internal dalam mengendalikan resiko salah saji pada asersi siklus pendapatan. b. Penilaian risiko, penilaian risiko manajemen untuk tujuan pelaporan keuangan adalah sama dengan penilaian risiko inheren oleh auditor eksternal. Auditor berkepentingan dengan bukti penilaian manajemen dan tanggapan atas risiko yang muncul dari perubahan situasi seperti sumber pendapatan baru, standar akuntansi yang cepat dalam aktivitas siklus pendapatan atau perubahan personil terhadap akuntansi dan pelaporan.


c. Informasi dan komunikasi (sistem akuntansi), pemahaman atas sistem akuntansi pendapatan memerlukan pengetahuan tentang bagaimana (1) penjualan diawali, (2) barang dan jasa diberikan, (3) piutang dicatat, (4) kas diterima, dan (5) penyesuaian penjualan dilakukan termasuk metode pemrosesan data serta dokumen penting dan catatan yang digunakan.

Suatu tinjauan atas sistem terkomputerisasi menekankan

pada fungsi-fungsi kunci beserta input, pemrosesan, dan dimensi output dari operasi akuntansi yang terkomputerisasi.

Merupakan hal yang

penting bagi auditor untuk mengenali dokumen sumber file transaksi kunci dan file induk, serta laporan dan informasi akuntansi yang dikutip dari file tersebut. d. Pemantauan (monitoring), komponen harus memberikan manajemen umpan balik tentang apakah saldo dan transaksi siklus pendapatan telah beroperasi sesuai yang diharapkan.

Auditor harus memperoleh

pemahaman tentang umpan balik ini dan apakah manajemen telah mengawali setiap tindakan korektif berdasarkan informasi yang diterima dari aktivitas pemantauan. Kemungkinan ini mencakup informasi yang diterima dari (1) pelanggan yang mengalami kesalahan penagihan, (2) lembaga pengatur yang memperhatikan ketidaksesuaian kebijakan pengakuan pendapatan atau hal-hal yang berkaitan dengan pengendalain internal, dan (3) auditor eksternal yang mempertimbangkan kondisi yang dapat dilaporkan atau kelemahan material dalam pengendalian internal yang dikemukakan pada audit sebelumnya.


Adapun ancama-ancaman pada siklus pendapatan menurut Marshall dan Paul (2005:31), yaitu: a. Ancaman 1 : pesanan pelanggan yang tidak lengkap atau akurat. Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan hanya menimbulkan efek inefisiensi karena perlunya menghubungi pelanggan kembali dan memasukkan kembali pesanana ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara negatif memepengaruhi persepsi pelanggan, dan akibatnya dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan dimasa mendatang. b. Ancaman 2 : penjualan kredit ke pelanggan yang memiliki catatan kredit buruk.

Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah

kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih.

Mensyaratkan otorisasi yang benar untuk setiap penjualan

secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Hal ini secara umum dapat dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan memberikan

pegawai

bagian

penjualan

otorisasi

umum

untuk

menyetujui penjualan kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang disetujui. c. Ancaman 3 : keabsahan pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan dapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah ditanda tangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital diisyaratkan untuk memverifikasi identitas setiap pihak.


d. Ancaman 4 : kehabisan persediaan, biaya penggudangan, dan pengurangan harga.

Ancaman lain dalam proses entri data adalah

penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan.

Sebaliknya

persediaan berlebih akan meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Guna mengatasi masalah tersebut, perusahaan-perusahaan membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat. e. Ancaman 5 : kesalahn pengiriman. Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta kesalahan mengirimkan ke lokasi yang salah adalah kesalahan serius karena kesalahan-kesalahan tersebut dapat secara signifikan mengurangi kepuasan pelanggan dan selanjutnya penjualan dimasa mendatang.

Hilangnya asset apabila

pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. f. Ancaman 6 : pencurian persediaan.

Ancaman lainnya dalam tahap

pengiriman di siklus pendapatan melibatkan pencuriaan persediaan. Kerugian akibat pencurian dapat sangat besar nilainya.

Beberapa

prosedur pengendalian dapat mengurangi risiko pencuriaan persediaan. Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan kas secara fisik. Kedua, semua transfer persediaan didalam perusahaan harus didokumentasikan. g. Ancaman 7 : kegagalan untuk menagih pelanggan. Kegagalan untuk menagih

pelanggan

atas

barang-barang

yang

sudah

dikirim


mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan serta piutang usaha. h. Ancaman 8 : kesalahan dalam penagihan.

Kesalahan ini seperti

kesalahan memberikan harga dan pesanan ulang, mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan dan kekurangan dalam penagihan dapat mengakibatkan kerugian asset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan komputer menarik data yang tepat dari file induk persediaan. i. Ancaman 9 : kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan. Kesalahan ini dapat mengarahkan pada hilangnya penjualan dimasa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas, pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam mempengaruhi rekening pelanggan : (1) pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur. (2) verifikasi Closed-loop memastikan bahwa rekening numerik yang benar yang diedit. (3) pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numerik yang dimasukkan untuk jumlah pembayaran. j. Ancaman 10 : pencurian kas. Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk mengurangi pencurian. k. Ancaman 11 : Kehilangan data. Ancaman umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data mengenai rekening pelanggan.


Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan eksternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespon pertanyaan pelanggan. Selain itu, kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, catatan-catatan tersebut harus dilindungi dari kehilangan atau kerusakan. l. Ancaman 12 : Kinerja yang kurang baik, tujuan lainnya pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas siklus pendapatan dan untuk mengurangi ancaman kinerja dibawah standar.

6. Kerangka Konseptual

Pendapatan dari penjualan tunai

Pendapatan PT. Smart Glove Indonesia Medan Pendapatan dari penjualan kredit

E D P

Pengawasan Internal


Pendapatan pada PT. Smart Glove Indonesia terdiri dari dua, yaitu pendapatan dari penjualan tunai dan pendapatan dari penjualan kredit, dari kedua data penjualan tersebut di entry dengan menggunakan sistem EDP. Dan penulis menganalisis pengelolaan pendapatan perusahaan secara optimal

serta

menganalisis

pengawasan

internal

perusahaan

dari

pengumpulan data penjualan sampai di entry ke sistem EDP.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. pengawasan administratif dan pengawasan akuntansi. Pengawasan administrasi

Recommend Documents