BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Menurut Mulyadi ( 2001 : 2 ) : Suatu sistem pada dasarnya adalah

17

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Tinjauan Teoritis 1. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi ( 2001 : 2 ) : “ Suatu sistem pada dasarnya adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lain yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari defenisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem yaitu sebagai berikut : a. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur b. Unsur-unsur tersebut adalah bagian yang terpadu dari sistem yang bersangkutan. c. Unsur suatu sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar. Menurut James A. Hall ( 2001 : 7 ) : “ Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses, menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”. Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2003 : 1 ) : “Sistem Informasi Akuntansi adalah Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi”.

Universitas Sumatera Utara

18

Menurut Widjajanto ( 2001 : 2 ): “Sistem adalah Sesuatu yang memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu melalui tiga tahapan yaitu input, proses, dan out put”. Menanggapi pengertian dari Sistem Akuntansi ini Bastian (2001:151) mendefenisikan sistem akuntansi ini sebagai berikut Sistem Akuntansi adalah “Organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manjemen guna menentukan dasar kebutuhan informasi”. Dalam arti luas ungkapan “ sistem “ ternyata telah disamakan maknanya dengan ungkapan “ cara “. Sehingga kita akan dapat membaca rangkaian kata seperti : sistem penilaian, sistem pengawalan, sistem perwasitan, dan lainnya. Pada dasarnya sesuatu dapat disebut sistem apabila memenuhi dua syarat : pertama adalah memiliki bagian-bagian yang saling berinteraksi dengan maksud untuk mencapai tertentu.

tujuan

Bagian-bagian itu disebut subsistem atau ada pula yang menyebutnya

sebagai prosedur. Agar sistem dapat berfungsi secara efisien dan efektif, subsistemsubsistem atau prosedur-prosedur itu harus saling berinteraksi antar satu dengan lainnya. Interaksi ini bisa tercapai terutama melalui komunikasi informasi yang relevan antar subsistem.

Namun demikian, biasanya antara subsistem dengan

subsistem lainnya tidak dapat dilihat garis pemisahnya secara tegas, karena interaksi yang terjalin anatara subsistem itu demikian kuatnya dan acapkali saling bertumpangtindih.


19

Suatu sistem pertahanan, misalanya mungkin akan terjadi subsistem radar sebagai pemantau situasi sekitar basis pertahanan dengan jarak radius tertentu, subsistem penangkal serangan musuh dan subsistem penangkal serangan untuk melindungi basis pertahanan terhadap serangan musuh. Dan subsistem penyerangan balik untuk menangkal, mematahkan, dan mengusir musuh. Subsistem penangkal tidak akan bekerja efektif apabila tidak didukung oleh subsistem radar, khususnya dalam bentuk informasi mengenai adanya musuh yang menyerang disertai berbagai karakteristik musuh tersebut. Subsistem serangan balik tidak akan bekerja efektif bilamana serangan musuh tidak dapat ditangkal. Dengan demikian, ketiga subsistem dalam sistem pertahanan itu harus berinteraksi dan bereaksi bersama-sama bilamana muncul suatu aksi yang berwujud serangan musuh. Syarat yang kedua adalah bahwa suatu sistem harus memiliki tiga unsur, yaitu input, proses, out put. Input merupakan penggerak atau pemberi tenaga dimana sistem itu dioperasikan. Output adalah hasil operasi. Dalam pengertian sederhana, output yang berarti tujuan, sasaran atau target pengorganisasian suatu sistem. Sedangkan proses adalah aktivitas yang mengubah input menjadi out put. Di bawah ini merupakan contoh sistem pendidikan di suatu perguruan tinggi dimana mahasiswa sebagai input, dinamika yang diterapkan pada perguruan tinggi tersebut yang terdiri dari tenaga pengajar, sarana dan prasarana belajar yang disediakan, staf administrasi, perpustakaan dan perangkat lunak yang digunakan seperti kurikulum, peraturan-peraturan, serta metode-metode sebgai proses, sedangkan out putnya adalah sarjana yang siap pakai dalam dunia pekerjaan.


20

INPUT Mahasiswa Lulus seleksi

PROSES

OUTPUT

Tenaga pengajar,

Sarajana siap

Gedung

pakai

Romney dan Steinbart (2004:3) membagi SIA menjadi lima komponen : 1. Orang-orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur-prosedur, baik manual maupun yang terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas organisasi. 3. Data tentang proses-proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi. 5. Infrasturuktur teknologi informasi, termasuk komputer, peralatan pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. Kelima komponen tersebut secara bersama-sama memungkinkan suatu sistem informasi akuntansi memenuhi tiga fungsi pentingnya dalam organisasi, yaitu: 1. Mengumpulkan dan menyimpan data tentang aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan organisasi, sumber daya yang dipengaruhi oleh aktivitas tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai aktivitas tersebut, agar pihak manajemen, para pegawai dan pihak luar yang berkepentingan dapat meninjau ulang (review) hal-hal yang telah terjadi. 2. Mengubah data menjadi informasi yang berguna bagi pihak manajemen untuk membuat

keputusan dalam aktivitas perencanaan,

pelaksanaan,

dan

pengawasan. 3. Menyediakan pengendalian yang memadai untuk menjaga aset-aset organisasi termasuk data organisasi untuk memastikan bahwa data tersebut tersedia saat dibutuhkan, akurat dan handal.


21

Dari defenisi sistem akuntansi tersebut dapat disimpulkan bahwa unsur-unsur suatu sistem akuntansi adalah: 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi, serta merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Manfaaat formulir adalah : a. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. Merekam transaksi bisnis perusahaan. c. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. Menyampaikan informasi pokok dari orang yang satu ke orang yang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain. 2. Catatan-catatan Catatan yang digunakan terdiri atas : a. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat,

mengklasifikasikan,

dan

meringkas

data

keuangan

perusahaan. b. Buku besar Buku besar utama ( Primary ledger ), yang menampung semua akun neraca dan laporan laba rugi disebut sebagai buku besar umum (


22

General ledger ). Buku besar umum terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. c. Buku besar pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. 3. Laporan Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi keluaran sistem akuntansi ini merupakan laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan ekuitas pemilik, laporan arus kas, dan catatan atas laporan keuangan.

Seluruh

laporan keuangan

harus

diindentifikasikan dengan nama perusahaan, jenis laporan, dan tanggal atau periode waktu laporan tersebut.

2. Pengertian dan Tujuan Pengendalian Intern A. Pengertian Pengendalian Intern Istilah pengendalian intern oleh sebagian orang diterjemahkan dengan istilah pengawasan intern sedangkan sebagian lagi dikenal dengan istilah internal control. Menurut widjajanto ( 2001 :18 ), pengendalian intern adalah suatu sistem pengendalian yang meliputi struktur organisasi beserta semua metode dan ukuran yang diterapkan dalam perusahaan dengan tujuan untuk:


23

1. Mengamankan aktiva perusahaan, 2. Mengecek kecermatan dan ketelitian data akuntansi, 3. Meningkatkan efisiensi, dan 4. Mendorong agar kebijaksanaan manajemen dipatuhi oleh setiap jajaran organisasi. Sedangkan menurut Mulyadi ( 2002:180 ), pengendalian intern adalah suatu proses yang dijalankan oleh dewan komisaris, manjemen dan personel lain yang didesain untuk memberikan keyakinan memadai tentang pencapaian tiga golongan tujuan yaitu: keandalan pelaporan keuangan, kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku, dan efektifitas dan efisiensi operasi. Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek keteilitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manjemen. Menurut tujuannya, sistem pengendalian intern tersebut dapat dibagi menjadi dua macam yaitu: A.

Pengendalian intern akuntansi ( internal accounting control ) Menurut Tunggal (1995 : 1), Pengendalian intern akuntansi adalah pengendalian yang

meliputi

pengamanan

terhadap

kekayaan

perusahaan

sehingga

diperlukannya catatan akuntansi. Pengendalian intern yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. B.

Pengendalian intern admistratif ( internal administrative control )


24

Pengendalian intern administratif meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen.

B. Tujuan Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern yang efektif dapat digolongkan sebagai berikut : 1. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi : Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan. Contoh ; harga jual barang jadi sebagian ditentukan berdasarkan data baiya produksi, jumlah barang jadi yang akan diproduksi dipengaruhi oleh jumlah persediaan barang yang berada di gudang perusahaan dan pesanan yang belun dikirim karena menunggu persediaan barang yang berada di gudang perusahaan dan pesanan yang belum dikirim karena menunggu pengangkutan.

Sistem pengendalian akuntansi intern bertujuan untuk

mengamankan atau menguji kecermatan dan seberapa jauh data akuntansi dapat dipercaya dengan jalan mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan pada saat yang tepat. 2. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya : mencegah atau menemukan harta yang hilang dan catatan pembukuan pada saat yang tepat.


25

3. Untuk menggalakkan efisiensi usaha : Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksudkan untuk menghindari pekerjaan-pekerjaan yang berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahaan terhadap penggunanan sumber-sumber dana yang tidak efisien. 4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan Manajemen :Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intren memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peratuaran adalah jaminan akan ditataatinya prosedur tersebut pada perusahaan.

3. Pengertian Gaji dan Upah Salah satu upaya untuk meningkatkan semangat kerja dari para pegawai ialah dengan pemberian imbalan atau balas jasa dalam bentuk uang maupun barang– barang sesuai dengan produktivitas pegawai dan kemampuan perusahaan. Imbalan atau balas jasa yang diberikan perusahaan kepada para pegawai adalah melalui gaji dan upah. Gaji umumnya dinyatakan dalam bentuk uang, oleh karena uang merupakan standar dalam perekonomian negara. Istilah gaji sering dikaitkan dengan istilah upah sehingga sering kedua istilah ini bergabung menjadi satu yaitu gaji dan upah ( Wages and Salleries ). Untuk lebih jelasnya apa pengertian gaji dan upah dibawah ini akan diberikan defenisi-defenisi mengenai gaji dan upah.


26

Menurut Malayu (2002:118), gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap dan serta mempunyai jaminan yang pasti. Artinya gaji akan tetap dibayar meskipun pekerja tersebut tidak masuk kerja. Sedangkan upah adalah balas jasa yang dibayarkan kepada pekerja harian dengan berpedoman terhadap perjanjian yang disepakati. Upah insentif adalah tambahan balas jasa yang diberikan kepada karyawan tertentu yang prestasinya diatas prestasi standar, upah insentif ini merupakan alat yang dipergunakan prinsip adil dalam pemberian kompensasi. Menurut Fees (1996:314), gaji biasanya digunakan untuk pembayaran atas jasa manajemen, administrasi atau jasa-jasa yang serupa. Sedangkan upah adalah imbalan terhadap karyawan lapangan (tenaga kerja kasar) baik yang terdidik dan tidak terdidik. Gaji atau upah pokok seorang pegawai sering ditambah dengan komisi, ditambah bonus pembagian laba, atau tunjangan kesejahteraan. Sedangkan menurut Undang-Undang RI No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan, upah adalah hak pekerja atau buruh yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pengusaha atau pemberi kerja kepada pekerja atau buruh yang ditetapkan dan dibayarkan menurut suatu perjanjian kerja, kesepakatan atau peraturan perundang-undangan termasuk tunjangan bagi pekerja atau buruh dan keluarganya atas suatu pekerjaan dan atau jasa yang telah atau akan dilakukan.


27

Mulyadi (1990:281) mengartikan gaji sebagai pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan jenjang jabatan manajer, sedangkan upah umumnya pembayaran jasa atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana atau buruh. Moekijat ( 1991:123) Upah adalah pembayaran kepada pekerja-pekerja yang dibayar menurut lamanya jam kerja karyawan-karyawan produksi. Upah ini dibayarkan kepada mereka yang biasanya tidak mempunyai jaminan untuk tidak dipekerjakan secara terus-menerus selama 1 minggu, 1 bulan atau 1 tahun. Gaji adalah pembayaran kepada pegawai tata usaha, pengawas dan manajer. Berdasarkan pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa : 1. Upah adalah balas jasa yang sifat pekerjaanya tidak tetap, sedangkan gaji diberikan kepada pekerjaan yang bersifat tetap. 2. Upah diberikan dengan tarif atau standar tertentu yang didasarkan pada jumlah unit produk yang dihasilkan, dimana tarif upah minimal telah ditetapkan oleh pemerinya. Sedangkan gaji tidak didasarkan pada jam kerja unit yang dihasilkan. Jadi balas jasa yang diberikan dalam bentuk gaji selalu tetap, sedangkan upah dapat berubah-ubah sesuai kemampuan kerja. 3. Istilah upah biasanya diberikan kepada buruh, sedangkan gaji diberikan kepada pegawai atau karyawan tetap maupun staff. 4. Dari segi waktu pembayarannya, upah biasanya dibayarkan harian atau mingguan, sedangkan gaji umumnya dibayarkan secara bulanan.


28

4. Unsur-unsur Gaji dan Upah Dalam suatu perusahaan terdapat berbagai macam unsur dari biaya gaji dan upah yang keseluruhannya disebut dengan biaya tenaga kerja. Yang dimaksud dengan unsur gaji dan upah adalah bagian dari pendapatan atau penghasilan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji pegawai pada setiap bulan dan dibayarkan. Berdasarkan teori yang ada unsur-unsur gaji dan upah dapat dijelaskan sebagai berikut : a. Upah/Gaji pokok ( Original Wages ) adalah gaji dan upah yang dibayarkan kepada pegawai sesuai dengan kontrak kerja yang diwajibkan untuk diberi kepada pegawai. b. Premi ( Insentif ) adalah upah yang diberikan kepada para pegawai karena pegawai tersebut memiliki produktivitas dan prestasi yang baik. c. Lembur ( Overtime ) adalah upah yang dibayarkan kepada pegawai yang bekerja melebihi jam kerja yang telah ditetapkan sebelumya. d. Catu dan lain-lain merupakan upah yang diberikan kepada karyawan dalam bentuk barang, misalnya: beras, minyak, dan lain-lain. Selain itu perusahaan juga memberikan upah karyawan secara tidak langsung yang diterima dalam bentuk jasa perusahaan seperti: pelayanan kesehatan, makanan dan lain-lain.


29

5. Sistem Penggajian dan Pengupahan Penggajian dan pengupahan merupakan suatu hal yang rutin terjadi pada suatu hal yang rutin terjadi pada suatu perusahaan dimana hal tersebut terjadi dalam beberapa periode yang konstan. Penggajian dan pengupahan tersebut tentunya memerlukan suatu sistem yang disusun dengan baik untuk menjamin proses penggajian dan pengupahan tersebut berjalan dengan baik dan lancar.

6. Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi ( 1997 : 386 ), dalam sistem penggajian dan pengupahan ada beberapa fungsi yang saling terkait satu dengan yang lainnya. Fungsi-fungsi yang saling terkait dengan sistem penggajian dan pengupahan antara lain: a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Pada umumnya fungsi ini berada di bagian kepegawaian, di bawah departemen personalia dan umum. b Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab terhadap pencatatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem ini dilakukan oleh fungsi operasi atau fungsi bagian kepegawaian di bawah departemen personalia. c Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertugas dalam pembuatan daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan brutto yang menjadi hak para karyawan dan juga mencatat berbagai potongan yang menjadi beban para karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah selanjutnya diserahkan oleh fungsi ini kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan


30

fungsi ini biasanya berada di bagian gaji dan upah, di bawah departemen personalia dan umum. d Fungsi Akuntansi Pada umumnya fungsi akuntansi bertanggung jawab untuk mencatat segala transaksi yang berhubungan dengan kegiatan finansial yang ada pada perusahaan. Khusus dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan fungsi ini bertanggung jawab dalam mencatat dan menghitung kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan, pembayaran utang pajak dan utang pensiun. Fungsi ini umumnya berada di tangan bagian hutang, bagian kartu biaya dan bagian jurnal. 1. Bagian hutang: memegang fungsi pencatatan hutang untuk memproses pembayaran gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan. 2. Bagian kartu biaya: memegang fungsi mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga produk dan kartu biaya untuk selanjutnya dimasukkan ke dalam rekap daftar gaji dan upah dan kartu jurnal umum. 3. Bagian jurnal: memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah pada jurnal umum. e Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek-cek tersebut ke bank, hal ini pada umumnya dilakukan oleh kasir. Uang tunai tersebut dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

7. Prosedur Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi ( 1997 : 389 ), dalam sistem penggajian dan pengupahan terdapat prosedur yang harus dilakukan yaitu : a. Prosedur Pencatatan waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Hal ini dilakukan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi. Pencatatan ini dapat dilakukan dengan daftar hadir biasa, dimana para karyawan harus menanadatanganinya sewaktu masuk dan pulang, atau dapat juga menggunakan kartu jam hadir ( Clock card ) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu ( time recorder machine ). Bagi karyawan yang digaji bulanan daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memeperoleh gaji penuh, atau harus tidak dipotong karena ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan


31

dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. b. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja Prosedur ini dibutuhkan bagi karyawan yang bekerja berdasarkan waktu kerja untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Misalanya karyawan hadir selama 7 jam dalam satu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. Dengan demikian waktu kerja ini dapat sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. c. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji dan Upah Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah membuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai adalah surat-surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentiaan karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir karyawan. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. d. Prosedur Distribusi Gaji dan Upah Dalam prosedur distribusi gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk mengendalikan biaya perhitungan pokok produk. e. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan keuangan, dimana fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan uang ke dalam amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar. Namun ada beberapa perusahaan membayar gaji dan upah kepada karyawan dengan cara mentransfer langsung gaji dan upah tersebut ke rekening masing-masing karyawan itu sendiri yang ada beberapa bank yang ditunjuk.

8. Dokumen Yang Digunakan Dalam sistem penggajian dan pengupahan, terdapat dua macam dokumen yang digunakan, yaitu dokumen sumber dan dokumen pendukung. Adapun dokumen yang dimaksud adalah :


32

1. Dokumen sumber adalah bukti kas keluar yang akan menjadi dasar transaksi pencatatan biaya gaji dan upah demikian juga dengan pembayaran gaji dan upah 2. Dokumen pendukung adalah rekap daftargaji dan upah pada pencatatan biaya gaji dan upah serta daftar gaji dan upah apabila pembayaran gaji dan upah dilakukuan Dokumen lengkap yang digunakan dalam siklus penggajian dan pengupahan adalah sebagai berikut : a.

Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Seperti misalnya keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan ( skorsing ), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen-dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuatan daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah.

b.

Kartu Jam Hadir Kartu ini merupakan dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir tiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatat waktu.

c. Kartu Jam Kerja Merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan


33

pekerjaan. Dokumen ini diserahkan oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan waktu jam hadir, sebelum digunakan distribusi upah langsung kepada tiap jenis produk atau pesanan. Catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. Dalam perusahaan yang berproduksi secara masal, karyawan pabrik mengerjakan pekerjaan yang sama dari hari ke hari, sehingga tidak diperlukan data untuk melakukan distribusi biaya kerja langsung pabrik kepada produk. Semua biaya tenaga kerja langsung dalam perusahaan ini dibebankan lansung kepada produk yang sama. d. Daftar Gaji dan Upah Merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah brutto tiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh pasal 21, hutang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap Daftar Gaji dan Rekap Daftar Upah Merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan, rekap daftar upah dibuat untuk membebankan upah langsung dalam hubungannya dengan produk kepada pesanan yang bersangkutan. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.


34

f. Surat Pernyataan Gaji dan Upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi tiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban tiap karyawan. g. Amplop Gaji dan Upah. Uang gaji dan upah karywan diserahkan kepada tiap karywan dalam amplop gaji dan upah. Halaman muka amplop gaji dan upah tiap karyawan

berisi

informasi

mengenai

nama

karyawan,

nomor

indentifikasi karyawan, dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. h. Bukti Kas Keluar Merupakan perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi pembuat bukti kas keluar kepada fungsi pengeluaran kas, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah.


35

9. Pengendalian internal atas sistem informasi akuntansi pada sistem penggajian dan pengupahan Romney dan steinbart ( 2004 : 229 ) mendefinisikan pengendalian internal sebagai “ rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.” Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2000 : 182 ) prosedur-prosedur pengendalian internal merupakan “kebijakan dan prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat tercapai”. Dari definisi diatas dapat disimpulkan bahwa pengendalian internal dalam suatu perusahaan penting untuk mencapai tujuan perusahaan terhindar dari kegiatan yang merugikan perusahaan seperti kecurangan dan penyelewengan. Pengendalian internal meliputi pengendalian akuntansi ( accounting control ) dan pengendalian administrasi ( administrative control ) Fungsi sistem informasi akuntansi ( SIA ) dalam siklus SDM / Penggajian menurut Romney dan Steinbart ( 2004 : 199 ) adalah menyediakan pengendalian yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan berikut ini 1. 2. 3. 4.

Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid. Semua transaksi yang valid dan diotorisasi dicatat. Semua transaksi penggajian dicatat dengan akurat.


36

5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian / SDM telah terpenuhi. 6. Aset ( kas ataupun data ) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. 7. Aktivitas siklus SDM / penggajian dilakukan dengan benar. Dalam penerapan sistem pengendalian internal gaji dan upah perlu diperhatikan unsur – unsur pengendalian internal atas gaji dan upah. Mulyadi ( 2001 : 386-387 ) membagi unsur pengendalian internal dalam sistem informasi akuntansi pada penggajin dan pengupahan dari beberapa segi yaitu : Organisasi 1. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. 2. Fungsi pencatatan waktu harus terpisah dari fungsi operasional Sistem Otorisasi 3. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama 4.Setiap perubahaan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan yang didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. 5.Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan harus didasarkan atas surat potongan atas gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. 6.Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. 7.Perintah lembur harus oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan . 8.Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. 9.Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisai oleh fungsi akuntansi. Prosedur Pencatatan 10.Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. 11.Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. Praktik yang Sehat 12.Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi sebagai dasar distribusi tenaga kerja langsung.


37

13.Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 14.Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverfikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 15.Perhitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 16.Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. B. Tinjauan Penelitian Terdahulu 1. Yudista Asri Wirada ( 2008 ) telah meneliti “ Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat bantu pengendalian pada PT Perkebunan Nusantara III ( Persero ) Medan, penelitian ini menyimpulkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan tersebut sudah cukup memadai guna dijadikan sebagai alat bantu pengendalaian intern terhadap gaji dan upah. 2. Sri Henny Apriany ( 2008 ) telah meneliti “ Penerapan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan di PT Angkasa Pura II ( Persero ) Bandara Soekarno Hatta

Jakarta, telah menyimpulkan bahawa

sistem informasi akuntansi

penggajian dan pengupahan PT Angkasa Pura II ( Persero ) Bandara Soekarno Hatta Jakarta secara umum telah diterapkan dan dilaksanakan dengan baik, hal ini dapat dilihat diantaranya dari struktur organisasi yang masing-masing bagian secara umum sudah berjalan sesuai dengan tanggung jawab masing-masin dan penerapan progran aplikasi yang bernama Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang digunakan dalam proses pembayaran gaji dan upah.


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Menurut Mulyadi ( 2001 : 2 ) : Suatu sistem pada dasarnya adalah

Recommend Documents