BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Menurut Mulyadi ( 2001 : 2 ), Sistem Informasi Akuntansi adalah

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

2. 1. Tinjauan Teoritis 2. 1. 1. Sistem Informasi Akuntansi Menurut Mulyadi ( 2001 : 2 ), “Sistem Informasi Akuntansi adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain yang berfungsi bersama- sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Dari definisi tersebut dapat dirinci lebih lanjut pengertian umum mengenai sistem yaitu sebagai berikut : a. Setiap sistem terdiri dari unsur- unsur b. Unsur- unsur tersebut adalah bagian yang terpadu dari sistem yang bersangkutan c. Unsur suatu sistem bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar. Suatu sistem yang baik sangat dibutuhkan bagi suatu perusahaan dalam menjalankan operasi usahanya, dimana sistem tersebut harus disesuaikan dengan keadaan dan kondisi perusahaan. Keberadaan sistem tersebut dapat membantu tugas- tugas unit organisasi yang terkait. Sistem perusahaan akan menggunakan sistem yang paling sesuai dengan aktivitas perusahaan yang dijalankan, sederhana dalam pelaksana serta mudah dalam pengawasannya. Menurut Bodnar dan Hopwood ( 2003 : 1 ) : “ Sistem Informasi Akuntansi adalah kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang dirancang untuk mengubah data keuangan dan data lainnya menjadi informasi “.

Universitas Sumatera Utara

Menanggapi pengertian dari Sistem Akuntansi ini, Bastian ( 2001 : 151 ) mendefinisikan sistem akuntansi ini sebagai berikut, “ Sistem Akuntansi adalah organisasi formulir,catatan dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen guna menentukan dasar kebutuhan informasi “. 2. 1. 2. Tujuan Utama Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steinbart ( 2005:257), terdapat tiga tujuan utama sistem informasi akuntansi, yaitu : 1. Memproses transaksi untuk tujuan akuntansi 2. Memelihara pengendalian yang memadai untuk memastikan integritas data organisasi dan menjaga asetnya 3. Memberikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan. 2. 1. 3. Komponen Sistem Informasi Akuntansi Romney dan Steinbart ( 2004 : 3 ) membagi Sistem Informasi Akuntansi menjadi 5 komponen : 1. Orang- orang yang mengoperasikan sistem tersebut dan melaksanakan berbagai fungsi. 2. Prosedur- prosedur, baik manual maupun terotomatisasi yang dilibatkan dalam mengumpulkan, memproses, dan menyimpan data tentang aktivitasaktivitas organisasi. 3. Data tentang proses- proses bisnis organisasi. 4. Software yang dipakai untuk memproses data organisasi.


5. Infrastruktur

teknologi

informasi,

termasuk

komputer,

peralatan

pendukung (peripheral device), dan peralatan untuk komunikasi jaringan. 2. 1. 4. Subsistem dalam Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Paul John Steinbart ( 2005 : 260 ), menyatakan bahwa subsistem dalam Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari : 2. 1. 4. 1. Siklus Pendapatan/ Penerimaan Kas ( Revenue Cycle ) Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualanpenjualan tersebut. Tujuan utama dari siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Sebagai tambahan, pihak manajemen harus mengawasi dan mengevaluasi efisiensi dan efektivitas proses siklus pendapatan. Hal ini membutuhkan akses yang mudah ke data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pendapatan, berbagai kegiatan yang mempengaruhi berbagai sumber daya tersebut, dan para pelaku yang terlibat dalam berbagai kegiatan tersebut. Kemudian agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data tersebut harus akurat, andal, dan tepat waktu. 2. 1. 4. 2. Siklus Pengeluaran Kas ( Expenditure Cycle ) Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk


meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi. 2. 1. 4. 3. Siklus Produksi ( Production Cycle ) Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan data terkait yang terus terjadi yang berkaitan dengan pembuatan produk. Divisi perencanaan produksi pada umumnya bertanggung jawab atas perencanaan dan penjadwalan produksi. Sedangkan manajer pabrik, pengawas umum, dan pengawas pabrik bertanggung jawab untuk mengendalikan dan mengkoordinasikan kegiatan produksi. Guna mendukung kegiatan produksi dibutuhkan fungsipendukung yang dilaksanakan ileh departemen rekayasa teknik(engineering), pemeliharaan, dan pergudangan. 2. 1. 4. 4. Siklus Penggajian/Pengupahan dan Manajemen Sumber daya Manusia (Human Resources Management and Payroll Cycle) Siklus manajemen SDM / penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai. Berikut ini adalah tugas- tugas yang lebih penting : 1. Merekrut dan mempekerjakan pegawai. 2. Melatih 3. Memberikan tugas pekerjaan 4. Memberikan kompensasi ( penggajian) 5. Mengevaluasi kinerja 6. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat.


2. 1. 4. 5. Siklus Buku Besar dan Pelaporan Sistem buku besar dan pelaporan keuangan memainkan peranan penting dalam SIA. Salah satu fungsi utamanya adalah mengumpulkan dan mengatur data dari sumber- sumber berikut ini : a) Setiap subsistem siklus akuntansi (pendapatan,pengeluaran,produksi, penggajian dan manajemen SDM) memberikan informasi mengenai transaksi reguler. (Hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang diperlihatkan, untuk menjaga gambar tersebut tetap rapi ). b) Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas dan pembelian atau penjualan surat berharga investasi. c) Bagian anggaran memberi jumlah anggaran. d) Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian. Aktivitas buku besar dan pelaporan memperlihatkan empat aktivitas dasar yaitu: 1. Perbarui buku besar Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasa dari dua sumber: Pertama, Subsistem akuntansi. Dalam praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu (hari,mingguan, atau bulanan). Contohnya, siklus pengeluaran akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan untuk mencatat pembelian perlengkapan dan persediaan, serta untuk mencatat pengeluaran kas ketika membayar pembelian tersebut. Kedua, bendahara. Bagian bendahara membuat


ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, dll. Ayat jurnal untuk memperbarui buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah formulir yang disebut voucher jurnal. 2. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian Ayat jurnal penyesuaian ini berasal dari kantor kontroler, setelah neraca sado awal dibuat. Neraca saldo adalah laporan yang mencantumkan saldo- saldo dari semua akun buku besar. Namanya mencerminkan kenyataan bahwa apabila semua aktivitas dicatat dengan benar, maka total saldo debit dalam akun, harus sama dengan total saldo kredit. Ayat jurnal penyesuaian terbagi ke dalam lima kategori dasar yaitu: Akrual (mencerminkan jurnal yang dibuat pada akhir periode akuntansi untuk mencerminkan berbagai kegiatan yang terjadi tetapi kas belum diterima atau dikeluarkan, contohnya pencatatan pendapatan bunga yang didapat dan utang gaji) Pembayaran dimuka( contohnya meliputi pengakuan sebagian pembayaran dimuka yang didapat dari pelanggan selama periode tertentu dan pembebanan sebagian aset yang dibayar dimuka seperti sewa, bunga, dan asuransi), Perkiraan( contohnya meliputi beban depresiasi atau penyusutan dan beban piutang tak tertagih), Penilaian ulang (mewakili jurnal yang dibuat untuk mencerminkan perbedaan nilai yang sesungguhnya dengan yang dicatat atas suatu aset, atau perubahan dalam prinsip akuntansi), Perbaikan ( mewakili jurnal yang dibuat untuk meniadakan pengaruh kesalahan yang ditemukan dalam buku besar). Setelah semua ayat jurnal dibuat, neraca saldo disesuaikan akan dibuat.


Neraca saldo disesuaikan bertindak sebagai input ke langkah selanjutnya dalam siklus buku besar dan buku pembantu. 3. Buat laporan keuangan Laporan laba rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data neraca saldo disesuaikan. Neraca dibuat setelahnya. Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun pendapatan dan pengeluaran, serta memindahkan laba bersih atau kerugian, ke laba ditahan. Laporan keuangan penting ketiga yang dibuat adalah laporan arus kas. Laporan ini menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi. 4. Membuat laporan manajerial Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja. Anggaran operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan untuk setiap unit organisasi. Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan

atas

dasar

akuntansi

pertanggungjawaban.

Akuntansi

pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Fungsi utama Sistem Informasi Akuntansi adalah memberikan para manajer informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Terdapat dua topik penting yang berkaitan dengan penggunaan informasi untuk pengambian keputusan, yaitu : a. Balanced scorecard, adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari kinerja organisasi. Balanced scorecard berisi berbagai


ukuran yang mencerminkan empat perspektif organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, inovasi serta pembelajaran. Misalnya para pelanggan. Mereka adalah kunci untuk mencapai tujuan keuangan. Pada perusahaan AOE(Alpha Omega Electronics), perspektif pelanggan di balanced scorecard berisi dua tujuan utama: meningkatkan kepuasan pelanggan dan menjadi pemasok yang diutamakan untuk para pelanggan utama. Selanjutnya memenuhi tujuan yang berorientasi pelanggan tersebut membutuhkan proses bisnis yang dilakukan secara efektif dan efisien. Akibatnya bagian perspektif internal berfokus atas berbagai aktivitas yang paling dapat secara langsung mempengaruhi persepsi pelanggan: kualitas layanan,

kecepatan

pengiriman,

dan

kualitas

produk.

Hal

ini

mempengaruhi pentingnya pengembangan berbagai produk baru dan pelatihan tenaga kerjanya untuk terus meningkatkan layanan dan hasil. b. Menggunakan gudang data untuk intelijen bisnis Akses tepat waktu ke informasi adalah hal yang penting. Di dalam ekonomi global saat ini yang berkembang cepat, pihak manajemen harus secara konstan mengawasi dan mengevaluasi kembali kinerja keuangan dan operasional dalam hal tujuan strategisnya. Guna memberikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan strategis, organisasi membangun database terpisah yang disebut sebagai gudang data. Gudang data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan untuk analisis, daripada untuk pemrosesan transaksi.


2. 1. 5. Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan ( Payroll System ) Penggajian dan pengupahan merupakan suatu hal yang rutin terjadi pada suatu perusahaan dimana hal tersebut terjadi dalam beberapa periode yang konstan. Penggajian dan pengupahan tersebut tentunya memerlukan suatu sistem yang disusun dengan baik yang digunakan untuk memberikan informasi yang bermanfaat bagi yang memerlukan. Dengan adanya sistem maka penyelenggaraan operasional perusahaan terjalin dengan rapi dan terkoordinasi sehingga dapat mencapai tujuan yang diharapkan. Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan bagian kepegawaian di bawah Departemen Personalia dan Umum ( Mulyadi, 2001 : 383 ). Fungsi utama dari sebuah bagian kepegawaian adalah menyediakan angkatan kerja yang efisien, menangani sumber daya manusia dalam organisasi perusahaan mencakup prosedur penerimaan pegawai baru, program pelatihan, penyusunan uraian tugas ( job description ), evaluasi kerja dan telaah waktu dan gerak.


Fungsi personalia bertugas untuk mencari karyawan baru, mengadakan interview, melakukan pekerjaan yang berhubungan adanya karyawan baru, menentukan cuti karyawan, dan sebagainya (Baridwan, 1981 : 137 ). 2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi pencatat waktu berada ditangan bagian pencatat waktu di bawah Departemen Personalia dan Umum ( Mulyadi, 2001 : 384 ) Fungsi pencatat waktu bertanggung jawab untuk menjamin tersedianya catatan yang akurat mengenai waktu kerja yang diberi dari setiap pegawai yang merupakan langkah awal penetapan biaya buruh. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji. Fungsi ini berada di tangan bagian Gaji ( Mulyadi, 2001 ; 384 ) Fungsi pembuat daftar gaji bertanggung jawab atas tugas penting untuk mencatat klasifikasi pekerjaan, departemen dan tarif upah untuk setiap karyawan. Fungsi mencatat berapa jam orang bekerja, menentukan upah,

menentukan

potongan

upah,

menentukan

upah

bersih,

menyelenggarakan catatan permanen untuk setiap pekerja, menyiapkan cek pembayaran untuk melakukan pembayaran atau dapat pula


menyiapkan pembagian beban upah. Fungsi bagian gaji adalah menghitung gaji, membuat formulir dan laporan yang berhubungan dengan gaji, menyusun statistik gaji, dan memelihara arsip- arsip yang perlu ( Baridwan, 1981 : 148 ). 4. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab mencatat kewajiban yang timbu dalam hubungan dengan pembayaran gaji. Fungsi akuntansi yang menangani prosedur penggajian berada di tangan : Bagian Hutang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal. a) Bagian hutang, bagian ini memegang fungsi pencatat hutang untuk memproses pembayaran gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan. b) Bagian kartu biaya. Bertanggung jawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok dan kartu biaya berdasar rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja ( Mulyadi, 2001 : 384 ). c) Bagian jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggung jawab untuk mencatat biaya gaji dan upah pada jurnal umum. 5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek- cek tersebut ke bank, hal ini pada


umumnya dilakukan oleh kasir. Uang tunai tersebut dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. 2. 1. 5. 1. Merekrut dan Mempekerjakan Karyawan Baru Setelah diadakan perencanaan sumber daya manusia, dan analisis dan klasifikasi pekerjaan, maka langkah berikutnya adalah melaksanakan rekrutmen. Gomes,( 2003 : 105 ) mengatakan, “ Rekrutmen merupakan proses mencari, menemukan, dan menarik para pelamar untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi ”. Maksud rekrutmen adalah untuk mendapatkan persediaan sebanyak mungkin calon- calon pelamar sehingga organisasi akan mempunyai kesempatan yang lebih besar untuk melakukan pilihan terhadap calon pekerja yang dianggap memenuhi standar kualifikasi organisasi. Proses rekrutmen berlangsung mulai dari saat mencari pelamar hingga pengajuan lamaran oleh pelamar. 2. 1. 5. 1. 1. Alasan- alasan Dasar Rekrutmen Rekrutmen dilaksanakan dalam suatu organisasi karena kemungkinan adanya lowongan ( vacancy ) dengan beraneka ragaman alasan, antara lain : a) Berdirinya organisasi baru. b) Adanya perluasan kegiatan organisasi. c) Terciptanya pekerjaan- pekerjaan dan kegiatan- kegiatan baru. d) Adanya pekerja yang pindah ke organisasi lain. e) Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat sebagai tindakan punitif.


f) Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pensiun. g) Adanya pekerja yang meninggal dunia. 2. 1. 5. 1. 2. Perekrutan yang Efektif Perekrutan adalah hal yang lebih kompleks dari apa yang dipikirkan oleh seorang manajer. Kegiatan ini tidak hanya melibatkan penempatan iklan atau memanggil agen pekerjaan. Pertama- tama, upaya perekrutan anda harus sesuai dengan rencana strategis perusahaan. Kedua, beberapa metode perekrutan lebih baik dari yang lain, bergantung pada jenis pekerjaan yang anda rekrut dan yang menjadi sumber anda. Ketiga, keberhasilan rekrutmen anda bergantung pada luasan area masalah dan kebijakan nonrekrutmen SDM. Yang terpenting adalah rencana perekrutan anda harus konsisten secara internal, dan sesuai dengan strategi perusahaan. Gary Dessler (2003:162). a) Prinsip-prinsip rekruitmen: Mutu karyawan yang akan direkrut harus sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan untuk mendapatkan mutu yang sesuai. Untuk itu sebelumnya perlu dibuat : Analisis pekerjaan, Deskripsi pekerjaan, dan Spesifikasi pekerjaan. b) Jumlah karyawan yang diperlukan harus sesuai dengan job yang tersedia untuk mendapatkan hal tersebut perlu dilakukan :Peramalan kebutuhan tenaga kerja, dan analisis terhadap kebutuhan tenaga kerja (work force analysis) c) Biaya yang diperlukan diminimalkan. d) Perencanaan dan keputusan-keputusan strategis tentang perekrutan.


e) Fleksibility f) Pertimbangan-pertimbangan hukum. 2. 1. 5. 2. Melatih dan Mengembangkan Karyawan Pelatihan mengacu kepada metode yang digunakan untuk memberikan karyawan baru atau yang ada saat ini dengan keterampilan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan. Pelatihan adalah tanda dari manajemen yang bagus, dan tugas seorang manajer menghindari bahayanya. Memiliki karyawan yang berpotensi tinggi tidaklah menjamin bahwa mereka akan berhasil. Mereka harus mengetahui apa yang anda ingin lakukan dan bagaimana anda ingin mereka melakukannya. Bila tidak, mereka akan melakukan pekerjaan itu dengan cara mereka, bukan cara anda, atau mereka akan berimprovisasi, atau yang lebih buruk, tidak melakukan hal yang produktif. Program pelatihan trdiri dari lima langkah. Pertama, langkah analisis kebutuhan, yaitu mengetahui keterampilan kerja spesifik yang dibutuhkan, menganalisis keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih, dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan prestasi. Kedua, merencanakan instruksi, untuk memutuskan, menyusun, dan menghasilkan isi program pelatihan, termasuk buku kerja, latihan, dan aktivitas, dengan pelatihan kerja langsung dan mempelajarinya dibantu dengan komputer. Ketiga, langkah validasi, dimana orang- orang yang terlibat membuat sebuah program pelatihan dengan menyajikannya kepada beberapa pemirsa yang dapat mewakili. Keempat, menetapkan program itu, yaitu melatih karyawan yang


ditargetkan. Kelima, adalah langkah evaluasi dan tindak lanjut, dimana manajemen menilai keberhasilan atau kegagalan program ini. Program pelatihan (training) bertujuan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu untuk kebutuhan sekarang, sedangkan pengembangan bertujuan untuk menyiapkan pegawainya siap memangku jabatan tertentu di masa yang akan datang. Pengembangan bersifat lebih luas karena menyangkut banyak aspek, seperti peningkatan dalam keilmuan, pengetahuan, kemampuan, sikap, dan kepribadian. Program latihan dan pengembangan bertujuan antara lain untuk menutupi ‘gap’ antara kecakapan karyawan dengan permintaan jabatan, selain itu juga untuk meningkatkan efesiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran kerja. Untuk melaksanakan program pelatihan dan pengembangan, manajemen hendaknya melakukan analisis tentang kebutuhan, tujuan, sasaran, serta isi dan prinsip belajar terlebih dahulu agar pelaksanaan program pelatihan tidaklah siasia. Agar prinsip belajar menjadi pedoman cara belajar, program hendaknya bersifat partisipatif, relevan, memungkinkan terjadinya pemindahan keahlian serta memberikan feedback tentang kemajuan peserta pelatihan. 2. 1. 5. 2. 1 Pelatihan, Belajar, dan Motivasi Menurut Gary Dessler ( 2003 : 281 ), Pelatihan tidak bermanfaat jika peserta tidak mendapatkan kemampuan atau motivasi untuk mendapatkan keuntungan darinya. Berkaitan dengan kemampuan, peserta butuh ( di antara halhal lain) bacaan yang disyaratkan, keterampilan menulis, dan matematika, dan persyaratan tingkat pendidikan, inteligensia, dan pengetahuan dasar. Seleksi


karyawan secara efektif sangat bermanfaat. Sebagai tambahan sebagian perusahaan menggunakan miniatur pelatihan pekerjaan untuk menyeleksi peserta dengan kemampuan rendah. Perusahaan dapat melakukan beberapa langkah untuk meningkatkan motivasi belajar peserta. Memberikan kesempatan untuk praktik- praktik aktif, dan memperbolehkan peserta melakukan kesalahan dan mengeksplor berulangulang solusi untuk meningkatkan motivasi dan pembelajaran. 2. 1. 5. 2. 2. Metode Pelatihan Menurut Gomes, metode pelatihan terdiri dari : 1) Metode praktis.

Teknik-teknik “on the job trainning” merupakan metode latihan yang paling banyak digunakan. Karyawan dilatih tentang pekerjaan yang baru dengan supervisi langsung, seorang “pelatih” yang berpengalaman. Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dalam praktek adalah sebagai berikut: Rotasi jabatan, Latihan instruksi pekerjaan, Magang, Pengarahan (merupakan latihan dengan penyelia atau atasan), Penugasan sementara. 2) Metode simulasi. Dengan metode ini karyawan peserta latihan representasi tiruan (artificial). Suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapinya seperti dalam keadaan sebenarnya. Diantara metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah: Metode Studi Kasus (karyawan dapat mengembangkan ketrampilan pengambilan keputusan), Permainan Rotasi Jabatan (Teknik role playing dapat mengubah sikap peserta seperti misal menjadi lebih toleransi terhadap perbedaan


individual, dan mengembangkan ketrampilan, ketrampilan antar pribadi /interpersonal skill), Permainan Bisnis. Bussiness (management) game (tujuannya adalah untuk melatih parakaryawan atau manajer dalam pengambilan keputusan dan cara mengelola operasi-operasi perusahaan). 2. 1. 5. 3. Memberikan Tugas Pekerjaan (job description) Dalam memberikan tugas pekerjaan kepada karyawan, terdapat beberapa syarat yang harus dipertimbangkan bagi seorang manajer dalam mengambil keputusan memberikan dan menempatkan seorang pekerja. Pertama, informasi analisis jabatan, yang memberikan deskripsi jabatan, spesifikasi jabatan dan standar- standar prestasi yang disyaratkan setiap jabatan. Kedua, rencana- rencana sumber daya manusia, yang memberikan informasi kepada manajer tentang tersedia/ tidaknya lowongan pekerjaan dalam organisasi. 2. 1. 5. 4. Memberikan Kompensasi ( penggajian dan pengupahan ) Menurut Handoko ( 1994 : 155 ), “ Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima oleh pekerja sebagai balas jasa atas kerja mereka “. Sedangkan menurut Wayne dalam Mangkuprawira ( 2004 : 196 ), “ Kompensasi meliputi bentuk pembayaran tunai langsung, pembayaran tidak langsung dalam bentuk manfaat karyawan, dan insentif untuk memotivasi karyawan agar bekerja keras untuk mencapai produktifitas yang semakin tinggi “. Masalah kompensasi berkaitan dengan konsistensi internal dan konsistensi eksternal. Konsistensi internal berkaitan dengan konsep penggajian relatif dalam organisasi. Sedangkan konsistensi eksternal berkaitan dengan tingkat relatif struktur penggajian dalam organisasi dibandingkan dengan struktur penggajian


yang berlaku di luar organisasi. Keseimbangan antara konsistensi internal dan eksternal dianggap penting untuk diperhatikan guna menjamin perasaan puas, dan para pekerja tetap termotivasi, serta efektivitas bagi organisasi secara keseluruhan. Kompensasi merupakan salah satu faktor baik secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi tinggi rendahnya motivasi dan kinerja pegawai. Karena itu semestinya pemberian kompensasi kepada pegawai perlu mendapat perhatian khusus dari pihak manajemen instansi agar motivasi para pegawai dapat dipertahankan dan kinerja pekerja diharapkan akan terus meningkat. Berkaitan dengan hal tersebut perlu diadakan penelitian mengenai variabel yang berpengaruh terhadap kinerja pegawai. Salah satu fenomena yang muncul dewasa ini adalah adanya kebijakan pemberian kompensasi yang cenderung masih belum sepenuhnya sesuai dengan harapan pegawai sedangkan kompensasi itu sendiri adalah merupakan salah satu faktor untuk mendorong pegawai agar memiliki kinerja yang tinggi. 2. 1. 5. 4. 1. Tujuan dari Kompensasi (Penggajian dan Pengupahan) Menurut Notoadmojo ( 2003 : 254), tujuan pemberian kompensasi (penggajian dan pengupahan ) adalah : a. Menghargai prestasi kerja, dengan pemberian kompensasi yang memadai adalah suatu penghargaan organisasi terhadap prestasi kerja para karyawannya. Selanjutnya akan mendorong perilaku- perilaku atau performance karyawan sesuai yang diinginkan perusahaan/ organisasi. b. Menjamim keadilan, dengan adanya sistem kompensasi yang baik akan menjamin terjadinya keadilan diantara karyawan dalam perusahaan/


organisasi. Masing- masing karyawan akan memperoleh imbalan yang sesuai dengan tugas, jabatan, dan prestasi kerjanya. c. Mempertahankan karyawan, dengan sistem kompensasi yang baik, para karyawan akan betah dan bertahan bekerja pada perusahaan tersebut. Hal ini berarti mencegah keluarnya karyawan dari organisasi itu untuk mencari pekerjaan yang lebih baik. d. Memperoleh karyawan yang bermutu, dengan kompensasi yang baik akan menarik lebih banyak calon karyawan. Dengan banyaknya pelamar atau calon karyawan, akan lebih mempermudah perusahaan untuk mencari dan memiliki karyawan yang bermutu tinggi. e. Pengendalian biaya, dengan sistem pemberian kompensasi yang baik, akan mengurangi seringnya melakukan rekrutmen, sebagai akibat dari makin seringnya karyawan yang keluar mencari pekerjaan yang lebih menguntungkan. Hal ini berarti penghematan biaya untuk rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru. f. Memenuhi peraturan- peraturan, sistem administrasi kompemsasi yang baik merupakan tuntutan dari pemerintahan (hukum). Suatu organisasi/ perusahaanyang baik, dituntut memiiki sistem administrasi yang baik pula. Salah satu arah meningkatkan prestasi kerja, motivasi, dan kepuasan kerja karyawan adalah melalui kompensasi. Kompensasi adalah segala sesuatu yang diterima para karyawan sebagai balas jasa untuk kerja mereka. Bila kompensasi diberikan secara benar, para karyawan akan lebih terpuaskan dan termotivasi


untuk berprestasi dengan lebih baik guna mencapai sasaran organisasi dan pribadinya. 2. 1. 5. 4. 2. Jenis- Jenis Kompensasi Menurut Hasibuan ( 2002 : 118 ), bentuk dan jenis kompensasi dapat dibedakan menjadi dua yaitu kompensasi langsung berupa gaji dan insentif dan kompensasi tidak langsung dapat berupa asuransi, cuti, tunjangan hari raya, liburan, dan lainnya. 1. Kompensasi langsung Kompensasi merupakan hak bagi karyawan dan menjadi kewajiban perusahaan untuk membayarnya. Kompensasi langsung yang diberikan dapat berupa gaji/ upah, dan insentif. Menurut Mulyadi ( 2001 : 373 ), “Gaji umumnya merupakan pembayaran atau penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan. Sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksanaan/ buruh “. 2. Kompensasi tidak langsung Kompensasi tidak langsung merupakan balas jasa yang diberikan berdasarkan kebijaksanaan perusahaan terhadap semua karyawan dalam usaha untuk meningkatkan kesejahteraan mereka. Kompensasi tidak langsung diberikan dalam bentuk tunjangan keuangan seperti asuransi, tunjangan hari raya, kesehatan, liburan, dan lain- lain.


2. 1. 5. 4. 3. Sistem Kompensasi ( Penggajian dan Pengupahan ) Sistem kompensasi/ penggajian dan pengupahan yang umum diterapkan adalah : 1. Sistem waktu Dalam sistem waktu, besarnya kompensasi ( gaji dan upah ) ditetapkan berdasarkan standar waktu seperti jam, minggu, atau bulan. 2. Sistem hasil ( Output ) Dalam sistem hasil, besarnya kompensasi/gaji dan upah ditetapkan atas kesatuan unit yang dihasilkan pekerja, seperti per potong, meter, liter, dan kilogram 3. Sistem Borongan Sistem borongan adalah suatu cara penggajian dan pengupahan yang penetapan besarnya jasa didasarkan atas 2. 1. 5. 5. Mengevaluasi Kinerja Gomes ( 2003 : 135 ), dalam bukunya yang berjudul Manajemen Sumber Daya Manusia mengatakan. Hampir seluruh perusahaan melakukan tindakan informal ataupun formal dalam menilai kinerja karyawan mereka. Penilaian knerja berarti mengevaluasi kinerja karyawan saat ini dan/ atau di masa lalu relatif terhadap standar kinerjanya. Penilaian kinerja juga selalu mengasumsikan bahwa karyawan memahami apa standar kinerja mereka, dan penyelia juga memberikan karyawan umpan balik, pengembangan, dan insentif yang diperlukan untuk membantu orang


yang bersangkutan menghilangkan kinerja yang kurang baik atau melanjutkan kinerja yang baik. Tujuan penilaian performansi secara umum dapat dibedakan atas dua macam, yakni: (1) Untuk mereward performansi sebelumnya ( to reward past performance ), dan (2) untuk memotivasikan perbaikan performansi pada waktu yang akan datang ( to motivate future performance improvement ). Informasiinformasi yang diperoleh dari penilaian performansi itu dapat dimanfaatkan untuk kepentingan pemberian gaji, kenaikan gaji, promosi, dan penempatanpenempatan pada tugas- tugas tertentu. 2. 1. 5. 6. Memberhentikan Pegawai Secara Sukarela atau Dipecat Menurut Undang-undang No. 13 Tahun 2003 mengartikan bahwa Pemberhentian atau Pemutusan hubungan kerja adalah pengakhiran hubungan kerja karena suatu hal tertentu yang mengakibatkan berakhirnya hak dan kewajiban antar pekerja dan pengusaha. Istilah pemberhentian juga mempunyai arti yang sama dengan separation yaitu pemisahan. Pemberhentian juga bisa berarti Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) karyawan dari suatu organisasi perusahaan. Pemberhentian yang dilakukan oleh perusahaan harus berdasarkan dengan Undang – undang No 12 Tahun 1964 KUHP dan seijin P4D atau P4P atau seijin keputusan pengadilan. Pemberhentian juga harus memperhatikan pasal 1603 ayat 1 KUHP yaitu mengenai “ Tenggang waktu dan ijin pemberhentian”. Perusahaan yang melakukan pemberhentian akan mengalami kerugian karena karyawan yang diberhentikan membawa biaya penarikan, seleksi, pelatihan dan proses produksi berhenti. Pemberhentian yang


dilakuakn oleh perusahaan juga harus dengan baik – baik, mengingat saat karyawan tersebut masuk juga diterima baik – baik. Dampak pemberhentian bagi karyawan yang diberhentikan yaitu dampak secara psikologis dan dampak secara biologis. Pemberhentian yang berdasarkan pada Undang –undang 12 tahun 1964 KUHP, harus berperikemanusiaan dan menghargai pengabdian yang diberikannya kepada perusahaan misalnya memberikan uang pension atau pesangon. Pemberhentian juga dapat diartikan sebagai pemutusan hubungan kerja seseorang karyawan dengan organisasi perusahaan. Dengan pemberhentian dilakukan berarti karyawan tersebut sudah tidak ada ikatan lagi dengan perusahaan (Drs. Malayu Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia,2001). 2. 1. 5. 6. 1. Dampak PHK Dampak PHK Bagi perusahaan adalah terhentinya produksi sementara, harus mencari penggantinya dengan karyawan baru, melepas karyawan yang sudah berpengalaman dan setia, memerlukan biaya yang besar untuk merekrut lagi. Sedangkan dampaknya bagi karyawan adalah timbulnya situasi yang tidak enak karena harus menganggur, terputusnya hubungan dengan teman- teman sekerja, berkurangnya rasa harga diri, hilangnya penghasilan yang diterima untuk membiayai keluarga, harus bersusah payah untuk mencari pekerjaan baru.. 2. 1. 5. 6. 2. Sebab- Sebab PHK Ada beberapa hal yang menyebabkab pemutusan hubungan kerja dilakukan, diantaranya:


1. PHK atas dasar permintaan sendiri. Misalnya: Masalah keluarga, tidak dapat mengembangkan karier, lingkungan kerja yang kurang nyaman, masalah kesehatan, perlakuan yang kurang adil, tingkat kompensasi yang rendah, pekerjaan tidak cocok dengan minat dan bakat,dll. 2. PHK karena kebijaksanaan perusahaan. Misalnya: Karyawan tidak disiplin, karyawan tidak cakap dan kurang produktif, karyawan melakukan tindakan asusila, dan penyederhanaan organisasi dalam perusahaan. 3. PHK karena peraturan perundang- undangan. Misalnya: Meninggal dunia, telah mencapai batas usia untuk PHK, melanggar peraturan yang berlaku, dan berakhirnya kontrak dengan perusahaan. 2. 1. 6. Ancaman dan Prosedur 2. 1. 6. 1. Mempekerjakan Pegawai yang Tidak Berkualifikasi atau Penipu Mempekerjakan

pegawai

yang

tidak

memiliki

kualifikasi

dapat

meningkatkan beban produksi, dan mempekerjakan pegawai penipu dapat mengakibatkan pencurian aset. Kedua masalah tersebut palng tidak diatasi melalui prosedur mempekerjakan pegawai yang memadai. Kualifikasi keahlian untuk setiap posisi yang lowong harus dinyatakan dengan jelas dalam laporan pengendalian posisi. Para kandidat harus diminta untuk menandatangani sebuah pernyataan di formulir lamaran pekerjaan yang mengkonfirmasikan akurasi informasi yang diserahkan dan memberikan persetujuan mereka untuk pemeriksaan latar belakang yang menyeluruh atas data dan riwayat pekerjaan mereka.


Merupakan hal yang sangat pentng untuk memverifikasi keahlian dan referensi pelamar pekerjaan, termasuk gelar sarjana yang diraih, karena penelitian menunjukkan bahwa hampir 30% resume berisi informasi palsu atau yang dilebihlebihkan. Merupakan hal yang juga penting untuk memverifikasi posisi pekerjaan dari orang- orang yang terdaftar sebagai referensi. Terakhir, ketika akan mempekerjakan tenaga kerja untuk posisi yang melibatkan akses ke data keuangan dan aset, mungkin aan lebih baik untuk mengontrak perusahaan yang dapat melakukan pemeriksaan latar beakang secara menyeluruh untuk memverifikasi bahwa pelamar tersebut tidak memiliki catatan kriminal sebelumnya. Akan tetapi sebelum melakukan pemeriksaan latar belakang, biasanya perlu mendapatkan izin tertulis dari pelamar untuk melakukan hal tersebut. 2. 1. 6. 2. Pelanggaran Hukum Ketenagakerjaan. Pemerintah menjatuhkan penalti yang berat bagi perusahaan yang melanggar ketetapan dalam hukum ketenagakerjaan. Sebagai tambahan, organisasi juga dapat menjadi objek tuntutan sipil oleh korban tuduhan akibat diskriminasi dalam pekerjaan. Dalam kasus ini, prosedur pengendalian yang terbaik adalah secara hati- hati mendokumentasikan semua tindakan untuk beriklan, melakukan perekrutan, dan mempekerjakan pegawai baru, untuk menunjukkan kesesuaian dengan peraturan pemerintah yang berlaku. Pelatihan berkelanjutan untuk tetap mengikuti hukum ketenagakerjaan yang terbaru juga merupakan hal yang penting.


2. 1. 6. 3. Perubahan Tanpa Otorisasi atas File Induk Penggajian Perubahan tanpa otorisasi atas file induk penggajian dapat mengakibatkan kenaikan biaya jika upah, gaji, komisi, atau tarif dasar lainnya yang digunakan untuk menetapkan kompensasi pegawai dipalsukan. Masalah ini dapat menghasilkan laporan yang tidak akurat atas biaya tenaga kerja yang kemudian akan mengarah pada keputusan yang salah. Pemisahan tugas yang tepat adalah prosedur pengendalian utama untuk mengatasi ancaman ini. Hanya departemen MSDM yang dapat memperbarui file induk penggajian untuk pengangkatan tenaga kerja, pemberhentian, peningkatan gaji, dan promosi. Para pegawai departemen MSDM sebaliknya tidak terlibat secara langsung dalam pemrosesan penggajian atau distribusi cek gaji. Pemisahan tugas ini mencegah seseorang yang memiliki akses ke cek gaji, membuat pegawai fiktif atau mengubah tingkat gaji, dann kemudian mengambil cek palsu tersebut. Sebagai tambahan, semua perubahan dalam file induk penggajian harus ditinjau dan disetujui oleh orang lain selain dari pegawai yang merekomendasikan perubahan tersebut. Biasanya, persetujuan semacam ini melibatkan pembacaan dan penandatanganan dokumen transaksi. Bagi perubahan yang diproses melalui terminal on- line, sistem tersebut harus didesain untuk memverifikasi identitas dan otorisasi orang yang melakukan serta menyetujui permintaan. Laporan yang mendokumentasikan perubahan ini harus dikirim ke setiap supervisor departemen untuk ditinjau.


2. 1. 6. 4. Data Waktu yang Tidak Akurat Ketidakakuratan dalam catatan waktu dan kehadiran dapat menghasilkan peningkatan biaya tenaga kerja dan laporan biaya tenaga kerja yang salah. Lagipula, ketidakakuratan dapat merusak moral pegawai ( apabila cek gaji salah atau hilang ) atau mengakibatkan pembayaran untuk layanan tenaga kerja yang tidak dilakukan. Otomatisasi dapat mengurangi risiko ketidakakuratan yang tidak disengaja dalam data waktu. Pembaca kartu dan pemindai kode garis dapat digunakan untuk mengumpulkan data mengenai waktu dan kehadiran pegawai dalam bentuk yang dapat dibaca oleh mesin. Apabila pemakaian mereka tidak mungkin dilakukan, terminal on-line harus digunakan. Program entri data harus meliputi pemeriksaan edit berikut ini : a) Pemeriksaan field untuk data numeris dalam field nomor pegawai dan jam kerja yang digunakan b) Pemeriksaan batas atas field jam kerja yang digunakan. c) Pemeriksaan validitas atas nomor pegawai. Pemisahan tugas yang tepat dapat mengurangi resiko ketidakakuratan yang disengaja. Seperti yang dijelaskan sebelumnya, hanya seseorang yang tidak secara langsung terlibat dalam pemrosesan penggajian dapat membuat perubahan atas file induk penggajian. Selanjutnya, supervisor terkait harus menyetujui semua perubahan semacam ini. Data mesin pencatat waktu, digunakan untuk menghitung penggajian, serta juga digunakan untuk merekonsiliasi data kartu waktu kerja, yang digunakan


untuk perhitungan biaya dan tujuan manajerial, oleh seseorang yang tidak terlibat dalam pembuatan data tersebut. Total waktu yang dihabiskan untuk semua tugas seperti yang dicatat dalam kartu waktu kerja, seharusnya tidak melebihi waktu kehadiran yang ditunjukkann dalam kartu waktu pegawai. Sebaliknya, semua waktu yang digunakan untuk bekerja seharusnya dimasukkan ke dalam kartu waktu kerja. Guna memastikan validitas data tersebut, supervisor pegawai harus menyetujui kartu waktu dan kartu waktu kerja. 2. 1. 6. 5. Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat Kompleksitas pemrosesan penggajian, terutama berbagai syarat peraturan perpajakan, memperbesar kemungkinan orang melakukan kesalahan. Kesalahan tentu saja dapat merusak moral pegawai, terutama apabila cek gaji terlambat. Selain timbulnya catatan dan laporan biaya penggajian yang salah, kesalahan pemrosesan

dapat

mengarah

pada

penalti

apabila

kesalahan

tersebut

mengakibatkan kegagalan untuk mengirimkan jumlah pajak penghasilan yang harus dibayar ke pemerintah. Begitu pula kegagalan untuk secara akurat menilai potongan atas upah pegawai dan mengirimkan dana tersebut ke pihak terkait juga dapat mengarah pada penalti keuangan. Status pajak pekerja harus diklasifikasikan dengan tepat sebagai pegawai atau kontraktor independen, karena kesalahan klasifikasi dapat mengakibatkan perusahaan berutang pajak, bunga, dan bahkan penalti. Isu ini sering kali muncul ketika para manajer departemen mencoba mengakali penghentian kontrak tenaga kerja umum dengan menggunakan kontraktor independen. Departemen MSDM


harus selalu meninjau keputusan apa pun untuk mengontrak tenaga kerja sementara atau bantuan dari luar. 2. 1. 6. 6. Pencurian atau Distribusi Cek Gaji Palsu Ancaman lainnya adalah pencurian cek gaji atau penerbitan cek gaji ke pegawai fiktif atau yang telah diberhentikan. Hal ini dapat mengakibatkan peningkatan biaya dan hilangnya kas. Pemisahan tugas yang tepat berkaitan dengan pembuatan dan distribusi cek gaji dapat mengurangi risiko ancaman ini. Berikut hal yang dapat diterapkan sebagai pengendalian penulisan cek penggajian a) Akses ke cek penggajian kosong dan mesin penandatanganan cek harus dibatasi. b) Semua cek penggajian harus diurutkan dengan nomor tercetak dan secara periodik dihitung. c) Kasir harus menandatangani semua cek penggajian jika dilengkapi dengan dokumen yang tepat ( daftar penggajian dan voucher pengeluaran). d) Orang yang independen dari proses penggajian harus merekonsiliasi rekening bank untuk penggajian. Dengan membatasi jumlah total kas yang berisiko, rekening bank penggajian terpisah memberikan perlindungan tambahan atas pemalsuan atau perubahan. Rekening ini harus dioperasikan sebagai dana tetap; yaitu jumlah cek yang ditulis untuk mengisi kembali dana tersebut, harus sama dengan jumlah gaji bersih untuk periode tersebut. Jadi, ketika semua cek gaji telah diuangkan, rekening penggajian harus memiliki saldo nol. Rekening giro penggajian terpisah


juga mempermudah untuk mendeteksi cek palsu ketika rekening tersebut di rekonsiliasi. 2. 1. 6. 7. Kehilangan atau Pengungkapan Data Tanpa Otorisasi. Database manajemen SDM/ penggajian adalah sumber daya berharga yang harus dijaga dari kehilangan atau kehancuran. Melindungi privasi data pegawai juga merupakan hal yang penting. Contohnya moral bisa rusak jika pegawai mengetahui gaji pegawai lainnya. Selanjutnya, pengungkapan tanpa otorisasi atas data evaluasi kinerja dapat mengakibatkan organisasi tersebut dituntut. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko pengungkapan tanpa otorisasi data penggajian adalah menggunakan password dan pengendalian keamanan fisik untuk membatasi akses hanya ke orang- orang yang berhak. Enkripsi memberikan pengendalian tambahan dengan membuat informasi manajemen Sumber Daya Manusia/ penggajian tidak dapat diamati oleh seseorang yang berhasil mendapatkan akses tidak sah ke file induk penggajian. Biro layanan penggajian juga dapat mengurangi ancaman ini. Prosedur pembuatan cadangan dan pemulihan dari bencana memberikan pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko hilangnya data penggajian. Baik label file internal maupun eksternal harus digunakan untuk memastikan bahwa database tersebut tidak dengan sengaja di hapus atau diproses oleh program yang salah. Dua kopi cadangan atas file induk penggajian dan file transaksi terakhir harus dibuat; satu harus disimpan di lokasi, sedangkan yang lainnya diluar lokasi kantor.


2. 1. 6. 8. Kinerja yang Kurang Baik Ancaman umum dalam proses penggajian/ manajemen Sumber Daya Manusia adalah kinerja pegawai yang tidak efisien dan efektif. Membuat dan meninjau laporan kinerja adalah cara yang efektif untuk menangani ancaman ini, terutama bagi para pegawai yang bekerja dirumah. Pengawasan hati- hati atas produktivitas para pegawai ini penting untuk memastikan bahwa mereka benarbenar menggunakan jam yang dibayar untuk bekerja dan bahwa mereka tidak sambil menjalankan bisnis pribadi, dengan menggunakan aset yang disediakan perusahaan. Pengawasan semacam ini juga penting untuk memastikan bahwa para pegawai yang bekerja dirumah tidak menggunakan sumber daya komputer yang disediakan perusahaan dengan tidak benar ( contohnya membuat website pornografi, mengirim atau meneruskan email yang tidak benar, atau menyimpan serta menggunakan salinan software bajakan ). Pelatihan adalah hal yang penting untuk memastikan bahwa para pegawai bagian penggajian dan manajemen sumber daya manusia tetap mengetahui perkembangan terakhir atas hukum ketenagakerjaan dan pajak. Fungsi manajemen sumber daya manusia harus mengawasi pelatihan semua pegawai untuk membantu organisasi memaksimalkan efisiensi dan efektivitas semua proses bisnisnya. Menelusuri pengetahuan dan keahlian pegawai serta mendapatkan pengetahuan tersebut agar dapat dibagi di seluruh perusahaan juga dapat memberikan keunggulan kompetitif yang berkelanjutan. Akan tetapi, sifat model data yang menyimpan dan memelihara data penggajian dan manajemen sumber


daya manusia menetapkan seberapa mudah untuk mencapai manajemen pengetahuan semacam ini. 2. 1. 7. Efektivitas Kinerja Perusahaan Efektivitas berasal dari kata efektif yang mengandung pengertian dicapainya keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Efektivitas selalu terkait dengan hubungan antara hasil yang diharapkan dengan dengan hasil yang sesungguhnya dicapai. Efektivitas dapat diihat dari berbagai sudut pandang dan dapat dinilai dengan berbagai cara dan mempunyai kaitan yang erat dengan efisiensi. Menurut pendapat Gibson ( 1999 : 30 ) mengatakan “Efektivitas adalah menggambarkan seluruh siklus input- proses- output “. Dan pengertian kinerja menurut Walker ( 1999 : 45 ) adalah “pencapaian tugas- tugas individu dan tujuan “. Adapun efektivitas kinerja organisasi menurut Agus D, dkk (2001 : 36) mengatakan, “Di dalam melakukan pekerjaan, pada hakekatnya para pekerja memerlukan rasa aman, yang mempunyai kaitan dengan jaminan masa depan, suasana organisasi yang memberikan kesempatan untuk berkembang, tanpa adanya ancaman- ancaman, hubungan antara atasan dengan bawahan yang manusiawi”. Sehubungan dengan hal tersebut maka efektivitas kinerja perusahaan adalah menggambarkan seluruh siklus input, proses, dan output yang mengacu pada hasil guna daripada suatu organisasi atau perusahaan, program atau kegiatan yang menyatakan sejauh mana tujuan ( kualitas, kuantitas, dan waktu) telah dicapai, serta ukuran berhasil atau tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya


dan mencapai target- targetnya. Hal ini berarti bahwa pengertian efektivitas yang dipentingkan adalah semata- mata hasil atau tujuan yang dikehendaki. Walaupun tujuan akhir dari efektivitas adalah pencapaian tujuan. Kata efektif sering dicampuradukkan dengan kata efisien walaupun artinya tidak sama, sesuatu yang dilakukan secara efisien belum tentu efektif. Sehubungan dengan halhal yang dikemukakan di atas, maka secara singkat pengertian dari efisiensi dan efektivitas adalah efisiensi berarti melakukan sesuatu atau mengerjakan sesuatu secara benar, “doing things right “ , sedangkan efektivitas melakukan atau mengerjakan sesuatu tepat pada sasaran “ doing the right things “. Tingkat efektivitas itu sendiri dapat ditentukan oleh terintegrasinya sasaran dan kegiatan organisasi secara menyeluruh, kemampuan adaptasi dari organisasi terhadap perubahan lingkungannya. 2. 1. 7. 1. Ukuran Efektivitas Kinerja Keluaran (output ) yang dihasilkan lebih banyak bersifat keluaran (output ) yang bersifat tidak berwujud (intangible) yang tidak mudah untuk di kuantifikasi, maka pengukuran efektivitas sering menghadapi kesulitan. Kesulitan dalam pengukuran efektivitas tersebut karena pencapaian hasil (outcome) seringkali tidak dapat diketahui dalam jangka pendek, akan tetapi dalam jangka panjang setelah program berhasil. Menurut pendapat Campbell, menyebutkan beberapa ukuran dari pada efektivitas, yaitu : 1. Kualitas artinya kualitas yang dihasilkan oleh organisasi 2. Produktivitas artinya kuantitas dari jasa yang dihasilkan


3. Penghasilan yaitu jumlah sumber daya yang masih tersisa setelah semua biaya dan kewajiban dipenuhi 4. Pertumbuhan adalah suatu perbandingan mengenai eksistensi sekarang dan masa lalunya 5. Stabilitas yaitu pemeliharaan struktur, fungsi, dan sumberdaya sepanjang waktu 6. Kecelakaan yaitu frekuensi hal perbaikan yang berakibat pada kerugian waktu 7. Semangat kerja yaitu adanya perasaan terikat dalam hal pencapaian tujuan, yang melibatkan usaha tambahan, kebersamaan tujuan dan perasaan memiliki. 8. Motivasi artinya adanya kekuatan yang muncul dari setiap individu untuk mencapai tujuan. 9. Keluwesan adaptasi artinya adanya suatu rangsangan baru untuk mengubah prosedur standar operasinya, yang bertujuan untuk mencegah keterbekuan terhadap rangsangan lingkungan.

2.2.

Gambaran Umum Tugas dan Fungsi Bagian Personalia pada PT. Socfindo. PT. SOCFIN INDONESIA berdasarkan akte pendirinya berkedudukan di

Medan Jl. K. L. Yos Sudarso, No. 106 Po. Box. 1254 Medan – bergerak dalam bidang perkebunan kelapa sawit dan karet. Struktur organisasi PT. Socfin Indonesia menunjukkan adanya hubungan lini dan staf. Struktur organisasi lini dan staf ini memang cukup baik untuk


perusahaan berskala sedang dan besar, karena terdapat pengawasan secara langsung dan adanya spesialisasi dalam perusahaan. Kemudian struktur organisasi lini dan staf tersebut akan menciptakan kesatuan pimpinan sehingga membentuk aliran kekuasaan dengan jelas. Terdapat beberapa bagian tugas dan tanggung jawab dalam PT. Socfindo. Mulai dari bagian principle director, adviser, general manager, internal control, bagian teknik/teknologi, internal audit, bagian penjualan (sales department), bagian pembelanjaan (finance department), bagian tanaman (agriculture department), dan bagian umum (general department). Adapun bagian yang mengatur sumber daya manusia pada PT. Socfindo dikelola oleh bagian umum ( General Department ) dengan menggunakan sistem SAP. Visi dan misi tahun 2013 bagian umum PT. Socfindo adalah : 1. Menjamin pelaksanaan program pelatihan eksternal yang telah di setujui oleh manajemen terlaksana 100%. 2. Menjamin proses up dating catatan khusus staff dilakukan 100%. 3. Menyusun evaluasi kualifikasi personel (Staff PT. Socfindo dan non staff di kantor besar) per tahun 2012. Dimana, job description nya terdiri dari: Pertama, Personalia administrasi. Kegiatannya adalah menginput/maintain master data pekerja (seperti daftra riwayat hidup pekerja, pajak, asuransi,dll), membuat daftar tanggungan, membuat perhitungan AMK ( Akhir Masa Kerja) non staff, kantor besar,dan kebun, memaintain data cuti, menginput absen non staff dan kantor besar, membuat surat mutasi ataupun peringatan non staff, membuat daftar catu beras, membuat daftar


jubilaris dan memo pembayaran jubilaris, membuat daftar kenaikan golongan non staff kantor besar dan kebun, dan melakukan pemeriksaan tanggungan seluruh pekerja di kebun. Kedua,

Labour

Affair

dan

Jamsostek.

Kegiatannya

menyangkut

ketenagakerjaan internal, serikat pekerja, mengurus izin yang berhubungan dengan ketenagakerjaan, menangani masalah jamsostek di kantor besar dan membantu di kebun, membuat statistik lembur, absen, dan penduduk, melakukan pemeriksaan tanggungan seluruh pekerja di kebun. Ketiga, Payroll dan Recruitment. Kegiatannya menangani proses rekrutmen dan seleksi staff maupun non staff(kantor besar), mempersiapkan administrasi penerimaan pekerja (misalnya perjanjian dan surat penetapan), mengurus penggajian seluruh staff, memeriksa AMK (Akhir Masa Kerja) non staff di kebun dan khusus staff dibuat surat perjanjian, mempersiapkan administrasi penilaian kinerja dan usulan kenaikan golongan, membuat/ maintain uraian jabatan kantor besar Medan. Keempat, Personel Legal Affair. Kegiatannya adalah sebagai pemegang kunci (key user) HR Modul di SAP, memeriksa seluruh dokumen yang berkaitan dengan pengeluaran uang di bagian umum telah terlaksana dengan baik, mengurus asuransi jiwa staff, mewakili perusahaan dalam melakukan negosiasi upah non staff di Dewan Pengupahan untuk sektor perkebunan, memriksa semua surat, memo, email, dan berita yang keluar dari divisi personel dan legal affair, mengawasi proses jalannya rekrutmen dan seleksi di kantor besar, memeriksa kebenaran laporan gaji yang keluar dari payroll, membuat surat teguran untuk


staff, menghitung AMK (Akhir Masa Kerja) dan bonus staff, dan mempersiapkan daftar usulan kenaikan golongan staff. Proses awal perekrutan karyawan baru dilakukan dengan internal recruitment, dimana dilakukan rotasi ataupun mutasi dari dalam PT. Socfindo sendiri. Kemudian apabila database PT. Socfindo dianggap tidak memadai maka dilakukan eksternal recruitment dengan memasang iklan di koran ataupun mengirim brosur ke universitas/lembaga pendidikan. Kemudian dilakukan seleksi calon karyawan yang dimulai dengan tes tertulis( psikotes dan tes akademi), wawancara ( interview), dan pemeriksaan kesehatan. Karyawan dinyatakan lulus apabila mampu melewati keseluruhan tes tersebut. Setelah calon karyawan diterima, dilakukan training selama 3bulan (untuk non staff) sedangkan untuk staff disesuaikan dengan kebutuhan masingmasing posisi. Lama waktu yang dibutuhkan untuk seseorang beralih dari masa percobaan menjadi karyawan tetap adalah 3 bulan. PT. Socfindo juga melakukan berbagai aktivitas pengembangan kemampuan karyawannya seperti melakukan study banding, seminar, internal training, maupun eksternal training. Faktor yang mempengaruhi seorang karyawan mengalami kenaikan golongan tidak hanya dilihat dari segi latar belakang pendidikan tetapi yang terutama adalah dari segi loyalitas, kejujuran, performansi, dan kemampuan bekerja. Sehingga alat yang digunakan untuk mengukur prestasi kinerja seseorang untuk dapat mengalami kenaikan golongan adalah bagaimana

mereka

menjalankan pekerjaannya sesuai dengan job description masingmasing, kelakuan baik, disiplin kerja, integritas, dan kemampuan untuk bekerja sama.


Jam kerja aktif di PT. Socfindo berjumlah 7 jam sehari atau 40 jam seminggu untuk 6 hari bekerja, atau 8 jam sehari dan 40 jam seminggu untuk 5 hari kerja dalam seminggu. Perusahaan dapat melakukan pergantian atau perubahan waktu kerja tetapi harus diberitahukan terlebih dahulu oleh kepada PUK SP.PP-SPSI setempat sekurang- kurangnya 30 hari sebelum tanggal perubahan dilaksanakan serta memberitahukan secara tertulis kepada Disnaker Kabupaten/Kota. Berdasarkan jam kerja aktif tersebut maka perusahaan dapat membuat daftar gaji dan upah karyawan. Gaji tetap yang diterima karyawan biasanya diberikan setiap akhir bulan, sedangkan untuk perhitungan upah lembur satu jam bagi pekerja harian tetap/pekerja bulanan dipakai dasar berikut: ( Upah uang sebulan + nilai catu beras pekerja sebulan) 173 Perhitungan upah lembur : 1. Hari biasa : untuk jam kerja lembur pertama di bayar 1,5 kali upah sejam, dan untuk setiap jam kerja lembur berikutnya dibayar 2 kali upah sejam. 2. Hari istirahat mingguan : a) Untuk waktu kerja 6 hari kerja/ 40 jam seminggu 7 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam, jam ke- 8 dibayar 3 kali upah sejam, jam ke- 9 dan ke- 10 dibayar 4kali upah sejam. b) Jika hari libur resmi jatuh pada hari kerja terpendek 5jam pertama dibayar 2 kali upah sejam, jam ke- 6 dibayar 3 kali upah sejam, jam ke- 7 dan ke- 8 dibayar 4 kali upah sejam.


3. Untuk waktu 5 hari kerja/ 40 jam seminggu : Hari istirahat mingguan/ hari libur resmi. 8 jam pertama dibayar 2 kali upah sejam, jam ke- 9 dibayar 3 kali upah sejam, jam ke- 10 dan ke- 11 dibayar 4 kali upah sejam. Waktu kerja lembur hanya dapat dilakukan paling banyak 3(tiga) jam dalam 1(satu) hari dan 14 jam dalam 1(satu) minggu, kecuali kerja lembur pada hari minggu atau hari libur resmi. PT. Socfindo juga melakukan penilaian kinerja karyawan secara periodik setiap satu tahun sekali, dimana penilaian dilakukan berdasarkan kompetensi karyawan maupun pelaksanaan tugas sesuai dengan job desription masingmasing. Setiap perusahaan memiliki batasan usia ataupun batasan masa kerja bagi karyawannya untuk mengakhiri tugasnya dalam perusahaan (pensiun). Di PT. Socfindo sendiri, batasan usia seseorang untuk memasuki tahap pensiun adalah > 55 tahun. Sedangkan untuk masa kerjanya adalah 25 tahun (non staff) dan bagi staff tidak ada batasan. Dalam hal pemutusan hubungan kerja, perusahaan ini mengikuti peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan yang berlaku yaitu adanya uang pisah, yang terdiri dari : a) Masa kerja kurang dari tiga tahun tidak memperoleh uang pisah. b) Masa kerja tiga tahun atau lebih tetapi kuran dari enam tahun ( Rp. 785.000 )


c) Masa kerja enam tahun atau lebih tetapi kurang dari sembilan tahun (Rp.1.070.000) d) Masa kerja sembilan tahun atau lebih tetapi tidak kurang dari 12 tahun (Rp.1.365.000) e) Masa kerja 12 tahun atau lebih tetapi tidak kurang dari 15 tahun (Rp.2.025.000) f) Masa kerja 15 tahun atau lebih tetapi tidak kurang dari 18 tahun (Rp.2.325.000) 2. 3. Tinjauan Penelitian Terdahulu Peneliti Sri Henny Apriany (2008)

Judul Penelitian Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan di PT. Angkasa Pura II ( Persero ) Bandara Soekarno Hatta Jakarta”

Hasil Penelitian Menyimpulkan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan PT. Angkasa Pura II ( Persero ) Bandara Soekarno Hatta Jakarta telah diterapkan dan dilaksanakan dengan baik, hal ini dapat dilihat diantaranya dari struktur organisasi yang masingmasing bagian secara umum sudah berjalan sesuai dengan tanggung jawab masingmasing dan penerapan program aplikasi yang bernama Sistem Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) yang digunakan dalam proses pembayaran gaji dan upah.

Yudista Asri Wirada (2008 )

Sistem akuntansi penggajian dan pengupahan sebagai alat bantu pengendalian pada PT Perkebunan Nusantara III (Persero ) Medan “

Menyimpulkan bahwa sistem akuntansi penggajian dan pengupahan yang diterapkan oleh perusahaan tersebut sudah cukup memadai guna dijadikan sebagai alat bantu pengendalian


Siamak Nejadhosseini Soudani

The Usefulness of an Accounting Information System for Effective Organizational Performance

intern terhadap gaji dan upah. Pemakaian sebuah sistem dalam perusahan dapat membatu pihak manajemen untuk menyediakan informasi yang relevan dan andal bagi yang membutuhkan informasi akutansi dalam sebuah perusahaan yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan didalam perusahaan.

2. 4. Kerangka Konseptual Kerangka konseptual merupakan suatu kesatuan kerangka pemikiran yang utuh dalam rangka mencari jawaban-jawaban ilmiah terhadap masalah-masalah penelitian yang menjelaskan tentang variabel-variabel, hubungan antara variabelvariabel secara teoritis yang berhubungan dengan hasil penelitian yang terdahulu yang kebenarannya dapat diuji secara empiris H1

Merekrut dan Mempekerjakan Karyawan Baru Melatih dan Mengembangkan Karyawan

H2 H3

Memberikan Tugas Pekerjaan (job description) Memberikan Kompensasi (penggajian dan pengupahan)

H7

Efektivitas Kinerja Perusahaan

H4

H5

Mengevaluasi Kinerja Karyawan H6

Memberhentikan Karyawan Secara Sukarela atau Dipecat


Berdasarkan latar belakang masalah, tujuan penelitian, dan tinjauan pustaka yang telah dikemukakan, maka kerangka konseptual maka dalam hal penelitian ini, landasan teori yang digunakan peneliti adalah Positive Accounting Theory. Positive Accounting Theory adalah teori yang berkembang seiring dengan kebutuhan untuk menjelaskan dan memprediksi realitas praktik-praktik akuntansi yang ada di masyarakat, atau what it is (Watts dan Zimmerman, 1986). Teori ini memiliki pijakan yang berbeda dibandingkan dengan akuntansi normatif, yang lebih menjelaskan praktik-praktik akuntansi yang seharusnya berlaku atau it should be. Teori ini bertujuan menjelaskan, meramalkan dan memberi jawaban atas praktik akuntansi. Di samping itu, teori ini juga meramalkan berbagai fenomena akuntansi dan menggambarkan bagaimana interaksi antar-variabel akuntansi dalam dunia nyata. Validitas teori akuntansi positif dinilai atas dasar kesesuaian teori dengan fakta atau apa yang nyatanya terjadi (what it is).Positive Accounting Theory menemukan bahwa pada aturan akuntansi yang diterapkan pada praktek sehari-hari (misalnya pilihan metode akuntansi) memiliki hubungan dengan variabel perusahaan lainnya. Sistem Penggajian dan Pengupahan merupakan suatu proses untuk mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, dan memotivasi staff berkaliber (ahli) yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji dan upah. Dalam hal ini, variabel yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi penggajian dan pengupahan sesuai dengan fungsi kepegawaian adalah


dimulai dari Merekrut dan Mempekerjakan Karyawan Baru ( X1 ), Melatih dan Mengembangkan Karyawan ( X2), Memberikan Tugas Pekerjaan ( X3 ), Memberikan Kompensasi (penggajian dan pengupahan) ( X4 ), Mengevaluasi Kinerja Karyawan ( X5 ), dan Memberhentikan Pegawai Secara Sukarela atau Dipecat (X6), terhadap efektivitas kinerja perusahaan. Efektivitas berasal dari kata efektif yang mengandung pengertian dicapainya keberhasilan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Efektivitas selalu terkait dengan hubungan antara hasil yang diharapkan dengan hasil yang sesungguhnya dicapai. Dalam penelitian yang dilakukan oleh peneliti, alat ukur efektivitas yang digunakan adalah adanya produktifitas karyawan. Dimana, produktifitas yang meningkat berarti performansi yang baik, akan menjadi feedback bagi perusahaan. Kinerja adalah suatu usaha yang dilakukan oleh seseorang dengan cara tertentu untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Sehubungan dengan hal tersebut maka efektivitas adalah menggambarkan seluruh siklus input, proses, dan output yang mengacu pada hasil guna daripada suatu organisasi, program atau kegiatan yang menyatakan sejauh mana tujuan ( kualitas, kuantitas, dan waktu) telah dicapai, serta ukuran berhasil atau tidaknya suatu organisasi mencapai tujuannya dan mencapai target- targetnya. Pada dasarnya penelitian ini bertujuan untuk melihat apakah ada hubungan yang saling mempengaruhi antara sistem penggajian dan pengupahan dengan efektivitas kinerja perusahaan. Secara umum yang kita ketahui sistem informasi adalah sebuah alat yang diterapkan dalam teknologi akuntansi yang diciptakan


untuk membantu akuntan sebuah perusahaan untuk menciptakan sebuah informasi yang relevan dan andal bagi pihak yang membutuhkan. Kebutuhan informasi yang relevan dan andal ini bertujuan agar pihak-pihak yang berkepentingan dalam perusahaan dapat mengambil keputusan yang cepat dan tepat, yang berpengaruh secara langsung terhadap kinerja organisasi untuk mencapai sebuah target yang dibutuhkan.

2. 5. Hipotesis Hipotesis adalah jawaban sementara atas hubungan antara dua variabel atau lebih yang disusun untuk mempermudah analisis dan harus diuji kebenaranya dalam suatu penelitian. Berdasarkan tinjauan teoritis, rumusan masalah dan tinjauan penelitian terdahulu yang telah dikemukakan, maka hipotesis penelitian ini adalah sebagai berikut : Merekrut dan mempekerjakan karyawan baru merupakan langkah awal untuk mencari dan menemukan calon karyawan, dimana dalam hal ini dilakukan seleksi dan calon karyawan yang memenuhi standar kualifikasi lah yang lolos untuk bekerja dalam perusahaan. Dengan melatih dan mengembangkan kemampuan karyawan, dapat menimbulkan peningkatan ilmu, pengetahuan, kemampuan, dan kepribadian karyawan. Hal ini dapat meningkatkan kualitas pekerja dalam perusahaan. Karyawan yang berkualitas tersebut diberikan pekerjaan sesuai dengan bidangnya masingmasing. Motivasi seorang karyawan untuk mau bekerja lebih keras bagi perusahaan adalah adanya pemberian kompensasi yang sesuai dan adil. Dan hal ini berdampak bagi perusahaan dalam pencapaian tujuan. Semakin termotivasi


karyawan untuk bekerja lebih giat, maka tingkat produktivitas karyawan semakin tinggi, dan hal tersebut harus didukung dengan adanya sistem penggajian dan pengupahan yang baik dan teratur. Untuk itu, data penggajian dan pengupahan perusahaan harus selalu update (memperbarui) sesuai dengan karyawan yang ada pada perusahaan. Karena kompleksnya unsur dalam sumber daya manusia pada perusahaan dan mengingat karyawan sebagai salah satu aset perusahaan yang paling berharga sehingga melalui penelitian ini, penulis dapat menyimpulkan bahwa diperlukan sistem informasi akuntansi penggajian dan pengupahan untuk mencapai produktivitas karyawan sehingga perusahaan dapat mencapai tujuannya. Dengan adanya komponen sistem tersebut, sangat membantu pengambil keputusan dan pihak manajerial untuk memutuskan dan menilai kinerja organisasi serta merancang penerapan terhadap kinerja organisasi dimasa yang akan datang. Maka dengan ini penulis merumuskan hipotesis penelitian sebagai berikut : H1.

Merekrut dan Mempekerjakan Karyawan Baru berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan.

H2.

Melatih dan Mengembangkan Karyawan berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan

H3.

Memberikan Tugas Pekerjaan berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan.

H4.

Memberikan Kompensasi berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan.


H5.

Mengevaluasi Kinerja Karyawan berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan.

H6.

Memberhentikan Pegawai Secara Sukarela atau Dipecat berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan

H7.

Sistem Informasi Akuntansi Penggajian dan Pengupahan (Manajemen Sumber Daya Manusia) berpengaruh terhadap efektivitas kinerja perusahaan


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Menurut Mulyadi ( 2001 : 2 ), Sistem Informasi Akuntansi adalah

Recommend Documents