BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Pengertian sistem informasi menurut Hall (2001 : 7) sebuah rangkaian

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Pengertian sistem informasi menurut Hall (2001 : 7) “sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada para pemakai”. Sistem Informasi Akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan,

mengklasifikasikan,

mengolah,

menganalisa,

dan

mengkomunikasikan informasi finansial dan pengambilan keputusan yang relevan kepada pihak luar perusahaan ( seperti kantor pajak, investor, dan kreditor ) dan pihak intern terutama manajemen. Agar dapat berfungsi dengan efektif dan efisien, informasi akuntansi harus relevan dan dapat diandalkan, sebagaimana yang telah dikemukakan oleh B.Romney and.J.Steinbart (2004 : 15) Agar dapat berfungsi dengan efektif dan efisien informasi akuntansi harus relevan dan dapat diandalkan. Informasi yang relevan harus memiliki tiga nilai yakni : harus mempunyai nilai peramalan (predicted value); harus mempunyai nilai umpan balik (feedeback value); dan harus disampaikan tepat pada waktunya. Bagi manajemen perusahaan, akuntansi merupakan alat untuk memberikan informasi tentang kejadian-kejadian finansial selama satu periode waktu sehingga manajemen mengetahui keadaan perusahaan dan dapat mengetahui jalannya operasi demi daya guna kerja. Sistem informasi akuntansi menurut W.Wilkinson (1998 : 7) “An accounting information system is a unified structure within entity, such as a business firm, that employes physical resources and other component to transform economic

6 Universitas Sumatera Utara

data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of variety of user”. Sedangkan menurut H.Bodnar and S.Hopwood (2000 : 1) “Sistem Informasi Akuntansi (SIA) adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan peralatan, yang

diatur

untuk

mengubah

data

menjadi

informasi,

informasi

itu

dikomunikasikan kepada beragam pengambilan keputusan”. Berdasarkan beberapa definisi diatas, jelas bahwa sistem informasi akuntansi memproses data yang diterima untuk menghasilkan dokumen, laporan dan informasi lainnya yang dinyatakan terutama dalam satuan mata uang. Output yang dinyatakan dalam satuan mata uang ini memberikan informasi untuk pencatatan nilai seperti besarnya laba perusahaan dalam satu periode, besarnya hutang kepada pemasok pada suatu titik tertentu. Sebagian informasi digunakan untuk mengetahui besarnya penyimpangan satu pos biaya dari anggaran yang telah ditetapkan dan akhirnya informasi itu digunakan untuk pengambilan keputusan. Tujuan utama dari Sistem Informasi Akuntansi menurut Mulyadi (2001 : 111) 1. Untuk memperoleh informasi akuntansi yang baik dalam pengambilan keputusan manajemen. Dalam pengambilan keputusan, informasi akuntansi berperan untuk: • Merangsang manajemen dalam menyadari dan mendefinisikan masalah. • Memisahkan alternatif tindakan yang satu dengan tindakan yang lainnya. • Menjelaskan konsekuensi berbagai alternatif tindakan yang akan dipilih. • Membantu menganalisis dan menilai berbagai alternatif tindakan yang akan dipilih. 2. Untuk memperkuat sistem pengawasan intern (Internal Control System). Pengawasan intern meliputi struktur organisasi dan semua cara serta alat yang dikoordinasikan untuk menjaga harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, dan lain-lain.

Universitas Sumatera Utara

3. Untuk efisiensi biaya administrasi. Biaya untuk menyelenggarakan sistem informasi itu harus dapat ditekan yang harus dipertimbangkan cost dan benefitnya dalam menghasilkan suatu informasi.

2. Pengertian dan Perangkat EDP System 1. Pengertian EDP Perkembangan teknologi yang semakin maju akan membawa pengaruh dan dampak bagi perkembangan dunia usaha khususnya dalam bidang pengolahan data. Pengolahan data atau transaksi akan meliputi berbagai aktifitas yang harus dihadapi organisasi untuk mendukung kegiatan perusahaan setiap hari. Untuk pengolahan transaksi dapat dilaksanakan secara tradisional dengan menggunakan buku-buku dan bantuan alat-alat mekanis ataupun secara modern dengan menggunakan sistem komputer. Walaupun penggunaan komputer itu memiliki banyak keuntungan, pada prakteknya kemungkinan untuk menggunakan komputer harus disesuaikan dengan situasi diperusahaan. Situasi perusahaan ini maksudnya adalah banyaknya jumlah data yang akan diproses, apabila data yang diproses tidak terlalu banyak penggunaan komputer akan menjadi tidak efisien. Secara mendasar komputer adalah peralatan elektronik yang digunakan dalam memproses data. menghitung.

Bila dilihat dari asal katanya “to compute” yang berarti

Pemakaian komputer dalam perusahaan dengan tujuan untuk

pengolahan data dikenal dengan istilah Elektronic Data Processing (EDP), dimana menurut H.Bodnar & S.Hopwood (2000 : 4) “Elektronic Data Processing adalah pemanfaatan teknologi komputer untuk melakukan pengolahan data transaksi dalam suatu organisasi”.


Pengertian EDP menurut Hartono (2004 : 3) “EDP adalah manipulasi dari data kedalam bentuk yang lebih berarti berupa suatu informasi dengan menggunakan suatu alat elektronik yaitu komputer”. Menurut M. Lipshutz and S. Lipshutz (1991 :2) “Electronic data processing system consist of various input and output devices connected to an electronic computer. The letters system process very large amounts of data in a very little time”. Dari pengertian diatas jelas bahwa Electronic Data Processing tidak dapat dipisahkan dengan perangkat komputer, karena mempunyai hubungan yang saling berkaitan dan bahkan mempunyai interpretasi yang sama bila dilihat dari sudut penerapannya dalam bidang akuntansi. Sejalan dengan penggunaan komputer yang berperan sebagai alat pengolah data yang bekerja secara elektronik dan otomatis, berikut ini definisi yang diberikan oleh Wijayanto (2001 : 56) “Komputer adalah suatu alat pengolah data yang dapat melaksanakan perhitungan secara substansial, termasuk operasi hitung-menghitung dan operasi logika, tanpa campur tangan manusia”. Menurut E. Chusing (1991 :110) “Komputer adalah suatu alat elektronik dengan kecepatan tinggi yang mampu melaksanakan perhitungan dan operasi logis serta menyimpan dan melaksanakan serangkaian instruksi yang memungkinkan untuk melakukan serangkaian operasi tanpa campur tangan manusia”. Sesuai dengan definisi tersebut terlihat bahwa komputer adalah seperangkat elektronik atau suatu alat logika yang dapat menerima, mengolah dan menyimpan data serta menyajikan hasil pengolahan data tersebut sebagai output.


Dari keterangan dan definisi diatas, terdapat tiga tingkatan utama alam pemrosesan data, yaitu: 1. Input, yaitu kumpulan data-data yang berasal dari luar komputer maupun data yang sudah ada sebelumnya dalam sistem komputer atau program.. 2. Processing, yaitu proses pengolahan data input yang telah dikumpulkan menjadi suatu informasi. 3. Output, yaitu informasi yang dihasilkan dan disajikan adalah berupa laporan-laporan yang berguna terhadap individu-individu maupun pihak lain diluar perusahaan. Pengolahan data, pengikhtisaran, dan penganalisaan data dapat dilakukan oleh alat elektronik yang disebut komputer,antara pemrosesan data dengan komputer sebagai alat pengolah data terdapat hubungan yang sangat erat karena tanpa adanya komputer maka pemrosesan data secara otomatis tidak dapat dilakukan. Jika kita mengamati peralatan yang digunakan dalam sistem pengolahan data, maka sistem ini berkembang sejalan dngan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang ditandai dengan penemuan-penemuan yang baru. Sejarah perkembangan sistem pengolahan data dapat dilihat sebagai berikut: a. Pengolahan data dengan sistem manual. b. Pengolahan data dengan mekanis. c. Pengolahan data dengan peralatan unit record. d. Pengolahan data dengan elektronik. Saat ini hampir seluruh perusahaan menggunakan komputer sebagai alat pemrosesan datanya maupun sebagai alat lain yang digunakan untuk mendukung kelancaran aktifitas perusahaan, hal ini dapat terlihat dari kecepatan dan


keakuratan data yang dihasilkan.

Dengan penggunaan komputer sebagai alat

utama dalam pemrosesan data elektronik diharapkan dapat mengurangi kemungkinan kesalahan dalam output yang dihasilkan dan akhirnya akan dapat membantu pihak-pihak yang membutuhkan untuk mengambil keputusan dan langkah yang tepat.

1. Perangkat EDP System Dalam sistem informasi yang terkomputerisasi (computerized system), biasanya perangkat electronic data processing sistem terdiri dari: a. Perangkat Keras (Hardware ) b. Perangkat Lunak (Software ) c. Pengawakan (Brainware ) Ketiga perangkat ini merupakan unsur terpenting dalam sistem komputerisasi. Hubungan antara ketiga komponen ini saling berkaitan erat karena hardware tanpa unsur software dan brainware maka sistem tersebut tidak akan berfungsi sebagaimana mestinya, demikian juga sebaliknya.

1. Perangkat Keras ( Hardware ) Perangkat keras untuk pengolahan data komputer terdiri atas perlengkapan yang mengerjakan fungsi berikut ini: 1. Penyediaan data 2. Masukan pada komputer, komputasi, pengendalian dan penyimpanan utama (unit pengolahan utama/CPU)


3. Penyimpanan Sekunder 4. Keluar dari komputer Secara umum suatu hardware dapat dibagi menjadi empat komponen dengan fungsinya masing-masing, yakni:

1. Central Processing Unit ( CPU ) Central Processing Unit merupakan otak komputer. Tugas utamaya adalah mengontrol dan membimbing keseluruhan system komputer selama pengolahan data termasuk dalam melakukan aritmatik dan logical operation terhadap data. Central Processing Unit terdiri dari: a. Control Unit, terdiri dari: •

Instruction interpreter ( Perintah Menterjemahkan ) Instruction interpreter adalah perangkat keras yang menterjemahkan perintah dari memory.

•

Location Counter ( Lokasi Perhitungan ) Location counter adalah perangkat yang menentukan lokasi dan perintah yang dijalankan.

•

Instruction Register Instruction register adalah perangkat keras yang membuat salinan dari perintah yang sedang dijalankan.

b. Aritnatic Logical Unit ( ALU )


Bagian ini berfungsi untuk melakukan kegiatan-kegiatan perhitungan dan logika seperti penambahan, pengurangan, perkalian, dan pembagian. Fungsi ALU ditunjukkan dalam bentuk working register dan purpose register. c. Storage ( Memory ) Unit Bagian ini merupakan bagian untuk menyimpan data yang akan diproses dan instruksi-instruksi untuk bagian yang lain dari CPU. Setiap lokasi penyimpanan dalam main memory section mempunyai alamat atau kode tertentu yang digunakan untuk memanggil data tertentu. 2. Input Device Input Device berfungsi untuk membaca data input dari media input. Peralatan input mengubah data asal kebentuk yang dapat dipahami oleh komputer ( bentuk biner ) untuk diproses lebih lanjut.

Jenis peralatannya adalah card reader

machines yang dipakai bersama keypunch, optical card reader, keyboard, mouse/digitizer. 3. Output Device Output Device berfungsi untuk mengeluarkan hasil pengolahan CPU melalui main storage. Jenis peralatannya terdiri dari printer, plotter, video dan lain-lain. 4. Secondary Storage Device Secondary Storage Device merupakan media penyimpanan data input maupun data output yang berada diluar CPU. Media ini berfungsi untuk menampung data baik yang telah diolah mapun yang akan diolah. CPU biasanya tidak akan mampu menerima semua data sehingga perlu untuk disimpan pada Secondary Storage.


Media penyimpanan ini antara lain disk/disk drive, magnetic tape drive, compact disc dan floppy disks. 5. Data Channels Data channels berfungsi untuk menghubungkan antara pemakai dengan CPU atau dengan pemakai lainnya. Untuk topologi network dalam LAN (Local Area Network) secara garis besar terdiri dari: star network, ring network dan bus network.

a. Star Network Star Network merupakan beberapa node dihubungkan dengan suatu node pusat (central node atau host node) dan melalui sebuah alat yang disebut hubungan yang membentuk jaringan seperti bentuk bintang. Semua komunikasi ditangani dan diatur langsung oleh central node. b. Bus Network Bus Network menghubungkan beberapa node dalam jalur data (bus). Masingmasing node dapat melakukan tugas-tugas operasi yang berbeda-beda dan tidak memiliki host node. c. Ring Network Ring Network merupakan gabungan bentuk loop network dan bus network. Proses alur data yang terjadi searah dari satu kode ke node lain dan seterusnya.

b. Perangkat Lunak ( Software )


Perangkat lunak adalah kumpulan dari program-program, prosedur-prosedur (sistem-sistem dan pendokumentasian operasi) dan peralatan (untuk sistem-sistem dan mendesain program dan analisa).

Program komputer digunakan untuk

memerintah komputer dalam melaksanakan langkah-langkah yang tercantum dalam program itu. Dokumentasi merupakan catatan dan penjelasan dari program komputer yang dibuat dengan maksud untuk mempermudah memahami suatu program atau sistem. Untuk menyusun program komputer diperlukan beberapa langkah-langkah yaitu mendefinisikan masalah, menyusun flowchart, menyusun kode dari jawaban yang diperoleh dari langkah kedua, kodenya adalah komputer itu sendiri dan memeriksa kesalahan dan memperbaikinya.

Sesudah langkah-langkah itu

dijalankan kemudian dokumentasi dari program yang disusun itu dilengkapi. Secara umum software terdiri dari dua jenis yaitu: 1. Program Sistem Operasi Program Sistem Operasi adalah susunan instruksi yang dibuat sehingga komputer sebagai mesin berada dalam kondisi siap kerja untuk menjalankan perintah lebih lanjut. Biasanya program sistem operasi dibuat dan disediakan oleh suatu perusahaan pembuat software (software house) yang bekerjasama dengan pabrik pembuat hardware. 2. Program Aplikasi Program aplikasi adalah susunan instruksi yang dibuat untuk suatu maksud atau proses perhitungan nota yaitu berupa perintah mengalikan produk dengan tarif.


c. Pengawakan (Brainware) Komputer dapat bekerja jika ada perintah yang diterima. Manusia sebagai pelaksana memberi perintah agar komputer bekerja. Menurut B. Davis, perangat pelaksana terdiri dari: 1.

System Analysist System analisis bertanggung jawab untuk mendesain system, melakukan presurvey dan study kelayakan. System analysist perlu mengetahui seluk beluk organisasi dan manajemen serta pengambilan keputusan dalam organisasi yang memakai komputer tersebut.

2.

Programmer Programmer merencanakan program, menyusun program, mengadakan implementasi sistem dan dokumentasi serta tersting berdasarkan spesifikasi yang dibuat oleh system analisist.

3.

System Operation System Operation bertanggung jawab untuk mengoperasikan komputer dan mematikan sistem komputer. Untuk bisa menjamin pelaksanaannya dengan baik maka yang bersangkutan harus menguasai seluk beluk hardware dan software yang digunakan perusahaan khususnya operating system.

4.

Data Entry Operator (Librarian)


Librarian bertanggung jawab untuk mengatur keluar masuk data yang disimpan dalam suatu ruang khusus (library) serta menyiapkan dan meneliti data yang akan diproses. 5.

Data Control Group Fungsi dari data control group adalah menguji efektivitas dan efisiensi system tersebut dari segala aspek.

3.

Transaction Processing System Transaction Processing System (TPS) atau sekarang dikenal dengan sistem

informasi akuntansi melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan terdiri dari empat tugas utama yaitu pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyimpanan dokumen.

Menurut W. Kroeber dan J. Watson (1996) “A transaction processing system is an computer based system that captures, classifies, stores, maintains, updatcs, and retrieves transaction data for record keeping and for input to other types of computer based information system ‘. Dari pengertian diatas dapat diketahui bahwa TPS merupakan sistem informasi yang berdasarkan komputer yang pelaksanaannya untuk pengolahan data. Sistem pemrosesan transaksi berdasarkan fungsinya dapat dikembangkan untuik lebih cepat, keakuratan, ketelitian dan efisiensi biaya serta waktu dalam penggunaanya.


Dalam pembahasan ini, penulis membatasi pada pengolahan data akuntansi dengan menggunakan komputer yang mencakup pencatatan, pengikhtisaran, pelaporan, serta peng-interpretasian transaksi. Pengolahan data yang dimaksud dipusatkan pada posting kebuku besar yang didukung oleh buku pembantu (subsidiary ledger). Kode perkiraan buku besar yang digunakan menurut divisi atau per cost centre dari suatu perusahaan dipakai sebagai kunci untuk menempatkan dan memanggil kembali suatu record akuntansi berdasarkan sistem computer. Pengolahan data dilakukan melalui jurnal, mendefinisikannya dan menghubungkan dengan program yang nerubahnya sesuai dengan prinsip pengolahan data yang ditentukan terlebih dahulu. Tahap sistem pengolahan data akuntansi secara elektronik dapat dikelompokkan kedalam empat tahap yaitu:

1.

Data Collection ( Pengumpulan Data) Data Collection adalah proses pengumpulan informasi yang menggambarkan

suatu kejadian atau transaksi yaitu yang merupakan data logis. Sumber dokumen (bukti asli) harus dirancang terlebih dahulu guna penampungan data logis, seperti: faktur, order penjualan dan formulir lainnya. Data dapat dimasukkan kedalam sistem komputer secara langsung melalui media tertentu yaitu terminal komputer. 2.

Data Classification (Pengelompokan Data) Pengklasifikasian data meliputi fungsi-fungsi sebagai berikut:


a. Batching, merupakan pengumpulan data source document (bukti asli) yang diperoleh dari sumber yang sama seperti per faktur. b. Veryfying, merupakan tindakan validitas sutu data, yaitu apakah data sudah dicatat dengan benar dan lengkap. c. Sorting, adalah uang melakukan penyiapan transaksi-transaksi bagi pemrosesan berurut terhadap file induk atau mengatur data dalam susunan yang tepat, misalnya: file induk piutang dagang disortir berdasarkan kode para langganan, kemudian diproses secara berurutan. 3.

Data Maintenance and Summarization Setelah dilakukan batching, verifying, dan sorting, maka sekarang data sudah dapat dimasukkan kesistem komputer untuk diolah. Pengolahan data tersebut meliputi: a. Calculating (perhitungan), mencakup operasi matematik atas data dan menunjukkan perhitungan terhadap keseluruhan atau sebahagian data. b. Comparing (perbandingan), merupakan operasi logis pembandingan dari data yang dimaksud seperti lebih besar sama dengan dan lebih kecil. c. Summarizing (pengikhtisaran), meliputi penyusunan dari masingmasing data yang diproses kedalam bentuk yang lebih berarti, misalnya total pembayaran gaji dalam suatu bulan. d. Storing (penyimpanan), berhubungan dengan penyimpanan hasil pengolahan data kedalam suatu penyimpanan seperti bentuk pita


(magnetic dan kertas), dan bentuk disk (floppy dan magnetic),maupun yang berbentuk druim yaitu magnetic drum. 4.

Report Generation Report Generation adalah perubahan dari file-file menjadi bentuk yang dapat digunakan, misalnya laporan penjualan per jenis produk ataupun perdaerah penjualan , neraca, daftar laba rugi, dan laporan laporan lainnya. Proses perubahan ini terlaksana apabila tersedianaya sutu program instalasi, yaitu yang menghubungkan file-file yang terdapat di media penyimpana pada disk drive ke printer atau screen (layar monitor). Dengan demikian hasil akan terlihat pada kertas printer maupun pada tampilan layer monitor. Pemasukan data dapat dilihat secara berkelompok (batching) maupun denagan secara langsung satu persatu (on-line) sesuai dengan media input yang tersedia pada suatu perusahaan, kemudian diproses di CPU dan tersimpan dalam file-file, kemudian dihasilkan output berupa informasi yang dihasilkan oleh users. Secara siklus pemrosesan data akuntansi dengan menggunakan alat elektronik dapat dilihat sebagai berikut: D A T A

INPUT Source Document

PROCESSING Journal Ledger Trial Balance

OUTPUT Financial Statememt Other Report

U S E R

Gambar 2.1 Siklus pemprosesan data akuntansi melalui TransactionProcessing System


Demikian secara umum proses pengolahan data akuntansi dengan menerapkan komputer sebagai alatnya.

4.

Buku Besar Dan Sistem Pelaporan 1. Buku Besar Buku besar (general Ledger) terdiri dari

rekening – rekening yang

digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya didalam jurnal. Rekening – rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsure-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. Rekening buku besar ini disatu pihak dapat dipandang sebagai suatu wadah untuk menggolongkan data keuangan,dipihak lain dapat pula sebagai sumber informasi keuangan untuk penyajian laporan keuangan. Setelah proses penting telah dilakukan, maka saldo dari setiap perkiraan buku besar dapat diketahui dengan membandingkan sisi debet dan sisi kredit buku besar.Buku besar disusun berdasarkan klasifikasi perkiraan. Klasifikasi perkiraan biasanya dilakukan dengan memberikan kode perkiraan yang spesifik,misalnya kas,kewajiban,dan sebagainya.

Ada 5 metode pemberian kode rekening yang sering digunakan oleh perusahaan yaitu : 1. Kode Angka atau Alphabet Urut (Numerical – or – Alphabetic Sequence Code) 2. Kode Angka Blok (Block Numerical Code )


3. Kode Angka Kelompok (Group Numerical Code ) 4. Kode Angka Desimal ( Decimal Code ) 5. Kode Angka Urut didahului dengan huruf (Numerical Sequencer Proceed by an Alphabetic Reference).

Ad.1. Kode Angka atau Alphabet Dalam metode ini,rekening buku besar diberikan kode angka atau huruf yang berurutan. Contoh : 1. Kas 2. Kas di Bank 3. Kewajiban 4. ------------20. Modal Keuntungan metode ini aalah kesederhanaannya, sedangkan kelemahannya adalah jika terjadi perluasan jumlah rekening akan mengakibatkan perubahan menyeluruh pada kode rekening yang angkanya lebih besar.

Ad.2. Kode Angka Blok Dalam metode ini, rekening buku besar dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan setiap golongan disediakan satu blok angka berurutan untuk pemberian kode perkiran.


Contoh : 100 – 199 Kelompok Harta 200 – 299 Kelompok Hutang 300 – 399 Kelompok Modal dan pemilikan saham 400 – 499 Kelompok Pendapatan 500 -

Kelompok Biaya

Keuntungan dari metode ini adalah mengantisipasi perluasan atau pengurangan perkiran.

Ad.3. Kode Angka Kelompok Dalam metode ini, kode perkiraan dibentuk dari dua atau lebih sub kode yang dikombinasikan menjadi satu kode. Contoh : HL 100 MDN HL

Kelompok Harta Lancar

100

Kode Perkiraan

MDN

Kode Kantor Cabang Medan Keuntungan dri kode ini adalah sifatnya yang fleksibel, karena merupakan

perpaduan dari metode kode lainnya, sedangkan kelemahannya adalah sulit untuk diingat dan sering menyebabkan error pada saat salah input.

Ad.4. Kode Angka Desimal


Dalam metode ini, kode perkiraan dibagi kedalam kelompok yang berisikan maksimum sepuluh sub kelompok, dan membagi sub kelompok menjadi maksimum sepuluh golongan dan seterusnya. Contoh : 1.

Harta

2.1

Harta Lancar

2.1.1 Kas

3.

Hutang

3.1

Hutang Lancar, dan seterusnya

Ad.5. Kode Angka Urut Didahului dengan Huruf Dalam metode ini, kode perkiraan dibentuk dari kombinasi angka dan huruf. Contoh : HL 100 HL Harta Lancar 100 Nomor perkiraan Kas

2. Sistem Pelaporan Keuangan Ketika perusahaan akan menyusun laporan laba rugi dan neraca, pemostingan perkiran harus disesuaikan, sehingga sakdo dari setiap perkiraan buku besar yang akan digunakan untuk penyusunan laporan keuangan dapat ditentukan. Neraca


saldo berisikan seluruh saldo pperkiraan buku besar. Fungsi dari neraca saldo adalah 1. Untuk mengetahui apakah total debet dan kredit dari saldo perkiraan seimbang (balance) 2. Sebagai persiapan dalam penyusunan laporan keuangan Sebelum menyiapkan laporan keuangan, harus mencatat ayat jurnal penyesuaian kedalam jurnal. Setelah ayat penyesuaian dicatat dalam jurnal,debit atau kredit ayat ini diposting ke perkiraan buku besar dengan cara yang sama sepeti transaksi bisnis biasa yang dicatat selama periode akuntansi. Kemudian dapat ditentukan saldo-saldo perkiraan yang telah disesuaikan, sehingga neraca saldo disesuaikan dapat dibentuk. Ketika neraca saldo setelah penyesuaian selesai, dan neraca saldo itu telah tercerminkan data keuangan yang sebenarnya, selanjutnya laopran keuangan yang lengkap dapat dibentuk. Laporan keuangan yang lengkap menurut Ikatan Akuntan Indonesia meliputi : 1.

Neraca

2.

Laporan Laba Rugi

3.

Laporan Perubahan Ekuitas

4.

Laporan Arus Kas, dan

5.

Catatan atas Laporan Keuangan

5. Pengendalian Intern Untuk Pengolahan Transaksi Berbasis Komputer


Pengendalian intern mempunyai arti yang sangat penting bagi suatu perusahaan

yaitu

sebagai

alat

untuk

membantu

pimpinan

perusahaan

mengamankan harta benda fisik maupun non fisik perusahaan dan dapat membatasi

kemungkinan

–

kemungkinan

terjadinya

kesalahan

maupun

penyelewengan. Dalam sistem akuntansi yang berbasis komputer harus ada prosedur pengendalian untuk mencegah terjadinya penipuan. Prosedur pengendalian ini meliputi kecukupan pemisahan fungsi-fungsi yang tidak sesuai dengan sistem akuntansi, pemisahan antara pengolahan data personil depatemen dan kecukupan pengendalian dalam mengakses data. Menurut A. Arens and K. Loebbecke ( 1995 : 289 ) : Alasan dibentuknya sistem pengendalian internal oleh perusahaan adalah untuk membantu tercapainya tujuan. Sistem pengendalian tersebut terdiri dari beberapa kebijakan dan prosedur spesifik yang dirancang ntuk memberikan manajemen kepastian yang wajar, bahwa sasaran dan tujuan penting bagi perusahaan untuk dipenuhi. Kebijakan dan prosedur ini sering kali disebut pengendalian, dan secara kolektif disebut struktur pengendalian internal perusahaan. Menurut Statement on Auditing Standard No. 78 : Intern Control is a procces, effected by an entity’s board of directors,management and other personal,designed to provide reasonable assurance regarding the achievement of objective in the following categories : effectiveness and efficiency of operation, realibility of financial reporting and compliance with applicable laws and regulation. Dari defenisi diatas dapat dijelaskan bahwa pengendalian intern adalah : a. Suatu proses rangkaian tindakan yang bersifat pervasive untuk mencapai tujuan b. Pengendalian intern dijalani oleh manusia dari setiap jenjang organisasi c. Pengendalian intern dapat memberikan keyakinan yang memadai


d. Pengendalian intern ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan, pelaporan keuangan, kepatuhan dan operasi. Pengendalian dalam pengolahn data akuntansi yang menggunakan komputer menurut SAS (Statement on Auditing Standard ) No.3 dalam buku Baridwan (1994 : 48 ) terdiri dari tiga control, yaitu :

1.

General Control (Pengendalian Umum )

2.

Application Control (Pengendalian Aplikasi )

3.

Pengendalian lain-lain

1.

General Control (Pengendalian Umum ) Pengendalian ini dibagi menjadi lima elemen, antara lain : a.

Struktur organisasi dan operasi

b.

Prosedur-prosedur untuk membuat dokumentasi, review test dan persetujuan atas sistem atau program dan perubahan-perubahannya.

c.

Pengawasan yang dibuat oleh pabrik dalam mesin (disebut Hardware Control)

d.

Pengawasan dan penggunaaan mesin dan data files

e.

Prosedur dan data pengawasan lain yang mempengaruhi kegiatan komputer.

2.

Application Control (Pengendalian Aplikasi) Pengendalian aplikasi berhubungan dengan tugas-tugas khusus yang dilakukan komputer. Fungsi pengendalian aplikasi ini adalah untuk


memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan,proses dan pelaporan data sudah dilakukan dengan benar.

Pengendalian aplikasi ini sering dikelompokan atas tiga bagian : a.

Input Controls (Pengendalian masukan ) Dalam statement Audiung Standard No. 3 dinyatakan bahwa : Pengendalian masukan direncanakan untuk memberikanjaminan yang cukup bahwa data yangb diterima untuk diproses oleh computer sudah duotorisasi, dirubah ke bentuk yang dapat baca oleh mesin dan dapat diidentifikasikan,dan data itu ( tremasuk data yang dikirim lewat jalur komunikasi ) tidak ada yang hilang,berkurang,bertambah,diduplikasi atau diubah tanpa izin. Pengendalian masukan termasuk pengendalianpengendalian

yang

berhubungan

dengan

penolakan,

koerksi

dan

memasukan kembali data yang sudah dikoreksi. b.

Processing Control (Pengendalian Proses ) Pengendalian Proses direncanakan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa computer telah dilaksanakan sesuai dengan tujuan dari aplikasi tertentu,misalnya bahwa semua transaksi yang diproses yang direncanakan bahwa tidak ada transaksi sah hilang,dan bahwa tidak ada transaksi yang tidak sah ditambahkan.

c.

Output Control ( Pengendalian Keluaran ) Pengendalian keluaran direncanakan untuk menjamin ketelitian dalam memproses hasil ( seperti daftar rekening atau display, laporan – laporan file pita magnetic, faktur atau cek yang akan digunakan untuk


membayar),dan menjamin hanya pihak yang berhak saja yang menerima output itu.

3.

Pengendalian Lain – lain Disamping pengendalian umum dan pengendalian aplikasi, maka pengendalian dapat pula dilengkapi dengan menciptakan audit trail yang memungkinkan investigator (penyelidik) dapat menelusuri suatu transaksi dari pencatatan transaksi sampai dengan laporan.

Ada beberapa defenisi tentang audit trail, dalam hal ini dikutip dua defenisi, sebagai berikut : W. Wilkinson ( 1998 : 66 ) meenyatakan bahwa : “ Audit trail adalah seperangkat kaitan yang trebentuk dari elemen-elemen pemprosesan transaksi .” Amin Widjaja Tunggal ( 1994 : 194 ) menyatakan bahwa : “Audit trail adalah suatu rantai bukti yang diberikan melalui pengkodean referensi silang, dan dokumentasi yang berhubungan dengan saldo perkiraan dan hasil ringkasan yang lain dengan transaksi dan kalkulasi awal “. Ada dua jenis audit trail dalam sistem komputer, yaitu : a.

Accounting Audit Trail Accounting audit trail menunjukkan kegiatan atas data dalam data base,

misalnya posting transaksi keuangan kedalam rekening,penelusuran modifikasi catatan nama dan alamat,pertanyaan atas nama nilai dari suatu data. Operations Audit Trail


b.

Operations audit trail menunjukan urutan kejadian ( event ) dalam test atau

pelaksanaan suatu sistem aplikasi,misalnya pemakaian program update, peghentian program validasi secara tidak normal, adanya usaha yang tidak sah untuk masuk ke komputer atau menggunakan data. Dalam sistem pengolahan data dengan menggunakan komputer digunakan empat metode memproses data, dua duantaranya adalah on-line processing dan batch processing. Dan sebagai salah satu alat pelengkap pengendalaan sistem computer,maka audit trail juga dapat digunakan pada kedua metode proses data tersebut. Perbedaan antara audit trail pada computer yang menggunakan batch processing system dan on-line processing system antara lain :

1)

Pada Batch Processing System a)

Urutan-urutan dalam kegiatan pengolahannya hamper sama dengan sistem manual, sehingga dapat dilkukan audit trail seperti digunakan dalam sistem manual

b)

Audit trail yang digunakan meliputi pembuatan dokumentasi kegiatan selama berlangsungnya pengolahan,seperti pembuatan daftar transaksi, table dan faktur nilai, operator input data, default option, pembuatan daftar transaksi yang dihasilkan komputer.

2)

Pada on-line processing system.


a)

Urutan-urutan pengolahannya berbeda dengan sistem manual, sehingga audit trailnya berbeda dengan audit trail yang digunakan dalam sistem manual.

b)

Audit trail yang digunakan meliputi pembagian nomor pengenal tersendiri sehingga memungkinkan penjajakan atas transaksi melalui pembuatan laporan dalam file, serta pembuatan daftar transaksi untuk semua transaksi yang dimasukkan oleh seorang operator melalui sebuah terminal dan suatu aplikasi pada masing-masing pemasukan data (data entry).


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. Pengertian sistem informasi menurut Hall (2001 : 7) sebuah rangkaian

Recommend Documents