BAB 2 TINJAUAN TEORISTIS
2.1 Konsep Dasar Sistem Akuntansi 2.1.1
Pengertian Sistem
Pengertian sistem menurut Mulyadi (2001:2) sebagai berikut: a. Setiap sistem terdiri atas unsur- unsur b. Unsur–unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan c. Unsur–unsur tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem d. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Sistem menurut W.Gerald Cole (dalam Baridwan 2009:3) ialah suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Sedangkan menurut Winarno (1994:8) sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu. Berdasarkan definisi diatas dapat di simpulkan bahwa sistem merupakan jaringan prosedur yang saling berhubungan, berkumpul melakukan suatu kegiatan untuk mencapai tujuan yang sama.
2.1.2
Pengertian Akuntansi
Akuntansi menurut Jusup (2011:4) adalah sistem informasi yang mengukur aktivitas bisnis, mengolah data menjadi laporan dan mengomunikasikan hasilnya kepada para pengambil keputusan. Selain itu, akuntansi dapat didefinisikan dari 19
20
dua sudut pandang, yaitu dari sudut pemakai jasa dan dari sudut proses kegiatannya. 1. Dari Sudut Pemakai Ditinjau dari sudut pemakainya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai suatu dislipin yang menyediakan informasi yang diperlukan untuk melaksanakan kegiatan secara efisien dan mengevaluasi kegiatan-kegiatan suatu entitas. Informasi yang dihasilkan akuntansi diperlukan untuk : a. Membuat perencanaan yang efektif, pengawasan, pengambilan keputusan oleh manajemen, dan b. Pertanggungjawaban entitas kepada para investor, kreditur, badan pemerintah dan sebagainya. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa akuntansi diselenggarakan dalam suatu entitas (bisa berupa organisasi bisnis maupun organisasi nirlaba).Informasi akuntansi sangat penting dalam menyelenggarakan kegiatan perusahaan.Informasi ini digunakan dalam pengambilan keputusan intern organisasi dan juga untuk pengambilan keputusan oleh pihak ekstern organisasi. 2. Dari Sudut Proses Kegiatannya Dari sudut kegiatannya, akuntansi dapat didefinisikan sebagai proses pencatatan, penggolongan, peringkasan, pelaporan dan penganalisisan data keuangan suatu entitas. Pada dasarnya, akuntansi harus: a. Mengidentifikasikan data mana yang berkaitan atau relevan dengan keputusan yang diambil, b. Memproses atau menganalisis data yang relevan, dan
21
c. Mengolah data menjadi informasi yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan.
2.1.3
Pengertian Sistem Akuntansi
Menurut
Mulyadi
(2001:3)
sistem
akuntansi
adalah
organisasi
formulir,catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Dari definisi sistem akuntansi tersebut,unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah: 1. Formulir Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi.Formulir sering disebut dengan istilah dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi direkam di atas secarik kertas.Contoh formulir adalah faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek 2. Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi dan meringkas data keuangan dan data lainnya.Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal penjualan dan jurnal umum. 3. Buku Besar Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal.
4. Buku Pembantu
22
Buku pembantu terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu disebut sebagai catatan akuntansi akhir juga karena setelah data akuntansi keuangan dicatat dalam buku-buku tersebut. 5. Laporan Hasil akhir proses akuntansi adalah laporan keuangan yang dapat berupa neraca, laporan rugi laba, laporan perubahan laba yang ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan biaya pemasaran, daftar utang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan yang lambat penjualannya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Sistem akuntansi menurut Howard F. Stettler (dalam Baridwan 2009:3) ialah formulir-formulir, catatan-catatan, prosedur-prosedur dan alat-alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kesatuan ekonomisdengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditur dan lembaga-lembaga pemerintah untuk menilai hasil operasi. Sedangkan sistem akuntansi menurut Warren (1999:182) adalah metode dan prosedur untuk mengumpulkan, mengklasifikasikan, mengikhtisarkan, dan melaporkan informasi mengenai keuangan dan operasi usaha.Sistem akuntansi bekembang melalui suatu proses terdiri dari tiga tahap yaitu tahap pertama analisis, yaitu mengeidentifikasi kebutuhan para pihak yang menggunakan informasi tentang perusahaan dan menentukan bagaimana menyediakan informasi tersebut. Setelah tahap analisis, sistem tersebut dirancang sedemikian rupa sehingga memenuhi kebutuhan pemakai.Akhirnya,
23
sistem tersebut diimplementasikan dan digunakan misalnya untuk mencatat transaksidan menyusun laporan keuangan. 2.1.4
Faktor-fakor yang perlu dipertimbangkan dalam Penyusunan Sistem Akuntansi
Penyusunan sistem akuntansi (Baridwan 2009:7) untuk suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut: a. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan dan dengan kualitas yang sesuai. b. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga harta milik perusahaan maka sistem akuntansi
harus
disusun
dengan
mempertimbangkan
prinsip-prinsip
pengawasan intern. c. Sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relative tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.
2.2
Pengendalian Intern
2.2.1
Pengertian Pengendalian Intern
Pengendalian intern menyangkut tindakan-tindakan yang diambil di dalam suatu organisasi untuk membantu mengatur dan mengarahkan aktivitas organisasi tersebut.Dalam suatu perusahaan yang diorganisasikan untuk mendatangkan hasil yang
24
menguntungkan bagi mereka yang menanamkan modalnya ke dalam perusahaan tersebut.Untuk mewujudkan itu, maka diperlukan sistem pengendalian yang baik dan harus memadai guna mencapai tujuan perusahaan. Pengertian pengendalian intern menurut Krismiaji (2010:37) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Menurut Widjaja Tunggal (1995:1) pengendalian intern meliputi organisasi dan semua metode serta ketentuan-ketenntuan yang terkoordinasi dalam suatu perusahaanuntuk mengamankan kekayaan, memelihara kecermatan dan sampai seberapa jauh dapat dipercayanya data akuntansi. Jadi, pengendalian intern meliputi: a. Pengendalian akuntansi, yaitu pengendalian meliputi pengamanan terhadap kekayaan perusahaan sehingga diperlukannya catatan akuntansi. Umumnya meliputi persetujuan, pemisahan antara fungsi operasional penyimpangan dan pencatatan, serta pengawasan fisik atas kekayaan. b. Pengendalian administrasi, yaitu pengendalian meliputi peningkatan efisiensi usaha dan mendorong dipatuhinya kebijakan pimpinan yang telah ditetapkan. Pada umumnya tidak langsung berhubungan dengan catatan akuntansi, misalnya: analisis statistik, studi waktu dan gerak, program pelatihan karyawan dan pengendalian mutu. 2.2.2
Pengertian Sistem Pengendalian Intern
Menurut Mulyadi (2001:163) sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasi untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan
25
mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen.Menurut Bodnar (2000:180), pengertian struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat dicapai. Sedangkan Wilkinson (2000:218) mendeffinisikan sebagai kerangka kerja yang terdiri atas beragam tindakan-tindakan pengendalian dan pengamanan, yang meliputi semua transaksi serta praktek-praktek organisasi, operasi dan bahkan manajemen perusahaan. Dengan demikian, sistem pengendalian intern menurut definisi diatas menekankan tujuan yang hendak dicapai bukan pada unsur-unsur
yang membentuk sistem
tersebut.Pengendalian intern tersebut berlaku baik dalam perusahaan yang mengoalah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan dan dengan menggunakan komputer.Sistem pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang digunakan oleh perusahaan untuk melindungi aktiva atas penyalahgunaan atau dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab yang berada di dalam perusahaan.
2.2.3
Tujuan Sistem Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern dilakukan oleh pihak internal perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:163) tujuan dari sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Menjaga catatan dan kekayaan organisasi. Kekayaan fisik suatu perusahaan dapat dicuri, disalahgunakan atau dihancurkan karna kecelakaan kecuali jika kekayaan tersebut dilindungi dengan pengendalin yang memadai. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi
26
4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Tujuan sistem pengendalian intern menurut Baridwan (2009:14) ialah: 1. Menjaga keamanan harta milik suatu organisasi 2. Memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi 3. Memajukan efisiensi dalam operasi 4. Membantu menjaga agar tidak ada yang menyimpang dari kebijaksanaan manajeman yang telah ditetapkan terlebih dahulu.
Sedangkan tujuan pengendalian intern menurut Widjaja Tunggal (1995:2) ialah: 1. Untuk menjamin kebenaran data akuntansi Manajemen harus memiliki data akuntansi yang dapat diuji ketepatannya untuk melaksanakan operasi perusahaan.Berbagai macam data digunakan untuk mengambil keputusan yang penting.
2. Untuk mengamankan harta kekayaan dan catatan pembukuannya Harta fisik dapat saja dicuri, disalahgunakan ataupun rusak secara tidak sengaja. Hal yang sama juga berlaku untuk harta perusahaan yang tidak nyata seperti perkiraan piutang, dokumen penting, surat berharga dan catatan keuangan. 3. Untuk menggalakan efisiensi usaha Pengendalian dalam suatu perusahaan juga dimaksud untuk menghindari pekerjaanpekerjaan berganda yang tidak perlu, mencegah pemborosan terhadap semua aspek usaha termasuk pencegahan terhadap penggunaan sumber-sumber dana yang tidak efisien. 4. Untuk mendorong ditaatinya kebijakan pimpinan yang telah digariskan
27
Manajemen menyusun prosedur dan peraturan untuk mencapai tujuan perusahaan. Sistem pengendalian intern memberikan jaminan akan ditaatinya prosedur dan peraturan tersebut oleh perusahaan. Dengan demikian, tujuan sistem pengendalian suatu perusahaan ialah melindungi kekayan organisasi dan mendorong efisiensi serta dipatuhinya kebijakan manajemen perusahaan tersebut. 2.2.4
Unsur-unsur Sistem Pengendalian Intern
Pengendalian intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling mendukung dan sama pentingnya dalam suatu usaha pengendalian intern. Jika terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya tujuan dari pengendalian intern tersebut. Mulyadi (2001:387) juga menjelaskan bahwa unsur-unsur pokok pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas. Pembagian ini didasarkan pada prinsip-prinsip berikut ini: a. Harus dipisahkan fungsi-fungsi operasi dan penyimpanan dari fungsi akuntansi. Fungsi operasi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk melaksanakan suatu kegiatan (misalnya pembelian). Fungsi penyimpanan adalah fungsi yang memilikiwewenang untuk menyimpan aktiva perusahaan. Fungsi akuntansi adalah fungsi yang memiliki wewenang untuk mencatat peristiwa keuangan perusahaan. b. Suatu fungsi tidak boleh diberi tanggung jawab penuh untuk melaksanakan semua tahap suatu transaksi.
28
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan biaya. Dalam organisasi, transaksi hanya terjadi atas dasar otorisasi dari pejabat yang memiliki wewenang untuk menyetujui terjadinya transaksi tersebut. Oleh karena itu, harus dibuat sistem yang mengatur pembagian wewenang untuk memberikan otorisasi atas terlaksananya setiap transaksi dalam organisasi. 3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan caracara untuk menjamin praktek yang sehat dalam pelaksanaannya. Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek sehat adalah: a. Penggunaan formulir bernomor urut tercetak yang pemakaiannya harus dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. b. Pemeriksaan mendadak. Pemeriksaan mendadak yang dilaksanakan tanpa pemberitahuan terlebih dahulu kepada pihak yang akan diperiksa, dengan jadwal yang tidak teratur. c. Setiap transaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi saja, tanpa ada campur tangan dari orang atau unit organisasi. d. Perputaran jabatan. Perputaran jabatan yang diadakan secara rutin akan dapat menjaga independensi pejabat dalam melaksanakan tugasnya, sehingga kerjasama diantara mereka dapat dihindari. e. Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak.
29
f.
Secara periodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. Untuk menjaga kekayaan organisasi dan mengecek ketelitian dan keandalan catatan akuntansinya, secara periodik harus diadakan pencocokan atau rekonsiliasi antara kekayaan secara fisik dengan catatatn akuntansi yang bersangkutan dengan kekayaan tersebut.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Bagaimanapun baiknya struktur organisasi, sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, serta berbagai cara yang diciptakan untuk mendorong praktek yang sehat, semuanya sangat tergantung pada manusia yang melaksanakannya. Unsur-unsur pengendalian internal menurut Warren et al. (1999:184) antaralain: 1. Lingkungan Pengendalian Lingkungan pengendalian suatu perusahaan mencakup seluruh sikap manajemen dan karyawan mengenai pentingnya pengendalian. Manajemen yang menekankan pentingnya pengendalian dan mendorong dipatuhinya kebijakan pengendalian akan menciptakan lingkungan pengendalian yang efektif. 2. Penilaian Risiko Manajemen harus memperhitungkan risiko-risiko yang akan terjadi (misalnya, perubahan faktor-faktor ekonomi seperti suku bunga, ancaman persaingan, perubahan peraturan, dan pelanggaran karyawan atas kebijakan dan prosedur perusahaan) kemudian mengambil langkah penting untuk mengendalikannya sehingga tujuan dari pengendalian interal dapat dicapai. 3. Prosedur Pengendalian Prosedur pengendalian ditetapkan untuk memberikan jaminan yang wajar bahwa sasaran bisnis akan dicapai, termasuk pencegahan penggelapan.
30
4. Pemantauan atau Monitoring Sistem pengendalian internal dapat dipantau secara rutin atau melalui evaluasi khusus. Pemantauan rutin bias dilakukan dengan mengamati perilaku karyawan dan tanda-tanda peringatan dari sistem akuntansi tersebut. 5. Informasi dan Komunikasi Informasi
mengenai
lingkungan
pengendalian,
penilaian
risiko,
prosedur
pengendalian dan pemantauan diperlukan manajemen untuk mengarahkan operasi dan memastikan terpenuhinya tuntutan-tuntutan pelaporan serta peraturan yang berlaku.
2.3 Penggajian dan Pengupahan 2.3.1
Pengertian Penggajian dan Pengupahan
Pemberian gaji dan upah pegawai baik secara langsung atau tidak didasarkan dan dibatasi oleh produktivitas dan keahlian sumber daya manusianya serta tingkat jabatan pegawai. Semakin tinggi jabatan pegawai, maka semakin tinggi pula gaji yang akan diterima.Sistem penggajian yang baik ialah sistem yang mampu memotivasi karyawannya untuk bekerja lebih baik lagi guna mencapai tujuan perusahaan. Dalam perusahaan, pembayaran kepada karyawan biasanya dibagi menjadi dua golongan yaitu gaji dan upah.Menurut Mulyadi (2001:373) gaji merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manager, sedangkan upah merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan pelaksana (buruh).Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan,
31
sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan. Menurut Rivai (2004:379) gaji adalah balas jasa dalam bentuk uang yang diterima oleh karyawan sebagai bentuk konsekuansi dari statusnya sebagai seorang karyawan yang memberikan kontribusi dalam mencapai tujuan perusahaanatau dapat juga dikatakan sebagai bayaran tetap yang diterima seseorang karena kedudukannya dalam perusahaan. Sedangkan upah ialah balas jasa yang adil dan layak diberikan kepada para pekerja atas jasa-jasanya dalam mencapai tujuan organisasi.Upah merupakan imbalan finansial langsung yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan jamkerja, jumlah barang yang dihasilkan atau banyaknya pelayanan yang diberikan.Jadi tidak seperti gaji yang jumlahnya relatif tetap, besarnya upah dapat berubah-ubah. Dengan demikian gaji ialah pembayaran yang diberikan kepada karyawan atas kinerja yang telah diberikan kepada perusahaan, gaji pada umumnya dibayarkan secara tetap yakni per bulan didasarkan pada tingkatan-tingkatan kedudukannya dalam suatu perusahaan, sedangkan upah dibayarkan berdasarkan hari kerja, jam kerja, atau jumlah satuan produk yang dihasilkan oleh karyawan, biasanya harian atau mingguan. 2.3.2
Tujuan Pemberian Gaji dan Upah
Tujuan pemberian gaji dan upah adalah sebagai berikut Rivai (2004:379): 1. Ikatan Kerja sama Dengan pemberian upahdan gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal antara pemilik/pengusaha dengan karyawan. Karyawan harus mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemilik/pengusaha wajib membayar upah dan gaji sesuai dengan perjanjian yanmg disepakati. 2. Kepuasan Kerja
32
Dengan upah dan gaji, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan fisik, status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari jabatannya. 3. Pengadaan Efektif Jika program upah dan gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan yang qualifield untuk perusahaan akan lebih mudah.
4. Motivasi Jika upah dan gaji yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah memotivasi para karyawannya. 5. Stabilitas Karyawan Dengan program upah dan gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena turnover relatif kecil. 6. Disiplin Dengan pemberian upah dan gaji yang cukup besar maka disiplin karyawan semakin baik. Mereka akan menyadari serta menaati peraturan-peraturan yang berlaku. 7. Pengaruh Serikat Buruh Dengan program upah dan gaji yang baik pengaruh serikat buruh dapat dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaan.
8. Pengaruh Asosiasi Usaha Sejenis Dengan program upah dan gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal konsistensi yang kompetitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin karena
33
turnover relatif kecil dan perpindahan ke perusahaan sejenis dapat dihindarkan. 8. Pengaruh Pemerintah Jika program upah dan gajisesuai dengan undang-undang perburuhan yang berlaku (seperti batas upah minimum) maka intervensi pemerintah dapat dihindarkan.
2.3.3
Tahap dalam Pemberian Gaji dan Upah
Menurut Hariandja (2002:246), ada empat tahap penting dalam pemberian gaji,antaralain : a. Menganalisis Jabatan atau Tugas Analisis jabatan merupakan kegiatan untuk mencari informasi tentang tugas tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan dalam melaksanakan tugas tersebut supaya berhasil untuk mengembangkan uraian tugas, spesifikasi tugas dan standar untuk kerja. Kegiatan ini perlu dilakukan sebagai landasan untuk mengevaluasi jabatan. b. Mengevaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan adalah proses sistematis untuk menentukan nilai relatif dari suatu pekerjaan dibandingkan dengan pekerjaan lain. Proses ini dilakukan untuk mengusahakan tercapainya internal equity dalam pekerjaan sebagaimana unsur yang sangat penting dalam penentuan tingkat gaji. Internal equity adalah jumlah yang diperoleh dipersepsi sesuai dengan input yang diberikan dibandingkan dengan pekerjaan yang sama dalam perusahaan. c. Melakukan Survei Gaji
34
Survei gaji dilakukan untuk mengusahakan keadilan eksternal sebagai salah satu faktor penting dalam perencanaan dan penentuan gaji. Survei dapat dilakukan dengan berbagai macam cara seperti mendatangi perusahaanperusahaan untuk mendapatkan informasi mengenai tingkat gaji yang berlaku, membuat kuesioner secara formal dan lain - lain.
d. Menentukan Tingkat Gaji Setelah evaluasi jabatan dilakukan, untuk menciptakan keadilan internal yang menghasilkan ranking jabatan, dan melakukan survei tentang gaji yang berlaku di pasar tenaga kerja selanjutnya adalah penentuan gaji Menurut Rivai (2004:380) tahapan dalam pemberian gaji dan upah terdapat dua asas yaitu: 1. Asas Adil Besarnya upah dan gaji yang dibayarkan kepada setiap karyawan harus disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan, risiko pekerjaan, tanggung jawab, jabatan pekerja, dan memenuhi persyaratan internal. Jadi adil bukan berarti setiap karyawan menerima upah dan gaji yang sama besarnya. Dengan asa adil akantercapai suasana kerjasama yang baik, semangat kerja, dislipin, loyalitas, dan stabilisasi karyawan akan lebih baik. 2. Asas Layak dan Wajar Upah dan gaji yang diterima karyawandapat memenuhi kebutuhannya pada tingkat normatif yang ideal.Tolak ukur layak adalah relatif, penetapan besarnya upah dan
35
gaji didasarkan atas batas upah minimal pemerintah dan eksternal konsistensi yang berlaku.
2.3.4
Pengertian Sistem Akuntansi Pengajian dan Pengupahan
Untuk mengatasi kesalahan atau kekeliruan dan penyimpangan dalam perhitungan gaji dan upah, maka perusahaan perlu membuat sistem penggajian dan pengupahan. Sistem informasi penggajian dibuat agar perusahaan dapat mengambil keputusan ekonomi secara tepat karena dalam sistem informasi penggajian, data-data transaksi yang telah terjadi dikumpulkan dan diolah dengan tepat sehingga menghasilkan suatu informasi yang dapat dipertanggung jawabkan. Sistem penggajian adalah mengembangkan sekumpulan prosedur yang memungkinkan perusahaan untuk menarik, menahan dan memotivasi pegawai yang diperlukan, serta untuk mengendalikan biaya pembayaran gaji.Menurut Mulyadi (2001:374) sistem akuntansi penggajian dan pengupahan dirancang untuk menangani transaksi perhitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya. 2.3.5
Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian
Menurut Mulyadi (2001:382) fungsi-fungsi yang terkait dalam sistemakuntansi penggajian ialah: 1. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, menaikkan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi
36
kepegawaian
berada
ditangan
bagian
kepegawaian,
dibwah
departemen
personalian dan umum. 2. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Dalam struktur organisasi fungsi pencatatan waktu berada ditangan pencatatan waktu, dibawah departemen personalia umum. 3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban bagi setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Dalam struktur organisasi, fungsi pembuat daftar gaji dan upah berada ditangan bagian gaji dan upah, dibawah departemen personalia dan umum. 4.
Fungsi Akuntansi Dalam
sistem
akuntansi
penggajian
dan
pengupahan,
fungsi
akuntansi
bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi akuntansi yang menangani sistem penggajian dan pengupahan berada ditangan:
37
a. Bagian Utang, yaitu bagian yang bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti tercantum dalam daftar gaji dan upah. b. Bagian Kartu Biaya, yaitu bagian yang bertanggungjawab untuk mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu kerja. c. Bagian Jurnal, yaitu bagian yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggungjawab guna mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan.
2.3.6 Dokumen yang digunakan dalam Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Dokumen atau formulir merupakan media untuk mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan.Dokumen sangat penting dalam akuntansi sebab untuk mencatat dan menghitung gaji dan upah menggunakan bukti-bukti yang terdapat pada dokumen. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi gaji dan upah menurut Mulyadi (2001:374) adalah: 1.
Dokumen pendukung perubahan gaji Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat keputusan yang berhubungan dengan karyawan, seperti misalnya: surat keputusanpengangkatankaryawanbaru, kenaikanpangkat, skorsingdansebagainya.
38
Tembusandokumeninidikirimkankefungsipembuatdaftargajidanupahuntukkepentin ganpembuatandaftargajidanupah. 2. Kartu Jam Hadir
Kartu jam hadir ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir dapat berupa daftar hadir biasa dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dari mesin pencatat waktu.
Gambar 1.KartuHadir KARTU HADIR No ________ Nama _____________ Jam biasa _______ Tarif ________ Jam lembur _______ Tarif ________ Jml. Penghasilan______ Potongan : PPhpsl. 21: _________ Utang: _________ Lain – lain: _________
Periode _________ Jml ______ Jml ______
Jml. Potongan _______ Jumlahyangharus dibayar:
M
K
M
Sumber :Mulyadi , 2001:376
K
M
K
M
K
39
3.
Kartu Jam Kerja Kartu jam kerja merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi tenaga kerja langsung pada perusahaan yang diproduksinya berdasarkan pesanan.
KARTU JAM KERJA
Nama Box
Potong
Box
Jam kerja
Potong Tgl
No. Kartu Jam Kerja
Namabarang
No. Order
Waktu
Jumlahpotongbarang
Mandor
Kepalabagian
Total jam kerja
Gambar 2. Kartu Jam Kerja Sumber: Mulyadi, 2001:377
40
4.
Daftar Gaji dan Upah Daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang memuat informasi mengenai jumlah gaji bruto tiap karyawan, potongan-potongan serta jumlah gaji netto tiap karyawan dalam suatu periode pembayaran.
Gambar 3. Daftar Gaji DAFTAR GAJI BULAN TarifGaji NamaKaryawan
NomorI nduk
Jumlah HariKer ja
Jumlah Jam Lembur
GajiBiasa
Jumlah
Per
Yayasan
Lainlain
GajiLe mbur
Gaji Total
1 2 3 4 5 6
PotonganGajiKaryawan
PPH Pasal 21
IuranOrga nisasiKary awan
Dana Pensiun
Koperasi
JumlahPo tongan
GajiBersih
1 2 3 4 5 6 Sumber : Mulyadi, 2001:378
5.
Rekap Daftar Gaji dan Upah Rekap daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang berisi rangkaian gaji per departemen/bagian, yang dibuat berdasarkan daftar gaji.
41
Gambar 4. Rekapitulasi Daftar Gaji
REKAPITULASI GAJI BULAN Potongan Gaji Karyawan Gaji Gaji Iuran Departemen/Bagian Gaji Biasa PPH Pasal Dana Lembur Org.Karya Lain-lain Bersih 21 Pensiun wan 1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
6
6
Sumber: Mulyadi, 2001:380
6.
Surat pernyataan gaji dan upah Surat pernyataan gaji dan upah merupakan dokumen yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji, yang merupakan catatan bagi tiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban karyawan.
42
Gambar 5.SuratPernyataanGajidanUpah PT. Eliona Sari Jln. Sawa CT 8/94 Yogyakarta
SURAT PERNYATAAN GAJI DAN UPAH Bulan ____________
Nama : No. Induk : Departemen : Bagian :
Gaji/ Upah Biasa
Rp
Gaji/ Upah Lembur
Jumlah Gaji/Upah Bruto
PPH Pasal 21
Rp
Rp
Iuran Org. Karyawan Dana Pensiun Lain-lain
Jumlah Potongan
Gaji/Upah Bersih Sumber :Mulyadi 2001:381
7.
Amplop Gaji dan Upah
Rp
43
Amplop gaji dan upah ini berisi uang gaji karyawan yang memuat informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan atau periode tertentu. 8.
Bukti Kas Keluar Berdasarkan informasi dalam daftar gaji yang diterima oleh fungsi pembuat daftar gaji, maka fungsi pencatat uang akan membuat dokumen yang merupakan perintah pengeluaran uang kepada fungsi pembayaran gaji. Gambar 6. Bukti Pengeluaran Kas
BKK : Tanggal :
PT.INSAN CITA Jl. Senang Hati No.13 Makassar
XX563 14-Sep-09
BUKTI PENGELUARAN KAS Dibayar kepada Jumlah : Keterangan : Disetujui oleh :
Dibayar oleh:
Sumber : Putra, Rahman 2013 : 21
2.3.7
Catatan Akuntansi yang digunakan dalam Penggajian dan
Pengupahan
Akuntansi mempunyai fungsi dan peranan bersifat keuangan yang sangat penting dalam kegiatan perusahaan dan kepada pihak-pihak tertentu yang memerlukannya. Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001:382) ialah:
44
1.
Jurnal Umum Dalam gaji dan upah, jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.
2.
Kartu Harga Pokok Produk Kartu ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.
3.
Kartu Biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non produksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial.
4.
Kartu Penghasilan Karyawan. Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Kartu penghasilan karyawan digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. Sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan lain.
2.3.8
Prosedur yang membentuk Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan
Suatu sistem dapat berjalan dengan baik jika terbentuk dari prosedur-prosedur yang dapat menemukan atau memberi isyarat tentang terjadinya keganjilan-keganjilan atau penyimpangan-penyimpangan dalam sistem pertanggungjawaban atas transaksi atau kekayaan perusahaan yang dikuasakan kepadanya. Prosedur adalah rangkaian kegiatan yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, prosedur biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen.
45
Prosedur ini dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2001:5). Menurut Mulyadi (2001:385), sistem penggajian meliputi prosedur-prosedur berikut: 1. Prosedur Pencatat Waktu Hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan untuk menentukan gaji karyawan. 2. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan upah adalah surat- surat keputusan mengenai pemberhentian dan pengangkatan pegawai, penurunan, kenaikan pangkat,daftar gaji dan daftar hadir. 3. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Prosedur ini bertujuan untuk pengendalian biaya dan perhitungan pokok produk, melalui pendistribusian biaya tenaga kerja ke departemen-departemenyang menikmati manfaat tenaga kerja. 4. Prosedur Pembuatan Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang, pada tanggal dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. 5. Prosedur Pembayaran Gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi yang membuat perintah pengeluaran kas ke fungsi keuangan agar ditulis cek dimana fungsi keuangan agar ditulis cek dimana fungsi keuangan mencairkan cek ke bank untuk pembayaran gaji dan upah.
46
Gambar7. SistemAkuntansiPenggajian BAGIAN PENCATAT WAKTU
BAGIAN GAJI DAN UPAH 8
1
Mulai
2
KJH
Mencatat jam hadir karyawan
Kartu penghasilan karyawan
1 Daftar hadir
2
DG Kartu jam hadir
1
Membuat daftargaji
Buktikas keluar
T Membuat daftarhadir
KJH
T
Membuat rekapgaji
SPG
2
1 Daftarhadir karyawan
2 RDG 2 Daftargaji1
Kartu penghasilank aryawan
Sumber: Mulyadi, 2001:392
1
KJH = Kartu Jam Hadir RDG = Rekap DaftarGaji SPG =SuratPernyataan Gaji DG = DaftarGaji
T
47
Gambar 7. Sistem Akuntansi Penggajian (Lanjutan) BAGIAN UTANG 2
7 KPK RDG
SPG
DG 2
1
RDG 2
1
Daftar Gaji
1
Bukti Kas Keluar
2 1
9 Membu at bukti kas
KPK
SPG KPK = Kartu2Penghasilan Karyawan RDG 1
DG
2
1
Mencatat nomor cek pada Register Bukti Kas Keluar
3 2 1 Bukti Kas Keluar
3
Register Bukti Kas Keluar
Sumber: Mulyadi, 2001:393
4
48
Gambar 7. Sistem Akuntansi Penggajian ( Lanjutan )
4
6
KPK
KPK
SPG SPG
RDG
2
2
RDG
2
DG
1 Bukti 3 kas keluar
2 Dimasukkan ke dalam amplop gaji bersama dengan pemasukkan uang gaji
DG 1
1 Bukti3kas keluar
1
Mengisi cek & memintakan tanda tangan atas cek
7 Menguangkan cek ke bank & memasukkan uang ke amplop gaji
Membayarkan gaji kpd. Karyawan & meminta tanda tangan atas kartu penghasilan karyawan
Membubuhkan cap lunas pada bukti dan dokumen pendukungnya
6 Sumber: Mulyadi, 2001:394
8
49
Gambar 7. Sistem Akuntansi Penggajian ( Lanjutan ) 3
9
5
BKK
RDG
BKK
2 RDG
2 gaji Daftar
2 RDG 1
1 Bukti memorial
1 kas Bukti keluar
Membuat bukti memorial
Regist er ulang
Kartu biaya
N
BKK BKK: Bukti Kas Keluar
2 RDG 1 Bukti memorial
5 Jurnal Jurnal Umu Umum m
Sumber: Mulyadi, 2001:395
N
50
2.4
Rerangka Pemikiran
Gambar 8. Rerangka Pemikiran Dokumen yang memadai Sistem Akuntansi Penggajian
Prosedur Penggajian yang baik Sistem Pengendalian Intern Catatan Akuntansi yang lengkap
Penggajian yang baik dan efektif
