BAB II TINJAUAN PUSTAKA. menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna

BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1

Komunikasi Internal 2.1.1 Pengertian Komunikasi Internal Pada hakikatnya, komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan

berupa informasi dari komunikator kepada komunikan. Dengan kata lain, komunikasi merupakan suatu proses antar sumber komunikasi dan penerima yang menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna. Setiap perusahaan perlu membangun komunikasi internal yang baik karena merupakan komunikasi yang terjadi dalam lingkungan organisasi. Komunikasi dapat terjadi antara karyawan dengan karyawan, karyawan dengan atasan, dan atasan dengan atasan. Komunikasi ini terjadi karena terdapat struktur organisasi. Yang kemudian akan terjadi proses pertukaran informasi diantara batang-batang struktur organisasi. Komunikasi merupakan alat penting guna membangun dan menciptakan kerjasama. Komunikasi akan memungkinkan setiap organisasi untuk saling membantu, saling mengadakan interaksi dan saling mempengaruhi sehingga organisasi itu tetap tegak. Komunikasi internal merupakan proses komunikasi yang terjadi di dalam ruang lingkup internal perusahaan, yang meliputi penyampaian pesan dan interpretasi makna diantara anggota organisasi.

10 http://digilib.mercubuana.ac.id/

11

Komunikasi yang terjadi dalam suatu organisasi melibatkan sejumlah orang dengan keadaan saling bergantung dan berkoordinasi yang mensyaratkan adanya komunikasi. Komunikasi yang dilakukan dari perusahaan kepada karyawannya untuk memenuhi kebutuhan informasi yang terdapat dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Seperti yang dikemukakan oleh Waltzalawick Beavin dan Jackso mengatakan bahwa “we cannot not communicate” (kita tidak dapat tidak berkomunikasi)5 jadi saat kita tidak berkomunikasi maka kita tidak bisa melakukan apa-apa dan tidak tahu apa yang harus kita lakukan. Maka dari itu, komunikasi sangat penting bagi kehidupan manusia agar manusia dapat berinteraksi dengan orang lain untuk suatu kebutuhan informasi. Sedangkan Wilbur Schramm mendefiniskan komunikasi lebih rumit lagi, yaitu:6 “Komunikasi (setidaknya komunikasi manusia) adalah sesuatu yang dilakukan orang. Komunikasi tidak punya kehidupan dalam dirinya sendiri. Tidak ada keajaiban didalamnya kecuali apa-apa yang dimasukan orang dalam hubungan komunikasi ke dalam komunikasi itu. Tidak adan makna dalam sebuah pesan kecuali makna yang dimasukan ke dalamnya oleh seseorang. Karenanya, ketika seseorang mempelajari komunikasi, maka dia juga mempelajari orang, berhubungan satu sama lain dan berhubungan dengan kelompok, organisasi, dan masyarakat mereka, saling mempengaruhi dan dipengaruhi, memberi informasi dan diberi indormasi, mengajar dan diajar, menghibur dan dihibur, dengan menggunakan sinyal-sinyal tertentu yang eksis terpisah dari mereka. Untuk 5

Deddy Mulyana. Ilmu Komunikasi: Suatu Pengantar. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 2007. Hal 4 6 Ibid. Hal 226

http://digilib.mercubuana.ac.id/

12

memahami proses komunikasi, kita harus memahami bagaimana orang saling berhubungan satu sama lain.“ Dengan demikian konsep komunikasi Schramm mensyaratkan model komunikasi dua arah dimana pengirim dan penerima bertindak dalam konteks kerangka referensi masing-masing, dalam konteks hubungan mereka dan dalam konteks situasi sosial masing-masing. Seperti yang di ilustrasikan dalam bagan dibawah ini: Gambar 2.1 Model Komunikasi Wilbur Schramm

Menurut Cutlip dalam bukunya Effective Public Relations, menyatakan bahwa komunikasi adalah proses timbal balik (resiprokal) pertukaran sinyal untuk memberi informasi, membujuk atau memberi perintah, berdasarkan makna yang


13

sama dikondisikan oleh konteks hubungan para komunikator dan konteks sosialnya.7 Sedangkan dalam konteks komunikasi internal yang terjadi dalam organisasi, berarti adanya pertukaran informasi yang terjadi antara atasan kepada bawahan mengenai informasi atau perintah mengenai kegiatan kerja, atau sebaliknya bawahan kepada atasan yang memberikan informasi mengenai kegiatan kerja yang telah diselesaikan. Definisi komunikasi internal menurut Lawrence D. Brennan dapat diartikan sebagai berikut:8 “Pertukaran gagasan di antara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan atau jawatan yang menyebabkan terwujudnya perusahaan atau jawatan tersebut lengkap dengan strukturnya yang khas (organisasi) dan pertukaran gagasan secara horisontal dan vertikal di dalam perusahaan atau jawatan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung.” Menurut Effenfy, komunikasi internal meliputi berbagai cara yang dapat diklarifikasikan

sebagai

berikut,

yakni

komunikasi

personal

(Personal

Communication), komunikasi personal adalah komunikasi dua orang dan dapat langsung dengan dua cara: 1) Komunikasi tatap muka (face to face communication), komuniaksi personal tatap muka berlangung secara dialogis sambil saling menatap sehingga terjadi kontak pribadi (personal contact) 7

Scott M Cutlip. Effective Public Relations. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. 2006. Hal 22 Onong Uchjana Effendy. Human Relation & Public Relations. Bandung: CV Mandar Maja. 2009. Hal 13 8


14

2) Komuniaksi bermedia (mediated communication), komunikasi personal bermedia adalah komunikasi dengan menggunakan alat, umpama nya telepon atau memorandum. Karena melalui alat, maka antara kedua orang tersebut terjadi kontak pribadi.9 Komunikasi internal termasuk komunikasi organisasi yang penting dalam keberlangsungan dan pembentukan mutual understanding diantara anggota organisasi, agar tercipta suatu kondisi yang sinkron dan budaya serta iklim organisasi yang penting dalam pencapaian visi dan misi organisasi. Komunikasi internal dapat dilakukan dengan berbagai cara, tergantung kreativitas public relations dalam perusahaa menentukan cara dan dengan media yang seperti apa. Sementara itu, kemajuan teknologi menjadikan akses berkomunikasi menjadi mudah dan lebih cepat. Public relations harus menghadapi perkembangan teknologi yang mengubah cara berkomunikasi. Komunikasi internal dilakukan tidak hanya dengan lisan dan tulisan, tetapi juga dapat dilakukan melalui media elektronik maupun visual. 2.1.2 Dimensi Komunikasi Internal Kegiatan komunikasi internal pada dasarnya mencakup komunikasi vertikal, komunikasi horizontal dan komunikasi diagonal. Berikut uraian mengenai ketiga bentuk komunikasi tersebut. 1.

Komunikasi Vertikal, yaitu komunikasi dari atas ke bawah (downward communication) dan dari bawah ke atas (upward communication), adalah

9

Onong Uchana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: 2005. Hal 122.


15

komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan secara timbal balik (two-way traffic communication). Dalam komunikasi vertical, pimpinan memberikan intruksi-instruksi, petunjuk, informasi dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan, saran, atau pengaduan kepada pimpinan. Komunikasi vertikal dapat membantu pimpinan untuk mengerti terhadap perasaan karyawan akan pekerjaan mereka, rekan kerja dan perusahaan pada umumnya. Para pimpinan perusahaan bergantung pada komunikasi ini untuk mendapatkan gagasan dan ide tentang bagaimana meningkatkan kualitas kerja. Dalam komunikasi vertical terdapat dua jenis komunikasi yaitu dari atas ke bawah dan bawah ke atas, sebagaimana dijelaskan sebagai berikut: a.

Komunikasi dari atas ke bawah (Downward Communication) Yaitu komunikasi yang berlangsung ketika orang-orang yang berada dalam

tataran manajemen mengirimkan pesan kepada bawahannya. Fungsi arus komunikasi dari atas ke bawah adalah: a) Pemberian atau penyimpanan instruksi kerja (job instruction) b) Penjelasan dari pimpinan tentang mengapa suatu tugas perlu untuk dilaksanakan (job retionnale) c) Penyampaian informasi mengenai peraturan-peraturan yang berlaku (procedures and practices) d) Pemberian motivasi kepada karyawan untuk bekerja lebih baik


16

Dari penjelasan diatas dan arus komunikasi yang telah dijelaskan, dapat disimpulkan pula bahwa jenis informasi yang dapat dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan adalah :10 a) Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan b) Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan c) Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi d) Informasi mengenai kinerja pegawai e) Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas Seperti yang disebutkan terdapat lima jenis informasi yang perlu disampaikan oleh atas kepada bawahan untuk pemenuhan informasi yang baik dan menunjang kualitas kerja karwayan dengan pemenuhan informasi yang baik. Menurut Level (1972), ada 4 metode dalam penyampaian informasi kepada para pegawai yaitu: a) Metode tulisan b) Metode lisan c) Metode tulisan diikuti lisan d) Metode lisan diikuti tulisan b.

Komunikasi dari bawah ke atas (Upward Communication) Yaitu komunikasi yang terjadi ketika bawahan mengirimkan pesan kepada

atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah ke atas adalah:

10

Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. 2005. Hal 185


17

a) Penyampaian informasi tentang pekerjaan ataupun tugas yang sudah dilaksanakan b) Penyampaian informasi tentang persoalan-persoalan pekerjaan ataupun tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan c) Penyampaian saran-saran perbaikan dari bawahan d) Penyampaian keluhan dari bawahan tentang dirinya sendiri maupun pekerjaannya 2.

Komunikasi Horizontal, yaitu komunikasi secara mendatar antara anggota staf dengan anggota lainnya. Berbeda dengan komunikasi vertical yang sifatnya lebih formal, komunikai horizontal seringkali berlangsung tdak formal. Pesan dalam komunikasi ini bisa mengalir di bagian yang sama di dalam organisasi atau mengalir antar bagian. Komunikasi ini juga dapat memperlancar pertukaran pengetahuan, pengalaman, metode dan masalah maka akan membantu organisasi untuk menghindari beberapa masalah dan memecahkan masalah, serta membangun semangat kerja dan kepuasan kerja. Menurut R Wayne. Pace. Don F Faules, mengemukakan bahwa tujuan

komunikasi horisontal adalah sebagai berikut : a) Sebagai koordinasi penugasan kerja b) Berbagai informasi mengenai rencana dan kegiatan c) Untuk memecahkan masalah d) Untuk memperoleh pemahaman bersama


18

e) Untuk mendamaikan, berunding dan menengahi perbedaan f) Untuk menumbuhkan dukungan antar personal11 3.

Komunikasi Diagonal, yaitu komunikasi yang berlangsung antar anggota organisasi, yang satu sama lainnya berbeda kedudukan dan jabatan serta tidak mempunyai wewenang langsung terhadap pihak lainnya.12 Walaupun jalur komunikasi ini jalur yang paling cepat digunakan, namun

komunikasi silang ini menjadi penting pada situasi ketika para anggota organisasi tidak dapat berkomunikasi secara efektif melalui jalur lain. Tidak jarang terjadinya komunikasi antar kepala bagian dengan seorang bawahan di bagian dan seksi lain disebabkan kurang memuaskannya informasi yang diperoleh langsung dari atasan. Kegiatan komunikasi diagonal atau silang dapat berguna memberikan masukan antar bagian, melakukan koordinasi tugas atau pekerjaan, serta interaksi komunikasi dengan karyawan divisi lain dalam mengembangkan hubungan interpersonal. Dari penjelasan diatas, dapat dilihat bahwa komunikasi internal dalam organisasi sangatlah penting bagi anggota yang berada dalam organisasi tersebut. Komunikasi internal berguna untuk kebutuhan karyawan terhadap instruksi kerja, pertukaran gagasan dalam pemecahan masalah, dan menumbuhkan semangat kerja bagi anggota yang mempengaruhi dalam pencapaian tujuan perusahaan.

11

R.Wayne. Pace and Don F. Faules.Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. PT Remaja Rosdakarya. Bandung: 2006. Hal 195-196 12 Onong Uchjana Efeendy. Human Relations & Public Relations. Bandung: CV Mandar Maju. 2009. Hal 125


19

2.1.3 Khalayak Komunikasi Internal Adapun khalayak komunikasi internal adalah orang-orang yang berada di dalam suatu organisasi, yaitu seluruh karyawan dari staff sampai dnegan karyawan terbawah. Khalayak utama adalah pekerja disemua tingkatan, termasuk pihak manajemen di semua lokasi. Kelompok khalayak komunikasi internal yaitu: 1. Karyawan a. Manajemen dan Supervisor b. Pekerja pada semua tingkatan c. Kelompok Pensiunan d. Pekerja sebelumnya atau mantan karyawan 2. Manajemen Perusahaan a. Head Eksekutif b. Divisi Manajemen c. Communication Internal Specialist 3. Penasihat Perusahaan a. Konsultan Perekrutan b. Perusahaan jasa pelatihan c. Communication Internal Specialist Komunikasi internal menjadi hubungan terpenting dalam organisasi yaitu hubungan karyawan disemua level. Dapat dirumuskan bahwa idealnya, hubungan


20

kerja yang melibatkan komunikasi karyawan dicirkan dengan tujuh kondisi berikut:13 1.

Keyakinan dan kepercayaan antara karyawan dan atasan.

2.

Informasi yang jujur dan transparan bebas mengalir ke atas, bawah dan samping dalam organisasi.

3.

Status dan partisipasi yang memuaskan untuk setiap orang.

4.

Kontinuitas kerja tanpa perselisihan.

5.

Lingkungan yang sehat dan aman.

6.

Keberhasilan usaha.

7.

Optimisme tentang masa depan.

2.1.4 Pentingnya Komunikasi Internal Adanya komunikasi internal dalam sebuah organisasi sangatlah penting terutama bagi karyawan dalam pemenuhan informasi untuk menjalankan aktivitas kerja karyawan dalam perusahaan.Informasi merupakan sumber kehidupan dalam organisasi. Melalui komunikasi internal dapat tercipta iklim dan suasana kerja yang nyaman, menyenangkan dan demokratis. Kesadaran setiap pihak akanpentingnya

komunikasi

internal

dapat

menumbuhkan

rasa

saling

memperhatikan, saling memahami dan saling pengertian antara pimpinan dan bawahan. Komunikasi yang berjalan dengan baik akan dapat menciptakan hubungan kerja yang sesuai dan selaras antar pimpinan dan bawahannya serta sesama 13

Scott M Cutlip, et al. Effective Public Relations. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. 2011. Hal 286


21

bawahan. Dengan terciptanya hubungan kerja yang baik, maka akan dapat mendorong kinerja dari setiap karyawan yang bekerja dalam organisasi tersebut sehingga tujuan organisasi dapat tercapai. Komunikasi bagi karyawan itu sangat penting berada dalam suatu perusahaan. Manfaat dari pemahaman, teamwork, dan komitmen karyawan dalam mencapai hasil yang dinginkan. Aspek positif dari perilaku karyawan ini sangat dipengaruhi oleh komunikasi interaktif yang efektif di dalam organisasi. Komunikasi internal menjadi komponen penting karena dengan komunikasi tersebut dapat dikenali adanya harapan manajemen maupun karyawan. Suranto dalam bukunya Komunikasi Organisasi, menjelaskan bahwa pentingnya komunikasi internal adalah sebagai berikut:14 a) Komunikasi internal merupakan forum strategis bagi manajemen untuk menyampaikan kebijaksanaan organisasi. Apabila komunikasi internal tidak dilaksanakan mudah sekali terjadi kesalahpahaman serta terbentuk desasdesus yang tidak benar. Karyawan akan membuat asumsi sendiri, bahkan mendengar informasi dari sumber di luar yang tidak benar. b) Melalui komunikasi internal, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya kepada manajemen tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggungjawabnya.

14

Suranto. Komunikasi Organisasi. Diktat. Yogyakarta: Politeknik PPKP. 2003. Hal 22


22

c) Komunikasi dengan karyawan merupakan langkah awal dari membina hubungan baik dengan masyarakat sekitar. Terdapat kecenderungan bahwa masyarakat sekitar lebih percaya kepada karyawan dari manajemen, d) Komunikasi internal yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan kinerja karyawan. Apabila motivasi dan kinerja karyawan meningkat maka selanjutnya akan diikuti pula dengan meningkatnya produktivitas kerja. e) Komunikasi internal menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dan manajemen. Oleh karena itu perlu ditingkatkan komunikasi dua arah yang mampu menghubungkan antara manajemen dengan karyawan. Perlu dikondisikan agar karyawan tidak merasa takut untuk menyampaikan pendapat kepada manajemen. Dari uraian diatas terlihat jelas bahwa bagaimana pentingnya komunikasi internal bagi perusahaan untuk dapat menciptakan hal-hal yang baik dalam kegiatan komunikasi yang terjalin dengan anggota-anggota di dalam perusahaan. Dengan komunikasi internal yang baik maka akan membantu pencapaian tujuan perusahaan dan membuat karyawan memiliki loyalitas kepada perusahaan. 2.2

Strategi Komunikasi 2.2.1 Pengertian Strategi Strategi merupakan pendekatan secara keseluruhan yang berkaitan dengan

pelaksanaan gagasan, perencanaan, dan eksekusi sebuah aktivitas dalam kurun waktu tertentu. Di dalam strategi yang baik terdapat koordinasi tim kerja,


23

memiliki tema, mengidentifikasi faktor pendukung yang sesuai dengan prinsipprinsip pelaksanaan gagasan secara rasional, efisien dalam pendanaan dan memiliki taktik untuk mencapai tujuan secara efektif. Strategi dibedakan dengan taktik yang memiliki ruang lingkup yang lebih sempit dan waktu yang lebih singkat. Kegiatan komunikasi pada suatu perusahaan sering dilakukan oleh bagian humas atau public relations karena ia memiliki peran dan fungsi sebagai jembatan penghubung yang baik pada internal perusahaan maupun eksternal perusahaan. Maka ukuran dari kesuksesan suatu pekerjaan humas atau corporate communication adalah dengan tercapainya komunikasi visi, misi dan tujuan perusahaan dengan baik serta mendukung pembentukan jati diri atau corporate identity pada suatu perusahaan yang akan membentuk citra atau image positif maupun membangun reputasi bagi perusahaan tersebut. Maka dari itu, untuk menjalankan kegiatan public relations perlu adanya penyusunan strategi komunikasi yang baik dan tepat agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran. Pengertian strategi menurut J.L Thompson, ia mendefinisikan strategi sebagai cara untuk mencapai sebuah hasil akhir. Hasil akhir menyangkut tujuan dan sasaran organisasi. Ada strategi yang luas untuk keseluruhan organisasi dan strategi kompetitif untuk masing-masing aktivitas.15 Strategi diperlukan untuk perencanaan tujuan dari kegiatan organisasi sebagai acuan bahan selama proses kegiatan berlangsung.

15

Sandra Oliver. Strategi Public Relations.Jakarta: Erlangga. 2007. Hal 2


24

Dari kedua definisi diatas dijelaskan bahwa strategi merupakan taktik dari suatu perencanaan dalam mencapai sebuah tujuan atau hasil akhir yang di dapat dari perencanaan yang disusun. Strategi dibuat juga agar perencanaan dalam mencapai hasil tersebut terstruktur dengan rapih dan baik dengan perhitungan yang seefektif mungkin. 2.2.2 Strategi Komunikasi Dalam perecanaan kegiatan humas atau public relations keberhasilan ditentukan dengan bagaimana strategi komunikasi yang akan dilaksanakan dalam perencanaan tersebut. Terutama bagaimana humas mengkomunikasikan informasi yang akan disampaikan kepada masyarakat untuk mencapai tujuan kegiatan dari perusahaan. Strategi komunikasi antara berbagai tingkat dalam organisasi harus konsisten. Seringkali terjadi keputusan strategis yang dibuat pada tingkat-tingkat yang berbeda kurang dipahami.16 Menurut Onong Uchjana Effendy mengemukakan bahwa strategi komunikasi adalah paduan antara perencanaan komunikasi (communication planning) dan manajemen komunikasi (communication management) untuk mencapai suatu tujuan.Untuk mencapai tujuan tersebut, strategi komunikasi harus dapat menunjukkan bagaimana operasionalnya secara taktis harus dilakukan, dalam arti kata bahwa pendekata (approach) dapat berbeda-beda sewaktu-waktu bergantung dari situasi dan kondisi.17

16

Ibid. Hal 3 Onong Uchana Effendy. Ilmu, Teori dan Filsafat Komunikasi. Bandung: PT Citra Aditya Bakri. 2003. Hal 301

17


25

Dalam menjalankan strateginya, Hubungan Masyarakat (Humas) perlu memperhatikan khalayak sasaran yang dituju, yakni stakeholder perusahaan. Maka strategi komunikasi Hubungan Masyarakat (Humas) berdasarkan khalayak sasaran dapat dibagi dua yaitu: 1. Strategi Komunikasi Internal, yakni strategi komunikasi yang ditujukkan bagi public internal perusahaan. 2. Strategi Komunikasi Eksternal, yakni strategi komunikasi yang ditujukkan bagi public eksternal perusahaan.18 Strategi yang akan digunakan oleh perusahaan tergantung pada tujuan atau target yang akan dituju. Untuk stakeholder internal, maka strategi yang digunakan oleh Humas ialah strategi komunikasi internal dan untuk stakeholder eksternal maka strategi yang digunakan adalah strategi komunikasi eksternal. Selain itu, menurut R. Wayne Pace, Brent D. Peterson dan M. Dallas Burnett, menjelaskan tentang tujuan sentral dari strategi komunikasi, yaitu sebagai berikut:19 a. to secure understanding, untuk memastikan bahwa komunikan memahami atau mengerti dalam pesan yang telah disampaikan dari komunikasi tersebut. b. to establish acceptance, bagaimana cara penerimaan itu dapat dibina dengan baik. 18

Anne Gregory. Perencanaan dan Manajemen PR. Jakarta: Erlangga. 2004. Hal 124 Onong Uchjana Effendy. Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek.Bandung: Remaja Rosdakarya, 2005. Hal 32

19


26

c. to motivate action, kegiatan dapat dimotivasikan dengan pelaksanaan dan tindakan yang dipilih dalam kegiatan tersebut. Sedangkan Menurut Cutlip, Center dan Broom menyatakan bahwa tujuan dari strategi komunikasi adalah:20 1. Memberikan informasi kepada khalayak internal maupun eksternal untuk melakukan tindakan yang diinginkan. 2. Mempengaruhi khalayak untuk mendukung dan menerima tindakan tersebut. 3. Menginstruksikan khalayak untuk mengubah keinginan menjadi tindakan berdasarkan kemampuan. 2.2.3 Komponen - komponen Strategi Komunikasi Sebagaimana yang telah dikemukakan oleh Thompson, bahwa strategi merupakan awal untuk mencapai hasil. Meskipun strategi yang digunakan dari satu organisasi ke organisasi lainnya berbeda tetapi hasil yang diharapkan tetap sama yaitu

tetap pada tujuan organisasi atau kegiatan tersebut. Strategi

komunikasi yang menjadi penentu berhasil tidaknya kegiatan komunikasi secara efektif. Strategi disusun dengan mendukung tindakan sehingga dalam penyusunan strategi komunikasi harus memperhatikan komponen-komponen pembentuknya. Dalam strategi komunikasi terdapat pertanyaan tentang apa yang akan dilakukan

20

Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom.Effective Public Relations.Jakarta: Kencana, 2006. Hal 389


27

dalam menyusun strategi komunikasi, dan beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah:21 a) Khalayak Pengertian khalayak (public) adalah kelompok atau orang-orang yang berkomunikasi dengan suatu organisasi, baik secara internal maupun eksternal. Setiap organisasi memilki sendiri khalayak khususnya. Kepada khalayak yang terbatas itulah organisasi menjalin komunikasinya.22 Khalayak ditentukan sesuai dengan tujuan kegiatan dari organisasi. Dalam hal ini, strategi penyusunan sangat penting untuk memprioritaskan publik organisasi.

Namun

publik

juga

yang

dapat

membantu

dalam

hal

mengkomunikasikan pesan. b) Pesan Salah satu komponen strategi komunikasi yang menentukan dalam keberhasilan kegiatan komunikasi ialah perancangan isi pesan komunikasi yang dilakukan setelah mengenal masalah dan khalayak. Pesan yang akan disampaikan harus disusun dengan konsisten dan objektif. Karena tema yang baik adalah teman yang jelas, langsung, relevan, actual dan jujur. Dan tidak lupa sesuaikan dengan tujuan kegiatan dan organisasi. Perancangan isi pesan dilakukan dengan menentukan tema materi yang tepat untuk mempengaruhi khalayak, serta membangkitkan perhatiannya pada : a. Content (isi pesan)

21

Iriantara Yosal dan A. Yani Surachman. Public Relations Writing, Pendekatan Teoritis dan Praktis. Bandung: Simbiosa Rekatama Media, 2006. Hal 36 22 Frank Jefkins. Public Relations. Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga. 2003. Hal 80


28

b. Clarity c. Continuity c) Media Media merupakan wadah untuk menyalurkan pesan atau informasi. Media juga merupakan alat atau sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan dari komunikator kepada khalayak. Media komunikasi sangat banyak dan bervariatif, mulai dari tradisional sampai yang modern yang saat ini sudah banyak berkembang. Seperti media komunikasi melalui surat, papan pengumuman, telepon, telegram, pagelaran keseneian, pamphlet, poster, spanduk, surat kabar, majalah, film, radio, televise yang pada umumnya dapat diklasifikasikan sebagai media tulisan atau cetakan, visual atau audio visual. Untuk mencapai suatu sasaran komunikasi kita dapat memiliki salah satu atau gabungan dari beberapa media, tergantung pada tujuan yang akan dicapai, pesan yang akan disampaikan, dan teknik yang akan digunakan. Dari beberapa media tersebut terdapat kelebihan dan kekurangan. Seperti pesan melalui media tulisan pada majalah yang dicetak atau media visual dapat dikaji berulang-ulang dan disimpan sebagai dokumentasi. 2.3

Humas Pemerintahan dan BUMN 2.3.1 Definisi Hubungan Masyarakat/Public Relations (PR) Istilah “Hubungan Masyarakat” yang disingkat “humas” sebagai terjemahan

dari Public Relations, kata PR di Indonesia sudah benar – benar memasyarakat dan telah dipergunakan secara luas oleh Departemen, jawatan, perusahaan, badan lembaga, dan organisasi lain.


29

Definisi

menurut

(british)

Institut

Of

Public

Relations

(IPR)

mengemukakan bahwa: “Public Relations (PR) adalah keseluruhan upaya yang dilakukan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik (good will) dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya.”23 Hubungan Masyarakat (Humas) merupakan fungsi manajemen yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh suatu organisasi, lembaga umum dan pribadi, serta dipergunakan untuk memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan.Fungsi manajemen yang dilaksanakan. Hubungan Masyarakat (Humas) ini selain diterapkan ke dalam setiap strategi, juga sebagai pegangan melaksanakan tugasnya melakukan kegiatan yang sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya seorang Public Relations mempunyai peran yang sangat penting. Adapun peran Public Relations dapat diklasifikasikan menjadi 4 yaitu:24 1.

Communication Technician Public Relations sebagai pelaksana teknis komunikasi yang menyediakan

layanan dibidang teknis, dalam peran ini kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan seorang PR

23

Frank Jefkins. Public Relations.Edisi Kelima. Jakarta: Erlangga. 2003. Hal 9 Scott M. Cutlip, Allen H. Center, Glen M. Broom.Effective Public Relations.Jakarta: Kencana. 2006 . Hal 46 24


30

melainkan keputusan manajemen dan PR hanyalah pelaksana dari tugas yang diberikan dan diputuskan oleh manajemen atau sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi dan system komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan. 2.

Expert Presciber Communications Public Relations dalam peran ini dianggap sebagai pakar/ahli, dan

menganggap mereka sebagai otoritas dalam pencarian solusi dan penyelesaian masalah antara perusahaan dengan publiknya (Public Relationship) sehingga pihak manajemen bertindak pasif untuk memberikan tanggungjawab kepada PR dalam penyelesaian masalah dengan pengalaman dan kemampuan yang tinggi. 3.

Communication Fasilitator Peran fasilitator komunikasi bagi seorang praktisi adalah sebagai pendengar

yang beka dan broker (perantara) komunikasi. Fasilitator komunikasi berfungsi sebagai penghubung, penerjemah dan mediator antara organisasi dan publik mereka mengelola komunikasi dua arah untuk meningkatkan kualitas keputusan yang diambil oleh organisasi dan public dalam hal kebijakan, prosedur dan tindakan demi kepetingan bersama. 4.

Problem Solving Process Facilitator Dalam peran ini, PR berperan sebagai fasilitator pemecah masalah yang

mana akan berkolaborasi dengan manajer untuk mendefinisikan dan memecahkan masalah yang tergabung dalam tim perencanaan strategis. Kolaborasi dimulai dengan persoalan pertama hingga proses evaluasi. Praktisi PR membantu sebagai


31

penasehat (adviser) hingga mengambil keputusan (eksekusi) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang sedang dihadapi. Keberadaan bagian humas (public relations) menjadi saat penting di dalam suatu organisasi perusahaan untuk dapat menunjang kegiatan manajemen perusahaan, humas dapat membina suatu hubungan yang baik dengan publik internal maupun eksternal nya sehingga membantu agar terciptanya citra yang baik, dan humas juga cukup membantu dalam memberikan aspirasi kepada perusahaan yang menyangkut mengenai kepentingan publik. 2.3.2 Fungsi dan Peranan Humas Perbedaan antara fungsi dan tugas hubungan masyarakat (humas) yang terdapat di instansi pemerintah dengan non pemerintah (lembaga komersial) adalah tidak adanya unsur komersial walaupun humas pemerintah juga melakukan hal yang sama dalam kegiatan publikasi, promosi dan periklanan. Humas pemerintah lebih menekankan pada public service

atau demi meningkatkan

pelayanan umum.25 Sebagai suatu organisasi, pemerintah juga dilengkapi dengan lembaga Hubungan Masyarakat yang diperlukan untuk hubungan dengan public internal dan public eksternal. Lembaga kehumasan pemerintah bertanggung jawab untuk mengubah sikap jiwa masyarakat sehingga secara sadar dan sukarela memberikan dukungan pada setiap pemerintah.

25

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi.Jakarta: Rajawali Pers. 2012. Hal 341


32

Keberadaan unit Kehumasan (Hubungan Masyarakat) di lembaga atau instansi milik pemerintah merupakan suatu keharusan secara fungsional dan operasional dalam upaya menyebarluaskan atau mempublikasi tentang aktivitas instansi bersangkutan yang ditujukan baik bagi internal maupun eksternal perusahaan. Lembaga-lembaga pemerintah bertanggung jawab untuk memberikan informasi yang jelas dan akurat mengenai segala macam kebijakan dan program yang telah, tengah dan akan dilakukan oleh lembaga pemerintahan tersebut. Dengan berkembangnya teknologi dan zaman, pemerintah negara tentunya bersiap untuk menghadapi tantangan humas yang sangat luas, maka lembaga pemerintah membutuhkan praktisi humas yang professional dibandingkan sektor industri maupun komersial swasta. Fungsi pokok humas BUMN Indonesia pada dasarnya, antara lain:26 1. Mengamankan kebijaksanaan pemerintah 2. Memberikan pelayanan, dan menyebarluaskan pesan atau informasi mengenai kebijaksanaan dan hingga program – program kerja secara nasional kepada masyarakat. 3. Menjadi komunikator dan sekaligus sebagai mediator yang produktif dalam menjembatani

kepentingan

instansi

pemerintah

disatu

pihak,

dan

menampung aspirasi, serta memperhatikan keinginan-keinginan publiknya di lain pihak.

26

elib.unikom.ac.id/download.php?id=10236,Humas Pemerintah dan BUMN, 17 Februari 2016


33

4. Berperan serta dalam menciptakan iklim yang kondusif dan dinamis demi mengamankan stabilitas dan keamanan politik pembangunan nasipnal, baik jangka pendek maupun jangka panjang. Jadi peran taktis dan strategi kehumasan BUMN tersebut, menyangkut beberapa hal:27 1. Tugas secara taktis dalam jangka pendek, Humas berupaya memberikan pesan – pesan dan informasi kepada masyarakat umum, dan khalayak tertentu sebagai target sasarannya. 2. Tugas strategis (jangka panjang) Humas, yakni berperan secara aktif dalam proses mengambil keputusan (decision making process) memberikan sumbang saran, gagasan dan hingga ide-ide cemerlang serta kreatif dalam menyukseskan program kerja instansi atau perusahaan. Dalam sebuah perusahaan komersial / non komersial seorang PR harus mampu mengkoordinasikan pesan-pesan yang diperoleh dari para pimpinan perushaan ataupun karyawan, serta mengaplikasikan pesan tersebut melalui media-media komunikasi internal perusahaan agar tercipta sebuah pemahaman yang sama di dalam internal perusahaan. 2.4

Corporate Communication 2.4.1 Definisi Corporate Communication Dalam

suatu

organisasi,

manajemen

memiliki

kepentingan

untuk

menginformasikan segala hal yang berkaitan dengan visi misi dan tujuan

27

Ibid.


34

perusahaan kepada stakeholders-nya. Hal ini dilakukan agar seluruh karyawan dapat mengetahui apa yang menjadi tujuan perusahaan. Untuk itu diperlukan satu fungsi yang dapat menjembatani kepentingan perusahaan kepada karyawannya. Fungsi tersebut dapat ditemukan pada humas atau public relations. Namun seirig perkembangan dan kebutuhan organisasi, maka humas atau public relations dalam suatu organisasi dapat ditemukan pada corporate communication. Pada suatu organisasi tidak heran kalau kata Public Relations (Hubungan Masyarakat/Humas) lebih dikenal oleh masyarakat dibandingkan dengan Corporate Communication. Istilah Komunikasi Korporat muncul setelah era 1970an ketika terjadi embargo minyak oleh beberapa negara Arab. Salah satu perubahan signifikan yang patut dicatat adalah upaya Mobil Oil, sebuah perusahaan minyak yang ingin mengembangkan bagian Kehumasan (PR) menjadi lebih canggih, maka untuk pertama kalinya dinamai dengan istilah baru, Corporate Communication Department. Setelah itu, istilah Corcomm mulai mendapat tempat di dunia praktis dan akademis serta menyebar sebagai bidang khusus PR untuk korporasi. Public Relations (PR) atau Hubungan Masyarakat (Humas) merupakan pendahulu dari fungsi Corporate Communication (Komunikasi Korporat) yang tumbuh karena adanya kebutuhan. Walaupun perusahaan-perusahaan tidak memiliki strategi spesifik untuk sistem komunikasi, mereka harus sering merespons kepada publik internal dan eksternal. Oleh karena hukum-hukum baru memaksa perusahaan untuk berkomunikasi di banyak situasi yang dulunya mereka tidak terbiasa dikonfrontasi dan kebutuhan untuk terus-menerus merespons


35

menunjukkan bahwa sumber daya yang berdedikasi dibutuhkan untuk mengatur aliran sistem komunikasi. Komunikasi Korporat dapat didefinisikan sebagai serangkaian kegiatan yang termasuk dalam pengelolaan dan pengaturan segala komunikasi internal dan eksternal yang ditujukan untuk menciptakan titik awal yang menguntungkan dengan para pemangku kepentingan, tempat di mana perusahaan bergantung. Komunikasi perusahaan terdiri dari penyebaran informasi oleh sebuah divisi ahli dalam sebuah organisasi, dengan tujuan umum meningkatkan kemampuan organisasi untuk mempertahankan lisensi untuk beroperasi. Konsep

Corporate

Communication

dapat

dilihat

sebagai

struktur

komunikasi integratif yang menghubungkan para pemangku kepentingan kepada organisasi atau perusahaan.Struktur Corporate Communication adalah sebuah sistem yang memungkinkan perusahaan untuk mengatur segala bentuk dan jenis komunikasi secara strategis. Corporate Communication (Komunikasi Korporat) juga dapat diartikan sebagai cara-cara organisasi berkomunikasi dengan bermacam kelompok orang. Corporate Communication merupakan cara untuk membangun komunikasi dalam organisasi-organisasi. Dalam komunikasi korporat menghubungkan antara aplikasi teori komunikasi yang membuat hubungan komunikasi korporat dan strategi korporat perusahaan keseluruhan.28 Gambar 2.2 28

Paul A. Argenti. Corporate Communication. Jakarta: Salemba Humanika. 2010 Hal 31


36

Kerangka Kerja Komunikasi Korporat

Sedangkan,

menurut

Joep

Cornelissen

dalam

bukunya

Corporate

Communication menjelaskan bahwa pengertian Corporate Communication adalah sebagai berikut: “Corporate communication is a management function that offers a framework for the effective coordination of all internal dan external communication with the overall purpose of establishing and maintaining favourable reputations with stakeholder groups upon which the organization is dependent. " Komunikasi Korporat adalah fungsi manajemen yang menawarkan kerangka kerja untuk koordinasi yang efektif dari semua komunikasi eksternal dan intern dengan tujuan keseluruhan membangun dan mempertahankan reputasi yang menguntungkan dengan kelompok pemangku kepentingan di mana organisasi bergantung.29

29

Joep Cornelissen. Corporate Communication A Guide to Theory & Practice.London: Sage Publications. 2004. Hal 5


37

Dari pemaparan tersebut, maka pengertian corporate communication pada dasarnya hampir sama dengan PR, yaitu sebagai fungsi manajemen yang berkoordinasi secara efektif melalui komunikasi eskternal maupun internal di dalam sebuah organisasi atau perusahaan. 2.4.2 Fungsi Corporate Communication Pada era yang modern sekarang ini komunikasi semakin memegang peranan yang sangat penting.Perubahan dan dinamika dunia membuat peran corporate communication sangatlah vital. Selain itu masyarakat kini telah melek teknologi dan informasi, kritis, serta lebih berpendidikan, sehingga isu-isu yang berkembang pada suatu korporat sangatlah diperhatikan oleh khalayak luas. Faktor bahwa corporate communication menjadi suatu hal yang penting adalah karena organisasi-organisasi telah memiliki sifat yang lebih kompleks. Apalagi dalam organisasi dengan ribuan pegawai, tentu jauh lebih sulit untuk mengawasi seluruh bagian yang berbeda dan membentuk sebuah strategi komunukasi koheren. Itulah pentingnya kini setiap informasi dari korporat perlu dikemas sedemikian rupa lebih baik, berkualitas dan lebih “indah” daripada era terdahulu.30 Corporate Communication diperlukan oleh sebuah perusahaan karena fungsi proteksi yang dijalankannya dan bertanggung jawab untuk memproteksi perusahaan dari berbagai macam permasalahan atau isu miring yang muncul, baik dari dalam (internal) maupun dari luar (eksternal) perusahaan. Untuk itu, komunikasi yang dibangun juga bersifat internal maupun eksternal. 30

Paul A. Argenti. Corporate Communication.Jakarta: Salemba Humanika. 2010. Hal 9


38

Seperti yang diketahui bawa munculnya istilah Public Relations (Hubungan Masyarakat) merupakan pendahulu dari fungsi Corporate Communication yang tumbuh karena adanya kebutuhan. Kata Public Relations memang lebih dikenal oleh masyarakat Menurut Pakar Public Relations Internasional, Cutlip & Centre, and Canfield (1982), fungsi Public Relations dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Menunjang aktivitas utama manajeman dalam mencapai tujuan utama. 2. Membina hubungan yang harmonis antara badan atau organisasi dengan publiknya yang merupakan khalayak sasaran. 3. Mengidentifikasi segala sesuatu yang berkaitan dengan opini, persepsi dan tanggapan masyarakat terhadap organisasi yang diwakilinya. 4. Melayani keinginan publiknya dan memberikan sumbangan saran kepada pimpinan demi tujuan dan manfaat bersama. 5. Menciptakan komunikasi dua arah timbal balik dan mengatur arus informasi publikasi serta pesan dari organisasi ke publiknya dan sebaliknya, demi tercapainya citra positif bagi kedua belah pihak.31 2.4.3 Kegiatan Komunikasi Corporate Communication Komunikasi merupakan satu kegiatan yang dapat mengikat kesatuan organisasi karena komunikasi dapat membantu anggota organisasi dalam proses pencapaian tujuan, merespon, mengimplementasikan perubahan yang terjadi dalam organisasi dan mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas organisasi itu sendiri.

31

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta: Rajawali Pers. 2012. Hal 19


39

Menurut Khomsahrial Romli, komunikasi dalam organisasi yang efektif adalah dengan adanya pemahaman bersama antara orang yang menyampaikan pesan dan orang yang menerima pesan. Komunikator harus berusaha mencapai “kebersamaan” dengan si penerima pesan, sehingga transisi informasi dan pemahaman melalui penggunaan simbol-simbol bersama dari satu orang atau kelompik ke pihak lainnya.32 Selain itu, Corporate Communication dalam kedudukannya sebagai mediator melakukan kegiatannya dalam bentuk sebagai berikut: a) Membantu manajemen untuk memonitor isu-isu yang sedang berkembang b) Membantu manajemen dalam membangun opini public c) Membantu manajemen dalam memanfaatkan teknik-teknik komunikasi dalam upaya membangun citra perusahaan. Kegiatan komunikasi tertulis corporate communication juga dapat diwujudkan dalam bentuk release, jurnal organisasi, company profile (profil perusahaan), website maupun penerbitan media internal perusahaan. 2.4.4 Kedudukan Corporate Communication Dalam suatu organisasi Corporate Communication selayaknya menempati posisi strategis dimana ia dapat mengetahui kebijakan yang dijalankan oleh perusahaan seperti yang diungkapkan oleh Rosady Ruslan dalam bukunya yaitu: 33

32

Khomsahrial Romli. Komunikasi Organisasi Lengkap. Jakarta: PT Grasindo. 2011. Hal 9 Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi. Jakarta: PT Rajagrafindo Persada. 2010. Hal 122

33


40

”corporate communication merupakan bagian internal yang tidak dapat dipisahkan dari suatu kelembagaan atau organisasi, dan terkait langsung dengan fungsi top manajemen”34 Dalam struktur organisasi corporate communication ditempatkan dalam jajaran top manajemen sehingga memungkinkan lembaga tersebut menjadi interpreter manajemen untuk menghadapi stakeholders organisasi tersebut. Selain itu ia juga berada pada posisi boundary role (peran perbatasan) dimana lembaga ini harus dapat berfungsi sebagai penghubung organisasi dengan publik internal atau eksternalnya sehingga ia dikatakan satu kaki berada dalam organisasi dan satu kaki lainnya berada di luar organisasi. Posisi yang diuraikan diatas memang sungguh unik namun mengandung bahaya atau cukup beresiko. Kedudukan corporate communication dalam suatu organisasi harus mendapat dukungan penuh maupun kepercayaan dari internal maupun eksternal stakeholders suatu organisasi. 2.5

Media Komunikasi Internal 2.5.1 Pengertian Media Komunikasi Internal Komunikasi dalam organisasi terjadi dalam bentuk komunikasi lisan

maupun tertulis. Semua bentuk komunikasi dan media yang digunakan adalah tanggung jawab bagian hubungan internal pada suatu organisasi atau perusahaan. Dari beberapa program yang dilakukan oleh PR, pembuatan media komunikasi internal merupakan salah satu bentuk program komunikasi yang umumnya dilakukan. Untuk menjangkau khalayak (publik) tertentu dalam rangkai mencapai tujuan-tujuan PR, adakalanya penggunaan media massa melalui pers, radio, 34

Ibid. hal 129


41

televisi tidak lagi sesuai, apalagi khalayaknya tersebut hanya terdiri dari beberapa kelompok kecil saja. Menurut Rosady Ruslan, ia mengemukakan pengertian media internal sebagai berikut: “Media internal adalah media yang digunakan untuk mengkomunikasikan suatu informasi kepada pendengar atau pembaca (audience) baik cetak maupun elektronik”35 Seiring perkembangan teknologi komunikasi dibutuhkan komunikasi yang efektif untuk proses penyampaian informasi atau pesan yang ingin disampaikan dalam sebuah organisasi. Pemilihan saluran dan media komunikasi yang tepat menjadi faktor yang perlu diperhatikan karena berpengaruh terhadap keefektifan penyampaian pesan. 2.5.3 Fungsi Media Komunikasi Internal Untuk mengelola suatu media internal secara professional dan serius terdapat beberapa fungsi media internal, antara lain:36 1. Sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal yang diedarkan atau diberikan secara gratis dalam upaya penyampaian pesan, informasi dan berita (berita tulisan atau photo release), mengenai aktivitas perusahaan, manfaat produk barang atau jasa atau publikasi

35

Rosady Ruslan. Manajemen Public Relations & Media Komunikasi, Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: PT Raja Grafinso. 2006. Hal 201-202 36 Rosady Ruslan. Op. cit. Hal 180


42

lainnya yang ditujukkan kepada para konsumen, pelanggan, distributor, supplier, relasi bisnis, stakeholders, dan employee relations. 2. Sebagai ajang komunikasi khusus antara karyawan, misalnya ucapan selamat ulang tahun, informasi renovasi gedung atau dibuka nya cabang baru dan lain sebagainya. 3. Sebagai sarana media untuk “pelatihan dan pendidikan” dalam bidang tulis menulis karyawan serta staff humas. 4. Terdapat nilai tambah (value added) bagi divisi humas untuk menunjukkan dalam upaya menerbitkan media khusus yaitu in house journal bermutu, dan terbit secara berkala dan teratur. Selain itu, menurut Onong Uchjana Effendy dalam pengelolaan suatu media internal secara profesional memiliki beberapa fungsi media internal, ada empat tujuan media perusahaan yang essensial, yaitu:37 1. Untuk memberikan informasi mengenai operasional, kebijaksanaan dan masalah-masalah perusahaan. 2. Untuk lebih mendekatkan para karyawan kepada perusahaan. 3. Untuk membuat para karyawan merasa dirinya anggota dari organisasi tunggal. 4. Untuk membantu para karyawan mengerti satu sama lain.

37

Onong Uchjana Effendy. Hubungan Masyarakat: Suatu Studi Pengantar. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2002. Hal 129


43

2.5.4 Tujuan dan Manfaat Media Komunikasi Internal Bentuk dan macam-macam jenis media internal sangatlah banyak dan bervariatif. pemilihan bentuk dan metode komunikasi perlu disesuaikan dengan karakteristik organisasi, jumlah dan strata personil. Tujuan keberadaan media internal ialah dapat memberikan informasi kepada publik mengenai hal-hal yang berkaitan dengan organisasi atau perusahaan seperti kebijakan,

kegiatan

dengan

menstimulasi

peningkatan

mutu

dengan

memperkenalkan penampilan individual yang baik dan menekankan kebutuhan akan hasil yang lebih baik serta peranan individual mereka dalam tujuan organisasi. Media internal dalam sebuah organisasi tentunya memiliki manfaat yang antara lain ialah dapat digunaka sebagai media hubungan komunikasi internal dan eksternal dalam upaya pencapaian pesan-pesan organisasi kepada pemiliki atau stakeholders, khalayaknya terkait stakeholders mengenai aktivitas organisasi dan juga manfaat barang dan jasa. Selain itu dapat juga menjadi ajang komnikasi antar karyawan, media bagi public relations dalam kegiatan tulis menulisnya, dan juga nilai tambah bagi public relations untuk menerbitkan in house journal yang bermutu, terbit berkala secara teratur, lebih professional dari segi tampilan atau layout, dan isinya yang lebih tertata rapih dan menarik. 2.5.5 Bentuk-Bentuk Media Komunikasi Internal Beberapa wahana komunikasi internal memiliki berbagai bentuk, antara lain jurnal internal atau house journal, video, slide, kaset-kaset rekaman video, kursus-


44

kursus pendidikan tambahan, ucapan-ucapan lisan, seminar dan konferensi dan eksibisi khusus. Bahkan dengan adanya teknologi baru, publikasi cetak masih menjadi media utama untuk komunikasi internal dikebanyakan organisasi. Tujuan publikasi pada umumnya adalah:38 1.

Menjaga karyawan tetap mendapat informasi strategi dan tujuan organisasi.

2.

Memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan untuk menjalankan tugas mereka dengan baik.

3.

mendorong karyawan untuk memelihara dan memperkuat standra organisasi dan komitmen pada peningkatan kualitas, memindahkan efisiensi, meningkatkan pelayanan dan tanggung jawab sosial yang lebih besar.

4.

Mengakui prestasi dan kesuksesan karyawan.

5.

Menciptakan peluang komunikasi dua arah dengan meminta umpan balik, pertanyaan dan perhatian karyawan.

Berikut bentuk media atau saluran komunikasi internal yang dibedakan dalam dua jenis yaitu:39 1.

Saluran komunikasi tertulis

Dalam komunikasi tulisan kita mempunyai cukup waktu untuk merumuskan dan merancang pesan yang disampaikan. Kelebihan dari komunikasi

38

Frank Jefkins. Public Relations. Jakarta: Erlangga. 2003. Hal 145 S. Djuarsa Sendjaja. Teori Komunikasi. Jakarta: Pusat Penerbitan Universitas Terbuka. 2003. Hal 1.51

39


45

tertulis adalah bersifat lebih formal (resmi) efektif untuk gagasan yang relatif, kompleks dan mencari respon yang tertunda, memberikan umpan balik yang tertunda, ada catatan resmi. Bentuk saluran komunikasi tertulis dapat berupa uraian tugas (job description), majalah, jurnal internal, koran, newsletter, buku pedoman organisasi, tata kerja dan peraturan, memo, papan pengumuman, notulen rapat, laporan tahunan dan kotak saran. 2.

Saluran komunikasi lisan

Komunikasi lisan merupakan komunikasi dengan mengucapkan kata-kata langsung kepada komunikannya. Kelebihan dari komunikasi lisan adalah bersifat lebih personal (pribadi), efektif untuk gagasan yang relative sederhana dan mencari respon yang cepat dan emosional, memberikan umpan balik segera. Bentuk saluran komunikasi lisan dapat berupa laporan, telepon, pertemuan formal atau informal, wawancara secara langsung (tatap muka) atau tidak langsung (melalui telepon) dan kunjungan. Menurut Siregar dan Pasaribu menjelaskan ada lima bentuk media komunikasi internal, yakni sebagai berikut:40 1. Divisi Humas/Public Relations Pada sebagian perusahaan fungsi divisi humas dapat disebut juga sebagai media pengelola komuniksi internal perusahaan. Dengan dibentuknya suatu Divisi Public Relations sebagai pengawas, pelaksana dan penggerak komunikasi dan informasi perusahaan, diharapkan kondisi komunikasi internal perusahaan dapat berjalan dengan lebih baik. 40

Siregar dan Pasaribu. Bagaimana Mengelola Media Korporasi-Korporasi. Yogyakarta: Kanisius. 2000. Hal 112


46

2. Media cetak, media ini merupakan alat penyebaran informasi dan komuniaksi yang disebarkan dalam bentuk printing atau telah dicetak. Dapat berupa memo internal, pengumuman, standar operasional perusahaan, majalah, bulletin perusahaan, brosur, spanduk, standing banner, ataupun materi cetak yang kemudian disebarkan melalui email ataupun majalah dinding. 3. Kegiatan

perusahaan

merupakan

kegiatan

yang

dilaksanakan

untuk

mendapatkan perhatian dari publik internal maupun eksternal perusahaan, dapat berupa outing, gathering, kunjungan pimpinan, atau survey karyawan. 4. Internet merupakan media komunikasi yang dilakukan melalui situs dan bersifat global, dapat berupa LAN, e-mail, ataupun website. 5. Majalah dinding merupakan suatu wadah penempelan informasi-informasi yang telah dikirimkan melalui media cetak maupun elektronik, agar dapat dibaca oleh para tamu maupun kalangan private perusahaan. Media perusahaan ini dipergunakan sebagai saluran atau sarana komunikasi yang sering dipergunakan oleh Praktisi Public Relations untuk menyampaikan pesan kepada publiknya dan sekaligus mampu meningkatkan citra melalui berbagai jenis media publikasi.41 2.6

Karyawan Karyawan adalah orang yang bekerja pada suatu lembaga (kantor,

perusahaan) dengan mendapat gaji atau upah, karyawan adalah meliputi semua orang yang bekerja atau menunjang suatu organisasi yakni, mulai dari puncak 41

Rosady Ruslan Manajemen Public Relations dan Media Komunikasi: Konsepsi dan Aplikasi. Jakarta: PT Raja Grafindo Persada, 2006, hal 201-202


47

pimpinan (pihak manajemen) sampai kepada pihak pelaksana yakni operasional (pegawai), mereka bisa terpusat di satu gedung atau pula terpencar dibeberapa daerah atau tempat dengan variasi jabatan disertai dengan variasi pendapatan, status, sosial, etnis dan unsur lainnya.42 Sedangkan menurut Undang-Undang Tahun 2969 tentang KetentuanKetentuan Pokok Mengenai Tenaga Kerja dalam pasal 1 dikatakan bahwa karyawan adalah tenaga kerja yang melakukan pekerjaan dan memberikan hasil kerjanya kepada pengusaha yang mengerjakan dimana hasil karyanya itu sesuai dengan profesi atau pekerjaan atas dasar keahlian sebagai mata pencahariannya. Selain

itu,

Malayu

Hasibuan

juga

memiliki

pendapat

untuk

mengemukakan definisi tentang karyawan yaitu: ”Karyawan merupakan kekayaan utama perusahaan, karena tanpa keikutsertaan mereka, aktivitas perusahaan tidak akan berjalan. Pegawai berperan aktif dalam menetapkan rencana, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai. Dalam hubungan dengan perusahaan, malayu hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual jasa, baik fikiran maupun tenaga dan mendapat kompensasi dari perusahaan yang besarnya telah ditetapkan lebih dahulu.”43 Dari penjelasan diatas, maka dapat dilihat bahwa karyawan merupakan anggota bagian dari suatu perusahaan dimana tempat ia bekerja. Karyawan bekerja sesuai profesi atau keahlian nya untuk mencapai tujuan yang ingin dicapai, maka dari itu segala hal yang berkaitan untuk mendukung hasil perkerjaan karyawan seperti informasi perlu diperhatikan denga baik oleh perusahaan selain dengan pemberian upah atau gaji dari perusahaan. 42

Josep A. Devito. Komunikasi Antar Manusia. Jakarta: Karisma Publishing. 1997. Hal 24 Malayu Hasibuan. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: PT Gunung Agung. 2000. Hal 12

43


BAB II TINJAUAN PUSTAKA. menghasilkan pentransferan dan pemahaman makna

Recommend Documents