9
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Pengertian Humas Pengertian humas yang sifatnya umum, sebagaimana dipaparkan perlu ditegaskan dalam bentuk definisi, sehingga dengan batasan-batasan dalam perumusannya akan lebih jelas pengertiannya, lebih terang ruang lingkupnya, dan lebih nyata dalam operasionalisasinya.Sungguh banyak literatur yang telah diterbitkan para ahli public relations di negara-negara yang sudah maju, terutama Amerika Serikat, yang masing-masing telah mengetengahkan definisinya dengan pendekatan disiplin ilmu yang berbeda. Awal dekade 1970-1980 tercatat tidak kurang dari 2000 definisi public relations yang dapat dijumpai dalam buku-buku serta majalah ilmiah dan berbagai berkala lainnya, sejak pengetahuan itu diakui sebagai profesi. Karena banyaknya definisi hubungan masyarakat tersebut, maka para pemraktek hubungan masyarakat sedunia yang terhimpun dalam The International Public Relations Associations bersepakat untuk merumuskan sebuah definisi yang diharapkan dapat diterima oleh semua pihak. Definisinya adalah sebagai berikut : “Public Relations is a management function of a continuing and planned character, through which public and private organizations and institutions seek towin and retain the understanding, sympathy and support of those with whom they are or may be concerned – by evaluating public opinion about themselves, in order to correlate as far as possible, their own policies and procedure to achieve, by planned and widespread information, more productive coorperation and more efficient fulfillment of their common interest.”
10
(Hubungan masyarakat adalah Fungsi manajemen dari ciri yang dijalankan secara berkesinambungan dan berencana, dengan mana organisasi-organisasi dan lembaga-lembaga yang bersifat umum dan pribadi berusaha memperoleh dan membina pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada sangkut pautnya atau yang mungkin ada sangkut pautnya – dengan menilai pendapat umum di antara mereka dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan ketatalaksanaan mereka, guna mencapai kerja sama yang lebih efisien, dengan melancarkan informasi yang berencana dan tersebar luas). (Drs. Onong Uchjana Effendy, 1986, hal 26-27) Sedangkan definisi menurut kamus Institute of Public Relations (IPR) terbitan bulan November 1987 : “Praktek humas atau PR adalah keseluruhan upaya yang dilangsungkan secara terencana dan berkesinambungan dalam rangka menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian antara suatu organisasi dengan segenap khalayaknya” Tujuan utamanya adalah “menciptakan dan memelihara saling pengertian” maksudnya, untuk memastikan bahwa organisasi tersebut senantiasa dimengerti oleh pihak-pihak lain yang turut berkepentingan. Dengan adanya satu penggal kata “saling” maka organisasi juga harus memahami setiap kelompok atau individu yang terlibat dengannya (istilah yang umum adalah “khalayak” atau publik) (Frank Jefkins, 1996, hal 8-9)
B. Tujuan Humas Humas pada hakikatnya adalah aktivitas, maka sebenarnya tujuan humas dapat dianalogikan dengan tujuan komunikasi, yakni adanya penguatan dan perubahan kognisi, afeksi dan perilaku komunikannya. Bila kita bawa kedalam tujuan humas, maka tujuan humas adalah terjaga dan terbentuknya kognisi, afeksi, dan perilaku positif public terhadap organisasi/lembaga. Dengan demikian rumusan yang paling tepat mengenai tujuan humas adalah sebagai berikut :
11
1. Terpelihara dan Terbentuknya Saling Pengertian (Aspek Kognisi) Tujuan humaspada ahkirnya adalah membuat publik dan organisasi atau lembaga saling mengenal. Baik mengenal kebutuhan, kepentingan, harapan, maupun budaya masing-masing. 2. Menjaga dan Membentuk Saling Percaya (Aspek Afeksi) Bila tujuan pertama mengarah pada penguatan dan perubahan pengetahuan (kognisi), maka tujuan berikutnya adalah lebih pada tujuan emosi, yakni pada sikap (afeksi) saling percaya (mutual confidence) 3. Memelihara dan Menciptakan Kerja Sama (Aspek Psikomotoris) Tujuan
berikutnya
adalah
dengan
komunikasi
diharapkan
akan
terbentuknya bantuan dan kerja sama nyata. Mengacu pada tiga tujuan diatas, dapat diambil kesimpulan bahwa setelah pengetahuan/pikiran
dibuka,
emosi/kepercayaan
disentuh
maka
selanjutnya perilaku positif dapat diraih, pada ahkirnya, semua itu kembali pada tujuan uang lebih besar, yakni terbentuknya citra yang positif terhadap organisasi lembaga dimana humas berada (Frida Kusumastuti, 2002, hal 20-22)
C. Fungsi Humas Fungsi merupakan kegunaan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga utnuk mencapai tujuan suatu lembaga, maka Betrand R. Canfield mengemukakan tiga fungsi public relations yaitu : 1. Mengabdi Pada Kepentingan Umum (it should serve the public’s interest)
12
Dalam fungsi ini PRO (Public Relations Officer) diangkat di beri upah oleh manajer, akan tetapi tugasnya dan pekerjaanya ialah melayani publik, kepentingan umum. Tugasnya ke dalam membina hubungan yang harmonis antar manajer beserta staffnya dengan para karyawan, mengusahakan agar para karyawan, bekerja dengan senang dan merasa puas, meneliti perasaan. 2. Memelihara Komunikasi yang Baik ( Maintain good communication) Maksudnya dalam pelaksanaan PRO melakukan banyak komunikasi, baik komunikasi secara personal contact, maupun komunikasi melalui media massa. Salah satu tugas PR adalah sebagai sumber informasi (sourch of information) dan sebagai saluran informasi (channel of information) 3. Menitikberatkan Moral dan Tingkah Laku yang Baik (And stress good moral and manner) 4. PRO dan petugas-tugasnya harus berusaha agar seperti cermin yang tetap bersih cemerlang, dengan demikian PR memberikan citra yang baik mengenai organisasi/lembaga yang diwakilinya itu. (Onong Uchjana Effendy, 1993, Hal 137-140)
D. Ciri Humas Berfungsi tidaknya humas dalam organisasi dapat diketahui dari ada tidaknya kegiatan yang menunjukan ciri-cirinya. Ciri-ciri tersebut sebenarnya secara implisit telah diterangkan di muka, tetapi untuk memperoleh;kejelasan
13
mengenai fungsi humas itu, ada baiknya kiranya apabila hal yang penting itu secara eksplisit ditegaskan yakni : 1. Humas Adalah Kegiatan Komunikasi Dalam Suatu Organisasi yang Berlangsung Dua Arah Secara Timbal Balik Sebagai kegiatan komunikasi dalam organisasi, prosesnya berlangsung dalam dua arah timbal balik, ini berarti bahwa pada jalur pertama komunikasi berbentuk penyebaran informasi oleh manajer sebagai pemimpin organisasi kepada publik. Pada jalur kedua komunikasi berlangsung dalam bentuk penyampaian tanggapan atau opini publik, dari pihak publik kepada manajer. Tegasnya, dengan komunikasi dua arah timbal balik itu berarti bahw asang manajer harus mengkaji, apakah informasi yang disebarkan pada publiknya itu diterima, dimengerti, dan dilaksanakan atau tidak. Evaluasi terhadap proses dan efek komunikasinya itu perlu diketahui untuk bahan perencanaan kegiatan berikutnya. 2. Humas Merupakan Penunjang Tercapainya Tujuan yang Diterapkan Oleh Manajemen Suatu Organisasi Untuk mencapai suatu tujuan dalam teori manajemen, disebutkan bahwa prosesnya berlangsung melalui tahap-tahap yang terkenal dengan POAC, yaitu Planning (Perencanaan), Organizing (Pengorganisasian), Actuating (Penggiatan), dan Controlling (pengawasan). Dan unsur-unsur yang terlibat dalam proses yang bertahap secara bersinambungan itu ialah apa yang dieknal dengan rumus Six M sebagai singkatan dari Men (Manusia),
14
Materials (bahan), Machines (Mesin), Methods (Metode), Money (Biaya), dan Markets (Pasar) 3. Publik yang Menjadi Sasaran Kegiatan Kegiatan Humas Adalah Public Eksternal dan Publik Internal Mengenai public sebagai kesatuan manusia-manusia yang merupakan salah satu unsur dari Six dalam manajemen itu telah dijelaskan dimuka secara panjang lebar, bahkan diberi penekanan, karena di Indonesia adea kecenderungan bahwa manusia-manusia yang menjadi sasaran kegiatan humas itu hanyalah orang-orang di luar organisasi. 4. Operasionalisasi Humas Adalah Membina Hubungan Yang Harmonis Antara Organisasi Dengan Public Dan Mencegah Terjadinya Rintangan Psikologis, Baik Yang Timbul Dari Pihak Organisasi Maupun Dari Pihak Publik. Istilah harmonis yang menjadi sifat hubungan yang harus dibina humas mengandung makna luas, yakni sikap menyenangkan (Favorable), itikad baik (Goodwill), toleransi (Tolerance), saling pengertian understanding),
saling
mempercayai
(mutual
confidence)
(mutual saling
menghargai (mutual appreciation) dan citra baik (good image) (Onong Uchjana Effendy, 1986, Hal 31-35)
E. Peranan Humas Menurut Dozier, D.M (1992), bahwa peranan praktisi public relations dalam organisasi merupakan salah satu kunci untuk memahami fungsi public
15
relations dan komunikasi organisasi, di samping itu juga merupakan kunci untuk pengembangan peranan praktisi public relations officer (pejabat Humas) dan pencapaian professional dalam public relations. Menurut Dozier & Broom (1995) bahwa peranan public relations dibagi menjadi empat kategori dalam suatu organisasi, yaitu sebagai berikut: 1. Expert presciber Sebagai praktisi ahli public relations yang berpengalaman dan memiliki kemampuan yang tinggi dapat membantu mencari solusi dalam penyelesaian masalah hubungan dengan publiknya (public relationship). 2. Communication fasilitator Dalam hal ini, praktisi public relations bertindak sebagai komunikator atau mediator untuk membantu pihak manajemen dalam hal untuk mendengar apa yang diinginkan dan diharapkan oleh publiknya dari organisasi yang bersangkutan, sekaligus harus mampu menjelaskan kembali keinginan, kebijakan dan harapan organisasi kepada pihak publiknya. 3. Problem solving process fasilitator Peranan praktisi public relations dalam hal proses pemecahan persoalan public relations ini, merupakan bagian tim manajemen untuk membantu pimpinan organisasi baik sebagai penasihat (adviser) hingga mengambil tindakan eksekusi (keputusan) dalam mengatasi persoalan atau krisis yang tengah dihadapi secara rasional dan professional.
16
4. Communication technician Dalam peranan communication technician, praktisi public relations sebagai journalist in resident yang hanya menyediakan layanan teknis komunikasi atau dikenal dengan methode of communication in organization dan sistem komunikasi dalam organisasi tergantung dari masing-masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara teknis komunikasi, baik atas maupun media komunikasi yang dipergunakan dari tingkat pimpinan dengan bawahan akan berbeda dari bawahan ke tingkat atasan.
F. Proses Humas Humas menjalankan fungsi dan tugas penerangan di dalam jajaran masingmasing. Perannya sebagai wahana komunikasi di dalam maupun keluar organisasi atau lembaga. Dalam organisasi berusaha menyelenggarakan komunikasi internal perusahaaan dan keluar memberikan informasi kepada masyarakat. Menurut Cutlip dan Center proses PR sepenuhnya mengacu kepada pendekatan manajerial yang terdiri dari : 1. Fact Finding (Pengumpulan Data) Adalah mencari dan mengmpulkan data /fakta sebelum melakukan tindakan. Misalnya PR sebelum melakukan suatu kegiatan harus terlebih dahulu mengetahui apa yang diperlukan publik, siapa saja yang termasuk ke dalam publik, bagaimana keadaan publik dipandang dari berbagai faktor.
17
2. Planning (Perencanaan) Adalah berdasarkan fakta membuat rencana tentang apa yang harus dilakukan dalam menghadapi berbagai masalah itu. 3. Communicating (Komunikasi) Adalah rencana yang disusun dengan baik sebagai hasil pemikiran yang matang berdasarkan fakta/data tadi, kemudian dikomunikasikan atau dilakukan kegiatan operasional. 4. Evaluation (Evaluasi) Adalah mengadakan evaluasi tentang suatu kegiatan, apakah sudah tercapai atau belum. Evaluasi itu dapat dilakukan secara kontinyu. Hasil evaluasi ini menjadi dasar kegiatan PR berikutnya. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 90)
G. Ruang Lingkup dan Perincian Tugas Humas Ruang lingkup Hubungan Masyarakat (Humas) dalam menjalankan tugas meliputi antara lain : 1. Menyelenggarakan
dan
bertanggung
jawab
atas
penyampaian
informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publik, supaya publik mempunyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta kegiatan yang dilakukan. Itu semua disesuaikan dengan kebutuhan, keinginan, dan harapan publik internalatau
eksternal
dan
memperhatikan,
mengolah,
mengintegrasikan pengaruh lingkungan yang masuk demi perbaikan
18
dan perkembangan organisasi. 2. Memonitor, merekam, dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum atau masyarakat. Disamping itu, menjalankan dan bertanggung jawab terhadap kehidupan kita bersama dengan lingkungan. Karena mereka ikut menentukan kehidupan organisasi apabila kita tidak saling mengganggu, perlu diajak berunding, demi kebaikan semua pihak dan tidak ada yang dirugikan, 3. Memperbaiki citra organisasi, Bagi Public Relations, menyadari citra yang baik tidak hanya terletak pada bentuk gedung, presentasi, publikasi, dan seterusnya, tetapi terletak pada bagaimana organisasi bisa mencerminkan organisasi yang dipercayai, memiliki kekuatan, mengadakan perkembangan secara berkesinambungan yang selalu terbuka untuk dikontrol, dievaluasi dapat dikatakan bahwa citra tersebut merupakan gambaran komponen yang kompleks. 4. Tanggung jawab sosial. Public Relations merupakan instrumen untuk bertanggung jawab terhadap semua kelompok yang berhak terhadap tanggung jawab tersebut. Terutama kelompok publik sendiri, publik internal, dan pers. Penting diusahakan bahwa sluruh organisasi bersikap terbuka dan jujur terhadap semua kelompok atau publik yang ada hubungannya dan memerlukan informasi. Itulah mentalitas dan budaya mereka atau organisasi, apabila mau mendapat kepercayaan publik, dan masyarakat pada umunnya. 5. Komunikasi
19
Public Relations mempunyai bentuk komunikasi yag khusus, komunikasi timbal balik, maka pengetahuan komunikasi menjadi modalnya. Dalam fungsinya, komunikasi itu sentral. Perlu juga untuk dimiliki adalah pengetahuan manajemen dan kepemimpinan, struktur organisasi. (Maria Assumpta Rumanti, 2005. Hal : 39-42)
H. Dokumentasi Pengertian dokumentasi yaitu dalam arti luas adalah yang berkaitan dengan kegiatan menghimpun, mengolah, menyeleksi, dan menganalisa yang kemudian mengevaluasi seluruh data, informasi dan dokumen tentang suatu kegiatan, peristiwa, atau pekerjaan tertentu yang dipublikasikan baik melalui media elektronik maupun cetak dan kemudian disimpan secara teratur dan sistematis. Pengertian umum lainnya mengenai kegiatan pendkomentasian dalam administrasi perkantoran, yaitu dikenal dengan istilah filling yakni setiap surat masuk dan keluar biasanya disimpan atau dikenal dengan sebutan “difail” (be filed) atau diarsipkan ke dalam suatu tempat tertentu yang sengaja sebagai tempat penyimpanan surat atau dokumen (filling cabinet) Adalagi mengartikan dokumentasi tersebut sebagai bagian dari kegiatan dan hasil potret atau pemotretan (foto dokumentasi), serta kegiatan merekam melalui casset recorder dan video recorder mengenai suatu peristiwa (event) atau kejadian tertentu dianggap cukup penting unyuk diabadikan, dan kemudian tahap berikutnya menjadi bahan pendokumentasian.
20
Menurut
Federation
Internationale
de
Documents
(FID)
yang
merumuskan dokumentasi sebagai berikut : “documenter C’est reunir, classers et distribuer des documents de tout genre dans tours les domains de l’activite humaine” Arti umumnya sebagai berikut, bahwa dokumentasi merupakan kegiatan yang menghimpun, menyusun, dan menyebarluaskan tentang segala macam jenis dalam seluruh lapangan aktivitas kehidupan manusia. Kemudian kegiatan yang berkaitan antara dokumentasi dan kliping (doklip) bidang kehumasan (PR Activities) adalah merupakan sebagai alat bantu, yang memeliki beberapa manfaat, yaitu : 1. Sebagai bahan informasi terkini, yang dapat diedarkan ke bagian lain yang dianggap mempunyai hubungan atau kepentingannya masing-masing. 2. Sebagai bahan referensi tertentu sebagai data atau informasi penunjang, misalnya untuk penyusunan naskah pidato, (PR Speech Writing), PR House Journal dan lain sebagainya 3. Sebagai pedoman atau acuan untuk mengantisipasi langkah-langkah suatu kejadian atau event tertentu yang tengah dihadapi atau di masa mendatang. Untuk perbaikan dan pengembangan dari langkah-langkah program kerja perusahaan di masa-masa mendatang. 4. Khususnya kliping berperan sebagai sumber informasi dan data untuk memantau kegiatan pihak pesaing (competitor) 5. Dapat juga doklip tersebut sebagai tolak ukur tentang sejauh mana keberhasilan prestasi dan reputasi yang dicapai, mengenai persepsi, keluhan, dan hingga perolehan citra di mata masyarakatnya. 6. Sebagai media komunikasi internal melalui doklip dan sebagainya.
21
7. Kemudian kliping tersebut disimpan sebagai kegiatan dokumentasi perusahaan atau lembaga. (Rosaldy Ruslan, 1998, hal 220-225)
I. Fotografi Arti Penting Fotografi dalam Humas Fotografi merupakan salah satu aspek penting dalam dunia humas, mengingat setiap informasi humas perlu didukung oleh ilustrasi berupa gambar atau foto-foto yang baik. Bahkan tidak jarang foto mengandung lebih banyak informasi daripada kata-kata. Oleh karena itu, setiap praktisi humas juga dituntut untuk memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai di bidang fotografi. Merkea harus menguasai teknik-teknik para fotografer professional dalam menciptakan foto-foto yang indah dan penuh makna. Jelas bahwa seorang praktisi humas mutlak harus mampu menggunakan kamera dan setiap saat siap untuk melakukan tuga pencarian dan pembuatan foto apabila fotografer professional, karena suatu alas an, tidak bias dihadirkan. Kemungkinan untuk itu senantiasa terbuka. Apabila anda hendak memperkejakan seorang fotografer professional, anda harus memberikan serangkaian instruksi yang jelas dan lengkap. Fotofoto yang uruk dan mengecewakan seringkali hanya dikarenakan instruksi yang tidak memadai sehingga fotografer tersebut tidak sepenuhnya menangkap atau memahami apa yang sebenarnya dikehendaki oleh pihak yang memperkejakanya. Pada umumnya kita berasumsi bahwa fotografer
22
sudah tau benar apa yang harus dikerjakan untuk menciptakan gambar-gambar yang kita inginkan. Mereka memang menguasai teknik pemotretan, namun mereka bukan pembaca pikiran, sehingga kita teap hanya memberitahukan secara gamblang apa yang kita inginkan. Setiap praktisi humas harus memandang kamera sebagai sebuah alat komunikasi, sama halnya dengan pena, mesin ketik, word-processor , computer, telepon, dan ungkapan-ungkapan lisan. Dalam kalimat lain, mereka harus mengetahui bagaimana caranya berkomunikasi melalui lena kamera, atau bagaimana memaparkan suatu pesan atau cerita lewat gambar-gambar. Pengetahuan itu harus anda miliki jika hendak mengirimkan gambar-gambar mengenai organisasi atau perusahaan anda ke media massa. Mereka hanya mau menerima dan memuat foto-foto yang bermutu. Foto yang baik bahkan bisa menutupi kekurangan atau kelemahan naskah dalam menarik minat para editor dan pembaca. 1. Kegunaan Fotografi dalam Humas Berikut adalah rangkuman singkat atas berbagai macam kegunaan fotografi di dunia kehumasan a. Untuk membangun sebuah perpustakaan foto yang selalu siap menyediakan cetakan foto setiap kali dibutuhkan demi menunjang kegiatan-kegiatan humas. b. Untuk memperindah, menunjang, dan mempopulerkan news release. c. Untuk menghias, melengkapi atau memberi ilustrasi bagi tulisan feature.
23
d. Untuk menceritakan suatu pesan atau kisah tanpa naskah atau katakata. e. Untuk menyemarakkan panel pameran dan showroom. f. Untuk memamerkan dan menunjang kegiatan perusahaan di dalam suatu eksibisi, panel pameran di suatu seminar, acara konferensi atau resepsi pers, dan di berbagai kesempatan lainnya. g. Untuk memperindah, memperluas dan menyemarakan panel atau gerai pameran. h. Untuk memberi ilustrasi bagi jurnal internal. i. Untuk memberi ilustrasi bagi setiap literature dan alat visual humas, termasuk lembaran-lembaran atau leaflet edukasional, buklet, poster, folder, lembaran yang memuat riwayat singkat perusahaan, buku petunjuk bagi para staf, laporan tahunan, buku petunjuk pemakaian produk perusahaan, sampai dengan lembaran-lembaran data teknis. Literatur humas yang berkualitas baik bahkan bisa dimanfaatkan sebagai literatur penjualan dan alat bantu periklanan. j. Untuk menghias latar belakang suatu acara rekaman televisi, atau sebagai lembaran bulletin berita TV. k. Sebagai alat cadangan yang setiap saat bisa dikonversikan menjadi slide 35 mm guna mendukung presentasi yang memakai alat bantu slide. Slide yang berwarna dan indah bahkan bisa dirangkai menjadi sebuah film singkat, yang selanjutnya dapat diproduksi dalam bentuk kaset rekaman video. (Frank Jefkins, 1996, Hal 194-195)
24
J. Hubungan Humas dengan Kegiatan Dokumentasi. Setiap lembaga/organisasi mempunyai tujuan yang ingin dicapai sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkannyaterlebih dahulu. Seberapa jauh berhasil atau tidaknya tergantung dari usaha serta kemampuan yang telah dilakukan pengelola lembaga/organisasi itu sendiri, khususnya peranan humas sangat diperlukan. Hal ini dapat dilihat dari fungsi humas dalam suatu kegiatan. Salah satu tugas humas yang harus dilakukan dalam suatu kegiatan adalah dokumentasi. Dokumentasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk mengumpulkan data. Setelah mendapatkan data dari suatu kegiatan maka langkah selanjutnya adalah membuat dokumentasi kegiatan. Dalam membuat dokumentasi kegiatan suatu lembaga atau organisasi meliputi foto, rekaman pidato, sambutan-sambutan serta siaran TVRI bentuk video. 1. Dokumentasi Sambutan-Sambutan Seseorang yang berprofesi Humas di lembaga pemerintahan atau perusahaan swasta dalam peristiwa-peristiwa tertentu dituntut untuk bisa menulis naskah pidato untuk atasannya. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2003. Hal 75-76) 2. Dokumentasi Foto Kekuatan gambar yang melabihi kata-kata. Foto selalu memberi dampakotentik. Meskipun foto dapat direkayasa, seperti halnya statistik, orang biasanya mudah menerima bukti berupa foto daripada kata-kata.
25
Dalam humas foto sangat diperlukan sebagai bahan publikasi, laporan, berita, iklan, maupun kepentingan arsip/dokumentasi. Oleh karena itu, humas harus dapat mengusahakan foto yang baik., yakni yang menarik dan menyolok, terjaga kebaruannya, diambil pada saat yang tepat, ”berbicara” atau mengkomunikasikan sesuatu. Foto-foto ini diambil oleh fotografer yang profesional dengan sutradara seorang humas yang terlatih. (Frida Kusumastuti, 2002. Hal : 33) 3. Dokumentasi Press Release Press Release adalah informasi dalam bentuk berita yang dibuat oleh Public Relations dalam suatu organisasi yang disampaikan kepada pengelola pers/redaksi media massa (tv, radio, surat kabar, majalah) untuk dipublikasikan dalam media massa tersebut. (Soleh Soemirat dan Elvinaro Ardianto, 2005. Hal 54) Sesuai dengan kegunaan Press Release untuk mempublikasikan kegiatan, maka press release juga dapat digunakan sebagai data untuk dijadikan bukti telah terlaksananya suatu acara.
K. Hubungan Masyarakat Pemerintah Hubungan masyarakat pemerintah atau humas pemerintah adalah lembaga humas atau praktisi humas pemerintah yang melakukan fungsi manajemen dalam bidang informasi dan komunikasi yang persuasif, efektif, dan efesien untuk menciptakan hubungan yang harmonis dengan publiknya melalui
26
berbagai sarana kehumasan dalam rangka menciptakan citra dan reputasi yang positif instansi pemerintah. Dalam sebuah organisasi pemerintahan (daerah), humas sering diposisikan sebagai corong atau suara dari pimpinan pemerintah daerah dalam hubungannya dengan publik, sehingga menjadi posisi yang terhormat, tinggi, strategis, dan sekali melekat kemampuan dan tanggung jawab. Sam Black dalam bukunya, Practical Public Reelations membagi humas menjadi humas pemerintahan pusat dan humas pemerintahan daerah. Humas pemerintahan pusat dapat dijelaskan bahwa humas pada departemendepartemen mempunyai dua tugas : 1. Menyebar informasi secara teratur mengenai kebijaksanaan, perencanaan, dan hasil yang telah dicapai. 2. Menerangkan dan mendidik public mengenai perundang-undangan, peraturan-peraturan, dan hal-hal yang bersangkutan dengan kehidupan rakyat sehari-hari. Humas pemerintahan daerah pada hakikatnya sama saja dengan humas pemerintrahan pusat dalam hal pengorganisasian, namun bedanya hanya pada ruang lingkup kerja saja. Di dunia pemerintahan humas bertugas menjalankan kegiatan kebijakan public dan pelayanan public, salah satu kegiatan humas pemerintah dalam bidang kebijakan publik adalah memberikan berbagai informasi tentang kebijakan pemerintah yang mengikat rakyat atau masyarakat. Humas pemerintah juga harus memberikan pelayanan terbaik, dengan birokrasi yang tidak berbelit-belit untuk memberikan kepuasaan
27
kepada rakyat atau masyarakat sehingga dunia pemerintahan memperoleh citra positif dari rakyat atau public Unsur perencanaan humas di dunia pemerintahan, antara lain: situasi, tujuan, publik, strategi, taktik, jadwal kegiatan, anggaran, dan evaluasi 1. Situasi Situasi yang sering dilihat untuk melakukan program humas pemerintah terdiri dari tiga bentuk, yakni : a. organisasi harus melakukan remedial untuk mengatasi masalah atau situasi yang secara kurang baik memengaruhi organisasi b. Organisasi memerlukan suatu proyek kegiatan tertentu dalam suatu waktu c. Organisasi berkehendak memperkuat upaya yang sudah berjalan untuk mempertahankan reputasi dan dukungan publik. 2.
Tujuan Sebagai langkah selanjutnya adalah menetapkaan tujuan program yang dinilai sesuai kenyataan, dapat dipahami dan dapat diukur.
3. Publik Adalah publik yang jelas dan spesifik batasannya. Dengan kata lain publik daru humas dalam pemerintahan adalah publik jelas usia, penghasilan, strata sosial, pendidikan dan lain-lain. 4. Strategi
28
Sebuah strategi yang adapat menggambarkan bagaimana sebuah konsep tujuan yang ingin dicapai, memberikan panduan dan tema-tema untuk semua program. 5. Taktik Taktik yaitu melibatkan penggunaaan instrumen atau alat komunikasi untuk mencapai khalayak utama dan sekunder dengan pesan-pesan kunci. 6. Jadwal Kegiatan Jadwal kegiatan yang menyangkut tiga aspek waktu dalam perencanaan program yaitu keputusan kapan kampanye dilakukan, penentuan kepastian rangkaian kegiatan serta penyusunan langkah-langkah yang harus dilengkapi. 7. Anggaran Anggaran atau biaya yang diperlukan dalam pelaksanaan program. 8. Evaluasi evaluasi yaitu elemen perencanaan yang berkaitan langsung terhadap tujuan yang telah ditetapkan untuk sebuah program. Kriteria evaluasi harus realistis, dapat dipercaya, spesifik dan sejalan dengan harapan atasan (https://id.wikipedia.org/wiki/Hubungan_masyarakat_pemerintah)
