17
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Komunikasi 2.1.1 Defenisi Komunikasi Komunikasi atau communication berasal dari bahasa latin, yaitu communicatus yang berarti berbagi atau menjadi milik bersama. Kata sifatnya communis yang bermakna umum atau besama-sama. Dengan demikian komunikasi menurut Lexicografer (ahli kamus bahasa) merujuk pada suatu upaya yang bertujuan berbagi untuk mencapai kebersamaan.1 Komunikasi juga diartikan sebagai sebuah proses penyampaian pesan (messege) dari seorang komunikator kepada komunikan, komunikasi disini dilihat sebagai proses linier yang menggambarkan adanya proses pemindahan suatu yang kongkret dari suatu tempat ke tempat lain, dan pesan-pesan di dalam konunikasi dianggap suatu yang konkret dan relatif bersifat tetap, sehingga ketika dipindahkan dari benak seseorang kebenak orang lainnya akan tetap dalam jumlah yang sama.2 Komunikasi dalam Humas adalah sebagai
sebuah peristiwa
pemindahan pesan, misalnya dalam Encyelopidia Colombia menyatakan bahwa :
1 Amie Primarni, Introduction to Public Relations, Lentera Ilmu Cendikia, Jakarta, Th.2011 Hal.2 2 Op.Cit Hal.5
17
18
the transfer of thoughts and messege, as contrasted with transportations, the transfer of goods and persons. The basic norms of communications are by sign (sight) and by sounds (hearing).3 Hal ini menganggap bahwa praktisi humas dalam menjalankan atau mengirimkan press release dan media memuatnya dianggap sudah terjadi komunikasi antara perusahaan dengan publiknya, walaupun tidak diketehui apakan pesan tersebut dibaca, diterima atau telah disimpan oleh khalayak. Banyak defenisi Komunikasi dari beberapa ahli dibidang komunikasi menurut sudut pandang masing-masing, salah satu defenisi komunikasi dan menurut sudut pandang Hoveland, Janis & Kelly adalah: Secara umum komunikasi merupakan suatu proses penyampaian pesan dari komunikator ke komunikan. Komunikasi merupakan suatu proses penyampaian makna pesan melalui lambang-lambang agar tercapai tujuan yang ditentukan “ communication is more tehnically defined as a process for counduction the memories”, yang artinya adalah komunikasi merupakan proses untuk membangkitkan perhatian orang lain, yang bertujuan untuk menjalin kembali ingatan-ingatan.4
3 Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, hal 116 4 I.G Warsono, Etika Komunikasi Kantor, PT. Raja Grafindo , Yogyakarta, Th 2008 hal 33
19
2.1.2 Karakteristik Komunikasi Adapun karakteristik komunikasi itu sendiri antara lain : 1. Komunikasi suatu proses Komunikasi suatu proses ialah bahwa komunikasi merupakan serangkaian tindakan atau peristiwa yang terjadi secara berurutan serta berkaitan satu sama lainnya dalam kurun waktu tertentu. Komunikasi banyak melibatkan berbagi faktor atau unsur. Faktor atau unsur yang dimaksud antara lain dapat mencakup pelaku atau peserta, pesan (meliputi bentuk, isi, dan cara penyajian) saluran atau alat yang dipergunakan untuk menyampaikan pesan, waktu, tempat, hasil atau akibat yang terjadi. 2. Komunikasi adalah upaya yang di sengaja serta mempunyai tujuan Komunikasi merupakan suatu kegiatan yang dilakukan secara sadar, disengaja serta sesuai dengan tujuan atau keinginan dari pelakunya. Pengertian sadar di sini menunjukan bahwa kegiatan komunikasi yang di lakukan sseorang sepenuhnya berada dalam kondisi mental psikologis yang terkendalikan bukan dalam keadaan mimpi. Disengaja maksudnya bahwa komunikasi yang dilakukan memang sesuai dengan kemauan dari pelakunya sementara tujuan menunjuk pada hasil atau akibat yang ingin dicapai. 3. Komunikasi menuntut adanya partisipasi dan kerja sama dari para pelaku yang terlibat
20
Kegiatan komunikasi akan berlangsung akan berlangsung dengan baik apabila pihak-pihak yang berkomunikasi (dua orang atau lebih) sama-sama ikut terlibat dan sama-sama mempunyai perhatian yang sama terhadap topik pesan yang di komunikasikan. 4. Komunikasi bersifat simbolis Komunikasi pada dasaranya merupakan tindakan yang dilakuakan dengan menggunakan lambing-lambang. 5. Komunikasi bersifat transaksional Komunikasi biasanya menuntut dua tindakan : Memberi dan menerima dua tindakan tersebut tentunya perlu dilakukan secara seimbang atau proposional oleh masing-masing pelaku yang terlibat dalam komunikasi. 6. Komunikasi menembus faktor ruang dan waktu Komunikasi menembus factor ruang dan waktu maksudnya bahwa para peserta pelaku yang terlibat dalam komunikasi tidak harus hadir pada waktu dan tempat yang sama. Dengan adanya berbagai produk teknologi komunikasi seperti telepon, faksimili, teleks, dan lain-lain, kedua factor tersebut (ruang dan waktu) bukan lagi menjadi persoalan dan hambatan dalam komunikasi.
Komunikasi pada dasarnya adalah upaya bagaimana kita meraih
perhatian,
cinta kasih,
minat,
kepedulian, simpati,
tanggapan, maupun respon positif dari orang lain. Terdapat 5
21
hukum komunikasi yang efektif ( the 5 inevitable laws of effective Communication) yang dikembangkan dan dirangkum dalam satu kata yang mencerminkan esensi dari komunikasi itu sendiri yaitu REACH yang berarti merengkuh atau meraih.5 R = RESPECT Sikap menghargai individu yang menjadi sasasran pesan yang kita sampaikan. Jadi kita harus mengkritik atau memarahi seseorang, lakukan dengan penuh respek terhadap harga diri dan kebanggaan seseorang. E = EMPHATY Kemampuan kita untuk menempatkan diri kita pada situasi dan kondisi yang dihadapi orang lain. (seek first to understand- understand than be understood to build the skills of empatheic listening that inspires openness and trust) C = CLARITY Kejelasan dari pesan itu sendiri sehingga menimbulkan multi interprestasi atau berbagai penafsiran yang berlainan. H = HUMBLE Sikap rendah hati. Sikap ini merupakan yang terkait dengan hukum Respect untuk membangun rasa menghargai orang lain, biasanya didasari oleh sikap renda hati yang kita miliki. Sikap rendah hati pada intinya antara lain : sikap yang penuh
5 Op.Cit Hal.58
22
melayani, sikap menghargai, mau mendengar dan menerima kritik, tidak sombong dan memandang rendah orang lain, berani mengakui kesalahan, rela memaafkan, lemah lembut dan penuh pengendalian diri, serta mengutamakan kepentingan yang lebih besar.
2.1.3 Tujuan Komunikasi Tujuan komunikasi yang dilakukan dalam program kehumasan bisa dipilih menjadi tujuan informasi, intruksi dan persuasi, masing-masing jenis komunikasi ini memerlukan syaratsyarat yang berbeda-beda untuk tercapaianya tujuan. Menurut Wilbur
Schramm
proses
komunikasi
informasional
harus
memerlukan empat langkah empat kendala antara lain : 1.
Menarik perhatian terhadap pesan.
2.
Menjadikan pesan dapat diterima.
3.
Menjadikan
pesan
di
intreprestasikan
seperti
yang
diinginakan komunikator 4.
Informasi
disimpan
untuk
dipakai
kemudian,
proses
komunikasi intruksional atau komunikasi yang bertujuan untuk member intruksi atau perintah lebih sulit karena ada langkah kelima yang harus dilalui yakni : 5.
Harus ada waktu aktivitas aktif pada komunikasi dengan tujuan persuasi, ada lanjutan yang berupa :
23
6.
Hasil yang berupa pandangan yang dilanjutkan oleh pembujuk yang biasa terdiri dari pengenalan informasi yang kemudian menggiring penerima untuk mengubah persepsi terhadap lingkungan.6 Komunikasi bagi perusahaan yang berbadan hukum atau
coorporate, merupakan suatu yang patut diperhitungkan , sebab komunikasi merupakan duta bagi lembaga untuk memberikan “citra” kepada dunia luar. Yang ujung tombaknya adalah “kehumasan” yang ada. Salah datu tantangan bagaimana menjadikan humas semangkin profesional adalah menguasi keterampilan-keterampilan teknis mendasar untuk pelaksanaan atau implementasi program kehumasan yang sudah direncanakan dan semangkin mandirinya praktisi humas dalam menjalankan pekerjaan mereka baik dalam seting keorganisasian maupun dalam seting sebagai konsultan kehumasan.7
2. 2. Komunikasi Organisasi Pengertian komunikasi organisai menurut Everet M Rogers dalam bukunya “Communication in Organization” organisai sebagai sebuah system yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan, dan pembagian tugas, dan organisasi sebagai 6 Khomsarial Romli, Komunikasi organisasi lengkap, Edisi Revisi, PT.Grasindo, Jakarta. 2014 hal 3 7 William I. Gorden, Communication : Personal and Publik, hal.28. Sherman O’aks, CA : Alfred, 1978
24
sarana dimana manajemen mengkoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola struktur formal dan tugas-tugas dan wewenang. Komunikasi organisasi secara sederhana diartikan yaitu komunikasi antar manusia (human communication) yang terjadi dalam konteks komunikasi. Atau mengutip defenisi dari Gold halber komunikasi organisasi diberi batasan sebagai arus pesan dalam suatu jaringan yang sifat hubungannya saling bergantung satu sama lain (the flow of message whitin a network of interdependent relationship ) arus komunikasi dalam organisasi meliputi komunikasi vertikal dan horizontal. Masing-masing arus komunikasi tersebut memiliki fungsi yang sangat tegas.8
Ronald adler dan George
Roadman dalam buku “Understanding Human Communication” Mencoba menguraikan masing-masing fungsi kedua arus komunikasi tersebut. Pertama adalah down ward communication. Komunikasi ini berlangsung ketika orang-orang yang berada pada tataran manajemen mengirimkan pesan kepada hannya, komunikasi ini dari atas kebawah, sedangkan Upward communication terjadi ketika bawahan mengirim pesan kepada atasannya. Fungsi arus komunikasi dari bawah keatas. Korelasi ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada peninjauan yang terfokus pada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi itu. Seperti bentuk komunikasi yang berlangsung, metode dan tehnik apa yang digunakan, bagaimana prosesnya, apa yang menjadi penghambat, dan bagaimana pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah
8 Op. Cit Hal 121
25
sebagai bahan telaah untuk selanjutnya menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.
2.2.1 Fungsi Komunikasi Dalam Organisasi Didalam organisasi baik yang berorientasi komersial maupun social, tindak komunikasi dalam organisasi atau lembaga tersebut melibatkan empat fungsi yaitu. 9 a.
Fungsi Informatif Organisasi dipandang sebagai suatu system pemrosesan informasi (Information Processing System) artinya seluruh anggota dalam sebuah organisasi berharap mendapatkan informasi yang lebih banya, lebih baik dan tepat waktu. Informasi tersebut dibutuhkan oleh semua orang yang mempunyai perbedaan kedudukan dalam suatu organisasi.
b.
Fungsi Regulatif Fungsi regulative berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam sebuah organisasi. Pada semua lembaga ataupun organisasi terdapat 2 hal yang mempengaruhi fungsi regulatif yang pertama Atasan atau orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yang kedua berkaitan dengan pesan (messege). Pesan-pesan regulatif pada dasarnya beorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan
9 Achmad Sobirin, Budaya Organisasi, Sekolah tinggi Manajemen Yogyakarta, Th.2007, Hal.21
26
kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh dilaksanakan. c.
Fungsi Persuasif Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan wewenang tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan, kenyataan ini membuat pemimpin lebih suka untuk mempersuasi bawahannya dari pada memberikan perintah.
d.
Fungsi Integratif Setiap organiasi
berusaha untuk
menyediakan saluran
yang
memungkinkan anggota organisasinya dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Dan terdapat 2 hal untuk mewujudkan hal terebut, yaitu saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi informal, pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap Organisasi.10 Conrad (dalam tubbs dan Moss, 2005) mengidentifikasi tiga komunikasi organisasi sebagai berikut : fungsi pemerintah, fungsi relasional, fungsi manajemen ambigu. a)
Fungsi
pemerintah
berkenaan
dengan
anggota-anggota
organisasi mempunyai hak & kewajiban membicarakan, menerima, menafsirkan, dan bertindak atas suatu perintah.
10 Ibid.125
27
Tujuan dari fungsi perintah adalah koordinasi dinatara sejumlah anggota yang bergantung dalam organisasi tersebut. b)
Fungsi
relasional
memperbolehkan
berkenaan
dengan
anggota-anggota
komunikasi
menciptakan
dan
mempertahankan bisnis produktif hubungan personal dengan anggota
organisasi
lain.
Hubungan
dalam
pekerjaan
mempengaruhi kinerja pekerjaan (job performance) dalam berbagai cara. Misal : kepuasan kinerja, aliran komunikasi kebawah maupun keatas dalam hirarki organisasional, dan tingkat pelaksanaan perintah. Pentingnya dalam hubungan antarpersonal yang baik loebih terasa dalam pekerjaan ketika anda merasa bahwa banyak hubungan yang perlu dilakukan tidak anda pilih, tetapi diharuskan oleh lingkungan organisasi, sehingga hubungan menjadi kurang stabil, lebih mengacu konflik, kurang ditaati dan sebagainya. c)
Fungsi manajemen ambigu berkenaan dengan pilihan dalam situasi organisasi sering dibuat dalam keadaan yang sangat ambigu. Misal motivasi berganda mucul karena pilihan yang diambil akan mempengaruhi rekan kerja dan organisasi. Demikian juga diri sendiri, tujuan organisasi tidak jelas dan konteks yang mengharuskan adanya pilihan tersebut mungkin tidak jelas. Komunikasi adalah alat untuk mengatasi dan mengurangi ketidakjelasan (ambiguity) yang melekat dalam
28
organisasi. Anggota berbicara satu dengan yang lainnya untuk membangun lingkungan dan memahami situasi baru, yang membutuhkan perolehan informasi bersama.11
2.2.2 Pengaruh Komunikasi Terhadap Prilaku Organisasi Sebagai komunikator, seorang pemimpin organisasi, manajer atau administrator harus memilih penyesuaian pesannya kepada peranannya yang dilakukan, berdasarkan situasi dan waktu komunikasi dilancarkan, sehingga harus memilih metode dan tehnik komunikasi, menurut Henry Mintzberg professor Manajemen McGill University Montreal-Kanada menyatakan wewenang formal seorang Manajer menyebabkan timbulnya peranan yaitu : peranan antarpesona, peranan informasi, dan peranan memutuskan. 1.
Peranan antarpersona seorang manajer meliputi : a.
Peranan tokoh, kedudukan sebagai suatu unit organisasi, membuat seorang manajer melakukan tugas yang besifat keupacaraan. Karena ia merupakan seorang tokoh, maka selain memimpin berbagai upacara dikantornya, ia juga diundang oleh pihak luar untuk mengahadiri berbagai ucapara, dalam
kesempat
ini
manajer
berkesempatan
untuk
memberikan penerangan, penjelasan, imbauan, ajakan dll.
11 Ibid.2
29
b.
Peranan pimpinan. Sebagai pemimpin, seorang manajer bertanggung jawab atas lancar tidaknya pekerjaan yang dilakukan oleh orang-orang yang bertanggung jawab didalam organisasi itu sendiri.
2.
Peranan Informasi Dari berbagai penelitian menunjukan bahwa para anggota dalam organisasi tidak selalu menerima informasi melalui media massa, melainkan lebih sering menerima informasi melalui jaringan sosial dalam organisasinya, kalaupun menerima informasi dari media massa, maka informasi tersebut sering dikonfirmasi melalui jaringan sosialnya, dalam hal ini terlihat bergitu besarnya arus dan komunikasi itu sendiri dalam sebuah organisasi.
3.
Peranan memutuskan, di dalam organisasi perundingan dalam kebijakan suatu keputusan merupakan hasil dari kesepakatan bersama, dalam hal ini pemegang keputusan berada pada pimpinan organisasi,
yang mana pemimpin dalam suatu organisasi
mempunyai peranan dalam memutuskan sebuah keputusan/ kebijakan dalam organisasi itu sendiri.12
1.3
Public Relations Public relations adalah fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur indifidual dan
12 Ibid hal. 45
30
organisasi yang punya kepentingan publik, serta merencanakan dan melaksanakan program aksi dalam rangka mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik.13 Public relations (PR) adalah fungsi manajemen yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan bermanfaat antara organisasi dengan public yang mempengaruhi kesuksesan atau kegagalan organiasai tersebut. Pandangan terhadap PR yang terus berubah merefleksikan evolusi dalam praktik Public Relations didalam organisasi dan masyarakat. Perubahan ini menggambarkan profesi yang terus berkembang mencari identitas diri dan pengakuan professional.
Istilah Public Relations di Indonesia
sendiri secara umum
diterjemahkan menjadi hubungan masyarakat, sebenarnya baru dikenal pada abad ke-20, namun gejalanya sudah tampak sejak Abad-abad sebelumnya, bahkan sejak manusia masih primitive. Gejala tersebut terlihat pada adanya hubungan yang harmonis diantara individu-individu, individu dengan kelompok, ataupun antar kelompok didalam pergaulan mereka sehari-hari, harmonis disini yaitu adanya saling pengertian dan persesuaian antara kedua belah pihak, satu sama lain saling memberikan keuntungan dan merasa senang. Hanya saja pada waktu itu orang belum menemukan istilah Public Relations. Yang sesuai untuk melukiskan kegiatan tersebut. dan dari
13 Cultip, M. Scott, Effective Public Relations, Person Educations-cetakan ke-3, Hal.236
31
beberapa pengertian yang ada dapat disimpulkan pengertian Humas (Public Relations) adalah : 1.
Humas adalah suatu proses komunikasi
2.
Humas adalah falsafah sosial manajemen ketika mengambil suatu keputusan bagi suatu kebijaksanaan.
3.
Dalam prakteknya Humas menjalankan fungsi dari manajemen yaitu Planning, Organizing, Actuating dan Controling.
4.
Humas mempunyai dua bentuk kegiatan yaitu : Internal Public relations atau Internal Communication dan External Public Relations atau External Communication Public relations adalah sebagai “jembatan” antara perusahaan atau organisasi dengan publiknya, terutama tercapainya mutual understanding
(saling
pengertian)
antara
perusahaan
dengan
publiknya. Public relations adalah metode komunikasi untuk menciptakan citra positif dari mitra organisasi atas dasar menghormati kepentingan bersama.14 Menurut Cutlip, Center dan Broom, pengertian Public relations adalah : “Public relations is the management function which evaluate public
attitudes, identities the policies and procedures of an
individual or an organization with the public interest, and plans
14 Op.Cit. Hal 89
32
and executes a program of avtion to earn public understanding an acceptances”. Yang diartikan, Public relations adalah fungsi manajemen yang menilai sikap-sikap publik, mengidentifikasi, kebijakan-kebijakan dan prosedur dari individu atau organisasi atas dasar kepentingan publik dan melaksanakan rencana kerja untuk memperoleh pengertian dan pengakuan publik.
2.3.1 Peranan Public Relations Peranan seorang Public relations dibedakan menjadi dua, yakni, peranan manajerial (communication manager role) dan peranan teknis (communication technician role). Peranan manajerial di kenal dengan peranan di tingkat messo (manajemen) dapat diuraikan menjadi tiga peranan, yakni Expert Preciber Communication, Problem Solving Process Facilitator, dan Communication Facilitator, sehingga bila di jelaskan lebih jauh Public relations memiliki empat peranan, meliputi sebagai berikut : 1. Expert Preciber Communication Petugas Public relations dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasihati pimpinan perusahaan atau organisasi. Hubungan mereka diibaratkan sebagai hubungan dokter dan pasien. 2. Problem Solving Process Facilitator
33
Peranan sebagai fasilitator dalam proses pemecahan masalah. Pada peranan ini petugas Humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap manajemen (krisis). Dia menjadi anggota tim, bahkan bila memungkinkan menjadi leader dalam penanganan krisis manajemen. 3. Communication Facilitator Peranan petugas Humas sebagai fasilitator komunikasi antara perusahaan atau organisasi dengan publik, baik dengan publik eksternal maupun internal. Istilah yang paling umum adalah sebagai jembatan komunikasi antara publik dengan perusahaan sebagai media atau penengah bila terjadi miscommunication. 4. Technician Communication Di sini petugas Humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia menyediakan layanan di bidang teknis, sementara kebijakan dan keputusan teknik komunikasi mana yang akan digunakan bukan merupakan keputusan petugas Humas, melainkan keputusan manajemen dan petugas Humas yang melaksanakannya.15
2.3.2 Fungsi Public relations Fungsi-fungsi Humas yang tercantum dalam booklet PRSA (Public Relations Society Of America) dengan judul Careers in Public Relations dapat memberikan gambaran yang lebih Khusus. Fungsi-Fungsi tersebut antara lain.
15 Kusumastuti Frida, Dasar-dasar Hubungan Masyarakat, Pt. Ghalia Indonesia, Bogor. 2004 Hal.24
34
1. Programming. Fungsi ini antara lain mencakup masalah dan peluang, menentukan Goals dan Publik (kelompok orang yang dukungan dan pemahamannya diperlukan organisasi) serta rekomendasi dan merencanakan kegiatan dan termasuk didalam nya pembuatan anggaran, penjadwalan, pembagian dan pendelehasian tugas. 2. Relationship Seorang praktisi PR yang berhasil harus mengembangkan keterampilan dalam mengumpulkan informasi dari manajemen, sejawat
dalam
organisasi
dan dari sumber-sumber diluar
organisasi. Untuk itulah banyak kegiatan humas mensyaratkan para praktisi untuk selalu bekerja sama dan menjalin hubungan terutama dengan bagian-bagian lain dalam organisasi seperti kepegawaian, hukum dan pemasaran serta yang lainnya. Disamping itu, menjaga hubungan dengan pihak dluar organisasi juga sangat penting. 3.
Writing & editing Sejalan dengan sasaran kegiatan humas, yakni mencapai publik yang amat besar, alat penting yang dapat digunakan adalah melalui barang-barang cetakan yang digunakan dalam kegiatan Humas, seperti laporan tahunan, booklets, media release, newsletter, dan lain-lainnya.
4.
Informations
35
Membangun sistem informasi yang baik merupakan salah satu cara menyebarkan informasi secara efektif. Hal ini berkaitan dengan usaha pengenalan cara kerja berbagai media atau saluran komunikasi yang ada, termasuk didalamnya, surat kabar, media elektronik radio dan tv serta multi media. Hal ini sangat membantu pekerjaan
praktisi
Public
Relations
terutama
dalam
hal
menyebarkan informasi kepada publik. 5.
Productions Fungsi ini berkaitan dengan kegiatan produksi media komunikasi yang di gunakan dalam menyebarkan pesan-pesan yang dirancang oleh praktisi humas. Untuk itu seorang praktisi humas harus memiliki pengetahuan tentang tata letak, tipografi, fotografi, dan lain-lain yang berkaitan dengan produksi media komunikasi yangh digunakan dalam kegiatan humas.
6.
Special event Konferensi pers, pameran, ulang tahun perusahaan, pemberian penghargaan, kunjungan perusahaan dan sebagainyan merupakan kegiatan-kegiatan yang harus ditangani oleh praktisi humas, kegiatan ini biasanya di arahkan untuk dapat menarik perhatian dan memperoleh pengakuan dari publik terhadap keberadaan perusahaan.
7.
Speaking
36
Keterampilan penting yang harus di miliki oleh seorang praktisi Public Relations adalah keterampilan berbicara, baik untuk tatap muka individual maupun untuk tatap muka kelompok (public speaking) menulis pidato adalah bagian utama dari tugas PR. 8.
Research & Evaluations Aktifitas penting yang di lakukan seorang praktisi humas adalah mengumpulkan fakta. Banyak cara untuk mendapatkan hal itu. Bisa dilakukan dengan cara formal dan informal dan dapat dilakukan dengan berbagai tehnik. Penelitian biasanya digunakan baik pada awal maupun akhir sebuah program kehumasan. Pengevaluasian kegiatan humas juga sekarang mulai memperoleh perhatian yang semangkin besar.16
2.3.3 Tugas Public Relations Tugas utama seorang Humas adalah : a.
Menyampaikan pesan atau informasi dari perusahaan secara lisan, tertulis, atau visual kepada publiknya, sehingga masyarakat (public) menerima pengertian yang benar dan tepat mengenai kondisi perusahaan, tujuan dan kegiatannya.
b.
Melakukan studi dan analisis atas reaksi serta tanggapan public terhadap kebijakan dan langkah tindakan perusahaan, termasuk segala macam pendapat publik yang mempengaruhi
16 Op cit hal.16
37
perusahaan; memberikan informasi kepada pejabat tentang public acceptance atau non-acceptance dan pelayanan kepada masyarakat. c.
Menyampaikan fakta-fakta dan pendapat kepada para pelaksana tugas guna membantu mereka dalam memberikan pelayanan yang mengesankan dan memuaskan publik.
Adapaun tugas seorang Humas sehari-hari adalah : a)
Menyelenggarakan
dan
bertanggung
jawab
atas
penyampaian informasi/ pesan secara lisan, tertulis, atau
visual
kepada
publik,
sehingga
publim
mempunyai pengertian yang benar tentang hal ikhwal perusahaan, segenap tujuan serta kegiatan yang dilakukan. b)
Memnitor, merekam dan mengevaluasi tanggapan serta pendapat umum/ masyarakat.
c)
Mempelajari serta melakukan analisis reaksi public terhdap kebijakan perusahaan/ lembaga, maupun segala macam pendapat (public acceptance atau non acceptance).
38
d)
Menyelenggarakan
hubungan
yang baik
dengan
masyarakat dan media massa untuk memperoleh public favour, public opinion dan perubahan sikap.17
2.4 CSR (Tanggung jawab sosial perusahaan) Perusahaan selalu mempunyai kewajiban kepada masyarakat tempat mereka beroprasi tetapi tinjauan historis dalam tempat lain menunjukan bahwa banyak perusahaan harus di paksa untuk memenuhi kewajiban. Tantangan utama bagi setiap perusahaan adalah memahami berbagai variasi defenisi CSR, terdapat prinsi-prinsip dasar dari kewajiban perusahaan kepada masyarakat yang dilayaninya aturan yudisial dan tekanan opini publik. konsensus bahwa setiap perusahaan wajib melakukan kegiatan CSR adalah sebagai berikut : 1. Menyediakan sumber lapangan kerja, dengan komitmen nyata pada diversitas dalam perekrutan, promosi karir, dan gaji karyawan disetiap level. 2. Beroprasi untuk mendapat profit dan memberikan pendapatan yang masuk akal (reasionable) bagi shareholder-nya. 3. Menyusun dan memenuhi sasaran strategis yang memberikan pertumbuhan dan daya saing jangka panjang.
17 Oemi Abdurachman, Dasar-dasar public Relations, PT. Citra Aditya Bakti, Bandung Hal.16
39
4. Patuh-atau menuruti aturan pemerintah berkenaan dengan aturan keamanan, kesehatan dan lingkungan kerja. 5. Menyisihkan sebagian pendapatan pertahun untuk tujuan Filantropi (amal). 6. Mempertahankan standar operasi yang sama di setiap negara dimana perusahaan menjalankan bisnisnya. 7. Berpartisipasi
aktif
dalam
proses
kebijakan
publik
yang
mempengaruhi perusahaan, industrinya dan stakeholder yang lain yang merupakan bagian dari “kepentingan publik”. Program sosial CSR meliputi aktivitas-aktivitas dimana perusahaan berinteraksi dengan komunitas, tidak dipungkiri bahwa kegiatan CSR perusahaan merupakan proyek penting yang memberikan manfaat bagi komunitas dan juga menawarkan makna dan pemenuhan kebutuhan diri bagi mereka orang-orang yang terlibat didalamnya. Dan beberapa bukti menyebutkan bahwa jenis program ini kerap digerakan oleh departemen sumber daya manusia (SDM) karena program semacam itu baik untuk semangat kerja para staf.18
2.4.1
Environmental Corporate Responsibilty Sebagian besar program CSR adalah mengenai isu-isu lingkungan
hidup dimana perusahaan menjalankan bisnisnya, bila melihat contoh
18 Ibid Hal.442
40
negara luar yaitu Inggris sangat giat menggalakan CSR, dan menyatakan bahwa “pemerintah memandang CSR sebagai kontrobusi bisnis untuk tujuan pembangunan yang berkelanjutan. Secara esensial CSR berbicara tentang bagaimana bisnis memperthitungkan dampak ekonomi, sosial, dan dampak lingkungan dalam caranya beroprasi” (www.csr.gov.uk) Inti pemahaman pemerintah mengenai CSR adalah pembangunan yang berkelanjutan : pembangunan yang berkelanjutan adalah isu bisnis yang dapat meningkatkan baiknya sebuah reputasi Perusahaan maupun daya saing mereka.19
2.4.2 Tujuan Berkelanjutan kegiatan CSR Pembangunan berkelanjutan adalah sebuah proses dinamis yang memungkinkan semua orang menyadari potensi mereka dan untuk meningkatkan kualitas hidup mereka, secara bersamaan menjaga dan meningkatkan sistem pendukung kehidupan bumi. Pembangunan berkelanjutan adalah memastikan suatu masyarakat yang adil, bertindak ramah terhadap lingkungan, dan meningkatkan kualitas hidup, jika semua bisnis mengadopsi praktir pembanguna berkelanjutan ini maka bisa dikatakan masyarakat akan memperoleh manfaat dari kesejahteraan yang meningkat dan lingkungan yang bersih dan aman. Pembangunan berkelanjutan juga membantu menanggulangi 19 Mukti Fajar, Tanggung Jawab Sosial perusahaan Di Indonesia, PT. Pustaka Pelajar, Jakarta, Th.2010 Hal.29
41
terjadinya pengucilan sosial dan mengurangi bahaya kesehatan yang disebabkan oleh kemiskinan, perumahan yang buruk, pengangguran dan polusi. Manfaat bisnis dari pengadopsian CSR adalah : 1. Reputasi perusahaan akan meningkat 2. Nilai pemegang saham akan bertambah 3. Para karyawan akan termotivasi dan bahagia.20
2.5 Reputasi Reputasi perusahaan menurut Dowling (1994 :18) merupakan hasil evaluasi penilaian yang menggambarkan citra perusahaan menurut masyarakat. Defenisi
lain
Argeti
&
Druckenmiller
menyebutkan
Reputasi
sebagai
“Representasi kolektif dari citra yang dimiliki berbagai konstituen” baik orangorang yang terlibat didalam kegiatan organisasi maupun mereka yang dilayani organisasi, yang dibangun dari waktu-kewaktu dan di dasarkan pada program perusahaan, kinerja perusahaan dan bagaimana para konstituen mempersepsikan prilaku didalam perusahaan.21
2.5.1 Memperoleh reputasi yang baik Reputasi dalam manajemen perusahaan dapat dibangun secara terencana, berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Weber Shanwick dan 20 Op.Cit Hal 98 21 Agung Laksamana, INTERNAL PUBLIC RELATIONS : Strategi membangun reputasi perusahaan, Republika, Jakarta 2010, Hal.32
42
Reputation institute terdapat enam elemen inti yang secara bersama-sama membentuk dan membangun sebuah Reputasi perusahaan yaitu : a. Tanggung jawab, mendukung tujuan mulia, menunjukan tanggung jawab lingkungan, dan tanggung jawab sosial. b. Komunikasi, yang di tandai dengan keterbukaan, pengungkapan secara penuh dan terbuka untuk berdialog. c. Barang dan jasa, menawarkan kualitas dan inovasi yang berkelas tinggi, serta kepuasan pelanggan. d. Bakat, memberikan hadiah kepada karyawan secara adil , keberagaman latar belakang karyawan dan menunjukan kemampuan untuk menarik dan mempertahankan staf . e. Matriks keuangan; melampaui para pesaing dan menunjukan stabilitas keuangan serta nilai investasi jangka panjang. f. Kepemimpinan, dibangun oleh CEO dan tim senior, menunjukan kepemimpinan yang baik dan prilaku etis. Perusahaan yang sadar dan merespons lingkungan eksternalnya dengan melakukan hal-hal yang benar akan melihat reputasinya tumbuh dan berkembang. Perushaan-perusahaan yang di hargai dengan baik oleh masyarakat membangun Reputasi mereka dengan mengembangkan praktik-praktik yang mengintegrasikan pertimbangan sosial ekonomi dalam strategi kompetitif mereka, mereka tidak sekedar melakukan hal-hal secara baik, tetapi melakukan hal-hal dengan benar. Dalam melakukannya mereka
43
berlaku sebagaimana warga negara yang baik. Mereka mengawali kebijakan yang mencerminkan nilai-nilai inti yang mempertimbangkan kesejahteraan bersama dari investor, pelanggang, karyawan yang mendorong lahirnya kepedulian terhadap pengembangan masyarakat lokal, menjamin kualitas dan stabilitas lingkungan teknologi, barang serta jasa.22
2.4.2 Faktor-Faktor dalam membangun Reputasi Yang Baik Reputasi sebuah perusahaan dibangun dari waktu-kewaktu, ada beberapa faktor yang menjadi penentu sebuah reputasi baik atau buruk, faktorfaktor yang dapat membantu perusahaan atau organisasi dalam membangun reputasi yang baik adalah : a. Kualitas barang & jasa, hal tersebut sangat penting, karena apabila kualitas barang dan jasa yang dihasilkan tidak cukup baik, maka tidak ada satupun aktivitas Publik Relations yang dapat memoles reputasi perusahaan. b. Hubungan dengan pelanggan dan mendengarkan pendapat pelanggan apabila perusahaan tidak memperlakukan para pelanggan secara baik, maka
dengan
segera
pelanggan-pelanggan
tersebut
meninggalkan
perusahaan. c. Kepemimpinan perusahaan yang kuat, serta kultur perusahaan semua hal tersebut menjadi penting tidak hanya dengan para pelanggan secara eksternal, melainakan juga dengan para staf secara internal.
22 Keith Butterick, Pengantar Publlic Relations, PT Raja grafindo, Jakarta, Th.2012 Hal. 62
44
d. Pemenuhan kontrak masalah yang perlu diperhatikan adalah apakah dikirim tepat waktu dan kapan itu dijanjikan untuk dipenuhi. e. Reputasi, gaya & visi kepemimpinan dari seorang Chief Executive Officer dari sejumlah penelitian, termasuk diantaranya hasil penelitian yang dilakukan oleh Burson-Marsteller berjudul “Building CEO Capital” dinyatakan bahwa reputasi seorang CEO dapat berpengaruh terhadap harga saham dari suatu perusahaan publik. f. Membangun profil media manajemen media perlu dilakukan secara baik dan rajin, karena itu merupakan hal yang pokok dari manajemen Reputasi, perusahaan perlu mengidentifikasi media mana saja yang paling berpengaruh terhadap kelompok sasaran perusahaan, serta memberikan informasi yang akurat dan berguna kepada pers. Perusahaan harus menjalin hubungan dengan para jurnalis dan mencari pemicu dari isu-isu yang muncul, dengan memonitor media dan kelompok pengguna lain agar selalu menjadi yang pertama dalam mengetahui isu-isu tersebut . g. Relasi dengan warga masyarakat-suatu perusahaan yang sukses akan menjumpai masalah ketika tidak mmberi perhatian pada warga masyarakat dilokasi perusahaan itu beroprasi. „Bad News’ dapat menyebar dengan begitu cepatnya, maka menjaga relasi yang baik dengan warga masyarakat menjadi suatu hal yang penting. 23
23 Op Cit Hal.65
45
