BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Ringkas Perusahaan PT KARANA LINE berdiri pada tanggal 25 April 1967, berkedudukan dan berkantor pusat di Jakarta yang beralamat di Gedung Menara Hijau Lt. 12 Jl. MT. Haryono Kavling 33 – Jakarta. Seiring dengan berjalannya waktu, perusahaan ini pun semakin berkembang yang diikuti dengan pembukaan beberapa kantor cabang atau perwakilan di beberapa kota di tanah air, antara lain: Tanjung Priok, Surabaya, Medan, Pontianak, Banjarmasin, Samarinda, Batam, Cigading Merak, Lhoksemawe, dan Cilacap. Sedangkan kantor cabang Medan sendiri berlokasi di Jl Veteran No. 10 – Belawan.
B. Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan merupakan gambaran sistematis dari suatu perusahaan yang menunjukkan kedudukan, wewenang, tanggung jawab, serta tugas yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur organisasi juga menggambarkan pengorganisasian sumber daya manusia untuk memanfaatkan sumber daya organisasi dalam mewujudkan tujuan organisasi. Dengan adanya organisasi diharapkan tujuan kerjasama dapat dicapai dengan membuat pembagian kerja menurut tujuan-tujuan yang telah ditetapkan dan mempunyai hubungan satu sama lain sehingga merupakan satu kesatuan dalam mengadakan kegiatan atau tindakan.
6 Universitas Sumatera Utara
Struktur organisasi menyediakan kerangka kerja yang menyeluruh untuk perencanaan, pengkoordinasian dan pengawasan operasi. Dengan demikian pemisahan fungsi akuntansi dengan fungsi operasi penyimpanan, catatan akuntansi
yang
diselenggarakan
dapat
mencerminkan
transaksi
yang
sesungguhnya dilaksanakan oleh unit organisasi yang memegang fungsi operasi dan penyimapanan. Fungsi penyimpanan disatukan dengan fungsi akuntansi, perangkapan fungsi ini akan membuka kemungkinan terjadinya pencatatan transaksi yang sebenarnnya tidak terjadi. Sehingga data akuntansi yang dihasilkan tidak dapat dipercaya kebenarannya dan sebagai akibat kekayaan organisasi tidak terjamin keakuratannya. Dalam struktur organisasi kita juga dapat melihat tata kerja. Tata kerja merupakan proses pengaturan suatu pekerjaan yang dilakukan secara bersamasama dengan memanfaatkan semua sumber, baik personal maupun material yang tersedia untuk rasional, untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan lebih dahulu secara efisien dan efektif dalam suasana tugas yang menyenangkan. Dengan kata lain bahwa kerja dapat membantu mengatasi masalah yang timbul dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Berdasarkan pernyataan disebut diatas, faktor kemampuan dan keterampilan disiplin kerja dan tanggung jawab telah terlihat dan dimiliki. Hal tersebut adalah faktor yang sangat menentukan keberhasilan suatu perusahaan. Penyusunan struktur organisasi ini berbeda-beda pada setiap perusahaan, hal ini disebabkan oleh bidang usaha dan luas perusahaan antara perusahaan satu
Universitas Sumatera Utara
dengan yang lainnya. Struktur organisasi yang baik harus fleksibel terhadap perubahan dan perkembangan dilingkungannya. Beberapa keuntungan yang dicapai dari penggunaan bagan organisasi adalah sebagai berikut: 1. bagan organisasi dapat menunjukkan gambaran kegiatan dari perusahaan serta hubungan dari setiap kegiatan yang ada di perusahaan, 2. bagan organisasi dapat dipergunakan untuk merumuskan rencana kerja ideal sebagai pedoman untuk mengetahui atasan dan bawahan. (struktur organisasi dapat dilihat pada lampiran 1).
C. Job Description Berikut dijelaskan Struktur Organisasi yang ada pada PT KARANA LINE CABANG MEDAN. 1. Kepala Cabang Kepala cabang adalah orang yang bertanggung jawab kepada direksi PT Karana Line Cabang Medan yang berpusat di Jakarta, yang mempunyai tugas: 1)
menentukan arah dan kebijaksanaan perusahaan serta rencana dan cara kerja sesuai yang diarahkan dari pusat,
2)
mengawasi cara kerja seluruh karyawan/ti.
2. Kepala Sub Operasi, Komersil Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Operasi dan membawahi langsung Staff Operasi Uraian Tugas dan Tanggung Jawab:
Universitas Sumatera Utara
a. mengkoordinir semua aktifitas operasional di Bagian Operasi, Komersil dan Kontainer kemudian mengkonsultasikan dengan Kepala Bagian Operasi/Komersil, b. mengikuti rapat kade di PPSA dan mengkonsultasikan dengan Kepala Bagian Operasi/Komersil untuk kemudian dilaporkan kepada principal dan kantor pusat, c. berkoordinasi dengan Super Kargo dan PBM berkaitan dengan kelancaran bongkar-muat kargo dan kegiatan kapal, d. mengadakan komunikasi dengan Master perihal Berthing Prospect pada saat kapal sudah tiba di pilot station, e. melakukan koordinasi/kontak/pertemuan dengan pihak PBM dan EMKL sebelum ddan sesudah kapal sandar, f. melaporkan seluruh aktifitas di Bag.Operasi, Komersil dan Kontainer yang berkaitan dengan bongkar muat kargo serta kontainer di atas kapal kepada principal dan kantor pusat, g. menandatangani dokumen-dokumen yang berkaitan dengan Bea Cukai, Administrator Pelabuhan dan Pelindo, h. melaksanakan inventory dan memonitor kegiatan bongkar-muat kontainer serta melaporkan ke principal maupun Kantor Pusat, i. melaksanakan advance untuk biaya operasional dan keperluan kapal sekaligus membuat pertanggungjawaban penyelesaian advance, j. melayani kebutuhan kapal/crew,
Universitas Sumatera Utara
k. mengecek kelengkapan dokumen bongkar-muat diantaranya Manifest Export/Import dan Stowage Plan, l. menyiapkan dan menandatangani voucher atas biaya in/out clearance dan biaya lain atas kegiatan kapal kepada Master, Super Caro, dll, m. membantu melakukan pendekatan dengan orang-orang kunci di pelabuhan, n. melaksanakan filling.
3. Kasub Operasi – Bag marketing Container, Operasi Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi, Komersil dan membawahi langsung Staff Komersil, Marketing dan Dokumen Uraian Tugas dan Tangung Jawab: a. melakukan
semua
aktifitas
operasional
container
dan
mengkonsultasikan dengan Kepala Sub Bagian Operasi dan Komersil, b. melaporkan seluruh aktifitas operasional container yang berkaitan dengan bangkar-muat kontainer kepada principal dan kantor pusat, c. melaksanakan koordinasi dengan bagian inventory mengenai stock container dan memonitor kegiatan bongkar-muat container, d. melaksanakan canvassing/sales ke shipper-shipper, mengumpulkan prospek kargo dan melaporkannya ke principal serta kantor pusat, e. melaksanakan komunikasi dengan principal untuk penentuan special freight dan kegiatan kontainer lainnya,
Universitas Sumatera Utara
f. memberikan schedule kapal feeder secara berkala kepada shippershipper, g. koordinasi dengan Kaub Opersi/Komersil dalam menyiapkan freight list secara periodik untuk bahan penagihan dan memonitor penyelesaian tagihan, h. mempersiapkan dan membuat laporan rencana kedatangan dan keberangkatan kapal ke BC, Imigrasi, Karantina, Pelindo, dan Administrator Pelabuhan untuk pengurusan surat pemilikan, i. membuat laporan kedatangan dan keberangkatan kapal serta mengirim laporan harian ke Principal dan Kantor Pusat (daily working report), j. membantu melayani kebutuhan kapal/crew, k. mengikuti rapat kade di UPTK, mengkonsultasikan dengan atasan dan membuat laporan situasi dermaga container, l. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, m. melaksanakan filling.
4. Bagian Dokumen dan Bagian Operasi Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi dan Komersil Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: a. menerima,
mengumpulkan,
meneliti
Shipping
Instruction
dan
meneruskan ke bagian-bagian terkait untuk persiapan dokumen perkapalan, b. membuat Mate’s receipt, B/L dan Manifest,
Universitas Sumatera Utara
c. menghubungi eksportir/importir guna mengecek kesiapan kargo dan dokumen, d. mempersiapkan model A untuk diserahkan ke Bank/Shipper pelaksanaannya koordinasi dengan Bag. Keuangan dan diketahui Kasub Operasi/Komersil, e. melayani eksportir/importir untuk pengiriman B/L dan tagihan ke Shipper /Bank, f. melakukan koordinasi dengan Bag. Operasi berkenaan dengan dokumen ekspor/impor yang dilaporkan ke Bea Cukai, g. melakukan koordinasi dengan Stevedore berkenaan dengan kesiapan kargo dan dokumen ekspor/impor, h. menyiapkan pengiriman dokumen bongkar/muat ke Kantor Pusat dan instansi terkait, i. menyiapkan D.O dan kuitansi untuk kargo ekspor/impor koordinasi dengan Bagian Keuangan, j. membantu melayani kebutuhan kapal/crew, k. membantu kegiatan/keperluan di Bagian Umum, l. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan, m. melaksanakan filling.
5. Bagian Operasi Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Operasi, Komersil Uraian Tugas dan Tanggung Jawab:
Universitas Sumatera Utara
a. melakukan checking dermaga, piket (kade meter) serta sisa barang muatan/bongkaran kapal-kapal sandar di dermaga untuk bahan laporan port situation, b. mempersiapkan dokumen kapal yang akan tiba dan mengikuti rapat kade, diantaranya dokumen seperti PPKB, SPKBM, KPPK dan Operation planning, c.
melaksanakan pemberitahuan kedatangan kapal kepada Karantina, Imigrasi, Syahbandar/Gamat dan Bea Cukai,
d. mengurus penyandaran dan keberangkatan kapal, e. melayani dan mendampingi petugas Imigrasi, Karantina dan Bea Cukai pada saat pelaksaanaan checking, f. melaksanakan in/out clearance ke Karantina, Imigrasi, Syahbandar dan Gamat, g. memantau kegiatan bongkar-muat untuk mengantisipasi batas waktu sandar kapal di dermaga yang diberikan oleh pihak pelabuhan, h. mempersiapkan
dokumen
ke
Karantina,
Imigrasi
dan
Syahbandar/Gamat untuk pelaksanaan clearance in/out, i. melaksanakan checking kapal di lampu 1 (pilot station), j. melaksanakan pengurusan surat pemilikan kapal niaga ke Kantor Adpel, k. membantu melayani kapal /crew, l. mengikuti rapat kade di PPSA, m. mengkonsultasikan permasalahan pekerjaan dengan atasan,
Universitas Sumatera Utara
n. melaksanakan filling.
6. Kabag Keuangan/Personalia/Umum Bertanggung jawab kepada Kepala Cabang dan membawahi langsung Ass. Kabag. Keuangan dan Kasub. Bagian Personalia/Umum Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: a. mengatur, mengkoordinasi dan mengawasi Rencana Kerja dan Anggaran tahunan perusahaan untuk Cabang Medan sesuai dengan rencana perusahaan, b. mengarahkan semua fungsi-fungsi Sub. Bagian Keuangan dan Akuntansi serta Sub. Bagian Personalia/Umum, c. memantau, mengkoordinasikan dan mengendalikan seluruh aktivitas opersional cabang dan mengkonsultasikan kepada Kepala Cabang untuk setiap permasalahan yang terjadi di bagian keuangan dan administrasi sebelum dilakukan suatu tindakan, d. mengkoordinasikan administrasi
dan
keuangan,
mengendalikan disbursement,
pelaksanaan
akuntansi,
sistem
kepegawaian,
pelayanan umum intern serta pemeliharaan asset yang terdapat di kantor cabang, e. membina dan mengarahkan para bawahan di lingkungan bagian keuangan,
administrasi,
dan
operasi/komersil
dalam
kegiatan
dibidangnya agar selaras dengan kebijaksaan perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
f. mengawasi
pengecekan/verifikasi
semua
dokumen/bukti
pembayaran/penerimaan uang/barang sebelum diberikan persetujuan oleh pempinan cabang, g. melaksanakan koreksi voucher biaya-biaya pelabuhan dan semua advance-advance biaya operasi dan biaya umum, h. melakukan kerjasama dengan instansi terkait, instansi pemerintahan maupun di pelabuhan untuk kelancaran aktivitas dibidangnya sesuai dengan arahan Kepala Cabang, i. melakukan evaluasi terhadap prestasi bawahannya secara berkala serta melakukan tindakan perbaikan terhadap penyimpangan yang terjadi di lingkungan bagian keuangan dan administrasi juga secara keseluruhan. j. memantau dan mengkoordinasikan kegiatan di bidangnya agar dapat memberikan pelayanan yang terpadu serta memuaskan baik intern maupun ekstern, k. mengatur, mengendalikan dan mengawasi cash flow cabang, laporan akuntansi/disbursement, administrasi kepegawaian dan umum, l. menyusun laporan kegiatan yang berkaitan dengan kegiatan dan tugastugasnya secara berkala (setipa bulan) atau apabila dibutuhkan pimpinan, m. memantau dan mengkoordinir pembuatan laporan keuangan bulanan dan pembuatan laporan PPh 21/PPN dan pelaksanaan setorannya ke KPP, n. melaksanakan filling.
Universitas Sumatera Utara
Tugas Tambahan: -
mengkoordinir dan mengawasi pelaksanaan sistem administrasi kuangan dan disbursement PT. Baruna Bosara Trans International Fowarding.
7. Kasub. Bag. Personalia/Umum dan membantu Bag. Disbursement Bertanggung jawab kepada Kepala Bagian Keuangan/Personalia/Umum dan membawahi langsung Staff umum, Office Boy, Security Uraian Tugas dan Tangung Jawab: a. membantu membuat Rencana Kerja dan Anggaran tahunan Sub Bagian Personalia/Umum sesuai dengan arahan atasan, b. melaksanakan dan mengendalikan seluruh aktivitas Sub Bagian Personalia dan Umum dan mengkonsultsikan kepada Kepala Bagian Keuangan dan Administrasi untuk setiap permasalahan yang terjadi di lingkungan Sub Bagian Personalia dan Umum sebelum dilakukan suatu tindakan, c. membuat perhitungan gaji karyawan setiap bulan untuk diteruskan ke bagian treasury dan melaporkannya ke Kantor Pusat, d. melaksanakan pengecekan biaya-biaya pengobatan, cuti dan administrasi lainnya yang berkaitan dengan kepegawaian dan pelayanan umum intern, e. memantau pelaksanaan disiplin pegawai agar sesuai dengan peraturan perusahaan, f. mengawasi pemeliharaan/perawatan inventaris kantor/asset perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
g. menghitung estimate port charges dan biaya kapal lainnya serta menerima dan mengecek kembali tagihan-tagihan Nota kapal dari Pelindo, h. menerima dan meneliti voucher yang dikirim dari bagian komersil dan Operasi serta mempersiapkan disbursement untuk dibukukan dan pelaksanaannya ke Kantor Pusat/Prinsipal, i. membuat proforma disbursement untuk kapal yang telah berangkat, j. melaksanakan filling sesuai dengan standar ISO. Tugas Tambahan: -
melaksanakan
pekerjaan
bagian
administrasi
Unit
Usaha
Forwarding.
8. Bagian Umum yang diperbantukan di Bagian Keuangan Bertanggung jawab kepada Kasub. Bag. Personalia/Umum dan Kabag. Keu dan Adm Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: a. menyelenggarakan dan memelihara inventaris dan mengatur alat-alat kantor, perlengkapan kantor dll, b. mengecek permohonan service kendaraan dan inventaris kantor, c. mengerjakan
hal-hal
yang
berhubungan
dengan
administrasi
Jamsostek, Adpel, Dept. Perdagangan dll serta surat-surat perizinan perusahaan seperti SITU, SKITU, TDP, STP, dll ke instani terkait, d. membantu pengurusan hal-hal yang berhubungan dengan akomodasi dan pemesanan tiket untuk tamu perusahaan,
Universitas Sumatera Utara
e. mengurus dan menjaga keberadaan bangunan kantor, gudang arsip dan lingkungannya di Medan dan Belawan, f. membantu melaksanakan penarikan cek, giro dan lain-lain yang berhubungan dengan bank, membayar PUK setiap kapal yang akan berangkat dan menyetor PPh, PPN ke bank, g. koordinator security baik di Medan maupun di Belawan. h. melaksanakan pengiriman dokumen/surat crew kapal yang diterima dari Bag. Operasi, i. melaksanakan filling. Tugas Tambahan: -
membuat laporan bulanan/tahunan kegiatan kapal ke Kantor Pusat dan instansi terkait.
9. Satpam dan Bagian Umum Bertanggung jawab kepada Kasub. Bag. Umum Uraian Tugas dan Tanggung Jawab di Kantor Belawan: a. bertanggung
jawab
atas
kunci
kantor
Belawan
untuk
membuka/mengunci kantor setiap hari, b. menjaga dan bertanggung jawab atas keamanan karyawan dan dapat menjaga hubungan baik dengan semua karyawan dalam rangka menunjang kelancaran kerja,
Universitas Sumatera Utara
c. menjaga dan bertanggung jawab atas kemanan dan kebersihan gedung kantor/lingkungan kantor, kendaraan (mobil, sepeda motor, genset dan sebagainya), d. membuat dan menyediakan mekanan/minuman bagi karyawan dan tamu perusahaan, e. melaksanakan pemeliharaan/maintenance kendaraan inventaris kantor dalam hal service (ganti spare parts, gantin oli dan lain-lain) sesuai dengan permintaan pemegang kendaraan inventaris dengan melalui persetujuan Kabag. Umum, f. menjaga keamanan kendaraan karyawan dan kendaraan tamu perusahaan ketika berada di lingkunan perusahaan, g. mengontrol keperluan dapur/kantin kantor (aqua, gula, kopi, sabun,sapu, kain pel dll) sekaligus mengajukan permohonan pembelian keperluan dapur/kantin ke Bag. Umum dengan diketahui oleh koordinator di Belawan, h. mengontrol dan mencatat persediaan alat tulis kantor, sekaligus mengajukan permohonan keperluan alat tulis kantor dengan diketahui oleh koordinator Bag. Umum, i. mencatat keluar masuk tamu perusahaan dan tamu penyewa ruangan kantor ke dalam buku khusus, j. menjaga keamanan kantor Belawan, inventaris, karyawan dan tamu perusahaan apabila diperlukan,
Universitas Sumatera Utara
k. menyiapakan dan melaporkan absensi karyawan peruasahaan di Belawan kepada Bagian Personalia, l. dapat membantu tugas bagian operasi dengan tidak meninggalkan tugas utama dan ada orang pengganti selama meninggalkan tugas utama tersebut.
10. Pengemudi Bertanggung jawab kepada Kasub. Bag. Personalia/Umum Uraian Tugas dan Tanggung Jawab: a. pengemudi kendaraan dinas Kepala Cabang, b. pengemudi untuk kegiatan dinas lainnya apabila diperlukan, c. mengecek dan merawat kendaraan dinas yang ada, d. membantu pekerjaan fungsi bagian umum lainnya diantaranya kebersihan kantor, melayani makanan/minuman tamu perusahaan, e. melaksanakan pengurusan surat-surat/perizinan mobil dinas baik di kantor Medan maupun di Belawan.
D. Kinerja Usaha Terkini PT Karana Line yang beralamat di Jl. Veteran No. 10 Belawan merupakan cabang dari PT Karana Line yang berpusat di Gedung Menara Hijau Lt. 12 Jl. MT. Haryono Kavling 33–Jakarta. Sehingga perusahaan yang berada di Belawan ini hanya menjadi cost center saja. Pencatatan pendapatan dilakukan di pusat. Perusahaan ini tidak mempunyai laba melainkan biaya-biaya yang dikeluarkan
Universitas Sumatera Utara
perusahaan yang nantinya akan dilaporkan ke kantor pusat. Perusahaan yang bercabang di Belawan ini hanya berfungsi untuk menghandle kapal yang diageni oleh kapal pusat. Satu tahun terakhir PT Karana Line Cabang Medan telah mengageni kapalkapal yang berasal dari luar negeri seperti: Kapal Tanker dari Tokyo, Jepang, Kapal St Expan Ocean, Korea, Kapal Honglem dan kapal yang berasal dari dalam negeri seperti: Kapal Pamlem Marine City, Jakarta, Kapal Baruna Raya Logistik dan Kapal PT Multi Mitra Baruna. Jumlah pemakai jasa pada PT Karana Line Cabang Medan pada satu tahun terakhir lebih banyak dari pada tahun lalu. Perusahaan ini bergerak di bidang jasa pelayaran samudera dan kargo dalam negeri maupun luar negeri. Perusahaan ini juga menjadi agen kapal-kapal asing atau lokal serta mengoperasikan kapal milik untuk dalam dan luar negeri. Yang dimaksud dengan menjadi agen kapal merupakan perusahaan angkutan barang umum yang berusaha untuk menjual jasa kepada pemilik barang, agar barang tersebut selamat sampai ketujuan. Perusahaan ini melakukan beberapa kegiatan seperti transportasi, penggudangan, pengepakan, penomoran dan sebagainya. Perusahaan bertanggung jawab atas kehilangan dan kerusakan-kerusakan barang bilamana ia bertindak sebagai wakil pemilik barang. Ketentuan hukum nasional dan internasional mengatur kegiatan, tugas dan tanggung jawab perusahaan terhadap pemilik barang.
Universitas Sumatera Utara
E. Rencana Kegiatan Perusahaan ini bergerak di bidang jasa pelayaran Samudera dan bongkar muat kargo baik dalam negeri maupun luar negeri. Kegiatan rutin yang dilakukan PT Karana Line adalah mengageni kapal – kapal baik kapal asing maupun kapal lokal, dan mengoperasikan kapal milik dengan cara menyewakan kapal ke agen luar negeri. Sesuai dengan jenis usahanya, maka rencana kegiatan untuk waktu yang akan datang yang akan dilakukan perusahaan ini kemungkinan besar adalah terus menambah jumlah armada kapalnya.
Universitas Sumatera Utara
