BAB II PROFIL PERUSAHAAN
A. Sejarah Singkat Perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) adalah salah satu outlet pos terbesar dan terbaik umumnya di Indonesia dan khususnya di Sumatera Utara. Kedudukan outlet terletak di Jalan Pos No. 1 Medan dengan letak yang yang strategis yaitu ditengah keramaian kota. PT. Pos Indonesia sebagai salah satu Badan Usaha Milik Negara yang ada di Indonesia didirikan pada tanggal 26 Agustus 1746 oleh Gubernur Jendral G. W Barron Van Inhoff. Kantor pos yang pertama didirikan di kota Batavia (yang dikenal saat ini dengan kota jakarta). Menyadari akan pentingnya komunikasi tersebutlah yang menjadi alasan didirikannya kantor pos, guna memenuhi kebutuhan masyarakat agar dapat berhubungan dengan relasi yang berada dan jauh dari lokasi tempat tinggal mereka. Kantor pos yang ada di Medan ini sendiri berdiri pada tahun 1901 dan dinamakan sebagain Kantor Pos Medan. Seiring dengan perkembangan peranan Kantor Pos dalam masyarakat dan dengan munculnya berbagai teknologi baru seperti telegraf dan telepon (tahun 1907), dibentuklah Jawatan Pos, Telegraf dan Telepon (Jawatan PTT). Jawatan ini merupakan bagian dari departemen perusahaan milik colonial Belanda (berdasarkan UU Perusahaan Negara Hindia Belanda). Kantor PTT pertama berkedudukan di Welterverden (Gambir Jakarta) antara tahun 1922-1923 dan dipindahkan kegedung Dinas Pekerjaan Umum Bandung. Selama masa pendudukan Jepang, jawatan PTT terpecah-pecah
6
7
mengikuti struktur organisasi pemerintahan militer Jepang, sehingga terbagi menjadi PTT Sumatera, PTT Jawa, dan PTT Sulawesi. Pada saat kemerdekaan Indonesia tanggal 17 Agustus 1945 pemudapemudi Indonesia berhasil merebut PTT Republik Indonesia dan mengangkat Soeharto sebagai pempinan, R Dijar sebagai wakilnya. Dalam perkembangan selanjutnya PTT dinyatakan memenuhi syarat untuk berubah status Perusahaan Negara (PN) sesuai dengan peraturan pemerintah Pengganti Undang-Undang (Perpu) No. 19 tahun 1960. Berdasarkan PP No 1961 status jawatan PTT di ubah menjadi PN Pos dan Telekomunikasi (PN Postel). Pada tahun 1965 PN Ponsel dipecah menjadi dua perusahaan bidang pos dan telekomunikasi yaitu PN Pos dan Giro berdasarkan PP No. 30 tahun 1965. Selanjutnya status Pos dan Giro menjadi Perum Pos dan Giro berdasarkan PP No, 19 tahun 1978, dan diperbaharui dengan PP No.24 tahun 1984. Berdasarkan PP No. 5 tahun 1995 tentang perubahan status Perum Pos dan Giro ditetapkan menjadi PT. Pos Indonesia (Persero) adalah UU No.1 Tahun 1995 tentang perusahaan perseroan. Peraturan pemerintah No 5 1995 tentang pengalihan bentuk Umum (Perum) Pos dan Giro menjadi perusahaan (Persero), lembaga Negara RI tahun 1995 nomor 11. Anggapan dasar PT. Pos Indonesia (Persero) yang tercantum dalam akta notaris Sujipto Nomor 117 tanggal 20 Juni 1995 tentang pendirian perusahan persero PT. Pos Indonesia sebagaimana telah diubah dengan akta notaris Sujipto, SH Nomor 89 tanggal 21 September 1998 dan Nomor 11 tanggal 21 September 1998.
8
Bentuk Logo dan Makna Logo Setiap perusahaan dan organisasi memiliki logonya masing-masing yang berfungsi sebagai lambang atau tanda pengenal dari pada perusahaan atau organisasi. Dalam hal ini PT. Pos Indonesia juga memiliki logonya sendiri sebagai berikut makna yang terkandung di dalamnya. Lambang daripada PT. Pos Indonesia berupa gambar merpati dan bola dunia.
Gambar 2.1 Logo PT. Pos Indonesia Sumber : PT. Pos Indonesia (persero) Medan 20000 Makna logo dari lambang PT. Pos Indonesia sebagai berikut: 1.
Burung merpati dengan posisi terbang dan pandangan lurus ke depan, lima bulu
sayap
sebagai
lambang
kecepatan,
melambangkan
pancasila,
mengutamakan kecepatan dan kepercayaan dari masyarakat. 2.
Bola dunia, melambangkan peran daripada PT. Pos Indonesia sebagai penyedia pelayanan yang mampu menjadi sarana komunikasi dalam ruang lingkup nasional maupun internasional.
3.
Bentuk tulisan PT. Pos Indonesia menunjukkan ciri khas kelas dunia yang mengantar PT. Pos Indonesia ke abad yang baru.
4.
Warna orange cemerlang, melambangkan modernitas, kedinamisan dan kecepatan. Sedangkan warna abu-abu melambangkan kesan modern dalam pendekatan bisnis.
9
B. Visi dan Misi Perusahaan Sebagai pedoman dalam mengelola usahanya, Direktur PT. Pos Indonesia (Persero) telah menetapkan visi dan misi yang harus diketahui, dihayati dan dilaksanakan oleh setiap karyawan terdiri dari: 1.
Visi
Menjadi pemimpin pasar di Indonesia dengan menyediakan layanan suratpos, paket, dan logistic yang handal serta jasa keuangan yang terpercaya. 2.
Misi
a.
Berkomitmen kepada pelanggan untuk menyediakan layanan yang selalu tepat waktu dan nilai terbaik.
b.
Berkomitmen kepada karyawan untuk memberikan iklim kerja yang aman, nyaman, dan menghargai kontribusi.
c.
Berkomitmen kepada pemegang saham untuk memberikan hasil usaha yang menguntungkan dan terus bertumbuh.
d.
Berkomitmen untuk berkontribusi positif kepada masyarakat.
e.
Berkomitmen untuk berperilaku transparan dan terpercaya kepada seluruh pemangku kepentingan.
C. Struktur Organisasi Perusahaan Struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan berkembang secara dinamis karena didorong faktor internal dan eksternal. Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan masih bersifat sentralisasi sehingga semua keputusan, kebijakan dan wewenang menjadi tanggung jawab Kepala Kantor. Berdasarkan hierarki organisasi, pegawai dengan jabatan lebih rendah secara
10
otomatis bertanggung jawab langsung kepada pegawai yang memiliki jabatan diatasnya. Struktur organisasi di PT. Pos Indonesia (Persero) Medan ditetapkan dalam suatu keputusan tersendiri dengan mengikuti pola struktur fungsional dan staff. Secara keseluruhan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dipimpin oleh seorang Kepala Kantor yang dibantu oleh Wakil Kepala Kantor. Adapun bagan struktur organisasi PT. Pos Indonesia (Persero) Medan sebagai berikut :
11
KEPALA KANTOR
WAKIL KEPALA KANTOR
WAKIL KEPALA KANTOR
BIDANG BISNIS
BIDANG UMUM
MANAJER PROSES DAN TRANSPORTASI 1
MANAJER PELAYANAN 1
MANAJER SDM
MANAJER AKUNTANSI
MANAJER PROSES DAN TRANSPORTASI 2
MANAJER PELAYANAN 2
MANAJER TEKHNOLOGI DAN SARANA
MANAJER AUDIT DAN MANAJEMEN RESIKO
MANAJER PROSES DAN TRANSPORTASI 3
MANAJER PELAYANAN 3
MANAJER KEUANGAN DAN BPM
MANAJER SOLUSI TI/ M
MANAJER PROSES DAN TRANSPORTASI 4
MANAJER PELAYANAN 4
MANAJER PROSES DAN TRANSPORTASI 5
MANAJER PELAYANAN 5
MANAJER ANTARAN
MANAJER PENGAWASAN UNIT PELAYANAN LUAR
MANAJER PENJUALAN
MANAJER PEMASARAN DAN PENGEMBANGAN OUTLET
SP GUDANG WAREHOUSE TELKOMSEL
KEPALA KANTOR POS CABANG
Gambar 2.2 STRUTUR ORGANISASI PT. POS INDONESIA Sumber: PT. POS INDONESIA (persero) Medan 20000
12
D. Job Description Dari struktur organisasi tersebut diatas dapat kita lihat pembagian tugas yang termasuk dari judul Analisis Sistem Pengendalian Intern Penerimaan Kas pada Perusahaan Jasa PT. Pos Indonesia (Persero) Medan. Tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1.
Kepala Kantor Tugas dan wewenangnya:
a.
Mengadakan rapat yang bertujuan mengadakan evaluasi atas seluruh kegiatan dan hasil yang dicapai serta menentukan rencana selanjutnya.
b.
Berhak memeriksa dokumen kantor, gedung, dan kekayaan perusahaan.
c.
Meminta berbagai keterangan dari ereksi yang berkenaan dengan kepentingan perseroan.
d.
Berhak memeriksa keuangan perusahaan.
e.
Memberikan saran dan nasehat kepada direksi atas permasalahan yang timbul dalam perseroan baik dengan operasional maupun hubungan luar biasa.
2.
Manajer Penjualan Tugas dan wewenangnya:
a.
Melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi berjalannya penjualan benda pos, prangko, benda filatelli, benda materai, dan benda pihak ketiga lainnya untuk mendukung pencapaian pendapatan terhadap penjualan tersebut.
b.
Mengkoordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan dibagian penjualan di kantor pos dan memastikan pengendalian pelaksanaan pekerjaan pengolahan penjualan sesuai dengan ketentuan perusahaan.
13
c.
Melakukan pencocokan pencatatan transaksi penjualan dengan jurnal atau dokumen sumber terkait dengan fisik uangnya.
d.
Membuat laporan terkait dengan pengolahan penjualan serta mengirim kepada kepala kantor sesuai dengan ketentuan perusahaan.
e.
Melakukan pengisian Sistem Manajemen Kinerja Individu (SMKI).
3.
Manajer Pelayanan Tugas dan wewenangnya:
a.
Melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pengelolaan layanan kiriman pos (surat dan paket) standard an prioritas domestic dan internasional.
b.
Melaksanaakan dan pengawasan pelaksanaan pekerjaan pelayanan pelanggan yang meliputi penanganan keluhan pelanggan, informasi pelanggan dan solusi pelanggan sesuai dengan ketentuan perusahaan agar mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
c.
Melakukan pemeriksaaan terhadap pelaksanaan pekerjaan surat dan barang yang diterima dari loket korporat.
d.
Mengatur melaksanakan kegiatan praposting, pick-up servis untuk kiriman pos standard an prioritas dan internasional yang diterima di loket korporat.
e.
Mengawasi penyerahan kiriman pos standard an prioritas domestic dan internasional dari mitra kantor pos dengan menggunakan buku searah.
f.
Mengatur dan mengawasi pelaksanaan dan pemprosesan pengiriman, pengentrian kiriman pos outgoing standard dan prioritas domestic dan internasional meliputi : pencocokan item surat dan paket/barang dengan daftar pengantar adpis, sortir, tutupan surat dan paket domestic dan juga internasional serta pengadministrasiannya dan besaran tarif yang berlaku.
14
g.
Mencocokkan kebenaran data transaksi dan produksi jenis layanan antara neraca loket dengan dokumen sumbernya.
h.
Mengatur dan mengawasi proses pertanggungjawaban bea tariff, harga tanggungan dan pajak serta pengadministrasiannya.
i.
Menindak lanjuti perbaikan system operasi pemprosesan surat domestic dan internasional outgoing dan incoming.
j.
Mengatur dan mengawasi pengambilan dan pendistribusian kiriman pos termasuk bukti serah kiriman petugas pick-up kebagian proses distribusi dibagian pengolahan.
k.
Mengelola sarana informasi pelanggan untuk memberikan informasi layanan pelanggan, mengelola jejak pelak kiriman pada aplikasi I/Pos atau aplikasi yang ditetapkan perusahaan.
l.
Melaksanakan pengisian SMKI (Sistem Manajemen Kinerja Individu)
4.
Manajer Pengawasan Unit Pelayanan Luar Tugas dan Wewenangnya:
a.
Melaksanakan, mengendalikan dan mengawasi pelanggan yang melakukan transaksi kepada costumer service dalam pengiriman surat ataupun paket/barang.
b.
Melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan layanan luar terhadap pelanggan meliputi penanganan pelanggan, permintaan pelanggan dan kemauan pelanggan sesuai dengan ketentuan perusahaan agar mencapai standar mutu yang ditetapkan perusahaan.
15
c.
Mengawasi penyerahan kiriman pelanggan kepada costumer service dan mencatatkan transaksi tersebut dengan menggunakan buku transaksi pelanggan.
d.
Mengatur dan mengawasi pelaksanaan pemprosesan pengiriman, pengentrian kiriman
pos
yang
akan
ditujukan
kepada
pihak
lainnya
serta
pengadministrasiannya dan besarnya tarif yang berlaku yang dibebankan kepada pelanggan. 5.
Manajer Keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) Tugas dan wewenangnya:
a.
Pengorganisasian dan pengendalian pengelolaan keuangan, benda pos, prangko, benda filatelli, benda materai, dan benda pihak ketiga lainnya untuk mendukung pencapaian pendapatan Unit Pelayanan Terpadu (UPT) dan lingkungan tanggung jawabannya.
b.
Manajer Keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) bertanggung jawab kepada kepala kantor pos di bidang umum.
c.
Mengkordinir dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian Keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) di kantor pos.
d.
Memastikan dan mengendalikan pelaksanaan pekerjaan pengolahan keuangan dan Benda Pos dan Materai (BPM) sesuai dengan ketentuan perusahaaan.
e.
Melaksanakan fungsi treasury dan mengawasi pelaksanaan pekerjaan kasir.
f.
Melakukan pengawasan dan pemeriksaan kebenaran transaksi biaya, kwitansi surat perintah bayar serta kelengkapannya sedemikian rupa sehingga akurat dan dapat di pertanggung jawabkan serta mengadministrasikan naskah dan arsipnya dengan baik dan aman.
16
g.
Mengatur cast flow dikantor pos dalam tanggung jawabnya untuk pemenuhan kebutuhan kas untuk operasional perusahaan, dan penanganan uang kas serta transfer uang rekening perusahaan sesuai dengan ketentuan pada kas yang ditetapkan perusahaan.
h.
Melakukan pengawasan terhadap uang kas yang ditahan di Kantor Pos Cabang (KPC) dan berkordinasi dengan bagian pelayanan luar.
i.
Menyimpan uang kas, cek, surat berharga lainnya, Benda Pos dan Materai (BPM), dokumen sumber lainnya di tempat yang aman dan melaksanakan pengolahan pajak perusahaan.
j.
Melakukan pengawasan proses pembayaran pension, kredit pension, pertanggungjawaban keuangan, pelaporan dan tertib administrasinya serta pemeriksaan sisa uang pension sesuai dengan ketentuan perusahaan.
6.
Manajer Akuntansi Tugas dan wewenangnya:
a.
Mengorganisasikan dan mengendalikan pelaksanaan pengelolaan akuntansi di Unit Pelayanan Terpadu (UPT) agar tercapai pembukuan akuntansi yang tertib dan benar sesuai dengan ketentuan perusahaan.
b.
Memimpin dan mengatur pelaksanaan proses pekerjaan di bagian akuntansi.
c.
Mengelola pelaksanaan pekerjaan akuntansi sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
d.
Melakukan proses pencatatan penerimaan dan pengeluaran pada Buku Kas Harian (BKH) sesuai dengan dokumen sumber.
e.
Menyusun Laporan Akuntansi dan Laporan Kilat serta dokumen pendukung lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
17
f.
Memerlukan pemeriksaan terhadap saldo-saldo pada Pernyataan Standar Auditing (PSA) dan melakukan pencocokan dengan dokumen sumbernya serta bukti pendukung lainnya.
g.
Menyakini bahwa pencatatan transaksi penerimaan dan pengeluaran telah sesuai dengan dokumen sumbernya.
h.
Mengadministrasikan dokumen sumber dan menyimpannya di tempat yang aman secara tertib.
7.
Manajer Audit dan Manajemen Resiko Tugas dan Wewenangnya:
a.
Mengawasi dan mengatur pelaksanaan data-data ataupun dokumen-dokumen yang akan diaudit atau diperiksa kebenarannya dan dapat di lihat dari pembukuan yang telah ada di dalam perusahaan tersebut.
b.
Pemeriksaan Laporan Akuntansi dan Laporan Kilat serta dokumen pendukung lainnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
c.
Pengambilan keputusan terhadap hasil yang diaudit oleh manajer audit dan manajemen resiko secara benar dan tertib dan melalui pengawasan kepala kantor pos.
d.
Melaksanakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan kepala kantor pos dalam hal pemeriksaan bidang-bidang di dalam kantor pos tersebut.
E. Kegiatan Usaha Perusahaan PT. Pos Indonesia (Persero) Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Adapun jenis layanan yang diselenggarakan oleh PT. Pos Indonesia (Persero) Medan dibagi menjadi beberapa kelompok produk/bisnis sebagai berikut:
18
1.
Bisnis komunikasi Jasa layanan dari bisnis komunikasi antara lain:
1. Jenis layanan standar terdiri dari: a.
Surat biasa
b.
Surat/Tercatat
c.
Kartu pos dan surat balasan kartu pos
d.
Warkatpos/Aerogram
e.
Barang Cetakan Braile
f.
Perlakuan Khusus
2. Jenis layanan prioritas terdiri dari: a.
Surat Kilat
b.
Surat Kilat Khusus
c.
Express Mail Service
d.
Pos Express
e.
Perlakuan khusus
2.
Bisnis Logistik
1.
Jenis layanan standar yang terdiri dari:
a.
Paketpos biasa (darat/udara)
b.
Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
2.
Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
a.
Paket pos kilat khusus
b.
Paketpos cepat luar negeri
c.
Paket pos perlakuan khusus yaitu point to point dan curah
19
3.
Bisnis Keuangan
1. Jenis layanan standar yang terdiri dari: a.
Weselpos biasa
b.
Wesel pos kemitraan
c.
Giropos On Line
d.
Giropos kemitraan
2.
Jenis layanan prioritas yang terdiri dari:
a.
Wesel pos prima
b.
Wesel pos kemitraan
c.
Weselpos instan
d.
Western Union
4.
Bisnis Keagenan Bisnis Keagenan terdiri dari:
1.
Penerimaan setoran pajak
2.
Penerimaan setoran tabungan seperti tabungan e’Batara-Pos (BTN), Shar’e (Muamalat), Pos BNI (BNI 46)
3.
Penjualan akta agrarian dan materai
4.
Penyaluran dana JPS dari Diknas, Depkes dan Depag.
5.
Pembayaran pensiunan dari Taspen, Asabri, BRI-BTPN-BPR dan lain-lain.
6.
Post Pay seperti penerimaan tagihan telepon, PDAM, Kartu pasca bayar telkomsel dan indosat, angsuran ADIRA, FIT, BAF, kartu kredit CityBank, AMRO dan lain-lain.
5.
Bisnis Filateli Bisnis Filateli terdiri dari:
20
1.
Penjualan benda-benda pos
2.
Penjualan benda filateli dan perangko Prisma.
