7
BAB II PROFIL INSTANSI
A. Sejarah Ringkas PT. Pertamina (Persero) PT. PERTAMINA (Persero) merupakan Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dibidang pengusahaan pertambangan minyak dan gas bumi (Migas) di Indonesia. PT. PERTAMINA (Persero) didirikan berdasarkan akta Notaris Lenny Janis Ishak, SH No.20, tanggal 17 September 2003 dan disahkan oleh Menteri Hukum dan HAM melalui Surat Keputusan No. C-24025 HT.01.01 pada tanggal 09 Oktober 2003. Awalnya Perusahaan ini bernama Perusahaan Tambang Minyak Republik Indonesia (PTMRI) yang didirikan pada bulan Januari 1951 di Sumatera Utara. Dahulu PTMRI merupakan bekas perusahaan SHELL dan merupakan perusahaan minyak nasional pertama di Indonesia sesudah penyerahaan kedaulatan. Pada tanggal 15 Oktober 1957, untuk menyelamatkan PTMRI dari berbagai kemungkinan yang merugikan maka Pemerintah Republik Indonesia menyerahkan pengelolaan perusahaan sepenuhnya kepada Tentara Nasional Indonesia (TNI) Angkatan Darat (AD) dengan membentuk usaha baru yaitu PT. Eksploitasi Tambang Minyak Sumatra (PT. ETMASU). Pada tanggal 10 Desember 1957 PT. ETMASU merubah namanya menjadi PT. Perusahaan MinyakNasional (PT. PERMINA). Sebagai tindak lanjut kebijakan Pemerintah Republik Indonesia bahwa yang berhak melakukan eksplorasi minyak dan gas bumi (migas) di Indonesia
7
8
adalah negara, maka pada tahun 1960 PT. PERMINA direstrukturisasi menjadi PN. PERMINA yang bertugas mengelola bidang produksi perusahaan. Seiring dengan
perbaikan
manajemen,
Pemerintahan
Nasional
mendirikan
pula
Perusahaan Negara Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Nasional (PN. PERTAMIN) guna mengelola bidang pemasaran perusahaan. Dahulu perusahaan ini bernama NIAM (Nederlandhesach Indisch Ardoline Maatsehappy) dan merupakan gabungan antara perusahaan SHELL dengan pemerintahan India Belanda. Pada tanggal 20 Agustus 1968 Presiden Republik Indonesia mengeluarkan satu dekrit yang isinya berupa perintah untuk menggabungkan PN. PERMINA yang bergerak di bidang produksi dengan PN. PERTAMINA yang bergerak di bidang pemasaran guna menyatukan tenaga, modal dan sumber daya yang kala itu sangat terbatas. Perusahaan gabungan itu dinamakan PN.Pertambangan Minyak dan Gas Bumi (PN.PERTAMINA). Untuk memberi dukungan kepada perusahaan ini, Pemerintah menerbitkan Undang-Undang No. 8 Tahun 1971, yang menempatkan PN.PERTAMINA sebagai satu-satunya perusahaan milik negara, yang bertugas melaksanakan pengusahaan minyak dan gas bumi (Migas) di Indonesia. Di samping itu, perusahaan juga ditugaskan untuk mengelola dan mengolah ladang-ladang minyak di seluruh wilayah Indonesia melalui berbagai mekanisme kerjasama. Pada perkembangan selanjutnya, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 31 Tahun 2003 tentang pengalihan bentuk Perusahaan Negara Pertambangan Minyak dan Gas Bumi Negara (PN.PERTAMINA) menjadi
9
Perusahaan Perseroan (Persero). Maka Pemerintah Republik Indonesia merubah nama PN. PERTAMINA menjadi PT PERTAMINA (Persero). Sesuai dengan akta pendiriannya, PT. PERTAMINA (Persero) dibangun adalah untuk melakukan penyelenggaraan usaha di bidang pengolahan minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri. Hasil yang diperoleh dari usaha tersebut akan diperuntukkan sebesar-besarnya bagi kemakmuran rakyat dan Negara. Dalam kegiatan pertambangan, PT. PERTAMINA (Persero) dapat melakukan perluasan di bidang-bidang usaha selama ada kaitannya dengan pengolahan minyak dan gas bumi serta berdasarkan rencana kerja dan anggaran perusahaan. Kuasa pertambangan tersebut diberikan pada batas dan wilayah serta syarat-syarat yang ditetapkan oleh Presiden atas usul Menteri Pertambangan dan Energi.Pertamina semakin percaya diri untuk berkomitmen menjalankan kegiatan bisnisnya secara profesional dan penguasaan teknis yang tinggi mulai dari kegiatan hulu sampai hilir. Berorientasi pada kepentingan pelanggan juga merupakan suatu hal yang menjadi komitmen Pertamina,agar dapat berperan dalam memberikan nilai tambah bagi kemajuan dan kesejahteraan bangsa Indonesia.Dengan inisatif dalam memanfaatkan sumber daya dan potensi yang dimiliki untuk mendapatkan sumber energi baru, Pertamina bergerak maju dengan mantap untuk mewujudkan visi perusahaan, Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia.Mendukung visi tersebut, Pertamina menetapkan strategi jangka panjang perusahaan, yaitu “Aggressive in Upstream, Profitable in Downstream”, dimana Perusahaan
10
berupaya untuk melakukan ekspansi bisnis hulu dan menjadikan bisnis sektor hilir migas menjadi lebih efisien dan menguntungkan.
Bagian Retail Fuel Marketing (RFM) Pemasaran BBM (Bahan Bakar Minyak) Retail merupakan salah satu fungsi direktorat pemasaran dan niaga yang menangani pemasaran Bahan Bakar Minyak (BBM) retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga. Pertamina melakukan pemasaran BBM (bahan bakar minyak) retail melalui lembaga penyalur retail BBM, yaitu Premium, Biosolar, dan Solar atau Bahan Bakar Khusus (BBK), yaitu Pertamax, Pertamax Plus, Pertamax DEX, Pertamax Racing dan Minyak Tanah yang saat ini tersebar diseluruh Indonesia. Saat ini pertamina sedang berbenah untuk melakukan transformasi disegala bidang, termasuk difungsi retail outlet SPBU.Pertamina mempunyai istilah way.Pertamina way merupakan standar baru yang diterapkan untuk seluruh Indonesia kepada konsumen baik dari segi pelayanan,jaminan kualitas dan kuantitas termasuk kenyamanan di lingkungan SPBU. SPBU yang telah sukses menerapkan pertamina way berhak mendapatkan sertifikasi Pasti pas, setelah dinyatakan lolos oleh auditor independen bertaraf internasional.
Visi PT. Pertamina (Persero) Pertamina memiliki Visi perusahaan adalah “Menjadi Perusahaan Energi Nasional Kelas Dunia”. Dimana untuk mewujudkan visi tersebut, maka pertamina melaksanakan dan menunjang kebijakan program pemerintah di bidang ekonomi pembangunan nasional pada umumnya, terutama pada penyelenggara usaha
11
energy yaitu energy baru dan memperbaruhi energy minyak dan gas bumi, baik di dalam maupun di luar negeri, serta kegiatan lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha pada bidang negri.
Misi PT. Pertamina (Persero) Pertamina juga memiliki misi, yaitu ”Menjalankan Usaha Minyak, Gas, serta Energi baru dan terbarukan secara terintegritas, Berdasarkan prinsip-prinsip komersial yang kuat”.Dengan misi menjalankan usaha inti minyak gas, bahan bakar nabati serta kegiatan pengembangan, eksplorasi, produksi dan niaga energi baru dan terbarukan (new and renewable energy ) tersebut diharapkan dapat mewujudkan misi perusahaan.
Tujuan PT. Pertamina (Persero) Adapun tujuan dari perusahaan PT.Pertamina (Persero) adalah: 1.
Mengusahakan keuntungan berdasarkan prinsip pengelolaan Perseroan secara efektif dan efisien.
2.
Memberikan kontribusi dalam meningkatkan kegiatan ekonomi untuk kesejahteraan dan kemakmuran rakyat.
Kegiatan Usaha PT. Pertamina (Persero) Adapun Kegiatan usaha PT. Pertamina (Persero) adalah:
1.
Menyelenggarakan usaha di bidang minyak dan gas bumi beserta hasil olahan dan turunannya.
12
2.
Menyelenggarakan kegiatan usaha di bidang panas bumi yang ada pada saat pendiriannya, termasuk Pembangkit Listrik Tenaga Panas Bumi (PLTP) yang telah mencapai tahap akhir negosiasi dan berhasil menjadi milik Perseroan.
3.
Melaksanakan pengusahaan dan pemasaran Liquified Natural Gas (LNG) dan produk lain yang dihasilkan dari kilang LNG.
4.
Menyelenggarakan kegiatan usaha lain yang terkait atau menunjang kegiatan usaha sebagaimana dimaksud dalam nomor 1, 2, dan 3.
5.
Sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang MIGAS baru, Pertamina tidak lagi menjadi satu-satunya perusahaan yang memonopoli industri MIGAS dimana kegiatan usaha minyak dan gas bumi diserahkan kepada mekanisme pasar.
B. Struktur Organisasi PT. Pertamina (Persero) Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan
tanggung
jawab
secara
sistematis
yang
menunjukkan
adanya
hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar, hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.
13
Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah ditetapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi. Struktur Organisasi PT. Pertamina Bagian Retail Fuel Marketing Region I.
14
Retail Fuel Marketing Region Manager I
Assistant Manager Statistik & Marketing Support
Assistant Manager Sales Adm & General ACC
Senior Sales Executive Retail I
Junior Sales Executive Retail II Officer Sales Administrasi
Junior Officer Statistik Junior Sales Executive Retail II
Senior Supervisor Dealer Administration
Sunior Supervisor Marketing Support
Junior Officer Daelerahip
Junior Officer Marketing Survery & Promotion
Junior Sales Executive Retail III
Junior Sales Executive Retail IV
Sumber : Bagian Administrasi RFM ( 2015 ) Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi PT. Pertamina (Persero) Bagian Retail Fuel Marketing Region I
Sales Executive Retail (di Branch Marketing)
15
C.
Job Description Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada PT. Pertamina
(Persero) bagian Retail Fuel Marketing Region I yang tediri dari: Sub Bagian Retail Fuel Marketing PT. Pertamina (Persero) Region I 1.
Tugas Assistant Manager Sales Administration & General Account adalah : a.
Mengarahkan memonitor dan mengevaluasi kegiatan channel management,sales order, laporan penjualan, dan perjanjian kerja sama di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I.
b.
Mengarahkan,
memonitor
dan
mengevaluasi
permintaan/keluhan pelanggan terkait sistem penebusan di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. 2. Tugas Senior Supervisor Sales Administration adalah : a. Mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi permintaan/keluhan pelanggan, penyelesaian permintaan/keluahan pelanggan, eskalaso penyelesaian permintaan/keluhan pelanggan, status keluhan pelanggan terkait system penebusan di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. b. Mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan Pembuatan master data pelanggan, Validasi sales/service request, Akurasi sales/service order, Kinerja channel dan perubahan harga di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. 3. Tugas Junior Officer Sales Administration adalah :
16
a.
Melakukan pengelolaan administrasi terkait perhitungan harga, pemutakhiran data channel, sales order, laporan penjualan, penagihan, langkah
tindak
lanjut
kegiatan
peyaluran,
pengelolaan
permintaan/keluhan pelanggan guna tercapainya tertib administrasi dan lembaga penyalur di fungsi fuel retail marketing region I dalam mendukung pemasaran BBM/BBK. b.
Melakukan perhitungan selisih kurang/lebih penjualan, adjustment terhadap selisih kurang/lebih penjualan, aktivitas penerimaan dari customerMengolah data penjualan, jadwal penagihan
4. Tugas Senior Supervisor Dealership Administration adalah a. Mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi pengelolaan administrasi pengecekan
kelengkapan
dokumen
channel
baru,
program
pengembangan channel serta kegiatan penyusunan draft kontrak hingga persetujuan perjanjian kerjasama guna tercapainya tertib administrasi serta legalitas dokumen penjualan dan lembaga penyalur retail fuel mark b. Melakukan Penyusunan draft kontrak perjanjian kerjasama, Klarifikasi hukum dengan pengguna bisnis, Review perjanjian kerjasama, Input perjanjian kerjasama, Finalisasi draft perjanjian kerjasama, Persetujuan perjanjian kerjasama di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. 5. Tugas Junior Officer Dealership adalah : a. Melakukan
penyusunan
finalisasi,persetujuan
draft
perjanjian
kontrak,
kerjasama,
review,
kegiatan
input,
pengecekan
17
kelengkapan dokumen channel barudi Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. b. Memberikan input perjanjian kerjasama, finalisasi draft perjanjian kerjasama, pemutakhiran data di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. 6.
Tugas Assistant Manager Statistic & Marketing Support adalah : a. Mengarahkan dan mengevaluasi kegiatan market mapping,Strategi pemasaran, promosi, sales planning, laporan penjualan di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. b. Melakukan kegiatan rencana kegiatan produk dan Memonitor penilaian kinerja bisnis di Fungsi Fuel Retail Marketing Region I.
7.
Tugas Junior Officer Statistic adalah : a. Melakukan perumusan sales goals dan sales forecast di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. b. Melakukan verifikasi dengan pihak terkait mengenai volume penjualan (Khusus PSO) dan Melakukan penyusunan laporan realisasi penjualan di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I.
8.
Tugas Senior Supervisor Marketing & Support adalah : a. Mengarahkan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan Survey pasar, Analisa Kompetitor,Perumusan program promosi, Eksekusi program promosidi Fungsi Retail Fuel Marketing Region I. b. Memberikan
kegiatan
Analisa kebutuhan
user (sebagai
user),
Melakukan penyusunan Term of Reference/purchase request Di Fungsi Retail Fuel Marketing Region I.
18
9.
Tugas Junior Officer Market Survey & Promotionadalah a.
Memilih target audiens, jenis media promosi, jadwal pelaksanaan program promosi dan melakukan pengadaan materi promosi, kerjasama dengan pihak terkait (media/partner),evaluasi terhadap kinerja media partner.
b.
Merumuskan sasaran dan tujuan survei pasar, objective promosi, penilaian kinerja bisnis berdasarkan pencapaian target kinerja pada setiap bisnis di fungsi retail fuel marketing.
10. Tugas Senior Sales Executive Retail Iadalah a.
Melakukan kegiatan Analisa competitor, identifikasi segmen pasar Di area jabatan sesuai organisasi yang berlaku di Fungsi Retail Fuel Marketing
b.
Menyusun Program pengembangan usaha/penjualan untuk channel Di area jabatan sesuai organisasi yang berlaku.
D. Jaringan Kegiatan Sales Executive Retail Pada bagian ini berfungsi pada monitoring terhadap pelaksanaan kegiatan operasional pada fuel retailsehingga dapat mengevaluasi dan menindak lanjuti masalah yang ada atau lebih maksimalkan lagi. Dengan pengembangan usaha untuk penjualan dan channel, maka pada bagian ini dapat melakukan perumusan sales goal untuk menyusunan sales planning kedepannya dengan melihat dari respon terhadap penjualan.
19
Statistik dan Marketing Survey Pada bagian ini berfungsi dalam membuat market mapping untuk mencari peluang pasar, sehingga dapat menyusun strategi pemasaran dalam melakukan promosi-promosi. Dengan begitu pada statistik dan marketing survey dapat membuat laporan penjualan dan dapat memimalisir keluhan pelanggan dengan pemenuhan permintaan pelanggan. Sales Administrasi and General Account Pada bagian ini berfungsi untuk menangani bagaimana kerja sama yang dilakukan oleh perusahaan-perusahaan dengan pertamina pada produk yang dijual di SPBU di Aceh, Sumatera Utara, Sumatera Barat, Riau, dan Kepulauan Riau. Dengan mengupdate kelengkapan SPBU dimulai dari izin kelengkapan, izin bangun, operasional SPBU sampai kontrak. Pada intinya bagian administrasi menangani masalah surat-menyurat kerja sama yang dilakukan pertamina pada perusahaan lain. E. Kinerja Kegiatan Terkini Setiap PT. Pertamina (Persero) mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan diinginkan. butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada bagian Retail Fuel Marketing Region I, retail terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh retail dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin serta loyalitas dalam bekerja. Pastinya untuk mendorong tercapainya hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan
20
adalah Melakukan peningkatan koordinasi antara Retail dan S&D (Supply and Distribution) untuk penyelesaian back log/ hutang piutang penyaluran BBM, koordinasi penanganan keluhan/perbaikan pelayanan, menyediakan call centre yang mudah dihubungi. Tidak hanya memperhatikan lingkungan internal pada organisasi, pertamina juga memperhatikan lingkungan eksternal perusahaan juga, dengan memberikan training atau refreshment training supir tangki secara berkala. F. Rencana Kegiatan Adapun rencana kegiatan PT.Pertamina (Persero) seperti: 1.
Aspek Keuangan Perolehan cash revenue Fuel Marketing Operation Region I memiliki jenis
sumber, yaitu dari PSO (Public Service Obligation) dan non-PSO. Produk PSO (bahan bakar bersubsidi) adalah premium. Pada produk pertamina bekerjasama dengan pemerintah, dimana hasil penjualan tidak langsung menjadi masukan untuk pertamina, untuk itu margin yang diperoleh oleh Pertamina lebih kecil dari pada penjualan premium.Sedangkan non-PSO (bahan bakar yang tidak bersubsidi) adalah bahan bakar khusus, sepeti Pertamax, Pertamax Plus, Pertamax Racing dan Pertamina DEX adalah produk mumi Pertamina. Dimana hasil penjualan produk langsung menjadi masukan untuk pertamina. Pada kenyataan, premium lebih dikonsumsi oleh masyarakat dibandingkan bahan bakar khusus, untuk itu pada bagian retail di pertamina lebih memfokuskan pemasaran dan penjualan bahan bakar khusus seperti Pertamax, Pertamax Plus, Pertamax Racing dan Pertamina DEX.Pada aspek keuangan, efesiensi terus di upayakan agar harga dapat besaing dan profitabilitas
21
bertambah.Untuk itu pengemasan produk sangat mempengaruhi pemasukan ataupun pengeluaran perusahaan. 2.
Aspek Produk Pada produk yang memiliki life time,seharusnya tidak memiliki inventory.
Untuk mendapatkan profit yang tinggi, jumlah produk harus disesuaikan dengan jumlah permintaan pelanggan. Pertamina memiliki kuota dalam penjualan bahan bakar. Jumlah permintaan pelanggan di pertamina melebihi kuota maka pertamina harus membayar lebih denda yang telah ditetapkan oleh pemerintah.Maka pertamina membatasi permintaan agar tidak melebihi kuota yang dimemiliki. 3.
Aspek Sumber Daya Manusia Khusus pada bagian Retail Fuel Marketing region I, Pertamina juga
melakukan suatu strategi pada kinerja perusahaan yaitu Melakukan peningkatan koordinasi antara Retail dan S&D (Supply and Distribution) untuk penyelesaian back log/ hutang piutang penyaluran BBM, koordinasi penanganan keluhan/perbaikan pelayanan, menyediakan call centre yang mudah dihubungi. Tidak hanya memperhatikan lingkungan internal pada organisasi, pertamina juga memperhatikan lingkungan eksternal perusahaan juga, dengan memberikan training atau refreshment training supir tangki secara berkala.
