9
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Deskripsi Dan Spesifikasi Jabatan Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan standar-standar
pekerjaan
dan
kriteria
keterampilan,
pendidikan,
dan
pengalaman yang diperlukan. Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler (1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut.
9
9
Dalam pengertian ini, dessler menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang melaksanakan pekerjaan. Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis pekerjaan sebahai berikut; A Systematic may to gather and analyze information about the content and the human requirements of jobs, and the context in which jobs are performed. (analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan). Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas, kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi jabatan yang dilakukan oleh seseorang. Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan dan kemampuan individu.
9
10
Berdasarkan keterangan yang diperoleh dari hasil analisa jabatan dapat disusun deskripsi jabatan dan spesifikasi jabatan (job description and job specification). Sebuah deskripsi jabatan merupakan satu pertanyaan tertulis tentang apa yang sesungguhnya dilakukan pemegang jabatan, bagaimana dia melakukannya, dan dalam kondisi apakah pekerjaan itu dijalankan. Deskripsi jabatan bukan sekedar menjelaskan tentang suatu jabatan, akan tetapi juga menjelaskan lebih lanjut tentang tugas-tugasnya, tanggung jawabnya, wewenang
dan
sebagainya.
Dengan
demikian,
diharapkan
setiap
karyawan/pegawai yang memangku jabatan tersebut akan memahami batasbatas antara lain dari tugas-tugas, tanggung jawab serta wewenangnya. Hal ini tentu untuk menghindari terjadinya overlapping antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lainnya. Agar deskripsi jabatan yang dibuat dapat merupakan landasan atau pedoman pelaksanaan tugas secara efektif dan efisien, maka deskripsi jabatan yang dibuat haruslah sedemikian rupa sehingga tidak terjadi penetapan tugastugas antara jabatan yang satu dengan jabatan yang lain dapat menimbulkan kesimpangsiuran atau overlapping. Oleh karena itu, maka penyusunan deskripsi jabatan untuk suatu jabatan tertentu tidak lepas dari format standar yang harus dipenuhi. Walaupun tidak terdapat format standar yang baku dan berlaku untuk semua organisasi, namun secara umum deskripsi jabatan memuat hal-hal sebagai berikut:
11
a.
Identifikasi jabatan. Bagian identifikasi jabatan memuat informasi-informasi tentang nama jabatan, kode jabatan, tanggal analisis, penyusun, dan dalam departemen apa.
b. Ringkasan jabatan. Ringkasan jabatan hendaknya menggambarkan sifat umum dari jabatan, yaitu berupa fungsi dan kegiatan utamanya. c. Hubungan, tanggung jawab, dan kewajiban. Bagian ini memperlihatkan hubungan pemegang jabatan dengan pihak atau bagian lain, baik di dalam organisasi maupun luar organisasi. Batas-batas tanggung jawab serta kewajiban utama jabatan itu juga perlu dijelaskan. d. Wewenang dari pemegang jabatan. Bagian ini menentukan batas-batas wewenag pemegang jabatan, termasuk wewenang pengambilan keputusannya dan batas-batas penganggarannya. e. Standar kinerja. Bagian ini menetapkan standar-standar yang diharapkan bisa dicapai oleh karywan pada masing-masing tugas dan tanggung jawab dari deskripsi jabatan. f. Kondisi kerja. Deskripsi jabatan juga akan merangkum kondisi kerja umum yang tercakup pada jabatan. Misalnya, masalah kebisingan, kondisi bahaya, dan suhu udara dalam ruang pekerjaan.
12
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996). Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu. Misalnya, tingkat pendidikan, keadaan fisik, pengetahuan dan kecakapan, status, jenis kelamin, umur, pengalaman, dan karakter. 2.2
Pengukuran Waktu Kerja Pengukuran waktu kerja (time study) adalah suatu aktivitas untuk
menentukan waktu yang dibutuhkan seorang operator (yang memiliki keterampilan rata-rata dan terlatih baik) dalam melaksanakan sebuah kegiatan kerja dalam kondisi dan tempo kerja normal. 2.2.1 Pengukuran kerja dan manfaatnya Untuk mengetahui apakah system kerja yang diterapkan sudah baik, maka diperlukan prinsip-prinsip pengukuran kerja yang meliputi teknik-teknik pengukuran mengenai waktu yang dibutuhkan, tenaga yang dikeluarkan, pengaruh psikologi dan fisiologi. Salah satu pengukuran kerja adalah pengukuran waktu kerja ( time study). Pengukuran
waktu
kerja
bertujuan
untuk mendapatkan
waktu
standar
penyelesaian secara wajar, tidak terlalu cepat dan juga tidak terlalu lambat, oleh pekerja normal untuk menyelesaikan pekerjaannya dalam suatu system kerja yang telah berjalan dengan baik.
13
Manfaat dari waktu standar adalah: 1. Untuk menentukan jadwal dan perencanaan kerja. 2. Untuk menentukan standar biaya dalam mempersiapkan anggaran 3. Untuk memperkirakan biaya sebuah produk sebelum diproduksi, agar dapat mempersiapkan penawaran dan menentukan harga jual. 4. Untuk menentukan pemanfaatan mesin, jumlah mesin yang dioperasikan seorang operator dan membantu dalam menyeimbangkan lintasan produksi. 5. Untuk menentukan standar waktu yang dapat dijadikan dasar pemberian upah perangsang bagi pekerja langsung dan tidak langsung. 6. Untuk menentukan standar waktu dasar pengendalian biaya tenaga kerja.
2.2.2 Pengukuran Waktu Teknik pengukuran waktu terbagi menjadi 2 macam, yaitu: 1. Cara Langsung Pengukuran waktu dilakukan secara langsung ditempat kerja. Cara kerja ini dibagi lagi menjadi 2 metode, yaitu: a. Metode Jam Henti b. Metode Sampling Pekerjaan 2. Cara Tidak Langsung Pengukuran waktu ini dilakukan tanpa perlu berada ditempat kerja tetapi cukup membaca data dari table –tabel atau literature yang tersedia. Cara ini juga terbagi menjadi 2 metode, yaitu:
14
a. Data Waktu Standar b. Data Waktu Gerakan Dalam hal ini, pembahasan akan dilakukan dengan teknik pengukuran waktu secara langsung dengan menggunakan metode jam henti.
2.2.3 Pengukuran Waktu Jam Henti Pengukuran waktu dengan metode jam henti menggunakan stopwatch sebagai alat pengukur yang ditunjukkan dalam penyelesaian suatu aktivitas yang diamati (actual time). Waktu yang berhenti diukut dan dicatat kemudian dimodifikasi
dengan
mempertimbangkan
tempo
kerja
operator
dan
menambahaknnya dengan kelonggaran waktu (allowance time). Langkah – langkah yang harus dilakukan sebelum melakukan pengukuran waktu dengan metode jam henti adalah sebagai berikut: 1. Penetapan tujuan penelitian Sebelum dimulai kegiatan pengukuran, maka perlu ditetapkan tujuan dari hasil pengukuran. Tujuan ini akan memperngaruhi bedarnya tingkat ketelitian dan tingkat kepercayaan yang digunakan. 2. Melakukan penelitian pendahuluan Penelitian pendahuluan dilakukan untuk mempelajari system dan kondisi kerja saat ini sehingga jika diperlukan dapat melakukan perbaikan sistem kerja yang baik.
15
3. Memilih operator Operator yang akan diukur dalam melakukan pekerjaannya hendaknya seorang yang berkemampuan normal. Jadi, operator yang dipilih untuk operator yang bekerja secara wajar dan berkemampuan rata-rata. 4. Menguraikan pekerjaan berdasarkan elemen pekerjaan Pekerjaan yang hendak diukur waktunya dibagi-bagi menjadi elemenelemen kerja dengan batas yang jelas. Penguraian ini dilakukan jika diperlukan dan tergantung dari tujuan yang diinginkan sehingga waktu siklus pekerjaan adalah penjumlahan dari waktu siklus elemen-elemen kerja dengan batas yang jelas. Penguraian ini dilakukan jika diperlukan dan tergantung dari tujuan yang diinginkan sehingga waktu siklus pekerjaan adalah penjumlahan dari waktu siklus elemen-elemen kerjanya. 5. Menyiapkan alat – alat pengukuran Alat-alat yang dipakai dalam pengukuran waktu ini adalah: a. Jam kerja (stop watch) b. Lembar pengamatan c. Alat-alat tulis d. Papan pengamatan Kegiatan pengukuran waktu merupakan kegiatan mengamati seorang operator dalam melakukan pekerjaannya dan mencatat waktukerja yang dibutuhkan dengan alat pengukur yang sesuai dalam siklus operasi kerja.
16
Langkah-langkah dalam pengukuran waktu adalah: 1. Pengukuran pendahuluan Dalam kegiatan pengukuran yang pertama dilakukan adalah melakukan pengukuran pendahuluan dimanabertujuan untuk mengetahui berapa kali pengukuran harus dilakukan untuk tingkat ketelitian dan keyakinan yang diinginkan. 2. Uji keseragaman data dan uji kecukupan data Setelah pengukuran pendahuluan dilakukan maka dilanjutkan dengan melakukan pengujian keseragaman data dan bila waktu yang didapat telah seragam dan cukup maka diperlukan pengukuran tahap berikutnya. Langkah-langkah dalam uji keseragaman data adalah sebagai berikut; a. Mengelompokkan data kedalam subgroup-subgroup b. Menghitung harga rata-rata subgroup c. Menghitung harga rata-rata dari harga rata-rata subgroup d. Menghitung standar deviasi sebenarnya e. Menghitung standar deviasi dari harga rata-rata subgroup f. Penentuan batas control atas (BKA) dan batas control bawah (BKB). g. Uji kecukupan Data
17
2.2.4 Perhitungan Waktu Baku Jika pengukuran telah selesai, yaitu semua data yang didapat memiliki keseragaman yang dikehendaki, dan jumlahnya telah memenuhi tingkattingkat ketelitian dan keyakinan yang diinginkan, maka langkah selanjutnya adalah mengolah data tersebut memberikan waktu baku. Untuk mencari waktu baku adalah dengan cara : 1. Hitung waktu siklus rata-rata : Ws = Σ Xij / N 2. Hitung waktu normal : Wn = Ws x P Huruf p adalah faktor penyesuaian. Faktor ini diperhitungkan jika pengukur berpendapat bahwa operator bekerja dengan kecepatan yang tidak wajar. Jika
pekerja
bekerja
dengan
wajar
maka
faktor
penyesuaiannya sama dengan satu, artinya waktu siklus rata-rata sudah normal. 3. Hitung waktu baku : Wb = Wn x (1 + ℓ) Huruf ℓ adalah kelonggaran atau allowance yang diberikan kepada pekerja untuk menyelasaikan pekerjaannya disamping waktu normal. Kelonggaran ini diberikan untuk hal-hal seperti kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa fatigue, dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang tidak dapat dihindarkan oleh pekerja. [Teknik Tata Cara Kerja (Th 1979, p137)]
18
2.2.5 Penyesuaian Ketidakwajaran dapat saja terjadi misalnya bekerja dengan tanpa kesungguhan, sangat cepat seolah-olah diburu waktu, atau karena menjumpai kesulitan-kesulitan seperti karena kondisi ruangan yang buruk. Sebab-sebab seperti ini mempengaruhi kecepatan kerja yang berakibat terlalu singkat atau terlalu panjangnya waktu penyelesaian. Hal ini jelas tidak diinginkan karena waktu baku yang dicari adalah waktu yang diperoleh dari kondisi dan cara kerja yang baku yang diselesaikan dengan wajar. Jika terdapat ketidakwajaran maka pengukur harus bisa mengetahui dan menilai seberapa hal itu terjadi. Penilaian perlu dilakukan karena berdasarkan inilah penyesuaian dilakukan. Jadi jika pengukur mendapatkan harga rata-rata siklus/elemen yang diketahui diselesaikan dengan kecepatan tidak wajar oleh operator, maka agar harga rata-rata tersebut menjadi wajar, pengukur harus menormalkannya dengan melakukan penyesuaian. Biasanya penyesuaian dilakukan dengan mengalikan waktu siklus rata-rata atau waktu elemen rata-rata dengan suatu harga p yang disebut factor penyesuaian. Besarnya harga p tentunya sedemikian rupa sehingga hasil perkalian yang diperoleh mencerminkan waktu yang sewajarnya atau yang normal. Bila pengukur berpendapat bahwa operator bekerja di atas normal (terlalu cepat) maka p > 1; sebaliknya bila pengukur berpendapat bahwa operator bekerja di bawah normal (terlalu lambat) maka p < 1. seandainya pengukur berpendapat bahwa operator bekerja dengan wajar maka p = 1. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk menentukan faktor
19
penyesuaian adalah metode Westinghouse. Cara Westinghouse mengarahkan penilaian pada 4 faktor yang dianggap menentukan kewajaran dan ketidakwajaran dalam bekerja yaitu keterampilan, usaha, kondisi kerja dan konsistensi. Setiap faktor terbagi kedalam kelas-kelas dengan nilainya masing-masing. Keterampilan atau skill didefinisikan sebagai kemampuan mengikuti cara kerja yang ditetapkan. Latihan dapat meningkatkan keterampilan, tetapi hanya sampai ketingkat tertentu saja, tingkat mana merupakan kemampuan maksimal yang dapat diberikan pekerja yang bersangkutan. Secara psikologis keterampilan merupakan aptitude untuk pekerjaan yang bersangkutan. Keterampilan juga dapat menurun jika terlalu lama tidak menangani pekerjaan tersebut, atau karena sebab-sebab lain seperti karena kesehatan yang terganggu, rasa fatique yang berlebihan, pengaruh sosial dan sebagainya. Untuk keperluan penyesuaian keterampilan dibagi menjadi enam kelas yaitu super skill, excellent skill, good skill, average skill, fair skill dan poor skill. Secara keseluruhan yang membedakan kelas keterampilan seseorang adalah keragu-raguan, ketelitian gerakan, kepercayaan diri, koordinasi, irama gerakan, “bekas-bekas” latihan dan hal-hal lain yang serupa. Untuk usaha atau effort cara Westinghouse membagi juga atas kelaskelas dengan ciri masing-masing. Yang dimaksud dengan usaha disini adalah kesungguhan yang ditunjukan atau diberikan operator ketika melakukan pekerjaannya. Terdapat enam kelas dalam usaha yaitu excessive effort, excellent effort, good effort, average effort, fair effort dan poor effort.
20
Yang dimaksud dengan kondisi kerja atau Condition pada cara Westinghouse
adalah
kondisi
fisik
lingkungannya
seperti
keadaan
pencahayaan, temperatur dan kebisingan ruangan. Kondisi ini juga sering disebut sebagai factor manajemen, karena pihak inilah yang dapat dan berwenang merubah atau memperbaikinya. Kondisi kerja dibagi menjadi enam kelas yaitu ideal, excellent, good, average, fair dan poor. Faktor yang harus diperhatikan adalah konsistensi atau consistency. Faktor ini perlu diperhatikan karena kenyataan bahwa pada setiap pengukuran waktu angka-angka yang dicatat tidak pernah semuanya sama, waktu penyelesaian yang ditunjukkan pekerja selalu berubah-ubah dari satu siklus ke siklus lainnya, dari jam ke jam, bahkan dari hari ke hari. Selama ini masih dalam batas-batas kawajaran masalah tidak timbul, tetapi jika variabilitasnya tinggi maka hal tersebut harus diperhatikan. Sebagaimana halnya dengan faktor-faktor lain, konsistensi juga dibagi menjadi enam kelas yaitu perfect, excellent, good, average, fair dan poor.
2.2.6 Kelonggaran Kelonggaran atau allowance ini juga perlu diperhitungkan sebelum mendapatkan waktu baku. Bagaimana pun juga menurut Ralph M. Barnes (Th.1980, p305), pada saat bekerja seorang operator akan memperoleh beberapa gangguan. Kelonggaran dari beberapa gangguan ini dapat dikelompokkan menjadi tiga yaitu, kelonggaran pribadi, kelonggaran kelelahan, dan kelonggaran delay.
21
Kelonggaran pribadi merupakan waktu yang diperlukan operator untuk melakukan kebutuhan pribadinya. Kelonggaran ini bernilai sebesar 2 – 5 persen. Kelonggaran kelelahan dapat terjadi apabila operator melakukan kerja terus menerus tanpa ada istirahat, atau jam kerja yang terlampau lama, serta beban kerja yang cukup berat atau monoton sehingga menyebabkan operator cepat merasa lelah. Kelonggaran delay memiliki 2 macam bentuk, yang dapat dihindarkan dan yang tidak dapat dihindarkan. Delay yang tidak dapat dihindarkan disebabkan oleh kondisi yang tidak menentu dari mesin, operator, atau pengaruh dari lingkungan. Kelonggaran diberikan untuk tiga hal yaitu untuk kebutuhan pribadi, menghilangkan rasa fatigue, dan hambatan-hambatan yang tidak dapat dihindarkan. Ketiganya ini merupakan hal-hal yang secara nyata dibutuhkan oleh pekerja, dan yang selama pengukuran tidak diamati, diukur, dicatat atau dihitung. Karenanya setelah mendapatkan waktu normal, kelonggaran ini perlu ditambahkan. [Sutalaksana, (Th1979,p149)].
2.3 Analisa Beban Kerja (Workload Analysis) Metode analisis beban kerja menggunakan pendekatan kuantitatif dengan teknik penyelidikan waktu (time study). Dengan menganalisis waktu yang seharusnya dikonsumsi pemegang jabatan untuk melaksanakan tugas-tugas jabatannya sesuai dengan yang diharapkan dibandingkan dengan waktu efektif yang tersedia maka akan diperoleh nilai beban kerja (dalam prosentase) suatu jabatan/unit/institusi. Berapa kelebihan atau kekurangan jumlah SDM pada
22
suatu jabatan/unit/institusi akan diperoleh dengan membandingkan kebutuhan jumlah karyawan yang optimum dengan jumlah SDM yang ada saat ini di jabatan/unit/institusi. Sebuah analisis beban kerja yang detil dapat menghasilkan ukuran tenaga kerja yang seimbang dengan beban kerjanya sehingga tidak melebihi beban kerja yang mereka mampu, mengurangi biaya pegawai, dan mengurangi kesalahan-kesalahan, buang waktu, dan kecelakaan. Implikasi dari hasil analisis beban kerja ini, selain pengurangan/penambahan jumlah SDM juga dapat berupa rekomendasi penyempurnaan job description, prosedur kerja (system operating procedures), restrukturisasi organisasi, dan pelatihan peningkatan kompetensi SDM. Untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu Komaruddin (dalam BKN,2004) menekankan perlunya usaha menganalisa beban kerja pada proses penetapan jumlah jam kerja orang yang dibutuhkan. Atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggung jawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan
kepada
seorang
petugas.
Kemudian
Simamora
(1995)
menekankan kepentingan analisis beban kerja pada upaya mengidentifikasi baik jumlah karyawan maupun kualifikasi karyawan yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi. Sementara itu, Analisis Beban Kerja adalah suatu proses penentuan jumlah jam kerja orang (man hours) yang dipergunakan atau yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu beban kerja tertentu dalam waktu tertentu. Jumlah jam
23
kerja setiap pegawai akan menunjukkan jumlah pegawai yang dibutuhkan. Dengan demikian dalam Analisis Beban Kerja akan menyangkut substasi, formulasi, dan relasi konsep analisis uraian tugas; konsep analisis penetapan norma waktu; konsep analisis tingkat efisiensi dan efektivitas; dan konsep standar beban kerja dan prestasi kerja pejabat/unit kerja yang mengacu pada: 1) Hasil analisis jabatan yang berupa informasi jabatan; 2) Menetapkan jumlah jam kerja per hari; 3) Adanya satuan hasil; 4) Waktu penyelesaian dari tugas-tugas/produk; 5) Adanya standar waktu kerja; 6) Adanya beban kerja yang akan diukur; 7) Perhitungan jumlah pegawai yang dibutuhkan; 8) Efisiensi dan efektivitas kerja; dan 9) Prestasi kerja. Moeljadi (dalam BKN, 2004) mengemukakan, bahwa analisis kelebihan atau kekurangan tenaga kerja perusahaan, berkaitan dengan besarnya jumlah tenaga kerja yang ada pada perusahaan tersebut berada pada kondisi berlebih atau kurang jika dikaitkan dengan beban kerja. Lebih lanjut dikemukakan, bahwa jumlah orang yang diperlukan untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan sama dengan jumlah waktu untuk menyelesaikan jabatan/pekerjaan dibagi dengan waktu yang diberikan kepada satu orang. Namun demikian, untuk
24
menentukan jumlah orang yang diperlukan secara lebih tepat, maka jumlah tersebut perlu ditambah dengan prosentase tertentu akibat ketidakhadiran pegawai. Analisis tersebut dapat dilaksanakan jika sudah diketahui beban kerjanya. Dan analisis beban kerja sendiri memberikan arahan tentang produktivitas. Produktivitas kerja dapat digambarkan dalam efisiensi penggunaan tenaga kerja. Di mana tenaga kerja tersebut akan dapat digunakan secara efisien jika jumlah tenaga kerja yang ada seimbang dengan beban kerjanya. Handoko (1995:139) menyatakan, bahwa spesifikasi pekerjaan adalah karakteristik manusia yang diperlukan suatu pekerjaan yaitu menyangkut pendidikan, latihan, pengalaman, persyaratan fisik dan mental. Disebutkan oleh Panggabean (2004:31) bahwa analisis tenaga kerja adalah suatu proses penentuan kebutuhan tenaga kerja yang dipergunakan untuk dapat mempertahankan kontinuitas jalannya perusahaan secara normal. Dua informasi tersebut mengantarkan pada analisis obyektif terhadap kemampuan kerja pegawai dan efektivitas kerja pegawai. Menurut Wakui (2000), aktivitas yang dilakukan oleh tiap posisi atau jabatan dalam rangka untuk melaksanakan tugasnya seperti tercantum dalam deskripsi pekerjaannya memberikan suatu beban kerja pada posisi/jabatan tersebut, sehingga perhitungan WorkLoad dapat diformulasikan sebagai berikut:
25
2.4 Key Performance Indicator (KPI)
Indikator Kinerja Utama (IKU) atau Key performance indicators (KPI) dapat diartikan sebagai ukuran atau Indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita tetapkan. Dalam menyusun KPI kita harus sebaiknya menentapkan indikator kinerja yang jelas, spesifik dan terukur (measurable). KPI juga sebaiknya harus dinyatakan secara eksplisit dan rinci sehingga menjadi jelas apa yang diukur. Pada sisi lain, biaya untuk mengidentifikasi dan memonitor KPI sebaiknya tidak melebihi nilai yang akan diketahui dari pengukuran tersebut. Hindari pengukuran yang berlebihan yang tidak banyak memberi nilai tambah.
Ada beberapa pengertian yang disampaikan oleh para pakar antara lain:
1. Indikator adalah pengukuran tidak langsung suatu peristiwa atau kondisi. Contoh: berat badan bayi dan umurnya adalah indikator status nutrisi dari bayi tersebut (Wilson & Sapanuchart, 1993). 2. Indikator adalah variabel yang mengindikasikan atau menunjukkan satu kecenderungan situasi, yang dapat dipergunakan untuk mengukur perubahan (Green, 1992). 3. Indikator adalah variable untuk mengukur suatu perubahan baik langsung maupun tidak langsung (WHO, 1981)
26
Ada dua kata kunci penting dalam pengertian tersebut diatas adalah pengukuran dan perubahan. Untuk mengukur tingkat hasil suatu kegiatan digunakan "indikator" sebagai alat atau petunjuk untuk mengukur prestasi suatu pelaksanaan kegiatan. Indikator yang berfokus pada hasil asuhan kepada proses-proses kunci serta spesifik. Indikator pelayanan adalah ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan mengevaluasi kualitas yang berdampak terhadap pelayanan. Indikator tidak dipergunakan secara langsung untuk mengukur kualitas pelayanan, tetapi dapat dianalogikan sebagai "bendera" yang menunjuk adanya suatu masalah spesifik dan memerlukan monitoring dan evaluasi.
Dalam beberapa kegiatan, mungkin tidak relevan mengukurnya dengan ukuran kuantitatif untuk mengambil suatu keputusan. Sebagai contoh dalam komunikasi: bagaimana kualitas komunikasi interpersonal antara aparatur – masyarakat, maka pengukurannya adalah melalui observasi langsung untuk mengetahui bagaimana kualitas interaksinya. Monitoring dilakukan terhadap indikator kunci guna dapat mengetahui penyimpangan atau prestasi yang dicapai. Dengan demikian setiap individu akan dapat menilai tingkat prestasinya sendiri (self assesment).
Sebuah matrik dikatakan sebagai Key Performance Indicators ketika memenuhi kriteria berikut ini:
(1) Memiliki target. Yakni target apa yang hendak dicapai serta waktu yang diperkukan untuk meraih target tersebut.
27
(2) Berorientasi pada outcome. Jadi tidak sekedar output (hasil dari proses) sebab outcome berpengaruh secara signifikan. (3) Memiliki nilai threshold (ambang batas). Yakni untuk membedakan antara nilai target dengan nilai aktual.
Key Performance Indicators, perusahaan harus melakukan beberapa persiapan berikut ini:
(1) Menetapkan tujuan yang hendak dicapai. (2) Memiliki bisnis proses yang telah terdefinisi dengan jelas. (3) Menetapkan ukuran kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan tujuan yang hendak dicapai. (4) Memonitor setiap kondisi yang terjadi serta melakukan perubahan yang diperlukan guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan, baik tujuan jangka pendek maupun tujuan jangka panjang.
Key Performance Indicators membutuhkan perencanaan yang matang. Selain itu juga harus didukung oleh ketersediaan data dan informasi yang akurat serta konsisten. Di sinilah peran penting sistim informasi bagi sebuah perusahaan.
Jika perusahaan mampu menyediakan sistim informasi yang akurat, konsiten, dan mudah diakses bagi siapa saja yang berkepentingan, niscaya data yang diperoleh bisa dipertanggungjawabkan keakuratan dan konsistensinya. Walhasil, perusahaan juga harus menyediakan perangkat teknologi informasi yang fungsional dan tepat sasaran.
28
Agar Key Performance Indicators bisa berfungsi dengan optimal, maka Key Performance Indicators harus memenuhi kaidah SMART. Yakni scietific
(spesifik),
measureable
(terukur),
achievable
(bisa
dicapai/realistis), reliable (bisa dipercaya), time bound (target waktu).
Apa saja KPI yang dipilih oleh organisasi tersebut, hendaknya mampu menggambarkan pencapaian tujuan organisasi tersebut dalam masa periode yang sedang berlangsung. Dan KPI itu menjadi kunci dalam pencapaian tujuan organisasi dan dapat harus dapat diukur dan dinyatakan dalam satuan tertentu. Biasanya KPI merupakan hasil pemikiran maupun pertimbangan untuk jangka panjang, dan pada umumnya jarang berubah, karena perubahaan KPI selaras dengan perubahaan pencapaian tujuan atau visi organisasi. Berikut ini adalah contoh dari KPI sebuah sekolah. • Title of KPI: Tingkat Kelulusan Siswa • Defined: Prosentase kelulusan siswa pada saat ujian akhir nasional. • Measured: Ada berapakah jumlah siswa yang tidak lulus pada saat ujian akhir nasional. Jumlah siswa yang lulus akan dikurangi dengan jumlah siswa yang tidak lulus lalu akan dibagi dengan jumlah keseluruhan siswa, lalu dikalikan dengan 100%. Jika dituliskan dalam rumus matematika menjadi : • %LLS = (nLLS – n_TL ) / n * 100% Dimana : • %LLS=prosentase kelulusan siswa pada saat ujian akhir nasional
29
• n_TL = jumlah siswa yang tidak lulus pada saat ujian akhir nasional. • n_LLS = jumlah siswa yang lulus pada saat ujian akhir nasional. • n = jumlah keseluruhan siswa • Target: 100% dari keseluruhan siswa lulus pada saat ujian akhir nasional.
