13
BAB II LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan menjelaskan teori-teori mengenai Persediaan, Faktor-faktor yang Menentukan Persediaan, Economical Order Quantity (EOQ), Reoder Point, Material Requirement Planning (MRP) serta penjelasan mengenai tools yang digunakan untuk merancang perangkat lunak.
2.1
Persediaan
Persediaan dapat diartikan sebagai barang-barang yang disimpan untuk digunakan atau dijual pada masa atau periode yang akan datang. Persediaan terdiri dari persediaan bahan baku, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Persediaan bahan baku dan bahan setengah jadi disimpan sebelum digunakan atau dimasukan kedalam proses produksi, sedangkan persediaan barang jadi atau barang dagangan disimpan sebelum dijual atau dipasarkan. Perusahaan yang melakukan kegiatan produksi akan memiliki tiga jenis persediaan, yaitu persediaan bahan baku dan penolong, persediaan bahan setengah jadi dan persediaan barang jadi. Sedangkan perusahaan perdagangan minimal memiliki satu jenis persediaan, yaitu persediaan barang dagangan. Adanya berbagai macam persediaan ini menuntut pengusaha untuk melakukan tindakan yang berbeda untuk masing-masing persediaan, dan ini akan sangat terkait dengan permasalahan
14
lain seperti masalah peramalan kebutuhan bahan baku serta peramalan penjualan atau permintaan konsumen. Bila melakukan kesalahan dalam menetapkan besarnya persediaan maka akan merembet ke masalah lain, misalnya tidak terpenuhinya permintaan konsumen atau bahkan berlebihnya persediaan sehingga tidak semuanya terjual, timbulnya biaya ekstra penyimpanan atau pesanan bahan, dan sebagainya. Dikarenakan persediaan merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka persediaan harus dikelola secara tepat. Terdapat dua macam kelompok bahan baku, yaitu : 1. Bahan baku langsung (direct materials) Yaitu bahan yang membentuk dan merupakan bagian dari barang jadi yang biayanya dengan mudah bisa ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut. Jumlah bahan baku langsung bersifat variabel, artinya sangat tergantung atau dipengaruhi oleh besar kecilnya volume produksi atau perubahan output. Sebagai contoh : a. Kain adalah bahan baku industri garmen atau pakaian jadi b. Tepung terigu adalah bahan baku pabrik roti 2. Bahan baku tidak langsung (indirect materials) Yaitu bahan baku yang dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit menelusuri biayanya pada setiap barang jadi. Sebagai contoh : a. Benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam industri garmen b. Garam dan ragi adalah bahan baku tak langsung pembuatan roti
15
2.1.1 Faktor-faktor yang Menentukan Persediaan
Masalah mengenai persediaan yang sering terjadi di dalam suatu perusahaan adalah bagaimana menentukan persediaan yang optimal, oleh karena itu perlu diketahui faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya persediaan. Sebenarnya perlu dibedakan antara persediaan bahan baku dan barang jadi, namun yang dimaksud dengan persediaan dalam kaitannya dengan kegiatan produksi adalah persediaan bahan baku/ penolong. Besar kecilnya persediaan bahan baku dan bahan penolong dipengaruhi oleh faktor : 1. Volume atau jumlah yang dibutuhkan Yaitu yang dimaksudkan untuk menjaga kelangsungan (kontinuitas) proses produksi. Semakin banyak jumlah bahan baku yang dibutuhkan, maka akan semakin besar tingkat persediaan bahan baku. Volume produksi yang direncanakan, hal ini ditentukan oleh penjualan terdahulu dan ramalan penjualan. Semakin tinggi volume produksi yang direncanakan berarti membutuhkan bahan baku yang lebih banyak yang berakibat pada tingginya tingkat persediaan bahan baku 2. Kontinuitas produksi tidak terhenti Diperlukan tingkat persediaan bahan baku yang tinggi atau sebaliknya 3. Sifat bahan baku/ penolong, apakah cepat rusak (durable goods) atau tahan lama (undurable goods) Barang yang tidak tahan lama tidak dapat disimpan lama, oleh karena itu bila bahan baku yang diperlukan tergolong barang yang tidak tahan lama tidak
16
perlu disimpan dalam jumlah banyak. Sedangkan unatuk bahan baku yang memiliki sifat tahan lama,
maka tidak ada salahnya perusahaan
menyimpannya dalam jumlah besar. Agar kontinuitas produksi tetap terjaga, maka untuk berjaga-jaga perusahaan sebaiknya memiliki apa yang dinamakan dengan persediaan bersih (safety stock). Persediaan bersih atau disebut pula persediaan inti adalah persediaan minimal bahan baku atau penolong yang harus dipertahankan untuk menjaga kontinuitas produksi.
2.1.2 Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Besar Kecilnya Safety Stock
1. Resiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh : a.
Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan, apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian. Apabila kebiasaan supplier dalam pengiriman barang yang dipesan sering kali tepat waktu, maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan bahan baku yang banyak, dan sebaliknya bila kebiasaan supplier dalam pengiriman barang seringkali tidak tepat waktu sebagaimana yang disepakati, maka perusahaan sebaiknya atau perlu memiliki persediaan yang cukup banyak.
b.
Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan baku/ penolong untuk produksi. Apabila kebutuhan bahan baku/penolong untuk setiap kali
17
proses produksi dapat diduga atau diperhitungkan secara tepat, maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan bahan baku yang banyak, dan sebaliknya bila kebutuhan bahan baku/ penolong seringkali tidak dapat diduga atau perhitungan kebutuhan seringkali meleset, maka perusahaan sebaiknya atau perlu memiliki persediaan yang cukup banyak. 2. Biaya simpan di gudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan. Apabila dibandingkan biaya penyimpanan di gudang lebih besar dari biaya yang dikeluarkan seandainya melakukan pesanan ekstra, bila persediaan habis, maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan bahan baku yang banyak. Sebaliknya bila biaya pesanan ekstra lebih besar dari biaya penyimpanan di gudang, maka perusahaan sebaiknya atau perlu memiliki persediaan yang cukup banyak. 3. Sifat persaingan. Apabila sifat persaingan adalah kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan pelanggan/ konsumen, maka perusahaan perlu memiliki persediaan bahan baku yang banyak. Namun bila yang menjadi sifat persaingan adalah hal lain (misalnya kualitas dan harga), maka tidak mendesak untuk memiliki persediaan bahan baku yang banyak.
2.2
Pengendalian Bahan dan Penentuan Persediaan Optimal
Pengendalian kualitas produk dapat dilakukan terhadap bahan baku. Dengan
18
telah terkendalinya kualitas bahan baku maka akan dihasilkan output yang sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Pengendalian bahan dilakukan baik terhadap kualitas bahan maupun kuantitas bahan. Pengendalian kualitas bahan dimaksudkan agar tercapai kesesuaian kualitas bahan yang dibutuhkan dengan standar yang telah ditetapkan. Pengendalian kualitas bahan antara lain dapat dilakukan melalui uji laboratorium atau uji contoh (sampling test). Dari uji laboratorium atau sampling test tersebut, maka dapat diketahui bagaimana kualitas dari bahan yang akan digunakan, apakah sesuai dengan standar yang ditetapkan atau diinginkan. Bila ternyata belum sesuai maka dicari lagi bahan lain sampai memenuhi standar yang ditetapkan. Pengendalian kuantitas bahan dimaksudkan agar tercapai kesesuaian jumlah bahan yang akan digunakan untuk memproduksi suatu produk, sehingga tidak terjadi pemborosan bahan dan kualitas produk tetap terjamin. Pengendalian kuantitas bahan mencakup tiga hal, yaitu: 1.
Analisis kebutuhan bahan
2.
Penentuan jumlah pembelian bahan baku
3.
Penentuan kapan pembelian harus dilakukan
2.2.1 Economical Order Quantity (EOQ)
Setelah diketahui besarnya jumlah bahan baku yang dibutuhkan untuk satu periode tertentu (misalnya satu tahun), langkah selanjutnya adalah menentukan apakah jumlah kebutuhan bahan baku tersebut akan dibeli secara sekaligus atau
19
apakah akan dibeli secara berangsur. Selain itu juga menentukan kapan pembelian kembali akan dilakukan. Untuk menentukan berapa besarnya pembelian bahan baku atau menentukan besarnya persediaan optimal maka digunakan teknik yang disebut dengan economical order quantity (EOQ). Economical order quantity atau kuantitas pesanan yang paling ekonomis, yaitu menunjukkan kuantitas bahan yang dibeli dengan mengeluarkan biaya yang paling minimal. Penggunaan teknik EOQ hanya dapat dilakukan apabila memenuhi syarat : 1.
Jumlah kebutuhan bahan dalam satu periode tetap atau tidak berubah
2.
Bahan baku selalu tersedia setiap saat atau mudah didapat
3.
Harga bahan baku tetap
Bila terjadi perubahan misalnya dalam jumlah kebutuhan bahan baku, maka jumlah pembelian ekonomis sebesar perhitungan EOQ tersebut menjadi belum tentu ekonomis. Bila terjadi hal demikian maka EOQ yang telah dihitung tidak dapat lagi digunakan dan harus melakukan perhitungan kembali. Oleh karena itu apabila salah satu syarat tersebut tidak dipenuhi, misalnya kebutuhan bahan baku berubah-ubah maka tidak dapat menggunakan teknik EOQ.
2.2.2 Reoder Point (RP)
Pengendalian persediaan juga menentukan kapan dilakukan pesanan atau pembelian kembali bahan. Pembelian atau pemesanan bahan jangan menunggu sampai persediaan habis, karena kalau itu terjadi maka akan mengganggu kontinuitas
20
produksi. Penentuan kapan melalukan pesanan ini disebut dengan reoder point (RP), yaitu saat dimana perusahaan atau manajer produksi harus melakukan kembalian pembelian bahan. Hal ini diperlukan karena tidak selamanya pesanan bahan baku dapat segera dikirim oleh pihak pemasok, sehingga diperlukan waktu beberapa lama. Misalnya, bila kebiasaan pesanan bahan baku datang dengan memakan waktu 7 hari, maka perusahaan harus memiliki persediaan yang cukup untuk memenuhi kebutuhan selama 7 hari tersebut. Waktu 7 hari yang dibutuhkan untuk menunggu pesanan bahan datang dikenal dengan istilah “lead time”.
2.2.3 Perencanaan Kebutuhan Material (Material Requirment Planning)
Material requirment planning (MRP) adalah suatu sistem perencanaan prioritas bertahap, berdasarkan waktu yang menjadwalkan bahan baku untuk memenuhi kebutuhan produksi. Adapun pengertian perencanaan kebutuhan bahan baku atau MRP menurut (Freddy Rangkuti, 1998) yaitu : “Suatu Rencana Produksi untuk sejumlah produk jadi yang diterjemahkan kebahan mentah (komponen) yang dibutuhkan dengan menggunakan waktu tenggang sehingga dapat ditentukan kapan dan berapa banyak yang dipesan untuk masingmasing komponen suatu produk yang akan dibuat”. Metode MRP merupakan suatu sistem pengendalian persediaan yang memanfaatkan informasi tentang ketergantungan pada permintaan, untuk mengelola persediaan dari berbagai komponen yang diperlukan untuk membuat suatu produk akhir dan menjabarkan jadwal induk produksi ke dalam jadwal kebutuhan bahan
21
baku. MRP selain sebagai sistem pengendalian persediaan juga dapat digunakan sebagai sistem perencanaan dan pengendalian produk.
Gambar 2.1 Format Proses Kerja MRP
Proses kerja perencanaan kebutuhan bahan baku (MRP) yang tertera diatas, terdapat juga faktor-faktor lain yang menunjang dalam perencanaan yaitu: 1. Perencanaan
horizon
(Planning
Horizon)
yang
dipilih
untuk
pengembangan MRP secara umum adalah sama dengan yang dipilih untuk MPS, yaitu harus paling sedikit selama waktu tunggu kumulatif terpanjang (longest comulatif lead time) diantara semua item yang diproduksi. 2. Leanght of time backets yang dipilih tergantung pada lingkungan manufacturing. Dimana waktu untuk lingkungan yang sangat dinamik dengan frekuensi perencangan ulang (replanning frequency) yang sangat sering seperti dalam situasi just in time (JIT), periode waktu yang tercakup oleh setiap time (JIT) periode waktu yang tercakup oleh setiap
22
time backets lebih pendek, sedangkan urut lingkungan manufacturing yang dimiliki waktu tunggu produksi yang sangat panjang leangth of time backetsnya menjadi lebih banyak. 3. Frekuensi perencanaan ulang (replanning frequency) menunjukan berapa aplikasi
MRP
dilakukan,
yang
tergantung
pada
lingkungan
manufacturing dan ukuran dari time backets yang dipilih. Keluaran dari material requirement planning (MRP) adalah perintahperintah pengerjaan dan pesanan-pesanan yang direncanakan untuk setiap komponen dan bahan untuk masa yang akan datang dan menjadi basis bagi scheduling mesin-mesin dan tenaga kerja secara terperinci, serta pemberitahuan kepada departemen pembelian tentang apa yang dibeli dan kapan membelinya. Merencanakan produksi dapat juga menggunakan tiga metode yaitu : 1. Level method adalah metode perencanaan produksi yang mempunyai distribusi mereka dalam produksi. Dalam perencanaan produksi, level method akan mempertahankan tingkat kestabilan produksi sementara menggunakan inventory yang berpariasi untuk mengakumulasikan out put apabila terjadi kelebihan permintaan total. 2. Chase Strategi adalah metode perencanaan produksi yang mempertahankan tingkat kesetabilan inventory, sementara produksi bervariasi mengikuti permintaan total. 3. Compromise Strategy adalah metode perencanaan produksi diatas.
23
Berdasarkan perencanaan produksi diatas apabila manajemen industri ingin menerapkan
sistem
Material
Requirement
Planning
(MRP)
dapat
mempertimbangkan untuk memilih salah satu dari tiga strategi diatas. Metode strategy sering dipilih dalam sistem MRP. Sebagai suatu sistem, MRP membutuhkan lima informasi utama yaitu : 1. Master Production Scheduled (MPS) Merupakan suatu pernyataan definitif tentang produk akhir apa yang direncanakan perusahaan untuk produksi, beberapa kuantitas yang dibutuhkan dan bila mana produk itu akan diproduksi. 2. Bills Of Material (BOM) Merupakan daftar dari semua material dan sub unit serta kuantitas dari masing-masing yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu unit produk atau parent assemblies. MRP menggunakan BOM sebagai basis untuk perhitungan
banyaknya
setiap
material
yang
dibutuhkan
untuk
perhitungan banyaknya setiap material yang dibutuhkan untuk setiap periode waktu. 3. Pesanan-pesanan Order Akan memberitahukan barapa banyak dari masing-masing item yang akan diperoleh sehingga akan meningkatkan stock on hand dimasa mendatang.
24
4. Kebutuhan (Requirement) Memberitahukan tentang berapa banyak dari masing-masing item itu di butuhkan sehingga akan mengurangi stock on hand dimasa yang akan datang.
2.2.4 Proses Pembuatan MRP
Format tampilan dari perencanaan kebutuhan material atau MRP adalah sebagai berikut : Lot Size = Satuan dalam Unit Safety Stock = Satuan dalam Unit Lead Time = Satuan dalam minggu (week) atau bulan (mounth) lead Time On head
Time Periods 1
2
3
Gross Requirements Schedule Receipts Projected on hand Projected Available Net Requirements Planned order recepts Planned order Release Gambar 2.2 Format Tampilan MRP
4
5
25
Dari gambar 2.2, dapat dijelaskan bahwa : a. Lot Size Merupakan item yang memberitahukan berapa banyak kuantitas yang harus dipesan, serta teknik lot-sizing apa yang dipakai b. Safety Stock Merupakan stock pengaman yang diterapkan perencanaan MRP untuk mengantisipasi fluktuasi dalam permintaan dan atau penawaran c. Lead time Merupakan jangka waktu yang dibutuhkan sejak MRP menyarankan suatu pesanan sampai item yang dipesan siap untuk digunakan. d. On Hand Menunjukan kuantitas dari item yang secara phisik ada dalam gudang. e. Gross Requirements Merupakan total dari semua kebutuhan yang diantisipasi, untuk setiap periode waktu f. Projected On Hand Merupakan projected available balance (PAB) dan tidak termasuk planned order. Dengan rumusan : Projected on - hand = On hand pada awal periode + schedule receipts gross requirements
26
g. Projected Available Merupakan ketentuan yang diharapkan ada dalam inventory pada akhir periode, dan tersedia untuk penggunaan dalam periode selanjutnya Dihitung berdasarkan rumusan sebagai berikut : Projected Available = On hand pada awal periode (atau projected available periode sebelumnya) + schedulled receipts periode sekarang + planned order receipts periode sekarang - gross requirements periode sekarang h. Net Requirement Merupakan kekurangan material yang diproyeksikan untuk periode tersebut, sehingga perlu diambil tindakan kedalam perhitungan planned order receipts agar menutupi kekurangan material pada periode itu. Net requirement dihitung berdasarkan rumusan berikut :
Net requirements = gross requirements - allocations + safety stock scheduled receipts - projected available pada akhir periode lalu
Allocation adalah material yang telah dialokasikan untuk keperluan produksi spesifik dimasa mendatang tetapi belum dipergunakan. Beberapa catatan yang perlu diperhatikan adalah : a. Apabila menggunakan fixed quantity lot size, dan bila ada net requirement,
maka
banyaknya
planned order receipts akan
mengambil salah satu nilai, yaitu : standar lot size atau net requirement aktual, tergantung mana yang lebih besar.
27
b. Dalam kebanyakan kasus, planned order receipts akan melebihi besaran net requirements, sehingga membiarkan beberapa kuantitas inventory disimpan sampai periode berikut i. Planned Order Receipts Merupakan kuantitas pesanan pengisian kembali yang telah direncanakan oleh MRP untuk diterima pada periode tertentu guna memenuhi kebutuhan bersih. Apabila menggunakan teknik lot for lot, maka planned order receipts dalam setiap periode selalu sama dengan net requirements pada periode itu jika memakai lot sizing, maka planned order dapat melebihi net requirements. Setiap kelebihan diatas net requirements dimasukkan ke dalam projected available inventory untuk penggunaan pada periode berikutnya j. Planned Order Release Merupakan kuantitas planned order yang ditempatkan atau dikeluarkan dalam periodetertentu, agar item yang dipesan itu akan tersedia pada saat dibutuhkan.
2.2.5 Manajemen MRP
Rencana kebutuhan bahan baku bersifat tidak statis. Karena sistem MRP semakin terintegrasi dengan konsep JIT maka dibahas dua hal yaitu:
28
1. MRP Dinamis Jika terjadi perubahan BOM dengan cara merubah rancangan, jadwal dan proses produksi, maka sistem MRP berubah yaitu pada saat perubahan terhadap MPS. Tanpa menghiraukan penyebab perubahan, model MRP dapat dimanipulasi untuk merefleksikan perubahan yang terjadi sehingga jadwal dapat diperbaharui. Perubahan seringkali terjadi secara berkala yang biasa disebut system nervousness yang dapat menimbulkan bencana di bagian pembelian dan produksi. Oleh karena itu konsekuensinya karyawan di bagian operasional diharapkan dapat mengurangi nervousness dengan mengevaluasi
kebutuhan
dan
pengaruh
perubahan
sebelum
membatalkan permintaan ke bagian lain. Untuk membatasi system nervousness, tersedia dua alat yaitu pagar waktu (time fences) dan pagging 2.
MRP dan Just In Time (JIT) MRP dapat dinyatakan sebagai teknik perencanaan dan penjadwalan, sedangkan JIT dapat dinyatakan sebagai cara menggerakkan bahan baku secara cepat. Kedua konsep tersebut dapat diintegrasikan secara efektif dengan melalui : a. Tahap pertama, paket MRP dikurangi misalnya yang semula mingguan menjadi harian atau jam-jaman. Paket dalam hal ini diartikan sebagai unit waktu dalam sistem MRP.
29
b.
Tahap kedua, rencana penerimaan yang merupakan bagian rencana
pemesanan
perusahaan
dalam
sistem
MRP
dikomunikasikan melalui perakitan untuk tujuan produksi secara berurutan. c. Tahap ketiga, pergerakan persediaan di pabrik berdasarkan JIT. d. Tahap keempat, setelah produksi selesai, dipindahkan ke persediaan seperti biasa. Penerimaan produk ini menurunkan jumlah yang dibutuhakan untuk rencana pemesanan selanjutnya pada sistem MRP. e. Tahap
terakhir
menggunakan
back
flush
yang
berarti
menggunakan BOM untuk mengurangi persediaan, berdasarkan pada penyelesaian produksi suatu produk. Penggabungan MRP dan JIT menghasilkan jadwal utama yang baik dan gambaran kebutuhan yang akurat dari sistem MRP dan penurunan persediaan barang dalam proses. Meski demikian, penggunaan sistem MRP dengan paket kecil saja sudah bisa sangat efektif dalam mengurangi persediaan.
2.2.6 Tujuan MRP
Meminimumkan persediaan bahan baku dan menjamin tersedianya bahan baku untuk kelancaran dan kesinambungan proses produksi.
30
2.2.7
Manfaat MRP
Beberapa manfaat MRP adalah: a.
Peningkatan pelayanan dan kepuasan konsumen.
b.
Peningkatan pemanfaatan fasilitas dan tenaga kerja.
c.
Perencanaan dan penjadwalan persediaan yang lebih baik.
d.
Tanggapan yang lebih cepat terhadap perubahan dan pergeseran pasar.
e.
Tingkat persediaan menurun tanpa mengurangi pelayana kepada konsumen
2.3
Konsep Permodelan Sistem
Bagan adalah alat berbentuk grafik yang sifatnya umum, yaitu dapat digunakan di semua metodologi yang ada. Pada penyusunan laporan Skripsi ini penyusun menggunakan alat-alat bantu sebagai berikut :
1. Bagan Alir Informasi
Bagan Alir Informasi merupakan bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara keseluruhan atau urutan dari prosedur-prosedur yang ada di dalam sistem.
31
2. Data Flow Diagram (Diagram Arus Data)
Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) merupakan alat yang digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sebuah sistem dengan terstruktur dan jelas. Pada Diagram Arus Data terdapat tingkatan, yaitu a. Diagram Konteks Diagram Konteks adalah diagram yang berada pada level yang paling tinggi yaitu level 0 (nol) yang menggambarkan ruang lingkup sistem yang global. Setiap sistem dibatasi boundary, diagram arus data menggambarkan jaringan masukan dan keluaran dari sistem, level ini hanya ada satu proses dan tidak ada data store. b. Diagram Zero ( Overview Diagram ) Diagram zero adalah diagram yang menggambarkan proses dari Data Flow Diagram atau diagram yang berada pada level 1 yang menggambarkan proses utama dari sistem dan didalamnya terdiri dari hubungan antar sumber, aliran data dan simpanan data. c. Diagram rinci Merupakan diagram yang menggambarkan proses secara lebih rinci lagi dan sudah tidak dapat diuraikan lagi.
3. Entity Relationship Diagram
32
Adapun komponen ERD sebagai berikut: a. Entity (Entitas)
merupakan objek didalam sistem nyata atau abstrak
dimana terdapat data entity ( entitas ) diberi nama dengan kata benda dan secara umum dapat dikelompokan dalam empat jenis nama adalah orang, benda, lokasi kejadian (terdapat unsur waktu didalamnya). b. Relationship (relasi) menunjukkan hubungan diantara sejumlah entitas yang berasal dari himpunan entitas yang berbeda. c. Atribut secara umum sifatnya karakteristik dari tiap entity maupun tiap relationship. Atribut disimbolkan dengan sebuah lingkaran atau elips.
4. Database Relational
Database Relational menunjukkan hubungan dari file-file database yang digunakan dalam sistem yang dirancang. Penggambaran database relational dilakukan setelah proses normalisasi. Ada tiga kemungkinan tingkat hubungan yang ada untuk menggambarkan relasi atribut dalam suatu file yaitu: a. Relasi satu ke satu (one to one) Suatu kejadian pada entitas yang pertama hanya mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang kedua dan sebaliknya. b. Relasi satu ke banyak (one to many)
33
Untuk satu kejadian pada entitas yang pertama dapar mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas yang kedua. Sebaliknya satu kejadian pada entitas yang kedua hanya dapat mempunyai satu hubungan dengan satu kejadian pada entitas yang pertama. c. Relasi banyak ke banyak (many to many) Tiap kejadian pada sebuah entitas akan mempunyai banyak hubungan dengan kejadian pada entitas lainnya, baik dilihat dari sisi entitas yang pertama maupun dilihat dari sisi yang kedua.
5. Kamus Data
Kamus data disebut juga sistem data dictionary adalah catalog kata tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi.
2.4
Konsep Basis Data
Database merupakan salah satu komponen penting dalam sistem informasi, karena database adalah dasar dalam menyediakan informasi bagi para pemakai. Suatu database dibuat dan digunakan untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada saat penggunaan data. Masalah-masalah tersebut antara lain : 1. Redudansi dan konsistensi data. 2. Kesulitan pengaksesan data. 3. Isolasi data untuk standarisasi.
34
4. Banyak pemakai ( multiple user ). 5. Masalah keamanan ( security). 6. Masalah kesatuan/integrasi ( integration ). 7. Masalah kebebasan data ( data independence ). Pelaksanaan penggunaan database memerlukan suatu sistem yang dapat mengatur dan mengelola file, program, yang disebut Database Management System (DBMS), yaitu pengelolaan sekumpulan file yang yang saling berkaitan antara file yang satu dengan file yang lainnya. a. Desain Basis Data Sistem Basis Data (database) adalah suatu pengorganisasian sekumpulan data yang saling terkait sehingga memudahkan aktivitas untuk memperoleh informasi. Merancang basis data merupakan hal sangat penting dalam perancangan suatu sistem. Kesulitan utama dalam merancang suatu basis data adalah bagaimana cara merancang suatu basis data yang dapat memuaskan keperluan saat ini dan masa yang akan datang. Elemen-elemen data dalam suatu basis data harus dapat dipergunakan untuk pembuatan keluaran ( output ), sesuai yang diinginkan. Untuk menghasilkan keluaran yang baik, juga diperlukan masukan ( input ) yang baik. Hasil pemasukan dat a ini akan disimpanatau direkam dalam basis data. 1) Field Adalah data yang menunjukkan sifat-sifat tertentu. 2) Record
35
Merupakan segala sesuatu yang kita simpan sebagai informasi dan kumpulan dari beberapa field. 3) Database Merupakan kumpulan dari beberapa record yang memiliki relasi antar record maupun field. 4) Database System Merupakan kumpulan dari basis data yang saling terpisah tapi dikelola secara bersama-sama. b. Normalisasi Normalisasi merupakan proses pengelompokan data elemen menjadi tabeltabel yang menunjukkan entiti dan relasinya. Sebelum mengenal lebih jauh mengenai normalisasi ada beberapa konsep yang perlu diketahu yaitu : 1) Atribut Kunci Setiap file selalu terdapat kunci dari file atau satu set field yang dapat mewakili record. 2) Candidate Key Kunci kandidat adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik dari entity. Dan kandidat key tidak boleh berisi atribut dari table yang lain. 3) Primary Key Primary Key adalah satu atribut atau satu set minimal atribut yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tetapi dapat juga mewakili setiap kejadian dari entity.
36
4) Alternatif Key Setiap atribut dari candidate key yang tidak terpilih menjadi primary key, maka atribut-atribut tersebut dinamakan alternative key. 5) Foreign Key Foreign Key merupakan sembarang atribut yang menunjuk kepada primary key pada table yang lain. Foreign Key akan terjadi pada suatu relasi yang memiliki kardanalitas one to many ( satu ke banyak ) atau many to many ( banyak ke banyak ). Foreign key biasanya selalu diletakkan pada table atau relasi mengarah ke banyak.
2.4
Perangkat Lunak yang Digunakan
Dalam pembuatan program ini penulis menggunakan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 atau lebih dikenal dengan Visual Basic 6.0. VisualBasic 6.0 merupakan sala satu bahasa pemrograman yang bekerja dalam lingkup Microsoft Windows xp.
37
Gambar 2.3 Tampilan Windows XP Profesional Karena VisualBasic 6.0 merupakan bahasa pemrograman, maka didalamnya berisi perintah-perintah yang dimengerti oleh komputer. Dibawah ini ada beberapa kemampuan dari VisualBasic 6.0 antara lain sebagai berikut : 1. VisualBasic 6.0 merupakan perangkat pengembang aplikasi yang dapat menghasilkan tampilan-tampilan visual di windows. 2. VisualBasic 6.0 memilki fasilitas yang penting dan dapat mengakses berbagai jenis database. 3. Menguji program dan menghasilkan program akhir berekstensi EXE, yang dapat langsung dijalankan tanpa program Visual Basic. Form Visual Basic 6.0
38
Gambar 2.4 Form Microsoft Visual Basic 6.0
2.5
Struktur Organisasi PT. Cendana Han Wijaya (Morning Bakery)
Struktur organisasi adalah suatu bagan yang menunjukan hubungan wewenang dan tanggung jawab yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat diselesaikan. Struktur organisasi pada suatu perusahaan belum tentu sesuai untuk diterapkan pada perusahaan lain, bahkan pada perusahaan yang sama pada waktu yang berlainan. Wewenang dan tanggung jawab pada PT. Cendana Han Wijaya (Morning Bakery) ini digambarkan pada skema struktur organisasi yang dicantumkan pada gambar 2.4.
39
Gambar 2.5 Struktur Organisasi PT. Cendana Han Wijaya (Morning Bakery) Tugas Dan Fungsi
Setiap elemen dari sebuah organisasi mempunyai tugas dan fungsi masingmasing, adapun tugas dan fungsi berdasarkan Struktur Organisasi cabang PT. Cendana Han Wijaya (Morning Bakery) sebagai berikut:
1. Direktur a. Memimpin dan mengendalikan perusahan sesuai dengan garis kebijakan yang telah ditetapkan. b. Secara berkala membuat anggaran perusahaan dan laporan kegiatan perusahaan. c. Mengawasi pekerjaan bawahannya, dan mengevaluasi hasil laporan kegiatan dari masing-masing bagian perusahaan. d. Menetapkan perencanaan strategis dalam menentukan aktivitas perusahaan.
40
e. Mengadakan rapat kerja guna untuk membahas masalah yang dihadapi oleh perusahaan.
2. Wakil Directur b. Mengamati sistem yang sedang berjalan atau digunakan oleh perusahaan. c. Mengamati sistem tersebut dan melihat kelemahan dan keunggulan dari sistem tersebut. d. Malihat masalah-masalah yang terjadi di dalam sistem tersebut. e. Mengganti atau membantu Directur.
3. Devition Administrasi a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan pembelian atau penjualan. b. Meghubungi langganan dan memberi pelayanan kepada para langganan. c. Secara berkala membuat laporan yang ditujukan kepada Directur. d. Menjaga hubungan baik dengan Pemasok.
4. Purchasing a. Bertanggung jawab atas pelaksanaan anggaran belanja bualnan atau tahunan perusahaan. b. Melaksanakan kebijakan perusahaan dalam bidang keuangan. c. Mengkoordinasi dan mengarahkan semua kegiatan yang berhubungan dengan akutansi dan keuangan.
41
5. Devition Produksi a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan produksi di bagian gudang. b. Menyiapkan segala sesuatu bahan yang akan diproduksi. c. Secara berkala membuat laporan yang ditujukan kepada Directur. d. Menjaga kualitas tetap seperti ketentuan (kualitas bahan baku.
6. Operator a. Bertanggung jawab untuk segala info yang masuk dan keluar. b. Mengatur prosedur yang berjalan sesuai dengan SOP untuk masing masing devisi. c. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
7. Devition Machinery
a. Bertanggung jawab atas semua kegiatan produksi di bagian lapangan. b. Menyiapkan segala sesuatu kebutuhan dilapangan. c. Secara berkala membuat laporan yang ditujukan kepada Directur. d. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.
8. Maintanance a. Merawat segala sesuatu yang ada di perusahaan. b. Ikut membantu kelancaran semua devisi.
