7
BAB II LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Sistem Informasi 2.1.1
Pengertian Informasi Informasi adalah suatu hasil pengolahan dalam bentuk agregat untuk
menghasilkan pengetahuan dan kemampuan. Informasi adalah sesuatu yang dapat menambah pengetahuan penerimanya jika dibangun dari data yang tepat dan sesuai dengan permasalahan yang dihadapi (Jhon Burch, 1974).
2.1.2
Pengertian Sistem Informasi Robert A Szimanski dkk, dalam bukunya “computer and information
systems” (Robert Szymanski, 1995) mendefinisikan sistem informasi sebagai berikut: Sistem Informasi adalah sekumpulan fungsi yang bekerja secara bekerja sama dalam mengelola pengumpulan, penyimpanan, pemrosesan, serta pendistribusian informasi. Simkin Mark G dalam bukunya yang berjudul “Computer Information System for Bussines” (Mark Simkin, 1987) bahwa : Sistem Informasi adalah sekumpulan elemen yang bekerja secara bersama-sama baik secara manual ataupun berbasis komputer dalam melaksanakan pengolahan data yang berupa pengumpulan penyimpanan pemrosesan data untuk menghasilkan informasi yang bermakna dan berguna bagi proses pengambilan keputusan.
8
2.1.3
Jenis-jenis Sistem Informasi
Szymanski (Robert Szymanski, 1995) membagi sistem informasi menjadi enam kategori, yaitu : 1. Sistem Informasi Operasional (Operational Information System) Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi operasional adalah informasi yang menggambarkan aktivitas organisasi yang telah berjalan. Sistem ini menghasilkan informasi kejadian rutin dan harian yang dibutuhkan oleh manajer operasional dalam melaksanakan tugasnya. Fungsi-fungsi yang dikerjakan oleh sistem informasi operasional adalah: pengumpulan data, validasi data yang masuk, pengolahan data menjadi informasi, peremajaan data serta penyajian informasi. 2. Sistem Informasi Manajemen (Management Information System) Sistem informasi manajemen adalah suatu sistem informasi yang bertujuan untuk menghasilkan informasi bagi kebutuhan para manajer dalam
mengevaluasi
dan
mengambil
keputusan
dalam
rangka
mengendalikan seluruh aktivitas organisasi (William Shorde, 1970) (Herbert Simon, 1980). 3. Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System) Menurut Mariam Alafi dan H. Albert Napier memberikan definisi sebagai berikut: Sistem Penunjang Keputusan adalah sistem interaktif, yang membantu pengambilan keputusan melalui penggunaan data dan modelmodel keputusan untuk memecahkan masalah-masalah yang sifatnya semi terstruktur dan tidak terstruktur.
9
4. Sistem Penunjang Eksekutif (Executive Support System) Sistem Penunjang Eksekutif memiliki tanggung jawab sebagai penentu kebijakan pada tingkat strategis, penanggung jawab rencana jangka panjang serta penentu arah dan tujuan organisasi masa depan. Data dan informasi yang dikelola oleh Sistem Penunjang Eksekutif kebanyakan adalah data dan informasi yang berasal dari luar organisasi. 5. Sistem Pakar (Expert System) Sistem Pakar bisa juga disebut dengan knowledge-based system yaitu suatu aplikasi komputer yang ditujukan untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan persoalan dalam bidang yang spesifik (Turban, 1995) 6. Sistem Informasi Ketatausahaan (Office Information System) Sistem Informasi Ketatausahaan adalah sistem yang mengatur lalu lintas komunikasi antara pelaku organisasi dan juga berkaitan dengan pengelolaan arsip serta office clarical work atau kesekretariatan lainnya.
2.2. Konsep dasar Sistem Penunjang Keputusan 2.2.1. Pengertian Sistem Penunjang Keputusan Menurut Keen dan Morton, Sistem Penunjang Keputusan adalah perpaduan antara sumber daya intelektual manusia dan kemampuan komputer yang berbasis komputer untuk meningkatkan kualitas keputusan dalam mendukung pengambilan keputusan yang berhubungan dengan masalah semi terstruktur. (Turban,1993,p12).
10
Turban dalam bukunya mengemukakan bahwa “A DSS is an interactive, flexible, and adaptable CBIS, specially develop for supporting the solution of a particular management problem for improved decision making.” Sistem Penunjang Keputusan adalah sistem informasi berbasis komputer interaktif, flexible, dan disesuaikan, dikembangkan secara khusus untuk mendukung dalam memecahkan masalah, dari masalah manajemen tertentu untuk meningkatkan pengambilan keputusan yang lebih baik (Turban,1993,p87). Sistem Penunjang Keputusan merupakan sistem yang berbasis komputer yang mudah dalam penggunaannya, lebih memfokuskan dalam pengambilan keputusan agar lebih efektif dan dapat memecahkan masalah semi terstruktur.
2.2.2. Tujuan Sistem Penunjang Keputusan Menurut Peter G.W. Keen dan Scott Morton ada tiga tujuan yang harus di capai oleh sistem Penunjang keputusan, yaitu : 1. Membantu manajer membuat keputusan untuk memecahkan masalah semi terstruktur. 2. Mendukung penilaian manajer bukan mencoba untuk menggantikannya. 3. Meningkatkan efektivitas pengambilan keputusan manajer dari pada efisiensinya. Tujuan-tujuan ini berhubungan dengan tipe prinsip dasar dari konsep SPKstruktur
masalah,
(McLeod,1996,p60).
dukungan
keputusan,
dan
efektivitas
keputusan
11
2.2.2.1. Struktur Masalah Struktur masalah dapat mempengaruhi pemecahan masalah. Decision Support Sytem diarahkan untuk mendukung terhadap pemecahan masalah semi terstruktur. Untuk melihat secara jelas mengenai masalah ada tiga pengelompokan masalah, yaitu: 1. Masalah terstrutur Masalah ini merupakan masalah yang pemecahannya lebih besar, dapat diselesaikan dengan menggunakan solusi komputer. 2. Masalah tidak terstruktur Merupakan masalah yang pemecahan masalahnya lebih besar dengan menggunakan solusi manajer. 3. Masalah semi terstruktur Merupakan masalah yang pemecahan masalahnya dapat menggunakan solusi manajer dan komputer.
12
Solusi Komputer
Solusi Manajer Komputer
Terstruktur
Semi Terstruktur
Solusi Manajer
Tidak Terstruktur
Tingkat Struktur Masalah
Gambar 2.1. SPK Berfokus pada Masalah-Masalah Semi Terstruktur (Mcleod, 1996, p61) 2.2.2.2. Dukungan Keputusan SPK tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tapi manajer bertanggung jawab atas bagian yang tidak terstruktur, menerapkan penilaian atau intuisi dan melakukan analisis. Manajer dan komputer bekerja sama sebagai tim pemecah masalah dalam memecahkan masalah yang ada di area semi terstruktur yang luas.
2.2.2.3. Efektivitas Keputusan Tujuan SPK bukanlah untuk membuat proses pengambilan keputusan seefisien mungkin. Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan SPK adalah keputusan yang lebih baik. Peranan manajer dalam
13
mengambil keputusan sangat penting karena manajerlah yang akan menentukan keputusan mana yang terbaik (McLeod,1996,p61).
2.2.3. Karakteristik dan Kemampuan Sistem Penunjang Keputusan Karakteristik Sistem Penunjang Keputusan adalah : 1. Merupakan sistem informasi berbasis komputer. 2. Digunakan oleh para manajer (knowledge worker). 3. Digunakan dalam pengambilan keputusan. 4. Digunakan
untuk
membantu
(mendukung)
manajer,
dan
bukan
menggantikannya. 5. Digunakan untuk keputusan yang semi terstruktur. 6. Mendayagunakan model untuk menganalisis keputusan. 7. Mendayagunakan database.
Beberapa kemampuan yang terdapat dalam Sistem Penunjang Keputusan, yaitu : 1. Mendukung dalam pengambilan keputusan untuk masalah-masalah semi terstruktur. 2. Mudah digunakan. 3. Mendukung efektivitas pengambilan keputusan sehingga yang diambil lebih berkualitas. 4. Tersedia untuk para manajer dalam tingkat yang berbeda-beda. 5. Mendukung gaya dan proses pengambilan keputusan.
14
6. Dapat digunakan oleh individual dan kelompok atau grup dalam pengambilan keputusan. 7. Mendayagunakan suatu model untuk menganalisis suatu keputusan. 8. Mendukung semua tahap dalam proses pengambilan keputusan. 12.Pemodelan dan Analisis
11.Konstruksi tergantung End-User
1.Program Semi Terstruktur
2.Kepada Manajer dalam Tingkat yang Berbeda
10.Manusia mengatur mesin
3.Kelompok dan Individu
DSS 9.Efektif tapi tidak efisien
4.Ketergantun gan
8.Interaktf 7.Mampu beradaptasi dan Fleksibel
6.Mendukung berbagai macam jenis keputusan dan proses
5.Desain Dukungan Kecerdasan
Gambar 2.2. Karakteristik dan Manfaat SPK (Turban, 1998, p79)
2.2.4. Pengambilan keputusan Pengambilan keputusan merupakan sebuah proses pemilihan diantara beberapa alternatif tindakan untuk mencapai tujuan (Turban,1993,p40). Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah. Dalam usaha untuk memecahkan masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan. Keputusan merupakan rangkaian tindakan mengurangi dampak negatif, atau untuk memanfaatkan kesempatan (McLeod, 1996,p56).
15
Tahap-tahap pengambilan keputusan dan model : Sebelum memahami modelling (pemodelan), ada baiknya untuk mengikuti suatu proses pengambilan keputusan sistematis, yang, menurut simon(1977), melibatkan tiga tahap utama: kecerdasan/intelligence, keputusan, dan pilihan. untuk tahap keempat adalah implementasi, telah ditambahkan. Kemudian Monitoring dapat dipertimbangkan menjadi tahap yang ke lima, bagaimanapun, kita memandang monitoring seperti tahap kecerdasan/intelligence yang diberlakukan untuk tahap implementasi. Model Simon's adalah model yang paling singkat, namun model tersebut dapat melengkapi peranan pembuat keputusan secara rasional. Ada suatu arus aktivitas yang merupakan kelanjutan dari kecerdasan/inteligen yang menggambarkan dalam bentuk gambar (model), arus tersebut menggunakan umpan balik yang akan mengarahkan langkah-langkah pengambilan keputusan. Modeling (pemodelan) adalah salah satu bagian penting dari proses yang secara alami akan menggambarkan tahap-tahap dari penemuan masalah sampai kepada solusinya untuk membantu dalam pengambilan keputusan melalui umpan balik. 1. Intelligence Adalah ilmu yang dapat digunakan untuk mengidentifikasikan masalah dan menggambarkan masalah masalah tersebut menjadi suatu bentuk yang mudah dimengerti. 2. Design Adalah suatu model yang menghadirkan sistem secara terstruktur. Ini dilakukan dengan pembuatan asumsi yang akan menyederhanakan masalah dengan mencatat hubungan antar semua variabel. Model tersebut akan
16
dipertimbangkan, dan ukuran-ukuran akan diatur untuk dievaluasi supaya dapat mengenal berbagai macam tindakan alternatif yang dihasilkan. Sering sekali dalam proses konstruksi model ini akan mengidentifikasi potensial dari alternatif solusi. 3. Choise Meliputi pemilihan suatu solusi dari model yang telah diusulkan tetapi bukan kepada masalah yang utama. Solusi ini akan diuji untuk menentukan kelangsungan model. Apabila solusi yang diusulkan layak untuk digunakan, kita akan siap untuk tahap yang terakhir. 4. Implementation Implementasi yang sukses dapat menyelesaikan atau memecahkan masalah secara nyata. Kegagalan dari implementasi akan mengarahkan kita melalui feedback (umpan balik) kembali kepada tahap awal dari process.
2.2.5. Jenis-jenis keputusan Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon ada 2 jenis, yaitu: 1. Keputusan terprogram Keputusan ini bersifat berulang atau rutin terjadi, sedemikian hingga suatu prosedur pasti telah dibuat untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu diperlakukan sebagai sesuatu yang baru. 2. Keputusan tak terprogram Keputusan ini bersifat baru, tidak terstruktur, dan jarang konsisten. Tidak ada metode yang pasti untuk menangani masalah ini karena belum pernah
17
ada sebelumnya, atau karena sifat dan struktur persisnya tidak terlihat atau rumit atau karena begitu pentingnya sehingga memerlukan perlakuan yang sangat khusus. (McLeod, 1996, p56)
2.2.6. Keuntungan Penggunaan Sistem Penunjang Keputusan Penggunaan SPK dapat memberikan beberapa keuntungan, antara lain: 1. Kemampuan untuk mendukung terhadap pemecahan masalah-masalah yang kompleks. 2. Respon yang cepat terhadap suatu situasi yang tidak terduga karena hasil dari perubahan kondisi. 3. Meningkatkan pengendalian manajemen dan performance (prestasi). 4. Menghasilkan keputusan-keputusan yang subjektif dan lebih konsisten daripada keputusan-keputusan yang dibuat oleh intuisi. 5. Meningkatkan efektivitas manajerial. 6. Meningkatkan produktivitas analisa. 7. Cost Saving, penghematan biaya dapat terjadi karena menghindari keputusan yang salah.
2.2.7. Komponen-Komponen Sistem Penunjang Keputusan Data Management Subsystem Berisi data-data yang relevan terhadap situasi dan dikelola oleh software yang disebut Database Management System (DBMS).
18
Model Management Subsystem Paket software ini berisi finansial, statistik, management sience, atau model kuantitatif yang mentediakan kemampuan sistem analisis dan sesuai dengan software management. Knowledge Management Subsystem Susbistem ini mampu menyediakan banyak subsistem lainnya atau yang sesuai dengan independent components. User Interface Subsystem Subsistem ini mampu membuat sistem ini berkomunikasi dengan user (pengguna sistem) melalui perintah-perintah. Pengguna
sistem akan
menjadi
bagian
dari
sistem.
Para
peneliti
menyimpulkan bahwa keunikan dari Sistem Penunjang Keputusan berasal dari interaksi antara komputer dengan si pembuat keputusan.
2.3 Konsep Dasar Manajemen Sumber Daya Konsep dasar manajemen sumber daya adalah serangkaian keputusankeputusan
yang
terintegrasi
yang
membentuk
relasi
kepegawaian
yang
mempengaruhi efektifitas para pekerja dan organisasi karyawan tentang hubungan karyawan yang mempengaruhi efektifitas karyawan dan organisasi (Milkovich Boudreu,1997,p2). Manajemen sumber daya manusia adalah semua kegiatan yang dilakukan mulai dari kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian,
19
sampai pengendalian semua nilai yang menjadi kekuatan manusia tadi, untuk dimanfaatkan kemaslahatan hidup manusia itu sendiri. (Gauzali,1996,p9). Manajemen sumber daya manusia merupakan pengeloalaan terhadap sumber daya yang berasal dari manusia sehingga dengan adanya pengelolaan yang efektif dapat dicapai sasaran organisasi
2.3.1. Kegiatan Utama Sumber Daya Manusia Sumber daya manusia mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personal baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan rantai pegawai. Dalam memenuhi tanggung jawabnya, sumber daya manusia melakukan empat kegiatan utama : (Mc Leod,1996,p276-277). 1. Perekrutan dan penerimaan Sumber daya manusia membantu membawa pegawai baru kedalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja, memberitahukan posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan dan mengurus tes bagi pegawai.. Sumber daya manusia selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi
praktek
kepegawaian
menentukan kebijakan yang sesuai.
menasehati
manajemen
untuk
20
2. Pendidikan dan Pelatihan Selama periode kepegawaian, manajemen sumber daya manusia dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja karyawan. 3.
Manajemen Data Sumber daya manusia menyimpan database yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memnuhi kebutuhan informasi pemakai.
4.
Pemberhentian dan Administrasi Tunjangan Pada saat pegawai berhenti bekerja, Manajemen Sumber Daya Manusia memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujuan wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya dimasa mendatang. Setelah penghentian, manajemen sumber daya manusia mengurus program pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak itu.
2.3.2 Pengertian Perekrutan, Pelatihan, dan Penilaian Kinerja 2.3.2.1 Perekrutan Perekrutan adalah Proses mencari, dan menarik para pelamar yang memiliki kemampuan untuk dipekerjakan oleh suatu organisasi. (Siagian, S. P, 1997,p102). Proses perekrutan dimulai saat kebutuhan akan sumber daya manusia diperlukan. Keputusan untuk mencari orang-orang yang akan mengisi posisi yang
21
kosong tersebut dapat dilakukan dengan memilih karyawan yang lama atau mengambil posisi baru dari luar. Proses perekrutan dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu : 1. Internal Proses perekrutan yang terdapat dalam internal perusahaan. Sumber penarikan SDM yang bersifat internal adalah SDM yang akan ditarik berasal dari tenaga yang sudah ada dalam perusahaan itu sendiri. (Gauzali,1996,p45). Hal ini dapat dilakukan, karena SDM yang bersangkutan : (Gauzali,1996,p4546) a. Mempunyai potensi yang lebih baik untuk melaksanakan pekerjaan baru yang tersedia dibandingkan dengan mengerjakan pekerjaan sebelumnya. Hal ini merupakan hasil pengamatan yang dilakukan terus menerus terhadap yang bersangkutan. b. Telah mengikuti pelatihan-pelatihan khusus sehingga dapat ditarik untuk melakukan pekerjaan baru yang tersedia c. Sudah memenuhi persyaratan untuk memperoleh promosi dalam pekerjaan atau jabatan. Hal ini tentu didasarkan beberapa fackor, penilaian prestasi, kerja yang baik, wawasan kepemimpinan, kerjasama, disiplin, dan sebagainya. Kelebihan perekrutan internal adalah: a. Dapat menimbulkan suasana berlomba diantara para karyawan dalam menghasilkan prestasi kerja.
22
b. Dapat meningkatkan gairah untuk lebih mendalami ilmu pengetahuan di kalangan SDM. c. Rasa memiliki terhadap perusahaan semakin tinggi bagi yang mengisi lowongan. d. Biaya yang dikeluarkan perusahaan untuk recruitment lebih murah. e. Tidak perlu susah payah memperkenalkan perusahaan. f. Proses dan prosedur penarikan akan lebih efisien dan efektif. Kelemahan perekrutan internal adalah : a. Kurang siapnya mental SDM untuk kedudukan yang baru. b. Perusahaan kurang mendapat masukan atau gagasan baru untuk pengembangan perusahaan. c. Kemungkinan terjadi kekosongan pada unit kerja yang ditinggalkan oleh SDM yang dapat promosi atau alih tugas. d. Dapat menimbulkan keresahan dikalangan SDM lain yang lebih senior atau bagi SDM lain yang memang menginginkan posisi tersebut.
2. Eksternal Proses perekrutan dengan mengambil orang-orang yang terdapat di luar perusahaan. Cara-cara yang dilakukan untuk perekrutan eksternal ini yaitu dengan mengunakan iklan, informasi yang disampaikan melalui karyawan (referensi karyawan), lembaga tenaga kerja, dan pelamar langsung.
23
Kelebihan perekrutan eksternal, yaitu : a. Banyak ide atau gagasan baru. b. Mengurangi konflik intern. c. Alternatif karyawan lebih variasi.
2.3.2.2. Pelatihan Pelatihan
adalah
suatu
proses
secara
sistematis
untuk
membantu
pengembangan akuisasi keterampilan, peraturan-perturan, konsep atau sikap yang merupakan hasil untuk meningkatkan karakteristik karyawan dengan kriteria yang diinginkan oleh kepegawaian (Milkovich and Boudreau, 1997, p408). Pelatihan merupakan komponen yang akan digunakan untuk pengembangan semua pegawai yang ada dalam suatu organisasi. Hal ini berarti semua tingkat manajemen, posisi penyedia dan non penyedia, dan dalam semua keahlian, pengetahuan dan sikap yang diperlukan untuk pelaksanaan yang dapat menunjang pelaksanaan kegiatan operasional. Pelatihan ini diberikan agar setiap karyawan diperlengkapi dalam menjalankan tugasnya dengan baik. Pelatihan ini juga merupakan suatu strategi perusahaan untuk mempersiapkan pekerja-pekerja sehingga mampu bekerja dengan efektif dan efisien.
24
Ada tiga metode pelatihan, yaitu : (Milkovich and Boudreau, 1997) 1. Apprentice training Pegawai baru ditempatkan di bawah asuhan pegawai lama yang berpengalaman.
Pegawai
lama
mengajarkan
bagaimana
cara
melaksanakan tugas kepada pegawai baru. 2. On the job training Pelatihan ini dilaksanakan dengan cara menempatkan pegawai baru untuk memangku jabatannya tetapi didampingi oleh pegawai lama yang berpengalaman. Orang itulah yang akan memberi petunjuk bagaimana cara melaksanakan tugasnya. 3. Of the job training Pelatihan ini diadakan di luar aktivitas organisasi, yaitu pada lokasi tertentu yang disediakan untuk kepentingan tersebut. Pergawai baru dibebaskan dari tekanan dan desakan yang terus menerus di tempat kerja, sehingga mereka dapat memanfaatkan perhatihan sepenuhnya pada pengalaman belajar.
2.3.2.3. Penilaian Kinerja Proses penilaian yang membandingkan antara prestasi kerja karyawan yang diharapkan dengan prestasi yang sesungguhnya terjadi. Penilaian prestasi kerja merupakan bagian penting untuk dapat menilai kemampuan, ketrampilan yang dimiliki oleh pegawai dan melihat sampai sejauh mana peranan manajemen Sumber Daya Manusia telah maksimal melakukannya.
25
Proses penilaian kinerja dilakukan agar pegawai termotivasi dalam bekerja dan meningkatkan produktivitas kerja yang baik. Penilaian prestasi kerja pegawai berorientasi pada dua hal, yaitu orientasi masa lalu dan masa depan. Orientasi masa lalu sangat bermanfaat dalam pengambilan keputusan tentang segi tertentu manajemen Sumber Daya Manusia seperti dalam menentukan sistem imbalan yang akan diberikan untuk meningkatkan produktivitas serta prestasi kerja para pegawai. (Siagian S. P., p223-230) Sebaliknnya,
penilaian
yang
berorientasi
ke
masa
depan
terutama
dimaksudkan untuk mengidentifikasikan potensi para pegawai yang perlu digali yang pada gilirannya merupakan bahan informasi yang sangat penting dalam promosi pegawai ke tingkat yang lebih tinggi atau untuk kepentingan alih tugas di masa depan. “Appraising is the process of estimating or judging the value, excellence, qualities or status of some object, person, or thing”. Penilaian adalah suatu proses mengestimasi atau menetapkan nilai, penampilan, kualitas atau status dari beberapa objek, orang atau benda. (Andrew F. Sikula) “Employee appraising is the systematic evaluation of a worker’s job performance and potential for development”. Penilaian prestasi kerja adalah evaluasi yang sistematis terhadap pekerjaan yang telah dilakukan oleh karyawan dan ditunjukan untuk pengembangan. (Andrew F. Sikula) Menurut Dale Yoder, “Personnel appraisals refer to the formal procedures used in working organizations to evaluate the personalities and contributions and potential of group member”. Penilaian prestasi kerja merupakan prosedur yang
26
formal dilakukan di dalam organisasi untuk mengevaluasi pegawai dan sumbangan serta kepentingan bagi pegawai.
2.3.2.3.1. Tujuan dan Kegunaan Penilaian Prestasi Karyawan Penilaian prestasi karyawan berguna untuk perusahaan serta harus bermanfaat bagi karyawan. Tujuan dan kegunaan penilaian prestasi karyawan sebagai berikut : 1. Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan yang digunakan untuk promosi, demosi, pemberhentian, dan penetapan besarnya balas jasa. 2. Untuk mengukur prestasi kerja yaitu sejauh mana karyawan bisa sukses dalam pekerjaannya. 3. Sebagai dasar untuk mengevaluasi efektivitas seluruh kegiatan di dalam perusahaan. 4. Sebagai dasar untuk mengevaluasi program latihan dan keefektifan jadwal kerja, metode kerja, struktur organisasi, gaya pengewasan, kondisi kerja, dan peralatan kerja. 5. Sebagai indikator untuk menentukan kebutuhan akan latihan bagi karyawan yang berada di dalam organisasi. 6. Sebagai alat untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan sehingga dicapai tujuan untuk mendapatkan performance kerja yang baik. 7. Sebagai alat untuk mendorong atau membiasakan para atasan untuk mengobservasi perilaku bawahan supaya diketahui minat dan kebutuhankebutuhannya.
27
8. Sebagai alat untuk bisa melihat kekurangan atau kelemahan-kelemahan di masa lampau dan meningkatkan kemampuan karyawan selanjutnya. 9. Sebagai kriteria di dalam menentukan seleksi dan penempatan karyawan. 10. Sebagai alat untuk mengidentifikasi kelemahan-kelemahan personel dan dengan demikian bisa sebagai bahan pertimbangan agar bisa diikutsertakan dalam program latihan kerja tambahan. 11. Sebagai alat untuk memperbaiki atau mengembangkan kecakapan karyawan. 12. Sebagai dasar untuk memperbaiki dan mengembangkan uraian perkerjaan (job description).
2.3.2.3.2. Dasar Penilaian dan Unsur-unsur yang Dinilai a. Dasar Penilaian Dasar penilaian adalah uraian pekerjaan dari setiap individu karyawan karena dalam uraian pekerjaan inilah ditetapkan tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan oleh setiap karyawan. Tolak ukur yang akan digunakan untuk mengukur prestasi kerja karyawan adalah standar. Secara umum standar berarti apa yang akan dicapai sebagai ukuran untuk penilaian. Secara garis besar standar dibedakan atas dua, yaitu : 1. Tangible Standart, yaitu sasaran yang dapat ditetapkan alat ukurnya atau standarnya. Standar ini di bagi atas : a) Standar dalam bentuk fisik yang terbagi atas: standar kualitas, standar kuantitas, dan standar waktu. Misalnya kilogram, meter, baik-buruk, jam, dan bulan.
28
b) Standar dalam bentuk uang yang terbagi atas standar biaya, standar penghasilan, standar investasi. 2. Intangible Standart, yaitu sasaran yang tidak dapat ditetapkan alat ukur atau standarnya. Misalnya, standar perilaku, kesetiaan, partisipasi, loyalitas, serta dedikasi karyawan terhadap perusahaan.
b. Unsur-unsur yang dinilai 1. Kesetiaan terhadap pekerjaannya, jabatannya, dan organisasi. Ini dicerminkan oleh kesediaan karyawan dalam menjaga dan membela organisasi dari rongrongan orang yang tidak bertanggung jawab. 2. Prestasi kerja baik kualitas maupun kuantitas yang dapat dihasilkan karyawan tersebut dari uraian pekerjaannya. 3. Kejujuran dalam melaksanakan tugas-tugasnya memenuhi perjanjian baik bagi dirinya sendiri maupun terhadap orang lain. 4. Kedisiplinan dalam memenuhi peraturan-peraturan yang ada dan melakukan perkerjaannya sesuai dengan instruksi yang diberikan kepadanya. 5. Kreatifitas dalam mengembangkan kreatifitasnya untuk menyelesaikan pekerjannya. 6. Kerja sama dan berpartisipasi dengan karyawan lainnya secara vertikal maupun horisontal. 7. Kepemimpinan mempunyai pribadi yang kuat, dihormati, berwibawa, dan dapat memotivasi orang lain atau bawahannya untuk bekerja secara efektif.
29
8. Kepribadian, sikap dan perilaku, kesopanan, memberikan sikap yang baik, serta berpenampilan simpatik dan wajar. 9. Prakasa, kemampuan berpikir yang rasional dan berdasarkan inisiatif sendiri untuk menganalisis, menilai, menciptakan, membuat keputusan penyelesaian masalah yang dihadapinya. 10. Kecakapan dalam menyatukan dan menyelaraskan bermacam-macam elemen yang semuanya terlibat di dalam penyusunan kebijaksanaan dan di dalam situasi manajemen. 11. Tanggung jawab.
2.4. Tahap Analisis Sistem 2.4.1. Data Flow Diagram (DFD) Bagian ini menguraikan secara detil tentang teknik aliran arus data (Data Flow Diagram) . Ini dimaksudkan sebagai suatu pedoman untuk memandu pembaca dalam mengembangkan ketrampilan tentang aliran arus data (DFD). Diagram Arus Data adalah suatu diagram yang menerangkan arus data, penyimpanan data, proses mengenai data, dan sumber-sumber data pada suatu jaringan sistem tertentu (Kenneth A. Kozar, 1997). Penggunaan DFD sebagai modeling tools dipopulerkan oleh Tom DeMarco (1978) dan Gane & Sarson (1979) dengan menggunakan pendekatan metoda analisis sistem terstruktur (structured system analysis method). DFD dapat digunakan untuk merepresentasikan suatu sistem yang otomatis maupun manual melalui gambar yang berbentuk jaringan grafik.
30
Tujuan diagram arus data adalah untuk menyediakan suatu jembatan semantik antara para pemakai dan pengembang sistem. Ciri-cirinya yaitu: a. Berbentuk grafis, dan menghemat dalam pemakaian kata. b. Dalam penyajiannya bersifat logis, memperagakan apa (what) yang dikerjakan oleh sebuah sistem. Tidak memperagakan dalam bentuk fisik melainkan melainkan mengungkapkan bagaimana suatu sistem bekerja melalui suatu model. c. Berbentuk hirarkis dan menunjukkan tingkatan-tingkatan sistem secara detil. d. Membolehkan pemakai (user) untuk memahami dan meninjau ulang. Tujuan dari diagram arus data adalah untuk mempunyai suatu model yang memudahkan untuk memahami suatu sistem. Diagram adalah basis dari analisa sistem yang tersusun melalui sebuah model. Diagram arus Data didukung oleh teknik tentang analisa sistem yang tersusun seperti struktur data diagram, kamus data, dan procedure-representing teknik seperti tabel keputusan, alur keputusan, dan susunan bahasa. Diagram Arus Data dapat mengurangi pengeluaran biaya, seperti: a. Kesalahpahaman antara user (pengguna) dengan developer-nya mengenai sistem yang diinginkan oleh user. Sehingga memerlukan biaya untuk merevisi sistem sesuai dengan keinginan user. b. Mengubah-ubah perancanaan sistem baik logis maupun fisik karena adanya perubahan teknologi yang mengakibatkan pengeluaran biaya. c. Pemborosan atau ketidakcakapan sistem sebab suatu sistem dikategorikan "terkomputerisasi" sebelum mendapatkan "teratur".
31
d. Menjadi tidak mampu untuk mengevaluasi batasan-batasan proyek sistem atau derajat tingkat otomasi, menghasilkan suatu proyek dari lingkup tidak sesuai.
2.4.1.1. Uraian Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Diagram Arus Data adalah terdiri atas yang empat simbol basis dasar menunjukkan di bawah ini : 1. External Entity; Entitas yang berada di luar sistem, yang memberikan data kepada sistem yang disebut source atau yang menerima informasi dari sistem disebut sink. Simbol ini tidak termasuk bagian dari sistem. Bila sistem informasi dirancang untuk satu bagian (departemen), maka bagian lain yang masih terkait menjadi external entity.
Gambar 2.3. Simbol External Entity atau Terminal Pedoman pemberian nama pada external entity: 1) Nama external entity berupa kata benda. 2) External entity tidak boleh memiliki nama yang sama kecuali memang objeknya sama (digambarkan dua kali, dimaksudkan untuk membuat diagram lebih jelas). Biar demikian, maka terminal ini perlu diberi garis miring pada pojok kiri atas. *)
Gambar 2.4. Simbol External Entity atau Terminal *)
32
2. Data Flow (aliran data); menggambarkan aliran data dari suatu entity ke entity lainnya. Arah panah menggambarkan aliran data. Aliran data tersebut antara lain: 1) Antara dua process yang berurutan. 2) Dari data store ke process dan sebaliknya. 3) Dari source ke process. 4) Dari process ke sink.
Gambar 2.4. Simbol Data Flow Pedoman pemberian nama pada data flow: 1) Nama aliran data yang terdiri dari beberapa kata dihubungkan dengan garis sambung. 2) Tidak boleh ada aliran data yang namanya sama dan pemberian nama harus mencerminkan isinya. 3) Aliran data yang terdiri dari beberapa elemen dapat dinyatakan dengan grup elemen. 4) Hindari penggunaan kata ‘data’ dan ‘informasi’ untuk memberi nama pada aliran data. 5) Sedapat mungkin nama aliran data ditulis lengkap. 3. Data Stores (penyimpanan data); Merupakan tempat penyimpanan data. Process dapat mengambil data dari atau memberikan data ke data store.
Gambar 2.5. Simbol Data Store
33
Pedoman pemberian nama data store: 1) Nama harus mencerminkan isi data store tersebut. 2) Bila namanya lebih dari satu kata, maka harus diberi tanda sambung (“_”).
4. Process (proses); Menggambarkan apa yang dilakukan oleh sistem. simbol ini berfungsi mentransformasikan satu atau beberapa data masukan menjadi satu atau beberapa data keluaran sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. Setiap proses memiliki satu atau beberapa data masukan serta menghasilkan satu atau beberapa data keluaran. Proses sering juga disebut bubble.
Gambar 2.6. Simbol Process Pedoman pemberian nama process: 1) Nama proses terdiri dari kata kerja dan kata benda yang mencerminkan fungsi proses tersebut, misalnya: Hitung Gaji, Pendataan Order, cetak Laporan Penjualan, dll. 2) Jangan menggunakan kata ‘proses’ sebagai bagian dari nama suatu process (bubble). 3) Tidak boleh ada beberapa proses yang memiliki nama yang sama. 4) Proses harus diberi nomor. Urutan nomor sedapat mungkin mengikuti aliran/urutan proses; namun demikian, urutan proses tidak berarti secara mutlak merupakan urutan proses secara kronologis.
34
5) Penomoran proses pada tingkat pertama (Diagram Nol) adalah 1.0, 2.0, 3.0, dst. 6) Penomoran proses pada tingkat kedua dari proses 1.0 (rincian dari proses 1.0) adalah 1.1, 1.2, 1.3, dst. 7) Context Diagram (Diagram Konteks) tidak perlu diberi nomor. 8) Apabila dalam pemberian nomor diikuti dengan tanda bintang (‘*’), proses tersebut adalah level terendah, dan tidak dirinci lagi. Sistem apapun dapat diwakili pada manapun tingkatan detil oleh empat lambang ini . 2.4.1.2. Ketentuan Lain Data Flow Diagram (Diagram Arus Data) Ketentuan lainnya diluar pedoman untuk memberikan nama pada simbolsimbol Diagram Arus Data yaitu: 1. Nama aliran data yang masuk ke dalam suatu proses tidak boleh sama dengan nama aliran yang keluar dari proses tersebut. 2. Data Flow yang masuk ke atau keluar dari data store tidak perlu diberi nama bila: a. Aliran datanya sederhana dan mudah dipahami. b. Aliran data menggambarkan seluruh data item (satu record utuh). 3. Tidak boleh ada aliran data dari terminal ke data store atau sebaliknya karena terminal bukan bagian dari sistem. hubungan terminal dengan data store harus melalui proses.
35
2.4.2. Analytic Hierrachy Process (AHP) Metode Analytic Hierarchy Process (AHP) merupkan teori umum mengenai pengukuran. Empat macam skala pengukuran yang biasanya digunakan secara berurutan adalah skala nominal, ordinal, interval, dan rasio. Skala yang lebih tinggi dapat dikategorikan menjadi skala yang lebih rendah, namun tidak sebaliknya. Pendapatan per bulan yang berskala rasio dapat dikategorikan menjadi tingkat pendapatan yang berskala ordinal atau kategori (tinggi, menengah, rendah) yang berskala nominal. Sebaliknya jika pada saat dilakukan pengukuran data yang diperoleh adalah kategori atau ordinal, data yang diperoleh adalah kategori atau nominal, data yang berskala lebih tinggi tidak dapat diperoleh. AHP mengatasi sebagian permasalahan itu. AHP digunakan untuk menurunkan skala rasio dari beberapa perbandingan berpasangan yang bersifat diskrit maupun continue. Perbandingan berpasangan tersebut dapat diperoleh melalui pengukuran actual maupun pengukuran relative dari derajat kesukaan, atau kepentingan atau perasaan. Dengan demikian metode ini sangat berguna untuk membantu mendapatkan skala rasio dari hal-hal yang semula sulit diukur seperti pendapat, perasaan, prilaku, dan kepercayaan. Pendapatan AHP dimulai dengan membuat struktur hirarki atau jaringan dari permasalahan yang ingin diteliti. Di dalam hirarki terdapat tujuan utama, kreiteriakriteria,
subkriteria-subkriteria
Perbandingan
dan
alternatif-alternatif
yang
akan
dibahas.
berpasangan dipergunakan untuk membentuk hubungan di dalam
strutur. Hasil dari perbandingan berpasangan ini akan membentuk matrix dimana
36
skala rasio diturunkan dalam bentuk eigenvector utama atau fungsi-eigen, matrix tersebut berciri positif dan berkebalikan, yakni aij = 1/ aji
2.4.3. Perhitungan AHP 2.4.3.1 Langkah-Langkah Penghitungan Weight dan λmaks Jabarkan penilaian yang diperoleh dari kuesioner dalam bentuk matriks yang disusun menurut kriteria yang ada, kemudian cari weight atau priority vectornya. Langkah-langkah penghitungan weight dan λmaks adalah sebagai berikut. •
Hitung v i untuk setiap baris dengan rumus:
vi = n
n
∏a
ij
= n ai1 ai 2 ...ain , lakukan untuk setiap baris i = 1,...,n
j =1
•
Normalisasikan nilai vi untuk mendapatkan weight ( wi ) wi =
•
vi v1 + v 2 + ... + v n
Lakukan untuk setiap baris i = 1,...,n
Selesaikan persamaan berikut untuk λi untuk setiap baris i = 1,..., n Ai w = λi w (dimana Ai adalah baris ke-i dari matriks A) atau ai1 w1 + ai 2 w2 + ... + ain wn = λi wi atau λi =
•
ai w wi
Setelah didapatkan λi untuk setiap baris, maka rata-ratakan nilai λi pada setiap baris untuk mendapatkan λ maks , dengan rumus :
37
λ maks = •
λ1 + λ 2 + ... + λ n n
Melakukan uji konsistensi atau keseragaman dari matriks perbandingan Untuk melakukan hal ini, harus dilakukan perhitungan terhadap CI dan CR dari matriks tersebut, yaitu : CI =
λ maks − n n −1
Keterangan :
λmaks = nilai maksimum dari nilai eigen matriks yang bersangkutan n
= jumlah elemen dalam matriks
Rumus dari CR adalah :
CR =
CI RC
Keterangan :
CI = Consistency Index RC = Random Consistency RC didapat dari tabel dibawah ini menurut nilai n.
n RC
1
2
0,00 0,00
3
4
5
6
7
8
9
0,58
0,90
1,12
1,24
1,32
1,41
1,45
Tabel 2.1 Random Consistency
38
Ketika CR < 0,10, maka matriks perbandingan dapat dilihat memiliki keseragaman yang memuaskan. Hal ini berarti vektor weight dapat diterima atau diandalkan. Jika tidak, maka matriks perbandingan harus dibuat ulang.
2.4.4. Critical Success Factor (CSF)
Critical Success Factor (CSF) adalah faktor-faktor yang mendukung kesuksesan perusahaan dalam mencapai tujuannya. Dalam Analisis CSF
ada 3 hal yang harus diperhatikan, yang diperhatikan
dalam CSF, yaitu : 1. Informasi yang bersifat kritis dapat diperoleh dengan melakukan analisis CSF. 2. Asumsi kritis, anggapan yang digunakan untuk mengetahui sejauh mana tujuan dan Critical Success Factor suatu perusahaan tercapai. 3. Keputusan kritis, digunakan sebagai dasar membangun sistem pengendali keputusan. Menurut Martin, CSF merupakan faktor-faktor yang sangat berpengaruh terhadap kemampuan perusahaan dalam mencapai sasarannya, dan sangat berpengaruh bagi eksekutif, yaitu Membantu eksekutif dalam aktifitas yang sangat penting dan membantu menentukan informasi yang benar-benar dibutuhkan.
