BAB II Landasan Teori
II.1. Sales and Distribustion Menurut Yunarto (2006), manyatakan ‘Sales and distribution management, perlu digaris bawahi oleh bagian penjualan bahwa yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan perusahaan adalah bukannya memperbesar ‘sales’ (penjualan), tetapi memperbesar profit’ (keuntungan). Bisa saja sales meningkat pesat, tetapi hal ini disebabkan oleh diskon yang terlalu besar’. Oleh karena itu, dibutuhkan suatu sistem informasi yang terintegrasi guna mengontrol kerja satu bagian dengan bagian lain sehingga menjadi satu kesatuan organisasi yang kuat guna mencapai tujuan perusahaan, yaitu profit. Implementasi sales dan distribution relatif lebih sulit dibandingkan dengan implementasi purchasing ataupun finance accounting. Hal ini disebabkan karena proses bisnis sales dan distribution sangat fleksibel, berbeda dari satu tipe industri dengan tipe industri yang lain. Salah satu hal yang cukup sulit adalah pricing (harga) karena sangat fleksibel. II.1.1. Siklus Sales and Distribution Management Secara umum siklus sales order management (management penjualan) terdiri dari 6 proses dasar, yaitu aktivitas pre-sales, pemrosesan sales order, aktivitas inventory sourcing, shipping, billing, dan payment. Suatu siklus manajemen penjualan yang efektif dan efisien memiliki hubungan antara satu proses dengan proses yang lain dalam satu kesatuan.
2. Salaes order i 1. Pre-sales activity
6. Payment
3. Inventory sourcing
4. shipping 5. Billing
Gambar II.1. Siklus sales order management (Yunarto.2006).
Siklus manajemen penjualan dapat dimulai dari aktivitas pre-sales seperti negoisasi dengan customer yang kemudian disertai dengan pembuatan quotation (semacam penawaran harga). Kemudian prosesnya dilanjutkan dengan pembuatan sales order (order penjualan). Setelah itu perusahaan perlu menyediakan barang yang dipesan oleh customer, perusahaan akan melihat apakah barangnya sudah ada di gudang, perlu diproduksi terlebih dahulu, atau perlu dipesan dahulu ke supplier. Hal ini dikenal dengan istilah inventory sourcing. Setelah barang tersedia, lalu dilakukan proses delivery, yaitu guna mengirimkan barang ke customer dengan mengirim invoice (faktur). Berdasar invoice tersebut customer akan melakukan payment (pembayaran) atas barang yang dibeli.
II.2. Distribution Channel Menurut Yunarto (2006), distribution channel (saluran distribusi) adalah sekumpulan organisasi yang saling berhubungan untuk membuat suatu produk atau jasa tersedia bagi konsumen atau pemakai dan kemudian dapat dikonsumsi oleh konsumen tersebut. Distribution channel berfungsi sebagai jembatan antara producer (pembuat barang) dan konsumen, atau dengan kata lain distribution channel bertanggung jawab untuk memindahkan barang dari pembuat barang ke konsumen. Terdapat 3 komponen utama dalam distribution channel, yaitu: •
Intermediary
(perantara)
adalah
pihak-pihak
seperti
wholesaler
(grosir/pedagang besar) dan retailer (pengecer) yang membeli barang, memilikinya, dan menjual kembali barang tersebut. Wholesaler dan retailer sering disebut juga dengan istilah merchant (pedagang). •
Agent (agen/wakil) adalah pihak-pihak seperti broker (pedagang perantara yang biasanya dibayar dengan imbalan komisi) dan sales agent (agen penjualan). Broker dan agent akan mencari pembeli, tetapi tidak memiliki barang yang diperantarakan atau diperdagangkan itu.
•
Facilitator (fasilitator) adalah pihak-pihak lain yang memfasilitasi atau membantu proses distribusi dalam hal pengiriman barang secara fisik, pengiriman informasi, ataupun proses pembayaran. Fasilitator adalah pihak ketiga yang tidak terlibat proses jual-beli barang dan tidak memiliki barang yang dikirim atau diperdagangkan tersebut.
II.2.1. Model Distribution Channel Diantara producer dan customer bisa memiliki intermediary atau tidak. Berdasar pada ada tidaknya intermediary, distribution channel dibagi menjadi dua, yaitu: •
Direct channel terjadi ketika producer langsung berhubungan dengan pemakai akhir dan tanpa melalui intermediary. Beberapa contoh sistem direct channel adalah direct sales, direct marketing, on-line marketing, tele-marketing, agent, dan lain-lain.
•
Indirect channel terjadi jika ada intermediary di antara producer dan pemakai akhir. Jumlah intermediary menentukan panjang pendeknya channel. Jika ada satu intermediary maka disebut channel 1 level, dua intermediary disebut channel 2 level, dan seterusnya.
II.2.2. Strategi Distribusi Terdapat empat strategi utama dalam distribusi, antara lain adalah: 1. Direct Distribution Direct Distribution (distribusi langsung) terdapat dua macam, yaitu straight dan corporate. Straight direct distribution terjadi ketika perusahaan langsung mendistribusikan barangnya ke customer (tanpa perantara). Corporate direct distribution terjadi jika producer menggunakan satu perusahaan untuk mendistribusikan produknya, namun perusahaan tersebut adalah milik produser.
2. National Single Distribution Producer menggunakan satu perusahaan untuk mendistribusikan produknya dan distributor ini bukan milik dari producer. Jika ditinjau berdasarkan pembahasan lebar channel, national single distribution termasuk exclusive distribution. Yang menjadi kekuatan dari national single distribution adalah kontrol perusahaan yang besar dan kompetisi harga yang biasanya terjadi antardistributor tidak terjadi. 3. National Multy Distribution Producer menggunakan beberapa perusahaan untuk mendistribusikan produknya. Salah satu kekuatan sistem distribusi ini adalah adanya iklim kompetisi antara distributor yang akan memicu kepada peningkatan penjualan. Namun di sisi lain jika tidak dikelola dengan baik makan akan adanya kompetisi harga antardistributor dan juga dimungkinkan adanya penjualan suatu distributor ke area yang bukan coverage areanya. 4. Microscipic Distribution Di dalam memasarkan produknya, terdapat banyak distributor. Jika ditinjau dari sisi wilayah, mencakup wilayah yang luas. Yang menjadi kekuatan dari sistem distribusi ini adalah karena producer memiliki risiko yang kecil dengan menaruh ‘telur’ dalam banyak keranjang (portofolio). Yang menjadi kelemahan adalah dimungkinkan adanya barang yang berpindah dari suatu area ke area lain karena harga satu area yang mungkin lebih murah dari area
lain, sehingga producer kadang mengalami kesulitan untuk merancang strategi harga. II.2.3. Pola Distribusi Dalam aturan main distribusi produk terdapat 3 pola distribusi, yaitu: •
Distribusi Intensif, pada distribusi intensif distributor diharapkan dapat mendistribusikan produk supplier sedetail mungkin tanpa batasan tempat dan waktu. Mulai dari tempat yang umum seperti jalan raya, pasar, perkampungan, bahkan di pasar terapung pun distributor harus sanggup mendistribusikan produk. Sebegitu detailnya mendistribusikan produk sehingga distributor membutuhkan banyak sales people, armada pengiriman, dan collector
•
Distribusi Ekslusif, yaitu pendistribusian yang terbatas pada satu penyalur yang aktif melakukan distribusi produk. Misalnya produk-produk mesin berat yang penjualannya membutuhkan pengetahuandan special skill. Perusahaan tidak menjual produk begitu saja, tetapi menangani juga purna jualnya dengan memberikan service lanjutan.
•
Distribusi Selektif, hanya memilih beberapa distrbutor untuk mendistribusikan produknya. Kecenderungannya adalah produk yang dipasarkan adalah alatalat pelengkap semacam tool equipment. Alat-alat pelengkap ini mungkin bisa mendukung produk yang didistribusikan secara ekslusif tadi.
II.2.4. Faktor-faktor yang mempengaruhi distribusi produk Ada 5 hal yang mempengaruhi distribusi produk, antara lain:
•
Produk, banyak produk yang dipasarkan sangat mempengaruhi distribusi produk, semakin banyak item produk yang ditawarkan maka sales force mempunyai lebih banyak kesempatan untk menjual produk yang jumlahnya satu item saja.
•
Sales force, banyaknya salesman juga mempengaruhi aktivitas distribusi produk. Jika jumlah salesman cukup banyak dan wilayah penjualannya sudah dipetakan sedemikian rupa maka peliputan salesman terhadap pelanggan bisa menjadi maksimal, dan sebagai dampaknya produk akan terdistribusi ke seluruh pelanggan yang ada.
•
Armada Delivery, banyaknya armada delivery juga bisa mempengaruhi distribusi produk. Jumlah armada delivery yang tidak memadai dapat mengacaukan jadwal pengiriman produk. Pemenuhan pengiriman barang sesuai jadwal sangatlah diharapkan oleh pelanggan.
•
Outlet survey, jumlah outlet pelanggan yang sudah didata atau berasal dari database perusahaan pesaing sangat penting. Outlet survey ini merupakan kondisi riil di lapangan yang ditunjukkan dalam mapping outlet maupun daftar outlet
•
Wilayah penjualan, jika wilayah penjualan sangat luas dan kemampuan distributor hanya 25% dari besarnya wilayah, maka maksimalisasi distribusi produk ke pelanggan sangat berkurang. Oleh sebab itu, perusahaan memetakan wilayah penjualan sehingga tidak terlalu mendapatkan wilayah
penjualan yang lebar. Jika wilayah sudah dipetakan, maka langkah selanjutnya adalah penyesuaian kebutuhan akan armada delivery dan sales force. II.2.5. Tipe-tipe Penjualan Ada beberapa tipe-tipe penjualan, antara lain adalah: •
Penjualan domestik dengan PO customer. Penjualan dapat terjadi dengan dasar PO (purchase order) dari customer, dalam kombinasinya terdapat dua kelompok besar penjualan domestik dengan dasar PO customer, yaitu penjualan dengan tax (pajak) dan non tax (tanpa pajak). Namun kedua hal tersebut memiliki skenario proses yang mirip. Bedanya perusahaan akan mengeluarkan faktur pajak untuk penjualan dengan pajak. Faktur pajak dapat dikeluarkan per barang, per invoice, per minggu, atau per bulan tergantung kebijaksanaan perubahan dan proses bisnisnya.
•
Penjualan domestik canvasing, beberapa perusahaan yang bergerak di bidang industri fast moving consumer goods memiliki tipe penjualan kanvasing. Perusahaan melakukan penjualan canvasing yaitu membawa sejumlah barang dengan menggunakan truk atau mobil untuk dijual langsung ke konsumer biasanya penjualan canvasing dilakukan untuk produk-produk yang masih baru, umtuk mengatasi kelangkaan suatu produk di wilayah tertentu, atau sebagai salah satu bentuk kegiatan promosi.
•
Penjualan Consignment, lebih sering dikenal dengan istilah penjualan konsinyasi atau penjualan titipan. Perusahaan akan menjual barang
ke
customernya tetapi statusnya titip. Yang dimaksud customer dari perusahaan ini adalah toko, distributor yang lain, supermarket, dan lain sebagainya. •
Penjualan Intercompany, mirip dengan penjualan di mana barangnya dikirim langsung dari supplier. Namun perbedaannya adalah jika pada jenis penjualan sebelumnya supplier adalah pihak luar, supplier pada penjualan intercompany adalah masih dalam lingkup satu holding company, tetapi beda company.
•
Penjualan Stock Transfer, mirip dengan penjualan intercompany, tetapi tidak melibatkan adanya customer. Proses jual-beli terjadi antara 2 perusahaan yang masih dalam satu holding company.
II.3. Price Management Perusahaan menangani harga dengan berbagai macam cara. Dalam perusahaan kecil harga sering ditentukan secara langsung oleh atasan perusahaan tersebut. Dalam perusahaan besar, harga biasanya ditangani oleh product-line manager, yang tentu saja keputusan berapa besar harga perlu disetujui oleh manajemen. Iklim kompetisi semakin meningkat, harga bukan hanya ditentukan oleh perusahaan, tetapi harga sangat dipengaruhi oleh harga pesaing dan kondisi pasar. Jika pesaing melakukan perubahan harga, maka perusahaan harus dengan cepat mengantisipasinya dan seandainya memang dibutuhkan adanya perubahan harga, manajemen harga yang biasanya didukung dengan sistem komputerisasi haruslah fleksibel sehingga perusahaan dapat dengan cepat melakukan perubahan harga. Selain itu, kondisi pasar yang mudah beubah juga menuntut manajemen harga yang fleksibel.
Suatu
perusahaan
harus
menentukan
harga
terlebih
dahulu
ketika
mengembangkan suatu produk baru, memperkenalkan produk ke distribution channel atau area geografis yang baru dan ketika melakukan penawaran dalam suatu kontrak. Berikut ini menunjukkan langkah-langkah dalam penentuan harga, yaitu (1) memilih tujuan pricing, (2) menentukan demand, (3) memperkirakan biaya, (4) menganalisis biaya, harga, dan tawaran pesaing, (5) memilih metode pricing, dan (6) memilih harga akhir. (Royan 2009) II.3.1. Manajemen Penjualan Yang Dilakukan Saat Ini Manajemen penjualan yang hendak dibahas dalam hal ini adalah difokuskan kepada topik Distribusi. Distribusi dapat diartikan sebagai suatu proses pemindahan produk atau jasa dari produsen atau penjual kepada konsumen sesuai target pasarnya. Proses pemindahan produk atau jasa tersebut bisa langsung melalui satu atau lebih perantara satau saluran distribusi di mana memungkinkan produk atau jasa sampai di tempat yang tepat dalam hal harga, waktu dan jumlahnya. II.3.2. Penetrasi Pasar Penetrasi pasar yang bagus akan membawa dampak memaksimalkan penjualan, pemanfaatan media komunikasi juga terpakai dengan maksimal. Kalu kita tidak mempunyai cukup banyak toko-toko atau kantor-kantor penjualan untuk memanfaatkan potensi penjualan di pasar maka pasar tidak terpenetrasi sesuai potensinya. Cakupan penggarapan dari pasar untuk produk consumer meliputi 3 area yaitu: 1. Jumlah potensi toko/oulet atau pusat distribusi yang membawa produk kita.
2. Jumlah komoditas lainnya yang ada di toko yang menyalurkan produk kita. 3. Jumlah ruang pajangan yang dialokasikan untuk produk kita. II.3.3. Tipe Dari Outlet Atau Perantara Distribusi Kita harus menelusuri dan mendatakan saluran distribusi untuk produk kita sesuai kategorinya. Pada umumnya di Indonesia dikenal pembagian tipe outlet adalah grosir besar, grosir kecil, agen, pengecer. Manufacturer
Physical possesion Ownership Promotion Negotiation Financing Risking
Wholesalers
Retailers Customers
Ordering Payment Market intelligence Gambar II.2. Marketing Flows in Distribution Channels (Frank Bradly 2003).
II.3.4. Pengelolaan Armada Penjualan/Salesman Strategi armada penjualan mempunyai implikasi pada struktur armada penjualan. 1. Jika perusahaan menjual satu lini produk kepada satu industri pengguna akhir
dengan
pelanggan
di
berbagai
lokasi,
perusahaan
akan
menggunakan struktur armada penjualan territorial. 2. Jika perusahaan menjual berbagai produk kepada berbagai jenis pelanggan, perusahaan mungkin akan menggunkan struktur armada penjualan produk atau pasar.
Peusahaan yang sudah mapan perlu merevisi struktur armada penjualannya saat pasar dan kondisi perekonomian berubah. Setelah perusahaan memiliki strategi dan struktur wiraniaga yang jelas maka ia siap untuk mempertimbangkan mengenai ukuran armada penjualan. Wakil penjualan merupakan salah satu aktivitas perusahaan yang paling produktif dan paling mahal. Memperbanyak jumlahnya akan meningkatkan baik penjualan maupun biaya. Setelah perusahaan menetapkan julah pelanggan yang ingin dicapainya, ia dapat mengguakan pendekatan beban kerja untuk menetapkan ukuran armada penjualan, (Kotler, manajemen Pemasaran, edisi Milenium, hal 711) yaitu dengan cara sebagai berikut: 1.
Pelanggan dikelompokkan menjadi kelas-kelas ukuran berdasarkan volume penjualan tahunan.
2.
Frekuensi kunjungan yang diinginkan ( jumlah kunjungan penjualan tiap pelanggan per tahun ) ditetapkan untuk tiap kelas.
3.
Jumlah pelanggan pada tiap ukuran kelas dikalikan dengan frekuensi kunjungannya sehingga diperoleh beban kerja total untuk wilayah tersebut dalam ukuran kunjungan penjualan per tahun.
4.
Jumlah kunjungan rata-rata yang dapat dilakukan seorang wakil penjualan per tahun ditentukan.
5.
Jumlah wakil penjualan yang dibutuhkan ditentukan dengan membagi kunjungan tahunan total yang diperlukan dengan kunjungan tahunan ratarata yang dilakukan oleh seorang wakil penjualan.
Geographic focus
Product focus
Salesforce organization
Customer focus
Country/language group focus
Gambar II.3. Salesforce Organization (Frank Bradly 2003).
II.4. Marketing Geoffrey Miller. 2008, seorang cendikiawan yang dikenal dengan teori ‘perpasangan pikiran’ (mating mind theory) sebagai kelanjutan tradisi Darwinian dalam konstruksi budaya lewat seleksi seksual, dengan lantang mengatakan bahwa “marketing adalah penemuan manusia terdahsyat dalam kurun waktu 2000 tahun terakhir, menurutnya marketing tidak terbats periklanan, tetapi lebih berupa usaha sistematis untuk memenuhi hasrat manusia dengan produksi barang dan jasa yang akan dibeli orang. Komponen pengertian tyersebut terdiri atas usaha-usaha yang sistematis dan adaya hasrat untuk membeli. Dari kedua komponen tersebut, munculah sebuah bidang kognitif dalam tubuh manusia tempat beroperasinya strategi-strategi marketing yang lebih lanjut yang akan memberikan efek umpan-balik, positif atau negatif, terhadap tingkat penjualan suatu produk.
Bagi Miller, marketing adalah demokrasi. Marketing bersifat anti-arogansi, antikuasa, anti-idealisme, dan menuai sukses besar karena telah berhasil memberikan bentuk kekuasaan yang sebenarnya pada khalayak. Marketing baginya adalah sebuah revolusi lain pasca revolusi industri yang semula terfokus pada efisiensi produksi. Dengan marketing, fokus tersebut bergeser kepada kepuasan pelanggan individual. Marketing adalah resep, dapur, sekaligus koki yang tidak hanya bertugas memecah kue-kue sosial ke bagian-bagian yang berbeda, tetapi juga berkuasa menciptakan alat produksi manusia untuk tidak hanya menggali sumber daya alam, tetapi juga menggali hasrat terdalam setiap pribadi manusia. Marketing, atau biasanya diartikan menjadi kata ‘pemasaran’, dalam arti yang lebih sedehana adalah sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi, segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusia merupakan bagian dari konsep pemasaran. Pemasaran dimulai dengan pemenuhan kebutuhan manusia yang kemudian bertumbuh menjadi keinginan manusia. Proses dalam pemenuhan kebutuhan dan keinginan manusia adalah yang menjadi konsep pemasaran. Mulai dari pemenuhan produk (product), penetapan harga (price), pengiriman barang (place), dan mempromosikan barang (promotion). Seseorang yang bekerja di bidang pemasaran disebut pemasar. Pemasar ini sebaiknya memiliki pengetahuan dalam konsep dan prinsip pemasaran agar kegiatan pemasaran dapat tercapai sesuai dengan kebutuhan dan keinginan manusia terutama pihak konsumen yang dituju.
Maeketing-mix adalah satu set alat marketing yang digunakan perusahaan untuk mencapai tujuan pemasarannya. Marketing-mix dalam manajemen pemasaran sering disebut juga dengan strategi 4Ps (Product, Place, Promotion, Price)
Gambar II.4. Empat Elemen P dalam marketing-mix (Kotler, 2007).
•
Product. Product (produk) adalah barang yang customer beli. Barang tersebut dapat merupakan barang tangible (memiliki wujud) ataupun barang intangible (tidak memiliki wujud) seperti jasa, asuransi, dan lain-lain. Komponenkomponen yang berkaitan dengan produk adalah jenis produk, kualitas, desain, feature, brand, packaging, ukuran, jasa, garansi, aksesoris, dan lainlain.
•
Place. Place (tempat) berkenaan dengan di mana suatu produk tersedia bagi customer yang dituju. Keputusan tentang place mencakup bagaimana membuat barang tersedia ketika customer menginginkannya. Oleh karena itu, hal ini berkaitan dengan distribution channel. Distribution channel adalah sekumpulan perusahaan atau orang di antara producer (pembuat barang) dan pemakai akhir. Komponen-komponen yang berkaitan dengan place adalah
saluran distribusi, lokasi, transportasi, tempat penyimpanan, persediaan dan lain-lain. •
Promotion. Promotion (promosi) berkenaan dengan proses memberi tahu target market tentang produk yang dipasarkan. Contoh alat-alat promosi adalah personal selling (komunikasi langsung antara penjual dan customer), mass selling (komunikasi dengan sejumlah customer dalam waktu yang sama), dan sales promotion (segala sesuatu yang digunakan untuk merangsang konsumen untuk mencoba ataupun membeli). Komponenkomponen yang berkaitan dengan promotion adalah iklan, salesman, public relation, direct marketing, publisitas, sales promotion dan lain-lain.
•
Price. Price (harga) berkenaan dengan harga ke konsumen. Dalam menentukan harga, penjual perlu mempertimbangkan bagaimana reaksi customer jika terjadi perubahan harga. Komponen-komponen yang berkaitan dengan price adalah harga jual, diskon, jangka waktu pembayaran, jenis pembayaran, harga tiap daerah, fleksibilitas harga, dan sebagainya.
II.5. Critical Success Factors Menurut Mardiasmo (2005:124) Critical Success Factors adalah variabelvariabel dalam lingkungan usaha baik dalam variabel internal maupun eksternal yang mempengaruhi kesuksesan badan usaha dalam mencapai tujuannya. Critical success factors disebut juga key success factors, key variables (variabel kunci), critical variables, pulse point, atau key result area. Variabel kunci adalah variabel yang
mengidentifikasi faktor yang menjadi sebab kesuksesasn organisasi. Jika terjadi perubahan yang tidak diinginkan, maka variabel ini harus segera disesuaikan. Tujuan dari identifikasi critical success factors adalah untuk membuat keputusan dalam menentukan variabel-variabel mana yang penting dan variabel-variabel mana yang
kurang
penting
dalam
menunjang
keunggulan
kompetitif.
Dengan
mengidentifikasi atau menentukan critical success factors secara hati-hati dan tepat, maka perusahaan dapat mengetahui kekuatan utama yang dimilikinya dan juga dapat melakukan perbaikan-perbaikan terhadap kinerjanya yang kurang memuaskan berdasarkan hasil analisis tehadap critical success factors sehingga dapat meningkatkan kepuasan konsumen. Setiap critical success factors mempunyai indikator-indikator kinerja yang merupakan key variabels atau critical success factors yang telah diidentifikasi, yang digunakan untuk memantau dan mengendalikan faktor penentu keberhasilan. Misalnya perusahaan yang berorientasi pada konsumen dan menjadikan kualitas pelayanan kepada konsumen sebagai salah satu critical success factors. Indikator yang dapat dirinci antara lain, sumber daya manusia, kualitas pelayanan, dan penyediaan fasilitas yang tersedia. Berdasarkan indikator-indikator tersebut, maka perusahaan dapat memperoleh gambaran operasional perusahaan, sehingga dapat dijadikan acuan untuk meningkatkan kualitas pelayanan yang diberikan guna memenuhi harapan konsumen atas kepuasan pelayanan yang diberikan oleh perusahaan Menurut Anthony dan Govindarajan (2006:427), merupakan variabel yang harus diperhatikan oleh perusahaan karena mengidentifikasikan faktor yang mensukseskan
usaha dan yang menghambatnya, dimana keadaan tersebut membutuhkan penanganan secara cepat. Berikut merupakan variabel-variabel critical success factors: a. Sumber Daya Manusia, Adalah tiap orang yang bekerja di perusahaan. b. Kualitas Pelayanan, Adalah kualitas pelayanan yang lebih unggul daripada pesaing yang dapat diandalkan untuk lebih unggul dari pesaingnya. c. Fasilitas yang Tersedia, Adalah sarana yang dapat digunakan dan dinikmati oleh para karyawan maupun para konsumen sebagai fitur tambahan. Kurt Nagel dalam bukunya “6 Kunci keberhasilan perusahaan”, (elexmedia komputindo, 2007) telah memberikan terobosan-terobosan yang menarik untuk meraih kesuksesan bagi sebuah perusahaan. Kurt Nagel memaparkan 6 kunci keberhasilan perusahaan yaitu; strategi, organisasi, sumber daya manusia, gaya kepemimpinan, sistem informasi, orientasi pelanggan. Namun, hal-hal tersebut juga memiliki beberapa dasar-dasar yang penting yaitu: 1. Prinsip-prinsip bisnis dasar dan sistem-sistem target/kontrol * Keterbukaan yang lebih luas bagi semua yang terlibat * Transmisi lebih cepat ke pasar * Reaksi cepat dari pasar * Sebuah representasi dari realitas yang selengkap mungkin * Pemasukan dan pencatatan data pada waktu yang tepat (secepat terjadinya) * Penyimpanan informasi yang lebih up-to-date * Derajat pengontrolan yang lebih efisien 2. Struktur organisasi yang berorientasikan strategi
* Kesesuaian yang lebih baik antara struktur dengan kebutuhan-kebutuhan pasar dan produk * Fleksibilitas lebih besar melalui hubungan yang dipikirkan dengan lebih matang antara faktor-faktor organisasi yang standar dengan yang tersendiri * Perbaikan kemampuan organisasi untuk bereaksi * Tingkat pelayanan yang lebih tinggi * Sebuah alur komunikasi yang dirancang dengan lebih baik diseluruh organisasi untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan kompetitif 3. Penggunaan potensi pegawai dengan lebih baik * Pemisahan antara kerja rutin dan kreatif * Dorongan dan dukungan dari tugas-tugas kreatif * Kerja tim oleh para spesialis * Motivasi yang lebih tinggi untuk mencoba hal-hal baru * Tersedianya data untuk analisis sendiri 4. Gaya kepemimpinan * Dalam hubungan-hubungan pelanggan internal dan eksternal * Komunikasi timbal balik yang bebas * Prosedur-prosedur administrasi yang rasional 5. Orientasi Pelanggan * Informasi yang lebih baik tentang pelanggan * Layanan advis yang lebih menyeluruh * Dukungan dalam memecahkan masalah-masalah individual * Prosedur-prosedur penjualan yang lebih efisien
Pentingnya pengaruh teknologi informasi dan komunikasi pada faktor-faktor keberhasilan lainnya tidak dapat diabaikan. Pemrosesan informasi semakin menjadi bagian utama dari perusahaan-perusahaan yang dikelola dengan berhasil.
II.6. Territory Management Menurut Charles M. Futrell ( 2007:269 ), “Manajemen waktu dan wilayah adalah perencanaan,
implementasi
dan
evaluasi
dari
kegiatan
wiraniaga
dalam
mengoperasikan / menjalankan wilayah yang ditugaskan pada mereka”. Unsur perencanaan merupakan kegiatan yang melibatkan penentuan tujuan, memperkirakan sumber daya yang dibutuhkan dan merancang strategi yang menggunakan sumber daya tersebut seefisien dalam pencapaian tujuan. Sedangkan unsur implementasi adalah menerapkan rencana yang telah dibuat dalam kegiatan sesungguhnya. Menurut Charles M. Futrell ( 2007:269 ), unsur-unsur Territory Management adalah: ‐
Menetukan Target Tenaga Penjual Menentukan sasaran / target yang harus dicapai oleh sales force. Sasaran ini dapat berdasarkan kontribusi pada laba, rasio biaya penjualan atau pangsa pasar.
‐
Evaluasi Wilayah Penjualan Secara Geografis Berdasarkan target sales force, sales manager dapat membuat, memperbaiki atau mengevaluasi unit penjualan dan batas wilayahnya.
‐
Analisa Pelanggan
Analisa ini untuk mengidentifikasi pelanggan potensial dan pelanggan yang ada saat ini kemudian memperkirakan potensi penjualannya ‐
Membangun Target Wilayah dan Kuota Penjualan Target wilayah misalnya meningkatkan distribusi produk dalam satu wilayah atau meningkatkan jenis produk yang dibeli suatu pelanggan, bisa juga dalam bentuk meningkatkan jumlah sales call tiap harinya dan jumlah pelanggan baru yang didapat untuk tahun itu. Kuota penjulan adalah target penjualan dalam bentuk ripiah yang dapat ditentukan setelah menganalisa pelanggan.
‐
Alokasi Waktu dan Wilayah Hal ini mengacu pada bagaimana waktu seorang Wiraniaga dialokasikan dalam wilayah mereka, dalam hal ini waktu yang dimaksud adalah waktu yang digunakan untuk perjalanan dan bertemu dengan pelanggan.
‐
Perencanaan Penjualan Untuk Pelanggan Mengembangkan profil pelanggan, program pemasaran, strategi menjual dan program pelayanan untuk pelanggan perorangan.
‐
Penjadwalan dan Penentuan Rute Melakukan penjadwalan waktu-waktu tertentu di mana seorang wiraniaga akan berada di tempat pelanggan dan membuat pola perjalanan dalam mengerjakan wilayahnya.
‐
Evaluasi Wilayah dan Pelanggan Membandingkan
target
/
sasaran
dengan
kinerja
yang
dihasilkan
sesungguhnya, dengan ini Wiraniaga dapat mengetahui seberapa baik
perencanaan wilayah dan strategi yang di jalankan. Jika tidak mencapai target, maka perencanaan yang baru harus dibuat. Menurut Ingram, La Farge, Avila, Schwepker dan Williams (2004), prosedur merancang wilayah penjualan adalah sebagai berikut: 1. Memilih Unit Perencanaan dan Kontrol Langkah pertama dalam merancang wilayah adalah memilih unit perencanaan dan kontrol yang akan digunakan dalam analisis, yaitu suatu kesatuan yang lebih kecil dari wilayah. Total area pasar yang dilayani dibagi dalam unit-unit perencanaan dan kontrol ini, kemudian dianalisa dan dan dikelompokkan untuk membentuk wilayah penjualan. 2. Menganalisa Peluang dari Unit Perencanaan dan Kontrol Menentukan besarnya peluang yang tersedia dari tiap unit perencanaan dan kontrol. Ukuran yang sering kali digunakan untuk menetukan besarnya peluang adalah potensi pasar, semakin tinggi potensi pasar, makin besar pula peluang yang tersedia. 3. Membentuk Wilayah Awal Setelah unit perencanaan dan kontrol dipilih dan peluangnya dianalisa, wilayah awal dapat dirancang. Tujuannya adalah mengelompokkan unit-unit perencanaan dan kontol menjadi wilayah-wilayah yang mempunyai peluang yang setara. 4. Mengukur Beban Kerja Wilayah Beban kerja tiap wilayah ditentukan dari:
‐
Jumlah kunjungan penjualan yang dibutuhkan untuk meliput seluruh pelanggan dalam wilayah tersebut.
‐
Lamanya waktu perjalanan dalam wilayah tersebut.
‐
Jumlah total pelanggan.
‐
Faktor lain yang mengukur jumlah kerja yang perlu dilakukan oleh seorang wiraniaga yang ditugaskan ke wilayah tersebut.
5. Menyelesaikan Rancangan Wilayah Langkah terakhir adalah menyesuaikan wilayah-wilayah untuk mencapai beban kerja yang setara untuk setiap wiraniaga. Tujuannya adalah untuk mencapai kesinambungan antara peluang dan beban kerja untuk tiap wilayah. Sedangkan menurut Rolph E. Anderson (2006:212), cara merancang Wilayah penjualan adalah sebagai berikut: 1. Memilih Sebuah Unit Kontrol Geografis Memilih sebuah unit kontrol geografis adalah langkah awal dalam penetapan wilayah. Unit kontrol yang sering dipilih dan digunakan antara lain adalah negara bagian, kota, kode pos, area metropolitan, dan area perdagangan. Pihak manajemen harus mengusahakan unit kontrol dengan ukuran sekecil mungkin karena dua alasan: Alasan pertama adalah bahwa sebuah unit dengan ukuran yang kecil akan membantu manajemen dalam menentukan lokasi geografis suatu potensi penjualan dengan tepat. Alasan kedua adalah bahwa dengan menggunakan area geografis yang kecil, tugas manajemen dalam menyesuaikan wilayah tersebut akan lebih mudah.
2. Membuat Sebuah Analisa Jumlah Pelanggan Tujuan dari analisa jumlah pelanggan adalah untuk mengidentifikasi pelanggan dan prospek kemudian menentukan berapa banyak potensi penjualan yang ada untuk tiap pelanggan. Setelah pelanggan potensial diidentifikasi langkah selanjutnya adalah mengestimasi total penjualan potensial untuk senua pelanggan pada masing-masing unit kontrol geografis. 3. Membuat Analisa Beban Kerja Seorang Wiraniaga Membuat analisa beban kerja seorang wiraniaga ialah memperkiarakan / estimasi waktu dan usaha yang dibutuhkan untuk meliput setiap unit kontrol geografis. Perkiraan ini didasarkan pada sebuah analisa dari jumlah pelanggan yang akan dikunjungi, frekuensi kunjungan yang dibuat, lamanya waktu kunjungan, waktu perjalanan, waktu tidak menjual. Hasil analisa beban kerja itu ditetapkan pada pola kunjungan penjualn untuk tiap unit kontrol geografis. 4. Mengkombinasikan Unit Kontrol Geografis pada Wilayah Penjualan Setiap wilayah memiliki tingkat kesulitan peliputan, sehingga manajer penjualan harus merevisi kembali wilayahnya. Beberapa wilayah mungkin memiliki potensi penjualan yang lebih tinggi dari yang lain dan itu tidak berarti buruk. Wiraniaga dengan kemampuan dan pengalaman yang baik dapat ditugaskan dengan sebuah beban kerja berat dan pada potensi penjualan yang lebih tinggi, sehingga penyesuaian pada jumlah penjualan dan tingkat komisi mungkin diperlukan.
5. Menugaskan Tenaga Penjual pada Wilayah Interaksi wiraniaga dengan pelanggan dan prospek akan dipengaruhi oleh faktor lingkungan seperti karakteristik pelanggan, tradisi masyarakat dang pengaruh sosial lainnya.seorang manajer penjualan ketika menugaskan wiraniaga pada suatu wilayah harus didasarkan pada kemampuan relatif para wiraniaga tersebut, dan pada keadaan fisik, sosial, dan karakteristik budaya pelanggan. Kemudian membandingkan mereka pada wilayah penjualan mereka.
